guÍa de uso sistema de viÁticos - oct - 2014 · 2018. 10. 5. · generacion de solicitud de...

CONSEJO DE PARTICIPACIÓN

CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL

Oct/2014

GUÍA DE USO

SISTEMA DE VIÁTICOS WorkflowparaelprocesodeViáticos

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN


Guía de Uso Sistema de Viáticos

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CONTENIDO

Descripción del producto .............................................................................................................. 3

Responsables de uso ..................................................................................................................... 3

Guía ............................................................................................................................................... 4

Proceso ...................................................................................................................................... 4

Sistema Informático .................................................................................................................. 4

GENERACION DE SOLICITUD DE VIATICOS ............................................................................ 4

RECUPERACIÓN DE SOLICITUD DE VIATICOS ...................................................................... 13

GENERACION DE INFORME DE VIATICOS ............................................................................ 14

RECUPERACIÓN DE INFORME DE VIATICOS ........................................................................ 21

Administrador Tecnológico ......................................................................................................... 22

Tipos de reporte .......................................................................................................................... 22



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GUÍADEUSOSISTEMADEVIÁTICOS

Descripcióndelproducto Este documento describe la adecuada utilización del Sistema Informático para el proceso de Viáticos. El Sistema Informático de Viáticos es un Workflow (Flujo de Trabajo) que según avanza el proceso, pasa por las varias Fases que lo componen. Cada Fase, tiene su usuario respectivo que interactúa con el Sistema con un propósito específico. Para pasar de una Fase a la siguiente es necesario que la fase actual se cierre por parte del usuario responsable, caso contrario la siguiente fase no puede ejecutarse y el sistema presenta la pantalla de Consulta General indicando en la Fase que se encuentra y el responsable (Recuadro); así como también las Fases que se han cumplido del Proceso (Flecha).

Responsablesdeuso

FASE ÁREA SERVIDOR Generación de Solicitud --- Funcionario Chk-list Control Solicitud Administrativo Pablo Santomaro

Lorena Zambrano Chk-list Control Solicitud Administrativo –

Guayaquil Lorena Magali

García Registro Valor del anticipo por Viáticos Financiero Maribel Cruz

Generación del Informe --- Funcionario Chk-list Control Informe Administrativo Pablo Santomaro

Lorena Zambrano Chk-list Control Solicitud Administrativo -

Guayaquil Lorena Magali

García Chk-list RRHH Informe RRHH Margarita Tapia

Chk-list Financiero Informe Financiero Maribel Cruz Generación de pago Financiero Maribel Cruz

Registro CUR de liquidación Financiero Ricardo Carvajal



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Guía

Proceso El proceso se apega al reglamento emitido por el MRL, según Acuerdo Ministerial MRL-2014-0165; Vigente desde 04-Sep/2014.

A continuación el proceso completo de Viáticos con cada una de sus Fases y áreas responsables.

Sistema Informático

GENERACION DE SOLICITUD DE VIATICOS � La salida en comisión de servicios, obedece a una necesidad institucional

previamente planificada. � El servidor para ausentarse de su lugar de trabajo, lo hará por disposición de su

inmediato superior, quien mediante memorando describirá las actividades a ser realizadas con fechas desde la partida hasta el retorno de su comisión.



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Será elaborada con 3 DÍAS laborables de anticipació n.

Al ingreso al sistema de Viáticos, se presenta la siguiente pantalla

Una vez ingresado escoger la opción Generar solicitud de Viáticos

Se mostrará una ventana donde se indica las condiciones necesarias para la generación de solicitud de viáticos. Dar clic en la opción Si aceptando estas condiciones.

Al ingresar a generar la solicitud aparecerá la siguiente pantalla, con la FECHA DE SOLICITUD cargada automáticamente con la fecha ACTUAL. Luego se debe ingresar la información solicitada.



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Luego se ingresan los Datos Generales

Se ingresa el tipo de viatico Nacional o Internacional



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Se ingresa la modalidad del ANTICIPO del viático: CON anticipo o SIN anticipo

Luego se procede a escoger el nombre del servidor que realiza la solicitud de licencia.

Automáticamente se llenaran los campos Nombre, Cédula, Cargo, Grado, Nombre de la Unidad del Servidor, y Ciudad de domicilio declarado del servidor, Posteriormente se ingresa la ciudad y provincia a donde se dirige el servidor, así como también la fecha, hora de salida y la fecha, hora de llegada. � Fecha y Hora de Salida: Del domicilio y/o lugar de trabajo � Fecha y Hora de Llegada: Al domicilio y/o lugar de trabajo



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Para ingreso de la hora , ya sea el caso de viatico, subsistencia, alimentación o Movilización se debe tomar en cuenta ingresar con el FORMATO 24 HORAS; Ejemplos 16h20 ó 16:20. Solo si existen compañeros que acompañan al funcionario en esta comisión, se debe llenar el casillero donde se indica el o los servidor/es que integrarán la comisión. Si va SOLO no se ingresa.



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Como siguiente paso llenamos los campos: � Justificación: Referenciar memorando de su inmediato superior por el cual fue

delegado a esta comisión. � Actividades Diarias:

• Señalar la fecha de cada día. • Describir el lugar con las actividades a realizarse, utilizando verbos

conjugados en futuro. • En las Actividades del Día 1: Señalar la hora que sale del domicilio y/o lugar

de trabajo. Y la hora salida viaje. • En las Actividades del Día FINAL: Señalar la hora llegada viaje y la hora que

llega al domicilio y/o lugar de trabajo. Ejm: • En Guayaquil DICTARÉ un taller..., • En Cuenca REVISARÉ documentación..., • En Loja ASISTIRÉ a la reunión de trabajo...

Y en los días que no se realice ninguna actividad poner NA (Ninguna Actividad)



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A continuación llenamos el tipo de transporte a utilizar.

� Transporte: � Ruta : especificar en forma clara el lugar de origen al lugar de destino Ejm:

Quito - Cuenca, considerando fechas y horas apropiadas En cada línea de la sección Transporte se debe describir un segmento de cada ruta.

• Fecha y Hora de Salida Viaje • Fecha y Hora de Llegada Viaje

* NO se debe ingresar las MICRORUTAS como el transporte de Quito - Tababela, ni Tababela - Quito.

Luego llenamos el campo Ruta, cuando es el primer registro automáticamente toma la Fecha y Hora de Salida ingresada en datos generales.



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Al finalizar el ingreso del último tramo de la ruta, se debe verificar que debe coincidir con la Fecha y Hora de Llegada que se registró en la parte superior de la solicitud (datos generales) tal como se indica en el ejemplo.

Lo siguiente es el ingreso de los datos para que se realice la transferencia a su cuenta. Tipo de cuenta. Y complementarla con el Número de Cuenta y Nombre del banco.



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Para las Firmas en la Solicitud

Finalmente se seleccionan los datos del POA

Al guardar se genera el número del viático, y por ultimo imprimimos la solicitud.



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DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ENTREGAR PARA SOLICITUD • Solicitud de licencia con remuneración emitida por el Sistema y con el número

respectivo • Memorando de delegación a la comisión de trabajo emitido por el Jefe Inmediato. • Invitación respectiva, de ser el caso. • Plan de trabajo aprobado con respecto a la comisión • Orden de Movilización y salvoconducto con 3 días de anticipación , exclusivo

para el caso de choferes • Para los viajes de última hora, días feriados o de descanso obligatorio, se debe

adjuntar un memorando de justificación de la necesidad instituc ional, emitido por el Jefe Inmediato, y autorizado por la Máxima Autoridad o su Delegado.

UNA VEZ IMPRESO, AUTOMATICAMENTE EL SISTEMA LO DIRECCIONA PARA LA REVISION DE SUS FORMULARIOS POR EL FUNCIONARIO ENCARGADO DE VIATICOS.

RECUPERACIÓN DE SOLICITUD DE VIATICOS Algunas ocasiones hemos generado la SOLICITUD y enseguida nos damos cuenta que algo debía cambiarse; por lo que para RECUPERAR LA SOLICITUD se tiene que ingresar al viático y te aparece la siguiente pantalla donde existe un botón "Regresar a Solicitud ", que puedes ejecutarlo para recuperar tu solicitud y realizar el cambio que requieres. Siempre y cuando el ESTADO se encuentre en SOLICITUD, es decir que todavía no se encuentre procesada. Ver gráfico. Entonces, ya no es necesario pedir a Administrativo que te devuelva la solicitud, tu mismo la puedes recuperar.



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GENERACION DE INFORME DE VIATICOS

Una vez realizada la comisión se procede a realizar el informe de actividades. Entregar HASTA 4 DIAS LABORABLES POSTERIORES al cumplimento de la comisión (PLAZO MÁXIMO) Ingresamos al sistema de Viáticos y escogemos la opción mis viáticos y a la derecha nos aparecerán las solicitudes de viáticos realizadas damos doble clic sobre la solicitud a la cual deseamos realizar el informe de actividades.

� Informe de actividades y productos alcanzados: Enumeración de las actividades y productos alcanzados en el cumplimiento de servicios institucionales.

� Justificación: Referenciar memorando de su inmediato superior por el cual fue delegado a esta comisión

� Actividades Diarias: • Señalar la fecha de cada día • Describir el LUGAR con las ACTIVIDADES realizadas señalando la

HORA respectiva, utilizando verbos conjugados en pasado . • En las Actividades del Día 1: Señalar la hora que sale del domicilio

y/o lugar de trabajo. Y la hora salida viaje. • En las Actividades del Día FINAL: Señalar la hora llegada viaje y la

hora que llega al domicilio y/o lugar de trabajo. Ejm: • En Guayaquil DICTÉ un taller de 09h00 - 16h20..., • En Cuenca REVISÉ documentación de 14h00 - 16h05... • En Loja ASISTÍ a la reunión de trabajo de 10h00 - 1 5h30...



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Procedemos a realizar el ingreso de los campos solicitados y las actividades realizadas en cada día, con su respectiva fecha y la hora de INICIO de las actividades programadas. Si no hay actividades en algún día debe poner NA.



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Productos alcanzados Si es taller o capacitación se debe indicar el número de participantes. Y señalar los logros alcanzados en la comisión de trabajo.

� Itinerario Deberá detallarse el tiempo efectivamente utilizado en la comisión, desde la salida del lugar de residencia o trabajo habituales, hasta el retorno a estos sitios.

� Salida � Fecha y Hora de Salida: Del domicilio y/o lugar de trabajo

� Llegada

� Fecha y Hora de Llegada: Al domicilio y/o lugar de trabajo

Se ingresará la Fecha ‐ Hora de Salida y la Fecha ‐ Hora de Llegada del LUGAR DE RESIDENCIA o trabajo habituales.

Luego al realizar el detalle de los Transportes Utilizados al igual que en la solicitud los campos de salida como de llegada deben coincidir con los especificados en la parte superior.



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� Transporte:

� Ruta : especificar en forma clara el lugar de origen al lugar de destino Ejm: Quito - Cuenca, considerando fechas y horas apropiadas

En cada línea de la sección Transporte se debe describir un segmento de cada ruta. • Fecha y Hora de Salida Viaje • Fecha y Hora de Llegada Viaje

* NO se debe ingresar las MICRORUTAS como el transporte de Quito - Tababela, ni Tababela - Quito. En el INFORME DE VIÁTICOS en la SECCIÓN de TRANSPORTE UTILIZADO se tiene estos campos que se especificaron en la solicitud, los cuales deben ser llenado s según lo que ocurrió en la comisión de trabajo. Además se tiene las columnas Nombre Transporte / Número boleto aéreo / Valor pasaje aéreo como se aprecia en el gráfico

• En el campo NOMBRE DE TRANSPORTE seleccionar de entre las líneas aéreas; si utilizó transporte de cooperativa ; o transporte institucional:



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• El NÚMERO DE BOLETO AEREO y VALOR PASAJE AÉREO se ingresa solo

si el tipo de transporte es AÉREO 1er CASO: VIAJE DE IDA Y VUELTA EN LA MISMA AEROLÍNEA Es la misma aerolínea, el mismo boleto y un solo valor de ida y vuelta

Llenamos con los datos que están en el ticket electrónico que nos envían los compañeros de PASAJES por correo-e



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2do CASO: VIAJE DE IDA Y VUELTA EN DISTINTA AEROLÍNEA Como se aprecia en el gráfico se tiene la ida por TAME y el retorno por AVIANCA con diferentes números de boleto y diferentes valores

Estos datos se encuentran en los tickets electrónicos que nos envían los compañeros de PASAJES por correo-e (VER RECUADROS ROJOS):

En el campo de observación se puede especificar algún tipo de cambio o novedad que haya sucedido en la comisión.



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Al realizar el informe de viáticos y solo si supera los 4 días de plazo establecidos desde la fecha de retorno hasta la emisión del informe se presenta el siguiente mensaje:

Por lo que se debe llenar el COMENTARIO INFORME ATRASADO indicando el motivo por el cual el informe se lo está emitiendo fuera del plazo estipulado

FIRMAS del INFORME

• Servidor Comisionado

• Responsable de la Unidad del servidor Comisionado

• Jefe inmediato del Responsable de la Unidad



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Una vez ingresado la información solicitada se procede a guardar el informe e imprimirlo con el botón que se encuentra en la parte superior.

DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ENTREGAR PARA INFORME

• Informe de licencia con remuneración emitida por el Sistema • Según tipo de transporte adjuntar:

� Aéreo: Originales de pases a bordo. � Terrestre cooperativa: factura o recibo respectivo. � Terrestre institucional del CPCCS: exclusivo para el caso de choferes

adjuntar peajes, consumo de combustible, de ser el caso. • Factura o nota de venta de alimentación a nombre del servidor, cuando la

comisión se realiza en un cantón de la misma provincia en la que trabaja. • Factura o nota de venta de hospedaje a nombre del servidor. • Orden de Movilización llena con todos los datos, exclusivo para el caso de

choferes. • Con las facturas se debe llenar el REPORTE DIARIO DE GASTOS

UNA VEZ IMPRESO, AUTOMATICAMENTE EL SISTEMA LO DIRECCIONA PARA LA REVISION DE SUS FORMULARIOS POR EL FUNCIONARIO ENCARGADO DE VIATICOS.

RECUPERACIÓN DE INFORME DE VIATICOS Para RECUPERAR EL INFORME se tiene que ingresar al viático y te aparece la siguente pantalla donde existe un botón "Regresar a Informe ", que puedes ejecutarlo para recuperar tu informe y realizar el cambio que requieres. Siempre y cuando el ESTADO se encuentre en CHK INFORME, es decir que todavía no se encuentre procesado. Ver gráfico.



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Entonces, ya no es necesario pedir a Administrativo que te devuelva el informe, tu mismo lo puedes recuperar.

Administrador Tecnológico Edison Landázuri Cobos [email protected] Ext 487

Tipos de reporte

Viáticos en secuencia: Muestra los viáticos clasificados por año, por provincia y por el número secuencial, consulta disponible para usuarios clave del Administrativo, Financiero y RRHH. LOTAIP 2013; LOTAIP 2014: Reporte de viáticos para publicación en portal institucional, según modelo LOTAIP



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Reporte por Funcionario: Muestra los viáticos de cada funcionario, ordenado por año y por el secuencial. Para usuarios clave del Administrativo. Reporte por STD Reporte por estado el viático, para uso del Financiero. Mis Viáticos 2014 Muestra los viáticos que le corresponde a cada uno de los funcionarios. Reporte utilizado por cada Funcionario, para generar y revisar el estado de sus viáticos. Solo año 2014 Mis viáticos Históricos Muestra los viáticos que le corresponde a cada uno de los funcionarios. Reporte utilizado por cada Funcionario, para generar y revisar el estado de sus viáticos. Todos sus viáticos. Creados 2013 Reporte de viáticos solo con solicitud para el año 2013. Para usuario clave Administrativo. Anulados Reporte de todos los viáticos anulados. Para usuario clave Administrativo.

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