guide d’utilisation de orotimesheet...

Guide d’utilisation de

OroTimesheet 7

Copyright © 1996-2011 OroLogic Inc. http://www.orologic.com Révision 7.02

Table des matières

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Table des matières

Table des matières ______________________________________________________________ I Guide d'utilisation de OroTimesheet 7 ______________________________________________ 1 Présentation de OroTimesheet 7 _______________________________________________________ 1 Nouveautés de la version 7 ____________________________________________________________ 3 Notions fondamentales _______________________________________________________________ 5

La fenêtre principale:_________________________________________________________________________5 Les barres d’outils: __________________________________________________________________________5 Les boutons Ajouter, Modifier et Effacer:_________________________________________________________5 Le bouton Rechercher: _______________________________________________________________________5 Le bouton Filtrer: ___________________________________________________________________________5 Les menus contextuels: _______________________________________________________________________5 Ordre de tri : _______________________________________________________________________________5 Propriétés d’affichage: _______________________________________________________________________6 Recherche rapide: ___________________________________________________________________________7

Principes de OroTimesheet____________________________________________________________ 8 Le suivi du temps par projet ___________________________________________________________________8 OroTimesheet, simple comme 1,2, 3_____________________________________________________________9 Les feuilles de temps_________________________________________________________________________9 Les employés_______________________________________________________________________________9 Les projets _________________________________________________________________________________9 Les activités_______________________________________________________________________________10 Les dépenses ______________________________________________________________________________10 Les périodes_______________________________________________________________________________10

Installation de OroTimesheet 7 _______________________________________________________ 11 Migration d’une version précédente de OroTimesheet vers OroTimesheet 7 __________________ 11 Description des modules _____________________________________________________________ 12

Employés_________________________________________________________________________________12 Groupes __________________________________________________________________________________16 Clients ___________________________________________________________________________________17 Projets ___________________________________________________________________________________18 Projets ___________________________________________________________________________________18 Activités _________________________________________________________________________________21 Feuilles de temps___________________________________________________________________________22 Factures __________________________________________________________________________________27 Périodes__________________________________________________________________________________29

Autres options et utilitaires___________________________________________________________ 30 Assistant configuration ______________________________________________________________________30 Assistant sécurité___________________________________________________________________________30 Catégories ________________________________________________________________________________30 Types de dépenses__________________________________________________________________________30 Règles de coûts et de facturation_______________________________________________________________30 Champs personnalisés _______________________________________________________________________31 Initialisation de champs personnalisés __________________________________________________________35 Les rapports_______________________________________________________________________________36 Intégration avec d’autres logiciels______________________________________________________________37

Table des matières

IIExportation de données ______________________________________________________________________40 Importation de données ______________________________________________________________________40 Mise à jour des banques de temps ______________________________________________________________48 Modification de feuilles de temps en lot _________________________________________________________51 Épuration des feuilles de temps________________________________________________________________51 Paramètres ________________________________________________________________________________52 La sécurité dans OroTimesheet ________________________________________________________________56 Changement de mot de passe _________________________________________________________________59 Chronomètre pour OroTimesheet ______________________________________________________________60 Interface web de OroTimesheet________________________________________________________________62 Logiciel Horodateur pour OroTimesheet ________________________________________________________64 Copie de sécurité de la base de données _________________________________________________________69 Achat et fonctionnement des licences ___________________________________________________________69 Support technique __________________________________________________________________________70 Copyright_________________________________________________________________________________71

Guide d’utilisation de OroTimesheet 7

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Guide d'utilisation de OroTimesheet 7 Présentation de OroTimesheet 7 Simple à utiliser et doté d’une interface conviviale, OroTimesheet est un logiciel de suivi du temps par projet à la fois simple et complet. OroTimesheet est utilisé par des milliers d'utilisateurs dans plus de 75 pays, ce qui en fait incontestablement une solution de choix pour faire un suivi des temps efficace et intelligent de vos différents projets. OroTimesheet vous permet de comptabiliser le temps que chacun de vos employés a consacré aux différents projets de votre entreprise. Étant très flexible, OroTimesheet s'adapte facilement à vos besoins, que vous fassiez partie d'une grande entreprise ou que vous soyez travailleur autonome.

La nouvelle version 7 de OroTimesheet comprend les principaux modules suivants: Clients, Projets, Activités, Employés, Feuilles de temps et Factures. Plusieurs améliorations et nouveautés ont été ajoutés à la version 7. Consultez la section Nouveautés de la version 7 pour plus d'informations. OroTimesheet prend en charge la gestion du temps travaillé, des budgets, des coûts, de la facturation et des dépenses. Si besoin, vos propres règles de coûts et de facturation sont paramétrables selon vos besoins. La plupart des modules de OroTimesheet comprennent des champs supplémentaires personnalisables appelés champs personnalisés et certains de ces modules peuvent n'être utilisés qu’au besoin.


2 Une sécurité complète par employé ainsi qu’une gestion très flexible des droits, peut être activée au besoin. Par exemple, un employé X pourrait avoir accès aux feuilles de temps d'un employé Y ou à seulement certains champs des feuilles de temps. Un générateur de rapports extrêmement puissant est également inclus avec OroTimesheet, ce qui vous permet de créer vos propres rapports ou de modifier les rapports existants. De plus, le générateur de rapports comprend un langage de programmation appelé RAP (Report Application Pascal) qui permettra aux utilisateurs un plus expérimentés de créer des rapports plus dynamiques et plus complexes. OroTimesheet a été conçu pour fonctionner aussi bien en mode multi-utilisateur qu’en mode autonome. OroTimesheet utilise la base de données FIREBIRD pour stocker ses données. FIREBIRD est une solide base de données relationnelle de type Open Source. Consultez le document Guide d'installation de OroTimesheet 7 pour plus d'informations. En utilisant OroTimesheet, vous serez en mesure d’apprécier plusieurs autres fonctionnalités non mentionnées précédemment et vous serez surpris par sa simplicité d’utilisation. Félicitations pour votre achat et bonne lecture. L’équipe OroLogic.


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Nouveautés de la version 7 La version 7 de OroTimesheet comporte plusieurs nouveautés et améliorations. En voici une liste non exhaustive: Les performances ont été améliorées. En effet, la nouvelle version 7 utilise dorénavant la version 2.5 de la base de données Firebird. Firebird 2.5 est plus rapide que la version précédente. Ainsi, OroTimesheet est plus performant. Une nouvelle interface simplifiée est maintenant disponible. Les anciennes vues par semaine et par jour sont toujours disponibles également. Il est maintenant possible de synchroniser des données et d’exporter des factures avec les logiciels QuickBooks de Intuit et Simple Comptable de Sage Software. Il est dorénavant possible d’indiquer des montants forfaitaire pour des projets. Il est également possible de facturer des montants forfaitaire (ou jusqu’à concurrence du montant forfaitaire) au lieu de facturer par unité de temps. Il est maintenant possible de donner des droits à des utilisateurs pour qu’ils voient tous les employés sur les rapports même si ces utilisateurs ne sont pas superviseur de ces employés. Il est maintenant possible de donner des droits à des utilisateurs pour qu’ils voient tous les projets sur les rapports même si ces utilisateurs n’ont habituellement pas accès à ces projets. Il est dorénavant beaucoup plus simple de créer de nouvelles bases de données. Il est également dorénavant beaucoup plus simple de prendre des prises de copie et de faire des restauration des données. Il est également possible de directement sauvegarder un fichier de prise de copie sur un autre média (comme par exemple une clé USB) ou de l’envoyer par e-mail. Des listes déroutante de style « Auto-Complete » sont maintenant disponible pour la sélection de projets et d’employés. Il est maintenant possible de se connecter à OroTimesheet en utilisant la sécurité (noms d’utilisateurs et mots de passe) d’un domaine Windows. Il est maintenant possible de saisir des notes sur les feuilles de temps via le programme Chronomètre pour OroTimesheet. L’importation de données est maintenant plus facile. OroTimesheet insère automatiquement des données par défaut dans la plupart des champs obligatoires non importés. Il est maintenant possible de sélectionner des sous-projets dans les critères de recherche de rapports. Il est maintenant possible d'envoyer des rapports ou factures par courriel. Ceux-ci sont automatiquement converti en format PDF. La recherche de feuilles de temps a été améliorée. Une nouvelle interface beaucoup plus agréable est maintenant disponible pour la gestion des règles de coûts et de facturation. L’interface du logiciel Horodateur pour OroTimesheet a été améliorée. Il est également maintenant possible de voir à l’écran le budget versus le réel des projets (jobs).


4L’interface web a été améliorée. Il est maintenant possible de rechercher des projets par numéro de projet ou par numéro de job. Il est maintenant possible de saisir les montants de taxe payés lors de la saisie de dépenses. Un assistants est maintenant disponible pour configurer OroTimesheet rapidement. Un assistant pour activer ou désactiver la sécurité dans OroTimesheet est également disponible. Encore plus de rapports sont inclus avec OroTimesheet et encore tous personnalisables à l'aide du puissant générateur de rapports également inclus avec OroTimesheet. Le générateur de rapports a également été amélioré. De nouvelles fonctions RAP ont été ajoutées. Il est également dorénavant possible d’imprimer la fiche d’un projet, client ou employé. Il est maintenant possible de transférer les données d’une ancienne version de OroTimesheet vers OroTimesheet 7 directement au démarrage de OroTimesheet au lieu d’exécuter un programme séparé. OroTimesheet est dorénavant 100% compatible Unicode. Ceci vous permet de saisir du texte dans n'importe quelle langue comme par exemple des caractères chinois ou grec. Plusieurs autres améliorations mineures non mentionnées ici sont également incluses dans la nouvelle version 7.


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Notions fondamentales Cette section vous explique comment naviguer à travers le logiciel OroTimesheet 7 et comment effectuer certaines des opérations les plus communes du logiciel. La fenêtre principale: Après avoir démarré OroTimesheet vous vous retrouvez dans la fenêtre principale du logiciel. Cette fenêtre contient un menu principal situé en haut, à partir duquel vous pouvez accéder à tous les modules du logiciel. En dessous de ce menu, vous retrouverez la barre d’outils principale du logiciel qui vous permet également d’accéder aux modules les plus couramment utilisés. Sous cette barre d’outils, vous retrouverez les jours de la semaine pour la semaine en cours. Cliquez simplement le bouton Nouvelle feuilles en haut de la journée désirée pour ajouter du temps travaillé. Par défaut, la sécurité n’est pas activée dans OroTimesheet, ainsi vous avez automatiquement droits de regard sur tous les employés et projets. Consultez la section La sécurité dans OroTimesheet pour plus d'informations sur les droits d'accès et les droits de regard ou pour simplement connaître comment activer la sécurité dans OroTimesheet. Les barres d’outils: Tout comme la barre d’outils de la fenêtre principale, chaque module contient sa propre barre d’outils. Chaque bouton sur une barre d’outils correspond à une action précise. Les boutons de la barre d’outils de la fenêtre principale servent à accéder aux différents modules du logiciel, tandis que les boutons sur la barre d’outils d’un module particulier servent à une action précise pour ce module. Voici les boutons qui reviennent le plus souvent à travers le logiciel : Les boutons Ajouter, Modifier et Effacer: Ces boutons servent à faire la maintenance de vos données dans tous les modules du logiciel. Par exemple, si vous êtes dans le module Employés, servez-vous du bouton Ajouter pour ajouter un nouvel employé, du bouton Modifier pour modifier les informations de l’employé sélectionné ou du bouton Effacer pour effacer l’employé sélectionné. Le bouton Rechercher: Ce bouton sert à faire des recherches détaillées sur les feuilles de temps. La recherche s’effectue à travers toutes les feuilles de temps. Le bouton Filtrer: Ce bouton sert à dissimuler les employés, projets ou clients, qui sont inactifs. Pour afficher de nouveau les items inactifs, cliquez simplement de nouveau sur ce bouton. Les menus contextuels: Dans chaque module, en plus de la barre d’outils, vous avez accès à un menu contextuel. La plupart des options de la barre d’outils se retrouvent dans le menu contextuel. Toutefois le menu contextuel peut contenir plus d’options. Le menu contextuel apparaît lorsque vous cliquez sur un enregistrement à l’aide du bouton droit de la souris. Ordre de tri : OroTimesheet vous permet à tout moment de changer l’ordre d’affichage des données à l’écran dans la plupart des modules du logiciel. Exemple : Si vous allez dans le module Employés en cliquant sur le bouton Employés dans la barre d’outils de la fenêtre principale, vous remarquez que les employés sont affichés alphabétiquement par défaut. Si vous désirez avoir la liste des employés par ordre de code d’employé, cliquez sur l’entête Code et la liste s’affichera par code d’employé (du plus petit au plus grand) automatiquement. Cliquez de nouveau sur l’entête Code et la liste s’affichera par code mais cette fois-ci, du


6plus grand au plus petit. Lorsque vous quittez OroTimesheet, ces paramètres sont enregistrés automatiquement. Lors du prochain démarrage de OroTimesheet, l’ordre de tri de tous les modules s’afficheront automatiquement comme ils étaient la dernière fois que vous avez quitté le logiciel. Propriétés d’affichage: La plupart des modules de OroTimesheet vous permettent de personnaliser l’information affichée à l’écran. À partir du menu contextuel d’un module (par exemple le module Employés), sélectionnez l’option Propriétés d’affichage. La liste des champs pour le module en cours apparaît. Vous pouvez décider des champs à afficher dans la grille pour ce module en cochant ou décochant les champs désirés. Vous pouvez également décider de l'ordre d'affichage en utilisants les boutons flèche en haut et flèche en bas. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer vos changements.

Notez que vous pouvez également changer la position des champs dans une grille sans passer par l'option Propriétés d'affichage. Par exemple, dans le module Employés, pour changer la position du champ Nom et le positionner avant le champ Code, cliquez sur l’entête du champ Nom. En tenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez l’entête vers la gauche par dessus l’entête Code puis relâchez le bouton de la souris. Le champ Nom est maintenant positionné avant le champ Code. Vous pouvez aussi décider de la largeur des champs à l’écran. Par exemple, si vous désirez agrandir le champs Nom, positionnez le curseur de votre souris entre l’entête Nom et l’entête Code, jusqu’à ce que le curseur de la souris change pour une flèche double. Cliquez ensuite sur le bouton de la souris en le tenant enfoncé et déplacez-vous vers la droite. Lorsque vous avez atteint la largeur de la colonne désirée, relâchez simplement le bouton de la souris. Lorsque vous quittez OroTimesheet, ces paramètres sont également enregistrés automatiquement. Lors du prochain démarrage de OroTimesheet, tous les changements que vous avez effectués s’afficheront automatiquement comme ils étaient la dernière fois que vous avez quitté le logiciel.


7 Recherche rapide: OroTimesheet vous permet à tout moment de rechercher un enregistrement précis dans la plupart des modules du logiciel. Exemple: Cliquez sur le bouton Employés dans la barre d’outils de la fenêtre principale, la liste des employés s’affiche à l’écran. Cliquez sur l’entête Code pour que la liste s’affiche triée par code d’employé. Tapez les premières lettres d’un code d’employé qui est dans la liste, et la sélection se déplacera sur le premier enregistrement qui correspond à ce que vous avez tapé sur le clavier. Si vous désirez faire une recherche par nom d’employé, triez la liste des employés alphabétiquement en cliquant sur l’entête Nom et tapez les premières lettres du nom de l’employé à rechercher. La recherche rapide fonctionne toujours sur l'ordre de tri en cours.


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Principes de OroTimesheet Le suivi du temps par projet Le suivi du temps par projet consiste à comptabiliser le temps que chacun de vos employés a passé à effectuer certaines activités sur différents projets à différentes dates. Par la suite, une fois ces informations comptabilisées, des extraits sous forme de rapports ou autres peuvent être produits pour votre gestion ou pour d’autres fins (gestion de la paie, suivi des projets, gestion de la facturation, gestion des coûts, statistiques, prises de décisions, etc.). Dans OroTimesheet, ces informations sont simplement saisies via le module Feuilles de temps. Le module Feuilles de temps est la fenêtre principale du logiciel. En exécutant OroTimesheet, vous vous retrouvez automatiquement et obligatoirement dans la module Feuilles de temps. Chaque feuille de temps doit au moins contenir les informations minimales suivantes: une date, un employé, un projet (ou sous-projet), une activité ainsi qu’un nombre d’unités de temps (par défaut l’unité de temps est heures).

Un employé peut saisir autant de feuilles de temps que nécessaires pour une même date. Par exemple, si dans la même journée du 17 janvier 2005, Jean a travaillée sur 2 projets différents et que pour chaque projet il a exécuté 2 types d’activité différent, Jean devrait saisir 4 feuilles de temps pour la journée du 17 janvier soit (Nous supposons ici que Jean a travaillé 2 heures pour chacune des activité pour chaque projet): 17 janvier, projet A, activité X, 2 heures 17 janvier, projet A, activité Y, 2 heures 17 janvier, projet B, activité X, 2 heures 17 janvier, projet B, activité Y, 2 heures Total 8 heures. C’est tout! Vous connaissez maintenant le fonctionnement de base de OroTimesheet.


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OroTimesheet, simple comme 1,2, 3 Avant de pouvoir saisir des feuilles de temps dans OroTimesheet, vous devez saisir les informations de base dans le logiciel. Les informations de base sont les informations minimales que vous devez saisir lors de la saisie de feuilles de temps. 1- Saisissez vos employés, vos clients et projets, ainsi que les différents types d’activités que vous pouvez

exécuter pour chaque projet. 2- Vous ou vos employés pouvez ensuite saisir vos feuilles de temps. 3- Lorsque les feuilles de temps sont saisies, vous pouvez imprimer des rapports pour fin de gestion ou

simplement facturer celles-ci à vos clients à l'aide du module Factures. Les feuilles de temps Les feuilles de temps sont le cœur de OroTimesheet. Toutes les options du logiciel sont en rapport et servent à la gestion de celles-ci. En plus des informations minimales à saisir dans une feuille de temps, plusieurs autres informations (optionnelles) peuvent être saisies comme par exemple: l'heure de début et de fin, le quart de travail, une description du travail effectué; le coût par unité de temps; le taux facturable; des dépenses ainsi que d’autres informations que vous pouvez saisir via des champs personnalisés que vous pouvez définir selon vos besoins via l’option Champs personnalisés. Chaque feuille de temps peut avoir le statut approuvé ou non approuvé (ces termes sont personnalisables selon vos besoins) ainsi qu'un statut facturé et non facturé lorsque la feuilles de temps a été facturée via le module Factures. Lorsqu'une feuille de temps est soit approuvée ou facturée, elle devient bloquée et ne peut plus être modifiée. Même chose lorsque la date de la feuille de temps se situe dans une période qui a été fermée, celle-ci n'est plus modifiable. Voir la section Périodes ci bas pour plus d'informations. Les employés Les employés sont maintenus à travers le module Employés. Ils peuvent être regroupés par catégorie à l'aide de l'option Catégories d'employés ainsi que par groupes d’employés à l'aide de l'option Groupes. Tandis que les catégories d’employé servent surtout à regrouper des employés lors de l’impression de rapports, les groupes d’employés servent surtout à alléger la gestion de la sécurité dans le logiciel (droits d’accès aux options du logiciel et droits de regard sur les feuilles de temps). Un employé peut être membre de plusieurs groupes. Cependant, chaque employé appartient à un groupe de base qui est utilisé par exemple lors de l'impression de rapports par groupe. Si vous désirez gérer les coûts de vos projets en plus de gérer le temps, saisissez un Coût par unité de temps dans la fiche de chaque employé. En effet, lors de la saisie de feuilles de temps, le champ coût par unité de temps d’une feuille de temps est automatiquement saisi à partir du champ coût par unité de temps de la fiche de l’employé sélectionné dans la feuille de temps. Cependant, veuillez noter que ce coût par unité de temps par défaut peut être outrepassé si des règles de coûts personnalisées ont été définies à partir de l’option Règles de coûts. Les projets Les projets sont maintenus à travers le module Projets. Ils peuvent être regroupés par catégorie à l'aide de l'option Catégories de projet. Chaque projet doit obligatoirement être associé à un client. Les clients quant à eux, sont maintenus à partir du module Clients et peuvent eux aussi, être regroupés par catégorie à l'aide de l'option Catégories de client. Des employés et/ou groupes peuvent être associés aux projets pour limiter l’accès des employés à certains projets spécifiques, lors de la saisie de feuilles de temps. Par défaut, le groupe Tous les employés est


10automatiquement associé à chaque nouveau projet créé. Chaque projet peut contenir un nombre illimité de sous-projet. Lors de la saisie de feuilles de temps , si le projet sélectionné contient des sous-projets, un sous-projet devra également être sélectionné. Les activités Toutes les activités du logiciel sont maintenues via le module Activités. Ces activités peuvent par la suite être associées aux différents projets. Ainsi, un projet peut n’avoir que quelques activités alors qu’un autre peut en avoir plusieurs. Si vous désirez gérer la facturation de vos projets en plus de gérer le temps, saisissez un Taux facturable dans la fiche de chaque activité. En effet, lors de la saisie de feuilles de temps, le champ taux facturable d’une feuille de temps est automatiquement saisi à partir du champ taux facturable de la fiche de l’activité sélectionnée dans la feuille de temps. Si l'activité est associée directement au projet, son taux facturable par défaut peut être remplacé par un taux facturable spécifique pour ce projet. Notez que si vous avez indiqué dans la fiche de l'employé de toujours utiliser un taux facturable fixe par employé au lieu d'un taux facturable par activité, c'est le taux facturable saisi dans la fiche de l'employé qui sera automatiquement saisi dans la feuille de temps. Pour terminer, notez également que le taux facturable (peu importe qu'il provienne de l'activité ou de l'employé) peut être outrepassé si des règles de facturation personnalisées ont été définies à partir de l’option Règles de facturation. Les dépenses Des dépenses peuvent être saisies pour chaque feuille de temps. Les types de dépenses saisissables sont maintenus via l’option Types de dépense. Vous pouvez saisir un coût unitaire ainsi qu'un prix de vente par défaut pour chaque type de dépense. Vous pouvez également indiquer si le type de dépense est par défaut remboursable à l'employé et/ou facturable au client. Les périodes Bien que cela soit optionnel, des périodes peuvent être saisies dans OroTimesheet via l’option Périodes. Chaque période peut avoir le statut Ouverte ou Fermée. Les périodes servent surtout à limiter l’accès aux feuilles de temps et aussi à l’impression de rapports groupés par période. Par exemple, si vous avez une période du 1er janvier 2005 au 31 janvier 2005, et que cette période a le statut Fermée, automatiquement, les feuilles de temps dont la date se situe entre le 1er janvier 2005 et le 31 janvier 2005 ne pourront être modifiées. Une période peut être rouverte pour que vous puissiez de nouveau apporter des modifications aux feuilles de temps correspondant à cette période. Notez que l'utilisation du module Périodes est optionnelle et peut n’être utilisé qu’au besoin.


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Installation de OroTimesheet 7 OroTimesheet peut être installé en mode autonome aussi bien qu’en mode multi-utilisateur. En mode autonome, le programme OroTimesheet ainsi que la base de données de OroTimesheet sont situés sur le même ordinateur. Ce mode est parfait pour une utilisation par un seul utilisateur ou simplement pour évaluer le logiciel. En mode multi-utilisateur le programme OroTimesheet est installé sur plusieurs ordinateurs (postes clients) alors que la base de données est installée sur un serveur distant. Ainsi, plusieurs utilisateurs peuvent accéder simultanément à la même base de données centralisée. Si vous utilisez présentement une version précédente de OroTimesheet, consultez la section Migration d’une version précédente de OroTimesheet vers OroTimesheet 7 du Guide d’installation de OroTimesheet 7 avant toute chose. Pour procéder à l’installation de OroTimesheet 7 en mode autonome ou en mode multi-utilisateur, veuillez vous référer au document Guide d'installation de OroTimesheet 7. Migration d’une version précédente de OroTimesheet vers OroTimesheet 7 Si vous utilisez présentement une version précédente à OroTimesheet version 7, vous pouvez facilement transférer les données de votre version précédente vers OroTimesheet version 7. Consultez la section Migration d’une version précédente de OroTimesheet vers OroTimesheet 7 du document Guide d'installation de OroTimesheet 7 pour plus d'informations.


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Description des modules Employés Le module Employés sert à la gestion des employés qui travaillent sur les différents projets de votre entreprise. Brièvement, à partir de ce module, vous pouvez faire la gestion des employés, contrôler la sécurité (droits d'accès et droits de regard), modifier les banques de temps, assigner un coût horaire par défaut, assigner un taux facturable par défaut, assigner un employé à des groupes, faire la gestion des mots de passe et également la gestion de l'accès au logiciel Horodateur pour OroTimesheet. Notez qu’il l vous est possible de copier un employé sur un nouveau. Ceci accélère énormément la création de nouveaux employés.

Si vous avez activé la sécurité de OroTimesheet, seul un employé qui a des droits d’administrateur (ou l’administrateur lui-même) peut ajouter, modifier ou effacer des employés. Cependant, notez que certains droits de regards peuvent également permettre la modification de certaines informations d’un employé. Description des champs Code et nom : Saisissez une abréviation d’un maximum de 30 caractères alphanumériques représentant le code de l‘employé. Ensuite, saisissez son nom. Ex.: ADUBE pour Annie Dubé. Catégorie: Sélectionnez dans la liste déroulante la catégorie de l’employé. Pour ajouter une nouvelle catégorie, cliquez sur l’icône à droite du champ pour ouvrir le module Catégorie d’employé. Les catégorie d’employés servent principalement à regrouper des employés selon un critère particulier comme par exemple, par


13département, par fonction, etc. La notion de catégorie peut être très utile lors de l’édition de certains rapports Coût par unité de temps: Saisissez le coût par unité de temps (coût par défaut) de cet employé. Ce coût par unité de temps sera automatiquement saisi dans le champ Coût par unité de temps lors de la saisie de feuilles de temps. Cependant, veuillez noter que ce coût par unité de temps par défaut peut être outrepassé si des règles de coûts personnalisées ont été définies à partir de l’option Règles de coûts. Consultez cette section pour plus d’informations sur les règles de coûts. Si vous ne gérez pas les coûts de vos projets, vous n’avez pas à saisir cette information. Taux facturable: Par défaut, lors de la saisie d'une feuilles de temps, le champ taux facturable sera automatiquement saisi à partir des informations du champ taux facturable de la fiche de l’activité sélectionnée. Cependant, si vous le désirez, vous pouvez indiquer d'utiliser un taux facturable fixe par employé, au lieu d'un taux facturable par activité pour certains employés. Si c'est le cas, cochez simplement la case Lors de la saisie de feuilles de temps, je désire que le taux facturable par défaut provienne de l'employé au lieu de l'activité et saisissez un taux facturable pour cet employé. Veuillez noter que ce taux facturable (peu importe qu'il provienne de l'activité ou de l'employé) peut être outrepassé si des règles de facturation personnalisées ont été définies à partir de l’option Règles de facturation. Consultez cette section pour plus d’informations sur les règles de facturation. Si vous ne gérez pas la facturation de vos projets, vous n’avez pas à saisir cette information. Banque de temps Avec OroTimesheet, vous avez la possibilité de cumuler les heures supplémentaires que vos employés effectuent en utilisant l'option Mise à jour des banques de temps. En effet, certaines entreprises, au lieu de payer les heures supplémentaires à leurs employés, les cumulent dans une banque pour un usage ultérieur. Ex: congés payés, vacances supplémentaires, bonus de fin d’année, etc. Vous avez la possibilité de modifier la banque de temps d'un employé manuellement à partir de cette section. Vous pouvez également saisir le nombre d’unités de temps normalement payé par semaine pour cet employé. C’est à partir de ce nombre d’unités de temps que OroTimesheet peut proposer le nombre d’unités de temps à payer à l’employé lors de la mise à jour des banques de temps. Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Employés. Ces champs personnalisés servent à saisir et gérer de l’information qui est spécifique à votre entreprise. Par la suite, vous pouvez même vous servir de l’information contenue dans ces champs personnalisés pour créer de nouveaux rapports ou modifier les rapports existants, basés sur ces champs. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Onglet Groupes Cette option vous permet d’assigner un employé à différents groupes de travail. Pour assigner l’employé à un groupe, positionnez-vous sur le groupe désiré dans la colonne de gauche et cliquez sur le bouton Ajouter. Sélectionnez ainsi tous les groupes auxquels vous désirez que cet employé fasse partie. Pour enlever un groupe, positionnez-vous sur le groupe désiré dans la colonne de droite et cliquez sur le bouton Enlever. La notion de groupe dans OroTimesheet est surtout utilisée afin d’attribuer les droits de regards et les droits d’accès au niveau d'un groupe plutôt qu’au niveau d’un employé. Veuillez également noter que vous devez assigner un groupe de base pour chaque employé en cochant le bouton radio Base.


14Onglet Sécurité Mot de passe: Saisissez un mot de passe pour cet employé. Si la sécurité est activée dans OroTimesheet 7, l’employé devra saisir son code d'employé et mot de passe pour entrer dans le logiciel. Pour de plus amples informations sur la sécurité dans OroTimesheet, référez-vous à la section La sécurité dans OroTimesheet. Statut: Sélectionnez Inactif si cet employé n’est plus un employé actif. Un employé inactif ne peut plus accéder au logiciel. Administrateur: Cochez cette case si vous désirez attribuer les droits d’administrateur du logiciel à cet employé. Lorsqu’un employé a les droits d’administrateur, il a automatiquement tous les droits d’accès à toutes les options du logiciel ainsi que les droits de regard complets sur tous les employés. Normalement, ce droit est restreint à quelques employés de votre entreprise seulement. Utiliser les droits d’accès d’un groupe: Cochez cette case si vous désirez attribuer à cet employé les droits d’accès au logiciel que possèdent déjà un groupe (ne pas confondre avec les droits de regard) au lieu de spécifier des droits d'accès individuels à l'employé. Pour plus de détails sur la façon d’attribuer des droits à un groupe ou la façon d’ajouter un groupe d’employés, référez-vous à la section Groupes. Onglet Horodateur Si vous utilisez également le logiciel Horodateur pour OroTimesheet 7, et que cet employé doit pointer en entrée et en sortie à partir de ce logiciel, vous pouvez saisir un numéro d'employé ainsi qu'un numéro d'identification personnel (NIP) à partir de cette option. Vous pouvez également contrôler si l'employé peut pointer à partir du logiciel horodateur, en cochant la case Afficher cet employé dans le logiciel horodateur. Consultez la section Logiciel Horodateur pour OroTimesheet 7 pour plus d'informations. Onglet Droits d’accès Si vous ne désirez pas attribuer à cet employé des droits d’administrateur ou les droits d’un groupe déjà existant, cette option vous permet de lui attribuer des droits individuels pour tous les modules, options et rapports du logiciel. Pour de plus amples informations sur les droits d'accès dans OroTimesheet 7, référez-vous à la section La sécurité dans OroTimesheet. Onglet Droits de regard Pour ajouter un employé ou un groupe sur lequel l'employé a des droits de regard, sélectionnez l’employé ou le groupe désiré dans la colonne de gauche et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour soustraire un employé ou un groupe, sélectionnez l’employé ou le groupe désiré dans la colonne de droite et cliquez sur le bouton Enlever. Une fois les employés ou les groupes d’employés ajoutés, vous avez la possibilité de sélectionner des droits de regard spécifiques que l’employé a sur ce groupe ou cet employé. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Droits… situé à la droite de l’employé ou groupe désiré et cochez les droits de regard désirés. Pour de plus amples informations sur les droits de regard dans OroTimesheet 7, référez-vous à la section La sécurité dans OroTimesheet.


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Groupes À travers ce module, vous avez la possibilité de créer de nouveaux groupes, associer vos employés à ces différents groupes et gérer les droits d’accès et droits de regards sur ces différents groupes. Par exemple, vous pourriez regrouper tous les employés d’un même département dans un groupe et par la suite attribuer certains droits à ce groupe. Vous pourriez également regrouper tous les employés effectuant les mêmes tâches dans un groupe et par la suite associer ce groupe à un projet particulier.

Il peut être très utile de gérer la sécurité au niveau des groupes au lieu de par employé, surtout si vous avez un nombre important d’employés. Lorsque vous créez un nouvel employé, cela vous évite de configurer manuellement ses droits de regards et d’accès. Vous n’avez qu’à l’associer à un des groupes que vous avez déjà créés. Description des champs Onglet Informations générales Droits d’accès: Cette option vous permet d’attribuer à un groupe des droits d’accès à tous les modules, options et rapports de OroTimesheet 7. Pour de plus amples informations sur les droits d'accès dans OroTimesheet 7, référez-vous à la section La sécurité dans OroTimesheet. Onglet Employés Pour ajouter un employé à ce groupe, sélectionnez l’employé désiré dans la colonne de gauche et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour soustraire un employé de ce groupe, sélectionnez l’employé désiré dans la colonne de droite et cliquez sur le bouton Enlever. Onglet Droits de regard Pour ajouter un employé ou un groupe sur lequel le nouveau groupe a des droits de regard, sélectionnez l’employé ou le groupe désiré dans la colonne de gauche et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour soustraire un employé ou un groupe, sélectionnez l’employé ou le groupe désiré dans la colonne de droite et cliquez sur le bouton Enlever. Une fois les employés ou les groupes d’employés ajoutés, vous avez la possibilité de sélectionner les droits de regards spécifiques que le groupe a sur ce groupe ou cet employé. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Droits… situé à la droite de l’employé ou groupe désiré et cochez les droits de regard désirés. Pour de plus amples informations sur les droits de regard dans OroTimesheet, référez-vous à la section La sécurité dans OroTimesheet.


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Clients Le module Clients vous permet de maintenir la liste des clients auxquels sont associés vos projets. Si vous gérez des projets à l’interne seulement, vous pouvez créer un seul client. Si vous gérez des projets à l’interne mais reliés à différents départements, vous pourriez par exemple créer la liste de ces différents départements. Notez que pour chaque projet, vous devez obligatoirement lui assigner un client.

Description des champs Onglet Informations générales Cet onglet contient toutes les coordonnées de votre client. Onglet Notes Cet onglet vous permet de saisir des informations sur ce client, sous format texte. Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Clients. Ces champs personnalisés servent à saisir et gérer de l’information qui est spécifique à votre entreprise. Par la suite, vous pouvez même vous servir de l’information contenue dans ces champs personnalisés pour créer de nouveaux rapports ou modifier les rapports existants, basés sur ces champs. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Onglet taxes Cet onglet vous permet d’adapter les taux de taxes pour un client spécifique. Les taux de taxes généraux sont spécifiés dans l’option Paramètres Généraux . Toutefois, vous pouvez spécifier un taux de taxes différent pour certains de vos clients. Cette option est très utile par exemple, si vous avez des clients dans d’autres pays ou d’autres états ou provinces et que le taux de taxes est différent ou simplement inexistant. Veuillez noter que les taxes servent uniquement lors de la génération de factures.


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Projets Le module Projets est un des modules clé de OroTimesheet. À travers ce module vous pouvez créer tous vos nouveaux projets et leurs sous-projets (s’il y a lieu), déterminer brièvement leur budget et leur associer des activités et des employés ou des groupes d’employés. Vous pouvez également associer un numéro de job à chaque projet ou sous-projet qui peut être utilisé dans le logiciel Horodateur pour OroTimesheet. Notez qu’il est aussi possible de copier un projet sur un nouveau. Ceci accélère grandement la création de nouveaux projets.

Description des champs Onglet Informations générales Code et description Saisissez un code de projet ainsi que sa description.


19Statut: Indiquez si le projet est actif ou inactif. Un projet inactif n’apparaîtra plus dans la liste de projet de la fenêtre principale et n’apparaîtra plus dans la liste des projets du module Projets, si le filtre est activé. Client Vous devez obligatoirement associer le projet à un client. Si vos projets sont à l’interne seulement, vous pouvez simplement créer un client unique auquel vous associerez tous vos projets. Catégorie: Sélectionnez dans la liste déroulante la catégorie du projet. Pour ajouter une nouvelle catégorie, cliquez sur l’icône à droite du champ pour ouvrir le module Catégorie de projet. Les catégorie de projet servent principalement à regrouper des projets ensemble. La notion de catégorie peut être très utile lors de l’édition de certains rapports. Mode de facturation: Détermine si le projet est un projet à montant forfaitaire. Mise à jour des banques de temps: Si vous cochez cette case, lors de la mise à jour des banques de temps, le temps saisie sur ce projet ne sera pas pris en considération. Par exemple, vous avez un projet appelé Congé non payé. Pour un tel projet, vous pourriez cocher cette case parce que vous ne voudrez peut-être pas que le temps saisi sur ce projet soit ajouté à la banque de temps de l'employé, lors de la mise à jour des banques de temps. Horodateur : Si vous utilisez le logiciel Horodateur pour OroTimesheet, vous pouvez saisir le numéro de job qui sera utilisé pour représenter ce projet. Onglet Sous-projets Cet onglet vous permet de créer des sous-projets pour ce projet. Vous pouvez également saisir un numéro de job pour chaque sous-projet s'il y a lieu. Chaque sous-projet peut également avoir des champs personnalisés. Le statut d'un sous-projet peut être actif ou inactif. Un sous-projet inactif ne pourra pas être sélectionné sur de nouvelles feuilles de temps. Cochez la case Ce sous-projet n'affecte pas les banques de temps pour que le temps saisi sur ce sous-projet ne soit pas pris en considération lors de la mise à jour des banques de temps. Par exemple, vous avez un sous-projet appelé Congé non payé. Pour un tel sous-projet, vous pourriez cocher cette case parce que vous ne voudrez peut-être pas que le temps saisi sur ce sous-projet soit ajouté à la banque de temps de l'employé, lors de la mise à jour des banques de temps. Lorsque vous créez un ou plusieurs sous-projets, vous pouvez également relier des activités différentes pour chaque sous-projet. Pour ce faire, lors de la création du sous-projet, cliquez sur l’onglet Activités. Par défaut, toutes les activités associées au projet sont sélectionnées. Enlevez simplement les activités que vous ne désirez pas relier à votre sous-projet. Onglet Budget Saisissez le nombre d’unités de temps prévu pour ce projet, le coût prévu de main d'œuvre et de dépense reliés à ce projet ainsi que le montant facturable de main d'œuvre et de dépenses prévus pour ce projet. À mesure que les employés saisiront des feuilles de temps, les nombre d’unité de temps et les montants des colonnes Réel et Différence s’ajusteront automatiquement ainsi que les pourcentages de la colonne %. Veuillez noter que si votre projet contient des sous-projet, les budgets doivent être saisis par sous-projet et non globalement au niveau du projet. Le total des budgets saisis au niveau de chaque sous-projet sera automatiquement additionné et reporté au niveau du projet.


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Une fois votre budget saisi, vous pouvez le répartir par activité, par employé et même par type de dépense en cliquant sur le bouton correspondant. Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Projets. Ces champs personnalisés servent à saisir et gérer de l’information qui est spécifique à votre entreprise. Par la suite, vous pouvez même vous servir de l’information contenue dans ces champs personnalisés pour créer de nouveaux rapports ou modifier les rapports existants, basés sur ces champs. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Onglet Activités Cette option vous permet d’associer des activités au projet en cours. Pour associer une activité, cliquez sur l’activité désirée dans la colonne de gauche et cliquez sur le bouton Ajouter et faites de même pour toutes les activités que vous désirez associer à ce projet. Si vous avez décoché l’option Permettre la sélection d’activités non reliées à ce projet, seules les activités que vous avez sélectionnées figureront parmi le choix d’activités disponibles lors de la saisie de feuilles de temps. Pour chaque activité associée à un projet vous pouvez indiquer pour cette activité d’utiliser le taux facturable standard de cette activité (Modifiable à partir du module Activités) ou d’utiliser un taux spécial spécifiquement pour ce projet. Pour saisir un taux spécifique d’une activité associée à un projet, à partir de la liste des activités Activités reliées au projet, cliquez sur le bouton Taux fac... à droite de l’activité désirée. Décochez ensuite la case Utiliser le taux standard de l’activité et saisissez votre nouveau taux dans le champ Taux facturable (Projet/Activité). Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer le changement. Pour de plus amples informations sur la façon d’ajouter de nouvelles activités, référez-vous à la section Activités. Onglet Employés / Groupes L’onglet Employés / Groupes sert à associer des employés ou groupes au projet sélectionné. Lorsque des employés ou groupes sont associés à un projet, un gestionnaire principal doit obligatoirement être sélectionné pour le projet. Ensuite, pour chaque employé ou groupe, vous pouvez déterminer si cet employé ou groupe est également gestionnaire du projet. Chaque employé ou groupe gestionnaire du projet a automatiquement le droit de modifier ce projet. Ce droit est automatiquement attribué et ce, même si l’employé ou groupe n’a habituellement aucun accès en modification aux projets.


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Activités Le module Activités vous permet de maintenir la liste des activités qui seront associées à chaque projet ou sous-projet et qui pourront être sélectionnées dans les feuilles de temps. En plus de gérer le temps par projet, OroTimesheet vous permet de gérer le temps que chaque employé a passé à une activité précise pour un projet donné. Ex.: Si vous travaillez sur un projet qui est le développement d’une nouvelle machine à laver, vous allez ajouter un nouveau un projet Machine à laver et ensuite ajouter des activités pour ce projet. (ex.: Dessins, conception, recherche, etc…). Ensuite, lors de la saisie de feuille de temps, en plus de choisir le projet, vous allez saisir une activité pour ce projet. Notez que vous n'avez pas à ajouter une même activité pour chaque projet. Si vous ajoutez par exemple une activité Dessin, vous pouvez par la suite associer cette activité à tous les projets dans lesquels il y a du dessin. Description des champs Taux facturable: Saisissez le taux facturable par unité de temps par défaut pour cette activité. Lors de la saisie de feuilles de temps, le champ taux facturable sera automatiquement saisi à partir de ce champ Notez que lorsque vous associez une activité à un projet, le taux facturable de l’activité peut être modifié spécifiquement pour ce projet. Notez également que si vous avez indiqué dans la fiche de l'employé de toujours utiliser un taux facturable fixe par employé au lieu d'un taux facturable par activité, c'est le taux facturable saisi dans la fiche de l'employé qui sera automatiquement saisi dans la feuille de temps. Notez également que le taux facturable (peu importe qu'il provienne de l'activité ou de l'employé) peut être outrepassé si des règles de facturation personnalisées ont été définies à partir de l’option Règles de facturation. Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Activités. Ces champs personnalisés servent à saisir et gérer de l’information qui est spécifique à votre entreprise. Par la suite, vous pouvez même vous servir de l’information contenue dans ces champs personnalisés pour créer de nouveaux rapports ou modifier les rapports existants, basés sur ces champs. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés.


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Feuilles de temps Le module Feuilles de temps est le module principal de OroTimesheet. C’est à partir de ce module que vous pouvez ajouter et/ou mettre à jour vos feuilles de temps. Chaque feuille de temps doit contenir au minimum les informations suivantes: Un employé, un projet, une activité, un nombre d’unités de temps ainsi qu’une date. Toutefois, plusieurs autres informations optionnelles peuvent être saisies comme par exemple: l'heure de début et de fin, le quart de travail, des notes sur le travail effectué, un coût par unité de temps, un taux facturable et des dépenses. De plus, des champs personnalisés peuvent être définis selon vos besoins.


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Lors de la saisie de feuilles de temps, le coût par unité de temps est saisi automatiquement lorsqu’un employé est saisi dans la feuille de temps. Par défaut, le coût par unité de temps est maintenu au niveau de chaque employé, mais des règles de coûts peuvent être définies selon des critères, pour répondre à des besoins spécifiques. Par exemple, un employé peut avoir un coût par unité de temps de 25$ par défaut, mais lorsqu’il effectue une activité spécifique, son coût par unité de temps peut devenir 30$. Référez-vous aux sections Employés et Règles de coûts pour plus d’informations sur la gestion des coûts. Lors de la saisie de feuilles de temps, le taux facturable est saisi automatiquement lorsqu’une activité y est saisie. Par défaut, le taux facturable est maintenu au niveau de chaque activité mais ce taux peut être remplacé lorsque cette activité est associée à un projet. Notez également que le taux facturable peut être maintenu par employé. De plus, des règles de facturation peuvent être définies selon des critères, pour répondre à des besoins spécifiques. Par exemple, une activité peut normalement être facturable à 50$/unité de temps par défaut, mais lorsqu’elle est associée à un projet précis, ce taux peut devenir 60$/unité de temps. Référez-vous aux sections Activités, Projets et Règles de facturation pour plus d’informations sur la gestion des taux facturables. Notez que lors de la saisie des feuilles de temps, vous pouvez décider quels champs et/ou onglets seront disponibles pour la saisie et/ou la visualisation par l’employé. Par exemple, vous pourriez décider que lorsqu’un employé saisit ses feuilles de temps, il ne peut avoir accès aux informations de coûts et de facturation. Ainsi, lors de la saisie des feuilles de temps, l’employé ne pourra pas voir ces informations mais elles seront quand même saisies automatiquement selon les coûts par unité de temps et taux facturable par défaut, les règles de coûts et de facturation, etc. Tout ceci peut être configuré via l'onglet Droits de regard dans la fiche de chaque employé ou chaque groupe. Pour plus d’informations sur ces différentes possibilités, référez-vous à la section La sécurité dans OroTimesheet. Lorsque vous entrez dans le logiciel, vous êtes automatiquement dans le module Feuilles de temps. Vous avez en haut sur votre gauche (sous la barre d’outils) un bouton Projets et un bouton Employés qui vous permettent d’avoir une vue par projet ou par employé. Lorsque le bouton Employés est enfoncé, vos feuilles de temps sont automatiquement groupées par


24employé. Lorsque le bouton enfoncé est Projets, vos feuilles de temps deviennent groupées par projet. Pour ajouter une nouvelle feuille de temps, cliquez sur le bouton Nouvelle feuille en haut de la journée désirée et saisissez les informations dans les différents champs. Description des champs Date: Saisissez la date à laquelle vous avez travaillé sur le projet. Employé: Saisissez le code de l’employé ou cliquez sur le bouton Employé à droite du champ pour afficher la liste des employés et en sélectionner un à partir de la liste. Seuls les employés sur lesquels vous avez droit de regard et que vous pouvez sélectionner dans la feuille de temps sont affichés dans cette liste. Note: Lorsque vous affichez la liste des employés via une feuille de temps, vous remarquerez que les employés ont soit un drapeau vert ou un drapeau gris. Le drapeau vert indique que vous avez droit de regard sur cet employé et que vous pouvez même modifier la fiche de cet employé. Le drapeau gris indique que vous avez droit de regard sur cet employé mais que vous n’avez pas accès à modifier sa fiche employé. Pour plus d’informations sur les droits de regard, référez-vous à la section La sécurité dans OroTimesheet. Projet et Sous-projet: Saisissez le code de projet sur lequel vous avez travaillé ou sélectionnez un projet en cliquant sur le bouton Projets, à droite du champ, pour faire afficher la liste des projets. Seuls les projets qui peuvent être sélectionnés dans la feuille de temps sont affichés dans cette liste (Les projets qui peuvent être sélectionnés soit par vous ou par les employés que vous supervisez). Sélectionnez ensuite un sous-projet (si applicable).. Activité: Sélectionnez l’activité que vous avez effectuée pour le projet sélectionné en cliquant sur la liste déroulante. Nbr. Unités de temps: Saisissez le nombre d’unités de temps travaillées. Par exemple, si votre unité de temps est heure(s), et que vous avez travaillé 1 heure et 15 minutes, saisissez 1.25. Notez que vous pouvez également saisir le temps dans le format hh:mm et OroTimesheet convertira automatiquement le temps saisi en décimal. Par exemple, si vous saisissez 1:15 (pour 1 heure et 15 minutes), et bien, OroTimesheet convertira le temps saisi en 1.25. Onglet Informations générales Notes: Vous pouvez saisir des notes pour documenter la feuille de temps que vous saisissez. Temps supplémentaire Cochez cette case si le temps travaillé est du temps supplémentaire. Veuillez noter qu'à partir de l'option Paramètres généraux, vous pouvez indiquer à OroTimesheet de changer automatiquement le coût par unité de temps ou le taux facturable dans la feuille de temps lorsque la case temps supplémentaire est cochée. Les feuilles de temps dont la case Temps supplémentaire a été cochée sont marquées du signe + dans


25la fenêtre principale. Les feuilles de temps contenant des dépenses sont marquées d’une pièce de monnaie. Les feuilles de temps approuvées sont marquées d'un crochet. Les feuilles de temps facturées sont marquées d’un tampon encreur. Quart de travail: Vous pouvez spécifier sur quel quart de travail le travail a été effectué. La description des quarts de travail peut être personnalisée à partir du menu Configuration | Paramètres | Généraux. Heure d'entrée/sortie: Vous pouvez spécifier l'heure d'entrée et de sortie. Vous pouvez également cliquer sur le bouton à droite de ces champs (une flèche) pour automatiquement copier l'écart entre l'heure d'entrée et de sortie dans le champ nombre d'unité de temps de la feuille de temps. Affecte les coûts Si cette feuille de temps n’affecte pas les coûts, décochez cette case. En décochant cette case, le coût par unité de temps sera automatiquement remis à 0. Les rapports de coûts inclus avec OroTimesheet n’impriment que les feuilles de temps dont cette case est cochée. Coût par unité de temps Ce coût habituellement saisi automatiquement (voir ci haut) peut être modifié pour la feuille de temps en cours. Facturable Si cette feuille de temps n’est pas facturable, décochez cette case. En décochant cette case, le taux facturable sera automatiquement remis à 0. Si vous utilisez le module de facturation de OroTimesheet, toutes les factures générées sont basées sur cette option. En effet si la case Facturable n’est pas cochée, aucune facture ne sera générée pour cette feuille de temps. De plus, les rapports de facturation inclus avec OroTimesheet n’impriment que les feuilles de temps dont cette case est cochée. Taux facturable Ce taux facturable habituellement saisi automatiquement (voir ci haut) peut être modifié pour la feuille de temps en cours. Onglet Champs personnalisés Cet onglet affiche les champs personnalisés que vous avez définis pour le module Feuilles de temps. Ces champs personnalisés servent à saisir et gérer de l’information qui est spécifique à votre entreprise. Par la suite, vous pouvez même vous servir de l’information contenue dans ces champs personnalisés pour créer de nouveaux rapports ou modifier les rapports existants, basés sur ces champs. Pour plus de détails sur la façon de définir des champs personnalisés, référez-vous à la section Champs personnalisés. Onglet Dépenses: Cet onglet vous offre la possibilité de saisir dans la feuille de temps, des dépenses qui affectent les coût du projet et d’y indiquer s’il y a lieu, les dépenses qui doivent être remboursées à l’employé et les dépenses facturables au client. Raccourcis clavier Lors de la saisie de feuilles de temps, certains raccourcis clavier sont disponibles pour accélérer l’ajout ou la modification de feuilles de temps. Les voici : CTRL-B Basculer entre facturable/non facturable. CTRL-K Basculer entre affecte les coûts/n'affecte pas les coûts


26CTRL-S Enregistrer et continuer (Vue journalière seulement) CTRL-T Déplace la sélection du champ Nombre d'unités de temps vers le champ Notes ou vice versa. (Vue hebdomadaire seulement) CTRL-P Déplace la sélection sur la liste déroulante des projets ou employés selon le cas. (Vue hebdomadaire seulement) F8 Affiche la liste des employés. (Vue journalière seulement) F9 Affiche la liste des projets. (Vue journalière seulement) F10 Affiche la liste des activités. (Vue journalière seulement)


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Factures Le module Factures vous permet de facturer vos feuilles de temps. Afin de pouvoir générer des factures à partir des feuilles de temps, vous devez avoir coché la case Facturable dans chaque feuille de temps que vous désirez facturer. Vous devez également préconfigurer certaines informations à partir de l'option Paramètres généraux (que vous trouverez dans le menu Configuration) telles que les taux de taxes par défaut, le nom de votre entreprise, etc. Cliquez sur le bouton Générer afin de créer une ou plusieurs factures. Choisissez la portée des feuilles de temps à convertir en facture, sélectionnez les clients, employés, projets et activités pour lesquels vous désirez générer les factures et cliquez sur le bouton Suivant pour faire afficher les factures à générer. Vous pouvez indiquer de générer une facture pour chaque client ou une facture pour chaque projet.

Une fois que les factures à générer sont affichées à l’écran, vous pouvez enlever des feuilles de temps que vous ne désirez pas facturer immédiatement en cliquant sur le signe + et en les décochant. Ces feuilles de temps conserveront le statut non facturé et il vous sera possible de générer une nouvelle facture pour ces feuilles de temps plus tard. Pour terminer, cliquez sur le bouton Générer lorsque vous êtes prêt à générer les factures affichées à l'écran. Modification d’une facture Une fois la facture créée, vous pouvez la modifier en double-cliquant dessus. Vous pouvez effectuer certaines modifications sur votre facture comme par exemple son numéro, son statut, des ajustements de


28temps ou de dépense, les champs personnalisés, etc. La liste des statuts peut être personnalisée à partir du menu Configuration | Paramètres | Généraux, onglet Facturation. Impression d’une facture et effacement d’une facture Vous pouvez en tout temps effacer une facture, peu importe son statut. Attention : En effaçant une facture, vous libérez les feuilles de temps qui y étaient rattachées et les rendez à nouveau non facturées. Pour imprimer une facture, cliquez sur la facture à imprimer avec le bouton droit de votre souris et sélectionnez Imprimer. Sélectionnez le formulaire désiré dans la liste, puis cliquez sur OK. Veuillez noter que les formulaires de facture sont complètement personnalisables selon vos besoins, à l'aide du puissant générateur de rapports déjà inclus avec OroTimesheet. Consultez le document Générateur de rapports pour OroTimesheet 7 pour plus d'informations sur la personnalisation de formulaires ou rapports.


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Périodes Bien que cela soit optionnel, des périodes peuvent être saisies dans OroTimesheet, via l’option Périodes. Chaque période peut avoir le statut Ouverte ou Fermée. Les périodes servent surtout à limiter l’accès aux feuilles de temps et à l’impression de rapports groupés, par période. Par exemple, si vous avez une période du 1er janvier 2008 au 31 janvier 2008, et que cette période a le statut Fermée, automatiquement, les feuilles de temps dont la date se situe entre le 1er janvier 2008 et le 31 janvier 2008 ne pourront plus être modifiées. Une période peut être rouverte pour que vous puissiez de nouveau apporter des modifications aux feuilles de temps correspondant à cette période. Pour ajouter une nouvelle période, cliquez sur le bouton Ajouter et saisissez l’information dans les différents champs. Notez que le champ date de début ne sera disponible que lorsque vous ajouterez la première période dans le logiciel. Pour les périodes subséquentes, ce champ sera automatiquement égal à la date de fin de la période précédente, plus 1 jour et ne pourra être modifié. Pour modifier une période, sélectionnez la période à modifier, cliquez sur le bouton Modifier et apportez les corrections désirées. Notez qu’il vous sera impossible de modifier les dates d’une période, à l’exception de la date de fin de la dernière période saisie. Pour pouvoir modifier les dates des périodes précédant la dernière période saisie, vous devez d’abord effacer les périodes en ordre chronologique puis les recréer de nouveau. Pour effacer une période, sélectionnez la période à effacer, cliquez sur le bouton Effacer et répondez Oui à la confirmation demandée. Notez que les périodes doivent être effacées en ordre chronologique, de la plus récente vers les plus anciennes. Description des champs Date de début: Sélectionnez la date de début de la période. Ce champ ne sera disponible que lorsque vous ajouterez la première période dans le logiciel. Pour les périodes subséquentes, ce champ sera automatiquement égal à la date de fin de la période précédente, plus 1 jour, et ne pourra être modifié. Date de fin: Sélectionnez la date de fin de la période. Description: Saisissez une description pour votre période. Par exemple Janvier 2008. Statut: Sélectionnez le statut de la période soit Ouverte ou Fermée. Notez que vous ne pouvez pas fermer une période si la période précédente est encore ouverte. Notez également qu’il n’est pas possible de rouvrir une période précédemment fermée si une période antérieure est fermée. Vous devez toujours ouvrir ou fermer les périodes dans l’ordre chronologique. Année et période fiscale: Saisissez l’année et la période fiscale de votre période.


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Autres options et utilitaires Assistant configuration Lors de la première ouverture de OroTimesheet, un assistant de configuration vous demande certaines informations afin de configurer le logiciel rapidement. Les informations saisies comme votre nom d’entreprise, votre adresse ou votre logo seront automatiquement affichés dans le logiciel et sur les différents rapports et formulaires comme par exemple les factures. La plupart des informations saisies dans cet assistant sont directement modifiables à partir du menu Configuration | Paramètres | Généraux. Mais vous pouvez également, à tout moment, exécuter de nouveau l’assistant configuration à partir du menu Configuration | Assistant configuration. Assistant sécurité Lors de la première ouverture de OroTimesheet, un assistant sécurité vous demande si vous désirez activer la sécurité dans OroTimesheet (après avoir répondu aux questions de l’assistant configuration). La sécurité dans OroTimesheet est optionnelle. Si vous n’activez pas la sécurité, ceci vous permet d'accéder à OroTimesheet sans saisir de code d'utilisateur et de mot de passe. Ainsi, si vous êtes le seul utilisateur à utiliser OroTimesheet, il n'est pas nécessaire d'activer la sécurité. Cependant, si plusieurs utilisateurs doivent accéder à OroTimesheet, nous vous conseillons fortement de l’activer. Consultez la section Sécurité de OroTimesheet pour plus d’informations sur la sécurité de OroTimesheet. Veuillez noter que vous pouvez activer ou désactiver la sécurité de OroTimesheet en tout temps en exécutant de nouveau l’assistant sécurité à partir du menu Configuration | Assistant sécurité. Catégories Les employés, projets ou clients peuvent être regroupés par catégorie. Les catégories sont surtout utilisées pour regrouper de l’information lors de l’impression de rapports. Types de dépenses Le module Types de dépense sert à maintenir la liste des types de dépense. Les types de dépense ajoutés servent lors de la saisie de dépenses sur les feuilles de temps. Ces dépenses peuvent être par défaut soit remboursables à l’employé, selon le coût unitaire précisé et/ou facturable au client selon le prix unitaire. Règles de coûts et de facturation Règles de facturation L’option Règles de facturation vous permet de modifier le taux par unité de temps facturable habituel, selon certaines situations précises. Prenons l’exemple d’une firme informatique. Normalement, lorsque les employés de la firme font de la programmation, cette activité peut être normalement facturable à un taux horaire de 50$. Par contre pour certains projets spécifiques et plus complexes, cette firme voudrait facturer la programmation à un taux horaire de 60$. Grâce à l’option Règles de facturation vous pouvez indiquer que lors de la saisie de feuilles de temps, si l’activité est Programmation et que le projet est le projet spécifique en question, le taux facturable soit automatiquement de 60$ au lieu de 50$.


31 Les critères pouvant être saisis pour chaque règle de facturation sont: Clients, Projets et Sous-projets, Employés, Groupes, Activités, et Catégories (client, projet et employés). Une règle de facturation peut ne contenir qu’un seul critère (ex. un projet) ou plusieurs critères simultanés (ex.: une activité et un projet). Lors de la saisie de feuilles de temps, les règles de facturation sont vérifiées dans l’ordre où elles sont ordonnées dans la liste. La première règle de facturation rencontrée dont les critères correspondent aux informations saisies dans la feuille de temps est automatiquement appliquée à la feuille de temps en cours et les autres règles de facturation ne sont pas vérifiées. Il est important dans ce cas de toujours placer les règles de facturation les plus spécifiques en haut de la liste et les moins spécifiques par la suite. Utilisez les boutons Monter et Descendre pour ordonner vos règles de facturation dans la liste. Règles de coûts Les règles de coûts fonctionnent sensiblement de la même manière que les règles de facturation. L'option Règles de coûts vous permet plutôt de modifier le coût par unité de temps habituel d’un employé pour certaines situations précises. Prenons encore l’exemple d’une firme informatique. Certains employés ont différentes tâches reliées à leur travail et peuvent être rémunérés différemment, selon la tâche exécutée. Par exemple, lorsqu’un employé effectue de la programmation, il peut être rémunéré à un taux horaire de 25$ et lorsque ce même employé effectue de l’analyse, il peut être rémunéré à un taux horaire de 35$. Grâce à l’option Règles de coûts vous pouvez indiquer que lors de la saisie de feuilles de temps, si l’employé en question saisit l’activité Analyse, le coût horaire sera automatiquement 35$ au lieu de 25$. Les critères pouvant être saisis pour chaque règle de coûts sont: Clients, Projets et Sous-projets, Employés, Groupes, Activités, Catégories (client, projet et employés). Une règle de coût peut ne contenir qu’un seul critère (ex. une activité) ou plusieurs critères simultanés (ex.: un employé et une activité). Lors de la saisie de feuilles de temps, les règles de coûts sont vérifiées dans l’ordre où elles sont ordonnées dans la liste. La première règle de coûts rencontrée dont les critères correspondent aux informations saisies dans la feuille de temps est automatiquement appliquée à la feuille de temps en cours et les autres règles de coûts ne sont pas vérifiées. Il est important dans ce cas de toujours placer les règles de coûts les plus spécifiques en haut de la liste et les moins spécifiques par la suite. Utilisez les boutons Monter et Descendre pour ordonner vos règles de coûts dans la liste. Champs personnalisés Des champs personnalisés peuvent être définis dans la plupart des modules de OroTimesheet. Ces champs personnalisés servent à saisir et gérer de l’information qui est spécifique à votre entreprise. Par la suite, vous pouvez même vous servir de l’information contenue dans ces champs personnalisés pour créer de nouveaux rapports ou modifier les rapports existants, basés sur ces champs. Exemple: Votre entreprise emploie 3 représentants et vous désirez indiquer pour chacun de vos clients, qui, au sein de votre entreprise, est le représentant responsable de ce client. Vous pourriez définir un nouveau champ personnalisé dans le module Clients qui se nomme Représentant. Ce champ personnalisé peut être de type Bouton radio et contenir les trois choix suivants: Janet B., Jos W. et John D.. Lors de la saisie de vos clients, vous auriez alors un nouveau champ Représentant et vous n’auriez qu’à sélectionner le représentant responsable de ce client. Par la suite, vous pourriez même créer des rapports personnalisés qui vous permettraient de sortir de l’information sur vos clients mais axée sur votre champ personnalisé Représentant avec, par exemple, des sous-totaux par Représentant.


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Chaque module peut avoir un maximum de 12 champs personnalisés dont 2 champs de type alphanumérique (Max. de 50 caractères chacun), 2 champs de type numérique (Nombres entiers ou décimaux), 2 champs de type entier (Nombres entiers seulement), 2 champs de type monétaire, 2 champs de type date, 1 champ de type date et heure et finalement, 1 champ de type mémo (texte). Les champs personnalisés définis pour un module se retrouvent toujours dans la section Champs personnalisés de ce module. La section Champs personnalisés de chaque module est divisée en six onglets. Chaque champ personnalisé défini peut être associé à un onglet spécifique du module en question. Comment définir un champ personnalisé Ces champs étant fixes et déjà créés dans la base de données de OroTimesheet, il n’est pas possible de les effacer ou d’en créer des nouveaux. Sélectionnez le champ que vous désirez définir et/ou modifier, cliquez sur le bouton Modifier et apportez les modifications désirées. Description des champs Étiquette: Saisissez le nom que vous désirez attribuer à ce champ personnalisé. Le nom attribué dans cette section sera affiché dans le module correspondant. Par exemple Représentant.


33Actif: Cochez cette case pour activer le champs personnalisé si vous désirez que qu'il soit affiché dans le module en question. Type d’objet: Il existe 7 types d’objets disponibles pour un champ personnalisé. Sélectionnez le type d’objet approprié soit: Zone d’édition: Ce type d’objet permet de saisir de l’information librement. Une valeur par défaut peut être saisie au besoin. Case à cocher: Ce type d’objet permet de faire un choix entre 2 possibilités soit Coché ou Non coché. Vous pouvez définir si la case à cocher est cochée ou non par défaut. Bouton radio: Ce type d’objet permet de faire un choix entre plusieurs possibilités (Ex.: La liste des représentants décrite précédemment). Liste déroulante: Ce type d’objet permet également de faire un choix entre plusieurs possibilités (Ex.: La liste des représentants décrite précédemment). Date: Ce type d'objet permet de sélectionner une date. La date par défaut est la date du jour. Ce type d’objet n’est disponible que pour les champs personnalisés de type Date (Champs personnalisés #9 et #10 de chaque module). Date / heure: Ce type d'objet permet de sélectionner une date et une heure. La date et l'heure par défaut est la date du jour et l'heure actuelle. Ce type d’objet n’est disponible que pour les champs personnalisés de type "Date/Heure" (Champ personnalisé #11 de chaque module). Mémo: Ce type d'objet permet de saisir du texte sur plusieurs lignes. Ce type d’objet n’est disponible que pour les champs personnalisés de type Mémo (Champ personnalisé #12 de chaque module). NOTES: Pour les objets de type Bouton radio et Liste déroulante, vous devez définir la liste des items qui apparaîtront dans la liste de l’objet. Servez-vous des boutons Ajouter un item, Modifier un item et Effacer un item pour saisir la liste des choix. Chaque item saisi doit avoir une valeur correspondante. C’est cette valeur qui sera enregistrée dans le champ personnalisé de la base de données et non la description de l’item. Par exemple: Vous utilisez un champ de type Entier pour la liste de vos représentants, chaque représentant aura sa valeur. (Ex.: Janet aura la valeur 1, Jos aura la valeur 2 et John la valeur 3). Vous pouvez aussi décider de l’ordre d’affichage des choix à l’aide des boutons Monter et Descendre, ainsi que de l’item sélectionné par défaut, en cliquant sur le bouton radio à gauche de l’item désiré. Relié à: OroTimesheet vous offre la possibilité de relier un champ personnalisé à un autre champ personnalisé. Prenons comme exemple le cas des représentants décrit précédemment. Même si un représentant est assigné à chacun de vos clients, il peut arriver que pour un projet spécifique, le représentant soit exceptionnellement un autre représentant que le représentant normalement assigné à ce client (puisque un


34projet est toujours lié à un client, normalement, le représentant du projet serait celui qui est associé au client qui est associé au projet). Ainsi, vous pourriez ajouter un nouveau champ personnalisé dans le module Projets qui contiendrait la même liste de représentants que le module Clients. Cette solution fonctionnerait parfaitement mais lorsque vous voudriez ajouter un nouveau représentant à votre liste, vous devriez aller modifier le champ personnalisé Représentant du module Clients ainsi que le champ personnalisé Représentant du module Projets.

L’option Relié à vous permet alors de définir un champ personnalisé dans un module mais à partir des informations d’un autre champ personnalisé d’un autre module. Toujours à partir de l’exemple précédent des représentants, au lieu de définir un nouveau champ personnalisé Représentants dans le module Projets, vous n’avez qu’à indiquer à votre champ personnalisé du module Projets de se relier au champs personnalisé Représentant du module Clients. Voici les principaux avantages d’utiliser l’option Relié à: - Seule la liste des représentants du champ personnalisé Représentant du module Clients doit être maintenue à jour. - Lors de la saisie d’un nouveau projet, en sélectionnant un client pour le projet, le représentant de ce client est automatiquement sélectionné dans le champ personnalisé Représentant du projet. Notez qu'un champ personnalisé d’un module ne peut pas nécessairement être relié à n’importe quel autre champ personnalisé des autres modules. Voici les règles à suivre pour pouvoir relier un champ personnalisé à un autre: - Un champ personnalisé relié doit obligatoirement être relié à un champ personnalisé du même type

(Alphanumérique, entier, numérique, etc.). - Un champ personnalisé du module Projets ne peut être relié qu’à un champ personnalisé du module

Clients. - Un champ personnalisé du module Sous-Projets ne peut être relié qu’à un champ personnalisé du

module Projets. - Un champ personnalisé du module Feuilles de temps ne peut être relié qu’à un champ

personnalisé du module Activités, Projets ou Employés. - Un champ personnalisé du module Factures ne peut être relié qu’à un champ personnalisé du module

Clients.


35 - Un champ personnalisé du module Clients, Activités ou Employés ne peut être relié à aucun

champ personnalisé. Onglet: Sélectionnez dans la liste déroulante l'onglet dans lequel vous désirez voir apparaître ce champ personnalisé. Vous avez la possibilité d'insérer un maximum de 6 onglets dans la section Champs personnalisés de chacun des modules de OroTimesheet. Vous pouvez changer la description de chaque onglet à partir de l’option Paramètres généraux. Initialisation de champs personnalisés Cette option sert à enregistrer une valeur par défaut dans un champ personnalisé dans un module où des données sont déjà créées. Prenons comme exemple le module Projets. Vous avez déjà créé 50 projets dans ce module. Vous décidez de définir un champ personnalisé pour ce module de type bouton radio qui aura les valeurs Oui ou Non. Étant donné que lorsque vous avez créé vos 50 projets, ce champ personnalisé n’existait pas, le champ personnalisé de ces 50 projets est automatiquement vide. Pour ne pas avoir à changer manuellement la valeur pour chacun de ces 50 projets, vous pouvez utiliser l’option Initialisation de champs personnalisé qui affectera une valeur par défaut à tous les enregistrements existants du module en question.


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Les rapports Plus de 200 rapports sont inclus avec OroTimesheet De plus, à l’aide du puissant générateur de rapports aussi inclus avec OroTimesheet, vous pouvez modifier les rapports existants ou en créer de nouveaux. Référez-vous au document Générateur de rapports pour OroTimesheet 7 pour plus d’informations sur la modification et/ou création de rapports ou formulaires personnalisés. Les rapports qui sont déjà inclus avec OroTimesheet sont divisés en plusieurs branches dont: - Listes - Rapports de temps - Rapports de coûts - Rapports de facturation - Rapports de dépenses - Rapports Budget vs Réel - Rapports banques de temps - Rapports horodateur - Autres rapports Bien qu’il soit impossible de décrire tous les rapports ou possibilités de rapport, voici leur contenu en bref: Listes Cette branche contient des rapports qui contiennent différentes informations de OroTimesheet sous forme de listes. Rapports de temps Cette branche contient plusieurs rapports en unité de temps, sommaires ou détaillés. Aucune information de coûts ou de facturation n’apparaît sur ces rapports. Cette branche contient également une sous branche qui inclut des rapports groupés par semaine et période ainsi qu'une autre sous branche qui inclut des rapports de temps supplémentaire. Rapports de coûts Cette branche contient plusieurs rapports de coûts, sommaires ou détaillés. Des informations en unité de temps et de coûts apparaissent sur ces rapports. Cette branche contient également une sous branche qui inclut des rapports groupés par semaine et période. Rapports de facturation Cette branche contient plusieurs rapports de facturation, sommaires ou détaillés. Des informations en unité de temps et des montants facturables apparaissent sur ces rapports. Cette branche contient également une sous branche qui inclut des rapports groupés par semaine et période. Rapports de dépenses Cette branche contient plusieurs rapports de dépenses, sommaires ou détaillés. Rapports de Budget vs Réel Cette branche contient plusieurs rapports qui impriment un comparatif budget vs réel par projet en unité de temps, coûts, facturation et dépenses. Rapports banques de temps Cette branche contient plusieurs rapports relatifs aux banques de temps des employés. Rapports horodateur Cette branche contient plusieurs rapports relatifs aux transactions du logiciel Horodateur pour OroTimesheet.


37 Autres rapports Cette branche contient plusieurs autres différents rapports comme par exemple des rapports Coûts versus Facturation, sur le même rapport. Comment visualiser et imprimer un rapport: À partir du menu Rapports, sélectionnez le rapport désiré. Si le rapport contient des critères, ils vous seront demandés. Notez que les critères que vous saisissez pour un rapport peuvent être sauvegardés pour une utilisation ultérieure. Ceci est très pratique si vous devez souvent imprimer plusieurs rapports avec les mêmes critères. Cliquez ensuite sur le bouton OK pour le faire afficher à l’écran. Vous pouvez agrandir les rapports à l’écran en cliquant sur un des trois boutons d’affichage situés à gauche, dans la barre d’outils de la fenêtre d’aperçu avant impression. Si votre rapport comprend plusieurs pages, vous pouvez en visualiser les pages suivantes en cliquant sur les flèches situées au centre de la barre d’outils de la fenêtre d’aperçu avant impression. Pour imprimer le rapport, cliquez sur le bouton Imprimer pour afficher la boîte de dialogue des propriétés d’impression. Notez que tous les rapports peuvent également être imprimés dans un fichier. Les formats de fichier disponibles sont : PDF (Adobe Acrobat), HTML, RTF, XLS (Excel), GIF, JPEG, BMP, EMF, WMF ainsi que les fichiers texte structurés et texte en mode émulation de rapports. Référez-vous au document Générateur de rapports pour OroTimesheet 7 pour plus d’informations. Pour fermer le rapport, cliquez sur le bouton Fermer situé à droite, dans la barre d’outils de la fenêtre d’aperçu avant impression. Utilitaire de réinstallation des rapports originaux: Un utilitaire appelé Utilitaire de réinstallation des rapports originaux est inclus avec OroTimesheet. Pour exécuter cet utilitaire, à partir du bouton Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes | OroTimesheet 7 | Utilitaire de réinstallation des rapports. Cet utilitaire sert à réinstaller les rapports normalement inclus avec OroTimesheet 7. Par exemple, si vous avez modifié certains rapports à l’aide du générateur de rapports et que vous n'en avez pas gardé de copie, vous pouvez restaurer les rapports originaux de OroTimesheet 7 en exécutant cet utilitaire. Pour changer le format de papier des rapports, utilisez plutôt les options à partir du menu Utilitaires du Générateur de rapports de OroTimesheet 7. En effet, par défaut, tous les rapports inclus avec OroTimesheet sont au format de papier Lettre. Vous pourriez utiliser ces options pour convertir tous les rapports au format de papier A4 ou vice versa. Intégration avec d’autres logiciels OroTimesheet vous permet d’échanger des données avec les logiciels Simple Comptable et QuickBooks. Vous pouvez entre autres, synchroniser la liste de vos clients, la liste de vos projets ainsi qu’exporter vos factures vers ces logiciels, d’un simple clic de souris. Avant de pouvoir synchroniser des données ou exporter des factures vous devez commencer par configurer OroTimesheet à cet effet.


38Intégration avec Simple Comptable Pour configurer l’intégration avec Simple Comptable, à partir du menu Intégration, sélectionnez l’option Configuration puis sélectionnez l’onglet Simple Comptable. Cochez la case Activer l’intégration avec Simple Comptable puis sélectionnez le fichier de Simple Comptable qui correspond à votre entreprise. Ce fichier porte habituellement l’extension .SAI. Saisissez ensuite votre nom d’utilisateur pour vous brancher à Simple Comptable (habituellement sysadmin) et saisissez votre mot de passe si vous en avez saisi un dans Simple Comptable. Cliquez ensuite sur le bouton Tester la connexion pour savoir si OroTimesheet peut accéder à Simple Comptable correctement. Note : Veuillez noter que pour que OroTimesheet puisse accéder à Simple Comptable, vous devez premièrement indiquer à Simple Comptable que vous autorisez l’accès par d’autres logiciels. Pour ce faire, exécutez Simple Comptable, accédez au menu Configuration | Configurer Utilisateurs, sélectionnez l’utilisateur (habituellement sysadmin) et cliquez sur Modifier. Ensuite, sélectionnez l’option Lecture/écriture à partir de la section Droits d’accès aux produits tiers puis cliquez sur OK. Cliquez ensuite sur Fermer pour fermer l’option de configuration des utilisateurs. Veuillez aussi noter que si vous utilisez une version de Simple Comptable qui ne permet pas l’accès aux donnée de Simple Comptable par plusieurs utilisateurs simultanément, vous devrez peut-être quitter Simple Comptable à chaque fois que OroTimesheet doit accéder aux données de Simple Comptable. Pour pouvoir synchroniser les clients et/ou projets de OroTimesheet avec Simple Comptable, veuillez cocher la case Activer la synchronisation des clients à partir de l’onglet Clients et projets puis sélectionnez les options désirées. Pour pouvoir exporter des factures de OroTimesheet vers Simple Comptable, veuillez cocher la case Activer l'exportation de factures à partir de l’onglet Factures puis sélectionnez les options désirées. Veuillez noter qu’il est important de bien configurer les options de numéros de compte GL et de taxes pour que vous puissiez correctement exporter des factures de OroTimesheet vers Simple Comptable. En effet, lors de l’exportation de factures, les factures exportées doivent correspondre à des numéros de compte GL valides de Simple Comptable. Veuillez également noter que les taxes de OroTimesheet doivent également correspondre à des informations de taxes valides de Simple Comptable. C’est pour cette raison qu’il est important de bien configurer ces options pour que vous puissiez correctement exporter des factures de OroTimesheet vers Simple Comptable. Synchronisation des clients Pour synchroniser les clients et/ou projets de OroTimesheet avec Simple Comptable, sélectionnez le menu Intégration | Synchroniser avec Simple Comptable et répondez Oui à la demande de confirmation. Si des erreurs sont rencontrées pendant la synchronisation, elles seront affichées à la fin de la synchronisation. Exportation de factures vers Simple Comptable Pour exporter une facture de OroTimesheet vers Simple Comptable, à partir de l’option Factures de OroTimesheet, sélectionnez la facture que vous désirez exporter puis cliquez sur le bouton Exporter vers Simple Comptable à partir de la barre d’outils. Intégration avec QuickBooks Pour configurer l’intégration avec QuickBooks, à partir du menu Intégration, sélectionnez l’option Configuration puis sélectionnez l’onglet QuickBooks.


39Cochez la case Activer l’intégration avec QuickBooks puis sélectionnez le fichier de QuickBooks qui correspond à votre entreprise. Ce fichier porte habituellement l’extension .QBW. Cliquez ensuite sur le bouton Tester la connexion pour savoir si OroTimesheet peut accéder à QuickBooks correctement. Note : Veuillez noter que pour que OroTimesheet puisse accéder à QuickBooks, la première fois, QuickBooks doit être en exécution et vous devez avoir ouvert votre fichier d’entreprise. Lorsque OroTimesheet tentera d’accéder à QuickBooks (lorsque vous cliquerez sur le bouton Tester la connexion), à partir de QuickBooks, veuillez répondre Oui, toujours; accéder même si QuickBooks n’est pas en exécution. Une fois que vous aurez répondu à cette question, le test de connexion de OroTimesheet devrait afficher le message Le test de connexion à QuickBooks a été effectué avec succès. Pour synchroniser les clients et/ou projets de OroTimesheet avec QuickBooks, veuillez cocher la case Activer la synchronisation des clients à partir de l’onglet Clients et projets puis sélectionnez les options désirées. Pour synchroniser les employés de OroTimesheet avec QuickBooks, veuillez cocher la case Activer la synchronisation des employés à partir de l’onglet Employés et temps puis sélectionnez les options désirées. Pour pouvoir exporter des factures de OroTimesheet vers Simple Comptable, veuillez cocher la case Activer l'exportation de factures vers QuickBooks à partir de l’onglet Factures puis sélectionnez les options désirées. Veuillez noter qu’il est important de bien configurer les options de numéro de compte GL et de taxes pour que vous puissiez correctement exporter des factures de OroTimesheet vers QuickBooks. En effet, lors de l’exportation de factures, les factures exportées doivent correspondre à des numéros de compte GL valides de QuickBooks. Veuillez également noter que les taxes de OroTimesheet doivent également correspondre à des informations de taxes valides de QuickBooks. C’est pour cette raison qu’il est important de bien configurer les options de numéros de compte GL et de taxes pour que vous puissiez correctement exporter des factures de OroTimesheet vers QuickBooks. Synchronisation des clients et/ou projets et/ou employés Pour synchroniser les clients et/ou projets et/ou employés (selon les options sélectionnées lors de la configuration de l’intégration avec QuickBooks) de OroTimesheet avec QuickBooks, sélectionnez le menu Intégration | Synchroniser avec QuickBooks et répondez Oui à la demande de confirmation. Si des erreurs sont rencontrées pendant la synchronisation, elles seront affichées à la fin de la synchronisation. Transfert du temps vers QuickBooks Pour transférer le temps travaillé des employés directement dans QuickBooks, sélectionnez le menu Intégration | Transfert du temps vers QuickBooks et répondez Oui à la demande de confirmation. Si des erreurs sont rencontrées pendant la synchronisation, elles seront affichées à la fin de la synchronisation. Exportation de factures vers QuickBooks Pour exporter une facture de OroTimesheet vers QuickBooks, à partir de l’option Factures de OroTimesheet, sélectionnez la facture que vous désirez exporter puis cliquez sur le bouton Exporter vers QuickBooks à partir de la barre d’outils.


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Exportation de données L’option d’exportation de données de OroTimesheet vous permet d’exporter des données dans un fichier Excel, Access ou dBase. Les données qui peuvent être exportées sont: les clients, les projets, les activités, les employés, les feuilles de temps, les dépenses, les périodes et les types de dépenses. Cette option est disponible à partir du menu Fichier. À partir de cette option, sélectionnez les données que vous désirez exporter, saisissez les critères de sélection (selon le cas), sélectionnez le type de fichier à créer ainsi que son nom et son emplacement puis cliquez sur le bouton OK pour démarrer l'exportation. Notez que les données auxquelles vous n'avez pas accès seront remplacées dans le fichier créé par des *** (ou vide ou 0 dans le cas de données numériques). Note : Pour synchroniser des données avec Simple Comptable ou QuickBooks, utilisez plutôt le menu Intégration au lieu d’utiliser l’option d’exportation de données. Référez-vous à la section Intégration avec d’autres logiciels pour plus d’informations. Importation de données L’option d’importation de données dans OroTimesheet est une option très puissante, vous permettant d'importer (ou mettre à jour) des données de OroTimesheet à partir d’une source externe de données. Note : Pour synchroniser des données avec Simple Comptable ou QuickBooks, utilisez plutôt le menu Intégration au lieu d’utiliser l’option d’importation de données. Référez-vous à la section Intégration avec d’autres logiciels pour plus d’informations. Par exemple, à l’aide de cette option, vous pourriez importer la liste de vos clients à partir d'une base de données ou d'un fichier. Cette option vous permet également d’enregistrer vos paramètres d’importation pour une utilisation ultérieure. Pour accéder à cette option, sélectionner l'option Importation à partir du menu Fichier. Accès aux données à l'aide de Microsoft ADO L’option d’exportation de données utilise le système d’accès aux données ADO (ActiveX Data Objects), développé par Microsoft. ADO est un système d’accès aux données qui comporte l’avantage de pouvoir accéder uniformément à plusieurs types de bases de données différentes à l’aide de pilotes comme par exemple des pilotes OLE DB ou ODBC. Par exemple, à l’aide de ADO et d’un pilote compatible, vous pouvez aussi bien accéder à de simples fichiers dBase, MS Excel ou MS Access qu’à des bases de données très évoluées comme Firebird, Oracle ou MS SQL. ADO est compatible avec la technologie ODBC (Open DataBase Connectivity). Ainsi, si vous possédez un pilote ODBC pour accéder à une base de données spécifique, vous pourrez accéder à cette base de données à l’aide de l’option d’importation de données. Le système d’accès aux données ADO fait partie du MDAC (Microsoft Data Access Components) de Microsoft. Le MDAC est un ensemble de composants spécifiquement conçus pour l’accès aux données et contient les systèmes d’accès aux données ADO, OLE DB et ODBC. Le MDAC est maintenant automatiquement installé avec les nouvelles version de Windows (Windows 2000 ou ultérieur) ainsi qu’avec la plupart des produits de Microsoft comme, par exemple, la suite MS Office 2000 ou ultérieure. Lors de son utilisation, l’option d'importation de données vérifie que le MDAC de Microsoft est installé sur votre ordinateur. Si le MDAC n’est pas détecté, vous recevrez un message d’indication à cet effet. Dans un


41tel cas, vous n’avez qu’à télécharger et installer gratuitement le MDAC de Microsoft à partir de la section du site Internet de Microsoft réservée à cet effet à l’adresse http://www.microsoft.com/data/ . Notez que seule la version 2.1 ou ultérieure du MDAC de Microsoft est compatible avec l’option d’importation de données de OroTimesheet. Si vous avez besoin de plus amples informations à propos de ADO ou du MDAC de Microsoft, veuillez visiter la section réservée à cet effet sur le site Internet de Microsoft à l’adresse http://www.microsoft.com/data/. Cette section contient une multitude de renseignements à propos de l’accès à différentes sources de données. Importer des données, étape par étape Cette section vous explique comment importer des données dans OroTimesheet. Vous pouvez importer des données dans les modules suivants : - Clients - Projets - Activités - Employés - Feuilles de temps Attention: N'utilisez pas l'option Importation pour importer vos données d’une version précédente de OroTimesheet. Utilisez plutôt l'option de transfert des données conçu à cet effet et disponible au démarrage de OroTimesheet. Consultez le document Guide d'installation de OroTimesheet 7 pour plus d'informations sur cette option. Étape 1/6: Que désirez-vous faire ? Cette étape vous permet de charger un fichier contenant des paramètres d’importation que vous avez créé puis sauvegardé lors d’une importation antérieure. Ceci est très utile lorsque vous importez, sur une base régulière, des données provenant toujours de la même source. Ceci vous évite d'avoir à saisir les paramètres d’importation à chaque fois. Si c’est la première fois que vous importez des données, sélectionnez Démarrer une nouvelle importation puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l’étape 2. Si vous voulez charger les informations d’une importation antérieure, sélectionnez Importer à partir des informations contenues dans un fichier. Sélectionnez le fichier à l’aide du bouton à droite de la boîte de saisie puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l’étape 2. Étape 2/6: Sélection de la source des données à importer Cette étape vous permet de spécifier où sont stockées les données que vous désirez importer et dans quel format ces données sont disponibles. Si vos données sont dans un fichier au format MS Access, dBase, MS Excel, Paradox, Lotus, Html ou texte, veuillez tout simplement sélectionner le fichier à importer à l’aide du bouton à droite de la boîte de saisie puis cliquez ensuite sur Suivant pour continuer à l’étape 3.


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Si vos données sont dans un autre format de fichier ou de base de données, sélectionnez l’option d’une autre source de données. Ensuite, cliquez sur le bouton Autre source de données pour faire apparaître l’utilitaire de connexion ADO, puis cliquez sur le bouton Build pour accéder à ses différents onglets. L’utilitaire de connexion ADO peut être différent selon la version de ADO et/ou Windows que vous utilisez. À partir de cet utilitaire, sélectionnez le type de la source de données à laquelle vous désirez accéder (normalement à partir de l’onglet Fournisseur) puis saisissez ensuite les paramètres de connexion spécifiques à votre source de données (normalement onglet Connexion) . La liste des fournisseurs disponibles à partir de l’utilitaire de connexion ADO (onglet Fournisseur) peut être différente d’un ordinateur à l’autre, selon la version de Windows utilisée, les logiciels installés ainsi que la version de ADO utilisée. Tel qu’indiqué précédemment, veuillez visiter la section ADO du site web de Microsoft à l’adresse http://www.microsoft.com/data/ pour plus d’informations et/ou télécharger la dernière mise à jour du MDAC. Quelques exemples de fournisseurs qui peuvent être disponibles : Le fournisseur appelé Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider est normalement toujours présent et est utilisé pour accéder aux données de type MS Access, MS Excel, dBase, Lotus, Exchange, Paradox, Text, Html ou tout autre type de données que Microsoft pourrait éventuellement ajouter. Le fournisseur Microsoft OLE DB Provider for SQL server devrait être présent si vous utilisez MS SQL serveur dans votre entreprise et que le logiciel client de MS SQL serveur a été installé sur votre ordinateur. Utilisez ce fournisseur pour accéder à une base de données MS SQL. Le fournisseur Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers est, normalement, lui aussi toujours présent. Utilisez ce fournisseur pour vous connecter à votre source de données à travers un pilote ODBC. Comme vous pouvez le constater, ADO peut vous permettre d’accéder à la majorité des bases de données existantes sur le marché. Cependant, la configuration de la connexion ADO peut être différente selon le type de votre source de données. Veuillez consulter la documentation spécifique à votre type de source de données pour saisir les paramètres de connexion ADO. Notez également que l’aide de votre administrateur de base de données est conseillée. Lorsque vous avez terminé de saisir les paramètres de votre connexion à l‘aide de l’utilitaire de connexion ADO, utilisez le bouton Tester la connexion pour vérifier la connexion à votre source de données. Si le test de connexion s’exécute avec succès, cliquez sur le bouton OK pour fermer l’utilitaire de connexion ADO et revenir à l’option d’importation de données. Vous remarquerez que les paramètres saisis à partir de l’utilitaire de connexion ADO seront automatiquement saisis dans la boîte de saisie sous le bouton Autre source de données.


43 Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l’étape 3. Étape 3/6: Sélection de la table à importer Après avoir spécifié la source des données, vous devez maintenant indiquer quelle est la table qui contient les informations à importer. Par exemple, dans le cas d’une base de données relationnelle (comme par exemple Firebird, MS SQL, Oracle, etc.) c’est la liste des tables et des vues de la base de données source qui seront affichées. Dans le cas d’un fichier de feuille de calcul (par exemple MS Excel ou Lotus), c'est la liste des différentes feuilles du fichier (onglets de la feuille de calcul) qui sera affichée. Sélectionnez la table désirée à partir de la liste déroulante, puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l’étape 4. Étape 4/6: Sélectionnez dans quel module de OroTimesheet vous désirez que les données soient importées. Tel qu’indiqué précédemment, des données peuvent être importées dans les modules suivants : - Clients - Projets - Activités - Employés - Feuilles de temps Sélectionnez le module où vous désirez que les données soient importées puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l’étape 5.

Importation de données dans le module Projets: Lors de l’importation de projets, assurez-vous que le code de projet ainsi que la description de chaque projet importé ait une valeur. Un projet sans code ou sans description sera automatiquement rejeté. Vous devez également vous assurer que chaque projet importé soit lié à un code de client qui existe dans OroTimesheet. Vous pouvez utiliser l'option >>> Plusieurs champs <<< et saisir directement le code d'un client qui existe dans OroTimesheet pour que tous les projets importés soient liés à ce client. De plus, chaque projet importé doit avoir un code de projet unique. Si les projets que vous désirez importer ne comportent pas de code de projet unique, vous pouvez utiliser l’option >>> Générer automatiquement <<< . Cette option tentera de générer un code de projet unique pour chaque projet importé. D’autres champs sont obligatoires, mais vous remarquerez que vous pouvez leur attribuer une valeur par


44défaut à partir des listes déroulantes. Importation de données dans le module Clients: Lors de l’importation de clients, assurez-vous que le code de client ainsi que le nom de chaque client importé ait une valeur. Un client sans code ou sans nom sera automatiquement rejeté. De plus, chaque client importé doit avoir un code de client unique. Si les clients que vous désirez importer ne comportent pas de code de client unique, vous pouvez utiliser l’option >>> Générer automatiquement <<< . Cette option tentera de générer un code de client unique pour chaque client importé. D’autres champs sont obligatoires, mais vous remarquerez que vous pouvez leur attribuer une valeur par défaut à partir des listes déroulantes. Importation de données dans le module Employés: Lors de l’importation d'employés, assurez-vous que le code d'employé ainsi que le nom de chaque employé importé ait une valeur. Un employé sans code ou sans nom sera automatiquement rejeté. De plus, chaque employé importé doit avoir un code d'employé unique. Si les employés que vous désirez importer ne comportent pas de code d'employé unique, vous pouvez utiliser l’option >>> Générer automatiquement <<< . Cette option tentera de générer un code d'employé unique pour chaque employé importé. D’autres champs sont obligatoires, mais vous remarquerez que vous pouvez leur attribuer une valeur par défaut à partir des listes déroulante. Importation de données dans le module Feuilles de temps : Lors de l’importation de feuilles de temps, deux champs sont vraiment obligatoires soient le code d'employé et le code de projet. D’autres champs sont obligatoires, mais vous remarquerez que vous pouvez leur attribuer une valeur par défaut à partir des listes déroulantes. Pour chaque enregistrement importé, le code d'employé et le code de projet doivent correspondre à un code d'employé et un code de projet existants dans OroTimesheet. Étape 5/6: Veuillez associer les champs source aux champs destination de OroTimesheet Maintenant, vous devez spécifier quel champ de la table source sera transféré pour chaque champ du module destination. Lorsque vous avez terminé d’associer chaque champ, cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l’étape 6. A droite de l’écran, vous retrouvez tous les champs disponibles du module destination choisi, ainsi que leurs types entre parenthèses. Les champs précédés d’une étoile (*) indiquent que ces champs sont obligatoires.


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La partie de gauche contient une liste déroulante pour chaque champ destination. C’est à partir de cette liste déroulante que vous devez spécifier quel champ source sera associé à chaque champ destination. Chaque liste déroulante contient la liste des champs sources ainsi que leurs types entre parenthèses. De plus, chaque liste déroulante peut contenir les différentes options suivantes : >> Générer automatiquement << Cette option n’est disponible que pour les champs code employé, code projet et code client. Utilisez cette option si vous importez, par exemple, une liste de projets et que ceux-ci n’ont pas de code unique. En sélectionnant cette option, l'option d'importation tentera de générer un code de projet unique pour chaque projet importé. Veuillez cependant noter qu’il est préférable d’importer une liste d’enregistrements avec un code unique pour chaque enregistrement plutôt que d’utiliser cette option. >>> Plusieurs champs <<< Cette option vous permet d'additionner plusieurs champs source ensemble pour n'en former qu'un seul au lieu d'associer uniquement un champ source à un champ destination. Exemple : Vous désirez importer des données dans le module Clients. Dans votre table source vous avez les quatre champs suivants : Adresse 1, Adresse 2 , Ville et Code postal. Cependant, dans le module Clients de OroTimesheet 7, seul un champ est nécessaire pour y saisir toutes vos informations sur l’adresse d’un client. Étant donné qu’à l’aide de la liste déroulante vous ne pouvez que sélectionner un champ source pour chaque champ destination, vous ne pouvez indiquer que vous désirez que les quatre champs sources mentionnés soient associés à un seul champ destination, soit le champ Adresse du module client. Pour corriger ce genre de problème, vous pouvez utiliser l'option >>> Plusieurs champs <<<. En sélectionnant cette option une boîte de saisie apparaît et vous pouvez saisir les champs que vous désirez additionner ensemble. Voici un exemple qui importera les champs source Adresse1, Adresse2, Ville et CodePostal dans le champ destination Adresse du module Clients: Adresse1 + <CRLF> + Adresse2 + <CRLF> + Ville + " " + CodePostal Le champ Adresse du module Clients de OroTimesheet est un champ de type Mémo. Un champ de type Mémo permet à l’utilisateur de saisir plusieurs lignes de texte. Ainsi, vous remarquerez que les caractères <CRLF> ont été utilisés. Ceci indique de faire un retour de chariot entre certains champs pour pouvoir disposer l’information sur plusieurs lignes. Vous pouvez également ajouter du texte simplement en le mettant entre double guillemets. Dans notre exemple, nous voulions ajouter 3 espaces entre la ville et le code postal.


46Par exemple, si le champ Adresse 1 avait comme valeur 99, boul. Demers, le champ Adresse 2 Suite #123, le champ Ville Montréal et le champ Code postal H3A 1Y2, le résultat obtenu serait : 99, boul. Demers Suite #123 Montréal H3A 1Y2 Au lieu de saisir manuellement les champs dans la boîte de saisie, vous pouvez cliquer sur le bouton à la droite de celle-ci et simplement glisser les champs disponibles dans la liste vers la boîte de saisie. >>> Ne pas importer <<< Sélectionnez cette option si vous ne voulez rien assigner à certains champs du module destination. Statuts et catégories En plus des options mentionnées précédemment, chaque liste déroulante peut contenir dans certains cas la liste des statuts (Actif et Inactif) ou la liste des catégories de client, projet ou employé. Par exemple, lors de l’importation de données vers le module Clients, la liste déroulante correspondant au champ destination Catégorie contiendrait, en plus, la liste de toutes les catégories de client disponibles dans OroTimesheet. Ainsi, vous pourriez sélectionner directement une catégorie de client existante pour ce champ. Étape 6/6: Autres informations requises avant de débuter l'importation Vous devez indiquer quoi faire lorsqu’un enregistrement dont le code existe déjà dans la base de données est rencontré. Ensuite, si vous désirez sauvegarder tous les paramètres que vous avez saisis pour cette importation, cochez l’option Sauvegarder les informations de cette importation pour une utilisation ultérieure et saisissez un nom de fichier où seront sauvegardées les informations.

Cliquez maintenant sur le bouton Démarrer pour importer vos données. Lors de l’importation, si des erreurs sont rencontrées, elles seront affichées à l’écran. De plus, un sommaire sur l’importation sera également affiché à l’écran à la fin de l’opération. Veuillez noter que vous pouvez arrêter une importation de données en tout temps en cliquant sur le bouton Arrêter. Si vous arrêtez une importation avant qu'elle ne soit terminée, aucune information ne sera enregistrée dans la base de données. Si des erreurs sont rencontrées pendant l’importation, veuillez changer vos paramètres d’importation et


47redémarrez celle-ci. Dans la plupart des cas, le genre d’erreurs rencontrées sont des erreurs de données. Voici quelques erreurs fréquemment rencontrées : - Type de données incompatible (Ex. : Tentative d’associer une chaîne de caractères à un champ de type Date ou Entier). - Valeur hors de portée (Ex. : Tentative d’associer une valeur autre que 0 (Inactif) ou 1 (Actif) à un champ Statut ou association d’un code de catégorie inexistant dans la base de données pour un champ catégorie).


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Mise à jour des banques de temps OroTimesheet vous permet de maintenir une banque de temps pour chacun de vos employés qui effectuent parfois du temps supplémentaire. Dans certains cas, employeurs et employés préfèrent accumuler le temps supplémentaire dans une banque de temps et par la suite, accorder des journées de congé supplémentaires, prolonger la période des vacances ou tout simplement calculer un bonus de fin d’année, à partir du temps accumulé dans la banque. Dans plusieurs de ces cas, OroTimesheet est un outil efficace au maintient d’une banque de temps. Notez également que vous pouvez faire manuellement des ajustements à la banque de temps d’un employé, à partir du module Employés. Pour mettre à jour les banques de temps de vos employés, à partir du menu Utilitaires, sélectionnez l'option Banques de temps puis ensuite l'option Mise à jour des banques de temps. Puisque la mise à jour des banques de temps se fait par groupe, tous les groupes s'affichent. Cochez les groupes pour lesquels vous désirez effectuer la mise à jour des banques de temps. Ensuite, pour chaque groupe sélectionné, veuillez sélectionner la date de début ainsi que la date de fin pour la sélection des feuilles de temps qui seront prises en considération pour la mise à jour des banques de temps. Par défaut, le logiciel calcule le nombre de semaines qu'il y a entre la date de début et la date de fin que vous avez sélectionnées. Cependant, si vous le désirez, vous pouvez changer cette valeur à partir du champ Nombre de semaines affectées. Avant de passer à l'étape suivante, si vous désirez que les feuilles de temps dont la case Temps supplémentaires est cochée soient multipliées par un facteur, saisissez le facteur dans le champ Multiplier le temps supplémentaire par. Cliquez ensuite sur le bouton Étape suivante. À l'étape suivante, un onglet pour chaque groupe sélectionné à l'étape précédente est affiché. La liste des employés de chaque groupe est affichée dans chaque onglet. Notez que l'employé sera affiché dans le groupe qui correspond à son groupe de base. Pour chaque employé, voici les informations affichées: La colonne En banque indique les heures que l'employé a présentement dans sa banque de temps. La colonne Temps ignoré indique les heures des feuilles de temps qui ne sont pas prises en considération pour la mise à jour des banques de temps. Ce sont les heures qui sont saisies sur des projets ou sous-projets dont la case à cocher Ce projet n'affecte pas les banques de temps ou la case à cocher Ce sous-projet n'affecte pas les banques de temps est cochée. La colonne Temps supp. indique les heures des feuilles de temps que l'employé a saisies en cochant la case Temps supplémentaires. Ces heures sont multipliées par le nombre que vous avez indiqué dans le champ Multiplier le temps supplémentaire par à l'étape précédente. La colonne Temps régulier indique les heures des feuilles de temps que l'employé a saisies. Ces heures excluent les heures où l'employé a coché la case Temps supplémentaire et les heures saisies sur des projets ou sous-projets dont la case à cocher Ce projet n'affecte pas les banques de temps ou la case à cocher Ce projet n'affecte pas les banques de temps est cochée. La colonne Temps prévu indique les heures que le logiciel propose de payer. Normalement, les heures dans cette colonne sont égales au nombre d'heures normalement payées par semaine (modifiable dans la fiche de l'employé) multipliées par la valeur saisie dans le champ Nombre de semaines affectées à l'étape précédente. La colonne Total indique le total des heures travaillées de l'employé ainsi que les heures que l'employé a en banque. Cette colonne est la somme des colonnes En banque, Temps supp. et Temps régulier.


49 La colonne Temps à payer indique les heures que le logiciel propose de payer. Par exemple, si l'employé travaille habituellement 40 heures par semaine, et que vous mettez à jour les banques de temps pour deux semaines, le nombre d'heures inscrites dans cette colonne devrait être 80. Dans ce cas-ci, le logiciel tentera toujours de payer 80 heures. Si l'employé a travaillé plus de 80 heures, les heures en trop seront ajoutées dans la colonne À la banque. Si l'employé a travaillé moins que 80 heures, et bien le logiciel tentera de soustraire des heures de la colonne À la banque pour tenter de payer 80 heures. Si vous cochez la case Toujours payer le temps standard d'une semaine, toujours dans ce cas-ci, le logiciel inscrira 80 dans la colonne Temps à payer, même si l'employé n'a pas assez d'heures. Dans un tel cas, la banque de temps de l'employé deviendra négative. Cette option sert donc à indiquer à OroTimesheet de toujours payer le temps normalement payé par semaine, même si il n'y a pas assez d'heures dans la banque de temps de l'employé. Vous remarquerez qu'il y a un petit bouton avec trois petits points à droite de la colonne Total. Ceci indique que vous pouvez manuellement modifier la colonne Temps à payer. Le logiciel ajustera automatiquement la colonne À la banque si vous modifiez ce champ. La colonne À la banque indique les heures qu'il y aura dans la banque de l'employé, après la mise à jour des banques de temps. Une fois que vous aurez vérifier les informations de chaque employé dans chaque onglet, cliquez sur le bouton Mettre à jour les banques de temps pour les groupes affichés pour procéder à la mise à jour des banques de temps. Si après la mise à jour des banques de temps, vous désirez ajuster manuellement la banque de temps de certains employés, vous pouvez aller directement dans la fiche de l'employé à modifier et ajuster directement sa banque de temps. Veuillez aussi noter qu'il est également possible de défaire une mise à jour des banques de temps pour tous les employés d'un groupe, à l'aide de l'option Défaire la mise à jour des banques de temps.

Défaire la mise à jour des banques de temps


50 Une fois la mise à jour des banques de temps effectuée, si vous avez certains ajustements à faire pour certains employés, vous pouvez aller directement dans la fiche de l'employé et ajuster manuellement sa banque de temps. Ceci est très rapide et efficace. Cependant, si pour une raison ou une autre, vous avez fait une erreur lors de la mise à jour des banques de temps (par exemple vous avez sélectionné un mauvais paramètre), et bien dans un tel cas, il vous est possible de défaire complètement la dernière mise à jour des banques de temps pour un groupe spécifique. Pour accéder à cette option, sélectionnez le menu Utilitaires | Banques de temps | Défaire la mise à jour des banques de temps. À partir de cette option, vous avez la liste des groupes sur lesquels au moins une mise à jour de banques de temps a été effectuée. En dessous de chaque groupe, vous avez chaque mise à jour de banques de temps qui a été effectuée pour ce groupe. Une seule mise à jour peut être défaite à la fois. Aussi, les mises à jour doivent être défaites par ordre chronologique, soit de la plus récente à la plus vieille. Pour défaire une mise à jour de banques de temps, sélectionnez la mise à jour la plus récente pour le groupe désiré, cliquez sur le bouton Défaire et répondez Oui à la confirmation. Une fois la mise à jour défaite, il vous sera possible de refaire la mise à jour pour ce groupe. Note importante: Après la mise à jour des banques de temps pour un groupe spécifique, si vous aviez modifié manuellement la banque de temps de certains employés de ce groupe, ces modifications seront perdues si vous défaite la mise à jour des banques de temps de ce groupe.


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Modification de feuilles de temps en lot L’option de modification des feuilles de temps en lot vous permet de modifier certains champs pour un groupe de feuilles de temps. Ceci peut être très utile, par exemple, lorsque vous désirez changer le statut sur un lot considérable de feuilles de temps ou encore pour modifier le taux facturable pour toutes les feuilles de temps d’un projet spécifique. Cette option est disponible à partir du menu Utilitaires. À partir de cette option, saisissez les critères pour la sélection des feuilles de temps et indiquez quel champ vous désirez modifier ainsi que la nouvelle valeur de ce champ. Cliquez sur le bouton Mettre à jour pour effectuer la modification des feuilles de temps selon les critères saisis. Veuillez noter qu'à partir de cette option, vous pouvez également modifier le coût par unité de temps ainsi que le taux facturable pour un groupe de feuilles de temps pour qu'ils soient recalculés selon les paramètres ainsi que les règles en cours. Dans un tel cas, veuillez sélectionner l'option Facturation et coût (Taux courant) à partir de la liste déroulante. Épuration des feuilles de temps Après une certaine période d’utilisation, vous voudrez peut-être épurer des feuilles de temps qui ne vous sont plus utiles. Il n’est pas obligatoire d’épurer les feuilles de temps, mais ceci vous permet d’alléger la base de données et de la rendre plus rapide. Certains utilisateurs voudront épurer après quelques mois, d’autres après quelques années. Sélectionnez la date de début et de fin de la période que vous désirez épurer. OroTimesheet vous permet d’épurer les feuilles de temps selon les employés, projets, sous-projets et activités de votre choix. Sélectionnez pour quels employés, projets, sous-projets ou activités vous désirez épurer les feuilles de temps. En laissant les valeurs par défaut, les feuilles de temps de tous les employés, projets et activités seront épurées entre les dates que vous avez sélectionnées. Cliquez sur le bouton OK. Une boîte de confirmation vous demande de confirmer votre choix. Cliquez sur Oui pour débuter l’épuration. ATTENTION : Les feuilles de temps épurées sont effacées pour toujours. Nous vous conseillons de prendre une copie de sécurité de vos données avant de procéder à une épuration.


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Paramètres Cette option sert à la personnalisation du logiciel. Les paramètres sont divisés en deux catégories : les paramètres personnels et les paramètres généraux. Les modifications apportées dans les paramètres personnels n’affectent que l’utilisateur qui fait les modifications. Les modifications apportées aux paramètres généraux affectent l’ensemble des utilisateurs. Paramètres personnels Langue d’affichage de OroTimesheet Cette option permet de choisir entre un interface français ou anglais. Toutefois, veuillez noter que ceci n’affecte pas la langue d’affichage des rapports. Pour que la nouvelle langue d'affichage prenne effet, vous devez fermer et redémarrer OroTimesheet. Nombre d’unités de temps par défaut lors de la saisie de feuilles de temps: Saisissez le nombre d’unités de temps par défaut qui sera automatiquement saisi lors de l’ajout de feuilles de temps. Si, par exemple, vous entrez dans cette option 1.5, ceci signifie qu’à chaque nouvelle feuille de temps créée le nombre d’unités de temps par défaut sera 1.5 . Affichage des employés et des projets dans la fenêtre principale : Au fil du temps, de multiples projets sont créés puis complétés. Cette option sert à faire afficher dans la fenêtre principale soit seulement les projets et les employés qui sont actifs ou encore tous les projets et tous les employés, qu’ils soient actifs ou inactifs. Ne pas charger les champs mémo au démarrage Vous pouvez choisir de ne pas charger automatiquement les champs mémo des différents modules de OroTimesheet 7 au démarrage. Cette option a été instaurée pour maximiser le temps de chargement des informations à l’écran lorsqu’une entreprise doit gérer un nombre imposant d’entrées. Par exemple, si vous avez plusieurs milliers de clients, le fait de ne pas charger les champs mémo au démarrage peut s’avérer très utile. Notez que vous avez toujours accès à ces champs lorsque vous cliquez sur l’enregistrement souhaité. Par exemple, pour visualiser le champ adresse d'un client (qui est un champ de type mémo), cliquez simplement sur ce client dans le grille et le champ mémo se chargera automatiquement et s’affichera à l’écran. Rafraîchissement des informations Lorsque OroTimesheet est utilisé en mode multi-utilisateur, le programme doit constamment aller chercher les changements des autres utilisateurs dans la base de données pour vous permettre de toujours travailler avec des données à jour. Utilisez la barre de graduation pour déterminer à quelle fréquence vous désirez rafraîchir les données. Notez que vous pouvez presser la touche F5 en tout temps à partir de la fenêtre principale pour provoquer un rafraîchissement immédiat. Onglet Projets cachés Vous pouvez via cet onglet décider de cacher certains projets lors de la saisie de feuilles de temps soit via la vue hebdomadaire ou via la version web. Par exemple, si vous cachez le projet Projet X, lors de la saisie de feuilles de temps via la vue hebdomadaire ou la version web, ce projet ne sera pas disponible dans la liste déroulante. Notez que vous pouvez également cacher ou afficher les projets via le bouton Paramètres dans la version web.


53Paramètres généraux Onglet Paramètres généraux Premier jour de la semaine: Dans la fenêtre principale des feuilles de temps (vue journalière), vous avez toujours à l’écran 7 onglets qui représentent chaque jour de la semaine. Vous pouvez déterminer ici quel sera le premier jour affiché. Le premier jour de la semaine est également utilisé lors de l’impression de rapports groupés par semaine. Étiquette pour statut non approuvé et statut approuvé: Chaque feuille de temps peut avoir 2 statuts: Approuvée ou Non approuvée. Saisissez dans ces champs l’étiquette que vous désirez voir afficher dans le logiciel comme description pour ces statuts au lieu de Approuvée et Non approuvée. Par exemple, si vous saisissez les étiquettes vérifiée et à vérifier, lorsqu’une feuille de temps n’a pas été approuvée, son statut sera à vérifier. Dans le cas contraire, elle aura le statut vérifiée. Unités de temps (Étiquette et Maximum par jour): Saisissez dans le champ Étiquette la description de votre unité de temps. Par exemple, si vous désirez gérer vos feuilles de temps en ¼ de jour, saisissez ¼ jour dans l’étiquette. L’affichage du temps travaillé sur vos feuilles de temps ainsi que sur tous les rapports sera automatiquement changée et tous les temps travaillés seront affichés en ¼ de jour. Saisissez dans le champ Maximum par jour le nombre maximum d’unités de temps qu’un employé peut saisir sur ses feuilles de temps par jour. Par exemple, si vous saisissez 4 dans ce champ, si l’employé tente de saisir plus de 4 unités de temps par jour sur ses feuilles de temps, un message lui indiquant qu’il ne peut dépasser le nombre d’unités de temps par jour sera affiché. Notez qu’aucune conversion n’est faite par le logiciel par rapport à l’étiquette d’unité de temps saisie. Par exemple, si vous changez votre unité de temps de ¼ jour à heure, aucun changement ne sera apporté aux feuilles de temps. Ainsi, une feuille de temps qui a été saisie avec 2 unités de temps aura toujours 2 unités de temps même si vous changez l’étiquette d’unité de temps. La seule différence c’est qu’à l’écran ou sur les rapports, il y sera inscrit 2 heure au lieu de 2 ¼ jour. Temps supplémentaire Lors de l'ajout d’une feuille de temps, une case à cocher nommée Temps supplémentaire est disponible. Lorsque l’employé coche cette case, son coût horaire et son taux facturable peuvent être multipliés par un facteur. Saisissez ce facteur dans les cases Multiplier le coût par et Multiplier le taux facturable par. Quarts de travail Vous pouvez personnaliser ici la description de chaque quart de travail que vous pouvez sélectionner lors de la saisie de feuilles de temps. Onglet Champs personnalisé Des champs personnalisés peuvent être définis dans la plupart des modules de OroTimesheet. Les champs personnalisés définis pour un module se retrouvent toujours dans la section Champs personnalisés de ce module. La section Champs personnalisés est divisée en six onglets. Chaque champ personnalisé défini peut être associé à un onglet spécifique du module en question. Cette option sert à définir le titre des onglets contenus dans l’onglet Champs personnalisés de chacun des modules. Par exemple, inscrivez Autres informations dans la section Onglet #1 de l’onglet Employés. Si par la suite vous définissez un champ personnalisé pour le module Employés, et que vous associez votre champ personnalisé à cet onglet, automatiquement lorsque vous ajouterez et/ou modifierez un employé, vous retrouverez votre champ personnalisé dans l’onglet Autres informations de la


54section Champs personnalisés. Onglet Couleurs Pour chaque module ou option, sélectionnez de quelle couleur les informations seront affichées selon chaque statut. Pour modifier une couleur, cliquez sur celle-ci et sélectionnez une nouvelle couleur dans la palette. Cliquez sur OK pour confirmer votre choix. Onglet Informations sur votre entreprise Cet onglet sert à saisir les informations sur votre entreprise. Ces informations sont surtout utilisées lors de l'impression de rapports ou factures. Onglet Facturation Les options de cet onglet vous permettent de configurer les paramètres liés à la facturation dans OroTimesheet. Notez que les pourcentages de taxes saisis via cette option s'appliquent à tous les clients à moins que vous ayez spécifié un taux de taxes différent au niveau du client. Chaque facture peut avoir jusqu’à 5 statuts. Vous pouvez changer la description de chaque statut via cette option. Vous pouvez également décider du formulaire à utiliser par défaut lors de l’impression de factures. Notez que les formulaires peuvent être personnalisés selon vos besoins (logos, textes, couleurs, etc.) à l’aide du puissant générateur de rapports inclus avec OroTimesheet. Consultez le document Générateur de rapports pour OroTimesheet 7 pour plus d’informations. Onglet Horodateur Cet onglet vous permet de configurer les options du logiciel Horodateur pour OroTimesheet (Optionnel). À partir de cet onglet, vous pouvez choisir le format de l’affichage de l’heure entre le format civil et militaire. Vous pouvez également établir si l’employé doit sélectionner ou non un projet et une activité lorsqu’il pointe. Exemple 1: L’entreprise ABC se sert du logiciel Horodateur dans son usine, uniquement afin de gérer le temps travaillé de ses employés, sans égard aux tâches qu’ils effectuent. L’entreprise ABC choisira donc de cocher l’option Qu’il sélectionne son nom et qu’il pointe. Toutefois, puisque le logiciel Horodateur est lié à OroTimesheet et que les transactions du logiciel horodateur seront converties en feuilles de temps, vous devez spécifier un projet ainsi qu'une activité qui seront saisis par défaut dans les feuilles de temps. Notez que ce projet et cette activité peuvent être factices. Exemple 2 : L’entreprise ABC se sert du logiciel Horodateur dans son usine de restauration de meubles usagés. Le temps passé à restaurer chaque meuble est facturé au client. L’entreprise ABC choisira donc de cocher l’option Qu’il sélectionne son nom, ensuite un projet (ou sous-projet) puis qu’il pointe. L’option Qu’il sélectionne son nom, ensuite un projet (ou sous-projet), ensuite une activité puis qu’il pointe se décrit comme l’exemple 2 mais en plus, l’employé doit sélectionner une activité reliée au projet sélectionné. La section Sécurité vous permet d’établir si l’employé doit saisir son NIP (Numéro d’identification personnel) lorsqu’il pointe. Le NIP est constitué de caractères numériques uniquement et doit être défini dans la fiche de chaque employé. Cette section vous permet également de définir un mot de passe (numérique uniquement) pour permettre de quitter le logiciel Horodateur. La section Saisie automatique vous permet de saisir un code de fin lorsque vous utilisez le logiciel


55Horodateur avec un lecteur de codes à barres. La section Arrondir les transactions vous permet d'indiquer au logiciel Horodateur de toujours arrondir l'heure d'entrée ou de sortie au nombre de minutes spécifié. Par exemple, vous indiquez d'arrondir l'heure d'entrée au prochain 15 minutes. Si un employé pointe en entrée à 7:53h et bien le logiciel Horodateur indiquera comme heure d'entrée 8:00h. Notez que l'heure réelle d'entrée (7:53h dans ce cas-ci) est quand même toujours gardée dans la base de données pour fin de consultation. Même chose pour l'heure de sortie. Si vous indiquez au logiciel Horodateur de toujours arrondir l'heure de sortie au 5 minutes précédent, et bien si l'employé pointe en sortie à 17:04h, le logiciel Horodateur indiquera que l'employé est sorti à 17:00h. Notez également que l'heure réelle de sortie (17:04h dans ce cas-ci) est quand même toujours gardée dans la base de données pour fin de consultation.


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La sécurité dans OroTimesheet Cette section vous explique comment fonctionne la sécurité à travers OroTimesheet. Activer la sécurité ou non ? OroTimesheet étant très flexible, il peut être utilisé aussi bien par les grandes organisations, avec plusieurs centaines d’utilisateurs que par un seul utilisateur, sur un seul ordinateur. Lors de l’utilisation de OroTimesheet par plusieurs utilisateurs simultanés, une sécurité est essentielle pour limiter l’accès des utilisateurs à certaines options du logiciel ainsi qu’aux feuilles de temps. D’un autre côté lorsqu’OroTimesheet n’est utilisé que par un utilisateur, la sécurité peut devenir embarrassante. OroTimesheet s’adapte aussi bien à l’une ou l’autre des situations ci-dessus. En effet, la sécurité de OroTimesheet peut être activée ou non, selon vos besoins. Lors de l’installation initiale de OroTimesheet, par défaut, la sécurité n’est pas activée. Pour activer ou désactiver la sécurité, vous n’avez qu’à sélectionner le menu Configuration | Assistant sécurité. ATTENTION : Avant d’activer la sécurité de OroTimesheet, assurez-vous de connaître le mot de passe de l’employé Administrateur. Lors de l’installation initiale de OroTimesheet, le mot de passe de l’employé Administrateur est OROLOGIC et son code d’employé est ADMIN. Lors du prochain démarrage de OroTimesheet, vous devrez saisir ADMIN comme code d’employé ainsi que OROLOGIC comme mot de passe (si vous ne l’avez pas changé) pour accéder à OroTimesheet et avoir les droits d’administrateur. Si la sécurité est activée, vous devez avoir les droits d’administrateur pour pouvoir ajouter, modifier et/ou effacer des employés ainsi que pour changer leur mot de passe. De plus, seul un administrateur peut désactiver la sécurité. Droits d’accès vs Droits de regard La sécurité dans OroTimesheet est divisée en deux parties: les droits d’accès et les droits de regard. Les droits d’accès sont les droits d’accès à travers le logiciel. Ces droits déterminent l’accessibilité aux différents modules et options de OroTimesheet. Par exemple, un utilisateur peut avoir un accès complet au module client (ajout, modification et effacement) tandis qu’un autre n’aura les droits qu’en lecture seulement. Les droits de regard, quant à eux, déterminent la hiérarchie au niveau des employés. Par exemple, un employé qui n’a aucun droit de regard sur d’autres employés, ne pourra voir et modifier que ses propres feuilles de temps. D’un autre côté, un employé qui a des droits de regard sur un autre employé ou un groupe d'employés pourra en plus d’accéder à ses propres feuilles de temps, accéder aux feuilles de temps des groupes et employés sur lesquels il a des droits de regard. Avec OroTimesheet, les droits de regard sont très flexibles. Par exemple, un employé qui a des droits de regard sur 2 groupes différents, pourrait avoir accès aux feuilles de temps du premier groupe en lecture seulement et un accès complet aux feuilles de temps du 2ième groupe. Les droits d’accès Les droits d’accès peuvent être donnés au niveau des employés ou au niveau des groupes. Lorsque vous donnez des droits d’accès à un employé au niveau de l’employé lui-même, cet employé sera limité aux droits que vous lui avez donnés, peu importe dans quel groupe il est membre. En effet, contrairement aux droits de regard, les droits d’accès ne s’additionnent pas. Exemple: Vous donnez accès à un employé aux clients, en lecture seulement. Même si cet employé est membre d’un groupe qui a un accès complet aux clients, cet employé ne conservera que les droits d’accès aux clients, en lecture seulement. Pour minimiser la saisie, au lieu de spécifier la sécurité pour chaque employé, celle-ci peut être accordée par groupe. Par la suite, vous n’avez qu’à spécifier au niveau de l’employé, d’utiliser la sécurité d’un groupe en particulier dont il est membre, en cochant la case Utiliser les droits d’accès d’un groupe et en sélectionnant un groupe à partir de la liste déroulante. Nous vous rappelons que contrairement aux


57droits de regard, les droits d’accès ne s’additionnent pas. Ainsi, même si un employé est membre de plusieurs groupes et que vous désirez que cet employé utilise les droits d’accès d’un groupe (au lieu d’accorder des droits d’accès spécifiques pour cet employé), vous devrez déterminer à partir de quel groupe la sécurité de cet employé est dérivée. Pour attribuer des droits d’accès à un employé, à partir du module Employés, sélectionnez l’employé désiré. Cliquez sur le bouton Modifier puis sélectionnez l’onglet Droits d’accès. Cochez les droits d’accès que vous désirez attribuer à l’employé. Sélectionnez ensuite l’onglet Rapports pour attribuer des droits d’accès aux différents rapports. Après l’attribution des droits, cliquez sur le bouton OK pour enregistrer vos changements. Pour attribuer des droits d’accès à un groupe, à partir du module Groupes, sélectionnez le groupe désiré. Cliquez sur le bouton Modifier puis suivez la même procédure que l’attribution de droits d’accès pour un employé. IMPORTANT: Notez que lorsque des employés ou groupes sont associés à un projet, pour chaque employé ou groupe, vous pouvez déterminer si cet employé ou groupe est gestionnaire du projet. Chaque employé ou groupe gestionnaire du projet a automatiquement le droit de modifier ce projet. Ce droit est automatiquement attribué et ce, même si l’employé ou groupe n’a habituellement aucun accès en modification aux projets. Vous remarquerez qu’aucun droit d’accès ne peut être attribué pour le module Employés. Pour pouvoir ajouter, modifier ou effacer de nouveaux employés, vous devez obligatoirement avoir les droits d’administrateur. Exception à la règle, certains champs du module Employés peuvent être modifiés par des employés (ou groupe) qui n’ont pas les droits d’administrateur. Ces droits spéciaux sont attribués à partir des droits de regard. Référez-vous à la section Droits de regard ci-dessous pour plus d’information. Les droits d'accès aux rapports Détermine les droits de visualiser et imprimer les différents rapports inclus dans OroTimesheet. À partir du générateur de rapports de OroTimesheet, vous pouvez créer de nouveaux rapports et/ou modifier les rapports existants. De nouvelles branches de menu peuvent également être créées pour ordonner vos rapports selon vos besoins. Toutes les nouvelles branches de menu ainsi que les nouveaux rapports créés, se retrouvent automatiquement dans l’onglet Rapports de l’onglet Droits d'accès. Ainsi, vous pouvez également gérer la sécurité sur vos propres rapports personnalisés. Les droits d’accès aux rapports peuvent être attribués de deux manières: pour chaque rapport ou par branche. Pour attribuer des droits spécifiques à certains rapports, vous n’avez qu’à cocher individuellement les rapports désirés. Si de nouveaux rapports sont ajoutés, étant donné que vous avez attribué les accès pour chaque rapport, l’employé (ou groupe selon le cas) n’aura pas accès automatiquement à ces nouveaux rapports. Au lieu de cocher des rapports spécifiques, vous pouvez cocher des branches. Dans ce cas, l’employé (ou le groupe selon le cas) aura automatiquement accès à toutes les autres branches et/ou rapports sous celle-ci. Attention: Si vous donnez accès à une branche à un employé ou un groupe, lorsque vous ajouterez de nouveaux rapports sous cette branche (via le générateur de rapports), l’employé (ou groupe selon le cas) aura automatiquement accès à ces nouveaux rapports. Pour donner accès à tous les rapports (même les nouveaux rapports et/ou branches que vous ajouterez), vous n’avez qu’à cocher la case Tous les rapports.


58Les droits de regard: Tel que décrit précédemment, les droits de regard, déterminent la hiérarchie au niveau des employés. Par exemple, le superviseur d’un département pourrait avoir un droit de regard sur les employés de son département. Alors que ses employés ne pourraient modifier que leurs propres feuilles de temps, le superviseur pourrait avoir accès aux feuilles de temps de tous ses employés. Lorsque vous ajoutez un nouvel employé dans OroTimesheet, vous pouvez déterminer si cet employé pourra avoir accès à d’autres feuilles de temps (feuilles de temps d’autres employés ou groupe) ou seulement accès à ses propres feuilles de temps. De plus, chaque droit de regard peut être personnalisé. Par exemple, vous pouvez déterminer qu’un employé a droit de regard sur les feuilles de temps d’un autre employé mais en lecture seulement. Ou par exemple, qu’un employé a seulement droit de regard sur ses propres feuilles de temps, mais qu’il ne peut ni voir ni modifier les informations de facturation de ses feuilles de temps. Lorsque vous ajoutez un nouvel employé dans OroTimesheet, cet employé a automatiquement un droit de regard sur lui même. Ce droit de regard ne peut être enlevé, mais différents paramètres peuvent être personnalisés pour limiter ses accès à ses feuilles de temps. Les droits de regard peuvent être donnés au niveau de l’employé ou du groupe. Contrairement aux droits d’accès, les droits de regard s’additionnent. Exemple: L’employé 1 n’a droit de regard que sur lui-même. Cet employé est membre du groupe A. Le groupe A a droit de regard sur l’employé 2 et le groupe B. Automatiquement, l’employé 1 aura droit de regard sur lui-même, l’employé 2 et le groupe B. Pour modifier les droits de regard d’un employé, à partir du module Employés, sélectionnez l’employé désiré, puis cliquez sur le bouton Modifier. Ensuite, sélectionnez l’onglet Droits de regard et ajoutez les employés et/ou groupes sur lesquels vous désirez que cet employé ait droit de regard. Pour chaque employé et/ou groupe ajouté, vous pouvez cliquez sur le bouton Droits… à droite de l’employé (ou groupe) pour personnaliser les droits de regard sur cet employé (ou groupe). Pour modifier les droits de regard d’un groupe, à partir du module Groupes, sélectionnez le groupe désiré, puis cliquez sur le bouton Modifier. Ensuite, suivez la même procédure que la modification des droits de regard pour un employé. Note spéciale pour l’impression de rapports Lors de la création de nouveaux rapports, vous pouvez également limiter les informations qui y sont incluses. Pour qu’un employé ne puisse voir que les informations des employés sur lesquels il a des droits de regard, ajoutez un critère de recherche sur l’employé. Ainsi, lorsque un employé demandera le rapport, celui-ci devra choisir pour quels employés il demande le rapport, mais seuls les employés sur lesquels il a droit de regard seront inclus dans la liste. Notez que la plupart des rapports déjà inclus avec OroTimesheet ont déjà un critère de recherche sur l’employé. Donc, l’information imprimée est restreinte selon leur droits de regard. Cependant, notez également que les droits d’accès Peut voir tous les employés sur les rapports et Peut voir tous les projets sur les rapports peuvent modifier ce comportement. Pour plus d’informations sur les critères de recherche dans les rapports, référez-vous au document Générateur de rapports pour OroTimesheet 7. Le droit d’administrateur Vous pouvez attribuer les droits d’administrateur à un employé dans OroTimesheet. Lorsqu’un employé a les droits d’administrateur, il a automatiquement tous les droits d’accès à toutes les options du logiciel ainsi que les droits de regard complets sur tous les employés. Normalement, ce droit est restreint à quelques employés de votre entreprise seulement. Pour donner les droits d’administrateur à un employé, à partir du module Employés, sélectionnez l’employé désiré, puis cliquez sur le bouton Modifier. Ensuite, sélectionnez l’onglet Sécurité et cochez la case


59Administrateur. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les changements. Changement de mot de passe Cette option permet à l’utilisateur de modifier son mot de passe en tout temps lorsque la sécurité de OroTimesheet est activée. Cette option est disponible à partir du menu Utilitaires.


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Chronomètre pour OroTimesheet Un programme appelé Chronomètre pour OroTimesheet est inclus avec OroTimesheet. Ce programme s'installe dans la barre des tâches de Windows (System tray) et permet de chronométrer le temps passé sur les différents projets et activités. Ensuite, ce temps peut être converti en feuilles de temps. Lors de l'installation de OroTimesheet, vous pouvez indiquer que vous désirez que ce programme démarre automatiquement à chaque démarrage de Windows. Dans un tel cas, un icône s'affiche dans la barre de tâche de Windows. Si le programme ne semble pas démarré, à partir du bouton Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes | OroTimesheet 7 | Chronomètre pour démarrer le programme Chronomètre de OroTimesheet. Pour démarrer une tâche, cliquez sur l'icône Chronomètre dans la barre de tâches de Windows puis sélectionnez Ajouter une tâche à partir du menu contextuel. La première fois que vous démarrez une tâche après le démarrage du programme Chronomètre, vous devez vous connectez à la base de donnée de OroTimesheet en sélectionnant une connexion dans la liste. Toutefois, si vous avez indiqué dans le gestionnaire de connexions de ne pas afficher la liste des connexions, le programme Chronomètre se connecte directement à la connexion par défaut. Ensuite, vous devez saisir votre code d'employé et mot de passe. Si la sécurité dans OroTimesheet n'est pas activée, vous serez automatiquement connecté en tant que l'employé Administrateur et le temps sera calculé pour cet employé. Une fois connecté, vous pouvez sélectionner le projet, sous-projet et l'activité désirés (qui constitue votre tâche) puis cliquer sur OK pour démarrer le chronomètre pour cette tâche. Le temps commence à se calculer automatiquement. Si vous désirez démarrer une nouvelle tâche ou gérer les tâches en cours, cliquez de nouveau sur l'icône Chronomètre dans la barre de tâches de Windows. Vous verrez dans le menu contextuel vos tâches en cours ainsi que le temps écoulé pour chacune d'elles. Vous pouvez suspendre une tâche en cours ou la redémarrer, en sélectionnant la tâche à partir du menu contextuel puis en sélectionnant l'option Mettre la tâche en attente ou l'option Démarrer la tâche, selon le cas. Vous pouvez également arrêter la tâche et la convertir en feuille de temps et même annuler la tâche. Lorsque vous annulez une tâche, celle-ci n'est pas convertie en feuille de temps. Lorsque vous arrêtez une tâche et la convertissez en feuille de temps, vous avez la possibilité de modifier le nombre d'heures avant de créer la feuille de temps. Ceci est particulièrement utile si par exemple vous désirez arrondir le nombre d'heures qui sera saisi dans la feuille de temps. À partir du menu contextuel, il vous est également possible de suspendre, arrêter ou redémarrer toutes les tâches en cours en une seule opération, en sélectionnant l'option du menu approprié, selon le cas. Une option de menu appelée Options est également disponible à partir du menu contextuel. Cette option vous permet d'ajuster certains paramètres. Par exemple, vous pouvez décider si le programme Chronomètre peut vous permettre d'avoir plusieurs tâches concurrentes. Si vous désactivez cette option, lorsque vous démarrez une tâche et qu'une autre tâche est déjà en cours, la tâche en cours sera automatiquement suspendue et la nouvelle tâche démarrera. Si cette option est activée, vous pouvez avoir plusieurs tâches en cours en même temps. Il vous est également possible d'indiquer que vous désirez arrondir le nombre d'heures qui sera inscrit sur les feuilles de temps lorsque vous arrêter une tâche. Par exemple, vous arrêtez une tâche qui a une durée de 3 heures et 14 minutes. Puisque les durées dans les feuilles de temps sont gardées en décimal, la durée de la feuille de temps sera 3.23333. Dans un tel cas, vous pouvez indiquer de toujours arrondir au plus près, vers le haut ou vers le bas, les feuilles de temps au 7.5, 15 ou 30 minutes. Pour votre information, 7.5 minutes en décimal donnent 0.125, 15 minutes en décimal donnent 0.25, 30 minutes en décimal donnent 0.5 et 60 minutes en décimal donnent 1.0.


61Voici quelques exemples d'arrondissement: 3h 00m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 01m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 06m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 07m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 08m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 14m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 15m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 00m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 01m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 06m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 07m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 08m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 14m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 15m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 00m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 01m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 06m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 07m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 08m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 14m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 15m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 15m (décimal = 3.25) Pour terminer, vous pouvez indiquer dans cette option de toujours démarrer le programme Chronomètre au démarrage de Windows, en cochant la case à cocher Démarrer automatiquement avec Windows.


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Interface web de OroTimesheet Une interface web est incluse avec OroTimesheet. Cette interface web sert à saisir des feuilles de temps à l’aide d’un simple fureteur Internet. En effet, il n’est pas nécessaire d’installer OroTimesheet sur le poste client pour pouvoir accéder l’interface web. Cependant, avant que les utilisateurs puissent accéder à cette interface web, vous devez l'installer. Si vous n'avez pas installé l’interface web lors de l'installation de OroTimesheet, veuillez consulter le document Guide d'installation de OroTimesheet 7 pour savoir comment l'installer manuellement. Veuillez noter que pour pouvoir utiliser l’interface Web de OroTimesheet, vous devez activer la sécurité de OroTimesheet. Si la sécurité n’est pas activée, seul le code d’employé ADMIN fonctionnera et seules des feuilles de temps pour cet employé pourront être saisies. Une fois que vous avez saisi dans votre fureteur Internet, l'adresse de votre serveur où est installée la version web de OroTimesheet, la page d'accueil de OroTimesheet version web s'affiche. Vous devez premièrement sélectionner la base de données à laquelle vous désirez accéder. Sélectionnez également la langue d’affichage désirée et cliquez sur le bouton Se connecter. Saisissez ensuite votre code d’employé et votre mot de passe. Une fois dans l’interface Web de saisie de feuilles de temps, cliquez simplement sur le bouton Ajouter pour ajouter de nouvelles feuilles de temps. Vous remarquerez que la saisie de feuilles de temps se fait une semaine à la fois. Saisissez le projet/sous-projet désiré, sélectionnez l’activité effectuée et saisissez le nombre d’unités de temps travaillées chaque jour dans les cases appropriées. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les données saisies ou cliquez sur le bouton Détails pour saisir des informations supplémentaires dans d'autres champs comme des notes, ou pour entrer des dépenses. Cliquez sur les boutons Modifier ou Effacer à gauche des feuilles de temps pour modifier ou effacer des feuilles de temps. Cliquez sur les boutons Sem. Préc. et Sem. Suiv. pour changer la semaine en cours. Vous remarquerez que par défaut, même si il n'y a aucune feuille de temps de saisie dans la semaine en cours, les projets et activités des feuilles de temps de la semaine précédente sont déjà disponibles dans la grille, prêts à être saisis. Ceci est très utilise lorsque vous travaillez habituellement toujours sur les mêmes projets. Ceci vous évite de toujours sélectionner de nouveau les mêmes projets lorsque vous saisissez le temps sur une nouvelle semaine. Cliquez sur le bouton Options pour accéder à quelques options de la version web comme par exemple la possibilité de changer votre mot de passe ou la possibilité de cacher certains projets.


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Logiciel Horodateur pour OroTimesheet Le logiciel Horodateur pour OroTimesheet est un logiciel complémentaire à OroTimesheet et vous permet de mettre en place ou remplacer un système de pointage électronique pour votre usine. Le logiciel OroTimesheet et le logiciel Horodateur pour OroTimesheet sont deux logiciels différents qui fonctionnent conjointement avec deux principes différents de saisie du temps. En effet, le logiciel Horodateur pour OroTimesheet est destiné à être utilisé habituellement en usine alors que le logiciel OroTimesheet est destiné à être plutôt utilisé par des employés de bureau.

Notez que le logiciel Horodateur pour OroTimesheet est déjà inclus dans le kit d'installation de OroTimesheet. Vous n'avez pas besoin de télécharger de fichier supplémentaire pour l'utiliser. Consultez le document Guide d'installation de OroTimesheet 7 pour plus d'informations sur l'installation et le démarrage du logiciel Horodateur pour OroTimesheet. Principes de Horodateur pour OroTimesheet Le logiciel horodateur pour OroTimesheet a été créé afin de répondre à différents besoin. Pour illustrer ses principales fonctions, prenez connaissance des exemples suivants : Exemple 1: Le système Horodateur est utilisé comme système de pointage standard. À la fin de la semaine, une


65personne cumule les heures travaillées de la semaine pour des fins de gestion de la paye. Dans cette usine, le principe de projet et d’activité n’est pas essentiel. Les employés effectuent différentes tâches mais ceci n’affecte pas la facturation de l’entreprise ni la gestion des projets en cours. Le logiciel Horodateur pour OroTimesheet est installé sur un ou plusieurs ordinateurs différents, reliés à la même base de données de OroTimesheet. La personne responsable de la paye quand à elle, travaillera directement sur le logiciel OroTimesheet. Dans un premier temps, elle devra créer les employés qui travaillent dans l’usine, à partir du module Employés en leur attribuant un numéro d’employé (facultatif) et un NIP (Numéro d'identification personnel), également facultatif. Pendant la semaine, les employés pointent en entrée et en sortie (par exemple an début de journée et en fin de journée) dans le logiciel Horodateur pour OroTimesheet, en utilisant leur numéro d’employé ou en sélectionnant leur nom dans la liste (selon la configuration choisie). À la fin de la semaine, la personne responsable de la paye retourne dans OroTimesheet 7 et convertit simplement les entrées et sorties des employés en feuilles de temps. À partir de là, différents rapports peuvent être imprimés pour la gestion de la paye. Exemple 2: Le système Horodateur pour OroTimesheet est installé dans une usine de maisons usinées. Cette entreprise se sert du logiciel pour gérer la paye mais aussi afin de gérer le coût de chaque maison usinée. L’entreprise n’a pas besoin de gérer la facturation au client puisqu’au moment où le contrat est octroyé, le client connaît déjà exactement le coût de la maison. Le logiciel Horodateur pour OroTimesheet est alors installé sur un ou plusieurs ordinateur dans l’usine. La personne responsable de la paye et la personne responsable de la production travailleront quant à eux directement dans le logiciel OroTimesheet. Dans un premier temps, la personne responsable de la paye devra créer les employés qui travaillent dans l’usine, à partir du module Employés, comme dans l'exemple 1. Dans un deuxième temps, le responsable de la production devra créer des projets à partir du module Projets. Pour cet exemple, chaque nouvelle maison est un projet distinct. Pendant la semaine, les employés pointent dans le logiciel Horodateur pour OroTimesheet en utilisant leur numéro d’employé. Ensuite, ils choisissent dans la liste de projets, le projet sur lequel ils s’apprêtent à travailler (ou saisissent simplement le numéro de job du projet). Lorsqu’ils travaillent sur une autre projet, ils pointent en sortie (punch out) pour ce projet et pointent de nouveau en entrée (punch in) pour le projet suivant. À la fin de la semaine, la personne responsable de la paye retourne dans OroTimesheet et convertit simplement les entrées et sorties des employés en feuilles de temps. À partir de là, différents rapports peuvent être imprimés pour la gestion de la paye. Le responsable de la production, quant à lui, peut également accéder à différents rapports pour la gestion des coûts ou du temps de production de chaque maison (projets). Exemple 3: Horodateur pour OroTimesheet est installé dans une imprimerie. Cette entreprise se sert du logiciel pour gérer le coût des projets en cours et pour facturer les projets aux clients. Dans cet exemple-ci, l’entreprise ne se sert pas de OroTimesheet pour gérer la paye. Le logiciel Horodateur pour OroTimesheet est alors installé sur un ou plusieurs ordinateurs dans l’usine. La personne responsable de la gestion travaille directement dans OroTimesheet. Dans un premier temps, la personne responsable devra créer les employés qui travaillent dans l’usine, à partir du module Employés, de la même manière que les exemple précédents. Dans un deuxième temps, elle devra créer des projets à partir du module Projets. Puisque l’entreprise se


66sert du logiciel pour la facturation à ses clients et que chaque tâche du projet est facturé à un taux spécifique, la personne responsable créera également des activités à partir du module Activités et les associera aux différents projets en cours. Pendant la semaine, les employés pointent dans le logiciel Horodateur pour OroTimesheet en utilisant leur numéro d’employé. Ensuite, ils choisissent dans la liste de projets, le projet sur lequel ils s’apprêtent à travailler (ou saisissent simplement le numéro de job du projet) et finalement, sélectionnent l’activité. Lorsqu’ils travaillent sur un autre projet ou une autre activité pour le même projet, ils pointent en sortie (punch out) et pointent de nouveau en entrée (punch in). À la fin de la semaine, la personne responsable retourne dans OroTimesheet et convertit simplement les entrées et sorties des employés en feuilles de temps. À partir de là, différents rapports peuvent être imprimés pour la gestion des coûts et les feuilles de temps peuvent être converties en facture pour fin de facturation. Comme vous avez pu le constater dans les différents exemples précédents, le logiciel Horodateur pour OroTimesheet peut être configuré et utilisé de différentes manières selon vos besoins. Cette configuration est faites à partir de l'option Paramètres Généraux. Consultez la section Paramètres pour plus d'informations. Convertir les transactions du logiciel Horodateur en feuilles de temps Cette option sert à convertir les transactions d'entrée et sortie du logiciel Horodateur en feuilles de temps. Lors de la conversion des transactions en feuilles de temps, plusieurs possibilités s’offrent à vous afin d’effectuer des ajustements de temps, selon vos conventions de travail ou tout simplement pour faciliter les calculs de paye. Vous pouvez par exemple, ajuster l’heure d’entrée ou de sortie, calculer le temps supplémentaire par jour ou par semaine ou encore, arrondir les feuilles de temps. Pour exécuter cette option, sélectionnez le menu Utilitaires | Transactions du logiciel horodateur | Convertir les transactions en feuilles de temps. Dans la première écran, toutes les transactions non converties sont affichées. Pour pouvoir visualiser les transactions déjà converties en feuilles de temps, vous devez exécuter les rapports disponibles à partir du menu Rapports | Rapports horodateur. À partir de cette écran, vous pouvez grouper les transactions par date, par employé ou par projet. Ainsi, il vous est facile de connaître le nombre d'heures effectuées par date, semaine, employé ou projet, d'un simple coup d'œil. Vous pouvez cliquer sur le petit signe plus à gauche de chaque ligne pour voir le détail des transactions. Chaque transaction peut être modifiée (ajustée) au besoin, en sélectionnant la transaction à modifier et en cliquant sur le bouton Modifier. Dans un tel cas, une fenêtre s'affiche et vous permet d'apporter les changements désirés. Une fois modifié, les changements sont gardés dans la base de données. Ainsi, vous pourriez quitter OroTimesheet puis revenir plus tard et vos changements seront toujours présents. En effet, il n'est pas obligatoire de convertir les transactions en feuille de temps immédiatement après avoir modifié les transactions. Veuillez noter que lorsque vous modifiez une transaction, vous pouvez voir en tout temps dans la partie de droite, les informations originales de cette transaction. Les informations originales d'une transaction ne peuvent jamais être modifiées. Il vous est également possible d'effacer des transactions que vous ne désirez pas convertir. Dans un tel cas, les transactions effacées ne seront plus affichées à l'écran. Les transactions seront marquées comme


67étant converties mais seront toujours disponibles dans la base de données, pour fin d'historique. Il vous sera possible de visualiser de nouveau ces transactions, à l'aide des différents rapports de l'horodateur. Une fois que vous avez vérifié les transactions et apporté les changements (si nécessaire), vous êtes maintenant prêt à convertir les transactions en feuilles de temps. Pour convertir les transactions en feuilles de temps, cliquez sur le bouton Convertir en feuilles de temps. Une nouvelle fenêtre s'affiche. À partir de cette fenêtre, sélectionnez la plage (date de début et de fin) des transactions que vous désirez convertir. Il vous est ensuite possible d'ajuster les paramètres de gestion du temps supplémentaire si vous désirez le gérer. En effet, vous pouvez indiquer que le temps supplémentaire doit être calculé après un certain nombre d'heures par jour ou après un certain nombre d'heures par semaine. Par exemple, vous indiquez que le temps supplémentaire est calculé après 8 heures de travail par jour. L'employé Bob a travaillé 9 heures pour une journée spécifique (nous assumons ici que l'employé Bob a travaillé 9 heures sur le même projet et même activité). Dans un tel cas, deux feuilles de temps seront créées pour Bob, pour cette journée. Une première feuille de temps contenant 8 heures puis une deuxième feuille de temps contenant 1 heure. La case à cocher Temps supplémentaire de la deuxième feuille de temps sera automatiquement cochée. Il vous est également possible d'indiquer que vous désirez arrondir le nombre d'heures qui sera inscrit sur les feuilles de temps. Par exemple, une fois les transactions converties, une feuille de temps est générée avec une durée de 3 heures et 14 minutes. Puisque les durées dans les feuilles de temps sont gardées en décimal, la durée de la feuille de temps sera 3.23333. Pour prévenir ce genre de résultats, vous pouvez indiquer de toujours arrondir au plus près, vers le haut ou vers le bas, les feuilles de temps au 7.5, 15, 30 ou 60 minutes. Pour votre information, 7.5 minutes en décimal donnent 0.125, 15 minutes en décimal donnent 0.25, 30 minutes en décimal donnent 0.5 et 60 minutes en décimal donnent 1.0. Voici quelques exemples d'arrondissement: 3h 00m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 01m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 06m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 07m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 08m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 14m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 15m Arrondi au 15 minutes vers le bas donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 00m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 01m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 06m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 07m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 08m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 14m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 15m Arrondi au 15 minutes vers le haut donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 00m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 01m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 06m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 07m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 00m (décimal = 3.00) 3h 08m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 14m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 15m (décimal = 3.25) 3h 15m Arrondi au 15 minutes au plus près donnera 3h 15m (décimal = 3.25) Pour terminer, avant d'afficher les feuilles de temps proposées par le logiciel, vous pouvez cocher l'option Joindre les transactions similaires. Par exemple, pour une même journée, l'employé Bob a une transaction de 4 heures sur le projet X et l'activité Y (par exemple, le temps travaillé le matin) et il a une autre transaction de 3.5 heures sur le même projet X et la même activité Y (par exemple, le temps travaillé


68en après-midi). Au lieu de créer deux feuilles de temps (une de 4 heures et une autre de 3.5 heures), en cochant l'option Joindre les transactions similaires, une seule feuille de temps de 7.5 heures sera créé, au lieu de deux. Une fois les paramètres saisis, vous pouvez cliquer sur le bouton Générer les feuilles de temps. Ainsi, les feuilles de temps que le logiciel propose de créer s'affichent à l'écran. Pour voir le détail des feuilles de temps, cliquez sur le signe plus à gauche de chaque employé ou de chaque date. Vous pouvez modifier manuellement le nombre d'heures proposé des feuilles de temps, en cliquant sur le bouton à droite de la durée indiquée. Si vous avez saisi de mauvais paramètres ou que vous désirez y apporter des changements, vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier les paramètres et les changer de nouveau. Attention: Si vous aviez modifié manuellement certaines feuilles de temps proposées, ces changements seront perdus. Une fois les informations vérifiées, vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer les feuilles de temps proposées. Une fois que les feuilles de temps proposées ont été enregistrées, les transactions de l'horodateur se rapportant aux feuilles de temps créées seront marquées comme étant converties et ne seront plus affichées dans l'option de conversion des transactions de l'horodateur en feuilles de temps. Cependant, tel qu'indiqué précédemment, pour pouvoir visualiser les transactions déjà converties en feuilles de temps, vous pourrez exécuter les rapports disponibles, à partir du menu Rapports | Rapports horodateur. Notez qu'il n'est pas nécessaire d'enregistrer au même moment toutes les feuilles de temps proposées de tous les employés. En effet, avant de cliquer sur le bouton Enregistrer les feuilles de temps proposées, vous pouvez décocher la case à cocher à gauche de certains employés. Dans un tel cas, seules les feuilles de temps proposées des employés dont la case est cochée seront enregistrées. Épuration des transactions du logiciel horodateur Tel qu'indiqué précédemment, une fois converties, les transactions du logiciel horodateur restent quand même dans la base de données, pour fin de consultation (historique) à partir des rapports disponibles, à partir du menu Rapports | Rapports horodateur. Cependant, si pour une raison ou une autre, après un certain temps, vous désirez épurer certaines transactions, vous pouvez le faire via le menu Utilitaires | transactions du logiciel horodateur | Épurer les transactions. À partir de cette option, saisissez la date à partir de laquelle vous désirez épurer les transactions puis cliquez sur le bouton OK pour procéder à l'épuration des transactions. Notez que seules les transactions converties seront épurées.


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Copie de sécurité de la base de données Nous vous conseillons fortement de prendre régulièrement une copie de sécurité de vos données de OroTimesheet. La copie de sécurité vous prémunit contre les risques de perdre vos données en cas d’une défaillance matérielle (ordinateur, disques, etc.) ou logicielle (système d’exploitation, virus, manque de courant, etc.). Pour connaître la façon de prendre une copie de sécurité de vos données ou de récupérer une base de données, veuillez vous référer au document Guide d'installation de OroTimesheet 7. Achat et fonctionnement des licences Consultez le document Guide d'installation de OroTimesheet 7 pour plus d'informations sur le fonctionnement des licences et sur l'option Gestionnaire de licences de OroTimesheet.


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Support technique Pour obtenir du support sur l’installation et/ou l’utilisation de OroTimesheet 7 voici les différentes sources d’informations disponibles: Support via notre site Internet : Vous pouvez en tout temps, 24 heures par jour, 7 jours par semaine, consulter la section Support de notre site Internet à l’adresse http://www.orologic.com. La section Support de notre site Internet est constamment mise à jour et vous pouvez consulter la liste des différents problèmes les plus communs ainsi que leurs solutions. Ce service est gratuit pour tous les utilisateurs de OroTimesheet 7. Demande de support en ligne : Vous pouvez remplir une demande de support en ligne, à partir du menu Aide | Services en ligne | Remplissez une demande de support en ligne de OroTimesheet. Cette option ouvre automatiquement votre fureteur Internet et accède au formulaire Demande de support en ligne disponible dans la section Support de notre site Internet à l’adresse http://www.orologic.com. Les demandes de support faites directement à partir de ce formulaire sont généralement plus rapides et faciles à traiter puisque la plupart des informations dont nous avons normalement besoin sont automatiquement saisies. Ce service est gratuit pour tous les utilisateurs de OroTimesheet 7. Notez que les demandes de service des utilisateurs qui ont déjà acheté ou loué des licences de OroTimesheet 7, seront traitées en priorité. Si pour une raison que ce soit, vous ne pouvez plus exécuter OroTimesheet et que vous n’avez pas accès au menu Aide de OroTimesheet, vous pouvez accéder au formulaire de demande de support en ligne, en accédant à la section Support de notre site Internet à l’adresse http://www.orologic.com. Messages d’erreur: Si vous faites une demande de support, suite à une erreur que vous recevez lorsque vous utilisez OroTimesheet, veuillez s.v.p. ajouter le message d’erreur dans la description de votre demande. Pour ce faire, lorsqu’un message d’erreur s’affiche à l’écran, cliquez simplement sur le bouton Plus d’info… puis cliquez sur le bouton Copier dans le presse-papiers. Ensuite, collez simplement le message dans la description de votre demande de support.


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Avertissement : Ce logiciel ainsi que sa documentation sont protégés par la loi du copyright et par les conventions internationales. Toute reproduction, modification ou distribution partielle ou totale du logiciel, par quelque moyen que ce soit, est strictement interdite. Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable du délit de contrefaçon et sera passible des sanctions pénales prévues par la loi. OroTimesheet et OroLogic sont des marques de commerce de OroLogic Inc., 330 St-Vallier Est, suite 110B Québec, (Québec), Canada, G1K 9C5. Les noms d’autres produits, services et sociétés mentionnés sont les marques de leurs propriétaires respectifs. Les sociétés, les noms et les données utilisés dans les exemples sont fictifs. Aucune association avec toute société, nom, produit ou événement existant n’est voulue ni sous-entendue.

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