guÍa de procedimientos aplicables al poctefa y de ... · guía procedimientos poctefa y de...

Guía procedimientos POCTEFA y de utilización SIGEFA

Versión de Agosto 2012

1

GUÍA DE PROCEDIMIENTOS APLICABLES AL POCTEFA Y DE UTILIZACIÓN DEL SIGEFA

Esta guía de procedimientos aplicables al POCTEFA y de utilización del SIGEFA tiene por finalidad:

- Contribuir a mejorar las prácticas de certificación y optimizar de métodos de seguimiento técnico y financiero del POCTEFA.

- Proporcionar un marco general del proceso de certificación de gastos en el POCTEFA.

- Presentar los anexos que constituyen el marco normativo de gestión y que agrupan los documentos que deben obligatoriamente cumplimentarse. Estos anexos permiten asegurar la gestión y permitir una trasparencia de la puesta en marcha y facilitar el trabajo de seguimiento y de control.

- Desarrollar las diferentes operaciones que los beneficiarios de los proyectos realizan a lo largo de la vida del proyecto y su cumplimentación correspondiente en SIGEFA.

La guía puede consultarse o descargarse a través de la página web del POCTEFA: http://www.poctefa.eu

http://www.poctefa.eu/�



2

ÍNDICE

ÍNDICE

LISTA DE ABREVIATURAS UTILIZADAS ........................................................................................... 4

I. CERTIFICACIÓN EN EL PROGRAMA POCTEFA ........................................................................ 5

II. CIRCUITO DE LA CERTIFICACIÓN ............................................................................................ 6

III. CALENDARIOS Y PLAZOS ........................................................................................................ 7

IV. CERTIFICACIÓN DE GASTOS POR LOS SOCIOS DE LA OPERACIÓN (INCLUIDO EL JEFE DE FILA) ....................................................................................................................................... 8

V. CONTROL DE 1ER NIVEL ........................................................................................................ 10

VI. CERTIFICACIÓN DE LA OPERACION (CONSOLIDACIÓN POR EL JEFE DE FILA) ...................... 11

ANEXOS ....................................................................................................................................... 12

ANEXOS B: « BENEFICIARIOS » A PROPORCIONAR POR CADA SOCIO DE LA OPERACIÓN: . 13

ANEXO B-1: FORMULARIO DE GASTOS DEL BENEFICIARIO ............................... 13

ANEXO B-2: FORMULARIO DE FINANCIACIÓN DEL BENEFICIARIO .................... 15

ANEXO B-3: INFORME DE EJECUCIÓN DEL BENEFICIARIO ................................. 17

ANEXO B-4: INFORME FINAL DE EJECUCIÓN DEL BENEFICIARIO ...................... 20

ANEXOS O: « OPERATION » A PROPORCIONAR POR EL JEFE DE FILA DEL PROYECTO: ....... 21

ANEXO O-1: FORMULARIO DE GASTOS DE LA OPERACIÓN ............................... 21

ANEXO O-2 FORMULARIO DE FINANCIACIÓN DE LA OPERACIÓN ..................... 22

ANEXO O-3: INFORME INTERMEDIO DE LA OPERACIÓN ................................... 23

ANEXO O-4: INFORME FINAL DE EJECUCIÓN DE LA OPERACIÓN ...................... 31

ANEXO O-5: ESTADO FINANCIERO DEL FEDER RECIBIDO .................................. 35

ANEXO O-6: CERTIFICADO DE INICIO DE LA OPERACIÓN .................................. 36

ANEXO O-7: SOLICITUD DE ANTICIPO ................................................................ 37

FICHAS ......................................................................................................................................... 38

FICHA Nº1: LISTA DE PERSONAS HABILITADAS PARA CERTIFICAR ...................................... 39

SOCIOS ESPAÑOLES ........................................................................................... 39

SOCIOS FRANCESES ........................................................................................... 40

FICHA Nº2: REALIZAR UNA DECLARACIÓN DE INICIO DE OPERACIÓN ................................ 41

FICHA Nº3: REALIZAR UNA SOLICITUD DE ANTICIPO .......................................................... 45

FICHA Nº4: CREAR UNA CUENTA DE USUARIO PARA LA CERTIFICACIÓN DE GASTOS DE LOS SOCIOS ............................................................................................................... 48

FICHA Nº5: INTRODUCCIÓN DE GASTOS EN SIGEFA ........................................................... 53

FICHA Nº6: EFECTUAR UNA CERTIFICACIÓN (BENEFICIARIO INCLUIDO EL JEFE DE FILA) ... 61



3

ÍNDICE

FICHA Nº7: FEDER RECIBIDO POR EL JEFE DE FILA / REPARTO FEDER A LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO ................................................................................................... 72

FEDER RECIBIDO POR EL JEFE DE FILA ............................................................... 72

REPARTO FEDER A LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO .................................... 76

FICHA Nº8: EFECTUAR UNA CERTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN (CONSOLIDACIÓN DEL JEFE DE FILA) .............................................................................................................. 82



4

GLOSARIO

LISTA DE ABREVIATURAS UTILIZADAS AA Autoridad de Auditoría AC Autoridad de Certificación AG Autoridad de Gestión AN Autoridad Nacional JdF Jefe de Fila, también llamado Primer Beneficiario. CTRL 1 Control Primer Nivel (también llamado control art. 13) EM Estado Miembro FEDER Fondos Europeos de Desarrollo Regional SIGEFA Sistema de Información y Gestión España-Francia-Andorra POCTEFA Programa de Cooperación Territorial España-Francia-Andorra STC Secretariado Técnico conjunto UE Unión Europea



5

CAPÍTULO I

I. CERTIFICACIÓN EN EL PROGRAMA POCTEFA

El proceso relativo a la certificación de gastos de las operaciones/proyectos aprobados (art.60 b del reglamento CE 1083/2006) – por decisión de los Estados español y francés, se realiza por un único responsable de control para la totalidad del programa, de manera que la verificación de servicio de las operaciones (control de primer nivel o controla art.13 del Reg. CE1828/2006) es efectuado por una sola empresa de auditoría.

Tras el procedimiento de mercados públicos realizado a este efecto, la empresa KPMG Auditores S.L ha sido seleccionada y se encarga de efectuar el control de 1er nivel del programa POCTEFA 2007-2013.

En conformidad con la descripción de sistemas de gestión del programa y con las misiones atribuidas a esta empresa, la verificación de las operaciones consiste en la realización de controles administrativos y de control in situ (sobre el terreno) del siguiente modo:

I-1 CONTROLES ADMINISTRATIVOS

El control administrativo es efectuado de modo exhaustivo sobre el 100% de los gastos, de las cofinanciaciones públicas recibidas y de los ingresos generado por el proyecto, presentados por los socios beneficiarios de los proyectos cofinanciados.

Las verificaciones administrativas son efectuadas para cada socio o beneficiario (incluido el jefe de fila o beneficiario principal).

Todos los beneficiarios deben utilizar la aplicación informática SIGEFA para la introducción de los datos relativos a su certificación (gastos, cofinanciaciones e ingresos generados). Resulta igualmente necesario imprimir los formularios y firmarlos por las personas habilitadas1

La certificación presentada por cada beneficiario deberá ser firmada por el representante legal del organismo en cuestión, así como por un responsable financiero o tercero cualificado; la firma del primero, para certificar que los gastos están realmente afectados a la operación cofinanciada y, la firma de la segunda, para certificar el pago efectivo del gasto.

a este efecto y enviarlos al controlador de primer nivel.

Nota: La ficha Nº1 “Lista de personas habilitadas para la certificación” validada por las Autoridades Nacionales españolas y francesa, señalan las personas habilitadas para la firma de la certificación.

I-2 CONTROLES “IN SITU”

El control “in situ” o sobre el terreno se efectúa sobre la base de una muestra de operaciones, lo que implica que no todas las operaciones serán controladas.

Las visitas serán realizadas según un plan anual establecido por el controlador de 1er nivel y validado por un comité AD Hoc compuesto por la Autoridad de Gestión y las Autoridades Nacionales.

1 Ver FICHA Nº1: LISTA DE PERSONAS HABILITADAS PARA CERTIFICAR



6

CAPÍTULO II

II. CIRCUITO DE LA CERTIFICACIÓN

1

2

Cada beneficiario, incluido el beneficiario principal o jefe de fila, realiza su certificación.

El controlador verifica la certificación.

2.a El controlador invalida la certificación (o parte de la certificación): Volver a la tarea 1.

2.b El controlador valida la certificación (o parte de la certificación): Pasar a la tarea 3.

3 El beneficiario principal “consolida” (consolidación contable=agrupa) las certificaciones validadas de los socios; y transmite su solicitud de reembolso FEDER al STC.

4

El STC comprueba la conformidad y coherencia de la consolidación del beneficiario principal; propone el importe FEDER a pagar al Jefe de Fila y lo transmite a la Autoridad de Gestión.

5

La Autoridad de Gestión valida la propuesta del STC y transmite la certificación de los gastos y la solicitud de reembolso FEDER de los beneficiarios a la Autoridad de Certificación para la solicitud de fondos correspondiente.

7

La Autoridad de Certificación realiza el pago FEDER al beneficiario principal

6

La Autoridad de Certificación realiza 3 solicitudes de fondos a la CE al año (certificado de gastos y solicitud de reembolso FEDER).

8

El Beneficiario principal (Jefe de Fila) redistribuye el FEDER a sus socios

CONTROL DE 1er NIVEL

KPMG, Auditores

SECRETARIADO TÉCNICO CÓNJUNTO

AUTORIDAD DE GESTIÓN

(Consorcio de la CTP)

AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN

(Subdirección General de Certificación y

Pagos-MEH)

6- Solicitud de fondos a CE

6

5

BENEFICIARIO/BENEFICIARIO PRINCIPAL

Certificación con doble firma

BENEFICIARIO PRINCIPAL

3

1

2.a

4

2.b

2

7

8



7

CAPÍTULO III

III. CALENDARIOS Y PLAZOS

IMPORTANTE : CADA BENEFICIARIO, INCLUÍDO EL JEFE DE FILA DEBE PRESENTAR AL CONTROL DE PRIMER NIVEL, 2 CERTIFICACIONES MÁXIMO AL AÑO QUE DEBERÁN SER DE UN MONTANTE SIGNIFICATIVO ACORDE CON LOS MONTANTES ANUALES PREVISTOS EN LA TABLA DE COSTES DEL CONVENIO FEDER.

El programa POCTEFA y en particular, la Autoridad de Certificación, ha previsto realizar tres peticiones de fondos al año a la Comisión Europea, de modo que los jefes de filas de los proyectos dispondrán de tres fechas límite –que les serán comunicadas- para realizar su correspondiente consolidación de las certificación de sus socios (incluida la suya propia) al secretariado Técnico Conjunto.

El controlador de 1er nivel dispone de un plazo máximo de 2 meses para verificar las certificaciones de gastos de los beneficiarios.

A título indicativo, el calendario previsto para las distintas etapas dentro de los tres periodos de certificación anuales es el siguiente:

Fecha indicativa de transmisión

de las certificaciones de los

beneficiarios

Fecha indicativa de

transmisión de las

consolidaciones del

(socios) al

controlador de 1er nivel

Jefe

de Fila

Fecha de Solicitud de fondos: Fecha de

transmisión (fija) del Certificado de gasto

y Solicitud de reembolso FEDER a la

Comisión Europea (realizado por la

Autoridad de Certificación)

a la Autoridad de

Gestión

Solicitud de fondos

31 de diciembre a la

CE 25 de agosto del año n 8 de noviembre del año n 31 de diciembre del año n

Solicitud de fondos

30 de abril a la CE 25 de diciembre del año n-1 8 de marzo del año n 30 de abril del año n

Solicitud de fondos

15 de septiembre a

la CE 8 de mayo del año n 25 de julio del año n 15 de septiembre del año n

Síntesis de los plazos de los actores de la “cadena de certificación”:



8

CAPÍTULO IV

IV. CERTIFICACIÓN DE GASTOS POR LOS SOCIOS DE LA OPERACIÓN (INCLUIDO EL JEFE DE FILA)

Cada socio puede presentar dos certificaciones máximo cada año.

Los socios transmiten al controlador de 1er nivel por correo para su certificación los documentos siguientes:

1. El formulario de gastos del beneficiario2

Este documento recapitula los gastos pagados en detalle (de los cuales se aportan los documentos justificativos).

Cada socio, a través de su clave y nombre de usuario3 cumplimenta su formulario de gastos en SIGEFA (SIGEFA es el sistema de información y gestión del programa POCTEFA http://poctefa.eu/extranet/ la imprime y la firma (doble firma: Responsable legal y Responsable financiero).

Nota: Firma del responsable financiero La firma de este documento por un tercero cualificado4

En el caso de que la entidad « socio » no disponga de un tercero cualificado (asociaciones, por ejemplo), el documento deberá ser firmado por el tesorero pero el socio deberá proporcionar además de las copias de las facturas, los justificantes de pago (extractos bancarios, etc.).

(censor de cuentas, interventor público o auditor) tendrá valor de pago (no será necesario aportar los justificantes de pago)

2. Copia de las facturas pagadas

a. Justificativos de las disposiciones tomadas en materia de publicidad

y/o justificantes de valor probatorio (nóminas,….) Igualmente si fuera el caso:

b. Las copias de los justificantes de mercado público (En el caso de una operación sometida a mercados públicos).

3. Formulario de financiación del beneficiario5

Este documento permite asegurar un seguimiento de las cofinanciaciones programadas en el plan financiero del proyecto, y de los ingresos netos generados por la operación. Cada socio, a través de su nombre de usuario y su contraseña6, completa el formulario financiero del beneficiario en SIGEFA (http://poctefa.eu/extranet/), lo imprime y lo firma (doble firma).

2 Ver ANEXO B-1: FORMULARIO DE GASTOS DEL BENEFICIARIO Ver FICHA Nº5: INTRODUCCIÓN DE GASTOS EN SIGEFA Ver FICHA Nº6: EFECTUAR UNA CERTIFICACIÓN (BENEFICIARIO INCLUIDO EL JEFE DE FILA) 3 Ver FICHA Nº4: CREAR UNA CUENTA DE USUARIO PARA LA CERTIFICACIÓN DE GASTOS DE LOS SOCIOS 4 Ver FICHA Nº1: LISTA DE PERSONAS HABILITADAS PARA CERTIFICAR 5 Ver ANEXO B-2: FORMULARIO DE FINANCIACIÓN DEL BENEFICIARIO Ver FICHA Nº6: EFECTUAR UNA CERTIFICACIÓN (BENEFICIARIO INCLUIDO EL JEFE DE FILA) 6 Ver FICHA Nº4: CREAR UNA CUENTA DE USUARIO PARA LA CERTIFICACIÓN DE GASTOS DE LOS SOCIOS

http://poctefa.eu/extranet/�




9

CAPÍTULO IV

Nota: Firma del responsable financiero La firma de este documento por un tercero cualificado7

En el caso de que la entidad « socio » no disponga de un tercero cualificado (asociaciones, por ejemplo), el documento deberá ser firmado por el tesorero pero el socio deberá proporcionar además de los documentos, los justificantes de pago (extractos bancarios probatorios de la obtención del ingreso o la cofinanciación).

(censor de cuentas, interventor público o auditor) tendrá valor de pago (no será necesario aportar los justificantes de ingreso).

El formulario de financiación del beneficiario debe completarse sistemáticamente, añadir la fecha y firmarla incluso en caso de ausencia de cofinanciación.

En el caso de un proyecto generador de ingresos: Los ingresos deben introducirse en el formulario financiero del beneficiario y deben estar acompañados de los justificantes de los mismos. Se debe remitir también al controlador de primer nivel un informe de coste / beneficio detallando los gastos de explotación y su procedencia, y especificando la relación entre los gastos y los ingresos.

4. Informe intermedio de ejecución del beneficiario8 o informe final9

El informe intermedio de ejecución del beneficiario tiene por finalidad presentar el estado de avance físico y financiero de las acciones a realizar por el beneficiario en el proyecto.

de ejecución en el caso de petición del saldo.

Nota: Se recuerda que los beneficiarios están obligados a llevar una contabilidad por separado de sus gastos y de su Cofinanciación Pública. Igualmente los beneficiarios se comprometen a dar a conocer la documentación necesaria en los controles y en las certificaciones de gastos. Con este fin, se comprometen a conservar y a tener a disposición durante los 3 años siguientes al pago del saldo de la subvención, el conjunto de los justificantes relativos a los gastos del proyecto (Artículos 4.1 y 4.2 del Convenio de partenariado y Artículo 7.1 del Convenio FEDER).

7 Ver FICHA Nº1: LISTA DE PERSONAS HABILITADAS PARA CERTIFICAR 8 Ver ANEXO B-3: INFORME DE EJECUCIÓN DEL BENEFICIARIO Ver FICHA Nº6: EFECTUAR UNA CERTIFICACIÓN (BENEFICIARIO INCLUIDO EL JEFE DE FILA) 9 Ver ANEXO B-4: INFORME FINAL DE EJECUCIÓN DEL BENEFICIARIO



10

CAPÍTULO V

V. CONTROL DE 1ER NIVEL

1.

Una vez recibidos los documentos del socio, el controlador de 1er nivel realiza el examen siguiente:

Control administrativo (sobre documentos)

a. que los gastos son elegibles y conforme a la decisión del Comité de Programación formalizada en el Convenio de atribución del FEDER

b. que los gastos son conformes a las normativas nacionales y comunitaria c. que el dossier de solicitud de certificación de gastos está completo d. que los gastos se refieren al período de elegibilidad e. que se trata efectivamente de un proyecto aprobado f. que las condiciones del programa y del comité de programación han sido respetadas g. que los servicios cofinanciados se han entregado o realizado h. que los documentos justificativos son adecuados i. que las reglas relativas a las ayudas de Estado y de protección del medioambiente han

sido respetadas. j. que las reglas relativas a la adjudicación de mercados públicos se han respetado k. que se ha respetado las obligaciones de publicidad y comunicación del programa

En el caso de que el dossier de declaración de gastos de los socios no estuviera suficientemente documentado, los servicios de control se pondrán en contacto (por correo electrónico) con el socio para solicitar los elementos que faltan. El beneficiario dispondrá de un plazo notificado por el controlador para transmitir dichos elementos. En ausencia de respuesta por parte del socio, y tras la consulta al STC, el controlador de 1er nivel certificará los gastos que puedan ser certificados.

El control de 1er nivel es efectivo una vez que los documentos del control se pongan a disposición on-line en SIGEFA por parte del controlador. El jefe de fila y el socio concernido serán informados por e-mail de este hecho. Si se diera el caso, el controlador indicará los gastos que han sido retirados así como los ajustes realizados en las cofinanciaciones. Nota: Un gasto rechazado durante una certificación debido a la ausencia de documentación justificativa se podrá volver a presentar en el periodo de certificación siguiente acompañándose de la documentación justificativa completa.

2. Visita sobre el Terreno

(in Situ): Método de muestreo

Los socios pueden ser objeto de una visita in situ del controlador de 1er nivel sobre la base de un método de muestro validado por la Autoridades del programa.



11

CAPÍTULO VI

VI. CERTIFICACIÓN DE LA OPERACION (CONSOLIDACIÓN POR EL JEFE DE FILA)

Una vez que se ha efectuado el control de primer nivel y el controlador sube al sistema los informes correspondientes a la certificación de cada beneficiario, el JdF agrupa los datos contenidos en el formulario de gastos de cada socio: Se trata de la consolidación contable de las certificaciones de los socios.

De hecho, el JdF sigue siendo responsable de los gastos declarados. En el caso de que el JdF identificara gastos certificados que no tuvieran relación con la operación, se pondrá en contacto con el socio concernido, el controlador de 1er nivel y el STC para regularizar el gasto en cuestión.

Una certificación de la operación10

1- El formulario de gastos de la operación

se compone de los elementos siguientes:

11

2- El formulario de financiación de la operación

: Es un documento que agrupa los formularios de gastos de cada beneficiario validados por el controlador de 1er nivel. Este formulario se genera a través de SIGEFA y no es obligatorio imprimirlo y firmarlo.

12

3- El informe intermedio de ejecución de la operación

. Es un formulario que agrupa los formularios de financiación de cada socio validados por el controlador de 1er nivel. Este formulario se genera a través de SIGEFA y no es obligatorio imprimirlo y firmarlo.

13

(o el Informe final de ejecución de la operación caso contrario). Este documento debe completarse a través de SIGEFA. El informe intermedio de ejecución de la operación tiene por finalidad presentar el estado de avance físico y financiero de las acciones de la operación.

4- El estado financiero del FEDER recibido14

a. Constituye una petición de reembolso FEDER. Es por ello que contiene un montante FEDER solicitado.

. Este formulario debe completarse a través de SIGEFA, imprimirse y firmarse (doble firma) y enviarse a la Autoridad de Gestión. Este documento tiene varios objetivos:

b. Supone una declaración de FEDER recibido (a fecha de la firma del documento

c. Se trata de una declaración de redistribución de fondos FEDER a los socios (a fecha de la firma del documento)

d. Es un documento que certifica la veracidad y exactitud de los documentos en SIGEFA que nos son físicamente producidos (formulario de gastos de la operación, formulario de financiación de la operación, Informe de ejecución de la operación).

10 Ver FICHA Nº7: FEDER RECIBIDO POR EL JEFE DE FILA / REPARTO FEDER A LOS BENEFICIARIOS DEL

PROYECTO 11 Ver ANEXO O-1: FORMULARIO DE GASTOS DE LA OPERACIÓN 12 Ver ANEXO O-2 FORMULARIO DE FINANCIACIÓN DE LA OPERACIÓN 13 Ver ANEXO O-3: INFORME INTERMEDIO DE EJECUCIÓN DE LA OPERACIÓN 14 Ver ANEXO O-4: INFORME FINAL DE EJECUCIÓN DE LA OPERACIÓN



12

ÍNDICE ANEXOS

ANEXOS

Página Los anexos constituyen el marco normativo de gestión y agrupan los documentos que deben cumplimentarse obligatoriamente. Estos documentos se generan automáticamente tras la cumplimentación de la información requerida en SIGEFA.

ANEXOS B: « BENEFICIARIOS » A PROPORCIONAR POR CADA SOCIO DE LA OPERACIÓN:

- ANEXO B-1 : FORMULARIO DE GASTOS DEL BENEFICIARIO - ANEXO B-2 : FORMULARIO DE FINANCIACIÓN DEL BENEFICIARIO

13

- ANEXO B-3 : INFORME INTERMEDIO DE EJECUCIÓN DEL BENEFICIARIO 15

- ANEXO B-4 : INFORME FINAL DE EJECUCIÓN DEL BENEFICIARIO (17

EN CURSO DE ELABORACIÓN)

20

ANEXOS O: « OPERATION » A PROPORCIONAR POR EL JEFE DE FILA DEL PROYECTO:

- ANEXO O-1 : FORMULARIO DE GASTOS DE LA OPERACIÓN - ANEXO O-2 : FORMULARIO DE FINANCIACIÓN DE LA OPERACIÓN

21

- ANEXO O-3 : INFORME INTERMEDIO DE EJECUCIÓN DE LA OPERACIÓN 22

- ANEXO O-4 : INFORME FINAL DE EJECUCIÓN DE LA OPERACIÓN (23

EN CURSO DE ELABORACIÓN)

- ANEXO O-5 : ESTADO FINANCIERO DEL FEDER RECIBIDO

31

- ANEXO O-6: CERTIFICADO DE INICIO DE LA OPERACIÓN 35

- ANEXO O-7: SOLICITUD DE ANTICIPO 36

37



13

ANEXO B-I

ANEXOS B: « BENEFICIARIOS » A PROPORCIONAR POR CADA SOCIO DE LA OPERACIÓN:

ANEXO B-1: FORMULARIO DE GASTOS DEL BENEFICIARIO

Toda la información contenida en el formulario de gastos del beneficiario se genera automáticamente según la información que se ha introducido en SIGEFA previamente (para introducir gastos ver Ficha Nº5: Introducción de gastos en SIGEFA).

Este documento Excel se compone de diferentes hojas: - La primera es la consolidación de gastos del socio y recoge el resumen de todos los

gastos declarados por el socio. Es la única hoja de este documento que debe ser firmada por el responsable legal y financiero y enviada al controlador de primer nivel.



14

ANEXO B-I

- El resto de hojas de este documento detallan los gastos presentados por el beneficiario clasificados según la categoría del gasto (inversiones físicas, consumibles, etc.). No es necesario imprimir estos detalles para enviarlos al controlador de 1er nivel ya que éste puede consultar estos detalles vía SIGEFA. Sin embargo, para poder firmar la primera hoja de este documento “Consolidación socio” por el responsable financiero (tercero cualificado: experto contable, interventor, etc.) se recomienda transmitirle esta información.

Ejemplo para la categoría de gastos “Consumibles”:



15

ANEXO B-2

ANEXO B-2: FORMULARIO DE FINANCIACIÓN DEL BENEFICIARIO

Toda la información contenida en el formulario de financiación del beneficiario se genera automáticamente según la información que se ha introducido en SIGEFA previamente (para introducir gastos ver Ficha Nº5: Introducción de gastos en SIGEFA). Para introducir cofinanciaciones e ingresos: Ver Ficha Nº6: Efectuar una certificación (beneficiario incluido el jefe de fila)-Ingresos. Este documento Excel se compone de diferentes hojas:

- La primera es la consolidación de cofinanciaciones e ingresos del socio y recoge el resumen de las cofinanciaciones e ingresos declarados por el socio. Es la única hoja de este documento que debe ser firmada por el responsable legal y financiero y enviada al controlador de primer nivel:



16

ANEXO B-2

- El resto de hojas de este documento detallan las cofinanciaciones e ingresos declarados por el beneficiario clasificados según la categoría de la financiación (cofinanciación estatal, zona, ingresos, etc.). No es necesario imprimir estos detalles para enviarlos al controlador de 1er nivel ya que éste puede consultar estos detalles vía SIGEFA. Sin embargo, para poder firmar la primera hoja de este documento “Consolidación socio” por el responsable financiero (tercero cualificado: experto contable, interventor, etc.) se recomienda transmitirle esta información.

Ejemplo para la categoría de financiación “Ingresos”:



17

ANEXO B-3

ANEXO B-3: INFORME DE EJECUCIÓN DEL BENEFICIARIO

Nota: Este informe no se cumplimenta a través de SIGEFA. El modelo en WORD debe completarse y adjuntarse a la certificación de la operación15

Programa Operativo de Cooperación Territorial

España-Francia-Andorra 2007-2013

INFORME INTERMEDIO DE EJECUCIÓN N° PERIODO DEL AL

Justificativo de una ayuda FEDER en el marco del POCTEFA

Número y acrónimo del proyecto

-

Beneficiario

1/ BALANCE DE EJECUCIÓN FÍSICA Y FINANCIERA

1.1/ Participación del socio en la ejecución general del proyecto

·

Ejecución de los gastos del socio:

Coste Programado (1) (a)

Gastos ya validados

(b)

%

(c)=b/a

Gastos declarados (d)

Total gastos (2)

(e)=b+d

% ejec. fin. acumula (2)

(f)=e/a

* * * * * *

* Información disponible en la extranet POCTEFA, en el fichero « gastos beneficiario » de la certificación concernida. (1) sin deducción de los ingresos

15 Ver FICHA Nº6: EFECTUAR UNA CERTIFICACIÓN (BENEFICIARIO INCLUIDO EL JEFE DE FILA)



18

ANEXO B-3

(2) Se trata aquí de montantes y porcentajes previsionales, ya que dependerán del nivel de validación por el control de 1r nivel.

·

Participación del socio al desarrollo del proyecto en el curso del período concernido:

Por favor, describa y resuma los principales contribuciones del socio a la realización del proyecto durante el periodo que cubre este informe, haciendo referencia a las actividades realizadas y así mismo a los posibles resultados alcanzados, relaciones en el seno del partenariado, sinergias encontradas con otras iniciativas en curso sobre el territorio de intervención del socio, etc. (máximo 6000 caracteres, alrededor de una página y media)

1.2/ Participación del socio en la ejecución de las diferentes acciones del proyecto

Rellenar esta parte sólo para las acciones en las que participa el beneficiario concernido por el presente informe.

Ø Acción Nº “X” - Título de la acción

Nota: En el informe original, este apartado se repite para 11 acciones (nº máximo que puede desarrollar un proyecto).

·

Ejecución de los gastos del socio en esta acción

Coste Programado (1) (a)

Gastos ya validados

(b)

%

(c)=b/a

Gastos declarados (d)

Total gastos (2)

(e)=b+d

% ejec. fin. acumula (2)

(f)=e/a

* * * * * *

* A fecha de edición de esta guía, esta información no está disponible en SIGEFA. La información estará disponible para cada socio en un nuevo apartado del menú de la izquierda llamado “Informe de proyectos”. Una tabla Excel permitirá consultar el reparto de gastos del socio por acción.

(1) sin deducción de los ingresos (2) Se trata aquí de montantes y porcentajes previsionales, ya que dependerán del nivel de validación por el control de 1r nivel.



19

ANEXO B-3

·

Descripción de las actividades realizadas por el socio en el periodo concernido

Por favor, describa y exponga de manera sintética las principales actividades concretas puestas en marcha por el socio en el marco de esta acción, realizadas en el periodo que concierne el presente informe (Max. 3000 caracteres).

2/ INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD

Por favor, exponga las actividades emprendidas por el socio durante el periodo concernido en materia de información y de publicidad, especialmente para cumplir las obligaciones definidas en el artículo 8 del Reglamento CE N°1828/2006 de la Comisión Europea sobre las acciones de información y de publicidad, modificado por el artículo 1º del Reglamento CE nº846/2009. (Máximo 3000 caracteres)



20

ANEXO B-4

ANEXO B-4: INFORME FINAL DE EJECUCIÓN DEL BENEFICIARIO

El modelo de informe final de ejecución del beneficiario retoma el mismo patrón que el informe intermedio, añadiendo una tercera parte en relación a la creación y mantenimiento de empleos (ver abajo).

3/ EMPLEOS CREADOS Y MANTENIDOS

Número de empleos creados

Objetivo fijado inicialmente Objectivo alcanzado

Explicar la naturaleza y las características de los empleos efectivamente creados.

(Máximo 3000 caracteres)

Número de empleos mantenidos

Objetivo fijado inicialmente Objectivo alcanzado

Explicar la naturaleza y las características de los empleos efectivamente mantenidos.

(Máximo 3000 caracteres)



21

ANEXO O-1

ANEXOS O: « OPERATION » A PROPORCIONAR POR EL JEFE DE FILA DEL PROYECTO:

ANEXO O-1: FORMULARIO DE GASTOS DE LA OPERACIÓN

Toda la información contenida en el formulario de gastos de la operación se genera automáticamente según la información que se ha introducido previamente en SIGEFA16

Este documento Excel se compone de diferentes hojas:

.

- La primera es la consolidación de la operación y agrupa las declaraciones de gastos realizadas por los socios del proyecto. No es necesario ni imprimir este documento ni firmarlo. Basta con generarlo a través de un clic en SIGEFA. Sin embargo, el representante legal se compromete17

en este fichero: sobre la veracidad de la información contenida

- El resto de hojas de este documento son las declaraciones de gastos individuales de cada socio del proyecto. No es necesario imprimir estos detalles ya que pueden ser consultados por las autoridades del POCTEFA a través de SIGEFA.


PROYECTO 17 Ver ANEXO O-5: ESTADO FINANCIERO DEL FEDER RECIBIDO



22

ANEXO O-2

ANEXO O-2 FORMULARIO DE FINANCIACIÓN DE LA OPERACIÓN

El formulario de financiación de la operación se genera automáticamente según la información que se ha introducido previamente en SIGEFA18

Este documento Excel se compone de diferentes hojas:

.

- La primera es la consolidación de la operación y agrupa las declaraciones de obtención de cofinanciaciones e ingresos realizadas por los socios del proyecto. No es necesario ni imprimir este documento ni firmarlo. Basta con generarlo a través de un clic en SIGEFA. Sin embargo, el representante legal se compromete19

- El resto de hojas de este documento son las declaraciones de obtención de cofinanciaciones e ingresos individuales de cada socio del proyecto. No es necesario imprimir estos detalles ya que pueden ser consultados por las autoridades del POCTEFA a través de SIGEFA.

sobre la veracidad de la información contenida en este fichero:


PROYECTO 19 Ver ANEXO O-5: ESTADO FINANCIERO DEL FEDER RECIBIDO



23

ANEXO O-3

ANEXO O-3: INFORME INTERMEDIO DE EJECUCIÓN DE LA OPERACIÓN

El informe intermedio de ejecución de la operación se genera automáticamente según la información que se ha introducido previamente en SIGEFA. Se trata de un único documento en formato pdf. No es necesario ni imprimir ni firmar ese documento, basta con generarlo a través de un clic en SIGEFA.

Programa Operativo de Cooperación Territorial

España-Francia-Andorra 2007-2013

INFORME INTERMEDIO DE EJECUCIÓN N° PERIODO DEL AL

Justificativo de una ayuda FEDER en el marco del POCTEFA

Número y acrónimo del proyecto

-

Beneficiario principal de la operación

1/ BALANCE DE EJECUCIÓN FÍSICA Y FINANCIERA

1.1/ Ejecución general del proyecto

· Estimación del nivel de realización física del proyecto

0- 10%

10- 20%

20- 30%

30- 40%

40- 50%

50- 60%

60- 70%

70- 80%

80- 90%

90-100%

· Situación financiera del proyecto



24

ANEXO O-3

Coste programado (€) sin deducción de los ingresos

Gastos validados (€) Ejecución financiera (%)

* * *

* Información disponible en la extranet POCTEFA, en el fichero « gastos operación » de la tarea « certificación de la operación ».

·

Desarrollo del proyecto en el curso del período concernido:

Por favor, describa y resuma los principales desarrollos del proyecto durante el periodo que cubre este informe, haciendo referencia a las actividades realizadas y así mismo a los posibles resultados alcanzados, evolución del partenariado, sinergias encontradas con otras iniciativas en curso sobre el territorio de intervención, etc. (máximo 6000 caracteres, alrededor de una página y media)

1.2/ Ejecución de las diferentes acciones del proyecto

Rellenar esta parte únicamente para las acciones que no se hayan concluido antes del periodo que concierne el presente informe.

Ø Acción Nº “X” – Título de la acción

Nota: En el informe original, este apartado se repite para 11 acciones (nº máximo que puede desarrollar un proyecto).

·

Estimación del nivel de realización física de la acción

0- 10%

10- 20%

20- 30%

30- 40%

40- 50%

50- 60%

60- 70%

70- 80%

80- 90%

90-100%

·

Seguimiento de los indicadores de realización de la acción

Por favor, complete la tabla conforme a los indicadores presentados inicialmente en la candidatura del proyecto, y posibles indicadores que hayan definido a posteriori para el adecuado seguimiento de la operación.

Indicador Objetivo fijado Objetivo alcanzado a



25

ANEXO O-3

inicialmente fecha de hoy

Otras observaciones complementarias que conciernen a los indicadores

(máx. 500 caracteres) :

·

Situación financiera de la acción

Coste programado (€) sin deducción de los ingresos

Gastos validados (€) Ejecución financiera (%)

* * *

* A fecha de edición de esta guía, esta información no está disponible en SIGEFA. La información estará disponible para el jefe de fila en un nuevo apartado del menú de la izquierda llamado “Informe de proyectos”. Una tabla Excel permitirá consultar el reparto de gastos de la operación por acción.

·

Implicación del partenariado en la acción

Por favor, identifique a los socios implicados en la conducción y la puesta en marcha de esta acción en el periodo que concierne el presente informe, precisando su nivel de implicación en el desarrollo de las actividades realizadas (máximo 1.000 caracteres).

·

Descripción de las actividades realizadas en el periodo concernido

Por favor, describa y exponga de manera sintética las principales actividades concretas puestas en marcha en el marco de esta acción, realizadas en el periodo que concierne el presente informe (Max. 3000 caracteres).



26

ANEXO O-3

2/ PARTICIPACIÓN DEL PROYECTO EN LA REALIZACIÓN DE LOS INDICADORES DEFINIDOS POR EL POCTEFA

2.1/ Indicadores de realización del POCTEFA

Por favor, complete la tabla haciendo referencia a los indicadores presentados en el anexo 1 « Lista de los indicadores de realización y de resultado del POCTEFA ». Los indicadores elegidos deberán corresponder preferentemente al eje del POCTEFA en el que se enmarca el proyecto, elija al menos un indicador

Nº y título del indicador

de realización.

Realizado y medido a fecha de hoy

2.2/ Indicadores de resultado del POCTEFA

Por favor, complete la tabla haciendo referencia a los indicadores presentados en el anexo 1 « Lista de los indicadores de realización y de resultado del POCTEFA ». Los indicadores elegidos deberán corresponder preferentemente al eje del POCTEFA en el que se enmarca el proyecto, elija al menos un indicador

Nº y título del indicador

de resultado.

Realizado y medido a fecha de hoy

Otras observaciones complementarias:

(máximo 500 caracteres) :

3/ INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD

Por favor, exponga las actividades emprendidas durante el periodo concernido en materia de información y de publicidad, especialmente para cumplir las obligaciones definidas en el artículo 8 del Reglamento CE N°1828/2006 de la Comisión Europea sobre las acciones de información y de publicidad, modificado por el artículo 1º del Reglamento CE nº846/2009. (Máximo 3000 caracteres)



27

ANEXO O-3

4/ EVOLUCIONES ENCONTRADAS EN LA VIDA DEL PROYECTO

Indique aquí, si procede, los principales cambios sobrevenidos en el desarrollo de la operación en relación al proyecto inicialmente definido (Máximo 3000 caracteres)

5/ DIFICULTADES ENCONTRADAS Y COMENTARIOS DIVERSOS

Indique aquí cualquier dificultad que haya encontrado, cualquier retraso en el desarrollo previsto del proyecto, cualquier observación útil que desee transmitir (Máximo 3000 caracteres)



28

ANEXO O-3

LISTA DE LOS INDICADORES DE RÉALIZACIÓN Y DE RESULTADO DEL POCTEFA

Eje prioritario 1

: Reforzar la integración transfronteriza poniendo en valor los aspectos complementarios en el plano de actividades económicas, de la innovación y del capital humano

Indicadores de realización

Entidades públicas y/o privadas que participan en proyectos de cooperación empresarial (nº)

Entidades privadas que participan en proyectos innovadores como socios (nº)

Herramientas creadas por los proyectos para la mejora del intercambio de trabajadores entre ambos lados de la frontera (nº)

Acciones formativas cofinanciadas por el programa con participación de ciudadanos de ambos lados de la frontera

Proyectos piloto innovadores sobre inserción laboral desarrollados en el espacio transfronterizo

Acciones que favorezcan posibilidades de empleo en el espacio transfronterizo (nº)

Número de proyectos de cooperación que promocionan el empleo femenino

Proyectos en red compuestos por empresas y/o centros tecnológicos y universitarios (nº)

Número de proyectos de cooperación donde participan universidades

Indicadores de resultado

Entidades privadas que participan como socios en el PO en relación al resto del partenariado del PO (%)

Trabajadores que se han empleado las nuevas herramientas de flujos laborales creadas (nº)

Personas de ambos lados de la frontera que han recibido formación derivada de proyectos cofinanciados (nº)

Productos de I+D+i desarrollados por las redes comunes creadas

Proyectos de cooperación empresarial desarrollados



29

ANEXO O-3

Eje prioritario 2

: Poner en valor los territorios, el patrimonio natural y cultural en una lógica sostenible – Proteger e impulsar la gestión de los recursos medioambientales


Herramientas comunes para incentivar el uso racional de la energía, en particular del empleo eficiente de los recursos hídricos (nº)

Estrategias conjuntas implementadas para la gestión ambiental (nº)

Número de proyectos de cooperación que desarrollan servicios de gestión de los residuos

Proyectos que desarrollan metodologías de prevención de riesgos naturales o tecnológicos de la zona elegible (nº)

Número de acciones de cooperación entre servicios de rescate

Herramientas desarrolladas para dotar de mayor calidad las actividades tradicionales turísticas de la zona transfronteriza (nº)

Análisis sobre la viabilidad de nuevas formas de desarrollo de actividades turísticas en la zona transfronteriza (nº)

Proyectos que incluyen el desarrollo de productos ecológicos y de prácticas sostenibles medioambientalmente (nº)

Productos desarrollados por proyectos cofinanciados que hayan obtenido una marca de calidad o que la hayan obtenido anteriormente (nº)

Análisis sobre medios de distribución y canalización de los productos elaborados en el área transfronteriza (nº)


Ahorro energético y/o hídrico derivado de las herramientas conjuntas sobre el uso racional de la energía y el agua (% de ahorro)

Nuevos productos turísticos o mejora de la calidad de productos ya existentes desarrollados por el partenariado del PO (nº)

Nuevos canales de comercialización puestos en evidencia por los análisis cofinanciados (nº)

Incremento de las ventas de productos que hayan obtenido una marca de calidad desde el inicio de la participación en el PO (% valor ventas)



30

ANEXO O-3

Eje prioritario 3

: Mejorar la calidad de vida de la población a través de estrategias comunes de estructuración territorial y de desarrollo sostenible.


Proyectos sobre medios de comunicación de conexión entre núcleos urbanos o rurales de ambos lados de la frontera (nº)

Proyectos de redes de telecomunicaciones que animen el desarrollo de las TIC (nº)

Acciones culturales, lúdicas, deportivas, sociales o económicas que valoricen los elementos comunes entre espacios de ambos lados de la frontera (nº)

Acciones de mutuo conocimiento cultural y de intercambio de formas socioculturales (nº)

Acciones formativas cofinanciadas por el programa con la participación de entes y alumnado/aprendices de ambos lados de la frontera (nº)


Entidades locales que han mejorado su conectividad y han visto reducido su aislamiento (nº)

Área del PO que ha mejorado sus accesos (km2 / %)

Establecimiento de metodologías de trabajo conjunto entre agentes culturales de distintas zonas del espacio transfronterizo (nº)

Creación de recursos culturales, sanitarios y sociales derivados del intercambio cultural

Personas que han recibido formación para mejorar su inclusión social en la sociedad (nº)



31

ANEXO O-4

ANEXO O-4: INFORME FINAL DE EJECUCIÓN DE LA OPERACIÓN

El informe final de ejecución de la operación se genera automáticamente según la información que se ha introducido previamente en SIGEFA. Se trata de un único documento en formato pdf. No es necesario ni imprimir ni firmar ese documento, basta con generarlo a través de un clic en SIGEFA.

El modelo de informe final de ejecución del beneficiario retoma el mismo patrón que el informe intermedio, añadiendo tres nuevas partes 6/ RESULTADOS E IMPACTOS DEL PROYECTO, 7/ DESARROLLO DE LA COOPERACIÓN Y CONTINUIDAD DEL PROYECTO, 8/ INFORMACION Y COMUNICACIÓN (ver abajo).

6/ RESULTADOS E IMPACTOS DEL PROYECTO ·

Balance de los indicadores de resultado por acciones

Nº acción

Indicador Objetivo fijado inicialmente

Objetivo alcanzado

·

Balance de los indicadores de impacto del proyecto

Indicador Objetivo fijado inicialmente

Objetivo alcanzado

· Describir los principales resultados alcanzados a través de la operación: productos finales, plusvalía para los públicos destinatarios del proyecto y los territorios de actuación, etc. Poner de relieve también el alcance de las acciones desarrolladas en relación a las problemáticas y temáticas tratadas. Si procede, indicar las desviaciones del proyecto en relación con los objetivos y resultados esperados definidos inicialmente en su candidatura. (Máximo 6000 caracteres)

Descripción de los principales resultados y del alcance del proyecto

·

Balance en relación con las prioridades comunitarias

Empleo Empleos creados tras el proyecto Nº Características



32

ANEXO O-4

Empleos mantenidos tras el proyecto Nº Características Exponer las principales aportaciones del proyecto en materia de empleo (Máximo 3000 caracteres): Igualdad de oportunidades Calificar las aportaciones del proyecto en materia de igualdad de oportunidades

Positivas Neutras Negativas

Explique su respuesta (Máximo 3000 caracteres): Medioambiente Calificar las aportaciones del proyecto en materia de protección y preservación del medioambiente

Positivas Neutras Negativas

De manera más específica, calificar las aportaciones en los siguientes temas Tema Positivas Neutras Negativas Naturaleza (fauna y flora) y biodiversidad

Aire Clima Energía

Suelo (ocupaciones del suelo, erosión, contaminación)

Aguas y medios marinos (contaminación, consumo, preservación de recursos)

Paisajes

Residuos

Patrimonio cultural y arqueológico

Población (migración, marco de vida)

Salud



33

ANEXO O-4

Exponer las principales aportaciones del proyecto en materia de medioambiente (Máximo 3000 caracteres): 7/ DESARROLLO DE LA COOPERACIÓN Y CONTINUIDAD DEL PROYECTO Exponer los principales logros del proyecto desde el punto de vista de la cooperación transfronteriza, En relación con (elegir por lo menos uno de los ámbitos propuestos):

La Gobernanza transfronteriza Precisar:

Metodología de trabajo Precisar:

Herramientas y técnicas desarrolladas Precisar:

Transferencia de buenas prácticas Precisar:

Otros (precisar el ámbito): Precisar: Exponer de manera precisa la continuidad que se pretende dar al proyecto, en relación con: - La cooperación entre entidades/ territorios (Máximo 3000 caracteres) - La perdurabilidad/ ampliación de sus resultados (Máximo 3000 caracteres)



34

ANEXO O-4

8/ INFORMACION Y COMUNICACION Exponer el tipo de acción de comunicación y describir de manera breve las características de esta acción.

Acción de comunicación

realizada

Descripción *

Respeto normas publicidad (logos,

bandera UE…)

Comunicado o enviado al STC

del Poctefa Sitio web (dirección)

Si/no

Boletín electrónico (dirección)

Si/no

Folletos

Si/no

Despegables

Si/no

Carteles

Si/no

Anuncio de prensa

Si/no

Evento organizado (nombre)

Si/no

Participación a un evento (nombre)

Si/no

DVD (Titulo)

Si/no

CD (Titulo)

Si/no

Emisión en Televisión

Si/no

Emisión en radio

Si/no

Otro

Si/no

*Según la acción: - Publicación/cartel : fecha de realización, numero de paginas, numero de ejemplares,

periodicidad - Evento : tipo de evento, fecha y lugar, tipo de publico, numero de participantes - un anuncio de prensa :en que periódico, numero de apariciones - emisión de radio o de televisión : fecha, cadena y programa, Idioma

En todos los casos: idiomas, destinatario de la comunicación, objetivos de comunicación, otras características



35

ANEXO O-5

ANEXO O-5: ESTADO FINANCIERO DEL FEDER RECIBIDO20

ACRONIMO Número de proyecto Primer Beneficiario (Jefe de Fila) Coste total elegible subencionable del proyecto FEDER aprobado Fecha del Convenio FEDER

Solicitud de reembolso nº

Coste total elegible anterior Coste total presentado en la solicitud actual de reembolso Ayuda FEDER solicitada en esta solicitud

Tipo de solicitud (anticipo, pago intermedio Nº « X », pago del saldo)

Recepción de los pagos Fecha de recepción efectiva

del FEDER FEDER recibido por el JdF

TOTAL

Tipo de solicitud Redistribución Del FEDER a los socios

Socio Fecha de pago efectiva

FEDER pagado

Anticipo Socio 1 Socio 2 Socio 3 Pago intermedio

TOTAL El abajo firmante,………………………………………………………….. en calidad de representante legal de ………………………………(entidad Del jefe de fila) - certifica la conformidad, veracidad y exactitud de los datos arriba indicados. - certifica que los anexos mencionados a continuación se han realizado en el Sistema Informático de Gestión España-Francia-Andorra (SIGEFA) www.poctefa.eu/extranet : 1- ANEXO O-1: Formulario de gastos de la operación 2- ANEXO O-2: Formulario de financiación de la operación 3- ANEXO O-3: Informe intermedio de ejecución de la operación (o informe final en el caso de una solicitud de saldo) - certifIca la veracidad y exactitud de los anexos descritos anteriormente. (Nombre, cargo, sello, firma)

El abajo firmante, ………………………………………., en calidad de…………………………………………….. (Censor de cuentas, interventor público, auditor, tesorero,…) certifica la veracidad y exactitud de las fechas e importes del FEDER recibidos y redistribuidos a los socios del proyecto.

(Nombre, cargo, sello, firma)

20 Ver FICHA Nº8: EFECTUAR UNA CERTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN (CONSOLIDACIÓN DEL JEFE DE FILA)

Ver FICHA Nº7: FEDER RECIBIDO POR EL JEFE DE FILA / REPARTO FEDER A LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO

http://www.poctefa.eu/extranet�



36

ANEXO O-6

Dec

lara

ción

de

inic

io d

e la

ope

raci

ón*

Att

esta

tion

de

dém

arra

ge d

e l’o

péra

tion

*

Co-f

inan

ciad

o po

r el F

EDER

Co

-fin

ancé

par

le F

EDER

Nº

de p

roye

cto

Nº

du p

roje

t

Acró

nim

o de

l pro

yect

o Ac

rony

me

du p

roje

t

Títu

lo d

el p

roye

cto

Intit

ulé

du p

roje

t

Últi

ma

fech

a de

firm

a de

l con

veni

o FE

DER

D

erni

ère

date

de

sign

atur

e de

la c

onve

ntio

n FE

DER

El a

bajo

firm

ante

,……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

….,

repr

esen

tant

e le

gal

de …

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

…..(

entid

ad b

enef

icia

ria-je

fe d

e fil

a),

decl

ara

habe

r ini

ciad

o la

ope

raci

ón c

orre

spon

dien

te a

l pro

yect

o an

terio

rmen

te m

enci

onad

o.

Je s

ouss

igné

(e)…

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

…,

repr

ésen

tant

léga

l de

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

….

(Str

uctu

re C

hef

de F

ile d

u pr

ojet

), at

test

e av

oir d

émar

ré l’

opér

atio

n en

réf

éren

ce a

u pr

ojet

cité

pré

céde

mm

ent.

El

repr

esen

tant

e le

gal d

e la

ent

idad

(Nom

bre,

firm

a, s

ello

) Le

repr

ésen

tant

léga

l de

la s

truc

ture

(Nom

, sig

natu

re, c

ache

t)

En: …

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

…(lu

gar)

El :

……

……

……

……

……

……

……

……

…(f

echa

). A

: ……

……

……

……

……

……

......

......

......

......

......

..(Li

eu),

Le :

……

……

……

……

……

……

……

……

……

(dat

e).

Not

a: E

ste

decl

arac

ión

debe

tra

nsm

itirs

e de

ntro

de

los

3 m

eses

sig

uien

tes

a la

firm

a de

l co

nven

io d

e su

bven

ción

FED

ER.

Este

doc

umen

to s

e de

be i

mpr

imir,

fec

har,

firm

ar y

env

iar

al

Secr

etar

iado

Téc

nico

Con

junt

o de

l pro

gram

a PO

CTEF

A 20

07-2

013

a la

dire

cció

n si

guie

nte:

N

B: A

ttes

tatio

n à

tran

smet

tre

dans

les

3 m

ois

suiv

ant

la s

igna

ture

de

la c

onve

ntio

n de

sub

vent

ion

FED

ER. C

e do

cum

ent

est

à im

prim

er, d

ater

, sig

ner

et à

env

oyer

au

Secr

étar

iat

Tech

niqu

e Co

njoi

nt d

u pr

ogra

mm

e PO

CTEF

A 20

07-2

013

à l’a

dres

se s

uiva

nte

: PA

LACI

O D

E CO

NG

RESO

S D

E JA

CA

AV

DA

. JU

AN

XXI

II, N

º17

E-22

700

JACA

(Hue

sca)

ES

PAÑ

A

ANEXO O-6: CERTIFICADO DE INICIO DE LA OPERACIÓN21

21 Ver FICHA Nº2: REALIZAR UNA DECLARACIÓN DE INICIO DE OPERACIÓN



37

ANEXO O-7

SOLI

CITU

D D

E A

NTI

CIPO

* D

EMA

ND

E D

’AV

AN

CE*

Co-f

inan

ciad

o po

r el F

EDER

Co

-fin

ancé

par

le F

EDER

Nº

de p

roye

cto

Nº

du p

roje

t

Acr

ónim

o de

l pr

oyec

to

Sigl

e du

pro

jet

Títu

lo d

el p

roye

cto

Intit

ulé

du p

roje

t

Últi

ma

fech

a de

firm

a de

l con

veni

o FE

DER

D

erni

ère

date

de

sign

atur

e de

la c

onve

ntio

n FE

DER

Ide de fila

Ide de file

País

Pa

ys

Org

aniz

ació

n O

rgan

isat

ion

D

irecc

ión

Adr

esse

Ciud

ad/C

ódig

o po

stal

Vi

lle/C

ode

post

al

Nom

bre

de la

per

sona

enc

arga

da d

el s

egui

mie

nto

finan

cier

o de

l pro

yect

o N

om d

e la

per

sonn

e ch

argé

e du

sui

vi fi

nanc

ier d

u pr

ojet

Func

ión

en e

l sen

o de

la o

rgan

izac

ión

Fonc

tion

au s

ein

de l’

orga

nisa

tion

Telé

fono

Té

leph

one

Fa

x Fa

x

E-m

ail

E-m

ail

El a

bajo

firm

ante

,……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

….,

repr

esen

tant

e le

gal d

e …

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

…..(

entid

ad b

enef

icia

ria-je

fe d

e fil

a), s

olic

ita e

l ing

reso

de

un a

ntic

ipo

d

e la

sub

venc

ión

FED

ER c

onfo

rme

al A

rtíc

ulo

4 - M

odal

idad

es y

cir

cuito

de

pago

de

la s

ubve

nció

n FE

DER

- del

con

veni

o FE

DER

sus

crito

. Pr

énom

) …

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

., re

prés

enta

nt l

égal

de

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

….(S

truc

ture

Che

f de

File

du

proj

et),

solli

cite

une

ava

nce

de l

a su

bven

tion

FED

ER c

onfo

rmém

ent à

l’ar

t. 4

– M

odal

ité e

t circ

uit d

e pa

iem

ent d

e la

sub

vent

ion

FED

ER –

de

la c

onve

ntio

n ci

-des

sus

men

tionn

ée.

El re

pres

enta

nte

lega

l de

la e

ntid

ad (N

ombr

e, fi

rma,

sel

lo)

Le re

prés

enta

nt lé

gal d

e la

str

uctu

re (N

om, s

igna

ture

, cac

het)

En

: ……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

(luga

r) E

l :…

……

……

……

……

……

……

……

……

(fec

ha).

A :

……

……

……

……

……

……

......

......

......

......

......

..(Li

eu),

Le :

……

……

……

……

……

……

……

……

……

(dat

e).

Not

a: L

a so

licitu

d de

ant

icip

o de

be ir

aco

mpa

ñada

de

la d

ecla

raci

ón d

e in

icio

de

la o

pera

ción

así

com

o de

los

just

ifica

ntes

1 que

pru

eben

su

inic

io e

fect

ivo.

N

B : L

a de

man

de d

’ava

nce

doit

être

acc

ompa

gnée

de

l’att

esta

tion

de d

émar

rage

de

l’opé

ratio

n ai

nsi q

ue d

’un

just

ifica

tif2 p

roba

nt d

e dé

mar

rage

des

trav

aux.

Con

firm

o lo

s da

tos

banc

ario

s de

la c

uent

a de

abo

no (a

nexo

6) d

el c

onve

nio

FED

ER.

Je

conf

irme

les

coor

donn

ées

banc

aire

s du

com

pte

à cr

édite

r (an

nexe

6) d

e la

con

vent

ion

FED

ER

ANEXO O-7: SOLICITUD DE ANTICIPO22

22 Ver FICHA Nº3: REALIZAR UNA SOLICITUD DE ANTICIPO



38

ÍNDICE FICHAS

FICHAS

Página Las fichas constituyen las diferentes tareas que debe realizar el beneficiario en SIGEFA a lo largo de la evolución del proyecto.

- FICHA Nº1 : LISTA DE PERSONAS HABILITADAS PARA LA CERTIFICACIÓN - FICHA Nº2: REALIZAR UNA DECLARACIÓN DE INICIO DE LA OPERACIÓN

39

- FICHA Nº3: REALIZAR UNA SOLICITUD DE ANTICIPO

41

- FICHA Nº4: CREAR UNA CUENTA DE USUARIO A LOS SOCIOS DEL PROYECTO PARA LA CERTIFICACIÓN DE GASTOS

45

- FICHA Nº5: INTRODUCCIÓN DE GASTOS EN SIGEFA

48

- FICHA Nº6: EFECTUAR UNA CERTIFICACIÓN (BENEFICIARIO)

53

- FICHA Nº7: FEDER RECIBIDO POR EL JEFE DE FILA / REPARTO FEDER A LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO

61

- FICHA Nº8: EFECTUAR UNA CERTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN (CONSOLIDACIÓN DEL JEFE DE FILA)

72

82



39

FICHA Nº1

FICHA Nº1: LISTA DE PERSONAS HABILITADAS PARA CERTIFICAR

SOCIOS ESPAÑOLES

ESTATUTO DEL PROMOTOR DEL PROYECTO

RESPONSABLE LEGAL RESPONSABLE FINANCIERO

Administraciones públicas : - Comunidades autónomas - Diputaciones provinciales - Ayuntamientos - Comarcas - Mancomunidades - Consorcios

Presidente, Vice-presidente, Alcalde, Consejero Vice-Consejero, Director General, Secretario General

Interventor, Interventor Delegado, Secretario Interventor, Contable público

Universidades Rector, Vice- Rector, Director, de departamento

Interventor, Contable público, Auditor de cuentas

Institutos Técnicos Director General, Director, Gerente


Empresas Locales Director General, Director

Interventor Contable público Auditor de cuentas

Empresas públicas Director General, Director, Gerente

Interventor Contable público, Auditor de cuentas

Fundaciones públicas o privadas Presidente, Vice-presidente, Director


Asociaciones o ONG Presidente, Vice-presidente, Director, Gerente


A.E.I.E

Presidente, Vice-presidente, Director, Gerente


Cámaras de Comercio Presidente, Director, Gerente

Interventor, Contable público Auditor de cuentas

Empresas privadas Presidente, Director, Gerente

Auditor de cuentas



40

FICHA Nº1

SOCIOS FRANCESES

ESTATUTO DEL PROMOTOR DEL

PROYECTO RESPONSABLE LEGAL RESPONSABLE FINANCIERO

Administrations publiques : - Etat - Collectivités territoriales

Préfet, Directeur, Secrétaire Général, Président, Maire, Directeur Général, Directeur Général Adjoint

Payeur, Receveur, Percepteur public, Agent comptable (public)

Etablissements publics (dont universités)

Président, Vice-Président, Directeur, Secrétaire Général

Agent comptable (public)

Associations Président, Vice-Président Directeur

Comptable public, Expert Comptable/Commissaire aux comptes

Entreprises : - S.A. - S.A.R.L. - S.C.I

P.D.G, Directeur Général, Directeur, Gérant

Expert comptable/Commissaire aux comptes

G.E.I.E Président, Vice-Président, Directeur, Gérant

Expert comptable/Commissaire aux comptes, Comptable public

Sociétés d’Economie Mixte Président,

Vice-président,

Directeur

Comptable public

Expert comptable/Commissaire aux comptes



41

FICHA Nº2

FICHA Nº2: REALIZAR UNA DECLARACIÓN DE INICIO DE OPERACIÓN

Nota 1: Sólo se puede hacer una vez firmado el convenio FEDER entre la AG y el JdF.

Nota 2

Entrar en el extranet:

: Es obligatorio enviar la declaracion de inicio en los 3 meses que siguen a la firma del Convenio FEDER.

http://poctefa.eu/extranet/

Rellenar Usuario y Palabra clave del Jefe de Fila

Pinche Entrar

.

En el primer cuadro, pinche editar




42

FICHA Nº2

Pinche Tareas del proyecto en la parte izquierda

Pinche Añadir Tarea

Seleccione la Tarea “Declaración de inicio”y pinche añadir tarea

Pinche en la parte izquierda “Declaración de Inicio de la Operación”



43

FICHA Nº2

Rellene los siguientes campos:

- Fecha de declaración de inicio: Por defecto aparece la fecha actual pero permite poner una fecha anterior a la fecha de hoy.

- Lugar Estos 2 campos van a aparecer automáticamente en el modelo de declaración de inicio y corresponden a los datos que se encuentran al lado de la firma del representante legal: en:……..(lugar)…..el:…..(fecha).

Para visualizar el documento “declaración de Inicio” sin que sea definitivo, pinche en “obtener PDF español” (o francés según el idioma que desea). Compruebe que los datos del documento sean correctos.

Un pdf se generará automáticamente con la palabra borrador. Permite verificar que el documento esté correctamente cumplimentado. Si es correcto, se cierra se vuelve a la pantalla anterior



44

FICHA Nº2

En este momento se pincha en GUARDAR y luego FINALIZAR. De este modo la Tarea queda FINALIZADA. Se genera el pdf sin la palabra BORRADOR.

Cuidado, en este momento ya no puede hacer cambios en la declaración de inicio.

- El pdf final se imprime, se firma por el representante legal del Jefe de Fila y se envía al STC, en la dirección indicada en la declaración de inicio de la operación.

- Nota: es aconsejable enviar este documento con la solicitud de anticipo (ver Ficha Nº3). Si se envía con la solicitud de anticipo, los documentos tienen que venir acompañados de una prueba de inicio de operación (una factura por ejemplo).



45

FICHA Nº3

FICHA Nº3: REALIZAR UNA SOLICITUD DE ANTICIPO

Esta tarea se realiza una vez finalizada la tarea “Declaración de inicio de la operación” (Ver Ficha Nº2)

Se pincha en “Añadir Tarea” y se selecciona la tarea “solicitud de anticipo”

La pantalla que se genera es la siguiente:



46

FICHA Nº3

Seleccionamos en el menú de la izquierda “Solicitud de Anticipo”:

A continuación se rellenan los siguientes campos:

- Fecha de solicitud de anticipo - Lugar

Estos 2 campos van a aparecer automáticamente en el modelo de solicitud de anticipo y corresponden a los datos que se encuentran al lado de la firma del representante legal: en:……..(lugar)…..el:…..(fecha).

Para visualizar el documento “solicitud de anticipo” sin que sea definitivo, pinche en “obtener PDF español” (o francés según el idioma que desea). En este momento se deben comprobar que los datos del documento sean correctos (si se pulsa en GUARDAR y FINALIZAR ya no se podrá modificar el documento).



47

FICHA Nº3

Se pincha en GUARDAR y luego en FINALIZAR. De este modo la Tarea queda FINALIZADA y el pdf se genera sin la palabra BORRADOR.

Cuidado, en este momento ya no puede hacer cambios en la solicitud de anticipo.

El pdf final se imprime, se firma por el representante legal del Jefe de Fila y se envía al STC.

Se genera el siguiente mensaje y se pincha en “Finalizar”



48

FICHA Nº4

FICHA Nº4: CREAR UNA CUENTA DE USUARIO PARA LA CERTIFICACIÓN DE GASTOS DE LOS SOCIOS

La certificación de los gastos en el POCTEFA está completamente informatizada. Cada socio deberá introducir sus gastos en el SIGEFA (extranet). Para poder realizar esta operación, el jefe de fila debe crear una cuenta de usuario específica para cada uno de sus socios.

El procedimiento es sencillo: es suficiente con seguir las siguientes etapas para otorgar un nombre de usuario para cada uno de los socios (de momento el conjunto de los socios tienen un mismo nombre/cuenta de usuario, que no les permite acceder a la parte de la extranet reservada a la certificación).

Atención: el jefe de fila también es un socio, pero ya tiene un acceso (con habilitaciones más amplias) al SIGEFA (extranet). No está obligado a crearse una cuenta de usuario para la certificación de gastos, su clave de acceso ya se lo permite.

Abrir la página

¿Cómo crear cuentas de usuario de los diferentes socios de un proyecto?

http://poctefa.eu/extranet/

Aparece en la página el acceso log-in. El jefe de fila introduce su nombre de usuario y la contraseña. Se pulsa el botón Entrar

Se genera la pantalla siguiente y se pulsa sobre el icono Usuarios




49

FICHA Nº4

Los miembros del partenariado aparecen en la pantalla, aparece también el jefe de fila (también llamado beneficiario principal).

El jefe de fila debe pulsar el icono « usuario » del socio para el que va a crear una cuenta de usuario específica para la certificación. En este caso, el socio nº1 Diputación Foral de Gipuzcoa.

Aparece la siguiente pantalla:

Nota: si se han creado usuarios para este socio, aparecen bajo los botones « añadir usuario » o « asociar usuarios »

Se pulsa sobre el botón « añadir usuario ». Aparece la pantalla siguiente:



50

FICHA Nº4

Se rellenan los datos en el campo « usuario». Atención, el socio, cuando entre en la página de acceso, deberá introducir el nombre de usuario. Deberá por tanto ser conservado por el socio. Si el nombre de usuario ya existe (para este proyecto o para otro), el sistema no permitirá utilizarlo y habrá que elegir otro.

Se rellenan los datos Apellido y Nombre. Por ejemplo, introducir los apellidos y nombre del técnico que va a realizar la introducción de datos de la certificación. Estos datos ya no se volverán a requerir en la extranet.

Rellenar los datos de e-mail. Este dato es muy importante: a esta dirección se va a enviar la contraseña o clave de acceso del socio. Introduzca por tanto este dato conforme a la información verificada con su socio.

Elegir el idioma: el sistema informático es bilingüe, se puede elegir la lengua en la que el socio desea trabajar, y que aparecerá cuando el socio introduzca su nombre de usuario.

Una vez rellenados todos los campos, se pulsa en GUARDAR.

Todos los documentos generados por SIGEFA se generarán en la lengua elegida.

En la pantalla aparece el mensaje siguiente:

El socio para el que el jefe de fila acaba de crear una cuenta de usuario, recibe un correo electrónico en el que se comunica su nombre de usuario y su contraseña o clave de acceso. El receptor de este mensaje deberá conservar esta información, pues es el único en recibirla: ni el jefe de fila, ni los gestores del POCTEFA, ni los informáticos del SIGEFA tienen acceso a esta clave. El mensaje incluye igualmente un enlace que le permite activar su cuenta.



51

FICHA Nº4

Recibe un correo electrónico de

El socio…

[email protected] que tiene por objeto la activación de la cuenta de « nombre de usuario »

El contenido del e-mail será el siguiente:

Socio: Nombre del socio, introducido por el jefe de fila Proyecto: “acrónimo del proyecto” Nombre: « Nombre introducido por el jefe de fila » Apellidos: « Apellido introducido por el jefe de fila » Usuario: “nombre de usuario introducido por el jefe de fila en el momento de la creación de la cuenta“ Palabra clave: c9c5930 (sólo el socio tendrá este dato) Para activar su cuenta de usuario pinche <aquí> .

Desde este momento el socio tiene sus códigos de acceso para entrar en el sistema y efectuar su certificación de gastos.

El jefe de fila ha terminado la creación de la cuenta para este socio.

Esta operación debe repetirse para cada socio del proyecto.

Pulsando en VOLVER (pantalla anterior) aparece la siguiente pantalla que permite recapitular las cuentas de usuario creadas por este socio:

Nota: Es posible crear varios usuarios para un mismo socio. No se aconseja ya que resulta complicado gestionar varias claves y nombres de usuario.

En la pantalla de arriba, se puede apreciar que no aparece un icono con la palabra DESACTIVAR. Esto significa que el socio para el que se acaba de crear una cuenta, no la ha activado todavía.

Cuando se activa una cuenta, aparece una cruz roja sobre la palabra DESACTIVAR.

mailto:[email protected]�

http://jboss.desarrollo.iasoft.es:8080/extranet/registro?u=bd7369a7-ee65-48ed-a5cd-b288ae07ea0f&idioma=es�



52

FICHA Nº4

La función « asociar usuario » no se utiliza en este proceso de creación de cuenta de usuario.



53

FICHA Nº5

FICHA Nº5: INTRODUCCIÓN DE GASTOS EN SIGEFA

Todos los beneficiarios pueden introducir gastos en el sistema SIGEFA en todo momento independientemente de si se trata o no de un periodo de certificación de gastos

Esta tarea se realiza a través del menú principal “Gastos Pagados”:

.

Primero se selecciona al beneficiario que introduce el gasto.

Para empezar a introducir los gastos, el beneficiario debe hacer “click” en el icono

En ese momento aparecerá un “buscador de gastos” que permite la búsqueda de gastos por fechas de la factura, del pago, proveedor, tipología del gasto, importe sometido a la certificación y estado del gasto pagado.

El campo “estado del gasto pagado” proporciona un menú desplegable que permite hacer una búsqueda más precisa del gasto:



54

FICHA Nº5

En la pantalla del buscador de Gastos, aparece además el botón

Un solo “click” en este botón y cambiará la pantalla de la manera siguiente:

Es la pantalla en la que se introduce toda la información relativa a cada gasto.



55

FICHA Nº5

Contiene campos cuyos datos a rellenar son obligatorios, otros se deberán rellenar -sólo si procede- y tres campos en los que aparece un menú desplegable para los que hay que seleccionar entre distintas opciones.

Los campos cuyo dato es “0” no se deben rellenar; si por ejemplo, no presenta IVA deje vacio el campo correspondiente.

Nº de orden: corresponde al orden cronológico de introducción de los gastos en el sistema. Este nº se genera automáticamente aunque puede modificarse.

Nº de factura/documento: corresponde al nº de factura del proveedor o al nº del documento para nóminas, gastos de personal (nombre de la persona y mes) o notas de reembolso de ciertos gastos. Tipología del gasto: corresponde a las categorías de gastos de las tablas de costes de los proyectos

POCTEFA. (Nota: En el caso de que el montante total del gasto no pertenezca sólo a una tipología de gasto sino a varias, se deberá introducir separadamente en SIGEFA los montantes correspondientes a cada tipología como si fuese un nuevo gasto).

Detalle sobre Tipología de gastos:

Fecha factura/documento: corresponde a la fecha de emisión de la factura que no tiene porqué coincidir con la fecha de pago de la misma.

Fecha de pago: es la fecha en la que se hace efectivo el pago de la factura (Nota: sólo aquellos gastos efectivamente pagados podrán ser validados por el control de 1er nivel).

Proveedor: corresponde al nombre o a la razón social del proveedor (en el caso de gastos internos del beneficiario se corresponderá con el mismo nombre que el del beneficiario).

NIF/CIF del proveedor: se corresponde con el número de identificación fiscal del proveedor (en el caso francés se deberá indicar el nº SIRET).

Sólo una opción es posible



56

FICHA Nº5

Montante total: corresponde al montante total de la factura (IVA incluido) presentada independientemente de la parte de la factura (el gasto) que se vaya a presentar y declarar al programa.

Importe imputado a la certificación: corresponde únicamente al montante que el beneficiario somete a la certificación para determinar su elegibilidad (los importes que aparezcan en la factura y no estén pagados o no correspondan al proyecto se deducen del montante total del justificante para determinar el correspondiente importe imputado a la certificación).

IVA del importe imputado a la certificación: corresponde al importe del IVA incluido en el importe imputado a la certificación.

Se incluirá el IVA en el caso que éste sea un importe imputable al proyecto.

Forma de pago: corresponde al modo de pago utilizado.

Detalle sobre Forma de pago:

Referencia: corresponde a la referencia del pago (nº de la transferencia, nº del ticket,…)

Objeto del gasto: corresponde a la descripción del gasto (traducción de documentos, maquetación de folletos,…)

Acciones: corresponde a las acciones programadas en el marco del proyecto.

Zoom sobre Acciones

Sólo una opción es posible

Marcar la acción a la que va asociado el gasto pero…



57

FICHA Nº5

…Si el gasto va asociado a varias acciones se debe hacer « click » sobre « »

Se da a “añadir Acción”

Y se desplegará un menú con las acciones que se han programado para el proyecto

Se selecciona una acción, posteriormente se guarda y se añade acción si el gasto va asociada también a otra acción, se vuelve a guardar. Esta operación se puede hacer tantas veces como acciones asociadas al gasto existan. Después se marca volver.

Nota: Cuando la totalidad del gasto corresponde a una sola acción, no es necesario ir a Acciones asociadas al Gasto. Se hace click en “Guardar” y aparece el siguiente mensaje:

Se pueden seleccionar varias acciones



58

FICHA Nº5

Al volver quedará por responder la pregunta: ¿Procedente de un gasto rechazado?

La respuesta dada permite conocer si el gasto se había

presentado anteriormente y fue rechazado por el control de 1er nivel o se trata de un nuevo gasto.

Si la respuesta es NO, se puede guardar la información.

Si la respuesta es SI aparecerá en la pantalla un “buscador” para facilitar la identificación del gasto rechazado:

Ya se puede guardar el gasto.

Los gastos guardados aparecen en forma de “listado de gastos pagados” que se pueden editar para modificar siempre y cuando no hayan sido declarados; también pueden eliminarse si no han sido declarados y pueden insertarse documentos aclarativos a través del enlace .

Para todos los gastos que se han creado, desde el momento en el que se guardan puede saberse su estado a través del “buscador” del que dispone el sistema al seleccionar “gastos pagados” en el menú de la izquierda.

En cualquier caso, es obligatorio enviar al controlador de primer nivel la documentación justificativa de los gastos en papel.



59

FICHA Nº5

Se pueden crear tantos nuevos gastos como se desee, sin que por ello tengan que pasar a formar parte de la certificación.

A modo de ejemplo, creamos un nuevo gasto. Este nuevo gasto lo vamos a asociar a dos acciones. Quedaría de la siguiente manera:

Añadimos Acción



60

FICHA Nº5

Guardamos de nuevo (en la pantalla de presentación del nuevo gasto) y se añade al “listado de gastos pagados”

Guardamos y volvemos



61

FICHA Nº6

FICHA Nº6: EFECTUAR UNA CERTIFICACIÓN (BENEFICIARIO INCLUIDO EL JEFE DE FILA)

Esta tarea se realiza a través del menú principal “Certificaciones”:

El beneficiario crea una certificación compuesta por una seleccción de todos o parte de los gastos que introdujo previamente, por los ingresos obtenidos en el marco de las actuaciones del beneficiario en el proyecto –si se diera el caso- y por las cofinanciaciones públicas recibidas –si procede-.

Nota: Si el beneficiario no ha obtenido ni Ingresos ni cofinanciaciones públicas, no tendrá que rellenar los campos que aparecen en estas rúbricas pero sí tendrá que firmar el documento que

produce el sistema al final del proceso de certificación, 23

Antes de concluir esta 2ª etapa, habrá que revisar los documentos que genera el sistema. Los pasos a seguir en ese momento se detallan más adelante.

será considerada como declaración de no obtención de tales fuentes de financiación en el período de certificación indicado.

Para crear una certificación, el beneficiario debe seleccionar el icono

La captura de la pantalla siguiente se ha hecho con el perfil de beneficiario principal (jefe de

fila); los otros beneficiarios verán únicamente el “socio” correspondiente y .

23 Ver ANEXO B-2: FORMULARIO DE FINANCIACIÓN DEL BENEFICIARIO



62

FICHA Nº6

Para configurar una nueva certificación, el beneficiario debe indicar el nº de certificado socio, el cual será cronológico, y la fecha de la certificación: es la fecha en la que se “para el contador” del socio:

Ejemplo

Con motivo de la certificación nº1:

Un socio que desea certificar todos sus gastos desde el inicio de la operación hasta el 15 de septiembre 09. La fecha de certificación que marcará será el 15/09/2009, lo que significa que este socio habrá efectivamente pagado todos sus gastos el 15/09/2009.

Los formularios relativos a esta certificación se firmarán por los representantes legales y financieros, por ejemplo el 07/10/2009 (fecha forzosamente posterior a la fecha de la certificación).



63

FICHA Nº6

Igualmente los datos relativos al responsable financiero se deben rellenar. Esta información es importante ya que aparecerá en los formularios que posteriormente firmarán. Los datos del responsable financiero que se rellenaron en el formulario de candidatura aparecerán por defecto. En el caso de que no sea ésta la persona que firme la certificación, deberán actualizar los datos que se solicitan.

Una vez rellenados los datos generales anteriores, la certificación está integrada por cuatro elementos fundamentales:



64

FICHA Nº6

En relación a los gastos pagados:

Aparece una pantalla con los gastos que se han guardado y no se han incluido anteriormente en una certificación ya declarada.

De la lista de gastos se pueden seleccionar aquellos que se quieran integrar en la certificación; si se quiere integrar todos los que aparecen en la lista, se marcará el botón .

Si se quiere quitar de la certificación un gasto se hará click en el icono . (El gasto no se suprime realmente, seguirá existiendo en « gastos pagados » pero no se tendrá en cuenta para la certificación)

Se genera la pantalla siguiente:

Nota: Si se pretende introducir un gasto en este momento (nuevo o rechazado en una certificación anterior), ver “Ficha Nº5 Introducción de gastos en SIGEFA”.



65

FICHA Nº6

En relación a los ingresos y los gastos de explotación:

Sólo es necesario rellenar los datos de esta pantalla si existieran ingresos generados en el período definido en la certificación. Se trata de declarar por un lado los ingresos brutos generados, y por otro, los posibles gastos de explotación asociados con la ejecución de las actividades que generen ingresos. Estos gastos de explotación se deben declarar en negativo, y no pueden incluirse aquellos gastos ya declarados en el apartado de "gastos pagados".

Un ingreso puede asociarse a varias acciones, en cuyo caso se marcará la opción “Acciones asociadas al ingreso”.



66

FICHA Nº6

Los pasos a seguir para marcar las acciones son idénticos al de los gastos:

También se puede eliminar una acción si se desea

Se puede además adjuntar un fichero que corresponderá normalmente al justificante de dicho ingreso; si no se adjunta se podrán guardar los datos pero aparecerá un aviso sobre este hecho.

El montante de los ingresos que se han rellenado en esta parte aparecerá en el formulario de declaración de cofinanciaciones públicas.

En cualquier caso, es obligatorio enviar al controlador de primer nivel la documentación justificativa de los ingresos en papel.



67

FICHA Nº6

Después se marca guardar.

El montante de ingresos netos es calculado automáticamente por el SIGEFA a partir de los montantes de ingresos brutos (introducidos en positivo) y de los gastos de explotación (introducidos en negativo), y una vez introducidos aparecerán en el formulario de financiación del beneficiario que se genera en formato Excel.

En relación a las cofinanciaciones públicas:

Sólo es necesario rellenar esta pantalla si existieran cofinanciaciones públicas pagadas en el período definido de la certificación.

En el campo “cofinanciador” se despliega un menú con los cofinanciadores y montantes que aparecen en el convenio FEDER.



68

FICHA Nº6

Cuando la cofinanciación obtenida no coincide en todo o parcialmente con lo previsto, el sistema generará un mensaje de alerta.

Se puede adjuntar un fichero que corresponderá normalmente al justificante de la cofinanciación obtenida; si no se adjunta se podrán guardar los datos pero aparecerá un aviso sobre este hecho:

En cualquier caso, es obligatorio enviar al controlador de primer nivel la documentación justificativa de los gastos en papel.

Para concluir con la introducción de datos de la cofinanciación, se marca “guardar”.

En relación a la rúbrica “Informe de Ejecución del beneficiario (B3 o B4)”:

En la rúbrica “Informe de Ejecución del beneficiario (B3 o B4)” se debe adjuntar el informe intermedio de ejecución24 o el informe final25

24 Ver

(si se trata de una petición de saldo). Se puede

ANEXO B-3: INFORME DE EJECUCIÓN DEL BENEFICIARIO

El concepto de pago permite seleccionar entre



69

FICHA Nº6

adjuntar también otros documentos que consideren útiles para una mejor comprensión por parte del controlador de 1er nivel (métodos de cálculo, justificantes de publicidad, justificantes de respeto de mercados públicos,…).

Una vez que se han introducido estos 4 elementos, cada socio deberá generar 2 formularios

Excel marcando en y

RECOMENDACIÓN: Antes de finalizar la declaración (haciendo click en ), e imprimir y firmar los documentos “Formulario Beneficiario” y “Formulario Beneficiario”, se recomienda verificar la información para llevar a cabo modificaciones si fuera necesario; Como buena práctica cada beneficiario debería transmitir su fichero Excel antes

al jefe de fila para que éste lo valide.

ATENCIÓN: Únicamente se deben realizar modificaciones en el sistema y no en los ficheros Excel que el sistema genera. Para ello dirigirse al menú correspondiente en SIGEFA: “Gastos pagados” para modificar la declaración de gastos, o “ingresos” y “cofinanciaciones públicas” para modificar los datos de la declaración de cofinanciación e ingresos.

Ya se puede marcar el botón

25 Ver ANEXO B-4: INFORME FINAL DE EJECUCIÓN DEL BENEFICIARIO



70

FICHA Nº6

Una vez aceptada, la certificación no se podrá modificar.



71

FICHA Nº6

Se ofrece la posibilidad de incluir algún comentario

Para concluir:

Una vez que se ha marcado « declarar », el estado de la certificación pasa de « abierta para subsanar » a « declarada » (lo que significa que no podrá modificarse). La certificación podrá

editarse haciendo click en

Por lo tanto, en este momento se pasa a imprimir los formularios Excel y

para que sean firmados.

Los formularios debe firmarlos las personas habilitadas26

CONFIGURACIÓN DE LA IMPRESIÓN: A la hora de imprimir en Microsoft Excel se debe ir a “configuración de página” y marcar “Ajustar a: 1 páginas de ancho por 1 de alto”.

.

26 Ver FICHA Nº1: LISTA DE PERSONAS HABILITADAS PARA CERTIFICAR



72

FICHA Nº7

FICHA Nº7: FEDER RECIBIDO POR EL JEFE DE FILA / REPARTO FEDER A LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO

Nota: En el caso en el que el jefe de fila haya recibido fondos FEDER (en concepto de anticipo, pagos intermedios o saldo final) y/o hay redistribuido dichos fondos entre sus socios, deberá realizar esta presente tarea en SIGEFA antes de la tarea “Certificación de la operación-Consolidación del jefe de fila”. La información cumplimentada en esta tarea aparecerá en el documento “Estado del FEDER recibido”27

FEDER RECIBIDO POR EL JEFE DE FILA

La declaración del FEDER recibido por los beneficiarios es el reembolso FEDER que recibe el Jefe de Fila por parte de la Autoridad de Certificación del programa (Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda de España) por los siguientes conceptos:

- Anticipo - Pagos intermedios - Saldo final

Esta declaración del FEDER recibido es una tarea del proyecto:

Se añade esta tarea marcando .

Para añadir la tarea “FEDER Recibido” se debe seleccionar dicha tarea en el siguiente menú:

27 Ver ANEXO O-5: ESTADO FINANCIERO DEL FEDER RECIBIDO

Ver FICHA Nº8: EFECTUAR UNA CERTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN (CONSOLIDACIÓN DEL JEFE DE FILA)



73

FICHA Nº7

Se crea la tarea pulsando .

Una vez seleccionada cambia el menú situado a la izquierda.

En relación a los “Datos generales del proyecto” la información se genera automáticamente.

En cuanto al “Feder Recibido” la pantalla que se presenta es la siguiente:



74

FICHA Nº7

En esta pantalla se deben completar los campos siguientes:

- Fecha de notificación: Es la fecha en la que se recibe la notificación de la recepción del reembolso FEDER.

- Importe recibido: Es el montante total reembolsado. - Concepto: En este campo se debe señalar el concepto de la percepción:

- Anticipo - Pago intermedio - Saldo final

- En el cuadro inmediatamente inferior se pueden precisar los comentarios aclaratorios pertinentes. Se recomienda indicar la certificación de la operación a la que corresponde el pago.

- Documento anexo: En esta rubrica se puede adjuntar el fichero que constata el abono recibido. Se recomienda indicar la certificación de la operación a la que corresponde el pago.

Una vez completado se finaliza la tarea marcando

Una vez guardado el sistema generará el siguiente mensaje:

En el menú “Tareas del proyecto” aparecerá la siguiente pantalla:



75

FICHA Nº7

Se puede consultar o modificar la tarea realizada haciendo clic en .

Finalmente concluimos la operación haciendo click en el botón .



76

FICHA Nº7

REPARTO FEDER A LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO

El reparto FEDER a los beneficiarios de un proyecto es la distribucion del reembolso FEDER que recibe el Jefe de Fila y que reparte entre los socios que han participado en la certificación de la operación asociada.

Este reparto Feder constituye una tarea en el proyecto:

Se añade esta tarea marcando .

Para añadir la tarea “Reparto de la ayuda Feder entre los socios” se debe seleccionar dicha tarea en el siguiente menú desplegable:

Se crea la tarea pulsando .



77

FICHA Nº7

Una vez seleccionada cambia el menú situado a la izquierda.

En relación a los “Datos generales del proyecto” la información se genera de manera automática.



78

FICHA Nº7

En cuanto al “Concepto del Reparto” la pantalla generada es la siguiente:

En esta pantalla se debe señalar el concepto del reparto FEDER en las siguientes modalidades:

- Anticipo - Pago intermedio - Saldo final

En el campo de texto inferior se puede añadir los comentarios aclaratorios pertinentes. Se recomienda indicar la certificación de la operación a la que corresponde el pago.

A continuación se valida la operación haciendo click en .

Una vez guardado el sistema genera el siguiente mensaje:



79

FICHA Nº7

En el menú “Tareas del proyecto” aparecerá la siguiente pantalla:

Se puede consultar esta tarea haciendo clic en

Al no estar ésta finalizada la operación se puede editar y eliminar si no es correcta la información haciendo click en

En cuanto al “Reparto del FEDER” la pantalla que aparece es la siguiente:



80

FICHA Nº7

Indicar los montantes de la redistribución del FEDER realizados a los socios de la operación, así

como las fechas a las cuales se realizaron esas redistribuciones y pinchar .

Para el jefe de fila, el montante a declarar es el FEDER que le corresponde: el FEDER pendiente de distribuir en el momento de la declaración de redistribución no debe de aparecer en esta tabla; la fecha a incluir en este caso es la de recepción de los fondos por el jefe de fila.

En consecuencia se generará el siguiente mensaje:

Una vez introducidos todos estos datos, se puede adjuntar uno o más archivos correspondiente al/ a los justificante(s) – extractos bancarios – de la redistribución declarada. En el caso que el responsable financiero del proyecto no sea un tercero cualificado (referirse a la lista proporcionada en la ficha nº1), es obligatorio proporcionar estos documentos.

Los archivos se adjuntan en el apartado “documentos” del menú. Elegir nombres de archivos cortos, sin acentos ni símbolos, un campo de texto está previsto para especificar la naturaleza del documento adjunto.

Finalmente concluimos la operación haciendo click en el botón .

Marcar “Aceptar” en el siguiente mensaje:



81

FICHA Nº7

El mensaje generado será el siguiente:

En el campo “Fecha Envío *” señalamos la fecha en la que realizamos la tarea de Reparto de la ayuda FEDER entre socios.

A continuación se completa la operación marcando .

Finalmente se genera el siguiente mensaje como finalización de la tarea:



82

FICHA Nº8

FICHA Nº8: EFECTUAR UNA CERTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN (CONSOLIDACIÓN DEL JEFE DE FILA)

La certificación de la operación por el Jefe de fila es la consolidación de las certificaciones de los beneficiarios del proyecto cuyos formularios de gastos y cofinanciaciones e ingresos han sido validados por el controlador de 1er nivel.

La certificación de la operación por el Jefe de fila es una tarea del proyecto:

Para añadir la tarea “certificación de la operación”, al menos debe existir una declaración de uno de los beneficiarios del proyecto en estado “certificada”.



83

FICHA Nº8

Se añade la tarea “Certificación de la Operación”

En relación a los datos generales la información se genera automáticamente.

Una vez seleccionada esta tarea, cambia el menú de la izquierda



84

FICHA Nº8

En relación a las Certificaciones de los socios la pantalla que se presenta es la siguiente:

Se marca

Aparecerán en pantalla las certificaciones que han sido objeto de validación por parte del control de 1er nivel y que no se han incorporada a ninguna certificación de operación anterior.

En este momento se puede “Deseleccionar todos”, “Seleccionar todos” o marcar únicamente aquellos (certificaciones de los beneficiarios) que se quiera incluir en la certificación de la

operación en curso. Después de hacer la selección, se hace click en el botón

Y se activa la pantalla siguiente:

Marcando volver se puede rectificar la selección de certificaciones a incluir en la certificación de la operación.



85

FICHA Nº8

Un click en el icono y la certificación del beneficiario se quitará de la certificación de la operación, aunque no desaparecerá del sistema para nuevas certificaciones de la operación.

En relación a “Detalle Certificación de la Operación”…

Es necesario elegir el tipo de certificación a realizar – intermedia o final. Elegir “certificación final” en el caso que se trate de la última certificación de la operación: conjunto de gastos de la operación declarados y controlados.

Por otra parte, para poder llevar a cabo la solicitud formal de reembolso, se debe rellenar en esta pantalla los siguientes datos:

- Importe Ayuda FEDER solicitada (para la certificación en curso) - Nombre del Responsable Legal - Nombre del Responsable Financiero - Cargo del Responsable Financiero



86

FICHA Nº8

En relación al “informe de ejecución”…

El informe de ejecución se cumplimenta directamente en línea, y su modelo es diferente según que se trata de una certificación intermedia o final – elección realizada en la parte “detalle certificación de operación”.

En el caso de una certificación intermedia, el menú del informe aparece tal como se enseña abajo.

En el caso de una certificación final, el menú del informe es más desarrollado y se presenta de la manera siguiente:

El conjunto de campos del informe de ejecución se tienen que cumplimentar. A continuación, el documento correspondiente al informe se genera automáticamente en formato pdf, pinchando en el botón previsto al efecto.



87

FICHA Nº8

Nota: Si no se ha finalizado la tarea, siempre se puede regresar a la tarea “certificación de la operación” marcando “tareas del proyecto”…

La compilación de datos es automática a través de SIGEFA pero únicamente podrá ser validada por el Jefe de fila (único habilitado); De esta manera se garantiza el respeto de la pista de auditoría del programa y de la operación.

El Jefe de fila, como responsable de los gastos declarados, en el caso de que identificara gastos validados que no

tuvieran relación con la operación, deberá ponerse en contacto tanto con el socio concernido como con el controlador de 1er nivel para determinar el procedimiento a seguir, bien para solicitar la retirada del gasto de la certificación de la operación o para solicitar una nueva certificación.

Nota: Si no se ha finalizado la tarea, siempre se puede regresar a la tarea “certificación de la operación” marcando “tareas del proyecto”…

…haciendo click en el icono para continuar con la certificación de la operación o

marcando si se quiere eliminar la tarea.



88

FICHA Nº8

DOCUMENTOS GENERADOS EN LA “CERTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN-CONSOLIDACIÓN DEL JEFE DE FILA:

EL Jefe de fila se responsabiliza de la exactitud y de la veracidad de los siguientes documentos:

1. FORMULARIO DE GASTOS DE LA OPERACIÓN28

Se trata de la consolidación de los gastos de los beneficiarios de la operación validados por el control de 1er nivel (compilación de fichas de certificación de gastos relativa a cada beneficiario). La primera hoja contiene la información consolidada relativa a los formularios de gastos de los beneficiarios que han participado en la certificación en curso. Cada pestaña contiene la información relativa a los formularios de gastos del beneficiario señalado incluidos en la certificación de la operación.

2. FORMULARIO DE FINANCIACIACIÓN DE LA OPERACIÓN29

Consolidación de las cofinanciaciones recibidas e ingresos generados por la operación (compilación de fichas de cofinanciación pública recibidas e ingresos generados por la operación relativos a cada beneficiario). La primera hoja contiene la información consolidada relativa a los formularios de financiación de los beneficiarios que han participado en la certificación en curso.

3. ESTADO FINANIERO DEL FEDER RECIBIDO30

El documento generado es el único –de los tres documentos generados del menú de la izquierda-

cuyo original firmado deberá remitirse por el Jefe de fila a la Autoridad de Gestión

Este documento, además de ser un “Estado del FEDER recibido”, es un documento declarativo y de certificación en los siguientes términos:

; a través del mismo, el Jefe de fila lleva a cabo la solicitud de reembolso FEDER correspondiente a la certificación de la operación respectiva.

El representante legal de la entidad del Jefe de fila debe certificar la conformidad, veracidad y exactitud de los datos presentados; además deberá certificar que los anexos mencionados a continuación se han realizado en el Sistema Informático de Gestión España-Francia-Andorra (SIGEFA) en www.poctefa.eu/extranet:

3.1 Formulario de gastos de la operación30

3.2 Formulario de financiación de la operación31

3.3 Informe intermedio de ejecución de la operación31 (o Informe final32

28 Ver

en el caso de una solicitud de saldo).

ANEXO O-1: FORMULARIO DE GASTOS DE LA OPERACIÓN 29 Ver ANEXO O-2 FORMULARIO DE FINANCIACIÓN DE LA OPERACIÓN 30 Ver ANEXO O-5: ESTADO FINANCIERO DEL FEDER RECIBIDO 31 Ver ANEXO O-3: INFORME INTERMEDIO DE EJECUCIÓN DE LA OPERACIÓN 32 Ver ANEXO O-4: INFORME FINAL DE EJECUCIÓN DE LA OPERACIÓN



89

FICHA Nº8

Por otro lado, el responsable financiero (véase lista de personas habilitadas Ficha Nº1: censor de cuentas, interventor público, auditor, tesorero,…) deberá certificar la veracidad y exactitud de las fechas e importe del FEDER recibido y del FEDER redistribuido a los socios del proyecto33

El documento original firmado deberá ser remitido a la Autoridad de Gestión del programa POCTEFA 2007-2013:

.

Consorcio de la Comunidad de Trabajo de los Pirineos

Autoridad de Gestión del Programa POCTEFA 2007-2013 Avda. Juan XXIII nº17 E.-22700 Jaca (HUESCA)

Una vez firmado el documento se puede finalizar la tarea marcando .

Una vez aceptada, la tarea no se podrá modificar.

33 Ver FICHA Nº7: FEDER RECIBIDO POR EL JEFE DE FILA / REPARTO FEDER A LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO



90

FICHA Nº8

Al marcar finalizar aparecerá en pantalla el siguiente mensaje:

En “tareas del proyecto” aparecerá ya la “certificación de la operación” solamente en edición

para poder consultarlo

guÍa de procedimientos aplicables al poctefa y de ... · guía procedimientos poctefa y de...

Documents