Creación de Eventos DepartamentalesCreación Coordinadores Delegados

Marzo 2012

CONSIDERACIONES GENERALES

Se recomienda usar como navegador Mozilla o Google Chrome.

Si va a realizar la inscripción en equipos que sean institucionales, tenga en cuenta que tienen algunas restricciones en cuanto a la cookies o las ventanas emergentes. Si durante el proceso presenta inconvenientes la acción inicial es cambiarse de equipo, si eso no resulta COMUNÍQUESE CON LA COORDINACION PARA VERIFICAR EL PROCESO

CONSIDERACIONES GENERALES

El proceso de Inscripción al Encuentro departamental debe ser realizado por cada uno de los delegados institucionales, el uso de su usuario y contraseña es de uso personal e intransferible.

Tenga en cuenta que el sistema no permite la Multisesión, si se trata de ingresar en otro equipo inmediatamente el sistema se cierra.

Recuerde capacitar a sus delegados institucionales Recuerde capacitar a sus delegados institucionales en el correcto uso del sistema. Para este año los en el correcto uso del sistema. Para este año los proyectos que no esten debidamente registrados proyectos que no esten debidamente registrados

en el sistema no podrán participar en el Encuentro en el sistema no podrán participar en el Encuentro NacionalNacional

CREACIÓN EVENTOS DEPARTAMENTALESCREACIÓN EVENTOS DEPARTAMENTALES

Ingrese a la páginawww.fundacionredcolsi.org

PASO A PASO1. Darle click a la pestaña Eventos

AQUIAQUI

PASO A PASO2. Darle click a la Crear Evento +

PASO A PASO3. Darle click a la Crear Evento +

PASO A PASO3. Darle click a la Crear Evento +

Los campos seleccionados con color rojo son obligatorios

Coloque el nombre del evento: VIII Encuentro Departamental

Fecha de Inicio: Cuando inicia el evento propiamente dicho por ej 13 de mayo

Fecha de Fin: cuando finaliza 14 de mayo

Pais: Colombia Departamento: Santander Municipio: Bucaramanga

PASO A PASO3. Darle click a la Crear Evento +

Limite de Inscripciones: Limite de Inscripciones: Coloque la fecha hasta la cual se permitirá el registro de participantes para el ej será entonces 14 de mayo.

Limite de Inscripción de Proyectos: Limite de Inscripción de Proyectos: según según el cronograma interno establecidoel cronograma interno establecido

Limite para la evaluación de Proyectos: Limite para la evaluación de Proyectos: Según la fecha de terminación del encuentro Según la fecha de terminación del encuentro seleccione un plazo prudencial que le permita seleccione un plazo prudencial que le permita revisar las evaluaciones antes de la migración revisar las evaluaciones antes de la migración (se realizará 2 semanas después).(se realizará 2 semanas después).

Cupos participantes y cupos proyectos: Cupos participantes y cupos proyectos: Coloque 0 para que sea ilimitadoColoque 0 para que sea ilimitado

PASO A PASO3. Darle click a la Crear Evento +

Presentación: Presentación: incluya una presentación corta incluya una presentación corta del eventodel evento

Valor: Valor: Coloque los valores ordinarios y Coloque los valores ordinarios y extraordinarios extraordinarios

Lugar: Lugar: Indique la ubicación de la sede del Indique la ubicación de la sede del eventoevento

Permite Particulares: Permite Particulares: Esto habilita el Esto habilita el registro automático de participantes sin registro automático de participantes sin pertenecer a ninguna institución, pertenecer a ninguna institución, recomendamosrecomendamos no no habilitarlo para tener habilitarlo para tener control de los participantescontrol de los participantes

Adjuntos: Adjuntos: Cargue la convocatoria en pdf, el Cargue la convocatoria en pdf, el afiche y un modelo del comprobante de pago afiche y un modelo del comprobante de pago si lo tienesi lo tiene

PASO A PASO4. Puede darle click al evento que está activo y ver la información general

PASO A PASO4. Puede darle click al evento que está activo y ver la información general

Desde allí se puede administrar todo lo relacionado con el evento AGREGAR PARTICIPANTE AGREGAR PROYECTO AGREGAR USUARIOS: Crear usuarios en calidad

de evaluadores AGREGAR EVALUADORES: Una vez ya se

estableció el usuario evaluador alli puede asignarle los proyectos a evaluar por areas

PASO A PASO4. Puede darle click al evento que está activo y ver la información general

Creación de Coordinadores delegados (delegados Institucionales par que puedan administrar sus semilleros, registrar sus proyectos y los participantes en el evento recien creados

CREACIÓN COORDINADORES DELEGADOSCREACIÓN COORDINADORES DELEGADOS

PASO A PASO5. Darle click a la pestaña UNIVERSIDADES

AQUIAQUI

Salen todas las instituciones activas e inactivas que han Salen todas las instituciones activas e inactivas que han pertenecido al Nodopertenecido al Nodo

PASO A PASO5. Darle click a la pestaña UNIVERSIDADES

PASO A PASO6. Darle click al ícono editar Universidad

PASO A PASO7. Darle click al CREAR/EDITAR DELEGADOS

PASO A PASO7. Darle click al CREAR/EDITAR DELEGADOS

Darle click a Nuevo + si el delegado nunca ha participado de un Encuentro Departamental o Nacional

Darle click a Buscar: Darle click a Buscar: Si el participante ha estado registrado previamente en portal en cualquiera de las modalidades de participación

PASO A PASO8. Darle click al BUSCAR

Se puede hacer una búsqueda por nombre o por documento, se recomienda búsqueda por documento porque pueden haber

homónimos en el sistema

PASO A PASO8. Darle click al nombre que arroja la búsqueda y que corresponda a la persona

Luego se puede dar click a GRABAR DELEGADO y ya sale la persona agregada en la parte inferior

El sistema envía de manera automática un correo de notificación con la clave y el usuario, sin embargo también arroja la clave y el usuario para que quien la está creando pueda almacenarla y

usarla ante cualquier eventualidad

PASO A PASO9. Guarde el usuario y la clave emitida por el sistema

El sistema envía la clave pero es importante saber que la envía al correo que la persona tenga asociada, o en ocasiones puede ser

detectada como SPAM por eso se recomienda enviar posteriormente un correo a cada delegado indicando su clave y

usuario para que pueda ingresar

PASO A PASO10. Ingreso de Coordinadores Delegados

Los coordinadores delegados una vez tengan su clave de acceso Los coordinadores delegados una vez tengan su clave de acceso pueden ingresar a través de pueden ingresar a través de www.fundacionredcolsi.org/eventos

A partir de ese momento pueden registrar semilleros, integrantes de A partir de ese momento pueden registrar semilleros, integrantes de semilleros, registrar participantes y proyectos asociados a su semilleros, registrar participantes y proyectos asociados a su

institucióninstitución

RECOMENDACIONES FINALES

El proceso de Inscripción se cierra de manera automática, por tanto no deje para el último momento el registro de sus proyectos.

Si tiene inconvenientes con el proceso, comuníquelo oportunamente a la Coordinación Nacional, así podrá prestarse oportuna asesoría para el procedimiento

Revise con detenimiento que todos los proyectos estén correctamente registrados en el sistema. Se recomienda enviar un listado de excel de los proyectos registrados al coordinador nodal

Finalmente, el éxito de este encuentro depende del compromiso y la disposición de todos los que somos miembros