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Programa de CPrograma de CPrograma de CPrograma de Capacitación apacitación apacitación apacitación Interna en Interna en Interna en Interna en TICsTICsTICsTICs Tema: Documentos Colaborativos - Google Docs

Trabajar en forma colaborativa suele traer aparejados varios inconvenientes, desde la falta de tiempo, las distancias y hasta la imposibilidad de encontrar horarios de encuentro. Cuando esto sucede, el mail es la primera solución a la que recurrimos, enviándonos el trabajo en un archivo adjunto unos a los otros. Éste archivo cambia en la computadora de cada persona que lo recibe ya que le realiza los cambios que considera necesarios. Todos lo envían nuevamente y ¿cuántas versiones diferentes quedan? ¿cuál sería la correcta si cada uno hizo sus modificaciones? Para resolverlo, Google creó una herramienta en la que se puede trabajar colaborativamente documentos de texto, planillas de cálculo y presentaciones: GOOGLE DOCS. Es un sencillo pero potente procesador de texto, hojas de cálculo y presentaciones, todo en línea. Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos y compartirlos en la red.

Las principales ventajas de Google Docs son estas:

Los documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo incluso su edición colaborativa.

La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, PDF, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos en la web, exportarlos a nuestros discos o carpetas locales. Esa variedad de formatos también se repite en las otras aplicaciones.

Es una herramienta totalmente gratuita.

Esta es la dirección de un buen tutorial on-line para conocer a fondo sus funciones:

http://www.aulaclic.es/googledocs/index.htm A continuación, un ayuda-memoria con las principales acciones:

� PARA ACCEDER POR PRIMERA VEZ Al ser una aplicación Web, Google Docs necesita ser utilizado a través de un navegador. Así que el primer paso será abrir una nueva ventana el nuestro e introducir la dirección:

docs.google.com

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Si contamos con una cuenta de correo de gmail, el acceso será inmediato, caso contrario será necesario registrarnos con nuestra cuenta de mail (de cualquier proveedor) y una contraseña (igual a la de la cuenta de mail o distinta). El servicio enviará un mail a esa cuenta con un link que debemos clickear para verificar que es la dirección correcta y así queda habilitada. La página de inicio es similar a esta:

� PARA ACCEDER SI YA NOS REGISTRAMOS En la página principal: docs.google.com se ingresa la cuenta de correo y la contraseña.

� PARA CAMBIAR EL IDIOMA Acceder a la opción SETTING o CONFIGURACIÓN que aparece en la esquina superior derecha de la página y elegir el idioma y huso horario adecuado (para que las modificaciones se guarden con la fecha y hora correctas).

� PARA CREAR UN NUEVO DOCUMENTO En el menú Nuevo de la barra superior, elegir el tipo de documento más adecuado: - Texto (tipo word) � Documento

Acceso en caso de

estar registrados

Acceso cuando se ingresa por 1º vez, para

registrarse con una dirección

de mail cualquiera.

Para ver todo lo que nos ofrece esta herramienta

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- Tablas o planillas (tipo Excel) � Hoja de Cálculo - Presentaciones multimediales (tipo Power Point) � Presentación Y directamente se comienza a editar de forma muy parecida a los software de uso común.

� PARA GUARDAR Y/O RENOMBRAR EL DOCUMENTO Los documentos se guardan automáticamente en la web, pero además, desde el menú Archivo podemos “bajarlos” a nuestros discos a partir de la opción EXPORTAR, eligiendo el formato más conveniente. (Es recomendable el formato PDF si la información ya está totalmente procesada y debe enviarse digitalmente a muchas personas o publicarse en la web, restringiendo las posibilidades de modificación) Desde el mismo menú se puede renombrar el documento con la opción CAMBIAR NOMBRE .

� PARA COMPARTIR UN DOCUMENTO Entre las pestañas de la derecha aparece la opción Compartir . Desde allí se pueden ingresar las direcciones de mails de las personas que compartirán este documento como COLABORADORES (pueden editarlo igual) o LECTORES (lo podrán ver, imprimir o exportar, pero no podrán modificarlo). Deben tildarse las casillas inferiores de acuerdo a nuestras preferencias respecto a la distribución de invitaciones y formas de notificación. Luego de hacer clic en el botón Invitar a colaboradores, aparece la posibilidad de enviar por mail una invitación a los colaboradores, con un link al documento compartido y la posibilidad de agregar un mensaje personal.

� PARA ACCEDER A UN DOCUMENTO COMO COLABORADOR En el mail que se recibe como invitación, aparece un link directo a Google Docs. Por él se accede a la página de inicio en la que debemos ingresar nuestra dirección de mail y contraseña (Ver PARA ACCEDER… al comienzo de esta guía). Veremos el listado de documentos que compartimos y a la izquierda, una serie de categorías o carpetas que podemos administrar. Ubicado el documento que queremos abrir, sólo resta clikear sobre su nombre y se accede a la ventana de edición.

� PARA COMUNICARME CON OTROS COLABORADORES Si estamos en línea al mismo tiempo editando el documento, podemos abrir la ficha Debatir y así usar la mensajería instantánea o Chat. Otra forma es Enviar un mail a los colaboradores, opción que está en la parte inferior derecha de la ficha Compartir .

� PARA VER UNA VERSIÓN ANTERIOR DEL DOCUMENTO Si nos interesa recuperar el documento tal como estaba antes de sufrir alguna modificación nuestra o de alguno de los colaboradores, podemos ingresar por la opción Revisiones , allí Google Docs guarda todas las versiones históricas.

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� PARA GENERAR UNA ENCUESTA

Google docs nos permite generar un formulario con preguntas para enviarlo por mail a otras personas o bien subirlo a un blog o página web. Lo interesante es que al responderlo, las respuestas se irán cargando automáticamente en una planilla que se genera en nuestra cuenta de Google Docs, conformándose una base de datos que luego puede procesarse y analizarse. Para comenzar, se debe generar una planilla nueva, y así, en blanco, guardarla con el nombre que nos interese y luego acceder a la ficha Compartir . Allí se elige invitar usuarios “para rellenar un formulario” e inmediatamente se accede al diseño del formulario con preguntas de todo tipo (para completar texto, de opción múltiple, de puntuación, etc.). Una vez completo se puede invitar mediante las direcciones de mails a las personas que queremos enviarlas, o bien copiar el código HTML para incrustarlo en nuestro blog o web. Cuando las personas la reciban y completen, sus respuestas se irán anexando a la planilla original que creamos, en la cual cada pregunta es el título de una columna.

� PARA CERRAR UN DOCUMENTO Basta con cerrar la ventana de edición si el documento se guarda automaticamente, o elegir la opción Guardar y salir.

� PARA SALIR DE GOOGLE DOCS Elegir la opción Salir en la esquina superior derecha de la ventana.