guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu
DESCRIPTION
Espais de gestió del coneixement. 5a sessió Jesús Martínez, Mireia Ochoa, Ana Saint-Dizier i Núria Vives Barcelona, 17 de juny de 2013TRANSCRIPT
Guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu
Espais de gestió del coneixement. 5a sessióJesús Martínez, Mireia Ochoa, Ana Saint-Dizier i Núria Vives
Barcelona, 17 de juny de 2013
Índex
1. Plantejament• Definint els termes: treball col·laboratiu• Barreres i oportunitats
2. Variables d’èxit per a la col·laboració i Guia pràctica per al treball col·laboratiu
3. Casos d’èxit4. La propera frontera: la col·laboració per defecte
Ara mateix…
1. Polítiques d’austeritat?
2. Redescobriment del valor del coneixement intern?
3. Redescobriment del potencial de les TIC com a...
disparadors de productivitat?
connectors?
4. Evolució de la gestió de la informació (intranets) i de la gestió del coneixement (plataformes tecnològiques) a través (gràcies a) de capes socials (les persones)?
Per què (ara) aquesta tendència al que és col·laboratiu?
Les organitzacions públiques no estan dissenyades per a la col·laboració
Funcionament per sitges (unitats tancades)Rendició de comptes per via jeràrquica i, en relaciódirecta, programació de l’agenda de treball en la mateixa via verticalDedicació a tasques transversals de forma secundària (temps excedent i en un nivell de compromís secundari)Tipus de lideratge no preparat per a organitzacions més obertes (i més incertes)
Però hi ha barreres...
… i també noves oportunitats
• Alta sensibilització del personal directiu sobre la bondat de la col·laboració.
• Entorn afavoridor des de l’alta direcció.• Alta connectivitat gràcies a Internet i extensió de les TIC.• El nou context d’austeritat demana noves formes de
treball per a la gestió eficient.• Experiències prèvies d’èxit en moltes organitzacions: el
programa Compartim com a referent en el treball col·laboratiu a l’Administració pública.
Però l’eficiència en el treball col·laboratiu...
...necessita metodologia
Hi ha molts processos implicats
• Rols i responsabilitats dels participants (i experts)• Estructuració de la informació prèvia• Divisió del treball• Codificació del treball (que es va avançant)• Debats eficients • Presa de decisions• Incentius per mantenir la participació
Tanmateix, hi ha aspectes molt bàsics
GUIA PER A NOVELLS
...enforteixen la col·laboració
Les bones relacions bilaterals...
Bilateral
• Coneixements i prerequisitsCal tenir un objectiu comú
• ActitudsValorar la contribució dels altresInteressar-se per l’èxit dels altres
• HabilitatsEscoltarComunicar amb freqüència, de forma oberta i claraJustificar els raonaments Ser pacient i persistentPreveure problemes futurs
Multilateral (equips)
• ConeixementsTenir un objectiu comúUna mateixa manera de treballar i el compromís de comprovar-ne l’evolucióNombre correcte per persones (7-12)
• Correcta barreja d’habilitats
• ActitudsValorar la contribució dels altres
Interessar-se per l’èxit dels altres
• HabilitatsFacilitar el debat
Habilitats per a la col·laboració
• Involucrar les parts interessades rellevants
• Construir consens fase a fase • Comptar amb un facilitador
orientat a la resolució de problemes
• Tenir un mapa de processos• Treballar el poder de la memòria
grupal
Les regles d’or per a una col·laboració amb èxit
Fer servir eines eficients
Però hi ha aspectes que encara s’han de desenvolupar
Molt orientat Flexible/Obert
Grups de treball ad hoc
CoP
Xarxes
Form
alIn
form
al
Molt orientat Flexible/obert
Per exemple: Enfocaments del treball col·laboratiu
Con
vida
tsV
olun
tarie
tat
La nomenclatura clàssica
Focus definit/altament dirigit
Grups de millora/innovació
Xarxes professionals d’intercanvi
+
-
CoP
Xarxes professionals de comunicació/col·laboració
Grups ad hoc (encàrrec)
Focus no definit/flexible
De menys específic a més especialitzat
Continuum en el treball col·laboratiu
Variables d’èxit per a la col·laboració (1)
Adequada detecció del problema o necessitatEl treball col·laboratiu no pot ser impulsat com a resultat d'una moda. Si es vol que sigui sostenible i eficient, ha d'estar lligat a una necessitat real detectada i valorada com a important per a l'organització.
Variables d’èxit per a la col·laboració (2)
Focalització precisa en el problema o la necessitat que cal resoldreCom més operativament estigui descrit allò que es treballarà, més ràpid s'avançarà.
Variables d’èxit per a la col·laboració (3)
Pla de treballHa d’incloure: eines, plataformes, espais, rols, encàrrecs,etc.
Variables d’èxit per a la col·laboració (4)
Presència d'un animador/coordinador
Un facilitador actua com a:• Guia de processos• Proveïdor d’eines• Tercera part neutral• Educador del procés
Teacher Leader Conference 2 August 2012 © US Department of Education CC BY
Altres variables d’èxit per a la col·laboració
• S’han d’usar els canals de comunicació/col·laboració naturals del col·lectiu i després, si cal, oferir millores.
• S’han d’utilitzar eines tecnològiques de fàcil maneig per a no experts.• Si el grup ho necessita s’ha d’oferir:
Alfabetització digital Ajuda puntual d’experts en la matèria concreta Flux d'informació/actualització a través de biblioteca/centre de documentació
• Altres consells:Deixar clar des de l’inici quins seran els incentius del grup.Codificar el coneixement tàcit és costós (cal molta feina).Dosis de coneixement extern ajuden i estimulen l'intern (el frec i la fricció són productius).El grup evoluciona i arriba (si el procés va bé) a un estadi productiu en fases més avançades (el temps necessari varia de grup a grup)La participació té nivells i regles diferents que l'e-moderador ha de gestionar.
Objectiu Contingut Procés Qui Termini
Aconseguir que tothom estigui focalitzat en la tasca
Amb què em puc trobar avui
En què pretenc prestar ajuda
30 segons per a contribucions
Tothom 6 minuts
Entendre el problema des de totes les perspectives
Fets que mostren l’existència d’un problema
Presentació Persona A 10 minuts
Detectar possibles problemes col·laterals
Quins altres elements suggereixen l’existència d’un problema
Debats en grups reduïts amb informació de retorn estructurada
Tothom, en grups de 2- 3
20 minuts de debat 20 minuts per al retorn d’informació
Acordar la definició I delimitació del problema
Identificació de les formulacions alternatives
Debat en grup seguit de votacions basat en el sistema de punts
Tothom 10 minuts per generar la idea10 minuts per votar
Fases en el treball col·laboratiu presencial
Tot el grup s’ha de focalitzar en la resolució de problemes en la mateixa fase
Font: How to Make Collaboration Work, David Straus
Construir consens fase a fase
Requereix emprar tècniques de dinamització i sistematitzacióCal tenir en compte la rellevància de les aportacions externesRequereix organització i estructuració del coneixement generatCal fer seguiment i avaluació
El debat virtual: aspectes bàsics
El debat virtual com a element central del treball cooperatiu en línia
Funcions de l’e-moderador com a facilitador
Dissenyar la plataforma en funció de les necessitats del seu grup; decideix quines eines s’utilitzaran.
Proposar l’alta dels membres i els privilegis dels quals disposaran.
Aclarir i resoldre dubtes relacionats amb el funcionament de l’espai.
Supervisar que les intervencions dels integrants s'adeqüen a allò que s’havia pactat.
En cas d’observar alguna missatge no adequat, el moderador s’ha de posar en contacte amb el membre del grup i explicar-li els motius pels quals el missatge no es mantindrà publicat.
El bon treball en línia
Funcions de l’e-moderador com a gestor• Apuntalar l’activitat de la xarxa intel·ligent nodrint les seves zones d’aportació
amb materials pertinents.• Conèixer les necessitats del debat, descobrir els punts àlgids de la discussió, els
temes implícits i les deficiències de reflexió en els temes proposats.• Procurar que les aportacions s’ajustin als objectius plantejats en el grup.• Buscar la informació i el coneixement pertinent, ja sigui dins o fora de la xarxa.
També procurar documents, investigacions, experiències, ensenyaments d’experts o obtenir entrevistes amb personalitats que tinguin coneixements o experiències sobre els temes que es debaten.
• Contactar amb experts i consultors amb la finalitat que contribueixin al debat en algun moment, ja sigui de forma directa o sotmetent algun document a discussió.
• Elaborar ressenyes i crítiques d’obres (llibres, articles, programari, llocs web, pel·lícules, etc.)
• Mantenir el grup connectat amb els altres grups.
El bon treball en línia
La reflexió guiada (com a pauta en debats oberts)
Eines que faciliten la feina
Què és e-Catalunya
Estructura d’e-Catalunya
QuèCAT
Espai personal
Portal de Justícia
Eines
Eines: llistes de distribució
Eines: llistes de distribució
Eines: llistes de distribució
Eines: blog
Blog del programa: Gestió del coneixement
Eines: fòrum
Fer pinyaCompartir coneixement
Col·laborar
Autoformar-seIntercanviar rols
Eines: calendari
Eines: wiki
Eines: repositori de documents
Lloc de referència per al col·lectiu
Eines: àlbum d’imatges
Eines: processos participatius
Monitorar participació
Acotar temps de resposta
Extreure’n dades estadístiques
Facilitar col·laboració
Retorn als participants
Més enllà d’e-Catalunya
Més enllà d’e-Catalunya
I encara més enllà...
Eines que faciliten la feina: Moodle
Eines que faciliten la feina: Campus virtual del CEJFE
El Campus virtual: grups de treball col·laboratiu
El Campus virtual: blocs
El Campus virtual: persones connectades
Casos pràctics d’èxit
Casos pràctics d`èxit (1)
El grup de treball col·laboratiu ad hoc• Demanda específica i estratègica de l’organització des de
la direcció.• Posada a disposició d’eines col·laboratives transversals i
síncrones que completen eines de treball tradicionals.• Habilitació d’un facilitador/moderador que dinamitzi el
grup i faci de nexe amb la direcció.• Resultat: Augmenta l’eficiència i s’aprofita el coneixement
de les persones, i alhora es compleixen objectius estratègics de l’organització.
Grup de treball col·laboratiu ad hoc: exemples
Un manual en casos de violència filioparental encarregat per la Direcció General d’Execució Penal a la Comunitat i de Justícia Juvenil (2010)
Projecte tècnic de medi obert de justícia juvenil (2013): proper llibre blanc de la professió; s’està elaborant com a continuïtat d’un projecte de la CoP de Medi Obert. Grup de treball format per tots el professionals i els comandaments.
Grup de treball col·laboratiu ad hoc: exemples
Comunitat de pràctica
• Necessitat de formació específica i de transferència de coneixement entre professionals (per exemple, casos de noves incorporacions).
• Les plataformes permeten:generar debatsintercanviar informaciódifondre bones pràctiques, etc.
• Resultat: generar un entorn de confiança entre professionals i, per tant,,augmentar la cohesió professional i alhora complir els imperatius de l’organització d’oferir formació inicial i contínua.
La comunitat de pràctica com a espai de formació contínua i espai de cohesió professional
Guia pràctica per al treball col·laboratiu: plantilla
1. Títol [xxx] 2. Definició operativa de l’aspecte que cal treballar [xxx] (El tema que cal
treballar ha d’estar focalitzat, i si és complex, cal tractar-lo en parts. Tanmateix, el grup pot replantejar posteriorment el tema).
3. Constitució del grup [xxx] (En aquest ordre: patrocinador,e- moderador/dinamitzador, participants -nombre reduït per ser operatiu)
4. Posada en marxa del grup [xxx] (Primera reunió amb obertura oficial i presentació de l'encàrrec per part del patrocinador. Presentació de l’e- moderador i participants. Exposició del pla de treball, eines, calendari, necessitats, etc.)
5. Treball presencial i en línia [xxx] (Es recomana la combinació entre treball presencial i en línia. Implica formació de l‘e-moderador)
6. Presentació pública del treball i difusió [xxx] (Si s’han posat a treballar diversos grups alhora es recomana fer una presentació global com una jornada de bones pràctiques)
Exemple
La comunitat de pràctica dels equips d’assessorament tècnic de família , després de la renovació de més de la meitat dels professionals al 2012 han tornat al programa Compartim: èxit de participació
La propera frontera: col·laboració per defecte
Més casos d’èxit
Molt més casos d’èxit gràcies a l’adaptabilitat de la metodologia col·laborativa a la configuració de cada organització, als diferents perfils de professionals, als interessos de cada col·lectiu.
En definitiva, una recepta senzilla: a problemes, solucions a mida…
La col·laboració per defecte: la xarxa social corporativa
• Reducció del correu electrònic• Millor gestió del talent intern• Major eficàcia en la gestió de les noves idees• Reducció dels esforços dedicats a la gestió de la
informació corporativa• Reducció dels esforços dedicats a la gestió de la
informació
Beneficis de la xarxa social corporativa
Ja s’està treballant al Departament de Justícia
Gràcies!
www.gencat.cat/justicia/compartim
@compartim