Handleiding

Versie 1.0

1

2

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave....................................................................................................................2 1. Introductie ...................................................................................................................3 2. Het R!FaS scherm..........................................................................................................4 3. Het R!FaS menu............................................................................................................5 4. Inloggen in R!FaS..........................................................................................................6 5. R!FaS Gegevens: persoonlijk...........................................................................................9 6. R!FaS Gegevens: vestiging ........................................................................................... 10 7. Risicomodel; Producten invoeren ................................................................................... 11 8. Risico inventarisatie ..................................................................................................... 17 8.1 risicoadvies 8.2 advies bij verwerking handelsfabrikaat 8.3 hoe te handelen bij ontbreken van advies 9. Producten .................................................................................................................. 19 9.1 producten bekijken en verwijderen 9.2 producten database

1. Introductie

Wat is R!FaS Het Risico instrument Farmaceutische Stoffen (RiFaS) is een software programma waarmee de risico’s bij apotheekbereiding inzichtelijk worden gemaakt. Het geeft advies over hoe de eventuele gezondheidsrisico’s tijdens de bereiding of voor toediening gereed maken (vtgm) van geneesmiddelen, geminimaliseerd kunnen worden. Naast de risicobeoordeling geeft R!FaS achtergrondinformatie over het veilig omgaan met farmaceutische stoffen. Ook laat R!FaS zien hoe de risicobeoordeling tot stand komt. R!FaS is met financiele steun, afkomstig uit het programma Versterking Arbobeleid Stoffen (VASt) van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), door de Stichting Bedrijfsfonds Apotheken (SBA) voor openbare apotheken ontwikkeld, in samenwerking met TNO Kwaliteit van Leven Zeist en het Wetenschappelijk Instituut Nederlandse Apotheken (WINAp). Hoe werkt R!FaS? U kunt op eenvoudige wijze bereidingsvoorschriften in R!FaS invoeren. Dit kan handmatig of via Protype. In de toekomst kan dit ook via de koppeling met een aantal weegsystemen. De risicobeoordeling vindt plaats door het gevaar van de stoffen waaruit de bereiding bestaat, te combineren met de mate van blootstelling aan deze stof tijdens de bereiding. Bij de classificatie van het gevaar van stoffen wordt rekening gehouden met de MAC-waarde, R-zinnen, en met eventuele plaatsing op de SZW-lijsten. De mate van blootstelling wordt bepaald door de aard van de stof (vast, vloeibaar) en de hoeveelheid die wordt bereid. In combinatie met de gegevens over de werkplek (bijvoorbeeld ventilatievorm) komt een advies tot stand dat moet leiden tot een zo laag mogelijk gezondheidsrisico bij het bereiden. Als de apotheek niet over de juiste werkplek beschikt, dan wordt geadviseerd om aanvullende maatregelen te nemen, of om de bereiding niet uit te voeren. De bereiding kan dan worden overgedragen aan een apotheek die wel de benodigde faciliteiten in huis heeft. Deze handleiding helpt u bij het gebruik van R!FaS.

3

4

2. Het R!FaS scherm

Indeling Het scherm bestaat uit drie delen: De bovenkant met het R!FaS-logo. Dit gedeelte ziet er altijd hetzelfde uit.

De linker zijkant met daarin het menu. De inhoud van het menu is afhankelijk van of u ingelogd bent of niet en waar u zich precies bevindt, welke rechten u hebt en andere factoren. De menuonderdelen waarop geklikt kan worden, worden groen wanneer er met de muis over wordt bewogen. Door er op te klikken, wordt het onderdeel uitgevoerd.

Het overige gedeelte van het scherm. Hierin bevindt zich de informatie die via de verschillende opties in het menu wordt opgevraagd. In dit gedeelte van het scherm zijn teksten die klikbare links zijn steeds in het groen weergegeven. Door erop te klikken zal er een actie plaatsvinden of een vervolgscherm worden getoond. Soms worden er symbolen getoond waarop geklikt kan worden.

Opbouw van de webpagina’s Deze website maakt gebruik van moderne webtechnologieën, waaronder Ajax. Ajax is een term voor het ontwerp van interactieve webpagina's, waarbij de pagina's niet in hun geheel ververst hoeven te worden om nieuwe inhoud te krijgen. Hierdoor ontstaat een “soepel lopende” website. Wel is het zo dat het gebruik van de standaardknoppen van de browser (en het toetsenbord) om een pagina voor- of achteruit te gaan of te verversen af te raden is, omdat deze niet werken zoals op een webpagina zonder Ajax. Dit is soms even wennen, omdat het gebruik van deze knoppen vaak “ingesleten” is. Beschikbare documenten Een deel van de informatie in R!FaS is beschikbaar als PDF-document. Om de PDF-documenten te kunnen lezen, moet een PDF-reader op de computer geïnstalleerd zijn. Deze programma's zijn gratis op internet beschikbaar. De bekendste zijn Adobe Reader en Foxit Reader. Op de R!FaS-website staan links naar de websites waar u deze readers kunt downloaden. De PDF-documenten die op de website staan, kunnen op de eigen computer opgeslagen worden door met de rechter muisknop op de betreffende link te klikken en Doel opslaan als... (of Save target as…) te kiezen. De inhoud van deze documenten kan, zeker in het begin, nog wel aangepast worden. Ga er daarom bij lokale kopieën nooit van uit dat het de meest actuele documenten betreft.

3. Het R!FaS menu

Het standaardmenu is onderverdeeld in een aantal categorieën: inloggen, Algemeen, Informatie en Verantwoording. In het onderdeel Algemeen zijn algemene zaken als de startpagina, handleiding, veelgestelde vragen en contactgegevens ondergebracht. In het onderdeel Informatie zijn de richtlijnen en het nieuws te vinden. De richtlijnen zijn onderverdeeld in categorieën:

• De R!FaS richtlijnen met informatie over aanvullende maatregelen om blootstellingrisico’s te verminderen.

• Een richtlijn CMR-stoffen. • Een toelichting op en overzicht van de SZW-lijsten ‘voor

voortplanting giftige stoffen’ en ‘kankerverwekkende stoffen’. De R!FaS-richtlijnen zijn ontwikkeld als extra informatie om de bereiding veilig te kunnen uitvoeren en gelden als onderbouwing van het advies.

In het onderdeel nieuws zijn de actualiteiten, links en informatie over de laatste updates van de stoffendatabase te vinden. In het onderdeel Verantwoording vindt u de inhoudelijke toelichting op de werking van het instrument R!FaS. In het onderdeel documentatie zijn de validatie- en onderzoeksrapporten opgenomen. Ook is hier informatie te vinden over de duur en frequentie van blootstelling, luchtbehandelingsapperatuur en de instructie hoe te handelen bij het ontbreken van voldoende gegevens waardoor een deeladvies wordt afgegeven. Tenslotte staan in dit onderdeel het privacyreglement en de disclaimer. Na het Inloggen worden de onderdelen Gegevens en Risicomodel zichtbaar. In het onderdeel Gegevens worden persoonlijke gegevens en vestigingsgegevens vastgelegd. De vestigingsgegevens zijn van groot belang voor het afgeven van een juiste risicoanalyse. Na het invoeren van deze gegevens wordt het onderdeel Risicomodel getoond. Het Risicomodel is de kern van het R!FaS instrument. Hierin wordt de risicoanalyse over een bereiding uitgevoerd en vindt u de producten.

5

4. Inloggen in R!FaS

Om van de analysemogelijkheden van R!FaS gebruik te kunnen maken, dient u eerst in te loggen. Daartoe moet (eenmalig) een wachtwoord worden aangevraagd. Aanvragen van een wachtwoord Klik in het menu op Inloggen. Klik op het woordje hier (zie onderstaande afbeelding) om op de pagina te komen waar u een wachtwoord aan kunt vragen.

De volgende pagina verschijnt:

6

Volg de aanwijzingen op. Binnen enkele minuten ontvangt u een e-mail met een wachtwoord. U gaat automatisch terug naar de inlogpagina, waar uw e-mailadres al is ingevuld:

In de e-mail die u krijgt staat een wachtwoord waarmee u in kunt loggen. Indien gewenst kunt u dit wachtwoord, na de eerste keer inloggen, wijzigen.

7

Inloggen Vul uw e-mailadres en wachtwoord in en klik op ‘Inloggen’.

Als u een verkeerd wachtwoord invoert, krijgt u hiervan een melding. Controleer het wachtwoord en probeer het opnieuw.

Na succesvol inloggen verschijnt in het menu het onderdeel Gegevens, met daaronder het menu-item persoonlijk. U komt automatisch terecht op de pagina met persoonlijke gegevens.

8

5. R!FaS Gegevens: persoonlijk

Het scherm met persoonlijke gegevens moet eerst worden ingevuld, voordat u verder kunt gaan met R!FaS. Vul uw naam in en wijzig eventueel uw wachtwoord. Ook kunt u aangeven of u uw inloggegevens wilt opslaan, zodat u de volgende keer dat u deze website bezoekt niet opnieuw uw inloggegevens hoeft in te voeren. Tenslotte ziet u een door het systeem gegenereerd Gebruiker-ID. Externe programma’s hebben dit ID nodig om gegevens met deze website uit te kunnen wisselen. Raadpleeg de documentatie van de betreffende programma’s voor het gebruik van het Gebruiker-ID.

Nadat u de gegevens op deze pagina heeft ingevuld, klikt u op ‘Opslaan’. In het menu verschijnt het item vestiging (onder Gegevens). U komt automatisch terecht op de pagina met vestigingsgegevens.

9

6. R!FaS Gegevens: vestiging

Ook de pagina met vestigingsgegevens moet eerst worden ingevuld, voordat u verder kunt gaan met R!FaS. Op deze pagina voert u uw vestigingsgegevens in. Ook geeft u aan over welke werkplekken u beschikt. Tenslotte geeft u aan wat de totale bereidingsduur in uw vestiging is. Deze gegevens zijn van goot belang voor een juiste risicobeoordeling. Pas daarom deze gegevens direct aan, als zich wijzigingen in de betreffende situatie voordoen! Lees de toelichtingen ‘Richtlijn Duur en frequentie’ en het rapport ‘Risicomatrix’, voordat u de gegevens op deze pagina invult. Nadat u alle gegevens heeft ingevuld, klikt u op ‘Opslaan’. De persoonlijke- en de vestigingsgegevens hoeft u slechts eenmalig in te voeren en alleen aan te passen als zich wijzigingen in de betreffende situatie voordoen.

10

7. Risicomodel; Producten invoeren

Nu de basisgegevens zijn ingevuld, kunt u aan de slag met het risicomodel. Dit kan door handmatige invoer van producten in R!FaS, maar ook door koppeling met een extern programma, zoals ProType of een weegsysteem. Nadat de persoonlijke- en vestigingsgegevens zijn ingevuld, wijzigt het menu: het onderdeel Risicomodel verschijnt, met daaronder het menu-item producten. Klik op producten. Er verschijnt een pagina met een overzicht van ingevoerde producten. Indien u nog geen producten heeft ingevoerd, krijgt u de volgende melding:

Klik op het groene woordje hier om een product toe te voegen. Het volgende scherm, waarin een aantal basisgegevens van het product moet worden ingevoerd, verschijnt:

Vul de velden in en klik op ‘Opslaan’. In het volgende scherm kunt u nu de grondstoffen invoeren die bij het product horen:

11

In het grote invulveld ‘Zoek:’ kunt u een grondstof zoeken door middel van de HPK, de memocode of (een deel van) de naam (zie de toelichting). Na het intoetsen van elke letter wordt de invoer geanalyseerd. De grondstoffen die (nog) aan het zoekcriterium voldoen, worden getoond. Op het scherm staat steeds uitgebreide uitleg en toelichting. Beweeg de muis over het groene vraagteken en het groene plusteken: er verschijnt een korte toelichting in beeld. Door op het groene vraagteken te klikken, verschijnt de uitgebreidere toelichting. Door er nogmaals op te klikken verdwijnt deze toelichting weer.

Het toevoegen van grondstoffen In de R!FaS-schermen wordt gewerkt met een vaste layout voor tabellen. In onderstaand overzicht wordt uitleg gegeven over de wijze waarop de tabellen in R!FaS zijn opgebouwd.

12

Uitleg tabellen De meeste tabellen op de website hebben de lay-out zoals in onderstaande schermafdrukken is te zien. De bovenste twee regels vormen de kopregels van de tabel en kunnen gebruikt worden om te navigeren en te sorteren:

Op de groene elementen in de tabel kan geklikt worden. In de kopregels is te zien dat er 199 grondstoffen zijn gevonden. De eerste 10 worden getoond. Door pagina’s bladeren Er kan door de grondstoffen worden gebladerd door op de navigatiepijltjes te klikken:

Deze betekenen van links naar rechts: - Ga naar de eerste pagina - Ga naar de vorige pagina - Ga naar de volgende pagina - Ga naar de laatste pagina

Als u op de eerste pagina bent, zijn de symbooltjes voor eerste en vorige pagina niet groen, want ze hebben dan geen functie. Aantal regels per pagina Afhankelijk van het aantal regels in de tabel, kunt u kiezen uit het aantal regels dat u tegelijkertijd wilt zien: 10, 15, 20, 25 of 50. Standaard worden er 10 regels getoond. Kies een ander aantal door op het groene getal te klikken. Sorteren De inhoud van een tabel kan gesorteerd worden. Klik op de groene kolomkop (in bovenstaand voorbeeld dus op hpk, memo, hpk-grondstof of ehd. De eerste keer dat u klikt zal er oplopend op die kolom worden gesorteerd, dus van A->Z of oplopend op getalswaarde. De volgende keer dat u klikt zal er aflopend worden gesorteerd, dus van Z->A of aflopend op getalswaarde. Elke keer dat u op de kolomkop klikt, zal de sorteervolgorde worden omgedraaid.

13

Een voorbeeld U wilt de grondstof hydrochinonum toevoegen. U typt de letter h in in het zoekveld. Het volgende wordt getoond:

U selecteert de grondstof door op de groene naam te klikken. Als u meerdere letters of cijfers in het zoekveld invoert, zal de selectie zich steeds verder beperken, tot bijvoorbeeld:

Klik op HYDROCHINONUM. De grondstof wordt overgenomen op de zoekregel. Selecteer vervolgens (eventueel) de bewerking en geef de hoeveelheid en eenheid aan.

14

Klik op het groene plusteken. De grondstofregel wordt toegevoegd aan het product:

Op dit moment is het al mogelijk om een advies te laten berekenen. In dit voorbeeld wilt u echter nog meer grondstoffen toevoegen, bijvoorbeeld lanettezalf. U typt de memocode lanez in en selecteert de juiste grondstofregel door er dubbel op te klikken:

U vult de juiste hoeveelheid en eenheid in en klikt op het groene plusteken. De grondstof wordt toegevoegd. Op dezelfde wijze zoekt u de laatste grondstof, acetylcysteinum, en voegt die toe. Het volgende scherm verschijnt:

15

U kunt de volgorde van de rijen aanpassen door op de groene pijltjes achter de grondstof te klikken. Boven de tabel staat de link toelichting. Klik hierop en een toelichting op de tabel verschijnt. Ook de namen van de grondstoffen zijn groen weergegeven, en dus klikbaar. Na klikken op toelichting, alle grondstoffen en overige (groen weergegeven) links, verschijnt het volgende scherm:

Klik nogmaals op de groene links om de extra informatie te verbergen.

16

8. Risico inventarisatie

8.1 risico advies Klik op Bereken advies om een advies te laten berekenen:

Na enige seconden verschijnt het resultaat van de berekeningen. Door in de tabel ‘Per grondstof…’ op toelichting te klikken, verschijnt er een uitleg over die tabel:

Het advies van de Risico inventarisatie is gebaseerd op de vooraf ingestelde bereidingstijd en (mede) afhankelijk van de beschikbare werkplek(ken) die in het onderdeel vestigingsgegevens zijn ingevoerd. Bovenstaand voorbeeld is gemaakt voor een vestiging die beschikt over een werkplek met afzuiging Als duur van de bereiding wordt de totale bereidingstijd van acht uur per dag gehanteerd.

N.B. Indien er wijzigingen zijn in de bereidingstijd en/of de inrichting van de werkplek, wordt het advies niet automatisch aangepast. Pas deze gegevens in het onderdeel

vestigingsgegevens aan en laat een nieuw risico advies berekenen.

Ook als er wijzigingen zijn in de chargegrootte van de bereiding, moet een nieuw risico advies worden opgevraagd.

17

Als de werkplek met afzuiging niet aanwezig zou zijn (en dit dus bij de betreffende vestigingsgegevens is aangegeven), zou het resultaat van de Risico inventarisatie er als volgt uitzien:

Klik op de groene links voor aanvullende informatie. Als er sprake is van een CMR-alert, huidalert of oogalert, dan wordt dat in deze tabel getoond. Klik op de (groen weergegeven) titel van een richtlijn om deze te openen.

8.2 Advies bij verwerking van halffabrikaten Het werkplekadvies en de huid- en oogalerts van RiFaS zijn gebaseerd op de uiteindelijke, zuivere grondstoffen die in een product gevonden worden. Als deze grondstoffen in een halffabrikaat verwerkt zijn, kan het advies van RiFaS 'te zwaar' zijn. U kunt klikken op ‘toelichting’ voor meer informatie over de handelwijze bij het opvragen van een aangepast advies, op basis van het verwerken van halffabrikaten. Het advies kan te zwaar zijn omdat een stof al is opgelost in het halffabrikaat en daardoor minder gevaarlijk is. Het is op dit moment nog niet mogelijk hier onderscheid tussen te maken. In deze gevallen dient de gebruiker zelf het advies aan te passen. De eenvoudigste manier om dit te doen, is handmatig een product in te voeren waarin alleen de overige grondstoffen voorkomen. Een voorbeeld voor een 'te zwaar' advies is cetomacrogolcrème, waarbij sorbinezuur (gevaarklasse 3) verantwoordelijk is voor het advies om in een stofafzuigkast te werken en een veiligheidsbril te dragen. Andere voorbeelden zijn: • Benzalkoniumbasisoplossing 0,1 mg/ml • Boorzuur-benzalkoniumoplossing • Calaminelotion • Carbomeerwatergel 1% • Cetomacrogolcrème en -smeersel • Cetrimidecrème 0,5% • Fenylmercuri-oplossing 0,04% • Hypromellose-benzalkoniumoplossing • Lanettecrème (I, II) en -smeersel • Zinkoxidekalkwaterzalf • Zinkoxideschudsel, alcoholisch

Het is ter beoordeling aan de gebruiker of het afgegeven advies op basis van het halffabrikaat daadwerkelijk ‘te zwaar’ is. 8.3 Hoe te handelen bij ontbreken advies R!FaS kan de melding ‘Geen advies’ geven als de hoeveelheid van één of meer grondstoffen niet ingevuld is. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de bereiding van capsules. Hier is de hoeveelheid benodigde vulstof niet exact bekend, maar variabel (q.s.). Een eenvoudige manier om toch een advies te krijgen, is de gegevens van de werkzame stof(fen) in te voeren, zonder het vulmiddel.

18

9. Producten Onderhoud

9.1 Producten bekijken en verwijderen Als één of meerdere producten zijn ingevoerd, worden ze getoond als u op producten in het menu klikt. Het volgende scherm verschijnt als er één product is ingevoerd:

Of, als er vele producten zijn ingevoerd:

Het overzicht wordt standaard gesorteerd op de adviesdatum. Het laatst berekende advies staat bovenaan. De bovenste regel kent een aantal speciale selectieopties. Door de muis erover te bewegen en even stil te houden, wordt een korte toelichting getoond; door er op te klikken wordt de selectie toegepast:

De ‘knoppen’ hebben de volgende betekenis:

A Toon alleen producten met alert(s)

C Toon alleen producten met CMR-alert

H Toon alleen producten met huidalert

O Toon alleen producten met oogalert

Toon alleen producten zonder waarschuwingen

19

Toon alleen niet-verwerkte producten

Toon alleen producten met aanvullende waarschuwingen

Toon alle producten

Producten verwijderen Door te klikken op het groene prullenbakje, kan een product worden verwijderd. Voor de zekerheid wordt gevraagd of u het product echt wilt verwijderen:

Indien u op ‘Nee’ klikt, wordt het product (uiteraard) niet verwijderd en gaat u automatisch terug naar het productenoverzicht. Indien u op ‘Ja’ klikt, wordt een bevestigingsbericht getoond van waaruit het productenoverzicht weer bereikt kan worden.

9.2 Producten database R!FaS maakt gebruik van een stoffendatabase die onder verantwoordelijkheid van KNMP door Z-Index wordt onderhouden. Een door R!FaS afgegeven advies is gebaseerd op informatie in deze stoffendatabase. Met enige regelmaat zal een update van de stoffendatabase worden ingelezen. Indien er wijzigingen zijn in de gegevens in de stoffendatabase, is het mogelijk dat een risico advies van een bereiding niet meer juist is. Het is dus van groot belang om voor iedere bereiding een nieuwe risicobeoordeling op te vragen.

De huidige versie van R!FaS is geschikt om adviezen te geven bij het bereiden uit grondstoffen. R!FaS is nog niet uitgerust om adviezen te geven bij het aanpassen van handelspreparaten (bijvoorbeeld tabletten) en het voor toediening gereed maken van geneesmiddelen (VTGM). Deze uitbreiding is gepland voor 2008. In het onderdeel nieuws (onder Informatie) wordt de historie van stoffendatabase updates weergegeven.

20