handleiding kwaliteitskeurmerk voor scholingsaanbieder kabiz

Handleiding

KABIZ Kwaliteitskeurmerk

bij- en nascholingsactiviteiten

Utrecht, nov 2015

Kwaliteitsregistratie en Accreditatie Beroepen in de Zorg (KABIZ)

Handleiding KABIZ kwaliteitskeurmerk bij- en nascholingen

Pagina 2 van 30

Inhoudsopgave

1. Inleiding .................................................................................................................................. 3

2. Kwaliteitsinstrument .............................................................................................................. 4

3. Scholingsactiviteiten .............................................................................................................. 5

3.1. Vakinhoudelijke criteria .................................................................................................. 5

3.2. Onderwijskundige criteria .............................................................................................. 5

3.3. Organisatorische criteria ................................................................................................ 5

3.4. Kosten accreditatie ......................................................................................................... 6

4. Verwerving van het kwaliteitskeurmerk ................................................................................ 7

5. Algemene aanwijzingen voor het gebruik van het digitale systeem ..................................... 9

5.1. Als u nog geen logingegevens heeft ............................................................................... 9

5.2. Eenmalig aanvragen van autorisatie ............................................................................ 11

5.3. Accreditatie aanvragen ................................................................................................. 11

5.4. Een nieuwe aanvraag indienen .................................................................................... 13

5.5. Het voorbereiden (en later versturen) van een accreditatieaanvraag ........................ 22

5.6. Het wijzigen van een reeds verstuurde accreditatieaanvraag ..................................... 23

5.7. Een herhalingsaanvraag indienen ................................................................................ 23

5.8. Een vervolgaanvraag indienen ..................................................................................... 23

5.9. Het verwijderen van een accreditatieaanvraag ........................................................... 24

5.10. Verdere verloop van uw accreditatieaanvraag ............................................................. 24

5.11. Presentie ........................................................................................................................ 26

5.12. Organisatiegegevens ..................................................................................................... 26

5.13. Uitloggen ........................................................................................................................ 26

5.14. Waar kan ik terecht met mijn vragen? .......................................................................... 26

6. Uitvoerenden en begrippen ................................................................................................. 28

7. Standaardvoorwaarden ....................................................................................................... 29


Pagina 3 van 30

1. Inleiding

Het systeem van kwaliteitsbewaking van bij- en nascholing voor beroepsbeoefenaren werkzaam in de

zorg is ontwikkeld om inzicht te geven in de kwaliteit van bij- en nascholing voor zowel de directe

gebruiker (individuele beroepsbeoefenaar) als ook voor belanghebbenden zoals zorgverzekeraars,

werkgevers, verwijzers en patiëntenverenigingen.

Eén van de taken van KABIZ is het bewaken van de kwaliteit van bij- en nascholing voor de aangesloten

beroepsgroepen. KABIZ kan op aanvraag scholingsactiviteiten van een kwaliteitskeurmerk voorzien.

Voor de individuele beroepsbeoefenaar is het duidelijk dat hij te maken heeft met een goedgekeurde

scholingsactiviteit. De bij- en nascholingen worden beoordeeld aan de hand van criteria die door de

aangesloten beroepsverenigingen zijn vastgesteld.

Deskundigheidsbevorderingen activiteiten zijn essentieel voor beroepsbeoefenaren in de zorg om de

juiste competenties en vaardigheden van het beroep te behouden. Beroepsgroepen gebruiken een

systeem van registratie en herregistratie uitgevoerd door KABIZ. Elke 5 jaar vindt er een toetsmoment

plaats, waarbij de beroepsbeoefenaar moet kunnen aantonen dat is voldaan aan de door de

beroepsgroep vastgestelde kwaliteitseisen.

De accreditatie van bij- en nascholingsactiviteiten en de registratie in de verschillende

kwaliteitsregisters vindt plaats via een geautomatiseerd systeem. Het digitale systeem ondersteunt op

eenvoudige wijze het proces rondom accrediteren en periodieke registratie. Het digitale systeem

is/wordt toegankelijk voor een grote groep gebruikers: beroepsbeoefenaren, aangesloten

beroepsverenigingen, en aanbieders van bij- en nascholing. Het digitale systeem kent een uniforme

werkwijze, resulterend in een hoge mate van efficiency en overzichtelijkheid.

� de beroepsbeoefenaar (professional) heeft de mogelijkheid binnen het digitale systeem te zoeken

naar geaccrediteerde activiteiten. Punten toegekend aan geaccrediteerde activiteiten worden door

de scholingsaanbieder bijgeschreven aan het persoonlijk dossier wanneer de beroepsbeoefenaar

de geaccrediteerde activiteit heeft bijgewoond.

� KABIZ en de aangesloten beroepsverenigingen gebruiken het digitale systeem t.b.v. het proces

rondom accreditatie van activiteiten.

� aanbieders van nascholing (opleiders) kunnen middels het digitale systeem bij- en nascholing

aanbieden ter accreditatie.

� Kwaliteitskringen, intercollegiale overleg groepen of intercollegiale toetsgroepen kunnen middels

het digitale systeem accreditatie aanvragen.

De eerste fase van het digitale systeem is geïmplementeerd. In deze fase realiseren we de behandeling

van accreditatieverzoeken, tot en met het tonen van aanbod van geaccrediteerde activiteiten aan

beroepsbeoefenaren zie website www.kabiz.nl en de website van de betreffende beroepsvereniging.

In de tweede fase komen de beroepsbeoefenaren ook nadrukkelijk in beeld. Het gaat hierbij

primair om het registreren van deelname aan bij- of nascholing en dossiervorming in een digitaal

portfolio voor het kwaliteitsregister. Deze fase is inmiddels gereed.


Pagina 4 van 30

2. Kwaliteitsinstrument

Een belangrijk uitgangspunt in de opzet van de instrumenten voor de beoordeling van de kwaliteit van

bij- en nascholing is dat de professionaliteit en deskundigheid van de aanbiedende instelling wordt

gerespecteerd. Bij de operationalisering van de kwaliteitscriteria wordt zo min mogelijk een

waardeoordeel uitgesproken over de gemaakte keuzes door de aanbieder. Wel wordt kritisch getoetst

of de aanbieder structureel bewust bepaalde keuzes maakt die van belang zijn in het kader van de

kwaliteit van bij- en nascholing. Daarnaast wordt elke afzonderlijke scholingsactiviteit op een aantal

cruciale vakinhoudelijke aspecten beoordeeld. Zo moet een scholingsactiviteit nadrukkelijk aansluiten

bij het beroepsprofiel van de betreffende beroepsgroep(en) en moet de inhoud van

scholingsactiviteiten aansluiten bij (indien aanwezig) door de beroepsvereniging(en) gedragen

richtlijnen, standaarden, normen, protocollen of inhoudelijke consensus.

In een vastgestelde accreditatieroute wordt door een beoordelingscommissie, aan de hand van de

criteria c.q. voorwaarden een uitspraak gedaan over de beroepsinhoudelijke relevantie voor de

beroepsuitoefening voor de desbetreffende beroepsgroep én de kwaliteit van de scholingsactiviteiten.


Pagina 5 van 30

3. Scholingsactiviteiten

Om een bij- en nascholingsactiviteit te voorzien van het kwaliteitskeurmerk moet aan de volgende

criteria worden voldaan:

3.1. Vakinhoudelijke criteria

• De inhoud van de scholing sluit aan bij de beroeps- en functie-uitoefening, afgeleid van het

beroepsprofiel(en) en/of actuele ontwikkelingen in het werkveld/aandachtsgebied.

• De scholing heeft een meerwaarde voor de beroepsbeoefenaar t.a.v. kennis, vaardigheden

en/of attitude.

• De scholing sluit aan bij recente ontwikkelingen in het vakgebied en in de gezondheidszorg.

• De scholing sluit aan bij door de beroepsvereniging erkende (inter)nationale standaarden en/of

richtlijnen en/of vigerende consensus afspraken.

3.2. Onderwijskundige criteria

• Doelgroep is duidelijk beschreven.

• Vereiste beginniveau is duidelijk beschreven

• Leerdoelen en leerinhoud zijn beschreven zodat potentiële deelnemers direct kunnen zien of

de scholing aansluit bij het door hen beoogde doel.

• De inhoud van scholing is afgestemd op het doel van de scholing en de doelgroep.

• De didactische vormgeving van de scholing is afgestemd op het doel van de scholing en de

doelgroep.

• De scholing stimuleert tot het reflecteren op de beroepsuitoefening.

• De scholing wordt schriftelijk door de deelnemers geëvalueerd.

• De eisen voor het uitreiken van een certificaat of een bewijs van deelname zijn beschreven.

3.3. Organisatorische criteria

• De beschrijving van de scholing bestemd voor toekomstige deelnemers bevat minimaal de

volgende informatie:

� Doel

� Globale inhoud

� Docenten

� Leiding

� Aantal contacturen

� Totaal aantal uren studiebelasting

� Didactische werkwijze

� Wel of geen toetsing

� Wel of geen certificaat / bewijs van deelname

� Minimaal en maximaal aantal deelnemers

� Kosten met beschrijving van wat wel/niet is inbegrepen

� Plaats

� Data

� Organiserende instelling met telefoonnummer

� Regelingen voor aanmelding

� Regeling voor afmelding

� Regeling voor betalingen

• De accommodatie, de verzorging van de deelnemers en/of overige organisatorische

aspecten hebben geen negatieve invloed op het leerproces van de deelnemers.

• Na afloop van de scholingsactiviteit worden schriftelijk geëvalueerd.


Pagina 6 van 30

3.4. Kosten accreditatie

Voor de accreditatie aanvraag worden kosten in rekening gebracht. Direct na ontvangst van de

accreditatie aanvraag ontvangt u een factuur voor de kosten. Het proces van beoordelen wordt

geactiveerd na ontvangst van de betaling.

Accreditatie aanvraag Kosten

Eenmalige accreditatie

(eenmalig of herhaald binnen een periode van drie maanden):

< 4 dagdelen € 200,-

> 4 dagdelen € 300,-

E-learning

accreditatie voor een periode van twee jaar.

€ 300,-

Aanvraag tweejarige accreditatie

Accreditatie voor een periode van twee jaar, na goedkeuren verbeterplan op

grond van evaluatie verlenging van de periode met twee jaar zonder kosten.

€ 600,-

Kosten accreditatie voor doktersassistenten

Accreditatie aanvragen voor de beroepsgroep doktersassistenten worden behandeld door de CADD

(Commissie Accreditering Deskundigheidsbevordering Doktersassistenten) van de NVDA.

Meer informatie omtrent het aanvragen voor accreditatie voor de beroepsgroep doktersassistenten

vindt u via https://www.nvda.nl/opleiding-scholing/accreditatie/informatie-voor-aanbieders/

De CADD is bereikbaar via [email protected] of via 030-263 1040.


Pagina 7 van 30

Verwerving van het kwaliteitskeurmerk

Een aanbieder van de scholing dient een verzoek tot accreditering van een scholingsactiviteit voor een

beroepsgroep in via KABIZ. Het aanvragen van accreditatie gaat volledig digitaal. Om een aanvraag in

te kunnen dienen heeft u een wachtwoord en gebruikersnaam nodig (Authorisatie). Als u al aanvragen

indient voor medisch specialisten via GAIA dan beschikt u al over een wachtwoord en gebruikersnaam.

U hoeft alleen nog autorisatie voor de StADAP/KABIZ/SANA aan te vragen.

Als u nog geen inloggegevens heeft kunt u deze aanvragen via de link PE-online: https://www.pe-

online.org/edu/?taalid=9 ook te vinden op de website www.kabiz.nl

Het systeem leidt u door de aanvraag en geeft aan welke bijlagen u (digitaal) bij de aanvraag moet

toevoegen. De aanbieder is verantwoordelijk voor het op juiste wijze indienen van de aanvraag. Als u

problemen ondervindt bij het indienen van de aanvraag zijn wij u graag van dienst om u te helpen.

Na ontvangst van de accreditatieaanvraag wordt deze door de beoordelingscommissie gecontroleerd

op inhoud en volledigheid. Als uw gegevens niet compleet zijn of er is verdere informatie nodig, dan

ontvangt u hierover via het systeem bericht. Zodra de accreditatieaanvraag is ontvangen wordt door

het systeem automatisch een factuur aangemaakt.

Er zijn drie accreditatieprocedures:

1. accreditatieprocedure éénmalige bij- en nascholingsactiviteiten

2. accreditatieprocedure van twee jaar voor herhaalde bij- en nascholingsactiviteiten

3. accreditatieprocedure e-learning modules

1. Eenmalige scholingsactiviteiten zijn scholingsactiviteiten die éénmalig worden aangeboden of

scholingsactiviteiten die kortdurend zijn, bijvoorbeeld een symposium of een workshop van maximaal

2 dagen of 4 dagdelen die binnen een periode van maximaal drie maanden wordt aangeboden. De

kortdurende scholingsactiviteiten kunnen op verschillende locaties worden aangeboden mits binnen

een termijn van drie maanden. De scholingsactiviteiten die langer duren dan vier dagdelen zoals

cursus, opleiding of training kunnen slechts éénmalig worden aangeboden op één locatie.

Na een positieve beoordeling wordt voor de éénmalige scholingsactiviteiten een kwaliteitskeurmerk

afgegeven voor de data van de scholing.

2. Herhaalde scholingsactiviteiten zijn scholingsactiviteiten die regelmatig worden herhaald op één of

meerdere locaties. Er wordt voor een periode van twee jaar accreditatie aangevraagd.

Deze aanvraag bestaat uit twee delen. Na een positieve beoordeling van het eerste scholingstraject

wordt een kwaliteitskeurmerk afgegeven voor een periode van twee jaar. De aanbieder levert drie

maanden voor de afloop van de periode van twee jaar het resultaat van de evaluaties met een

verbeterplan aan. Na een positieve beoordeling van het verbeterplan wordt de accreditatieperiode

verlengd met een periode van twee jaar. En kan de scholingsaanbieder in een periode van twee keer

twee jaar de cursusdata in het systeem opgeven.

Het toekennen van het kwaliteitskeurmerk voor een periode van twee jaar is gebaseerd op het

principe van zelfevaluatie: de aanbieder van de scholingsactiviteit draagt zelf zorg voor de beoordeling

en bewaking van het kwaliteitsniveau. Een evaluatie onder cursisten, waarvan de uitkomsten met de

docenten besproken moeten worden is dan ook essentieel en leidt, indien noodzakelijk, tot

verbetering op onderdelen. De controle op het geheel van deze werkwijze ligt bij de

beoordelingscommissie van KABIZ.

3. E-learning modules zijn scholingsactiviteiten die via een digitale e-learning wordt aangeboden.

Hierbij is het principe anytime en anywhere van toepassing waardoor het van te voren niet in te

schatten is op welk moment er voldoende evaluaties zijn om te kunnen evalueren. Er wordt voor een

periode van twee jaar accreditatie aangevraagd.

Om te kunnen beoordelen of een scholingsactiviteit voldoet aan de gestelde kwaliteitscriteria wordt

gebruik gemaakt van het informatiemateriaal voor de deelnemer zoals bijvoorbeeld een studiegids, het

programma, die door de aanbieder zelf wordt verstrekt via het digitale systeem.


Pagina 8 van 30

Het is de verantwoordelijkheid van de aanbieder van scholingsactiviteiten om de accreditatieaanvraag

op de juiste wijze via het digitale systeem in te dienen, met een juiste en volledige inhoud. Heeft u

problemen met het invoeren van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen met de helpdesk. Tijdens

het invoeren van uw gegevens zal het systeem enkele controles uitvoeren, bijvoorbeeld of een

datumveld correct is ingevuld, of dat u alle verplichte gegevens heeft ingevuld.


Pagina 9 van 30

4. Algemene aanwijzingen voor het gebruik van het digitale systeem

� Het digitale syteem van KABIZ (PE-online) is een web-based applicatie welke gebruikt kan worden

met een standaard Internet Browser. Ondersteund worden Microsoft Internet Explorer 6.0 en

Mozila Firefox.

� Enkele rapporten worden gemaakt in PDF-formaat. Hiervoor heeft u Acrobat Reader nodig.

� In verschillende schermen wordt tekst onderstreept en verschijnt een handje zodra de

muis over deze tekst beweegt. Dit zijn de zogenaamde ‘hyperlinks’ waarop geklikt kan

worden.

� In de meeste schermen wordt extra uitleg gegeven. Deze uitleg is te vinden door het

aanklikken van het vraagteken [?].

� Verplicht in te vullen gegevens worden aangegeven middels een asterix: *. Als u verzuimt

een verplicht gegeven in te voeren, zal een foutmelding verschijnen. PE-online laat u pas

verder gaan als u deze gegevens heeft ingevoerd.

� Velden waarbij een staat zijn zichtbaar in de publieke nascholingsoverzichten van de

beroepsverenigingen

� Middels de TAB-toets kunt u de verschillende invoervelden bereiken.

� Gegevens die in kolommen worden gepresenteerd, kunnen worden gesorteerd door te

klikken op de kolomnaam.

� Bij grote pagina’s kan naar tekst worden gezocht met de standaard zoekfunctie van de

Browser CTRL+F.

� Omdat het digitale systeem een internet-applicatie is, kan het voorkomen dat de verbinding wordt

onderbroken. Wij raden u daarom aan bij het aanvragen van accreditatie de gegevens tussentijds

op te slaan. Gebruik daarvoor de button Opslaan welke in de meeste

schermen bovenin aanwezig is.

� Er kan gebruik worden gemaakt van de rechtermuisknop voor het openen van een

nieuw scherm. Het nieuwe scherm wordt dan geopend in een nieuw venster. Hierdoor

wordt het terugkeren naar het eerdere scherm vergemakkelijkt. De gegevens die in dit

eerdere scherm zijn ingevoerd blijven dan bewaard.

� Informatie op een scherm kan worden uitgeprint door te klikken met de

rechtermuisknop op het betreffende scherm en dan afdrukken selecteren.

4.1. Als u nog geen logingegevens heeft

Via de website van KABIZ www.kabiz.nl op de pagina accreditatie scholingsactiviteiten komt u via de

link PE-online op deze pagina:


Pagina 10 van 30

Als u nog geen logingegevens heeft, kunt u in het loginscherm de link vraag dan hier een account voor

uw organisatie aan aanklikken om een account aan te laten maken.

In het vervolgscherm kunt u de gegevens van uw organisatie invullen.

Voor het goed kunnen registreren van uw organisatie heeft PE-online enkele gegevens nodig. Deze

gegevens kunt u – nadat u zich heeft aangemeld – terugvinden en desgewenst wijzigen via het menu

Organisatiegegevens. U kunt via dit menu tevens uw organisatielogo opladen, welke gebruikt kan

worden in het nascholingsoverzicht en op certificaten.

Opmerking: Uitgangspunt binnen PE-online is dat een organisatie slechts éénmaal wordt

geregistreerd. Indien uw organisatie reeds bekend is wordt u daarop geattendeerd door

de foutmelding “De naam van organisatie dient uniek te zijn”. Krijgt u deze melding, dan

adviseren wij u om eerst navraag te doen in uw organisatie. U kunt gebruik maken van de eerder

ontvangen login-gegevens.

Uitzondering hierop vormen grote organisaties bestaande uit verschillende locaties en/of

afdelingen. Vermeld in dat geval achter de naam van de organisatie de afdeling of de locatie om

onderscheid te kunnen maken.

Mocht het onduidelijk zijn hoe/waarom uw organisatie reeds in PE-online is opgenomen, neemt u dan

contact op met de helpdesk.

Toelichting bij enkele in te vullen gegevens:

� De naam van uw organisatie (verplicht): deze dient uniek te zijn.

� Bezoekadres (verplicht)

� Postcode, plaats en land (verplicht)


Pagina 11 van 30

� Factuuradres: wilt u hier slechts het adres vermelden (dus niet opnieuw de naam van uw

organisatie).

� Telefoonnummer (verplicht)

� Omschrijving (verplicht): korte omschrijving van uw organisatie (u kunt de door u

ingevoerde tekst enigszins opmaken: vet, cursief, gebruik opsommingstekens etc.).

� E-mailadres van de contactpersoon (verplicht): op dit e-mailadres ontvangt u de

logingegevens. Opmerking: U kunt bij het indienen van de accreditatieaanvraag een

afwijkend e-mailadres opgeven, voor inhoudelijke vragen met betrekking tot een

nascholing.

� Naam contactpersoon (verplicht)

� E-mailadres contactpersoon (verplicht)

� Herhaal e-mailadres contactpersoon (verplicht)

� Standaard inschrijfprocedure: u kunt hier aangeven of de cursist zich via e-mail kan

aanmelden voor de scholingsactiviteit.

Na het klikken op de button OK bovenin het scherm krijgt u een bevestiging dat uw aanvraag voor

logingegevens is verstuurd. Klik op de button OK in de melding. Klik vervolgens op de button Terug.

Nadat uw aanvraag voor logingegevens is verwerkt, ontvangt u op het opgegeven e-mailadres een

bericht met uw logingegevens.

4.2. Eenmalig aanvragen van autorisatie

Nadat u toegang heeft gekregen tot PE-online, dient u zich éénmalig te laten autoriseren als

organisatie. Hierbij wordt onder andere vastgesteld of uw organisatie scholingsactiviteiten voor de

betreffende beroepsgroep verzorgd.

Zodra u inlogt met uw gebruikersnaam en wachtwoord staat in het Hoofdscherm de volgende

melding:

U bent nog niet geautoriseerd om accreditatie aan te vragen voor nascholing.

Klik op menu Autorisatie.

Na het klikken op autorisatie verschijnt een scherm met organisaties waar u autorisaties aan kunt

vragen. U moet autorisatie aanvragen bij KABIZ. Klik daarvoor op de link “klik hier voor autorisatie”.

Vul bij de extra informatie een korte beschrijving van uw organisatie en voor welke doelgroepen u

scholingsactiviteiten organiseert.

Na het klikken op de button OK bovenin het scherm krijgt u een bevestiging dat uw aanvraag is

verstuurd met de melding: Uw verzoek is verzonden. U ontvangt binnen één werkdag bericht.

Uw aanvraag voor autorisatie wordt in behandeling genomen. Normaliter ontvangt u binnen één

werkdag uitsluitsel over uw autorisatieaanvraag. Mocht dit veel langer duren, neemt u dan contact op

met de helpdesk ([email protected] ) . Het bericht dat u geautoriseerd bent krijgt u per e-mail.

Opmerking: Uitgangspunt binnen het digitale systeem is dat een scholingsaanbieder slechts eenmaal

wordt geregistreerd en geautoriseerd. Indien de scholingsaanbieder voor een tweede maal wordt

aangemeld, waarbij een enigszins afwijkende naam wordt ingegeven, kan de autorisatie worden

geweigerd. U krijgt daar ook een bericht van met de reden waarom autorisatie is geweigerd. Wij

vragen u in dat geval gebruik te maken van de eerder ontvangen logingegevens.

Mocht het onduidelijk zijn waarom uw organisatie niet wordt geautoriseerd, neemt u dan contact op

met KABIZ via [email protected].

4.3. Accreditatie aanvragen

Nadat de organisatie geautoriseerd is (eenmalig) kun u accreditatie aanvragen voor

scholingsactiviteiten indienen. Als u weer inlogt ziet u op het hoofdscherm meldingen verschijnen.

Meldingen zijn uitsluitend mededelingen over een wijziging in uw dossier. Het advies is om ze na lezing

te verwijderen.

U kunt de melding openen door erop te klikken.


Pagina 12 van 30

Zolang de melding vet is afgebeeld, is deze niet geopend. Na openen wordt de melding in normale

letters afgebeeld.

Desgewenst kunt u de melding verwijderen. Dit doet u door in het vakje voor de melding te klikken.

Vervolgens klikt u op de button “Verwijder”.

U krijgt van alle meldingen tevens een bericht naar uw e-mail adres.

U kunt accreditatieaanvragen indienen zodra uw organisatie geautoriseerd is door KABIZ.

Klik op het menu Cursusbeheer. Het volgende scherm verschijnt:

In het menu Cursusbeheer vindt u een overzicht van al uw accreditatieaanvragen, met de

bijbehorende status. Mogelijke statussen zijn: “Nog niet aangevraagd”, “Aangevraagd”, “wacht op

betaling”, “In behandeling (bij beoordelaar)”, “Niet geaccrediteerd” of “Geaccrediteerd”.

U kunt een nieuwe scholingsactiviteit aanbieden ter accreditatie door te klikken op de button

accreditatiewizard en kies nieuwe cursus aanvragen.

Wilt u een eerder ingevoerde/ingediende accreditatieaanvraag wijzigen? Klik daarvoor op de Titel van

de nascholing welke u wilt wijzigen.

Met de button Terug keert u terug naar het Hoofdscherm.

Let op: indien u nog geen autorisatie heeft en u klikt op de button Aanvraag indienen, dan

geeft PE-online u de volgende melding: “u heeft nog geen autorisatie gekregen om

accreditatieaanvragen in te dienen”. U kunt dus geen nieuwe accreditatieaanvraag indienen.


Pagina 13 van 30

4.4. Een nieuwe aanvraag indienen

Voor het indienen van een accreditatieaanvraag worden de volgende stappen onderscheiden:

Stap 1: starten met de aanvraag middels de knop “aanvraag indienen”

� maak een selectie: nieuwe aanvraag

� selecteer de beroepsvereniging(en) waar u de aanvraag wilt indienen

� invoeren algemene gegevens over de nascholing

� invoeren contactgegevens

Stap 2: toevoegen uitvoeringen en/of bijeenkomsten

Stap 3: invullen van het aanvraagformulier

Stap 4: versturen van de accreditatieaanvraag

Stap 5: controleren van de ingediende accreditatieaanvraag

Een nieuwe aanvraag indienen stap 1

Bij het indienen van een nieuwe aanvraag klikt u in het menu Cursusbeheer op de

button Accreditatie wizard. Het volgende scherm verschijnt:

Met de button Sluiten stopt u de aanvraag. Er verschijnt dan een melding: “Uw aanvraag is nog niet

volledig. Weet u zeker dat u wilt stoppen?”. Klik hier op Ja als u wilt stoppen, klik op

Annuleren als u wilt doorgaan.

Met de button Volgende gaat u verder met uw aanvraag.

In het vervolgscherm kunt u de cursusgegevens invoeren:

Toelichting op de in te vullen gegevens:

� Titel cursus (verplicht invullen; zichtbaar in het nascholingsoverzicht).

� Interne code: dit is uw referentie of inkoopordernummer (voor eigen gebruik, niet


Pagina 14 van 30

verplicht) welke op de factuur zal worden vermeld.

� Soort nascholing (verplicht invullen); u kunt kiezen uit:

o Cursus met (fysieke) bijeenkomst(en) / accreditatie per bijeenkomst

o Individuele nascholing / E-learning

o Kwaliteitskring, Intercollegiaal overleg of toetsing

o Scholing met (fysieke) bijeenkomst(en) / accreditatie voor totaal

� Omschrijving en leerdoelen (verplicht invullen; zichtbaar in het nascholingsoverzicht): met

de verschillende buttons kunt u de tekst opmaken (lettertype, grootte, vet of cursief,

aangeven met bullits etc.).

U kunt de gegevens tussentijds opslaan door te klikken op de button Opslaan. Klik op de button

Volgende om verder te gaan met uw aanvraag.

In het vervolgscherm kunt u aanvullende informatie invullen.

Toelichting op de in te vullen gegevens:

� E-mailadres voor inhoudelijke vragen: voor correspondentie over de scholingsactiviteit wordt

standaard het e-mailadres van uw organisatie gebruikt. U kunt deze hier wijzigen. Vul daarvoor het

e-mailadres voor inhoudelijke vragen met het juiste e-mailadres.

U kunt de gegevens tussentijds opslaan door te klikken op de button Opslaan. Klik op de button

Volgende om verder te gaan met uw aanvraag.

Een nieuwe aanvraag invoeren stap 2: uitvoeringen en/of bijeenkomsten toevoegen

In stap 1 van uw aanvraag heeft u het soort scholingsactiviteit aangegeven:

o Cursus met (fysieke) bijeenkomst(en) / accreditatie per bijeenkomst

o Individuele nascholing / E-learning


Pagina 15 van 30

o Kwaliteitskring, Intercollegiaal overleg of toetsing

o Scholing met (fysieke) bijeenkomst(en) / accreditatie voor totaal

Stap 2 is bedoeld voor het invoeren van uitvoeringen en bijeenkomsten. Heeft u aangegeven dat de

scholingsactiviteit individuele nascholing / e-learning betreft, dan hoeft u geen uitvoeringen en

bijeenkomsten aan te geven. U slaat in dat geval stap 2 over (dit gebeurt automatisch) waarna u verder

gaat met stap 3: het aanvraagformulier.

Heeft u aangegeven dat de nascholing uit fysieke bijeenkomsten bestaat, dan kunt u in het

vervolgscherm de uitvoering(en) en bijeenkomst(en) van de nascholing ingeven.

In PE-online worden de volgende begrippen gehanteerd:

Begrip Uitleg

Uitvoering Scholingsactiviteit (kan bestaan uit meerdere bijeenkomsten)

Bijeenkomst Dag (of dagdeel)

Herhaling De scholingsactiviteit vindt in ongewijzigde vorm nogmaals plaats

Klik op de button Uitvoering toevoegen. Er verschijnt een pop-up venster, waarin u kunt

aangeven of de nascholing uit meerdere bijeenkomsten bestaat.

Kies Ja om aan te geven dat de nascholing uit meerdere dagen of dagdelen bestaat. Bijvoorbeeld als

het gaat om een congres van 3 dagen, of als het gaat om een nascholing die op 10 zaterdagen

plaatsvindt.

Kies Nee als de nascholing slechts uit een dag (of dagdeel) bestaat.

Klik vervolgens op de button Volgende.


Pagina 16 van 30

Let op: Bij de accreditatieprocedure éénmalige bij- en nascholingsactiviteiten kunt u binnen een

tijdsperiode van drie maanden dezelfde scholingsactiviteit meerdere keren herhalen op verschillende

locaties. Als voorbeeld ik geef een cursus communicatietraining (uitvoering) die bestaat uit 2

trainingsdagen per cursus (bijeenkomsten). Ik organiseer de cursus binnen een tijdsperiode van drie

maanden op verschillende locaties in het land (herhalingen). De selectie in PE-online is dat de

scholingactiviteit uit twee bijeenkomsten bestaat. En ik maak verschillende uitvoeringen met de

bijbehorende locaties.

Let op: Bij de accreditatieprocedure van twee jaar voor herhaalde bij- en nascholingsactiviteiten kunt u

binnen een tijdsperiode van twee jaar dezelfde scholingsactiviteit meerdere keren herhalen op

verschillende locaties in het land. Iedere uitvoering wordt in het systeem ingevoerd. Daarmee worden

de data en de locaties opgenomen in de cursusagenda en kunnen beroepsbeoefenaren gericht zoeken

naar geaccrediteerde scholingsactiviteiten. Ook na de accreditatie kunnen de uitvoeringen worden

toegevoegd als nog niet alle data bekend zijn bij de accreditatie aanvraag. Omdat in de tweede fase

presenties kunnen worden ingevoerd is het essentieel dat de uitvoeringen zijn ingevoerd.

Indien voor een examen c.q. toets apart studiepunten wordt gegeven als het examen of toets met een

voldoende wordt afgesloten dan moet de toets c.q. examen als aparte bijeenkomst worden ingevoerd.

Opmerking: Bij een lange cursus die bestaat uit meerdere dagen, waarbij geen losse onderdelen

gevolgd kunnen worden kan volstaan worden met het aangeven van de periode.

De keus wordt gemaakt voor Scholing met (fysieke) bijeenkomst(en) / accreditatie voor totaal.

Indien de scholingsactiviteit niet bestaat uit meerdere bijeenkomsten krijgt u het volgende scherm:

U kunt hier de nascholingsgegevens invoeren, zoals locatie, startdatum, einddatum, aanvangstijd,

eindtijd, uitvoeringscode en eventueel opmerkingen.


Pagina 17 van 30

Opmerking: Als u heeft aangegeven dat de uitvoering niet uit meerdere bijeenkomsten bestaat, dan

dienen de starten einddatum gelijk te zijn. Indien dat niet zo is krijgt u hierover een waarschuwing.

Door te klikken op het rechthoekige icoontje met de pen achter de regel, kunt u de gegevens van de

uitvoering en/of bijeenkomsten aanvullen en/of wijzigen.

Let op: Klik op de button OK achter de regel indien u de gegevens wilt opslaan.

Indien u heeft aangegeven dat de nascholing bestaat uit meerdere bijeenkomsten, dan kunt u in een

pop-up venster het aantal bijeenkomsten aangeven. Klik vervolgens op de button OK.

U kunt nu de bijeenkomsten instellen. U kunt hier een omschrijving invullen plus het aantal uren van

de bijeenkomst.

Nadat u op de button OK heeft geklikt, verschijnt het overzicht uitvoeringen en

bijeenkomsten.

In bovenstaand scherm kunt u de gegevens van de uitvoeringen en bijeenkomsten onderhouden. Door

te klikken op het rechthoekige icoontje met de pen achter de regel, kunt u de gegevens van de

uitvoering en/of bijeenkomsten aanvullen en/of wijzigen. Klik op de button OK achter de regel indien u

de gegevens wilt opslaan

Let op: U kunt via dit scherm uitvoeringen en/of bijeenkomsten verwijderen door op de

prullenbak te klikken.

U kunt uitvoeringen toevoegen door te klikken op de button Uitvoering toevoegen. PE-online neemt

de bijeenkomsten van deze nieuwe uitvoering automatisch over. U dient de detailgegevens van deze

bijeenkomsten nog aan te vullen.

U kunt bijeenkomsten toevoegen of de omschrijving veranderen door te klikken op de button


Pagina 18 van 30

Aantal bijeenkomsten per uitvoering wijzigen.

Locatie

Aan de cursusuitvoering kunt u een locatie koppelen. Het systeem biedt de paramedicus, op basis van

de ingevulde locaties, geavanceerde zoekmogelijkheden (b.v. zoek alle nascholingen in een straal van

25 KM van mijn woonplaats of Zoek alle nascholingen in de provincie Friesland).

U kunt via het ronde grijze icoontje links tussen de donkerblauwe balken de locatie van de

nascholing toevoegen. Er verschijnt dan een scherm met alle locaties die u ooit heeft ingevoerd. U kunt

een locatie selecteren, of als de locatie nog niet in de lijst staat kunt een nieuwe locatie toevoegen.

Kiest u voor een nieuwe locatie Klik dan op Maak nieuwe locatie.

Als u een locatie wilt verwijderen, klikt u op details en in het vervolgscherm de knop Verwijder.

In het vervolgscherm kunt u de naam, het adres en de plaats invoeren en daarna klikken op

“zoeken op kaart”. Het systeem toont en kaart met de locatie die is ingevoerd. Als de locatie niet

geheel juist is kunt u deze verplaatsen door met de muis het pijltje op de kaart te verschuiven.


Pagina 19 van 30

Als u de locatie hebt ingevuld en het kaartje erbij hebt aangeklikt en u op OK hebt geklikt, wordt deze

locatie toegevoegd aan de lijst. De locatie wordt gekoppeld aan de cursusuitvoering door het

aanklikken van het bolletje voor de locatie en op OK klikken.

Zodra u alle gegevens van de uitvoering(en) en de bijeenkomst(en) heeft ingegeven dient u deze te

bewaren. Klik daarvoor op de button Opslaan bovenin het scherm. Vervolgens kiest u voor Volgende

om verder te gaan. Nu zal het eigenlijke aanvraagformulier verschijnen.

Een nieuwe aanvraag indienen stap 3: het aanvraagformulier

Het aanvraagformulier verschijnt automatisch nadat u de algemene gegevens van de scholingsactiviteit

heeft ingevoerd.

Zoals u ziet heeft de nascholing een nummer gekregen. Deze staat tussen haakjes achter de titel van de

nascholing. We noemen dit nummer ook wel het ID.


Pagina 20 van 30

Toelichting op enkele in te vullen gegevens:

� Soort scholingsactiviteit (verplicht invullen; zichtbaar in de cursusagenda); u kunt kiezen uit:

� Congres

� Symposium

� Cursus

� Workshop

� Studiedag

� Refereeravond

� Klinische les

� Vaardigheidstraining

� Doelstelling van de scholingsactiviteit

� Namen, beroep docenten

� Website met informatie

� Totaal aantal contacturen (exclusief pauzes)

� Totaal aantal uren zelfstudie (in de informatie moet duidelijk naar voren komen hoe de zelfstudie-

uren zijn opgebouwd)

� Aantal dagdelen van de scholingsactiviteit (dagdeel is een ochtend, middag of avond)


Pagina 21 van 30

� Standaard tarief inschrijfgeld

� (Concept) Programma uploaden of het invulformulier invullen met het programma. Voor het

uploaden klik op de button Bijlagen om het programma te uploaden in PE-online. Een

pop-up venster verschijnt waarin u het programma kunt opzoeken op uw computer en in PE-online

kunt zetten. Klik op de button Bladeren om het juiste bestand op te zoeken. Zoek het juiste

bestand, klik deze aan en klik vervolgens op de button Openen. U komt nu terug in het pop-up

venster, waar u het bestand met de knop Toevoegen, kunt toevoegen aan de lijst met geuploade

bestanden.

U kunt meer bestanden uploaden door opnieuw te kiezen voor Bladeren, het juiste bestand te

selecteren en opnieuw te klikken op Toevoegen. Heeft u alle bestanden toegevoegd, klik dan op de

button OK.

Opmerking: per aanvraag kunt u maximaal 99 bestanden uploaden, waarbij de maximale

omvang per bestand 10 MB mag zijn. Voor grote bestanden gaat de voorkeur er naar uit deze

bestanden te verpakken als .zip bestand.

� Is deze cursus al eerder geaccrediteerd door KABIZ of een andere organisatie?

� Soort aanvraag:

o Accreditatie éénmalig: zijn scholingsactiviteiten die éénmalig worden aangeboden of

scholingsactiviteiten die kortdurend zijn, bijvoorbeeld een symposium of een

workshop van maximaal 2 dagen of 4 dagdelen die binnen een periode van maximaal

drie maanden wordt aangeboden. De kortdurende scholingsactiviteiten kunnen op

verschillende locaties worden aangeboden mits binnen een termijn van drie maanden.

De scholingsactiviteiten die langer duren dan vier dagdelen zoals cursus, opleiding of

training kunnen slechts éénmalig worden aangeboden op één locatie. Na een positieve

beoordeling wordt voor de éénmalige scholingsactiviteiten een kwaliteitskeurmerk

afgegeven voor de data van de scholing.


Pagina 22 van 30

o Accreditatie twee jaar: e-learning en scholingsactiviteiten die regelmatig worden

herhaald op één of meerdere locaties. Er wordt voor een periode van twee jaar

accreditatie aangevraagd.

� Verbeterplannen. Bij een accreditatie van twee jaar wordt na het uitvoeren van de eerste

scholingsactiviteit op grond van de evaluatieresultaten aangegeven of er verbeteringen worden

aangebracht in de scholingsactiviteit. De volgende vragen moeten in het verbeterplan aan de orde

komen:

o Opvallende resultaten van de evaluatie

o Evaluatieresultaten van de docenten

o verbeteracties

� Elke scholingsactiviteit moet schriftelijk worden geëvalueerd. De resultaten van de evaluatie

moeten verplicht worden geupload. Indien de evaluatieresultaten niet binnen een termijn van

twee maanden na afloop van de scholingsactiviteit wordt geupload wordt de accreditatie

ingetrokken.

Een nieuwe aanvraag indienen stap 4: versturen van de aanvraag

Indien u klaar bent met uw accreditatieaanvraag, klikt u op de button Opslaan, vervolgens op de

button Verstuur. U krijgt nu een bevestiging dat de aanvraag is verwerkt.

Klik op de button Gereed. U komt nu in het scherm cursusgegevens.

U ontvangt een bevestiging van het versturen van uw accreditatieaanvraag per e-mailbericht.

Door de KABIZ wordt u verder op de hoogte gehouden van de vervolgprocedure van uw

accreditatieaanvraag.

Een nieuwe aanvraag indienen stap 5: controleer de aanvraag

In het scherm cursusgegevens vindt u alle gegevens van de door u ingevoerde scholingsactiviteit:

- vermelding van de status: aangevraagd

- cursusdetails

Controleer uw gegevens.

4.5. Het voorbereiden (en later versturen) van een accreditatieaanvraag

In PE-online is het mogelijk een accreditatieaanvraag in te voeren en deze op een later tijdstip in te

sturen naar KABIZ, bijvoorbeeld omdat nog niet alle gegevens bekend zijn

of omdat specifieke gegevens ontbreken.

Let op: wilt u gegevens bewaren, dan worden deze eerst door PE-online gevalideerd. Indien PE-online

een foutmelding geeft worden de gegevens NIET opgeslagen. U dient er eerst voor te zorgen dat de

fouten zijn hersteld. Corrigeer de fouten en kies opnieuw voor Opslaan.

De status van een accreditatieaanvraag die u niet verstuurt is “nog niet aangevraagd”.

Wilt u de accreditatieaanvraag later versturen, dan doet u dat als volgt:

� ga naar het menu Cursusbeheer

� klik op de betreffende accreditatieaanvraag (u kunt klikken op het ID of de titel van de

nascholing)

� het scherm met de cursusdetails verschijnt

� klik op de button Aanvraag indienen naar beroepsgroep

� u doorloopt nu verder de gehele accreditatieaanvraag; de eerder door u ingevulde (en

opgeslagen) gegevens heeft PE-online voor u bewaard

� indien u alle gegevens correct heeft ingevuld klikt u in het laatste scherm op de button

Verstuur

� in het menu Cursusbeheer kunt u zien dat de status van de aanvraag is gewijzigd:

“aangevraagd”


Pagina 23 van 30

4.6. Het wijzigen van een reeds verstuurde accreditatieaanvraag

Nadat de aanvraag in behandeling is genomen door de KABIZ, zal de aanvraag

worden geblokkeerd. Na het blokkeren van de aanvraag kunt u alleen nog:

� Alle informatie van de aanvraag bekijken

� Vraag/antwoord gebruiken om te communiceren

� Data van bijeenkomsten wijzigen die in de toekomst liggen

� Herhalingen toevoegen die in de toekomst liggen

Wilt u toch nog wijzigen en/of informatie toevoegen dan zult u eerst contact op moeten nemen

met KABIZ. KABIZ kan de blokkering opheffen waarna u eventuele wijzigingen door kunt voeren en/of

informatie toe kunt voegen.

Wijzigen van cursusdetails

Zoek in het menu Cursusbeheer de scholingsactiviteit die u wilt wijzigen. Nadat u op de

betreffende scholingsactiviteit heeft geklikt, verschijnt het scherm cursusdetails. U kunt in dit

scherm meteen de volgende gegevens wijzigen:

� algemene gegevens van de nascholing, zoals titel, leerdoelen en contactgegevens

� toevoegen van een uitvoering: klik op de button Uitvoering toevoegen

� wijzigen van een uitvoering en/of bijeenkomsten: klik onderin het scherm in het schema

met uitvoeringen op de tekst wijzigen: het onderhoudsscherm voor uitvoeringen en

bijeenkomsten verschijnt

Klik op de button OK om de gegevens te bewaren.

4.7. Een herhalingsaanvraag indienen

Nadat een scholing is geaccrediteerd is het gedurende een bepaalde termijn mogelijk om

herhalingsaanvragen in te dienen. Deze termijn noemen we de accreditatietermijn.

De accreditatietermijn wordt bepaald door het soort aanvraag eenmalige accreditatie of voor twee jaar

en wordt vastgelegd bij de toegekende punten.

Voor herhalingsaanvragen gelden twee belangrijke regels:

1. de aanvraag valt binnen de accreditatietermijn

2. zodra de accreditatieaanvraag is geaccrediteerd, of als deze is geblokkeerd, moet de

herhalingsaanvraag een uitvoering in de toekomst betreffen.

Een herhalingsaanvraag kunt u alleen indienen voor de beroepsgroep die accreditatie heeft verleend.

Bijvoorbeeld: u heeft een nascholing welke is geaccrediteerd voor diëtisten. U kunt nu alleen een

herhalingsaanvraag indienen voor diëtisten en geen andere beroepsgroep. Een herhalingsaanvraag is

meteen geaccrediteerd.

Binnen de accreditatietermijn zijn geen extra kosten verbonden aan de herhalingsaanvraag

4.8. Een vervolgaanvraag indienen

Nadat de accreditatietermijn is afgelopen kan voor herhaalde scholingsactiviteiten maximaal twee

maal een vervolgaanvraag worden ingediend voor een periode van twee jaar.

U doorloopt de stappen van een nieuwe accreditatie aanvraag indienen. Op de vraag of u voor de

nieuwe aanvraag de gegevens wilt kopiëren van een reeds eerdere gemaakt aanvraag kiest u ja.

Vervolgens kunt u aan de hand van een lijst scholingsactiviteiten een keuze maken. Alle gegevens van

de eerste aanvraag staan in het accreditatieformulier. U kunt alle gegevens aanpassen naar de nieuwe

situatie.

Let op: Geef aan dat het een vervolgaanvraag betreft met het nummer van de eerste aanvraag en bij

een twee vervolgaanvraag het nummer van de eerste aanvraag en het nummer van de tweede

aanvraag. Alleen op grond van deze gegevens wordt het tarief voor een vervolgaanvraag gehanteerd.


Pagina 24 van 30

4.9. Het verwijderen van een accreditatieaanvraag

Zolang u de accreditatieaanvraag nog niet heeft verstuurd, heeft u de mogelijkheid de aanvraag te

verwijderen.

Ga naar het menu Cursusbeheer en klik hier de betreffende scholing aan. Het

scherm cursus details verschijnt.

Wilt u de aanvraag definitief verwijderen, klik dan op de button Verwijderen.

Heeft u een accreditatieaanvraag per abuis ingestuurd, neemt u dan contact op met KABIZ.

4.10. Verdere verloop van uw accreditatieaanvraag

KABIZ ontvangt automatisch bericht van de door u ingediende accreditatieaanvraag. Uw aanvraag

wordt beoordeeld en waar nodig zal om extra informatie worden gevraagd.

Vragen

De accrediterende vereniging kan u via PE-online een vraag stellen. Mogelijk ontbreekt er informatie of

u wordt verzocht om bijlagen toe te voegen aan de aanvraag. Van alle vragen ontvangt u bericht op het

door u opgegeven e-mailadres (dit is het e-mailadres dat is opgegeven bij de aanvraag).

Ga naar PE-online. In het Hoofdscherm ziet u een overzicht van alle meldingen. Klik op de melding met

de vraag. Door in de melding te klikken op hier gaat u naar de accreditatieaanvraag. Onder het

aanvraagformulier staan de vragen en antwoorden die betrekking hebben op de aanvraag. Klik op de

betreffende vraag. Het is nu mogelijk om antwoord te geven op de vraag. Desgewenst kunt u na het

beantwoorden van de vraag de betreffende melding in het Hoofdscherm verwijderen.

U kunt zelf ook een vraag stellen aan de desbetreffende accrediterende vereniging stellen. U gaat dan

naar de aanvraag en klikt op het specialisme bovenin het scherm. Zo komt u in het scherm vervolg


Pagina 25 van 30

accreditatie aanvraag. Dan klikt u bovenin het scherm op Vraag/antwoord en daar kunt u uw vraag via

de email stellen.

Alle vragen en antwoorden met betrekking tot een aanvraag blijven bewaard.

Uw aanvraag kan worden verwijderd door KABIZ

Het is mogelijk dat uw aanvraag wordt verwijderd door KABIZ, bijvoorbeeld omdat het een

scholingsactiviteit voor een beroepsgroep betreft welke niet bij KABIZ moet worden ingediend. Als een

accreditatieaanvraag wordt verwijderd ontvangt u daarvan een melding. In deze melding vindt u ook

de reden van verwijdering. De reden wordt niet opgenomen in het dossier. Als u de melding

verwijderd, dan is de reden van afwijzen dus niet meer zichtbaar.

De status van uw aanvraag is nu “verwijderd”.

Factuur

Na het indienen van een aanvraag voor accreditatie zal KABIZ een digitale factuur aanmaken. U

ontvangt hierover een melding in PE-online. Door in de melding te klikken op

hier gaat u naar de accreditatieaanvraag. U kunt nu de factuur (in pdf-formaat) inzien en zonodig

printen. Op de factuur staan de betalingsinstructies. Zorg ervoor dat u deze juist verwerkt in de

betaling. De factuur wordt betaald naar de organisatie “triple deal” en niet direct naar KABIZ. Triple

deal zorgt, in combinatie met het systeem PE-online, voor de volledige betalingsafhandeling. In het

scherm van de factuur kunt u desgewenst de betaling ook online voldoen. Klik hiervoor op de knop

“online betalen”. Momenteel heeft u alleen de keuze uit de betaalmethode “I-Deal”.

Let op: U ontvangt dus geen papieren factuur per post. U zult dus zelf de factuur moeten

uitprinten om deze bijvoorbeeld naar de penningmeester van uw organisatie te sturen

Uw aanvraag wordt pas in behandeling genomen nadat de betaling is ontvangen.

Nascholingsoverzicht

Na ontvangst van de betaling wordt de scholingsactiviteit opgenomen in de cursusagenda. Omdat de

beoordeling dan nog niet is gedaan verschijnt de

nascholing met een ? in de lijst.

Betalen

Het is mogelijk om rechtstreeks, via PE-online, de factuur te voldoen. U kunt ook via een

bankoverboeking betalen. Wilt u erop letten dat bij al uw betalingen het juiste bedrag, het juiste

rekeningnummer en de juiste betalingsreferentie wordt vermeld. Wij vragen u dringend om

geen deelbetalingen of betalingen voor meerdere facturen tegelijk te doen. Deze worden in PE-online

niet goed verwerkt.

Beoordelen

KABIZ ontvangt automatisch bericht van uw betaling. Er wordt meteen

gestart met de beoordeling van uw aanvraag. Gedurende de beoordeling kan u gevraagd worden om

nadere toelichting of aanvullende informatie.

Wilt u rekening houden met een beoordelingstermijn van 5 à 6 weken.

Blokkeren accreditatieaanvraag

Zodra KABIZ de accreditatieaanvraag heeft ontvangen, wordt de aanvraag geblokkeerd. Het is nu niet

meer mogelijk om informatie toe te voegen of te wijzigen.

Wilt u na het blokkeren van de aanvraag informatie toevoegen en/of wijzigen kunt u een verzoek

indienen via de functie Vraag en antwoord.

Uw accreditatieaanvraag wordt geaccrediteerd

U ontvangt automatisch bericht zodra uw accreditatieaanvraag is geaccrediteerd. Het resultaat


Pagina 26 van 30

van de beoordeling en de toegekende punten kunt u vinden in het dossier.

Zodra de accreditatieaanvraag is geaccrediteerd, blijft het dossier geblokkeerd. Het is

niet meer mogelijk om de accreditatieaanvraag te wijzigen of om informatie toe te voegen. Wel

kunt u nieuwe uitvoeringen binnen de accreditatietermijn toevoegen.

Uw aanvraag wordt afgewezen (niet geaccrediteerd)

Het is mogelijk dat uw aanvraag wordt afgewezen, bijvoorbeeld omdat de scholingsactiviteit op

inhoudelijke en/of kwalitatieve punten niet voldoet aan de criteria. In de meeste gevallen zal de

beoordelingscommissie een toelichting geven op deze afwijzing. De status van uw aanvraag is nu

“afgewezen”.

4.11. Presentie

Via het menu Presentie kunt u zodra de tweede implementatiefase is afgerond bevestigen welke

deelnemers aanwezig waren bij door u georganiseerde scholingsactiviteit. Met het doorgeven van

presentie zullen de geaccrediteerde punten automatisch worden bijgeschreven in het dossier van de

betreffende paramedicus.

U ontvangt een aparte handleiding voor het invoeren van presenties zodra de aanvullende software is

geïmplementeerd.

4.12. Organisatiegegevens

In het menu Organisatiegegevens vindt u de gegevens van uw organisatie zoals deze zijn

vastgelegd in PE-online.

De gegevens zijn overgenomen uit uw aanvraag logingegevens. Desgewenst kunt u uw

organisatiegegevens op deze plek wijzigen. U kunt op deze plek tevens uw logo uploaden, voor de

cursusagenda van KABIZ of ten behoeve van certificaten.

Er is ook ruimte om een factuuradres in te vullen. Hierdoor worden de gegevens bij het

factuuradres automatisch op de factuur vermeld die de vereniging aanmaakt voor uw accreditatie

aanvraag. (pas op: het systeem verstuurt zelf geen Facturen per post)

U kunt in dit menu tevens aangeven hoe meldingen vanuit PE-online aan u worden gestuurd.

Standaard staan deze op Direct, voor zowel hoge als normale prioriteit meldingen. Wij raden u aan

deze instelling te handhaven. Desgewenst kunt u deze instelling wijzigen in 1X per 24 uur of 1X per

week.

4.13. Uitloggen

U kunt uitloggen uit het digitale systeem van KABIZ door in het menu voor Uitloggen te kiezen.

4.14. Waar kan ik terecht met mijn vragen?

Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen, dan kunt u telefonisch contact opnemen met

KABIZ 0900-0400694 op maandag en vrijdag tussen 9.00 en 12.30 uur, van dinsdag tot en met

donderdag tussen 9.00 e 15.00 uur of per e-mail via [email protected]

Vragen over accreditatieaanvragen kunnen alleen via vraag/antwoord in PE-online bij de betreffende

cursus worden gesteld.


Pagina 27 van 30

Vraag stellen via vraag/antwoord in PE-online

U kunt zelf een vraag stellen aan de desbetreffende accrediterende vereniging stellen. U gaat dan naar

de aanvraag in cursusbeheer en klikt op details aanvraag beroepsgroep bovenin het scherm.

Vervolgens krijgt u alle gegevens van de aanvraag. Bovenin het scherm kunt u klikken op

Vraag/antwoord en daar kunt u uw vraag stellen.

Alle vragen en antwoorden met betrekking tot een aanvraag blijven bewaard.


Pagina 28 van 30

5. Uitvoerenden en begrippen

De Beoordelingscommissie KABIZ Kwaliteitskeurmerk is door de organisatie Kwaliteitsregistratie en

Accreditatie Beroepsbeoefenaren in de Zorg (KABIZ) ingesteld en is verantwoordelijk voor de

toekenning van het kwaliteitskeurmerk. De Beoordelingscommissie beoordeelt de aanvragen tot

accreditatie en kent vervolgens het kwaliteitskeurmerk al dan niet toe. De Beoordelingscommissie

bestaat uit 3 personen:

1. beleidsmedewerker van KABIZ met onderwijskundige deskundigheid,

2. beroepsinhoudelijke deskundige van de betreffende beroepsvereniging,

3. de accreditatievertegenwoordiger van de betreffende beroepsvereniging.

De accreditatievertegenwoordiger van de beroepsvereniging draagt zorg voor de boordeling van de

vakinhoudelijke aspecten van de scholingsactiviteiten.

De organisatie Kwaliteitsregistratie en Accreditatie Beroepsbeoefenaren in de Zorg (KABIZ) draagt de

eindverantwoordelijkheid voor de ontwikkeling, de implementatie, de evaluatie en het actualisatie van

het kwaliteitskeurmerk. Voor de dagelijkse werkzaamheden heeft zij de taken gedelegeerd aan de

beoordelingscommissie. Het bestuur van KABIZ arbitreert in geval van geschillen.

Aanbieders zijn universiteiten, hogescholen, beroepsverenigingen, scholingsaanbieders, enzovoort.

Accreditatie is een vorm van kwaliteitstoetsing en –bewaking.

Het KABIZ Kwaliteitskeurmerk is een kwaliteitskeurmerk dat aan deskundigheidsbevorderende

activiteiten wordt verleend indien wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria van KABIZ.

Studiebelastingsuren (SBU):

Elk studiebelastingsuur staat gelijk aan één uur feitelijke studiebelasting.

Hierbij worden meegeteld:

− de tijd besteed aan studieactiviteiten of onderwijsdeelname

− de tijd besteed aan zelfstudie

− de tijd besteed aan toetsen/examens

− de tijd besteed aan werkstukken en scripties

− de tijd besteed aan stages

Niet meegeteld worden:

− koffiepauzes/lunches/diners

− reistijd

Contacturen:

Het naar klokuren omgerekende aantal lesuren waarop een cursist college heeft of wordt begeleid

door een docent.

Looptijd:

De periode tussen de feitelijke start van de scholingsactiviteit en het einde van de scholing, resulterend

in het verstrekken van het bewijs van deelname.


Pagina 29 van 30

6. Standaardvoorwaarden

De accreditatie van bij- en nascholingsactiviteiten van de beroepen komt onder de volgende

voorwaarden tot stand

1. Algemeen

• De Beoordelingscommissie van de KABIZ voert de procedure voor accreditatie van bij- en

nascholingsactiviteiten uit onder de onderstaande voorwaarden.

• De aanbieder van één of meer bij- en nascholingsactiviteiten verklaart zich akkoord met

deze voorwaarden door het aanvraagformulier in te vullen en een eigen verklaring voor

accreditatie te ondertekenen.

2. Vertrouwelijke behandeling van gegevens

• De gegevens van de aanbieder van de bij- en nascholingsactiviteit die voor accreditatie

wordt aangeboden, worden door de Beoordelingscommissie vertrouwelijk behandeld.

• Het bureau van KABIZ archiveert de documenten digitaal die de aanbieder aanlevert. Deze

documenten worden minstens drie jaar bewaard.

• De aanbieder heeft het recht over de verleende accreditatie te communiceren met derden.

3. Inhoud en opzet van de bij- en nascholingsactiviteit

• De inhoud en opzet van de bij- en nascholingsactiviteit moeten voldoen aan de criteria van

het accreditatie-instrument.

De criteria voor accreditatie staan beschreven in het informatiemateriaal voor aanbieders

en het beoordelingsformulier van de beoordelingscommissie.

• Een accreditatie wordt verleend onder de voorwaarde dat elke uitvoering van de bij- en

nascholingsactiviteit geëvalueerd wordt door de deelnemers.

4. Gebruik van evaluatieformulieren

• De aanbieder is verplicht om van iedere uitvoering een deelnemersevaluatie te houden en

een evaluatieverslag met verzamelformulier aan te leveren. Deze deelnemersevaluatie

wordt uitgevoerd met behulp van een zelf ontwikkeld formulier dat een aantal items van

het accreditatie-instrument evalueert.

• De aanbieder is verantwoordelijk voor het uitreiken van de evaluatieformulieren aan de

deelnemers, alsmede het weer innemen van de ingevulde evaluatieformulieren.

• De aanbieder draagt zorg voor een samenvatting van de deelnemersevaluaties. Bij

eenmalige scholingsactiviteiten upload de aanbieder binnen twee maanden na afloop de

resultaten van de evaluaties in PE-online. Bij herhaalde bij- en nascholingsactiviteiten

upload de aanbieder twee maanden voor afloop van de accreditatieperiode van 2 jaar de

resultaten van de evaluaties, het evaluatieverslag en een verbeterplan in het digitale

systeem PE-online.

5. Aanvraagprocedure

• De accreditatieaanvraag wordt formeel vastgelegd in PE-online door de aanbieder van de

bij- en nascholingsactiviteit.

• De aanbieder is verantwoordelijk voor het verstrekken van de benodigde informatie via PE-

online.

• Na ontvangst van de accreditatieaanvraag via PE-online wordt via PE-online een factuur

voor de kosten van de accreditatie verstuurd. De factuur dient binnen de op de factuur

vermelde betalingstermijn te worden voldaan. De beoordelingsprocedure wordt gestart na

ontvangst van de betaling.


Pagina 30 van 30

• De kosten voor accreditatie staan beschreven in het informatiemateriaal voor aanbieders.

• De aanbieder kan geen restitutie vragen voor de kosten van de accreditatie na een

afwijzing.

• De beoordelingscommissie beoordeelt de accreditatieaanvraag binnen een termijn van

maximaal één maand gerekend van dagtekening betaling van factuur.

6. Presentie

• De aanbieder upload de presentielijst van de deelnemers na afloop. Voor het uploaden

van de gegevens van de deelnemers maakt de aanbieder gebruik van de

registratienummers van het betreffende kwaliteitsregister

7. Accreditatie Termijnen

• De accreditatietermijn van eenmalige aanvragen is 3 maanden. De accreditatie termijn van

intercollegiaal overleg is 1 kalenderjaar. De accreditatietermijn van een tweejarige

aanvraag is twee jaar. Indien de resultaten van de evaluaties met een verbeterplan voor

afloop van de accreditatietermijn wordt geüpload in het digitale systeem en goedgekeurd

wordt door de accreditatiecommissie wordt de periode met 2 jaar verlengd.

8. Intrekken van de accreditatie

De accreditatiecommissie kan te allen tijde de accreditatie intrekken:

- Als de scholingsbijeenkomst niet wordt uitgevoerd conform de aanvraag.

- Als de PR- en scholingsmateriaal niet overeenkomstig de geaccrediteerde versie

aan de deelnemers wordt aangeboden.

Wanneer de aanbieder herhaaldelijk verzuimt om zich te houden aan de

standaardvoorwaarden voor accreditatie, kan de beoordelingscommissie besluiten om

gedurende een nader te bepalen periode geen accreditatieaanvragen van de aanbieder in

behandeling te nemen.

De accreditatie kan niet met terugwerkende kracht worden ingetrokken voor die herhaalde

scholingsactiviteiten waarvoor de certificaten of bewijzen van deelname reeds zijn uitgereikt.

9. Beroep aantekenen

• De aanbieder heeft het recht van beroep.

• Het beroep kan worden aangetekend t.a.v.:

- Besluiten om geen accreditatie te verlenen

- Besluiten om accreditatie in te trekken

- Procedurele aspecten van behandelende aanvragen

• Het beroep moet met redenen omkleed en schriftelijk worden ingediend bij de

Beroepscommissie Accreditatie.

• De beroepscommissieleden zijn onafhankelijk. De leden hebben geen actieve functie

binnen één van de beroepsverenigingen of aanbieders van deskundigheidsbevorderende

activiteiten.

• Het aantal leden in de beroepscommissie is drie. De besluitvorming vindt plaats met

meerderheid van stemmen.

• Het beroep kan worden ingediend tot drie maanden na de datum van de beslissingsbrief

van de accreditatiecommissie.

• De Beroepscommissie Accreditatie beslist binnen acht weken na indiening van het beroep.

10. Slotbepaling

In alle gevallen waarin de bovenstaande voorwaarden niet voorzien, beslist het bestuur van

KABIZ.

handleiding kwaliteitskeurmerk voor scholingsaanbieder kabiz

Documents