guide imm section3

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GUIDE DES IMMEUBLESSECTION 3

AVRIL 2012

RALISATION DES TRAVAUXET SUIVI DES PROJETS


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Section 3 Ralisation des travaux et suivi des projetsGuide des immeubles

TABLE DES MATIRES

1. INTRODUCTION .................................................................................................................................. 4

2. RLES ET RESPONSABILITS DES ACTEURS DUN PROJET.............................................. 52.1 Matre douvrage ..............................................................................................................................5

2.2 Charg de projet .............................................................................................................................. 52.3 Professionnel concepteur ................................................................................................................ 5

2.4 Entrepreneur gnral ....................................................................................................................... 5

2.5 tapes de la ralisation de travaux majeurs sur des immeubles .................................................... 6

3. LOIS ET RGLEMENTS ..................................................................................................................... 83.1 Modication de la Loi sur les contrats des organismes publics ...................................................... 8

3.2 Modication de la Loi sur le btiment .............................................................................................. 9

4. PLANIFICATION DU PROJET ET PRPARATION DU MANDAT .............................................. 104.1 Planication du projet ....................................................................................................................10

4.2 Prparation du mandat .................................................................................................................. 10

5. APPEL DOFFRES ET ADJUDICATION DU CONTRAT .............................................................. 135.1 Mode de sollicitation ...................................................................................................................... 13

5.2 Mode dadjudication ....................................................................................................................... 14

5.3 Diffusion des appels doffres .......................................................................................................... 17

5.4 Estimation du prix du contrat .........................................................................................................18

5.5 Document dappel doffres ............................................................................................................. 19

5.6 Vente de documents ...................................................................................................................... 19

5.7 Conditions dadmissibilit et de conformit ................................................................................... 20

5.8 Garanties ....................................................................................................................................... 20

5.9 Assurances .................................................................................................................................... 20

5.10 Modication de lappel doffres (addenda) ................................................................................... 20

5.11 Ouverture des soumissions ......................................................................................................... 21

5.12 Examen des soumissions ............................................................................................................ 21

5.13 Adjudication du contrat ................................................................................................................ 22

5.14 Publication de la liste des contrats sur Internet ........................................................................... 22

6. RALISATION DES TRAVAUX ........................................................................................................236.1 Documents fournir par lentrepreneur avant le dbut des travaux .............................................. 23

6.2 Tches du charg de projet ........................................................................................................... 23

6.3 Tches des professionnels ............................................................................................................ 24

6.4 Runion de mise en chantier ......................................................................................................... 24

6.5 Surveillance et suivi des travaux ...................................................................................................25

6.6 Modication du contrat .................................................................................................................. 26

6.7 Demande de paiement .................................................................................................................. 27

6.8 Rception des travaux ................................................................................................................... 27

6.9 Paiement nal ................................................................................................................................ 28

6.10 Gestion de lanne de garantie .................................................................................................... 28


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Section 3 Ralisation des travaux et suivi des projets Guide des immeubles

1. INTRODUCTION

Cette troisime section du Guide des immeublesest conue pour permettre aux centres de services (CS),aux ofces dhabitation (OH), aux coopratives dhabitation (coops) et aux organismes sans but lucratif(OSBL) du secteur de lhabitation sociale de connatre et dappliquer les diffrentes procdures suivrelors de la ralisation de travaux sur les immeubles. Elle prsente les directives suivre de llaboration

dun projet jusqu la n des travaux.

Ce document sadresse au personnel des CS et celui des diffrents organismes, sans oublier les concep-teurs, les spcialistes et les professionnels externes qui participent aussi la ralisation de travaux majeurssur les immeubles. Les travaux mentionns dans cette section sont ceux pour lesquels un budget RAM(rnovation, amlioration, modernisation) a t accord.

la suite de la mise en uvre du Plan qubcois des infrastructures et en raison des travaux majeurs quece plan permet de raliser, la Socit dhabitation du Qubec (SHQ) a mis en place des CS. Ces derniersoffrent un panier de services de base comprenant :

la ralisation et le suivi des bilans de sant des immeubles;

llaboration de plans pluriannuels dintervention (PPI);

la charge de projet lors de la ralisation des travaux.

Ils peuvent donc aider les organismes :

planier le projet en prparant notamment le mandat de services professionnels;

vrier la conformit des expertises, des plans et devis, ainsi que des budgets et des chanciersavec le mandat qui a t con;

attribuer des contrats en prparant les appels doffres et en participant louverture dessoumissions;

sassurer de la qualit des travaux en reprsentant le matre douvrage au cours des diffrentestapes de lexcution des travaux, de la fermeture du dossier et de la gestion de lanne de garantie.

Lorganisation de ce guide respecte lordre des tapes suivre lors de la ralisation de travaux majeurs. Leschma intitul tapes de la ralisation de travaux majeurs sur des immeubles et prsent la sous-section 2.5 illustre ces tapes en tenant compte du rle et des responsabilits des diffrents acteurs dunprojet.

Le guide ainsi que les documents et outils crs pour la gestion de travaux de construction sont dispo-nibles dans lEspace partenaires ladresse suivante :

www.habitation.gouv.qc.ca/espace_partenaires.html
http://habitation.gouv.qc.ca/espace_partenaires.htmlhttp://habitation.gouv.qc.ca/espace_partenaires.html


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2. RLES ET RESPONSABILITS DES ACTEURS DUN PROJET

Le prsent document mentionne plusieurs organismes ou personnes susceptibles de jouer un rle dans leprocessus menant la ralisation de travaux sur des immeubles. Leurs rles et responsabilits sont prsen-ts ci-aprs.

2.1 MATRE DOUVRAGELe matre douvrage est lorganisme mandat par la SHQ pour administrer les logements du parc deHLM. Il peut sagir dun OH, dun OSBL, dune coop ou dun CS. Cet organisme prpare dabord le PPI.Par la suite, il reoit et administre le budget autoris par la SHQ pour la ralisation des travaux majeurs.

Tout au long du processus, le matre douvrage conserve son plein pouvoir dcisionnel. Il a cependantavantage demander laide du CS pour diffrents mandats lis la planication et la ralisation destravaux ainsi quau suivi des projets.

2.2 CHARG DE PROJET

Le charg de projet coordonne lensemble des tapes suivre pour raliser un projet. La SHQ recom-

mande fortement aux organismes de coner cette tche au CS lors de la ralisation de travaux deconstruction. Il est important que le charg de projet soit en relation avec le professionnel concepteuret lentrepreneur gnral et quil prenne part toutes les tapes du processus. Les principales tches ducharg de projet sont les suivantes : Prparer un mandat clair prcisant le type de travaux prvus, le budget disponible, la nature des

services attendus ainsi que lchancier souhait; Prparer les appels doffres (publics ou sur invitation), le cas chant; Analyser les soumissions ou offres de service et formuler des recommandations lorganisme; Faire le suivi du dossier de prparation des plans et devis ou dexpertise, le cas chant; Vrier la conformit des plans et devis; des budgets et des chanciers avec le mandat; Grer le contrat pour les travaux de construction avec le professionnel concepteur et lentrepreneur,le cas chant;

Si ncessaire, dsigner un surveillant qui agira comme reprsentant du matre douvrage; Approuver les travaux, selon la recommandation du professionnel concepteur, le cas chant; Recommander le paiement nal; Voir au respect des garanties aprs les travaux.

2.3 PROFESSIONNEL CONCEPTEUR

Le professionnel concepteur est engag par le charg de projet au nom du matre douvrage pour pro-duire des plans et devis. Selon son mandat, il peut prendre en charge certaines tapes du projet, comme leprocessus dappel doffres. De plus, on recommande quil soit aussi mandat pour surveiller le chantierpuisquil est apte assurer la conformit des travaux avec les plans et devis. Cette personne doit apparte-nir un ordre professionnel et engager sa responsabilit professionnelle quant au rsultat.

2.4 ENTREPRENEUR GNRAL

Lentrepreneur gnral est engag par le matre douvrage pour effectuer des travaux de construction. Ildoit tre titulaire dune licence de la Rgie du btiment du Qubec (RBQ) qui indique la catgorie et lasous-catgorie des travaux raliser. De plus, ses employs doivent possder les cartes de qualicationrequises. Lentrepreneur choisit ses sous-traitants, les informe des conditions quil entend leur imposer etsassure que ces derniers ont les permis et licences ncessaires. Lentrepreneur et le professionnel concep-teur sont conjointement responsables du rsultat. Enn, un organisme ne peut agir titre dentrepreneurgnral.


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CHARGE DE PROJET ET

MAITRE D'OUVRAGEPROFESSIONNEL ENTREPRENEUR

RALISATIO

N

DESTRAVAUX

TAPE

PRPARATOIRE

AVANTTRAVAUX

Fourniture des documents avant

la mise en chantier: Dessins d'atelier

Avis d'ouverture chantier CSST

chancier des travaux

Vrification des documents

Runion de mise en chantier

REALISATION

DESTRAVA

UX

Suivi des travaux Surveillance professionnelle

Excution des travaux selon lesplans et devis

mission de directives dechantier, si ncessaire

mission de demandes dechangement par le professionnel,si ncessaire

mission d'une modification aucontrat par le charg de projet

Vrification et acceptation par leprofessionnel

Excution des modifications

Vrification de la demande de paiement:

Dnonciations de contrat

Quittances finales

Retenues

Avancement des travaux

mission d'une demande depaiement incluant la ventilation

des travaux

Paiement par le matre d'ouvrage

FINDESTRAVAU

XETSUIVIDELAGARATIE

FINDESTRAVAUX

Fin des travaux

Rception des travauxprovisoires, si ncessaire

mission dune liste dedficiences, si ncessaire

Correction des dficiences

Acceptation des travauxpar lecharg de projets etlematre

d'ouvrage. Vrification etpaiement de la demande finale.

Acceptation des travauxpar leprofessionnel, mission ducertificat de rception des

travaux et vrification de lademande de paiement

mission de la demande depaiement final

Mise jour du BSIpar leconseiller technique

SUIVIDELA

GARANTIE

Suivi de l'anne de garantie

Correctifs effectusavant la finde l'anne de garantie

Libration de la retenue etpaiement final aprs l'anne de

garantie

Acceptation des correctifs de find'anne de garantie

Note : Si aucun professionnel nintervient dans ledossier, toutes les tches quil aurait assumes durant laralisation des travaux et la fin de ceux-ci devront tre accomplies par le charg de projet.


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3. LOIS ET RGLEMENTS

Tous les travaux de construction doivent respecter les lois et rglements en vigueur. Dailleurs, plusieurstravaux sont notamment rgis par :

la Loi sur les architectes;

la Loi sur les ingnieurs; la Loi sur la qualit de lenvironnement;

la Loi sur la sant et la scurit du travail;

la Loi sur le btiment;

les rglements municipaux;

le Code civil du Qubec;

la Loi sur les contrats des organismes publics.

De plus, des changements apports dernirement la Loi sur les contrats des organismes publics et laLoi sur le btiment viennent modier les directives en matire de contrat.

3.1 MODIFICATION DE LA LOI SUR LES CONTRATS DES ORGANISMES PUBLICS

Depuis 2008, le gouvernement a mis en place plusieurs mesures en apportant des modications lgisla-tives qui visent, entre autres choses, mieux encadrer lindustrie de la construction et le processus dattri-bution des contrats publics. Ces mesures ont une incidence directe sur les contrats dont il est questiondans ce guide.

Les OH, coops et OSBL ne sont pas soumis la Loi sur les contrats des organismes publics. Toutefois, lamajorit des directives quils doivent respecter en matire de gestion contractuelle sont inspires de cetteloi et de ses rglements. Ainsi, les dernires modications de cette loi viennent changer les directivescontractuelles, notamment en introduisant des obligations relatives :

lattestation de Revenu Qubec;

lattestation de probit du soumissionnaire;

la publication et la vente de documents sur le site Web du systme lectronique dappel doffres(SEAO).

An dintgrer ces changements, la SHQ a cr des documents contractuels de rfrence :

Document dappel doffres Services professionnels;

Document dappel doffres Travaux de construction;

Contrat de gr gr Services professionnels;

Contrat de gr gr Travaux de construction.

Ces documents contiennent des clauses contractuelles, des formulaires et des annexes qui doivent treinclus dans tous les documents contractuels. Ils remplacent les formulaires suivants :

Formulaire de soumission et de commande dexcution pour services professionnels;

Formulaire dappel doffres, de soumission et de commande dexcution pour des travaux deconstruction.
http://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_services_pro.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_services_pro.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_services_pro.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_services_pro.doc


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3.1.1 ATTESTATION DE REVENU QUBEC

Toute entreprise intresse conclure avec un organisme un contrat dapprovisionnement, de services oude travaux de construction reprsentant une dpense gale ou suprieure 25 000 $ doit obtenir une attes-tation de Revenu Qubec. Celle-ci peut tre remise tout fournisseur, prestataire de services ou entrepre-neur qui, la date indique, a produit les dclarations et les rapports requis en vertu des lois scales et qui

na pas de dette lendroit de Revenu Qubec.Dans le cas de ladjudication dun contrat par appel doffres, cette attestation ne doit pas avoir t dlivreplus de 90 jours avant la date et lheure limites xes pour la rception des soumissions ni aprs ces dateet heure. Sil sagit dun contrat conclu de gr gr, lattestation ne doit pas avoir t dlivre plus de90 jours avant la date dattribution du contrat.

3.1.2 ATTESTATION RELATIVE LA PROBIT DU SOUMISSIONNAIRE

Lattestation relative la probit du soumissionnaire doit tre fournie avec tous les appels doffres. Lesoumissionnaire doit sen servir pour attester que lentreprise ou lun de ses dirigeants nont pas tcondamns pour une infraction en matire de crime conomique, de crime li la collusion et la corrup-tion ou de fraude scale.

Lorganisme peut aussi se rserver le droit de rsilier un contrat ou de refuser dattribuer un contrat tout soumissionnaire qui contrevient par la suite aux termes de sa dclaration ou qui produit une faussedclaration.

3.1.3 PUBLICATION DES APPELS DOFFRES ET VENTE DE DOCUMENTSSUR LE SITE WEB DU SEAO

Tout organisme doit publier et tenir jour, chaque semestre sur le site Web du SEAO, une liste descontrats quil conclut et qui reprsentent une dpense dau moins 25 000 $. Le SEAOest le site ofcieldes appels doffres du gouvernement du Qubec (www.seao.ca).

De plus, les organismes doivent publier lavis de soumission sur le site Web du SEAO et coner la vente

de leurs documents dappels doffres publics et lenvoi des addenda lexploitant de ce site.Cette nouvelle mesure amliorera laccessibilit des contrats et favorisera une meilleure concurrence enraison de la facilit avec laquelle les entreprises pourront se procurer les documents dappels doffres.

3.2 MODIFICATION DE LA LOI SUR LE BTIMENT

Des modications ont t apportes la Loi sur le btiment an dempcher les entreprises coupablesdinfractions scales ou criminelles (et leurs dirigeants) dobtenir des contrats publics.

Elles permettent la Rgie du btiment du Qubec de dlivrer des licences restreintes lorsque des entre-prises ou leurs dirigeants sont trouvs coupables dinfractions scales ou criminelles. Ces entreprises nepeuvent plus, ds lors, obtenir de contrats publics pour une priode de cinq ans compter de la condam-nation. La RBQ publie un registre de ces entreprisessur son site Web (www.rbq.gouv.qc.ca).

Les contrats dj en cours dexcution sont aussi viss par cette modication de la Loi sur le btiment.Selon les dispositions applicables, le titulaire qui voit sa licence restreinte doit, dans le dlai x par laRBQ, communiquer cette dernire le nom de chaque organisme public avec lequel il a un contrat encours dexcution, de mme que les coordonnes de toute socit ou personne morale quil dirige.
http://www.seao.ca/http://www.rbq.gouv.qc.ca/licence/enquetes-et-lutte-contre-la-criminalite/les-decisions-rendues.html#c2822http://www.rbq.gouv.qc.ca/licence/enquetes-et-lutte-contre-la-criminalite/les-decisions-rendues.html#c2822http://www.seao.ca/


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Aussi, lorsque la licence dun titulaire est restreinte, ce dernier doit faire cesser lexcution de tout contratpublic si, dans les 20 jours suivant linscription de la restriction, lorganisme ne demande pas la RBQdautoriser la poursuite du contrat ou si, aprs avoir demand cette autorisation, la RBQ ne laccorde pasdans les 10 jours suivants. Les organismes dsirant poursuivre lexcution du contrat doivent donc endemander lautorisation la RBQ dans un dlai de 20 jours.

Lorganisme qui se trouve dans cette situation doit en informer la SHQ pour sassurer quun suivi appro-pri est effectu. Il faut prciser que cela sapplique galement aux contrats des sous-traitants.

4. PLANIFICATION DU PROJET ET PRPARATION DU MANDAT

Le projet planier comprend des travaux de remplacement, damlioration et de modernisation pour les-quels la SHQ a accord un budget. La SHQ alloue les budgets en fonction du plan pluriannuel dinterven-tion prsent par lorganisme. Cest cette tape que la planication du projet dbute. Le PPI est prpar partir des critres transmis par la SHQ et des besoins dont fait tat le bilan de sant des immeubles.

4.1 PLANIFICATION DU PROJET

La planication du projet vise dnir lampleur des travaux et les besoins en matire de conception(travaux ncessitant ou non le recours des professionnels). Au cours de ce processus, le charg de projetdoit tenir compte de la notion dapproche par projet ainsi que des orientations et directives de la SHQ. Parla suite, il prpare un mandat qui dcrit bien le projet raliser.

4.1.1 APPROCHE PAR PROJET

Lapproche par projet se dnit comme une vision densemble des travaux faire sur un ou plusieursimmeubles an de planier des interventions cohrentes. Cette vision est prsente dans le Guide desimmeubles,au point 4.1 de la section Plan pluriannuel dintervention et au point 1.2 de la section Cadre normatif de rnovation .

Selon cette approche, plusieurs types de projets peuvent tre conus partir des constats du bilan de santdu parc immobilier et dune consultation des locataires. Ces projets doivent aussi reter les proccupa-tions de la SHQ en tenant compte des besoins de rfection complte des logements ainsi que des travauxvisant lamlioration et la modernisation des immeubles.

4.1.2 ORIENTATIONS ET DIRECTIVES DE LA SHQ

Tout projet qui implique des travaux ou des services professionnels doit tre ralis conformment auxdirectives du prsent document et duManuel de gestion du logement social, et selon le Cadre normatifde rnovation (section 4 du Guide des immeubles).

4.2 PRPARATION DU MANDAT

La principale tche du charg de projet consiste prparer un mandat qui traduit bien le projet raliser.Deux types de mandats peuvent tre requis lors de la ralisation de travaux : un mandat pour lembauchede professionnels et un autre pour lembauche dentrepreneurs en construction.

4.2.1 TRAVAUX NCESSITANT LE RECOURS DES PROFESSIONNELS

La SHQ demande que soit fait appel aux services professionnels darchitectes et dingnieurs pour lesexpertises et les travaux :


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qui concernent la construction, lagrandissement, la reconstruction et la rnovation, et quimodient :

` lenveloppe dun btiment (murs extrieurs),

` lamnagement intrieur, si la scurit des occupants est compromise (ex. : issues et accs auxissues), et lintgrit du btiment (ex. : murs porteurs),

` les sparations coupe-feu,` la structure,

` les fondations,

` les systmes mcaniques et lectriques;

qui visent rsoudre des problmes complexes et particuliers ou qui concernent la sant ou la scu-rit des occupants;

qui concernent la construction ou la mise aux normes de systmes dalimentation en eau potableet de systmes dassainissement des eaux uses (dans les rsidences isoles non desservies par unrseau municipal);

pour lesquels lattribution de contrats seffectue par un appel doffres public.Lorsque les travaux concernent plus dune spcialit (ex. : lectricit et plomberie, lectricit et ventila-tion, lectricit et chauffage), la SHQ recommande le recours aux services dune rme dingnierie qui esten mesure de veiller la compatibilit des interventions an dassurer la scurit des occupants.

4.2.2 RENSEIGNEMENTS INCLURE DANS LE MANDAT

An de permettre aux professionnels et aux entrepreneurs doffrir leurs services en connaissance decause, le mandat doit tre accompagn de certains renseignements et documents.

Les renseignements suivants doivent tre fournis dans tous les mandats :

Le nom et les coordonnes de lorganisme;

Le nom du ou de la gestionnaire de lorganisme; La nature des travaux;

Le numro de lensemble ou des ensembles immobiliers;

Ladresse du ou des btiments concerns;

La description des dciences observes;

La rfrence de la conformit la plus rcente dition du Code de construction du Qubec, len-semble des lois et rglements applicables ainsi quau Cadre normatif de rnovation du Guidedes immeubles;

Lchancier de remise des divers documents;

Les modalits de rmunration (forfait, taux horaire, pourcentage, dpenses, etc.); Le type de mandat :

` services professionnels darchitectes, dingnieurs ou dautres spcialistes techniques,

` travaux de construction.


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a) Renseignements particuliers inclure dans le mandat menant la signature dun contrat de

services professionnels

Lorsque lampleur des travaux ncessite de faire appel aux services dun ou de plusieurs professionnels,le charg de projet doit sassurer que les renseignements gnraux mentionns plus haut ainsi que lesrenseignements et documents particuliers suivants sont fournis dans le mandat :

La liste des services requis et leurs modalits, par exemple :` lexpertise technique,

` lestimation des cots des travaux,

` la ralisation des plans et devis,

` la gestion de lappel doffres,

` la surveillance des travaux (y compris ladministration du contrat de construction),

` les autres tches prciser selon le cas.

Si le mandat inclut la gestion de lappel doffres pour lattribution dun contrat de travaux de construc-tion, le professionnel mandat devra sassurer que le document dappel doffres quil utilisera contient

minimalementles clauses contractuelles, les formulaires et les annexes inclus dans les documents derfrence suivants :


Contrat de gr gr Travaux de construction, le cas chant.

Enn, le mandat du professionnel doit prciser ce que lon entend par surveillance des travaux :

La surveillance vise sassurer que les travaux sont excuts conformment aux plans et devis(ou au mandat). Elle comprend toutes les visites ncessaires au bon fonctionnement du chantier.La frquence de la surveillance est tablie selon lvolution du chantier an que la progression destravaux, la main-duvre, les matriaux et lexcution respectent les dispositions des documentscontractuels. La surveillance inclut galement linspection nale et la coordination des inspectionsfaites par les autres rmes de consultants ainsi que la rdaction des procs-verbaux des runionsde chantier et des runions avec lorganisme. De plus, le professionnel doit vrier les demandesde paiement pour chaque contrat, donner les avis de changements, recommander les paiementsprogressifs et naux et dlivrer les certicats.

Un modle de mandat pour services professionnels est disponible sur le portail des partenaires. Le pro-fessionnel peut aussi proposer un formulaire doffre de services professionnels lorsquun contrat de gr gr est attribu. Dans ce cas, les obligations prcdentes sappliquent et doivent tre ajoutes loffre deservices.

b) Renseignements particuliers inclure dans le mandat menant la signature dun contrat de

travaux de construction

En fonction de lampleur des travaux de construction, le mandat menant la signature dun contrat peut

tre rdig par un professionnel concepteur ou par un charg de projet. Il est noter que lorsquun pro-fessionnel intervient dans le dossier, le mandat prend la forme dun cahier des charges comportant lesplans, devis et clauses administratives gnrales. Les clauses administratives gnrales exiges pour tousles contrats de travaux de construction sont regroupes dans le Document dappel doffres Travaux deconstructionou le Contrat de gr gr Travaux de construction, le cas chant.
http://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.doc


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Ainsi, le charg de projet doit sassurer que les renseignements gnraux mentionns plus haut ainsi queles renseignements particuliers suivants sont fournis dans le mandat :

La description dtaille des travaux;

Les spcications techniques (matriaux, dtails types, ches techniques, etc.);

Les services requis, par exemple :

` lexpertise technique pralable aux travaux,

` lestimation du cot des travaux;

Les autres tches prciser selon le cas.

5. APPEL DOFFRES ET ADJUDICATION DU CONTRAT

Aprs avoir dni prcisment le mandat, le charg de projet sollicite un fournisseur (professionnel ouentrepreneur). Il doit veiller ce que la gestion des contrats respecte les principes suivants :

La transparence des processus contractuels;

Le traitement intgre et quitable des concurrents;

La possibilit pour les concurrents qualis de participer aux appels doffres;

La mise en place de procdures efcaces et efcientes, comportant notamment une valuationpralable, adquate et rigoureuse des besoins qui tient compte des orientations gouvernementales enmatire de dveloppement durable et denvironnement;

La mise en uvre dun systme dassurance qualit qui sapplique la prestation de services ou auxtravaux de construction;

La reddition de comptes fonde sur limputabilit des dirigeants des organismes et sur la bonneutilisation des fonds publics.

5.1 MODE DE SOLLICITATION

Pour assurer une saine gestion des fonds publics, la SHQ recommande de procder par appel doffrespour tous les contrats. Le charg de projet a tout intrt demander des soumissions chaque fois que cestpossible, par crit, par tlphone ou en personne. De plus, il doit conserver des preuves de sa dmarche,que la sollicitation soit verbale ou crite.

Le tableau suivant prsente le mode de sollicitation selon le type de contrat et les cots estimatifs destravaux prvus dans le contrat (le cot estimatif des travaux inclut toutes les taxes applicables) :

TABLEAU 1 MODE DE SOLLICITATION EN FONCTION DES COTS ESTIMATIFS

Type decontrats

Mode de sollicitation

Gr gr Appel doffres sur invitation Appel doffres public

Servicesprofessionnels

< 50 000 $Facultatif : < 50 000 $Obligatoire : 50 000 $ et < 90 000 $

Facultatif : < 90 000 $

Obligatoire : 90 000 $

Travaux deconstruction

< 50 000 $Facultatif : < 50 000 $

Obligatoire : 50 000 $ et < 100 000 $

Facultatif : < 100 000 $

Obligatoire : 100 000 $

Le cumulatif des contrats de gr gr accords un mme contractant doit tre infrieur 50 000 $ paranne nancire moins dune autorisation de la SHQ.


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Pour la ralisation de travaux de construction de plus de 100 000 $, lorganisme doit obligatoirement pro-cder par appel doffres public, et ce, mme si lestimation des cots, pralable lappel doffres, est inf-rieure 100 000 $. Ainsi, un organisme ne pourra octroyer un contrat de travaux de construction suprieur 100 000 $ sil a procd par un appel doffres sur invitation moins dobtenir lapprobation de la SHQ.

5.1.1 ATTRIBUTION DUN CONTRAT SANS GARD AU SEUIL DAPPEL DOFFRES

Un contrat de gr gr peut tre conclu, sans gard au seuil dappel doffres, dans une situation dur-gence, lorsquil sagit dun appel doffres ne servant pas lintrt public ou que le prsident-directeurgnral de la SHQ lautorise.

c) Situation durgence

Le charg de projet nest pas tenu de demander des soumissions dans les cas o la scurit deslocataires ou lintgrit de limmeuble sont compromises. Toutefois, lautorisation de la SHQ estrequise avant toute signature de contrat. Lattribution dun contrat en urgence est exceptionnelle etdoit faire lobjet dune surveillance spciale par le charg de projet. Ce dernier doit approuver lestravaux effectus, en plus de contrler les achats de matriaux et le temps dexcution des travaux.

d) Appel doffres ne servant pas lintrt publicLe charg de projet nest pas tenu de demander des soumissions lorsquil est possible de dmon-trer, compte tenu de lobjet du contrat et dans le respect des principes gnraux noncs dans laprsente politique, quun appel doffres ne servirait pas lintrt public.

e) Autorisation du prsident-directeur gnral de la SHQ

Le charg de projet nest pas tenu de demander des soumissions dans toutes autres situations olorganisme a pralablement obtenu une autorisation du prsident-directeur gnral de la SHQ.

5.1.2 CONFLITS DINTRTS

Un employ ou un membre du conseil dadministration de lorganisme ne peut obtenir un contrat directe-ment ou indirectement de lorganisme. Des dispositions concernant les conits dintrts sont prvues au

point 3, de la section 1, du chapitre A duManuel de gestion du logement social.

5.2 MODE DADJUDICATION

Les contrats de travaux de construction et de services professionnels peuvent tre adjugs en fonction desmodes suivants :

Demande de prix uniquement;

Dmonstration de la qualit en vue dune adjudication fonde uniquement sur la mesure du niveaude qualit;

Dmonstration de la qualit en vue dune adjudication fonde sur latteinte du niveau minimal dequalit et sur un prix (appel doffres en deux tapes).


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TABLEAU 2 MODE DADJUDICATION EN FONCTION DU TYPE DE CONTRAT

Travaux de construction Services professionnels

Invitation Public Invitation Public

Demande de prix

uniquement

Dmonstration de la qualituniquement

Dmonstration de la qualitet demande de prix

Lgende : : Permis : Interdit : Obligatoire

5.2.1 DEMANDE DE PRIX UNIQUEMENT

Ce mode est gnralement utilis pour lattribution dun contrat de construction. Le contrat est allou au

plus bas soumissionnaire conforme.5.2.2 DMONSTRATION DE LA QUALIT EN VUE DUNE ADJUDICATION FONDE

UNIQUEMENT SUR LA MESURE DU NIVEAU DE QUALIT

Ce mode dadjudication doit tre utilis uniquement sil existe, pour le contrat vis, un tarif tabli en vertudune loi ou approuv par le gouvernement. Il est obligatoirelors dun appel doffres public pour lattri-bution de contrats de services professionnels en architecture ou en gnie. Il nest donc pas permis lorsdun appel doffres pour lattribution de contrats de travaux de construction.

Lorsquune valuation du niveau de qualit est souhaite, les documents dappel doffres doivent :

contenir un minimum de trois critres pour lvaluation de la qualit;

prciser, pour chaque critre retenu, la pondration ainsi que les lments de qualit requis pouratteindre un niveau de performance acceptable , lequel correspond ses attentes minimales pourle critre;

prciser quune soumission acceptable sur le plan de la qualit est celle qui, pour chacun des cri-tres retenus, atteint le niveau de performance acceptable . Le cas chant, une soumission quinatteint pas ce niveau pour lun des critres est rejete.

Lecontrat est alors allou au prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note nalela plus leve. Les honoraires applicables doivent alors tre conformes au Tarif dhonoraires pour servicesprofessionnels fournis au gouvernement.

5.2.3 DMONSTRATION DE LA QUALIT EN VUE DUNE ADJUDICATION FONDESUR LATTEINTE DU NIVEAU MINIMAL DE QUALIT ET SUR UN PRIX(APPEL DOFFRES EN DEUX TAPES)

Il est possible dutiliser ce mcanisme lors dun appel doffres pour des travaux de construction ainsi quedun appel doffres sur invitation pour les contrats de services professionnels. Toutefois, ce mcanismenest pas permis lors dun appel doffres public pour ladjudication de contrats de services professionnelsdarchitecture ou dingnierie (voir larticle 5.2.2).


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Pour lancer un appel doffres en deux tapes, lorganisme doit dabord slectionner des soumissionnairesen sollicitant uniquement une dmonstration de la qualit selon les conditions et modalits tablies larticle 5.2.2.

La deuxime tape consiste inviter les soumissionnaires slectionns prsenter une soumissionqui comporte uniquement un prix. Par la suite, lorganisme public attribue le contrat au plus bassoumissionnaire.

5.2.4 COMIT DE SLECTION

Lorsque le niveau de qualit des soumissions doit tre valu, le gestionnaire de lorganisme nomme uncomit de slection avant le lancement de lappel doffres. Ce comit doit comprendre un secrtaire et aumoins trois membres, dont lun doit venir de lextrieur de lorganisme.

Le rle du secrtaire est :

dassurer le soutien administratif du comit;

dassister aux rencontres dinformation des contractants, le cas chant;

de recevoir les soumissions des contractants, de vrier leur conformit et de les transmettre aux

membres du comit; de coordonner les activits du comit pour lvaluation de la qualit des soumissions;

de faire approuver le rsultat du comit par le gestionnaire de lorganisme;

de publier, lors dappels doffres publics, le rsultat de louverture des soumissions dans le SEAOdans les quatre jours ouvrables;

dinformer les contractants qui ont prsent une soumission des rsultats du processus dans les15 jours suivant lattribution du contrat.

5.2.5 EXEMPLES DE CRITRES POUR LVALUATION DE LA QUALIT

Certains critres sont incontournables pour juger et dpartager les soumissionnaires. En voici

quelques-uns : Lexprience de la rme (plus particulirement dans des projets de mme type ou envergure);

Lexprience du charg de projet;

La composition de lquipe;

La comprhension du mandat et la manire de lexcuter.


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Le tableau suivant prsente un exemple de grille dvaluation utilise lors dun appel doffres comportantune dmonstration de la qualit des prestataires de services.

Tableau 3 Exemple de grille dvaluation

Mandat : XXXNumro: XXX

VALUATION DE LA QUALITPrestataire

de services APrestataire

de services BPrestataire

de services CPrestataire

de services D

CRITRES(minimum de 3)Sil y a lieu, cocher les critres pour les-quels un minimum de 70 points est exig.

Poids ducritre (P)(de 0 100 %)

Noteobtenue (N)(de 0 100)

Notepondre(P x N)

Noteobtenue

(de 0 100)

Notepondre(P x N)

Noteobtenue

(de 0 100)

Notepondre(P x N)

Noteobtenue

(de 0 100)

Notepondre(P x N)

Lexprience de la rme 30 %

Lexpriencedu charg de projet

30 %

La composition de lquipe 30 %

La comprhension du mandatet la manire de lexcuter

10 %

NOTE FINALEPOUR LA QUALIT(Somme des notes pondres)

100 % /100 /100 /100 /100

Soumissions acceptables

Si des critres ont t cochs la partie 1, les soumissions acceptables sont celles ayant obtenu un minimum de 70 points pourchacun de ces critres et une note nale dau moins 70 points.

5.3 DIFFUSION DES APPELS DOFFRES

Selon le type dappels doffres choisi, le charg de projet peut publier un avis de soumission dans leSEAO et dans les journaux (appel doffres public) ou envoyer une lettre dinvitation (appel doffres sur

invitation). Le tableau suivant prsente les informations inclure dans lappel doffres selon le mode desollicitation retenu.


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TABLEAU 4 INFORMATIONS INCLURE DANS CHAQUE TYPE DAPPELS DOFFRES

Information inclureLettre dinvitation Avis de soumission

(Appel doffres sur invitation) (Appel doffres public)

Le nom et les coordonnes de lorganisme

La description sommaire des services ou destravaux requisLa nature du contrat conclure (services pro-fessionnels, services techniques ou travaux deconstruction)

Le lieu o le mandat doit tre excut

Lapplicabilit ou non dun accord intergouver-nemental au sens de larticle 2 de la Loi sur lescontrats des organismes publicsLe moyen ou lendroit pour obtenir desrenseignementsUne mention indiquant que les documents dappel

doffres ne peuvent tre obtenus quau moyen duSEAO

Le cot des documents dappel doffres

La nature et le montant de la garantie de soumis-sion exige, le cas chantLe lieu, la date et lheure de la visite pralable audpt des soumissions, le cas chant

Ladresse denvoi des soumissions

La date et lheure limites pour le dpt et louver-ture des soumissions

La priode de rception des sou-missions ne peut tre infrieure 10 jours ouvrables suivant la date

de rception de la lettre.

La priode de rceptiondes soumissions ne peuttre infrieure 15 joursouvrables suivant la date

de diffusion de lavis.

Sil sagit dun appel doffres public, le charg de projet peut publier un avis de soumission dans unjournal local, mais il doit le faire aussi dans le SEAO.

Dans le cas dun appel doffres sur invitation, le matre douvrage adresse une lettre dinvitation aumoins trois soumissionnaires. Un exemple davis de soumission et un exemple de lettre dinvitation sontfournis sur le site Web, dans lEspace partenaires.

Si les cots estims des travaux de construction dpassent 8,5 millions de dollars, il faut prvoir uneouverture aux soumissions dentrepreneurs amricains dans un avis dappel doffres publi dans le SEAO.

5.4 ESTIMATION DU PRIX DU CONTRAT

Le charg de projet doit estimer le prix de tout contrat. Cette obligation doit tre accomplie avant louver-ture des soumissions, le cas chant, et la conclusion du contrat.


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5.5 DOCUMENT DAPPEL DOFFRES

Le charg de projet doit sassurer que le document dappel doffres quil utilisera contient minimalementles clauses contractuelles, les formulaires et les annexes inclus dans les documents de rfrence suivants :

Document dappel doffres Services professionnels; Document dappel doffres Travaux de construction.

Les renseignements et documents suivants doivent tre inclus dans tous les appels doffres :

La liste des documents faisant partie de lappel doffres;

Les renseignements prliminaires;

La description des besoins;

Les instructions aux soumissionnaires;

Lattestation relative la probit du soumissionnaire;

Lattestation de Revenu Qubec;

Le formulaire de soumission et le bordereau de prix;

Le formulaireAbsence dtablissement au Qubec;

Les conditions gnrales du contrat et les conditions complmentaires;

Le contrat signer;

Ladhsion au programme daccs lgalit (obligation contractuelle);

LEngagement de confdentialit.

Il est noter que lors dun appel doffres pour des travaux de construction, les plans et devis font partiede la description des besoins. De plus, le document dappel doffres doit comprendre les informations etdocuments suivants :

Un modle de cautionnement de soumission;

Un modle de cautionnement dexcution et de cautionnement des obligations de lentrepreneurpour gages, matriaux et services;

Un modle de lettre de garantie irrvocable.

5.6 VENTE DE DOCUMENTS

Lors dun appel doffres sur invitation, les documents de soumission sont remis aux soumissionnairesintresss, moyennant le paiement dun montant non remboursable x par lorganisme. Cette sommepermet de couvrir le cot rel de reproduction des documents.

Lorsquil sagit dun appel doffres public, le charg de projet a lobligation de vendre les documents

dappel doffres en utilisant le SEAO. Cette faon de faire facilite laccs aux documents et la vente deceux-ci au plus grand nombre de soumissionnaires potentiels.
http://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_services_pro.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_services_pro.doc


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5.7 CONDITIONS DADMISSIBILIT ET DE CONFORMIT

Les conditions dadmissibilit et de conformit que les soumissionnaires doivent respecter pour dposerune soumission sont prsentes dans les documents dappel doffres suivants :

Document dappel doffres Services professionnels; Document dappel doffres Travaux de construction.

5.8 GARANTIES

Lorsquune soumission mne la conclusion dun contrat de travaux de construction, une garantiede soumission est exige. De plus, lentrepreneur doit fournir, avant la signature du contrat, une garantiedexcution et une garantie des obligations de lentrepreneur pour gages, matriaux et services.

La forme des garanties et les conditions exiges sont prsentes dans les documents suivants :



5.9 ASSURANCES

Dans le cas dun contrat de travaux de construction, il faut exiger une assurance responsabilit civiledune valeur au moins gale aux cots totaux de reconstruction de limmeuble. La SHQ recommande quela police dassurance couvre tous les dommages jusqu une valeur de deux millions de dollars.

Pour les travaux majeurs ncessitant lvacuation du btiment ou lorsque lentrepreneur a la responsabi-lit, la garde et le contrle du btiment, il faut exiger une assurance multirisque de chantier dune valeurau moins gale aux cots totaux de reconstruction de limmeuble. La SHQ demande de contracter unetelle assurance lorsque le montant du contrat dpasse 100 000 $.

Dans les deux cas, lorganisme doit exiger que son nom soit ajout titre dassur additionnel sur la

police du soumissionnaire pour quen cas de poursuite, la compagnie dassurances prenne fait et cause la fois pour lorganisme et le promoteur.

Sil sagit dun contrat de services professionnels, le prestataire de services doit fournir, sur demande lorganisme, la preuve quil possde une assurance responsabilit civile et professionnelle dau moins500 000 $, quil sengage maintenir en vigueur jusqu la n du contrat.

Le dtail des couvertures dassurances requises est prcis dans les documents de rfrence.

5.10 MODIFICATION DE LAPPEL DOFFRES (ADDENDA)

Le charg de projet peut modier les documents dappel doffres en transmettant un addenda aux soumis-sionnaires concerns. Pour un appel doffres public, laddenda doit galement tre diffus dans le SEAO.

Si la modication est susceptible davoir une incidence sur les prix, les soumissionnaires doivent rece-voir laddenda (sassurer dobtenir une preuve de rception) au moins sept jours ouvrablesavant la datelimite de rception des soumissions. Si ce dlai minimal ne peut tre respect, la date limite de rceptiondoit tre reporte dautant de jours quil en faut pour quil le soit.

Un modle de formule daddenda est prsent sur le portail des partenaires.
http://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_services_pro.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/appel_offres_services_pro.doc


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5.11 OUVERTURE DES SOUMISSIONS

Louverture des soumissions se fait publiquement, la date et lheure xes dans lavis, et en prsencede deux tmoins.

Les soumissions doivent tre dposes dans des enveloppes cachetes. Aucune tlcopie nest accepte.Le nom de lentrepreneur ou du prestataire de services ainsi que le prix total sont divulgus, sous rservede vrications ultrieures.

La personne qui ouvre les soumissions sexprime haute voix et :

donne le nom ou la raison sociale de chaque soumissionnaire;

conrme la prsence dune autorisation de signature, si le soumissionnaire est une personne morale;

conrme que loffre de service ou la soumission dment signe est bien dans lenveloppe;

conrme la prsence de la garantie de soumission, sil y a lieu, dans le cas dune soumission pourtravaux de construction;

mentionne la prsence dun addenda, sil y a lieu;

annonce le montant de la soumission;

donne le nom du plus bas soumissionnaire conforme (sous rserve de vrications ultrieures).

Ces constatations sont consignes dans un procs-verbal mentionnant le nom du ou des tmoins. Unexemple de procs-verbal pour louverture des soumissions est prsent sur le portail des partenaires.Dans les quatre jours ouvrables suivant la fermeture de lappel doffres, le charg de projet diffuse lersultat de louverture publique des soumissions dans le SEAO. Puis, il retourne les garanties de sou-mission en sassurant de garder celles des trois plus bas soumissionnaires conformes. Il conserve, durant45 jours maximum, la garantie de soumission des deuxime et troisime plus bas soumissionnairesconformes, jusqu ce que le soumissionnaire choisi signe le contrat.

5.12 EXAMEN DES SOUMISSIONSLe charg de projet examine les soumissions en vriant ladmissibilit des soumissionnaires et la confor-mit de celles-ci.

Sil rejette une soumission parce que lentrepreneur ou le prestataire de services nest pas admissible ouparce que celle-ci est non conforme, il en informe le soumissionnaire en mentionnant la raison du rejet auplus tard 15 jours aprs ladjudication du contrat.

Le charg de projet nest pas tenu daccepter ni la plus basse ni une des soumissions reues. Toutefois,parmi les soumissions acceptes, le contrat doit tre attribu au plus bas soumissionnaire conforme.

En cas dgalit des rsultats entre les soumissionnaires la suite dun appel doffres, le contrat est alloupar tirage au sort.

Le charg de projet accorde le contrat en fonction des travaux dcrits et des rgles tablies dans les docu-ments dappel doffres, et selon le montant de la soumission. Il peut toutefois ngocier ce montant; le prixindiqu dans le contrat peut alors tre infrieur au montant soumis lorsque les conditions suivantes sontrunies :

Un seul soumissionnaire a prsent une soumission conforme.

Le soumissionnaire a consenti xer un nouveau prix.


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Il sagit de la seule modication qui a t apporte aux conditions nonces dans les documentsdappel doffres ou dans la soumission.

Au moment de la signature du contrat par le soumissionnaire choisi, le charg de projet rend la garantie desoumission aux trois plus bas soumissionnaires conformes.

5.13 ADJUDICATION DU CONTRAT

La personne mandate par rsolution du conseil dadministration de lorganisme (le ou la gestionnaire delorganisme) fait parvenir le contrat signer au plus bas soumissionnaire conforme. Le contrat fait partieintgrante du document dappel doffres.

Le soumissionnaire signe le contrat et le retourne par la suite au gestionnaire de lorganisme qui acceptela proposition du soumissionnaire en signant son tour le document. Puis, le charg de projet transmetune copie du contrat sign au soumissionnaire. Cette signature fait ofce de contrat liant lorganisme et larme ou lorganisme et lentrepreneur pour la ralisation du mandat.

Lors de la conclusion dun contrat de gr gr (sans processus dappel doffres), le charg de projetprocde de la mme faon. Il doit sassurer que le contrat signer contient minimalementles clausescontractuelles, les formulaires et les annexes inclus dans les documents de rfrence suivants :

Contrat de gr gr Services professionnels;


a) Contrat de services professionnels

Au moment de signer le contrat, le prestataire de services doit remettre les documents suivants :

` Une preuve dassurance responsabilit civile;

` Lattestation ou certicat de francisation;

` Lattestation de Revenu Qubec, valide;

` LEngagement de confdentialit;

` Lattestation relative la probit du soumissionnaire.b) Contrat de travaux de construction

Au moment de signer le contrat, lentrepreneur doit remettre les documents suivants :

` Une preuve dassurance responsabilit civile;

` Une preuve dassurance multirisque de chantier pour un montant quivalant la valeur delimmeuble;

` Lattestation de Revenu Qubec, valide;

` Lattestation relative la probit du soumissionnaire;

` Une lettre de garantie irrvocable, le cas chant;

` Un cautionnement dexcution;` Un cautionnement des obligations de lentrepreneur pour gages, matriaux et services;

` Une photocopie de la licence dentrepreneur en construction dlivre par la Rgie du btimentdu Qubec.
http://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_services_pro.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_travaux_construction.dochttp://www.habitation.gouv.qc.ca/fileadmin/internet/documents/partenaires/cs/contrat_gre_gre_services_pro.doc


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5.14 PUBLICATION DE LA LISTE DES CONTRATS SUR INTERNET

Tout organisme doit publier et tenir jour, une fois par semestre sur le site du SEAO, une liste descontrats quil conclut et qui reprsentent une dpense dau moins 25 000 $. Cette liste doit comprendre lesrenseignements suivants :

Lobjet du contrat;

Le nom de la personne qui le contrat a t accord;

Le montant du contrat au moment de son attribution et, sil sagit dun contrat avec option derenouvellement, le montant total de la dpense prvue compte tenu de lensemble des options derenouvellement;

Le montant total de la dpense effectivement faite.

Dans le cas de contrats attribus la suite dune demande de soumissions, la liste doit galementcomprendre :

Les noms des soumissionnaires;

Les montants des soumissions;

La mention des soumissions qui taient plus basses que les soumissions retenues, mais qui ont tjuges non conformes.

Pour les contrats de gr gr, la liste doit galement indiquer la disposition de la directive qui permettaitde donner le contrat sans demander de soumissions.

Les renseignements contenus dans cette liste doivent demeurer publis pour une dure minimale de troisans compter de la date de publication de la dpense totale qui a effectivement t faite pour lexcutiondu contrat.

6. RALISATION DES TRAVAUX

Aprs la signature dun contrat de travaux de construction, la ralisation des travaux dbute. La tchedu charg de projet dpend du mandat de services professionnels qui a t con antrieurement. Ainsi,parfois, la gestion des travaux est entirement cone un professionnel qui effectue certaines tches ducharg de projet. Peu importe le mandat du professionnel, le charg de projet doit collaborer toutes lestapes du processus titre de reprsentant du matre douvrage.

6.1 DOCUMENTS FOURNIR PAR LENTREPRENEUR AVANT LE DBUT DES TRAVAUX

Avant dentreprendre le chantier de construction, lentrepreneur doit fournir certains documents au chargde projet :

Les dessins datelier que le professionnel concepteur doit approuver, le cas chant;

Le permis de construction municipal;

Lavis douverture de chantier transmis la Commission de la sant et de la scurit du travail; La liste des sous-traitants et des fournisseurs;

Lchancier des travaux rpartis selon leur nature particulire;

La grille de ventilation des cots remplie.

De plus, avant dentreprendre les travaux de construction, le matre douvrage et le charg de projetdoivent dterminer la faon de contrler la qualit de ces travaux.


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6.2 TCHES DU CHARG DE PROJET

ltape de la ralisation des travaux, les principales tches du charg de projet sont les suivantes :

Conserver la garantie dexcution;

Conserver les dnonciations de contrat;

Conserver les quittances partielles ou nales et les avis dhypothque lgale des sous-traitants; Rdiger les modications apportes aux contrats la suite des demandes de changements des pro-fessionnels, le cas chant;

Recommander lorganisme les paiements sur approbation des professionnels, aprs vricationdes montants des dnonciations de contrat et des hypothques lgales.

De plus, le charg de projet fait appliquer les conditions et instructions gnrales qui gurent au verso ducontrat.

6.3 TCHES DES PROFESSIONNELS

ltape de la ralisation des travaux, les tches des professionnels (architectes, ingnieurs, technolo-

gues) sont les suivantes : Accepter les dessins datelier;

Accepter les produits quivalents;

Approuver lchancier des travaux;

Prsider les runions de chantier et rdiger les rapports;

Accepter la ventilation des cots prsente par lentrepreneur;

Formuler les demandes de changements;

Vrier les cots supplmentaires;

Vrier les demandes de paiement;

Surveiller les travaux;

Accepter les travaux;

Sassurer que lentrepreneur fournit un manuel dentretien et dopration;

Dlivrer le Certifcat de rception des travaux (voir lexemple de certicat fourni sur le portail despartenaires);

Faire le suivi de lanne de garantie.

6.4 RUNION DE MISE EN CHANTIER

Avant dentreprendre les travaux, la SHQ recommande de tenir une runion de mise en chantier an de

faire le point sur les travaux raliser. Tous les acteurs du projet doivent assister cette rencontre. On yexplique les rles et responsabilits de chacun, ainsi que les aspects administratifs, techniques et organisa-tionnels du projet, savoir :

Lchancier des travaux;

Les horaires de travail quotidien et hebdomadaire;

La frquence des runions de chantier;

Laccs au site et au stationnement;


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Ltat et lusage des lieux;

La roulotte de chantier;

Lentreposage des matriaux;

Le conteneur dchets et la dmolition;

Linterruption de services (eau, lectricit, ascenseurs, etc.);

La scurit des lieux;

La prvention du vol;

La frquence des demandes de paiement;

La procdure pour faire une demande de changement.

Le charg de projet ou le professionnel est responsable de rdiger le procs-verbal et de le transmettreaux personnes prsentes la runion. Un exemple de compte rendu dune runion de mise en chantier estprsent sur le site Web, dans lEspace partenaires.

6.5 SURVEILLANCE ET SUIVI DES TRAVAUX

Une des faons de sassurer de la qualit des travaux est de bien en planier la surveillance. Si les travauxde construction sont sous la responsabilit dun professionnel, le mandat de services professionnels doitprvoir une surveillance. De plus, il est fortement recommand quun reprsentant du matre douvragesurveille tous les projets de travaux de construction, quils soient sous la responsabilit dun professionnelou non.

6.5.1 SURVEILLANCE PROFESSIONNELLE

La surveillance professionnelle est celle qui est prescrite par les ordres professionnels. Le contrat deservices professionnels doit bien prciser les dtails de cette surveillance (nombre de visites, heures deprsence sur le chantier, etc.). Les vrications doivent tre faites durant les phases critiques. Les rles etresponsabilits du surveillant professionnel sont les suivants :

Vrier et surveiller les travaux pour sassurer quils sont raliss conformment aux plans et devis;

Convoquer les personnes concernes aux runions de chantier et diriger ces runions;

Coordonner le travail des autres professionnels qui interviennent dans le dossier, le cas chant;

Vrier les dessins datelier et approuver les propositions dquivalence;

Prparer et vrier les avis de changements;

Donner des directives de chantier;

Recevoir et vrier les demandes de paiement, puis recommander les versements.

6.5.2 SUIVI DES TRAVAUX PAR LE REPRSENTANT DU MATRE DOUVRAGE

Le suivi des travaux par le reprsentant du matre douvrage est complmentaire la surveillance pro-fessionnelle. Le professionnel demeure entirement responsable de la ralisation des travaux. Dans sonmandat, il est important dindiquer, sil y a lieu, la prsence dun surveillant qui agit pour le compte dupropritaire. De plus, lorsquaucun professionnel nest responsable du dossier, ce suivi devient primordial.

La SHQ recommande fortement aux organismes de demander au conseiller technique de son CS dagircomme surveillant pour le matre douvrage. En labsence dune surveillance professionnelle, cest lereprsentant du matre douvrage qui assure le suivi du chantier.

Le surveillant a les responsabilits suivantes :


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Sassurer que les travaux progressent conformment aux plans et devis;

Compiler les informations relatives aux demandes de changements faites par le professionnel;

Vrier lavancement des travaux en fonction de lchancier;

Surveiller les travaux de faon accrue durant les phases critiques;

Voir lapplication des directives de chantier donnes par les professionnels, le cas chant;

Rdiger un rapport de chantier chacune des visites, puis le transmettre au professionnel et aucharg de projet;

Participer toutes les runions de chantier.

Un modle de rapport de suivi des travaux est prsent sur le site Web, dans lEspace partenaires.

6.6 MODIFICATION DU CONTRAT

Un contrat peut tre modi pour assurer la ralisation du projet pourvu que la modication porte sur deslments accessoires du contrat et nen change pas la nature. La demande de modication peut provenirdu prestataire de services, de lentrepreneur ou de lorganisme, mais elle doit tre adresse au reprsen-tant autoris de lautre partie, avant la date dexpiration du contrat. Toute modication dun contrat doitfaire lobjet dune ou de plusieurs demandes de changement signes par les parties (voir lexemple deformulaire de modication du contrat prsent sur le site Web, dans lEspace partenaires). Le montantdu contrat et le dlai dexcution sont rviss en consquence. Les conditions gnrales du contrat et lesconditions particulires, sil y a lieu, continuent de sappliquer.

La valeur de tout changement est dtermine laide dune des mthodes indiques ci-aprs :

Estimation et acceptation dun prix forfaitaire;

Prix unitaires mentionns dans le contrat ou convenus par la suite;

Cot de la main-duvre, des matriaux et de lquipement major comme suit :

a) Lorsque les travaux sont excuts par lentrepreneur : 15 % de la valeur des travaux;

b) Lorsque les travaux sont excuts par un sous-traitant : 10 % de la valeur des travaux pour lentre-preneur gnral et 15 % de la valeur des travaux pour le sous-traitant.

Le cot de la main-duvre inclut tous les frais, toutes les dpenses, les salaires horaires et les bncesstatutaires imposs lentrepreneur par le dcret sur la construction en vigueur, si applicable. Le cotdes matriaux et de lquipement doit correspondre au meilleur prix consenti lentrepreneur et auxsous-traitants.

Un supplment un contrat peut tre accord jusqu concurrence des montants maximaux suivants :

Pour un contrat de gr gr, la somme du montant initial du contrat et des supplments ne peutexcder le seuil pour ce type de contrat (50 000 $).

Pour un contrat avec appel doffres sur invitation, le supplment peut atteindre 50 % du montantinitial du contrat. Toutefois, la somme du montant initial du contrat et des supplments ne peutexcder le seuil pour les appels doffres publics (services professionnels : 90 000 $; travaux deconstruction : 100 000 $).

Pour un contrat avec appel doffres public, le supplment ne peut excder 10 % du montant initialdu contrat.

Au-del de ces montants maximaux, lautorisation du prsident-directeur gnral de la SHQ est requise.


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6.7 DEMANDE DE PAIEMENT

Aprs vrication, le charg de projet paie normalement les sommes dues lentrepreneur dans les30 jours suivant la rception des demandes de paiements. Le nombre et la frquence des versements sontgnralement dtermins lors de la runion de mise en chantier.

En cas de paiements multiples, ceux-ci sont effectus jusqu ce que les travaux soient termins, que les

matriaux aient t incorpors louvrage et que les obligations du contrat soient remplies, suivant lemode prvu aux paragraphes suivants :

a) Si le contrat est garanti par chque vis, mandat, traite bancaire ou obligations :

` Lorganisme verse lentrepreneur des paiements mensuels correspondant 90 % de lademande prsente par celui-ci et accepte par le charg de projet.

` Des paiements sont effectus jusqu ce quils atteignent 95 % du montant total du contrat,compte tenu des changements qui auraient pu modier le prix du contrat; les 5 % restants etles retenues cumulatives de 10 % sont payables dans les 45 jours suivant la date de rceptionde la demande nale de paiement, si lentrepreneur a rempli toutes les conditions du contrat.

b) Si le contrat est garanti par un cautionnement :` Lorganisme verse lentrepreneur des paiements mensuels correspondant la valeur destravaux rellement excuts, des matriaux incorpors louvrage et des obligations du contratqui ont t respectes cette date, selon les exigences du contrat.

` Le paiement unique ou le dernier paiement, le cas chant, est payable dans les 45 jours sui-vant la date de rception de la demande nale de paiement, si lentrepreneur a rempli toutesses obligations.

Toute demande de paiement dcoulant dune commande dexcution est sujette vrication par le vri-cateur interne de la SHQ. Ainsi, lentrepreneur doit sengager accueillir cette personne ou son reprsen-tant et lui donner accs tout document jug ncessaire pour lexcution de son mandat.

6.8 RCEPTION DES TRAVAUXLorsque louvrage est achev, le professionnel procde la rception provisoire des travaux. Il acceptelouvrage avec rserves en attestant par crit que les travaux demands dans les documents contractuelssont excuts et que les lieux ou les installations peuvent servir lusage auquel ils sont destins. Il dressealors une liste de dciences et de travaux supplmentaires effectuer, le cas chant.

Par la suite, la rception dnitive des travaux est effectue. Le professionnel accepte alors louvrage sansrserve en attestant par crit que lentrepreneur a parachev tous les travaux et corrig toutes les d-ciences releves lors de la rception provisoire.

Lorsque les travaux sont excuts sa satisfaction, le professionnel dlivre le certicat de rception destravaux, quil signe avec le matre douvrage.

6.8.1 DNONCIATION DE CONTRAT, QUITTANCES ET HYPOTHQUE LGALE

Dans le processus de ralisation des travaux, le matre douvrage conclut un contrat avec un seul entre-preneur gnral, qui peut attribuer son tour plusieurs contrats diffrents acteurs tels que des sous-traitants ou des fournisseurs de matriaux. Nayant pas de contrat avec le matre douvrage, ces entre-prises peuvent se prmunir de leur droit dhypothque lgale en cas de dfaut de lentrepreneur gnral


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dhonorer ses obligations envers eux. Pour ce faire, avant dentreprendre les travaux, le sous-traitant doitdnoncer son contrat en signalant au propritaire de limmeuble quil a sign un contrat avec lentrepre-neur gnral.

Le but est daviser le propritaire de limmeuble en construction que si lentrepreneur gnral ometdhonorer ses obligations envers lui, il a lintention de lui rclamer le paiement de la sous-traitance eninscrivant une hypothque lgale sur limmeuble. Le propritaire est ainsi protg puisquil peut retenir,si ncessaire, les sommes dues lentrepreneur gnral. Ce nest qu compter de la rception de lavisde dnonciation du contrat quil peut retenir, sur le montant du contrat, les sommes sufsantes pour faireface lhypothque lgale sur la construction. Cette dernire ne vaudra donc que pour les travaux faits etles matriaux fournis aprs la rception de cet avis.

An de sassurer quaucune hypothque lgale na t inscrite sur limmeuble, on exige soit une quittancenale pour chacun des sous-traitants ou fournisseurs, soit une copie du registre foncier(www.registrefoncier.gouv.qc.ca) qui est date dau moins 31 jours aprs la date de rception des travauxet qui conrme que limmeuble est libre de toute hypothque lgale.

6.9 PAIEMENT FINAL

Le paiement nal, duquel on soustrait la retenue tablie dans les conditions gnrales du contrat, est faitds que toutes les obligations contractuelles ont t remplies et selon les dlais prvus. Lors de laccepta-tion des travaux, on peut remettre la garantie dexcution.

Les autres garanties (chque vis, mandat, traite bancaire et obligations correspondant 10 % du montantdu contrat) sont remises lentrepreneur au plus tard un mois aprs lacceptation des travaux, en changede nouvelles garanties correspondant 1 % du montant du contrat, sans toutefois tre infrieures 500 $.Ces garanties sont remises lentrepreneur un an aprs lacceptation des travaux.

6.10 GESTION DE LANNE DE GARANTIE

Aprs les travaux, le charg de projet doit :

Sassurer du respect des garanties;

Assurer le suivi pendant lanne de garantie;

Recommander le paiement la n de lanne de garantie;

Aviser la SHQ de ltat davancement du PPI et des travaux;

Mettre jour le PPI;

Mettre jour la banque de donnes du bilan de sant des immeubles.

Le contrat prend n lorsque lanne de garantie se termine. Le charg de projet fait alors une inspectionet, par la suite, la retenue est remise lentrepreneur (1 % ou 500 $ minimum).
http://www.registrefoncier.gouv.qc.ca/http://www.registrefoncier.gouv.qc.ca/