DO C U M E N T CH E C K L I S T In each instance where applicable, please have the following documents ready for the GSV inspector’s review: (Vui lòng chuẩn bị sẵn những tài liệu liệt kê sau đây:)

CH E C K NA M E O F DO C U M E N T /R E C O R D HR/T R A I N I N G Written personnel security guidelines for hiring

Văn bản hướng dẫn đảm bảo an ninh trong tuyển dụng nhân sự. Personnel files: including demonstration of pre-employment verification, background checks and/or investigations,

including updated/periodic employee checks (based on cause or sensitivity of position) Hồ sơ cá nhân của công nhân viên: bao gồm Bản xác minh nhân thân trước khi tuyển dụng, sơ yếu lí lịch có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc của cơ quan có thẩm quyền, kể cả các hồ sơ kiểm tra cập nhật/ định kỳ của nhân viên (trong trường hợp cần thiết hoặc theo yêu cầu đối với những vị trí nhạy cảm).

Employee termination procedure Quy trình thôi việc/ nghỉ việc.

Employee code of conduct or handbook Tiêu chuẩn đạo đức nhân viên hoặc sổ tay nhân viên.

Employee orientation and training(s) materials and records Hồ sơ/ tài liệu định hướng và huấn luyện nhân viên

Employee security awareness training materials and records Hồ sơ/ tài liệu huấn luyện nhận thức về an ninh.

Procedure for retrieving ID and deactivating access Qui trình thu hồi thẻ và sử dụng thẻ không có giá trị xâm nhập

Employee ID records: including distribution, retrieval, and missing IDs Hồ sơ quản lý thẻ nhân viên: ghi chép việc phân phát, thu hồi và mất mát nếu có.

Procedure for employees ID returning and related records Thủ tục chuyển trả thẻ và hồ sơ liên quan

Facility access keys records: including distribution, retrieval, and missing keys Hồ sơ quản lý chìa khóa cửa ra vào nhà xưởng: ghi chép việc phân phát, thu hồi và mất mát nếu có.

SE C U R I T Y Documented security policy and improvement plan

Kế hoạch cải thiện và chính sách an ninh bằng văn bản. Facility security plan

Sơ đồ an ninh nhà xưởng Security guard/force contract

Hợp đồng thuê nhân viên / lực lượng bảo vệ. Security guard/force training record

Hồ sơ huấn luyện nhân viên/ lực lượng bảo vệ Security guard/force job description

Mô tả công việc của nhân viên/ lực lượng bảo vệ Security guard/force post orders and descriptions

Yêu cầu và hướng dẫn tại chốt gác đối với nhân viên/ lực lượng bảo vệ. Employee access control procedures

Quy trình kiểm soát việc ra vào nhà xưởng của nhân viên. Employee entrance/exit records

Hồ sơ ra vào nhà xưởng của nhân viên. Visitor/Vehicle entrance/exit access control and management procedures

Quy trình kiểm soát và quản lý xe khách ra vào nhà xưởng

Visitor/Vehicle entrance/exit records

Hồ sơ xe khách ra vào nhà xưởng. Procedures for screening arriving packages and mail

Quy trình kiểm tra bưu kiện/ bưu phẩm gửi đến. Procedures for periodic announced security checks

Quy trình kiểm soát an ninh định kỳ thông báo trước. Physical security procedures: including fencing, lighting, alarm systems, and CCTV coverage

Quy trình kiểm soát thiết bị an ninh: bao gồm hàng rào, hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống chuông báo động và thông tin lưu lại trong camera.

SH I P P I N G & LO G I S T I C S Conveyance drivers entrance/exit records

Hồ sơ ra vào nhà xưởng của tài xế. Container/Trailer security procedures

Quy trình kiểm soát an ninh container và rờ móoc. Container/Trailer/ Truck integrity inspection procedures

Quy trình kiểm tra tình trạng container/ rờ móoc / xe tải. Container/ Trailer/ Truck inspection records

Hồ sơ kiểm tra container/ rờ móoc / xe tải. Policy/procedures for affixing, replacing, recording and tracking seals

Quy trình/ chính sách đóng dấu, thay đổi, ghi chép và theo dõi niêm phong. Cargo shipping and receiving procedures

Quy trình giao nhận hàng hóa

Cargo verification procedure Qui trình xem xét hàng hóa

Cargo loading records Hồ sơ bốc dỡ hàng hóa

Shipping documents: including purchase orders, invoices, pickup orders and customer notifications Tài liệu xuất hàng : bao gồm đơn đặt hàng, hóa đơn, xác nhận đơn hàng và các thông tin từ khách hàng.

Over Short & Damage (OS&D) reports Báo cáo số lượng hàng dư, thiếu, hư hại

Seal control records Hồ sơ kiểm soát niêm phong.

Procedure to affix a high security seal which meets or exceeds ISO/ PAS 17712 on each container/ trailers bound for US Qui trình đóng niêm phong an ninh chất lượng cao đáp ứng hoặc cao hơn tiêu chuẩn ISO/ PAS 17712 trên mỗi container / rờ móoc xuất đi Mỹ

ISO/ PAS 17712 test reports or certification of seals Báo cáo kiểm tra hoặc chứng nhận theo ISO/ PAS 17712

Procedure for handling broken seal case and reporting anomalies Qui trình xử lý niêm phong hỏng và báo cáo hiện tượng bất thường

Procedure for tracking goods for shipment Qui trình theo dõi hàng xuất

Procedure for in-country carriers to report security violations to the factility management Qui trình dành cho các hãng vận tải trong nước báo cáo vi phạm an ninh đến ban quản lý nhà máy

IN F O R M A T I O N T E C H N O L O G Y Information access control procedures

Quy trình kiểm soát truy cập thông tin. IT security procedures

Quy trình an ninh thông tin.

BU S I N E S S PA R T N E R SE L E C T I O N Security standards and procedures for contractors and vendors: including contracts, manuals, etc.

Tiêu chuẩn và quy trình an ninh dành cho nhà thầu và nhà cung cấp : bao gồm hợp đồng, tài liệu hướng dẫn, …

Selection process of business partners: including carriers, consolidators and 3PLs Quy trình lựa chọn đối tác kinh doanh: bao gồm các hãng vận tải, kho bãi và các nhà cung ứng dịch vụ logistic thứ ba (3PLs)

Evidence of partners’ participation in C-TPAT or other supply chain security programs administered by foreign Customs administrations: including SVI numbers (for C-TPAT), contracts, letters and questionnaires Bằng chứng của đối tác kinh doanh tham gia chương trình C-TPAT hoặc những chương trình an ninh đối với các nhà cung ứng do các tổ chức Hải quan nước ngoài thực hiện : bao gồm số SVI - Status Verification Interface number (đối với chương trình C-TPAT), hợp đồng, thư tín và các câu hỏi điều tra.

Procedures for periodic risk-based review of business partners’ processes and procedures Quy trình xem xét rủi ro định kỳ dựa trên các quy trình, phương thức hoạt động của các đối tác kinh doanh.

Records periodic risk-based review of business partners’ processes and procedures. Hồ sơ lưu định kỳ về qui trình, tiến trình xem xét rủi ro về an ninh đối với các đối tác

Other Supply Chain Security related documents

Tài liệu khác trong việc đảm bảo an ninh trong chuổi cung ứng