han: geen nieuws van het examenfront; geen bericht, goed bericht - nico lamers en andrea bonarius -...
TRANSCRIPT
HAN:
geen nieuws
van het examenfront;
geen bericht, goed bericht!?
HO-SIS Link 19 juni 2014
Nico LamersAndrea Bonarius
Even voorstellen “in order of appearance”
Nico Lamers
Zelfstandig; Tradon (www.tradon.eu)
(beveiligde) logistiek en inkoop
BU Waardelogistiek Geldnet:
Risicoinventarisatie logistiek CSE
Even voorstellen “in order of appearance”
Andrea Bonarius
HAN Servicebedrijf;
afdeling Studentzaken
Projectleider Tentamenorganisatie
HBO onder het vergrootglas
Voorjaar 2011:
HAN management kan geen onderbouwd
antwoord geven op de aan zichzelf gestelde
vraag:
“Is er sprake van risico’s (in brede betekenis
des woords) binnen onze examenprocessen?”
Examenprocessen
Inhoudelijk:
“het onderwijs”
Fysiek (administratief logistiek):
Service bedrijf, afdeling Student Zaken
Het “fysieke” traject
Opdracht:
maak een risico inventarisatie en – analyse van het administratief logistieke traject dat tentamens afleggen binnen de faculteiten van de HAN.
(Noot: risico ≠ fraude)
Risico
Een voor de beheerders van een proces
onvoorziene en ongewenste gebeurtenis,
gerelateerd aan het proces, die een negatief
gevolg of consequentie veroorzaakt.
(Negatieve kans)
Werkwijze Nico Lamers (Tradon) + medewerker HAN
Logistieke keten in beeld brengen/ definiëren
van “functieschakels”
(start: docent, einde: archief)
Interview/ audit medewerkers per functieschakel
+ schouwen
Uitwerken/ vastleggen interviews in schema -,
detail - en managementrapportage
Argumenten gekozen werkwijze
Kostenaspect
“Gids- en introductiefunctie” medewerker HAN
Leereffect (auditinterviews)
Beklijven in de organisatie
Training vaardigheden in de organisatie
Bewustwording in organisatie
Resultaten
(Veel) meer risico’s dan verwacht (door HAN)
belangrijk hierbij:
ontbreken uniformiteit(ontstaansgeschiedenis HAN)
Resultaten
(Veel) meer risico’s dan verwacht (door HAN)
Zowel op het aspect
Fraude
als op
Proces “foutloop”
Resultaten; aspect proces foutloop
Grootste proces risico’s hebben invloed op de
situatie waar tentamen en student elkaar fysiek
ontmoeten
Organisatie van de planning (voorinschrijving)
Aanlevering tentamens door onderwijs
Aanwezigheid ongewenste ogen
Resultaten; aspect fraude
Grootste fraude risico’s treden op daar waar
tentamen en student elkaar fysiek ontmoeten:
Tentamenafname en tentameninzage
– Vooropgezet, gepland
Risicobestrijding; preventieve maatregelen
– Impuls, gelegenheid
Risicobestrijding; procedure beheersing
Resultaten;
Groot risico
AWARENESS
Bron: NRC 18/12/2013
En nu?
Uitkomsten verwerken en categoriseren:
Per faculteit
Per unit Servicebedrijf
Onderwerp & Aanbeveling
Quickwins & lange termijn actiepunten
HAN
En nu?
Uitkomsten verwerken en categoriseren:
Per faculteit
Per unit Servicebedrijf
Onderwerp & Aanbeveling
Quickwins & lange termijn actiepunten
De juiste eigenaar
Eigenaar vanuit faculteit
Eigenaar vanuit Servicebedrijf
Project
Project
Drieledige opdracht:
1. Beleid bepalen met het Surveillantenbeleid
als urgentie
2. Taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden in het administratief-
logistieke tentamenproces beschrijven
3. PDCA cyclus inbedden voor de borging
Surveillantenbeleid
Prioriteit: kans x impact
Opdracht:
Implementeer het nieuwe Beleid Aanname en
uitdiensttreding Surveillanten HAN breed bij
medewerkers HAN, HAN Flex B.V. en de
surveillanten.
Surveillantenbeleid
Aanpak:
• Doelgroep
• Procesbeschrijving
• HANdleiding voor de surveillant
• Sturen op kwaliteit
Taken, bevoegdheden verantwoordelijkheden
Opdracht:
Taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden in de processen
tentamenorganisatie beschrijven
Taken, bevoegdheden verantwoordelijkheden
Actoren in het tentamenproces:
• Studentzaken intern
• Studentzaken als opdrachtgever
• Studentzaken als opdrachtnemer
• Student
Taken, bevoegdheden verantwoordelijkheden
Resultaten :
• Deelprocesbeschrijvingen tentamenproces
• Protocol Facilitaire zaken
• Gedragsregels voor de studenten tijdens
tentamenafname
• Dienstverleningsovereenkomst
o Herinrichting tentamenproces als onderdeel van
meerdere projecten
Plan Do Check Act?
Middels Leerplatform tentamenorganisatie
“HAN breed”
Awareness
Audit 2.0
Vragen?