handleiding first 5.5.0 -...

Handleiding

First

Antwerpen - Cambridge

Handleiding First

© 2015 Intersentia

Antwerpen – Cambridge

http://www.intersentia.be

http://firstsoftware.be

Intersentia nv

Groenstraat 31

2640 Mortsel

Tel.: 03 609 50 59

Fax: 03 658 71 21

[email protected]

ISBN 978-94-000-0070-4

D/2010/7849/63

Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets

uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand

of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming

van de uitgevers.

Inhoud

Inhoud ....................................................................................................................................... 1

1. Systeemvereisten ............................................................................................................. 1

2. Essentiële richtlijnen voor het eerste gebruik .............................................................. 2

2.1. Hoe kan ik mijn dossiers op de beste manier beheren? ................................................................ 2

2.2. Hoe kan ik rapporten van een oud protocol omzetten naar het huidige protocol? ....................... 3

2.3. Instellen van het decimale teken (punt - komma) voor het aparte numerieke klavier .................. 5

2.4. Hoe worden negatieve waarden ingegeven? ................................................................................ 6

3. Opstarten ......................................................................................................................... 7

3.1. Opstarten ...................................................................................................................................... 7

3.2. Help.............................................................................................................................................. 7

4. Instellingen ...................................................................................................................... 8

4.1. Algemene instellingen ................................................................................................................. 8

4.2. Bestanden (plaats en back-up) ..................................................................................................... 9

4.3. Financiële analyse ...................................................................................................................... 11

5. Navigeren ....................................................................................................................... 12

5.1. Boomstructuur en tabkaarten ..................................................................................................... 12

5.2. Zoeken op code .......................................................................................................................... 12

5.3. Hyperlinks tussen balans, resultatenrekening en toelichting ...................................................... 13

5.4. Hyperlinks tussen controles en jaarrekening .............................................................................. 13

6. Dossier ............................................................................................................................ 14

6.1. Bestand aanmaken ..................................................................................................................... 14

6.2. Bestand openen .......................................................................................................................... 16

6.3. Bestand sluiten ........................................................................................................................... 16

6.4. Altijd met hetzelfde gegevensbestand opstarten ........................................................................ 16

6.5. First Dossierstructuur ................................................................................................................. 18

6.6. Dossier ....................................................................................................................................... 19

6.6.1. Dossier aanmaken 19

6.6.2. Dossier wijzigen 20

6.6.3. Dossier verwijderen 20

6.6.4. Dossier voor vzw’s 20

6.7. Boekjaar ..................................................................................................................................... 20

6.7.1. Boekjaar aanmaken 20

6.7.2. Boekjaar wijzigen 21

6.7.3. Boekjaar verwijderen 21

6.8. Rapport ...................................................................................................................................... 22

6.8.1. Rapport aanmaken (met overdracht boekjaar) 22

6.8.2. Rapporteigenschappen wijzigen 24

6.8.3. Rapport verwijderen 24

6.8.4. Rapport dupliceren 24

6.9. Automatisch importeren van een XBRL-bestand ...................................................................... 26

7. Invoeren ......................................................................................................................... 28

7.1 Proef- en saldibalans .................................................................................................................. 28

7.1.1. Een proef- en saldibalans inlezen of aanmaken 28

7.1.2. Een proef- en saldibalans bewerken 35

7.1.3. Correctieboekingen 38

7.1.4. Importfilters 40

7.2. Manueel invoeren ...................................................................................................................... 48

7.2.1. Adressen 48

7.2.2. Postcodes 51

7.2.3. Cijfers 52

7.2.4. Vorig boekjaar afschermen 52

7.2.5. Brutomarge 53

7.2.6. Btw-nummer / Ondernemingsnummer 54

7.2.7. Waarderingsregels 54

7.2.8. Aandeelhoudersstructuur, Jaarverslag en Verslag van de commissarissen 54

7.2.9. Personeelskosten in de sociale balans 56

7.2.10. Eerste boekjaar 56

7.2.11. Toevoegen aan lijsten (XBRL-fiches) 57

7.2.12. Vennootschap in vereffening 58

7.2.13. Fusie/Splitsing 58

7.2.14. Controlegetal 59

7.2.15. Module talen 60

8. Controles ........................................................................................................................ 62

9. Afronden / Delen ........................................................................................................... 65

9.1. Delen of afronden ...................................................................................................................... 65

9.2. Wisselen van grootteorde (zonder deling) ................................................................................. 66

10. Afdrukken en afdrukinstellingen ................................................................................ 67

10.1. Afdrukken .................................................................................................................................. 67

10.2. Afdrukken in pdf-formaat .......................................................................................................... 68

10.2.1. Pdf-writer installeren (PDF reDirect) 68

10.2.2. Afdrukken naar PDF 68

11. Neerleggen in XBRL ..................................................................................................... 70

12. Interne balans ................................................................................................................ 73

12.1. Interne balans afdrukken ............................................................................................................ 73

12.2. Gegevens uit de interne balans naar Excel kopiëren .................................................................. 76

13. Ratioanalyse .................................................................................................................. 77

14. Structuurenquête .......................................................................................................... 82

14.1. Aanmaken rapport ...................................................................................................................... 83

14.2. Afdrukken .................................................................................................................................. 84

14.3. Aanmaken XBRL-bestand ......................................................................................................... 84

14.4. Keuze van een ander formulier .................................................................................................. 85

14.5. Overnemen gegevens uit de jaarrekening .................................................................................. 85

14.6. Importeren XBRL-bestand ......................................................................................................... 86

14.7. Neerlegging structuurenquête .................................................................................................... 86

14.8. Omzetten naar het nieuwe protocol ........................................................................................... 86

14.9. Afronden .................................................................................................................................... 87

14.10. Controles .................................................................................................................................... 87

14.11. Help............................................................................................................................................ 87

15. FAQ ................................................................................................................................ 89

15.1. Een rapport kan enkel in inzage-modus geopend worden .......................................................... 89

15.2. Negatieve waarden worden positieve waarden .......................................................................... 90

15.3. Vorig Boekjaar overnemen ........................................................................................................ 90

15.4. Wat moet u in First aanpassen bij een adreswijziging? ............................................................. 90

15.5. Waarvan moet u voor First zeker een back-up nemen? ............................................................. 90

16. Gebruikslicentievoorwaarden ...................................................................................... 92

september 2015

Handleiding First 1

1. Systeemvereisten

First vereist volgende minimum apparatuur en software:

• een PC met Microsoft Windows XP/Vista/7/8

• ten minste een Pentium IV processor (of gelijkwaardig)

• ten minste 512 MB RAM

• schermresolutie van ten minste 1024x768 pixels

• toegang tot een cd-rom station (eventueel via een netwerk)

• vereiste schijfruimte: 300 MB

• PDF-reader (Adobe Reader, Foxit Reader, …)

of

• ten minste Mac OS X versie 10.5

• Mac Intel-processor

• ten minste 1 GB RAM

• schermresolutie van ten minste 1024x768 pixels

• toegang tot een cd-rom station (eventueel via een netwerk)

• vereiste schijfruimte: 500 MB

2 Handleiding First

2. Essentiële richtlijnen voor het eerste gebruik

2.1. Hoe kan ik mijn dossiers op de beste manier beheren?

De structuur voor First-rapporten ziet er als volgt uit:

Nadat u First geïnstalleerd hebt, moet u zich de vraag stellen hoe u uw dossiers gaat beheren. U hebt twee

mogelijkheden om de dossiers van uw klanten te beheren:

1. U kunt voor elke klant (elk dossier) een nieuw bestand aanmaken op uw harde schijf. Dit bestand heeft

altijd de extensie .DF1.

Voordeel/nadeel: - U kunt een DF1-bestand doorgeven aan klanten of aan een collega. Die heeft dan alleen de gegevens

van dit dossier ter beschikking.

- Deze methode is aan te raden als u veel dossiers hebt.

- Als de correspondent First geïnstalleerd heeft op zijn computer, zal hij de jaarrekening kunnen

bewerken en aanpassen.

- U moet een back-up nemen van alle .DF1 bestanden. Zorg dus dat u weet waar al uw bestanden staan.

2. U kunt al uw klanten (dossiers) binnen hetzelfde DF1-bestand beheren.

Voordeel/nadeel: - Alle dossiers staan bij elkaar.

- U moet alleen van dit bestand een back-up nemen.

- U kunt dossiers uitwisselen, maar enkel door het DF1-bestand door te geven waarin alle dossiers

zitten of door een jaarrekening te exporteren in XBRL of NBB-formaat.

- Deze methode is af te raden als u veel dossiers hebt.

Handleiding First 3

U kunt ook voor een tussenoplossing kiezen. Bijvoorbeeld alle ondernemingen van een bepaalde groep of sector

in één DF1-bestand plaatsen.

Samengevat deelt First de gegevensopslag op in vier lagen:

1. Bestand: het fysieke bestand dat op de harde schijf opgeslagen wordt.

2. Dossier: de niet-financiële gegevens van het bedrijf/de klant.

3. Boekjaar.

4. Rapport: de eigenlijke jaarrekening.

Het aanmaken van bestanden, dossiers, boekjaren en rapporten wordt besproken in hoofdstuk 6.

2.2. Hoe kan ik rapporten van een oud protocol omzetten naar het

huidige protocol?

Vanaf 1 april 2015 dienen alle neerleggingen te gebeuren volgens een nieuw protocol van de NBB.

Ga als volgt te werk om de upgrade uit te voeren:

Open een gegevensbestand (*.df1) in First. Klik in het scherm “First Dossierstructuur” het rapport aan dat u wilt

upgraden naar het laatste protocol van de NBB.

4 Handleiding First

Klik met de rechtermuisknop (Mac-gebruikers houden <CTRL> op het toetsenbord ingedrukt en klikken met de

muis) op het rapport en u krijgt het volgende menu:

Klik op Omzetten naar protocol 20150401. Uw oude rapport blijft bewaard in de oorspronkelijke toestand en er

wordt een nieuw rapport aangemaakt dat voldoet aan het nieuwe protocol. First stelt u dezelfde naam voor,

aangevuld met de versie van het laatste protocol:

Klik op OK en uw nieuw rapport wordt aangemaakt.

Handleiding First 5

De First Dossierstructuur ziet er als volgt uit:

Het is aangeraden om in dit nieuwe rapport de controles uit te voeren vooraleer u een bestand aanmaakt voor de

neerlegging bij Nationale Bank van België.

2.3. Instellen van het decimale teken (punt - komma) voor het aparte

numerieke klavier

Ga naar het menu Bestand>Instellingen. U komt op het volgende scherm:

6 Handleiding First

Klik in het invulveld naast “Decimaal teken” en selecteer de inhoud. Druk dan het decimale teken in op uw

numeriek klavier.

Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

2.4. Hoe worden negatieve waarden ingegeven?

Het protocol van de NBB bepaalt welke waarden enkel negatief/positief kunnen zijn. De waarden die enkel

negatief kunnen zijn, worden door First met een rode kleur gemarkeerd en tussen haakjes geplaatst.

First zet dus standaard zelf een minteken voor het getal. Als u zelf ook een minteken plaatst, ontstaat er een

situatie met een dubbel minteken, waardoor het getal als een positieve waarde zal worden geïnterpreteerd.

Handleiding First 7

3. Opstarten

3.1. Opstarten

Als u op de Start-knop klikt in Windows, ziet u onder Programma’s de programmagroep First staan. Navigeer

met de muis naar deze programmagroep en u krijgt de mogelijkheid om het programma op te starten door First

aan te klikken:

of

Klik op het icoontje dat op uw bureaublad geïnstalleerd is.

Op Macintosh kunt u naar de map Applications gaan. Dubbelklik op het bestand First.

3.2. Help

U hebt twee mogelijkheden om de helpfunctie van First te gebruiken:

- Als u een internetverbinding hebt, kunt u via het menu Help>FAQ de vragenlijst van de First-website

oproepen.

- First biedt u de mogelijkheid om de handleiding in PDF-formaat op te roepen en af te drukken. Hiervoor hebt

u het programma Acrobat Reader nodig, dat gratis ter beschikking gesteld wordt. Als Acrobat Reader

geïnstalleerd is op uw systeem, kunt u de handleiding oproepen door in het menu Help op Handleiding te

klikken:

Acrobat Reader zal dan automatisch opgestart worden en de handleiding openen. Via dit programma kunt u

deze handleiding afdrukken.

Als u na het raadplegen van de handleiding nog vragen hebt, kunt u met Intersentia contact opnemen:

Intersentia - Groenstraat 31, BE-2640 Mortsel

Fax: 03 658 71 21

E-mail: [email protected]

Website: http://www.firstsoftware.be

First Pro-klanten kunnen bellen naar het nummer: 03 609 50 59.

8 Handleiding First

4. Instellingen

4.1. Algemene instellingen

Klik in het menu Bestand op de optie Instellingen om de algemene instellingen op te roepen:

of u kunt rechtstreeks klikken op het icoontje in de knoppenbalk . Het volgende scherm

verschijnt:

Handleiding First 9

• Taal: U kunt hier aanduiden in welke taal u wenst verder te werken. Nadat u op OK geklikt hebt, wordt het

volledige programma aan de gekozen taal aangepast.

Opgepast: het Engels is enkel beschikbaar voor First Pro-klanten.

• Decimaal teken: Instellen van het decimale teken van uw numeriek klavier. Klik in het invulveld naast “Decimaal teken” en selecteer de inhoud. Druk dan het decimale teken in op uw numeriek klavier.

Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

• PDF-bestanden tonen in rapport: In de velden waar u een pdf-bestand kunt invoegen, wordt het pdf-bestand

automatisch getoond. U kan deze optie hier afvinken.

• Controlegetal berekenen bij afdrukken en aanmaken XBRL-bestand: U kunt hier aanduiden of u het

controlegetal wilt zien verschijnen op de afdruk en tijdens het aanmaken van een XBRL-bestand.

• Taakbalk: U kunt een taakbalk zichtbaar maken in First die u alle geopende vensters toont.

• Toon tekst in werkbalken: U kunt de tooltip bij elk icoontje zichtbaar maken.

4.2. Bestanden (plaats en back-up)

Als het programma First lokaal geïnstalleerd wordt, kunt u de gegevens wel op het netwerk plaatsten. Zo worden

de gegevensbestanden die u in First aanmaakt mee gebackupped. Ook verschillende gebruikers kunnen dan de

gegevensbestanden openen zonder ze lokaal te plaatsen. Dit om dubbele ingave te vermijden.

Ook bij installatie van First op het netwerk (Terminal server, Citrix, …) kan u hier instellen waar de

gegevensbestanden van de gebruikers staan.

Als u in First een gegevensbestand wilt openen, zal First automatisch de inhoud van de map tonen die ingegeven

is in de “Map voor gegevensbestanden”.

Ga naar het menu Bestand>Instellingen. Klik op de tabkaart Gegevens.

10 Handleiding First

� Map voor gegevensbestanden: Vul hier het pad in waar u uw gegevensbestanden (DF1’s) bewaart. First

installeert standaard op uw computer een map in Mijn Documenten\Mijn First. U kunt dit pad wijzigen als u met verschillende gebruikers dezelfde bestanden wilt raadplegen. Plaats de

bestanden op een netwerk en leg hier het pad juist.

Maak van deze map regelmatig een back-up.

� Opstarten met gegevensbestand: Als u alle dossiers in hetzelfde gegevensbestand (DF1) bewaart, kunt u

hier instellen om altijd automatisch met dit DF1-bestand op te starten.

� Map voor importfilters: U kunt hier instellen waar u de importfilters wilt bewaren. Als de importfilters

beschikbaar moeten zijn voor verschillende gebruikers, kunt u hier een netwerkpad ingeven. U moet dan

bij elke gebruiker hetzelfde pad instellen.

� Map voor tijdelijke bestanden: U kan hier de locatie opgeven waar het pdf-bestand dat wordt gegenereerd

bij de afdruk, tijdelijk wordt opgeslagen.

Gebruik het icoontje om een andere map te selecteren. U kunt ook een ander pad intikken.

Handleiding First 11

4.3. Financiële analyse

U kunt hier de standaardinstellingen bepalen voor de ratioanalyse. Ga naar het menu Bestand>Instellingen. Klik

op de tabkaart Ratioanalyse.

� Afbeelding 1: U kunt hier de standaardafbeelding instellen die op het eerste blad van elke ratioanalyse zal

afgedrukt worden.

� Opgesteld door: De standaardtekst is hier “First Jaarrekeningenpakket”, maar u kunt die vervangen door

bijvoorbeeld de naam van uw kantoor.

� Afbeelding 2: Deze afbeelding hoort bij de melding “Opgesteld door”. U kunt hier bijvoorbeeld het logo

van uw kantoor selecteren.

Deze instellingen kunt u altijd wijzigen tijdens het uitvoeren van de ratioanalyse.


5. Navigeren

U hebt volgende mogelijkheden om door een rapport te navigeren.

5.1. Boomstructuur en tabkaarten

Als u een rapport geopend hebt, ziet u links van het scherm een boomstructuur waarin de jaarrekening volledig is

uitgesplitst. U vindt dezelfde indeling onderaan het scherm, maar dan in de vorm van tabkaarten. U kunt beide

mogelijkheden gebruiken om door de jaarrekening te navigeren.

Boomstructuur:

U kunt op + klikken om verder in detail te gaan. Als u dubbelklikt op een rubriek, wordt automatisch dat

onderdeel van de jaarrekening getoond in het rechtergedeelte van het scherm.

Tabkaarten:

De onderste rij tabkaarten is de onderverdeling van de jaarrekening. De tabkaarten Identificatiegegevens en

Toelichting worden verder onderverdeeld met een nieuwe rij tabkaarten erboven.

5.2. Zoeken op code

U kunt in een rapport zoeken op code via de optie boven de boomstructuur. Dit is een snelle manier om

rechtstreeks naar een bepaalde code in de jaarrekening te navigeren.

Typ de gewenste code in en klik dan op om naar die code te navigeren.


5.3. Hyperlinks tussen balans, resultatenrekening en toelichting

U vindt in First hyperlinks waarmee u automatisch naar verbonden rubrieken kunt navigeren.

Bijvoorbeeld:

In de balans staat naast code 21 een verwijzing: . Als u hier op klikt, krijgt u alle verbonden rubrieken binnen

de jaarrekening:

Als u op (21) 5.1.1-1 Immateriële vaste activa klikt, navigeert u automatisch naar sectie 5.1.1.

5.4. Hyperlinks tussen controles en jaarrekening

In het detail van de controles vindt u naast de codes het volgende icoontje: .

Als u hier op klikt, navigeert u automatisch naar die code.


6. Dossier

First geeft u twee mogelijkheden om de dossiers van uw klanten te beheren.

1. U kunt voor elke klant een nieuw bestand op uw harde schijf aanmaken. Op deze manier kunt u

gemakkelijk een specifiek dossier uitwisselen met uw klant of een collega door het bestand op een memory

stick te plaatsen of via het internet (mail) door te sturen. Indien de correspondent First geïnstalleerd heeft

op zijn computer, zal hij de jaarrekening kunnen bewerken en aanpassen.

2. U kunt al uw dossiers binnen één bestand beheren. U kunt dossiers uitwisselen, maar u geeft dan ofwel al

uw dossiers door die zich in het gegevensbestand (DF1) bevinden, ofwel kunt u een jaarrekening

exporteren in XBRL-formaat.

Meer uitleg hierover vindt u in punt 2.1.

6.1. Bestand aanmaken

Wanneer u First voor de eerste maal opstart, verschijnt het volgende scherm:

In de knoppenbalk zijn er 3 knoppen die een functie hebben bij het beheren van bestanden:


Het icoontje dient om nieuw bestand (DF1) aan te maken. Klikt u hierop, dan verschijnt het volgende

scherm:

In dit scherm kunt u de bestandsnaam en –locatie van het nieuwe bestand ingeven.

First plaatst alle DF1-bestanden standaard in uw map Mijn Documenten\Mijn First\Data. Tenzij u een ander pad

hebt ingegeven via het menu Bestand>Instellingen. Kies daar de tabkaart Gegevens. Onder de optie Map voor gegevensbestanden kunt u de bestaande instelling raadplegen of wijzigen zoals hierboven beschreven in

punt 4.2. U past het pad hier best aan als u de gegevensbestanden op een netwerk wilt bewaren.

First heeft een extra beveiliging ingebouwd die verhindert dat bestaande gegevensbestanden overschreven

worden bij aanmaak van een nieuw gegevensbestand. Dit zal aangegeven worden door volgende melding:


6.2. Bestand openen

Wenst u een bestand te openen, dan klikt u op het icoontje . Het volgende scherm verschijnt:

In dit scherm kunt u manueel de bestandsnaam en –locatie ingeven of met de muis het bestand selecteren.

6.3. Bestand sluiten

Het icoontje dient om een DF1-bestand te sluiten.

6.4. Altijd met hetzelfde gegevensbestand opstarten

U laat First bij het opstarten altijd een door u gekozen bestand automatisch openen. Dan moet u de instellingen

als volgt wijzigen:

Ga naar het menu Bestand>Instellingen of klik rechtstreeks op het icoontje in de knoppenbalk. Navigeer

naar het tabblad Gegevens door bovenaan op Gegevens te klikken.


In het volgende scherm kunt u manueel de bestandsnaam en –locatie ingeven bij Opstarten met gegevensbestand.

Bij Windows Pc’s maakt First automatisch een map Mijn First aan (met subfolders Data en SchemaFilters)

onder Mijn Documenten. Bij Mac computers staat de map Data onder de Home folder\ \First\ Data.

U kunt eveneens op het icoontje klikken en in het volgende scherm de bestandsnaam en –locatie aanduiden

met de muis:

Nadat u het bestand aangeduid heeft, klikt u op OK.

Vanaf dat moment zal First bij het opstarten altijd het door u gekozen bestand automatisch openen.


6.5. First Dossierstructuur

Als u een bestand (*.DF1) geopend hebt, wordt de First Dossierstructuur van dat bestand automatisch

opgeroepen:

U krijgt hier een overzicht van alle dossiers die u in dit bestand ingegeven hebt met de versie van het protocol.

U kunt de First Dossierstructuur altijd naar voor brengen door in de bovenste knoppenbalk op het volgende

icoontje te klikken: .

Via het icoontje kunt u een XBRL-bestand importeren en via het icoontje kunt u een NBB-bestand

importeren. First gaat zoeken of dit dossier al bestaat aan de hand van het ondernemingsnummer.

Als er al een dossier bestaat met hetzelfde ondernemingsnummer, wordt daar een rapport toegevoegd.

Anders worden het dossier, het boekjaar en het rapport automatisch aangemaakt en worden de cijfers in het

rapport ingelezen.

Opgelet! De cijfers die ingelezen worden van een NBB-bestand, staan voor een verkort schema in eenheden en

voor een volledig schema in duizenden. U beschikt dus niet over de gegevens met twee cijfers na de komma.

Een XBRL-bestand bevat ofwel de gegevens met 2 cijfers na de komma ofwel de afgeronde eenheden.


6.6. Dossier

6.6.1. Dossier aanmaken

Klik op het icoontje in het venster First Dossierstructuur. U krijgt het volgende scherm:

Een dossier bestaat uit twee tabkaarten: Algemeen en Andere.

De gegevens die u hier invult, worden overgenomen bij het aanmaken van een rapport. De gegevens worden

geïmporteerd in de rubriek identificatiegegevens van het rapport.

Klik op om de ingevoerde gegevens te bewaren en dit scherm te verlaten of op om dit scherm te verlaten

zonder te bewaren.

De Dossiernaam wordt gebruikt voor de automatische link met boekhoudpakketten. Als u First niet opstart

vanuit het menu van uw boekhoudpakket mag u dit veld leeg laten.

Als u wel automatisch opstart vanuit uw boekhouding, zal dit veld automatisch ingevuld worden.

De Naam onder Firmagegevens wordt overgenomen op pagina 1 van de jaarrekening.

Bij een naams- of adreswijziging is het belangrijk dat u dit hier aanpast en niet alleen in de jaarrekening. Bij het

aanmaken van een nieuw rapport worden de dossiergegevens hier opgehaald en niet uit het rapport van vorig

boekjaar.


6.6.2. Dossier wijzigen

Selecteer het dossier in het venster First Dossierstructuur dat u kunt oproepen via de knop .

Klik dan op het icoontje . U komt dan op het scherm dat beschreven is onder het vorige punt. U kunt hier de

wijzigingen aanbrengen en bewaren.

Opgelet! Als u een rapport binnen een dossier aangemaakt hebt en de gegevens uit de dossiereigenschappen in de

identificatiegegevens van het rapport geïmporteerd zijn (bijvoorbeeld uit een XBRL- of NBB-bestand), dan

bestaan beide gegevens onafhankelijk van elkaar.

Dit wil zeggen dat als u wijzigingen aanbrengt in de dossiereigenschappen, deze wijzigingen NIET doorgevoerd

worden in de identificatiegegevens van een bestaand rapport, en andersom.

6.6.3. Dossier verwijderen

Selecteer het dossier in het venster First Dossierstructuur dat u kunt oproepen via de knop .

Klik op het icoontje in de First Dossierstructuur. U komt dan op het scherm dat beschreven is onder punt

6.6.1. Klik hier op het icoontje om het dossier te verwijderen.

Een dossier wordt niet verwijderd als er nog boekjaren bestaan. In dat geval moet u eerst de boekjaren

verwijderen.

6.6.4. Dossier voor vzw’s

De module VZW is een apart aan te kopen module bij First. U beschikt standaard niet over deze module.

Om een jaarrekening aan te maken voor vzw’s, moet u bij het dossier één van de volgende rechtsvormen hebben

geselecteerd:

- VZW: Vereniging zonder winstoogmerk;

- PRIV. ST: Private stichting;

- Instelling van openbaar nut;

- Stichting van openbaar nut;

- Organisme van de financiering van Pensioenen;

- Onderlinge verzekeringsmaatschappij;

- Buitenlandse privaatrechtelijke vereniging met vestiging, agentschap, kantoor of bijhuis in België;

- Onderlinge verzekeringsmaatschappij (Publiek recht);

- Internationale vereniging zonder winstoogmerk;

- Een zelf ingegeven rechtsvorm via het menu Extra>Fiches>Rechtsvorm.

Bij het aanmaken van een rapport zult u de keuze krijgen tussen een verkort en volledig schema voor vzw’s. De

werking van First is hetzelfde als bij het invullen van een jaarrekening van de ondernemingen.

6.7. Boekjaar

6.7.1. Boekjaar aanmaken

1. Selecteer een dossier in het scherm First Dossierstructuur.

2. Klik op het icoontje .

3. U krijgt het volgende scherm:


• Boekjaar: Vul hier de naam van het boekjaar in.

Bijvoorbeeld: 2014 als het boekjaar over het jaar 2014 gaat.

Als u een boekjaar hebt over verschillende jaren, kunt u hier bijvoorbeeld 2014-2015 invullen.

• Begindatum/Einddatum: Vul de begin- en einddatum van het boekjaar in dat neergelegd moet

worden.

4. Klik op om het boekjaar aan te maken.

6.7.2. Boekjaar wijzigen

Selecteer een boekjaar in het scherm First Dossierstructuur.

Klik op het icoontje . U krijgt het scherm zoals hierboven is.

Klik na uw aanpassingen op het icoontje . De wijzigingen worden dan aanvaard.

6.7.3. Boekjaar verwijderen

Selecteer een boekjaar in het scherm First Dossierstructuur.

Klik op het icoontje in de First Dossierstructuur. U krijgt het scherm zoals in punt 6.7.1. getoond wordt.

Klik op het icoontje . Het boekjaar wordt verwijderd.

Een boekjaar wordt niet verwijderd als er nog rapporten bestaan. In dat geval moet u eerst de rapporten

verwijderen.


6.8. Rapport

6.8.1. Rapport aanmaken (met overdracht boekjaar)

1. Klik het boekjaar aan waarin u een rapport wilt aanmaken in het venster First Dossierstructuur.

2. Klik op het icoontje . Er wordt een wizard opgestart die u begeleidt met het aanmaken van het rapport.

• Naam: Geef de naam in van het rapport. Deze naam kunt u vrij kiezen.

Bijvoorbeeld: Volledig schema boekjaar 2013.

• Schema: Kies hier het type schema waarin u de jaarrekening wilt opstellen; verkort of volledig. U kunt

hier ook Geconsolideerd schema of Structuurenquête kiezen als u die module hebt aangekocht.

Om een jaarrekening voor vzw’s aan te maken, moet u eerst die module aangekocht hebben en u moet

in het dossier één van de volgende rechtsvormen hebben geselecteerd:

- Vereniging zonder winstoogmerk;

- Stichting van openbaar nut;

- Instelling van openbaar nut;

- Onderlinge verzekeringsmaatschappij;

- Buitenlandse privaatrechtelijke vereniging met vesting, agentschap, kantoor of bijhuis in België;

- Private stichting;

- Onderlinge verzekeringsmaatschappij (Publiek recht);

- Internationale vereniging zonder winstoogmerk;

- Organisme van de financiering van Pensioenen;

- Een zelf ingegeven rechtsvorm.

3. Klik op Volgende als u de gegevens ingevuld hebt.


4. U krijgt volgend scherm:

• Eenheden: Kies de grootteorde waarin u de gegevens wilt invoeren. U maakt het rapport best in

Eenheden (2 dec.) aan. U kunt na het invullen van de jaarrekening met één druk op de knop de

jaarrekening afronden of delen. First zorgt daarbij dat de balans, resultatenrekening en toelichting in

evenwicht blijven.

Het afronden is alleen nodig als u op papier of in pdf gaat neerleggen. De neerlegging in XBRL-

formaat mag met de twee decimalen.

• Vorig boekjaar: Hier kunt u bepalen van welk rapport u de kolom Boekjaar wilt overnemen in de

kolom Vorig boekjaar van het nieuwe rapport. U krijgt de keuze uit alle rapporten van hetzelfde

schema van het vorige boekjaar indien de einddatum van dat boekjaar één dag vroeger is dan de

begindatum van het huidige boekjaar.

Kies Manuele ingave als u de gegevens van het vorige boekjaar zelf gaat invullen of indien de gegevens

van het vorige boekjaar niet in First aanwezig zijn.

5. Klik op Klaar als u de gegevens ingevuld hebt.

6. Het rapport wordt geopend.


6.8.2. Rapporteigenschappen wijzigen

Selecteer een rapport in het scherm First Dossierstructuur.

Klik op het icoontje . U krijgt het volgende scherm:

U kunt de rapportnaam aanpassen en eventueel een aantekening bij dit rapport noteren.

Klik na uw aanpassingen op het icoontje . De wijzigingen worden aanvaard.

6.8.3. Rapport verwijderen

Selecteer een rapport in het scherm First Dossierstructuur.

Klik op het icoontje in de First Dossierstructuur. U krijgt het scherm zoals in punt 6.8.2. beschreven is.

Klik op het icoontje . Het rapport wordt verwijderd.

Vanaf versie 4.6.1 is het niet langer mogelijk een rapport dat al geopend is, te verwijderen. First zal dit aangeven

met volgende melding:

Om een rapport te verwijderen moet u dus eerst nagaan of het rapport in kwestie afgesloten is.

6.8.4. Rapport dupliceren

U kunt een rapport volledig kopiëren door in de First Dossierstructuur het rapport te selecteren.

Klik dan met de rechtermuisknop (Mac-gebruikers CTRL-klik) op het rapport. U krijgt de volgende keuzelijst:


Klik op Dupliceer. Het rapport wordt gekopieerd en krijgt dezelfde naam met daarvoor: Copy of.

U kunt binnen deze kopie bijvoorbeeld simulaties doen, zonder dat u uw origineel rapport moet wijzigen.


6.9. Automatisch importeren van een XBRL-bestand

U kunt XBRL-bestanden eenvoudig in First importeren. Dit houdt in dat First automatisch een dossier, een

boekjaar en een rapport aanmaakt.

Alle gegevens die in het XBRL-bestand staan, worden geïmporteerd, dit wil zeggen dat bijvoorbeeld ook de lijst

van bestuurders en zaakvoerders, deelnemingen, waarderingsregels, geïmporteerd worden.

1. Minimaliseer alle openstaande rapporten. Klik op het icoontje in de knoppenbalk van het venster First

Dossierstructuur of selecteer in het menu Extra de optie

Import XBRL-bestand (*.xbrl).

2. Het volgende scherm verschijnt:

Hier hebt u de keuze tussen het manueel ingeven van de bestandsnaam of het zoeken en aanduiden van het

bestand in de mappen van uw harde schijf.

Selecteer het XBRL-bestand dat u wilt inlezen.

Klik op de knop Open.


3. Eerst dient u de naam in te voeren die u aan het rapport wenst te geven:

Klik op OK.

Het dossier, boekjaar en rapport worden automatisch aangemaakt en geopend. Indien het dossier al bestaat,

worden enkel een boekjaar en rapport binnen het al bestaande dossier gecreëerd. First baseert zich op het

ondernemingsnummer om te zoeken of het dossier al bestaat.

Alle gegevens die het XBRL-bestand bevat, worden geïmporteerd in het rapport.


7. Invoeren

7.1 Proef- en saldibalans

7.1.1. Een proef- en saldibalans inlezen of aanmaken

U kunt op verschillende manieren een proef- en saldibalans importeren of aanmaken. U kunt bestanden

importeren die in het First-formaat of in een Vast Lengte-formaat (EUR/Analbi) opgesteld zijn of u kunt een

bestand importeren en het formaat zelf definiëren. Ten slotte hebt u ook de mogelijkheid om de cijfers van de

proef- en saldibalans manueel in te geven.

Alvorens u de proef- en saldibalans importeert, moet u uiteraard eerst een exportbestand maken uit uw

boekhoudsoftware. Daarna moet u een dossier, boekjaar en rapport aanmaken. Meer informatie hierover vindt u

in hoofdstuk 6. Dossier. Als u een proef- en saldibalans inleest of aanmaakt, gebeurt dit altijd in twee decimalen. Uw rapport zal dus

omgezet worden naar twee decimalen.

7.1.1.1. Import van een bestand in First-formaat, Vast lengte-formaat

Hieronder wordt beschreven hoe u een bestand in First-formaat kunt importeren. Om een bestand in Vast lengte-

formaat te importeren, onderneemt u dezelfde stappen.

Een bestand in het First-formaat heeft de volgende specificaties:

• Het bestand is een tab-delimited tekstbestand.

• Het bestand bevat vier kolommen:

1ste kolom: algemene rekening

2de kolom: omschrijving

3de kolom: debet

4de kolom: credit

• Het bestand moet zonder column headers aangemaakt worden.

• Er mogen geen puntjes tussen de duizendtallen staan.

• Het decimale teken moet een komma zijn.

• Als er geen bedrag is voor debet of credit moet waarde nul ingevuld worden.

1. Open een rapport.

2. Ga naar het menu Extra>Import of klik op het icoontje . De import-wizard wordt opgestart. Zoek uw

bestand.


3. Klik op Open. U krijgt volgend scherm:

De boekhoudpakketten die onderaan dit scherm worden vermeld, hebben een export van de proef- en

saldibalans volgens het First formaat.

4. Kies FIRST formaat en klik op Volgende. U komt op volgend scherm:

Kies de filter die u wilt gebruiken tijdens het importeren. Als u First voor het eerst gebruikt, kunt u hier

enkel kiezen voor de Default import filter. Deze Default import filter bevat alle rekeningen van het MAR.

Indien u al een filter heeft opgeslagen, krijgt u hier de mogelijkheid om die te selecteren. Meer informatie

over de filters vindt u in hoofdstuk 7.1.4. Importfilters.


5. Klik op de knop Volgende en het eindscherm van de importwizard verschijnt:

6. Klik Klaar. Ga nu verder met hoofdstuk 7.1.2. Een proef- en saldibalans bewerken.

7.1.1.2. Import van een bestand met een zelf te definiëren formaat


2. Ga naar het menu Extra>Import of klik op het icoontje . De import-wizard wordt opgestart. Zoek uw

bestand.

3. Klik op Open.


4. Klik op Zelf instellingen definiëren.

5. Klik op Volgende. U krijgt volgend scherm:

Klik op Tab om aan te duiden dat het om een tab-delimited bestand gaat. Klik op Komma of Puntkomma

als u een formaat inleest dat gescheiden is met deze tekens.

Als de kolommen van het bestand een titel hebben, moet u Eerste rij bevat kolomnamen aanvinken.


6. Klik op Volgende. U komt op volgend scherm:

Selecteer bij Kolommen de gepaste kolom voor de rubriekcode (= de algemene rekening), de omschrijving

en de kolommen die de debet- en creditbedragen bevatten. De overige kolommen die uw tekstbestand

eventueel bevat, worden niet ingelezen.

7. Het scherm moet in dit voorbeeld als volgt ingevuld worden:

Zorg dat u het juiste decimale teken aanduidt dat in het tekstbestand gebruikt wordt (punt of komma).


8. Klik op Volgende. U komt op volgend scherm:

Kies de filter die u wilt gebruiken tijdens het importeren. Als u First voor het eerst gebruikt, kunt u hier

enkel kiezen voor de Default import filter. Deze Default import filter bevat alle rekeningen van het MAR.

Indien u al een filter heeft opgeslagen, krijgt u hier de mogelijkheid om die te selecteren. Meer informatie

over de filters vindt u in hoofdstuk 7.1.4. Importfilters.

9. Klik op de knop Volgende en het eindscherm van de importwizard verschijnt:

10. Klik Klaar. Ga nu verder met hoofdstuk 7.1.2. Een proef- en saldibalans bewerken.


7.1.1.3. De cijfers van de proef- en saldibalans manueel ingeven

1. Open een rapport

2. Klik in de boomstructuur op Proef- en saldibalans:

Of ga naar de tabkaart Proef- en saldibalans:

U krijgt volgend scherm:


3. Klik op om manueel een proef- en saldibalans in te geven. U komt op volgend scherm:

U kunt algemene rekeningen, debet- en creditbedragen en een omschrijving ingeven. Klik op het icoontje

om een nieuwe lijn aan te maken. Klik op het icoontje om een lijn te verwijderen.

4. Als u de manueel ingegeven gegevens wil overnemen in de proef- en saldibalans, klikt u op het icoontje

. De algemene rekeningen worden toegepast op de actieve filter en aan de rubrieken van de

jaarrekening gekoppeld. Meer informatie over de filters vindt u in hoofdstuk 7.1.4. Importfilters. Ga nu

verder met hoofdstuk 7.1.2. Een proef- en saldibalans bewerken.

7.1.2. Een proef- en saldibalans bewerken

7.1.2.1. Afwijkende rekeningen in de tabkaart Niet-toegekende rubrieken bewerken

Nadat u de proef- en saldibalans heeft ingelezen of manueel heeft ingegeven, komt u op het volgende scherm.

In de tabkaart Niet-toegekende rubrieken worden de algemene rekeningen uit het importbestand geplaatst die

First niet automatisch kon toewijzen aan de jaarrekening. Ofwel behoren ze niet tot het Minimum Algemeen


Rekeningstelsel, ofwel werden ze nog niet opgenomen in een gepersonaliseerde filter. Hoe u filters kunt

aanpassen en opslaan vindt u in hoofdstuk 7.1.4. Importfilters.

Ook wachtrekeningen (algemene rekeningen die beginnen met 499) worden op de tabkaart Niet-toegekende rubrieken geplaatst. Als de wachtrekeningen gesaldeerd zijn (debet en credit zijn hetzelfde bedrag), mogen ze in

de Niet-toegekende rubrieken blijven staan. Als de wachtrekeningen nog een credit- of debetsaldo vertonen,

moet u deze algemene rekeningen eerst in uw boekhouding afboeken via een diverse boeking of u kunt een

correctieboeking in First uitvoeren via de tabkaart Correctieboekingen. Hoe u correctieboekingen kunt uitvoeren

vindt u in hoofdstuk 7.1.3. Correctieboekingen.

Bij vzw-schema’s kunnen de algemene rekeningen 690, 691, 790, 791 en 792 niet toegewezen worden t.e.m.

protocol 20130401. Er is in het standaardschema van de NBB voor de vzw-jaarrekening geen

resultaatverwerking voorzien. Hierdoor is de proef- en saldibalans in First uit evenwicht. Deze codes moeten

blijven staan bij de niet-toegekende rubrieken.

Vanaf protocol 20140401 voorziet de Nationale Bank in een resultaatverwerking voor vzw’s. Vanaf dat protocol

zullen deze rekeningen niet meer bij de niet-toegekende rubrieken staan bij het importeren van een proef- en

saldibalans.

7.1.2.1.1. Niet-toegekende rubrieken toewijzen aan de Proef- en saldibalans

1. Klik de algemene rekening aan in de rubriek Niet-toegekende rubrieken.

2. Klik in de proef- en saldibalans op de rubriek waar de niet-toegekende algemene rekening moet

toegevoegd worden. Als u de rubrieken van de jaarrekening niet ziet staan onder de optie

Balans/Resultatenrekening, moet u eerst op het icoontje (Toon rubrieken) klikken.

3. Klik dan op het icoontje . De rubriek verhuist van de Niet-toegekende rubrieken naar de proef- en

saldibalans. Bijvoorbeeld:

In de proef- en saldibalans kunt u controleren welke algemene rekeningen aan welke rubrieken zijn toegevoegd

door op te klikken voor de rubriek. De rubrieken die zwart zijn, hebben een algemene rekening toegewezen

gekregen. De rubrieken die grijs zijn, zullen in de jaarrekening blanco zijn.


7.1.2.1.2. Een algemene rekening verwijderen uit de Proef- en saldibalans

1. Selecteer de algemene rekening in de proef- en saldibalans en klik op het icoontje .

2. De algemene rekening verschijnt dan op de tabkaart Niet-toegekende rubrieken. Bijvoorbeeld:

7.1.2.1.3. Gegevens uit de Proef- en saldibalans importeren in de jaarrekening

1. Klik bovenaan in de proef- en saldibalans op de knop Rapport bijwerken om de gegevens uit de proef-

en saldibalans te importeren in de jaarrekening.

2. Klik op Yes.

3. Als er nog een algemene rekening in de kolom Niet-toegekende rubrieken staat, komt volgende melding:

Klik op Yes om door te gaan.

4. De proef- en saldibalans wordt ingelezen in de jaarrekening en het rapport is klaar om verder bewerkt te

worden.

7.1.2.2. Gegevens in de proef- en saldibalans aanpassen

Ga naar de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik op het icoontje . U kunt hier alle algemene rekeningen en

bedragen wijzigen. U kunt ook nieuwe algemene rekeningen en bedragen toevoegen.

Om een nieuwe lijn aan te maken klikt u op het icoontje . Om een lijn te verwijderen klikt u op het icoontje

. Klik op het icoontje om de wijzigingen in de proef- en saldibalans te importeren.


Klik op Rapport bijwerken om de gewijzigde proef- en saldibalans in de jaarrekening te importeren.

Er wordt geen historiek bijgehouden van de gewijzigde zaken. Als u een overzicht wilt behouden van de

wijzigingen, moet u via correctieboekingen werken. Meer informatie over correctieboekingen vindt u in

hoofdstuk 7.1.3. Correctieboekingen.

7.1.2.3. Een proef- en saldibalans verwijderen

Ga naar de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik dan op het icoontje . U kunt kiezen om de volledige proef-

en saldibalans te verwijderen of om alleen de bedragen te verwijderen.

Klik op om de volledige proef- en saldibalans te verwijderen. Alle algemene rekeningen, bedragen en

omschrijvingen worden verwijderd.

Klik op om alleen de bedragen te verwijderen. Alle algemene rekeningen en de omschrijvingen blijven

bewaard.

Klik op het icoontje om de wijzigingen in de proef- en saldibalans te importeren.

7.1.3. Correctieboekingen

Als aanvulling op de proef- en saldibalans kunt u correctieboekingen ingeven. Deze correctieboekingen worden

bewaard en ze worden, indien gewenst, samen met de proef- en saldibalans geïmporteerd in de jaarrekening.

Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Onderaan dit scherm staan in de tweede tabkaart de

Correctieboekingen.

Het scherm ziet er als volgt uit:


7.1.3.1. Een correctieboeking aanmaken

Klik op de tabkaart Correctieboekingen in de proef- en saldibalans.

Klik op het icoontje om een correctieboeking aan te maken. U komt op volgend scherm:

In het veld Omschrijving moet u een omschrijving ingeven voor de correctieboeking. De naam kunt u vrij

kiezen.

Het aankruisvakje Actief is standaard aangevinkt. Als dit aankruisvakje aangevinkt is, wordt de correctieboeking

opgenomen in de proef- en saldibalans en mee ingelezen in de jaarrekening.

Als het aankruisvakje Actief uitgevinkt is, wordt er met die correctieboeking geen rekening gehouden in de

proef- en saldibalans en wordt ze ook niet meegenomen bij het inlezen in de jaarrekening.

In de proef- en saldibalans worden de algemene rekeningen die voortkomen uit de correctieboekingen

voorafgegaan door een rood bolletje in plaats een blauw bolletje.

Klik op om een nieuwe lijn in te geven. Om een lijn te verwijderen, moet u in die lijn klikken en daar op

klikken.

U kunt de correctieboeking afdrukken door op de knop Afdrukken te klikken. In het hoofdscherm van de

correctieboekingen hebt u de mogelijkheid om alle correctieboekingen samen af te drukken (zie punt 7.1.3.5. Een correctieboeking afdrukken).

Klik op OK om de correctieboeking te bewaren.

7.1.3.2. Een correctieboeking wijzigen


Klik op de correctieboeking die u wilt wijzigen. Klik dan op het icoontje . U kunt lijnen toevoegen, wijzigen

en/of verwijderen.

Klik op OK om de wijzigingen te aanvaarden.


7.1.3.3. Een correctieboeking verwijderen


Klik op de correctieboeking die u wilt verwijderen. Klik dan op het icoontje .

First vraagt u of u zeker bent dat u de correctieboeking wilt verwijderen. Als u zeker bent dat u de

correctieboeking wilt verwijderen, klikt u op Ja.

7.1.3.4. Een correctieboeking exporteren


U kunt een xml-export maken van de correctieboekingen door op de knop Export te klikken.

7.1.3.5. Een correctieboeking afdrukken


Klik op de knop Afdrukken om een overzicht van de correctieboekingen af te drukken. U krijgt volgend

scherm:

Maak uw keuze en klik op OK.

7.1.4. Importfilters

De importfilter is een opsomming van koppelingen waarmee First de algemene rekeningen uit de proef- en

saldibalans aan de rubrieken van de jaarrekening koppelt.

U kunt zelf een filter aanpassen en bewaren. U kunt bijvoorbeeld beslissen dat u de rekening 890000 uit uw

boekhouding altijd aan rubriek 100 van de jaarrekening wilt koppelen en dit bewaren voor het volgende jaar. U

hoeft dus slechts één keer een koppeling te maken en te bewaren.

U kunt de aangepaste filters in elk ander dossier oproepen of de standaardfilter blijven gebruiken.

Bij het importeren van een proef- en saldibalans krijgt u de mogelijkheid om een filter te kiezen (zie ook

hoofdstuk 7.1.1. Een proef- en saldibalans inlezen of aanmaken).

7.1.4.1. Standaardfilter

Elk schema heeft zijn eigen filter. Er is telkens een standaardfilter voor het verkorte, volledige en

geconsolideerde schema voor ondernemingen. Ook voor het verkorte en volledige schema van verenigingen

bestaat er elk een aparte standaardfilter.


De standaardfilter volgt het overeenkomstige MAR (Minimum Algemeen Rekeningstelsel) van de

ondernemingen of de verenigingen. Als u van dit MAR bent afgeweken voor de algemene rekeningen in uw

boekhoudpakket, zal u in First de filter kunnen aanpassen om de algemene rekeningen toch in de jaarrekening te

importeren.

7.1.4.2. Een aangepaste filter bewaren

Nadat u de proef- en saldibalans heeft geïmporteerd en de niet-toegekende rubrieken heeft toegewezen, wordt de

filter automatisch aangepast (om niet-toegekende rubrieken toe te wijzen: zie punt 7.1.2.1. Afwijkende rekeningen in de tabkaart Niet-toegekende rubrieken bewerken). Wanneer u het rapport verlaat, zal First u

vragen of u de wijzigingen aan de filter wenst te bewaren:

Klik Yes om de filter op te slaan. Geef de filter een naam.

De nieuwe filter wordt bewaard en zal volgende keer bij de import van de proef- en saldibalans als mogelijkheid

verschijnen.

7.1.4.3. Nieuwe filter

Om een nieuwe filter aan te maken, kunt u onderstaande procedure volgen. Als u wilt vertrekken van de

standaardfilter kunt u punt 7.1.4.4. Filter wijzigen of verwijderen volgen. Dit is aangewezen als u slechts een

aantal wijzigingen wilt aanbrengen.


Klik op de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik op de knop Filter. U komt op volgend scherm:

Klik op om een volledig nieuwe filter aan te maken. Als u hierop klikt moet u alle gewenste koppelingen

één voor één toevoegen.

U krijgt volgende melding:


U kan zelf een naam kiezen. Klik op OK. U komt op volgend scherm:

Klik op het icoontje om de filter te bewaren.

Om koppelingen toe te voegen, klikt u op voor “Volledig schema” (afhankelijk van het schema waarin u zich

bevindt). Klik op voor “Balans/Resultatenrekening”.

Klik bijvoorbeeld op code 100 om een algemene rekening hieraan te koppelen. Het volgende icoontje wordt

actief: . Klik op dit icoontje. U krijgt volgend resultaat:


Klik op de algemene rekening 100 naast het icoontje . U kunt de algemene rekeningen ingeven die u wenst te

koppelen. Dubbelklik eventueel op de C van Credit of de D van Debet om de algemene rekening standaard te

wijzigen in een debet (D)- of credit (C)-bedrag.

U kunt deze stappen herhalen voor elke rubriek van de balans, de resultatenrekening en de toelichting.

Klik op het icoontje om de filter te bewaren.

Klik op het icoontje om de wijzigingen over te nemen in de proef- en saldibalans.

7.1.4.4. Filter wijzigen of verwijderen

7.1.4.4.1. Koppeling wijzigen

U kunt een filter wijzigen en eventueel bewaren onder een ander naam. Als u een nieuwe filter wenst aan te

maken met als basis de standaardfilter volgt u deze procedure.


Om een koppeling te wijzigen, klikt u op voor “Volledig schema” (afhankelijk van het schema waarin u zich

bevindt). Klik op voor “Balans/Resultatenrekening”. Klik op voor de code waarvoor u de koppeling wilt

wijzigen.

Klik op de algemene rekening naast het icoontje . Klik op het icoontje . U kunt de algemene rekeningen

wijzigen. Dubbelklik eventueel op de C van credit of de D van Debet om de algemene rekening standaard te

wijzigen in een debet (D)- of credit (C)-bedrag.



7.1.4.4.2. Koppeling verwijderen

Ga als volgt te werk om één lijn te verwijderen:


Om een koppeling te verwijderen, klikt u op voor “Volledig schema” (afhankelijk van het schema waarin u

zich bevindt). Klik op voor “Balans/Resultatenrekening”. Klik op voor de code waarvoor u de koppeling

wilt verwijderen.

Klik op de algemene rekening. Klik op het icoontje . U krijgt volgende vraag:

Klik op Yes om de koppeling te verwijderen.



7.1.4.4.3. Volledige filter verwijderen

Ga als volgt te werk om een volledige filter te verwijderen:


Roep in het veld Import filter de te verwijderen filter op. Klik op . U krijgt volgende vraag:

Antwoord Yes om de volledige filter te verwijderen.


7.1.4.5. Filter afdrukken

Ga naar de tabkaart Proef- en saldibalans. Klik op de knop Filter.

U komt op volgend scherm:

Selecteer de filter die u wenst af te drukken en klik op het icoontje .

7.1.4.6. Filter wijzigen in het rapport

U kunt de actieve filter in het rapport wijzigen door een andere filter. De actieve filter wordt aangegeven

bovenaan op de tabkaart van de proef- en saldibalans:


Klik op de knop Filter om de actieve filter te wijzigen. U krijgt volgend scherm:

Kies bij Import filter de gewenste filter en klik op het icoontje . Op de proef- en saldibalans zal de gekozen

filter als Actieve filter aangeduid zijn.

7.2. Manueel invoeren

U kunt alle adressen en cijfers manueel ingeven, wijzigen of verwijderen in First.

7.2.1. Adressen

- Identificatiegegevens: Hier vindt u de gegevens terug die in sectie 1.1 van de afdruk verschijnen, zoals adres

van de onderneming, begin- en einddatum boekjaar, datum algemene vergadering en register.

Opgelet! Deze gegevens worden automatisch overgenomen van de dossiereigenschappen bij het aanmaken

van een rapport. Indien er dus een wijziging is van naam, adres, … dient u dit aan te passen in de

dossiergegevens. Als u dit niet doet, zullen bij de aanmaak van het volgende rapport nog steeds de oude

gegevens gebruikt worden.

U opent de dossiereigenschappen door rechts van de naam van de firma in sectie 1.1 op het blauwe boekje te

klikken.


U krijgt dan het volgende scherm:

Hier kan u dan de permanente dossiergegevens wijzigen.

U kunt bij de identificatiegegevens ook de contactgegevens aanvullen van de personen die verantwoordelijk

zijn voor de gegevens van de jaarrekening en voor de gegevens van de sociale balans. Deze informatie wordt

enkel neergelegd bij een elektronische neerlegging.

Als u tijdens het boekjaar een fusie of splitsing van de onderneming heeft gedaan, klikt u de optie De onderneming heeft gedurende het boekjaar een andere onderneming opgeslorpt of heeft het geheel of een gedeelte van haar activiteiten afgestoten aan.

U kunt dan geen XBRL-bestand meer aanmaken. U moet op papier neerleggen.

Bij een verbeterde neerlegging kruist u het vakje Betreft het een verbeterde neerlegging van een reeds door de NBB aanvaarde jaarrekening voor hetzelfde boekjaar en in dezelfde taal aan. Als u de verbeterde

jaarrekening elektronisch neerlegt, vraagt de Nationale Bank om het ondernemingsnummer, de Einddatum van het boekjaar, de Taal en het Schema van de oorspronkelijk neergelegde jaarrekening in te geven. First

vult deze velden automatisch in. Controleer of het voorstel correct is.

- Bestuurders en zaakvoerders: Hier kunt u de namen, voornamen, beroepen en adressen van de bestuurders

en zaakvoerders invullen die afgedrukt worden in sectie 1.1.

Klik op het icoontje om een bestuurder of zaakvoerder toe te voegen. U krijgt de keuze tussen een

rechtspersoon en een natuurlijke persoon.

Als u een rechtspersoon aanmaakt, kunt u een onbeperkt aantal natuurlijke personen ingeven die deze

rechtspersoon vertegenwoordigen. Het is volgens het protocol van de Nationale Bank niet mogelijk om een

rechtspersoon aan een rechtspersoon te verbinden.

De begin- en einddatum van het mandaat zijn facultatieve vermeldingen.

Om een bestuurder of zaakvoerder te verwijderen, klikt u op het icoontje .

Om bestuurders of zaakvoerders van plaats te wijzigen, kunt u de icoontjes gebruiken.

- Commissarissen: Hier kunt u de namen, voornamen, beroepen en adressen van de commissarissen invullen

die afgedrukt worden in sectie 1.1 bij de bestuurders en zaakvoerders. Bij een digitale neerlegging worden de

bestuurders en zaakvoerders in een andere sectie neergelegd dan de commissarissen.


- Verklaringen betreffende een aanvullende opdracht voor nazicht of correctie: Vul hier de namen en

adressen in die gevraagd worden in sectie 1.2.

Klik op het icoontje om een externe accountant of een bedrijfsrevisor in te geven. U krijgt de keuze

tussen een rechtspersoon en een natuurlijke persoon.

Als u een rechtspersoon aanmaakt, kunt u een onbeperkt aantal natuurlijke personen ingeven die deze

rechtspersoon vertegenwoordigen. Het is volgens het protocol van de Nationale Bank niet mogelijk om een

rechtspersoon aan een rechtspersoon te verbinden.

Om een externe accountant of een bedrijfsrevisor te verwijderen, klikt u op het icoontje .

Om een externe accountant of een bedrijfsrevisor van plaats te wijzigen, kunt u de icoontjes

gebruiken.

Opgelet! De vraag in sectie 1.2: “De jaarrekening werd / werd niet geverifieerd of gecorrigeerd door een externe accountant of door een bedrijfsrevisor die niet de commissaris is” vindt u terug op de tabkaart

Documentinformatie>Identificatiegegevens en inlichtingen.

Als de optie aangevinkt is, antwoordt u Ja op de vraag.

- Inlichtingen omtrent de deelnemingen: Vul hier de informatie in die u terugvindt in sectie VKT 5.2.1 of

VOL 5.5.1: Deelnemingen en maatschappelijke rechten in andere ondernemingen.

Klik op het icoontje om een deelneming aan te maken.

U kunt hier ook de Einddatum boekjaar, het Eigen vermogen en het Nettoresultaat van de verbonden

onderneming ingeven.

Klik op de tabkaart Aangehouden maatschappelijke rechten om het Soort maatschappelijke rechten, aantal, en Percentages in de onderneming waaruit de deelneming bestaat in te geven.

Om een deelneming te verwijderen, klikt u op het icoontje .

Om een deelneming van plaats te wijzigen, kunt u de icoontjes gebruiken.

- Ondernemingen waarvoor de onderneming onbeperkt aansprakelijk is: Vul hier de informatie in die u

terugvindt in sectie VKT 5.2.2 of VOL 5.5.2: Ondernemingen waarvoor de onderneming onbeperkt

aansprakelijk is in haar hoedanigheid van onbeperkt aansprakelijk vennoot of lid.

Klik op het icoontje om een onderneming in te geven waarvoor de onderneming onbeperkt

aansprakelijk is. Vergeet onderaan niet aan te duiden hoe de jaarrekening van de onderneming waarvoor de

onderneming onbeperkt aansprakelijk is, wordt neergelegd.

Om een deelneming te verwijderen, klikt u op het icoontje .

Om een deelneming van plaats te wijzigen, kunt u de icoontjes gebruiken.

- Verklaring betreffende de geconsolideerde jaarrekening: Vul hier de informatie in die u terugvindt in

sectie VKT 5.9 of VOL 5.17.

In het volledige schema kunt u ook de inlichtingen verstrekken die door elke onderneming moeten verstrekt

worden die onderworpen is aan de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen inzake de

geconsolideerde jaarrekening.


7.2.2. Postcodes

In de standaardlijst van het protocol van de NBB staan enkel de postcodes van de hoofdgemeentes. Per

postcode is er dus slechts één gemeente of stad beschikbaar.

U kunt zelf andere postcodes toevoegen (Belgische of buitenlandse) in elk venster waar een postcode gevraagd

wordt.

Als de postcode bestaat, wordt de gemeente aangevuld. Als er verschillende mogelijkheden bestaan, worden die

voorgesteld.


Als u een nieuwe postcode wenst aan te maken, kan u klikken op het volgende icoontje . U komt op volgend

scherm:

Geef de postcode in het veld Code, bijvoorbeeld FR-75000.

In de velden Nl, Fr, En en De kunt u de naam van de stad of gemeente ingeven in de respectieve talen. Klik op

om de postcode te bewaren. U komt dan terug in de overzichtlijst. Klik op OK om de postcode naar het

hoofdscherm te kopiëren. Als u de landcode bij de postcode hebt ingetypt, wordt het land onmiddellijk correct

geselecteerd.

In het scherm van de postcodes is de lijst gesorteerd op postcode. U kunt de sortering omdraaien door op de

kolomtitels te klikken.

7.2.3. Cijfers

U kunt alle cijfers in de jaarrekening manueel invullen.

Principe:

Een cijfer dat positief moet worden ingevuld, kunt u altijd zonder teken ingeven.

Een cijfer dat altijd negatief is (-), bijvoorbeeld code 649 in de resultatenrekening, staat al tussen haakjes. U mag

hier geen minteken meer ingeven.

Bij een cijfer dat zowel positief als negatief kan zijn (+/-), moet u een minteken ingeven als het negatief is.

7.2.4. Vorig boekjaar afschermen

U kunt voorkomen dat de cijfers van het vorige boekjaar per vergissing worden gewijzigd of verwijderd, door op

het icoontje te klikken of via het menu Extra>Vorig boekjaar afschermen. Het icoontje verandert dan in een

icoontje met een rode kolom: .

De cijfers van het vorige boekjaar in de jaarrekening worden in een grijze achtergrond geplaatst en zijn niet meer

wijzigbaar: .

Als u toch een cijfer in het vorige boekjaar wilt aanpassen, kunt u op het icoontje klikken of via het menu

Extra>Vorig boekjaar openstellen. De kolom van het vorige boekjaar wordt dan opnieuw wijzigbaar.


7.2.5. Brutomarge

De brutomarge is alleen van toepassing op het verkorte schema van de ondernemingen en het verkort schema

voor de vzw’s.

7.2.5.1. Verkort schema van de ondernemingen

In First wordt de brutomarge voor u berekend. Als u een proef- en saldibalans importeert, worden automatisch

alle details van de brutomarge geïmporteerd.

Volgende rubrieken maken deel uit van de brutomarge:

70 Omzet

71 Wijzigingen in de voorraad goederen in bewerking, gereed product en bestellingen in uitvoering

(toename +, afname -)

72 Geproduceerde vaste activa

74 Andere bedrijfsopbrengsten

Totaal van deze rubrieken is code 70/74 Bedrijfsopbrengsten

600/8 Inkopen handelsgoederen, grond- en hulpstoffen

609 Wijziging in de voorraad handelsgoederen, grond- en hulpstoffen (toename +, afname -)

61 Diensten en diverse goederen

Totaal van deze rubrieken is code 60/61 Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen, diensten en diverse

goederen

Berekening brutomarge: 70/74 – 60/61

Het resultaat wordt in code 9900 weergegeven.

Op de afdruk zullen alleen codes 70, 60/61 en 9900 staan.

Als u de facultatieve vermeldingen (codes 70 en 60/61 wilt afdrukken, moet u dit op het afdrukscherm

aanduiden.

Bij de het aanmaken van het XBRL-bestand wordt de vraag gesteld of u de facultatieve vermeldingen wilt

neerleggen.

7.2.5.2. Verkort schema voor de vzw’s

In First wordt de brutomarge voor u berekend. Als u een proef- en saldibalans importeert, worden automatisch

alle details van de brutomarge geïmporteerd.

Volgende rubrieken maken deel uit van de brutomarge:

70 Omzet

71 Wijzigingen in de voorraad goederen in bewerking, gereed product en bestellingen in uitvoering

(toename +, afname -)

72 Geproduceerde vaste activa

73 Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies

74 Andere bedrijfsopbrengsten

Totaal van deze rubrieken is code 70/74 Bedrijfsopbrengsten

600/8 Inkopen handelsgoederen, grond- en hulpstoffen

609 Wijziging in de voorraad handelsgoederen, grond- en hulpstoffen (toename +, afname -)

61 Diensten en diverse goederen

Totaal van deze rubrieken is code 60/61 Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen, diensten en diverse

goederen

Berekening brutomarge: 70/74 – 60/61

Als het resultaat positief is, wordt code 70/61 ingevuld. Als het resultaat negatief is, wordt code 61/70 ingevuld.

Op de afdruk zullen alleen codes 70, 73, 60/61 en 70/61 of 61/70 staan.

Als u de facultatieve vermeldingen (codes 70, 73 en 60/61) wilt afdrukken, moet u dit op het afdrukscherm

aanduiden.


7.2.6. Btw-nummer / Ondernemingsnummer

Naar aanleiding van het wijzigen van het btw-nummer in een ondernemingsnummer past First btw-nummers met

9 karakters automatisch aan naar 10. Er wordt automatisch een 0 gezet voor het btw-nummer.

Geef in First het ondernemingsnummer altijd in met BE als prefix. Volgens het protocol van de NBB moet First

bij het aanmaken van een XBRL-bestand of PDF-bestand automatisch BE toevoegen.

7.2.7. Waarderingsregels

U vindt de waarderingsregels terug onder sectie 7 in de tabkaarten of via de boomstructuur van de jaarrekening:

U moet zelf de tekst van de waarderingsregels opstellen en ingeven in First. Er is door de NBB sinds 1 april

2007 geen sjabloon meer voorzien.

7.2.8. Aandeelhoudersstructuur, Jaarverslag en Verslag van de commissarissen

U kunt kiezen om de Aandeelhoudersstructuur, het Jaarverslag en/of het Verslag van de commissarissen op te

nemen als pdf, of zelf een vrije tekst in te geven.

Als u zelf een tekst ingeeft, kan u de optie “Jaarverslag – Tekst” laten aan staan en de tekst ingeven in het

invulveld.

Ga in First als volgt te werk als u een pdf wilt opnemen als jaarverslag:

Klik op het keuzerondje voor Jaarverslag – pdf.

Klik op het icoontje om een pdf-bestand in deze rubriek in te voegen.

Klik op het icoontje om het geselecteerde pdf-bestand te bekijken.

Als u op Windows werkt en u hebt een recente versie van Adobe Reader, wordt de pdf in First opgeroepen en

getoond.

Bij de neerlegging wordt het pdf-bestand in het XBRL-bestand ingekapseld. Als u afdrukt, wordt de pdf mee

afgedrukt. De ingevoegde pdf-bestanden worden op de afdruk meegeteld in het totaal aantal pagina’s en worden

geplakt in de lay-out van de jaarrekening.

Let op! Uw pdf-bestand moet aan volgende voorwaarden voldoen:


Onderstaande tabel geeft een lijst van de verschillende soorten pdf-bestanden en de houding van de

Balanscentrale ertegenover.

Kenmerk Aanvaard Geweigerd

Kleuren X1

Klassieke handtekening X

Elektronische handtekening X2

"Electronic threads" X3

Hyperlinks X3

Bookmarks X3

Optional Content Groups (OCGs) of

Layers

X4

Opmerkingen X5

Audio- / Videomateriaal X5

Aangehechte bestanden X5

Beveiliging / Paswoord X7

Gecomprimeerde bestanden X8

"Valse" PDF-bestanden X9

pdf-bestanden > DINA4 X10

Javascripts X11

Opmerkingen 1. Een zwart-wit afdruk kan leiden tot informatieverlies door gebrek aan contrast tussen de oorspronkelijke

kleuren. Kleuren (in de achtergrond of de karakters) worden geweigerd naar analogie met de neerlegging

op papier waarbij het gebruik van kleuren eveneens verboden is.

2. Het gebruik van de elektronische handtekening kan leiden tot het verlies van pertinente gegevens van de

jaarrekening en compliceert de verwerking voor de Balanscentrale. Zij wordt bijgevolg geweigerd.

3. "Threads", hyperlinks en bookmarks zijn navigatiemiddelen die de lezer helpen om zich te verplaatsen in

het document. Zij hebben echter geen invloed op de presentatie of de afdruk van het document. Ze

worden bijgevolg aanvaard.

4. OCGs laten toe om documenten te creëren met meerdere "lagen" die enkel zichtbaar zijn op aanvraag.

Aangezien de lagen op geen enkele manier een aanduiding kunnen bevatten omtrent hun officiële

karakter, noch omtrent de manier waarop ze weergegeven moeten worden op papier, worden OCGs

geweigerd.

5. Pdf-bestanden kunnen opmerkingen en aangehechte bestanden bevatten. Om discussies omtrent het al dan

niet openbaarmaken van die opmerkingen / aangehechte bestanden of omtrent de volgorde te vermijden,

is het gebruik ervan verboden.

6. Omwille van de weergave op papier is het vanzelfsprekend dat het gebruik van audiovisueel materiaal

niet toegelaten is.

7. Pdf-bestanden kunnen beveiligd worden tegen openen, afdrukken of wijzigen. Gezien de automatische

verwerking die toegepast wordt voor de openbaarmaking, worden beveiligde pdf-bestanden geweigerd.

8. De compressie van een pdf-bestand als gevolg van een scanning levert weinig winst op in termen van

volume. Om bijkomende handelingen bij de openbaarmaking te vermijden, worden gecomprimeerde pdf-

bestanden geweigerd.

9. Met een "vals" pdf-bestand wordt een bestand bedoeld dat gecreëerd werd met een andere software en

waarvan de extensie gewijzigd werd in .pdf. Deze bestanden worden in het algemeen niet herkend door

Acrobat Reader en worden bijgevolg niet aanvaard.

10. Bestanden waarvan de pagina's groter zijn dan het DINA4-formaat geven problemen bij het afdrukken.

Zij worden niet aanvaard.

11. Een PDF-bestand kan Javascripts bevatten. Javascripts maken interactieve effecten zoals animaties of

invulformulieren mogelijk. Bij de NBB neergelegde PDF-bestanden mogen om veiligheidsredenen geen

Javascripts bevatten.

Deze kenmerken kunnen door de NBB niet allemaal automatisch gecontroleerd worden. Jaarrekeningen die

ingekapselde pdf-bestanden bevatten zouden dus eventueel geweigerd kunnen worden bij de visuele controle na

de upload op de website van de NBB.


7.2.9. Personeelskosten in de sociale balans

Wettelijke basis Hierbij een uittreksel uit het KB van 30 januari 2001, artikel 91 punt B.

“B. Sociale balans Volgende gegevens inzake het personeelsbestand dienen in deze afdeling vermeld te worden : I. Een staat van de tewerkgestelde personen met uitsplitsing tussen enerzijds de personen ingeschreven in het personeelsregister en anderzijds de uitzendkrachten en ter beschikking van de vennootschap gestelde personen. Wat de werknemers ingeschreven in het personeelsregister betreft, vermeldt deze staat: 1° voor de betrokken periode : - het gemiddelde aantal voltijdse en deeltijdse werknemers van het boekjaar en het totale aantal werknemers in voltijdse equivalenten van het boekjaar en van het vorige boekjaar; - het aantal gepresteerde uren van de voltijdse en deeltijdse werknemers tijdens het boekjaar en het totale aantal gepresteerde uren van het boekjaar en van het vorige boekjaar; - de personeelskosten van de voltijdse en deeltijdse werknemers van het boekjaar en de totale personeelskosten van het boekjaar en het vorige boekjaar; - het totaal van de voordelen bovenop het loon van het boekjaar en het vorige boekjaar. Deze laatste twee rubrieken moeten niet ingevuld worden wanneer het gaat om één enkele persoon.”

Verkort schema In de sociale balans staat het gemiddelde aantal werknemers op code 100, het aantal gepresteerde uren op code

101 en de personeelskosten op code 102.

Dit wil dus zeggen dat als u in code 100 (kolom 1 of 2) één medewerker invult, u alleen de totale personeelskost

van alle werknemers moet invullen in code 102 kolom 3.

Ingeval u in de onderneming slechts één werknemer (voltijds of deeltijds) in dienst hebt, moet ook code 102

kolom 3 niet ingevuld worden.

De reden is duidelijk: het salaris of het loon mag niet identificeerbaar zijn.

Volledig schema In de sociale balans worden code 100. 101 en 102 verder uitgesplitst tussen mannen en vrouwen. Indien er bij

één van de velden van code 100 slechts één of minder dan één werknemer wordt ingevuld, worden alle totalen

van code 102 automatisch gewist en kan u deze velden manueel invoeren.

Indien de totalen niet automatisch uitgeschakeld worden maar u toch bepaalde informatie niet wil meegeven in

code 102, kan u de totalen manueel uitschakelen door bovenaan Totalen personeelskosten uitschakelen aan te

vinken.

7.2.10. Eerste boekjaar

Als u een nieuw dossier opstart met een eerste boekjaar kunt u dit aanduiden bij de

Identificatiegegevens>Identificatiegegevens en inlichtingen. Klik de optie Eerste boekjaar aan bij Huidig boekjaar.


7.2.11. Toevoegen aan lijsten (XBRL-fiches)

U kunt in volgende lijsten gegevens toevoegen:

• Postcode;

• Land;

• Rechtsvorm;

• Functie;

• Paritair comité;

• Rechtbank van koophandel;

• Aard adres.

U kunt voor elke categorie gegevens toevoegen. We bespreken hieronder enkele.

1. Rechtsvorm:

U kunt een rechtsvorm toevoegen via het menu Extra>XBRL-Fiches>Rechtsvorm. U komt op volgend scherm:

Klik op het icoontje om een rechtsvorm toe te voegen. De code kunt u niet wijzigen. Die moet voor de NBB

altijd 151 zijn. Geef in het veld “nl” een benaming voor de rechtsvorm in. Geef eventueel in de andere velden

een vertaling van de naam in.

Klik op het icoontje om te bewaren. De nieuwe vennootschapsvorm komt vanaf nu voor in de lijst die u

oproept in de jaarrekening in dit gegevensbestand.


2. Functie

U kunt een functie toevoegen via het menu Extra>XBRL-Fiches>Functie. U komt op volgend scherm:

Klik op het icoontje om een functie toe te voegen. De code kunt u niet ingeven. Geef in het veld “nl” een

benaming voor de functie in. Geef eventueel in de andere velden een vertaling van de naam in.

Klik op het icoontje om te bewaren. De nieuwe functie komt vanaf nu voor in de lijst die u oproept in de

jaarrekening.

Bij de neerlegging wordt zowel op papier als bij het aanmaken van het XBRL-bestand de correcte functie

weergegeven.

7.2.12. Vennootschap in vereffening

Er is in het protocol van de NBB geen enkele mogelijkheid voorzien om aan te duiden dat de vennootschap in

vereffening is.

U mag bij een vereffening de datum van de algemene vergadering leeg laten als ze niet is goedgekeurd door de

algemene vergadering.

U kunt achter de naam van de onderneming op de eerste pagina (in vereffening) tikken.

7.2.13. Fusie/Splitsing

Als u tijdens het boekjaar een fusie of splitsing van de onderneming heeft gedaan, klikt u de optie De onderneming heeft gedurende het boekjaar een andere onderneming opgeslorpt of heeft het geheel of een gedeelte van haar activiteiten afgestoten aan in de sectie 1.1 Identificatiegegevens en inlichtingen.

Voor verenigingen gaat het om een pseudo-fusie of pseudo-splitsing. Hiervoor kan u bij sectie 1.1 Identificatiegegevens en inlichtingen het vakje Inbreng van een algemeenheid of van een bedrijfstak (pseudo-fusie of pseudo-splitsing) aanvinken

U kunt dan in de resultaatverwerking een verschillende waarde ingeven voor code 14P in het huidige boekjaar en

code (14) in de resultaatverwerking voor het vorige boekjaar.

U kunt geen XBRL-bestand meer aanmaken. U moet via pdf-bestand neerleggen.

U moet op de eerste pagina niet vermelden dat een jaarrekening opgesteld is na een fusie of opslorping. De

onderneming dient wel bepaalde informatie daarover in haar jaarverslag te geven.


7.2.14. Controlegetal

Tijdens het aanmaken van een XBRL-bestand en tijdens het afdrukken wordt een uniek nummer aangemaakt

door First. Dit controlegetal is gebaseerd op de inhoud van de jaarrekening. Als de jaarrekening gewijzigd wordt

tussen het afdrukken en het aanmaken van een XBRL-bestand, zal u een ander controlegetal krijgen. U kunt op

deze manier controleren of er wijzigingen gebeurd zijn tussen het afdrukken van de jaarrekening (en het

eventuele ondertekenen door de bestuurders) en het aanmaken van het neer te leggen XBRL-bestand.

Let op! U moet deze optie in First zelf aanzetten. Ga naar het menu Bestand>Instellingen. Klik op het

aankruisvakje voor “Controlegetal berekenen bij afdrukken en aanmaken XBRL-bestand”.

Op de afdruk komt dan rechts onderaan elke pagina de volgende melding:

Tijdens het aanmaken van het XBRL-bestand wordt het controlegetal getoond op het controlescherm:

Als het controlegetal hetzelfde blijft, is er niets gewijzigd in de jaarrekening.


Het afdrukken in het pdf-bestand van het controlegetal kan afgezet worden onderaan in het afdrukscherm:

7.2.15. Module talen

U hebt de mogelijkheid om in hetzelfde rapport de tekstvelden aan te vullen in de verschillende talen waarin u

wenst af te drukken of neer te leggen. U hoeft dus geen extra rapport aan te maken om de teksten in een andere

taal in te geven.


Tekstvelden Naast de tekstvelden waarvan u de tekst in verschillende talen kunt ingeven, vindt u het volgende icoontje: .

Als u op dit icoontje klikt, krijgt u bijvoorbeeld het volgende scherm:

Vul de omschrijvingen in van de gewenste talen en klik op OK.

Pdf-bestanden Pdf-bestanden kunnen ook in de verschillende talen ingegeven worden.

Klik op om de pdf’s in verschillende talen te kunnen ingeven. U krijgt dan het volgende scherm:

U kunt via het icoontje per taal een pdf-bestand toevoegen.

Controles Tijdens het afdrukken en het neerleggen in XBRL in een andere taal dan de werktaal, worden controles

uitgevoerd op niet ingevulde omschrijvingen in andere talen. Als er een omschrijving in het Nederlands bestaat,

wordt gecontroleerd of die ook in de af te drukken taal bestaat. U krijgt dan een verwittiging, maar u kunt wel

gewoon de afdruk of het XBRL-bestand aanmaken.


8. Controles

Voor verkorte en volledige schema’s van ondernemingen en vzw’s vindt u binnen First 6 soorten controles:

Tekencontrole Dit zijn controles die nagaan of alle bedragen een plus- of minteken hebben volgens de richtlijnen van de

Nationale Bank.

Als u tegen deze controles een fout maakt, wordt de neerlegging niet aanvaard door de Nationale Bank.

Controles Nationale Bank Dit is de lijst van de rekenkundige en logische controles die de Nationale Bank uitvoert op de jaarrekening.

U bent verplicht om aan deze controles te voldoen als u de jaarrekening wilt neerleggen.

XBRL-structuurcontroles Dit zijn een reeks van technische controles die nagaan of uw jaarrekening voldoet aan de eisen van de Nationale

Bank om neer te leggen in XBRL.

U moet aan deze controles voldoen opdat uw jaarrekening aanvaard wordt bij de neerlegging in XBRL.

Bijkomende controles Nationale Bank Als u een jaarrekening neerlegt, moet die niet noodzakelijk voldoen aan de bijkomende rekenkundige en

logische controles van de Nationale Bank.

U moet voor deze controles nakijken of de fouten niet te wijten zijn aan tikfouten of een vergetelheid. Als u het

verschil kunt verantwoorden, is er geen probleem.

Controles sociale balans U moet niet verplicht voldoen aan de controles van de sociale balans. De Nationale Bank kan u wel contacteren

om inlichtingen te vragen en verbeteringen aan te brengen.

U kijkt dus best na als er foutmeldingen getoond worden.

Bijkomende opmerkingen Dit zijn extra controles op het vlak van de Boekhoudwet en de Vennootschapswet. Deze controles worden niet

uitgevoerd door de Nationale Bank. Uw jaarrekening zal dus nooit geweigerd worden op basis van deze

controles.

Het spreekt voor zich dat u best nakijkt welke opmerkingen First gevonden heeft. Dit zijn niet noodzakelijk

fouten, maar kunnen ook tips zijn om de jaarrekening correct in te vullen en een getrouw beeld te waarborgen.

U kunt op de volgende manier de controles uitvoeren:


2. Klik op of ga via het menu Extra>Controles.

3. U krijgt het volgende scherm:

Standaard staan alle categorieën aangekruist. Dit wil zeggen dat alle controles uitgevoerd worden.


Als u een XBRL-bestand gaat neerleggen en u hebt de jaarrekening afgerond, aanvaardt de NBB geen afrondingsverschillen van 1. First kan afronden met een afrondingsmarge van 1 EUR. Als u met

afgeronde cijfers neerlegt, moet u de controles uitvoeren en de optie aanklikken zoals op het scherm

hieronder:

U moet de foutmeldingen naar aanleiding van afrondingsverschillen manueel oplossen in de jaarrekening.

Als u de cijfers met 2 cijfers na de komma in First hebt, is het dus aangeraden om in deze grootteorde neer

te leggen.

Als u op papier neerlegt, wordt een afrondingsverschil van 1 wel aanvaard door de Nationale Bank. U hoeft

dit aankruisvakje dus niet aan te kruisen om uw jaarrekening te laten aanvaarden door de Nationale Bank.

4. Klik op OK.

5. Onderaan wordt een tabkaart Controles toegevoegd. Die tabkaart heeft volgende extra onderverdeling:

6. Per categorie van controles wordt een overzicht gegeven van de eventuele fouten of waarschuwingen.

7. Het scherm van de controles ziet er als volgt uit:

Bovenaan het scherm ziet u datum en uur staan waarop de controles zijn uitgevoerd. Die datum komt ook

terug op de afdruk.


Daaronder ziet u de categorie van controles waarin u zich bevindt. In dit geval zijn het de controles van de

Nationale Bank.

Dan volgt een overzicht van alle controles waartegen een fout gemaakt is. U ziet links de kolom Ref. Elke

controle heeft een uniek nummer. Als u vragen heeft over een bepaalde controle, is het voor ons makkelijk

als u dit nummer meegeeft. Zo vinden wij onmiddellijk die controle terug.

Per controle die u selecteert, wordt onderaan een detail getoond. In het grijze gedeelte wordt de controle

verklaard met een omschrijving. Daaronder volgt dan de formule. In de kolom Saldo wordt het verschil

getoond tussen linker- en rechterlid. First trekt het rechterlid af van het linkerlid.

In de details van de controles worden zowel het totaal van het linkerlid als het totaal van het rechterlid

getoond.

Ook per code wordt de waarde weergegeven.

Hoe de foutmeldingen verbeteren?

In de kolom Formule kunt u gebruik maken van het linkicoontje naast de codes om naar de jaarrekening te

navigeren en de fout te verbeteren.

Afdrukken van de controles: Voer de controles uit of selecteer de tabkaart Controles.

Klik op het icoontje om de controles af te drukken. Alleen de categorieën die u geselecteerd hebt bij het

oproepen van de controles, worden afgedrukt.

Geconsolideerd schema: Aangezien het formulier voor de neerlegging van geconsolideerde jaarrekeningen facultatief is, heeft de

Nationale Bank geen controles voorzien. Als u de controles uitvoert in een geconsolideerd schema zult u merken

dat alleen de tabkaart Bijkomende opmerkingen beschikbaar is.


9. Afronden / Delen

In een verkort en een volledig schema voor de ondernemingen en vzw’s wordt de jaarrekening afgerond voor de

neerlegging op papier of pdf. Als u digitaal neerlegt via het XBRL-formaat, mag u neerleggen met 2 cijfers na de

komma. Het is zelfs aan te raden om in het XBRL-formaat neer te leggen met 2 cijfers na de komma, want de

Balanscentrale van de NBB aanvaardt geen afrondingsverschillen van 1 EUR.

In een geconsolideerd schema kunt u de jaarrekening delen door duizend. Als de jaarrekening in duizenden staat,

kunt u eventueel verder delen naar miljoenen.

9.1. Delen of afronden

1. Klik op het icoontje om de deling door duizend uit te voeren of op het icoontje om af te ronden.

U krijgt volgend scherm:

Als u de gegevens van het vorige boekjaar niet gewijzigd hebt ten opzichte van vorig jaar, volstaat het om

alleen het huidige boekjaar te delen.

Opmerking: Als de cijfers van het vorige boekjaar wijzigen ten gevolge van een afrondingsverschil moet u

op pagina 1 van de jaarrekening niet aanduiden dat de gegevens van vorig boekjaar gewijzigd zijn. Dit

moet u alleen doen als er wezenlijke verschillen zijn.

2. Klik op OK.

First voert de deling uit en gaat automatisch alle afrondingsfouten aanpassen. Een afrondingsverschil van 1

wordt toegestaan bij een neerlegging op papier.

Als u digitaal neerlegt via het XBRL-formaat moet u manueel de afrondingsfouten van 1 gaan oplossen. Ga hiervoor naar de controles en klik de optie “Controleverschil van 1 ook vermelden” aan.

3. Wanneer de deling of afronding uitgevoerd is, krijgt u de volgende mededeling:


9.2. Wisselen van grootteorde (zonder deling)

U kunt de weergave van de getallen wisselen zonder te delen door in de keuzelijst de geprefereerde weergave

aan te duiden:

Rapporten van een verkort of volledig schema van de ondernemingen of vzw’s:

Rapporten van een geconsolideerd schema:

Als u de jaarrekening na de afronding of deling nog wilt wijzigen, voert u de wijzigingen best uit in de

grootteorde Eenheden (2 dec.). Voer daarna de afronding of deling opnieuw uit.


10. Afdrukken en afdrukinstellingen

10.1. Afdrukken

Start de jaarrekening op.

Klik op het printericoontje: . Als u op dit icoontje klikt, komt u op volgend scherm:

U kunt hier uw afdruktaal kiezen. Als u First Pro-abonnee bent, kunt u afdrukken in het Nederlands, het Frans,

het Engels en het Duits. First Lite-abonnees kunnen afdrukken in het Nederlands en het Frans.

De NBB vraagt om alleen dienstige pagina’s neer te leggen. U kunt hier kiezen om alleen de dienstige pagina’s

of om alle pagina’s af te drukken.

U kunt de naam en hoedanigheid invullen van de personen die de jaarrekening ondertekenen. Als u neerlegt in

pdf moet het pdf-bestand niet manueel ondertekend worden.

Als u een andere munteenheid dan euro wenst op de eerste pagina, kunt u hier de titel van het rapport en de

muntcode wijzigen.

Voor verkorte schema’s kunt u aanduiden of u de facultatieve vermeldingen wel of niet wilt afdrukken. De

standaardwaarde is dat de facultatieve vermeldingen niet worden afgedrukt.

Klik op Afdrukken om de afdruk naar pdf te starten.

Als u de jaarrekening op papier wilt afdrukken, kunt u een afdrukopdracht geven vanaf het pdf-bestand.

De afdruk wordt nu altijd getoond in een pdf-reader. Het is dus van belang dat u Adobe Reader, Foxit Reader of

een gelijkaardig product geïnstalleerd hebt.


10.2. Afdrukken in pdf-formaat

U kunt in First de rapporten van proef- en saldibalans, controles en interne balans afdrukken naar pdf.

Als u zelf een pdf-writer hebt aangekocht (bijvoorbeeld Adobe Acrobat) of u hebt al een pdf-writer gedownload

en geïnstalleerd (bijvoorbeeld CutePDF, PDF995) dan kunt u onmiddellijk verder gaan met punt 10.2.2. Afdrukken naar PDF.

10.2.1. Pdf-writer installeren (PDF reDirect)

Als u nog geen pdf-writer hebt aangeschaft, kunt u een pdf-writer installeren vanaf de cd-rom van First. Ga als

volgt te werk:

1. Steek de installatiecd-rom van First in de cd-lezer.

2. Kies uw taal

3. Ga naar het menu Extra.

4. Klik op PDF reDirect.

5. De software wordt geïnstalleerd.

Hou er rekening mee dat de software PDF reDirect een extern product is van de firma EXP Systems LLC, 11058

W 1st Street CT, Wichita, KS 67212, USA. Intersentia heeft de toestemming om deze software mee te leveren

op cd-rom en u hebt de toestemming om deze software gratis te gebruiken. Indien u meer mogelijkheden in

verband met pdf wenst, kunt u ook een betalende versie PDF reDirect Professional aanschaffen. Raadpleeg

hiervoor de website van EXP Systems: http://www.exp-systems.com.

10.2.2. Afdrukken naar PDF

Ga als volgt te werk om de proef- en saldibalans, de interne balans of de controles naar PDF af te drukken:


2. De afdruk wordt naar het scherm gestuurd.


4. U komt op volgend scherm:


5. Klik op naast Naam om een andere printer te kiezen. Kies de driver PDF reDirct V2 (of de naam van

de aangekochte printerdriver (Adobe PDF, CutePDF, …).

6. Klik op OK.

7. Als u PDF reDirect gebruikt, komt u op volgend scherm:

Bij mappen kunt u de map selecteren waar het pdf-bestand bewaard moet worden. Geef onderaan bij

bestandsnaam de naam in die u aan het bestand wilt geven.

8. Klik op Opslaan. Het pdf-bestand wordt aangemaakt.


11. Neerleggen in XBRL

De jaarrekening van ondernemingen met een verkort of volledig schema en de jaarrekening van een vereniging

kunnen in XBRL aangemaakt worden.

Een XBRL-bestand mag aangemaakt worden met 2 cijfers na de komma of met afgeronde cijfers.

Wij raden u aan om in XBRL met twee cijfers na de komma neer te leggen.

De NBB aanvaardt geen afrondingsverschillen van 1 bij de neerlegging van een XBRL-bestand. First kan

afronden met een afrondingsmarge van 1 EUR. Als u met afgeronde cijfers neerlegt moet u de controles

uitvoeren en de optie aanklikken zoals op het scherm hieronder:

U moet de foutmeldingen naar aanleiding van afrondingsverschillen manueel oplossen in de jaarrekening.

Als u de cijfers met 2 cijfers na de komma in First hebt, is het dus aangeraden om in deze grootteorde neer te

leggen.

Wilt u de jaarrekening digitaal neerleggen via XBRL-formaat, dan dient u te klikken op het icoontje .

1. Volgende melding komt bij een verkort schema:

Als u op Yes klikt, worden de facultatieve vermeldingen (de omzet (code 70) en Handelsgoederen, grond-

en hulpstoffen; diensten en diverse goederen (code 60/61)) mee opgenomen in het XBRL-bestand.

Als u de facultatieve vermeldingen niet in het bestand wilt opnemen, antwoordt u No.


2. Er wordt gecontroleerd of de jaarrekening voldoet aan de verplichte controles van de NBB met automatisch

ook de vermelding van de afrondingsverschillen.

Hier wordt nagekeken of uw jaarrekening voldoet aan het technische protocol van de NBB. Dit houdt

bijvoorbeeld in dat gecontroleerd wordt of de structuur van de adressen in orde is. Het kan dus zijn dat

First meldt dat er nog een huisnummer ontbreekt bij een bestuurder. U krijgt dan een scherm zoals

hieronder:

U klikt op Annuleer en vult het huisnummer in van alle bestuurders en herbegint daarna de procedure.

3. Als First geen fouten meer gevonden heeft krijgt u volgend scherm:

U kunt de taal bepalen waarin u het XBRL-bestand wenst neer te leggen.


4. Klik op Opslaan.

U komt op volgend scherm:

Kies de map waarin u het XBRL-bestand wilt opslaan. Dit mag ook een netwerkmap zijn. U mag de

voorgestelde bestandsnaam wijzigen.

5. Klik op Opslaan.

6. Het XBRL-bestand wordt aangemaakt.

Om uw bestand door te sturen naar de NBB kunt u naar volgende website gaan: www.balanscentrale.be. Klik in

de het menu links op Neerleggen via Internet.

Op deze pagina kunt u niet alleen een neerlegging uitvoeren, maar vindt u ook alle informatie terug over de

digitale neerlegging.


12. Interne balans

12.1. Interne balans afdrukken

U kunt in First een “interne balans” afdrukken waarin maximum 5 boekjaren naast elkaar staan. De interne

balans bestaat uit de balans en de resultatenrekening.

De interne balans wordt altijd in Eenheden (2 dec.) afgedrukt. U moet dus de cijfers in het rapport in die

eenheid ter beschikking hebben.

1. Ga naar de First Dossierstructuur:

2. Klik op het icoontje om het scherm van de interne balans op te roepen.


3. Kies het schema waarvoor u de interne balans wenst op te roepen. U krijgt dan bijvoorbeeld het volgende

scherm:

Klik op voor de boekjaren om de rapporten te zien. Dubbelklik op de rapporten om ze toe te voegen in de

vakken rechts op het scherm. U kunt ook één keer klikken op het rapport en gebruik maken van het icoontje

om het rapport naar de rechter kolom te brengen.

Het veld Boekjaar komt het meest links op de afdruk, het veld Boekjaar -4 komt het meest rechts op het

scherm. U kunt zelf kiezen of u het oudste of het recentste boekjaar links laat beginnen. U bent niet verplicht

om 5 boekjaren aan te duiden.

Standaard staat Detail rekeningen ook afdrukken aangevinkt. De algemene rekeningen uit de proef- en

saldibalans zullen afgedrukt worden onder de rubrieken van de jaarrekening waaraan ze toegewezen zijn.

Het spreekt voor zich dat de gegevens van de proef- en saldibalans in dat rapport aanwezig moeten zijn.

Indien u dit niet wenst, moet u dit afvinken.

4. Klik op het printericoontje om de interne balans aan te maken. U krijgt bijvoorbeeld het volgende

scherm:


12.2. Gegevens uit de interne balans naar Excel kopiëren

Volg de onderstaande stappen om de gegevens uit de interne balans naar Excel te kopiëren.

1. Selecteer met uw muis de gewenste gegevens in de interne balans door de linkermuisknop ingedrukt te

houden tijdens het selecteren.

2. Klik op uw toetsenbord op Ctrl+C (= kopiëren).

3. Open een Excel-bestand en plak de gegevens erin (= Ctrl+V).

U kunt de gekopieerde cijfers van de interne balans in Excel bewerken.


13. Ratioanalyse

Deze optie is alleen beschikbaar voor het verkorte en volledige schema van de ondernemingen en

verenigingen.

De ratioanalyse in First bevat volgende categorieën:

- Kerncijfers;

- Du Pont schema (alleen voor de ondernemingen);

- Cashflow uit operationele, investerings- en financieringsactiviteiten

- Ratio’s Nationale Bank van België: De Nationale Bank publiceert sectorale statistieken die gebaseerd zijn

op de NACE-BEL-nomenclatuur. Als u deze gegevens opvraagt bij de Nationale Bank, kunt u uw dossier

met deze ratio’s dus vergelijken binnen zijn sector;

- Horizontale analyse;

- Verticale analyse;

- Ratio’s Ooghe en Van Wymeersch.

Ga als volgt te werk om de ratio’s te berekenen:

1. Ga naar het scherm First Dossierstructuur:

2. Klik op het icoontje . Het volgende scherm verschijnt:

Selecteer een schema en een taal waarin u de ratioanalyse wilt uitvoeren en klik op Volgende.


3. U komt op het volgende scherm:

Selecteer een dossier en klik op om de boekjaren en de rapporten op te roepen.

Dubbelklik op een rapport of selecteer een rapport en klik op bij Boekjaar.

Kies bij Eenheden de grootteorde waarin u de ratioanalyse wilt uitvoeren. Zorg ervoor dat de gegevens

beschikbaar zijn in die grootteorde (de afronding moet uitgevoerd zijn om de ratioanalyse in die grootteorde

uit te voeren).

First neemt alleen de cijfers van het huidige boekjaar op per rapport.

Tip: Selecteer het recentste rapport eerst.


4. Het scherm ziet er dan als volgt uit:

Klik op Volgende.


De rubrieken die u niet nodig hebt in de ratioanalyse kunt u eventueel uitklikken.

Klik op Volgende



Hier worden de standaardinstellingen voorgesteld die u kunt wijzigen via het menu Bestand>Instellingen,

tabkaart Ratioanalyse. U kunt de standaardinstellingen eventueel wijzigen.

Klik op Volgende.


Klik op Klaar om door te gaan.


8. U komt op volgend scherm:

Kies de plaats waar u het pdf-bestand met de ratioanalyse wilt opslaan en tik een bestandsnaam in.

Klik dan op Opslaan.

9. Er wordt een pdf-bestand aangemaakt met de ratioanalyse.


14. Structuurenquête

De module Structuurenquête is een apart aan te kopen module bij First. U beschikt standaard niet over deze

module.

De structuurenquête wordt in First beschouwd als een rapport. Binnen het boekjaar waarin u de jaarrekening hebt

aangemaakt, maakt u een tweede rapport aan.

In de module Structuurenquête van First zijn vijf formulieren voorzien:

- Statistische bijlage bij het volledige schema van de jaarrekening: deze enquête moet ingevuld worden

door ondernemingen die een jaarrekening neerleggen bij de NBB volgens het volledige schema;

- Statistische bijlage bij het verkorte schema van de jaarrekening: deze enquête moet ingevuld worden

door ondernemingen die een jaarrekening neerleggen bij de NBB volgens het verkorte schema;

- Gedetailleerde vragenlijst: deze enquête moet ingevuld worden door ondernemingen die een volledige

boekhouding voeren maar die geen volledige of verkorte jaarrekening deponeren bij de NBB;

- Vereenvoudigde vragenlijst: deze enquête wordt ingevuld door ondernemingen die een vereenvoudigde

boekhouding voeren en voor de zelfstandigen met uitzondering van de niet-btw-plichtigen die geen aan de

sociale zekerheid onderworpen werknemers hebben;

- Vragenlijst verenigingen: deze enquête wordt ingevuld door verenigingen zonder winstoogmerk.

Als u over de module Structuurenquête van First beschikt, kunt u al deze formulieren, samen met eventuele

bijlagen, aanmaken, invullen, controleren en neerleggen.

Volgende bijlagen zijn beschikbaar:

- Jaarlijkse bijlage over de verdeling van de materiële investeringen in verband met milieuhinder;

- Kader ocd - bijlage over de omzet in de dienstensectoren - arbeidsbureaus, uitzendbureaus en andere

personeelsvoorzieningen;

- Kader ocd - bijlage over de omzet in de dienstensectoren - architecten;

- Kader ocd - bijlage over de omzet in de dienstensectoren - diensten op het gebied van

informatietechnologie en aanverwante diensten;

- Kader ocd - bijlage over de omzet in de dienstensectoren - ingenieurs;

- Kader ocd - bijlage over de omzet in de dienstensectoren - markt- en opinieonderzoek;

- Kader ocd - bijlage over de omzet in de dienstensectoren - reclamebureaus en handelsbemiddeling in

advertentieruimte of reclametijd;

- Kader ocd - bijlage over de omzet in de dienstensectoren - technische testen en toetsen.


14.1. Aanmaken rapport

De Structuurenquête wordt in First beschouwd als een rapport. Binnen het boekjaar waarin u de jaarrekening

hebt aangemaakt, maakt u een tweede rapport aan als volgt:

Klik in de First Dossierstructuur met de rechtermuisknop op het boekjaar en kies Nieuw rapport.

Kies Structuurenquête en klik op Volgende. U komt op het volgende scherm:


Bij Schema moet u het formulier selecteren dat u moet indienen bij de FOD Economie. U kunt ook de eventuele

bijlage selecteren.

Bij Gegevens uit de jaarrekening kunt u een jaarrekening kiezen waaruit gegevens moeten overgenomen worden

in de structuurenquête. Die jaarrekening moet aangemaakt zijn onder hetzelfde boekjaar.

Klik op Volgende en op Klaar om het rapport aan te maken.

14.2. Afdrukken

De afdruk van de structuurenquête wordt in pdf gemaakt. U kunt de pdf eventueel afdrukken.

Als u de afdruk gaat neerleggen bij de FOD Economie, moet u eerst afronden. Voer na het afronden zeker de

controles nog eens uit.

Klik op om de structuurenquête af te drukken.

U komt op het volgende scherm:

Klik op Afdrukken om de pdf aan te maken.

14.3. Aanmaken XBRL-bestand

Het XBRL-bestand mag, net als de XBRL-bestanden van de jaarrekening, ingediend worden met de twee

decimalen. U hoeft dus niet af te ronden.

Klik op het icoontje om een XBRL-bestand aan te maken. First voert de verplichte controles uit. U komt dan

op het volgende scherm:


Klik op Opslaan om het XBRL-bestand aan te maken.

U kunt dit XBRL-bestand importeren in de toepassing van de FOD Economie.

14.4. Keuze van een ander formulier

Na het aanmaken van een structuurenquête, kunt u altijd omschakelen naar een ander formulier waarbij de

gegevens bewaard blijven. U kunt ook de bijlagen achteraf toevoegen of schrappen.

Klik in de knoppenbalk bovenaan het rapport op het icoontje . U kunt in dit scherm omschakelen van het ene

formulier naar het andere en van de ene bijlage naar de andere.

Wat wil de tabkaart Niet-toegekende rubrieken zeggen?

Als u omschakelt van formulier worden ingevulde rubrieken die niet meer voorkomen op het nieuwe formulier

ondergebracht in de tabkaart Niet-toegekende rubrieken. De ingevulde waarden blijven beschikbaar als u naar

het oorspronkelijke formulier terugkeert.

14.5. Overnemen gegevens uit de jaarrekening

U kunt de gegevens uit de jaarrekening overnemen tijdens het aanmaken van de structuurenquête. Er wordt in

First een extra tabkaart Gegevens uit de jaarrekening aangemaakt waarin de gegevens overgenomen worden.

U kunt de gegevens opnieuw uit de jaarrekening overnemen of van een andere jaarrekening overnemen via het

volgende icoontje .

Vanaf het ogenblik dat u de gegevens hebt overgenomen worden de Bijkomende opmerkingen tussen de

geïmporteerde jaarrekeninggegevens en de gegevens uit de structuurenquête uitgevoerd.

De gegevens die u uit de jaarrekening overneemt, worden niet alleen aan de tabkaart Gegevens uit de jaarrekening toegevoegd, maar worden ook rechtstreeks toegewezen aan de structuurenquête.

Vanaf het protocol 20120415 legt de ADSEI een extra categorie van controles op, namelijk de controles die

nagaan of de cijfers die u ingevuld heeft in de structuurenquête overeenstemmen met degene die u heeft

ingediend bij de Nationale Bank. De FOD Economie beschikt ook over deze cijfers en zal uw structuurenquête

weigeren indien de cijfers niet overeenstemmen. Deze categorie van controles geldt logischerwijs alleen voor

bedrijven en verenigingen die de jaarrekening neergelegd hebben; wanneer u een gedetailleerde of

vereenvoudigde vragenlijst moet invullen, zullen deze controles niet uitgevoerd worden


Deze categorie van controles wordt dus alleen correct uitgevoerd als de cijfers van de jaarrekening ook in First

staan. Indien dit niet het geval is krijgt u volgende melding:

U hebt geen cijfers opgenomen in de tabkaart “Gegevens uit de jaarrekening”. Hierdoor kunnen de controles die de overeenkomst tussen de structuurenquête en de jaarrekening nagaan niet uitgevoerd worden. De ADSEI beschikt over de cijfers ingediend bij de NBB en zal de structuurenquête weigeren bij verschillen.

Ook wanneer de cijfers van de jaarrekening en de structuurenquête niet overeenstemmen, krijgt u hier melding

van:

De cijfers in de structuurenquête moeten overeen komen met de cijfers van de jaarrekening ingediend bij de Balanscentrale van de NBB. Uw structuurenquête zal geweigerd worden door de ADSEI als de cijfers verschillen.

Wanneer de cijfers van de jaarrekening en de structuurenquête overeenstemmen, krijgt u de volgende melding:

DE CIJFERS IN DE STRUCTUURENQUÊTE KOMEN OVEREEN MET DE CIJFERS IN DE JAARREKENING INGEDIEND BIJ DE BALANSCENTRALE VAN DE NBB.

14.6. Importeren XBRL-bestand

Klik op het icoontje in de First Dossierstructuur om een XBRL-bestand te importeren.

First Jaarrekeningen herkent automatisch het type structuurenquête en de eventuele bijlage. Uw rapport wordt

dus automatisch aangemaakt en onder het juiste boekjaar geplaatst.

14.7. Neerlegging structuurenquête

Als u een XBRL-bestand aanmaakt, mag u neerleggen met de twee decimalen. U hoeft niet af te ronden.

Als u op papier wilt indienen, moet u de structuurenquête afronden.

Ga naar de website van de FOD Economie om uw XBRL-bestand te uploaden.

14.8. Omzetten naar het nieuwe protocol

Als u al voorbereidingen getroffen hebt en u wilt uw structuurenquête omzetten van protocol 20140415 naar

20150415, kan dat via de volgende procedure:

Klik met de rechtermuisknop op het oude rapport. U krijgt de volgende opties:

Kies Omzetten naar protocol 20150415.

Uw oude rapport blijft bewaard in de oorspronkelijke toestand en er wordt een nieuw rapport aangemaakt. First

stelt u dezelfde naam voor, aangevuld met de versie van het laatste protocol.

Klik op OK en uw nieuw rapport wordt aangemaakt.

De nieuwe structuurenquête is aangepast door de ADSEI. U zal dus de nieuwe structuurenquête moeten

aanvullen en controleren.


14.9. Afronden

Het afronden is alleen nodig als u de structuurenquête op papier gaat indienen.

14.10. Controles

First heeft 7 categorieën controles voor de structuurenquête.

Klik op het icoontje om de controles uit te voeren. U komt op het volgende scherm:

Tekencontrole: Dit zijn controles die nagaan of alle bedragen een plus- of minteken hebben volgens de

richtlijnen van de ADSEI.

Controles ADSEI: Dit is de lijst van de rekenkundige en logische controles die de ADSEI uitvoert op de

structuurenquête en de eventuele bijlage.

Waarschuwing ADSEI: Dit zijn de waarschuwingen opgenomen in de lijst van de rekenkundige en logische controles die de ADSEI uitvoert op de structuurenquête en de eventuele bijlage.

XBRL-structuurcontroles: Dit zijn een reeks van technische controles die nagaan of uw structuurenquête voldoet

aan de eisen van de ADSEI om neer te leggen in XBRL.

Verbandcontroles: Dit zijn controles tussen de structuurenquête en de bijlage. Bijvoorbeeld code TURN moet

hetzelfde bedrag bevatten in de structuurenquête als in de bijlage.

Bijkomende opmerkingen: Dit zijn controles die de overeenkomst nagaan tussen de jaarrekeningen en de

structuurenquête. Om deze categorie van controles uit te voeren, moet u eerst de gegevens overnemen uit een

jaarrekening.

Controles ADSEI-NBB: Deze controles gaan na of de cijfers uit de jaarrekening overeenstemmen met de cijfers

in de structuurenquête.

Uw structuurenquête moet voldoen aan de categorieën Tekencontrole, Controles ADSEI, XBRL structuurcontroles, Verbandcontroles en Controles ADSEI-NBB. Indien deze nog fouten bevatten zal de

structuurenquête niet aanvaard worden door de ADSEI.

14.11. Help

In het protocol van de ADSEI is een contexthelp voorzien. In First worden de rubrieken die van helpfunctie

voorzien zijn in het blauw en onderlijnd afgebeeld:


Als u bijvoorbeeld op Verkoop van handelsgoederen (in %) klikt, krijgt u het volgende scherm:

Klik op het kruisje bovenaan rechts of om het even waar in First om dit scherm af te sluiten.


15. FAQ

Hieronder vindt u een overzicht terug van de meest gestelde vragen over First. Een uitgebreidere FAQ vindt u

terug op onze website www.firstsoftware.be.

15.1. Een rapport kan enkel in inzage-modus geopend worden

Wanneer First op een onregelmatige manier afgesloten wordt door een stroompanne of een crash van het

besturingssysteem, zal er automatisch een bescherming geactiveerd worden. Deze bescherming verhindert dat

het rapport waaraan gewerkt wordt, door andere gebruikers gewijzigd kan worden. Dit is belangrijk bij het

werken in een netwerkomgeving.

In een netwerkomgeving zou er inconsistentie van de data kunnen ontstaan wanneer meerdere gebruikers

tegelijkertijd schrijftoegang hebben tot eenzelfde rapport. Wijzigingen die door gebruiker 1 aangebracht worden,

zouden kunnen overschreven worden door wijzigingen aangebracht door gebruiker 2. Daarom zal, wanneer

gebruiker 1 een rapport X geopend heeft, gebruiker 2 het rapport enkel kunnen openen in inzage-modus.

Gebruiker 2 zal dus geen veranderingen in het rapport kunnen aanbrengen.

Wanneer u het desbetreffende rapport wilt openen, krijgt u de volgende boodschap:

Indien u bevestigend antwoordt, kunt u het rapport inkijken maar er geen veranderingen in aanbrengen. Indien u

negatief antwoordt, wordt de dossierstructuur getoond.

Om deze bescherming te deactiveren, dient u de volgende stappen te doorlopen:

1. Klik eenmaal op het rapport om het te selecteren.

2. Klik op de knop in de knoppenbalk . Het volgende

scherm verschijnt:


3. In de rechterbenedenhoek vindt u de volgende eigenschap, die u kunt aan- of uitvinken: . Deze

eigenschap dient NIET aangevinkt te zijn, zoals hier afgebeeld.

4. Klik op en verlaat het scherm van de eigenschappen.

5. U kunt het rapport openen in schrijf-modus.

15.2. Negatieve waarden worden positieve waarden

Het protocol van de NBB bepaalt welke waarden enkel negatief/positief kunnen zijn. De waarden die enkel

negatief kunnen zijn, markeert First met een rode kleur én worden tussen haakjes geplaatst.

First zet dus standaard zelf een minteken voor het getal. Wanneer de First-gebruiker zelf ook een minteken

plaatst, dan ontstaat er een situatie met een dubbel minteken, waardoor het getal als een positieve waarde zal

worden geïnterpreteerd: u dient dus enkel het overbodige minteken te verwijderen.

15.3. Vorig Boekjaar overnemen

U kunt de gegevens uit een vorig boekjaar overnemen tijdens het aanmaken van een nieuw rapport.

Zie hoofdstuk 6.8.1. Rapport aanmaken.

First neemt geen cijfers automatisch over uit de rapporten van een vorig boekjaar, omdat er verschillende

rapporten kunnen zijn binnen hetzelfde boekjaar. First weet dan niet welk rapport gekozen moet worden.

Indien u bij het aanmaken van een rapport enkel de mogelijkheid heeft tot Manuele ingave, maar de cijfers van

vorig boekjaar zitten wel in First, dan moet u de einddatum van het vorig boekjaar en de begindatum van het

huidig boekjaar nakijken. Die data moeten namelijk op elkaar aansluiten om de cijfers van het vorig boekjaar te

kunnen overnemen. Klik in de First Dossierstructuur met de rechtermuisknop op het vorig boekjaar en kies

Eigenschappen. Noteer de datum die u ingevuld heeft bij Einddatum. Herhaal nu deze stappen voor het huidig

boekjaar. Pas indien nodig de data van het vorig boekjaar of het huidig boekjaar aan.

15.4. Wat moet u in First aanpassen bij een adreswijziging?

Als het adres van de maatschappelijke zetel wijzigt, moet u ook in First het adres aanpassen.

In het scherm First Dossierstructuur klikt u met de rechtermuisknop op de naam van het dossier. Kies de optie

Eigenschappen. Wijzig op dit scherm het adres van de maatschappelijke zetel.

Als u een nieuw rapport aanmaakt, zal First automatisch dit nieuwe adres overnemen. Als u de gegevens

overneemt van het vorige boekjaar, zal het nieuwe adres op de jaarrekening verschijnen omdat First de

adresgegevens overneemt uit de dossiergegevens.

Al uw oude jaarrekeningen in First zullen bewaard blijven met het oude adres. Deze jaarrekeningen blijven dus

bewaard in de vorm waarin ze zijn neergelegd bij de Nationale Bank.

Als u het adres zowel op de jaarrekening (in het rapport) als in het dossier wilt aanpassen kunt u ook als volgt te

werk gaan:

Ga naar de tabkaart Documentinformatie>Identificatiegegevens. Klik op de knop naast Naam. Het scherm

van de dossiergegevens wordt geopend. Voer de wijzigingen uit (eventueel op beide tabkaarten).

Klik op om de wijzigingen te bewaren in het dossier en om de wijzigingen over te nemen in de

jaarrekening.

15.5. Waarvan moet u voor First zeker een back-up nemen?

First bewaart de gegevens in gegevensbestanden (*.DF1).

Standaard staan de gegevensbestanden in Windows onder Mijn Documenten\Mijn First\Data. Op Macintosh

staan de bestanden van First standaard onder de Home-folder van de gebruiker.


U kunt de bestanden van First ook centraal op een server plaatsen.

U vindt het pad van de gegevensbestanden terug in First. Ga naar het menu Bestand>Instellingen. Klik op de

tabkaart Gegevens. Onder Map voor gegevensbestanden vindt u terug waar First de bestanden automatisch

bewaard.

Het is aan te raden om regelmatig een back-up te nemen van de zelf aangemaakte gegevensbestanden en zeker

een back-up te nemen voor elke update.


16. Gebruikslicentievoorwaarden

1. Definities

Voor de toepassing van deze Overeenkomst wordt verstaan onder:

1.1. Jaarrekeningenpakket First: een softwarepakket voor het opstellen van jaarrekeningen, uitgegeven door Intersentia Uitgevers NV, 2640

Mortsel, Groenstraat 31.

1.2. Intersentia: Intersentia Uitgevers NV, met zetel gevestigd te 2640 Mortsel, Groenstraat 31 of haar rechtsopvolger.

1.3. Gebruiker: de koper van het Jaarrekeningenpakket First die de verpakking van het Jaarrekeningenpakket First zelf heeft geopend en

daardoor de gebruikslicentieovereenkomst heeft aanvaard.

1.5. Overeenkomst: de gebruikslicentieovereenkomst van het Jaarrekeningenpakket First.

1.6. Werkdag: de dagen van de week, met uitzondering van zaterdag, zondag en wettelijke feestdagen.

2. Voorwerp

Intersentia verleent aan de Gebruiker, die heeft aanvaard door het openen van de verpakking van het Jaarrekeningenpakket First, een licentie

voor het gebruik van het Jaarrekeningenpakket First. Deze gebruikslicentie wordt beheerst door de voorwaarden van deze Overeenkomst.

3. Abonnement en registratie

3.1 Het Jaarrekeningenpakket First wordt enkel aangeboden in het raam van een abonnementsformule, waarvan de modaliteiten wat betreft

betaling, duur en bijwerking bepaald worden in deze Overeenkomst. In het kader van voormelde abonnementsformule is de Gebruiker ertoe

gehouden zich uiterlijk bij het eerste Gebruik van het Jaarrekeningenpakket First te registreren bij Intersentia. De gebruikersgegevens kunnen

door Intersentia aangewend worden (i) in het kader van huidige overeenkomst teneinde de mogelijkheid te verifiëren tot het bekomen van

bijwerkingen alsook om na afloop van deze overeenkomst na te gaan of de Gebruiker diens verplichtingen bij beëindiging nakomt en (ii) om

de Gebruiker te informeren over andere producten en uitgaven van Intersentia of met Intersentia verbonden ondernemingen. De verzamelde

gegevens worden gehouden op de maatschappelijke zetel van Intersentia. In de mate dat deze betrekking hebben op gegevens die eigen zijn

aan natuurlijke personen, worden deze gegevens gehouden gedurende een periode tot uiterlijk 5 jaar na afloop van het abonnement,

gedurende welke periode de betrokken natuurlijke persoon het recht heeft op op de zetel van Intersentia kosteloos om inzage en verbetering

van zijn/haar gegevens te verzoeken.

3.2 Wanneer updates, patches of nieuwe versies door Intersentia ter beschikking gesteld worden, zal de Gebruiker hiervan verwittigd

worden op het door hem bij de registratie opgegeven e-mailadres. De Gebruiker heeft de mogelijkheid om deze updates, patches of nieuwe

versies één maal te downloaden volgens de instructies van Intersentia en na verificatie van de bij registratie bekomen code(s).

3.3 De Gebruiker heeft de verplichting om zijn gebruikersgegevens te allen tijde actueel te houden en elke wijziging hieraan onverwijld door

te geven aan Intersentia.

4. Eigendom van de rechten

De Gebruiker verklaart te erkennen dat het Jaarrekeningenpakket First beschermd wordt door diverse intellectuele eigendomsrechten,

waaronder het auteursrecht (inclusief de bijzondere bepalingen van de softwarewet van 30 juni 1994), het recht voor de producenten van

databanken en het recht verbonden aan het Beneluxmerk 686842 op de naam First.

Behoudens een uitdrukkelijk andersluidend beding in deze overeenkomst, blijft Intersentia houder van alle rechten, in hun meest ruime

omvang, rustend op de het Jaarrekeningenpakket First, waaronder deze voortvloeiend uit het op het Jaarrekeningenpakket First rustend

auteursrecht en het sui generis recht toegekend aan de producenten van databanken.


5. Verbod van reproductie en wijziging

Het is de Gebruiker verboden het Jaarrekeningenpakket First geheel of gedeeltelijk:

• te reproduceren, op welke wijze en in welke vorm ook;

• publiek mede te delen, op welke wijze en in welke vorm ook;

• te wijzigen, op welke wijze en in welke vorm ook;

• te vertalen, op welke wijze en in welke vorm ook.

Het in de vorige alinea vermelde verbod belet de Gebruiker niet om alle handelingen te stellen die noodzakelijk zijn voor een uitsluitend

persoonlijk (privé) of een uitsluitend intern gebruik, met inbegrip van met maken van maximaal één back-upkopie.

Het Jaarrekeningenpakket First mag, indien het een pakket First Lite betreft, in beginsel slechts op één enkele locatie geïnstalleerd worden,

met uitzondering voor de bijkomende installatie op de laptop van dezelfde gebruiker die het pakket hoofdzakelijk op een vast werkstation

gebruikt. Indien het een pakket First Pro betreft, mag het programma op meerdere toestellen geïnstalleerd worden, maar is het aantal

onderscheiden mogelijke gebruikers ervan beperkt tot het aantal aangekochte licenties.

6. Verbod van opvraging en/of hergebruik

Het is de Gebruiker van het Jaarrekeningenpakket First verboden de hele inhoud ervan, of een in kwalitatief of kwantitatief opzicht

substantieel deel van de inhoud ervan, op te vragen en/of te hergebruiken.

Het is de Gebruiker ook, meer algemeen, verboden enige handeling te stellen – waaronder (niet-substantiële delen van) de inhoud van het

jaarrekeningenpakket First herhaald en systematisch op te vragen en/of te hergebruiken – die afbreuk doet aan met de normale exploitatie

van het Jaarrekeningenpakket First of waardoor ongerechtvaardigde schade wordt toegebracht aan de rechtmatige belangen van Intersentia.

De in de vorige twee alinea’s vermelde verboden beletten de Gebruiker niet om alle handelingen te stellen die noodzakelijk zijn voor een

uitsluitend persoonlijk (privé) of een uitsluitend intern gebruik, met inbegrip van met maken van maximaal één back-upkopie zoals vermeld

in artikel 5 van deze licentievoorwaarden.

7. Verbod van verspreiding

Het is verboden het Jaarrekeningenpakket First te verkopen, te verhuren, uit te lenen of op een andere wijze (bijv. elektronisch, via on line

diensten of on line transmissie) ter beschikking van derden te stellen, onder bezwarende titel of om niet, waarbij het geen belang heeft of

deze verkoop, verhuur, uitlening of terbeschikkingstelling gebeurt met of zonder winstoogmerk.

8. Gebruik van het Jaarrekeningenpakket First

De rechten en verplichtingen van de Gebruiker uit hoofde van deze Overeenkomst, zijn niet overdraagbaar.

De Gebruiker zal het Jaarrekeningenpakket First gebruiken als een goed huisvader overeenkomstig de aanwijzingen en instructies van

Intersentia die zijn opgenomen in de handleiding die bij het Jaarrekeningenpakket First is gevoegd of die terug te vinden zijn in elke andere

mededeling van Intersentia aan de Gebruiker of – bv via de website – de Gebruikers, tijdens de duur van deze Overeenkomst.

De Gebruiker is verantwoordelijk voor elk gebruik van de materiële versie van het jaarrekeningenpakket First, de toegangscodes die door

Intersentia ter beschikking gesteld worden en de updates zoals die van tijd tot tijd gedownload kunnen worden.

9. Aansprakelijkheid van Intersentia

9.1. Intersentia levert de initiële materiële drager van het programma First in een goede staat aan de Gebruiker.

Intersentia zal deze materiële drager bij beschadiging gratis vervangen, voor zover de Gebruiker de beschadiging onmiddellijk meldt aan

Intersentia en voor zover de beschadiging niet het gevolg is van een onzorgvuldig of onjuist gebruik van de drager door de Gebruiker in de

zin van artikel 9 van deze Overeenkomst. Onder ‘onmiddellijk’ wordt verstaan na de vaststelling van de beschadiging door de Gebruiker en

ten laatste binnen twee werkdagen na deze vaststelling. Bij gebreke van een onmiddellijke melding of in geval van een onzorgvuldig of

onjuist gebruik van de initiële materiële drager in de zin van artikel 9 van deze Overeenkomst, zal de Uitgever de beschadigde drager

vervangen tegen de betaling van een bedrag van 50 euro. In alle omstandigheden zal de beschadigde drager pas worden vervangen na de


teruggave van het beschadigde exemplaar aan Intersentia.

9.2. Behoudens andersluidende clausules in deze Overeenkomst is Intersentia niet aansprakelijk voor welke schade ook die rechtstreeks of

onrechtstreeks zou zijn veroorzaakt door het bezit of het gebruik in welke vorm ook van het Jaarrekeningenpakket First.

9.3 Intersentia is niet aansprakelijk voor de schade die het gevolg is van fouten die de Gebruiker maakt bij het gebruik van het

Jaarrekeningenpakket First zoals – zonder evenwel hiertoe beperkt te zijn – verschrijvingen, onvolledigheden, onnauwkeurigheden,

laattijdige neerlegging of bekendmaking enzovoort.

9.4 De Gebruiker erkent dat Intersentia streeft naar het ter beschikking stellen van een software die vrij is van fouten, tekortkomingen of

anomalieën, doch dat hierover geen enkele garantie kan gegeven worden. Ingeval het Jaarrekeningenpakket First enige fout, tekortkoming of

anomalie bevat, verbindt Intersentia er zich toe om hieraan te verhelpen na de spontane vaststelling van dergelijke fout, tekortkoming of

anomalie dan wel na hiervan op de hoogte te zijn gebracht door de Gebruiker. Op Intersentia rust geen enkele andere verplichting behoudens

deze vermeld in dit artikel en Intersentia zal onder geen beding schadevergoeding verschuldigd zijn voor eventuele fouten, tekortkomingen

of anomalieën in de software van het Jaarrekeningenpakket First, noch voor de gevolgen daarvan.

9.5 In gevallen waarin de Gebruiker aan de hand van materiële bewijzen kan aantonen dat de aansprakelijkheid van Intersentia in het gedrang

is buiten één van de situaties van dit artikel 9. om, zal de aansprakelijkheid van Intersentia in ieder geval beperkt zijn tot het bedrag dat de

Gebruiker betaalt voor het abonnement op het Jaarrekeningenpakket First voor één jaar.

10. Abonnementsgeld

10.1. Het abonnementsgeld voor het gebruik van het Jaarrekeningenpakket First is verschuldigd per jaarlijkse gebruiksperiode.

Bij aanvang van de Overeenkomst wordt aan de Gebruiker, na betaling van de eerste jaarlijkse abonnementsperiode, de materiële versie van

het Jaarrekeningenpakket First ter beschikking gesteld in de meest recent in omloop zijnde versie. De Gebruiker kan die versie gedurende de

rest van de lopende periode gebruiken. Volgende abonnementsperiodes van telkens opnieuw één jaar kan door Intersentia gefactureerd

worden vanaf de tiende maand van de periode voorafgaand aan de periode waarop de factuur betrekking heeft. In het jaarlijks

abonnementsgeld is de kost van actualiseringen inbegrepen.

10.2. De betaling geschiedt binnen dertig dagen na de factuurdatum op de zetel van Intersentia.

10.3. Bij te late betaling zal de Gebruiker zonder voorafgaande ingebrekestelling een intrest verschuldigd zijn van 10 % vanaf de vervaldag

tot op de dag van volledige betaling, alsook een forfaitaire schadevergoeding die gelijk is aan 10 % van de hoofdsom.

10.4. In het abonnementsgeld is een helpdesk voorzien, waar Gebruikers terecht kunnen met vragen over de installatie van het programma/de

updates dan wel over de softwarematige werking van het programma respectievelijk over het hanteren van het programma. De helpdesk

voorziet niet in tussenkomsten voor vragen of problemen van boekhoudkundige aard.

First Pro Gebruikers kunnen zowel gebruik maken van de e-mail helpdesk als de telefonische helpdesk. First Lite Gebruikers kunnen enkel

via e-mail ondersteuning krijgen. Telefonische oproepen naar de helpdesk zullen beantwoord worden op Werkdagen, van maandag tot

donderdag tussen 8.30 uur en 17.00 uur en op vrijdag tussen 8.30 uur en 15.00 uur. Aan de helpdesk toegestuurde e-mails zullen binnen

dezelfde periode verwerkt worden.

Indien blijkt dat de Gebruiker ondersteuning inroept voor problemen die niet te wijten zijn aan de First software, behoudt Intersentia zich het

recht voor deze prestaties te factureren aan 80 euro per uur en eventuele verplaatsingskosten.

11. Duur en beëindiging van de overeenkomst

11.1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde duur.

11.2. Iedere partij heeft het recht deze Overeenkomst bij aangetekende brief te telkens op de verjaardag van de Overeenkomst en mits zij een

opzeggingstermijn van minimaal één maand in acht neemt, die gegeven wordt uiterlijk de laatste dag van de elfde maand van de lopende


jaarlijkse periode.

11.3. Intersentia heeft het recht deze Overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst door

ontbinding te beëindigen, indien het vaststelt dat de Gebruiker handelingen heeft gesteld die een schending inhouden van de artikelen 5 en 6

van deze Overeenkomst. De mogelijkheid tot ontbinding bestaat onverminderd het recht van Intersentia om volledige schadevergoeding te

eisen.

12. Gevolgen van de beëindiging

12.1. Het gebruiksrecht neemt van rechtswege een einde door de beëindiging van deze Overeenkomst.

12.2. De Gebruiker moet onmiddellijk, maar ten laatste binnen vijf werkdagen na de beëindiging van de Overeenkomst per aangetekende

brief de originele materiële drager(s) van het Jaarrekeningenpakket First terugbezorgen aan Intersentia, dan wel binnen dezelfde termijn aan

Intersentia formeel en schriftelijk bevestigen dat de originele materiële drager(s) van het Jaarrekeningenpakket First vernietigd werd en het

programma verwijderd werd van de computer(s) waarop dit gebruikt werd. Na een ingebrekestelling van Intersentia per aangetekende brief,

verbeurt de Gebruiker een bedrag van 50 euro per dag vertraging, indien hij voormelde verplichting niet is nagekomen binnen vijf werkdagen

na de verzending van de aangetekende brief.

12.3. De Gebruiker kan uit hoofde van de beëindiging van deze Overeenkomst om welke reden ook geen schadevergoeding vorderen ten

laste van Intersentia.

13. Definitieve stopzetting van de exploitatie

De Gebruiker kan uit hoofde van deze Overeenkomst ten laste van Intersentia geen schadevergoeding vorderen wegens de tijdelijke of

definitieve stopzetting om welke reden ook van de exploitatie van het Jaarrekeningenpakket First.

14. Algemene bepalingen

14.1. Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgische recht.

14.2. Voor elk geschil dat niet in der minne kan worden geregeld, zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen

bevoegd. Voor geschillen die behoren tot de materiële bevoegdheid van de vrederechter is enkel de vrederechter van het vierde kanton

Antwerpen bevoegd.

14.3. Het stilzwijgen van één van de partijen ten aanzien van een bepaald recht of de tijdelijke niet-uitoefening van een recht door één van

beide partijen, houdt geen afstand in van dat recht.

14.4. De nietigheid of ongeldigheid van één of meer bepalingen van deze Overeenkomst heeft niet de nietigheid van de volledige

Overeenkomst tot gevolg.

14.5. Wijzigingen aan deze Overeenkomst kunnen enkel schriftelijk gebeuren.

14.6. De bij deze Overeenkomst gevoegde bijlagen maken er integraal deel van uit.

14.7. Kennisgevingen worden geacht ontvangen te zijn:

• twee dagen na de poststempel bij een aangetekende brief,

• dezelfde dag na de verzending per telefax of per e-mail met ontvangst- en leesbevestiging,

• onmiddellijk wanneer zij per drager worden afgegeven.

handleiding first 5.5.0 -...

Documents