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Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 1 von 69

GTC

Handbuch

Langzeit-Lieferantenerklärungsportal

(Anforderung)

für Kunden


Inhalt

Inhalt _____________________________________________________________________ 2

1 Technische Voraussetzungen ______________________________________________ 5

2 Anmeldung im GTC Portal ________________________________________________ 5

3 Stammdaten ___________________________________________________________ 7

3.1 Allgemeines zur Datenverwaltung ___________________________________________ 7

3.1.1 Die Listenansicht ________________________________________________________________ 7

3.1.2 Die Detailansicht ________________________________________________________________ 7

3.2 Import _________________________________________________________________ 7

3.2.1 Format der Importdateien ________________________________________________________ 7

3.2.2 Allgemeines zum Importmodul ____________________________________________________ 8

3.2.3 Import von Artikeln _____________________________________________________________ 11

3.2.3.1 Manuelles erfassen von Artikeln ___________________________________________ 11

3.2.4 Import von Adressen ____________________________________________________________ 12

3.2.4.1 Manuelles erfassen von Adressen _________________________________________ 14

3.2.5 Import von Artikel-Adress-Verknüpfungen __________________________________________ 15

3.2.5.1 Manuelles erfassen von Artikel-Adress-Verknüpfungen _______________________ 15

3.3 Datenexport____________________________________________________________ 15

3.4 Export von ausgewählten LLEs _____________________________________________ 16

4 Lieferantenerklärungen verwalten ________________________________________ 17

4.1 Lieferantenerklärungs-Übersicht ___________________________________________ 17

4.2 Lieferantenerklärungen anfordern __________________________________________ 18

5 Anlegen von Textbausteinen _____________________________________________ 19

5.1 Lieferantenerklärungen anmahnen _________________________________________ 21

5.2 Lieferantenerklärungs-Anforderungen abgeben. ______________________________ 21

5.2.1 Export nach Excel und Import von Excel heraus ______________________________________ 21

5.3 Suchfilter ______________________________________________________________ 22

5.3.1 Suche in der Lieferantenerklärung-Übersicht: ________________________________________ 22

5.3.2 Suche in der Adress-Stammliste: __________________________________________________ 24

5.3.3 Suche in der Artikel-Stammliste: __________________________________________________ 26

5.3.3.1 Präferenzaussage zu abgegebenen Artikeln _____________________________________ 27


5.3.4 Suche in der Verknüpfungen – Liste: _______________________________________________ 28

5.3.5 Suche bei der Anforderung _______________________________________________________ 28

5.3.6 Suche bei der manuellen Mahnung ________________________________________________ 29

5.3.7 Suchen nach Fehlenden Verknüpfungen / Datenbereinigung. ___________________________ 30

5.4 Lieferantenerklärungen Selbstbestätigen ____________________________________ 30

5.5 Anhängen einer PDF –Datei bei Selbstabgabe _________________________________ 37

6 Widerruf von abgegebenen LLEs __________________________________________ 37

6.1 Widerruf einer vollständigen LLE im Kundenportal _____________________________ 38

6.2 Widerruf einzelner Artikel ________________________________________________ 39

7 Anfordern von widerrufenen LLEs _________________________________________ 40

8 Stornierung von Lieferantenerklärungen ___________________________________ 41

9 Erinnerung an Ablaufende LLEs ___________________________________________ 42

10 Ein/Ausblenden der Felder „Militär-Pos.“, „Dual-Use-Pos.“, “ECCN“ und „US-Anteil“ 44

11 Vormerkung von LLEs ___________________________________________________ 46

12 Notizen für Lieferantenerklärungen _______________________________________ 46

13 Suchen und löschen verwaister Stammdaten ________________________________ 47

13.1.1 Lieferanten ohne Artikel ______________________________________________________ 47

13.1.2 Artikel ohne Lieferanten ______________________________________________________ 47

13.1.3 Löschen von LLEs – Lieferantenseitig ____________________________________________ 48

14 Korrespondenzmodul ___________________________________________________ 48

14.1 PDF Anhang bei Korrespondenz ____________________________________________ 49

14.2 Protokollierung der Korrespondenz _________________________________________ 51

15 Jahresauswahl bei der Anmeldung ________________________________________ 52

15.1 Feste Hinterlegung des Anforderungsjahres __________________________________ 52

15.2 Wechsel des Anforderungsjahres im Portal ___________________________________ 53

16 Auswertungsbericht der Langzeitlieferantenerklärungen ______________________ 54

17 Optionen _____________________________________________________________ 56

17.1 Firmenprofil ____________________________________________________________ 56

17.2 Firmenlogo hochladen – Anzeige bei Lieferanten ______________________________ 57


17.3 Lieferstellen ____________________________________________________________ 58

17.4 Einstellungen ___________________________________________________________ 60

17.4.1 SMTP-Einstellungen __________________________________________________________ 60

17.4.2 Bestätigungsmail ____________________________________________________________ 61

17.4.3 Datenaktualisierung __________________________________________________________ 62

17.5 Passwort ändern ________________________________________________________ 63

17.6 Funktion „Passwort vergessen“ ___________________________________________ 64

18 Admin Rechte für das Verwalten von Benutzerkonten _________________________ 64

19 Fehlerbehandlung ______________________________________________________ 65

19.1 Allgemeine Fehlerbehandlung _____________________________________________ 65

19.2 Bekannte Fehler ________________________________________________________ 65

19.2.1 Rotes Kreuz statt der Loginmaske _______________________________________________ 65

19.2.2 Meldung „keine Verbindung zum Server“ _________________________________________ 66

19.2.3 Löschen des JAVA Cache: ______________________________________________________ 67


1 Technische Voraussetzungen

Das Global Trade Center (GTC) der Firma Zollcon ist eine auf Java basierende, modulare

Internetapplikation. Erreichbar ist sie auf der Firmenwebseite www.zollcon.de über den

Schaltknopf „Global Trade Center“ → Login GTC.

Um das Portal nutzen zu können müssen folgende Voraussetzungen bei Ihnen erfüllt sein:

Java-fähiger Webbrowser (Internet Explorer, FireFox, Chrome, Opera etc. …)

Installierte Java-Runtime in der Version 8 (aktuelles update).

Eine aktuelle Java Version können Sie auf der Seite http://www.java.com/de/

kostenlos herunterladen. Dort können Sie auch testen, welche Version Sie installiert haben.

Ihr Computer muss die Ausführung von signierten Java-Applets zulassen

Ihre Firewall muss ausgehenden Traffic über den Port 80 zur Domain zollcon.de ermöglichen.

Dies ist normal gegeben, wenn Sie ohne Zugriffseinschränkungen auf externen Seiten surfen

können.

Falls Sie einen Proxy verwenden, so muss dieser die vom Java Applet aufgebaute http-Verbindung

richtig verwalten können.

Sollte das Portal bei Ihnen nicht auf Anhieb funktionieren, so lassen Sie bitte die

Voraussetzungen von Ihrer IT Abteilung prüfen.

2 Anmeldung im GTC Portal

Um sich im GTC Portal anzumelden bitte die folgende Seite aufrufen:

https://gtc.zollcon.de/GTC/

http://www.zollcon.de/

http://www.java.com/de/

https://gtc.zollcon.de/GTC/


Hier bitte Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben und auf „Verbinden“ gehen.

Hierrauf erscheint eine Kurzeinweisung mit der Navigationsleiste und der Anzeige des

aktuellen Bearbeitungsjahr


Bei der ersten Anmeldung bitten wir Sie, das Firmenprofil unter „Optionen – Firmenprofil“

auszufüllen (siehe hierzu auch Punkt 14.1).

3 Stammdaten

3.1 Allgemeines zur Datenverwaltung

Die Daten im GTC Portal werden meist in hierarchischen Listen gehalten. Jeder Eintrag einer

solchen Liste „enthält“ einen oder mehrere Detaildatensätze, im Falle der

Lieferantenerklärungs-Liste wären die Detaildatensätze also die einzelnen Positionen einer

Lieferantenerklärung. Sowohl die Einträge der „Hauptliste“ als auch die Detaildatensätze

können in einer Listenansicht und in einer Einzelansicht angezeigt werden.

3.1.1 Die Listenansicht

dient der Übersicht und um mehrere Datensätze auf einmal zu markieren und zu bearbeiten.

Hier können Sie einen Überblick über die wichtigsten Felder Ihrer Datensätze bekommen.

Mit der Steuerungs- bzw. Shift-Taste können Sie hier Mehrfach- bzw. Bereichsselektionen

vornehmen, um diese z.B. zu löschen. Sie können die Daten auch mit Strg+C in ihre

Zwischenablage kopieren und dann z.B. in Excel mit Strg+V wieder einfügen. Eine

Rückführung der Daten aus Excel zurück ins GTC System ist jedoch nur über das

Importmodul möglich (siehe dort).

3.1.2 Die Detailansicht

dient der vollständigen Anzeige eines Datensatzes. In der Detailansicht stehen auch

kontextbezogene Hilfetexte und Eingabehilfen zur Verfügung. Drücken Sie, wenn der Cursor

in einem Eingabefeld steht, die Taste F1, um einen Hilfetext zu dem jeweiligen Feld

aufzurufen. Hilfetexte sind bei offensichtlichen Feldern wie „Kommentar“ nicht verfügbar.

Felder, deren Beschriftung mit einem Stern * hinten endet, verfügen über eine Eingabehilfe.

Hier können Sie mit der Taste F4 eine Hilfe zum Ausfüllen des Feldes aufrufen, z.B. können

Sie im Feld Warennummer auf die gültigen Zolltarifnummern der im Programm hinterlegten

Sova-Datei zurückgreifen.

3.2 Import

3.2.1 Format der Importdateien

Die zu importierenden Daten im GTC-Portal müssen als CSV-Datei vorliegen.


Eine CSV-Datei ist eine Textdatei, in der eine Zeile einen Datensatz repräsentiert. Die

einzelnen Felder des Datensatzes werden hierbei durch Strichpunkte getrennt. Die erste Zeile

dient dabei als Überschriftenzeile und wird nicht mit importiert. Eine solche Datei können Sie

leicht aus Excel oder direkt aus den meisten EDV Systemen exportieren.

Zum Beispiel könnte Ihre Datei für Artikel so aussehen:

Dann speichern Sie die Datei mit dem Menüpunkt „Speichern unter“ und wählen als

Zielformat „CSV (Trennzeichen getrennt)“.

Die generierte Textdatei sieht zum Beispiel so aus:

Für Einzelheiten zu den erforderlichen Pflichtfeldern schlagen Sie bitte im Absatz zur

entsprechenden Importart nach.

3.2.2 Allgemeines zum Importmodul

Das LLE Modul ermöglicht die Erstellung von Anforderungen für Langzeit-

Lieferantenerklärungen. Diese Daten müssen als CSV –Datei (Trennzeichen-getrennt)

vorliegen


Die hierfür erforderlichen Adress- und Artikeldaten werden als Erstes in das Portal geladen.

Anschließend werden die Verknüpfungen zwischen Artikeln und den zuliefernden Lieferanten

getrennt importiert. Es werden also insgesamt 3 Importvorgänge benötigt. Je nachdem, wie

Sie Ihre Importdateien vorbereitet haben, brauchen Sie dafür entweder 2 oder 3 Dateien. Die

Adressdaten liegen meist in einer separaten Datei vor.

Die Artikeldaten sollten Sie getrennt in einer CSV Datei vorliegen haben. Falls in dieser

artikel.csv Datei eine Spalte mit Lieferantennummern existiert, von welchen diese Artikel

bezogen werden, so können Sie diese artikel.csv Datei ebenfalls für den Import der

Verknüpfungen benutzen. Sie importieren die Datei also zweimal - einmal als Artikel und

einmal als Verknüpfung.

Zum Importmodul gelangen Sie über das Menu des LE-Moduls Daten → Datenimport

Hier müssen die Artikel, die Adressen und die Verknüpfungen importiert werden.

Im Importmodul wählen Sie dann zuerst Ihre Datei im Dateisystem aus und weisen danach

die entsprechende Art des Imports zu. Wählen Sie bei Art des Imports z.B. Adressen aus,

Bitte beachten Sie, dass nur Verknüpfungen importiert werden, deren

Artikel und Adressen Sie bereits in das System importiert haben. Sollte ein

Artikel oder eine Adresse mit der in der Verknüpfung stehenden Nummer

nicht im System sein, so wird diese eine Verknüpfung ausgelassen und die

Nächste importiert.


drücken Sie anschließend auf „Übernehmen“, um im unteren Teil des Bildschirms das

entsprechende Mapping(=FeldZuweisung) für diese Importart zu sehen.

Die hier notwendige Zuweisung von Feldern kann vereinfacht werden, wenn als

Überschriften in der ersten Zeile der Importdatei die exakten Feldbezeichnungen geliefert

werden. Wenn Sie also zum Beispiel Ihr Feld „Lieferantennummer“ in der ersten Zeile Ihrer

Importdatei in „Adressnummer“ umbenennen, so wird das Feld gleich korrekt erkannt und

muss nicht manuell zugewiesen werden. Nach der Feldzuweisung drücken Sie unten rechts

auf einen der beiden Buttons „Importieren“.

Jeder zu importierende Datentyp hat einen so genannten Schlüssel. Dieser Schlüssel

identifiziert diesen Eintrag eindeutig, zum Beispiel eine Artikelnummer.

Wenn Sie den linken der beiden Importknöpfe drücken,

so werden eventuell bereits im System vorhandene Einträge mit demselben Schlüssel

überschrieben. Beim rechten Knopf werden diese ausgelassen.

Wenn der Import abgeschlossen ist, so erhalten Sie entweder eine Bestätigung über den

erfolgreichen Import oder eine Fehlerdatei mit dem Namensformat <IhreAlteImportDatei>

(Fehler Datum).csv


3.2.3 Import von Artikeln

Beim Import von Artikeln ist folgendes Feld verpflichtend anzugeben:

Artikelnummer

Weitere optionale Felder sind

Beschreibung

Eigenmasse*

Besondere Maßeinheit*

Warennummer

Zolltarifnummer

Ursprungsland

Region

Präferenz

Preis*

Toleranz*

Herstellerteilenummer

Vollständige Bezeichnung

*Für das LE-Modul nicht relevant

3.2.3.1 Manuelles erfassen von Artikeln

Artikel können auch manuell erfasst werden unter „Daten – Artikel – Erfassung“


3.2.4 Import von Adressen

Bei der Feldzuweisung müssen Sie zusätzlich einen AdresseTyp vergeben. Wählen Sie hier

Lieferant, wenn Sie von diesen Adressen Langzeit-Lieferantenerklärungen anfordern möchten

oder wählen Sie Kunde, wenn Sie selbst eine LLE für diese Adressen ausstellen möchten.

Beim Import von Adressen sind folgende Felder verpflichtend anzugeben:

Adressnummer

E-Mail

Firmenname

Weitere optionale Felder sind:


Strasse

Land

Plz

Ort

Ansprechpartner

Telefonnummer

Faxnummer

Militär-Pos.:

Dual-Use-Pos.:

ECCN:

Kommentar

Umsatzsteuer-ID*

Umsatzsteuer-Nummer*

*Für das LE-Modul nicht relevant

Artikel können mit einer bis zu einer 16MB langen Beschreibung versehen werden.

Diese kann man entweder mit den Artikeln Importieren oder man geht, unter dem Menüpunkt

„Daten“ - in die Artikelstammliste, ruft den gewünschten Artikel auf der mit einer

detaillierten Beschreibung versehen werden soll, und klickt anschließend auf den Button

„Korrektur“. Nun kann man mit einem weiteren Klick auf „Vollständige Bezeichnung“ einen

Text in das aufgehende Fenster einfügen.

In dem Feld „Artikelbezeichnung“ können maximal 256 Zeichen angezeigt werden, längere

Bezeichnungen müssen über die „Vollständige Bezeichnung“ Importiert oder manuell

eingetragen werden.


Hinweis: Die vollständige Bezeichnung wird erst bei Lieferantenerklärungen angezeigt, die

nach dem Hinzufügen der vollständigen Bezeichnung versandt wurden.

3.2.4.1 Manuelles erfassen von Adressen

Unter „Daten – Adressen-Erfassung“ können Adressen manuell angelegt werden


3.2.5 Import von Artikel-Adress-Verknüpfungen

Beim Import von Artikel-Adress-Verknüpfungen sind folgende Felder verpflichtend

anzugeben:

Kunde /Mandant ArtikelNr

Lieferant AdresseNr

Weitere optionale Felder sind

Lieferant ArtikelNr

Lieferant Artikelbezeichnung

3.2.5.1 Manuelles erfassen von Artikel-Adress-Verknüpfungen

Unter „Daten- Verknüpfungen-Erfassung“ können Artikel-Adress-Verknüpfungen manuell

angelegt werden.

3.3 Datenexport

Sie können Ihre Artikel, Ihre Adressen oder Ihre rechtskräftig ausgestellten

Artikelpräferenzen im System jederzeit über den Menüpunkt Daten Datenexport als CSV-

Textdatei exportieren.


Wählen Sie einfach einen Ort und einen Namen für die Exportdatei und danach den

gewünschten Exporttyp.

3.4 Export von ausgewählten LLEs

Wenn Sie Artikel aus ausgewählten LLEs exportieren wollen, müssen diese vorher durch den

„Suchfilter“ ausgewählt werden.


Nachdem man den Suchfilter gesetzt hat, auf „Daten – Datenexport“ gehen und danach den

Button „Artikel aus ausgewählten LLEs“ auswählen.

4 Lieferantenerklärungen verwalten

4.1 Lieferantenerklärungs-Übersicht

In der Übersicht der Lieferantenerklärungen können Sie Ihre laufenden Anforderungen und

deren Bearbeitungsstatus sehen. Der Bearbeitungsstatus hat folgende Werte:

Wert Bedeutung

10 Die Anforderung wurde generiert, jedoch wurde der Lieferant noch nicht

erfolgreich angeschrieben.

11 Die Anforderung wurde generiert und der Lieferant über das

Korrespondenzmodul angeschrieben.

15 Rückwirkende LLE (noch nicht abgegeben)

20 Die Anforderung wurde bereits vom Lieferanten gesichtet, jedoch noch nicht

bearbeitet.

25 Anforderung gesichtet: nicht bearbeitet

26 Für die Abgabe vorgemerkt

30 Die LE ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Der ausgefüllte Teil ist vollständig

fehlerbehaftet.

31 Die LE ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Der ausgefüllte Teil ist zum Teil

fehlerbehaftet.

32 Die LE ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Der ausgefüllte Teil ist fehlerfrei.

33 Die Anforderung ist zwar vollständig ausgefüllt, jedoch in sind alle Positionen

mit Fehlern ausgefüllt worden


34 Die Anforderung ist zwar vollständig ausgefüllt worden, jedoch ist eine der

Positionen fehlerhaft.

35 Die Anforderung ist vollständig und fehlerfrei ausgefüllt, aber noch nicht

abgegeben worden.

37 Die LLE wurde vom Kunden gelöscht

38 Die LLE wurde vom Lieferanten gelöscht

39 Die Anforderung enthält die übrigen Positionen einer gesplitteten LE, deren

Abgabe der Lieferant verweigert.

40 Die LE ist rechtskräftig abgegeben worden, jedoch wurden nicht alle Positionen

der ursprünglichen Anforderung ausgestellt. Einige Positionen wurden

ausgelassen und wurden in eine „Rest-LE“ des gleichen Lieferanten mit Status 11

verschoben.

41 Die LE ist rechtskräftig mit allen Positionen, die in der Anforderung gelistet

waren ausgestellt.

42 Die LE wurde selbstbestätigt.

49 Storniert: Wird nicht bearbeitet

50 Einige Positionen widerrufen

51 Einige Positionen widerrufen/selbst widerrufen

52 Einige Positionen selbst widerrufen

53 Alle Positionen widerrufen

54 Alle Positionen widerrufen/selbst widerrufen

55 Alle Positionen selbst widerrufen

60 Geschlossen: ungültiger Zeitraum

Ein Doppelklick auf die LE zeigt die angeforderten bzw. ausgestellten Positionen an. Hier

können Sie auch die ausgestellten LEs ausdrucken oder Anforderungen für den Postversand

ausdrucken.

4.2 Lieferantenerklärungen anfordern

Das Anfordern einer Lieferantenerklärung kann manuell oder automatisch geschehen. In

beiden Fällen müssen Sie zuerst den für die Mailanforderung zu verwendenden Textbaustein

und den Anforderungszeitraum wählen. Bei der automatischen Anforderung sucht das System

danach selbstständig alle Verknüpfungen heraus, für die Sie noch keine Anforderung und

keine ausgestellte LE für das angegebene Jahr im System haben und generiert hierfür

entsprechend LE-Anforderungen und versendet die Anschreiben (siehe auch Punkt 4).


Beim manuellen Anfordern ist der Vorgang gleich, nur dass Sie hier aus der Liste Ihrer

Lieferanten selbst einen oder mehrere auswählen, für die anschließend eine Anforderung

generiert wird.

Bevor Sie Langzeit-Lieferantenerklärungen anfordern können, müssen Sie Ihr Firmenprofil

vollständig ausgefüllt haben, siehe Stammdaten → Firmenprofil.

5 Anlegen von Textbausteinen

Das Anlegen eines Textbausteines in mehreren Sprachen ist möglich. Hierfür muss man beim

Import der Adressen die Länderkürzel der Länder hinzufügen, (ISO-Code; z.B. DE) in denen

sich die Lieferanten befinden, damit nach dem Auswählen des mehrsprachigen

Textbausteines, beim Senden (Manuell sowohl auch bei automatisch) der Text in der richtigen

Sprache an den Lieferanten geschickt wird.

Hierzu muss man einen neuen Textbaustein anlegen und im Editor vor dem Speichern, die

Sprache des Textes auswählen, da man diese während des Speichervorganges nicht mehr

ändern kann.

Mögliche Platzhalter:


Um die Platzhalter zu verwenden, setzt man den Cursor an die Stelle des Textes, wo der

Platzhalter erscheinen soll und wählt dann aus dem Platzhalter Menü den Gewünschten

Platzhalter aus.

Unter der Default Sprache versteht man den Text, der verschickt wird, wenn man beim Import

der Adressen kein Länderkürzel (ISO-Code; z.B. DE) angegeben hat oder ein Textbaustein in

der angegebenen Sprache nicht verfügbar ist. Die Default Sprache kann man durch den

Button „Als Default Sprache setzten“ im Sprachen Menü beliebig ändern.

Nach dem Speichern kann man durch das Auswählen des Textbausteines und eines Klicks auf

„Sprachen“, neue Texte innerhalb des Textbausteines, in verschiedenen Sprachen anlegen.

Hier geht man genauso vor, wie beim Anlegen eines neuen Textbausteines.


5.1 Lieferantenerklärungen anmahnen

Beim Anmahnen werden Sie nach einem für das Mahnschreiben zu verwendenden

Textbaustein und nach einem Filterzeitraum gefragt. Beim automatischen Anmahnen schreibt

das Portal dann alle Lieferanten mit dem Mahnschreiben an, für die im System noch eine

offene Lieferantenerklärung existiert, die vor mehr Tagen angefordert wurde, als Sie als

Filterzeitraum festgelegt haben. Beim manuellen Anmahnen zeigt Ihnen das Portal die Liste

dieser Lieferanten vorher auf und Sie können selbst aus dieser Liste einen oder mehrere

auswählen und anschreiben lassen.

5.2 Lieferantenerklärungs-Anforderungen abgeben.

Sie können sowohl in der Liste der Anforderungen als auch in der Liste der Artikel einer

Anforderung diese rechtgültig abgeben. Die LLE wird dann auf Plausibilität geprüft und Sie

erhalten gegebenenfalls einen Fehlerbericht über die nicht korrekt ausgefüllten Positionen.

In diesem Falle werden Sie gefragt, ob Sie die Abgabe abbrechen möchten um die LLE

nochmals zu bearbeiten oder die LLE teilen möchten und nur die korrekt ausgefüllten

Positionen in einer separaten LLE abgeben möchten. Die fehlerhaften Positionen verbleiben

dabei in der ursprünglichen Anforderung als Restmenge und können zu einem späteren

Zeitpunkt abgegeben werden.

Vor der Abgabe müssen Sie dann nur noch die Stellung der abgebenden Person im

Unternehmen abgeben

5.2.1 Export nach Excel und Import von Excel heraus

Wenn Sie die Positionen lieber in Excel bearbeiten wollen oder die Angaben in Excel bereits

vorliegen haben, so markieren Sie alle Positionszeilen durch Strg-A, kopieren Sie die Zeilen

mit Strg-C in den Zwischenspeicher und fügen Sie sie mit Strg-V in Excel wieder ein.

Wenn Sie dann in Excel die geforderten Artikel zusammen mit den Spalten

vorliegen haben, so importieren Sie die Datei wie im Abschnitt über Importe angegeben.

Die importierten Daten können Sie nun in der LE Anforderung durch Benutzen der Funktion

„Ergänzen“ einfügen. Die Funktion „Ergänzen“ nimmt von allen angeforderten Positionen

den Wert des Feldes „Artikelnummer Lieferant“, falls dieser ausgefüllt ist, ansonsten das Feld

„Artikelnummer Kunde“. Den Wert dieses Feldes sucht es dann als Artikelnummer in den

importierten Artikeln. Wenn es einen solchen Artikel findet, füllt es in die Position die Werte

für Ursprung, Präferenz, Zolltarifnummer, „kumuliert“ und „kumuliert mit“ ein, sofern sie im

Artikelstamm importiert wurden und sie im „Ergänzen“ Dialogfeld diese Felder zur

Ergänzung markiert haben.


5.3 Suchfilter

5.3.1 Suche in der Lieferantenerklärung-Übersicht:

In der Lieferantenerklärung-Übersicht besteht über den Button „Suchfilter“ die Möglichkeit

nach verschiedenen Kriterien (wie z.B. Rechnungsdatum etc.) zu filtern.

Als Platzhalter innerhalb des Suchfilters kann das Prozentzeichen % verwendet werden.

Hierdurch können beliebige Zeichenketten ersetzt und das Suchergebnis erweitert werden,

z.B. werden bei Eingabe von „T%“ alle Einträge angezeigt, die mit „T“ beginnen.

Hierauf öffnet sich folgendes Fenster:

Wenn nach einem Datum bzw. Zeitraum gesucht werden soll besteht die Möglichkeit das

Datum in das Feld „Rechnungsdatum“ einzutragen. Bitte folgendes Format verwenden:

JJJJ-MM DD (z.B. 2014-08-21).


Wenn ein Zeitraum eingegrenzt werden soll kann dies über die Auswahl „von“ – „bis“

erfolgen. Hier kann das Datum direkt eingegeben werden oder über den hinterlegten Kalender

eingefügt werden.

In dem Feld „Status“ kann direkt nach verschiedenen Status gesucht werden (diese bitte mit

einem Komma trennen) oder eine Auswahl über das Drop Down Menü „von“ – „bis“

vorgenommen werden.


Es besteht weiterhin die Möglichkeit über die Taste „F4“ sich ein Hilfsfenster zu öffnen, in

dem die Verschiedenen Status ausgewählt werden können. Diese bitte mit dem Button

„Einfuegen“ übernehmen.

In den Feldern „Adressnummer“ und „Firmenname“ kann entweder direkt eine oder mehreren

Adressnummer bzw. der Firmenname gesucht werden. Bei Mehrfachselektion diese bitte mit

einem Komma trennen.

Sollten diese nicht bekannt sein bzw. soll eine Suche über anderen Adressbestandteile (z.B.

Ort, Land etc.) erfolgen, so kann über „F4“ ein Hilfsfenster geöffnet werden in dem die

weiteren Suchoptionen zur Verfügung stehen.

5.3.2 Suche in der Adress-Stammliste:

Weiterhin besteht die Möglichkeit unter dem Menüpunkt „Daten – Adressen-Stammliste –

Lieferanten“ nach einzelnen Lieferanten zu suchen


5.3.3 Suche in der Artikel-Stammliste:

Auch ist es möglich unter „Daten-Artikel-Stammliste“ nach verschiedenen Artikeln zu

suchen.

In dem Feld „Ursprungsland“ ist es möglich sich über „F4“ folgendes Hilfsfenster anzeigen

zu lassen. Hier ist es möglich entweder nach dem ISO-Code oder nach dem jeweiligen Land

zu suchen


In dem Feld „Warennummer“ ist es möglich sich über „F4“ folgendes Hilfsfenster anzeigen

zu lassen. Hier ist es möglich entweder nach der Warennummer, der besonderen Maßeinheit

oder der Beschreibung zu suchen.

5.3.3.1 Präferenzaussage zu abgegebenen Artikeln

In der Artikel-Stammliste können Sie sich auch die jeweilige Präferenzaussage zu

abgegebenen Artikeln anzeigen /suchen lassen.

Hierzu bitte unter „Daten – Artikel - Stammliste„ gehen

In der folgenden Übersicht werden alle im Portal vorhandene Artikel angezeigt. Um sich die

Präferenzaussage zu einem Artikel anzeigen zu lassen, müssen Sie diesen markieren und auf

den Button „Präferenzen“ gehen.

Sofern für den Artikel Präferenzangaben vorhanden sind, wird angezeigt welcher Lieferant

welche Angaben (Präferenz, Ursprungsland und Zolltarifnummer) gemacht hat.


5.3.4 Suche in der Verknüpfungen – Liste:

Hier ist es nun möglich nach „Kunden/Mandant „ArtikelNr“ und „Lieferant AdressNr“ zu

suchen.

5.3.5 Suche bei der Anforderung

Bei der manuellen Anforderung von Langzeitlieferantenerklärungen ist es möglich über den

Button „Suchfilter“ nach den unten abgebildeten Kriterien zu suchen


5.3.6 Suche bei der manuellen Mahnung

Bei der manuellen Mahnung von Langzeitlieferantenerklärungen ist es ebenfalls möglich über

den Button „Suchfilter“ nach den unten abgebildeten Kriterien zu suchen


5.3.7 Suchen nach Fehlenden Verknüpfungen / Datenbereinigung.

Unter dem Menüpunkt „Daten“ – „Fehlende Verknüpfungen“ kann ab sofort nach verwaisten

Einträgen, gesucht werden.

Man kann sich „Lieferanten ohne Artikel“ und „Artikel ohne Lieferanten“ anzeigen lassen

und diese, wenn gewünscht, löschen.

5.4 Lieferantenerklärungen Selbstbestätigen

Über den Button „Selbstabgabe“ ist es möglich, angeforderte Lieferantenerklärungen selbst

zu bestätigen und damit zu verhindern, daß diese erneut angefordert werden bzw. als noch

„offene“ Anforderungen im System bestehen bleiben (z.B. wenn eine Lieferantenerklärung

bereits per Post erhalten hat).

Nach drücken des Button „Selbstabgabe“ öffnet sich folgendes Fenster:


Wenn Sie nur wenige Positionen auszufüllen haben, so können sie diese einfach schnell in der

Einzelansicht ausfüllen. Doppelklicken Sie einfach auf die erste Position und sie bekommen

die Maske für einzelne erklärte Artikel. Hier geben Sie Ursprung, Präferenz und eine

Zolltarifnummer an – nutzen Sie die Hilfetexte (F1) und die Ausfüllhilfe (F4)!

Unter Umständen haben bei Ihnen viele angeforderte Positionen – wenn nicht sogar alle –

einen gleichen Ursprung, die gleiche Zolltarifnummer oder die gleiche Zollpräferenz.

In diesem Fall füllen Sie EINE Position aus wie oben angegeben, wechseln Sie dann in die

Listenansicht und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gerade befüllte Position.

Wählen Sie „kopieren“. Selektieren Sie nun einen oder mehrere Zeilen, die die gleichen

Werte haben.

Klicken Sie nochmals auf eine ausgewählte Zeile mit der rechten Maustaste und wählen Sie

„Einfügen“. Im nun folgenden Dialog wählen Sie nun noch die Felder, die von der Quelle

übernommen werden sollen.


Nach dem auswählen der Felder, die von der Quelle kopiert werden sollen, auf „Einfügen“

klicken.

Nach dem Bestätigen mit „OK“ ist der Kopiervorgang abgeschlossen.

Damit eine Position rechtsgültig abgegeben werden kann, müssen mindestens die Felder

Ursprung und Präferenz ausgefüllt sein.

Präferenzen bzw. Präferenzzonen können wie folgt erklärt werden:

(Die Länderzone „CE“ darf ab dem Jahr 2015 nicht mehr als Ursprungsland (ausgenommen Zone

„M“) angegeben werden)

Zone 'A' kann angegeben werden, wenn die Waren im Sinne der Ursprungsregeln in der

Europäischen Union hergestellt wurden.

Auf die Angabe von Syrien (SY) wird verzichtet, da zunehmend die Toleranzregel bei der

Präferenzermittlung herangezogen wird und das Syrienabkommen diese nicht zulässt. Auf die

Angabe von San Marino (SM) wird ebenfalls verzichtet.


Die Zone 'A' gilt für alle Abkommensstaaten wie folgt:

AD AL APS BA CA CAF CAM CH CI CM CL CO DZ EG GE ESA FO GH GE IL IS

JO KR LB LI MA MAR MD ME MK MX NO PE PS SADC TN TR UA ÜLG WPS XC

XK XL XS(RS)

Zone 'B' gilt für dieselben Länder wie Zone A, jedoch nur mit gegenseitigen

Präferenzabkommen. Dies sind im Einzelnen:

AL BA CA CAF CAM CH CI CL CM CO DZ EG ESA FO GE IL IS JO KR LB LI MA

MD ME MK MX NO PE PS SADC TN WPS XC XK(ab Inkrafttreten) XL XS(RS)

Zone 'K' gilt ausschließlich für die Republik Korea (Südkorea):

KR

Zone 'M' für die Kumulierung in der EURO MED:

CE CH EG FO IL IS JO LI MA NO TN TR

Im Falle der Kumulierung durch die Angabe der Präferenz 'M' sind die Länder mit den

gültigen ISO-Alpha-2-Codes anzugeben, mit denen kumuliert wurde.

Zone 'C' verschlüsselt die Angabe:

Keine Präferenzberechtigung

Als Ursprungsland kann jeweils nur ein gültiger ISO-Alpha-2-Code Ländercode angegeben

werden.

Wenn im Falle einer Präferenz der Europäischen Union/Europäischen Gemeinschaft

das Ursprungsland nicht eindeutig ist, so soll das Land angegeben werden welches der

Hauptlieferant des Artikels angibt, soweit dieser seinen Sitz in der Europäischen

Union/Europäischen Gemeinschaft hat.

Diese die Eingabe mit „Speichern“ sichern.

Mit dem Button „Abgeben“ werden alle aufgeführten Positionen bestätigt.

In dem Fenster „Eingabe“ muss ein Kommentar eingetragen werden bzw. kann der Vorgang

abgebrochen werden. Danach bitte noch das Austelldatum auswählen


Falls bei der Selbstbestätigung nicht alle Felder ausgefüllt sind erscheint folgende

Fehlermeldung als Hinweis:

Diese bitte mit „Schließen“ beenden.

Hier haben Sie die Möglichkeit, die Lieferantenerklärung trotz der ggf. fehlenden Daten zu

bestätigen bzw. den Vorgang abzubrechen und die fehlenden Daten einzutragen.

Bei Abgabe der Lieferantenerklärung öffnet sich ein Fenster mit der Bestätigung, dass die

Lieferantenerklärung erfolgreich abgegeben wurde.


Daraufhin ändert sich der Status auf „42“ – Abgegeben : Selbstabgabe und im

Kommentarfeld erscheint die Meldung „Abgegeben durch Mandanten“.

Beim Drucken einer selbstbetätigten Lieferantenerklärung wird auf dieser „Durch Mandanten

abgegeben“ als Wasserzeichen mit angedruckt um nachweisen zu können, dass die

Bestätigung im System nicht durch den Lieferanten erfolgt ist.

Wenn eine Langzeitlieferantenerklärung selbst abgegeben wird, kommt das folgende

Hinweisfenster. Hier kann entschieden werden ob auch der Rückwirkende Teil mit

abgegeben werden soll.

Es besteht außerdem die Möglichkeit auch nur einzelne Artikel selbst zu bestätigen.

Hierzu bitte auf „Selbstabgabe“ gehen und nur die Artikel markieren, die selbstbestätigt

werden sollen.


Hierauf erscheint die Meldung (wenn die LLE nicht vollständig ausgefüllt wurde), ob diese

trotzdem abgegeben werden soll und ob Sie diese teilen wollen.


Daraufhin wird gefragt ob die nichtabgegebenen Artikel weiterhin für eine spätere

Bearbeitung zur Verfügung stehen sollen.

Sollen diese für eine weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen, bitte mit „JA“ bestätigen.

Bei „Nein“ werden diese geschlossen und können nicht mehr bearbeitet bzw. bestätigt

werden.

5.5 Anhängen einer PDF –Datei bei Selbstabgabe

Hierzu muss die jeweilige Lieferantenerklärung selbst abgeben werden.

Über den Button „PDF hinzufügen“ kann die jeweilige LLE, die man z.B. per Post erhalten

hat, als PDF angehängt werden (max. 16 MB)

Um die hinzugefügte PDF ansehen zu können, bitte in der Übersicht – die jeweilige LE mit

PDF Anhang aussuchen/selektieren und dann auf „PDF anzeigen“ gehen.

Das Hinzufügen einer LLE als PDF ist auch nach der Selbstbestätigung möglich. Hierzu eine

selbstbestätigte LLE auswählen, in die Einzelansicht wechseln, und auf „PDF hinzufügen“

gehen.

6 Widerruf von abgegebenen LLEs

Es kann entweder die gesamte LLE widerrufen werden oder auch nur einzelne Artikel.

Widerrufene LLEs können ab dem Tag des Widerrufs erneut angefordert werden.

Hierzu bitte bei der manuellen Anforderung in dem Feld „von“ das Widerrufsdatum eingeben.

Wurden nur einzelne Artikel, und nicht die gesamte LLE widerrufen, so werden auch nur die

widerrufenen Artikel erneut angefordert.


6.1 Widerruf einer vollständigen LLE im Kundenportal

Hierzu die jeweilige LLE in der Übersicht markieren und auf „Selbstwiderruf“ gehen.

Bitte noch einen Grund für den Widerruf angeben und das Datum wählen, ab wann die LLE

widerrufen werden soll. Daraufhin erhalten Sie die folgende Meldung.

Eine vollständig widerrufene LLE wird mit dem Status „55“ angezeigt.


6.2 Widerruf einzelner Artikel

Wenn nur einzelne Artikel widerrufen werden sollen, bitte die jeweilige LLE auswählen und

auf „Artikel“ gehen.

Hier bitte den, bzw. die Artikel, die widerrufen werden sollen markieren, und auf

„Selbstwiderruf“ gehen.

Bitte noch einen Grund für den Widerruf angeben und das Datum auswählen, ab wann die

LLE widerrufen werden soll.

Daraufhin erhalten Sie die folgende Meldung.

Die widerrufenen Artikel werden in der Einzelansicht /Artikelübersicht mit dem Status „55“,

in der Übersicht wird diese LLE mit Status „52“ angezeigt.


7 Anfordern von widerrufenen LLEs

Wird eine Langzeitlieferantenerklärung widerrufen, (Lieferantenseitig oder Selbstwiderruf),

so kann diese über „LE anfordern – Anfordern widerrufene Positionen“ erneut angefordert

werden.

Hierzu muss bei der erneuten Anforderung darauf geachtet werden, den Gültigkeitszeitraum

anzupassen (hier: z.B. soll die neue Anforderung vom 01.10.2015 bis zum 31.12.2015

erfolgen).

In der Übersicht kann Ausgewählt werden, für Welchen Lieferanten die Artikel noch einmal

angefordert werden sollen:

Über den Menüpunkt „Anfordern widerufenePositionen“ werden alle widerufene Artikel des

jeweiligen Lieferanten erneut angefordert.


Es ist auch möglich nur einzelne widerufene Artikel anzufordern. Hierzu auf „Artikel“

gehen und den oder die entsprechenden Artikel auswählen und die Auswahl mit „Anfordern

widerrufene Artikel bestätigen.

Die neu Angeforderten Artikel erscheinen in der Übersicht erneut mit dem Status „11“ und

haben eine Laufzeit ab dem Tag des Widerrufs.

8 Stornierung von Lieferantenerklärungen

Lieferantenerklärungen die noch nicht abgegeben wurden können auch storniert werden.


Für die Stornierung muss zwingend ein Kommentar angegeben werden. Optional kann auch

eine PDF angehängt werden (z.B. eine schriftliche Absage).

Diese stornierten Lieferantenerklärungen erhalten den Status 49, vom Lieferanten

zurückgewiesene LLEs den Status 39.

Stornierte und zurückgewiesene Lieferantenerklärungen können ganz oder teilweise

widerrufen und im Anschluss neu angefordert werden.

9 Erinnerung an Ablaufende LLEs

Man kann sich an auslaufende LLEs erinnern lassen.

Hierzu unter „Optionen-Einstellungen-Le-Einstellungen gehen

Man hat hier zwei Möglichkeiten, sich an zukünftig ablaufende LLEs erinnern zu lasse:

1: Über ein Informationsfenster bei der Anmeldung.

Hierzu den Hacken bei „Beim Programmstart über abgelaufene LLE informieren“ gehen.

Dann bitte eintragen, wie viele Tage vor Ablauf der LLE man erinnert werden will

Und dann noch den Punkt bei „Informationsfenster öffnen“ setzen.


Bei Programmstart wird Ihnen, wenn in dem eingegebenen Zeitfenster LLEs ablaufen, ein

Hinweistext angezeigt. Hier kann man sich die jeweiligen LLEs anzeigen lassen, die

auslaufen werden.

2. Per E-Mail benachrichtigen lassen:

Wenn eine Benachrichtigung über die auslaufenden LLEs per Mail gewünscht wird, bitte den

Punkt bei „E-Mail versenden“ setzen.


Bei jeder Anmeldung wird eine Mail (wenn LLEs in dem angegebenen Zeitraum auslaufen)

mit den auslaufenden LLEs verschickt (Beispiel siehe unten).

10 Ein/Ausblenden der Felder „Militär-Pos.“, „Dual-Use-

Pos.“, “ECCN“ und „US-Anteil“

Die Felder „Militär-Pos.“, Dual-Use-Pos.“ Und US-Anteil in %“ werden nicht

automatisch angezeigt. Wenn diese benötigt werden, können sie jederzeit aktiviert

werden. Hierzu bitte unter „Optionen-Einstellungen-Le-Einstellungen“

Hier bitte den Hacken bei „Export-Kontrollfelder einschließen“ setzen.

Sind diese Felder aktiviert, erscheinen diese auch bei den Lieferanten und können

entsprechend ausgefüllt werden.


Ist dieser Hacken gesetzt, werden die Felder in der „Artikel Einzelansicht“ angezeigt.


11 Vormerkung von LLEs

Wenn Langzeitlieferantenerklärungen im Voraus angefordert werden, und diese vom

Lieferanten im Vorfeld bestätigt werden, werden diese mit Status „26 – Vorgemerkt“ bzw.

mit Status „25-Vorgemerkt nicht alle Positionen“ (wenn nicht alle Positionen bestätigt

wurden) im Portal angezeigt.

Diese werden dann zum Zeitpunkt des Anforderungstermins automatisch abgegeben /

bestätigt, um den kompletten Anforderungszeitraum zu bestätigen.

Diese LLEs sind auch erst ab dem Tag der Abgebe (Anforderungsbeginn) offiziell gültig und

werden bis zum 01.01 auch in der Druckansicht als noch nicht bestätigt gekennzeichnet.

12 Notizen für Lieferantenerklärungen

Lieferantenerklärungen können mit einer Notiz versehen werden, welche unabhängig von

dem Status der Lieferantenerklärung angelegt, geändert oder gelöscht werden kann. Diese

Notiz ist nur kundenseitig sichtbar, also nicht von Lieferanten einsehbar und wird auch nicht

auf der Lieferantenerklärung abgebildet oder beim Datenexport berücksichtigt.

Ob eine Notiz angelegt wurde, wird mit „Ja“ in der Spalte Notizen angezeigt.


Um sich diese anzeigen zu lassen, einfach erneut auf den Button „Notizen“ gegen.

13 Suchen und löschen verwaister Stammdaten

Unter dem Menüpunkt „Daten“ – „Fehlende Verknüpfungen“ kann ab sofort nach den

folgenden, verwaisten Einträgen, gesucht und diese auch gelöscht werden.

13.1.1 Lieferanten ohne Artikel

In diesem Menüpunkt werden alle Lieferanten angezeigt, denen kein Artikel zugewiesen

wurde. Diese können, wenn erwünscht, über den Button „Löschen“ aus dem Portal gelöscht

werden.

13.1.2 Artikel ohne Lieferanten

Hier werden alle Artikel aufgelistet, denen kein Lieferant zugeordnet wurde. Auch hier

besteht die Möglichkeit die „überzähligen“ Artikel aus dem Portal zu löschen.


13.1.3 Löschen von LLEs – Lieferantenseitig

Ab sofort ist es für Lieferanten nicht mehr möglich, angeforderte LLEs zu löschen. Hierzu

steht die Funktion „Zurückweisen“ zur Verfügung. Löschen ist für Lieferanten nur noch

möglich, wenn die Lieferantenerklärung zuvor mandantenseitig gelöscht wurde (Status 37)

14 Korrespondenzmodul

Das Korrespondenzmodul erlaubt Ihnen, die eingepflegten Adressen per Email mit einer

Serienbrieffunktion anzuschreiben.

Das Korrespondenzmodul besteht in der Pflege sogenannter Textbausteine und dem

verschicken derselben als Mahnungstext, Erstanforderungstext oder sonstigem Text.

Über Korrespondenz->Textbausteine können Sie sich die vorinstallierten Textbausteine

ansehen, diese ändern und ggf. neue Textbausteine entwerfen. Jeder Textbaustein hat eine

Kategorie

Kategorie Bedeutung

A Textbaustein steht beim Anfordern von LLEs zur Auswahl

M Textbaustein steht beim Mahnen von LLEs zur Auswahl

K Textbaustein steht nur beim Anschreiben der Adressen mit

Hilfe des Korrespondenzmoduls zur Auswahl

Beachten Sie, dass das Laden des Editors für Textbausteine beim ersten Laden momentan

noch sehr lange dauert (ca. 2-6 Minuten).


Die von Ihnen gepflegten Textbausteine stehen dann beim Anfordern von LLEs und beim

Anfordern bzw. je nach Kategorie beim Anmahnen zur Auswahl. Um ohne Bezug auf eine

LLE Texte zu verschicken, wählen Sie im Menu Korrespondenz den Punkt „Korrespondenz“,

wählen Sie danach einen oder mehrere Kontaktadressen in der Listenauswahl aus, wählen Sie

einen Textbaustein und klicken Sie auf „Senden“.

Sowohl im Textkörper als auch im Betreff eines Textbausteins können Sie bestimmte

Platzhalter verwenden, die dann beim Anschreiben einer Adresse dementsprechend ersetzt

werden. Achten Sie bei den Platzhaltern auf Groß- und Kleinschreibung!

Beispiel:

Sehr geehrter #APName#

Bitte vergessen Sie nicht, die LLE der Firma #APFirma# bis zum

#AktuellesDatum#+00 auszufüllen.

Ihre Zugangsdaten lauten wie folgt:

Login: #APLogin#

Passwort: #APPasswort#

Mit freundlichem Gruß

#Absendername#

#Absenderfirma#

Innerhalb Ihres Textbausteins können Sie die folgenden Platzhalter verwenden, die dann beim

Versand dementsprechend ersetzt werden

14.1 PDF Anhang bei Korrespondenz

Es möglich, an einen Korrespondenztext eine PDF Datei anzuhängen.

Hierzu bitte auf den Menüpunkt „Korrespondenz – Korrespondenz“ gehen und den Button

„Dateianhänge“ betätigen.


Unter „Neu“ kann nun ein neuer Anhang importiert werden, der einem Anschreiben beigefügt

werden soll.

Sollte der entsprechende Anhang bereits gespeichert/importiert worden sein, so bitte den

entsprechenden Textbaustein und den jeweiligen Dateianhang auswählen.

Nach dem Import kann diese Datei über das Korrespondenz Modul einem Anschreiben

beigefügt werden.

Hier kann ggf. noch die Betreffzeile des Anschreibens geändert werden.


Über den Menüpunkt „Korrespondenz - Gesendete Korrespondenzen – Dateianhänge“ erhält

man eine Übersicht, welche Dateianhänge bereits im Portal gespeichert wurden.

14.2 Protokollierung der Korrespondenz

Die verschickten Korrespondenztexte, werden für die Nachvollziehbarkeit gespeichert und

können unter dem Menüpunkt „Korrespondenz – Gesendete Korrespondenzen – Überblick“

eingesehen werden.

Über den Menüpunkt „Adressaten“ kann man im Detail einsehen, an welche Lieferanten das

Anschreiben verschickt wurde. Hierbei besteht auch wieder die Möglichkeit, für jeden

Lieferanten, einen einzelnen Kommentar anzulegen, etwa um Antworten des

Korrespondenzpartners dokumentieren zu können.


Hier kann unter dem Menüpunkt „Kommentar“ das Anschreiben außerdem mit einem

Kommentar versehen werden.

15 Jahresauswahl bei der Anmeldung

Ab sofort ist es möglich über einen Zugang mehrere Anforderungsjahre zu verwalten. Zur

erstmaligen Aktivierung dieser Funktion ist eine Freischaltung durch den GTC-Support

erforderlich.

15.1 Feste Hinterlegung des Anforderungsjahres

Das aktuelle Jahr, das verwendet wird, wird im Portal wie folgt angezeigt:

Wenn Sie ein neues Jahr hinterlegen wollen, das bei der Anmeldung voreingestellt erscheint,

bitte wie folgt vorgehen:

Den Menüpunkt „Optionen – Einstellungen - LE-Einstellung“ auswählen und das

entsprechende Jahr auswählen.


Die Einstellung wird mit der nächsten Anmeldung im Portal übernommen.

Das geänderte /aktuelle Jahr wird dann entsprechend angezeigt:

Wenn Sie das Jahr wechseln (z.B. vom Jahr 2015 auf das neue Jahr 2016), so stehen ihnen die

Stammdaten (Lieferanten, Artikel, Verknüpfungen, Anschreibe- und Mahntexte) aus dem

Vorjahr im neuen Jahr nicht mehr zur Verfügung und müssen neu importiert werden.

Zusätzliche Daten können jederzeit über das Import Modul hinzugefügt/ergänzt werden.

Bitte beachten Sie, dass die Anschreibe- und Mahntexte auf das entsprechende Jahr

geändert werden müssen oder neu angelegt werden.

15.2 Wechsel des Anforderungsjahres im Portal

Wenn Sie sich im Portal die Daten eines anderen Jahr anzeigen lassen wollen, ohne dass

dieses als festes Anmeldejahr hinterlegt werden soll, bitte folgendermaßen vorgehen:

Unter „Optionen- Bearbeitungsjahr wechseln“ kann das entsprechende Jahr ausgewählt

werden, von dem die Daten angezeigt werden sollen.


Danach werden die LLE Daten des entsprechenden Jahrs angezeigt.

Diese Einstellungen werden jedoch nicht gespeichert /übernommen!

16 Auswertungsbericht der Langzeitlieferantenerklärungen

Ab sofort ist es möglich, sich eine Auswertung über die im Langzeitlieferantenportal

befindlichen Daten, zumailen zu lassen.

Hierzu bitte in der „Lieferantenerklärungen-Übersicht“ auf den Button „Auswertung“ gehen.

Das Ergebnis der Auswertung wird Ihnen dann per Mail (an die im Firmenprofil hinterlegte

Mailadresse) geschickt. Dies kann je nach Datenmenge eine Gewisse Zeit in Anspruch

nehmen.

Die Auswertung erhalten Sie per Mail als PDF Datei und enthält folgende Angaben:

Beispiel Auswertung PDF :


17 Optionen

17.1 Firmenprofil

Unter dem Menüpunkt „Optionen – Firmenprofil -“ können Sie unter Korrektur Ihr

Firmenprofil, welches bei der ersten Anmeldung auszufüllen ist, jederzeit bearbeiten, falls

sich hier Änderungen ergeben.


17.2 Firmenlogo hochladen – Anzeige bei Lieferanten

Unter dem Menüpunkt „Optionen / Einstellungen“ haben Sie die Möglichkeit Ihr Firmenlogo hochzuladen. Dieses wird dann lieferantenseitig angezeigt

Im folgendem Fenster können Sie die Bilddatei importieren, ändern oder löschen.


Nach dem Hochladen wird das Logo entsprechend angezeigt:

Für den Import des Logos muss dieses in einem der folgenden Formate zur Verfügung stehen: PNG; JPG oder GIF

Größe des Logos: Maximal 64 KB Ansicht des Logos beim Lieferanten:

17.3 Lieferstellen

Wenn Sie verschiedene Adressen für die Anlieferung Ihre Artikel haben, dann können diese

nun unter dem Menüpunkt Optionen -> Lieferstellen erfasst werden.


Das Land der jeweiligen Lieferstelle lässt sich mit einem Klick auf „F4“ aus einer Länderliste

auswählen. Hier kann nach dem ISO-Code bzw. nach dem Land gesucht werden. der

entsprechende ISO-Code nicht bekannt ist.

Das gewünschte Land kann jedoch auch manuell mit dem entsprechenden Länderkürzel (wie

z.B. DE) eingetragen werden.

Die angelegten Lieferstellen werden zusätzlich in den Langzeit-Lieferantenerklärungen

angezeigt.


Alle eingetragenen Lieferstellen werden im Anhang der Langzeit-Lieferantenerklärung

aufgelistet (in der Regel auf Seite 2)

17.4 Einstellungen

17.4.1 SMTP-Einstellungen

Sollten die E-Mails mit den Anforderungen bzw. Mahnungen bei Ihren Lieferanten als Spam

behandelt werden, so besteht die Möglichkeit unter dem Menüpunkt

„Optionen“ –„ Einstellungen-SMTP-Einstellungen“ -, die SMTP- Einstellungen

vorzunehmen, um zu verhindern das die E-Mails als Spam behandelt werden.

Wenn Sie hier keine Einstellungen vornehmen, werden die E-Mails weiterhin über das

GTC-Portal verschickt.

Wenn der Hacken bei „Emails vom eigenen Email-Server verschicken“ gesetzt wird, werden

die Mails über den eigenen Email-Server verschickt.


Hierzu sind die Felder „SMTP-Server-Name oder IP-Adresse“, „SMTP-Benutzername“ und

„SMTP-Passwort zwingend auszufüllen. In dem Feld “Gesicherte SMTP-Übertragung“ ist

auszuwählen, ob die Übertragung gesichert erfolgen soll. Hierfür stehen die Protokolle TLS

(Transport Layer Security) und SSL (Secure Sockets Layer) zur Verfügung. Aus

Datenschutzgründen wird empfohlen, eine gesicherte Übertragung zu verwenden.

Die Einstellungen können jederzeit über „Korrektur“ geändert bzw. über den Button

„Löschen“ gelöscht werden. Über den Button „Testen“ haben Sie die Möglichkeit Ihre

Einstellungen zu testen, um die Richtigkeit der Einstellungen zu überprüfen.

Hinweis:

Für die gewünschte Übertragungsart wird automatisch der Standard-Port gesetzt (z.B. 465 bei

SSL). Sollte Ihr Mailserver abweichende Ports verwenden, wenden Sie sich bitte an die Fa.

Zollsap.

Bitte wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung um die jeweiligen Einstellungen zu erfahren.

17.4.2 Bestätigungsmail

Unter dem Punkt „Optionen – Einstellungen-Bestätigungsmail“ öffnet sich das folgende

Fenster:


Hier haben Sie die Möglichkeit auszuwählen ob Sie automatisch eine Bestätigungsmail

erhalten wollen, wenn der Lieferant die LLE abgegeben hat.

Auch kann ausgewählt werden, ob der Lieferant bei der Abgabe der LLE einen zusätzlichen

„Danke-Text“ erhalten soll, dass er die LLE abgegeben hat. Hierzu bitte auf „Textbaustein

anlegen“ klicken. Daraufhin öffnet sich der Textbausteineditor. Hier kann der entsprechenden

Text eintragen werden, der nach der Abgabe der LLE in dem Bestätigungsfenster des

Lieferanten erscheinen soll.

Der Text kann jederzeit geändert bzw. über den Button „Löschen“ gelöscht werden.

17.4.3 Datenaktualisierung

Damit Daten, welche Lieferanten über das Langzeit-Lieferanten-Portal in ihren

Firmenprofilen ändern, automatisiert in das Kundenportal übernommen werden, muss unter

dem Menüpunkt Optionen -> Einstellungen -> Datenbankaktualisierung die Funktion

„Lieferantenstammdaten automatisch aktualisieren“ aktiviert werden.


Dies lässt sich jedoch auch wie gewohnt manuell für ausgewählte Lieferanten in der Adressen

Stammliste mit der Funktion „Aus LE aktualisieren“ durchführen.

17.5 Passwort ändern

Unter dem Menüpunkt „Optionen – Passwort ändern“ besteht die Möglichkeit das aktuelle

Passwort zu ändern.

Hier bitte zuerst das aktuelle Passwort eingeben, danach das neue Passwort eingeben,

bestätigen und mit „Ändern“ bestätigen.

Hierauf erhalten Sie die Bestätigung, dass Ihr Passwort geändert wurde


17.6 Funktion „Passwort vergessen“

Auf der Startseite kann das Passwort erneut angefordert werden. Hierzu bitte auf den Button

„Passwort vergessen?“ gehen.

Bitte in dem folgendem Fenster Ihre E-Mail Adresse und Ihren Benutzernamen eintragen, den

Bestätigungscode (hier 3311) eingeben und auf „Anfordern“ gehen. Das Passwort wird Ihnen

dann von uns per Mail zugeschickt.

18 Admin Rechte für das Verwalten von Benutzerkonten

Unter dem Menüpunkt „Admin-Benutzerkonten“ können die Zugangsrechte für weitere

Benutzer des Portals verwaltet / eingestellt werden (wie z.B. „read-only1“).

Diese Funktion steht nur im Vorfeld definierten Nutzern zur Verfügung.

1 Read-only = Nur Lesen (kein bearbeiten der Datensätze möglich)


Hierzu bitte das entsprechende „Benutzerkonto auswählen (hier z.B. bjoern_ro) und mit

„Benutzerkonto wechseln“ bestätigen.

19 Fehlerbehandlung

19.1 Allgemeine Fehlerbehandlung

Wenn es zu einem Programmfehler kommen sollte, gibt das Programm normalerweise eine

Fehlermeldung aus. Gleichzeitig wird eine Fehlerbeschreibung in die Zwischenablage des

Systems kopiert. Wenn Sie technische Unterstützung anfordern möchten, so schreiben Sie

eine Mail an [email protected] und fügen die Fehlerbeschreibung mit Strg+V in den Mailtext

ein.

Bitte beachten:

Meist ist das Problem behoben, wenn der JAVA Cache gelöscht wird (siehe

Punkt 19.2.3) und der Browser Verlauf gelöscht wird (Strg+Umschalt+Entf)

19.2 Bekannte Fehler

19.2.1 Rotes Kreuz statt der Loginmaske

Wenn Sie nur ein rotes Kreuz sehen statt der Loginmaske sehen, so haben Sie

kein Java installiert

eine unzureichende Java Version. Benötigt wird mindestens Version 8.x

Ihren Browser ist so eingestellt, dass sie keine signierten Applets laden können.

mailto:[email protected]


In den ersten beiden Fällen gehen Sie nach http://www.java.com und folgen Sie dort den

Anweisungen einer Installation.

Im dritten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung.

19.2.2 Meldung „keine Verbindung zum Server“

Wenn wiederholt die Meldung kommt „keine Verbindung zum Server“

So hat dies einen der folgenden Gründe:

der Zollcon Server wird gerade gewartet

Sie sind nicht mit dem Internet verbunden

Sie sind mit dem Internet verbunden, doch Ihre lokale Soft- oder Hardware-Firewall

lässt die Verbindung zum Zollcon-Server nicht zu. Wenn Sie in einer Firma einen

Proxy verwenden, so muss dieser so konfiguriert sein, dass er signierte Applets nach

draußen kommunizieren lässt.

Wenn das Programm bei größeren Datenverarbeitungen oder beim Drucken abstürzt

so liegt dies – falls Sie sehr viele Daten exportieren wollen oder sehr viele, sehr große

Lieferantenerklärungen ausdrucken wollen – am physikalischen Speicher, den Sie an Ihrem

Rechner für das Ausführen von Java-Programmen reserviert haben. Bitte wie folgt vorgehen:

Ihren physikalischen Speicher können Sie wie folgt erhöhen:

Der erste Schritt um den für GTC zu Verfügung stehenden JAVA Speicher zu ändern ist der

Aufruf der JAVA Konsole (Unter Windows kann diese über die Systemsteuerung - Java Plug-

in aufgerufen werden.)

Dann klicken Sie bitte das Register "Java" an, danach "View" oder "Ansicht“ im Abschnitt

"Java Applet Runtime Settings". Danach geben Sie bitte in den Abschnitt JAVA Runtime

Parameters in der Zeile ihrer verwendeten Java Version 1.7.x folgendes ein:

http://www.java.com/


-Xms128m –Xmx1024m (d.h. bis zu 1024 Megabytes werden vom JAVA Speicher für GTC

zur Verfügung gestellt)

Je nachdem, wie viele Daten Sie haben und wieviel Speicher der Rechner hat, an dem Sie

arbeiten, sollten sie hier einen Wert verwenden zwischen Xmx256m und Xmx1024m.

19.2.3 Löschen des JAVA Cache:

Hierzu bitte in der Systemsteuerung die „JAVA“ Konsole öffnen:


Hierauf erscheint folgendes Fenster:

Hier bitte auf Einstellungen gehen und im nächsten Fenster unter „Dateien löschen“ den Java

Cache löschen.

Bitte auch den Hacken bei „Temporäre Dateien auf Rechner behalten“ entfernen, falls dieser

gesetzt ist.

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