habilidades para interactuar con otras personas

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CENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS ECONOMICO ADMINISTRATIVAS HABILIDADES PARA INTERACTUAR CON OTRAS PERSONAS MATERIA: ADMINISTRACION DE HABILIDADES DIRECTIVAS IV PROFESOR: DELGADO RAMIREZ ALFREDO EQUIPO # 3 INTEGRADO POR: BERMEJO SANCHEZ REBECA GONZALEZ ESQUEDA JOSE MANUEL GOVEA RIZO OSCAR GUTIERREZ HUERTA ALFONSO OÑATE DIAZ LUZ GRACIELA SALAZAR LLAMAS JESSICA GABRIELA

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Page 1: HABILIDADES PARA INTERACTUAR CON OTRAS PERSONAS

CENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS ECONOMICO ADMINISTRATIVAS

HABILIDADES PARA INTERACTUAR

CON OTRAS PERSONAS

MATERIA: ADMINISTRACION

DE HABILIDADES DIRECTIVAS IV

PROFESOR: DELGADO RAMIREZ ALFREDO

EQUIPO # 3

INTEGRADO POR:

BERMEJO SANCHEZ REBECA

GONZALEZ ESQUEDA JOSE MANUEL

GOVEA RIZO OSCAR

GUTIERREZ HUERTA ALFONSO

OÑATE DIAZ LUZ GRACIELA

SALAZAR LLAMAS JESSICA GABRIELA

22 DE SEPTIEMBRE DE 2010

Page 2: HABILIDADES PARA INTERACTUAR CON OTRAS PERSONAS

EN ZAPOPAN, JALISCO

UNIDAD 2.-

HABILIDADES PARA INTERACTUAR

CON OTRAS PERSONAS

Objetivos específicos:

Identificar la comunicación como elemento fundamental de interacción con los demás y como una herramienta útil para motivar a las personas.

Convencer y analizar el conflicto como un fenómeno natural dentro de las organizaciones publicas y privadas como fuente que puede generar beneficios.

2.1 La Comunicación

2.1.1 Objetivos y Propósitos de la Comunicación

2.1.2 El proceso de la comunicación

2.1.3 Tipos y barreras de la comunicación

2.1.4 La comunicación defensiva y la comunicación empática

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INTRODUCCION

La conversación es el medio más importante que tenemos para comunicarnos oralmente,por eso el respeto a las opiniones del otro es fundamental; si no lo hago no podré establecer un diálogo, entonces solo escucharé mi opinión …Escuchar es mucho más que limitarse a captar sonidos con nuestro sentido del oído, es más que oír. Es atender a lo que se nos dice, interiorizarlo, comprenderlo y traducirlo en algún tipo de respuesta: una acción, una exclamación, una respuesta, un sentimiento.El saber escuchar enriquece la comunicación, ya que nos permite apreciar los puntos de vista de los demás y establecer un verdadero diálogo, con intercambio de ideas, apreciaciones y razonamientos.Al escuchar pongo atención a mi interlocutor, oigo lo que me dice, y lo confronto con la expresión de sus ojos, los movimientos de su cuerpo, de su rostro; así completo el mensaje que él me ha querido comunicar.La comunicación es fundamental para establecer buenas relaciones humanas, sin embargo, esta se ve afectada ya requiere el entendimiento mutuo del emisor.

La comunicación es eficaz solo cuando el receptor entiende el mensaje del emisor, en los términos en que este ha querido darle su mensaje. Confabulan contra una buena comunicación factores tales como: Diferencias culturales, Métodos de Comunicación, Lenguaje, Diferencias de percepciones de cada persona.

Se logra una comunicación verdadera si estamos interesados en el lenguaje de la otra persona, de tal forma que esta se puede expresar libre y sinceramente, si escuchamos atentamente y observamos con conciencia y somos capaces de ponernos en el lugar del otro. Solo entonces estaremos estableciendo las bases de una buena comunicación.

Un ambiente laboral grato esta determinado en gran medida por la buena comunicación que se establezca entre las personas.

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LA COMUNICACIÓN

El funcionamiento de las sociedades humanas es posible gracias a la comunicación. Esta consiste en el intercambio de mensajes entre los individuos.

La comunicación es un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje y espera que esta última de una respuesta, sea una opinión, actitud o conducta. Es una manera de establecer contacto con los demás por medio de ideas, hechos, pensamientos, conductas, buscando una reacción al comunicado que se ha enviado.

Comunicación es todo proceso de interacción social por medio de símbolos y sistemas de mensajes. Incluye todo proceso en el cual la conducta de un ser humano actúa como estímulo de la conducta de otro ser humano. Puede ser verbal, o no verbal, interindividual o intergrupal.

Comunicación proviene de la palabra latina Communis, que significa común, por tal motivo al comunicarse, se trata de establecer una comunidad con alguien.

Desde un punto de vista técnico se entiende por comunicación el hecho que un determinado mensaje originado en el punto A llegue a otro punto determinado B, distante del anterior en el espacio o en el tiempo. La comunicación implica la transmisión de una determinada información.

OBJETIVOS Y PROPOSITOS DE LA COMUNICACION

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Toda comunicación debe tener un propósito, una intencionalidad que debe ser definida y mantenida durante todo su desarrollo.El propósito de un discurso constituye la razón de ser básica de su difusión. Por ello, aunque desgraciadamente ocurre en muchas ocasiones, en ningún caso debería haber discurso sin propósito.El propósito esta por delante del objetivo objetivos del discurso.Lo primero que tenemos que preguntarnos antes de pronunciar un discurso es: ¿Cuál es nuestro propósito?. A partir de aquí se determinan los objetivos concretos a alcanzar.Son cuatro los propósitos básicos de toda comunicación:

ENTRETENER INFORMAR CONVENCER PERSUADIR

Entretener: Cuando hablamos de viajes, compras, de aspectos familiares o contamos un chiste, realizamos clásicas comunicaciones que incluimos dentro del apartado de entretenimiento.

Informar: Se produce cuando emitimos mensajes con datos que consideramos de interés para el conocimiento de nuestros oyentes. Por lo general la información se produce de forma descriptiva e imparcial. Comunicaciones clásicas que podemos incluir a este apartado son las asambleas de empresa, las rendiciones de cuentas periódicas , a formación la difusión de noticias, etc.Convencer: o sea, querer que los mensajes sean aceptados y asumidos por el auditorio. La comunicación de convencimiento va directamente al cerebro de los oyentes y pretende consolidar o cambiar una idea ya existente. Para convencer es preciso dar razones y argumentos sólidos que justifiquen determinadas posiciones.

Persuadir: o incitar a la acción, el mas complejo de todos, ya que no solo pretende que las ideas sean asumidas, si no que además sean llevadas a practica. Para ello es preciso no solo contemplar razones y argumentos que sean aceptados por el cerebro, sino también saber provocar los sentimientos y reacciones del auditorio.

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La realización de un acto comunicativo puede responder a diversas finalidades:* Transmisión de información.* Intento de influir en los otros.* Manifestación de los propios estados o pensamientos.* Realización de actos.

En exposiciones dependiendo el tema se hace con la finalidad de:*Presentar información de manera formal y directa.*Plantear información especializada.*Identificar una problemática general o un aspecto de ésta.*Motivar a un grupo.*Compartir Las experiencias de una persona.*Proporcionar información experta con continuidad.

Al establecer cualquier proceso de comunicación nuestra intención principal es comunicarun determinado contenido a un receptor, pero aparte de esa función primordial, el uso dellenguaje puede ser usado para desempeñar muchas otras funciones, como estableció RomanJakobson en la década de los 60. Vamos a intentar verlo a través de un esquema:

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EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación se puede describir, esquemáticamente, como una cadena que pone en relación a un emisor (o remitente) con un receptor (o destinatario) por medio de un procedimiento físico (canal).

El mensaje que constituye el objeto de la comunicación se compone de elementos simbólicos reunidos según un repertorio o

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código del que una parte, al menos, ha de ser común a ambos interlocutores.

El conjunto forma un sistema par (es decir, “de retroalimentación” o feedback), que funciona en los dos sentidos según un rizo de comunicación: el emisor, una vez enviado el mensaje, se convierte en receptor y el receptor en el nuevo emisor. En el seno de este proceso, una serie de ajustes ejercen el equilibrio entre los elementos nuevos emitidos (“información”) y los elementos ya conocidos (“redundancia”), con miras a un óptimo rendimiento

El buen funcionamiento de este proceso, denominado cadena de comunicación, está condicionado por su nivel de homogeneidad, así como por el número acumulado de retornos (o posibilidades de realizar feedback) para reducir lo que pueda quedar de heterogeneidad en el sistema. Lo esencial es la compatibilidad de los comunicantes, la idoneidad del canal y la posibilidad de retroalimentación.

Por tanto, las comunicaciones más aleatorias o inseguras son, precisamente, las llamadas “de difusión” o “comunicaciones de masas”, por su débil homogeneidad y carencia de retroalimentación.

Se requieren ocho pasos para realizar el Proceso de Comunicación efectivamente, sin importar si éste se realiza utilizando el habla, señales manuales, imágenes ilustradas o cualquier otro medio de comunicación o tipo de lenguaje. Estos pasos son:1.   Desarrollo de una idea.-  Este primer paso es el que le da sentido a la comunicación, puesto que primero se debe reflexionar y desarrollar la idea que se desea transmitir con determinada intención, si esto no existiera la comunicación no tendría caso.2.   Codificación.- El segundo paso consiste en codificar o cifrar el mensaje, es decir, ponerlo en un código común para emisor y receptor: palabras (de un idioma común), gráficas u otros símbolos conocidos por ambos interlocutores. En este momento se elige también el tipo de lenguaje que se utilizará: oral, escrito, gráfico, mímico, etc. y el formato específico: oficio, circular, memorándum, póster, folleto, llamada telefónica, dibujo, video, etc.3.   Transmisión.-  Una vez desarrollado y elaborado el mensaje, se transmite en el lenguaje, formato y código seleccionado, enviándolo a través de un Canal o vehículo de transmisión, eligiendo el canal más adecuado, que no tenga barreras y

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previniendo o controlando las interferencias.4.   Recepción.-  El paso anterior permite a otra persona recibir el mensaje a través de un Canal de recepción; los canales naturales de recepción son los órganos de los sentidos: vista, oído, olfato, tacto y gusto. Entre más órganos sensoriales intervengan en la recepción, mejor se recibirá el mensaje, pero esto no es una garantía; el receptor debe estar dispuesto a recibir el mensaje, para que éste llegue más fácilmente. Si el receptor no funciona bien, o pone una barrera mental, el mensaje se pierde.5.   Descifrado o Decodificación.-   En este paso del proceso el receptor descifra el mensaje, lo decodifica e interpreta, logrando crear o más bien reconstruir una idea del mensaje. Si esa idea es equivalente a lo que transmitió el emisor se puede lograr la comprensión del mismo.6.   Aceptación.-  Una vez que el mensaje ha sido recibido, descifrado e interpretado, entonces viene la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo, lo cual constituye el sexto paso. La aceptación es una decisión personal que admite grados y depende de la forma en que fue percibido el mensaje, la apreciación que se hace de su exactitud, la opinión previa o prejuicio que se tenga sobre el mismo, la autoridad del emisor y las propias creencias y valores del receptor y sus implicaciones. Si el mensaje es aceptado,  entonces se logra el efecto deseado y el verdadero establecimiento de la comunicación.7.   Uso.-  Este es el paso decisivo de acción, la reacción que se logra en el receptor y el uso que él le da a la información contenida en el mensaje recibido.8.   Retroalimentación.-  La retroalimentación es el paso final que cierra el circuito con la respuesta del receptor, que en este momento toma el papel de emisor, estableciendo así una interacción bilateral: la Comunicación en Dos Direcciones. Si la retroalimentación no se diera, entonces la comunicación no se estableció plenamente y sólo se quedó a nivel unilateral como información. Retroalimentación es el término que se utiliza precisamente para llamar a la información recurrente o información de regreso, y es muy necesaria porque es la que indica al emisor si el mensaje fue recibido, si fue bien interpretado, si se aceptó y utilizó. Cuando la comunicación es completa, ambos interlocutores estarán más satisfechos, se evitará la frustración y se podrá acordar mejor la relación personal o laboral que se tenga, mejorando consecuentemente los resultados de la relación.            La comunicación requiere un clima de confianza, y es muy

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importante no defraudar a los demás para que una buena comunicación se pueda dar, ya sea en el terreno personal o profesional.

TIPOS Y BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

Quizás, nunca lo pensamos, pero al comunicarse dos personas ocurren muchas cosas, en lo más simple y cotidiano, la comunicación mutua, ósea, se disgrega en preguntas, respuestas, explicaciones, y aclaraciones.

Una simple comunicación implica tanto, que las personas pueden tener problemas para entender, sobre todo si el tema era complejo, existe distracciones, o cualquier cosa.

Las barreras que existen en la comunicación.

Existen tres tipos de categorías, que se presentan como barreras en una comunicación efectiva:

AMBIENTALES: Estas son las que nos rodean, son impersonales, y tienen un efecto negativo en la comunicación, puede ser incomodidad física (calor en la sala, una silla incomoda, etc.) distracciones visuales, interrupciones, y ruidos (timbre, teléfono, alguien con tos, ruidos de construcción.)

VERBALES: Estas son la forma de hablar, que se interponen en la comunicación, a modo de ejemplo: personas que hablan muy rápido, o no explican bien las cosas. Las personas que hablan otro idioma es obvia la barrera, pero incluso a veces nuestro propio idioma es incomprensible, por nosotros mismos, ya sea por diferencia de edad, clases sociales, nivel de educación he incluso entre dos profesionales, de distinto interés, como ejemplo: un medico, no podría hablar de temas medicinales con un ingeniero, sino solo con un colega o

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persona relacionada, con la salud. El no escuchar bien, es otro tipo de barrerá verbal, cuando no existe atención.

INTERPERSONALES: Es el asunto entre dos personas, que tienen efecto negativo en la comunicación mutua. Estas barreras interpersonales más comunes, son las suposiciones incorrectas, y las percepciones distintas.

Una SUPOSICIÓN, es algo que se da por hecho. Correcta o no correcta la suposición será una barrera en la comunicación.

La PERCEPCIÓN, es lo que uno ve y oye, es nuestro punto de vista, ósea dos personas pueden percibir un tema con distinto significado, cuando tomamos un punto de vista como un hecho nos cerramos a otras perspectivas.

Los prejuicios con relación a la edad, sexo, raza, o religión son también barreras interpersonales. Estos perjuicios pueden ser tomados negativamente, según como se planteen.

¿Cómo superar las barreras en la comunicación?

Si nosotros aceptamos que existen barreras, este es un solo paso a la solución, y poder entablar una comunicación eficaz. Existen tres formas de superar las barreras de la comunicación:

AMBIENTALES: - Escoger un lugar apropiado para la discusión -Hablar en un ambiente sin distracción o interrupción.

VERBALES: -Tener muy claro lo que se quiere comunicar, y expresarlo con claridad. -Escuchar atentamente lo que otra persona dice.

INTERPERSONALES: -No tome en cuenta suposiciones y prejuicios.

Es te alerta a las posibles, diferencia en la percepción.

Sea flexible, y si no nos comprenden la idea, hay que expresarla de distintas formas, hasta su entendimiento.

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Comunicación no verbal:

Es aquella donde las personas revelan algo mas que el lenguaje hablado. Como por gestos, expresiones faciales, lenguaje corporal, y tono de voz, esto transmite lo que se piensa y siente. Pensemos ¿cómo usamos nuestras manos al explicar algo?, O mandar a alguien, ¿cómo reacciona esa persona?, si nos entendió, o es una duda, etc.

El tono de voz también es parte de la comunicación no verbal, ya que esta expresa distintos sentimientos.

Para obtener una buena comunicación no verbal, sin malos entendidos, tome en cuenta lo siguiente:

Mire a la persona con quien habla. Estudie sus expresiones faciales, lenguaje corporal, y gestos.

Escuche con atención, el tono de la voz que nos transmiten.

Una persona tiene necesidades, para sobrevivir, y sobre todo relacionarse con el resto, ya que el hombre es el único ser, que no puede vivir solo, tiene la necesidad de comunicarse, para esto existen dos necesidades fundamentales, primero las personales, donde la persona debe sentirse valorado y respetado, ser escuchado, y participar en una discusión; y segundo las practicas, donde el individuo se mantiene centrado en el tema, logra buenas decisiones, e intercambia decisión en forma eficiente.

LA COMUNICACIÓN DEFENSIVA Y LA COMUNICACIÓN EMPATICA

La comunicación defensiva conduce a un estilo de relación interpersonal competitivo, que a cabo de un tiempo separa a las personas porque produce resultados negativos. La comunicación empática, en cambio, crea relaciones interpersonales productivas, porque permite que las personas encuentren conjuntamente soluciones para sus problemas personales, profesionales y organizativos.

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COMUNICACION DEFENSIVA

Una forma que existe de mejorar las relaciones interpersonales consiste en reducir todos los elementos que puedan significar defensa o ataque, aunque éstos sean de una manera muy sutil. Cuando un sujeto percibe una situación de amenaza tiende a emplear su energía en la propia defensa más que en entender al otro o en colaborar en la resolución de un problema común.

En un clima de amenaza defensa, lo que más preocupa y se lleva las energías de los comunicantes no es el contenido de la comunicación. Otro tipo de necesidades son las que adquieren un papel determinante como el tratar de causar buena impresión, necesidad de ganar, tratar de evitar riesgos...

Cuando un sujeto se sitúa a la defensiva, queda totalmente incapacitado para percibir y entender las motivaciones, actitudes y valores de la otra persona. Lo opuesto también es verdad. A una menor necesidad de defensa, las energías se dirigen a facilitar y mejorar el proceso de comunicación interpersonal.

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Una conducta o comunicación defensiva tiende a provocar una escucha defensiva, no prestándose atención al mensaje y todo el proceso de comunicación queda dislocado. El oyente distorsiona el mensaje y tiende a proyectar en la otra persona sus propias ansiedades.

Jack R. Gibb, que no tiene nada que ver con los Bee Gees, ha catalogado seis climas que, de darse, facilitan considerablemente la comunicación y que de no darse, provocan defensas.

Gibb, llegó a esta sistematización de forma experimental utilizando discusiones y conversaciones grabadas que luego analizaba. Fije una larga investigación de más de ocho años. Pero su clasificación final ayuda a comprender los procesos de la comunicación.

Hay seis pares de actitudes que son interactivas, es decir, que unas actitudes pueden compensar o neutralizar a otras. El significado de cada actitud queda aclarado por su actitud opuesta. La actitud que figura en primer lugar del binomio será la actitud que bloquea la comunicación. La actitud que figura en segundo lugar, sin embargo, será aquella actitud que facilita el acto comunicativo.

EVALUACION Y DESCRIPCION

Evaluación es todo aquello que implica algún tipo de crítica, juicio de valor. Calificación... Esta actitud evaluativa puede mostrarse de distintas formas, aunque las más utilizadas, consciente o inconscientemente, son el tono y la expresión de la voz, así corno el contexto donde se desarrolla la comunicación. Por el contrario, la descripción presenta hechos, sentimientos, por acepciones... que no implican ningún tipo de valoración o interpretación por parte de la otra persona que, por lo tanto, no siente que recae sobre ella un juicio sino una constatación.

En la evaluación, las personas no se están comunicando

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directamente sino a través de un "intermediario". Este "intermediario" no es más que el sistema de valores usado para el juicio.

Un fenómeno mal entendido, muchas veces por desconocimiento, y que se da en situaciones organizacionales o laborales, es el efectuar una evaluación positiva en la comunicación con un interlocutor. Esta actitud parece a priori que es una actitud socialmente deseable y es utilizada como herramienta supuestamente motivante para el interlocutor. Sin embargo, esta evaluación positiva puede ser tan bloqueadora de la comunicación como una evaluación negativa ya que eleva igualmente al interlocutor que la efectúa a la posición de juez y, por ello, se convierte en juez potencialmente condenador

CONTROL Y NO CONTROL

La actitud del control es percibida fundamentalmente en los intentos de persuasión que pueden darse en un acto comunicativo. Se podría definir la actitud de control como aquélla que en la COMUNICACION tiene por objetivo modificar la conducta del interlocutor. Sutilmente, incluso, se puede utilizar un lenguaje neutro para controlar al otro.

De manera genérica, la actitud controladora suscita defensas porque hace que el interlocutor sospeche de la existencia de motivaciones ocultas, y porque implica que la postura del otro es inadecuada y hace que se sienta reducido a una condición inferior.Por el contrario, la actitud de no control, genera una comunicación que se centra en ese problema común que atañe a las dos personas aquí y ahora, y que es lo que debe ser cambiado, pero interviniendo los dos.

ESTRATEGIA Y ESPONTANEIDAD

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Toda estrategia ayuda a elevar las tendencias paranoides del interlocutor, es decir, actitudes de sospecha, sentimientos persecutorios... El interlocutor ve de una manera fácil aquellas motivaciones ocultas, no expresadas o ambiguas.Fingir emoción, retener información, mostrar tener fuentes privadas de información, aparentar espontaneidad o naturalidad, mirar casualmente el reloj... son conductas que denotan la existencia de tina ESTRATEGIA.

NEUTRALIDAD Y EMPATIA

Aunque, inicialmente, el empleo de un tono neutral pueda parecer el más adecuado, lo cierto es que ese tono neutral bloquea el proceso de la comunicación interpersonal ya que este tono va a ser percibido como una falta de interés, distanciamiento, una actitud cínica.La empatía supone percibir y aceptar los sentimientos y emociones del otro, es decir, la aceptación incondicional del interlocutor. Con la empatía se transmite un mensaje diferente al otro ya que se demuestra respeto a los sentimientos ajenos, la identificación con la otra persona, la aceptación de su situación o problemática....

En la manifestación de neutralidad o empata tiene especial peso la comunicación no verbal, como los gestos espontáneos, la postura corporal....

En la actitud de neutralidad o de empatía que adopten los que tienen puestos de responsabilidad y mando en Organizaciones y Empresas puede estar la clave del clima de bienestar y de relaciones interpersonales que predomine en la Organización.

SUPERIORIDAD E IGUALDAD

Cuando una comunicación está cargada de elementos de superioridad siempre va a dar entender, de manera implícita que:

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- no se desea entrar realmente en una relación interpersonal- no se desea feedback y si se da no se tendrá en cuenta- no se necesita el intercambio de ayuda- se intentará reducir el poder, el prestigio, del interlocutor

En estas circunstancias, el contenido del mensaje es trasladado a un segundo plano. Las reacciones típicas de la otra persona suelen ser de no escuchar, olvidar lo oído, sentir la necesidad de competir. sentimientos de envidia...

De todas maneras existen diferencias reales de edad, poder, status.... pero pueden producir defensas si no se comunican como variables controladoras.De manera general, la superioridad es comunicada en la medida en que el sujeto se siente inseguro. Existe una alta correlación entre la actitud autoritaria y la ansiedad que avalan este hecho.

DOGMATISMO PROVISIONALIDAD

Gibb utiliza el vocablo dogmatismo de un modo poco técnico, de sentido común. Es la actitud que toma aquella persona que conoce ya la respuesta. Lo que se transmite de verdad es que no se necesita más información y que se desconfía de la capacidad de aportar algo a la comunicación de la otra persona.

Frecuentemente, lo que se está percibiendo es realmente un complejo de inferioridad, que también bloquea la comunicación con su problemática.La actitud contraria, es decir, la provisionalidad, es obviamente la de apertura a una comunicación contraria.

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BILIOGRAFIA:

DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS

SEXTA EDICION

AUTORES:

DAVID A. HETTEN

KIM S. CAMERON