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GUIDA UTILIZZO FDQM (Caricamento Automatico)

V.2012

Guida al caricamento dati automatico

da sistema contabile ad HFM

Guida

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Indice

1 SCOPO DEL DOCUMENTO .............................................................................................................. 3

2 FDQM - FINANCIAL DATA QUALITY MANAGEMENT .............................................................. 3

3 PUNTO DI VISTA ................................................................................................................................ 4

4 PERCORSO PER IL CARICAMENTO AUTOMATICO.................................................................. 5

4.1 GENERAZIONE FILE DA SISTEMA CONTABILE (SUPER STRIKE) .......................................................... 6

4.2 CARICAMENTO DEL DATO SU FDM (IMPORT) ................................................................................. 7

4.3 CONTROLLO MAPPATURA COGE E MAPPATURA SOGGETTI (VALIDATE) .................................... 10

4.4 CONTROLLO DI COERENZA (VALIDATE) ..................................................................................... 132

4.5 PASSAGGIO DATI AD HFM (EXPORT) ............................................................................................. 19

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1 Scopo del Documento

Il presente documento intende fornire una guida pratica per il caricamento dei dati societari in modo automatico dal sistema contabile (Super Strike) al programma di consolidamento HFM, tramite l’utilizzo del software FDQM (Financial Data Quality Management) che permetterà di far parlare i due applicativi. Di seguito verranno descritte le funzionalità e gli elementi che lo costituiscono al fine di agevolarne l’uso da parte degli utenti.

2 FDQM - Financial Data Quality Management

FDQM è l’applicativo che consente il caricamento automatico dei dati dal sistema contabile Superstrike direttamente in HFM. Per accedere all’applicazione dalla rete aziendale, occorre digitare l’indirizzo web:

http://itaraepm01.ravenna.cmcra:19000/HyperionFDM/ Quindi è necessario inserire il vostro nome utente e password (abitualmente utilizzati per connettersi al vostro PC, o al dominio CmcRa per chi non lavora presso la sede di Ravenna) lasciando il campo “Domain” blank e accertandosi che il campo “Application” sia su CMCFDM.

Comparirà la seguente schermata:

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3 Punto di Vista

Una volta effettuata la connessione all’applicazione denominata “CMCFDM”, l’utente dovrà impostare il punto di vista per la/e società di propria competenza. Il settaggio del punto di vista comprende, oltre alla società, anche il periodo di competenza, e costituisce un passaggio fondamentale per il caricamento dei dati: VERIFICATENE LA CORRETTEZZA AD OGNI PROCESSO DI CARICAMENTO.

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Di seguito il dettaglio dei 2 campi sensibili: 1. Società attualmente in uso (TEST4) 2. Periodo attualmente in uso (dic – 2011)

4 Percorso per il caricamento automatico

Il percorso per caricare i dati in modo automatico si articola nei seguenti punti chiave:

1. Generazione del file da sistema contabile (Super Strike)

2. Caricamento del dato su FDM (IMPORT)

3. Mappatura conti SStrike-Conti HFM e Anagrafiche SStrike-Società HFM

(VALIDATE)

4. Controllo di coerenza delle mappature effettuate (VALIDATE)

5. Passaggio dati ad HFM (EXPORT)

6. Inserimento flussi (vedi Guida Utente HFM punto 4.4)

7. Controllo dati inseriti (vedi Guida Utente HFM punti 5 e 6)

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4.1 Generazione file da sistema contabile (Super Strike)

Prima di tutto occorre che l’utente abbia completato tutte le scritture per la chiusura del bilancio su Super Strike. Ai fini di un corretto caricamento occorre seguire i seguenti punti cardine di verifica:

Chiusura Periodi (chiudere SEMPRE tutti gli intervalli del periodo preso in esame Conti non aggregati (aggregare correttamente tutti i conti) Conti con segni differenti sotto lo stesso mastro (distinguere crediti/debiti a seconda dei

segni) Conti da dettagliare per Nota Integrativa(es. i ratei e risconti risconto vanno dettagliati

creando un singolo conto per ogni tipologia) Esigibilità Crediti/Debiti (occorre spaccare, con conti dettagliati, i crediti/ debiti con

scadenze entro 12 mesi, oltre 12 mesi e oltre 5 anni) Sgonfiare le voci Altri Crediti/Debiti

Effettuati tutti i controlli di rito è possibile lanciare il bilancio con la procedura standard, aggiungendo il flag sul campo “Genera file per HFM”:

Premendo conferma SStrike chiederà il percorso dove salvare il file .txt che indicherà nell’ordine: Societa_Periodo Impostato_Anno Mese Ora.txt NOTA BENE - tenete SEMPRE un archivio sia del file txt contenente i dati, sia del file in PDF con il bilancio in formato leggibile: in questo modo in caso di anomalie sarà molto più facile trovare una soluzione al problema. Per lo stesso motivo si consiglia di conservare sempre anche una copia, estratta immediatamente dopo i file precedenti, del report ‘Analisi Intergruppo’.

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4.2 Caricamento del dato su FDM (IMPORT)

Una volta impostato il punto di vista corretto si può procedere con l’import dei dati. Il workflow (percorso di lavoro) per il caricamento dei dati in HFM comporta una serie di passaggi in FDM:

1) Import del file

2) Validation

3) Export

Per iniziare occorre selezionare dal menù a sinistra la voce “Workflow”: i passaggi obbligati sono quelli dall’Import all’Export

Cliccare su Workflow menu - selezionare >Import

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1. Selezionare la linguetta “Upload File“

2. Selezionare il file da importare (tasto “Sfoglia…” o “Browse…” )

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3. Premere “Apri” 4. Importare infine il file con il tasto “Import”

Lasciare SEMPRE la modalità Replace impostata: prima dell’importazione cancella i dati presenti (chiede ancora conferma all’utente).

Se il caricamento del file sarà corretto, l’icona sotto Import diventerà arancione.

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3. Mappatura conti SStrike-Conti HFM e Anagrafiche SStrike-Società HFM (VALIDATE) Una volta importato il file cliccare su “Validate” – in questa sezione il sistema controlla che i conti coge e i soggetti intercompany all’interno del file siano stati abbinati correttamente ad un conto HFM / Società. Se ci sono elementi non mappati, il sistema ve ne farà un elenco ripartito nelle seguenti colonne: DIMENSION – indica la tipologia da mappare ( FM Account = Conto Coge mentre ICP = Società Intercompany) SOURCE VALUE – mostra il codice da mappare: se si tratta di un conto contabile quest’ultimo risulterà codificato dal codice di riclassifica BC di SStrike e dal codice coge SStrike (es. ACII1_CL00011) mentre se si tratta di un’anagrafica sarà visualizzabile il codice del soggetto DESCRIPTION – mostra l’eventuale descrizione del conto coge.

L’errore nella validazione può generarsi nel caso non siano stati mappati alcuni elementi presenti nel file di SStrike. Per correggere l’errore, si possono utilizzare due metodi:

1- Utilizzando il file “MappatoreSStrikeHFM.xls” (metodo consigliato) Permette di mappare i conti in modo veloce e semi-automatizzato tramite l’ausilio di excel . Le istruzioni sul suo utilizzo sono già all’interno del file

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2- Correggere ciascuna riga , evidenziandola e cliccando su “Fix” (metodo consigliato solo per mappare pochi conti) Il programma mostrerà automaticamente la tabella di mappatura con la possibilità di abbinare conto Super Strike e conto HFM, oppure la tabella di mappatura per abbinare soggetto intercompany a seconda del caso

Esempio relativo al 2° metodo Si evidenzia un errore in corrispondenza della dimensione ICP: non è mappato il codice intercompany AG00289. Per fissare l’errore evidenziarne la riga e cliccare su “Fix”.

Si aprirà una finestra che richiama la mappa della dimensione interessata. Si può notare che non è stato mappato il codice AG00289 (source ICP). Per fissare il problema fare doppio click nella cella del Target ICP, digitare manualmente il

codice corrispondente in HFM, oppure cercarlo nella maschera che si aprirà dal Browser for Target Value (cliccare sulla freccia a dx nella cella). Update grid per salvare la modifica.

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Nel caso in cui non sia possibile mapparlo in quanto non presente nelle strutture di HFM, occorrerà contattare l’amministratore delle strutture in HFM. Quando si è terminato di fissare gli incroci non mappati rilanciare il comando “Validate”.

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4.3 Controllo di coerenza delle mappature effettuate (VALIDATE)

Dopo aver abbinato correttamente tutti i conti e le anagrafiche, FDQM verificherà che gli abbinamenti non vadano in contrasto con il corretto funzionamento del sistema. Il controllo, qualora venissero riscontrate delle anomalie, darà luogo ad un report in cui vengono mostrati gli incroci non corretti. Gli errori di validazione sono mappati con diversi colori per facilitarne la risoluzione. Gli errori relativi agli incroci sono tre:

1. Invalid Intersection: intersezione non valida (per esempio l‘incrocio tra account e icp) 2. Invalid Member: un elemento non è presente su HFM 3. Cannot Write: l’incrocio contiene un elemento in cui non è possibile scrivere (per esempio è stato

abbinato un conto coge a un campo calcolato su hfm)

Esempio 1 In questo caso il conto in HFM che è stato abbinato al conto coge SStrike è intercompany. Il conto SStrike però non ha un soggetto intercompany abbinato in quanto mostra ([ICP NONE]) I casi sono 2:

- il conto sstrike non è intercompany e la mappatura è stata effettuata su un conto sbagliato - il conto sstrike è intercompany ma su sstrike manca un’anagrafica abbinata avente flag

gruppo.

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In questo caso per risolvere il problema occorre tornare nella schermata del Validate, dove sarà possibile vedere tutti i dati con i loro abbinamenti e ordinare le colonne a seconda delle necessità In questo caso abbiamo ordinato per importo e premendo sul valore (nella riga che ha generato l’errore) si può risalire al conto Superstrike associato al conto HFM.

Dopo aver premuto apparirà una maschera indicante il conto o i conti con le relative descrizioni che compongono quel dato importo

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Utilizzando il tasto destro del mouse sulla cella relativa all’importo è possibile “indagare“ sia in termini di file dei dati caricati, sia in termini di verifica delle mappature. Esempio – cliccando su “Open source document”, è possibile visualizzare il file di dati originale caricato.

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Esempio 2 Nella situazione in cui il report evidenzi di rosso una società del gruppo come “Sulbrita”, il problema risiede nell’abbinamento in fase di mappatura di un conto SStrike a un codice HFM che non prevede intercompany (es. crediti v/ clienti, debiti verso fornitori ecc.). In queste situazioni mappare correttamente all’interno delle voci “controllate”, “collegate” o “altre consociate” a seconda delle percentuali di possesso o della tipologia di rapporto all’interno del gruppo (diretto o indiretto).

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Per cambiare una mappatura già definita occorre selezionare “Activities – Maps”:

Si presenteranno 3 colonne:

• Source FM Account – Il codice conto di Super Strike

• Description – La descrizione del conto Super Strike

• Target FM Account – Il codice conto di HFM Una volta individuato l’abbinamento da modificare per variare il codice conto HFM, è necessario selezionare il codice per far apparire la voce “Browse for target value” che permetterà di poter navigare nel piano dei conti di HFM e di selezionare il codice corretto.

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Al termine della modifica premere “Update” e successivamente il tasto “Calculate” per aggiornare i valori con la modifica apportata.

Risolti anche i problemi derivati dal controllo di coerenza l’icona posta nella barra in alto diventerà arancione e si potrà procedere con il passo successivo.

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4.4 Passaggio dati ad HFM (EXPORT)

Cliccare su Export � Si apre la finestra del “Load dialog”.

Utilizzare sempre la modalità Replace in quanto cancella i dati esistenti sostituendoli con la somma dei valori presenti nel nuovo load file. Se per esempio un incrocio (=combinazione di dimensioni) valorizzato in FDQM per via del file/mappatura precedente, contiene un importo che non è più valorizzato nel nuovo load file, i dati precedenti vengono cancellati. Lasciando quindi le impostazioni indicate nel print screen, cliccare ‘Ok’ per caricare in HFM.

A questo punto vi resta da completare l’opera con le seguenti operazioni:

- Inserimento flussi (vedi Guida Utente HFM punto 4.4)

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-Controllo dati inseriti (vedi Guida Utente HFM punti 5 e 6)

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