guide d’utilisateur gestion des exceptions – service ......des utilisateurs et des comptes....

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Guide d’utilisateur

Gestion des exceptions – Service Positive Pay

Juin 2019


Date de publication : Juin 2019 i

Déni de responsabilité

Le présent document est publié par HSBC Bank plc («la HSBC»). HSBC Bank plc est autorisée par la Prudential Regulation Authority et régie par la Financial Conduct Authority et la Prudential Regulation Authority (numéro d’enregistrement 114216). Ce document est fourni à titre indicatif seulement et ne constitue aucunement, en tout ou en partie, i) une incitation à prendre part à des activités de placement ou ii) une offre, une sollicitation ou une invitation de la part de la HSBC ou d’une entité du Groupe HSBC à acheter des produits, des services ou des placements.

La HSBC fournit ce document tel quel au destinataire et, sauf indication contraire prévue aux présentes, ne garantit pas que son contenu est exact, suffisant ou pertinent au regard de l’utilisation qu’en fera le destinataire.

La HSBC peut avoir obtenu l’information contenue dans le présent document de sources, y compris de fournisseurs externes, qu’elle juge fiables, mais qui n’ont fait l’objet d’aucune vérification indépendante. Lorsqu’il est question de produits et de services provenant d’un tiers, le destinataire devrait se renseigner davantage directement auprès de ce fournisseur.

Veuillez prendre note que le présent document peut contenir des liens hypertextes menant vers des sites Web administrés par d’autres membres du Groupe HSBC ou par des tiers. Lorsqu’un lien hypertexte mène vers un site Web administré par un membre du Groupe HSBC, veuillez lire les conditions d’utilisation de cet autre site. Lorsqu’un lien hypertexte mène vers un site Web administré par un tiers, veuillez prendre note que : 1) le destinataire doit lire les conditions d’utilisation du site Web en question et que 2) la HSBC n’exerce aucun contrôle sur de tels sites Web et ne peut être tenue responsable de l’utilisation qu’en fait le destinataire.

La HSBC fera des efforts raisonnables pour que le contenu du présent document soit à jour au moment de sa première publication. La HSBC ne prend aucun engagement et n’est aucunement tenue de fournir aux destinataires l’accès à des renseignements supplémentaires, de mettre à jour le contenu de ce document, en tout ou en partie, ni de corriger les inexactitudes qui pourraient être révélées.

La HSBC ne fournit aucun conseil de nature juridique, fiscale ou autre au destinataire dans le présent document; le destinataire doit prendre ses propres dispositions en ce sens. Ce document n’a pas été conçu pour répondre aux exigences particulières ou aux objectifs d’un client en particulier. Il incombe au destinataire de se renseigner sur les produits, les services et tout autre contenu mentionné aux présentes et d’en faire l’évaluation.

Le présent document doit être traité de manière confidentielle et réservé à des fins commerciales internes à l’usage du destinataire, de ses dirigeants, de ses employés et de ses mandataires. Il doit être lu dans son intégralité et ne doit pas être photocopié ou reproduit ni distribué ou communiqué, en totalité ou en partie, à toute personne sans le consentement écrit préalable du membre du Groupe HSBC concerné. Le présent document et tout autre document reçu concernant les renseignements qu’il contient appartiennent à la HSBC et le destinataire accepte de les remettre ou de les détruire sur demande.

Sauf en cas de fausse déclaration ou de manquement en vertu des présentes conditions, la HSBC et le Groupe HSBC n’acceptent aucune responsabilité à l’égard de toute perte directe ou indirecte pouvant découler de l’utilisation du présent document.

Veuillez communiquer avec votre représentant de la HSBC pour obtenir de plus amples renseignements sur l’offre des produits et services mentionnés aux présentes dans votre région.

© Copyright. Groupe HSBC 2019. TOUS DROITS RÉSERVÉS.


Date de publication : Juin 2019 ii

Table des matières Déni de responsabilité ....................................................................................................................... i

À propos du service Positive Pay ................................................................................................... 1

Qu’est-ce que Positive Pay? ......................................................................................................... 1

Avant de commencer ................................................................................................................................................. 1

Attribution d’un droit d’accès aux utilisateurs .............................................................................. 2

Utilisation du service Positive Pay .................................................................................................. 9

Gestion des exceptions ................................................................................................................ 9

Effectuer l’opération ................................................................................................................................................. 11

Consulter une opération ........................................................................................................................................... 16

Consulter l’image ...................................................................................................................................................... 16

Effectuer toutes les opérations ................................................................................................................................ 17

Décisions en attente d’autorisation ............................................................................................ 18

Décisions en attente de rajustement .......................................................................................... 19

Expiration de la session ............................................................................................................................................ 20

Modifier les paramètres du compte .............................................................................................. 21

Alertes relatives au service Positive Pay ..................................................................................... 23

Création d’alertes programmées ................................................................................................ 23

Création d’alertes programmées .............................................................................................................................. 23

Création d’avis d’alertes ........................................................................................................................................... 26

Alertes programmées ................................................................................................................ 29

Consultation de la page Mes alertes .......................................................................................... 30

Suppression d’alertes ................................................................................................................ 32

Utilisation du Centre de messages ............................................................................................... 33

Registre des activités de services relatifs aux comptes ............................................................. 36

États indiqués dans le registre ................................................................................................................................. 37

Conseils pratiques .................................................................................................................................................... 38


Date de publication : Juin 2019 1

À propos du service Positive Pay

Qu’est-ce que Positive Pay? Le service Positive Pay est un outil efficace et précieux qui permet de réduire le risque de fraude par chèque. Un fichier des chèques émis doit être envoyé à la HSBC avant le déboursement des chèques par une entreprise. Ce fichier est mis en correspondance avec les chèques présentés à la HSBC pour paiement, en validant le numéro de compte, le numéro de série et le montant des chèques. Les modifications potentiellement frauduleuses sont détectées tôt dans le processus, ce qui diminue considérablement les risques de fraude.

Avant de commencer Pour que vous puissiez utiliser le service Positive Pay, l’administrateur de votre système doit vous donner accès au service. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Attribution d’un droit d’accès aux utilisateurs, ci-après dans ce guide.



Attribution d’un droit d’accès aux utilisateurs

En tant qu’administrateur de système, attribuez à l’utilisateur les droits d’accès suivants relatifs au service Positive Pay :

• Gestion des exceptions – Service Positive Pay

• Registre des activités de services relatifs aux comptes

• Alertes clients

• Récupération d’images

• Centre de messages

Pour ce faire, effectuez les étapes suivantes :

1. À la section Gestion des utilisateurs, sélectionnez Modifier le niveau d’accès utilisateur à l’onglet Gestion des utilisateurs et des comptes.

Gestion des utilisateurs – Option Modifier le niveau d’accès utilisateur

2. Identifiez-vous à l’aide de votre dispositif d’accès sécurisé.

3. Dans la page de résultats de recherche, choisissez le nom de l’utilisateur.

Page de résultats de recherche

4. À la page Contrôle d’accès qui s’affiche, cliquez sur la flèche à côté du lien Gestion des exceptions – Service Positive Pay.



Page Contrôle d’accès

5. À la page d’attribution d’un droit d’accès relatif à la gestion des exceptions – Service Positive Pay, attribuez à l’utilisateur un accès aux comptes désirés en cochant les cases correspondantes. Voici vos options :

• Consulter

• Créer

• Autoriser

• Contrôle exclusif des messages (option activée que si votre entreprise est inscrite à ce service)

• Modifier les paramètres du compte

Cliquez sur Confirmer lorsque vous avez terminé pour revenir à la page Contrôle d’accès.



Gestion des exceptions – Page Attribution d’un droit d’accès aux utilisateurs du service Positive Pay

6. Sélectionnez ensuite le lien Alertes clients dans la section des services généraux. La page du droit d’accès au service Alertes clients s’affiche. Cochez les deux cases et cliquez sur Confirmer pour retourner à la page Contrôle d’accès.

Droit d’accès au service Alertes clients

7. Cliquez ensuite sur le lien Registre des activités de services relatifs aux comptes, dans la section des services généraux. La page du droit d’accès au registre des activités s’affiche. Cochez les cases Autorisé et Confirmer pour retourner à la page Contrôle d’accès.

Droit d’accès au Registre des activités de services relatifs aux comptes



8. De la même façon, cliquez sur Récupération d’images – Compte courant pour autoriser l’utilisateur à consulter les images de chèques.

Droit d’accès à la récupération d’images

9. Cliquez sur chacun des droits d’accès du Centre de messages et fournissez les renseignements relatifs aux droits d’accès comme il est indiqué dans les étapes précédentes. Voici vos options :

• Centre de messages – Demandes de renseignements sur des chèques

Les droits d’accès à ce service vous permettent de rechercher des opérations par chèques.

Centre de messages – Droits d’accès aux demandes de renseignements sur des chèques

• Centre de messages – Émission de chèques

Le droit d’accès à ce service vous autorise à envoyer à la Banque des renseignements sur les chèques que vous avez tirés sur vos comptes détenus aux États-Unis, au Canada et au Mexique afin de mieux vous protéger contre la fraude. Établissez la limite d’autorisation quotidienne (valeur totale d’émission de chèques



que cet utilisateur peut autoriser dans tous les comptes en une seule journée) ou la limite d’opération (montant maximal de chaque opération que l’utilisateur peut autoriser pour ce compte).

Centre de messages – Droits d’accès au service d’émission de chèques

• Centre de messages – Annulation de chèques

Le droit d’accès au service d’annulation de chèques vous autorise à demander à la Banque d’annuler des chèques dans le système de rapprochement de compte à partir du numéro de série ou d’une fourchette de numéros. Établissez la limite d’autorisation quotidienne (valeur totale d’annulation de chèques que cet utilisateur peut autoriser dans tous les comptes en une seule journée) ou la limite d’opération (montant maximal de chaque opération que l’utilisateur peut autoriser pour ce compte).



Centre de messages – Droits d’accès au service d’annulation de chèques

10. Cliquez sur Continuer au bas de la page Contrôle d’accès. La page Contrôle d’accès – Détails vous montre les renseignements avant et après l’attribution du droit d’accès. Choisissez Soumettre pour traiter les changements apportés.

Page Niveau d’accès utilisateur – Détails



11. Un message confirme votre opération.

Confirmation de la soumission des droits d’accès

Si votre entreprise utilise le contrôle conjoint de l’administration, un autre administrateur de système doit autoriser les droits d’accès avant que l’utilisateur puisse accéder à ces services.

Pour en savoir plus sur les droits d’accès des utilisateurs, consultez la section sur l’attribution d’un droit d’accès aux utilisateurs HSBCnet dans le guide de l’utilisateur Administration du système – Droits d’accès des utilisateurs.



Utilisation du service Positive Pay

Accédez au service de gestion des exceptions, à l’onglet Gestion des exceptions (emplacement par défaut).

Gestion des exceptions Utilisez les filtres rapides pour définir les critères de recherche pour des opérations admissibles au service Positive Pay. Sélectionnez Positive Pay dans la zone Type de service. Cliquez sur Rechercher pour afficher les résultats de la recherche. Pour enregistrer cette recherche comme recherche par défaut, cliquez sur Enregistrer cette recherche comme recherche par défaut dans les filtres rapides.

Remarque : Le service de gestion des exceptions affiche un maximum de 10 comptes. Pour voir un sommaire complet des comptes, cliquez sur Suite.

Une liste des comptes et de leurs noms s’affiche et fournit les renseignements suivants :

• Nombre d’exceptions – Nombre total des exceptions pour le compte.

• Nombre d’exceptions en attente de décision – Nombre d’exceptions exigeant une décision de votre part pour le traitement du paiement (payer, retourner ou demander un rajustement du chèque).

• Nombre d’exceptions en attente d’autorisation – Nombre d’exceptions ayant été complétées qui sont en attente d’une autorisation pour être traitées.

• Nombre d’exceptions en attente de rajustement – Nombre d’exceptions pour lesquelles vous avez demandé un rajustement du chèque.

Les chiffres indiqués sous ces colonnes correspondent à des tâches en attente. Pour traiter l’un des éléments en attente, sélectionnez la flèche à la droite du chiffre dans la colonne voulue.

Gestion des exceptions

Si vous avez cliqué sur Suite, la liste sommaire s’affiche. Utilisez le filtre rapide dans cette page pour trouver rapidement le compte désiré à partir de vos critères de sélection. Utilisez la fonction de pagination pour passer d’une page à l’autre. Vous pouvez également imprimer ou télécharger le sommaire en format PDF ou Excel en cliquant sur les icônes de ces applications dans la page.



Gestion des exceptions – Affichage sommaire

Dans la page de l’affichage sommaire, choisissez le lien du numéro du compte pour accéder au sommaire des opérations. Vous pouvez également cliquer sur la flèche à la droite d’un chiffre dans n’importe quelle colonne pour accéder aux éléments en attente d’une décision. La page Sommaire des opérations s’affiche. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Utiliser les filtres rapides pour préciser votre recherche en fonction de certains critères.

• Personnaliser les colonnes de données affichées dans la section Modifier mon affichage. Réorganiser les colonnes en les faisant glisser jusqu’à l’endroit désiré pour en changer l’ordre. Masquer ou afficher certaines colonnes en cochant les cases correspondantes.

• Dans la section Sommaire des opérations, cliquer sur la flèche en regard d’un numéro de compte, puis sélectionner une action dans la liste qui s’affiche. Vous avez le choix entre Effectuer l’opération, Consulter l’opération ou Consulter l’image, selon le type d’exception.

• Utiliser les icônes de la barre du sommaire des opérations pour télécharger ou imprimer les détails en format PDF ou Excel.

• Choisissez Effectuer toutes les opérations au bas de la page Sommaire des opérations pour traiter les opérations en file d’attente.



Page Sommaire des opérations

Effectuer l’opération Si vous avez sélectionné Effectuer l’opération dans la liste des options pour un chèque donné, la page Traitement de l’opération affiche les détails du compte et de l’opération, ainsi que l’historique de l’opération. Depuis cette page, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Accepter (payer) le chèque

• Retourner le chèque

• Afficher une image du chèque

• Libérer l’élément d’exception

• Demander un rajustement



Effectuer l’opération – Page Traitement de l’opération

Payer le chèque

Cliquez sur Accepter si vous avez décidé de payer le chèque au montant indiqué sur la page. Une fenêtre s’affiche pour vous demander de confirmer la décision. Cliquez sur OK pour continuer.

Un message confirme votre opération.

Confirmation



Retourner le chèque

Cliquez sur Retourner si vous avez décidé de refuser le paiement et de retourner le chèque. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous devez préciser la raison du refus (retour). Choisissez une des options proposées dans la liste déroulante Motif de retour. Vos choix sont les suivants :

• Bénéficiaire modifié

• Fraude

• Autre que la HSBC

• Se reporter au payeur

• Faire opposition au paiement

Retourner le chèque

Une fenêtre s’affiche pour vous demander de confirmer la décision. Cliquez sur OK pour continuer.


Confirmation



Consulter une image du chèque

Vous devez avoir un droit d’accès au service de récupération d’images pour ce compte pour accéder à l’image. Cliquez sur Consulter l’image pour afficher une image du recto et du verso du chèque. S’il n’y a pas d’image du chèque dans les archives, un message s’affiche pour vous en informer. Le bouton Consulter l’image n’est accessible qu’au cours de la journée où l’exception est traitée ou lorsqu’elle vous est soumise. Le jour où l’exception vous est présentée, aucuns frais ne sont exigés si vous affichez l’image. Par contre, des frais relatifs à la récupération d’image standards s’appliqueront pour toute récupération d’image de chèque future.

Image de chèque

Libérer l’opération

Lorsque vous accédez à un élément d’exception dans la page du sommaire, l’élément est verrouillé pour éviter que d’autres utilisateurs prennent des mesures sur le même élément en même temps. Cliquez sur Libérer pour déverrouiller l’élément d’exception et retourner à la liste des opérations. Une fenêtre s’affiche pour vous demander de confirmer la décision. Cliquez sur OK pour continuer.




Confirmation

Demander un rajustement

Cliquez sur Demander un rajustement si vous souhaitez modifier le numéro de chèque d’un élément d’exception. Saisissez un nouveau numéro de chèque dans la zone Modification du numéro de chèque, puis cliquez sur Demander un rajustement.

Demander un rajustement

Une fenêtre s’affiche pour vous demander de confirmer la décision. Cliquez sur OK pour continuer.

Fenêtre de confirmation




Confirmation

Consulter une opération Si vous avez sélectionné l’option Consulter une opération dans la section du sommaire des opérations d’un compte, la page Détail de l’opération affiche les renseignements sur le compte et sur l’opération ainsi que l’historique de l’opération. Vous pouvez également choisir de voir une image de chèque à partir de cette page.

Page Détail de l’opération

Consulter l’image Si vous avez sélectionné l’option Consulter l’image dans le sommaire des opérations du compte, la page Détail de l’opération affiche les renseignements sur le compte et sur l’opération ainsi que l’historique de l’opération. Vous pouvez également choisir de voir une image de chèque à partir de cette page.



Effectuer toutes les opérations Pour traiter simultanément l’ensemble des opérations, cliquez sur Effectuer toutes les opérations.

Sommaire des opérations

La file d’attente affiche les renseignements relatifs à la première opération de la liste des exceptions en attente de votre décision. Vous pouvez accepter, refuser ou corriger l’opération.

Si vous choisissez d’accepter l’opération, vous devez le confirmer pour que le paiement puisse être traité. Si vous choisissez de refuser l’opération, vous devez sélectionner la raison du refus parmi les options de la liste déroulante. Pour afficher une image du chèque, cliquez sur Consulter l’image.

File d’attente des opérations à traiter

Si vous décidez de retirer l’opération de la file d’attente et de déverrouiller les éléments d’exception restants, un message confirme votre action après que vous avez cliqué sur Sortir de la file d’attente.



Confirmation de la sortie

Vous pouvez aussi passer à la prochaine opération dans la fille d’attente sans prendre aucune mesure pour l’opération en cliquant sur Passer. Cliquez sur OK dans la fenêtre de confirmation pour accéder à la prochaine opération dans la file d’attente. Toutes les opérations sautées sont consignées dans l’historique de l’opération.

Décisions en attente d’autorisation Pour autoriser une opération en attente, sélectionnez Autoriser/Rejeter dans la colonne Action en regard du numéro de chèque correspondant. La page Détail de l’opération s’affiche.

Sommaire des opérations – Décisions en attente d’autorisation

Examinez l’information et cliquez sur Autoriser au bas de la page. Un message confirme votre opération.



Détail de l’opération

Décisions en attente de rajustement Pour autoriser une opération en attente, cliquez sur la flèche dans la colonne des opérations en attente de rajustement en regard du compte visé.

Gestion des exceptions – Lien vers les rajustements en attente

La page du sommaire des opérations affiche une liste de demandes de rajustement déjà approuvées par l’utilisateur et en attente d’être traitées par la Banque.

Rajustements en attente – Sommaire des opérations



Cliquez sur Consulter l’opération pour afficher le détail de l’opération. Sélectionnez Consulter l’image (s’il y a lieu) pour afficher l’image du chèque.

Détail de l’opération

Expiration de la session Après cinq minutes d’inactivité, un message d’expiration s’affiche pour vous demander si vous souhaitez continuer à travailler sur l’exception en cours ou la libérer et retourner au sommaire des opérations.

Message d’expiration de la session



Modifier les paramètres du compte

À la section Gestion des exceptions, cliquez sur Modifier les paramètres du compte afin de définir les seuils minimums relatifs aux opérations.

Gestion des exceptions – Modifier les paramètres du compte

Après avoir cliqué sur Modifier les paramètres du compte, la page Paramètres du compte affiche une liste des comptes avec le nom du compte, la décision par défaut, les seuils minimaux et le type de service.

Gestion des exceptions – Liste sommaire des comptes

Remarque : Pour accéder aux zones des seuils minimaux, vous devez d’abord cocher la case du compte dans la première colonne.

Pour modifier ces zones, cochez la case du seuil minimum et entrez le nouveau montant. Répétez ces étapes pour tout autre paramètre que vous souhaitez modifier.



Sélectionnez Soumettre lorsque vous avez terminé. La page de confirmation qui s’affiche vous indique que toutes les modifications apportées au compte prendront effet le jour ouvrable suivant. Cliquez sur Confirmer pour continuer.

Page de confirmation


Confirmation



Alertes relatives au service Positive Pay

Création d’alertes programmées Le service de création d’alertes programmées vous permet de créer des alertes qui se déclenchent lorsque des événements spécifiques se produisent. Vous pouvez recevoir ces alertes, de même que les destinataires que vous spécifiez, dans des courriels d’avis ou directement à l’écran du service d’alertes de HSBCnet.

Remarque : Les alertes relatives au service Positive Pay sont optionnelles.

Création d’alertes programmées Les alertes d’autorisation liées au service Positive Pay informent l’utilisateur destinataire de toute nouvelle opération qui requiert une autorisation pour les comptes sélectionnés dans les critères d’alerte (comptes avec exceptions du service Positive Pay). Ce type d’alerte envoie au destinataire un courriel d’alerte lorsqu’un des états suivants est attribué à une opération :

• En attente d’autorisation – payé

• En attente d’autorisation – retourné

• En attente d’autorisation – rajustement demandé

Pour créer une alerte d’autorisation, procédez comme suit :

1. Accédez à l’outil de création d’alertes programmées à l’onglet Alertes clients. Sélectionnez Positive Pay – Alertes d’autorisation dans la zone Catégorie d’alerte et activité. Cliquez sur Aller pour continuer.

Options pour la création d’une alerte programmée

2. La page Alertes clients – Créer une alerte s’affiche. Remplissez les zones obligatoires et cliquez sur Appliquer et suivant.



Page Créer une alerte

3. Pour continuer, cliquez ensuite sur Appliquer et suivant. La page Créer une alerte – Sélection du compte s’affiche. Sélectionnez les comptes voulus et cliquez sur Appliquer et suivant. Lors de la sélection des comptes :

• Si l’option Compte(s) spécifique(s) est sélectionnée, utilisez les zones de sélection des comptes pour préciser les comptes qui seront inclus dans les critères de l’alerte.

• Si l’option Tous est sélectionnée, les zones de sélection des comptes ne sont pas disponibles et tous les comptes auxquels l’utilisateur peut accéder seront inclus dans les critères de l’alerte.

Page Sélection du compte

4. Sélectionnez ensuite les destinataires de l’alerte (six au maximum) en cochant la case de chacun d’eux, puis cliquez sur Sélectionner. Dans la section Sélection du canal, cliquez sur l’adresse de courriel à utiliser pour alerter les destinataires. Sélectionnez Soumettre pour créer l’alerte.



Page Sélection des destinataires

5. La page de confirmation de la création de l’alerte s’affiche. Passez en revue les détails de la nouvelle alerte programmée et sélectionnez Confirmer pour continuer.

Page Confirmation de création d’alerte




Confirmation de création d’alerte

Création d’avis d’alertes Les alertes d’avis du service Positive Pay vous informent, à titre d’utilisateur destinataire, de tout nouvel élément d’exception nécessitant une décision pour les comptes sélectionnés dans les critères d’alerte (comptes avec exceptions du service Positive Pay). C’est un moyen pratique de vérifier si vous avez des éléments d’exception en attente sans vous connecter à HSBCnet, car les alertes sont envoyées à votre adresse de courriel.

Pour créer un avis d’alerte du service Positive Pay, procédez comme suit :

1. Accédez à l’outil de création d’alertes programmées à l’onglet Alertes clients. Sélectionnez Positive Pay – Avis d’alertes dans la zone Catégorie d’alerte et activité. Cliquez sur Aller pour continuer.

Service Créer des alertes programmées

2. La page Alertes clients – Créer une alerte s’affiche. Remplissez les champs obligatoires et cliquez sur Appliquer et suivant.

Remarque : Lorsque vous créez un avis d’alerte, vous pouvez choisir l’option Communication du matin, Approche de la date limite ou les deux. Les courriels d’alerte ne sont pas envoyés les jours non ouvrables.

• Communication du matin du service Positive Pay – Cette alerte vous informe que vous avez des éléments d’exception à examiner.

• Approche de la date limite du service Positive Pay – Cette alerte vous informe que vous avez encore des éléments d’exception nécessitant une décision.

• Alerte d’autorisation du service Positive Pay – Cette alerte se déclenche si une ou plusieurs exceptions comportent un état d’autorisation en attente (payé, retourné ou rajustement).



Page Créer une alerte

3. Pour continuer, cliquez sur Appliquer et suivant. La page Créer une alerte – Sélection du compte s’affiche. Sélectionnez les comptes désirés et cliquez sur Appliquer et suivant. Lors de la sélection des comptes :

• Si l’option Compte(s) spécifique(s) est sélectionnée, utilisez les zones de sélection des comptes pour préciser les comptes qui seront inclus dans les critères de l’alerte.

• Si l’option Tous est sélectionnée, les zones de sélection des comptes ne sont pas disponibles et tous les comptes auxquels l’utilisateur peut accéder seront inclus dans les critères de l’alerte.

Page Sélection du compte

4. Sélectionnez ensuite les destinataires de l’alerte (six au maximum) en cochant la case de chacun d’eux, puis cliquez sur Sélectionner. Dans la section Sélection du canal, sélectionnez le courriel à utiliser pour alerter les destinataires. Sélectionnez Soumettre pour créer l’alerte.



Page Sélection des destinataires

5. La page de confirmation de la création de l’alerte s’affiche. Passez en revue les détails de la nouvelle alerte programmée et sélectionnez Confirmer pour continuer.

Page Confirmation de création d’alerte




Page de confirmation d’alerte

Alertes programmées Le service Sommaire des alertes programmées vous indique le nombre d’alertes programmées dans chaque catégorie d’alerte. Cliquez sur le lien du service Positive Pay pour afficher le sommaire des alertes programmées.

Service Alertes programmées

Vous pouvez gérer les alertes programmées dans cette page en choisissant de modifier ou de supprimer les alertes sélectionnées.



Alertes programmées du service Positive Pay

Consultation de la page Mes alertes Si vous êtes un destinataire d’une alerte du service Positive Pay, vous pouvez consulter les alertes qui ont été déclenchées dans le service Mes alertes. Par défaut, le service Mes alertes s’affiche dans un onglet distinct une fois que vous avez obtenu les droits d’accès pour la consultation de la liste des alertes dans toutes les catégories. Cliquez sur Modifier pour filtrer les résultats.

Service Mes alertes

Dans la page de modification, choisissez Positive Pay sous Service pour afficher la zone. Cliquez sur Appliquer pour soumettre vos critères de filtre.

Service de modification Mes alertes



Pour consulter les détails des paramètres ou des règles d’une alerte spécifique, sélectionnez le lien Nom de l’alerte dans le service Mes alertes. La page Mes alertes – Détails de l’alerte s’affiche.

Pour consulter les détails des activités ou des opérations qui ont déclenché l’alerte, sélectionnez Date/heure de réception.

Page Mes alertes – Détails de l’alerte

La page de détails Alertes clients – Mes alertes s’affiche et présente les détails de l’alerte.

Mes alertes – Détails de l’alerte



Suppression d’alertes Pour supprimer une alerte, cochez la case correspondant à l’alerte désirée et cliquez sur Supprimer.

Suppression d’une alerte

Une page de confirmation vous demande de confirmer la suppression.

Confirmation de la suppression d’alerte


Confirmation de la suppression d’alerte



Utilisation du Centre de messages

Utilisez le Centre de messages pour créer et soumettre les demandes d’émission de chèques et d’annulation de chèques à la Banque. Pour créer un message, procédez comme suit :

1. Accédez au Centre de messages à partir de l’onglet Centre de messages.

2. Dans la section Boîte de réception, sous Messages récents, sélectionnez Créer un message.

Centre de messages – Bouton Créer un message

3. La page de création d’un message s’affiche. Sélectionnez une option dans les listes déroulantes des trois champs. Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*). Les options disponibles sont les suivantes :

• Emplacement : Sélectionnez É.-U. États-Unis (US United States).

• Numéro de compte : Sélectionnez un numéro de compte dans la liste.

• Catégorie : Choisissez Services de chèques.

• Type de message : Les types de messages disponibles dans ce champ sont déterminés par la catégorie que vous avez sélectionnée. Les options pour les catégories de services de chèques sont les suivantes : émission de chèques, demandes de renseignements sur des chèques et annulation de chèques.

• Sélectionnez ensuite Créer pour soumettre votre sélection.

Centre de messages – Sélectionner un type de message et un compte – Catégorie des services de chèques

4. La page Entrer les détails et la description d’un message montre la catégorie des services de chèques et le type de message que vous avez sélectionnés. Remplissez les champs obligatoires de la page de création du



message. Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*). Pour recevoir une alerte par courriel lorsqu’une mise à jour est disponible, cochez la case Courriel.

Création d’un message : Entrer les détails et la description d’un message – Émission d’un chèque (exemple)

5. Sélectionnez Continuer. La page Vérification et soumission présente un sommaire qui vous permet de vérifier la demande.

6. Sélectionnez Soumettre après avoir consulté le sommaire. Vous pouvez sélectionner Annuler pour annuler le message.

Création d’un message : Page Vérification et soumission – Émission de chèques (exemple)

7. Votre message a maintenant été créé et le système confirme votre opération. L’état du message est mis à jour pour indiquer l’état actuel de la demande.

Remarque : Si vous avez accès à la fonction «Contrôle exclusif des messages», cette demande de service est autorisée automatiquement. Si votre entreprise utilise le contrôle conjoint de l’administration, l’état de



votre demande est En attente d’autorisation, car une autre personne désignée doit également l’autoriser avant qu’elle soit envoyée à la Banque pour traitement.

Création d’un message : Confirmation de la soumission

Remarque : Les étapes ci-dessus sont un exemple de création et d’envoi d’un message à la Banque. Ces étapes peuvent différer légèrement selon l’emplacement, le compte, la catégorie et le type de message.



Registre des activités de services relatifs aux comptes

Vous pouvez vérifier si la Banque a reçu vos décisions concernant les exceptions, à l’aide du registre des activités de services relatifs aux comptes. Ce registre vous permet de consulter les activités effectuées par vous-même et par d’autres utilisateurs, afin de surveiller l’avancement des tâches.

1. Accédez au service Registre des activités de services relatifs aux comptes à l’onglet Gestion des utilisateurs et des comptes.

2. Entrez une date d’activité (date à laquelle le fichier a été téléchargé) ou laissez ce champ vide. La date d’activité est facultative. Si vous laissez ce champ vide, le système utilise la date du jour comme dernière date des activités.

3. Sous Type d’activité, choisissez Gestion des exceptions et cliquez sur Voir le sommaire.

Service Registre des activités de services relatifs aux comptes

4. Le sommaire du registre des activités liées aux services Positive Pay et à la boîte postale des Services aux détaillants affiche toutes les activités effectuées par tous les utilisateurs de votre entreprise. Dans le filtre du registre des activités, choisissez Positive Pay dans la zone Type de directive, puis cliquez sur Voir le sommaire. Le sommaire affiche maintenant toutes les activités liées au service Positive Pay. Sélectionnez un lien dans la colonne Date/heure de l’activité.

Filtre du registre des activités

5. Ce sommaire vous permet d’examiner les activités selon leur date. Si vous le souhaitez, choisissez une autre colonne pour trier les résultats différemment. Si vous sélectionnez le lien Date/heure de l’activité, la page Détails du registre des activités s’affiche.



Détails des activités

États indiqués dans le registre Voici la liste des états relatifs au service Positive Pay :

• Décision requise

• En attente d’autorisation (Payé)

• En attente d’autorisation (Retourné)

• En attente d’autorisation (En attente de rajustement)

• Payé

• Retourné

• En attente de rajustement

• Payé par défaut (inférieur au minimal requis)

• Payé par défaut (heure limite dépassée)

• Retourné par défaut (heure limite dépassée)

• Retourné par défaut (blocage des débits)

• Corrigé

• Changement de numéro du chèque



Conseils pratiques 1. Le bouton «Consulter l’image» n’est accessible qu’à la date du traitement. Après cette date, l’utilisateur doit

accéder au service de récupération d’images pour consulter le chèque.

2. Le service intégré n’affiche que 10 dossiers. Utilisez le bouton Suite si vous avez plus de 10 dossiers.

3. Pour voir la fenêtre contextuelle après cinq minutes d’inactivité lors du traitement d’une opération, vous devez activer les fenêtres contextuelles dans votre navigateur.

4. Pour afficher les opérations, cliquez sur l’hyperlien Consulter le détail de l’opération. Vous ne devriez utiliser les hyperliens Effectuer l’opération et Effectuer les opérations à partir de cet écran que lorsque vous traitez l’opération, sinon celle-ci sera verrouillée pendant sept minutes.

5. Le bouton Effectuer les opérations à partir de cet écran est affiché à la page Sommaire des opérations seulement si l’état de l’opération est Décision requise ou En attente d’autorisation.

6. En cliquant sur le bouton Effectuer l’opération, vous accédez à l’écran Traitement de l’opération. Si l’utilisateur clique sur l’icône de fermeture (le «X» en haut à droite) de cet écran, la fenêtre se ferme et l’opération en cours est verrouillée pendant cinq minutes. Une fois le délai expiré, l’opération se réaffiche à l’écran Sommaire des opérations aux fins de la prise de décision.

7. Seules la date et l’heure limites seront affichées dans l’établissement du compte (heure locale).

8. Les paramètres par défaut sont accessibles en lecture seulement.

guide d’utilisateur gestion des exceptions – service ......des utilisateurs et des comptes....

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