guía de trabajo #3

22
UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS SEDE: CHINAUTLA SECCION: “B” CURSO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS LICENCIADA: ISELDA MORALES TEMA: GUIA DE TRABAJO #3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS SADIA LISBETH MARTINEZ MAJANO 5822-09-1038 CRISTIAN ESTUARDO CASTAÑEDA 5822-12-7310 GUADALUPE CRISTY DE JESUS MUÑOZ 5822-12-8211 MARIA MANUELA LUNA MERIDA 5822-12-9121 WILLIAM FERNANDO SANCHEZ 5822-12-9675 HÉCTOR RAUL OLIVA MARROQUIN 5822-12-18390 FECHA: 21/AGOSTO/2014

Upload: sadia-martinez

Post on 02-Apr-2016

223 views

Category:

Documents


1 download

DESCRIPTION

En esta Guía tuvimos la oportunidad de evaluar las necesidades y objetivos de cada uno de los puestos de una empresa.

TRANSCRIPT

Page 1: Guía de trabajo #3

UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

SEDE: CHINAUTLA

SECCION: “B”

CURSO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

LICENCIADA: ISELDA MORALES

TEMA:

GUIA DE TRABAJO #3

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

SADIA LISBETH MARTINEZ MAJANO 5822-09-1038

CRISTIAN ESTUARDO CASTAÑEDA 5822-12-7310

GUADALUPE CRISTY DE JESUS MUÑOZ 5822-12-8211

MARIA MANUELA LUNA MERIDA 5822-12-9121

WILLIAM FERNANDO SANCHEZ 5822-12-9675

HÉCTOR RAUL OLIVA MARROQUIN 5822-12-18390

FECHA: 21/AGOSTO/2014

Page 2: Guía de trabajo #3

INTRODUCCIÓN

A continuación se detallan una seria de puestos donde se especifica la naturaleza

del puesto, se detalla de una forma amplia cada una de las funciones que se deben

cumplir para optar a los puestos descritos, como las responsabilidades que deben

de desempeñar en el cumplimiento de las actividades asignadas para el buen

desarrollo de la operación organizacional.

Page 3: Guía de trabajo #3

GERENTE GENERAL

DESCRIPCIÓN:

PUESTO: GERENTE GENERAL

DEPENDE DE: CONSEJO ADMINISTRATIVO

SUBORDINADOS:

Gerente de Recursos

Gerente de Producción

Gerente de Mantenimiento

Gerente de Compras y Ventas

Secretaria

RESUMEN:

Asegurar el funcionamiento óptimo de todas las áreas de la empresa, encaminando

todos los esfuerzos a generar mayor volumen de ventas, de acuerdo a la filosofía

de la empresa.

FUNCIONES GENERALES:

Generar mayor volumen de ingresos, manteniendo la calidad y el servicio.

Dirigir, Supervisar y Controlar la operación del establecimiento.

Mantener en óptimas condiciones las instalaciones, mobiliario y equipo

existente.

Dirigir, Supervisar, Controlar y Capacitar al personal a su cargo.

Generar y mantener toda la información y controles requeridos por

Dirección General.

Implementar las estrategias y lineamientos establecidos por Dirección

General.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

Cumplir y hacer cumplir el reglamento interno de trabajo.

Supervisar el inicio diario de operaciones y generar los reportes necesarios.

Supervisar la operación en las áreas funcionales.

Proveer al personal y áreas de lo necesario para desarrollar sus funciones.

Garantizar que el personal mantenga la excelencia en la atención al cliente.

Controlar y supervisar cotizaciones, compras y pago a proveedores.

Supervisar el buen estado de las instalaciones y mobiliario existente.

Supervisar el cierre diario de operaciones y generar los reportes

necesarios.

Asignar permisos y descansos, de acuerdo a operación y lineamientos

establecidos.

Dirigir las juntas de personal.

Page 4: Guía de trabajo #3

RESPONSABILIDAD

Responsabilidad correspondiente a las atribuciones y funciones establecidas, por

las decisiones tomadas en el ejercicio de sus obligaciones y las demás que resulten

de la operación.

COMUNICACIÓN

Ascendente

Deberá ejercerla directamente con los superiores, por los medios, fechas y

horarios establecidos por la Dirección General, así como por medio de informes

previamente establecidos.

Descendente

Deberá de ejercerla directamente con sus subordinados, por los medios, fechas y

horarios establecidos por la Dirección General, en forma constante según sea

requerido.

Externa

Deberá ejercerla directamente con el personal de STAFF, que para tal caso sea

designado por la Dirección General, en los medios, fechas y horarios establecidos

para tal efecto.

ESPECIFICACIONES

Grado Académico

Licenciatura trunca o Pasante de cualquier área Económico-Administrativa.

Conocimientos

Plantación, Dirección, Supervisión y Control en el área administrativa y de

operación.

Manejo de Equipo de Cómputo y software administrativo.

Manejo de mobiliario y equipo existentes en el establecimiento.

Inglés (80%).

Experiencia

Dos años de experiencia en el puesto o similares.

PERSONALIDAD:

Indispensable

Personalidad

Dinamismo

Liderazgo

Carácter

Disposición

Emprendedor

Dedicado

Page 5: Guía de trabajo #3

GERENTE DE MERCADEO

DESCRIPCIÓN:

TITULO DE PUESTO: Gerencia de Marketing y Recaudación de

fondos

ÁREA: Generación de Ingresos

NIVEL: Gerencia

SUELDO: Q.20,000 – Q.25,000 pesos según

aptitudes.

RESUMEN

Planear, dirigir y controlar toda la actividad de ventas de la Empresa.

Planear, dirigir y controlar estudios de mercadeo, analizar resultados y

apoyar en el desarrollo del producto.

Asesorar y visitar a los clientes.

Proyectar y controlar metas y presupuestos de ventas y cartera.

Preparar informes y reportes para la Gerencia general.

Cumplir oportunamente con la entrega de acciones correctivas, preventivas

y de mejora, solicitadas a partir de las auditorias u otras

RESPONSABILIDADES Y DEBERES

Elaborar el Plan de Mercadeo y presupuesto de ventas.

Establecer las políticas de mercadeo, publicidad, eventos, promociones y de

todas las actividades que permitan el posicionamiento de la imagen de la

compañía en el mercado.

Participar con el área de costos y en común acuerdo con la Gerencia en la

definición de los precios de los productos de acuerdo con el mercado y con

la rentabilidad de la compañía.

Participar en el comité comercial, en la definición de la comercialización del

producto no producido por la compañía, ya sea mediante la importación de

éstos o compra en la plaza.

Velar por la rentabilidad de los productos producidos y comercializados por

la empresa. Buscar el crecimiento continuo de los negocios de la compañía

AUTORIDAD

Definir los límites de autoridad del trabajador incluyendo sus limitaciones

Disciplinar al personal a su cargo

Page 6: Guía de trabajo #3

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

Que el gerente de mercadeo tenga un buen desempeño que siempre utilice técnicas

adecuadas para que la organización rinda mejor obtenga mejores ganancias y así

transmitir ese bien desempeño al personal que tenga a su cargo.

CONDICIONES DE TRABAJO

Que el gerente de mercadeo esté capacitado a trabajar bajo precio que el nivel de

personal que tenga a su cargo no lo estrese, y así no bajar su nivel de desempeño

a la hora de exceso de trabajo.

Page 7: Guía de trabajo #3

GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

DESCRIPCIÓN

Dirigir, controlar y gestionar las actividades referidas a la Administración de

Personal

(Control de Asistencias, Regímenes de Ascensos, Régimen Disciplinario,

Liquidación de personal

RESUMEN

Administrar los recursos humanos de El Colegio de Sonora de acuerdo a las

normas y

Procedimientos aplicables, otorgando las prestaciones económicas y

sociales apropiadas al

Personal para el desarrollo de sus funciones.

RESPONSABILIDADES Y DEBERES

Supervisar y controlar la actualización del manual de calidad de RRHH,

descripciones, perfiles de cargo y expedientes de personal con la finalidad

de cumplir con las normas.

Planificar y supervisar el adiestramiento del personal bajo su supervisión,

ejecutando el plan anual de detección de necesidades de formación, con el

fin de mantener al personal con los niveles de competencias requeridos por

la organización para asegurar la planificación, ejecución, control y mejora de

los procesos

Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.

AUTORIDAD

Velar por el personal a su cargo

Supervisar a su personal

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

Que el gerente de recursos humanos pueda dirigir controlar la administración de

recursos humanos pueda programar planes orientados a la calidad de vida del

trabajador la salud de los funcionarios

Page 8: Guía de trabajo #3

CONDICIONES DE TRABAJO

Que el gerente de recursos humanos esté capacitado para los conflictos del

departamento que esté totalmente dispuesto a verificar y participar todas las

directivas solicitadas de la gerencia general

Page 9: Guía de trabajo #3

GERENTE DE VENTAS

DESCRIPCIÓN:

PUESTO: GERENTE DE VENTAS

DEPENDE DE: GERENTE ADMINISTRATIVO.

RESUMEN:

El buen gerente de ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero líder,

como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un

gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas.

FUNCIONES GENERALES:

Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus

acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y

disponibles para llevar a cabo dichos planes.

Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo

plazo o sea, son más idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el

número uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son más

precisos y a plazos más cortos. Un objetivo sería vender diez millones en el

próximo trimestre.

Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital

importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma

que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando

nuestra participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho

pronóstico debe ser lo más preciso posible porque de esto depende otros

compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier

otro compromiso con acreedores.

Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el

gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe

tratar el mismo, es quien está llamado a estructurar el departamento.

Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Esta función del

gerente de ventas, dependerá de la estructura de la empresa, porque en muchos

casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos

humanos, aunque la forma idónea sería que Rec. Humanos, reclute y seleccione

previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores candidatos para ser

incorporados a la empresa.

Page 10: Guía de trabajo #3

GERENTE DE MANUFACTURA

DESCRIPCIÓN:

PUESTO: GERENTE DE MANOFACTURA.

DEPENDE DE: GERENTE ADMINISTRATIVO.

RESUMEN:

El gerente de manufactura asegura que los departamentos de una organización van

alcanzar las metas de producción dentro del presupuesto y con un alto nivel de

calidad. Los directivos utilizan los recursos dentro de la planta de fabricación para

cumplir los objetivos para la producción de la empresa. La educación universitaria

se requiere generalmente para un puesto de gerente en una empresa de

producción. El candidato ideal en esta posición también cuenta con amplia

experiencia empresarial en un entorno de fabricación.

FUNCIONES GENERALES:

Mantener una comunicación interdepartamental fluida, con el fin de informar

sobre el desarrollo de la producción, productos y cantidades fabricadas,

plantear las mejoras que tengan lugar; mejorando así la calidad de los

productos, los tiempos de producción y la disminución de los costos.

Garantizar en colaboración con los responsables de los departamentos de

Recursos Humanos y Aseguramiento de Calidad, que se imparta una

formación inicial y continuada, adecuada al personal de Producción.

Optimizar el uso y aprovechamiento de los recursos tanto humanos como

materiales y financieros acorde a las políticas, normas y tecnología de la

empresa.

Proponer a su jefe inmediato la adquisición de nueva maquinaria a fin de

mejorar la productividad, según las necesidades del departamento.

Programar las actividades de su departamento de acuerdo al plan de

producción suministrado por la Gerencia de Planeación, a fin de optimizar

las entregas de producto terminado a tiempo.

Page 11: Guía de trabajo #3

GERENTE DE CREDITOS Y COBROS

DESCRIPCIÓN:

TITULO DEL PUESTO: GERENTE DE CRÉDITOS Y COBROS

PUESTO AL QUE REPORTA: GERENCIA GENERAL

DEPARTAMENTO: CREDITOS Y COBROS

LOCALIDAD GEOGRAFICA: OFICINAS CENTRALES GUATEMALA

RESUMEN

Está a cargo de la recuperación eficiente dela cartera que le corresponda, además

de mantener el contacto y una estrecha comunicación con el Cliente, mantiene la

comunicación y relación personal del propio departamento y de las áreas

relacionadas, se involucra en el logro de metas afines.

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

Recibe las facturas elaboradas, revisa que contengan los documentos

necesarios para el cobro y los programas en un archivo ordenado por fecha

tanto físicamente como en su computadora.

Se encarga de la negociación con los clientes para tratar de lograr la

cobranza de cartera vencida o para el pago oportuno procura que el cliente

se sienta atendido por este departamento.

Propone visitas de si mismo o del gerente de área para el logro de cobranza

de cartera vencida y en su caso, el traspaso de cuantas al departamento

legal por incobrables.

Alimenta los sistemas de información con que cuenta la empresa, aplicación

de pagos, etc.

Asiste y elabora en los reportes mensuales que diseña la gerencia,

adicionando los informes de problemas no solucionados en su sector de la

cartera.

Ayuda a la planeación de las metas del mes siguiente, en cuanto a

recuperación de su sector de cartera, depuración de los estados de cuenta,

visitas a clientes que realizará por sí mismo o con ayuda del gerente.

Participa en las juntas y reuniones del departamento o de otras áreas, para

tratar los asuntos cotidianos o los problemas de recuperación de cartera.

RELACIONES

El departamento de créditos y cobranzas puede realizar un trabajo eficiente sólo

mediante la cooperación de otros departamentos, su relación más estrecha y

continua es con los departamentos, de Ventas, Finanzas, y Contabilidad. Tal

cooperación puede y debe adoptar la forma positiva de un trabajo armonioso y de

conjunto.

Page 12: Guía de trabajo #3

Lo menos que el departamento de créditos y cobros debe al departamento de

ventas es notificarle inmediatamente la negativa de crédito a un cliente nuevo o la

retirada de un cliente antiguo, con una breve explicación de las razones para

proceder así, ese aviso debe darlo el jefe de créditos y cobros al de ventas.

Este último puede transmitirlo al vendedor interesado en el cliente, con el fin de

evitar molestias de visitarlo.

Además con lo relacionado con las finanzas es importante tener una información

precisa mediante un programa que especifique la cantidad de dinero que deberá

recuperarse mediante el cobro.

Contabilidad deberá actuar como suministrador de información contable y de

control de los registros de ingresos, egresos y saldos de las cuentas por cobrar.

RESPONSABILIDADES Y DEBERES

Independientemente al tamaño de la estructura orgánica de la empresa sea esta

mayorista, minorista, distribuidora representante; las primeras acciones que tendrá

que realizar el responsable o encargado, será la de implementar un plan de trabajo

determinando las siguientes acciones generales:

Establecer políticas generales sobre la coordinación del manejo operativo

del crédito y la cobranza.

Diseñar un sistema que sea apropiado a las necesidades de la empresa aun

cuando esta no tenga la estructura necesaria.

Confeccionar e imprimir formularios, apropiados a las actividades que

piensa desarrollar la empresa para la supervisión y el Control.

Solicitar el personal que se considere necesario para operatividad y poner

en marcha el sistema.

Establecer la interconexión con las demás áreas principales y secundarias

con que cuenta la empresa, tales como Ventas, Almacenes, Contabilidad,

Registros, Caja, Finanzas etc.

Dentro del criterio administrativo, el crédito y la cobranza deben producir

ganancias o beneficios porque permite la interrelación de dos funciones

complementarias como son incrementar las ventas y garantizar las utilidades

futuras mediante la recuperación de la inversión.

Pero toda función que se complemente en una organización tendrá que tener

objetivos que provengan de la finalidad o naturaleza por los cuales puedan

materializarse los objetivos.

Page 13: Guía de trabajo #3

CRISTERIOS DE DESEMPEÑO

Para poner en funcionamiento las operaciones de créditos y cobros en la empresa,

se requiere implementar un sistema operativo de métodos y procedimientos dentro

de la estructura orgánica de la empresa. Este funcionamiento deberá tener el

interés mayoritario de quienes dirigen la organización y sobre todo, del

responsable de la gestión de Créditos y Cobros ya que la administración del crédito

y del cobro se ha elevado a la categoría de un profesional con sus

responsabilidades y ética propia, dando una imagen de modernización, importancia

y alta performance dentro de la empresa.

CONDICIONES DE TRABAJO

Esto dependerá del interés que ponga el empresario o ejecutivo de la empresa,

para ejecutar dicha función.

Indistintamente a ello, se puede decir que su ubicación dentro de la estructura

orgánica podrá ser lineal o de apoyo. También puede entenderse que esta decisión

dependerá del tamaño de la organización (pequeña o mediana empresa).

Si fuera lineal, entonces su ubicación estará dentro del área financiera, ventas o de

control, su dependencia a estas funciones conseguirá la homogenización de las

funciones complementarias.

Si fuese de apoyo entonces su ubicación dependerá de la Gerencia, el mismo que

ejercerá un control directo y supervisará a las actividades señaladas.

En cualquiera de los casos, siempre se considera una asesoría staff dependiente o

independiente por parte de un asesor legal y/o un especialista en la materia.

Seguidamente propondremos algunos modelos de estructura organizacional,

jerárquica y ubicación del departamento de Créditos y Cobros dentro de la

organización de una empresa de mediana capacidad.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Otorgamiento de los Créditos

Estudio de los Estado Financieros e Información anexa

Gestión Efectiva de la Cobranza

Informes y Gerencia

Control de Personal a su cargo

Determinación de malas deudas

Arqueos de documentos

Page 14: Guía de trabajo #3

JEFE DE LOGÍSTICA

DESCRIPCIÓN:

La persona responsable del puesto de trabajo es el máximo responsable del

correcto funcionamiento, coordinación y organización del área logística de la

empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestión de personal, con el

objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercancía en tiempo y forma.

Las funciones principales del puesto son:

Coordinar las diferentes áreas de almacén (entradas, reposición, preparación

de pedidos y transporte de los mismos).

Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.

Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos.

Optimizar procesos de trabajo.

Gestionar y supervisar al personal a su cargo.

Page 15: Guía de trabajo #3

JEFE DE BODEGA

DESCRIPCIÓN:

Diligenciar formatos de entrada y salida del almacén, se le debe asignar esta

función para que él pueda saber cuándo llego o salió la mercancía, que cantidad,

cuántas unidades de una referencia, que artículos, a quien se le compro o vendió y

quien la recibió

Realizar un control de inventarios diarios para que el este enterado de que se está

agotando o que productos tiene en mayor cantidad.

Recibir y verificar los productos que ingresan esto para estar seguro de que lo que

se le anuncia en el documento correspondiente es lo que en realidad se le entrega.

Diligenciar los documentos necesarios que certifiquen el recibo o despacho de la

mercancía ya que el es el directo responsable y así evitar reclamaciones futuras de

que no me llego tal producto o que se le entrego de más.

Realizar los reportes respectivos al jefe de compra y venta y al contador para

poder contar con la autorización de estos.

Reportar al departamento de logística si al momento de la descarga detecta daños

en los productos tales como humedad, empaques dañados, problemas de

infestación, faltantes o sobrantes.

Revisar que el almacenaje de los productos si sean los adecuados

Page 16: Guía de trabajo #3

INGENIERO DE PRODUCCIÓN

DESCRIPCIÓN

INGENIERO DE PRODUCCION CODIGO 1020

23/08/2014 PLANTA

JEFE INMEDIATO GERENTE DE PRODUCCION

SALARIO BASE Q.18000.00

RESUMEN

La amplitud de la Ingeniería en Producción Industrial permite aplicar los

conocimientos y herramientas de esta disciplina, en una amplia gama de

actividades, tales como empresas de manufactura, de transporte, comerciales y de

servicios, (aeropuertos, hospitales, hoteles, entidades financieras y sector público,

entre otros).

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

Es preciso que establezca una línea de comunicación abierta con las

siguientes personas: Director General, Gerente de Compras y Ventas,

Gerente de Recursos humanos y Gerente de Mantenimiento y Almacén.

Actualizar a los supervisores de producción sobre las innovaciones en los

procesos.

Verificar los reportes que le sean entregados y analizarlos.

Solicitar apoyo de asesoría técnica profesional externa en caso que sea

necesario, reportándolo previamente con el Director General.

En la temporada de corte y empaque será responsable, junto con sus

supervisores, que el producto se encuentre en las condiciones óptimas para

su venta.

Instruir en la temporada de corte y empaque a los empleados temporales

para que realicen bien su labor.

Capturar ideas o propuestas de cualquier empleado que haya tenido

resultados positivos en el proceso de producción.

Es el responsable del buen desarrollo de la planta y de la eficiencia y

eficacia de los procesos productivos e innovaciones.

En caso de algún brote viral o enfermedad de la planta, tendrá que ver la

causa y solucionar el problema.

RELACIONES

Reporta a: Gerente de producción

Supervisa a: Supervisores de línea.

Trabaja con: Personal de planta.

RESPONSABILIDADES Y DEBERES

FUNCIÓN BÁSICA: Hacerse cargo de todo lo referente a los procesos productivos,

para lograr la eficiencia y un producto de calidad.

Page 17: Guía de trabajo #3

Gestionar el diseño, la instalación, la administración y el desarrollo de sus

temas de producción de bienes y servicios, en cualquier sector económico.

Identificar oportunidades de innovación en cualquier área del sistema

productivo de empresas de bienes y servicios.

Determinar la viabilidad y sostenibilidad de nuevos productos y sistemas

productivos.

Evaluar el resultado de alternativas técnicas o tecnológicas específicas,

considerando el impacto que pueda generar en el ambiente social y

ecológico.

Interactuar con equipos de trabajo multidisciplinarios, para el logro de

objetivos.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

El Ingeniero Industrial tendrá conocimientos del área de las matemáticas, cultura

general, contabilidad, psicología, relaciones industriales, Ingeniería humana,

producción calidad, y todos los conocimientos necesarios para tomar decisiones

desde el punto de vista del optimización de recursos.

La amplitud de la Ingeniería en Producción Industrial permite aplicar los

conocimientos y herramientas de esta disciplina, en una amplia gama de

actividades.

El objetivo es plasmar las capacidades de los profesionales, tomando como base

los fundamentos y la evolución de esta disciplina.

CONDICIONES DE TRABAJO

Las áreas prioritarias de trabajo d Ingeniería Industrial serán las de producción,

Control de Calidad, Ingeniería de proyectos, Seguridad y análisis Ambiental,

Gerencia de Producción, Gerencia de Empresa, Sistemas y Procedimientos,

Almacenes, Medición de trabajos Estándares, Evaluación de Proyectos, Estudios de

Factibilidad, Consultoría y otras de carácter técnico.

Todas estas tareas se realizaran dentro de las instalaciones de la planta central.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Investigar, desarrollar y diseñar productos.

Analizar, diseñar los métodos de trabajo y realizar mediciones de los

mismos.

Administrar y controlar la producción.

Realizar diagnósticos empresariales y proponer soluciones a las necesidades

detectadas.

Evaluar, proponer y diseñar sistemas de calidad en las empresas.

Tomar decisiones basándose en procesos matemáticos y financieros.

Diseñar y administrar planes de mantenimiento.

Page 18: Guía de trabajo #3

proponer soluciones a las necesidades detectadas.

Evaluar, proponer y diseñar sistemas de calidad en las empresas.

Tomar decisiones basándose en procesos matemáticos y financieros.

Diseñar y administrar planes de mantenimiento.

Actuar en base a los principios éticos: honestidad, integridad, solidaridad y

otros.

Poseer una visión de futuro clara y alentadora que lo lleve a la generación

de empresas para fortalecer la economía del país.

Propiciar la participación del trabajo en equipo, liderazgo en la institución

donde se desenvuelva

Page 19: Guía de trabajo #3

ASISTENTE DE GERENCIA

DESCRIPCIÓN:

ASISTENTE DE GERENCIA CODIGO 1020

23/08/2014 PLANTA

JEFE INMEDIATO GERENTE DE GENERAL

SALARIO BASE Q.16000.00

RESUMEN

La persona que ocupa este puesto asume la responsabilidad del Gerente en su

ausencia.

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

Es responsable de ejecutar labores secretariales de la dependencia

asignada.

Manejo de equipo específico

Trato con el cliente externo

RELACIONES

Reporta a: Gerencia General

Trabaja: con todo el personal de oficinas centrales, e invitados de Gerencia

General.

RESPONSABILIDADES Y DEBERES

GESTIÓN ADMINISTRATIVA.

Preparar, tramitar, y controlar la documentación generada en la gerencia

general.

Confección de cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas,

informes, facturas, y documentos en general.

Convocar a sesiones o reuniones.

Llevar el control de la agenda del gerente de área.

Velar por el ornato de las oficinas de los directivos y gerencia general.

Coordinar las labores, giras y gestión de cobro del mensajero motorizado.

Coordinar las funciones y actividades del mensajero interno, tales como:

entrega y distribución documentos, ir a bancos, empresas, etc.

Atender a proveedores y entregar las órdenes de compra.

Comunicar la participación a reuniones al departamento de compras,

publicidad, gerencias varias e interesados.

Controlar presupuesto de Publicidad con la facturación de la Agencia de

Publicidad Mccann.

Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales de la empresa.

Evacuar las consultas que estén a su alcance.

Preparar los informes que se le soliciten.

Page 20: Guía de trabajo #3

Llevar controles administrativos vía expedientes, archivos, catálogos,

computador u otros similares.

Colaborar con otras funciones afines.

GESTIÓN OPERATIVA.

Recibir, clasificar, tramitar y controlar la correspondencia y documentación

diversa recibida, tanto interna como externa.

Atención telefónica de acuerdo a las normas de cortesía establecidas y dar

el debido curso

Recoger y canalizar los mensajes dirigidos al personal de la dependencia o

enviados por este.

Enviar comunicaciones internas y documentos relacionados a los diferentes

departamentos administrativos.

Solicitar y mantener suministros de cafetería.

Tramitar con la agencia de viajes la compra de boletos.

Realizar envíos de encomiendas al exterior.

Efectuar cancelación y registro de las pólizas del INS.

Receptar los periódicos y distribuir.

Coordinar con los departamentos el uso de la sala de sesiones.

Enviar comunicaciones vía fax, correo electrónico y apartado postal a

empresas e identidades.

Mantener el orden y buena presentación de la sala de secciones y

accesorios (tv, proyector slice, pizarra, etc.)

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

Las Secretarias y Asistentes de Gerencia se convierten entonces en los brazos de

los gerentes para impulsar y multiplicar las acciones de la organización en aras de

cumplir las metas y la Misión Empresarial.

En la medida en que las personas que ocupan estos cargos dominen y compartan

toda la información acerca de la misión y metas en la organización; y se ganen el

respeto de la gerencia, de los colaboradores, y de los clientes con un desempeño

proactivo y eficiente; alcanzarán la autoridad necesaria y la “luz verde” del nivel

superior para influir más directamente en el buen cumplimiento de los objetivos

empresariales.

Toda organización tiene su propia cultura, que evidencia “algo especial” que la

diferencia de otras, aunque a simple vista nos resulte definir en qué consiste.

Page 21: Guía de trabajo #3

CONDICIONES DE TRABAJO

El cargo se ubica área administrativa en oficinas centrales, atendiendo y

coordinando sus actividades en el departamento asignado.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Excelente presentación personal

Responsable y dedicada.

Receptiva y Servicial

Buen manejo de las relaciones interpersonales.

Dinámica y activa.

Amplio manejo del sistema operativo WINDOWS y de las herramientas

Word, Excel y Power Point.

Page 22: Guía de trabajo #3

CONCLUSIONES

Este manual guarda relación con los procedimientos que se puedan desarrollar

dentro de la organización.

Con este manual de funciones se tendrá un mejor rendimiento debido a que los

empleados se enfocaran a cumplir sus obligaciones dentro de su campo de trabajo.

Facilitando la ubicación y orientación del personal además de que permite

establecer claras delimitaciones en las funciones y responsabilidades de cada

cargo.

Entre las ventajas a futuro en base a este manual de funciones serán:

1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.

2. Se reducirá la cantidad de conflictos de autoridad, no habrá fugas de

responsabilidad.

3. Es claro y sencillo, a su vez proporciona solo la información necesaria para

cada puesto de trabajo.

4. Sera útil en toda la organización.

5. Sera fácil de mantener la disciplina entre los empleados de toda la

organización.