groupement comptable d’orbigny c interne comptable

Groupement comptable d’ORBIGNY

CONTRÔLE INTERNE COMPTABLE

- PROCÈS-VERBAL DE CONTRÔLE SUR SITE -

- MISE À JOUR DU 27/06/2019 - ÉTABLISSEMENT : EXERCICE : ……………………

LADO CBLB CLNB DATE : …………………… LPPN CASE CPMC CONTRÔLE EFFECTUÉ PAR :

L’AGENT COMPTABLE, M. Gilles de la QUÉRIÈRE ;

: ……………………………………………………... ; Fonction / qualité : ………………………………………………… ;

En présence de (Nom / Fonction ou qualité) : ………………………………………………………………………………... ;

NOM DU GESTIONNAIRE : …………………………………… ; NOM DU RÉGISSEUR : ………………………………. ;

NOM DE L’ORDONNATEUR : …………………………………………………………………………………………………. ;

PRÉCÉDENT CONTRÔLE EFFECTUÉ LE : ………………………………………………………………………………… ;

SYNOPTIQUE DES CONTRÔLES EFFECTUÉS LORS DE LA VISITE

VOLET 1 : TRÉSORERIE, VALEURS, STOCKS ET PATRIMOINE TRÉSORERIE ET CONSERVATION DES VALEURS STOCKS ET INVENTAIRES PATRIMOINE ET INVENTAIRES

VOLET 2 : ORGANISATION, DÉLÉGATIONS, HABILITATIONS, PROCURATIONS ORGANISATION DÉLÉGATIONS, HABILITATIONS, PROCURATIONS

VOLET 3 : RÉGIES RÉGIE PERMANENTE DE RECETTES RÉGIE PERMANENTE DE DÉPENSES ET RÉGIES TEMPORAIRES DISPOSITIONS COMMUNES

VOLET 4 : BOURSES ET DROITS CONSTATÉS CONTRÔLE DES BOURSES CONTRÔLE DES DROITS CONSTATÉS TRAÇABILITÉ DES BOURSES ET DES DROITS CONSTATÉS

VOLET 5 : DIVERS RESTAURATION PAR CARTE CRÉDITÉE VOYAGES ET SORTIES SCOLAIRES

ANNEXES

- Groupement comptable d’ORBIGNY – PROCÈS-VERBAL DE CONTRÔLE SUR SITE - 2

VOLET 1 : TRÉSORERIE, VALEURS, STOCKS ET PATRIMOINE PARTIE 1.1 : TRÉSORERIE ET CONSERVATION DES VALEURS

1.1.1. CONTRÔLE DE LA CAISSE (cf. ANNEXE 1)

Conformité de la caisse avec le journal de caisse Oui Non

Date de la dernière journée sur le journal de caisse : ………………………………………………………. ;

Date du dernier reçu sur le quittancier : ……………. ; Référence du dernier reçu : ……………………… ;

Conformité de la caisse avec GFC Régie Oui Non

Arrêt du journal de caisse par le comptable (date et signature) Oui Non

OBSERVATIONS (1.1.1.)

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

1.1.2. GESTION DES COFFRES (cf. ANNEXE 2)

Nombre de coffres conservant des valeurs : 1 2 ………..

Mode d’ouverture des coffres : Coffre 1 : Code Clef (Nombre : ………..) Coffre 2 : Code Clef (Nombre : ………..) Coffre 3 : Code Clef (Nombre : ………..) Coffre 4 : Code Clef (Nombre : ………..) Coffre 5 : Code Clef (Nombre : ………..)

Personnes en possession de clefs de coffres : ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………...

Les clefs restent-elles dans le service en fin de journée ? Oui Non

Existe-t-il un double des clefs à l’agence comptable ? Oui Non

Personnes ayant connaissance des codes des coffres : ………………………………………... ………………………………………... ………………………………………...

Les codes sont-ils changés régulièrement ? Oui Non

Les codes sont-ils portés à la connaissance du comptable ? Oui Non

Le coffre reste-t-il ouvert ou déverrouillé toute la journée ? Oui Non

Le régisseur utilise-t-il une caisse intermédiaire sans avoir à sortir toutes les valeurs à sa disposition ? Oui Non



……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

1.1.3. APPRÉCIATION DE LA SÉCURISATION DES LOCAUX (cf. ANNEXE 2)

Existe-t-il une alarme anti-intrusion ? Oui Non

Toutes les portes d’accès ferment-elles à clef ? Oui Non

Existe-t-il des horaires de vente des repas ou prestations ? Oui Non

Le local hébergeant le/les coffres est-il facilement accessible ? Oui Non

Est-il possible de s’isoler lors de la manipulation des fonds ? Oui Non


……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

1.1.4. CONTRÔLE DU CONTENU DU COFFRE (cf. ANNEXE 2)

Présence d’un stock de timbres ? Oui Non

…… Si oui, stock utilisé ou reliquat ? Oui Non

…… Si oui, est-il suivi sur un inventaire informatique ? Oui Non

…… Si oui, est-il repris en comptabilité ? Oui Non

…… Si oui, les sorties sont-elles suivies (destination, quantité…) ? Oui Non - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - -

Présence d’un stock de tickets restaurant ? Oui Non

…… Si oui, stock utilisé ou reliquat ? Oui Non

…… Logiciel de suivi ? GTI Autre :

…… Les paiements en espèces sont-ils repris dans la régie par une quittance individuelle ? Oui Non

…… Vérification des numéros présents ? Exhaustive Sondage

……… En cas de vérification par sondage, existe-t-il une procédure déterminée ? Oui Non

……… Le dernier numéro de ticket correspond-t-il au journal d’inventaire ? Oui Non


……… Les derniers achats ont-ils été intégrés dans l’inventaire ? Oui Non

……… Les ventes de tickets ? Par lot de 10 À l’unité

……… Existe-t-il des ruptures de numérotations dans l’inventaire vérifié ? Oui Non

…… Les tickets sont-ils détruits régulièrement ? Oui Non

……… Si oui, par quelle procédure ? Oui Non

Présence de cartes de restauration ? Oui Non

…… Sont-elles suivies par un inventaire ? Oui Non

……… Si oui, l’inventaire est-il suivi par informatique ou manuscrit ? Oui Non

……… Si oui, l’inventaire et les sorties sont-ils tenus par la même personne ? Oui Non

……… Si oui, les numéros des dernières sorties correspondent-ils à la réalité ? Oui Non

……… Les derniers achats sont-ils intégrés dans l’inventaire ? Oui Non - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - -

Présence de titres de transport ? Oui Non

Tickets TAN à l’unité Tickets TAN groupe Tickets RATP à l’unité Autre :

…… Sont-ils suivis par un inventaire ? Oui Non

……… Si oui, l’inventaire est-il suivi par informatique ou manuscrit ? Oui Non

……… Les dates d’achat sont-elles connues ? Oui Non

……Le régisseur a-t-il estimé le risque de perte de valeur des tickets (péremption) ? Oui Non - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - -

Présence de carte(s) bleue(s) des régisseurs ou du comptable ? Oui Non

Agent comptable Régisseur permanent Régisseur temporaire

… La dernière utilisation a-t-elle été établie et reprise en comptabilité (5159) ? Oui Non

… Rythme d’utilisation de la carte bleue ? Hebdomadaire Mensuel Autre :

… L’objet de la carte bleue pouvait-il faire passer en paiement direct auprès du fournisseur par mandat ? Oui Non

… Les seuils relatifs au montant des cartes bleus sont-ils respectés ? Oui Non

… L’utilisation est-elle prioritairement pour des achats directs ou par Internet ?....… Direct Internet

…… Si par Internet, les sites sont-ils sécurisés ? Oui Non

……… de quelle manière ?

… Si la carte bleue est détenue par un régisseur permanent, existe-t-il une fiche de procédure d’utilisation ? Oui Non

…… Si oui, est-elle respectée ? Oui Non - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - -

Présence d’un chéquier du comptable ? Oui Non

… Si oui, quel EPLE ?

… Dernier numéro de chèque utilisé ?


… Les souches sont-elles remplies ? Oui Non

… Les chèques annulés sont-ils accrochés ? Oui Non

… Le dernier chèque établi a-t-il été repris en comptabilité (5159) ? Oui Non

… Rythme d’utilisation des chèques ? Hebdomadaire Mensuel Autre :

… L’objet du chèque pouvait-il faire passer en paiement direct auprès du fournisseur par mandat ? Oui Non

… Les seuils relatifs au montant des chèques (300,00 €) sont-ils respectés ? Oui Non

… Des chèques de caution ont-ils été établis et enregistrés au C/275 ? Oui Non - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - -

Espèces ou valeurs n’ayant pas de lien avec l’EPLE ? Oui Non

… Le coffre contient-il des espèces destinées à l’EPLE mais non inscrites au quittancier ? Oui Non

…… Si oui, pourquoi ?

… Le coffre contient-il des espèces appartenant à d’autres organismes que l’EPLE ? Oui Non

…… Si oui, lesquels ? AS FSE/MDL Autre :

… Le coffre contient-il des chéquiers appartenant à d’autres organismes que l’EPLE ? Oui Non

…… Si oui, lesquels ? AS FSE/MDL Autre :

…… Le gestionnaire / régisseur a-t-il connaissance de la présence de ces sommes ? Oui Non

…… Existe-t-il une procédure pour la saisie immédiate de ces sommes ? Oui Non

…… Existe-t-il une lettre type d’information à l’ordonnateur ? Oui Non

… Le coffre contient-il des chèques sans ordre ? Oui Non

…… Existe-t-il une lettre type d’information à l’ordonnateur ? Oui Non


……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


PARTIE 1.2 : STOCKS

1.2.1 SITUATION DES STOCKS DANS L’EPLE Stocks contrôlables : Denrées alimentaires M.O. pédagogiques Productions (OC ou autre) Fluides Autres : Gestion informatisée du stock ? Oui Non Logiciel(s) utilisé(s) : PRESTO DATAMEAL EMAPP GESATEL Autres : Suivi des inventaires : Qualité et pertinence des documents d’inventaire : Gestion du stock alimentaire : Bon Moyen Médiocre Gestion du stock : Bon Moyen Médiocre Gestion du stock : Bon Moyen Médiocre Facilité d’accès aux documents d’inventaire (rapidité d’édition) : Gestion du stock alimentaire : Bonne Moyenne Médiocre Gestion du stock : Bonne Moyenne Médiocre Gestion du stock : Bonne Moyenne Médiocre Rythme de mise à jour des inventaires : Gestion du stock alimentaire : Quotidienne Hebdomadaire Autre : Gestion du stock : Quotidienne Hebdomadaire Autre : Gestion du stock : Quotidienne Hebdomadaire Autre : Identité de l’opérateur de saisie : Gestion du stock alimentaire : Gestion du stock : Gestion du stock : Existence d’un magasinier : Gestion du stock alimentaire : Oui Non Gestion du stock : Oui Non Gestion du stock : Oui Non Si non, qualité de la personne qui occupe cette fonction : Gestion du stock alimentaire : Gestion du stock : Gestion du stock : Existe-t-il une procédure de vérification des marchandises à la réception ? Gestion du stock alimentaire : Oui Non Gestion du stock : Oui Non Gestion du stock : Oui Non Le magasinage est-elle une activité complémentaire à celle de commande des marchandises ? Gestion du stock alimentaire : Oui Non Gestion du stock : Oui Non Gestion du stock : Oui Non


Des sondages traçables sont-ils faits régulièrement par le gestionnaire ? Gestion du stock alimentaire : Oui Non Gestion du stock : Oui Non Gestion du stock : Oui Non OBSERVATIONS (1.2.1.)

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

1.2.2. CONTRÔLE PHYSIQUE DU STOCK

Cf. ANNEXE 6

1.2.3. ANALYSE DE LA SÉCURISATION DES LOCAUX DE STOCKS Accès limité en période et hors période de fonctionnement ? Oui Non Liste d’attribution des clefs : Les clefs sont-elles compatibles avec le passe général ? Oui Non Y-a-t-il une alarme anti-intrusion ? Oui Non Si oui, quel type de renvoi de l’alarme et délai d’intervention ? Des rondes ou un gardiennage sont-ils organisés ? Oui Non Quel est le niveau de sécurité passive (grille, etc.) ? Bon Moyen Médiocre OBSERVATIONS (1.2.3.)

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


PARTIE 1.3 : PATRIMOINE

1.3.1. SITUATION DU PATRIMOINE DANS L’EPLE Des biens immobilisables ont-ils été acquis directement par l’établissement ? Oui Non L’inventaire du patrimoine est-il suivi ? : Oui Non … De quelle manière ? : Fichier informatique Registre cartonné … Logiciel utilisé : EGIMMO Autre : … Qualité des documents d’inventaire : Bon Moyen Médiocre … Qui tient l’inventaire du patrimoine ? Le Gestionnaire Autre : … Existe-t-il un contrôle physique de concordance avec l’inventaire scriptural ? Oui Non …… Si oui, existe-t-il une procédure dédiée ? Oui Non … Existe-t-il un répertoire pour les biens inférieurs à 800 € HT ? Oui Non OBSERVATIONS (1.3.1.)

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

1.3.2 CONTRÔLE PAR SONDAGE DE L’INVENTAIRE

Cf. ANNEXE 7


VOLET 2 : ORGANISATION, DÉLÉGATIONS, HABILITATIONS, PROCURATIONS PARTIE 2.1 : ORGANISATION Type d’établissement : Collège Lycée Lycée professionnel Collège avec SEGPA Lycée polyvalent Autre : Collectivité de rattachement : Conseil Départemental : Conseil Régional : Autre : Composition de la direction de l’établissement et de l’administration et des services : Proviseur Proviseur adjoint, Nb : Gestionnaire Gestionnaire comptable Principal Principal adjoint DDFPT(1), Nb : Secrétariat de direction et de scolarité ; Nb : Secrétariat d’intendance, Nb : Conseiller Principal d’Éducation, Nb : Assistants d’éducation, Nb : Infirmière scolaire, Nb : Médecin scolaire Assistante sociale C.O.P., Nb : Personnels techniques CT, Nb : Responsable de restauration Magasinier alimentaire Chef d’équipe Agent d’accueil, Nb : Magasinier autre : Personnels de laboratoire, Nb : Documentaliste, Nb : Professeurs, Nb : (1) Directeur délégué aux enseignements professionnels et technologiques, ex chef de travaux ;

Instances consultatives et délibératives : Nombre de membres du Conseil d’Administration : Nombre moyen de séances du Conseil d’Administration par année scolaire : La Commission Permanente a-t-elle des délégations du CA ? Oui Non … Si oui, lesquelles ? Associations existantes au sein de l’établissement (déclarées réglementairement en préfecture et approuvées par le conseil d’administration) : Association sportive Maison des Lycéens FSE / Maison des Collégiens Amicale des personnels Amicale des anciens élèves Autre : PARTIE 2.2 : DÉLÉGATIONS, HABILITATIONS, PROCURATIONS L’ordonnateur a-t-il établi des délégations Oui Non … Si oui, à quel adjoint ? Adjoint gestionnaire, objet de la délégation : Adjoint pédagogique, objet de la délégation : L’ordonnateur a-t-il nommé un ou plusieurs régisseurs, habilité(s) par l’agent comptable ? Oui Non Régisseur permanent de recettes d’avance Régisseurs temporaires, Nb : de recettes d’avance Liste des procurations établies : Proc. 1, établie par : pour : objet : Proc. 2, établie par : pour : objet : Proc. 3, établie par : pour : objet : Proc. 4, établie par : pour : objet :


VOLET 3 : RÉGIES PARTIE 3.1 : RÉGIE PERMANENTE DE RECETTES (cf. ANNEXE 4)

3.1.1. VÉRIFICATION DU QUITTANCIER

Qualité de rédaction des quittances (présence de ratures, de correcteur…) Bon Moyen Insuffisant

Qualité du signataire des quittances Régisseur Suppléant

Le suppléant a-t-il été porté à la connaissance du comptable ? Oui Non

Existence de quittances collectives ? Oui Non …… Sont-elles justifiées par des listes nominatives ? Oui Non

Les quittanciers sont-ils numérotés par avance ? Oui Non …… Sont-ils paraphés par le comptable et l’ordonnateur ? Oui Non


……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

3.1.2. VÉRIFICATION DU LIVRE-JOURNAL

Existence d’un livre-journal ? Oui Non

Qualité du support : Fichier informatique Registre cartonné

Rythme d’arrêt des comptes : Quotidien (si opération dans la journée) Autre :

Qualité de tenue du registre (présence de ratures, de correcteur…) Bon Moyen Insuffisant

Édition régulière des fichiers informatiques ? Oui Non


……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


3.1.3. ARRÊT DE LA CAISSE PAR LE COMPTABLE

Arrêt du quittancier par le comptable (date et signature) Oui Non

Arrêt du livre-journal de caisse par le comptable (date et signature) Oui Non

Vérification de présence de fausse monnaie Oui Non

Report sur le livre journal des recettes et des sorties (régie d’avance) (date et signature) Oui Non


……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

3.1.4. AUTRES POINTS DE CONTRÔLE

Dépôt des espèces : à la caisse du comptable à la caisse DGFIP la plus proche les deux

Rythme des dépôts des espèces : bimensuel mensuel autre :

Le seuil maximal des espèces détenues par le régisseur est-il respecté ? Oui Non

Le seuil maximal des espèces détenues par le régisseur doit-il être modifié au regard du montant maximum des créances des familles ? Oui Non


……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


PARTIE 3.2 : RÉGIE PERMANENTE DE DÉPENSES ET RÉGIES TEMPORAIRES (cf. ANNEXE 5)

3.2.1 RÉGIE D’AVANCE

Le montant de l’avance est-il attesté dans la caisse du régisseur ? Oui Non

La différence est-elle expliquée par la présence des pièces justificatives ? Oui Non

Le rythme de renouvellement de l’avance est-il régulier ? Oui Non

La régie d’avance est-elle opportune ? (rythme des opérations et montant moyen de celles-ci) Oui Non


……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

3.2.2 RÉGIES TEMPORAIRES

Des régies temporaires sont-elles mises en place régulièrement ? Oui Non

Pour quel objet ? Voyage/sortie scolaire Autre :

Un compte-rendu des dépenses est-il effectué à chaque fois ? Oui Non

L’ordonnateur en est-il destinataire à chaque fois ? Oui Non


……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


PARTIE 3.3 : DISPOSITIONS COMMUNES

3.3.1 ARRÊTÉS DE CRÉATION DES RÉGIES

Les arrêtés de création des régies existent-ils ? Oui Non

Sont-ils archivés à l’agence ? Oui Non

Sont-ils régulièrement actualisés ? Oui Non

Date de validation de ceux présentés lors du contrôle :

Les seuils et objets de la régie sont-ils respectés ? Oui Non


……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

3.3.2 ARRÊTÉ DE NOMINATION DU OU DES RÉGISSEURS

L’arrêté de nomination correspond-il au gestionnaire/régisseur en poste ? Oui Non

L’arrêté de nomination correspond-il à l’arrêté de création de la régie ? Oui Non


……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

3.3.3 CAUTIONNEMENT DU RÉGISSEUR

Le régisseur est-il soumis au cautionnement ? Oui Non

Si oui, a-t-il cautionné ? Oui Non

……..Si oui, date de l’arrêté de cautionnement ?

……..Si oui, correspondance entre l’arrêté et la régie ? Oui Non

……..Si non, pourquoi ?

……..Suite donnée à l’absence de cautionnement ?


……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


VOLET 4 : BOURSES ET DROITS CONSTATÉS PARTIE 4.1 : CONTRÔLE DES BOURSES

4.1.1 ORGANISATION ET MISE EN ŒUVRE

Les bourses (et les primes, de collège ou de lycée) sont des dispositifs d’aide individuelle pour certaines familles éligibles. Elles sont versées par l’État (ou son représentant départemental, la DSDEN) à l’établissement qui la reverse totalement ou partiellement, selon le régime choisi pour l’élève et selon la déductibilité de la bourse ou de la prime.

La circulaire académique présentant les modalités de gestion des bourses et primes est elle connue ? Oui Non

Est-elle à disposition ? Oui Non

Qui est chargé de l’examen des dossiers de bourses ? Le Gestionnaire Le secrétaire d’intendance Autre :

Des contrôles croisés (avec une deuxième personne) sont-ils mis en œuvre ? Oui Non

Modalités de gestion des dossiers de bourses avec la DSDEN ? Informatique Papier

4.1.2 CONTRÔLE

4.1.2.1 Documents nécessaires au contrôle

Circulaire académique relative aux modalités de gestion des bourses et primes Autres documents :

4.1.2.2 Mise en œuvre du contrôle

Contrôle de conformité sur le calcul des droits : cf. ANNEXE 8

Conformité = exactitude du calcul des droits Contrôle = sondage sur 6 élèves répartis sur 2 années scolaires

Test 1 : Constatation 1 / Élève 1 Oui Non Test 2 : Constatation 1 / Élève 2 Oui Non Test 3 : Constatation 1 / Élève 3 Oui Non Test 4 : Constatation 2 / Élève 4 Oui Non Test 5 : Constatation 2 / Élève 5 Oui Non Test 6 : Constatation 2 / Élève 6 Oui Non

ANALYSE CONTRÔLE SUR LE CALCUL DES DROITS

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


Contrôle de conformité sur les pièces justificatives : cf. ANNEXE 8 Conformité = présentation de pièces administratives justifiant le calcul des droits

Contrôle = sondage sur 6 élèves répartis sur 2 années scolaires Test 1 : Constatation 1 / Élève 1 Oui Non Test 2 : Constatation 1 / Élève 2 Oui Non Test 3 : Constatation 1 / Élève 3 Oui Non Test 4 : Constatation 2 / Élève 4 Oui Non Test 5 : Constatation 2 / Élève 5 Oui Non Test 6 : Constatation 2 / Élève 6 Oui Non

ANALYSE CONTRÔLE SUR LES PIÈCES JUSTIFICATIVES

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


PARTIE 4.2 : CONTRÔLE DES DROITS CONSTATÉS

4.2.1 ORGANISATION ET MISE EN ŒUVRE

Le vocable « droits constatés » recouvre ici exclusivement la facturation des repas au forfait, appelée également frais scolaires. Par nature, les frais scolaires sont du ressort exclusif de l’ordonnateur et ne peuvent être confiés à l’agence comptable que par délégation écrite, approuvée par les conseils d’administration de chacun des établissements.

Logiciel utilisé : SIECLE-GFE TURBO-SELF SOLVANCE GEC ALISE AUTRE :

Est-il possible de récupérer les créances dans GFC ? Oui Non

Qui est chargé de l’élaboration des droits constatés ? Le Gestionnaire Le secrétaire d’intendance Autre :

Y-a-t-il des hébergements croisés ? Oui Non … Si oui, qui établit les frais scolaires ? L’établissement hébergeant L’établissement d’origine … Existe-t-il une convention entre l’établissement hébergeant et l’établissement d’origine qui prévoit la

répartition des charges et les éventuelles contributions (convention à joindre au 1er ordre de recettes) ? Oui Non

4.2.2 CONTRÔLE

4.2.2.1 Documents nécessaires au contrôle

Bordereau des Droits Constatés (Siècle GFE) Annexes des bordereaux des droits constatés(2) Acte du CA fixant les tarifs de restauration et la ventilation des charges communes (+ AR) Autres documents :

(2) = états statistiques, analyse du bordereau des DC, régularisations comptables, tout autre document utile.

4.2.2.2 Mise en œuvre du contrôle Contrôle de conformité des tarifs de restauration : cf. ANNEXE 9

Conformité = corrélation du tarif avec la décision de la collectivité + avis ou acte du CA Contrôle = sondage sur 6 élèves répartis sur 2 constatations


ANALYSE CONTRÔLE DES TARIFS

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


Contrôle de conformité du régime des élèves : cf. ANNEXE 9 Conformité = corrélation du régime de l’élève avec le régime noté sur la fiche intendance

ou sur la demande écrite de modification du régime en cours d’année Contrôle = sondage sur 6 élèves répartis sur 2 constatations


ANALYSE CONTRÔLE DU RÉGIME

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

Contrôle de conformité des remises d’ordre : cf. ANNEXE 9 Conformité = corrélation de la remise d’ordre effectuée avec l’existence et le détail d’une pièce

justificative conforme aux dispositions validées par le conseil d’administration de l’établissement (absence pour maladie, autre exemptions) ou à des situations particulières (sortie/voyage scolaire, exclusion [acte du CE]), etc.

Contrôle = sondage sur 6 élèves répartis sur 2 constatations Test 1 : Constatation 1 / Élève 1 Oui Non Test 2 : Constatation 1 / Élève 2 Oui Non Test 3 : Constatation 1 / Élève 3 Oui Non Test 4 : Constatation 2 / Élève 4 Oui Non Test 5 : Constatation 2 / Élève 5 Oui Non Test 6 : Constatation 2 / Élève 6 Oui Non

ANALYSE CONTRÔLE DES REMISES D’ORDRE

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


Contrôle de conformité des régularisations comptables : cf. ANNEXE 9 Conformité = justification de la régularisation comptable


ANALYSE CONTRÔLE DES RÉGULARISATIONS COMPTABLES

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

Contrôle de conformité des aides : cf. ANNEXE 9 Conformité = existence d’un PV de fonds social justifiant chaque aide individuelle


ANALYSE CONTRÔLE DES AIDES

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


PARTIE 4.3 : TRAÇABILITÉ DES BOURSES ET DES DROITS CONSTATÉS

4.3.1 CONSERVATION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES ANNEXES

Les circulaires académiques présentant les modalités de gestion sont-elles archivées ? Oui Non

Les dossiers individuels de demandes de bourses (y compris la décision individuelle de la DSDEN) sont-ils archivés ? Oui Non Si oui, sont-ils archivés par année scolaire autre :

Les fiches « intendance » faisant état du régime des élèves sont-elles archivées ? Oui Non Si oui, sont-elles archivées par année scolaire autre :

Les justificatifs de remises d’ordre sont-ils archivés ? Oui Non Si oui, sont-ils archivés par année scolaire par trimestre autre :

Les justificatifs d’aides* (Fonds social, caisse de solidarité) sont-ils archivés ? Oui Non Si oui, sont-ils archivés par année scolaire par trimestre autre : * quand l’aide est intégrée aux constatations

Les justificatifs de régularisations de constatation sont-ils archivés ? Oui Non Si oui, sont-ils archivés par année scolaire par trimestre autre :

Les justificatifs de régularisations comptables sont-ils archivés ? Oui Non Si oui, sont-ils archivés par année scolaire par trimestre autre :

ANALYSE CONSERVATION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES ANNEXES

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

4.3.2 CONSERVATION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES PRINCIPALES

Les bordereaux des droits constatés, accompagnés de leurs annexes, sont-ils accrochés aux ordres de recettes de produits de la restauration scolaire ? Oui Non Si non, sont-ils archivés ailleurs Oui Non Si oui par année scolaire autre :

Un état de liquidation des bourses et primes est-il établi trimestriellement ? Oui Non Si oui, est-il signé par l’agent comptable ? Oui Non Si non, le suppléant a-t-il une procuration conforme ? Oui Non

La situation des soldes à percevoir ou trop perçus des bourses et primes est-elle connue ? Oui Non Si oui, par quel biais ? État des développements de soldes Autre : Si oui, ces soldes sont-ils reportés sur l’état liquidatif suivant ? Oui Non Si non, pourquoi ?


ANALYSE CONSERVATION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES PRINCIPALES

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

4.3.3 CONSERVATION ET TRANSMISSION

Pièce ou groupe de pièces justificatives Établissement Agent

comptable Autre (préciser)

Bordereaux des droits constatés ___________________

Annexes du bordereau des droits constatés ___________________

Dossiers individuels de demandes de bourses ___________________

Fiches « régime » des élèves ___________________

Justificatifs des remises d’ordre ___________________

Justificatifs des aides ___________________

Justificatifs des régularisations de constatation

___________________

Justificatifs des régularisations comptables ___________________

États liquidatifs des bourses et primes ___________________

ANALYSE CONSERVATION ET TRANSMISSION

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


VOLET 5 : DIVERS PARTIE 5.1 : RESTAURATION PAR CARTE CRÉDITÉE

5.1.1 PRINCIPE, ORGANISATION ET MISE EN ŒUVRE

La restauration par carte est un système de droits acquis par un usager par le crédit préalable d’un « portefeuille » l’autorisant à accéder à la restauration. Les encaissements s’effectuent en comptabilité par le crédit d’un compte d’avances. Ce compte d’avances doit être suivi individuellement et justifié par une liste nominative et chiffrée. Les soldes non consommés sont susceptibles de faire l’objet d’un reversement en cas de départ de leur « propriétaire », dans les conditions fixées par le conseil d’administration (seuil de reversement éventuel). Le montant de l’ordre de recettes, établi mensuellement, est calculé sur le constat des consommations de repas de la période.

Existe-t-il un règlement intérieur du Service Restauration ? Oui Non

Logiciel utilisé : TURBO-SELF GEC ALISE AUTRE :

Qui est chargé de la vente des repas ? Le Gestionnaire Le secrétaire d’intendance Autre :

Qui établit les ordres de recettes ? Le Gestionnaire Le secrétaire d’intendance Autre :

5.1.2 CONTRÔLE

Rapidité et facilité d’édition des documents comptables du logiciel de restauration : Oui Non

Concordance de l’état des portefeuilles avec la comptabilité générale ? Oui Non

Présence de portefeuilles « négatifs » ? Oui Non Nombre : Existe-t-il une procédure de recouvrement de ces sommes ? Oui Non

ANALYSE RESTAURATION PAR CARTE CRÉDITÉE

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


PARTIE 5.2 : VOYAGES ET SORTIES SCOLAIRES

5.2.1 CADRE JURIDIQUE, GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE

Cadre juridique Existe-t-il une charte réglementant l’organisation des voyages et des sorties dans l’établissement ? Oui Non Si oui, a-t-elle été approuvée par le conseil d’administration de l’EPLE ? Oui Non

Existe-t-il une grille de tarification des sorties ? Oui Non Si oui, a-t-elle été approuvée par le conseil d’administration de l’EPLE ? Oui Non

Les projets de voyage sont-ils soumis systématiquement à l’approbation du conseil d’administration ? Oui Non

Les bilans financiers et les tarifs demandés aux familles sont-ils soumis systématiquement à l’approbation du conseil d’administration ? Oui Non

Une régie temporaire d’avances est-elle constituée si nécessaire ? Oui Non Si oui, des arrêtés de création et de nomination du régisseur ont-ils été rédigés ? Oui Non

Gestion administrative Un dossier de voyage contenant un acte d’engagement des familles est-il renseigné pour chaque élève participant et pour chaque voyage ? Oui Non

Des échéanciers de versements sont-ils proposés aux familles ? Oui Non Si oui, par qui sont-ils autorisés ? agent comptable adjoint-gestionnaire autre : S’ils sont autorisés par une autre personne que l’agent comptable, une procuration est-elle formalisée ? Oui Non

Les pièces et documents relatifs aux voyages achevés sont ils archivés ? Oui Non Si oui, où sont-ils conservés ? agence comptable EPLE autre : Si oui, pour quelle durée ? 5 ans 10 ans indéfiniment autre :

Gestion financière La réglementation en matière d’achat public et notamment les procédures de mise en concurrence relatives aux seuils des marchés est-elle systématiquement respectée ? Oui Non

Un compte-rendu des dépenses de régie, accompagné de factures justificatives, est-il systématiquement produit le cas échéant ? Oui Non

L’ordre de recettes collectif de contribution des familles au voyage ou à la sortie scolaire est-il systématiquement accompagné du bilan financier et de la liste des élèves participants ? Oui Non

Le remboursement des trop-perçus des familles est-il systématiquement mis en œuvre ? Oui Non Si oui, les familles en sont-elles informées ? Oui Non


ANALYSE CADRE JURIDIQUE, GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

5.2.2 CONTRÔLE Sondage sur 2 voyages, sur 2 exercices comptables différents. Voyage 1 Destination : Dates du voyage :

Présentation de l’acte du conseil d’administration autorisant le voyage Oui Non

Présentation de l’acte du conseil d’administration validant le bilan financier et le tarif familles Oui Non

Montant total du voyage :

Seuil de publicité* : < 25 000,00 € H.T (publicité non obligatoire) ; . 25 000,00 € H.T. < X < 90 000,00 € (publicité adaptée : libre choix des supports) ; > 90 000,00 € H.T. (publicité formalisée) ; * le seuil s’apprécie au regard du total du marché et non de l’allotissement éventuel.

Respect des seuils de procédures d’achats ? Oui Non

Pièces justificatives jointes à l’ordre de recettes de participation des familles : Bilan financier Liste des élèves participants Autre : ANALYSE CONTRÔLE VOYAGE 1

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


Voyage 2 Destination : Dates du voyage :

Présentation de l’acte du conseil d’administration autorisant le voyage Oui Non

Présentation de l’acte du conseil d’administration validant le bilan financier et le tarif familles Oui Non

Montant total du voyage :

Seuil de publicité* : < 25 000,00 € H.T (publicité non obligatoire) ; . 25 000,00 € H.T. < X < 90 000,00 € (publicité adaptée : libre choix des supports) ; > 90 000,00 € H.T. (publicité formalisée) ; * le seuil s’apprécie au regard du total du marché et non de l’allotissement éventuel.

Respect des seuils de procédures d’achats ? Oui Non

Pièces justificatives jointes à l’ordre de recettes de participation des familles : Bilan financier Liste des élèves participants Autre : ANALYSE CONTRÔLE VOYAGE 2

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


ANNEXES ANNEXE 1

BORDEREAU DE COMPTAGE DE LA CAISSE

Date ………………………………………………………………………………

Montant apparaissant sur le journal de caisse à J-1 …………………..

Solde encaissements – décaissements du jour …………………………

Solde de caisse final ………………………………………………………….

Ventilation : Billets Nombre Montant

200,00 € x =

100,00 € x =

50,00 € x =

20,00 € x =

10,00 € x =

5,00 € x =

Total Billets …………………………...

Pièces Nombre Montant

2,00 € x =

1,00 € x =

0,50 € x =

0,20 € x =

0,10 € x =

0,05 € x =

0,02 € x =

0,01 € x =

Total Pièces……………………………

Montant total en caisse………... 0,00 €

L’agent comptable Le régisseur Visa de l’ordonnateur


ANNEXES ANNEXE 2

COMPTE-RENDU DU CONTRÔLE DE LA CAISSE ET DES VALEURS ÉTABLISSEMENT : ; COMMUNE : GESTIONNAIRE / RÉGISSEUR : Présentation du cautionnement Oui Non Régie de recettes Oui Non Régie d’avances Oui Non CONTRÔLE DES ESPÈCES Caisse principale détail des espèces (type et quantité), joint en annexe Caisse régie secondaire Oui Non détail des espèces (type et quantité), joint en annexe VÉRIFICATION DU QUITTANCIER Numérotation sans rupture des quittances Oui Non Présence de libellé, date, montant et cachet Oui Non Report des cumuls Oui Non Absence de rature et de surcharges Oui Non Conservation des quittances annulées Oui Non Absence de quittance collective ou motivation détaillée Oui Non Correspondance du solde du quittancier avec la caisse Oui Non Paraphe du quittancier Oui Non Respect du plafond d’encaisse Oui Non Respect des délais de versement des fonds Oui Non Respect des délais de transmission des chèques Oui Non Tenue d’un livre journal de caisse Oui Non RÉGIE D’AVANCE Montant initial : Solde disponible : Total des pièces justificatives présentées : Respect de l’avance Oui Non VALEURS INACTIVES Oui Non Catégorie 1 : 1er numéro : Dernier numéro : Catégorie 2 : 1er numéro : Dernier numéro : Catégorie 3 : 1er numéro : Dernier numéro : Catégorie 4 : 1er numéro : Dernier numéro : Catégorie 5 : 1er numéro : Dernier numéro : Correspondance avec l’inventaire (GTI ou autre logiciel) Oui Non AUTRES VALEURS Timbres : (détail) Oui Non Cartes de demi-pension : Oui Non 1er numéro : Dernier numéro : Cartes bancaires : Oui Non Régisseur temporaire : Régisseur permanent : Chéquiers : Oui Non 1er numéro : Dernier numéro : Chèques annulés : Oui Non


ANNEXES ANNEXE 2 ÉCHÉANCIER Oui Non Délégation du comptable Oui Non Vérification de 5 échéanciers minimum Observations : …………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. REMISES D’ORDRES Oui Non Transmises avec les bordereaux de liquidation Oui Non Vérification de 5 remises d’ordres trimestre en cours Observations : …………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. Vérification de 5 remises d’ordres trimestre antérieur Observations : …………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. SÉCURISATION DU SITE Observations : …………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. CHÈQUES Présence dans le coffre Oui Non Enregistrement dans GFC Régie Oui Non Date des chèques Date la plus ancienne : Date la plus récente : Montant total des chèques détenus : À , le L’agent comptable Copie :

- Gestionnaire, - Fondé de pouvoir


ANNEXES ANNEXE 3

BORDEREAU DE CONTRÔLE DES VALEURS INACTIVES CONSERVATION DES VALEURS à l’agence comptable dans l’établissement rattaché

1. SITUATION COMPTABLE DES VALEURS INACTIVES À L’AGENCE COMPTABLE (DATE : ……………….) A renseigner préalablement à l’agence comptable

Catégorie Valeur

unitaire (€) Nombre

1er Numéro

Dernier numéro

Valeur totale (€)

Compte classe 8

1 2 3 4 5

2. CONTRÔLE DU STOCK (DATE : ……………….) A renseigner lors du contrôle du stock

Catégorie Valeur


1er Numéro

Dernier numéro

Valeur totale (€)

1 2 3 4 5

3. OPÉRATIONS EN COURS DE TRAITEMENT (DU : …………………….. AU : …………………..) A renseigner lors du contrôle du stock

Catégorie Valeur


1er Numéro

Dernier numéro

Valeur totale (€)

1 2 3 4 5

ANALYSE

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………



ANNEXES ANNEXE 4

BORDEREAU DE CONTRÔLE DE LA RÉGIE DE RECETTES Solde de la caisse : … Dont montant des recettes en caisse : … Dont montant de l’avance : Justification des recettes encaissées : Nature Débiteur Montant Référence 1 € 2 € 3 € 4 € 5 € 6 € 7 € 8 € 9 €

10 € 11 € 12 € 13 € 14 € 15 € 16 € 17 € 18 € 19 € 20 € 21 € 22 € 23 € 24 € 25 €

€ ANALYSE

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………



ANNEXES ANNEXE 5

BORDEREAU DE CONTRÔLE DE LA RÉGIE D’AVANCE Solde de la caisse : … Dont montant des recettes en caisse : … Dont montant de l’avance : Justification des dépenses réalisées : Nature Créancier Montant Référence 1 € 2 € 3 € 4 € 5 € 6 € 7 € 8 € 9 €

10 € 11 € 12 € 13 € 14 € 15 € 16 € 17 € 18 € 19 € 20 € 21 € 22 € 23 € 24 € 25 €

€ ANALYSE

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………



ANNEXES ANNEXE 6

BORDEREAU DE CONTRÔLE PHYSIQUE DU STOCK NOM et FONCTION de la personne en responsabilité de la gestion physique du stock : Date de la vérification : Identité du vérificateur : Stock vérifié : Stock alimentaire Autre : Si stock alimentaire : Propreté, hygiène : Bonne Moyenne Médiocre Connaissance des produits et des règles de conservation : Bonne Moyenne Médiocre Schéma de dératisation : Oui Non DLC conformes : Oui Non Sécurisation : Bonne Moyenne Médiocre Emplacement des clefs des stocks : Nombre d’erreurs, article manquants ou non rentrés : Chambre Froide Positive 1 : Chambre Froide Positive 2 : Chambre Froide Négative 1 : Chambre Froide Négative 2 : B.O.F. : Épicerie : Autre emplacement 1 : Autre emplacement 2 : ANALYSE

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

L’agent comptable Le responsable du stock Visa de l’ordonnateur


ANNEXES ANNEXE 7

BORDEREAU DE CONTRÔLE PHYSIQUE DE L’INVENTAIRE PATRIMONIAL NOM et FONCTION de la personne en responsabilité de la gestion de l’inventaire : Date de la vérification : Identité du vérificateur : Vérification de 5 biens inventoriés, choisis par sondage dans l’inventaire scriptural. Contrôle 1 : Nature : N° d’inventaire Observations : Contrôle 2 : Nature : N° d’inventaire Observations : Contrôle 3 : Nature : N° d’inventaire Observations : Contrôle 4 : Nature : N° d’inventaire Observations : Contrôle 5 : Nature : N° d’inventaire Observations : ANALYSE

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

L’agent comptable Le responsable de l’inventaire Visa de l’ordonnateur


ANNEXES ANNEXE 8

BORDEREAU DE CONTRÔLE DES BOURSES NOM et FONCTION de la personne en charge des bourses contrôlées : Date de la vérification : Identité du vérificateur : Contrôle de conformité du calcul des droits : Conformité = exactitude du calcul des droits Contrôle = sondage sur 6 élèves répartis sur 2 années scolaires

Test Année scolaire Nom Prénom

de l’élève Décision prise

Décision à prendre

Conformité

1 Oui Non

2 Oui Non

3 Oui Non

4 Oui Non

5 Oui Non

6 Oui Non

ANALYSE CONTRÔLE DU CALCUL DES DROITS

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


Contrôle de conformité des pièces justificatives : Conformité = présentation de pièces administratives justifiant le calcul des droits Contrôle = sondage sur 6 élèves répartis sur 2 années scolaires

Test Année scolaire Nom Prénom

de l’élève PJ 1 PJ 2 Conformité

1 Oui Non

2 Oui Non

3 Oui Non

4 Oui Non

5 Oui Non

6 Oui Non

ANALYSE CONTRÔLE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


ANNEXES ANNEXE 9

BORDEREAU DE CONTRÔLE DES DROITS CONSTATÉS NOM et FONCTION de la personne en charge des droits constatés contrôlés : Date de la vérification : Identité du vérificateur : Contrôle de conformité des tarifs de restauration : Conformité = corrélation du tarif avec la décision de la collectivité + avis ou acte du CA Contrôle = sondage sur 6 élèves répartis sur 2 constatations Présentation d’une décision de la collectivité Oui Non Présentation d’un avis ou d’un acte conforme et exécutoire du Conseil d’Administration Oui Non

Test Constatation Nom Prénom

de l’élève Tarif prévu

(€) Tarif appliqué

(€) Conformité

1 Oui Non

2 Oui Non

3 Oui Non

4 Oui Non

5 Oui Non

6 Oui Non

ANALYSE CONTRÔLE DES TARIFS

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


Contrôle de conformité du régime des élèves : Conformité = corrélation du régime de l’élève avec le régime noté sur la fiche intendance ou sur la demande écrite de modification du régime en cours d’année Contrôle = sondage sur 6 élèves répartis sur 2 constatations


de l’élève Régime déclaré

Régime constaté

Conformité

1 Oui Non

2 Oui Non

3 Oui Non

4 Oui Non

5 Oui Non

6 Oui Non

ANALYSE CONTRÔLE DU RÉGIME

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


Contrôle de conformité des remises d’ordre : Conformité = corrélation de la remise d’ordre effectuée avec l’existence et le détail d’une pièce justificative conforme aux dispositions validées par le conseil d’administration de l’établissement (absence pour maladie, autre exemptions) ou à des situations particulières (sortie/voyage scolaire, exclusion [acte du CE]), etc. Contrôle = sondage sur 6 élèves répartis sur 2 constatations Présentation d’une délibération du CA relative aux remises d’ordre Oui Non


de l’élève Objet de la

remise d’ordre Justification de

la R.O. Conformité

1 Oui Non

2 Oui Non

3 Oui Non

4 Oui Non

5 Oui Non

6 Oui Non

ANALYSE CONTRÔLE DES REMISES D’ORDRE

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


Contrôle de conformité des régularisations comptables : Conformité = justification de la régularisation comptable Contrôle = sondage sur 6 élèves répartis sur 2 constatations


de l’élève

Objet de la régularisation

comptable

Justification de la R.C.

Conformité

1 Oui Non

2 Oui Non

3 Oui Non

4 Oui Non

5 Oui Non

6 Oui Non

ANALYSE CONTRÔLE DES RÉGULARISATIONS COMPTABLES

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


Contrôle de conformité des aides : Conformité = existence d’un PV de fonds social justifiant chaque aide individuelle Contrôle = sondage sur 6 élèves répartis sur 2 constatations


de l’élève Aide constatée Aide attribuée Conformité

1 Oui Non

2 Oui Non

3 Oui Non

4 Oui Non

5 Oui Non

6 Oui Non

ANALYSE CONTRÔLE DES AIDES

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………


BILAN PROVISOIRE DU CONTRÔLE

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

SIGNATURES :

: M. Gilles de la QUÉRIÈRE, agent comptable ; Signature : ………………………..

: ………………………………… ; Fonction / qualité : ……………………………… ; Signature : ……………………….

: ………………………………… ; Fonction / qualité : ……………………………… ; Signature : ……………………….

: ………………………………… ; Fonction / qualité : ……………………………… ; Signature : ………………………. Bibliographie : dossier « Les contrôles du comptable », agents comptables du département de la Charente [travail très complet qui a très largement inspiré l’élaboration de ce document. Merci aux rédacteurs] ;