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Gobierno en línea:
Estrategias de Modernización de la Administración Pública:
Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Sistema de Gestión de Calidad (SGC), Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), Gobierno en Línea (GEL) y Gestión Documental
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OBJETIVO GENERAL
GOBIERNO EN LÍNEA
La Estrategia de Gobierno en línea contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que presta mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC. Lo anterior, con el fin de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida para la prosperidad de todos los colombianos.
ES DETODO ELESTADO
Lidera, coordina, acompaña y evalúa la implementación de esta Estrategia en todo el país.
RETOSCOMUNES
o Articulación de políticas públicaso Normatividad para la innovación gubernamentalo Efectiva participación ciudadana para un Estado construido por y
para las personaso Arquitectura Estatal alrededor de las necesidades del ciudadano
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Gobierno En Línea Territorial - GELT es una Estrategia del Gobierno Nacional, liderada por el Ministerio de Comunicaciones, para
contribuir a la construcción de un Gobierno local más eficiente, más transparente y participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).
De esta forma se apoya la modernización del Estado, promoviendo el acceso de los ciudadanos y servidores públicos a los servicios de Gobierno en Línea en todos los municipios y departamentos del país.
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Gestión
Documental
SISTEDA
MECI SGC
EficienciaTransparencia
Mejores Servicios
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GEL Y SUS ALIADOS EN EL PROCESO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
Departamento Administrativo de la Función Publica
Contraloría General de la Republica
Procuraduría General de la Nación
Modernización del Estado
e- government
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SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO (SISTEDA)
Conforme al articulo 15 de la ley 489 de 1998, es el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la administración publica, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional.
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POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
• Talento Humano• Gestión de la Calidad• Democratización de la Administración Pública• Moralización y Transparencia de la Administración. Publica• Rediseños Organizacionales
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POLÍTICA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ESTATAL
Orientada a desarrollar:
• Las habilidades, destrezas y competencias de los servidores públicos y
• A definir parámetros para que su ingreso y permanencia se fundamenten en el merito y el cumplimiento de los principios de la función administrativa.
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GESTIÓN INTEGRAL Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANOPropósito central.
Garantizar que el Estado cuente con servidores íntegros, competentes y comprometidos que contribuyan al logro de los objetivos y planes de la entidad y de las finalidades sociales del Estado.
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POLÍTICA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Como instrumento gerencial que permite:
Dirigir y Evaluar el desempeño institucional en términos de calidad, tomando como base:
• Los planes estratégicos y• Los planes de desarrollo de las entidades,
con el fin de ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades y requisitos de la ciudadanía.
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GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO
Acceso a mayor información global, nacional y local (democratización de la información y el libre acceso al conocimiento).
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GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO
Posibilidad de ejercer un mayor control ciudadano sobre la gestión pública (auditoria social).
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GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO
Mayor acceso a los servicios públicos desde el nivel local.
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GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO
Posibilidad de proporcionar retroalimentación acerca del contenido y calidad de los servicios públicos y, en virtud de ello, orientar la innovación del Estado (participación ciudadana).
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GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO
• Posibilidad de recibir servicios integrados.
• Mejor calidad de vida.
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POLÍTICA DE MORALIZACIÓN Y TRANSPARENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA
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MORALIZACIÓN Y TRANSPARENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA
Se orienta a:
• La formación de Valores de responsabilidad y vocación de servicio que garanticen el interés general en la administración de lo publico;
• La promoción de la publicidad de las actuaciones de los servidores públicos;
• A la prevención de conductas corruptas; y
• A la identificación de áreas susceptibles de corrupción.
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MODERNIZACIÓN PARA UN ESTADO EFICIENTE
Conjunto de procesos y acciones para asegurar la adaptación constante y sostenida del funcionamiento del Estado para responder a las exigencias de la sociedad.
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MODERNIZACIÓN PARA UN ESTADO EFICIENTE
Se orienta a:
• Estado democrático y participativo.• Estado transparente.• Estado unitario descentralizado.• Estado que supere las desigualdades.• Estado fuerte para los requerimientos
presentes y futuros.• Estado eficiente, que asegure calidad
de vida y desarrollo sustentable.• Estado regulador.
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MODERNIZACIÓN PARA UN ESTADO EFICIENTE
Ámbitos de Acción:
• Reformas políticas.• Institucionalidad pública.• Descentralización.• Gestión pública (RR.HH.,
Calidad y gestión, gobierno electrónico).
• Participación ciudadana y transparencia.
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MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)
Es un sistema integrado por: El esquema de organización, el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)
• Autoregulación: Establecer de manera participativa las normas, procesos y procedimientos bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
• Autogestión: Interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada.
• Autocontrol: Es la capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico, para controlar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos y garantizar los resultados que se esperan en el desarrollo de su función.
PRINCIPIOS:
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)
Establecer las políticas, los métodos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento permanente de la entidad pública, que le permiten el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la finalidad social del Estado en su conjunto.
OBJETIVO GENERAL:
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ESTRUCTURA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)
CONTROL ESTRATÉGICO
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)
CONTROL DE GESTIÓN
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)
CONTROL DE EVALUACIÓN
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CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA
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CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA
El modelo P.H.V.A. (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), ayuda de manera efectiva a adoptar y monitorear los procesos en ajustar/administrar en una empresa, siempre y cuando se constituya en un proceso sin fin, es decir, que se planee, se tome una acción, se verifique si los resultados eran los esperados y se actúe sobre dichos resultados para volver a iniciar el proceso.
El P.H.V.A. es una concepción gerencial que dinamiza la relación entre las personas y los procesos y busca controlarlos con base en el establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares, tarea que se logra mediante la definición de especificaciones de proyectos (estándares de calidad), especificaciones técnicas de proceso y procedimientos de operación.
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CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA
COMPONENTE DE PLANEACIÓN (PLANEAR): Entendido como la definición de las metas y los métodos que permitirán alcanzarlas.
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CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA
COMPONENTE DE APLICACIÓN (HACER): consisten en ejecutar la tarea y recoger los datos, no sin antes haber pasado por un proceso de formación (educar y entrenar).
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CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA
COMPONENTE DE VERIFICACIÓN (VERIFICAR): evaluar los resultados de la tarea ejecutada; identificación de los problemas que originan el no cumplimiento de las tares (formación, planeación).
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CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA
COMPONENTE DE ACCIÓN (ACTUAR): Tomar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de las metas.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC)
Es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Esta enmarcado en los Planes estratégicos y de desarrollo de las Entidades.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC)
VisiónMisión
Necesidades y expectativas del cliente
Política de la calidad
Objetivos
Sistema de gestión de la
calidad
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Gestión de Clientes (internos y externos)
Cultura y orientación al cambio
Estructura y roles
Gestión documental (Trabajo por Procesos, procedimientos, registros, indicadores)
Un SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD es más que
documentos
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC)
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Mejora continua del SGC
Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOSPRODUCTO
O SERVICIO
Responsabilidad de la Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o
prestación del servicio
Medición, análisis y
mejora
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC)
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Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOSPRODUCTO
O SERVICIO
Responsabilidad de la Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o prestación
del servicio
Medición, análisis y mejora
54
6
7
8Define lo mínimo que una entidad debe realizar para satisfacer las necesidades del cliente, incluyendo las
mejoras en el buen desempeño del sistema
Mejora continua del SGC
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Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOSPRODUCTO
O SERVICIO
Responsabilidad de la Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o
prestación del servicio
Medición, análisis y
mejora
54
6
7
8• Planeación de Procesos• Mapa de procesos• Caracterización• Identificación de
documentos asociados• Descripción• Controles• Riesgos• Medición
Mejora continua del SGC
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Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOSPRODUCTO
O SERVICIO
Responsabilidad de la Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o
prestación del servicio
Medición, análisis y mejora
54
6
7
8
• Política definida • Política difundida y
comprendida• Objetivos de calidad
coherentes con la política• Seguimiento al desempeño
del sistema (Revisión Gerencial)
Mejora continua del SGC
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Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOS PRODUCTO O SERVICIO
Responsabilidad de la Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o prestación
del servicio
Medición, análisis y mejora
54
6
7
8
• Planeación de recursos• Identificación y desarrollo de
Competencias laborales / Formación y entrenamiento
• Mantenimiento• Infraestructura y equipos
(hardware y software)
Mejora continua del SGC
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Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOSPRODUCTO
O SERVICIO
Responsabilidad de la Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o prestación
del servicio
Medición, análisis y mejora
54
6
7
8
• Planeación de la prestación del servicio
• Capacidad de procesos• Negociación con clientes
• Seguimiento y validación de la prestación del servicio
• Identificación y trazabilidad• Adquisición de bienes y
servicios
Mejora continua del SGC
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Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOSPRODUCTO
O SERVICIO
Responsabilidad de la
Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o prestación
del servicio
Medición, análisis y
mejora
54
6
7
8
• Medición• Acción correctiva• Acción preventiva
• Control de procesos, riesgos, clientes
• Servicio no conforme• Solución de problemas
• Mejora (Planes de mejoramiento)
Mejora continua del SGC
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El SGC NTCGP 1000:2009RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA GESTIÓN DE LOS RECURSOS
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Responsabilidad, Autoridad y Comunic
Compromiso de la dirección
Política de Calidad
Planificación
Enfoque al cliente
Revisión porla Dirección
Provisión de Recursos
InfraestructuraAmbiente de
Trabajo
Recursos Humanos
Seguimiento y Medición Mejora
Control producto no conforme
Análisis de Datos
Adq. de B/s y servicios
Planificación de la realización del producto
Producción y prestación del servicio
Procesos relacionados con el cliente
Diseño y Desarrollo
Control dispositivosseguimiento y medición
Requisitos Generales
Requisitos de la Documentación
Requisitos
Conformidad
Necesidadesy expectativas
Satisfacción
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Procesos y producto
Control de lasno conformidades
Auditoríasinternas
Análisis de datos
Satisfacción delcliente
Acciones correctivas Información
Accionespreventivas
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
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MECI y su complementariedad con otros sistemas
Sistema de Control Interno
Sistema de Calidad
SISTEDA
SISTEMAS DE CALIDADESPECÍFICOS
Necesidades y
expectativas
Necesidades y
expectativasSatisfacción
social
Satisfacción social
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CONCLUSIÓN
• El Sistema de Desarrollo Administrativo: Está orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño administrativo.
• Sistema de Control Interno: Se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de la función administrativa de cada Entidad.
• Sistema de Gestión de la Calidad: Esta enfocada en el logro de los objetivos de calidad de la Entidad, buscando satisfacer las necesidades, y expectativas de los clientes y partes interesadas en procura de la mejora continua.
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CREACIÓN ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
Ley 80 de 1989
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio del la comunidad.
GESTIÓN DOCUMENTAL
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Ley 594 de 2000Decreto 4124 de 2004
Define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema.
Y asigna las funciones que deben cumplir para
su desarrollo.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.
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CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
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MARCO LEGAL
• Constitución Política Nacional: Arts. 209 – 339
• Gobierno en línea (GEL): Conpes 3072 de 2000Conpes 3048 de 2003Ley 962 de 2005Decreto 1151 de 2008
• Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA):Ley 489 de 1998Decreto 3622 de 10 de Octubre de 2005
• Sistema de Control Interno (MECI):Ley 87 de 1993Decreto 1599 de mayo de 2005MECI 1000:2005
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MARCO LEGAL
• Sistema de Gestión de Calidad (SGC)Ley 872 de 30 de Diciembre de 2003Decreto 4110 de 12 de Septiembre de 2004
• Gestión Documental:Ley 594 de 2000
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El trabajo en equipo permite alcanzar mejores resultados
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Gobierno en línea:
Estrategias de Modernización de la Administración Pública:
Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Sistema de Gestión de Calidad (SGC), Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), Gobierno en Línea (GEL) y Gestión Documental