TỔ CÔNG TÁC CHUYÊN TRÁCH CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH THỐNG KÊ TTHC

Hà Nội, tháng 10 năm 2008

2

1. Vài nét giới thiệu Đề án

2. Phạm vi thống kê

3. Nội dung thống kê

4. Nhiệm vụ của TCT trong giai đoạn thống kê

5. Quy trình thống kê

Nội dung trình bày

3

Giới thiệu Đề án – Nhiệm vụ• Thống kê tất cả các TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, các yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC đang được áp dụng tại các cấp chính quyền (Trung ương, tỉnh, huyện, xã)

• Công bố công khai tất cả các TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, các yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC trên Trang thông tin điện tử của TCTCT.

• Rà soát lại từng TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, các yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC và rà soát theo nhóm các TTHC có liên quan mật thiết với nhau theo các tiêu chí rõ ràng và được chuẩn hóa nhằm xác định tính hợp pháp, tính cần thiết và sự hợp lý của TTHC.

• Xây dựng các khuyến nghị cụ thể cần thiết nhằm đơn giản hóa hoặc bãi bỏ các TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, các yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC không hợp pháp, không cần thiết, không hợp lý.

4

Giới thiệu Đề án – Các giai đoạn triển khai•Giai đoạn 1 (trước ngày 1/7/2009): Thống kê TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai HC; yêu cầu hoặc điều kiện để được cấp giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký, chứng chỉ hành nghề, thẻ, phê duyệt, chứng chỉ, văn bản xác nhận, quyết định HC, giấy xác nhận, bản cam kết, biển hiệu, bằng, văn bản chấp thuận và các loại khác. Việc thống kê TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai HC, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC được thực hiện thông qua Biểu mẫu 1.

•Giai đoạn 2 (trước ngày 1/5/2010): Rà soát TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, các yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC (thông qua Biểu mẫu 2, 2a, 2b – đối với cơ quan hành chính và Biểu mẫu 3 – đối với người dân và doanh nghiệp).

•Giai đoạn 3 (trước ngày 31/12/2010): Thực thi các khuyến nghị đơn giản hóa TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính sau khi đã được UBND, Chủ tịch UBND tỉnh, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chính phủ, TTg Chính phủ xem xét, quyết định.

5

Giới thiệu Đề án – Nguyên tắc đảm bảo chất lượng

Thống nhất thực hiện thông qua một hệ thống tiêu chuẩn chung, với các tiêu chí và biểu mẫu được thống nhất áp dụng đối với toàn bộ các bên có liên quan tham gia vào Đề án, bao gồm cơ quan hành chính nhà nước các cấp (từ Trung ương tới cấp xã), Tổ công tác chuyên trách, Hội đồng tư vấn, Tổ công tác tại các bộ, địa phương, người dân và doanh nghiệp.

6

PHẠM VI THỐNG KÊ

Việc thống kê áp dụng đối với các loại TTHC và văn bản sau:

– TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, phí, lệ phí, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC liên quan đến hoạt động kinh doanh.

– TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, phí, lệ phí, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC liên quan đến đời sống của nhân dân.

– Văn bản quy định TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, phí, lệ phí, các yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC.

7

NỘI DUNG THỐNG KÊ

• Tất cả các bộ phận cấu thành của một TTHC cụ thể, có thể bao gồm:– Tên TTHC;– Trình tự thực hiện;– Cách thức thực hiện;– Hồ sơ (thành phần, số lượng hồ sơ);– Thời hạn giải quyết/ trả lời kết quả;– Cơ quan, đối tượng thực hiện thủ tục hành chính;

• Tất cả các văn bản quy định về thủ tục hành chính đó. • Văn bản quy định mẫu đơn, mẫu tờ khai, phí, lệ phí.

• Văn bản quy định về các yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC.

8

•Tổ chức, điều phối hoạt động thống kê trong phạm vi địa phương mình•Thu thập thông tin từ các sở, ban, ngành, huyện và xã (đối với UBND cấp tỉnh)•Ký xác nhận tất cả Biểu mẫu 1. •Nhập dữ liệu vào phần mềm•Bổ sung thông tin con thiếu cho TCTCT

•Góp ý kiến về:TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC con thiếu.•Lấy ý kiến các bên tham gia•Quảng bá với công chúng và cộng đồng doanh nghiệp•Tổ chức các nhóm làm việc

•Kiểm soát chất lượng các bộ hồ sơ•Yêu cầu TCT tại các bộ, cơ quan ngang bộ, UBND cấp tỉnh bổ sung thông tin•Chỉnh sửa các bộ hồ sơ•Công bố các Hồ sơ cho công chúng •Xây dựng cơ cấu cơ sở dữ liệu tối ưu

Trách nhiệm các bên trong giai đoạn thống kêTCT bộ, địa phương TCTCT HĐTV và công chúng

9

NHIỆM VỤ CỦA TCT TRONG GIAI ĐOẠN THỐNG KÊ

1. Tổ chức thống kê tất cả:

• các TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, các yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC, phí và lệ phí (nếu có)

• các văn bản qui định về TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, các yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC, phí và lệ phí (nếu có)

Theo đúng quy định tại các mục I, II, III phần 2 tài liệu: Giới thiệu tổng quan về Đề án 30 và Hướng dẫn thống kê TTHC

2. Đảm bảo tính chính xác và chất lượng của các văn bản và tài liệu do các cơ quan hành chính trực thuộc thống kê, nhằm thiết lập một CSDL quốc gia về TTHC và các VBPL qui định về TTHC một cách đầy đủ, hoàn chỉnh và chính xác

10

NHIỆM VỤ CỦA TCT TRONG GIAI ĐOẠN THỐNG KÊ(tiếp theo)

3. Tạo hồ sơ về TTHC và VB quy định TTHC trên CSDL điện tử trung tâm (phần mềm máy xén):

• Mỗi TTHC, mỗi VB quy định TTHC sẽ được tạo một hồ sơ trên CSDL trung tâm

• Toàn văn văn bản qui định về TTHC, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC, phí, lệ phí; mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính dưới dạng file điện tử sẽ được đính kèm Biểu mẫu 1

4. Đôn đốc và yêu cầu các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện việc thống kê TTHC

11

QUY TRÌNH THỐNG KÊ1. Các bước chuẩn bị - 2 bước:

Bước 1: Lập danh mục tên TTHC và danh mục mẫu đơn, mẫu tờ khai hànhchínhBước 2: Tổ chức tập huấn

2. Các bước kỹ thuật – 6 bước:

Bước 1: Tổ chức điền Biểu mẫu 1Bước 2: Kiểm tra chất lượng điền Biểu mẫu 1Bước 3: Ký xác nhận chất lượng Biểu mẫu 1Bước 4: Phê duyệt bộ hồ sơ thống kê TTHC gửi TCTCTBước 5: Nhập dữ liệu về TTHC vào CSDL trung tâmBước 6: Chuyển Hồ sơ lên TCTCT

12

Quy trình thống kê – Các bước chuẩn bịBước 1: Lập danh mục tên TTHC và danh mục mẫu đơn, mẫu tờ khai hànhchính

• Đã quá hạn nộp (15/8 đối với danh mục TTHC và 30/8 đối với danh mục mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính).

• Một số địa phương con chưa nộp. Hạn cuối cùng là ngày 10/10/2008

• Đối với các địa phương đã nộp, nhưng chưa đúng theo yêu cầu, nhiệm vụ tiếp theo là bổ sung nội dung lập con thiếu theo ngành, lĩnh vực theo yêu cầu trong công văn gửi ngày 30/9/2008. Hạn cuối cùng nộp danh mục bổ sung và chỉnh lý là ngày 15/10/2008

13

Quy trình thống kê – Các bước chuẩn bị

Bước 2: Tổ chức tập huấn (sau buổi tập huấn này)

i. TCT tại các địa phương tập huấn lại cho các cán bộ khác của TCT chưa được TCTCT tập huấn về cách điền biểu mẫu 1 và cách sử dụng phần mềm máy xén TTHC

ii. TCT tại các địa phương tập huấn cho cán bộ được các đơn vị giao nhiệm vụ thống kê TTHC về cách điền biểu mẫu 1 trên bản in theo hướng dẫn của TCTCT

14

Bước 1: Tổ chức điền Biểu mẫu 1

i.

ii. Các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, xã chịu trách nhiệm:

• Điền biểu mẫu 1 bằng cách trả lời đầy đủ và chính xác tất cả các câu hỏi trong biểu mẫu 1 cho từng TTHC đang được thực hiện tại đơn vị mình.

• Cung cấp đầy đủ các văn bản liên quan, các mẫu đơn, mẫu tờ khai và các văn bản liên quan khác được nêu rõ trong biểu mẫu 1

• Nộp các văn bản, tài liệu cần đính kèm dưới dạng bản in trên giấy và bản điện tử. Riêng biểu mẫu 1 phải được điền trên file MS Word và nộp cho TCT của địa phương bằng bản in và file mềm qua thư điện tử

Quy trình thống kê – Các bước kỹ thuật

TCT các địa phương

Sở, ban, ngành, huyện, xã

Gửi bản in hoặc bản mềm qua thư điện tử

1. Biểu mẫu 1 (file MS Word)2. Hướng dẫn cách điền biểu mẫu 13. Tài liệu hướng dẫn việc thống kê TTHC

15

Quy trình thống kê – Các bước kỹ thuậtLưu ý:

• Cơ quan thực hiện thống kê chỉ nộp kèm toàn văn văn bản quy định TTHC do địa phương mình ban hành

• Văn bản quy định TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện thực hiện TTHC, phí, lệ phí bao gồm văn bản QPPL và công văn, thông báo, thông cáo, hướng dẫn và các văn bản hành chính khác không phải là văn bản QPPL của UBND cấp tỉnh và đơn vị trực thuộc (như sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã, v.v…)

Hỗ trợ:

TCT của địa phương có trách nhiệm hỗ trợ và trả lời các thắc mắc, cung cấp thông tin, hướng dẫn, tư vấn và giải quyết các vướng mắc của các đơn vị thực hiện thống kê

16

Quy trình thống kê – Các bước kỹ thuậtBước 2: Kiểm tra chất lượng điền Biểu mẫu 1

Công đoạn 1: Xác định các TTHC không được thống kê (hoặc thống kê chưa đầy đủ)

Đối chiếu bộ hồ sơ thống kê nhận được với danh mục TTHC đã nhận được trước đó xem các TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính đã thống kê có tên trong danh mục đó hay chưa

Công đoạn 2: Kiểm tra chất lượng nội dung biểu mẫu 1

Kiểm tra nội dung, tính đầy đủ và chính xác của các câu trả lời trong biểu mẫu 1

Có thể mời chuyên gia tư vấn, tham khảo ý kiến của người dân và DN Nếu biểu mẫu 1 chưa đạt yêu cầu, TCT tại các địa phương có trách nhiệm

gửi thư điện tử hoặc liên lạc trực tiếp với các cơ quan đã điền biểu mẫu yêu cầu bổ sung và/hoặc chỉnh lý cho đến khi biểu mẫu 1 đạt yêu cầu về chất lượng

17

Quy trình thống kê – Các bước kỹ thuậtBước 2: Kiểm tra chất lượng điền Biểu mẫu 1 (tiếp theo)

Công đoạn 3: Kiểm tra tài liệu đính kèm

Kiểm tra về tính đầy đủ của tất cả các tài liệu cần đính kèm và đã nêu trong Biểu mẫu 1, gồm:

Văn bản quy định TTHC Mẫu đơn, mẫu tờ khai Yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC Phí, lệ phí và các văn bản liên quan khác

Nếu chưa đủ các tài liệu đính kèm, TCT các địa phương yêu cầu cơ quan thực hiện thống kê bổ sung các tài liệu con thiếu

18

Quy trình thống kê – Các bước kỹ thuật

Bước 3: Ký xác nhận chất lượng Biểu mẫu 1

Đối với cơ quan trực tiếp thực hiện thống kê: Sau khi tất cả Biểu mẫu 1 đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, chỉnh lý

và bổ sung theo yêu cầu kèm theo các tài liệu cần thiết, cơ quan thực hiện thống kê xác nhận chất lượng của từng Biểu mẫu 1 bằng cách ký tắt vào góc trái bên dưới từng trang của biểu mẫu kèm theo bảng danh sách TTHC đã được thống kê

Gửi toàn bộ hồ sơ cho TCT tại các địa phương

Đối với TCT địa phương: Kiểm tra tính đầy đủ của việc ký xác nhận, nếu chưa đầy đủ,

thông báo và yêu cầu cơ quan thực hiện thống kê ký xác nhận bổ sung

Xác nhận chất lượng của từng Biểu mẫu 1 bằng cách ký tắt vào góc phải bên dưới của từng trang biểu mẫu và các tài liệu đính kèm

19

Quy trình thống kê – Các bước kỹ thuậtBước 4: Phê duyệt bộ hồ sơ thống kê TTHC gửi TCTCT

• TCT tại các địa phương có trách nhiệm:

Lập Danh sách các biểu mẫu 1 theo yêu cầu ở mục IV trong tài liệu hướng dẫn thực hiện việc thống kê TTHC đã được các cơ quan thực hiện thống kê ký xác nhận

Trình danh sách các Biểu mẫu 1 như nêu trên, kèm theo tất cả các Biểu mẫu 1 đã điền và các tài liệu liên quan để chủ tịch UBND tỉnh ký duyệt

• Chủ tịch UBND tỉnh có trách nhiệm:

Ký duyệt bản Danh sách các Biểu mẫu 1 mà không cần ký lên từng trang của Biểu mẫu

20

Quy trình thống kê – Các bước kỹ thuậtBước 5: Nhập dữ liệu về TTHC vào CSDL trung tâm

Sau khi đã hoàn tất đủ các công đoạn kiểm tra trên, TCT tại các địa phương có trách nhiệm:

Nhập dữ liệu về TTHC đó vào CSDL điện tử trung tâm – phần mềm máy xén bằng cách tạo hồ sơ trên CSDL điện tử trung tâm cho từng TTHC và từng VB liên quan

Có 2 loại hồ sơ được tạo trên CSDL điện tử trung tâm là:

Hồ sơ TTHC cho thủ tục hành chính Hồ sơ cho văn bản quy định TTHC, mẫu đơn, mẫu tờ khai hành

chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC, phí, lệ phí và các văn bản có liên quan khác

Cách thức thực hiện sẽ được trình bày cụ thể trong phần Hướng dẫn sử dụng phần mềm Máy xén

21

Quy trình thống kê – Các bước kỹ thuật

Bước 6: “Gửi” Hồ sơ lên TCTCT

Sau khi đã lưu Hồ sơ TTHC, Hồ sơ VB, TCT tại các địa phương có trách nhiệm:

Kiểm tra lại tính chính xác của các dữ liệu đã nhập vào

Nếu các dữ liệu đã chính xác và đầy đủ, bấm nút “xác nhận” và “Gửi” các hồ sơ đã tạo để NỘP lên TCTCT tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình thống kê

Lưu ý:

• “Gửi” là bước cuối cùng không đảo ngược được, có nghĩa là sau khi bấm lệnh “Gửi”, TCT địa phương không chỉnh sửa được các dữ liệu đã nhập. Về nguyên tắc, sau khi “Gửi” hồ sơ, TCT của địa phương đã chính thức chuyển giao trách nhiệm cho TCTCT

• TCT tại các địa phương phải đảm bảo Biểu mẫu 1 và tài liệu đính kèm dưới dạng bản in có giá trị như bản điện tử

22

Quy trình thống kê – Ghi chú

1. TCTCT sẽ gửi các tài liệu sau cho các TCT tại các địa phương:

Biểu mẫu 1 dưới dạng file điện tử (file MS Word) Bản hướng dẫn ngắn gọn về cách điền Biểu mẫu 1 Tài liệu hướng dẫn thực hiện việc thống kê TTHC Hướng dẫn sử dụng phần mềm Máy xén

2. TCTCT sẽ giới thiệu về phần mềm Máy xén và cách tạo Hồ sơ TTHC và Hồ sơ VB trong đợt tập huấn này

3. TCTCT sẽ gửi bản Hướng dẫn sử dụng phần mềm Máy xén cho các TCT địa phương trong đó hướng dẫn cụ thể các thao tác tạo hồ sơ, nhập dữ liệu vào CSDL trung tâm trong phần mềm Máy xén

23

Cảm ơn sự chú ý của các đồng chí!