guía seguimiento participativo
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN......................................................................1
PREGUNTAS SOBRE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO......................2
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ..................................................4
¿QUE ES EL SEGUIMIENTO? .....................................................6
¿QUE ES LA EVALUACIÓN? .......................................................7
¿COMO SE HACE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO?.........................8
Paso 1. Determine que información necesita conocer............................8
Paso 2. Elaborar un plan de acción................................................... 10
Paso 3. Buscar la información.......................................................... 11
Paso 4. Análisis e interpretación de los datos..................................... 12
Paso 5. Divulgar y comunicar los resultados ...................................... 12
GLOSARIO ...........................................................................13
FORMATOS DE ACTAS ...........................................................16
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .............................................21
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
INTRODUCCIÓN
Esta guía trata sobre el uso de herramientas de seguimiento y
evaluación para un proyecto u organización. Explica el concepto de
seguimiento y evaluación, cómo planificar estas actividades y
ejecutarlas de tal manera que sea un ejercicio funcional para las
organizaciones pertenecientes al programa Oportunidades Rurales
del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
Se centra en la información: que información se revisa, cómo se
hace el proceso de recopilación de datos, organizarlos y
analizarlos.
De esta manera todos los miembros de la organizaciones saben si
realmente ¿Vamos Bien? Y los miembros de los comités de
evaluación y seguimiento tendrán respuestas oportunas sobre la
ejecución y el futuro de su proyecto.
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
PREGUNTAS SOBRE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
¿Por qué tener herramientas de evaluación y seguimiento?
Porque le permite conocer al grupo que participa en el proyecto cómo se están
haciendo las cosas.
Al hacer evaluación y seguimiento se revisa la calidad e impacto del trabajo
que se realiza en el marco del proyecto, frente al plan de actividades aprobado
y frente a los objetivos que tiene la organización.
El seguimiento y evaluación permiten a la organización
examinar el progreso del proyecto e identificar y anticiparse a
los problemas (así se pueden tomar medidas para evitarlos o
resolverlos). Así mismo se pueden tomar decisiones y se
genera la oportunidad de redefinir objetivos y hacer ajustes
en las actividades, si fuese necesario.
¿Para qué hacer evaluación y seguimiento?
El seguimiento y evaluación puede:
• Identificar algunos problemas y sus causas;
• Generar soluciones para estos problemas;
• Analizar sobre hacia donde vamos y como vamos
• Brinda información para entender a profundidad todos los asuntos
concernientes al proyecto
• Da la oportunidad de influir en las decisiones que se tomen a futuro para
el desarrollo del proyecto
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
¿Quién debería utilizar esta herramienta?
Debería ser útil para cualquier persona que trabaje para una organización o
proyecto y le interesen los resultados del mismo.
Sin embargo los principales usuarios de esta herramienta son los miembros
del comité de evaluación y seguimiento VAMOS BIEN, quienes deben ejercer
esta función dentro para el desarrollo del programa Oportunidades Rurales.
¿Cuándo será útil hacer evaluación y
seguimiento?
Siempre, pero será especialmente útil cuando:
• Se estén llevando acabo proyectos que
involucran apoyo de dinero público, como en
el caso del programa oportunidades rurales.
• Se quieran analizar las actividades de la organización.
• Estén interesados en los resultados del trabajo de la organización.
• Lleguen a una etapa en el proyecto o en la organización en que sea
necesario conocer si VAMOS BIEN del trabajo de la misma.
• Lo soliciten quienes apoyan el proyecto y realizan una evaluación
externa de la organización y/o proyecto.
Si no se hacen procesos de evaluación y seguimiento del trabajo que se hace
en el proyecto, en relación con las metas propuestas, es posible, que se usen
mal los recursos y que no se produzcan los cambios que se espera o la
solución a los problemas que aquejan a los asociados.
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Para hacer evaluación y seguimiento es fundamental
identificar los siguientes aspectos:
1. Lo que se quiere saber, significa identificar claramente lo que para la
organización es importante conocer para la evaluación y seguimiento. Esta
relacionado directamente con los valores e intereses de los participantes
del proyecto y de la organización.
Valores como:
• Bienestar de la comunidad;
• Capacitación a los miembros de la organización;
• Cambios en la situación socio económica de una comunidad
• Generación de empleo e ingresos
¿Quién se beneficia del proyecto? ¿Cuántos se benefician? ¿Son los
beneficiarios parte activa del proyecto? ¿Generara el proyecto los
resultados que se espera?
2. El tipo de información que se quiere conocer: Cuantitativa, o Cualitativa.
La información cuantitativa es la que contesta «cuánto o cuántos», por
ejemplo: cuántas personas asistieron un taller, cuantos profesionales se
contrataron, cuánto cuesta comprar una maquina, cuántas horas de asesoría
se han dado.
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
“El seguimiento y
evaluación pone atención
a todas las actividades del
proyecto, a los cambios, a
las interacciones, y a los
factores externos”
Esta información puede estar expresada en números (49 asociados recibieron
las semillas entregadas) o en porcentajes (un 70% de los hogares en la zona
tiene un medio de transporte como moto o carro).
La información cualitativa muestra de forma
“subjetiva” lo que están sintiendo las personas
en cuanto a una situación o cómo se está
haciendo el trabajo o cual es el
comportamiento de la gente. Por ejemplo: Se
puede encontrar que el 60% de los asistentes
a las capacitaciones no están contentos con la
forma de enseñar utilizada. Se obtiene este
tipo de información preguntando, observando
e interpretando.
3. Donde obtener la información, que es de donde sacar los datos y
generalmente se relaciona con los informes, las actas, los registros de
asistencia e información financiera del proyecto y sus actividades
En algunas ocasiones por las condiciones del proyecto se tienen que utilizar
otro tipo de herramientas como: aplicar cuestionarios, hacer entrevistas,
realizar grupos de discusión entre otros.
4. Quien esta involucrado con el manejo de la información. Prácticamente
todos los miembros de la organización o del proyecto estarán implicados de
un modo u otro en la recopilación de información y en la tarea de
seguimiento y evaluación. Sin embargo algunas personas que tienen la
mayor cantidad de información pueden ser:
• El representante legal y la junta directiva
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
• Quien levanta actas en una reunión
• Quien lleva los registros de asistencia,
• Las personas contratadas para hacer las actividades y sus
informes
• Los interventores
• El contador y el tesorero quienes registran los ingresos y gastos.
¿QUE ES EL SEGUIMIENTO?
El seguimiento es un proceso en el que revisa si
se han alcanzado o no los objetivos. Es un proceso
continuo de supervisión de las actividades, para
verificar que están de acuerdo con las metas y
objetivos.
Este proceso consiste en el análisis y recopilación
de información mientras que avanza el proyecto.
Se basa en metas establecidas y actividades planificadas durante las distintas
fases del proyecto.
Ayuda a que se siga el trabajo, y además, permite conocer cuando algo no
está funcionando. Si se hace correctamente se puede mirar si los recursos que
hay disponibles son suficientes para lo que se programo hacer, si se están
administrando bien, si la capacidad de trabajo es suficiente y adecuada, y si
están haciendo lo que habían planeado.
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
¿QUE ES LA EVALUACIÓN? La evaluación consiste en la comparación de los resultados reales del proyecto
con lo que se planeo y programo al momento de ser presentado y todo lo que
se acordó hacer en él. Está enfocada hacia lo que se definió para hacer, lo
que se ha conseguido y cómo se ha conseguido.
Permite poner frente a frente los objetivos y los resultados.
Si se realiza durante el tiempo del proyecto con la idea de
mejorarlo se denomina formativa. Si se realiza cuando ya
ha finalizado el proyecto es conclusiva.
Hacer evaluación significa:
• Hacer un estudio de aquello que la organización o
proyecto quiere conseguir y evaluar su progreso
¿Qué influencia quiere generar? ¿Qué impacto quiere hacer?
• Hacer un estudio de la estrategia de la organización o proyecto.
¿Existía alguna estrategia? ¿Era eficaz con esta estrategia?
¿Funcionaba esta estrategia? Si no era así, ¿por qué?
• Hacer un estudio de cómo se esta dando el funcionamiento.
¿Hubo un uso eficaz de los recursos? ¿Cuáles eran los costos del
proyecto y de cada actividad? ¿Cómo se llevo a cabo el trabajo de la
organización o proyecto? ¿Cuáles son las implicaciones para los
participantes directos en cuanto al modo de trabajar el proyecto?
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
“La Evaluación y
Seguimiento
permiten el
aprendizaje
continuo”
¿COMO SE HACE EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO?
La evaluación y seguimiento son funciones internas en la evaluación
participativa que se debe hacer dentro de los
proyectos y las organizaciones.
Este proceso es flexible y dinámico, es decir, que las
preguntas de evaluación, el plan de acción y la forma
de evaluar pueden cambiar a lo largo del proyecto
para permitir un mejoramiento en el aprendizaje por
parte de la organización y de la comunidad.
Paso 1. Determine que información necesita conocer
Para llevar a cabo el primer paso, es importante que las
personas involucradas en el proceso hagan una lluvia de
preguntas donde cada uno plantee que es lo que desea
saber del proyecto, de este ejercicio debe salir una lista de
posibles preguntas. Para el caso del comité VAMOS BIEN es
importante elaborar un árbol de problemas y decidir qué
criterios utilizar para juzgar el éxito o fracaso del proyecto.
Estos criterios deben revisarse regularmente, y son lo que se denominan
INDICADORES.
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
“No todo se debe
medir, solo se mide
lo crítico, lo que
determina el éxito
del proyecto”
Los indicadores son señales que se pueden medir y muestran lo que se ha
hecho o logrado algo. Gracias a los indicadores se puede plantear y contestar
preguntas como:
¿Quién?
¿Cuántos?
¿Con qué frecuencia?
¿Cuánto?
Por ejemplo:
De participación:
• Cuantas personas asisten a las
capacitaciones
• Cuantos de los asociados son mujeres
• Cuantos de los asociados son jóvenes
• Cada cuanto se reúnen todos los asociados
• Cuantos participan en las reuniones en las que se toman decisiones
importantes para el proyecto.
De la inversión
Cuanto dinero entregan las entidades de apoyo al proyecto
• Cuanto dinero se ha invertido en el proyecto al momento de hacer evaluación y
seguimiento.
• Cuanto dinero del acordado se ha entregado a la organización
De la programación
• Cuantas actividades se han realizado y cuantas se programaron
(capacitaciones, talleres, visitas…)
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
• Para cuando se programaron y cuando se hicieron
• Cuanto tiempo falta para finalizar el proyecto
• Cuantos días de retrazo se tienen de las actividades programadas
En este paso se debe definir quien y como se va a obtener la información y los
datos que se desean conocer.
Para ello es importante elaborar un plan de acción que permita asignar
responsabilidades, saber con quien comunicarse y para que, tener claro quien
debe tener la información, como, cuando y donde.
Básicamente la información contenida en el plan de acción es :(Ver formato
anexo)
Que: Que información se va a solicitar para evaluar
Con quien: Que personas tienen la información y
pueden comunicarla al grupo evaluador
Para que: Cual es la razón para la que se requiere esa persona
Como: Como se va a realizar el requerimiento de la información. Ej. Reunión y
solicitud de informes.
Donde: En que lugar se va a recibir la información (donde se puede realizar la
reunión) o donde se va a analizar.
Responsable: Quien se hace cargo de que se realice la actividad para obtener la
información
Paso 2. Elaborar un plan de acción
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
Así mismo el plan de acción permite controlar lo que se quiere evaluar y de esa
manera saber que información se obtuvo y para que.
En este orden de ideas, se debe continuar con la recopilación de la información, la
cual puede venir de las discusiones y reuniones sobre los asuntos relacionados con el
proyecto en diferentes espacios y niveles: capacitaciones, grupo coordinador,
comunidad, junta directiva o entrevistas individuales.
La observación participativa también brinda información útil, así mismo es un
ejercicio interesante para el seguimiento, tener un diario, donde se anoten
observaciones y cambios que se hayan detectado por los miembros de la
organización, participantes del proyecto y observadores externos.
La cosa es siempre paso a paso…
Por eso cada día: pon atención a cada paso
Es importante identificar claramente quien tiene la información, en la organización y
hasta en el municipio, como por ejemplo:
Que se quiere documentar/evaluar Ejemplos Fuentes de información
Como son las buenas prácticas de manipulación de alimentos
Vendedores de alimentos, los propios alimentos, consumidores, la secretaria de salud
Que se piensa de los problemas de seguridad en el municipio
Habitantes, policía, registros de la policía, denuncias
Cuantas personas asisten a las capacitaciones de mercadeo
Registros de asistencia, informe del capacitador
Cuanto dinero costo la nueva trilladora Contador, Representante legal, el interventor
Paso 3. Buscar la información
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
“Analizar significa organizar los datos
recopilados en categorías y
descripciones básicas”
Para el análisis es importante revisar cuales son las metas que se han propuesto y el
tiempo de ejecución del proyecto. Así mismo ver los resultados y como se puede
hacer para mejorarlos en caso de ser necesario.
Después de conocer que datos se tienen y
tener claro entre todos para que se
obtuvieron, se debe adelantar un proceso de
interpretación donde los evaluadores le den
sentido a los datos, porcentajes y cifras
encontradas y expliquen lo que los datos muestran de la experiencia.
Del análisis e interpretación de la información, se deben generar reflexiones y
sugerencias para quienes manejan el proyecto o la organización y para la comunidad
que participa en él.
En el caso del comité VAMOS BIEN no solo es necesario comunicar a las personas que
pertenecen a la asociación sino también al ministerio de agricultura y desarrollo rural
como gestor del proyecto y quien apoyo en recursos la iniciativa. (Ver formato de
acta)
Para ello se pueden utilizar varios medios de comunicación como por ejemplo: los
boletines, la emisora local, el canal comunitario, las reuniones convocadas por el
comité entre otros.
Paso 4. Análisis e interpretación de los datos
Paso 5. Divulgar y comunicar los resultados
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
GLOSARIO
Acción: Actividad o trabajo realizado con el fin de transformar recursos
o insumos en resultados.
Actores implicados: Instituciones públicas o
privadas, organizaciones no gubernamentales,
universidades, asociaciones profesionales y
empresariales o empresas privadas, entre
otros, que participan, directa o
indirectamente, en la planificación, ejecución,
seguimiento y evaluación de un proyecto
Árbol de problemas: representaciones
descriptivas de las relaciones causa-efecto de los problemas.
Beneficiarios: El grupo específico de personas (naturales o jurídicas)
que se benefician directa o indirectamente del proyecto.
Evaluación participativa: Es un enfoque metodológico a través del cual
se abren canales de comunicación con todos los implicados en la
ejecución del proyecto integrando sus necesidades y expectativas en el
desarrollo del proceso evaluativo, lo que permite generar espacios
colectivos de interacción y aprendizaje mutuo.
Impacto: Efectos a largo plazo, positivos y negativos, primarios y
secundarios, producidos directamente o no, por la ejecución de un
proyecto.
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
Indicadores: Son señales concretas que se pueden medir. Son el
reflejo de que algo ha ocurrido.
Meta: Objetivo global hacia el cual se prevé que contribuya el proyecto.
Objetivo: Es la razón inmediata de un proyecto, el efecto que se
espera que el proyecto vaya a lograr si se completa con éxito y a
tiempo.
Seguimiento: Proceso continuo y sistemático de recolección de datos
para verificar lo realizado y sus resultados, tanto en términos físicos
como financieros. Ofrece información necesaria para mejorar la gestión
y es imprescindible para la evaluación.
Participación: Es la que se realiza en el ámbito geográfico o funcional
inmediato, buscando unas mejores condiciones de vida para una
comunidad determinada, como en el caso de grupos de acción como:
nuestra participación en Juntas de Vecinos, Sindicatos, Grupos
Ecológicos, Juntas de acción comunal, Sociedad de Padres de Familia,
Colegios profesionales, etc.
Organización: Es un grupo social compuestos por individuos y/o
grupos, que se proponen conseguir determinados objetivos a través de
un conjunto de funciones y actividades coordinadas, y que tienen cierta
continuidad en el tiempo, es decir las microempresas rurales, en tanto
son fundamentales para el desarrollo local orientadas sobre principios
de autonomía, democracia y solidaridad.
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
“Autonomía entendida como la capacidad desarrollada por la
organización para decidir y actuar de manera independiente, libre y
responsable, sin acceder a presiones de agentes externos como las
iglesias, el gobierno, los partidos políticos, ONGs, entre otros.
Democracia entendida como la posibilidad que los miembros de la
organización puedan intervenir en igualdad de condiciones en la
definición de sus objetivos, metas, estrategias de acción, según reglas
de juego transparentes y aceptadas por todos sus integrantes.
Solidaridad entendida como el trabajo unificado y coordinado de sus
integrantes en beneficio propio, de la organización y de las acciones
que ejecuta y desarrolla” (“Módulos de capacitación para el
fortalecimiento de grupos organizados” ProMujer 1996).
Comunicación: Comunicación que implica saber escuchar, evidenciando
y respetando las diferencias de pensamiento y los puntos comunes
para definir objetivos compartidos y metas de beneficio común y
“acordar reglas de juego que todos acepten cumplir en libertad”.
“Comunicar es “hacer común” precisamente lo que “tenemos en
común”, así sea el desacuerdo” (J.M.Jaramillo 2007) Comunicación
que parte de la identificación y el reconocimiento de las formas de
organizarse, participar y expresarse, de quienes integran la
organización.
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
FORMATOS DE ACTAS ACTA No 1
PROGRAMA DESARROLLO DE LAS OPORTUNIDADES DE INVERSIÓN Y CAPITALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS DE LAS MICROEMPRESAS RURALES
– OPORTUNIDADES RURALES -
ACTA DE CONSTITUCION DEL COMITÉ DE SEGUMIENTO PARTICIPATIVO
Organización:_____________________________________________________________
Los Usuarios y Usuarias de la Propuesta de Negocio: Perfil___ Plan___ Programa Empresarial___, nos comprometemos a conformar el Comité de Seguimiento Participativo y a entregar la información correspondiente al Interventor del Programa, sobre el análisis que realizaremos en los dos (2) Comités que se realizarán antes del 31 de diciembre de 2008.
Los miembros del comité somos:
Nombre y Apellido En representación del
Municipio, Vereda, Grupo, etc.
FIRMA
Para constancia se firma el día _____ de _____ de _____ en el municipio de
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
PROGRAMA DESARROLLO DE LAS OPORTUNIDADES DE INVERSIÓN Y CAPITALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS DE LAS MICROEMPRESAS RURALES
– OPORTUNIDADES RURALES -
ACTA No 2. COMITE DE SEGUMIENTO Y EVALUACIÓN PARTICIPATIVA
NOMBRE DE LA ASOCIACIÓN:
DEPARTAMENTO FECHA DE REALIZACIÓN DEL COMITE
DIA MES AÑO
PLAN PERFIL PROGRAMA
MIEMBROS DEL COMITE
NOMBRE CEDULA FIRMA
JUNTA DIRECTIVA
NOMBRE CEDULA FIRMA
1. CONOCIMIENTO SOBRE LA PROPUESTA PRESENTADA AL PROGRAMA OPORTUNIDADES RURALES: SI NO
¿La Junta Directiva les explico a ustedes o a otros usuarios(as) del Proyecto en que consistía la Propuesta que presentaron? ¿Se entendió claramente la propuesta que se presento al PROGRAMA OPORTUNIDADES RURALES? EXPLICAR.
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
2. ¿CONOCIERON LOS CONTRATOS QUE LA ASOCIACION REALIZÓ CON LOS PROFESIONALES Y TECNICOS, QUE LOS ASESORARON EN LAS DIFERENTES TALLERES QUE SE REALIZAN? EXPLICAR SI NO
¿La Junta Directiva les informo a los usuarios(as) que se contratarían los servicios de Profesionales o Técnicos con recursos del Programa Oportunidades Rurales? EXPLICAR.
- ¿Quien y como les informaron a los usuarios y usuarias del PROGRAMA sobre las capacitaciones, asesorías y otro tipo de actividades como giras, que se realizaron?
- ¿Les gustaría participar en la selección de los profesionales y técnicos que los asesorarían? POR QUE
4. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS.
¿EN QUE NOS CAPACITAMOS? COMO PODEMOS APLICAR EN
NUESTROS NEGOCIOS LO APRENDIDO?
¿LE ENTENDIMOS AL TECNICO O AL PROFESIONAL LAS
CAPACITACIONES Y ASESORIAS QUE RECIBIMOS?
SI NO
POR QUE:
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
SI NO
¿TODAS LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL PROYECTO SE EJECUTARON? EXPLICAR
OBSERVACIONES:
Consignar textualmente comentarios, testimonios y recomendaciones derivados del Comité.
PROGRAMA DESARROLLO DE LAS OPORTUNIDADES DE INVERSIÓN Y CAPITALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS DE LAS MICROEMPRESAS RURALES
– OPORTUNIDADES RURALES -
COMITE DE SEGUMIENTO Y EVALUACIÓN PARTICIPATIVA
ACTA No 3: SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN Y RESULTADOS
NOMBRE DE LA ASOCIACIÒN:
DIA MES AÑO DEPARTAMENTO: FECHA DE REALIZACIÒN DEL COMITE PLAN: PERFIL: PROGRAMA:
MIEMBROS DEL COMITE
NOMBRE CEDULA FIRMA
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
JUNTA DIRECTIVA
NOMBRE CEDULA FIRMA
RESULTADOS A SOCIALIZAR:
¿EN QUE NOS CAPACITAMOS? ¿COMO PODEMOS APLICAR EN
NUESTROS NEGOCIOS LO APRENDIDO?
¿LE ENTENDIMOS AL TECNICO O AL PROFESIONAL LAS CAPACITACIONES Y
ASESORIAS QUE RECIBIMOS? SI NO
POR QUE:
SI NO
¿TODAS LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL PROYECTO SE EJECUTARON? EXPLICAR
HOJA DE OBSERVACIONES DEL COMITÉ DE SEGUIMIETO PARTICIPATIVO
Consignar textualmente comentarios, testimonios y recomendaciones derivados del Comité.
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
http://calidad.unad.org/asesoramiento/definicion_de_indicadores.html
CIVICUS. Evaluación y seguimiento. 1112 16th Street NW Suite 540 Washington DC 20036 UNITED STATES of AMERICA Tel +202 331 8518 Fax +202 331 8774
La Evaluación Participativa De Los Municipios y Comunidades Saludables: Recursos Prácticos Para La Acción. Agosto 2004
Glosario de términos relacionados con el seguimiento y evaluación de las políticas públicas. Primera versión: 2008. Servicio de calidad de políticas y servicios públicos del Instituto Navarro de Administración Pública (INAP) Instituto Navarro de Administración Pública