Annexes

Annex 1: Outline of Strategy Document 

PART I: CURRENT SITUATIONParliament institutional context

• Mandate & Responsibilities• institutional areas

• General organizational structure by area (organigramme)

Services, processes & systems• <AREA>

• Services• Processes• Enabling (ICT) environment

<AREA>..

<AREA>

ICT services & support in parliamentICT department (OR unit OR office OR group OR external contractor)

ServicesRoles and responsibilityGovernance, policies and standardsICT Systems & Infrastructure

Communication and Information Dissemination services & support in parliamentLegislative Information Centre or Library (OR unit OR office OR group OR external contractor)

ServicesRoles and responsibilityGovernance, policies and standards

PART II: THE FUTUREThe vision statement

• Vision statement for the Parliament• Vision statements by institutional area

Strategic goals and objectives• <AREA>

• Goal• Objectives: 

▪ Services▪ Processes▪ Systems

<AREA>..

<AREA>

PART III: THE CHALLENGES <AREA>

gap analysis<AREA>

..

ChallengesSummary of Gap analyses over all AreasChallenges

PART IV: ACTION PLANS

ACTION PLAN FOR ICTRecommendations

• Overview of recommendations• Mapping challenges ­ recommendations

• Recommendation – detail descriptions• <RECOMMENDATION>

• <ACTIVITY>• <STAKEHOLDER>

Action Plan• Roadmap• Overview activities – priority – stakeholder – planning• Activity based budget

ACTION PLAN FOR COMMUNICATION AND INFORMATION DISSEMINATION Recommendations

• Overview of recommendations• Mapping challenges ­ recommendations

• Recommendation – detail descriptions• <RECOMMENDATION>

• <ACTIVITY>• <STAKEHOLDER>

Action Plan• Roadmap• Overview activities – priority – stakeholder – planning• Activity based budget

Annex 2: Project evaluation questionnaire

To be signed by all the stakeholders involved in the project evaluation and lessons learned process

Project Lessons Learned questionnaire Yes No N/AImpact

Low High1 2 3 4 5

Place your cursor in the appropriate boxes and type an X. (Insert additional rows as needed.)

Yes = the project team agrees with the statementNo = the project team does not agree with the statementN/A = this statement does not apply to the projectImpact = the extent to which this factor had an impact on your project

Add a >comment to any question where supporting detail would be helpful

Project Planning

• Project Objectives were specific, measurable, attainable, results­focused and time­limited   >

• Product concept was appropriate to Project Objectives   >

• Project Plan and Schedule were well­documented, with appropriate structure and detail   >

• Project Schedule encompassed all aspects of the project   >

• Tasks were defined adequately   >

• Stakeholders (e.g., Sponsor, Customer) had appropriate input into the project planning process   >

• Requirements were gathered to sufficient detail   >

• Requirements were documented clearly   >

• Specifications were clear and well­documented   >

• Test Plan was adequate, understandable, and well­documented >

• External dependencies were identified, agreements signed   >

• Project budget was well defined   >

• End of Phase Criteria were clear for all project phases   >

• Project Plan had buy­in from the stakeholders   >

Project Lessons Learned questionnaire Yes No N/AImpact

Low High1 2 3 4 5

Place your cursor in the appropriate boxes and type an X. (Insert additional rows as needed.)

Yes = the project team agrees with the statementNo = the project team does not agree with the statementN/A = this statement does not apply to the projectImpact = the extent to which this factor had an impact on your project

Add a >comment to any question where supporting detail would be helpful

Project Planning

• Stakeholders had easy access to Project Plan and Schedule   >

Project Execution and Delivery

• Project stuck to its original goals   >

• Changes in direction that did occur were of manageable frequency and magnitude   >

• Project baselines (Scope, Time, Cost, Quality) were well­managed (e.g., changed through a formal Change Control Process) >

• Design changes were well­controlled   >

• Basic project management processes (e.g., Risk Management, Issue Management) were adequate   >

• Project tracked progress against baselines and reported accurate status   >

• Procurement (e.g., RFP, Contract with vendor) went smoothly   >

• Contracted vendor provided acceptable deliverables of appropriate quality, on time, and within budget   >

• Stakeholders were satisfied with the information they received   >

• The project had adequate Quality Control   >

• Requirements – specifications – Test Plan were well­managed (e.g., Requirements Management System was used) >

• Risks were manageable   >

Human Factors

• Project Manager reported to the appropriate part of the organization   >

• Project Manager was effective   >

Project Lessons Learned questionnaire Yes No N/AImpact

Low High1 2 3 4 5

Place your cursor in the appropriate boxes and type an X. (Insert additional rows as needed.)

Yes = the project team agrees with the statementNo = the project team does not agree with the statementN/A = this statement does not apply to the projectImpact = the extent to which this factor had an impact on your project

Add a >comment to any question where supporting detail would be helpful

Project Planning

• Project Team was properly organized and staffed    >

• Project Manager and staff received adequate training   >

• Project Team’s talent and experience were adequate   >

• Project team worked effectively on project goals   >

• Project team worked effectively with outside entities   >

• There was good communication within the Project Team   >

• Management gave this project adequate attention and time   >

• Resources were not over­committed   >

• Resources were consistently committed to project aims   >

• Functional areas cooperated well    >

• Conflicting departmental goals did not cause problems   >

• Authority and accountability were well defined and public   >

Overall

• Initial cost and schedule estimates were accurate   >

• Product was delivered within amended schedule   >

• Product was delivered within amended budget   >

Project Lessons Learned questionnaire Yes No N/AImpact

Low High1 2 3 4 5

Place your cursor in the appropriate boxes and type an X. (Insert additional rows as needed.)

Yes = the project team agrees with the statementNo = the project team does not agree with the statementN/A = this statement does not apply to the projectImpact = the extent to which this factor had an impact on your project

Add a >comment to any question where supporting detail would be helpful

Project Planning

• Overall Change Control was effective   >

• External dependencies were understood and well­managed    >

• Technology chosen was appropriate   >

• The project was a technological success   >

• Customer’s needs/requirements were met   >

• Customer was satisfied with the product   >

• Project Objectives were met   >

• Business Objectives were met   >

Annex: Steps 1­4: outline of Strategy Document

PART I: CURRENT SITUATION    Parliament institutional context

• Mandate & Responsibilities• institutional areas

• General organizational structure by area (organogram)

Services, processes & systems <AREA>

Services Processes

Enabling (ICT **) environment

Information systems ++

Communication channels and mechanisms ++

• <AREA>

• ..• <AREA>

•ICT services & support in parliament **

• ICT department (OR unit OR office OR group OR external contractor)• Services• Roles and responsibility• Governance, policies and standards• ICT Systems & Infrastructure

Communication and Information Dissemination Services & Support in parliament ++

• Department   responsible   for   communication   and   information  dissemination (OR unit OR office OR group OR external contractor)

• Services• Roles and responsibility• Governance, policies and standards• ICT Systems & Infrastructure

PART II: THE FUTUREThe vision statement

• Vision statement for the Parliament• Vision statements by institutional area

Strategic goals and objectives <AREA>

Goal Objectives: 

ServicesProcessesICT Systems **Information systems ++

Communication channels and mechanisms ++

• <AREA>..

• <AREA>PART III: THE CHALLENGES     

<AREA>• gap analysis

<AREA>• ..

Challenges• Summary of Gap analyses over all Areas• Challenges

PART IV: ACTION PLANSRecommendations

• Overview of recommendations• Mapping challenges ­ recommendations

• Recommendation – detail descriptions• <RECOMMENDATION>

• <ACTIVITY>• <STAKEHOLDER>

Action Plan Roadmap Overview activities – priority – stakeholder – planning Activity based budget

** Specific when also producing an Action Plan for ICT++ Specific when also producing an Action Plan for Communication and Information Dissemination 

Annex: Step 1 – Mapping services, processes and systems 

Area: Product or Service

Client(s) ProcessProcess Owner

Sub Area: ..

..

..

..

Mapping of ICT systems and applications on parliamentary research processes (1st step)

Area: 

Product or Service

Client(s) ProcessProcess owner

System:..

System:..

System:..

System:..

System:..

System:..

Sub Area: 

Mapping of ICT systems and applications on parliamentary research processes (2nd step)

Annex: Step 1 ­ SWOT Analysis

Strength WeaknessPerformance within the institutional areasCommunication & Information Dissemination

Services, processes & systemsLegislative draftingParliamentary reportingParliamentary researchLibrary servicesICT infrastructureIntranetinternetRemote connectivitySecurityICT organizationStructured roles & responsibilitiesIndependent budget & resourcesICT servicesUser support & helpdeskPC supportData & Network operationsSystems managementSystems developmentProject managementICT governanceEnterprise wide policies and proceduresEnterprise wide planning

Strengths and Weaknesses

Dimensions of the external environment 

Opportunities Threats

Social & economicalPoliticalLegalTechnological

Opportunities and Threats

Annex: Step 3 – Fit/Gap Analysis and Challenges

AREA: 

Sub Area:  Fit (already have) Gap (not yet have)

Service

Process

System

Human Resources

ICT service & support

ICT governance, policies and procedures

..

..

Fit/Gap analysis by Area and Sub­Area

Nr. Institutional area Challenge Type Impact

.. .. .. .. ..Challenges by area and type, indicating their impact

Annex : Step 4 – Formulating actions and the action plan for ICT

ICT Systems (→)

Sys- Sys- Sys- Sys- Sys- Sys- Sys- Sys- Sys- Sys- Sys-

Processes ( )

: existing and operational: new systems

Processes supported by new systems

Issues and challenges Impact Strategic Recommendation Priority

Mapping recommendations and challenges

Recommendation: ..Action Key 

stakeholdersOutcomes Priority

Recommendation and its activities

Action Stakeholders Resources / Inputs Needed

Priority Year 1 Year 2 Year 3

Quarter Quarter Quarter

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Recommendation: ..

Action Stakeholders Resources / Inputs Needed

Priority Year 1 Year 2 Year 3

Quarter Quarter Quarter

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Recommendation: ..

Recommendation: ..

Action Plan for ICT 

Annex: Evaluation & mid­term review

Project Lessons Learned checklist Yes No N/AImpact

Low High1 2 3 4 5

Yes = the project team agrees with the statementNo = the project team does not agree with the statementN/A = this statement does not apply to the projectImpact = the extent to which this factor had an impact on your project

Project Planning

• Project Objectives were specific, measurable, attainable, results­focused and time­limited   >

• Product concept was appropriate to Project Objectives   >

• Project Plan and Schedule were well­documented, with appropriate structure and detail   >

• Project Schedule encompassed all aspects of the project   >

• Tasks were defined adequately   >

• Stakeholders (e.g., Sponsor, Customer) had appropriate input into the project planning process   >

• Requirements were gathered to sufficient detail   >

• Requirements were documented clearly   >

• Specifications were clear and well­documented   >

• Test Plan was adequate, understandable, and well­documented >

• External dependencies were identified, agreements signed   >

• Project budget was well defined   >

• End of Phase Criteria were clear for all project phases   >

• Project Plan had buy­in from the stakeholders   >

• Stakeholders had easy access to Project Plan and Schedule   >

Project Execution and Delivery

Project Lessons Learned checklist Yes No N/AImpact

Low High1 2 3 4 5

Yes = the project team agrees with the statementNo = the project team does not agree with the statementN/A = this statement does not apply to the projectImpact = the extent to which this factor had an impact on your project

Project Planning

• Project stuck to its original goals   >

• Changes in direction that did occur were of manageable frequency and magnitude   >

• Project baselines (Scope, Time, Cost, Quality) were well­managed (e.g., changed through a formal Change Control Process) >

• Design changes were well­controlled   >

• Basic project management processes (e.g., Risk Management, Issue Management) were adequate   >

• Project tracked progress against baselines and reported accurate status   >

• Procurement (e.g., RFP, Contract with vendor) went smoothly   >

• Contracted vendor provided acceptable deliverables of appropriate quality, on time, and within budget   >

• Stakeholders were satisfied with the information they received   >

• The project had adequate Quality Control   >

• Requirements – specifications – Test Plan were well­managed (e.g., Requirements Management System was used) >

• Risks were manageable   >

Human Factors

• Project Manager reported to the appropriate part of the organization   >

• Project Manager was effective   >

• Project Team was properly organized and staffed    >

• Project Manager and staff received adequate training   >

• Project Team’s talent and experience were adequate   >

Project Lessons Learned checklist Yes No N/AImpact

Low High1 2 3 4 5

Yes = the project team agrees with the statementNo = the project team does not agree with the statementN/A = this statement does not apply to the projectImpact = the extent to which this factor had an impact on your project

Project Planning

• Project team worked effectively on project goals   >

• Project team worked effectively with outside entities   >

• There was good communication within the Project Team   >

• Management gave this project adequate attention and time   >

• Resources were not over­committed   >

• Resources were consistently committed to project aims   >

• Functional areas cooperated well    >

• Conflicting departmental goals did not cause problems   >

• Authority and accountability were well defined and public   >

Overall

• Initial cost and schedule estimates were accurate   >

• Product was delivered within amended schedule   >

• Product was delivered within amended budget   >

• Overall Change Control was effective   >

• External dependencies were understood and well­managed    >

• Technology chosen was appropriate   >

• The project was a technological success   >

Project Lessons Learned checklist Yes No N/AImpact

Low High1 2 3 4 5

Yes = the project team agrees with the statementNo = the project team does not agree with the statementN/A = this statement does not apply to the projectImpact = the extent to which this factor had an impact on your project

Project Planning

• Customer’s needs/requirements were met   >

• Customer was satisfied with the product   >

• Project Objectives were met   >

• Business Objectives were met   >

Project Lessons learned checklist