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Guide pour les rapports d’état d’avancement et les

demandes de paiement

Secrétariat technique commun ENO

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Novembre 2003

Guide pour les rapports d’état d’avancement et les demandes de paiement, novembre 2003 1

SOMMAIRE

Introduction 2Rapport d’état d’avancement 3

I. Données générales du projet 3II. Phase rapportée 3

III. Synthèse 4IV. Mise en œuvre du plan d’action 4V. Modifications dans le calendrier de mise en œuvre 5

VI. Étapes prévues pour la phase suivante 5VII. Suivi des indicateurs de résultats, résultats escomptés et impacts 6

VIII. Coordonnées de la personne responsable 6IX. Date et signature du Chef de file 6

Demande de paiement 7Remise de la demande de paiement 7 Coûts de préparation 8 Demande de paiements intermédiaires 8

Demande de paiement final 8

Audit de la demande de paiement 8 Audit de partenaires suisses participant à des projets ENO 9 Évaluation de la demande de paiement 10 Suivi des dépenses invoquées et prévisions en matière de dépenses 10 Modifications des lignes budgétaires 10 Révision des dossiers de candidature 10 Taux de subvention 11 Taux de change 12Formulaire de demande de paiement 13

A. Données générales du projet 13

B. Dépenses éligibles et montant FEDER demandé pour chaque partenaire 14

C. Dépenses éligibles et montant FEDER demandé pour chaque investissement 15

D. Attestation et signature 16E. Dépenses prévues pour les six prochains mois 16

Vérification des formulaires relatifs aux dépenses 17 Budget pour le personnel 17 Autres postes du budget 18

Check-list 20


INTRODUCTION

Au cours de la durée d’un projet, des rapports sur l’état d’avancement et des demandes de paiement doivent être remis au Secrétariat deux fois par an, à savoir fin juin et fin décembre. Ces deux documents sont à la base du système de suivi et d’évaluation des progrès réalisés par un projet. Ils ont aussi une finalité supplémentaire qui est de prévoir et de surmonter des difficultés ou retards potentiels dans le processus de mise en œuvre. Ils permettent aussi au Secrétariat d’avoir un suivi des dépenses et de veiller à la régularité des paiements au projet par le biais du Chef de file. Les échéances pour la remise du rapport d’état d’avancement et de la demande de paiement sont le 31 décembre et le 30 juin de chaque année. Étant donné que le Chef de file aura besoin d’un certain temps pour rassembler tous les documents nécessaires et pour compléter tous les formulaires, les périodes couvertes par les rapports ne peuvent évidemment pas s’étendre exactement du 1er janvier au 30 juin et du 1er juillet au 31 décembre. Il convient au sein du partenariat concerné de fixer une procédure pour les rapports ainsi que des échéances internes pour veiller à ce que les documents parviennent à temps au Secrétariat. On peut ainsi décider au sein d’un partenariat que les périodes couvertes par les rapports iront du 1er juin au 30 novembre et du 1er décembre au 31 mai, ce qui laisse un mois pour traiter les documents. Un original des deux documents doit être remis avec les justificatifs annexés. Au sein du Secrétariat, l’unité Finances examinera les demandes de paiement, tandis que l’unité Développement des projets veillera au suivi des rapports sur l’état d’avancement des projets. Le cas échéant, le Secrétariat est habilité à demander aux personnes responsables du projet certaines clarifications et/ou informations supplémentaires. Après que les deux documents ont été jugés conformes, les montants FEDER concernés sont payés au Chef de file selon la procédure convenue à cet effet entre l’autorité nationale du Chef de file et l’autorité de gestion du programme.


RAPPORT D’ÉTAT D’AVANCEMENT Le rapport sur l’état d’avancement donne une vue globale des progrès réalisés dans la mise en œuvre du plan d’action. Il est recommandé aux chefs de file de veiller à une rédaction concise et ciblée pour ce type de rapports. Un tel rapport doit comporter la liste de tous les justificatifs appropriés qui y seront annexés, et le texte en tant que tel doit résumer en quelques phrases la mise en œuvre et le résultat des actions. Les chefs de file recevront une version électronique du formulaire spécialement adapté à leur projet. Ce formulaire doit être complété et retourné au Secrétariat, tant sous sa forme imprimée et signée que sous sa forme électronique. Prière de compléter chaque cadre, mais sans écrire dans les zones grisées. Il est possible d’étendre les cadres si davantage d’espace est nécessaire, mais sans excéder l’espace prévu dans le formulaire. En raison de circonstances imprévues, il peut être nécessaire de se départir du contenu initial de la demande approuvée et finalisée. S’il s’agit seulement de modifications mineures, des explications et justifications peuvent être fournies dans le rapport sur l’état d’avancement. En cas de changement du calendrier de mise en œuvre, en raison du report ou de la prolongation d’une action, la section V du rapport d’état d’avancement peut être utilisée pour donner les explications nécessaires. Il convient toutefois de noter que la durée totale du projet ne peut pas être allongée sans discussion préalable avec le Secrétariat. Le Secrétariat doit aussi être informé au cas où des projets doivent s’écarter du plan d’action initialement approuvé. S’il s’agit seulement de modifications mineures, celles-ci peuvent simplement figurer dans le rapport sur l’état d’avancement, mais des changements importants requièrent des chefs de file qu’ils soumettent aux fins d’approbation une révision de candidature auprès de l’autorité nationale concernée et auprès du Secrétariat. De tels changements concernent par exemple une modification au sein du partenariat, une omission ou un changement substantiel de la nature d’une action. En tout état de cause, il convient de prendre contact avec le Secrétariat dès que des changements sont prévus pour voir si une révision de candidature doit être remise ou pas. I. DONNÉES GÉNÉRALES DU PROJET Cette section sera complétée par le Secrétariat conformément aux informations figurant dans le formulaire de candidature. Le Secrétariat doit être informé sans délai de toute erreur ou élément obsolète. II. PHASE RAPPORTÉE Le Chef de file est tenu de compléter les rubriques suivantes : • Numéro du rapport d’état d’avancement

Les rapports d’état d’avancement doivent être numérotés en continu. • Nombre total de phases


Indication du nombre total de phases prévues pour le projet, chaque phase durant six mois.

• Date de remise

Indication de la date de remise du rapport d’état d’avancement • Date de référence

Mention de la date de début et de la date de fin de la période qui fait l’objet du présent rapport d’état d’avancement.

III. SYNTHÈSE Ce cadre est prévu pour une présentation générale des principaux résultats de la phase objet du rapport. Il s’agit de résumer les principales actions et les liens qui les unissent, ainsi que les principaux résultats et conclusions. Outre la présentation d’un résumé des actions, cette section doit aussi être utilisée pour commenter l’aspect transnational des expériences de coopération, notamment la valeur ajoutée et les bénéfices communs issus du travail en partenariat, les enseignements tirés à ce stade du projet, ainsi que tous les processus ou résultats novateurs. Il convient aussi d’y indiquer les difficultés rencontrées au niveau du management, de la coordination et de la mise en œuvre des projets, sans oublier les explications des démarches éventuelles pour réorienter le projet ou ajuster son contenu et ses implications pour les phases ultérieures. Le cadre est extensible, mais prière de ne pas utiliser plus de deux pages pour la synthèse. IV. MISE EN ŒUVRE DU PLAN D’ACTION Un cadre séparé doit être complété pour chaque action mise en œuvre en tout ou en partie au cours de la phase considérée. Pour les actions réparties sur plusieurs phases, un cadre doit être complété pour la phase concernée. Copier et coller le nombre de cadres correspondant à celui des actions à mentionner. • Numéro d’action, intitulé de l’action, résultats/retombées prévu(e)s

À compléter conformément au plan d’action (Annexe 1 du formulaire de candidature).

• Description de la mise en œuvre de l’action

Prière d’indiquer le mode de mise en œuvre de l’action, les initiatives prises, les acteurs y participant, etc.

• Description des résultats/retombées concrètement obtenu(e)s

Description des principales retombées et des principaux résultats de l’action concernée.

• Justification de toute divergence par rapport au plan d’action initial

Prière d’utiliser ce cadre pour expliquer et justifier les éventuelles divergences entre le projet et le plan d’action tel qu’approuvé (Annexe I du formulaire de candidature) ou le fait que les retombées/résultats prévu(e)s n’ont pas été atteints. S’il s’agit de changements significatifs, veuillez prendre contact avec le Secrétariat étant donné qu’un formulaire de révision de la candidature devra éventuellement être remis.


• Justificatifs annexés Les documents annexés devant démontrer la réalité des actions mises en œuvre doivent comporter les éléments suivants : • Comptes rendus de toutes les réunions tenues • Comptes rendus ou minutes des séminaires et conférences • Copies des présentations de diapositives électroniques (« PowerPoint ») • Rapports élaborés au sein du projet • Documents de planification établis • Copies du matériel publicitaire • Coupures de presse • Documentation afférente aux investissements réalisés • CD-ROM ou vidéos produits au sein du projet • Tout document illustrant l’action décrite Tous les documents annexés doivent être listés dans le rapport et numérotés. Les numéros et l’étiquetage doivent être clairement visibles sur tous les documents en tant que tels afin de permettre un système aisé de références croisées, et le lien entre les annexes et les actions doit être évident. Si possible, prière de présenter les documents dans un dossier ou sous forme électronique sur un CD-ROM. Veuillez noter que toutes les annexes mentionnées doivent être envoyées avec le rapport. Si un document n’est pas prêt et doit être envoyé ultérieurement, prière de justifier cet état de fait et d’indiquer la date à laquelle le Secrétariat en disposera.

V. MODIFICATIONS DANS LE CALENDRIER DE MISE EN ŒUVRE En raison de circonstances imprévues, il peut être nécessaire de se départir du calendrier de mise en œuvre initial figurant sur le formulaire de candidature approuvé et finalisé. Dans ce cas, un calendrier de mise en œuvre révisé doit être inclus dans le rapport sur l’état d’avancement, sous la forme électronique du calendrier repris dans le formulaire approuvé de la candidature (Annexe II). Indiquez-y les changements et veuillez en joindre un exemplaire imprimé au rapport d’état d’avancement. Utilisez des couleurs ou l’option du traitement de texte afférente à l’enregistrement des modifications pour rendre celles-ci visibles. • Remise d’un calendrier de mise en œuvre modifié (oui/non)

Veuillez indiquer si un calendrier de mise en œuvre modifié a été remis avec le rapport d’état d’avancement.

• Commentaire/justification

Utilisez ce cadre pour commenter et justifier les éventuelles divergences par rapport au calendrier de mise en œuvre initial et la remise d’un calendrier modifié.

VI. ÉTAPES PRÉVUES POUR LA PHASE SUIVANTE Une description détaillée des étapes prévues pour la phase semestrielle suivante doit être remise avec le rapport d’état d’avancement, et le Chef de file doit en l’occurrence compléter les éléments suivants : • Titre

Indiquez un titre pour chaque phase du projet.


• Cible stratégique

Veuillez mentionner les principaux objectifs de cette phase. • Actions nécessaires

Indiquez brièvement les actions qui seront mises en œuvre au cours de cette phase, avec une numérotation conforme à celle du plan d’action.

• Mois 1/Mois 2/Mois 3/Mois 4/Mois 5/Mois 6

Veuillez décrire les principales activités et les principaux résultats de chaque mois.

• Commentaire

Prière d’utiliser ce cadre pour justifier les divergences du projet par rapport au calendrier de mise en œuvre figurant dans l’annexe II du formulaire de candidature approuvé, ou par rapport au calendrier modifié remis avec le rapport sur l’état d’avancement. Ce cadre doit contenir aussi tout commentaire supplémentaire que le Chef de file souhaite faire sur la prochaine phase de mise en œuvre.

VII. SUIVI DES INDICATEURS DE RÉSULTATS, RÉSULTATS ESCOMPTÉS ET IMPACTS Pour chaque valeur cible indiquée dans l’annexe IV de votre formulaire de candidature, veuillez indiquer la valeur atteinte jusqu’à présent. Utilisez le cadre prévu pour les commentaires ou justifications si nécessaire. • Prévu

Il s’agit de la valeur reprise dans le formulaire de candidature finalisé et approuvé. Cette section sera complétée par le Secrétariat sur la base des informations figurant dans le formulaire en question.

• Obtenu

Il s’agit des valeurs atteintes jusqu’à présent. • Commentaire/justification

Le Chef de file peut utiliser ce cadre pour commenter les valeurs ou donner des explications si les valeurs obtenues sont sensiblement supérieures ou inférieures aux valeurs prévues.

VIII. COORDONNÉES DE LA PERSONNE RESPONSABLE Veuillez indiquer les coordonnées de la personne responsable du présent rapport. Cette personne doit être capable de répondre aux questions relatives au rapport et de donner au Secrétariat toutes les informations supplémentaires requises. IX. DATE ET SIGNATURE DU CHEF DE FILE Il convient d’indiquer lisiblement le nom et la fonction de la personne qui signe le rapport d’état d’avancement. Il s’agira de préférence de la personne ayant contresigné la Lettre d’octroi de concours. Toute autre personne signant le rapport


doit être dûment habilitée à s’engager et à agir au nom de l’organisation du Chef de file. Une copie du rapport d’état d’avancement avec la signature originale doit être remise au Secrétariat. Le fait de ne pas compléter cette section empêche le traitement du rapport par le Secrétariat et retarde les paiements.


DEMANDE DE PAIEMENT La présente section comporte trois parties : la première donne des informations générales sur la remise d’une demande de paiement, la deuxième explique comment compléter correctement le formulaire de demande de paiement, et la troisième comment compléter correctement les fiches de vérification des dépenses. Remise de la demande de paiement Toute demande de paiement d'une tranche de la subvention du FEDER nécessite de remettre au Secrétariat, conjointement au rapport d’état d’avancement, un formulaire de demande de paiement certifié accompagné d’une fiche de vérification des dépenses. Le Secrétariat fournit au Chef de file une version électronique adaptée au projet en question du formulaire de demande de paiement, ainsi que des modèles pour les fiches de vérification des dépenses. Ces documents doivent être utilisés pour toutes les demandes de paiement, y compris les coûts de préparation, et ils doivent être complétés et retournés au Secrétariat en version papier signée et en version électronique. Comme indiqué dans la Lettre d’octroi de concours, le Chef de file est financièrement responsable de l’ensemble du projet et le seul dans ce cadre à rendre des comptes au Programme ENO. Dès lors, même en cas de sous-traitance à un coordinateur de la gestion et de la coordination du projet, le Chef de file est responsable de la préparation, de la vérification et de la signature de la demande de paiement et du rapport d’état d’avancement. Les demandes de paiement et les rapports d’état d’avancement doivent être remis deux fois par an, à savoir le 30 juin et le 1er décembre, mais ces échéances ne s’appliquent pas aux demandes portant sur les coûts de préparation dont le remboursement peut être demandé dès que la Lettre d’octroi de concours a été signée par toutes les parties.

Seules les dépenses réellement effectuées, c’est-à-dire se rapportant aux coûts payés par les partenaires du projet et attestés par des factures ou documents comptables de valeur probante équivalente peuvent figurer1 sur la demande de paiement. Des fiches de vérification des dépenses doivent aussi être remises pour chaque partenaire et pour chaque poste budgétaire et, si nécessaire, le Secrétariat peut demander au Chef de file de lui envoyer les factures ou documents comptables afin d’étayer l’exactitude des informations données par le biais du formulaire de demande de paiement et des fiches de vérification des dépenses. Le Chef de file est tenu de s’assurer que les dépenses reprises dans la demande de paiement n’ont pas figuré dans une demande antérieure. Les montants réclamés par le biais du formulaire de demande de paiement doivent toujours être inédits et ne peuvent jamais être cumulatifs. Le Chef de file doit recevoir les originaux ou des copies certifiées par un auditeur agréé de tous les justificatifs se rapportant aux 1 « Figurer » parce qu’il n’est pas nécessaire d’attacher les factures concernées à la demande de paiement. Toutefois, les factures incluses dans la demande doivent être listées dans les fiches de vérification des dépenses.

Le document de référence pour l’évaluation de la demande de paiement est soit le formulaire de candidature du projet annexé à la Lettre d’octroi de concours, soit les formulaires successifs de révision de candidature approuvée, dénommée ci-après la demande (telle qu’)approuvée.


comptes des partenaires. En fonction des accords conclus au sein du partenariat de projet, chaque partenaire est responsable de l’envoi simultané de ces copies ainsi que des relevés correspondants ou des demandes de paiement au Chef de file. Le Chef de file est tenu de veiller à la fiabilité des relevés financiers et comptables établis par ses partenaires et, en particulier, au respect par chaque partenaire de toutes les obligations relatives à la gestion du projet. En outre, le Chef de file doit être informé du nom et des coordonnées des personnes responsables, au sein de l’organisation de chaque partenaire, des autorisations et certifications de dépenses. Ces éléments doivent aussi apparaître clairement dans la piste d’audit. Les dépenses reprises dans la demande ne doivent pas nécessairement inclure toutes celles effectuées par les partenaires du projet au cours des six mois précédant l’introduction de la demande en question car une partie peut être reportée à une demande ultérieure. Toutefois, le montant du report par demande de paiement doit correspondre aux prévisions de dépenses annuelles figurant dans le formulaire de candidature approuvé (ventilation par poste budgétaire/par an, section 5.3 du formulaire de candidature). Coûts de préparation Dès que la Lettre d’octroi de concours a été signée par toutes les parties, le Chef de file peut introduire une demande de paiement portant sur les coûts de préparation, correspondant au montant indiqué dans le formulaire de candidature. Les procédures d’audit et de certification pour les demandes de paiement portant sur les coûts de préparation sont identiques à celles des autres demandes de paiement. Le Secrétariat fournira au Chef de file un formulaire de demande de paiement relatif aux coûts de préparation après la signature de la Lettre d’octroi de concours. Demande de paiements intermédiaires Deux demandes doivent être soumises au Secrétariat chaque année afin de demander le paiement d’une tranche de la subvention du FEDER. Chaque demande de paiement doit être vérifiée par un auditeur dûment qualifié et agréé, soit en interne dans l’organisation du Chef de file par un auditeur appartenant à une unité indépendante du point de vue fonctionnel, soit en externe. En outre, les informations transmises au Chef de file par chaque partenaire doivent être certifiées par l’auditeur interne des partenaires concernés, et toutes les factures doivent être vérifiées par un auditeur interne au niveau de chaque partenaire. Demande de paiement final La demande de paiement final du projet doit faire l’objet d’un audit par un auditeur externe, indépendant, dûment qualifié et agréé. En outre, les informations transmises au Chef de file par chaque partenaire doivent être certifiées par l’auditeur interne des partenaires concernés, et toutes les factures doivent être vérifiées par un auditeur interne au niveau de chaque partenaire. En plus des critères afférents aux demandes de paiement intermédiaires, l’auditeur est tenu de vérifier l’ensemble du projet et de remettre un avis ainsi qu’un rapport complet sur les comptes et résultats généraux du projet. Il doit également s’assurer du fait que la subvention FEDER et le cofinancement ont été utilisés par le Chef de file conformément à la ventilation indiquée dans la Lettre d’octroi de concours. Dans le cadre de la certification de l’ensemble des dépenses du projet par l’auditeur final, le Chef de file recevra du Secrétariat un formulaire de demande de paiement final supplémentaire et adapté au projet.


Audit de la demande de paiement L’exactitude des informations données par le Chef de file dans la demande de paiement doit être certifiée par un auditeur dûment qualifié et agréé, et responsable de l’évaluation de la gestion financière du projet. L’auditeur est chargé de certifier que les dépenses ont été effectuées conformément aux dispositions de la Lettre d’octroi de concours, aux règles régissant les Fonds structurels de l’Union, notamment les Règlements 1685/2000 et 1145/2003 portant sur les règles d’éligibilité, aux orientations d’audit élaborées par le Secrétariat, ainsi qu’aux règles comptables et d’audit afférentes de l’État du partenaire. Ces critères s’appliquent tant au niveau du Chef de file qu’à celui de chaque partenaire du projet. Les demandes de paiement intermédiaires doivent être vérifiées par un auditeur dûment qualifié et agréé, soit en interne dans l’organisation du Chef de file par un auditeur appartenant à une unité indépendante du point de vue fonctionnel (pas par le responsable des finances du projet), soit en externe. La demande de paiement final du projet doit faire l’objet d’un audit par un auditeur externe, indépendant et agréé. En outre, les États membres responsables du projet ENO peuvent demander d’autres audits annuels ou un audit final, auquel cas le Chef de file en sera informé dès que possible. Le rôle principal de l’auditeur est d’examiner toutes les factures et tous les paiements relatifs au projet et de certifier que ces documents sont corrects et acceptables en tant que base d’une demande de paiement, ce dans le cadre de la législation concernée tant européenne que nationale. Au niveau de chaque partenaire, toutes les factures doivent être vérifiées par l’auditeur du partenaire concerné. Tant au niveau des partenaires que du Chef de file, l’auditeur de la demande de paiement doit enregistrer les vérifications qui ont été effectuées lors de la certification de la demande, notamment en ce qui concerne la réalité des « rapports et informations ». L’auditeur est tenu de vérifier soigneusement que les mêmes dépenses ne figurent que sur une seule demande de paiement. Conjointement à la demande paiement final, l’auditeur externe remet au Secrétariat un rapport d’audit final indiquant les conclusions des vérifications de l’audit final de toutes les dépenses effectuées et réclamées par le projet. Une attestation supplémentaire de l’auditeur sera incluse dans formulaire de demande de paiement final. Un modèle pour cette attestation sera envoyé au Chef de file par le Secrétariat. Audit de partenaires suisses participant à des projets ENO

Des procédures d’audit légèrement différentes doivent être adoptées pour les partenaires suisses participant à des projets. À l’instar des autres partenaires, les participants suisses doivent remettre au Chef de file les relevés des dépenses à inclure dans chaque demande de paiement, puisque les dépenses des partenaires suisses font aussi partie du budget total du projet. Ils sont donc eux aussi tenus d’envoyer au Chef de file des copies de leurs factures, et leurs dépenses doivent être incluses dans cette partie du formulaire de la demande de paiement, avec toutefois un taux de subvention de 0 % puisque ces partenaires ne peuvent pas percevoir de moyens du FEDER. En outre, l’apport des partenaires suisses doit aussi être détaillé dans chaque rapport d’état d’avancement. Les relevés des dépenses de ces partenaires font l’objet d’audits au niveau central par l’Office Fédéral du Développement Territorial/Bundesamt für Raumentwicklung,


ce qui signifie que ces relevés envoyés au Chef de file ne doivent pas faire l’objet d’audits séparés. Pour les demandes de paiement intermédiaires, il est demandé à l’auditeur du Chef de file de remettre un avis sur la régularité des dépenses effectuées et réclamées par tous les partenaires, mais une attestation d’audit distincte pour les dépenses faites par un partenaire suisse n’est pas nécessaire. Pour l’audit externe de la demande de paiement final, l’auditeur externe du Chef de file est invité à prendre contact avec le Secrétariat pour obtenir une copie de l’attestation d’audit suisse portant sur l’ensemble des dépenses effectuées par un partenaire suisse au cours de la mise en œuvre du projet. De plus amples informations sont disponibles auprès du Secrétariat ou auprès de l’interlocuteur pour le Programme INTERREG IIIB ENO de l’autorité nationale suisse (actuellement Mme Silvia Jost, à l’adresse électronique suivante : [email protected]). Pour des informations complètes sur l’audit des demandes de paiement, prière de se référer aux orientations « INTERREG IIIB NWE Project Audit Guidelines » disponibles sur le site www.nweurope.org. Évaluation de la demande de paiement La demande de paiement est examinée par l’unité Finances du Secrétariat, lequel envoie une confirmation de réception de ladite demande au Chef de file. Celui-ci mentionne dans la demande en question (signée par lui) un interlocuteur pouvant répondre à toute question portant sur l’évaluation de cette demande de paiement. Cet interlocuteur est en théorie le responsable des finances du projet mentionné dans le formulaire de candidature approuvé. À l’issue de l’examen de la demande de paiement, le versement doit être autorisé selon la procédure convenue entre l’autorité nationale de l’État du Chef de file et l’autorité de gestion du programme ENO Dès que le paiement a été autorisé, le montant approuvé de la subvention FEDER sera payé au Chef de file par l’autorité de paiement du Programme ENO, à savoir la Caisse des Dépôts et Consignations. Le Chef de file est informé de l’autorisation du paiement par le Secrétariat qui lui envoie simultanément un relevé mis à jour des dépenses du projet en question, ce qui l’informe par exemple des moyens FEDER versés et de ceux disponibles pour le reste de la période de mise en œuvre du projet. Suivi des dépenses invoquées et prévisions en matière de dépenses Au niveau du programme, l’engagement des moyens du FEDER se fait sur une base annuelle. Si une tranche (ou partie de tranche) n’est pas dépensée à la fin de la seconde année suivant l’année de l’engagement (N+2), elle est dégagée (autrement dit retirée) par la Commission européenne conformément aux dispositions de l’article 31, paragraphe 2 du Règlement du Conseil 1260/1999. Il en résulte que le Secrétariat doit, pour gérer les dépenses du programme, assurer un suivi étroit des profils de dépenses et appliquer de stricts mécanismes de contrôle. C’est l’une des raisons sous-tendant la remise deux fois par an au Secrétariat des demandes de paiement et des rapports d’état d’avancement afin de suivre l’évolution des dépenses et des progrès des projets. En outre, le Chef de file est tenu de remettre avec chaque demande de paiement une estimation des dépenses pour les six mois suivants.


Cette prévision n’est pas un « engagement contraignant » pour de futures demandes, mais un document dont le but est de donner des informations supplémentaires pour une évaluation réaliste du profil général des coûts d’un projet. L’envoi régulier de prévisions des dépenses sur la base des coûts prévus par tous les partenaires peut bénéficier à l’ensemble de la gestion financière du projet concerné. Si les dépenses réelles sont nettement inférieures aux dépenses annuelles prévues, le Secrétariat peut demander au Chef de file de soumettre pour approbation une nouvelle estimation des dépenses, ce qui peut dans certains cas déboucher sur la remise d’un formulaire de révision de la candidature. Modifications des lignes budgétaires Au cours de la mise en œuvre d’un projet, il peut s’avérer nécessaire de modifier la répartition entre les postes budgétaires par rapport à celle établie dans le formulaire de candidature approuvé. Les augmentations supérieures de 20% aux lignes budgétaires individuelles doivent être soumises au Secrétariat et dûment justifiées en utilisant un formulaire de Modification de Ligne Budgétaire. Comme il n’est pas possible d’augmenter le montant des moyens FEDER octroyés au projet, d’autres postes budgétaires doivent être modifiés en conséquence pour respecter le montant alloué dans la Lettre d’octroi de concours. De telles modifications doivent être approuvées par écrit par le Secrétariat. Le Chef de file est prié de prendre contact avec le Secrétariat s’il estime que des modifications de lignes budgétaires seront nécessaires, ce afin d’obtenir le formulaire de demande adéquat. Il convient de noter que deux modifications de lignes budgétaires seulement sont autorisées pendant la durée du projet. Des demandes de modification de ligne budgétaire ne sont nécessaires que si des changements de plus de 20 % interviennent avant la remise de la demande de paiement final. Si de telles modifications ont lieu lors de la remise de la demande de paiement final, celle-ci doit comporter une justification par écrit et le Secrétariat évaluera les modifications budgétaires en même temps que la demande de paiement final. Révision des dossiers de candidature Les ajustements effectués sur une candidature approuvée et qui pourraient entraîner la nécessité d’une révision du dossier de candidature (par exemple un changement de partenariat, de plan d’action ou d’estimation des dépenses annuelles par rapport au formulaire de candidature approuvé) doivent faire l'objet d'une discussion avec le Secrétariat dès que l'occasion se présente et sont évaluées au cas par cas. Si ces modifications entraînent un changement significatif des objectifs, de l’esprit ou du partenariat de la candidature approuvée, la candidature révisée sera soumise pour approbation. Une telle approbation peut déboucher sur une réduction du total des moyens du FEDER octroyés au projet (voir la section 4.5.3 des Orientations destinées aux promoteurs de projets). Il convient de noter que l’on ne peut soumettre que deux formulaires de révision de candidature pendant la durée du projet. Le cas échéant, le Secrétariat fournira au Chef de file un formulaire modifié de demande de paiement après que le formulaire de révision de candidature a été approuvé. Taux de subvention


La zone du Programme ENO comprend à la fois les régions éligibles au titre de l’Objectif 1 et les régions hors Objectif 1. Dans les régions éligibles au titre de l’Objectif 1, le financement attribué par le FEDER aux projets est plafonné à 75 %, alors qu'il est plafonné à 50 % dans les régions hors Objectif 1. De plus, certaines régions étant considérées comme sortant progressivement (phasing out) de l’Objectif 1, elles continueront à bénéficier du soutien transitoire Objectif 1 jusqu’au 31 décembre 2005 ou jusqu’au 31 décembre 2006 (veuillez vous reporter aux articles 3, 6 et 29 du règlement n° 1260/1999 du Conseil). En principe, les dépenses effectuées par des partenaires ne ressortissant pas à l’Objectif 1 bénéficieront du niveau d’aide maximal pour les régions hors Objectif 1, tandis que celles de partenaires d’Objectif 1 pourront percevoir le niveau maximal prévu pour ce type de zone. Il est primordial que les fonds alloués aux partenaires éligibles au titre de l’Objectif 1 et à ceux qui ne le sont pas fassent l’objet d’une administration séparée, car il est impossible de reporter des sommes engagées au nom de partenaires qui ne sont pas éligibles au titre de l’Objectif 1 sur le compte de partenaires qui le sont afin d’optimiser la contribution du FEDER. Toutefois, et uniquement dans le cas d’investissements de nature physique mis en œuvre dans des régions d’Objectif 1 par des partenaires hors Objectif 1, on peut octroyer jusqu’au niveau maximum des aides d’Objectif 1 à des dépenses effectuées dans une zone de ce type par un partenaire hors Objectif 1. Par conséquent, la demande de paiement permet aux partenaires du projet d’indiquer la répartition exacte des dépenses pour des investissements physiques dans les régions d’Objectif 1 et celles hors Objectif 1.

Les taux maximums de subvention FEDER sont résumés dans le tableau ci-dessous :

Objectif 1 Hors Objectif 1 En général 75 % maximum 50 % maximum Investissements d’infrastructure

générateurs de recettes nettes

substantielles (*) 40 % maximum 25 % maximum

Investissements dans les entreprises (*) 35 % maximum 15 % maximum

Taux de change La demande de paiement doit toujours être complétée en euros (voir les Orientations destinées aux promoteurs de projet, section 2.3.3). Les paiements au Chef de file seront effectués en euros et les dépenses feront l’objet d’un contrôle en euros par le Secrétariat. La question monétaire en ce qui concerne les partenaires situés en dehors de la zone euro doit être tranchée avant le début du projet, car tous les relevés fournis par

Cependant, aucune circonstance ne peut justifier le dépassement de la contribution totale du FEDER mentionnée dans la Lettre d’octroi de concours.


le Chef de file au Secrétariat devront être libellés en euros. Il est recommandé de régler cette question par la signature d’un contrat entre le Chef de file et les autres Partenaires. En l’occurrence, deux options sont possibles : • Les partenaires du projet convertissent les dépenses qu'ils ont effectuées dans

leur monnaie nationale en euros et le Chef de file utilise ces montants convertis afin de remplir les formulaires de demande de paiement. Chaque partenaire a deux possibilités pour convertir ses dépenses en euros. Il peut le faire à partir : a) de la moyenne du taux de change mensuel indiqué par la Commission : soit

le taux de change du mois au cours duquel la facture a été acquittée, soit celui du mois au cours duquel la facture a été envoyée au Chef de file ;

b) du taux de change en vigueur sur le marché le jour où la facture a été acquittée.

• Les partenaires du projet font parvenir leurs montants au Chef de file dans leur monnaie nationale et le Chef de file convertit ces montants en euros pour remplir les formulaires de demande de paiement. Dans ce cas, le Chef de file doit se servir de la moyenne du taux de change mensuel indiqué par la Commission pour le mois au cours duquel la demande de paiement est transmise au Secrétariat.

Vous pouvez connaître la moyenne du taux de change mensuel indiqué par la Commission pour la conversion des livres Sterling en euros en vous connectant au site Internet http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=currency_historique&currency=72&SearchField=&Period=2003-7&Delim=,&Language=en.

Lorsqu’il soumet sa première demande de paiement, le Chef de file doit informer le Secrétariat de l’option qu’il a choisie par le biais du courrier d’accompagnement. Cette option devra être utilisée pendant toute la durée du projet.


Formulaire de demande de paiement Le formulaire de la demande de paiement comporte cinq éléments : A. Données générales du projet B. Dépenses éligibles et montant FEDER demandé pour chaque partenaire C. Dépenses éligibles et montant FEDER demandé pour chaque investissement D. Attestation et signature E. Dépenses prévues pour les six prochains mois La fiche A, Données générales du projet, comporte des informations importantes sur le projet, comme le nom du Chef de file ainsi que les dates de début et de fin du projet. La plupart de ces données sont déjà complétées par le Secrétariat conformément aux informations figurant dans le formulaire de candidature. La fiche B, Dépenses éligibles et montant FEDER demandé pour chaque partenaire, reprend les dépenses réclamées par chaque partenaire pour la période rapportée. Le Chef de file utilise cette fiche pour demander l’aide FEDER afférente aux dépenses éligibles de chaque partenaire du projet. La fiche C, Dépenses éligibles et montant FEDER demandé pour chaque investissement, sert aux projets qui ont des dépenses d’investissement prévue dans le formulaire de candidature approuvé. Les dépenses d’investissement éligibles doivent faire l’objet d’une demande pour chaque investissement repris dans « l’Annexe VII - fiche détaillée des investissements » du formulaire de candidature approuvé. L’exactitude des informations données par le Chef de file dans la demande de paiement doit être certifiée par celui-ci et par un auditeur sur la fiche D, Attestation et signature. La fiche E, Dépenses prévues pour les six prochains mois, permet au Chef de file de remettre une estimation des dépenses du projet qui feront l’objet de la prochaine demande de paiement dans le cadre du FEDER.

Afin de compléter correctement le formulaire de la demande de paiement, le Chef de file peut se référer aux conseils donnés ci-dessous pour chaque fiche dudit formulaire, et consulter dans les Orientations pour l’audit des projets (Project Audit Guidelines) les informations relatives à l’éligibilité des dépenses. A. Données générales du projet

Les informations suivantes seront complétées par le Secrétariat conformément aux informations figurant dans le formulaire de candidature approuvé. • Numéro de projet • Intitulé du projet

En cas d’erreur ou d’incohérence dans les informations reprises sur le formulaire de demande de paiement, ou si ledit formulaire n’est pas dûment signé et daté, la demande en question ne pourra pas être traitée par le Secrétariat et le transfert des moyens du FEDER subira des retards. Il est donc très important de remplir correctement le formulaire !


• Nom du Chef de file • Pays du Chef de file • Dates de début et de fin du projet • Date de signature de la Lettre d’octroi de concours • Taux indicatif des subventions FEDER pour le projet • Montant du concours FEDER octroyé selon la Lettre d’octroi de concours • Montant du cofinancement • Budget total du projet INTERREG IIIB ENO

Les montants suivants seront calculés automatiquement : • Total résumé des dépenses certifiées éligibles • Total FEDER demandé Les champs suivants doivent être complétés par le Chef de file : • Numéro du formulaire de demande de paiement

Le numéro du formulaire de demande de paiement remis doit être indiqué, le premier portant le numéro 1 (habituellement, la demande portant sur les coûts de préparation).

• Date de remise La date de remise est celle à laquelle le Chef de file envoie la demande de paiement au Secrétariat.

• Date de référence Il convient de choisir l’une des options proposées. Le mois (30 juin ou 31 décembre) et l’année au cours de laquelle la demande de paiement est remise doivent être mentionnés. Si la demande de paiement porte sur les coûts de préparation, l’option correspondante doit être choisie.

• Données bancaires pour le versement des moyens FEDER Le responsable du projet est tenu d’indiquer toutes les coordonnées du compte bancaire sur lequel les moyens FEDER seront versés. Toutes les informations demandées doivent être fournies, telles que requises par l’Autorité de paiement du programme afin de verser les moyens du FEDER au projet, et les données bancaires indiquées doivent correspondre à celles figurant dans le formulaire de candidature approuvé. En cas de modification des données bancaires, un courrier justificatif signé par la personne ayant signé le formulaire de candidature, ou par son remplaçant au sein de l’organisation du Chef de file, doit être envoyé au Secrétariat.

B. Dépenses éligibles et montant FEDER demandé pour chaque partenaire Cette fiche indique les dépenses éligibles par poste budgétaire et par partenaire. Le montant FEDER demandé par chaque partenaire sera calculé automatiquement en multipliant les dépenses éligibles par le taux de subvention afférent.

Le Chef de file est tenu d’informer sans délai le Secrétariat de toute erreur dans les informations ci-dessus.


Les champs suivants doivent être complétés par le Chef de file : • Nom de chaque partenaire

La numérotation afférente aux partenaires doit être la même que celle reprise dans le formulaire de candidature approuvé (voir la section 5.2 de la candidature approuvée pour les numéros de partenaires).

• Dépenses éligibles certifiées par poste budgétaire et par partenaire

(investissements exclus) Il s’agit pour chaque partenaire du montant des dépenses éligibles par poste budgétaire, certifiées par un auditeur dûment qualifié et agréé, et effectuées au cours de la période visée par le rapport. Les dépenses d’investissement seront calculées automatiquement par partenaire sur la base des informations ajoutées sur la fiche C. Prière de consulter les Orientations pour l'audit des projets (Project Audit Guidelines) pour des informations complémentaires relatives à l'éligibilité des dépenses.

Le total des moyens FEDER réclamé par le projet sera calculé automatiquement et indiqué dans tableau de synthèse de la fiche A. C. Dépenses éligibles et montant FEDER demandé pour chaque investissement Les dépenses éligibles réclamées pour chacun des investissements repris dans l’annexe VII du formulaire de candidature approuvé doivent figurer sur la fiche C. Les éléments suivants doivent être complétés pour chaque investissement : • Description • Emplacement exact • Type d’investissement

Choisir l’une des trois options suivantes : Investissement générateur de recettes nettes ; investissements dans des sociétés ; autre investissement.

• Numéro de partenaire

Voir la section 5.2 de la candidature approuvée pour les numéros de partenaires. • Nom du partenaire

Sélectionner le nom du partenaire responsable de l’investissement tel que figurant dans le formulaire de candidature approuvé.

Il convient d’informer sans délai le Secrétariat de toute différence entre les taux de subvention FEDER indiqués pour chaque partenaire dans le formulaire de demande de paiement envoyé par le Secrétariat et ceux fixés dans le formulaire de candidature approuvé.


• Dépenses éligibles par poste budgétaire et par investissement

Ces informations doivent figurer selon que les dépenses ont été effectuées dans une zone d’Objectif 1 ou pas, et porter sur le montant des dépenses éligibles telles que certifiées par un auditeur dûment qualifié et agréé, et effectuées par investissement au cours de la période visée par le rapport. Prière de consulter les Orientations pour l'audit des projets (Project Audit Guidelines) pour des informations complémentaires relatives à l'éligibilité des dépenses.

• « Postes libres » S’ils sont utilisés dans le formulaire de candidature approuvé, ils doivent correspondre exactement à chaque investissement spécifique.

Le montant FEDER demandé par poste budgétaire sera calculé automatiquement pour chaque investissement. D. Attestation et signature Les informations suivantes doivent être complétées par le Chef de file : • Coordonnées de la personne responsable de la demande de paiement

Il convient d’indiquer le nom et l’adresse de la personne responsable de la demande de paiement. Cette personne sera contactée par le Secrétariat pour tout renseignement sur la demande de paiement et elle devrait en théorie être celle qui assure la fonction de responsable des finances du projet, telle qu’indiquée dans le formulaire de candidature approuvé.

• Date et signature du Chef de file

Il convient d’indiquer lisiblement le nom et la fonction de la personne qui signe la demande de paiement pour le compte du Chef de file. Il s’agira de préférence de la personne ayant contresigné la Lettre d’octroi de concours. Toute autre personne signant le rapport doit être dûment habilitée à agir au nom de l’organisation du Chef de file. La signature originale du Chef de file doit figurer sur la copie de la demande de paiement remise au Secrétariat. À défaut de signature adéquate, la demande ne sera pas évaluée par le Secrétariat et le paiement au Chef de file sera retardé.

• Attestation d’auditeur

La signature originale de l’auditeur doit figurer sur la copie de la demande de paiement remise au Secrétariat. S’il est annexé, un rapport d’audit final doit aussi être signé par l’auditeur.

Les informations données dans ces champs doivent correspondre exactement à celles figurant dans le formulaire de candidature approuvé. Le Chef de file est tenu d’informer le Secrétariat sans délai de tout changement dans la description, l’emplacement ou le partenaire responsable de l’investissement pendant la mise en œuvre du projet. Ce point est extrêmement important pour les investissements de nature physique car leur emplacement, plutôt que celui du partenaire, détermine le taux de subvention pour l’investissement concerné.

Veuillez indiquer clairement le nom et la fonction de la personne signant pour le compte du Chef de file, ainsi que la date de la signature.


E. Dépenses prévues pour les six prochains mois Pour chaque poste budgétaire, il convient d’indiquer les dépenses prévues et le montant FEDER qui feront l’objet de la prochaine demande de paiement. Cette estimation devra tenir compte de la ventilation des dépenses entre les partenaires et régions d’Objectif 1 et hors Objectif 1. Tout commentaire sur l’estimation, notamment en cas de divergence des dépenses réelles et estimées par rapport à la prévision annuelle figurant dans le formulaire de candidature approuvé, doit être donné dans le cadre prévu à cet effet. Vérification des formulaires relatifs aux dépenses À la demande de l’organisme français en charge de l’audit du programme ENO, les partenaires sont tenus de remettre avec le formulaire de demande de paiement des listes détaillées de toutes les factures reprises dans la demande en question. Ces listes peuvent se présenter sous la forme du modèle fourni par le Secrétariat (fiches de vérification des dépenses) ou dans un format similaire conçu par les partenaires. Quel que soit le format retenu, toutes les informations requises doivent y figurer, et le mode de calcul utilisé pour établir les totaux des partenaires par poste budgétaire dans la demande de paiement doit être clair. Les deux modèles fournis pour la vérification des formulaires relatifs aux dépenses sont légèrement différents. L’un deux doit être réservé au poste budgétaire « personnel du partenaire », et l’autre à tous les autres postes. Budget pour le personnel Les champs suivants doivent être complétés par le Chef de file/Partenaire : • Numéro de demande de paiement / Date de référence / Numéro et intitulé du

projet Ces informations doivent être identiques à celles données au recto du formulaire de demande de paiement joint.

• Nom et pays du partenaire

Une fiche de vérification des dépenses doit être complétée pour chaque partenaire et pour chaque poste budgétaire. Il convient d’indiquer le nom complet des partenaires, tels qu’ils figurent sur le formulaire de candidature approuvé, ainsi que leur pays.

• Numéro de séquence

Il s’agit du numéro d’ordre chronologique donné à chaque facture détaillée dans la fiche (la première facture a le numéro 1, la deuxième le 2, etc.).

• Référence interne

Toute référence de la facture selon le système de comptabilité interne du partenaire doit être indiquée.

• Date de facture / Date de paiement de la facture

Veuillez indiquer clairement le nom et la fonction de l’auditeur, ainsi que la date de la signature.


Indication du mois de référence du salaire et de la date du versement. • Nom / Fonction

Indication du nom du salarié concerné (conforme à la fiche de paie), ainsi qu’une brève description des tâches ou du rôle assurés pour le projet.

• Charges mensuelles de l’employeur

Indication du total des coûts salariaux pour l’employeur, incluant les salaires, les taxes et cotisations au régime de sécurité sociale nationale selon la législation en vigueur dans le pays.

• Prorata de l’emploi

Indication, en taux de leur temps de travail, du temps que les personnels ont accordé au projet. Ce point doit être étayé par des fiches de temps de travail pour les personnes qui ne travaillent pas à plein temps pour le projet.

• Salaire mensuel éligible

Ce montant doit résulter de la multiplication des frais mensuels de personnel par le temps passé sur le projet (prorata d’emploi).

• Commentaire

Indication de tout commentaire sur les montants listés ou les factures incluses ayant trait à la demande de paiement.

Autres postes du budget Les champs suivants doivent être complétés par le Chef de file/Partenaire : • Numéro de demande de paiement / Date de référence / Numéro et intitulé du

projet Ces informations doivent être identiques à celles données au recto du formulaire de demande de paiement joint.

• Nom et pays du partenaire

Une fiche de vérification des dépenses doit être complétée pour chaque partenaire et pour chaque poste budgétaire. Il convient d’indiquer le nom complet des partenaires, tels qu’ils figurent sur le formulaire de candidature approuvé, ainsi que leur pays.

• Poste budgétaire

Sélectionnez le poste approprié dans les options déroulantes : • Préparation • Experts et consultants externes • Déplacements et séjours • Rencontres, séminaires et publicité • Équipement • Investissements • Frais généraux

• Numéro de séquence

Il s’agit du numéro d’ordre chronologique donné à chaque facture détaillée dans la fiche (la première facture a le numéro 1, la deuxième le 2, etc.).


• Référence interne Toute référence de la facture selon le système de comptabilité interne du partenaire doit être indiquée.

• Date de facture / Date de paiement de la facture

Indication de la date d’émission de la facture par le fournisseur et la date de paiement par le partenaire.

• Fournisseur

Indication du nom du fournisseur ayant émis la facture. • Description

Brève description des biens ou services fournis et de leur adéquation avec le projet.

• Total facture

Ce montant doit inclure la TVA, que celle-ci ait été payée par le partenaire ou non.

• Montant payé

Indication du montant payé par le partenaire, hors TVA si sa restitution est demandée à un stade quelconque.

• Montant éligible

Il s’agit du montant éligible à inclure dans la demande de paiement en tant que dépense certifiée du projet. Ce montant peut différer de celui qui a été réellement payé si le total de la facture n’est pas éligible dans son intégralité en tant que dépense du projet.

• Commentaire

Indication de tout commentaire sur les montants listés ou les factures incluses ayant trait à la demande de paiement.


CHECK-LIST À PARCOURIR AVANT DE REMETTRE LE RAPPORT D’ÉTAT D’AVANCEMENT ET LA DEMANDE

DE PAIEMENT

Une version papier et une version numérique du rapport d’état d’avancement et du formulaire de demande de paiement complétés sont remises au Secrétariat.

RAPPORT D’ÉTAT D’AVANCEMENT

Toutes les sections adéquates ont été complétées.

Toutes les annexes mentionnées dans le rapport d’état d’avancement sont incluses.

Le rapport d’état d’avancement est signé et daté par le Chef de file. Le nom du signataire du rapport est clairement indiqué.

DEMANDE DE PAIEMENT

Tous les champs adéquats de la fiche A, Données générales du projet, ont été complétés.

Pour tous les partenaires, les dépenses éligibles effectuées au cours de la période couverte par le rapport ont été indiquées dans la fiche B, Dépenses éligibles et montant FEDER demandé pour chaque partenaire.

Les dépenses éligibles ont été indiquées dans la fiche C, Dépenses éligibles et montant FEDER demandé pour chaque investissement repris dans l'annexe VII du formulaire de candidature.

La fiche D, Attestation et signature, a été signée et datée par le Chef de file. Le nom du signataire de la demande est clairement indiqué.

La fiche D, Attestation et signature, a été signée et datée par l’auditeur. Le nom de l’auditeur y figure lisiblement.

La fiche E, Dépenses prévues pour les six prochains mois, a été complétée.

Des fiches de vérification des dépenses sont incluses pour chaque partenaire et pour chaque poste budgétaire.

Pour la demande de paiement final, un rapport final élaboré et signé par un auditeur externe a été joint.