Guide pratiqueGérer son espace adhérent

Avril 2020

Sommaire

Les engagements de ma J.A tout au long de l'année

La réhabilitation en 4 étapes

Le compte en banque : cadre général

Organiser un séjour ou une sortie

Organiser un loto, une loterie, une tombola

Gestion des membres - Arrêt de la J.A

Comment gérer sa JA ?, donner des nouvelles, le RNJA ?, les accompagnateurs locaux ?, les relaisdépartementaux ?

Faire le bilan, participer au jury, saisir le dossier en ligne, envoyer les documents

Ouverture d'un compte en banque, rendez-vous avec un conseiller, les opérations autorisées, fermeture du compte

Réglementation, autorisations, assurances complémentaires, carte bancaire

Réglementation, règles à respecter, les démarches, méthodologie de projet, communication

Une personne veut intégrer ou quitter la JA, arrêt de la JA ?

Page 3

Page 2

Page 6

Page 5

Page 4

Page 1

Les engagements de ma J.A tout au long de l'annéeEnvoyer avant/après chaque événement : photos, affiches, invitations,...

Par mail à citoyennete@laligue33.org

Gérer une associationça s'apprend !

Un besoin de formation ? Méthodologie de projet

La gestion d'un budget et d'une association (banque, chèque, facture, devis,...) Fonctionnement d'une association (règlement intérieur, statuts,...) Créer un site internet, une page facebook et une affiche efficace

Envoyer la demande de formation par mail avec des propositions de dates et de lieux à votre RD (Relais Départemental). Minimum 10 participants. Possibilité de rassembler plusieurs J.A.

Donnerdes nouvelles !

La réhabilitation

L'Assemblée générale du RNJA(Réseau National des Juniors

Associations)

- Elle est organisée par les jeunes pour les jeunes : deux journées généralement sur Paris et prises en charge par le RNJA.- Elections du Collège des Juniors Associations (C.J.A) → des membres de votre J.A peuvent candidater !- Seulement deux juniors associations peuvent y participer par département (2 personnes par J.A). - Un mail d'inscription est envoyé par le R.N.J.A. Une sélection est faite sur des critères objectifs.- À noter que la priorité est donnée aux J.A ayant des membres candidats au C.J.A

Accompagnateurlocal

Une personne de confiance, majeur, ayant un accompagnement de proximité.Il n'est pas membre de la J.A. Parents, bénévoles, animateurs, éducateurs,...Non obligatoire.Votre RD peut vous proposer un accompagnateur local issu du réseau de la Ligue de l'enseignement.

Relais Départemental

Il est le garant et le responsable du dispositif sur le département de la Gironde.Il instruit toutes les demandes d’habilitation avant de les envoyer au RNJA et anime les formations.Une question ? Une difficulté ? Un besoin ? L'accompagnateur n'a pas de réponse ?

R.N.J.AUne petite équipe (5 salariées et des bénévoles) basée à Paris qui gère à distance toutes les J.A de France.

Aucune relation avec le R.N.J.A sauf pour l'Assemblée Générale et les comptes bancaires.Vous avez une question, votre Relais Départemental y répondra !

p. 1Contact : Relais départemental / Txomin OLAZABAL / citoyennete@laligue33.org / 07.76.78.33.49 / Skype

La réhabilitation en 4 étapesLe relais départemental convoque chaque J.A à une rencontre annuelle des Juniors Associations de la Gironde.

La présence de chaque JA est obligatoire pour être réhabilitée.La réhabilitation écrite ne concerne pas les J.A ayant été habilitées après le 31 mai de l'année.

Etape 1Faire le bilan en équipe

- Faire le point avec tous les membres (point +/- ; point financier) de l'année écoulée. Ce point peut prendre la forme d'uneAssemblée Générale.- Remplir le rapport moral et le rapport financier pour le RNJA- Faire la liste des projets à venir pour l'an prochain.- Préparer une présentation orale de 10 minutes pour le jury : power point, photos, bilan de l'année, projets à venir.

Etape 2Participer au jury

- Présence obligatoire de tous les représentants.- Présence des membres actifs fortement conseillée. - Une invitation est envoyée par mail fin juin de l'année en cours. - Les « nouvelles J.A » y participent également afin de présenter oralement leur projet et leurs actions à venir.

Matin → préparation dynamique de la saisie du bilan de chaque J.A animée par le Relais DépartementalAprès-midi → présentation orale du bilan de l'année de chaque J.A devant un jury et animations.

Etape 3Saisir le dossier en ligne

A

https://juniorassociation.orgEspace adhérents

Demande de réhabilitationEtape 1 : Votre Junior AssociationEtape 2 : Composition de la J.A et accompagnementEtape 3 : Actvités de la J.AEtape 4 : Bilan

Possibilité de joindre trois documents en plus

Etape 5 : Relais, compte bancaire, engagements

Etape 4Envoyer

les documents

Envoyer par courrier à votre relais départemental : - Fiche diagnostic APAC complétée et signée par UN des représentants (voir notice aide).- Fiche d'engagements respectifs signée par les représentants et l'éventuel accompagnateur.- Fiche des membres signée par TOUS les membres.- Chèque de 15 euros à l'ordre du RNJA.

Délai : avant le 31/10 – faire une copie du dossier. Adresse : Ligue de l'enseignement – Fédération de la Gironde 72, avenue de l'église romane, 33370 Artigues-Près-Bordeaux

p. 2

- Rapport activités- Rapport financier

Ouverture d''un compte en banque

(cf. fche spécifque)

Http://www.juniorassociation.orgEspace adhérents

Banque Compléter le formulaire en ligne

Lire la notice : Démarches pour l'ouverture d'un compte bancaire et le choix de la banque.

Envoyer par courrier à votre RD : - La demande d'ouverture de compte complétée et signée.- Les autorisations parentales des deux mandataires âgés de plus de 11 ans.

Adresse : Ligue de l'enseignement – Fédération de la Gironde 72, avenue de l'église romane, 33370 Artigues-Près-Bordeaux C'est le RNJA qui enverra le dossier à la banque par courrier.

Rendez-vous avecle conseiller

Les deux mandataires + votre relais départemental si vous le souhaitez.

Pensez à apporter lors de votre rendez-vous, les documents suivants :

Opérations autorisées

- Déposer de l'argent en chèques ou en espèces.- Retirer de l'argent au distributeur ou au guichet .- Effectuer des paiements par chèque.- Changement de mandataire seulement en passant par l'espace adhérent du RNJA (via votre extranet enrenvoyant les mêmes pièces justificatives).

Fermeture du compte enbanque

&fn de la J.A

Http://www.juniorassociation.orgEspace adhérents

Arrêter sa J.A Télécharger la fiche arrêt

Le compte en banque : cadre général

p. 3

Quand une J.A arrête son activité, elle doit le déclarer au RNJA :Remplir la fiche arrêt → si compte bancaire : remplir la demande de versement à :

-une autre J.A-une asso loi 1901 (envoyer status + JO+ déclaration pref + RIB)L'argent ne peut-être distribué à une collectivité ou aux membres de la J.A.

Envoyer au RD qui enverra au RNJA pour procéder à la clôture du compte et de la JA. Seul la RNJA peut procéder à la clôture du compte et au reversement potentiel.

- Les cartes d'identités originales des deux mandataires.- Les justificatifs de domicile des mandataires (facture eau, électricité, attestaton sur l'honneur).- L'attestation d'habilitation en cours de la Junior Association.

Gestion des membres - Arrêt de la J.A

Une personne veutintégrer la J.A

Http://www.juniorassociation.org Espace adhérents

Ajouter un membreNom PrénomSexeAdresse, Code postal, VilleEmail, TéléphoneStatut (Actif/inactif)Type (Représentant/Membre)

Un membre veutquitter la J.A

(Après que la J.A ai été habilitée /réhabilitée)

Http://www.juniorassociation.org Espace adhérents

Liste des membresDouble clique sur le membre démissionaire

Modifier son statut

A

A

Arrêt de la J.A

Http://www.juniorassociation.org Espace adhérents

Arrêter sa J.ATélécharger la Fiche Arrêt

Imprimer et compléter la fiche Envoyer à votre Relais Departemental

Adresse : Ligue de l'enseignement – Fédération de la Gironde 72, avenue de l'église romane, 33370 Artigues-Près-Bordeaux

- À chaque fois qu'un nouveau membre rejoint la JA, la liste des membres doit être mise à jour et signée par le.la nouvel.le membre. - Cette liste doit être envoyée à votre RD (qui l'enverra au RNJA) afin que le nouveau ou la nouvelle membre soit bien assuré.e.

Si vous avez ouvert un compte bancaire, il sera clôturé par le RNJA.Il vous appartient de décider de la répartition des fonds restants qui peuvent faire l’objet d’un don auprès d’une autre association.

Vous pouvez indiquer votre choix sur la fiche arrêt. Cf fiche compte en banque p. 4

Organiser un séjour ou un sortie

Autorisations

- autorisation écrite des parents pour les mineurs, à remettre avec le dossier d'assurance.Envoyer un mail à votre relais départemental (citoyenne@laligue33.org) en indiquant :

✔ Liste des participants ✔ La destination✔ Les dates du séjour✔ Les noms des accompagnateurs ✔ L'adresse de l'hébergement✔ 3 numéros de téléphones disponibles pendant le séjour

Assurancescomplémentaires

Carte Bancaire

Pour partir à l'étranger, possibilité de demander une carte bancaire (C.B) pour la durée du séjour à titre exceptionnel en envoyant lademande par mail à votre Relais Départemental (citoyennete@laligue33.org) :

✔ une présentation brève du projet✔ le budget du séjour détaillé ✔ le montant prévu dans les transactions C.B

Le RNJA accepte ou n'accepte pas la demande en fonction des éléments fournis.Si accepté : la C.B sera au nom du représentant.

Elle devra être rendue obligatoirement à la banque dès le retour du séjour.La C.B n'est pas gratuite ; prévoir des frais bancaires dans votre budget.

Réglementation

Aucune déclaration jeunesse et sport n'est nécessaire si vous organisez seuls votre séjour et non via une structure jeunesse → Possibilité de partir sans adulteAucune obligation d'encadrement par des adultes diplômés (ref. préfecture Gironde ; DRDJSCS).→ Possibilité d'être accompagné par des parents/frères/animateurs... Séjour de Junior Association reconnu comme départ en vacances entre mineurs en autonomie.→ Hébergement possible dans des espaces sans agrément spécifique ; vérifier que les mineurs sont acceptés seuls.

Http://www.juniorassociation.orgEspace adhérents

Assurance formulaireFormulaire sortie / séjour- Formulaire du séjour- Autorisation parentale

- Charte de l'accompagnateur- Si besoin formulaire assurance matériel

Délai : 2 mois avant le départ – faire une copie du dossier.

Délai : 3 mois avant le départ

p. 5

Adresse : Ligue de l'enseignement – Fédération de la Gironde 72, avenue de l'église romane, 33370 Artigues-Près-Bordeaux

Organiser un loto, une loterie, une tombolaLes manifestations doivent répondre à certains critères :

→ Elles peuvent ou non être ouvertes au public → Elles font appel au hasard → Elles font nourrir l'espoir de gagner des lots

Quelles sont les règlesà respecter ?

→ Déclarer la manifestation à la mairie ou à la préfecture (tombola ou loterie).→ Les mises doivent être inférieur à 20€.→ Ne pas en organiser plus de trois par an.→ Les lots doivent uniquement être des biens de faibles valeurs ou des bons d'achat.→ Les recettes servent à financer les projets de la JA (ou dons pour une autre asso).

Réglementation

Les démarches

Toutes les manifestations doivent faire l'objet d'une déclaration un mois minimum avant la date prévue.

Il convient donc de prendre contact avec le/la :- Préfecture, si le loto est ouvert au grand public ; formulaire à compléter (tombola ou loterie).- SACEM, si vous souhaitez diffuser de la musique (demander la fiche à votre relais départemental).- Mairie, pour une autorisation de manifestation et pour réserver une salle municipale.- Relais départemental pour assurer la manifestation

Se poser les bonnesquestions

Méthodologiede

projet

✔ Lister les besoins matériels et financiers (budget prévisionnel).✔ Faire un rétro-planning✔ Réserver la salle.✔ Collecter les lots et/ou les bons d'achats à l'aide d'un flyer présentant notre projet.✔ Travailler sur sa communication (produire une affiche présentant la J.A et son projet par exemple).

Communication → Envoyer des invitations et des photos de la manifestation à votre relais départemental et vos partenaires.

Où et quand sera organisée la manifestation ?Quel budget complet ? Combien de personnes attendez-vous ?Qui fait quoi le jour J (caisse, buvette, micro,...) ?

Organiser des préventes de cartons ?Combien de membres sont mobilisés pour la préparer ?

Quelle salle est la plus adaptée (taille, son,...) ?A quoi serviront les fonds récoltés ?

p. 6