1

Handleiding

Inkoopassortimenten COS MDM

Bestand Handleiding inkoopassortimenten.docx

COS versie K05-L02

Versie en datum 1.4, 17-7-2020

2

Inhoud 1 Inleiding ........................................................................................................................................................................ 3

1.1 Begrippen ........................................................................................................................................................... 3

1.2 Beslisschema assortiment toevoegen ...................................................................................................... 3

2 Assortiment uit Artikelbeheer toevoegen ........................................................................................................ 4

3 Assortiment uit 2BA toevoegen ........................................................................................................................... 6

3.1 Leverancier aanmaken ................................................................................................................................... 6

3.2 Inkoopassortiment aanmaken .................................................................................................................... 8

3.3 Artikelen aan inkoopassortiment toevoegen ........................................................................................ 9

3.3.1 Databestand downloaden bij 2BA ........................................................................................................ 9

3.3.2 Artikelen importeren via XML INSBOU ............................................................................................. 10

4 Assortiment toevoegen via prijslijst ................................................................................................................ 11

4.1 Leverancier aanmaken ................................................................................................................................ 11

4.2 Assortiment aanmaken ............................................................................................................................... 11

4.3 Databestand voorbereiden ....................................................................................................................... 11

4.4 Importsjablonen maken ............................................................................................................................. 12

4.4.1 Artikel importsjabloon ........................................................................................................................... 12

4.4.2 Product importsjabloon ........................................................................................................................ 13

4.5 Artikelen en producten importeren ....................................................................................................... 14

5 Alleen prijzen importeren ................................................................................................................................... 14

3

1 Inleiding

Deze handleiding beschrijft hoe je in COS PIM omgaat met inkoopkoopassortimenten. Deze handleiding is met name van belang voor groothandels en inkooporganisaties.

1.1 Begrippen

Inkoopassortiment Inkoopassortimenten bevatten artikelen die je inkoopt bij een leverancier. Een Inkoopassortiment bevat:

• Artikelinformatie (handel- en logistieke gegevens) • Productinformatie (merk, productgegevens, classificatie kenmerken)

• Prijsinformatie

• Leveranciersinformatie In COS PIM kan een inkoopassortiment met artikelen ingelezen worden vanuit een datapool, zoals Artikelbeheer.nl of 2BA. Als de leverancier niet publiceert bij een datapool, kunnen de artikelen ook ingelezen worden via een aangeleverd databestand in het PAB/INSBOU format of middels een Excel import. Verkoopassortiment Het verkoopassortiment bevat alle artikelen die je verkoopt. Het verkoopassortiment vul je met artikelen vanuit de verschillende inkoopassortimenten. Daarbij neem je alleen de artikelen over die je daadwerkelijk verkoopt. Condities Op in- en verkoopassortimenten kun je in- en verkoopcondities toepassen. Dit onderwerp wordt in twee andere handleidingen toegelicht: Handleiding inkoopcontracten en Handleiding verkoopcontracten.

1.2 Beslisschema assortiment toevoegen

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het , afhankelijk van het volgende beslisschema:

4

2 Assortiment uit Artikelbeheer toevoegen

Heb je een abonnement bij Artikelbeheer.nl dan kun je het assortiment van leveranciers die publiceren op Artikelbeheer direct toevoegen:

1. Ga via het menu naar Mijn gegevens (1) > Mijn AB abonnement (2)

2. Klik bij bewerken op +Assortiment (3):

3. Typ in de zoekbox (4) de naam van de leverancier die je wil toevoegen en klik op zoeken 4. Selecteer de juiste leverancier (5) en klik daarna op de knop Selecteer Assortimenten (6)

5

5. 6. Klik daarna op de knop Overnemen:

7. Het systeem zal het assortiment van de leverancier nu overnemen, inclusief artikelen, producten en alle bijbehorende gegevens:

NB: Tegelijk met het overnemen van het assortiment worden een leverancier en fabrikant aangemaakt.

6

3 Assortiment uit 2BA toevoegen

Staat een leverancier niet op Artikelbeheer maar wel op 2BA, volg dan onderstaande methode om het assortiment van deze leverancier in te laden in COS PIM:

3.1 Leverancier aanmaken

Begin met het aanmaken van de leverancier:

1. Ga via het menu naar Relaties > Leveranciers

2. Ga naar het tabblad Bewerken en klik vervolgens op +Toevoegen (1):

3. Vul minimaal de volgende gegevens in (2): a. Organisatie: Je kan dit veld leeg laten, maar het is netter om de

leverancier/fabrikant als organisatie toe te voegen aan je relaties. Klik op de +-knop als je de relatiegegevens van de organisatie wil invullen.

7

b. Code: Typ hier een code in HOOFDLETTERS. Let op: de code mag niet 3-letterig zijn.

c. Naam: Typ een naam voor de leverancier d. Logo: Voeg eventueel een logo van de leverancier toe. Bijvoorbeeld het logo van

de leverancier kun je van de 2BA website downloaden door er met je rechter muisknop op te klikken.

e. Conditie bepaling: Als je al weet welke methodiek de leverancier gebruikt voor zijn condities (onbepaald, wildcard of exact), kies dan hier de juiste methode.

f. GLN code: Vul hier de GLN-code van de leverancier in. Je kunt deze opzoeken (http://gepir.gs1.org) of van de website van 2ba halen:

g. Optioneel: fabrikant: Als je naast artikelen ook producten wil importeren, koppel de leverancier dan aan de juiste fabrikant. Typ hiertoe de naam van de fabrikant en selecteer deze uit de lijst* (1).

*) Fabrikant toevoegen Als de fabrikant niet in de lijst staat, voeg deze dan toe:

1. Ga via het menu naar Relaties > Fabrikanten 2. Ga naar het tabblad Functies en klik op de knop +Fabrikant (1):

3. Zoek in het volgende scherm de fabrikant op, klik

8

3.2 Inkoopassortiment aanmaken

Nu de leverancier (en fabrikant) is toegevoegd, kun je een inkoopassortiment gaan maken.

1. Selecteer bij Leverancier de leverancier waarvoor je het inkoopassortiment wil aanmaken (1)

2. Klik bij Navigatie op Assortimenten (2)

3. Klik in het volgende scherm bij Bewerken op +Toevoegen (1)

4. Vul minimaal de volgende gegevens in (2): a. Leverancier: type en kies hier de naam van de leverancier b. Soort: kies hier de optie Inkoop c. Code: typ hier in HOOFDLETTERS een code voor de leverancier. Let op: Gebruik bij

voorkeur dezelfde code welke je eerder bij de leverancier al had ingevuld.

9

d. Assortiment: typ hier een naam voor het assortiment dat je gaat aanmaken e. Update frequentie: Kies hier de frequentie waarmee je de data in de toekomst

gaat updaten. 5. Klik op Opslaan (3).

3.3 Artikelen aan inkoopassortiment toevoegen

Nu het inkoopassortiment gemaakt is, kun je de artikelen, producten en prijzen gaan importeren. Hiervoor moet je eerst op 2BA het databestand van de fabrikant/leverancier downloaden.

3.3.1 Databestand downloaden bij 2BA

1. Ga naar de website www.2BA.nl en log in 2. Klik in het menu bij Deelnemers op Dataleveranciers:

3. Zoek de dataleverancier op die je wil importeren en klik op het logo:

4. Klik in het volgende scherm op de link naar Download dataset:

5. Selecteer in het volgende scherm welk formaat download je wil (1), welke variant van ETIM je wil (2) en de export methode (3).

6. Klik daarna op de knop Download aanvragen en sla het bestand in je computer op:

10

3.3.2 Artikelen importeren via XML INSBOU

Je kunt de artikelen van de fabrikant/leverancier nu importeren:

1. Ga via het menu naar Artikelen > Assortiment 2. Selecteer het assortiment (1) waar je wil importeren en ga naar het tabblad Import/Export:

3. Klik vervolgens op de knop Artikel import (2) en selecteer in het pop-up scherm het volgende:

a. Artikelbestand formaat: kies hier het formaat van het databestand; in dit voorbeeld is dat INSBOU (1).

b. Artikelbestand: Selecteer het databestand op je computer. Let op: gebruik de zip-file en pak deze niet uit! (2)

c. Verwijderen zetten: laat deze optie op nee staan, tenzij je uitlopende artikelen wil verwijderen. (3)

d. Klik op de knop Importeren. (4)

11

4. De artikelen/producten worden nu ingelezen. Dit kan even duren. Het systeem verstuurt een melding per email als de import gereed is. In deze email zit ook een linkje naar de import rapportage. Let op: controleer deze rapportage op fouten:

4 Assortiment toevoegen via prijslijst

Als de fabrikant of leverancier niet publiceert op Artikelbeheer of 2BA, dan kun je een prijslijst opvragen en de artikelen en producten importeren via een vrije tekstimport:

4.1 Leverancier aanmaken

Begin met het aanmaken van de leverancier. Volg de stappen in: 3.1 Leverancier aanmaken.

4.2 Assortiment aanmaken

Maak nu voor de leverancier een inkoopassortiment aan. Volg de stappen in: 3.2 Inkoopassortiment aanmaken.

4.3 Databestand voorbereiden

Om te kunnen importeren, heb je een (prijs)lijst met artikelen nodig in CSV-formaat. Meestal worden deze lijsten aangeleverd in Excel-formaat; dit is eenvoudig om te zetten naar CSV:

1. Open de Excel-file en zoek naar afwijkingen in de tekst-file, zoals lege regels, regels die geen artikelinformatie bevatten (tussenkopjes), valuta-afwijkingen en ook eventuele extra werkbladen.

2. Sla het bestand nu op met een CSV-indeling. Let op: CSV UTF-8 heeft de voorkeur, maar andere CSV formaten zijn ook goed:

12

3. Open, ter controle, het CSV-bestand in een tekst-editor (bijv. Notepad++) en kijk of er toch nog afwijkingen zijn, zoals bijvoorbeeld cijfers met een exponentiële notatie (0,128040E10). Corrigeer eventuele afwijkingen.

4. -file die geschikt is voor import.

4.4 Importsjablonen maken

Maak nu twee importsjablonen aan: één voor de artikelen en één voor de bijbehorende producten1:

4.4.1 Artikel importsjabloon

1. Ga via het menu naar Artikelen > Assortiment 2. Selecteer de fabrikant/leverancier 3. Klik bij Navigatie op Artikelen 4. Ga naar het tabblad Import/Export en klik bij Tekst import op Tekst import lay-outs

beheren:

5. Klik het volgende scherm op de knop +Toevoegen. 6. Volg vanaf hier de stappen uit de Handleiding tekst import, hoofdstuk 3.

Neem zoveel mogelijk van de volgende velden over in de lay-out van je importsjabloon:

• Artikelnummer • Productcode

• Product GTIN

1 Niet alle leveranciers leveren productdata aan. In dat geval kun je volstaan met alleen een import van de artikelen.

13

• Omschrijving • Brutoprijs informatie (met nieuwe ingangsdatum) prijs/pe+ph

• GTIN

• Product fabrikant fabrikantscode • Prijseenheid • Prijs aantal • Eventueel de ingangsdatum van de prijs

Let op: Eén van de volgende combinaties van velden MOET in je lay-out aanwezig zijn om tijdens de import artikelen en producten te kunnen koppelen:

Fabrikantscode + Product GTIN, of Fabrikantscode + productcode

Tip: Als een bepaald veld een vaste waarde heeft en deze staat niet in je databestand, dan kun je een

zogenaamd nul-veld opnemen met een vaste tekst. Zie hiervoor de Handleiding vrije tekst import.

4.4.2 Product importsjabloon

1. Ga via het menu naar Relaties > Fabrikanten 2. Selecteer de fabrikant 3. Klik bij Navigatie op Producten 4. Ga naar het tabblad Import/Export en klik bij Tekst import op Tekst import lay-outs

beheren:

5. Klik het volgende scherm op de knop +Toevoegen. 6. Volg vanaf hier de stappen uit de Handleiding tekst import, hoofdstuk 3.

Neem zoveel mogelijk van de volgende velden over in de lay-out van je importsjabloon:

• Productcode • Omschrijving • Brutoprijs informatie (met nieuwe ingangsdatum) prijs/pe+ph • GTIN

• Merk • Serie • Type

Let op: De volgende combinaties van velden MOET in je lay-out aanwezig zijn om tijdens de import artikelen en producten te kunnen koppelen:

Fabrikantscode + GTIN

14

4.5 Artikelen en producten importeren

Je hebt nu alle voorbereidende stappen uitgevoerd. De artikelen en bijbehorende producten kun je nu gaan importeren:

1. Ga via het menu naar Artikelen > Assortiment 2. Selecteer het assortiment van de fabrikant/leverancier waarvoor je artikelen gaat

importeren (1) 3. Ga naar het tabblad Import/Export (2)en klik op de knop Artikel import (3)

4. Maak in het pop-up scherm de volgende keuzes: a. Artikelbestand formaat: kies hier Vrije tekst import b. Lay-out (artikelgegevens): kies het artikel importsjabloon dat je gemaakt hebt c. Lay-out (productgegevens): kies de product importsjabloon dat je gemaakt hebt d. Artikelbestand: selecteer het CSV-databestand dat je gemaakt hebt e. Verwijderen zetten: laat deze optie op Nee staan f. Mutatiecode verversen: laat deze optie op Nee staan g. Prijsdatum: vul hier eventueel een datum in waarop de (nieuwe) prijzen ingaan

5. Klik nu op de Importeren (of, als je een conversietabel gebruikt, eerst op de knop Conversie).

6. Het bestand wordt nu ingelezen. Afhankelijk van de data-omvang kan dat even duren. Je ontvangt een e-mail met daarin een link naar de import-rapportage.

7. Controleer de rapportage op fouten, voer eventueel correcties uit en importeer opnieuw.

5 Alleen prijzen importeren

Sommige fabrikanten/leveranciers publiceren wel product- en artikeldata op Artikelbeheer en/of 2BA, maar geen prijzen. Volg voor het aanmaken van het inkoopassortiment de stappen zoals beschreven in hoofdstuk 2 of 3. De prijzen vraag je vervolgens op bij de fabrikant/leverancier en importeert deze in COS PIM:

1. Vraag de prijslijst op in Excel formaat en prepareer deze volgens de instructies in 4.3 Databestand voorbereiden.

2. Maak een importsjabloon aan volgens de stappen in 4.4.1 Artikel importsjabloon, maar gebruik deze datavelden:

• GTIN • Brutoprijs informatie (met nieuwe ingangsdatum) prijs/pe+ph

15

• Leverancier code • Prijseenheid

• Prijs aantal

• Eventueel de ingangsdatum van de prijs

3. Maak een testbestandje door de kopregel en de eerste 3 á 4 artikelen uit je Databestand te kopiëren. Importeer het testbestand en bekijk de import rapportage om te kijken of alles goed werkt.

4. Importeer het volledige databestand.

Tip: Je kunt deze methode uiteraard ook gebruiken om de prijzen in de toekomst te updaten.