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La Gestion des Activités Sociales et Culturelles

Livre Blanc édité par

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IntroductionVous avez remporté les élections et êtes sur le point de mettre en place votre politique ASC dont vous avez la totale responsabilité. La mission culturelle et d’aide aux loisirs représente un rôle jugé prioritaire par les salariés, 70% d’entre eux valorisent en priorité l’accès aux ASC. Seule inquiétude : vous vous posez beaucoup de questions et ne savez pas par où commencer. • Qu’est-ce que les salariés attendent en matière d’activités sociales et

culturelles ? • Comment choisir les activités à proposer ? • Qui peut bénéficier des ASC ? • Comment négocier au mieux son budget ? • Quelles sont les bonnes pratiques à adopter ?

Nous vous apportons des réponses à l’aide d’enquêtes, de sondages et des bonnes pratiques observées chez nos CE clients. Bonne lecture !

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LA REGLEMENTATION

Chapitre 1--------------------

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La notion d’Activité Sociale et Culturelle

Le Code du Travail établit un listing des grandes familles d’ASC (art. R 2323-20)*.

« Les activités sociales et culturelles tendent à l’amélioration des conditions de bien-être, telles que les cantines, les coopératives de consommation, les logements, les jardins familiaux, les crèches, les colonies de vacances ; les activités sociales et culturelles ayant pour objet l’utilisation des loisirs et l’organisation sportive. »

*En raison des évolutions quotidiennes des obligations qui sont à la charge de l’employeur, les dispositions sociales et culturelles évoquées dans cet article ne sont plus toutes d’actualité. Toutefois, le CE dispose toujours d’un droit de regard sur ces obligations.

La notion d’Activité Sociale et Culturelle n’est pas définie par la loi.

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Les 5 caractéristiques des ASC

Facultative A partir de l’instant où une activité est obligatoire légalement, elle devient à la charge de l’employeur.

De nature à améliorer les conditions de vie et de travail

Elle vise le bien être du salarié dans et hors du travail.

Réservée en priorité au personnel de l’entreprise

Elle concerne les salariés, leurs familles et les stagiaires.

Non discriminatoire Le CE ne doit pas prendre pour référence des critères discriminatoires (âge, sexe, religion, affiliation syndicale) pour ouvrir le droit à une activité sociale.

Non rémunératoire Activité qui ne peut se substituer à un salaire.

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Le CE a le monopole de gestion des ASC

En vertu des dispositions de la charte du 4 octobre 1941, le comité d’entreprise détient le monopole de la gestion des ASC.

« Les institutions sociales de toute nature , créées dans l’intérêt du personnel d’une entreprise ou d’une professions, ou des familles de ce personnel, sont obligatoirement gérées par le comité social d’entreprise. »

La France est le seul pays au monde où le CE gère, de droit, toutes les ASC de l’entreprise

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Les bénéficiaires : qui a droit aux ASC ?

Les bénéficiaires désignés légalement

Les salariés et leur famille

Tous les salariés peuvent profiter des ASC du comité d’entreprise.Est considéré comme salarié toute personne liée à l’entreprise par un contrat de travail quelle que soit la nature de ce contrat : CDI, CDD, stagiaires, temps complet, temps partiel, contrat de formation en alternance, en apprentissage ou en professionnalisation.

La famille des salariés peut également bénéficier des ASC. En l’absence de définition légale de la famille, c’est le comité d’entreprise qui est chargé de définir les bénéficiaires familiaux (En général, ce sont les enfants et les conjoints).

Le cas des stagiaires

Depuis la loi du 28 juillet 2011, les stagiaires font partie des bénéficiaires désignés par la loi

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Les Autres bénéficiaires

Les intérimaires

Les intérimaires ou les salariés ayant un contrat de sous-traitance ou de prestations de service ne sont pas considérés comme des salariés de l’entreprise. Ils ne sont donc pas considérés comme bénéficiaires légaux par le comité d’entreprise.

Les salariés détachés

Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures (ex: personnel d’entretien) ne sont pas non plus des bénéficiaires prioritaires. Toutefois, ils peuvent profiter des avantages du comité d’entreprise s’ils sont présents dans l’entreprise depuis au moins un an.

C’est au CE de décider si ces bénéficiaires non prioritaires vont bénéficier de certaines ou de toutes les activités sociales et culturelles proposées.

Les dirigeants

Lorsqu’ils exercent leur activité dans le cadre d’un mandat social, ils ne bénéficient pas des ASC. Ils peuvent les demander uniquement s’ils sont liés par un contrat de travail.

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Le financement des ASCLes différentes catégories de ressources

La Subvention patronale

Contrairement à la subvention patronale du budget de fonctionnement qui doit, à minima, s’élever à 0,2% de la masse salariale, il n’existe pas, pour le financement patronal du budget ASC, de pourcentage minimum imposé par la loi.  Pour recevoir ce budget, il faut : • Soit que l’entreprise ait proposé des dépenses sociales culturelles avant la mise en

place du comité d’entreprise• Soit qu’une convention collective ou un accord collectif impose à l’employeur de

verser une dotation pour le budget ASC Si le comité d’entreprise ne se trouve dans aucune de ces configurations, l’employeur n’est pas dans l’obligation de lui verser une subvention. ll devra alors négocier son budget ASC avec l’employeur.

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Dans le cas où le CE reprend la gestion d’activités sociales ou culturelles gérées initialement par l’employeur, la loi fixe les modalités de calcul de la subvention patronale.  Pour calculer le montant minimum du budget ASC, il faut donc :

• Répertorier et évaluer les dépenses sociales de l’employeur• Déterminer l’année de référence, celle au cours de laquelle le montant des dépenses

sociales prises en charge par l’employeur a été la plus élevée• Calculer le minimum en valeur à respecter par l’employeur, soit le montant des

dépenses sociales de l’année de référence (minimum absolu en dessous duquel il ne faut pas descendre)*

 La masse salariale à retenir est celle de l’année en cours. Une régularisation du budget attribué est effectuée chaque année en fonction de l’évolution de la masse salariale

* deux textes législatifs définissent la façon de calculer le montant minimum de la contribution patronale : Articles R. 2323-35 et 2323-86 du Code du travail

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Les cotisations facultatives des salariés  Le CE peut décider de demander une cotisation facultative annuelle aux salariés (cf art R 2323-34 du Code du Travail) mais il est rare que l’on se retrouve dans cette situation.

Cela peut parfois être utile pour :- Les petits CE qui n’ont que très peu de budget pour financer les ASC- Les plus gros CE qui ont mis en place des associations du personnel  

Les Ressources des activités et évènements organisés par le CE  Ce sont les ressources provenant de la participation demandée aux salariés dans le cas de l’organisation par le CE d’une activité ou d’un évènement.

Ce dernier peut demander une participation aux salariés à condition qu’elle soit votée en réunion, qu’elle concerne une activité sociale et culturelle en rapport avec le rôle social du CE et organisée à destination des salariés. Attention : Le but n’est pas de faire des bénéfices. Les ressources récoltées pourront par exemple servir au financement d’une ou de plusieurs nouvelles ASC.

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Les autres ressources 1) Il s’agit principalement des ressources accordées par des collectivités publiques ou des organisations syndicales faisant suite à une demande du CE pour financer un projet spécifique

2) Le comité d’entreprise peut, lorsqu’il n’a par exemple pas utilisé la totalité de son budget, faire des placements financiers afin de générer des intérêts.

Attention : Le comité d’entreprise n’est plus éligible au livret A depuis 2009.

Nous vous conseillons de consulter votre banquier qui pourra vous orienter vers des placements financiers performants.

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Les Modalités de versement du budget ASC

La subvention patronale n’est pas obligatoirement versée en une fois.

En général, le versement est trimestriel pour les comités d’entreprise de taille moyenne et mensuel pour les comités d’entreprise les plus importants.

Le comité d’entreprise n’a pas le pouvoir de décider des modalités de versement de cette subvention. Toutefois, ces modalités ne doivent pas entraver la bonne mise en œuvre des ASC.

A savoir : l’employeur n’as pas le droit de d’exiger des justificatifs sur les besoins financiers estimés par le CE avant ou après versement de sa contribution.

Attention : le budget ASC ne peut servir à financer autre chose que les activités sociales et culturelles. Il est ainsi par exemple interdit de financer les actions syndicales à l’aide du budget ASC.

Vous êtes désormais au fait de la réglementation liée aux ASC. Nous allons à présent faire le point sur les grandes catégories d’ASC les plus souvent proposées et sur les attentes et la satisfaction des salariés en la matière.

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LE CHAMP DES POSSIBLES

Chapitre 2--------------------

15* « La qualité de vie au Travail », enquête CSA et SalonsCE – Juin 2014

La Mission Culturelle

Spectacles / Cinéma / Parcs de loisirs

En matière de loisirs, les attentes se portent essentiellement sur le cinéma, les spectacles et les parcs d’attraction.*

Le CE peut proposer des billets à tarifs réduits négociés par ses soins ou via une billetterie d’offres. Il peut également subventionner ces catégories en laissant la liberté au salarié de se rendre là où il le souhaite et le rembourser sur présentation d’un justificatif d’achat.  

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Proposer une billetterie d’offres à tarif CE

87% des CE permettent aux salariés d’accéder à une offre de billetterie mais ils sont encore 57% à la gérer en interne !

Nous pensons objectivement que vous avez tout intérêt à sous traiter votre billetterie :

• Vous n’aurez plus à gérer de minimum d’achats (exemple : 20 places avec Disney)• Vous n’aurez pas à gérer ni la distribution des billets ni la gestion des stocks, les

salariés profitent de leurs tarifs réduits individuellement• Pas de frais de ports – envoie des billets par mail • Vous n’aurez jamais le temps pour référencer autant de prestataires qu’un acteur

spécialisé• Vous n’obtiendrez pas de meilleures réductions si vous négociez par vous même.

La plupart des prestataires vous proposent un tarif CE fixe, qui ne varie pas selon la taille de l’entreprise dont vous faites partie.

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Bons d’achat et chèques cadeaux

Le comité d’entreprise peut décider d’attribuer des chèques cadeaux pour participer aux grands évènements de la vie des salariés : mariage, naissance, départ à la retraite, Noël, rentrée scolaire …

A noter : Il peut également rembourser une somme préalablement fixée sur présentation d’un justificatif d’achat pour participer à ces évènements.

Comment savoir si les chèques cadeaux attribués sont soumis aux cotisations et contributions sociales ?  Si le montant global des chèques cadeaux attribués annuellement à un salarié ne dépasse pas 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale, soit 156 euros au 1er janvier 2014, il est alors exonéré de cotisations et contributions sociales.

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La réglementation des chèques cadeaux

Les chèques cadeaux attribués qui dépassent le seuil des 156 euros ne sont pas soumis aux cotisations sociales uniquement s’ils respectent simultanément les trois conditions suivantes :

• le CE doit attribuer les chèques cadeaux dans le cadre d’un événement toléré par la caisse nationale des URSAFF : naissance, mariage, Pacs, retraite, fête des mères et des pères, Ste Catherine et St Nicolas, Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans, la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants de moins de 26 ans. 

• Le montant du chèque cadeaux ou bon d’achat doit être conforme aux usages, soit ne pas dépasser 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale par événement.

Exceptions : Pour Noël, le seuil est de 5% par enfant et 5% par salarié. Pour la rentrée scolaire, le seuil est de 5% par enfant • Le bon d’achat doit être en lien avec l’événement concerné et doit

mentionner la nature du bien, un ou plusieurs rayons de grands magasins ou le nom d’une ou de plusieurs enseignes. Mais pour tous les événements excepté la rentrée scolaire, la mention « tout rayon sauf carburant et alimentaire » suffit.

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Participation aux activités sportives ou culturelles

Pour participer aux activités sportives et culturelles des salariés, le comité d’entreprise peut :

• Attribuer une dotation à chaque salarié qui souhaite pratiquer une activité sportive ou culturelle. Ce dernier pourra les rembourser sur présentation d’un justificatif d’achat

• Négocier des tarifs réduits auprès d’associations sportives ou culturelles

+ : Le remboursement sur justificatifs d’achats laisse plus de flexibilité. Les salariés ne seront pas obligés de choisir un spectacle par défaut uniquement parce qu’il a été sélectionné par le CE. Et les salariés de province ne se sentiront pas exclus !

A noter : « Les aides financières connaissent un regain de sollicitation depuis quelques années qui ne serait pas sans lien avec les conséquences de la crise économique »* Repère : 51% des élus répondants affirment participer aux activités sportives* La lourdeur administrative de cette solution (récupération des justificatifs, remboursements) peut être largement réduite par un logiciel de gestion adapté au CE. Pour éviter les fraudes, pensez bien à vérifier que le nom et le prénom de l’acheteur figurent sur le billet.

*Enquête CREDES 2011-2012 : « Les ASC des CE, CAS, COS et Assimilés »

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Participation aux vacances Le comité d’entreprise peut proposer :

• des chèques vacances : 56% des comités d’entreprise répondants proposent des chèques vacances*

• une subvention vacances pour les salariés et/ou leurs enfants (remboursement d’une partie du séjour choisi sur présentation d’un justificatif d’achat)

• des séjours à tarifs réduits

*Enquête CREDES 2011-2012 : « Les ASC des CE, CAS, COS et Assimilés »

DESSIN (j’avais pas compris ça quand ils m’ont proposé un séjour à bas cout – pancarte Bakou Ukrainia et building URSS)

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Organiser des événements inoubliables

Organiser des événements va vous permettre de renforcer la cohésion entre les salariés, de créer un vrai lien social dans l’entreprise. C’est l’objectif premier de tout comité d’entreprise !

Les évènements sont ainsi l’occasion pour les salariés de se retrouver dans un contexte différent de celui dans lequel ils évoluent quotidiennement : l’entreprise.

C’est aussi un bon moyen d’impliquer son équipe. Un événement bien organisé est toujours valorisé, on se souvient longtemps d’une soirée ou d’un voyage… beaucoup plus que d’une réduction bien négociée!

Cela nécessite du temps et de l’énergie mais vous serez étonnés de constater que vous prendrez du plaisir à préparer l’événement.

Quels sont les événements à organiser ? Comment s’y prendre ?

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Les soirées et afterworks

A noter : le comité d'entreprise ne peut revendiquer la gestion des soirées annuelles ou d’animation organisées par l’employeur. En effet, la Cour de cassation estime que ces soirées, pouvant être organisées dans un but professionnel (présentation du bilan annuel, des perspectives de l'entreprise …) « constituent  un élément de gestion, par l'employeur, de son personnel et ne relève pas d'une activité sociale et culturelle. »

+ : Les afterworks commencent vers 19h, ce qui laisse plus de flexibilité horaire

+ : Ces activités plairont aux salariés des entreprises composées de populations homogènes, plutôt de jeunes cadres.

- : Activité pas forcémentconsensuelle

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Interview d’Olivier (Eden System), responsable évènementiel pour les groupes et CETout d’abord, pourquoi organiser un afterwork ?

Je crois qu’il y a trois raisons majeures :

• C’est d’abord un excellent moyen de favoriser les relations au sein de l’entreprise, créer des connexions entre les salariés.

• Faire un afterwork permet de découvrir des lieux de qualité dans sa ville• Enfin, un moment de détente est souvent le bienvenu après une bonne journée de travail.

Quels sont les éléments qui font un bon afterwork ?

• Tout d’abord, la privatisation du lieu pour l’entreprise. Pour moi, c’est important. Il faut que les salariés puissent se sentir bien dans un lieu qui leur est réservé.

• Ensuite, le choix du lieu est évidemment une composante essentielle. Il faut respecter les capacités (ni trop petit, ni trop grand), et surtout les volontés des salariés. On peut par exemple faire un petit sondage sur l’ambiance recherchée par les salariés pour cet afterwork. Plutôt cosy, grandiose ou minimaliste?

• Pour finir, un bon afterwork est accompagné d’un cocktail dinatoire trop souvent oublié. Rien de mieux que de grignoter des petits canapés en discutant avec ses collègues.

• Pour réunir ces trois éléments, il faut faire preuve d’une organisation sans faille.

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Justement, niveau organisation. Comment s’en sortir ?• Il faut évidemment s’y prendre bien à l’avance, se renseigner sur plusieurs lieux,

faire une recherche approfondie. Lorsque vous vous serez mis d’accord avec le lieu choisi pour les modalités (date, détails de la prestation, etc.), il vous restera un travail essentiel : la communication.

• Pour bien communiquer sur l’événement, pas besoin des réseaux sociaux. Il faut communiquer en interne, sur un site personnalisé ou par mail. Le but est de donner du visuel. Il faut donner des aperçus de ce que sera l’afterwork (photos du lieu, du menu prévu, etc.) Avec cela, succès assuré.

Dernière question : vous parlez beaucoup de l’importance du lieu. Avez-vous des lieux favoris à conseillers ?Bien sûr ! La réponse sera parisienne puisque nous (Eden System) opérons principalement à Paris.• Pour un lieu grandiose, je dirais Le Mood, sur les Champs Elysées. A l’extérieur, c’est

un bijou architectural. A l’intérieur, on trouve un design dernier cri. • Si vous préférez une ambiance plus vintage, vous pouvez envisager un afterwork au

1979. Une décoration très travaillée permet de se plonger dans l’univers retro. L’acoustique est particulièrement remarquable.

• Pour un lieu un peu plus minimaliste, j’aime bien Le Malibu, dans le 2e arrondissement. Ce club rappelle les clubs de jazz américains. Le buffet est 100% italien. A découvrir.

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Les activités de Team Building

+ : Renforce la cohésion du groupe autour d’une activité ludique et consensuelle

- : Attention aux activités sportives qui peuvent être discriminatoires

Conseil : Terminez votre activité par un verre de l’amitié pour atténuer le côté compétitif que ces activités peuvent revêtir.

- Proposer des activités différentes chaque année afin d’inciter les salariés à y participer

- Proposer des activités qui plairont au plus grand nombre : pourquoi ne pas sonder les salariés puis leur laisser le choix entre trois activités.

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3 Activités innovantes et consensuelles !

Hint Hunt, the live escape gameImporté de Londres, c’est la nouvelle activité dont tout le monde parle.Enfermé par équipe de 5 dans une pièce, vous avez une heure pour résoudre une série d’énigmes et retrouver la liberté. Le record : 54 minutes !Hinthunt.fr

Team TrainingVous allez jouer à la guerre sans vous faire mal et en faisant marcher votre cerveau ! Plus abouti qu’un laser game et moins douloureux qu’un paintball, le team training est un compromis idéal pour les groupes d’entreprise.http://www.teamtraining.fr/

Chasse au trésor avec RaidigmaPar équipe de 5, et avec l’aide de l’application raidigma, vous parcourez la ville à la recherche d’indices à prendre en photos, de quizz et d’énigmes à résoudre. Une bonne occasion d’apprendre tout en s’amusant.http://raidigma.com/

« Nous avons organisé un rallye en zodiac. L’occasion de découvrir Paris sous un autre angle et de sortir des sentiers battus » Anne Sophie – CE Axa Life InvestEn savoir plus : http://rallye.teambuilding-incentive.com/88-rallye-zodiac-la-seine.html

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Les voyages

+ : Les salariés apprennent à se connaître de manière moins superficielle que pendant les autres événements. - : Le voyage en groupe remporte moins de suffrages chez les jeunes salariés qui préfèrent souvent passer leurs vacances de leur côté. Le risque de n’organiser qu’un voyage est donc de ne pas impliquer la totalité des salariés. - : Un voyage coûte cher et risque de consommer une bonne partie de votre budget ASC.

Conseil: pour les CE de PME, privilégiez les weekends prolongés qui toucheront plus de salariés (comptez au moins 200€ / salarié pour une formule tout compris).

« Nous essayons de faire deux longs weekends par an: un weekend au ski et un weekend en Europe. Cette année, nous sommes partis à Méribel et à Barcelone. Nous gardons en tête que nos actions au sein du CE ont pour but d’accompagner socialement les salariés qui en ont le plus besoin. Ce qui implique que les réductions sur les voyages varient en fonction des salaires. » José – CE AELIA

Prestataire conseilléPlusieurs CE adhérents nous ont fait part de leur satisfaction vis à vis du prestataire Latitudes Extremes. http://www.latitudes-extremes.travel

Le secteur voyage tourisme occupe une place importante dans les activités sociales et culturelles : 59% des CE les proposent.

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L’arbre de Noël

2 formules sont possibles, le Noël des adultes ou le Noël des enfants.

+ : Les familles des salariés peuvent se rencontrer+ : Vous pouvez combiner restauration (souvent un goûter), animations et cadeaux. - : Attention à ne pas exclure les salariés qui n’ont pas d’enfants - : Le format peut être un peu lourd, surtout pour les personnes qui n’aiment pas la fête de Noël

TendanceL’arbre de Noël, véritable institution il y a quelques années semble de moins en moins organisé dans les CE si l’on en croit l’Enquête nationale des comités d’entreprise 2013 : 57% organisent le Noël des enfants aujourd’hui contre 71% il y a 4 ans. Restriction budgétaire ou tendance de fond ?

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Les petits événements : pots de départ, anniversaire,…

Ces événements ne nécessitent pas un budget ni une organisation importants et constituent autant de petites occasions de créer facilement du lien social dans l’entreprise.

+ : Du vrai lien social à moindre frais+ : Un format court et sur le lieu de travail, qui mobilise facilement l’ensemble des salariés

- : Attention à être bien organisé pour n’oublier personne - : En fonction du contexte, les collègues du salarié à l’honneur auront peut être plus de légitimité à organiser ces petites cérémonies

2 conseils pour ne pas se louper • Etre en contact permanent avec les RH pour connaître les départs, les retraites et les

arrivées.• Dans votre base de salariés, noter soigneusement les dates d’anniversaire et mettre

des rappels

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Le Confort sur le lieu de travail

Distributeurs de boissons/friandises

Le comité d’entreprise peut acheter ou louer des distributeurs mis à disposition des salariésDans le cadre de la location, le CE verse une mensualité qui varie entre 100 et 250 euros HT incluant la maintenance. Les frais de location sont imputables au budget de fonctionnement et les recettes liées au distributeur sont à intégrer dans ce même budget.

Prix indicatifs dans le cadre de l’achat d’un distributeur : - Distributeur de boissons chaudes: 2000 à 3000 euros HT hors contrat de maintenance- Machine à café : 1000 à 2500 euros HT hors contrat de maintenance- Distributeur de boissons fraîches : de 2000 à 3000 euros HT hors contrat de

maintenance- Distributeur snacks/friandises : de 2000 à 4000 euros HT hors contrat de maintenance- Distributeur combiné (boissons, sancks, eau) : jusqu’à 5000 euros HT hors contrat de

maintenance

Si c’est un investissement important, il peut être rentable pour le CE.

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Chèques restaurants Attribution de titres restaurants aux salariés pour financer tout ou partie des repas

Cantine ou restaurant d’entrepriseLe comité d’entreprise peut en assurer lui-même la gestion ou la confier, totalement ou partiellement à un tiers (il s’agit en général d’un prestataire de service ou d’un tiers. La seconde solution est la plus fréquente.  

Mise à disposition d’une vidéothèque ou d’une bibliothèque  

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Les ventes groupéesPrès de 2 CE sur 3 proposent des ventes groupées.

Les produits les plus fréquemment proposés sont : • la parfumerie (27%)• les vêtements, mode et accessoire (16%)• les produits alimentaires (18%)

86% des CE centralisent les commandes Parmi ceux là : - une moitié centralise aussi les règlements puis les transmets au fournisseur - l’autre moitié fait un chèque au fournisseur pour toutes les commandes

Pour vous faciliter la vie, vous pouvez aussi créer une billetterie en ligne sur votre logiciel. Avantages : paiement en ligne sécurisé, possibilité de gérer des stocks, intégration automatique en comptabilité..

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3 conseils pour réussir ses ventes groupées

• Soyez à l’affut des « bons plans » : certains salariés ont surement des contacts avec des producteurs de foie gras, de champagne ou d’autres produits. C’est une bonne occasion de les impliquer, de les mettre en valeur… et de bénéficier de réductions substantielles !

• C’est peut être une évidence mais la réduction reste le critère essentiel dans la réussite d’une vente groupée.

• La communication est primordiale ! L’idéal est de créer un effet « vente flash » : les salariés ont une ou deux semaines pour commander. Vous surfez sur la mode « ventes privées » ou « Groupon ».

« Nous organisons des ventes groupées : Deux fois dans l'année à Noël et à Pâques pour  les gâteaux, le vin, le chocolat et le Champagne et tous les 2 mois pour le parfum. Ces ventes groupées rencontrent un grand succès auprès de nos adhérents ! » Marie Françoise, AESES (Ministère de la Jeunesse et des Sports)

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La protection sociale

Lorsqu’une ASC est ou devient une obligation légale, le CE ne peut en revendiquer la gestion.

Les obligations sociales des entreprises se sont multipliées depuis 1945. En matière de protection sociale, il n’existe donc que très peu de situations où le CE peut revendiquer la gestion d’une ASC. Activités à la charge de l’entreprise : organisme de sécurité sociale, régime de retraite complémentaire obsèques, régime invalidité décès, régime de prévoyance..

Activités pouvant être gérées par le CE : mutuelle d’entreprise, assurance dépendance, assurance obsèques, couverture sociale pour les anciens salariés ou les famille, assurances chômeurs, assurances handicaps, allocations familiales

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Le service le plus attendu par les salariés en matière de santé et de prévoyance est la mutuelle. Le comité d’entreprise peut, si l’entreprise ne le propose pas déjà, participer aux frais d’une complémentaire santé pour les salariés.

Cette participation peut se traduire par : • le remboursement de tout ou partie de l’adhésion à la mutuelle• la prise en charge directe des frais liés à l’adhésion à la mutuelle

Attention : La loi de finances 2014 impose que les contributions du CE au financement de régimes complémentaires de santé ou de prévoyance soient désormais soumises à l’impôt sur le revenu des salariés. La cotisation versée par le CE doit donc apparaître sur le revenu net imposable du bulletin de salaire.

La mutuelle

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L’aide à la vie personnelle et les prestations

Le logement, les transports et les services aux familles sont encore aujourd’hui des dimensions peu investies par les comités d’entreprise.

40% des salariés interrogés déclarent que ce type de services n’est pas ou très peu proposé. Même s’ils considèrent que ces services sont moins prioritaires que les vacances, la culture ou la santé, leurs attentes sur ces derniers sont toutefois notables.

Aide aux familles

Transport

Logement

* « La qualité de vie au Travail », enquête CSA et SalonsCE – Juin 2014

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Aide au logement

Aide à l’accession à la propriété Ce sont principalement des aides attribuées sous forme de prêt.

Elles doivent faire l’objet d’une convention ou d’un acte juridique mentionnant : • Le taux d’intérêt ou l’absence de taux d’intérêt• Les modalités de remboursement• Les modalités prévues en cas de rupture du contrat de travail 45% des salariés interrogés déclarent que ce service n’est pas proposé par leur CE et parmi les salariés auxquels le service est proposé, 16% d’entre eux s’estiment satisfaits. Il y a donc une vrai attente de la part des salariés qui n’ont que très peu accès à ces prêts.

Autres types d’aides : Offres spéciales sur achats immobiliers, Prêt amélioration de l’habitat, Prêt à l’installation

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1% Logement, rebaptisé Action logement depuis 2009

Qu’est-ce que c’est : contribution financière, de l’ordre de 0,45% de la masse salariale depuis 1992, que l’employeur a pour obligation de verser dans les entreprises de plus de 20 salariés. L’objectif est ainsi de participer à l'effort de construction pour favoriser le logement des salariés.  Rôle du CE sur le 1% logement : essentiellement consultatif puisqu’il est chargé de rendre son avis sur la contribution versée. A noter : Dans les entreprises de plus de 300 salariés, la constitution d’une commission logement est obligatoire. Sa composition : fixée par le CE. Les membres peuvent être des élus du comité, des représentants syndicaux ou des salariés.

Repère : 20% des salariés interrogés déclarent que ce service est proposé par leur CE. Trop peu de CE proposent aujourd’hui ce service qui fait pourtant partie des prestations les plus attendues par les salariés.

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Aide aux transports

L’employeur a l’obligation de prendre en charge 50 % des frais d'abonnement de transports publics (sur la base des tarifs de 2e classe), souscrits par le salarié pour ses déplacements entre sa résidence et son lieu de travail*. Le CE peut participer aux frais de transport des salariés en complément des aides versées par l’employeur : • verser une participation pour régler tout ou partie des frais de transports en commun• attribuer des chèques carburant pour participer aux frais d’essence des salariés

*Obligation instituée par le décret du 30 septembre 2008

Autres Solutions envisagées par les CE - Covoiturage - Financement Vélib-Autolib- Participation au Pass Navigo - Participation aux frais de péage - Partenariat avec des garagistes pour

entretien- Mise en place de navette si l’employeur

finance une partie  

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Services aux familles

Par ordre de priorité des services attendus par les salariés :• Garde d’enfants • Chèques cadeaux  • Chèques emploi services • Conciergerie (3% des salariés interrogés déclarent que ce type de

prestation leur est proposé)* • Vacances pour les enfants (colonies)  • Education (séjours linguistiques – soutien scolaire)

En général, ils sont financés et distribués par le CE aux salariés sous forme de titres de paiement nominatif pour rémunérer les services à domicile : ménage, garde d’enfants, petits travaux et réparations, soutien scolaire …A noter : Les aides versées ne sont pas soumises aux cotisations sociales, dans la limite d'un plafond annuel de 1830 € par salarié

* La qualité de vie au Travail", enquête CSA et SalonsCE – Juin 2014

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Vous connaissez à présent toutes les possibilités qui vous sont offertes quant au choix des ASC à proposer et des attentes des salariés en la matière.

Mais pour proposer des ASC pertinentes aux yeux des salariés et assurer la bonne mise en œuvre de votre politique, il s’avère primordial de définir un programme clair et concis en suivant les étapes listées dans le chapitre 3.

DESSIN : C’est bon, je suis pret (mec qui est plein de confiance et qui saute au dessus du vide)

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LE PLAN DE BATAILLE

Chapitre 3--------------------

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Déterminer les objectifsPour définir un programme, la première chose à faire est de déterminer les objectifs du CE quant à la mise en place des activités sociales et culturelles.

Nos conseils :  1) Analyser la pertinence des ASC existantes : lister, analyser la participation des salariés à ces activités  2) Réfléchir à de nouvelles ASC que le comité d’entreprise pourrait mettre en place 3) Organiser un sondage pour évaluer les besoins er priorités des salariés, leurs envies, leurs idées. Il est également intéressant de les questionner sur leur satisfaction par rapport aux ASC déjà existantes.  Cela vous permettra ainsi de proposer une politique ASC cohérente et adéquate aux attentes des salariés. Cette dernière devra être déterminée en réunion plénière du comité d’entreprise et s’accompagner de la définition des orientations budgétaires.

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Mettre en place une politique de droitUne fois les objectifs déterminés, vous devez ensuite réfléchir à la politique de droit que vous souhaitez mettre en place. Cela vous permettra d’apprécier au mieux les ressources nécessaires à la mise en œuvre de votre politique. A savoir : La définition d’une politique de droit doit faire l’objet d’un vote au cours d’une réunion CE. Voici la procédure à suivre :

1) Définir les bénéficiaires (voir chapitre 1)

2) Respecter le principe de non-discrimination

Le comité d’entreprise peut décider de répartir les avantages en fonction de certains critères pour garantir au mieux l’équité.

La seule règle à respecter est celle de la non-discrimination.

L’âge, le sexe, l’affiliation syndicale, l’appartenance religieuse ne peuvent ainsi pas être des critères d’attribution ou de répartition des ASC

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3) Définir les critères d’accès aux activités sociales et culturelles

Vous pouvez moduler les subventions en fonction des revenus du salarié, du quotient familial, du nombre de personnes à charge ou de la catégorie socio-professionnelle des salariés. Vous pouvez ouvrir les droits en fonction d’une période d’ancienneté dans l’entreprise.

Attention toutefois à l’ancienneté comme critère d’attribution des ASC. Le Ministère du Travail a fait part de son opinion sur le sujet en mai dernier. Il estime ainsi que l’ancienneté revêt un caractère discriminatoire et justifie un redressement Urssaf

Cela ne reste qu’une réponse ministérielle à un député qui se questionnait sur le sujet. La question n’a pas encore fait l’objet de contestations devant les tribunaux.  Repère : 50,5% des élus interrogés mettent en place des critères d’attribution**Enquête CREDES 2011-2012 : « Les ASC des CE, CAS, COS et Assimilés »

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4) Les bonnes pratiques Simplicité : Pour vous comme pour vos salariés, il est préférable de ne pas multiplier les conditions et les répartitions des droits.  Pragmatisme : Adapter les droits en fonction de la répartition des salaires dans votre entreprise.

*Si les écarts de salaire sont faibles ou si les subventions ASC sont marginales par rapport aux salaires, nous vous conseillons d’avoir une politique d’ASC unique.*Si les écarts de salaire sont importants, il peut être intéressant, dans un souci d’équité, de moduler les subventions en fonction quotient familial par exemple.  Définissez également les droits en fonction de l’activité proposée. Concernant la participation à un événement, on peut penser qu’un team building concernera plus les salariés, un afterwork les salariés et les conjoints, et un arbre de Noël, les salariés, conjoints et enfants.  Réactivité : soyez en communication régulière avec les RH afin que ceux ci vous communiquent les coordonnées de nouveaux salariés et les départs. Vous pourrez dès lors envoyer un mail type au nouveau salarié qui récapitulera ses droits ou le renverra vers votre site internet.

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Evaluer les ressources nécessaires

Une fois votre programme établi et votre politique de droit définie, vous pouvez alors évaluer les ressources nécessaires à la mise en place des activités sociales et culturelles. Notre conseil : Etablir un budget prévisionnel  Pour chaque activité, estimez un budget minimum qui permettra sa bonne mise en œuvre.

Le trésorier pourra ainsi établir un budget prévisionnel qui permettra d’estimer les dépenses et les recettes poste par poste.  Ce budget prévisionnel devra être voté à la majorité des membres présents lors d’une réunion CE.  Une fois voté, le budget prévisionnel permettra d’avoir le recul nécessaire sur la bonne mise en œuvre des ASC.  

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Négocier votre budget ASCAvant toute chose, regardez s’il y a des conventions collectives, un procès-verbal de CE ou un règlement intérieur du CE qui imposent un seuil obligatoire.

Lors de la création d’un CE, l’employeur n'a pas l'obligation d'allouer des fonds pour les ASC, à moins que ce dernier ait financé des activités sociales ou culturelles avant la mise en place du comité d’entreprise.

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Si vous vous retrouvez sans seuil obligatoire, utilisez votre programme et votre budget prévisionnel comme force de négociation auprès de l’employeur.

Une présentation claire et concrète vous permettra de le convaincre de l’utilité de la subvention patronale demandée. Ce dernier restera toutefois libre de définir le montant qu’il attribuera au budget ASC.

Repères Sachez que les moyennes nationales des subventions ASC se situent entre 0,5% et 0,8% de la masse salariale brute. Le taux servira de base minimum pour le taux de l'année suivante.

En 2013, 22% des comités d’entreprise n’avaient pas de subvention socioculturelle distincte du budget de fonctionnement.* Voici le montant annuel de la subvention en € par salarié* : • 100€ ou moins / salarié => 24% des CE• 100 à 200€ / salarié => 29% des CE• 200 à 400€ / salarié => 27% des CE• + de 400€ / salarié => 19% des CE

*Enquête nationales des comités d’entreprise 2013

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Pour entériner l'accord, le mieux est d'en faire mention lors d'une réunion de CE.

Il est alors préférable d'indiquer :• le montant de la subvention (% de la masse salariale brute)• les modalités de versement dont la périodicité : la règle est simple, le

versement des fonds ne doit pas empêcher le bon fonctionnement d'un CE.

Les bonnes pratiques

*Il est préférable d'avoir deux comptes bancaires distincts pour bien séparer l'utilisation du budget de fonctionnement et l'utilisation du budget ASC.

*La plupart des banques permettent de rémunérer avec des intérêts les sommes déposées au titre du budget de fonctionnement.

* Il est préférable d’aller négocier son budget avec un programme. Cela permettra à votre direction d’avoir une meilleure vision de l'utilité des fonds versés.

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Allouer le budget obtenu

Une fois négocié, allouez le budget obtenu en fonction de la politique définie et du budget prévisionnel préalablement établi:

• Triez les événements que vous souhaitez organiser par ordre d’importance

• Triez les subventions que vous souhaitez donner par ordre d’importance

• Calculer le montant d’ASC que vous avez obtenu

• Calculer le montant d’ASC par personne

• Répartissez ce montant entre les événements et les subventions en fonction de l’ordre de priorité que vous avez défini.

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Communiquer sur les ASCVotre programme est désormais en place, il vous reste toutefois beaucoup de travail pour sensibiliser les salariés aux ASC et prestations diverses que vous allez proposer.  Cette mission d’information et de communication du comité d’entreprise auprès des salariés, qui est pourtant primordiale, n’est malheureusement aujourd’hui pas à la hauteur des attentes des salariés.

Repère : plus de 42% des salariés s’estiment mal informés sur les offres et avantages proposés par leur comité d’entreprise.En plus du mécontentement des salariés quant à leur sentiment d’information sur les offres et services du comité d’entreprise, on note également une perception divergente de la relation élus/salariés puisque les élus interrogés déclarent que seuls 12% des salariés s’estiment mal informés.  La communication sur les offres et activités proposées est donc un élément primordial attendu par les salariés que les comités d’entreprise ne doivent en aucun cas négliger.

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Quels moyens de communication privilégier ?

La communication physique : tenue de permanences pour informer les salariés sur les avantages proposés aux salariés. + : rien ne remplace la relation humaine- : les salariés sont souvent occupés et n’ont pas toujours le temps de se rendre au local CE. Aussi, les salariés peuvent être répartis sur plusieurs sites ce qui peut rendre difficile leur venue au local CE

La communication par panneau d’affichage : moyen traditionnel de communication.- : les salariés doivent se déplacer pour prendre connaissance des avantages proposés. De plus, vous devez les avertir lorsque vous ajoutez de nouvelles affiches.

La communication par mail : simple et rapide. + : l’information est directement transmise au salariés sans que celui-ci n’ait à se déplacer - : Attention à ne pas inonder les salariés d’informations.

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+ : Simple, pratique, les informations sont accessibles en permanence et depuis n’importe quelle connexion.

Repères : - De plus en plus de CE connectés : 94,6% des CE

étaient connectés en 2013 contre 89% en 2007- Une pratique généralisée : 6 CE sur 7 utilisent

internet pour mener à bien leur mission

La mise en place d’un site internet est la solution la plus recommandée par les salariés qui souhaitent un plus grand investissement de leurs élus, une meilleure communication sur les offres et services proposés.

La communication via le site internet du CEUn outil efficace pour toucher les salariés et rendre visibles les actions

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Conclusion Vous l’avez certainement remarqué, en plus d’être considérée comme la mission la plus importante par les salariés, les activités sociales et culturelles offrent un éventail de possibilités très large. Or, vous le savez aussi, votre budget n’est pas extensible et des choix vont s’imposer. L’organisation et la rigueur seront donc les deux atouts indispensables au succès de votre mission sociale et culturelle. N’oubliez pas de :

• Rester simple dans la définition de votre politique de droits. Ne multipliez pas les critères d’attribution des subventions.

• D’être disponible et à l’écoute des salariés pour proposer des activités en phase avec leurs attentes.

• De communiquer régulièrement avec les salariés sur les prestations et avantages proposés.

 N’hésitez pas à consulter notre blog pour de plus amples informations sur les sujets abordés  et à nous faire par de vos remarques et de votre expérience par mail à l’adresse suivante : nous-contacter@plateforme-ce.com