guide à l’usage des participants

Guide à l’usage des participants

Comité régional de l’OMS pour l’Europe Soixante-troisième session

Çeşme Izmir (Turquie) 16-19 septembre 2013

© İZKA/ Tamer Hartevioğlu

ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTÉ • BUREAU RÉGIONAL DE L’EUROPE UN City, Marmorvej 51, DK-2100 Copenhague Ø, Danemark Téléphone : +45 45 33 70 00 Fax : +45 45 33 70 01

Courriel : [email protected] Site Web : http://www.euro.who.int/fr/who-we-are/governance

ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTÉ

COMITÉ RÉGIONAL DE L’EUROPE

SOIXANTE-TROISIÈME SESSION

Çeşme Izmir (Turquie)

16-19 septembre 2013


19 août 2013

République de Turquie

Izmir

La République de Turquie

Turquie (en turc : Türkiye), officiellement la République de Turquie (Türkiye Cumhuriyeti), est un pays eurasien, situé principalement en Anatolie (en Asie occidentale) et en Thrace orientale (dans le sud-est de l’Europe). Le trente-septième plus grand pays du monde, avec une superficie totale, y compris les lacs, de 783 562 km 2, le territoire de la Turquie fait plus de 1600 km de long et 800 km de large. La Turquie est bordée par la mer Égée à l’ouest, la mer Noire au nord et la mer Méditerranée au sud. La mer de Marmara, une mer intérieure, se trouve au nord-ouest du pays. Ankara, historiquement connue sous le nom d’Angora, est la capitale de la Turquie, et la deuxième plus grande ville du pays après Istanbul. Elle se situe à une altitude moyenne de 938 mètres, avec une population d’environ 5 millions d’habitants. Située en Anatolie centrale, Ankara est une importante ville commerciale et industrielle. Elle abrite le siège du gouvernement turc ainsi que toutes les ambassades étrangères. Elle est un important carrefour de commerce, stratégiquement située au cœur du réseau routier et ferroviaire de la Turquie, et sert de centre commercial pour la région agricole environnante. Située à l’extrémité ouest de l’Anatolie, Izmir est la troisième ville la plus peuplée de Turquie, avec une population de 4 millions d’habitants. La ville antique était connue sous le nom de Smyrne, et celui-ci a été généralement usité en français jusqu’à l’adoption en 1930 de la législation turque relative aux services postaux, établissant la reconnaissance internationale du nom d’Izmir. Izmir accueille un festival artistique international pendant les mois de juin et de juillet, et une Foire internationale au début de septembre de chaque année. L’aéroport international d’Izmir (Adnan Menderes) est desservi par des vols nationaux et internationaux, et une ligne moderne de métro arpente la ville sur un axe sud-ouest/nord-est. Izmir a accueilli les Jeux méditerranéens en 1971 et les Jeux mondiaux universitaires (Universiade) en 2005. Elle est aussi candidate pour organiser l’Exposition universelle de 2020 sur le thème « De nouvelles routes pour un monde meilleur/Santé pour tous ». Çeşme, une ville côtière, est le centre administratif du district du même nom, à l’extrémité la plus occidentale de la Turquie. Située à 85 km à l’ouest d’Izmir, Çeşme est une station balnéaire réputée ainsi que le chef-lieu du district, où se concentrent d’ailleurs les deux tiers de la population. Le nom « Çeşme » (parfois orthographié Tchesmé en français) signifie « fontaine » en persan (همشچ), et fait sans doute référence aux nombreuses fontaines ottomanes que compte la ville. Population : 75 627 384 Capitale : Ankara Langue officielle : le turc Monnaie nationale : la livre turque (TL ou TRY) Pour de plus amples informations sur la Turquie, veuillez consulter les sites suivants : http://www.goturkey.com/ http://www.tuik.gov.tr/

Sommaire page

Date et lieu ....................................................................................................................................... 1

Notification de la participation ......................................................................................................... 1

Pouvoirs............................................................................................................................................ 1

Inscriptions ....................................................................................................................................... 2

Ordre de séance ................................................................................................................................ 2

Langues et documents de travail ...................................................................................................... 2

Projets de résolution présentés par les délégations .......................................................................... 2

Organisation de votre voyage ........................................................................................................... 2

Arrivée en Turquie ........................................................................................................................... 2

Transports locaux ............................................................................................................................. 3

Visas ................................................................................................................................................. 3

Déjeuners (repas de midi) ................................................................................................................ 3

Monnaie nationale ............................................................................................................................ 4

Climat et tenue vestimentaire ........................................................................................................... 4

Assurance ......................................................................................................................................... 4

Sécurité personnelle ......................................................................................................................... 4

Services médicaux ............................................................................................................................ 5

Cybercafé ......................................................................................................................................... 5

Médias en ligne et médias sociaux ................................................................................................... 5

Hébergement .................................................................................................................................... 5

Réceptions et visites ......................................................................................................................... 8

Programme pour les accompagnants ................................................................................................ 8

Annexe A. Renseignements personnels et détails du voyage

Annexe B. Formulaire d’inscription aux réceptions et visites

Annexe C. Formulaire d’inscription au programme destiné aux personnes accompagnant les participants

Guide à l’usage des participants page 1

Date et lieu La soixante-troisième session du Comité régional de l’Europe commencera le lundi 16 septembre 2013 à 9 h 00 et s’achèvera le jeudi 19 septembre 2013. Cette session se tiendra à Çeşme Izmir (Turquie), au Sheraton Çeşme Hotel. Adresse : Sheraton Çeşme – Izmir Sifne Caddesi n° 35 Ilica, Çeşme Izmir 35940, Turquie Tél. : +90 232 723 1240 Fax : +90 232 723 1856 www.sheratoncesme.com La soixante-troisième session du Comité régional de l’OMS pour l’Europe se déroulera dans un environnement non fumeur.

Notification de la participation

Il est impératif de s’inscrire en ligne pour les sessions du Comité régional de l’OMS pour l’Europe. La lettre d’invitation envoyée aux États membres mentionne un lien pour l’accès au système d’inscription électronique instauré pour les réunions des organes directeurs. Ce système permettra l’inscription d’un point focal par délégation. La même procédure s’appliquera à toutes les catégories de participants invités. Une fois introduit dans le système, le point focal recevra par courriel son nom d’utilisateur et mot de passe personnels, ainsi que le lien permettant d’accéder au système d’inscription. Le point focal s’inscrira, soumettra le nom des délégués et joindra une copie des pouvoirs détaillant la composition de la délégation. L’Unité de gouvernance régionale du Bureau régional de l’OMS pour l’Europe vérifiera les informations reçues du point focal. Celles-ci seront ensuite traitées afin de générer à la fois des badges pour la réunion et la liste des participants. Parallèlement, chaque participant complètera l’annexe A (« Renseignements personnels et détails du voyage ») et la renverra au secrétariat de l’OMS à la fin de l’inscription. La date limite d’inscription est fixée au lundi 2 septembre 2013.

Pouvoirs Les pouvoirs émaneront du chef d’État, du ministre des Affaires étrangères, du ministre de la Santé ou de toute autre autorité compétente, à savoir les missions permanentes et les hauts responsables du gouvernement. En dépit du fait qu’une copie des pouvoirs aura été présentée via le système d’inscription en ligne, les États membres sont priés de remettre les originaux des pouvoirs au secrétariat de l’OMS (Unité de gouvernance régionale) avant l’ouverture de la session du Comité régional. Conformément à l’article 1er du règlement intérieur du Comité régional, chaque État membre pourra désigner deux représentants au plus. Cependant, ces derniers pourront être accompagnés de suppléants et de conseillers.


Inscriptions Les inscriptions seront prises à partir du dimanche 15 septembre 2013 à 19 heures, lors de la réception de bienvenue organisée au Sheraton Çeşme, et se poursuivront le lundi 16 septembre 2013 à partir de 8 heures. Les badges seront émis au comptoir des inscriptions. Une liste provisoire des participants sera distribuée à l’ouverture de la session. Cette liste sera compilée sur la base des pouvoirs reçus par le secrétariat pour le lundi 2 septembre 2013 à 18 heures. Les participants sont priés de vérifier les informations reprises dans cette liste provisoire et de contacter le secrétariat si des changements doivent être apportés à la liste définitive.

Ordre de séance Les délégués occuperont des sièges attribués suivant l’ordre alphabétique de la dénomination anglaise des États membres.

Langues et documents de travail

Les langues de travail du Comité seront l’allemand, l’anglais, le français et le russe. Les déclarations effectuées dans chacune de ces langues seront interprétées simultanément dans les trois autres. Dès le début du mois d’août, les documents officiels de la session seront disponibles sur la page d’accueil de la session (http://www.euro.who.int/RC) en allemand, anglais, français et russe. Les documents ne seront pas envoyés par la poste. Étant donné que seul un nombre limité de copies papier seront disponibles, les participants sont priés de bien vouloir emporter avec eux tous les documents pour la session.

Projets de résolution présentés par les délégations

Les délégations qui souhaitent faire distribuer des projets de résolution au Comité régional sont priées de les envoyer suffisamment tôt au secrétariat, au moins deux jours avant l’examen de la proposition, pour que ce dernier puisse les faire traduire, les imprimer dans les langues officielles du Bureau régional et les distribuer aux délégations. Sur demande, le secrétariat se tient à la disposition des délégations pour tout appui logistique et rédactionnel ou pour de plus amples informations.

Organisation de votre voyage

Les délégués accompliront eux-mêmes les formalités concernant leur voyage aller et retour. Pendant la session, ceux qui le souhaitent pourront se faire aider dans ces démarches.

Arrivée en Turquie Le transport de tous les participants vers les hôtels répertoriés dans ce guide sera organisé à partir de l’aéroport international d’Izmir. Afin d’aider les participants à leur descente d’avion et d’organiser le transport vers leurs hôtels respectifs, un comptoir d’accueil du Comité régional de l’OMS sera placé à la sortie du hall des arrivées de l’aéroport. Afin de faciliter le processus, veuillez renvoyer l’annexe A, avec les coordonnées de votre vol.


Tous les hôtels se trouvent à quelque 85 km de l’aéroport, et le trajet en voiture dure environ 45 minutes.

Transports locaux Pour les hôtels non situés à proximité immédiate du Sheraton Çeşme, où aura lieu la session, des navettes d’autocars seront organisées chaque jour en vue du transfert des participants. Un transport sera également organisé pour les réceptions et visites. Il est demandé aux participants de consulter l’horaire de ces navettes et les avis y relatifs, qui seront affichés dans le hall de leur hôtel et au Sheraton Çeşme. Les navettes ne seront organisées que pour les hôtels répertoriés dans le présent guide. Pour de plus amples informations sur les transports publics, veuillez consulter les sites suivants :

http://www.adnanmenderesairport.com/en-EN/Transportation/havasbus/Pages/HavasBus.aspx

http://www.havas.net/en/OurServices/BusServicesAndCarParkingFacilities/ServicePoints/Pages/Izmir.aspx

Visas Tous les participants sont tenus de vérifier s’ils ont besoin d’un visa pour se rendre en Turquie sur le site Web du ministère des Affaires étrangères (http://www.mfa.gov.tr/visa-information-for-foreigners.en.mfa). Les ressortissants de certains pays peuvent demander un visa électronique (e-visa). Les demandes de visas électroniques peuvent être introduites à l’adresse suivante : www.evisa.gov.tr. Le système de visa électronique a été instauré le 17 avril 2013, comme solution de substitution aux visas collés ou tamponnés pouvant être obtenus aux points de passage frontaliers turcs. Les participants des pays qui ne peuvent adresser une demande de visa électronique devront introduire leur demande de visa à l’ambassade ou au consulat de Turquie le plus proche. Celle-ci doit être accompagnée de la lettre d’invitation officielle de l’Organisation mondiale de la santé. Il importe particulièrement d’accomplir les démarches nécessaires en matière de visa. Les participants n’ayant pas effectué ces démarches avant la session ne pourront le faire à leur arrivée en Turquie. Toutes les demandes de visa exigent la présentation d’un passeport national, valable au moins six mois après la date d’expiration du visa.

Déjeuners (repas de midi)

Un buffet offert à tous les participants par le ministère turc de la Santé sera servi au Sheraton Çeşme du lundi 16 septembre au jeudi 19 septembre pendant l’heure du déjeuner. Deux pauses café (matin et après-midi) sont également prévues pendant ces journées.


Veuillez indiquer vos besoins diététiques particuliers sur le formulaire Renseignements personnels et détails du voyage (annexe A).

Monnaie nationale L’unité monétaire est la livre turque (TL ou TRY). Les taux de change applicables aux autres devises sont sujets à modification sur une base quotidienne. (Le 30 juillet 2013, les taux de change étaient les suivants : 1 USD = 1,9270 TL ; 1 EUR = 2,5587 TL.) Pour de plus amples informations sur la monnaie nationale, veuillez consulter le site Web suivant : http://www.tcmb.gov.tr. Des services de change (banques et bureaux de change) sont largement disponibles au centre-ville.

Climat et tenue vestimentaire

Izmir jouit d’un climat méditerranéen typique avec des étés chauds et secs et des hivers doux et humides. Les précipitations sont faibles tout au long de l’été, et des périodes de sécheresse peuvent survenir entre juin et août. À cette époque de l’année, le climat est généralement chaud et pluvieux avec une température diurne moyenne de 24 °C.

Moyennes pour Izmir Septembre Température 23,6 °C Température maximale 29,1 °C Température minimale 18,8 °C Durée d’ensoleillement quotidienne

10,0 heures

Nombre de jours de pluie 2,1 Pluviosité mensuelle moyenne (totale)

21,3 (kg/m2)

Pour de plus amples informations sur le climat et les dernières prévisions météorologiques, veuillez consulter les sites Web www.meteor.gov.tr ou www.mgm.gov.tr . Tenue décontractée en toute occasion.

Assurance Le secrétariat décline toute responsabilité en cas d’accident personnel ou de perte ou endommagement d’effets personnels des participants et des personnes qui les accompagnent, que ces incidents se produisent pendant la soixante-troisième session du Comité régional de l’Europe ou qu’ils découlent indirectement de la participation à cette session. Les participants prendront leurs propres dispositions en matière d’assurance maladie et d’assurance voyage.

Sécurité personnelle

Quoique la criminalité ne soit pas importante en Turquie, il est conseillé aux délégués de prendre leurs précautions lorsqu’ils se déplacent et de veiller sur leurs effets personnels.


Numéros d’urgence :

Police : 155 Ambulance : 112 Service d’incendie : 110

Services médicaux Une équipe médicale sera disponible pendant la journée durant toute la session.

Cybercafé Durant la session, les participants auront accès à Internet, à un fax et à une imprimante. Ils pourront utiliser gratuitement plusieurs PC fixes, ainsi qu’une connexion wifi pour ordinateurs portables personnels, et ce tant dans les lieux accessibles à tous que dans les salles de réunion.

Une station de charge pour ordinateurs portables personnels sera accessible dans le foyer du centre de conférences.

Médias en ligne et médias sociaux

Cette année, la session du Comité régional sera diffusée en direct sur le site Web du Bureau régional, http://www.euro.who.int. Des photographies seront prises et des vidéos tournées pendant la session. Dès lors, des images des participants et des débats pourront être mises en ligne.

Les participants sont encouragés à s’entretenir de la session sur Twitter, en utilisant le hashtag #RC63Izmir. De même, n’hésitez pas à suivre le compte Twitter officiel du Bureau régional @WHO_Europe, ou sa page Facebook à l’adresse http://www.facebook.com/WHOEurope.

Hébergement

Des réservations ont été effectuées dans les hôtels répertoriés ci-dessous. Pour chaque hôtel, le nombre de chambres disponibles est indiqué. Si vous souhaitez de plus amples informations sur les commodités disponibles et les conditions générales de réservation, veuillez consulter le site Web de l’hôtel.

Tous les hôtels acceptent les principales cartes de crédit.

Les réservations seront effectuées directement par courriel auprès de l’hôtel concerné (voir adresse électronique indiquée pour chaque hôtel), en mentionnant la référence WHORC63. Les réservations doivent être effectuées au plus tard à la date indiquée pour chaque hôtel.

Tous les tarifs s’entendent par nuitée et sont exprimés en euros, petit déjeuner et toutes taxes compris.

Veuillez noter que le Bureau régional de l’OMS pour l’Europe ne saurait garantir les disponibilités et tarifs pour les demandes reçues après les dates indiquées pour chaque hôtel ou effectuées sans mention du code de référence.

Tous les hôtels sont situés dans les environs immédiats du Sheraton Çeşme, où se tiendra la session.


Tarif pour une nuit

Distance jusqu’au lieu de la session

Date limite de réservation

Sheraton Çeşme Hotel (250 chambres réservées) www.sheratoncesme.com Tél. : +90 232 750 00 00 Courriel : [email protected] Renseignements : KUŞOĞLU, Narin GÖKDENİZ, Özge DUYGUN, Seçil

Chambre simple : 157 EUR Chambre double : 179 EUR

0 2 septembre 2013

Akay Garden Resort Hotel (30 chambres réservées) www.akaygardencesme.com Tél. : +90 555 566 48 67 Courriel : [email protected] Renseignements : GÜRIŞIK, Cengizhan

Chambre simple : 45 EUR

15,6 km 5 septembre 2013

Babaylon Hotel (30 chambres réservées) www.babaylon.com Tél. : +90 532 353 00 65 Courriel : [email protected] Renseignements : ATİLLA, Ozan



Ege Tulip Çeşme Otel (20 chambres réservées) www.egetulipcesme.com Tél. : +90 530 148 94 41 Courriel : [email protected] ;

[email protected] Renseignements : DAĞDİBİ, Bahar DÖNMEZ, Caner




Tarif pour une nuit

Distance jusqu’au lieu de la session

Date limite de réservation

Ilıca Hotel Spa & Wellness Thermal Resort (50 chambres réservées) www.ilicahotel.com Tél. : +90 232 723 31 31 Courriel : [email protected] Renseignements : IŞIK, Melis



İnkim Otel (10 chambres réservées) www.inkimhotel.com Tél. : +90 505 261 52 59 Courriel : [email protected] Renseignements : İYİLİKLİ, Çağrı



Ladin Otel (25 chambres réservées) www.ladinotel.com.tr Tél. : +90 554 980 71 13 Courriel : [email protected] Renseignements : SOYER, Yeşim


9,7 km 1er septembre 2013

Radisson Blu Resort & Spa Çeşme (80 chambres standard, 20 suites réservés) www.radissonblu.com Tél. : +90 530 386 95 20 Courriel : [email protected] Renseignements : YEŞİLAY, Serkan

Chambre simple : 105 EUR Suite Simple : 200 EUR Chambre double : 130 EUR Suite double : 260 EUR


Sisus Otel (25 chambres réservées) www.sisushotel.com Tél. : +90 530 172 80 54 Courriel : [email protected] Renseignements : TİYANŞAN, Didem


10,6 km 1er septembre 2013


Réceptions et visites Pour participer à ces activités, il convient de s’inscrire enremplissant le formulaire à l’annexe B et en le retournant au secrétariat de l’OMS au plus tard le 2 septembre 2013.

Dimanche 15 septembre 2013 19 h 30 Réception de bienvenue organisée par le ministère turcde la Santé

Lundi 16 septembre 2013 19 h 30 Dîner organisé par le ministère turc de la Santé

Mardi 17 septembre 2013 19 h 30 Réception organisée par la directrice régionale de l’OMS pour l’Europe au Sheraton Çeşme

Mercredi 18 septembre 2013 20 h 00 Dîner de gala organisé par le gouverneur d’Izmir – président du comité directeur de l’Exposition universelle de 2020, à l’Izmir Arena

Vendredi 20 septembre 2013 Excursion d’une journée à Éphèse

Programme pour les accompagnants

Ces informations seront disponibles prochainement. Si vous êtes intéressé par ce programme, veuillez renvoyer le formulaire d’inscription au programme destiné aux personnes accompagnant les participants (annexe C). Veuillez noter que ce programme sera à la charge du participant.


Annexe A

COMITÉ RÉGIONAL DE L’OMS POUR L’EUROPE Soixante-troisième session, Çeşme Izmir (Turquie), 16-19 septembre 2013

FORMULAIRE : RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET DETAILS DU VOYAGE

(ce formulaire peut être téléchargé au format PDF à l’adresse suivante : http://www.euro.who.int/RC)

Veuillez renvoyer ce formulaire dûment rempli

au plus tard le lundi 2 septembre 2013 à l’adresse suivante :

Bureau régional de l’OMS pour l’Europe, Unité de gouvernance régionale Courriel : [email protected]

CAPACITÉ

Veuillez cocher d’une X Ministre/chef de délégation Suppléant Conseiller Autre Veuillez utiliser des LETTRES MAJUSCULES DONNÉES PERSONNELLES Dr/M./Mme/Pr

Nom de famille

Prénom

Organisation

Adresse (professionnelle)

Localité

Code postal

Pays

Adresse électronique

Numéro de téléphone (ligne fixe)

Numéro de portable


DONNÉES DE VOYAGE

Date d’arrivée Vol n° Heure En provenance de Nombre de personnes

Date de départ Vol n° Heure En direction de Nombre de

personnes

HÔTEL (cochez d’une X l’hôtel que vous avez réservé)

Sheraton Çeşme Hotel

Akay Garden Resort Hotel

Babaylon Hotel

Ege Tulip Çeşme Otel

Ilıca Hotel Spa & Wellness Thermal Resort

İnkim Otel

Ladin Otel

Radisson Blu Resort & Spa Çeşme

Sisus Otel Autre hôtel (non desservi par les transports), veuillez préciser : __________________________________ Besoins diététiques particuliers : Oui Non

Dans l’affirmative, veuillez préciser : __________________________________________________ Signature : __________________________________________ Date : _______________________________________________


Annexe B


FORMULAIRE D’INSCRIPTION AUX RÉCEPTIONS ET VISITES


Veuillez renvoyer ce formulaire

au plus tard le lundi 2 septembre 2013 à l’adresse suivante :

Bureau régional de l’OMS pour l’Europe, Unité de gouvernance régionale Courriel : [email protected]

Veuillez utiliser des LETTRES MAJUSCULES Nom de famille : Dr/M./Mme/Pr _____________________________________________________ Prénom : ______________________________________________________________ Pays : ______________________________________________________________ Veuillez indiquer l’activité ou les activités à laquelle/auxquelles vous désirez participer :

Veuillez cocher

d’une X

Date Activité Nombre de personnes (maximum :

participant et invité)

Dimanche 15 septembre 2013 Réception de bienvenue organisée par le ministère turc de la Santé

Lundi 16 septembre 2013 Dîner organisé par le ministère turc de la Santé

Mardi 17 septembre 2013

Réception organisée par la directrice régionale de l’OMS pour l’Europe

Mercredi 18 septembre 2013 Dîner de gala organisé par le gouverneur d’Izmir – président du comité directeur de l’Exposition universelle de 2020

Vendredi 20 septembre 2013 Excursion à Éphèse

Nom de l’invité : ___________________________________________________________


Annexe C


FORMULAIRE D’INSCRIPTION AU PROGRAMME DESTINE AUX PERSONNES

ACCOMPAGNANT LES PARTICIPANTS


Veuillez renvoyer ce formulaire au plus tard le lundi 2 septembre 2013 à l’adresse suivante :

Bureau régional de l’OMS pour l’Europe, Unité de gouvernance régionale

Courriel : [email protected]

Veuillez utiliser des LETTRES MAJUSCULES Nom de famille : Dr/M./Mme/Pr _______________________________________________ Prénom : __________________________________________________________________ Nom du participant à la session du Comité régional : _____________________________ Pays : _____________________________________________________________________ L’inscription au programme destiné aux personnes accompagnant les participants peut s’effectuer à la réception de l’hôtel la veille de l’excursion. Veuillez noter que ce programme sera à la charge du participant.

Organisation mondiale de la santé Bureau régional de l’Europe

UN City, Marmorvej 51, DK-2100 Copenhague Ø, Danemark Téléphone : +45 45 33 70 00 Fax: +45 45 33 70 01

Courriel : [email protected] Site Web : http://www.euro.who.int/fr/who-we-are/governance

guide à l’usage des participants

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