handreiking rechtmatigheid en interne controle...inhoudsopgave deel 1. rechtmatigheid en interne...
TRANSCRIPT
Handreiking rechtmatigheid en interne controle‘EEN WEGWIJZER NAAR EEN REGEL(S)LUWE VERANTWOORDING EN CONTROLE’
Rechtmatigheid en interne controle bij verstrekkingen aan derden in vogelvlucht
Dit advies is opgesteld door de VNG / project Minder Regels, Meer Service in
samenwerking met Deloitte Accountants BV, Audit Public Sector.
Datum: december 2010
Deze publicatie is een uitgave van de VNG. Het onderzoek is verricht in het
kader van het project Minder Regels Meer Service. In dit project werken de
ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Economische
Zaken en Financiën samen met de VNG aan vermindering van de regeldruk
en verbetering van de dienstverlening.
Vormgeving en opmaak
VNG - Chris Koning
Druk
Drukkerij Excelsior, Den Haag
Inhoudsopgave
Deel 1. Rechtmatigheid en interne controle in vogelvlucht 7
1 Inleiding 9
1.1 Invoering rechtmatigheid 9
1.2 Evaluatie rechtmatigheid nu en in de toekomst 10
1.3 Deregulering en rechtmatigheid 10
1.4 Bezuinigingen en inzet van financiële middelen 11
1.5 Doel van de handreiking 11
2 Het wat, hoe en waarom van rechtmatigheid 13
2.1 Uitwerking en inhoud rechtmatigheid 13
2.3 Rechtmatigheid en de actoren 16
2.4 Te maken keuzes 19
2.5 Interne controle 22
2.6 Aandachtspunten, valkuilen en tips 23
3 Het rechtmatigheidoptimum 29
Deel 2. Wet Werk en Bijstand: bijstand 31
1. Inleiding 33
2. Wat en hoe wordt er verstrekt? 39
3. Specifieke onderwerpen en aandachtspunten 47
3.1 Inleiding 47
3.2 Bedrijfsvoering nu en in de toekomst 48
3.3 Fraude 53
4 Risico’s in het kader van de WWB 55
5 Uitwerking scenario’s 57
5.1 Scenario 1: Preventief organiseren 57
5.2 Scenario 2: Zoeklichtcontroles 60
5.3 Scenario 3: Toegespitste aanpak 62
6 Basisvoorwaarden en -vereisten 65
7 Samenvatting 69
Bijlage 1 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 1:
Preventief organiseren 71
Bijlage 2 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 2:
Zoeklichtcontroles 73
Bijlage 3 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 3:
Toegespitste aanpak 76
Deel 3: Wet maatschappelijke ondersteuning: persoonsgebonden
budget 79
1 Inleiding 81
2 Wat en hoe wordt er verstrekt? 85
3 Risico’s in het kader van het pgb 91
4 Uitwerking scenario’s 93
4.1 Scenario 1: Preventief organiseren 93
4.2 Scenario 2: Zoeklichtcontroles 99
4.3 Scenario 3: Toegespitste aanpak 101
5 Basisvoorwaarden en -vereisten 105
6 Samenvatting 109
Bijlage 1 Uitwerking PGB WMO scenario 1:
Preventief organiseren 111
Bijlage 2 Uitwerking PGB WMO scenario 2:
Zoeklichtcontroles 113
Bijlage 3 Uitwerking PGB WMO scenario 3:
Toegespitste aanpak 117
Deel 4. Algemene subsidie-verordening: subsidie 121
1 Inleiding 123
2 Wat en hoe wordt er verstrekt? 129
3 Specifieke onderwerpen en aandachtspunten 139
4 Risico’s in het kader van subsidieverstrekking 145
5 Uitwerking scenario’s 149
5.1 Scenario 1: Preventief organiseren 149
5.2 Scenario 2: Zoeklichtcontroles 154
5.3 Scenario 3: Toegespitste aanpak 156
5
6 Basisvoorwaarden en -vereisten 159
7 Samenvatting 163
Bijlage 1 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 1:
Preventief organiseren 165
Bijlage 2 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 2:
Zoeklichtcontroles 167
Bijlage 3 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 3:
Toegespitste aanpak 170
6
7
Deel 1. Rechtmatigheid en interne controle in vogelvlucht
8
9
1 Inleiding
Rechtmatigheid. Het is inmiddels een gevleugelde term bij gemeenten.
Maar wat is rechtmatigheid nu precies? Kort samengevat: rechtmatig-
heid is het naleven van wet- en regelgeving. Met die definitie lijkt
het zo eenvoudig en is de opmerking al snel ‘dat wordt toch ook al
gedaan?’. Toch blijkt de invoering van de rechtmatigheidcontrole bij
gemeenten en provincies geen sinecure te zijn geweest en worstelen
gemeenten ook nu nog, mede als gevolg van een dereguleringsoperatie
van de afgelopen jaren, met het verbeteren en doorontwikkelen van
de efficiency en effectiviteit van en transparantie over het rechtmatig
handelen.
1.1 Invoering rechtmatigheidTot en met 2003 was de inrichting van de gemeentelijke organisatie en
de accountantscontrole op de jaarrekening met name gericht op het ge-
trouwe beeld van de jaarrekening. Vanaf 2004 zijn gemeenten verplicht
om naast de getrouwheid ook aan te tonen dat hun financiële hande-
lingen rechtmatig hebben plaatsgevonden. De accountant doet in de
accountantsverklaring bij de jaarrekening vanaf 2004 een formele uit-
spraak over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties.
Over de interpretatie en de reikwijdte van het begrip rechtmatigheid
bestond in 2004 grote onduidelijkheid en onzekerheid bij gemeenten.
Wat moest er nu gecontroleerd worden en waren gemeenten hier wel
klaar voor? Eerst eind 2004 was deze eerste discussie afgerond. Al snel
bleek dat een groot aantal gemeenten nog niet direct kon aantonen dat
hun financiële handelingen rechtmatig waren geweest. Hoofdoorzaak
was dat de toenmalige regelgeving, procedures en instrumenten niet
waren ingericht om te komen tot een verantwoording over het recht-
matig financieel handelen. Veel spelregels werden niet nageleefd en er
was geen directe informatie voorhanden om aan te kunnen tonen dat
naleving wel had plaatsgevonden, zoals aanwezigheid van documenta-
10
tie, naleving van bezuinigingen of dossiervorming.
1.2 Evaluatie rechtmatigheid nu en in de toekomstVele publicaties en adviezen hebben in 2004 en de jaren erna richting gege-
ven aan het uitwerken van het rechtmatigheidbegrip en de acties die in dit
kader door gemeenten moeten worden ondernomen. Zo heeft de VNG een
inventarisatie gemaakt van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving,
hebben het NIVRA (beroepsorganisatie van accountants)en het Ministerie
van BZK adviezen gegeven en is zelfs een Platform Rechtmatigheid Provin-
cies en Gemeenten opgericht dat richting geeft aan de toepassing en bor-
ging van rechtmatigheid. Hiermee is vanaf 2004 steeds meer duidelijkheid
ontstaan in de vereisten die samenhangen met de naleving van de wet- en
regelgeving, zoals het begrippenkader, de rol van de verschillende actoren
en de reikwijdte van rechtmatigheid. De stofwolken rondom de invoering
van de rechtmatigheidcontrole zijn inmiddels in belangrijke mate neerge-
daald. De implementatie, screening van wet- en regelgeving, vormgeving
controles en aanpassen van processen en organisatie heeft de afgelopen
jaren in belangrijke mate zijn beslag gekregen. Dit betekent echter niet dat
gemeenten ‘klaar zijn’ met rechtmatigheid. Bestond aanvankelijk de angst
dat de rechtmatigheidverantwoording en -controle vooral een lastenver-
zwaring zou zijn, in de praktijk blijkt het bij een slimme aanpak juist tot een
verbetering van de bedrijfsvoering te leiden, meer rechtszekerheid te bieden
en (grote) besparingen op te leveren.
1.3 Deregulering en rechtmatigheidVanuit het besef dat met minder en vooral slimmere regels effectiever en
efficiënter hetzelfde of zelfs meer bereikt kan worden, is de VNG met de
Ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Economische
Zaken en Financiën gestart met projecten die als doel hebben te komen tot
deregulering. In 2007 is hiertoe onder andere het project Minder Regels
Meer Service gestart. Het doel van dit project is gemeenten te ondersteunen
bij het lastenarmer maken van hun regelgeving, en bij het verbeteren van
die dienstverlening. De afgelopen vier jaar hebben gemeenten een flinke
slag gemaakt met het dereguleren van hun regelgeving. Deregulering aan
11
de voorkant leidt uiteraard tot vragen over toezicht en handhaving aan de
achterkant van het proces. Met name op de domeinen pgb/Wmo en subsi-
diebeleid spitsen deze vragen zich toe op de rechtmatigheid.
1.4 Bezuinigingen en inzet van financiële middelenNaast de wens om de administratieve lasten voor de cliënten te verminderen,
noopt ook de druk op gemeentelijke budgetten en overhead de gemeenten
om haar processen, werkzaamheden en instrumenten zo efficiënt en ef-
fectief mogelijk in te richten. Middelen moeten zoveel mogelijk beschikbaar
zijn en blijven voor de uitvoering en realisatie van het primaire proces. Een
juiste balans tussen verantwoording en controle enerzijds en vermindering
van regeldruk en administratieve lasten anderzijds is daarbij essentieel. Bij
verantwoorden om te verantwoorden is immers niemand gebaat.
1.5 Doel van de handreikingDeze handreiking heeft als doel gemeenten een handvat te bieden om
intern de discussie te voeren over het bereiken van een rechtmatigheidopti-
mum: het punt waar sprake is van balans tussen verantwoording en controle
(inclusief rechtmatigheid) enerzijds en vermindering van regeldruk en admi-
nistratieve lasten anderzijds. Inhoudelijk spitst de handreiking zich toe op de
domeinen PGB/WMO en subsidiebeleid. De werkwijze op het domein WWB/
Bijstand is hierbij als referentiemateriaal gebruikt.
12
13
2 Het wat, hoe en waarom van
rechtmatigheid
2.1 Uitwerking en inhoud rechtmatigheidRechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, de financiële
rechtmatigheid, heeft betrekking op baten, lasten en balansmutaties.
Baten, lasten en balansmutaties zijn altijd het gevolg van financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan in de administratie.
Financiële beheershandelingen zijn te onderscheiden naar de volgende
vier categorieën:
Financiële beheersbehandeling Omschrijving Voorbeeld
Transacties Een handeling waarbij een tegenprestatie wordt geleverd of verkregen
Inkopen, verkopen
Overdrachten Een handeling waarbij financiële middelen van of aan personen en/of rechtspersonen worden overgedragen zonder dat direct sprake is van levering van een tegenprestatie en heffingen
Subsidies, uitkeringen, belastingen
Financieringen Een handeling waarbij gelden worden uitgezet of opgenomen in verband met leningen en de daarbij behorende aflossing en rente
Langlopende leningen, kasgelden, verstrekte kredieten
Vermogensmutaties Een handeling die leidt tot een mutatie in het vermogen en waarbij niet direct liquide midde-len de organisatie binnenkomen of verlaten
Afschrijvingen, mutaties in reserves en voorzieningen
In de praktijk wordt onrechtmatig handelen nog vaak – en ten onrechte
– geassocieerd met fraude. Onrechtmatig handelen en fraude zijn echter
niet hetzelfde.
14
ONRECHTMATIG HANDELEN ≠ FRAUDE
Onrechtmatig handelen en fraude zijn twee begrippen die los van elkaar
moeten worden gezien. Bij fraude wordt met opzet niet voldaan aan wetten en
regels met als doel er zelf beter van te worden. Onrechtmatigheid komt vaak
voort uit onwetendheid waarbij geen sprake is er zelf beter van te worden. In
het geval van fraude is altijd sprake van onrechtmatig handelen terwijl onrecht-
matigheid niet per definitie gelijk is te stellen aan fraude.
Wat is rechtmatigheid dan wel? De definitie van rechtmatigheid in het
Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) is: ‘Rechtma-
tigheid is een aspect dat duidt op de mate waarin het door het bestuur (het
college) gevoerde beheer in overeenstemming is met bestaande normering’.
In de afgelopen jaren is deze wat abstracte definitie steeds verder geconcre-
tiseerd en ingevuld. In feite komt het erop neer dat rechtmatig is gehandeld
wanneer de financiële beheershandelingen door en namens het college
passen binnen de in- en externe wet- en regelgeving. Hierna zal blijken dat
gemeenten wat betreft de interne wet- en regelgeving keuzes kunnen ma-
ken in welke spelregels wel en niet van invloed zijn op rechtmatigheid.
Om de naleving van de criteria inzake rechtmatigheid intern en door de
accountant te laten toetsen is het essentieel dat de gemeente de kaders
inventariseert en SMART1 formuleert. Vervolgens moet de gemeenteraad
duidelijk aangeven en vastleggen wat zij onder rechtmatigheid verstaat en
op welke wijze daar inhoud aan wordt geven. Dit wordt vastgelegd in het
normenkader. De voorbereiding daarvan vindt uiteraard door het college
en de ambtenaren plaats, maar de raad beslist. De wettelijke eisen zoals
opgenomen in het BAPG gelden als een minimumpositie. Daarnaast geven
ook de wetgeving en controleprotocollen voor de verantwoording van de
besteding van specifieke uitkeringen aan wat als onrechtmatig moet worden
beschouwd. Rechtmatigheid wordt dan ook voor een groot deel een kwestie
van ‘couleur locale’ voor wat betreft de regelgeving die op gemeentelijk
1 SMART = specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden
15
niveau geldt. De raad kan immers bepalen dat onderdelen van bijvoorbeeld
verordeningen (nog) niet onder de rechtmatigheidcontrole vallen. Daarnaast
is op lokaal niveau sprake van eigen wet- en regelgeving die specifiek geldt
voor de plaatselijke situatie.
Rechtmatigheid is – los van het expliciete oordeel in de accountantsverkla-
ring bij de jaarrekening – niet geheel nieuw. Het merendeel van de criteria
van rechtmatigheid werd van oudsher ook al in het kader van de getrouw-
heidscontrole getoetst. Deze criteria zijn:
Criteria van rechtmatigheid Omschrijving Voorbeeld
Calculatiecriterium De vastgestelde bedragen zijn juist berekend
LegesbedragenFacturen
Valutacriterium Het tijdstip van betaling en de verant-woording van verplichtingen is juist
Aangegaan en verantwoording van contracten en verplichtingen
Leveringscriterium Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten
Inkoop van goederen/diensten
Adresseringscriterium De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende)
Betalingsverkeer
Volledigheidscriterium Alle opbrengsten die verantwoord zou-den moeten zijn, zijn ook verantwoord
LegesopbrengstenOnroerend Zaak BelastingRioolrechtenAfvalstoffenheffingGrondverkopen
Aanvaardbaarheidscriterium De financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaard-bare tegenprestatie overeengekomen
Inkoop van goederen en/of dienstenVerstrekken van subsidies
Het lokale maatwerk wordt met name bepaald via de hierna vermelde drie
criteria. Hierbij moet worden bedacht dat het M&O-criterium veelal zijn
daadwerkelijke invulling krijgt via het formuleren van nadere voorwaarden
en dus aanvullend ten opzichte van de getrouwheid kaderstellend is ten
behoeve van de rechtmatigheid.
16
Criteria van rechtmatigheid Omschrijving Voorbeeld
Begrotingscriterium Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautori-seerde begroting. Past het totaal bin-nen het opgestelde en geautoriseerde programma?
Overschrijding van programma
Voorwaardencriterium Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheers-handelingen
SubsidievoorwaardenAanbestedingBelastingwetgeving
M&O-criterium De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik)
De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigen-lijk gebruik)
SubsidieregelingenKwijtscheldingUitkeringen
Naast heldere doelstellingen en kaders rond rechtmatigheid moet de ge-
meente zorg dragen voor het interne systeem van risicoafweging, adminis-
tratieve organisatie en interne controle, planning en control en tussentijdse
informatievoorziening. Het belang van het interne beheersingssysteem
wordt ook in het BAPG benadrukt. Een intern systeem van risicoafweging
dient het gemeentebestuur in staat te stellen goede risicoafwegingen te
maken. Op basis hiervan kunnen vervolgens maatregelen worden getroffen
om potentiële risico’s af te dekken.
2.3 Rechtmatigheid en de actorenIn de vorige paragrafen is het begrip rechtmatigheid verduidelijkt en zijn de
rechtmatigheidcriteria toegelicht. Maar wie zijn nu betrokken bij rechtma-
tigheid en wat zijn hun verantwoordelijkheden? Hierna zijn de verantwoor-
delijkheden schematisch weergegeven:
17
Actor Rechtmatigheid Doelmatigheid Doeltreffendheid
Gemeenteraad Stelt kaders en controleert Stelt kaders en controleert Stelt kaders en controleert
College van burgemeesters en wethouders
Waarborgt inrichting en goede werking van het beheersmechanisme
Doet zelfstandig onderzoek conform artikel 213a GW
Doet zelfstandig onderzoek conform artikel 213a GW
Ambtelijke organisatie Niet afzonderlijk, wel als onderdeel van de normale planning- en controlewerk-zaamheden
Niet afzonderlijk, wel als onderdeel van de normale planning- en controlewerk-zaamheden
Niet afzonderlijk, wel als onderdeel van de normale planning- en controlewerk-zaamheden
Rekenkamer Via specifiek gerichte onderzoeken
Via specifiek gerichte onderzoeken
Via specifiek gerichte onderzoeken
Audit committee Geen specifieke verantwoor-delijkheid: houdt toezicht op kwaliteit rapportages en communicatie
Geen specifieke verantwoor-delijkheid: houdt toezicht op kwaliteit rapportages en communicatie
Geen specifieke verantwoor-delijkheid: houdt toezicht op kwaliteit rapportages en communicatie
Accountant Spreekt oordeel uit over financiële rechtmatigheid, beoordeelt opzet beheersme-chanisme en onderzoekt niet-financiële rechtmatigheid op verzoek en binnen grenzen van zijn deskundigheid
Uitsluitend indien afzonder-lijk overeengekomen (op verzoek van de gemeente-raad) en binnen grenzen van deskundigheid
Uitsluitend indien afzonder-lijk overeengekomen (op verzoek van de gemeente-raad) en binnen grenzen van deskundigheid
De gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders zijn
primair verantwoordelijk voor de inrichting, verantwoording en controle van
rechtmatigheid:
Raad
In het duale bestel is de functionele scheiding tussen raad en college aan-
zienlijk scherper gesteld. De raad heeft naast een rol als volksvertegenwoor-
diger ook daadwerkelijk een kaderstellende en controlerende rol, welke zij
niet kan overdragen aan bijvoorbeeld het college. Vanuit de kaderstellende
rol is de raad verantwoordelijk voor het bepalen van welke interne regelge-
ving wel en niet meeweegt in het rechtmatigheidoordeel van de accountant
bij de jaarrekening. Op basis van de controlerende rol is de raad tevens ver-
antwoordelijk voor de controle op de naleving van de in- en externe wet- en
regelgeving. Deze rol wordt mede ingevuld doordat de raad de controlerend
accountant benoemt.
College
Het college is binnen het duale bestel verantwoordelijk voor de uitvoering
en verantwoording van het beleid, binnen de kaders die door de raad zijn
18
vastgesteld. Daarmee is het college tegelijkertijd dus verantwoordelijk voor
het rechtmatig handelen van de gemeente.
Het ‘web van control’ is dan als volgt weer te geven:
Dit schema is geen vast gegeven en is bovendien niet voor alle gemeenten
gelijk. De externe wet- en regelgeving is door hogere overheden opgelegd
en maakt daardoor altijd integraal onderdeel uit van het rechtmatigheidka-
der. De reikwijdte en mate van detaillering van het schema kan wat betreft
de interne regelgeving echter wel door keuzes van de gemeente lokaal
worden ingevuld.
19
2.4 Te maken keuzesGemeenten kunnen bij het bepalen en lokaal invullen van het rechtmatig-
heidkader dus keuzes maken, maar welke keuzemogelijkheden zijn er dan?
Het volgende schema maakt dit inzichtelijk:
Externe regelgeving Interne regelgeving
Specifieke uitkeringen
Europese richtlijnen
WettenVerorde-ningen
Beleids-nota’s
Raadsbe-sluiten
B&W besluiten (gedeelte-
lijk)
Controle-protocol (derden)
O.a. VNG-inventarisatie + Besluiten register
Geen keuzes Te maken keuzes
Uit het schema blijkt dat de gemeente voor de externe regelgeving en de
gemeentelijke verordeningen niets te kiezen heeft en deze regelgeving dus
per definitie behoort tot het rechtmatigheidkader. De keuzevrijheid van
gemeenten is daardoor beperkt tot beleidsnota’s, raads- en collegebesluiten
alsmede het interne besluitenregister. Voor deze interne regelgeving kan de
gemeente zelf bepalen welke (onderdelen van de) regelgeving wel en niet
tot het rechtmatigheidkader behoren. Daarbij moet onderscheid worden
gemaakt tussen het normen- en toetsingskader:
• Het normenkader is de inventarisatie van de van toepassing zijnde wet-
en regelgeving; en
• Het toetsingskader is de uitwerking van het normenkader naar die
(onderdelen van) wet- en regelgeving die daadwerkelijk meeweegt bij
de verantwoording en het oordeel over rechtmatigheid. Het gaat daarbij
met name om het voorwaardencriterium: welke artikelen van de regel-
geving laten we als gemeente in het kader van rechtmatigheid meewe-
gen?
Het is sterk aan te bevelen de keuzes niet zomaar te maken en ervoor te kie-
20
zen regelgeving integraal wel of niet op te nemen in het rechtmatigheidka-
der. Het risico is dan namelijk aanwezig dat aspecten die belangrijk zijn niet
worden opgenomen of aspecten die (financieel) minder of niet belangrijk
zijn wel worden opgenomen. Enkele voorbeelden ter verduidelijking.
VOORBEELDEN KEUZES BIJ RECHTMATIGHEIDKADER
Pgb/Wmo
In de Wmo-verordening van een gemeente is bepaald dat indien een
aanvraag mondeling, waaronder telefonisch, plaatsvindt dit per omgaande
schriftelijk wordt bevestigd. Bij deze bevestiging wordt indien nodig een
aanvraagformulier meegezonden. In het geval dat een aanvraag monde-
ling is gedaan maar geen schriftelijke bevestiging is gestuurd, zou de toe-
kenning van het pgb in eerste instantie als onrechtmatig kunnen worden
aangemerkt. Immers de toekenning heeft niet volledig volgens de verorde-
ning plaatsgevonden.
21
VOORBEELDEN KEUZES BIJ RECHTMATIGHEIDKADER (VERVOLG)
Het recht op het pgb staat door het ontbreken van de schriftelijke bevesti-
ging echter niet ter discussie (er vanuit gaande dat het pgb terecht is toe-
gekend). Een logische keus is om de spelregel dat mondelinge aanvragen
schriftelijk worden bevestigd, niet in het toetsingskader op te nemen.
WWB
Een gemeente heeft een WWB-verordening. Hierin is onder andere be-
paald dat de gemeente halfjaarlijks een doelmatigheidonderzoek uitvoert,
waarbij met de cliënt de mogelijkheden en ondernomen acties tot uit-
stroom naar arbeid worden doorgesproken. Als de gemeente niet in alle
gevallen halfjaarlijks een doelmatigheidonderzoek heeft uitgevoerd, zijn
de betreffende uitkeringen in eerste aanleg onrechtmatig verstrekt/gecon-
tinueerd. Immers het verstrekken c.q. continueren van de uitkering heeft
niet volledig volgens de verordening plaatsgevonden. De vraag is echter
in hoeverre het uitvoeren van doelmatigheidonderzoeken afbreuk doet
aan het recht op (continuering van de) uikering. Gezien de persoonlijke
omstandigheden van de cliënt hoeft het recht op uitkering immers niet ter
discussie te staan. Bovendien kan de cliënt ondanks het ontbreken van de
onderzoeken wel de vereiste inspanningen hebben verricht, welke gericht
zijn op uitstroom.
Een logische keus zou kunnen zijn om de spelregel dat halfjaarlijks doelma-
tigheidonderzoeken worden uitgevoerd, niet in het toetsingskader op te
nemen. Wel is het in dat geval aan te bevelen dat de raad over het aantal
doelmatigheidonderzoeken en de resultaten ervan wordt geïnformeerd.
Op die manier wordt de raad wel voorzien van de benodigde informatie
over de uitstroomactiviteiten van de gemeente en haar cliënten en de
resultaten daarvan.
22
Subsidieverstrekking
Een gemeente heeft een subsidieverordening. Hierin zijn de subsidievoor-
waarden gedefinieerd, waaronder:
1. De subsidie mag worden besteed aan projecten die niet in de aanvraag
zijn opgenomen;
2. De subsidieverantwoording moet op 1 mei van het volgende jaar zijn
ingediend.
Voorwaarde 1 is belangrijk voor de rechtmatigheid. Immers die voorwaarde
ziet toe op het besteden van de subsidie aan de projecten waarvoor het
is bedoeld. De tweede voorwaarde raakt de rechtmatigheid niet direct.
Immers wanneer de verantwoording te laat wordt ingediend, betekent
dit niet dat de subsidie niet is besteed aan de projecten waarvoor het is
bedoeld. Een logische keus zou zijn om voorwaarde 1 wel en voorwaarde 2
niet in het toetsingskader op te nemen.
Los van de keuzes die een gemeente maakt, is het in ieder geval van es-
sentieel belang dat de raad en het college samen discussiëren over het
rechtmatigheidkader en de (onderdelen van de) regelgeving die in het toet-
singskader worden opgenomen. Alleen op die manier is wederzijds duidelijk
waarop de raad het college afrekent wat betreft rechtmatigheid en kan
geen verwachtingskloof ontstaan.
2.5 Interne controleIn de voorgaande paragrafen is het rechtmatigheidbegrip uitgewerkt, is
stilgestaan bij de actoren en is ingegaan op het rechtmatigheidkader en de
keuzes die gemeenten daarbij kunnen maken. Maar hoe wordt nu zichtbaar
gemaakt en vastgesteld dat de financiële handelingen rechtmatig hebben
plaatsgevonden? Het antwoord hierop is kort en krachtig: door interne
controle uit te voeren.
Wat is interne controle?
Voordat in het vervolg van deze paragraaf meer inhoudelijk wordt stil-
gestaan bij de opzet, inrichting en positie van de interne controle, is het
23
belangrijk eerst scherp te hebben wat interne controle nu precies is.
DEFINITIE VAN INTERNE CONTROLE
Volgens de Van Dale heeft controle twee betekenissen:
1. Het uitoefenen van toezicht; en
2. Beheersing
De definitie van interne controle zou dan zijn: het uitoefenen van intern
toezicht én interne beheersing.
De eerste betekenis – het uitoefenen van intern toezicht – is zeker sinds de
invoering van rechtmatigheid vanaf 1 januari 2004 een ‘hot item’ en inmid-
dels algemeen bekend en ingeburgerd begrip. Interne controles worden dan
ook bij het merendeel van de gemeenten uitgevoerd, zowel in de lijn (door
de organisatieonderdelen die belast zijn met de uitvoering van beleid en ta-
ken) en/of verbijzonderd (door een onafhankelijke interne controleafdeling).
De tweede betekenis van interne controle – interne beheersing – is minder
bekend en vraagt veelal nog nadrukkelijk aandacht. Interne controles wor-
den namelijk niet alleen uitgevoerd om vast te stellen of financiële beheers-
handelingen rechtmatig zijn geweest (en dus om toezicht te houden), maar
zeker ook om de inrichting en beheersing van de processen te verbeteren.
In de volgende paragraaf worden aandachtspunten benoemd die bijdragen
aan de inrichting en verdere ontwikkeling van de interne controle, waar-
door de interne controle – naast inzicht in het naleven van het rechtmatig-
heidkader – vooral ook een bijdrage kan leveren aan de verbetering van de
inrichting en beheersing van processen.
2.6 Aandachtspunten, valkuilen en tipsWanneer de voorgaande paragrafen in ogenschouw worden genomen, lijkt
het inrichten, controleren en verantwoorden van rechtmatigheid relatief
eenvoudig. Er zijn echter in de praktijk diverse aandachtspunten en valkui-
len waarmee rekening moet worden gehouden. Uiteraard zijn er vanuit de
ervaringen van de afgelopen jaren ook tips te geven, waarmee invulling
24
kan worden gegeven aan de aandachtspunten en valkuilen kunnen worden
omzeild.
Aandachtspunten
In de vorige paragraaf is ingegaan op de betekenis van interne controle
en het nog vaak onderbelicht zijn van de toegevoegde waarde van interne
controle voor het verbeteren van de inrichting en beheersing van proces-
sen. Hierna wordt stilgestaan bij de wijze waarop de interne controle kan
bijdragen aan het herzien en optimaliseren van processen en het nut en
de noodzaak van het meer verspreid in de tijd uitvoeren (dynamiseren) en
professionaliseren van interne controles.
Herzien van processen
Uiteraard komt het voor dat bij de uitvoering van de interne controles ten
behoeve van de rechtmatigheidcontroles fouten of tekortkomingen wor-
den geconstateerd. Vaak is de oorzaak gelegen in een tekortkoming in de
onderliggende kwaliteit van de uitvoering of inrichting van processen. Stel
dat wordt geconstateerd dat een subsidieregeling niet wordt nageleefd. Er
is bijvoorbeeld geen bevoegd besluit tot subsidietoekenning. Of een inkoop
is niet conform de procedure uitgevoerd. Er zijn bijvoorbeeld te weinig of-
fertes aangevraagd. Uit de interne controle blijkt dat dit geen incidenten
zijn, maar dat dergelijke fouten en tekortkomingen vaker voorkomen. Deze
bevindingen zouden op dat moment direct aanleiding moeten zijn om een
nadere analyse uit te voeren. Wanneer de tekortkoming vaker voorkomt,
kan dat een belangrijk signaal zijn om werkmethoden, procedures, afspra-
ken en informatievoorziening hieromtrent aan te passen. Ook kan het
constateren van een afwijking het signaal zijn om wet- en regelgeving te
vereenvoudigen. Bijvoorbeeld door bepaalde voorwaarden, zoals het ach-
teraf overleggen van een financiële verantwoording, te schrappen of alleen
van toepassing te laten zijn voor bepaalde soorten activiteiten of projecten.
Bijvoorbeeld voor subsidies groter dan € 50.000,-.
In de praktijk hebben rechtmatigheidbevindingen nog niet altijd deze sig-
naalwerking. Zeker niet wanneer gebreken worden geconstateerd die niet
25
direct tot fouten of onzekerheden leiden, maar na veel uitzoek- of puzzel-
werk uiteindelijk een positief rechtmatigheidoordeel krijgen. In die gevallen
is de uitkomst toch goed? Ja, dat is waar, maar er lijkt wel ruimte voor verbe-
tering te zijn. Bovendien kan het de efficiency van het proces en de controle
daarop aanzienlijk verbeteren.
De interne controlemedewerker of –afdeling zal dan ook bij de uitvoering
van de periodieke controles, hetzij via besprekingen of via rapportages,
aandacht moeten vragen voor concrete verbetervoorstellen om een proces
te optimaliseren, efficiënter te maken, regelgeving te verbeteren en de
naleving en controle daarop beter te borgen. Dit kan bijvoorbeeld door het
stellen van verwondervragen als: waarom doen we dit zo? Vaak is het een
ingeslepen gewoonte dat controles al jaren uitgevoerd worden (zonder
enig resultaat). Het bedenken waarom we een controle uitvoeren en een
eis stellen zorgt ervoor dat hier vernieuwing ontstaat en mogelijk ook besef
komt dat gestelde eisen feitelijk niet nodig zijn. Als hiervoor meer aandacht
ontstaat en dit als het ware een tweede natuur wordt, ontstaat de lerende
organisatie in optima forma.
Dynamisering en professionalisering van de controles
De uitvoering van de controles op rechtmatigheid vindt nog te vaak plaats
in de tweede helft van het onderhavige jaar of pas bij het opmaken of zelfs
de afronding van de jaarrekening. Het gevolg is vaak een race tegen de klok,
terwijl dat absoluut niet nodig is. Wanneer de controles meer gespreid over
het jaar worden uitgevoerd, zorgt dit in de eerste plaats voor een betere
werkverdeling en levert dit in de tweede plaats de mogelijkheid op om eer-
der bij te sturen op grond van de resultaten. Een dergelijke werkwijze voor-
komt bovendien kostbare en nodeloze herstelwerkzaamheden en voorkomt
negatieve berichtgeving wanneer regelgeving niet nageleefd worden. In de
praktijk blijkt herstel achteraf vaak veel meer te kosten dan aan de voorkant
deugdelijk organiseren. Een les van de afgelopen jaren is dat gemeenten
nog meer winst kunnen halen door te leren van de eerder uitgevoerde con-
troles. De interne controles bevatten nog te weinig focus op de verandering
van systemen en processen.
26
Deze maatregelen dragen ook allemaal bij aan een efficiënte en integrale
uitvoering van de kwaliteitsmonitor (interne controle) van processen. De
accountant van de gemeente kan uiteraard als sparring partner een goede
rol vervullen bij het uitvoeren van een adequate risicoanalyse en aanpak van
de interne controle. Mogelijk kunnen hierdoor bepaalde spotlights geplaatst
worden in verband met actuele ontwikkelingen, wijziging van wet- en re-
gelgeving of onderkende risico’s. Een gedegen en tijdige voorbereiding ver-
groot de efficiency en de kans op het voorkomen en signaleren van fouten.
Valkuilen en aandachtspunten
Een aantal valkuilen c.q. aandachtspunten waarmee rekening moet worden
gehouden is:
• College en raad moeten tijdig en duidelijk met elkaar communiceren
over de inhoud en reikwijdte van het rechtmatigheidkader en afspreken
wanneer en hoe over de uitkomsten van de rechtmatigheidcontrole
wordt gecommuniceerd. Geen of onvolledige communicatie leidt tot
een verwachtingskloof. Een extreem voorbeeld: College en raad heb-
ben geen afspraken gemaakt over de wijze van communicatie over de
rechtmatigheidbevindingen. De raad gaat daardoor uit van tussentijdse
communicatie bij fouten en tekortkomingen. Het college gaat echter uit
van communicatie in de jaarrekening. Uit de jaarrekening blijkt dat de
accountant als gevolg van afwijkingen van Europese aanbestedingsregels
een afkeurend rechtmatigheidoordeel bij de jaarrekening heeft afgege-
ven. Het college denkt hiermee toereikend en juist te hebben gecommu-
niceerd, terwijl de raad hierdoor is verrast.
• De doorlooptijd is vaak te lang waardoor bevindingen niet tijdig beschik-
baar zijn en tussentijds niet kan worden bijgestuurd. Bijvoorbeeld: De
interne controle op de rechtmatigheid van de inkopen over 2010 is uitge-
voerd in februari 2011. Uit de interne controle blijkt dat bij inkopen tot €
25.000 maar één offerte is opgevraagd, terwijl volgens het inkoopbeleid
minimaal drie offertes moeten worden opgevraagd. Doordat de interne
controle over 2010 is uitgevoerd in februari 2011, zijn alle inkopen 2010
op dit punt onrechtmatig. Bovendien kan in 2010 zelf geen bijsturing
meer plaatsvinden (bijvoorbeeld door gemeentebreed expliciet te wijzen
27
op deze inkoopvoorwaarde).
• Bij onderzoeken vindt vermenging plaats van feiten en aanbevelingen,
waardoor niet eenduidig is te bepalen wat geconstateerd is en welke
vervolgactie nodig is. Bijvoorbeeld: in de controlerapportage is vermeld
dat door het ontbreken van een model verantwoording niet duidelijk is
of de subsidie is besteed aan het project waarvoor de subsidie is ver-
strekt. De feitelijke constatering zou moeten zijn: ‘Uit de verantwoording
is niet op te maken of de subsidie is besteed aan het project waarvoor
de subsidie is toegekend’. De aanbeveling zou moeten zijn: ‘Stel een
model subsidieverantwoording op waaruit expliciet blijkt of de subsidie
is besteed aan het project waarvoor de subsidie is toegekend’ en ‘Stuur
de verantwoording mee met de subsidietoekenning’.
• In regelgeving worden eisen gesteld die niet perse noodzakelijk of soms
zelfs onrealistisch zijn. Bijvoorbeeld een subsidieverantwoording vragen
vóór 1 februari van het nieuwe jaar, terwijl bekend is dat de betreffende
instelling pas in maart de jaarrekening opmaakt.
• Regelgeving en controles zijn repressief georiënteerd, de focus ligt op
verantwoording en controle achteraf. De focus zou echter meer preven-
tief moeten zijn. Bijvoorbeeld geen of te weinig gegevens bij de aan-
vraag van een subsidie. Hierdoor loopt de organisatie achter de feiten
aan loopt en alleen kan reageren op hetgeen is gebeurd.
Tips
Als afsluiting een aantal tips:
• Rechtmatigheid en interne controle zijn geen statische onderwerpen,
juist niet, ze zijn enorm dynamisch en continu verder in ontwikkeling.
Opleidingen (soft controls) zijn daarom erg belangrijk, zodat mede-
werkers die bij rechtmatigheid en interne controle betrokken zijn goed
geïnformeerd zijn over actuele ontwikkelingen en de uitwerking en toe-
passingen in de praktijk. Dit geldt overigens voor alle niveaus en functies
binnen gemeenten.
• Schoon (oude) regelgeving – voor zover nog niet gedaan – op. Enerzijds
leidt dit tot het afschaffen van regels die niet meer van toepassing zijn
en anderzijds kunnen vanuit het opschonen regels geactualiseerd en
28
waar mogelijk worden vereenvoudigd.
• Schrap normen die niet zijn te handhaven dan wel pas normen zo aan
dat ze wel zijn te handhaven. Te denken is bijvoorbeeld aan termijnen,
grensbedragen voor verantwoordingen, etc..
• Zorg voor tijdige en duidelijke communicatie tussen college en raad,
onder andere over de uitkomsten van de rechtmatigheidcontrole. Wacht
hiermee niet tot het aanbieden van de jaarrekening over het boekjaar,
maar evalueer de bevindingen tussentijds met de raad en maak afspra-
ken over de benodigde vervolgacties en eventueel het ‘verschonen’
(achteraf alsnog autoriseren) van fouten en tekortkomingen.
29
3 Het rechtmatigheidoptimum
Bij het bereiken van het rechtmatigheidoptimum gaat het om het
vinden van een balans tussen verantwoording en controle enerzijds
en vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds.
Uitwerking en implementatie vergt maatwerk per gemeente. Uiteinde-
lijk zal het doorvoeren van de verlichtingen moeten resulteren in het
naderen van het rechtmatigheidoptimum. Dit is het punt waarop sprake
is van een perfecte balans tussen risico’s, verantwoording, controles en
de hoeveelheid en kwaliteit van de wet- en regelgeving.
Schematisch ziet het rechtmatigheidoptimum er als volgt uit:
Het is een kwestie van balans tussen kwaliteit en omvang van eigen
regelgeving, (her)inrichting van processen, (interne) controles en soft
controls!
30
31
Deel 2. Wet Werk en Bijstand: bijstand
32
33
Op het domein van de WWB/Bijstand is al veel kennis en ervaring met
rechtmatigheid, fraudebestrijding en handhaving. Zie hiervoor www.vng.
nl/sociale zaken/fraudebestrijding en handhaving. Het binnen dit domein
ontwikkelde gedachtegoed is als referentiemateriaal gebruikt voor deze
handreiking.
1. InleidingDe WWB fungeert als een laatste vangnet in het stelsel van sociale zeker-
heid. De WWB bepaalt dat iedereen die rechtmatig in Nederland woont
een WWB-uitkering kan aanvragen. De aanvrager moet cumulatief aan de
volgende eisen voldoen:
• Rechtmatig in Nederland wonen;
• Minimaal 27 jaar oud zijn;
• Onvoldoende inkomen en eigen vermogen hebben; en
• Geen beroep kunnen doen op een andere voorziening of uitkering.
De verstrekkingen in het kader van de WWB bestaan uit een WWB-uitkering,
eventueel aangevuld met toeslagen (bijvoorbeeld een langdurigheidtoeslag)
en / of verlaagd, bijvoorbeeld indien de uitkeringsgerechtigde zijn woonlas-
ten kan delen met een ander of inkomsten heeft. De hoogte van de uitke-
ring is als volgt:
Het begin van de aanvraagprocedure is het eerste contact dat wordt gelegd
op het ‘werkplein’ waar gemeente en het UWV WERKbedrijf samenwerken.
Dit eerste contact wordt zelfstandig door de cliënt gelegd. In het traject
daarna komt de gemeente in beeld en wordt invulling gegeven aan de
(administratieve) lasten inzake de aanvraag en de daarbij te overleggen
bewijsstukken.
34
Bij gemeenten bestaat de wens de huidige richtlijnen, procedures en instru-
menten waar mogelijk sterk te vereenvoudigen. Enerzijds vanuit de wens de
administratieve lasten voor de cliënten terug te dringen. Anderzijds vanuit
de visie dat de WWB is bedoeld als tijdelijk vangnet, waarbij cliënten zo snel
mogelijk via re-integratieactiviteiten en –trajecten uitstromen naar arbeid.
In de tussenliggende periode tot uitstroom wordt de cliënt voorzien van een
inkomen en moet het risico dat de cliënt ten onrechte een uitkering ont-
vangt worden geminimaliseerd.
TRAJECT ADMINISTRATIEVE LASTENVERMINDERING BIJSTAND 2010
Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Vereni-
ging van Nederlandse Gemeenten hebben in 2009 een traject gestart dat
voor gemeenten moet leiden tot een administratieve lastenvermindering
bij de uitvoering van de WWB. Diverse gemeenten hebben aan dit traject
deelgenomen en hebben gezamenlijk gewerkt aan het verminderen van de
(administratieve) lasten van de algemene en bijzondere bijstand. De deel-
nemende gemeenten hadden daarbij één of meerdere ambities voor ogen:
• Minder bewijsstukken vragen
• Het versnellen van de procedures
• Anders omgaan met rechtmatigheidcontroles
• Anders omgaan met accountantsverantwoording
Dit traject heeft in 2010 een vervolg gekregen, waarbij de aandacht is
verlegd naar de thema’s ‘veranderen’ en ‘bedrijfsvoering’. Bij ‘veranderen’
werd specifiek stilgestaan bij een aantal aspecten en situaties die zich voor
kunnen doen bij veranderingen in een organisatie, bij collega’s of bij de
professional zelf. Dit leverde interessante inzichten op over enerzijds de
motivatie en energie die veranderingen mogelijk maakt, maar anderzijds
ook inzichten over de weerstanden en redenen waarom veranderingen
niet slagen.
35
Bij ‘bedrijfsvoering’ werd een werkend voorbeeld uit de verzekeringswe-
reld ter inspiratie gebruikt. Een kijkje buiten de eigen werkelijkheid van
de GSD in een min of meer soortgelijk dienstverlenend proces met kansen
om de administratieve lasten van burger en eigen organisatie serieus te
verminderen. In dit voorbeeld stond bedrijfsvoering met behulp van risico-
sturing centraal en is stilgestaan bij de mogelijkheden hiervan in en rond
de uitvoering van de WWB op procesniveau. Uit de geanimeerde uitwis-
seling werd duidelijk dat er legio kansen en mogelijkheden zijn en dat
vele gemeenten druk doende zijn om een nieuwe balans te zoeken tussen
enerzijds vertrouwen en anderzijds rechtmatigheid in de bedrijfsvoering
van de WWB.
Naast de wens om de administratieve lasten voor de cliënten te verminderen
en de inspanningen en lasten van gemeenten (nog meer) te focussen op
re-integratie, noopt ook de druk op gemeentelijke budgetten en overhead
de gemeenten om haar processen, werkzaamheden en instrumenten zo ef-
ficiënt en effectief mogelijk in te richten. Middelen moeten zoveel mogelijk
beschikbaar zijn en blijven voor de uitvoering en realisatie van het primaire
proces. De uitkeringverstrekking moet daarbij natuurlijk voorzien zijn van de
nodige waarborgen om een rechtmatige en integere verstrekking te kunnen
waarborgen. Een juiste balans tussen verantwoording en controle enerzijds
en vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds is daar-
bij essentieel. Bij verantwoorden om te verantwoorden is immers niemand
gebaat.
Vanuit deze overwegingen rijst de vraag hoe ‘regelluw en regelsluw’
invulling kan worden gegeven aan het verantwoordings- en controlepro-
ces rondom uitkeringen, waarbij voorop staat dat processen zo efficiënt
mogelijk moeten verlopen en dat tegelijkertijd aantoonbaar rechtmatig
wordt gehandeld. Hiermee heeft elke belanghebbende in de controletoren
(Raad, College, Rekenkamer, ambtelijk en accountant) zo vroeg en efficiënt
mogelijk inzicht in de randvoorwaarden zonder dat hierbij dubbelingen
plaatsvinden of dat controles inefficiënt worden uitgevoerd. Immers preven-
tief betrekken zorgt ervoor dat een ieder een afgewogen keuze kan maken.
36
Voorbeelden hiervan zijn: afspraken over kaders van verantwoording (wat
aan te leveren), welke controles doen we gemotiveerd niet meer en welke
waarborgen worden gecreëerd (aanvraagvoorwaarden, tussentijdse verant-
woording en vrijstellingen).
Dit hoofdstuk geeft handvatten om het proces van aanvraag, verstrekking
en verantwoording van uitkeringen slimmer, efficiënter en effectiever vorm
te geven door:
• Meer inzicht te hebben in de risico’s
• Bewuste(re) afwegingen te maken
• Vervolgens het proces van uitkeringverstrekking te herzien en / of spelre-
gels en instrumenten aan te passen
Uitgangspunt daarbij is dat gemeenten juist bij het beoordelen van aanvra-
gen en toekennen van uitkeringen een groot aantal keuzes kunnen maken.
De keuzes maken gemeenten op basis van:
• Inzicht in de risico’s
• Afweging van welke verantwoordingseisen de gemeente wenst te stellen
• Het afstemmen van het gemeentelijk beleid en de verantwoording op de
risico’s en de verantwoordingseisen
• Het hierop inrichten van de processen en instrumenten van de gemeente.
De essentie om te komen tot een echte vermindering van regeldruk en admi-
nistratieve lasten, is dat gemeenten moeten prioriteren en durven te kiezen.
37
PRIORITEER – DURF TE KIEZEN
Gemeenten moeten bij de uitvoering van de WWB duidelijke prioriteiten
stellen. Dit houdt onder andere het volgende in:
• Toeslagenverordening op maat maken: welke visie heeft onze gemeen-
te op het gebied van toeslagen en verlagingen (streng of soepel)
• Focus op risico’s: gemeenten moeten in het kader van de controle
duidelijk bezien waar zij focus op leggen. Niet controleren om het con-
troleren maar nagaan waar de belangrijkste risico’s bestaan.
• Welke controles bouwen we in?: ga in het huidige versterkingsproces
na welke maatregelen nu bestaan, of deze toereikend zijn en daar
waar mogelijk slimmer aangepakt kunnen worden.
Door deze aanpak bent u als gemeente in staat om vooraf en slim te organi-
seren waardoor de verantwoording achteraf minder omvangrijk en intensief
kan worden en de gemeente op een doelmatige wijze met haar onder-
zoekscapaciteit om kan gaan. In paragraaf 3 en 5 wordt een en ander nader
uitgewerkt aan de hand van voorbeelden en scenario’s.
38
39
2. Wat en hoe wordt er verstrekt?
WWB-uitkeringen worden verstrekt door de gemeente (of een daarvoor
opgezette sociale dienst). Vanuit de focus op werk, starten de aanvragen
altijd op het werkplein bij het UWV WERKbedrijf. Het verdere verloop
van het aanvraagproces is afhankelijk van:
• De Wet Eenmalige Gegevens Uitvraag. De belangrijkste bepaling uit
deze wet is dat elk gegeven maar één keer aan de client mag wor-
den gevraagd; en
• De lokale afspraken tussen gemeente en UWV WERKbedrijf (bijvoor-
beeld over aanvullend door de cliënt te overleggen bewijsstukken).
Veel wordt echter al geregeld via het Digitaal Klantdossier (DKD)
waarbij het UWV, de gemeenten en de SVB (de SUWI-ketenpartners)
bij elkaar klantgegevens kunnen inzien.
Het proces van aanvraag, toekenning, verantwoording en controle en
evaluatie van een WWB-uitkering is schematisch als volgt weer te geven:
Een aanvraag voor een WWB-uitkering wordt via internet ingediend bij
het UWV WERKbedrijfwerkplein. Deze heeft op internet een handlei-
ding beschikbaar waarin de stappen zijn beschreven die bij een aan-
vraag moeten worden doorlopen. Tevens is daarin aangegeven welke
gegevens en bewijsstukken door de aanvrager moeten worden over-
legd. Nadat de aanvraag is ingevuld, kan de aanvrager een afspraak
40
maken voor een intakegesprek op het werkplein. Bij dit gesprek moeten
onder meer de gevraagde bewijsstukken worden overlegd. Het gesprek kan
door het UWV WERKbedrijf of door de gemeente (sociale dienst) worden ge-
voerd. De beslissing en toekenning ligt altijd bij de sociale dienstgemeente.
De eisen die worden gesteld aan een aanvraag en toekenning van een
WWB-uitkering zijn grotendeels landelijk bepaald en bieden relatief weinig
ruimte voor lokale invulling. Wel hebben de gemeenten de mogelijkheid om
aanvragers tegemoet te komen bij bijvoorbeeld het kopiëren van bewijsstuk-
ken. De lokale invulling moet vooral worden gezocht in de (tussentijdse) ver-
antwoording en de controle en evaluatie van WWB-uitkeringen. Uiteraard
geldt hierbij als minimum dat altijd moet worden voldaan aan de informa-
tieplicht richting het rijk (zoals de in een ministeriële regeling vastgelegde
maandelijkse statistieken over uitkeringsgerechtigden in het algemeen,
debiteuren, fraude en re-integratie).
In het kader van de vermindering van regeldruk en administratieve las-
tenverlichting wordt hierna een handreiking gegeven om de organisatie,
verantwoording en controle van de WWB slimmer, efficiënter en effectiever
in te richten met als doel dat:
• Met minder regels en eisen toch de doelstellingen van de gemeente wor-
den bereikt; en
• De risico’s voor de gemeente toch toereikend worden afgedekt dan wel
bewust niet worden afgedekt.
Belangrijke randvoorwaarde om te komen tot een slimmere verantwoording
en controle is de wet- en regelgeving (zoals de WWB-verordening), instru-
menten en verantwoording hierop af te stemmen. Er is veel beleidsvrijheid
en daarmee maatwerk mogelijk. Bijvoorbeeld: vragen we maandelijks wel
of geen Rofje? Of voeren we periodiek rechtmatigheidonderzoeken uit? Een
goede voorbereiding en het maken van bewuste keuzes zijn essentieel voor
de lokale invulling. Voorbeelden van dergelijke keuzes zijn: welke controles
doen we wel en welke doen we gemotiveerd niet (meer), welke risico’s moe-
ten in het proces wel resp. niet (volledig) afgedekt zijn en welk scenario (zie
hoofdstuk 5) passen we toe?
41
VERTROUWEN VAN DE ONTVANGER?
Frequent komen verhalen in de pers over fraude met WWB uitkeringen. Zie
ook bovenstaand artikel uit Binnenlands Bestuur. Dit is natuurlijk ernstig en
geeft veel schade aan het vertrouwen van de bijstandsverstrekkers en de
ontvangers. De eerste primaire reactie zal zijn om de controle- en verant-
woordingseisen op te schroeven wanneer dit geconstateerd wordt. Op zich
is dit ook logisch. Toch kan beter geïnvesteerd worden in een goede en ge-
degen afweging aan de voorkant. Wat moet minimaal gerealiseerd worden
in het kader van de doelstellingen van de gemeenten, welke vrijheid laten
we in de verantwoording en welke risico’s zijn we bereid om te lopen.
Hierbij is cruciaal om op basis van de risicogebieden zo gericht mogelijk
te kijken waar de mogelijkheden tot oneigenlijk gebruik of misbruik het
grootst zijn en daar ook de inspanningen op te richten.
Bij het lokaal invullen van de fraudemaatregelen (zowel preventief als re-
pressief) moet rekening worden gehouden met eisen die het rijk stelt. Met
de invoering van de WWB hebben gemeenten hierin veel vrijheid gekre-
gen. Het nieuwe regeerakkoord van CDA en VVD, met gedoogsteun van de
PVV, slaat een nieuwe weg in en lijkt (de feitelijke wetgeving moet immers
nog worden ingevoerd) aan gemeenten voor te schrijven dat uitkerings-
fraude harder moet worden aangepakt en onterecht verstrekte uitkeringen
daadwerkelijk worden teruggevorderd, ongeacht de hoogte van de fraude.
42
VERTROUWEN VAN DE ONTVANGER? (VERVOLG)
Bijstandgerechtigden worden bij fraude bovendien bestraft met het inhou-
den van de uitkering gedurende drie maanden. Het spreekt voor zich dat
gemeenten de ontwikkelingen volgen en hun beleid en fraudemaatregelen
waar nodig aanpassen.
Scenario’s van organiseren
Hierna zal achtereenvolgens worden ingegaan op de te onderkennen ri-
sico’s, de uitwerking van een drietal scenario’s en een aantal basisvoorwaar-
den. De scenario’s zijn als volgt:
1. Preventief organiseren
Het preventief inrichten en organiseren betekent dat een gemeente
aan de voorkant zodanige waarborgen treft, dat de risico’s op het ten
onrechte verkrijgen van een uitkering zijn afgedekt dan wel tot voor de
gemeente acceptabele proporties zijn teruggebracht.
2. Zoeklichtcontroles
Het hanteren van zoeklichtcontroles houdt in dat – naast de preventieve
maatregelen – tevens een beperkte wijze van controle plaatsvindt. Deze
controle kan – rekening houdend met de afweging van keuzes en het in-
schatten van de risico’s – beperkt blijven tot enkele aspecten of thema’s.
3. Toegespitste aanpak
Bij een toegespitste aanpak worden voor bepaalde cliënten specifieke
(aanvullende) voorwaarden gesteld aan de verantwoording door cliënten
en de controle hierop door de gemeente.
De gemeente zal een keuze moeten maken uit deze scenario’s. Dit kan zij
doen op basis van de inschatting van het risicoprofiel van een individuele
cliënt of een groep cliënten. De volgende aspecten kunnen worden betrok-
ken bij het vaststellen van het risicoprofiel:
• Cliënt heeft (wisselende) inkomsten
Indien een cliënt wisselende inkomsten heeft, is het van belang om
maandelijks – voorafgaand aan de uitbetaling van de uitkering – een
opgave van de werkelijke inkomsten van die maand (of de maand daar-
voor) te verkrijgen. Er bestaat in die gevallen een risico dat bij stijgende
43
inkomsten, het recht op uitkering (tussentijds) komt te vervallen. Het
is daarbij aan te bevelen om niet iedere wijziging van inkomsten te
onderzoeken, maar te werken met marges Bijvoorbeeld: iedere afwijking
van inkomsten ten opzichte van vorige maand van meer dan 10% wordt
onderzocht.
• De woon- en leefsituatie van een cliënt
Op basis van de huidige woon- en leefsituatie van een cliënt en de
ervaringen uit het verleden kan worden bepaald wat het risico is dat
bij een cliënt in deze situatie wijzigingen optreden. Wanneer een cliënt
bijvoorbeeld een ‘knipperlichtrelatie’ heeft, is het belangrijk periodiek
de woon- en leefsituatie vast te stellen en te bepalen of het recht op
een uitkering niet (deels) is vervallen. Voor de controle van de woon- en
leefsituatie kan slim gebruik worden gemaakt van beschikbare bronnen,
zoals de aansluiting met de GBA en informatie van de belastingdienst.
Ten opzichte van de huidige praktijk, waarbij nog vaak langs verschillen-
de wegen de(zelfde) informatie wordt verzameld, zoals Rofjes, heronder-
zoeken, GBA, belastingsignalen etc., kan hiermee een aanzienlijke (tijds)
besparing worden gerealiseerd.
• Kansen op de arbeidsmarkt
Indien de kansen op de arbeidsmarkt vrij groot zijn, zal, in ieder geval
voor de cliënten die langer dan één jaar werkloos zijn2, de nodige bege-
leiding vanuit het UWV WERKbedrijf plaatsvinden. Er is daarbij frequent
contact met de cliënt en voldoende mogelijkheden om te informeren
naar (gewijzigde) omstandigheden. Een cliënt met goede vooruitzichten
op een betaalde baan, heeft een grotere kans om aan het werk te gera-
ken en daarmee uit de WWB te kunnen. Enerzijds betekent dit dus een
laag risico (de cliënt zal mogelijk maar kort in de WWB verblijven), maar
anderzijds bestaat het risico dat cliënt een baan vindt maar dit niet (tij-
dig) meldt bij de gemeente, met als gevolg dat deze cliënt ten onrechte
een (volledige) uitkering ontvangt.
Bovenstaande aspecten vormen de bouwstenen voor een goed risicoprofiel.
2 Het UWV heeft wegen krappe budgetten aangegeven dat iemand die korter dan één jaar werk-
loos is, geen traject aan te bieden.
44
RISICOPROFIELEN
Cliënten kunnen worden gekoppeld aan een risicoprofiel en vervolgens
aan een scenario. Hiermee wordt een goede mix van controle en loslaten
gerealiseerd. Twee voorbeelden:
1. Een gezin, man en vrouw, beiden 57 jaar, komen in de WWB vanwege
het aflopen van de WW-periode van de man. Ze bewonen een huur-
woning en hebben geen overige inkomsten. Aan dit gezin zou een
laag risicoprofiel kunnen worden gekoppeld. De kans dat het gezin in
samenstelling wijzigt is beperkt. Ook de kans dat erbuiten de WWB of
vanuit re-integratieactiviteiten inkomsten worden verkregen is gering.
Het bijpassende scenario is preventief organiseren. Dat wil zeggen
goede waarborgen bij de toekenning van de uitkering en vervolgens
monitoren via re-integratie gesprekken. Eventuele bijzonderheden kun-
nen ook blijken uit bijvoorbeeld de koppeling van systemen (zoals GBA)
of signalen van het Inlichtingenbureau.
2. Een alleenstaande man van 32 jaar ontvangt sinds kort een WWB-
uitkering omdat hij vanwege een reorganisatie is ontslagen bij zijn
vorige werkgever. Zijn WW-periode is inmiddels afgelopen en hij heeft
vanwege de nijpende arbeidsmarkt nog geen werk kunnen vinden. Hij
heeft een eigen auto. Aan deze man zou een gemiddeld risicoprofiel
kunnen worden gekoppeld. Het bijpassende scenario is een zoeklicht-
controle. Hij wordt intensief begeleid in verband met zijn re-integratie
en er is een grote kans dat hij op korte termijn aan werk wordt ge-
holpen. Door gerichte controles op thema’s, bijvoorbeeld controle op
samenwoning, bezit eigen auto, etc. kan worden bepaald of zijn recht
op uitkering eventueel is gewijzigd.
Uiteindelijk hangt de keuze van een scenario in hoge mate af van de risico-
inschatting door de gemeente en de omvang van de risico’s die zij mede op
basis van een kostenbaten analyse bewust wil lopen / niet wil afdekken.
Uit de handreiking zal blijken dat bij een goede balans tussen de geïdenti-
ficeerde (fraude)risico’s, verantwoording en controle écht een vermindering
45
van regeldruk en administratieve lasten kan worden gerealiseerd zónder dat
afbreuk wordt gedaan aan de rechtmatige toekenning van WWB uitkerin-
gen.
Schematisch is dit als volgt weer te geven:
De handreiking heeft tot doel gemeenten handvatten te geven de balans te
vinden tussen verantwoording en controle van de WWB-uitkeringen ener-
zijds en vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds.
Het doel van de handreiking is uitdrukkelijk niet een uitputtende en limita-
tieve beschrijving en opsomming te geven van de wijze waarop de gemeen-
ten hun organisatie, spelregels, verantwoording en controle voor de WWB
zouden moeten inrichten. Dit laatste blijft immers een lokale en bestuurlijke
aangelegenheid en dus maatwerk.
Voor de WWB-uitkering zijn hierna de belangrijkste risico’s in beeld ge-
bracht. Vervolgens is per onderscheiden fase (aanvraag, toekenning,
verantwoording en controle en evaluatie) uitgewerkt welke preventieve,
- Criteria- Verordening- Volledigheidaanvraag- Teoverleggenstukken
- Beleid- Toeslagen/verlagingen- Bestedingsvoorwaarden- Geenverantwoordingseisen
- Beleid- Toeslagen/verlagingen- Bestedingsvoorwaarden- Verantwoordingseisen
- Beleid- Toeslagen/verlagingen- Bestedingsvoorwaarden- Verantwoordingseisen
- Hanteereenstandaardwijzigingsformulier
- Verantwoordingdooralleklantenbinnenspecifiekrisicoprofiel.
- Hanteereenstandaardwijzigingsformulier
- AfstemmingmetGBA/RDW- Thema-onderzoeken- Uitkomstengebruikenvoor
vaststellingrechtopuitkering
- Gerichtecontroleopinge-diendeverantwoordingenenoverlegdebewijsstukken
46
tussentijdse en repressieve maatregelen gemeenten kunnen treffen om de
risico’s te beheersen en tot een minimum te beperken. De uitwerking van de
maatregelen heeft plaatsgevonden naar de onderwerpen proces, structuur
organisatie, instrumentarium, informatievoorziening en documentatie. Per
risico en per onderwerp zijn de belangrijkste valkuilen benoemd en zijn
waar mogelijk tips vanuit de praktijk vermeld.
De gedetailleerdere uitwerking van de scenario’s is opgenomen in de bijla-
gen 1 t/m 3 bij deze handreiking. Kortheidshalve wordt hiernaar verwezen.
In het vervolg van deze notitie wordt achtereenvolgens aandacht gegeven
aan:
• Een nadere toelichting van de risico’s;
• De uitwerking van de scenario’s; en
• De basisvoorwaarden en -vereisten.
47
3. Specifieke onderwerpen en
aandachtspunten
3.1 InleidingHet uitkeringenproces is van oudsher omgeven met veel regels. Zowel
op het gebied van aanvraag en toekenning (voorliggende voorziening,
identificatie, etc.) als op het gebied van verantwoording en controle
(periodieke heronderzoeken, het gebruik van Rofjes, etc.). Met name
op het gebied van verantwoording en controle kunnen gemeenten nog
vele keuzes maken en dus komen tot een lokale invulling. Dit heeft
onder meer gevolgen voor de bedrijfsvoering en de automatisering. Een
veelgehoorde term bij het loslaten en/of anders organiseren van contro-
les, is het risico op fraude. Er bestaan legio voorbeelden van cliënten die
fraude hebben gepleegd met betrekking tot hun uitkering. Bijvoorbeeld
door samenwoning te verzwijgen, inkomsten niet op te geven of zwart
te werken.
Natuurlijk zal fraude in de praktijk niet altijd kunnen worden voorko-
men, onder andere omdat de baten hiervan niet altijd opwegen tegen
de (personele) kosten om fraude op te sporen. Door een goede focus op
de risico’s en het slim inrichten van de verantwoording en controle, is
wel een betere balans mogelijk ten opzichte van de bestaande situaties.
Immers door de verantwoording en controle van de cliënten met mini-
male risico’s te beperken, komt meer tijd beschikbaar en kan daardoor
meer focus worden gelegd op de cliënten met hoge(re) risico’s in het
kader van fraude.
In het vervolg van dit deel worden hiertoe in paragraaf 4 de belang-
rijkste risico’s in het kader van uitkeringverstrekking benoemd en
uitgewerkt. Vervolgens wordt voor deze risico’s op basis van een drietal
48
scenario’s in paragraaf 5 de inrichting, verantwoording en controle van het
uitkeringsproces nader uitgewerkt. Voordat de risico’s worden benoemd en
uitgewerkt, wordt in dit hoofdstuk eerst ingegaan op de bedrijfsvoering
zoals deze nu is ingericht en hoe deze in de toekomst slimmer, efficiënter en
effectiever kan worden vormgegeven. Dit deel wordt afgesloten met enkele
aandachtspunten in het kader van automatisering en fraude(bestrijding).
3.2 Bedrijfsvoering nu en in de toekomstVeel gemeenten hebben nog een vrij zware bedrijfsvoering ingericht voor
het proces uitkeringverstrekking. Tot de invoering van de WWB per 1 januari
2004 was dit ook wettelijk zo bepaald. Met de invoering van de WWB heb-
ben gemeenten veel (meer) vrijheid gekregen om het beleid en vervolgens
de werkprocessen en instrumenten op grond van eigen keuzes in te richten.
Als belangrijk kader geldt de wettelijke eis dat het beleid, de werkprocessen
en de instrumenten zodanig moeten zijn ingericht dat gewaarborgd wordt
dat de uitvoering aantoonbaar voldoet aan de rechtmatigheideisen. Met
andere woorden, de gemaakte beleidskeuzes moeten te monitoren zijn, qua
opzet aansluiten bij de in- en externe doelstellingen en praktisch uitvoerbaar
zijn. Hierbij speelt ook de heroverweging en de herinrichting van de (geau-
tomatiseerde) hulpmiddelen een rol.
In de praktijk blijkt dat veel gemeenten de mogelijkheid om processen
anders (eenvoudiger) in te richten nog niet optimaal hebben benut en nog
vaak vasthouden aan ‘het oude vertrouwde’. Door bijvoorbeeld de grote(re)
beleidsvrijheid, de huidige automatiseringsmogelijkheden en de toegeno-
men mogelijkheden om bestanden op elkaar af te stemmen, bestaat bij die
gemeenten het risico dat de ‘ouderwets ingerichte’ processen minder tot
niet doelmatig en doeltreffend zijn ingericht.
Bijgaand geven we de ontwikkelingen aan op een drietal terreinen, te we-
ten Rofjes, interne controle en automatisering en data.
49
TIPS EN VALKUILEN: OUD versus NIEUW
Rofjes Interne controle Automatisering & data
Het invullen, onderte-
kenen en opsturen /
afgeven van Rofjes is
een maandelijkse belas-
ting voor de cliënt en
de gemeente. Het zal
zeker als een belasting
voelen indien er geen
wijzigingen zijn door te
geven ten opzichte van
de voorgaande periode.
Ook het beoordelen
van alle briefjes en
verwerken in de cliën-
tendossiers door de be-
treffende medewerker
/ consulent is een erg
arbeidsintensief proces.
Daarnaast blijkt uit
de praktijk dat in veel
gevallen geen sprake
is van wijzigingen in
omstandigheden en
Rofjes in die gevallen
dus feitelijk overbodig
zijn.
Dergelijke werkwijzen
en gebruik van de Rof-
jes komt nog frequent
voor bij gemeenten.
Interne controle is vaak
in opzet statisch. Dat
wil zeggen dat jaarlijks
dezelfde grote aantal-
len dossiers worden
gecontroleerd. De
gedachte is dat “vele
waarnemingen” au-
tomatisch een “goede
interne controle”
betekent.
Een goede (efficiënt en
effectief) interne con-
trole is echter primair
gericht op onderkennen
en ondervangen van de
risico’s, aanbevelingen
doen voor verbetering
van de processen. De
interne controle is niet
gericht op de ‘wet van
de grote gecontro-
leerde aantallen’. Het is
daarom beter om eerste
de risico’s in beeld te
brengen en vervolgens
vast te stellen welke
maatregelen zijn geno-
men om deze risico’s te
mitigeren. Met interne
controle kan vervolgens
Het gebruik van au-
tomatisering en het
vergelijken van bestan-
den biedt steeds meer
mogelijkheden voor
gerichte data-analyse.
Dit is een kans, maar
tegelijkertijd ook een
enorme valkuil.
Door de hoeveelheid
beschikbare informa-
tie – zoals uitkeringe-
nadministratie, GBA,
kadaster, RDW, UWV,
SVB, etc. – bestaat het
gevaar dat te veel of op
verschillende momen-
ten dezelfde (soort)
afstemmingen worden
gemaakt en daardoor
teveel signalen moeten
worden geanalyseerd.
Terwijl dit niet automa-
tisch meer zekerheid
over de rechtmatig-
heid van de uitkering
oplevert.
Het is daarom van be-
lang om vooraf vast te
stellen welke risico’s
50
TIPS EN VALKUILEN: OUD versus NIEUW
Rofjes Interne controle Automatisering & data
Dat wil overigens niet
zeggen dat het gebruik
van Rofjes in alle geval-
len moet worden af-
geraden. Als een cliënt
bijvoorbeeld wisselende
eigen inkomsten heeft,
dan ligt het voor de
hand – rekening hou-
dend met een zekere
marge - dat maandelijks
een opgave wordt ge-
daan van de werkelijke
inkomsten. In dat geval
is een (beperkt) Rofje
– alleen gericht op
inkomsten – een handig
hulpmiddel.
worden vastgesteld
of deze maatregelen
in de praktijk hebben
gewerkt. Dus richt je
bij de planning van de
controles op de meest
risicovolle processen en
dossiers. Een goede ri-
sicoanalyse is het halve
werk. “Minder” is in
dit geval zeker “meer”.
Ook moet de intern
controleur meer dan in
het verleden niet alleen
benoemen wat er fout
is maar ook wat de ver-
beterpunten zijn.
worden onderkend,
welke onderzoeken
gewenst zijn en op
welke wijze de informa-
tie het meest efficiënt
en effectief kan worden
verkregen en geanaly-
seerd.
Ook is het essentieel om
met elkaar te bespreken
welke data onderzocht
moet worden en welke
variabelen bepaald
moet worden en
welke data verkregen
moet worden om een
adequate en gerichte
controle in te richten en
uit te voeren.
Om inzicht te krijgen in de mogelijke aanpassingen in de bedrijfsvoering,
moet per onderdeel van het proces worden bezien welke instrumenten
reeds beschikbaar zijn en worden toegepast, (wellicht) dubbel en/of overbo-
dig zijn dan wel aanpassing behoeven.
In volgende tabel zijn voorbeelden van aandachtspunten opgenomen.
51
Proces Algemeen Formulier Dossier Beschikking Controle
Aanvraag - Grotendeels uniform via UWV WERK-bedrijfhet werkplein
- Standaard formulier
- Op te vra-gen bewijs-stukken
- Niet alles in dossier opnemen
- Hanteer een checklist
- Voor-waarden opnemen
-
Heronderzoek - Vervangen door thema-onderzoek
- Afschaffen - N.v.t. - N.v.t. - N.v.t.
Exit - Gericht op rechtmatig-heid afgelo-pen periode
- Geen af-zonderlijke informati-euitvraag, maar ge-bruik maken van bekende gegevens
- N.v.t. - Eindafreke-ning vastleg-gen
- Eind-beschikking met evt. voorwaar-den
- Afstemmen met bewijs-stukken / bestanden
Rofjes - Alleen voor cliënten met wisselende inkomsten
- Alleen gericht op inkomsten
- Niet opbergen in dossier
- Alleen bij specifieke wijzigingen
- Afstemmen met bewijs-stuk
Verificatie -en validatiebeleid
- Kritisch beoordelen welke stuk-ken moeten worden overlegd
- Op het for-mulier aan-geven welke stukken benodigd zijn
- Alleen die stukken opbergen die van belang zijn voor recht op uitkering
- Hanteer een checklist
- N.v.t. - Vaststellen of alle documenten cf. checklist aanwezig zijn
- Voort-durende evaluatie op noodzaak opvragen bewijsstuk-ken
Huisbezoeken - Periodiek- Vertrouwen
+ controle
- Gebruik lijst gesprekson-derwerpen
- Leg bevin-dingen vast in dossier
- Alleen bij wijzigingen
- Gebruik bevindingen tevens om bekende in-formatie te bevestigen
Thema-onder-zoeken
- Controle gericht op specifieke risico’s
- Bijvoorbeeld afstem-ming met gegevens kadaster, GBA en RDW
- N.v.t. - Alleen opnemen bij signalering
- N.v.t. - Selectie- Opvolging
signalen
52
Door per processtap te inventariseren welke gevolgen dit heeft voor formu-
lieren, rapportages, beschikkingen, dossier, controle, automatisering, etc.,
kan worden bepaald op welke plaatsen winst kan worden behaald in de
processen. Hiermee kan worden gekomen tot een efficiëntere en tevens ef-
fectievere inrichting van de processen. Uiteraard zonder dat daarmee tekort
wordt gedaan aan de rechtmatigheid van de uitkeringverstrekking.
SLIM KIEZEN VAN INSTRUMENTEN
Casus
Een cliënt heeft naast zijn uitkering periodiek eigen inkomsten, die moeten
worden gekort op de uitkering. Vanuit de gemeente wordt op diverse
manieren onderzoek gedaan naar de wijzigingen in de inkomenssituatie
van deze cliënt.
Risico
De gemeente heeft diverse instrumenten ter beschikking om vast te stellen
dat de cliënt inkomsten heeft (Rofjes, informatie belastingdienst, huisbe-
zoeken, bevestigingen van derden) en wat de omvang daarvan is. In de
praktijk worden deze instrumenten allemaal zo breed mogelijk ingezet.
Het risico bestaat dat dan met hetzelfde instrument twee keer (of vaker)
hetzelfde feit wordt vastgesteld. Dat is niet efficiënt.
Voorbeeld
Hieronder een voorbeeld van de mogelijk in te zetten maatregelen (niet
limitatief). Diverse onderzoeken kunnen signalen geven voor inkomsten.
In de praktijk is het goed mogelijk om met de cliënt af te spreken dat zijn
inkomsten maandelijks voor een vast bedrag worden gekort en dat hij zelf
verantwoordelijk is voor het doorgeven van belangrijke wijzigingen in zijn
inkomsten. Dit kan hij doen door een kopie van zijn salarisstrook af te ge-
ven. Bij een afwijking van slechts enkele euro’s, is dat niet nodig. Dergelijke
geringe afwijkingen worden aan het einde van het jaar alsnog gecorri-
geerd op basis van de jaaropgaaf van de betreffende werkgever.
53
Gevolg
• Verantwoordelijkheid ligt nog duidelijker bij de klant.
• Minder werk voor de gemeente, omdat deze alleen hoeft te handelen
op het moment dat belangrijke wijzigingen worden doorgegeven en /
of gesignaleerd.
Kortom: minder moeite – minder werk - en de rechtmatigheid is niet in het
geding!
Meer met minder!
3.3 FraudeUitkeringsfraude is een vorm van fraude waarbij iemand ten onrechte een
uitkering of een te hoge uitkering ontvangt, terwijl die persoon weet dat hij
er eigenlijk geen recht op heeft. Bekende fraudegevallen zijn:
• Niet melden van samenwoning met een partner met (voldoende) eigen
inkomsten;
• Niet melden van eigen inkomsten (blijkt later bij bestandsvergelijking
door inlichtingenbureau);
• Zwart werken;
54
• Te lang op vakantie; en
• Niet voldoen aan (sollicitatie)verplichtingen.
Dergelijke vormen van fraude kunnen op diverse wijzen worden opge-
spoord. Bijvoorbeeld door bestandsvergelijkingen (met GBA, via inlichtin-
genbureau), huisbezoeken (in de volksmond tandenborstelcontroles) of door
(anonieme) tips. Het constateren van fraude leidt veelal tot terugvordering
van de uitkering, maatregelen (verlaging) voor de toekomst en in sommige
gevallen tot een aangifte (Openbaar Ministerie).
Het treffen van maatregelen ter voorkoming van fraude kan leiden tot veel
verantwoording en een (te) scherpe controle. Het is daarom van belang
om juist bij dergelijke maatregelen nut en noodzaak altijd in ogenschouw
te nemen en een goede kostenbaten analyse te maken. Immers niet alle
fraudegevallen zullen te voorkomen zijn. Het is belangrijk dat een gemeente
zo gericht mogelijk haar acties inricht en uitvoert en beziet waar de grootst
mogelijke risicogebieden bestaan. Zie ook eerder voorbeeld over de risico’s
en de mogelijke aandachtspunten bij bepaling van het risicoprofiel.
De houding van gemeenten ten opzichte van fraude moet blijken uit het
gemeentelijk beleid en handelen. Dit varieert van het nemen van alle
mogelijke maatregelen om fraude te voorkomen of constateren, tot het
loslaten van deze controles en alleen bij sterke aanwijzingen over te gaan
tot actie. Het ligt voor de hand dat het frauderisico wordt meegenomen bij
het bepalen van risicoprofielen. Aan deze profielen kan een scenario worden
gekoppeld. Met name het zoeklichtscenario is erop gericht met specifieke
en gerichte (thema-)onderzoeken bijzonderheden aan het licht te brengen.
Deze onderzoeken kunnen het karakter hebben van een fraudeonderzoek.
55
4 Risico’s in het kader van de WWB
Gemeenten verstrekken een uitkering in het kader van de WWB met
als doel de inkomensvoorziening van de aanvrager. Indien deze eigen
inkomsten heeft, vervalt dit recht op WWB. Wanneer dit wordt vertaald
in risico’s voor de gemeente, dan zijn de risico’s in essentie beperkt tot
de volgende twee:
1. Een aanvrager verkrijgt ten onrechte een WWB-uitkering, bijvoor-
beeld omdat er nog een voorliggende voorziening onbenut is geble-
ven of omdat het vermogen te hoog is;
2. Het recht op een WWB-uitkering komt tussentijds te vervallen of de
hoogte van de uitkering wijzigt tussentijds als gevolg van gewijzigde
omstandigheden, bijvoorbeeld omdat iemand is verhuisd of eigen
inkomsten heeft.
De genoemde risico’s kunnen worden afgedekt door maatregelen te
treffen in de vorm van onder andere voorlichting, procedures, verant-
woordingseisen en controle.
Hierna worden de risico’s en de hierop te nemen maatregelen uitge-
werkt volgens de scenario’s preventief organiseren, zoeklichtcontroles
en toegespitste aanpak. Vervolgens wordt een aantal basisvoorwaarden
en -vereisten beschreven: de spelregels, functiescheiding en interne
controle. Het is bij de uitwerking van risico’s en te nemen maatregelen
voor een gemeente van belang continu het evenwicht te bewaken tus-
sen verantwoording en controle enerzijds en vertrouwen in de aanvra-
ger anderzijds. Anders gezegd, het gaat om controle waar het moet en
vertrouwen waar het kan. En dat is vaak meer dan nu het geval is.
56
57
5 Uitwerking scenario’s
5.1 Scenario 1: Preventief organiserenEen WWB-uitkering wordt ten onrechte toegekend
Het risico dat een WWB-uitkering ten onrechte wordt toegekend, is
in het scenario preventief organiseren het belangrijkst. Immers in dit
scenario worden door de gemeente aan het begin van het proces bij
de inrichting zodanige waarborgen getroffen, dat de risico’s op het on-
rechtmatig toekennen van een uitkering tot voor de gemeente accepta-
bele proporties zijn teruggebracht.
De aanvraagprocedure voor een WWB-uitkering is landelijk bepaald
en verloopt grotendeels via het UWV WERKbedrijfwerkplein. Er wordt
(online) een aanvraagformulier ingevuld en naar het UWV WERKbedrijf-
werkplein gemaild. Daarna kan de aanvrager contact opnemen met de
gemeente (of het UWV WERKbedrijf) om een afspraak te maken voor
de intake. Bij dit intakegesprek moet de cliënt diverse documenten en
bewijsstukken overleggen. Op basis van de overlegde stukken en ont-
vangen informatie, kan de gemeente een besluit nemen op de aanvraag
voor een uitkering.
Belangrijke handvatten voor het slim(mer) en daardoor efficiënter en
effectiever inrichten van het aanvraag- en toekenningproces voor een
WWB-uitkering zijn in bijlage 1 uitgewerkt. De belangrijkste handvatten
worden hier nader toegelicht:
• Informeer proactief (potentiële) aanvragers van een WWB-uitkering
over de voorwaarden van de uitkering. Hierdoor zijn aanvragers
tijdig en volledig op de hoogte welke eisen er vanuit de gemeente
aan de uitkering worden gekoppeld, bijvoorbeeld op het gebied van
re-integratie, maar ook voor wat betreft het doorgeven van wijzigin-
gen in de woonsituatie en het opgeven van inkomsten en/of vermo-
58
gen. Dit helpt wijzigingen, terugvorderingen, etc. ook te voorkomen.
• Na het invullen van informatie bij het UWV WERKbedrijfwerkplein,
hebben aanvragers een intakegesprek bij (veelal) de gemeente. Hierbij
moeten diverse documenten worden overlegd. Het is om twee redenen
belangrijk om het aantal documenten te beperken. Enerzijds vanuit de
klant bezien (lagere administratieve belasting) en anderzijds omdat alle
aangeleverde documenten ook door de gemeente op juist- en volledig-
heid moeten worden beoordeeld. Veel gemeenten hanteren nog de
boodschappenlijst van het voormalige UWV, echter hiermee worden
mogelijk (veel) te veel stukken opgevraagd. Het is belangrijk om alleen
die documenten en bewijsstukken op te vragen en in het klantdossier
op te nemen, die echt relevant zijn voor het bepalen van het recht op
uitkering.
• Te adviseren is hiervoor een checklist dossiercontrole te hanteren waarop
deze documenten en bewijsstukken zijn vermeld en waarmee eenvoudig
de juist- en volledigheid van het dossier kan worden vastgesteld.
MODEL CHECKLIST DOSSIERCONTROLE
De benodigde inhoud van een uitkeringsdossier is afhankelijk van de
voorwaarden die de gemeente aan een uitkering stelt en de bewijsstuk-
ken die bij een aanvraag en verantwoording moeten worden overlegd. Er
is daarom niet één checklist dossiercontrole te geven, dat is maatwerk op
basis van de lokale regelgeving en situatie. Een aantal gegevens en stuk-
ken zal echter altijd in een uitkeringsdossier aanwezig moeten zijn, omdat
daarmee de onderbouwing wordt gegeven van het besluit een WWB-
uitkering toe te kennen (of af te wijzen) en, voor zover van toepassing, de
verantwoording en controle ervan.
59
MODEL CHECKLIST DOSSIERCONTROLE (VERVOLG)
Gegevens en stukken die altijd in een uitkeringsdossier aanwezig moeten
zijn:
Aanvraagformulier WWB-uitkering
Juist- en volledigheid bewijsstukken aanvraag
Besluit op aanvraag (eventueel voorzien van een korte rapportage /
onderbouwing, bijvoorbeeld in bijzondere situaties als een aanvraag
(deels) wordt afgewezen of als bijzondere toeslagen of verlagingen
worden toegekend)
Toekenningsbeschikking
Ingediende wijzigingsformulieren
Uiteraard moet bij de dossierinhoud ook rekening worden gehouden met
eventuele stukken, of zelfs complete dossiers, die digitaal worden vastge-
legd en bewaard (het is niet de bedoeling naast het digitale dossier een
fysiek schaduwdossier bij te houden). Bij een (gedeeltelijk) digitaal dossier
kan uiteraard ook de checklist in digitale vorm worden ingevuld en bijge-
houden.
• Gemeenten beschikken over veel informatie die door verschillende afde-
lingen en met wisselende doelen wordt verzameld en vastgelegd. Voor
een efficiënte inrichting is het van belang dat gebruik wordt gemaakt
van (afstemmingen met) reeds beschikbare informatie, zoals eerdere
aanvragen, aanvragen om kwijtschelding van belastingen of aanvragen
bijzondere bijstand. Diverse stukken en gegevens zullen reeds bekend en
beschikbaar zijn. Door van deze gegevens gebruik te maken, hoeven bij
klanten alleen nog de ontbrekende gegevens te worden opgevraagd.
Het recht op een WWB-uitkering is tussentijds vervallen of de hoogte van
de uitkering is gewijzigd als gevolg van gewijzigde omstandigheden
In het scenario preventief organiseren wordt het risico dat het recht op een
WWB-uitkering als gevolg van gewijzigde omstandigheden tussentijds is
vervallen, dan wel dat de hoogte is gewijzigd, NIET expliciet afgedekt. Dit
scenario richt zich immers op het treffen van maatregelen aan de voorkant
van het proces (aanvraag en toekenning) en gaat er vanuit dat daarmee de
60
rechtmatigheid van de toekenning van de uitkering voldoende is gewaar-
borgd. Het is aan de gemeente om op basis van de lokale situatie en regel-
geving te bepalen wanneer het scenario preventief organiseren kan worden
toegepast. Een handvat hiervoor is het toekennen van een risicoprofiel aan
een (groep) cliënten, waarbij rekening wordt gehouden met de mogelijk-
heid dat er wijzigingen optreden in de woonsituatie of het inkomen, of met
een verhoogd risico op fraude.
Het achterwege laten van expliciete verantwoording en controle betekent
niet dat gemeenten niets kunnen doen om in dit scenario te voorkomen dat
het recht op een uitkering tussentijds is vervallen, zonder dat de gemeente
dit signaleert en de uitkering (gedeeltelijk) intrekt en zonodig terugvordert:
• Informeer aanvragers van een uitkering over de verplichting om iedere
wijziging in de persoonlijke omstandigheden direct bij de gemeente te
melden en leg deze verplichting vast in de toekenningbeschikking.
• Vermeld in de toekenningbeschikking de mogelijkheid dat de gemeente
steekproefsgewijs de (wijzigingen in de) persoonlijke omstandigheden
controleert. Hier gaat een preventieve werking van uit.
• Bij preventief organiseren wordt geen verantwoording afgelegd en blijft
mede daardoor controle en evaluatie achterwege. Hierdoor vindt ach-
teraf ook geen controle plaats op het eventueel tussentijds vervallen van
het recht op een uitkering. Uit reguliere bronnen, zoals fraudesignalen
of anonieme tips, kan echter blijken dat een klant de uitkering mogelijk
toch ten onrechte heeft ontvangen. In dat geval kan alsnog controle
plaatsvinden.
5.2 Scenario 2: ZoeklichtcontrolesEen WWB-uitkering wordt ten onrechte toegekend
Het risico dat een WWB-uitkering ten onrechte wordt toegekend, wordt
afgedekt met preventieve maatregelen in de aanvraag- en toekenningfase.
Het maakt daarbij geen verschil welk scenario is gekozen. Immers het terecht
toekennen van een uitkering moet in de aanvraag- en toekenningfase
worden gewaarborgd en die fase is gelijk voor de drie scenario’s. Voor de
uitwerking van het risico dat een uitkering ten onrechte wordt toegekend,
61
wordt daarom kortheidshalve verwezen naar de uitwerking van dit risico bij
scenario 1 resp. de gedetailleerde uitwerking in bijlage 2.
Het recht op een WWB-uitkering is tussentijds vervallen of de hoogte van
de uitkering is gewijzigd als gevolg van gewijzigde omstandigheden
In het scenario zoeklichtcontroles is de focus breder dan alleen het risico dat
een WWB-uitkering ten onrechte wordt toegekend. Bij toepassing van het
scenario zoeklichtcontroles worden ook maatregelen en acties benoemd
waarmee de overige risico’s worden afgedekt dan wel tot een minimum
beperkt (risico van tussentijds vervallen van het recht op een WWB-uitkering
en het risico dat de hoogte van de uitkering moet worden aangepast).
Belangrijke handvatten voor het slimmer en daardoor efficiënter en effec-
tiever inrichten van het uitkeringsproces in relatie tot het risico dat het recht
op een uitkering tussentijds komt te vervallen zijn in bijlage 2 uitgewerkt.
De belangrijkste handvatten worden hier nader toegelicht:
• Leg in de toekenningbeschikking de verplichting vast dat de ontvanger
van een WWB-uitkering iedere wijziging in de persoonlijke omstandig-
heden direct aan de gemeente dient te melden en vermeld daarbij de
mogelijkheid dat de gemeente steekproefsgewijs de (wijzigingen in de)
persoonlijke omstandigheden controleert. Hier gaat een preventieve
werking van uit.
• Gebruik andere bronnen (binnen of buiten de gemeente) om wijzigingen
in de persoonlijke situatie van de cliënten te controleren. Gebruik bij-
voorbeeld informatie vanuit de GBA over de woon- en/of gezinssituatie,
of informatie van de RDW over (eventueel) autobezit. De mogelijkheden
hiervoor zijn reeds beschikbaar door het gebruik van het DKD (suwi-
net inkijk). Vanuit een risico-inschatting kunnen op deze wijze diverse
gerichte onderzoeken of controles worden ingezet, zonder dat de cliënt
daarvoor informatie hoeft te verzamelen of overleggen. De controles
kunnen in veel gevallen overigens grotendeels geautomatiseerd worden
uitgevoerd, zodat de werkzaamheden voor de gemeente beperkt blijven
tot het analyseren van signalen en meldingen.
62
MOGELIJKHEDEN BESTANDSVERGELIJKING
Door de hoeveelheid informatie, bestaat het risico dat het “rücksichtslos”
vergelijken van alle beschikbare bestanden leidt tot een grote hoeveel-
heid signalen en daarmee dus veel werk voor het uitzoeken en analyseren
ervan. Het is daarom van belang om vooraf duidelijk te bepalen welk risico
moet worden onderzocht, welke bestanden daarvoor beschikbaar zijn en
op welke wijze deze zijn te koppelen. Deze risico’s kunnen bijvoorbeeld
betrekking hebben op:
• Huizenbezit
• Samenwoning
• Gezinssamenstelling
• Autobezit
• Waterverbruik
• Vakantie
• Cliënten met een WWB-uitkering zullen veelal worden begeleid in een
re-integratietraject. In dat verband is er (veelvuldig) contact met de cliënt
over zijn mogelijkheden en acties voor toeleiding naar de arbeidsmarkt.
Bij deze contacten kunnen tevens eventuele wijzigingen in de persoonlij-
ke omstandigheden worden besproken. Zoals hiervoor is vermeld, staan
de trajecten en daarmee de contacten op dit moment onder druk als
gevolg van krappe budgetten bij het UWV. Het zal dus afhankelijk zijn
van de diagnose en selectiviteit bij het inzetten van ondersteuning, voor
welke cliënten sprake is van (veelvuldig) contact.
5.3 Scenario 3: Toegespitste aanpakEen WWB-uitkering wordt ten onrechte toegekend
Het risico dat een WWB-uitkering ten onrechte wordt toegekend, wordt
afgedekt met preventieve maatregelen in de aanvraag- en toekenningfase.
Het maakt daarbij geen verschil welk scenario is gekozen. Immers het terecht
toekennen van een uitkering moet in de aanvraag- en toekenningfase
worden gewaarborgd en die fase is gelijk voor de drie scenario’s. Voor de
uitwerking van het risico dat een uitkering ten onrechte wordt toegekend,
wordt daarom kortheidshalve verwezen naar de uitwerking van dit risico bij
63
scenario 1 resp. de gedetailleerde uitwerking in bijlage 3.
Het recht op een WWB-uitkering is tussentijds vervallen of de hoogte van
de uitkering is gewijzigd als gevolg van gewijzigde omstandigheden
Het aantal wijzigingen in persoonlijke omstandigheden is vaak beperkt.
Van de wijzigingen die door de cliënten worden doorgegeven en/of uit een
verantwoording door de cliënt blijken, wordt daarom integraal vastgesteld
dat of de wijzigingen hadden moeten leiden tot het (gedeeltelijk) vervallen
van het recht op een uitkering. De aanpak en maatregelen zijn zodoende
gelijk aan het scenario zoeklichtcontroles. Voor de uitwerking van het risico
dat het recht op een WWB-uitkering tussentijds is vervallen, wordt daarom
kortheidshalve verwezen naar scenario 2 resp. de gedetailleerde uitwerking
in bijlage 3.
De reden van de uitgebreidere verantwoording en controle is dat het bij de
toegespitste aanpak om de qua risico’s belangrijkste groep cliënten.
64
65
6 Basisvoorwaarden en -vereisten
Na de inventarisatie van risico’s en de keuzes voor een scenario of een
combinatie van scenario’s, kunnen de basisvoorwaarden en –vereisten
worden ingevuld. In de praktijk zullen deze voorwaarden en vereisten
normaliter al geregeld c.q. aanwezig zijn. Echter ook hiervoor geldt
dat een en ander kritisch moet worden bezien op nut en noodzaak en
mogelijkheden om de inrichting, verantwoording en controle slimmer,
efficiënter en effectiever te organiseren. Vanuit de geïnventariseerde
risico’s en het gekozen scenario of combinatie van scenario’s kan worden
bepaald welke spelregels hiervoor passend zijn.
Een aantal basisvoorwaarden en -vereisten moet altijd ingevuld zijn om
het proces WWB-uitkeringen te kunnen beheersen. Dit zijn:
Spelregels (visie, verordening en besluit en / of beleidsregels)
Een gemeente zal allereerst een visie op de uitvoering van de WWB
bepalen en vastleggen: ‘Wat willen wij als gemeente met de WWB be-
reiken?’ en ‘Hoe stellen we ons op tegenover onze cliënten als het gaat
om controle en afleggen van verantwoording?’ Vanuit deze visie en
rekening houdend met de risico’s en het gekozen scenario of combinatie
van scenario’s, kunnen de concrete spelregels worden bepaald. De voor-
waarden voor het aanvragen en toekennen van een WWB-uitkering zijn
grotendeels wettelijk bepaald. De gemeente heeft nog enige vrijheid
voor het toekennen van toeslagen en verlagingen. Het beleid hiervoor
wordt vastgelegd in een toeslagenverordening. Hiervoor is een VNG-
model beschikbaar, dat vele gemeenten hanteren.
66
TIP
Bij het opstellen van een verordening is het van belang om uit te gaan van
de visie van de gemeente op het verlenen van toeslagen of toepassen van
verlagingen. Kiest de gemeente voor een strenge of een soepele variant.
De modelverordening van de VNG gaat uit van een strenge benadering.
Het verdient dus de aanbeveling om de verordening aan te passen naar de
variant die de gemeente vanuit haar visie op de WWB wenst toe te passen.
Functiescheiding beslissen, registreren en beschikken
In het proces WWB-uitkeringen is sprake van geldverkeer vanuit de gemeen-
te naar de cliënt. Dit bekent dat in het proces van aanvragen tot en met uit-
betaling sprake moet zijn van adequate maar toegesneden functiescheiding,
zodat geen onrechtmatige betalingen kunnen plaatsvinden. Uitgangspunten
hierbij zijn: ‘geen controle om de controle’ en ‘geen paraaf om de paraaf’.
Kortom functiescheiding, procedures, etc. zijn goed en noodzakelijk, mits ze
van echte toegevoegde waarde zijn. In ieder geval moet en zal veelal reeds
functiescheiding aanwezig zijn tussen:
• Beslissen op de aanvraag voor c.q. tot toekenning van een WWB-uitke-
ring;
• Registreren (= administratieve verwerking); en
• Beschikken (= feitelijke betaling).
PRIORITEER / DURF TE KIEZEN
Gemeenten moeten bij de uitvoering van de WWB duidelijke prioriteiten
stellen. Dit houdt onder andere het volgende in:
• Toeslagenverordening op maat maken: welke visie heeft onze gemeen-
te op het gebied van toeslagen en verlagingen (streng of soepel)
• Focus op risico’s: gemeenten moeten in het kader van de controle
duidelijk bezien waar zij focus op leggen. Niet controleren om het con-
troleren maar nagaan waar de belangrijkste risico’s bestaan.
• Welke controles bouwen we in: ga in het huidige verstrekkingproces na
welke maatregelen nu bestaan, of deze toereikend zijn en daar waar
mogelijk slimmer aangepakt kunnen worden.
67
Interne controle in de lijn en/of verbijzonderd
De verordening c.a. vormen het kader waaraan de aanvraag en toekenning
van een WWB-uitkering dient te voldoen. Deze spelregels worden door de
gemeenten zelf bepaald en ingevuld. U bepaalt als gemeente dus zelf de
zwaarte van de last! Ter vaststelling of de spelregels in de praktijk daadwer-
kelijk worden nageleefd en aanvragen en toekenningen dus rechtmatig zijn,
is het noodzakelijk dat gemeenten periodiek interne controles uitvoeren.
Bij de interne controles wordt op basis van bijvoorbeeld dossieronderzoek
vastgesteld of de verordening c.a. bij de onderzochte aanvragen en toeken-
ningen is gevolgd. De uitkomsten van de interne controles geven gemeen-
ten input om waar nodig bij te sturen en daarmee het proces te beheersen.
Interne controles kunnen worden uitgevoerd door de uitvoerende afdeling
zelf (interne controle in de lijn) en/of door een afzonderlijke interne contro-
leafdeling (verbijzonderde interne controle).
Interne controle in de lijn is altijd nodig, omdat daarmee tussentijds infor-
matie wordt verkregen over de beheersing van het proces en tijdig bijsturing
kan plaatsvinden. Verbijzonderde interne controle is wenselijk, omdat daar-
mee een onafhankelijk en objectief oordeel wordt verkregen. In de prak-
tijk zal verbijzonderde interne controle echter niet altijd kunnen worden
gerealiseerd, bijvoorbeeld in verband met de omvang van het gemeentelijk
apparaat.
Los van de vraag hoe de interne controle is georganiseerd is het vooral van
belang te bepalen waar controle écht nodig is en welke controles overbo-
dig zijn. Hiervoor is het van belang dat gemeenten niet alles moeten willen
controleren, maar ook controles durven los te laten. Keuzes die hierbij
gemaakt kunnen worden zijn te vinden in allereerst de risico’s die bestaan,
aard en omvang van de regels, signalen of klachten die zijn ontvangen en
zoeklichtcontroles. Het is van belang dat er een gedegen en goede discus-
sie bestaat binnen de gemeente om de controles vorm te geven. Vanuit het
verleden blijkt dat de hoeveelheid gegevensgericht werk bij de uitkeringen
relatief nog aan de hoge kant is. Ook geautomatiseerde controles dan wel
uniformering van werkwijzen bij bijvoorbeeld consulten kan hierbij een rol
68
spelen in het verbeteren van de verschillende processen en vergroten van de
efficiency.
69
7 Samenvatting
In dit hoofdstuk worden handvatten gegeven om gemeenten te helpen
de balans te vinden tussen verantwoording en controle enerzijds en
vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds op het
domein van de WWB/Bijstand. Het uitgangspunt voor de handvatten
zijn de risico’s die in het proces worden onderkend. De kunst hierbij is
het benoemen van die risico’s die écht relevant zijn voor de rechtmatig-
heid van de WWB-uitkeringen. De insteek daarbij is dat een maatregel
of actie altijd moet bijdragen aan het afdekken of minimaliseren van
een risico. Wanneer dit niet het geval is, mag er vanuit worden gegaan
dat sprake is van een overbodige maatregel of actie.
De verschillen tussen de scenario’s zijn hiervoor beschreven. Kort samen-
gevat zijn de belangrijkste kenmerken en verschillen:
• Preventief organiseren: focus op aanvraag (rechtmatigheid toeken-
ning) en vervolgens geen actieve controlewerkzaamheden;
• Zoeklichtcontroles: gerichte controles, gebaseerd op jaarlijks te be-
palen thema’s en gericht op cliënten met een specifiek risico-profiel;
en
• Toegespitste aanpak: gerichte verantwoording door de cliënt – inclu-
sief bewijsstukken – en controle daarop door de gemeente.
Voor het daadwerkelijk realiseren van een vermindering van regeldruk
en administratieve lasten is een aantal (vervolg)stappen nodig. Schema-
tisch zijn deze stappen als volgt weer te geven:
70
De vermindering van regeldruk en administratieve lasten wordt bepaald
door de stappen ‘Toepassing(sgebied) scenario’s bepalen’ en ‘Actualiseren,
vereenvoudigen en/of aanvullen kaders en instrumenten’. In die stappen
worden namelijk de keuzes gemaakt die de definitieve inrichting, verant-
woording en controle van de WWB uitkeringen bepalen. Essentieel daarbij
is dat gemeenten die keuzes durven te maken en op basis van een kostenba-
ten analyse maatregelen durven te verminderen of achterwege laten.
71
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 1
Pr
even
tief
org
anis
eren
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
WW
B-u
itke
rin
g
wo
rdt
ten
on
rech
te
toeg
eken
d.
Aan
-vr
aag
Info
rmat
ie-
voo
rzie
nin
gIn
form
eer
(po
ten
tiël
e) a
anvr
ager
s va
n e
en W
WB
-uit
keri
ng
ove
r d
e vo
orw
aard
en v
an d
e u
itke
rin
g. D
it h
elp
t w
ijzig
ing
en, t
eru
gvo
rder
ing
en, e
tc. o
ok
te v
oo
rko
men
.
TIP
/ TO
OL:
Info
rmee
r (p
ote
nti
ële)
aan
vrag
ers
via
flye
rs, w
ebsi
te, e
tc.
Aan
-vr
aag
Inst
rum
enta
-ri
um
Geb
ruik
een
sta
nd
aard
aan
vraa
gfo
rmu
lier,
waa
rin
on
der
an
der
e d
e vo
orw
aard
en z
ijn
verm
eld
om
vo
or
een
WW
B-u
itke
rin
g in
aan
mer
kin
g t
e ko
men
en
wel
ke b
ewijs
stu
kken
m
oet
en w
ord
en o
verl
egd
.
VA
LKU
IL: H
ante
er e
en b
eper
kt a
anta
l du
idel
ijke
en in
beg
rijp
elijk
e ta
al g
este
lde
vrag
en.
Dit
vo
ork
om
t o
nd
uid
elijk
hed
en, o
ntb
reke
nd
e o
f o
nju
iste
geg
even
s, e
tc.
Aan
-vr
aag
Do
cum
enta
tie
Nee
m a
lleen
die
do
cum
ente
n /
bew
ijsst
ukk
en in
het
kla
ntd
oss
ier
op
, die
ech
t re
leva
nt
zijn
vo
or
het
bep
alen
van
het
rec
ht
op
een
WW
B-u
itke
rin
g. H
ante
er h
ierv
oo
r ee
n ‘c
hec
klis
t d
oss
ierc
on
tro
le’ w
aaro
p d
e vo
or
het
rec
ht
op
een
WW
B-u
itke
rin
g r
elev
ante
zak
en e
n
do
cum
ente
n z
ijn v
erm
eld
.
VA
LKU
IL: D
e in
het
ver
led
en g
ehan
teer
de
“bo
od
sch
apen
lijst
” va
n h
et U
WV
bev
at e
en
gro
ot
aan
tal b
ewijs
stu
kken
. Dez
e lij
st is
nie
t ve
rplic
ht
(mee
r), m
aar
wo
rdt
no
g w
el d
oo
r ve
el g
emee
nte
n g
ehan
teer
d. K
ijk k
riti
sch
naa
r d
e lij
st e
n v
raag
alle
en d
ie s
tukk
en o
p d
ie
wer
kelij
k n
od
ig z
ijn o
m h
et r
ech
t o
p u
itke
rin
g v
ast
te s
telle
n.
TIP:
‘Vin
k’ d
e ch
eckl
ist
af z
od
at d
e co
ntr
ole
op
de
juis
t- e
n v
olle
dig
hei
d v
an h
et d
oss
ier
exp
licie
t zi
chtb
aar
wo
rdt
gem
aakt
.
VA
LKU
IL: H
et o
pvr
agen
van
(te
)vee
l do
cum
ente
n e
n d
ocu
men
ten
die
nie
t d
irec
t re
leva
nt
zijn
, bet
eken
t d
at a
lle s
tukk
en o
p ju
ist-
en
vo
lled
igh
eid
mo
eten
wo
rden
gec
on
tro
leer
d,
on
tbre
ken
de
en /
of
on
juis
te s
tukk
en a
lsn
og
mo
eten
wo
rden
op
gev
raag
d, e
tc.
Aan
-vr
aag
Pro
ces
Maa
k g
ebru
ik v
an (
afst
emm
ing
en m
et)
reed
s b
esch
ikb
are
info
rmat
ie, z
oal
s ee
rder
e aa
nvr
agen
.
TIP:
Vaa
k zi
jn a
anvr
ager
s re
eds
bek
end
bij
de
gem
een
te, b
ijvo
orb
eeld
do
ord
at z
e ee
rder
b
ijzo
nd
ere
bijs
tan
d o
f kw
ijtsc
hel
din
g v
oo
r g
emee
nte
lijke
bel
asti
ng
en h
ebb
en a
ang
e-vr
aag
d. D
iver
se s
tukk
en e
n g
egev
ens
zulle
n r
eed
s b
eken
d /
bes
chik
baa
r zi
jn. V
raag
bij
klan
ten
alle
en d
e n
og
on
tbre
ken
de
geg
even
s o
p.
Toek
en-
nin
gSt
ruct
uu
r o
rgan
isat
ieLe
g d
e b
eslis
sin
gsb
evo
egd
hei
d t
ot
het
to
eken
nen
van
een
WW
B-u
itke
rin
g z
o la
ag m
og
e-lij
k in
de
org
anis
atie
.
TIP:
Een
vou
dig
e aa
nra
gen
ku
nn
en w
ord
en g
oed
gek
eurd
do
or
een
(se
nio
r) c
on
sule
nt.
Bijlage 1 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 1: Preventief organiseren
72
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 1
Pr
even
tief
org
anis
eren
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
de
voo
rwaa
rden
waa
ron
der
de
uit
keri
ng
wo
rdt
vers
trek
t va
st in
de
toek
enn
ing
sbe-
sch
ikki
ng
.
Het
rec
ht
op
een
W
WB
-uit
keri
ng
is
tuss
enti
jds
verv
alle
n
- o
f d
e h
oo
gte
van
d
e u
itke
rin
g w
ijzig
t tu
ssen
tijd
s -
als
gev
olg
va
n g
ewijz
igd
e o
m-
stan
dig
hed
en.
Aan
-vr
aag
Info
rmat
ie-
voo
rzie
nin
gIn
form
eer
aan
vrag
ers
van
een
WW
B-u
itke
rin
g o
ver
de
verp
lich
tin
g o
m ie
der
e w
ijzig
ing
in
de
per
soo
nlij
ke o
mst
and
igh
eden
dir
ect
bij
de
gem
een
te t
e m
eld
en.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
in d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
de
verp
lich
tin
g v
ast
dat
de
on
tvan
ger
van
een
WW
B-
uit
keri
ng
ied
ere
wijz
igin
g in
de
per
soo
nlij
ke o
mst
and
igh
eden
dir
ect
aan
de
gem
een
te
die
nt
te m
eld
en.
TIP:
Ver
mel
d in
de
bes
chik
kin
g d
at h
et n
iet
mel
den
van
wijz
igin
gen
kan
leid
en t
ot
een
ve
rlag
ing
van
de
uit
keri
ng
. Hie
r g
aat
een
pre
ven
tiev
e w
erki
ng
van
uit
.
Co
ntr
ole
en
eva
-lu
atie
N.v
.t.
Bij
pre
ven
tief
org
anis
eren
wo
rdt
gee
n v
eran
two
ord
ing
van
de
clie
nt
gev
raag
d o
ver
inko
mst
en e
n w
ijzig
ing
en in
d e
afg
elo
pen
per
iod
e. M
ede
daa
rdo
or
blij
ft c
on
tro
le e
n
eval
uat
ie a
chte
rweg
e. H
ierd
oo
r vi
nd
t ac
hte
raf
oo
k g
een
co
ntr
ole
pla
ats
op
het
eve
ntu
eel
tuss
enti
jds
verv
alle
n v
an h
et r
ech
t o
p e
en W
WB
-uit
keri
ng
.
TIP:
Uit
bijv
. sig
nal
en v
an h
et In
lich
tin
gen
bu
reau
, fra
ud
esig
nal
en o
f an
der
e (a
no
nie
me)
ti
ps
kan
blij
ken
dat
een
kla
nt
mo
gel
ijk d
e W
WB
-uit
keri
ng
– o
nd
anks
de
pre
ven
tiev
e m
aatr
egel
en –
to
ch t
en o
nre
chte
hee
ft o
ntv
ang
en. I
n d
at g
eval
kan
als
no
g c
on
tro
le
pla
atsv
ind
en.
Bijlage 1 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 1: Preventief organiseren
73
Bijlage 2 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 2: Zoeklichtcontroles
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 2
Zo
eklic
htc
on
tro
les
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
WW
B-u
itke
rin
g
wo
rdt
ten
on
rech
te
toeg
eken
d.
Aan
vraa
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Info
rmee
r (p
ote
nti
ële)
aan
vrag
ers
van
een
WW
B-u
itke
-ri
ng
ove
r d
e vo
orw
aard
en v
an d
e u
itke
rin
g. D
it h
elp
t w
ijzig
ing
en, t
eru
gvo
rder
ing
en, e
tc. o
ok
te v
oo
rko
men
.
TIP
/ TO
OL:
Info
rmee
r (p
ote
nti
ële)
aan
vrag
ers
via
flye
rs,
web
site
, etc
.
Aan
vraa
gIn
stru
men
ta-
riu
mG
ebru
ik e
en s
tan
daa
rd a
anvr
aag
form
ulie
r, w
aari
n
on
der
an
der
e d
e vo
orw
aard
en z
ijn v
erm
eld
om
vo
or
een
WW
B-u
itke
rin
g in
aan
mer
kin
g t
e ko
men
en
wel
ke
bew
ijsst
ukk
en m
oet
en w
ord
en o
verl
egd
.
VA
LKU
IL: H
ante
er e
en b
eper
kt a
anta
l du
idel
ijke
en in
b
egri
jpel
ijke
taal
ges
teld
e vr
agen
. Dit
vo
ork
om
t o
nd
ui-
del
ijkh
eden
, on
tbre
ken
de
of
on
juis
te g
egev
ens,
etc
.
Aan
vraa
gD
ocu
men
tati
eN
eem
alle
en d
ie d
ocu
men
ten
/ b
ewijs
stu
kken
in h
et
klan
tdo
ssie
r o
p, d
ie e
cht
rele
van
t zi
jn v
oo
r h
et b
epal
en
van
het
rec
ht
op
een
WW
B-u
itke
rin
g. H
ante
er h
ierv
oo
r ee
n ‘c
hec
klis
t d
oss
ierc
on
tro
le’ w
aaro
p d
e vo
or
het
re
cht
op
een
WW
B-u
itke
rin
g r
elev
ante
zak
en e
n d
ocu
-m
ente
n z
ijn v
erm
eld
.
VA
LKU
IL: D
e in
het
ver
led
en g
ehan
teer
de
“bo
od
-sc
hap
enlij
st”
van
het
UW
V b
evat
een
gro
ot
aan
tal
bew
ijsst
ukk
en. D
eze
lijst
is n
iet
verp
lich
t (m
eer)
, maa
r w
ord
t n
og
wel
do
or
veel
gem
een
ten
geh
ante
erd
. Kijk
kr
itis
ch n
aar
de
lijst
en
vra
ag a
lleen
die
stu
kken
op
die
w
erke
lijk
no
dig
zijn
om
het
rec
ht
op
uit
keri
ng
vas
t te
st
elle
n.
TIP:
‘Vin
k’ d
e ch
eckl
ist
af z
od
at d
e co
ntr
ole
op
de
juis
t- e
n v
olle
dig
hei
d v
an h
et d
oss
ier
exp
licie
t zi
chtb
aar
wo
rdt
gem
aakt
.
VA
LKU
IL: H
et o
pvr
agen
van
(te
)vee
l do
cum
ente
n e
n
do
cum
ente
n d
ie n
iet
dir
ect
rele
van
t zi
jn, b
etek
ent
dat
al
le s
tukk
en o
p ju
ist-
en
vo
lled
igh
eid
mo
eten
wo
rden
g
eco
ntr
ole
erd
, on
tbre
ken
de
en /
of
on
juis
te s
tukk
en
alsn
og
mo
eten
wo
rden
op
gev
raag
d, e
tc.
74
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 2
Zo
eklic
htc
on
tro
les
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
WW
B-u
itke
rin
g
wo
rdt
ten
on
rech
te
toeg
eken
d.
Aan
vraa
gPr
oce
sM
aak
geb
ruik
van
(af
stem
min
gen
met
) re
eds
bes
chik
-b
are
info
rmat
ie, z
oal
s ee
rder
e aa
nvr
agen
.
Het
rec
ht
op
een
W
WB
-uit
keri
ng
is
tuss
enti
jds
verv
alle
n
- o
f d
e h
oo
gte
van
d
e u
itke
rin
g w
ijzig
t tu
ssen
tijd
s -
als
gev
olg
va
n g
ewijz
igd
e o
m-
stan
dig
hed
en.
TIP:
Vaa
k zi
jn a
anvr
ager
s re
eds
bek
end
bij
de
gem
een
-te
, bijv
oo
rbee
ld d
oo
rdat
ze
eerd
er b
ijzo
nd
ere
bijs
tan
d
of
kwijt
sch
eld
ing
vo
or
gem
een
telij
ke b
elas
tin
gen
h
ebb
en a
ang
evra
agd
. Div
erse
stu
kken
en
geg
even
s zu
l-le
n r
eed
s b
eken
d /
bes
chik
baa
r zi
jn. V
raag
bij
klan
ten
al
leen
de
no
g o
ntb
reke
nd
e g
egev
ens
op
.
Toek
en-
nin
gSt
ruct
uu
r o
rgan
isat
ieLe
g d
e b
eslis
sin
gsb
evo
egd
hei
d t
ot
het
to
eken
nen
van
ee
n W
WB
-uit
keri
ng
zo
laag
mo
gel
ijk in
de
org
anis
atie
.
TIP:
Een
vou
dig
e aa
nra
gen
ku
nn
en w
ord
en g
oed
ge-
keu
rd d
oo
r ee
n (
sen
ior)
co
nsu
len
t.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
de
voo
rwaa
rden
waa
ron
der
de
uit
keri
ng
wo
rdt
vers
trek
t va
st in
de
toek
enn
ing
sbes
chik
kin
g.
Ver
ant-
wo
ord
ing
Inst
rum
enta
-ri
um
Stel
een
pro
ced
ure
en
/ o
f st
and
aard
wijz
igin
gs-
form
ulie
r va
st v
oo
r h
et t
uss
enti
jds
do
org
even
van
w
ijzig
ing
en.
TIP:
Leg
dez
e w
erkw
ijze
vast
in d
e to
eken
nin
gsb
esch
ik-
kin
g.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
Pro
ces
Ga
per
iod
iek
van
alle
enst
aan
de
klan
ten
na
of
uit
de
GB
A w
ij-zi
gin
gen
blij
ken
in d
e g
ezin
s-sa
men
stel
ling
. In
die
n (
mo
gel
ijk)
spra
ke is
van
sam
enw
on
ing
w
ord
t n
ageg
aan
of
het
rec
ht
op
d
e W
WB
-uit
keri
ng
al d
an n
iet
is
verv
alle
n, d
an w
el d
at d
e h
oo
gte
m
oet
wo
rden
aan
gep
ast.
TIP:
Naa
st b
ove
nst
aan
de
afst
em-
min
g k
un
nen
oo
k si
gn
alen
wo
r-d
en g
ebru
ikt
uit
de
afst
emm
ing
m
et g
egev
ens
van
bijv
oo
rbee
ld d
e R
DW
(au
tob
ezit
).
Bijlage 2 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 2: Zoeklichtcontroles
75
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 2
Zo
eklic
htc
on
tro
les
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Het
rec
ht
op
een
W
WB
-uit
keri
ng
is
tuss
enti
jds
verv
alle
n
- o
f d
e h
oo
gte
van
d
e u
itke
rin
g w
ijzig
t tu
ssen
tijd
s -
als
gev
olg
va
n g
ewijz
igd
e o
m-
stan
dig
hed
en.
TIP:
Bep
aal -
aan
de
han
d
van
de
risi
cop
rofi
elen
- w
elke
th
ema-
on
der
zoek
en w
ense
lijk
/ m
og
elijk
en z
ijn e
n v
oer
dez
e u
it
voo
r d
e cl
ien
ten
die
bin
nen
dat
ri
sico
pro
fiel
pas
sen
.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
Pro
ces
Van
uit
de
re-i
nte
gra
tie
van
de
clie
nt
zulle
n p
erio
die
k g
esp
rekk
en
pla
atsv
ind
en o
ver
toel
eid
ing
naa
r d
e ar
bei
dsm
arkt
. Bij
dez
e co
n-
tact
en k
un
nen
tev
ens
even
tuel
e w
ijzig
ing
en in
de
per
soo
nlij
ke o
m-
stan
dig
hed
en w
ord
en b
esp
roke
n.
Ver
zam
el d
e u
itko
mst
en
van
de
zoek
lich
tco
ntr
ole
s en
ste
l vas
t o
f -
reke
nin
g
ho
ud
end
met
eve
ntu
-el
e w
ijzig
ing
en in
de
per
soo
nlij
ke o
mst
an-
dig
hed
en -
het
rec
ht
op
een
WW
B-u
itke
rin
g
tuss
enti
jds
is v
erva
llen
of
gew
ijzig
d.
Bijlage 2 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 2: Zoeklichtcontroles
76
Bijlage 3 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 3: Toegespitste aanpak
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 3
To
eges
pit
ste
aan
pak
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
WW
B-u
itke
rin
g
wo
rdt
ten
on
rech
te
toeg
eken
d.
Aan
vraa
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Info
rmee
r (p
ote
nti
ële)
aan
vrag
ers
van
een
WW
B-u
itke
-ri
ng
ove
r d
e vo
orw
aard
en v
an d
e u
itke
rin
g. D
it h
elp
t w
ijzig
ing
en, t
eru
gvo
rder
ing
en, e
tc. o
ok
te v
oo
rko
men
.
TIP
/ TO
OL:
Info
rmee
r (p
ote
nti
ële)
aan
vrag
ers
via
flye
rs,
web
site
, etc
.
Aan
vraa
gIn
stru
men
ta-
riu
mG
ebru
ik e
en s
tan
daa
rd a
anvr
aag
form
ulie
r, w
aari
n
on
der
an
der
e d
e vo
orw
aard
en z
ijn v
erm
eld
om
vo
or
een
WW
B-u
itke
rin
g in
aan
mer
kin
g t
e ko
men
en
wel
ke
bew
ijsst
ukk
en m
oet
en w
ord
en o
verl
egd
.
VA
LKU
IL: H
ante
er e
en b
eper
kt a
anta
l du
idel
ijke
en in
b
egri
jpel
ijke
taal
ges
teld
e vr
agen
. Dit
vo
ork
om
t o
nd
ui-
del
ijkh
eden
, on
tbre
ken
de
of
on
juis
te g
egev
ens,
etc
.
Aan
vraa
gD
ocu
men
tati
eN
eem
alle
en d
ie d
ocu
men
ten
/ b
ewijs
stu
kken
in h
et
klan
tdo
ssie
r o
p, d
ie e
cht
rele
van
t zi
jn v
oo
r h
et b
epal
en
van
het
rec
ht
op
een
WW
B-u
itke
rin
g. H
ante
er h
ierv
oo
r ee
n ‘c
hec
klis
t d
oss
ierc
on
tro
le’ w
aaro
p d
e vo
or
het
rec
ht
op
een
WW
B-u
itke
rin
g r
elev
ante
zak
en e
n d
ocu
men
ten
zi
jn v
erm
eld
.
VA
LKU
IL: D
e in
het
ver
led
en g
ehan
teer
de
“bo
od
sch
a-p
enlij
st”
van
het
UW
V b
evat
een
gro
ot
aan
tal b
ewijs
-st
ukk
en. D
eze
lijst
is n
iet
verp
lich
t (m
eer)
, maa
r w
ord
t n
og
wel
do
or
veel
gem
een
ten
geh
ante
erd
. Kijk
kri
tisc
h
naa
r d
e lij
st e
n v
raag
alle
en d
ie s
tukk
en o
p d
ie w
erke
-lij
k n
od
ig z
ijn o
m h
et r
ech
t o
p u
itke
rin
g v
ast
te s
telle
n.
TIP:
‘Vin
k’ d
e ch
eckl
ist
af z
od
at d
e co
ntr
ole
op
de
juis
t- e
n v
olle
dig
hei
d v
an h
et d
oss
ier
exp
licie
t zi
chtb
aar
wo
rdt
gem
aakt
.
VA
LKU
IL: H
et o
pvr
agen
van
(te
)vee
l do
cum
ente
n e
n
do
cum
ente
n d
ie n
iet
dir
ect
rele
van
t zi
jn, b
etek
ent
dat
al
le s
tukk
en o
p ju
ist-
en
vo
lled
igh
eid
mo
eten
wo
rden
g
eco
ntr
ole
erd
, on
tbre
ken
de
en /
of
on
juis
te s
tukk
en
alsn
og
mo
eten
wo
rden
op
gev
raag
d, e
tc.
77
Bijlage 3 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 3: Toegespitste aanpak
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 3
To
eges
pit
ste
aan
pak
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
WW
B-u
itke
rin
g
wo
rdt
ten
on
rech
te
toeg
eken
d.
Aan
vraa
gPr
oce
sM
aak
geb
ruik
van
(af
stem
min
gen
met
) re
eds
bes
chik
-b
are
info
rmat
ie, z
oal
s ee
rder
e aa
nvr
agen
.
TIP:
Vaa
k zi
jn a
anvr
ager
s re
eds
bek
end
bij
de
gem
een
-te
, bijv
oo
rbee
ld d
oo
rdat
ze
eerd
er b
ijzo
nd
ere
bijs
tan
d
of
kwijt
sch
eld
ing
vo
or
gem
een
telij
ke b
elas
tin
gen
h
ebb
en a
ang
evra
agd
. Div
erse
stu
kken
en
geg
even
s zu
l-le
n r
eed
s b
eken
d /
bes
chik
baa
r zi
jn. V
raag
bij
klan
ten
al
leen
de
no
g o
ntb
reke
nd
e g
egev
ens
op
.
Toek
en-
nin
gSt
ruct
uu
r o
rgan
isat
ieLe
g d
e b
eslis
sin
gsb
evo
egd
hei
d t
ot
het
to
eken
nen
van
ee
n W
WB
-uit
keri
ng
zo
laag
mo
gel
ijk in
de
org
anis
atie
.
TIP:
Een
vou
dig
e aa
nra
gen
ku
nn
en w
ord
en g
oed
ge-
keu
rd d
oo
r ee
n (
sen
ior)
co
nsu
len
t.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
de
voo
rwaa
rden
waa
ron
der
de
uit
keri
ng
wo
rdt
vers
trek
t va
st in
de
toek
enn
ing
sbes
chik
kin
g.
Het
rec
ht
op
een
W
WB
-uit
keri
ng
is
tuss
enti
jds
verv
alle
n
- o
f d
e h
oo
gte
van
d
e u
itke
rin
g w
ijzig
t tu
ssen
tijd
s -
als
ge-
volg
van
gew
ijzig
de
om
stan
dig
hed
en.
Aan
vraa
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Info
rmee
r aa
nvr
ager
s va
n e
en W
WB
-uit
keri
ng
ove
r d
e ve
rplic
hti
ng
om
ied
ere
wijz
igin
g in
de
per
soo
nlij
ke
om
stan
dig
hed
en d
irec
t b
ij d
e g
emee
nte
te
mel
den
.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
in d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
de
verp
lich
tin
g
vast
dat
de
on
tvan
ger
van
een
WW
B-u
itke
rin
g ie
der
e w
ijzig
ing
in d
e p
erso
on
lijke
om
stan
dig
hed
en d
irec
t aa
n
de
gem
een
te d
ien
t te
mel
den
.
TIP:
Ver
mel
d in
de
bes
chik
kin
g d
at h
et n
iet
mel
den
van
w
ijzig
ing
en k
an le
iden
to
t ee
n v
erla
gin
g v
an d
e u
itke
-ri
ng
. Hie
r g
aat
een
pre
ven
tiev
e w
erki
ng
van
uit
.
Ver
ant-
wo
ord
ing
Inst
rum
enta
-ri
um
Stel
een
pro
ced
ure
en
/ o
f st
and
aard
wijz
igin
gs-
form
ulie
r va
st v
oo
r h
et t
uss
enti
jds
do
org
even
van
w
ijzig
ing
en.
TIP:
Leg
dez
e ``w
erkw
ijze
vast
in d
e to
eken
nin
gsb
e-sc
hik
kin
g.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
Pro
ces
Van
uit
de
re-i
nte
gra
tie
van
de
clie
nt
zulle
n p
erio
die
k g
esp
rekk
en
pla
atsv
ind
en o
ver
toel
eid
ing
naa
r d
e ar
bei
dsm
arkt
. Bij
dez
e co
n-
tact
en k
un
nen
tev
ens
even
tuel
e w
ijzig
ing
en in
de
per
soo
nlij
ke o
m-
stan
dig
hed
en w
ord
en b
esp
roke
n.
Beo
ord
eel d
e ve
ran
t-w
oo
rdin
g d
oo
r d
e cl
ien
t –
incl
usi
ef b
ewijs
stu
kken
–
ger
ich
t o
p d
e w
ijzig
ing
en
in d
e af
gel
op
en p
erio
de
en s
tel v
ast
of
het
rec
ht
op
een
WW
B-u
itke
rin
g
tuss
enti
jds
is v
erva
llen
. To
eges
pit
ste
aan
pak
:
78
79
Deel 3: Wet maatschappelijke onder-steuning: persoonsgebonden budget
80
81
1 Inleiding
Gemeenten verstrekken diverse bijdragen in het kader van de Wet
maatschappelijke ondersteuning (Wmo) aan burgers. De focus van dit
deel van de handreiking ligt op één soort verstrekking in het kader van
de Wmo, namelijk het persoonsgebonden budget (pgb).
DEFINITIE PGB
Een pgb is een geldbedrag waarmee de aanvrager één of meer
voorzieningen kan verwerven. Het gaat dus in feite om ‘een zakje
geld’ waarmee de aanvrager van een voorziening zelf de benodigde
voorziening(en) kan inkopen / aanschaffen. Afhankelijk van de aard en
duur van een voorziening kan de financiële omvang van een pgb varië-
ren van enkele honderden euro’s (voor bijvoorbeeld een douchestang)
tot duizenden euro’s (voor bijvoorbeeld woonvoorzieningen).
In totaliteit gaat het landelijk op jaarbasis om veel geld. De volgende
tabellen3 geven een beeld van de uitgaven en de aantallen budgethou-
ders over de periode 2004-2009:
3 Sociaal en Cultureel Planbureau: ‘Op weg met de Wmo – Evaluatie van de Wet maatschap-
pelijke ondersteuning 2007-2009’
82
Hieruit blijkt de explosieve groei aan aanvragen en ook omvang van de
verstrekkingen. Dit noopt tot herbezinning en ook tot een zo efficiënt en
effectief mogelijke controle en verantwoording.
Deze verstrekkingen moeten natuurlijk voorzien zijn van de nodige waar-
83
borgen om een rechtmatige en integere verstrekking te kunnen waar-
borgen. Een juiste balans tussen controle en verantwoording enerzijds en
vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds is daarbij
essentieel. Bij verantwoorden om te verantwoorden is immers niemand
gebaat. Regelmatig zijn bij gemeenten vragen gerezen hoe ervoor gezorgd
kan worden dat invulling wordt gegeven aan rechtmatig handelen zodat
elke partij in de controletoren (Raad, College, Rekenkamer, ambtelijk en
accountant) tevreden wordt gesteld zonder dat dubbelingen plaatsvinden of
dat controles inefficiënt worden uitgevoerd.
Dit hoofdstuk geeft nader inzicht in de wijze waarop het proces van pgb
verstrekkingen efficiënter vormgegeven kan worden, zodanig dat:
• Met minder regels en eisen toch de doelstellingen van de gemeente wor-
den bereikt; en
• De risico’s voor de gemeente toch toereikend worden afgedekt dan wel
bewust niet worden afgedekt.
Uitgangspunt hierbij is dat gemeenten juist aan de voorkant van het proces
reeds een groot aantal keuzes kunnen en moeten maken. Deze keuzes ma-
ken gemeenten op basis van:
• Inzicht in de risico’s
• Afweging van welke verantwoordingseisen de gemeente wenst te stellen
• Het afstemmen van het gemeentelijk beleid en de verantwoording op de
risico’s en de verantwoordingseisen
• Het hierop inrichten van de processen en instrumenten van de gemeente
Door deze aanpak bent u als gemeente in staat om vooraf en slim te orga-
niseren waardoor de verantwoording achteraf minder gaat worden en uw
gemeente op een doelmatige wijze met de onderzoekscapaciteit om kunt
gaan.
84
85
2 Wat en hoe wordt er verstrekt?
In het kader van de Wmo kunnen personen – indien zij aan bepaalde
(doelgroep)criteria voldoen – een zorgvoorziening aanvragen en (deels)
door een gemeente vergoed krijgen. Individuele voorzieningen4 kan de
aanvrager ontvangen:
• In natura;
• In de vorm van een financiële tegemoetkoming
• In de vorm van een persoonsgebonden budget (pgb); of
• In de vorm van een combinatie van het vorenstaande.
Zoals in de Inleiding vermeld, richt deze handreiking zich op voorzienin-
gen in de vorm van een pgb.
Processtappen Wmo verstrekkingen en verantwoording
Het proces van intake, aanvraag, toekenning, verantwoording en
controle en evaluatie van een individuele voorziening is schematisch als
volgt weer te geven:
Aan de intake, aanvraag, toekenning, besteding, verantwoording en
4 Individuele voorziening: een voorziening die individueel wordt aangeboden indien een
algemene voorziening geen adequate oplossing biedt. Het betreft dus ‘maatwerk’ waarbij
aard en omvang van de voorziening wordt afgestemd op de individuele behoeften van de
persoon. Bijvoorbeeld een scootmobiel en (rolstoel)taxivervoer.
86
controle van voorzieningen worden eisen gesteld door gemeenten, die
worden vastgelegd in hun Wmo-verordening. De verordening kent altijd een
nadere uitwerking in een Wmo-besluit en/of -beleidsregels. De VNG biedt
modellen van deze spelregels waarmee de basis van de wet- en regelgeving
is gelegd. Uiteraard is het nodig dat de modellen specifiek worden gemaakt
naar de lokale situatie.
De intake heeft in het gehele proces een belangrijke functie. Een uitgebrei-
de en adequate intake leidt tot een duidelijke en eenduidige definitie van
de zorgbehoefte(n) van de individuele klant en daarmee tot maatwerk. In de
praktijk kan dit betekenen dat het intakegesprek leidt tot:
• Het afzien van een Wmo-aanvraag, bijvoorbeeld omdat de beperking
van de aanvrager gecompenseerd kan worden via het eigen netwerk of
via algemene, collectieve en/of voorliggende voorzieningen; of
• Tot de aanvraag van een andere voorziening dan waarvoor de klant
oorspronkelijk een aanvraag wilde doen.
In het kader van de zogenoemde kanteling van de Wmo van min of meer
standaard een voorziening aanbieden naar maatwerk per klant, is het
intakegesprek één van de belangrijke pijlers en veranderingen ten opzichte
van de uitvoering van de Wmo tot nu toe. Deze handreiking richt zich
primair op het proces na de intake, van aanvraag tot en met controle en
evaluatie.
Belangrijke randvoorwaarde om te komen tot een slimmere controle en ver-
antwoording is de wet- en regelgeving (zoals een verordening), instrumen-
ten en verantwoording hierop af te stemmen. Er is veel maatwerk mogelijk
maar dan zijn een goede voorbereiding en bewuste keuzes essentieel.
87
VERTROUWEN VAN DE ONTVANGER?
Frequent komen verhalen in de pers over fraude met pgb budgetten. Dit is
natuurlijk ernstig en geeft veel schade aan het vertrouwen van de verstrek-
kers van de budgetten, de ontvangers en degene die werkzaamheden ver-
richten die ten laste van pgb’s worden gebracht. De eerste primaire reactie
zal zijn om de controle- en verantwoordingseisen op te schroeven wanneer
dit geconstateerd wordt. Op zich is dit ook logisch. Toch kan beter geïnves-
teerd worden in een goede en gedegen afweging aan de voorkant. Wat
moet minimaal gerealiseerd worden in het kader van de doelstellingen
van de gemeenten, welke vrijheid laten we in de verantwoording en welke
risico’s zijn we bereid te accepteren.
Scenario’s van organiseren
Hierna zal achtereenvolgens worden ingegaan de te onderkennen risico’s,
de uitwerking van drietal scenario’s en een aantal basisvoorwaarden. De drie
scenario’s zijn:
1 Preventief organiseren
Het preventief inrichten en organiseren (zonder verantwoording) bete-
kent dat een gemeente aan de voorkant zodanige waarborgen treft, dat
88
de risico’s op het onrechtmatig besteden van de gelden en/of het niet
realiseren van de beoogde prestaties zijn afgedekt dan wel tot voor de
gemeente acceptabele proporties zijn teruggebracht.
2 Zoeklichtcontroles
Het hanteren van zoeklichtcontroles houdt in dat, naast de preventieve
maatregelen, tevens een beperkte wijze van verantwoording plaatsvindt.
De controle op deze verantwoordingen kan rekening houdend met de
afweging van keuzes en het inschatten van de risico’s, beperkt blijven tot
enkele aspecten of thema’s.
3 Toegespitste aanpak
Bij een toegespitste aanpak worden voor bepaalde cliënten specifieke
(aanvullende) voorwaarden gesteld aan de verantwoording en de con-
trole ervan door de gemeente.
Uit de handreiking zal blijken dat bij een goede balans tussen de financiële
omvang van voorzieningen, geïdentificeerde frauderisico’s, verantwoording
en controle écht een vermindering van regeldruk en administratieve lasten
kan worden gerealiseerd zónder dat afbreuk wordt gedaan aan de rechtma-
tige toekenning en bestedingen van pgb’s. Schematisch is dit als volgt weer
te geven:
89
De handreiking heeft tot doel de gemeenten handvatten te geven de balans
te vinden tussen controle en verantwoording van het pgb Wmo enerzijds
en vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds. Het
doel van de handreiking is uitdrukkelijk niet een uitputtende en limitatieve
beschrijving en opsomming te geven van de wijze waarop de gemeenten
hun organisatie, spelregels, verantwoording en controle voor het pgb Wmo
zouden moeten inrichten. Dit laatste blijft immers een lokale en bestuurlijke
aangelegenheid en dus maatwerk.
Voor het pgb Wmo zijn de belangrijkste risico’s in beeld gebracht. Vervol-
gens is per onderscheiden fase (aanvraag, toekenning, verantwoording en
controle en evaluatie) uitgewerkt welke preventieve, tussentijdse en repres-
sieve maatregelen gemeenten kunnen treffen om de risico’s te beheersen
en tot een minimum te beperken. De uitwerking van de maatregelen heeft
plaatsgevonden naar de onderwerpen proces, structuur organisatie, in-
strumentarium, informatievoorziening en documentatie. Per risico en per
onderwerp zijn de belangrijkste valkuilen benoemd en zijn waar mogelijk
tips vanuit de praktijk vermeld.
- Verordening- Criteria- Volledigheidaanvraag- Teoverleggenstukken- Bedragvoorziening
- Beleid- Budget- Bestedingsvoorwaarden- Geenverantwoordingseisen
- Beleid- Budget- Bestedingsvoorwaarden- Verantwoordingseisen
- Beleid- Budget- Bestedingsvoorwaarden- Verantwoordingseisen
- Tussentijdseverantwoordingincl.analyset.o.v.aanvraagentoekenning
- Overleggenbewijsstukkenteronderbouwingvoortzettingrechtopvoorziening
- Tussentijdsgesprek,vooralovereventueelgewijzigdeomstandigheden
- Controleverantwoording,medeo.b.v.nota’s
- Evaluatiet.o.v.aanvraag (isdoelPGBbereikt?)
- Tussentijdsgesprek,vooralovereventueelgewijzigdeomstandigheden
- Zoeklichtcontrole,bijv.doorsteekproefsgewijsopgavetevragenvanvervoerdoortaxibedrijf
90
De gedetailleerdere uitwerking van de scenario’s is opgenomen in de bijla-
gen 1 t/m 3 bij deze handreiking. Kortheidshalve wordt hiernaar verwezen.
In het vervolg van deze notitie wordt achtereenvolgens aandacht gegeven
aan:
• Een nadere toelichting van de risico’s;
• De uitwerking van de scenario’s; en
• De basisvoorwaarden en -vereisten.
91
3 Risico’s in het kader van het pgb
Gemeenten verstrekken het pgb met als doel dat de aanvrager één of
meer aan hem te verlenen voorzieningen kan verwerven. Wanneer dit
wordt vertaald in risico’s voor de gemeente, dan zijn de risico’s in essen-
tie beperkt tot de volgende drie:
1. Een aanvrager verkrijgt ten onrechte een pgb, bijvoorbeeld omdat er
geen (medische) noodzaak (meer) bestaat voor taxivervoer;
2. Het recht op een pgb komt tussentijds te vervallen als gevolg van
gewijzigde omstandigheden, bijvoorbeeld doordat op enig moment
geen (medische) noodzaak meer bestaat voor taxivervoer of door sa-
menwoning waardoor het recht op huishoudelijke verzorging (deels)
komt te vervallen; en
3. De aanvrager besteedt het pgb niet (geheel) aan het doel waarvoor
het volgens de toekenningbeschikking is bedoeld, namelijk aan een
andere voorziening dan waarvoor het pgb is toegekend en/of de
bestedingen ten laste van het pgb vinden niet (geheel) plaats binnen
de duur waarvoor de verstrekking is toegekend.
De genoemde risico’s kunnen worden afgedekt door maatregelen te
treffen in de vorm van onder andere voorlichting, procedures, beste-
dingsvoorwaarden, verantwoordingseisen en controle. Hierna worden
de risico’s en de hierop te nemen maatregelen uitgewerkt volgens de
scenario’s preventief organiseren, zoeklichtcontroles en toegespitste
aanpak. Vervolgens wordt een aantal basisvoorwaarden en -vereisten
beschreven: de spelregels, functiescheiding en interne controle. Het is
bij de uitwerking van risico’s en te nemen maatregelen voor een ge-
meente van belang continu het evenwicht te bewaken tussen controle
en verantwoording enerzijds en vertrouwen in de aanvrager anderzijds.
Anders gezegd, het gaat om controle waar het moet en vertrouwen
waar het kan. En dat is vaak meer dan nu het geval is.
92
Een adequate indicatiestelling kan een belangrijke bijdrage leveren aan het
voorkomen van fraude met pgb’s. Het investeren in de voorkant van het pro-
ces kan zo al een belangrijke bijdrage leveren aan de rechtmatige besteding
van pgb’s. De controle in het vervolg van het proces kan hierdoor afnemen.
In het kader van de kanteling van de Wmo is het intakegesprek daarom één
van de belangrijke instrumenten om maatwerk aan klanten te leveren en
tegelijk de frauderisico’s te beperken. De gedachte hierbij is dat het bieden
van maatwerk, dus zorg die écht nodig is, in de praktijk zal betekenen dat
het risico van fraude beperkt is. Immers zonder de benodigde zorg kan de
client in feite niet functioneren.
93
4 Uitwerking scenario’s
4.1 Scenario 1: Preventief organiserenEen pgb wordt ten onrechte toegekend
Het risico dat een pgb ten onrechte wordt toegekend is in het scenario
preventief organiseren het belangrijkst. Immers in dit scenario worden
door de gemeente aan het begin van het proces bij de inrichting zoda-
nige waarborgen getroffen, dat de risico’s op het onrechtmatig beste-
den van de gelden en/of het niet realiseren van de beoogde prestaties
tot voor de gemeente acceptabele proporties zijn teruggebracht.
Belangrijke handvatten voor het slimmer en daardoor efficiënter en ef-
fectiever inrichten van het aanvraag- en toekenningproces voor het pgb
zijn in bijlage 1 uitgewerkt.
De belangrijkste handvatten worden hier nader toegelicht:
• Informeer proactief (potentiële) aanvragers5 van een pgb over het
doel, de inhoud en de voorwaarden van het pgb. Hierdoor zijn aan-
vragers tijdig en volledig op de hoogte van wat een pgb voor hen
kan betekenen maar zeker ook de voorwaarden en eisen die hieraan
gesteld worden. Dit helpt wijzigingen, terugvorderingen, etc. ook te
voorkomen.
• Gebruik een standaard aanvraagformulier, waarin onder andere
de voorwaarden uit de verordening c.a. zijn vermeld om voor een
pgb in aanmerking te komen. In de praktijk hanteren (vrijwel) alle
gemeenten al een standaard aanvraagformulier. Belangrijk is het
formulier kritisch te beoordelen op:
5 In het kader van de Wmo gaat het om het recht om gecompenseerd te worden vanwege
een beperking. Dit kan onder andere in de vorm van een pgb. Gemakshalve wordt in deze
handreiking gesproken over een aanvraag, de aanvrager resp. het aanvragen van een pgb.
94
• Het aantal vragen: zijn alle vragen echt nodig voor het bepalen van
het recht op een pgb? In het kader van de kanteling in de Wmo vindt
een uitgebreid intakegesprek plaats. Het aantal vragen bij de wer-
kelijke aanvraag kan door de intake (sterk) verminderd worden; in
sommige gevallen zal de aanvraag van een voorziening zelfs beperkt
kunnen worden tot enkel de aan te vragen voorziening, de onderteke-
ning door de aanvrager en de datering van de aanvraag.
• Het gebruik van begrijpelijke taal: met duidelijke vragen kan worden
voorkomen dat onduidelijkheden over de uitleg van en het antwoord
op vragen ontstaan, wordt voorkomen dat gegevens ontbreken of
onjuist zijn, etc.
• Documenten en bewijsstukken die worden opgevraagd bij aanvragers
moeten door de gemeente op juist- en volledigheid worden beoordeeld.
Het is daarom belangrijk om alleen die documenten en bewijsstukken
op te vragen en in het klantdossier op te nemen, die echt relevant zijn
voor het bepalen van het recht op een pgb. Te adviseren is hiervoor een
checklist dossiercontrole te hanteren waarop deze documenten en be-
wijsstukken zijn vermeld en waarmee eenvoudig de juist- en volledigheid
van het dossier kan worden vastgesteld.
MODEL CHECKLIST DOSSIERCONTROLE
De benodigde inhoud van een pgb-dossier is afhankelijk van de voorwaar-
den die de gemeente aan een pgb stelt en de bewijsstukken die bij een
aanvraag en verantwoording moeten worden overlegd. Er is daarom niet
één checklist dossiercontrole te geven, dat is maatwerk op basis van de lo-
kale regelgeving en situatie. Een aantal gegevens en stukken zal echter al-
tijd in het dossier aanwezig moeten zijn, omdat daarmee de onderbouwing
wordt gegeven van het besluit een pgb toe te kennen (of af te wijzen) en
– voor zover van toepassing – de verantwoording en controle ervan.
Gegevens en stukken die afhankelijk van het gekozen scenario en de ge-
maakte keuzes in een pgb-dossier aanwezig kunnen zijn (P = preventief,
Z = zoeklichtcontroles en T = toegespitste aanpak):
95
P Z T Inhoud dossier
Een beperkt aanvraagformulier pgb
Juist- en volledigheid bewijsstukken aanvraag
Besluit op aanvraag (eventueel voorzien van een korte rap-
portage / onderbouwing, bijvoorbeeld in bijzondere situaties
als een aanvraag (deels) wordt afgewezen of sprake is van
relatief grote bedragen)
Toekenningbeschikking
Uitbetalingsbewijs
Verslagen van zogenoemde keukentafelgesprekken
Verantwoording pgb-uitgaven
Juist- en volledigheid bewijsstukken pgb-uitgaven
Verslag controle en evaluatie (korte rapportage / onderbou-
wing, bijvoorbeeld in bijzondere situaties als het pgb (deels)
wordt teruggevorderd)
Uiteraard moet bij de dossierinhoud ook rekening worden gehouden
met eventuele stukken – of zelfs complete dossiers – die digitaal worden
vastgelegd en bewaard (het is niet de bedoeling naast het digitale dossier
een fysiek schaduwdossier bij te houden). Bij een (gedeeltelijk) digitaal
dossier, kan uiteraard ook de checklist in digitale vorm worden ingevuld en
bijgehouden.
• Gemeenten beschikken over veel informatie die door verschillende afde-
lingen en met wisselende doelen wordt verzameld en vastgelegd. Voor
een efficiënte inrichting is het van belang dat gebruik wordt gemaakt
van en afgestemd wordt met reeds beschikbare informatie, zoals eerdere
aanvragen. Vaak zijn aanvragers al bekend bij de gemeente, bijvoorbeeld
doordat ze eerder een voorziening hebben aangevraagd of tegelijk
(bijzondere) bijstand ontvangen. Diverse stukken en gegevens zullen
bekend en beschikbaar zijn. Door van deze gegevens gebruik te maken,
hoeven bij klanten alleen nog de ontbrekende gegevens te worden op-
gevraagd.
• De aanvragers van een pgb moeten worden geïndiceerd. Dit bekent kort
samengevat dat moet worden vastgesteld of de aanvrager op basis van
96
de persoonlijke omstandigheden (zoals gezondheid, handicap, etc.) recht
heeft op een voorziening. Voor een (groot) aantal aanvragers zal direct
duidelijk en zichtbaar zijn, welke beperking(en) zij ondervinden. In dat
geval is het niet noodzakelijk een (kostbare) externe indicatie aan te
vragen maar kan de gemeente zelf indiceren.
• Veel pgb-aanvragen zijn standaard in die zin dat vanwege zichtbare
beperkingen van de aanvrager direct duidelijk is dat de aanvrager recht
heeft op de voorziening(en) en/of dat het een financieel beperkt pgb
betreft. In dat geval is het niet efficiënt meerdere personen de aanvraag
te laten beoordelen en een besluit te laten voorbereiden en nemen. Het
is daarom efficiënt de beslissingsbevoegdheid tot het toekennen van
een pgb zo laag mogelijk in de organisatie te leggen. Hiervoor kan een
grensbedrag worden gehanteerd. Toekenningen daarboven moeten wel
door een tweede persoon worden goedgekeurd.
Het recht op een pgb is tussentijds vervallen als gevolg van gewijzigde
omstandigheden
In het scenario preventief organiseren wordt het risico dat het recht op een
pgb als gevolg van gewijzigde omstandigheden tussentijds is vervallen NIET
expliciet afgedekt. Dit scenario richt zich immers op het treffen van maatre-
gelen aan de voorkant van het proces (aanvraag en toekenning) en gaat er
vanuit dat daarmee de rechtmatigheid van de toekenning en de rechtmatige
besteding van het pgb voldoende is gewaarborgd. Het is aan de gemeente
om op basis van de lokale situatie en regelgeving te bepalen wanneer
het scenario preventief organiseren kan worden toegepast. Een handvat
hiervoor is het rubriceren van de soorten voorzieningen en budgetten naar
klein, beperkt en veel frauderisico. Bij het bepalen van het frauderisico spe-
len de financiële omvang van het pgb en de controle-inspanningen van de
gemeente (kostenbaten) uiteraard een belangrijke rol.
Het achterwege laten van expliciete verantwoording en controle betekent
niet dat gemeenten niets (kunnen) doen om in dit scenario te voorkomen
dat het recht op een pgb tussentijds is vervallen, zonder dat de gemeente dit
signaleert en het pgb (gedeeltelijk) intrekt en zonodig terugvordert:
97
• Informeer aanvragers van een pgb over de verplichting om iedere
wijziging in de persoonlijke omstandigheden direct bij de gemeente te
melden en leg deze verplichting vast in de toekenningbeschikking.
• Vermeld in de toekenningbeschikking de mogelijkheid dat de gemeente
steekproefsgewijs de (wijzigingen in de) persoonlijke omstandigheden
controleert. Hier gaat een preventieve werking vanuit.
• Bij preventief organiseren wordt geen verantwoording afgelegd en
blijft mede daardoor controle en evaluatie achterwege. Hierdoor vindt
achteraf ook geen controle plaats op het eventueel tussentijds vervallen
van het recht op een pgb. Uit reguliere bronnen, zoals fraudesignalen of
anonieme tips, evenals uit de periodieke herindicering kan echter blijken
dat een klant het pgb (mogelijk) toch ten onrechte heeft ontvangen. In
dat geval kan alsnog controle plaatsvinden.
Het pgb wordt niet besteed aan het doel waarvoor het is toegekend
In het scenario preventief organiseren wordt het risico dat het pgb niet
wordt besteed aan het doel waarvoor het is toegekend NIET expliciet af-
gedekt. Dit scenario richt zich immers op het treffen van maatregelen aan
de voorkant van het proces (aanvraag en toekenning) en gaat er vanuit dat
daarmee de rechtmatige besteding van het pgb voldoende is gewaarborgd.
Ook voor dit risico geldt dat het aan de gemeente is om op basis van de
lokale situatie en regelgeving te bepalen wanneer het scenario preventief
organiseren kan worden toegepast. Een handvat hiervoor is het rubriceren
van de soorten voorzieningen en budgetten naar klein, beperkt en veel frau-
derisico. Bij het bepalen van het frauderisico spelen de financiële omvang
van het pgb en de controle-inspanningen van de gemeente (kostenbaten)
uiteraard een belangrijke rol.
Het achterwege laten van expliciete verantwoording en controle betekent
niet dat gemeenten niets (kunnen) doen om in dit scenario de rechtmatig-
heid van de bestedingen te waarborgen:
• Leg de (bestedings)voorwaarden voor het pgb vast in de toekenning-
beschikking. Op die manier kan geen onduidelijkheid bestaan over de
voorziening(en) waaraan het pgb moet worden besteed. Het is aan te
98
bevelen in de beschikking tevens de mogelijkheid te vermelden dat de
gemeente steekproefsgewijs de besteding van het pgb controleert; hier
gaat een preventieve werking vanuit.
• De gemeente ontvangt in dit scenario geen verantwoording en voert
daardoor in principe geen controle uit op de bestedingen. Uit reguliere
bronnen, zoals fraudesignalen of anonieme tips, alsmede uit de perio-
dieke herindicering kan echter blijken dat een klant het pgb (mogelijk)
toch ten onrechte heeft ontvangen. In dat geval kan alsnog controle
plaatsvinden.
Afsluitend
Het is aan te bevelen bij het bepalen van het te kiezen scenario rekening te
houden met de financiële omvang van de voorziening. Wanneer de financi-
ele omvang relatief beperkt is, zal het naar verhouding duur zijn (= relatief
hoge interne tijdsbesteding) om de bestedingen te laten verantwoorden
en de rechtmatigheid ervan te controleren. Op basis van een kostenbaten
analyse is het daarom gewenst financiële grenzen te hanteren bij het kiezen
van een scenario.
VALKUIL EN TIP
Het streven van gemeenten is de publieke middelen recht- en doelmatig te
besteden. Vanuit die doelstelling zijn gemeenten geneigd om de besteding
van gelden die aan derden worden verstrekt – zoals het pgb – altijd te
laten verantwoorden en de verantwoordingen te (laten) controleren.
Op basis van risico’s en een kostenbaten analyse is het niet nodig c.q. ge-
wenst dat alle pgb’s worden verantwoord en gecontroleerd. Het is aan te
bevelen financiële grenzen te hanteren voor het bepalen van het scenario
dat van toepassing is op een aanvraag en toekenning van een pgb. Bijvoor-
beeld:
• Voorzieningen tot € 1.000: preventief organiseren (géén verantwoor-
ding);
• Voorzieningen tussen € 1.000 en € 5.000: zoeklichtcontroles; en
• Voorzieningen boven € 5.000: toegespitste aanpak.
99
De grensbedragen moeten lokaal en in overleg met de gemeenteraad
worden bepaald. Van belang hierbij is dat de grensbedragen in redelijke
verhouding moeten staan tot het aantal pgb-klanten per scenario én de
personele inzet die gemoeid is met de afhandeling van een -aanvraag en
-toekenning.
4.2 Scenario 2: ZoeklichtcontrolesEen PGB wordt ten onrechte toegekend
Het risico dat een pgb ten onrechte wordt toegekend, wordt afgedekt met
preventieve maatregelen in de aanvraag- en toekenningfase. Het maakt
daarbij geen verschil welk scenario is gekozen. Immers het terecht toeken-
nen van een pgb moet in de aanvraag- en toekenningfase worden gewaar-
borgd en die fase is gelijk voor de drie scenario’s. Voor de uitwerking van het
risico dat een pgb ten onrechte wordt toegekend, wordt daarom kortheids-
halve verwezen naar de uitwerking van dit risico bij scenario 1 resp. de
gedetailleerde uitwerking in bijlage 2.
Het recht op een pgb is tussentijds vervallen als gevolg van gewijzigde
omstandigheden
In het scenario zoeklichtcontroles is de focus breder dan alleen het risico
dat een pgb ten onrechte wordt toegekend. Bij toepassing van het scenario
zoeklichtcontroles worden ook maatregelen en acties benoemd waarmee de
overige risico’s afgedekt dan wel tot een minimum beperkt (risico van tus-
sentijds vervallen recht op pgb en risico dat pgb niet wordt besteed aan doel
waarvoor het is toegekend).
Belangrijke handvatten voor het slimmer en daardoor efficiënter en effectie-
ver inrichten van het pgb-proces in relatie tot het risico dat het recht op een
pgb tussentijds komt te vervallen zijn in bijlage 2 uitgewerkt. De belangrijk-
ste handvatten worden hier nader toegelicht:
• Leg in de toekenningbeschikking de verplichting vast dat de ontvanger
van een pgb iedere wijziging in de persoonlijke omstandigheden direct
aan de gemeente dient te melden en vermeld daarbij de mogelijkheid
dat de gemeente steekproefsgewijs de (wijzigingen in de) persoonlijke
100
omstandigheden controleert. Hier gaat een preventieve werking vanuit.
• Stel een standaard beperkt verantwoordingsformat vast voor de beste-
ding van het pgb en vraag hierin in ieder geval naar wijzigingen in de
persoonlijke omstandigheden. Stuur het verantwoordingsformat mee
met de toekenningbeschikking.
• Persoonlijk contact van de gemeente met pgb-klanten zorgt voor we-
derzijds vertrouwen en draagt daardoor bij aan de rechtmatigheid van
de bestedingen (wanneer mensen elkaar vertrouwen, zullen ze naar ver-
wachting minder snel geneigd zijn om onrechtmatig te handelen). Het is
daarom wenselijk periodiek ‘keukentafelgesprekken’ te voeren, waar-
bij naast de periodieke herindicering tegelijkertijd eventuele overige
wijzigingen in de persoonlijke omstandigheden worden besproken en de
invloed ervan op het (continueren van het) recht op een pgb.
• Beoordeel de verantwoording van het pgb en stel daarbij vast of reke-
ning houdend met eventuele wijzigingen in de persoonlijke omstandig-
heden het recht op een pgb tussentijds had moeten vervallen. Het aantal
wijzigingen in persoonlijke omstandigheden is veelal beperkt. De ver-
antwoordingen worden daarom integraal doorgenomen op wijzigingen
in persoonlijke omstandigheden en van de wijzigingen wordt integraal
beoordeeld of het recht op een pgb hierdoor (deels) zou moeten verval-
len.
Het pgb wordt niet besteed aan het doel waarvoor het is toegekend
Bij het scenario zoeklichtcontroles vindt een beperkte verantwoording
plaats van de besteding van het pgb. Hiermee kan de gemeente controleren
en vaststellen dat het pgb is besteed aan het doel en de voorziening(en)
waarvoor het pgb is toegekend. Belangrijke handvatten voor het slimmer en
daardoor efficiënter en effectiever inrichten van de controle zijn in bijlage 2
uitgewerkt. De belangrijkste handvatten worden hier nader toegelicht:
• Leg de (bestedings)voorwaarden voor het pgb vast in de toekenning-
beschikking en vermeld de mogelijkheid dat de gemeente steekproefs-
gewijs de besteding van het pgb controleert. Hier gaat een preventieve
werking vanuit.
• Laat de ontvanger van een pgb na afloop de bestedingen verantwoor-
101
den met het beperkte verantwoordingsformat. Stel hiervoor een stan-
daard beperkt verantwoordingsformat vast en stuur het format mee met
de toekenningbeschikking.
• Bespreek tijdens de keukentafelgesprekken de wijze waarop en de voor-
zieningen waaraan het pgb is besteed. Verricht zoveel mogelijk waar-
neming ter plaatse tijdens de gesprekken. Vraag bijvoorbeeld of ze de
scootmobiel laten zien of kijk rond in huis en beoordeel of daadwerkelijk
wordt schoongemaakt.
• Beoordeel de verantwoording van het pgb en stel vast of het redelij-
kerwijs is besteed aan de voorziening(en) waarvoor het is toegekend.
Controleer niet integraal de verantwoordingen. De eis om verantwoor-
ding af te leggen, heeft al een preventieve werking. Het volstaat om de
volledigheid van de ontvangen verantwoordingen na te gaan. Benoem
jaarlijks één thema / soort voorziening, waarvan de verantwoording
daadwerkelijk inhoudelijk wordt beoordeeld. Bijvoorbeeld het ene jaar
scootmobielen, het volgende jaar taxivervoer, etc.
TIP
Laat alle pgb-ontvangers een beperkte verantwoording indien volgens een
vast format. Hier gaat een preventieve werking vanuit. Stel vast dat alle
verantwoordingen zijn ingediend. Voer de inhoudelijke controle op de ver-
antwoording uit door jaarlijks één thema te benoemen. Bijvoorbeeld het
ene jaar scootmobielen, het volgende jaar taxivervoer, etc. Hiermee ont-
staat een evenwichtige controlemix waarbij de personele inspanningen in
redelijke verhouding staan tot de betaalde en uitgekeerde pgb-bedragen.
4.3 Scenario 3: Toegespitste aanpakEen pgb wordt ten onrechte toegekend
Het risico dat een pgb ten onrechte wordt toegekend, wordt afgedekt met
preventieve maatregelen in de aanvraag- en toekenningfase. Het maakt
daarbij geen verschil welk scenario is gekozen. Immers het terecht toeken-
nen van een pgb moet in de aanvraag- en toekenningfase worden gewaar-
borgd en die fase is gelijk voor de drie scenario’s. Voor de uitwerking van het
risico dat een pgb ten onrechte wordt toegekend, wordt daarom kortheids-
102
halve verwezen naar de uitwerking van dit risico bij scenario 1 resp. de
gedetailleerde uitwerking in bijlage 3.
Het recht op een pgb is tussentijds vervallen als gevolg van gewijzigde
omstandigheden
Het aantal wijzigingen in persoonlijke omstandigheden is vaak beperkt.
Van de wijzigingen die door de klanten worden doorgegeven en/of uit de
verantwoording van het pgb blijken, wordt daarom integraal vastgesteld dat
de wijzigingen niet hadden moeten leiden tot het (gedeeltelijk) vervallen
van het recht op een pgb. De aanpak en maatregelen zijn zodoende gelijk
aan het scenario zoeklichtcontroles. Voor de uitwerking van het risico dat
het recht op een pgb tussentijds is vervallen, wordt daarom kortheidshalve
verwezen naar scenario 2 resp. de gedetailleerde uitwerking in bijlage 3.
Het pgb wordt niet besteed aan het doel waarvoor het is toegekend
Bij zowel het scenario zoeklichtcontroles als toegespitste aanpak is sprake
van verantwoording door de pgb-ontvanger en controle hiervan door de
gemeente. De aanpak en maatregelen door de toegespitste aanpak zijn
zodoende gelijk aan het scenario zoeklichtcontroles. Voor de uitwerking
van het risico dat het pgb niet wordt besteed aan het doel waarvoor het is
toegekend, wordt daarom kortheidshalve verwezen naar scenario 2 resp. de
gedetailleerde uitwerking in bijlage 3.
Inhoudelijk zijn er twee belangrijke verschillen:
1. De wijze van verantwoording
Bij zoeklichtcontroles is de verantwoording van het pgb beperkt tot een
opgave van de aard en omvang van de bestedingen en een toelichting
op eventuele verschillen ten opzichte van de aanvraag en toekenning.
De verantwoording bij de toegespitste aanpak is uitgebreider. De aard
van de uitgaven moet worden gespecificeerd en toegelicht, de uitgaven
moeten worden uitgesplitst per nota en de bewijsstukken (zoals nota’s)
moeten worden bijgevoegd.
2. De controle door de gemeente
Bij zoeklichtcontroles is de controle door de gemeente beperkt tot het
103
vaststellen dat alle pgb-ontvangers daadwerkelijk een verantwoording
hebben ingediend. Daarbij wordt op basis van thema’s een aantal ver-
antwoordingen inhoudelijk gecontroleerd. Bij de toegespitste aanpak
worden de verantwoordingen integraal gecontroleerd.
De reden van de uitgebreidere verantwoording en controle is dat het bij de
toegespitste aanpak om de qua financiële omvang belangrijkste voorzienin-
gen.
TIP
De verantwoording en controle van relatief eenvoudige en beperkte pgb’s
kost in verhouding tot de financiële risico’s veel tijd. Het is daarom op basis
van risico’s en kostenbaten aan te bevelen de verantwoording en controle
toe te spitsen op de qua financiële omvang grootste pgb’s.
In het format voor de verantwoording van de qua financiële omvang
grootste pgb’s moet onder andere worden gevraagd naar het overleggen
van bewijsstukken van de bestedingen, zoals nota’s. De controle van deze
pgb’s zal hierdoor relatief eenvoudig kunnen zijn. Zodoende wordt met
een beperkte controle-inspanning een maximaal resultaat gerealiseerd,
namelijk een oordeel over de rechtmatige besteding van het merendeel
van de pgb-uitgaven.
104
105
5 Basisvoorwaarden en -vereisten
Na de inventarisatie van risico’s en de keuzen voor een scenario of een
combinatie van scenario’s, kunnen de basisvoorwaarden en –vereisten
worden ingevuld. In de praktijk zullen deze voorwaarden en vereisten
normaliter al geregeld c.q. aanwezig zijn. Echter ook hiervoor geldt
dat een en ander kritisch moet worden bezien op nut en noodzaak en
mogelijkheden om de inrichting, verantwoording en controle slimmer,
efficiënter en effectiever te organiseren. Vanuit de geïnventariseerde
risico’s en het gekozen scenario / de combinatie van scenario’s kan wor-
den bepaald welke ‘spelregels’ hiervoor passend zijn.
Een aantal basisvoorwaarden en -vereisten moet altijd ingevuld zijn om
het proces pgb Wmo te kunnen beheersen. Dit zijn:
Spelregels (visie, verordening en besluit en/of beleidsregels)
Een gemeente zal allereerst een visie op de Wmo bepalen en vastleg-
gen: ‘Wat willen wij als gemeente met de Wmo bereiken?’ Vanuit deze
visie en rekening houdend met de risico’s en het gekozen scenario of
combinatie van scenario’s, kunnen de concrete spelregels worden be-
paald. De voorwaarden voor het aanvragen en toekennen van een pgb
wordt door gemeenten vastgelegd in een Wmo-verordening. Hiervoor is
een VNG-model beschikbaar, dat veel gemeenten hanteren. De ver-
ordening is in feite de kapstok waaraan het gehele pgb-proces wordt
opgehangen. Veelal is het wenselijk de verordening nader uit te werken
in meer gedetailleerde voorwaarden, afspraken, etc. Gemeenten leggen
deze spelregels vast in een Wmo-besluit en/of Wmo-beleidsregels. Het
samenstel van verordening, besluit en / of beleidsregels vormen het
formele kader waaraan de aanvraag en toekenning van een pgb dient
te voldoen.
106
VALKUIL
Gemeenten nemen de VNG-modelverordening vaak een op een over als
hun eigen gemeentelijke verordening. Het is echter noodzakelijk om bij
een model rekening te houden met de lokale omstandigheden, ervarin-
gen, wensen, etc. De modelverordening nodigt hier ook toe uit. Zo is in de
modelverordening vermeld dat in de beschikking wordt vastgelegd ‘welke
regels gelden ten aanzien van verantwoording van het persoonsgebonden
budget’. De regels voor de verantwoording moeten door de gemeenten
dus zelf worden ingevuld en vastgelegd.
Wanneer geen lokale invulling aan de verordening wordt gegeven, kan het
bijvoorbeeld zo zijn dat iedere pgb-ontvanger verantwoording moet afleg-
gen over de besteding ervan. Het is echter maar de vraag of het college
en de raad dit in alle gevallen wenselijk vinden of bijvoorbeeld alleen bij
een pgb boven een bepaald bedrag. De verordening, het besluit en / of de
beleidsregels vragen dus altijd om lokale afstemming en dus maatwerk.
Functiescheiding beslissen, registreren en beschikken
In het proces pgb Wmo is sprake van geldverkeer vanuit de gemeente naar
de ontvanger van een pgb. Dit bekent dat in het proces van aanvragen tot
en met uitbetaling sprake moet zijn van adequate maar toegesneden func-
tiescheiding, zodat geen onrechtmatige betalingen (kunnen) plaatsvinden.
Uitgangspunten hierbij zijn: ‘geen controle om de controle’ en ‘geen paraaf
om de paraaf’. Kortom functiescheiding, procedures, etc. zijn goed en nood-
zakelijk, mits ze van echte toegevoegde waarde zijn.
In ieder geval moet functiescheiding aanwezig zijn tussen:
• Beslissen op de aanvraag voor c.q. tot toekenning van een pgb;
• Registreren (= administratieve verwerking); en
• Beschikken (= feitelijke betaling).
Normaliter is deze functiescheiding al standaard aanwezig in het proces en
zullen hiertoe geen aanvullende maatregelen hoeven te worden getroffen.
107
PRIORITEER – DURF TE KIEZEN
Gemeenten moeten bij de uitvoering van de Wmo en de pgb-verstrekkin-
gen duidelijke prioriteiten stellen. Dit houdt in dat zij:
• Focus op risico’s: gemeenten moeten in het kader van de controle dui-
delijk bezien waar zij focus op leggen. Niet controleren om het contro-
leren maar nagaan waar de belangrijkste risico’s bestaan. Ook kan meer
gebruik gemaakt worden van met elkaar verbonden waarnemingen.
Dus indicatiestelling gebruiken om te evalueren waar de risico’s van een
onjuiste verstrekking en verantwoording aan zijn verbonden.
• Wmo Verordening op maat moeten maken: ga nog eens na of de
ondergrenzen voor verantwoording nog wel valide zijn. Pas niet per
definitie de modelverordening toe.
• Welke controles bouwen we in?: ga in het huidige verstrekkingen- en
verantwoordingsproces na welke maatregelen nu bestaan, of deze toe-
reikend zijn en daar waar mogelijk slimmer aangepakt kunnen worden.
Interne controle in de lijn en / of verbijzonderd
De verordening c.a. vormen het kader waaraan de aanvraag en toekenning
van een pgb dient te voldoen. Deze spelregels worden door de gemeenten
zelf bepaald en ingevuld. U bepaalt als gemeente dus zelf de last!
Ter vaststelling of de spelregels in de praktijk daadwerkelijk worden nage-
leefd – en aanvragen en toekenningen dus rechtmatig zijn – is het noodza-
kelijk dat gemeenten periodiek interne controles uitvoeren. Bij de interne
controles wordt op basis van bijvoorbeeld dossieronderzoek vastgesteld of
de verordening c.a. bij de onderzochte aanvragen en toekenningen is ge-
volgd. De uitkomsten van de interne controles geven gemeenten input om
waar nodig bij te sturen en daarmee het proces te beheersen. Interne con-
troles kunnen worden uitgevoerd door de uitvoerende afdeling zelf (interne
controle in de lijn) en / of door een afzonderlijke interne controleafdeling
(verbijzonderde interne controle).
Interne controle in de lijn is altijd nodig, omdat daarmee tussentijds infor-
matie wordt verkregen over de beheersing van het proces en tijdig bijsturing
108
kan plaatsvinden. Verbijzonderde interne controle is wenselijk, omdat daar-
mee een onafhankelijk en objectief oordeel wordt verkregen. In de prak-
tijk zal verbijzonderde interne controle echter niet altijd kunnen worden
gerealiseerd, bijvoorbeeld in verband met de (personele) omvang van een
gemeente.
Los van de vraag hoe de interne controle is georganiseerd, is het vooral van
belang te bepalen waar controle écht nodig is en welke controles overbo-
dig zijn. Hiervoor is het van belang dat gemeenten niet alles moeten willen
controleren, maar ook controles durven los te laten. Keuzen die hierbij
gemaakt kunnen worden zijn te vinden in allereerst de risico’s die bestaan,
omvang van de toegekende verstrekking (rekening houden met een zekere
ondergrens), de ontwikkeling van de individuele lasten, aard en omvang
van de regels, signalen of klachten die zijn ontvangen en zoeklichtcontroles.
Het is van belang dat er een gedegen en goede discussie bestaat binnen de
gemeente om de controles vorm te geven.
‘GEMEENTE SCHAFT CONTROLE PGB AF’
‘Aanvankelijk was er veel weerstand tegen het afschaffen van de controle.
De gemeente bedenkt een regel en die moet dan dus ook gecontroleerd
worden. Maar uit de controles die we deden kwam naar voren dat er niet
of nauwelijks sprake was van fraude van het pgb.’
Uit dit persbericht, waarin de wethouder Wmo van de gemeente Huizen
in januari 2010 een toelichting geeft op het afschaffen van de controles op
het pgb, blijkt dat in de praktijk de controle-inspanningen van gemeenten
vaak niet in verhouding staan tot het aantal gevallen waarin en de bedra-
gen waarvoor het pgb onrechtmatig wordt besteed. Hiermee wordt niet
geadviseerd om alle controles af te schaffen, wel is het noodzakelijk dat
gemeenten nadenken over nut en noodzaak van controles en uiteindelijk
komen tot een ‘controleluwe en controlesluwe’ verantwoording en controle
van het pgb.
109
6 Samenvatting
In dit hoofdstuk worden handvatten gegeven om gemeenten te helpen
de balans te vinden tussen controle en verantwoording enerzijds en
vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds op het
domein van de pgb/Wmo. Het uitgangspunt voor de handvatten zijn
de risico’s die in het proces worden onderkend. De kunst hierbij is het
benoemen van die risico’s die écht relevant zijn voor de rechtmatigheid
van de pgb-uitgaven. De insteek daarbij is dat een maatregel of actie
altijd moet bijdragen aan het afdekken of minimaliseren van een risico.
Wanneer dit niet het geval is, mag er vanuit worden gegaan dat sprake
is van een overbodige maatregel of actie.
De verschillen tussen de scenario’s zijn hiervoor beschreven. Kort samen-
gevat zijn de belangrijkste kenmerken en verschillen:
• Preventief organiseren: focus op aanvraag (rechtmatigheid toeken-
ning) en géén verantwoording;
• Zoeklichtcontroles: beperkte vorm van verantwoording en controle
verantwoordingen op basis van jaarlijks te bepalen thema’s; en
• Toegespitste aanpak: verantwoording inclusief bewijsstukken en
integrale controle verantwoordingen.
Voor het daadwerkelijk realiseren van een vermindering van regeldruk
en administratieve lasten is een aantal (vervolg)stappen nodig. Schema-
tisch zijn deze stappen als volgt weer te geven:
110
De vermindering van regeldruk en administratieve lasten wordt bepaald
door de stappen ‘Toepassing(sgebied) scenario’s bepalen’ en ‘Actualiseren,
vereenvoudigen en / of aanvullen kaders en instrumenten’. In die stappen
worden namelijk de keuzes gemaakt die de definitieve inrichting, verant-
woording en controle van het pgb bepalen. Essentieel daarbij is dat gemeen-
ten die keuzes durven te maken en op basis van een kostenbaten analyse
maatregelen durven te verminderen of achterwege laten.
111
Bijlage 1 Uitwerking PGB WMO scenario 1: Preventief organiseren
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 1
Pr
even
tief
org
anis
eren
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
PG
B w
ord
t te
n
on
rech
te t
oeg
eken
d.
Aan
vraa
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Info
rmee
r (p
ote
nti
ële)
aan
vrag
ers
van
een
PG
B o
ver
het
do
el, d
e in
ho
ud
en
de
voo
rwaa
r-d
en v
an h
et P
GB
. Dit
hel
pt
wijz
igin
gen
, ter
ug
vord
erin
gen
, etc
. oo
k te
vo
ork
om
en.
TIP
/ TO
OL:
Info
rmee
r (p
ote
nti
ële)
aan
vrag
ers
via
flye
rs, w
ebsi
te, e
tc.
Aan
vraa
gIn
stru
men
ta-
riu
mG
ebru
ik e
en s
tan
daa
rd a
anvr
aag
form
ulie
r, w
aari
n o
nd
er a
nd
ere
de
voo
rwaa
rden
zijn
ve
rmel
d o
m v
oo
r ee
n P
GB
in a
anm
erki
ng
te
kom
en.
VA
LKU
IL: H
ante
er e
en b
eper
kt a
anta
l du
idel
ijke
en in
beg
rijp
elijk
e ta
al g
este
lde
vrag
en.
Dit
vo
ork
om
t o
nd
uid
elijk
hed
en, o
ntb
reke
nd
e o
f o
nju
iste
geg
even
s, e
tc.
Aan
vraa
gD
ocu
men
tati
eN
eem
alle
en d
ie d
ocu
men
ten
/ b
ewijs
stu
kken
in h
et k
lan
tdo
ssie
r o
p, d
ie e
cht
rele
van
t zi
jn
voo
r h
et b
epal
en v
an h
et r
ech
t o
p e
en P
GB
. Han
teer
hie
rvo
or
een
‘ch
eckl
ist
do
ssie
rco
ntr
o-
le’ w
aaro
p d
e vo
or
het
rec
ht
op
een
PG
B r
elev
ante
zak
en e
n d
ocu
men
ten
zijn
ver
mel
d.
TIP:
‘Vin
k’ d
e ch
eckl
ist
af z
od
at d
e co
ntr
ole
op
de
juis
t- e
n v
olle
dig
hei
d v
an h
et d
oss
ier
exp
licie
t zi
chtb
aar
wo
rdt
gem
aakt
.
VA
LKU
IL: H
et o
pvr
agen
van
(te
)vee
l do
cum
ente
n e
n d
ocu
men
ten
die
nie
t d
irec
t re
leva
nt
zijn
, bet
eken
t d
at a
lle s
tukk
en o
p ju
ist-
en
vo
lled
igh
eid
mo
eten
wo
rden
gec
on
tro
leer
d,
on
tbre
ken
de
en /
of
on
juis
te s
tukk
en a
lsn
og
mo
eten
wo
rden
op
gev
raag
d, e
tc.
Aan
vraa
gPr
oce
sM
aak
geb
ruik
van
(af
stem
min
gen
met
) re
eds
bes
chik
bar
e in
form
atie
, zo
als
eerd
ere
aan
-vr
agen
.
TIP:
Vaa
k zi
jn a
anvr
ager
s re
eds
bek
end
bij
de
gem
een
te, b
ijvo
orb
eeld
do
ord
at z
e ee
rder
ee
n v
oo
rzie
nin
g h
ebb
en a
ang
evra
agd
of
teg
elijk
(b
ijzo
nd
ere)
bijs
tan
d o
ntv
ang
en. D
iver
se
stu
kken
en
geg
even
s zu
llen
ree
ds
bek
end
/ b
esch
ikb
aar
zijn
. Vra
ag b
ij kl
ante
n a
lleen
de
no
g o
ntb
reke
nd
e g
egev
ens
op
.
Aan
vraa
gPr
oce
sZo
rg v
oo
r ee
n ju
iste
en
tijd
ige
en t
egel
ijk e
ffici
ënte
en
eff
ecti
eve
ind
icat
iest
ellin
g.
TIP:
Vo
or
een
(g
roo
t) a
anta
l aan
vrag
ers
zal d
irec
t d
uid
elijk
en
zic
htb
aar
zijn
, wel
ke
bep
erki
ng
(en
) zi
j on
der
vin
den
. In
dat
gev
al is
het
nie
t n
oo
dza
kelij
k ee
n (
kost
bar
e) e
xter
ne
ind
icat
ie a
an t
e vr
agen
maa
r ka
n d
e g
emee
nte
zel
f in
dic
eren
.
Toek
en-
nin
gSt
ruct
uu
r o
rgan
isat
ieLe
g d
e b
eslis
sin
gsb
evo
egd
hei
d t
ot
het
to
eken
nen
van
een
PG
B z
o la
ag m
og
elijk
in d
e o
rgan
isat
ie.
TIP:
Han
teer
een
gre
nsb
edra
g w
aarb
ove
n e
en t
oek
enn
ing
van
een
PG
B d
oo
r ee
n 2
e p
er-
soo
n m
oet
wo
rden
go
edg
ekeu
rd.
112
Bijlage 1 Uitwerking PGB WMO scenario 1: Preventief organiseren
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 1
Pr
even
tief
org
anis
eren
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
PG
B w
ord
t te
n
on
rech
te t
oeg
eken
d.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
de
(bes
ted
ing
s)vo
orw
aard
en v
oo
r h
et P
GB
vas
t in
de
toek
enn
ing
sbes
chik
kin
g.
TIP:
Ver
mel
d in
de
bes
chik
kin
g d
e m
og
elijk
hei
d d
at d
e g
emee
nte
ste
ekp
roef
sgew
ijs d
e b
este
din
g v
an h
et P
GB
kan
co
ntr
ole
ren
. Hie
r g
aat
een
pre
ven
tiev
e w
erki
ng
van
uit
.
Het
rec
ht
op
een
PG
B
is t
uss
enti
jds
verv
alle
n
als
gev
olg
van
ge-
wijz
igd
e o
mst
and
ig-
hed
en.
Aan
vraa
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Info
rmee
r aa
nvr
ager
s va
n e
en P
GB
ove
r d
e ve
rplic
hti
ng
om
ied
ere
wijz
igin
g in
de
per
soo
n-
lijke
om
stan
dig
hed
en d
irec
t b
ij d
e g
emee
nte
te
mel
den
.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
in d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
de
verp
lich
tin
g v
ast
dat
de
on
tvan
ger
van
een
PG
B ie
de-
re w
ijzig
ing
in d
e p
erso
on
lijke
om
stan
dig
hed
en d
irec
t aa
n d
e g
emee
nte
die
nt
te m
eld
en.
TIP:
Ver
mel
d in
de
bes
chik
kin
g d
e m
og
elijk
hei
d d
at d
e g
emee
nte
ste
ekp
roef
sgew
ijs d
e (w
ij-zi
gin
gen
in d
e) p
erso
on
lijke
om
stan
dig
hed
en k
an c
on
tro
lere
n. H
ier
gaa
t ee
n p
reve
nti
eve
wer
kin
g v
anu
it.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
N.v
.t.
Bij
pre
ven
tief
org
anis
eren
wo
rdt
gee
n v
eran
two
ord
ing
afg
eleg
d e
n b
lijft
med
e d
aard
oo
r co
ntr
ole
en
eva
luat
ie a
chte
rweg
e. H
ierd
oo
r vi
nd
t ac
hte
raf
oo
k g
een
co
ntr
ole
pla
ats
op
het
ev
entu
eel t
uss
enti
jds
verv
alle
n v
an h
et r
ech
t o
p e
en P
GB
.
TIP:
Uit
bijv
. fra
ud
esig
nal
en o
f an
on
iem
e ti
ps
kan
blij
ken
dat
een
kla
nt
mo
gel
ijk h
et P
GB
-
on
dan
ks d
e p
reve
nti
eve
maa
treg
elen
- t
och
ten
on
rech
te h
eeft
on
tvan
gen
. In
dat
gev
al
kan
als
no
g c
on
tro
le p
laat
svin
den
.
Het
PG
B w
ord
t n
iet
bes
teed
aan
het
do
el
waa
rvo
or
het
PG
B is
to
egek
end
.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
de
(bes
ted
ing
s)vo
orw
aard
en v
oo
r h
et P
GB
vas
t in
de
toek
enn
ing
sbes
chik
kin
g.
TIP:
Ver
mel
d in
de
bes
chik
kin
g d
e m
og
elijk
hei
d d
at d
e g
emee
nte
ste
ekp
roef
sgew
ijs d
e b
este
din
g v
an h
et P
GB
kan
co
ntr
ole
ren
. Hie
r g
aat
een
pre
ven
tiev
e w
erki
ng
van
uit
.
Ver
ant-
wo
ord
ing
N.v
.t.
Bij
pre
ven
tief
org
anis
eren
wo
rdt
gee
n v
eran
two
ord
ing
ove
r d
e b
este
din
g v
an h
et P
GB
g
evra
agd
.
VA
LKU
IL: H
et a
chte
rweg
e la
ten
van
een
ver
antw
oo
rdin
g z
ou
het
on
rech
tmat
ig b
este
den
va
n h
et P
GB
in d
e h
and
ku
nn
en w
erke
n. H
et is
daa
rom
van
bel
ang
dat
gem
een
ten
ale
rt
reag
eren
op
(m
og
elijk
) o
nre
chtm
atig
geb
ruik
van
het
PG
B e
n in
vo
ork
om
end
e g
eval
len
sa
nct
ies
op
leg
gen
.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
N.v
.t.
Bij
pre
ven
tief
org
anis
eren
wo
rdt
gee
n v
eran
two
ord
ing
afg
eleg
d e
n b
lijft
med
e d
aard
oo
r co
ntr
ole
en
eva
luat
ie a
chte
rweg
e.
TIP:
Uit
bijv
. fra
ud
esig
nal
en o
f an
on
iem
e ti
ps
kan
blij
ken
dat
een
kla
nt
mo
gel
ijk h
et P
GB
-
on
dan
ks d
e p
reve
nti
eve
maa
treg
elen
- o
nre
chtm
atig
hee
f b
este
ed. I
n d
at g
eval
kan
als
no
g
con
tro
le p
laat
svin
den
.
113
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 2
Zo
eklic
htc
on
tro
les
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
PG
B w
ord
t te
n
on
rech
te t
oeg
eken
d.
Aan
vraa
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Info
rmee
r (p
ote
nti
ële)
aan
vrag
ers
van
een
PG
B o
ver
het
do
el, d
e in
ho
ud
en
de
voo
rwaa
rden
van
het
PG
B.
Dit
hel
pt
wijz
igin
gen
, ter
ug
vord
erin
gen
, etc
. oo
k te
vo
ork
om
en.
TIP
/ TO
OL:
Info
rmee
r (p
ote
nti
ële)
aan
vrag
ers
via
flye
rs,
web
site
, etc
.
Aan
vraa
gIn
stru
men
ta-
riu
mG
ebru
ik e
en s
tan
daa
rd a
anvr
aag
form
ulie
r, w
aari
n
on
der
an
der
e d
e vo
orw
aard
en z
ijn v
erm
eld
om
vo
or
een
PG
B in
aan
mer
kin
g t
e ko
men
.
VA
LKU
IL: H
ante
er e
en b
eper
kt a
anta
l du
idel
ijke
en in
b
egri
jpel
ijke
taal
ges
teld
e vr
agen
. Dit
vo
ork
om
t o
nd
ui-
del
ijkh
eden
, on
tbre
ken
de
of
on
juis
te g
egev
ens,
etc
.
Aan
vraa
gD
ocu
men
tati
eN
eem
alle
en d
ie d
ocu
men
ten
/ b
ewijs
stu
kken
in h
et
klan
tdo
ssie
r o
p, d
ie e
cht
rele
van
t zi
jn v
oo
r h
et b
epal
en
van
het
rec
ht
op
een
PG
B.
TIP:
Het
op
vrag
en v
an (
te)v
eel d
ocu
men
ten
en
d
ocu
men
ten
die
nie
t d
irec
t re
leva
nt
zijn
, bet
eken
t d
at
alle
stu
kken
op
juis
t- e
n v
olle
dig
hei
d m
oet
en w
ord
en
gec
on
tro
leer
d, o
ntb
reke
nd
e en
/ o
f o
nju
iste
stu
kken
al
sno
g m
oet
en w
ord
en o
pg
evra
agd
, etc
.
Aan
vraa
gPr
oce
sM
aak
geb
ruik
van
(af
stem
min
gen
met
) re
eds
bes
chik
-b
are
info
rmat
ie, z
oal
s ee
rder
e aa
nvr
agen
.
TIP:
Vaa
k zi
jn a
anvr
ager
s re
eds
bek
end
bij
de
gem
een
-te
, bijv
oo
rbee
ld d
oo
rdat
ze
eerd
er e
en v
oo
rzie
nin
g
heb
ben
aan
gev
raag
d o
f te
gel
ijk (
bijz
on
der
e) b
ijsta
nd
o
ntv
ang
en. D
iver
se s
tukk
en e
n g
egev
ens
zulle
n r
eed
s b
eken
d /
bes
chik
baa
r zi
jn. V
raag
bij
klan
ten
alle
en d
e n
og
on
tbre
ken
de
geg
even
s o
p.
Aan
vraa
gPr
oce
sZo
rg v
oo
r ee
n ju
iste
en
tijd
ige
en t
egel
ijk e
ffici
ënte
en
ef
fect
ieve
ind
icat
iest
ellin
g.
TIP:
Vo
or
een
(g
roo
t) a
anta
l aan
vrag
ers
zal d
irec
t d
uid
elijk
en
zic
htb
aar
zijn
, wel
ke b
eper
kin
g(e
n)
zij
on
der
vin
den
. In
dat
gev
al is
het
nie
t n
oo
dza
kelij
k ee
n
(ko
stb
are)
ext
ern
e in
dic
atie
aan
te
vrag
en m
aar
kan
de
gem
een
te z
elf
ind
icer
en.
Bijlage 2 Uitwerking PGB WMO scenario 2: Zoeklichtcontroles
114
Bijlage 2 Uitwerking PGB WMO scenario 2: Zoeklichtcontroles
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 2
Zo
eklic
htc
on
tro
les
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
PG
B w
ord
t te
n
on
rech
te t
oeg
eken
d.
Toek
en-
nin
gSt
ruct
uu
r o
rgan
isat
ieLe
g d
e b
eslis
sin
gsb
evo
egd
hei
d t
ot
het
to
eken
nen
van
ee
n P
GB
zo
laag
mo
gel
ijk in
de
org
anis
atie
.
TIP:
Han
teer
een
gre
nsb
edra
g w
aarb
ove
n e
en t
oek
en-
nin
g v
an e
en P
GB
do
or
een
2e
per
soo
n m
oet
wo
rden
g
oed
gek
eurd
.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
de
(bes
ted
ing
s)vo
orw
aard
en v
oo
r h
et P
GB
vas
t in
d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
.
TIP:
Ver
mel
d in
de
bes
chik
kin
g d
e m
og
elijk
hei
d d
at d
e g
emee
nte
ste
ekp
roef
sgew
ijs d
e b
este
din
g v
an h
et P
GB
ka
n c
on
tro
lere
n. H
ier
gaa
t ee
n p
reve
nti
eve
wer
kin
g
van
uit
.
Het
rec
ht
op
een
PG
B
is t
uss
enti
jds
verv
alle
n
als
gev
olg
van
ge-
wijz
igd
e o
mst
and
ig-
hed
en.
Aan
vraa
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Info
rmee
r aa
nvr
ager
s va
n e
en P
GB
ove
r d
e ve
rplic
hti
ng
o
m ie
der
e w
ijzig
ing
in d
e p
erso
on
lijke
om
stan
dig
he-
den
dir
ect
bij
de
gem
een
te t
e m
eld
en.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
in d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
de
verp
lich
tin
g v
ast
dat
de
on
tvan
ger
van
een
PG
B ie
der
e w
ijzig
ing
in d
e p
erso
on
lijke
om
stan
dig
hed
en d
irec
t aa
n d
e g
emee
nte
d
ien
t te
mel
den
.
TIP:
Ver
mel
d in
de
bes
chik
kin
g d
e m
og
elijk
hei
d d
at
de
gem
een
te s
teek
pro
efsg
ewijs
de
(wijz
igin
gen
in d
e)
per
soo
nlij
ke o
mst
and
igh
eden
kan
co
ntr
ole
ren
. Hie
r g
aat
een
pre
ven
tiev
e w
erki
ng
van
uit
.
Ver
ant-
wo
or-
din
g
Inst
rum
enta
-ri
um
Stel
een
sta
nd
aard
bep
erkt
ver
antw
oo
rdin
gsf
orm
at
vast
vo
or
de
bes
ted
ing
van
het
PG
B e
n v
raag
hie
rin
in
ied
er g
eval
naa
r w
ijzig
ing
en in
de
per
soo
nlij
ke
om
stan
dig
hed
en (
incl
. bew
ijsst
ukk
en).
TIP:
Stu
ur
het
ver
antw
oo
rdin
gsf
orm
at m
ee m
et d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
Pro
ces
Ga
per
iod
iek
van
alle
en-
staa
nd
e kl
ante
n n
a o
f u
it
de
GB
A w
ijzig
ing
en b
lijke
n
in d
e g
ezin
ssam
enst
ellin
g.
Ind
ien
(m
og
elijk
) sp
rake
is
van
sam
enw
on
ing
wo
rdt
na-
geg
aan
of
het
rec
ht
op
het
PG
B a
l dan
nie
t is
ver
valle
n.
115
Bijlage 2 Uitwerking PGB WMO scenario 2: Zoeklichtcontroles
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 2
Zo
eklic
htc
on
tro
les
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Het
rec
ht
op
een
PG
B
is t
uss
enti
jds
verv
alle
n
als
gev
olg
van
ge-
wijz
igd
e o
mst
and
ig-
hed
en.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
Pro
ces
Vo
er t
uss
enti
jds
‘keu
ken
ta-
felg
esp
rekk
en’ e
n b
esp
reek
d
aarb
ij ev
entu
ele
wijz
i-g
ing
en in
de
per
soo
nlij
ke
om
stan
dig
hed
en.
Beo
ord
eel d
e ve
ran
two
or-
din
g v
an h
et P
GB
en
ste
l vas
t o
f re
ken
ing
ho
ud
end
met
ev
entu
ele
wijz
igin
gen
in d
e p
erso
on
lijke
om
stan
dig
hed
en
het
rec
ht
op
een
PG
B t
uss
en-
tijd
s is
ver
valle
n.
TIP:
Het
aan
tal w
ijzig
ing
en in
p
erso
on
lijke
om
stan
dig
hed
en
is v
eela
l bep
erkt
. De
vera
nt-
wo
ord
ing
en w
ord
en d
aaro
m
inte
gra
al d
oo
rgen
om
en o
p
wijz
igin
gen
in p
erso
on
lijke
o
mst
and
igh
eden
en
hie
rvan
w
ord
t in
teg
raal
beo
ord
eeld
of
het
rec
ht
op
een
PG
B h
ierd
oo
r (d
eels
) zo
u m
oet
en v
erva
llen
.
Het
PG
B w
ord
t n
iet
bes
teed
aan
het
do
el
waa
rvo
or
het
PG
B is
to
egek
end
.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
de
(bes
ted
ing
s)vo
orw
aard
en v
oo
r h
et P
GB
vas
t in
d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
.
TIP:
Ver
mel
d in
de
bes
chik
kin
g d
e m
og
elijk
hei
d d
at d
e g
emee
nte
ste
ekp
roef
sgew
ijs d
e b
este
din
g v
an h
et P
GB
ka
n c
on
tro
lere
n. H
ier
gaa
t ee
n p
reve
nti
eve
wer
kin
g
van
uit
.
Ver
ant-
wo
or-
din
g
Inst
rum
enta
-ri
um
Stel
een
sta
nd
aard
bep
erkt
ver
antw
oo
rdin
gsf
orm
at
vast
vo
or
de
bes
ted
ing
van
het
PG
B.
Laat
de
on
tvan
ger
van
een
PG
B n
a afl
oo
p d
e b
este
din
-g
en v
eran
two
ord
en m
et h
et
bep
erkt
e ve
ran
two
ord
ing
s-fo
rmat
.
TIP:
Stu
ur
het
ver
antw
oo
rdin
gsf
orm
at m
ee m
et d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
.
116
Bijlage 2 Uitwerking PGB WMO scenario 2: Zoeklichtcontroles
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 2
Zo
eklic
htc
on
tro
les
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Het
PG
B w
ord
t n
iet
bes
teed
aan
het
do
el
waa
rvo
or
het
PG
B is
to
egek
end
.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
Pro
ces
Vo
er t
uss
enti
jds
‘keu
ken
ta-
felg
esp
rekk
en’ e
n b
esp
reek
d
aarb
ij d
e w
ijze
waa
rop
en
d
e vo
orz
ien
ing
en w
aara
an
het
PG
B is
bes
teed
.
Beo
ord
eel d
e ve
ran
two
ord
ing
va
n h
et P
GB
en
ste
l vas
t o
f h
et
PGB
red
elijk
erw
ijs is
bes
teed
aa
n d
e vo
orz
ien
ing
(en
) w
aar-
voo
r h
et P
GB
is t
oeg
eken
d.
TIP:
Ver
rich
t zo
veel
mo
gel
ijk
‘waa
rnem
ing
ter
pla
atse
’ ti
jden
s d
e g
esp
rekk
en. V
raag
b
ijvo
orb
eeld
of
ze d
e sc
oo
-tm
ob
iel l
aten
zie
n o
f ki
jk
ron
d in
hu
is e
n b
eoo
rdee
l o
f d
aad
wer
kelij
k w
ord
t sc
ho
on
gem
aakt
.
VA
LKU
IL: C
on
tro
leer
nie
t in
-te
gra
al d
e ve
ran
two
ord
ing
en.
De
eis
om
ver
antw
oo
rdin
g a
f te
leg
gen
, hee
ft a
l een
pre
ven
-ti
eve
wer
kin
g. H
et v
ols
taat
om
d
e o
ntv
ang
st v
an v
eran
two
or-
din
gen
na
te g
aan
.
TIP:
Ben
oem
jaar
lijks
één
th
ema
/ so
ort
vo
orz
ien
ing
, w
aarv
an d
e ve
ran
two
ord
ing
d
aad
wer
kelij
k in
ho
ud
e-lij
k w
ord
t b
eoo
rdee
ld.
Bijv
oo
rbee
ld h
et e
ne
jaar
sc
oo
tmo
bie
len
, het
vo
lgen
de
jaar
tax
iver
voer
, etc
.
117
Bijlage 3 Uitwerking PGB WMO scenario 3: Toegespitste aanpak
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 3
To
eges
pit
ste
aan
pak
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
PG
B w
ord
t te
n
on
rech
te t
oeg
eken
d.
Aan
vraa
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Info
rmee
r (p
ote
nti
ële)
aan
vrag
ers
van
een
PG
B o
ver
het
do
el, d
e in
ho
ud
en
de
voo
rwaa
rden
van
het
PG
B.
Dit
hel
pt
wijz
igin
gen
, ter
ug
vord
erin
gen
, etc
. oo
k te
vo
ork
om
en.
TIP
/ TO
OL:
Info
rmee
r (p
ote
nti
ële)
aan
vrag
ers
via
flye
rs,
web
site
, etc
.
Aan
vraa
gIn
stru
men
ta-
riu
mG
ebru
ik e
en s
tan
daa
rd a
anvr
aag
form
ulie
r, w
aari
n
on
der
an
der
e d
e vo
orw
aard
en z
ijn v
erm
eld
om
vo
or
een
PG
B in
aan
mer
kin
g t
e ko
men
.
VA
LKU
IL: H
ante
er e
en b
eper
kt a
anta
l du
idel
ijke
en in
b
egri
jpel
ijke
taal
ges
teld
e vr
agen
. Dit
vo
ork
om
t o
nd
ui-
del
ijkh
eden
, on
tbre
ken
de
of
on
juis
te g
egev
ens,
etc
.
Aan
vraa
gD
ocu
men
tati
eN
eem
alle
en d
ie d
ocu
men
ten
/ b
ewijs
stu
kken
in h
et
klan
tdo
ssie
r o
p, d
ie e
cht
rele
van
t zi
jn v
oo
r h
et b
epal
en
van
het
rec
ht
op
een
PG
B.
TIP:
Het
op
vrag
en v
an (
te)v
eel d
ocu
men
ten
en
do
-cu
men
ten
die
nie
t d
irec
t re
leva
nt
zijn
, bet
eken
t d
at
alle
stu
kken
op
juis
t- e
n v
olle
dig
hei
d m
oet
en w
ord
en
gec
on
tro
leer
d, o
ntb
reke
nd
e en
/ o
f o
nju
iste
stu
kken
al
sno
g m
oet
en w
ord
en o
pg
evra
agd
, etc
.
Aan
vraa
gPr
oce
sM
aak
geb
ruik
van
(af
stem
min
gen
met
) re
eds
bes
chik
-b
are
info
rmat
ie, z
oal
s ee
rder
e aa
nvr
agen
.
TIP:
Vaa
k zi
jn a
anvr
ager
s re
eds
bek
end
bij
de
gem
een
-te
, bijv
oo
rbee
ld d
oo
rdat
ze
eerd
er e
en v
oo
rzie
nin
g
heb
ben
aan
gev
raag
d o
f te
gel
ijk (
bijz
on
der
e) b
ijsta
nd
o
ntv
ang
en. D
iver
se s
tukk
en e
n g
egev
ens
zulle
n r
eed
s b
eken
d /
bes
chik
baa
r zi
jn. V
raag
bij
klan
ten
alle
en d
e n
og
on
tbre
ken
de
geg
even
s o
p.
Aan
vraa
gPr
oce
sZo
rg v
oo
r ee
n ju
iste
en
tijd
ige
en t
egel
ijk e
ffici
ënte
en
ef
fect
ieve
ind
icat
iest
ellin
g.
TIP:
Vo
or
een
(g
roo
t) a
anta
l aan
vrag
ers
zal d
irec
t d
uid
elijk
en
zic
htb
aar
zijn
, wel
ke b
eper
kin
g(e
n)
zij
on
der
vin
den
. In
dat
gev
al is
het
nie
t n
oo
dza
kelij
k ee
n
(ko
stb
are)
ext
ern
e in
dic
atie
aan
te
vrag
en m
aar
kan
de
gem
een
te z
elf
ind
icer
en.
118
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 3
To
eges
pit
ste
aan
pak
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
PG
B w
ord
t te
n
on
rech
te t
oeg
eken
d.
Toek
en-
nin
gSt
ruct
uu
r o
rgan
isat
ieLe
g d
e b
eslis
sin
gsb
evo
egd
hei
d t
ot
het
to
eken
nen
van
ee
n P
GB
zo
laag
mo
gel
ijk in
de
org
anis
atie
.
TIP:
Han
teer
een
gre
nsb
edra
g w
aarb
ove
n e
en t
oek
en-
nin
g v
an e
en P
GB
do
or
een
2e
per
soo
n m
oet
wo
rden
g
oed
gek
eurd
.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
de
(bes
ted
ing
s)vo
orw
aard
en v
oo
r h
et P
GB
vas
t in
d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
.
TIP:
Ver
mel
d in
de
bes
chik
kin
g d
e m
og
elijk
hei
d d
at d
e g
emee
nte
ste
ekp
roef
sgew
ijs d
e b
este
din
g v
an h
et P
GB
ka
n c
on
tro
lere
n. H
ier
gaa
t ee
n p
reve
nti
eve
wer
kin
g
van
uit
.
Het
rec
ht
op
een
PG
B
is t
uss
enti
jds
verv
alle
n
als
gev
olg
van
ge-
wijz
igd
e o
mst
and
ig-
hed
en.
Aan
vraa
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Info
rmee
r aa
nvr
ager
s va
n e
en P
GB
ove
r d
e ve
rplic
hti
ng
o
m ie
der
e w
ijzig
ing
in d
e p
erso
on
lijke
om
stan
dig
hed
en
dir
ect
bij
de
gem
een
te t
e m
eld
en.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
in d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
de
verp
lich
tin
g v
ast
dat
de
on
tvan
ger
van
een
PG
B ie
der
e w
ijzig
ing
in d
e p
erso
on
lijke
om
stan
dig
hed
en d
irec
t aa
n d
e g
emee
nte
d
ien
t te
mel
den
.
TIP:
Ver
mel
d in
de
bes
chik
kin
g d
e m
og
elijk
hei
d d
at
de
gem
een
te s
teek
pro
efsg
ewijs
de
(wijz
igin
gen
in d
e)
per
soo
nlij
ke o
mst
and
igh
eden
kan
co
ntr
ole
ren
. Hie
r g
aat
een
pre
ven
tiev
e w
erki
ng
van
uit
.
Ver
ant-
wo
ord
ing
Inst
rum
enta
-ri
um
Stel
een
sta
nd
aard
ver
antw
oo
rdin
gsf
orm
at v
ast
voo
r d
e b
este
din
g v
an h
et P
GB
en
vra
ag h
ieri
n in
ied
er g
eval
n
aar
wijz
igin
gen
in d
e p
erso
on
lijke
om
stan
dig
hed
en
(in
cl. b
ewijs
stu
kken
).
TIP:
Stu
ur
het
ver
antw
oo
rdin
gsf
orm
at m
ee m
et d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
.
Bijlage 3 Uitwerking PGB WMO scenario 3: Toegespitste aanpak
119
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 3
To
eges
pit
ste
aan
pak
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Het
rec
ht
op
een
PG
B
is t
uss
enti
jds
verv
alle
n
als
gev
olg
van
ge-
wijz
igd
e o
mst
and
ig-
hed
en.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
Pro
ces
Vo
er t
uss
enti
jds
‘keu
ken
tafe
lge-
spre
kken
’ en
bes
pre
ek d
aarb
ij ev
entu
ele
wijz
igin
gen
in d
e p
erso
on
lijke
om
stan
dig
hed
en.
Beo
ord
eel d
e ve
ran
two
or-
din
g v
an h
et P
GB
en
ste
l va
st o
f re
ken
ing
ho
ud
end
m
et e
ven
tuel
e w
ijzig
in-
gen
in d
e p
erso
on
lijke
o
mst
and
igh
eden
het
rec
ht
op
een
PG
B t
uss
enti
jds
is
verv
alle
n.
TIP:
Het
aan
tal w
ijzi-
gin
gen
in p
erso
on
lijke
o
mst
and
igh
eden
is v
eela
l b
eper
kt. D
e ve
ran
two
or-
din
gen
wo
rden
daa
rom
in
teg
raal
do
org
eno
men
o
p w
ijzig
ing
en in
per
soo
n-
lijke
om
stan
dig
hed
en e
n
hie
rvan
wo
rdt
inte
gra
al
beo
ord
eeld
of
het
rec
ht
op
een
PG
B h
ierd
oo
r (d
eels
) zo
u m
oet
en
verv
alle
n.
Het
PG
B w
ord
t n
iet
bes
teed
aan
het
do
el
waa
rvo
or
het
PG
B is
to
egek
end
.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
de
(bes
ted
ing
s)vo
orw
aard
en v
oo
r h
et P
GB
vas
t in
d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
.
TIP:
Ver
mel
d in
de
bes
chik
kin
g d
e m
og
elijk
hei
d d
at d
e g
emee
nte
ste
ekp
roef
sgew
ijs d
e b
este
din
g v
an h
et P
GB
ka
n c
on
tro
lere
n. H
ier
gaa
t ee
n p
reve
nti
eve
wer
kin
g
van
uit
.
Ver
ant-
wo
ord
ing
Inst
rum
enta
-ri
um
Stel
een
sta
nd
aard
ver
antw
oo
rdin
gsf
orm
at v
ast
voo
r d
e b
este
din
g v
an h
et P
GB
en
leg
hie
rin
on
der
an
der
e al
s ei
s va
st d
at a
lle b
ewijs
stu
kken
zo
als
no
ta’s
mo
eten
w
ord
en b
ijgev
oeg
d.
Laat
de
on
tvan
ger
van
ee
n P
GB
na
aflo
op
de
be-
sted
ing
en v
eran
two
ord
en
met
het
ver
antw
oo
rdin
gs-
form
at.
TIP:
Stu
ur
het
ver
antw
oo
rdin
gsf
orm
at m
ee m
et d
e to
eken
nin
gsb
esch
ikki
ng
.
Bijlage 3 Uitwerking PGB WMO scenario 3: Toegespitste aanpak
120
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 3
Toeg
esp
itst
e aa
np
ak
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Het
PG
B w
ord
t n
iet
bes
teed
aan
het
do
el
waa
rvo
or
het
PG
B is
to
egek
end
.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
Pro
ces
Vo
er t
uss
enti
jds
‘keu
ken
tafe
lge-
spre
kken
’ en
bes
pre
ek d
aarb
ij d
e w
ijze
waa
rop
en
de
voo
rzie
nin
-g
en w
aara
an h
et P
GB
is b
este
ed.
Co
ntr
ole
er d
e ve
ran
two
or-
din
g v
an h
et P
GB
en
ste
l va
st o
f h
et P
GB
is b
este
ed
aan
de
voo
rzie
nin
g(e
n)
waa
rvo
or
het
PG
B is
to
egek
end
.
TIP:
Ver
rich
t zo
veel
mo
gel
ijk
‘waa
rnem
ing
ter
pla
atse
’ tijd
ens
de
ges
pre
kken
. Vra
ag b
ijvo
or-
bee
ld o
f ze
de
sco
otm
ob
iel l
aten
zi
en o
f ki
jk r
on
d in
hu
is e
n b
eoo
r-d
eel o
f d
aad
wer
kelij
k w
ord
t sc
ho
on
gem
aakt
.
Bijlage 3 Uitwerking PGB WMO scenario 3: Toegespitste aanpak
121
Deel 4. Algemene subsidie-verordening: subsidie
122
123
1 Inleiding
Gemeenten hebben als taak en verantwoordelijkheid om diverse maat-
schappelijke doelstellingen en effecten te bereiken en te stimuleren.
Subsidieverstrekking is een (financieel) instrument waarmee gemeenten
de ontwikkeling en realisatie van praktische, sociale, sportieve of ideële
doelstellingen kunnen ondersteunen en stimuleren. Meestal moet een
toegekend subsidie voldoen aan een aantal wensen en eisen die de
gemeente heeft gesteld. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor
het (tussentijds) bewaken dat de toegekende subsidie is besteed of
besteed gaat worden aan de afgesproken activiteiten. Om de besteding
aan te tonen stellen gemeenten veelal als voorwaarde dat de ontvanger
een subsidieverantwoording opstelt. De gemeente zal, mede op basis
van informatie van de subsidieontvanger, moeten beoordelen of vol-
daan is aan de vooraf gestelde subsidievoorwaarden. In de praktijk blijkt
de verantwoording en controle van subsidies regelmatig weerbarstig te
zijn, mede omdat regelgeving niet altijd eenduidig is. In de voorliggen-
de handreiking worden handvatten en oplossingsrichtingen aangereikt
en worden aandachtspunten weergegeven.
Allereerst is het belangrijk dat duidelijk is wat precies onder een subsidie
wordt volstaan. In de model Algemene Subsidieverordening van de VNG
(hierna model ASV) is de volgende definitie opgenomen:
DEFINITIE SUBSIDIE
Er is sprake van een subsidie als het gaat om geldverstrekkingen, die
aan de volgende kenmerken voldoen:
1. Het betreft een aanspraak op financiële middelen;
2. Die door een bestuursorgaan worden verstrekt;
3. Met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager;
4. Anders dan als betaling voor het bestuursorgaan geleverde goede-
ren of diensten.
124
Een subsidie is niet te verwarren met een opdracht. Als er sprake is van
een betaling voor een opdracht (een financiële tegenprestatie) kan deze
betaling niet worden aangemerkt als subsidieverstrekking of omgekeerd.
Subsidie en opdracht sluiten elkaar dus uit.
Subsidies zijn er in allerlei vormen en maten die in essentie zijn terug te
brengen tot twee soorten:
• Eenmalige subsidies: Subsidies ten behoeve van bijzondere eenmalige
projecten of activiteiten die niet behoren tot de reguliere bezigheden
van de aanvrager en waarvoor het college slechts voor een van tevoren
bepaalde tijd subsidie wil verstrekken.
• Jaarlijkse subsidies: Subsidies die per (boek)jaar of voor een bepaald
aantal (boek)jaren aan een instelling voor een maximale periode worden
verstrekt.
De omvang van de uitgaven aan subsidieverstrekking varieert sterk per
gemeente en is afhankelijk van enerzijds de omstandigheden binnen een
gemeente (een actief verenigingsleven, veel of weinig maatschappelijke
problemen, etc.) en anderzijds het gemeentelijk beleid op het gebied van
subsidieverstrekking.
UITGAVEN KUNST EN CULTUUR 1,7 MILJARD PER JAAR
RTL Nieuws heeft onderzoek gedaan naar de uitgaven aan kunst en cultuur
door de rijks- en lokale overheid (zie ook de aanvullende reacties / bericht-
geving in hoofdstuk 4). In mei 2010 zijn naar aanleiding van dit onderzoek
onder andere de volgende cijfers bekendgemaakt:
• In totaal werd er in 2009 ongeveer 272 miljard euro uitgegeven door
de overheid, waarvan 1,7 miljard euro naar kunst- en cultuursubsidies
ging;
• De gemiddelde subsidie voor kunst en cultuur is 100 euro voor elke
Nederlander per jaar;
• De gemeenten keerden in 2009 ruim 1 miljard euro aan kunst- en
cultuursubsidies uit. Deze gaan voor ongeveer 65% naar bibliotheek en
Centrum voor Kunsten;
125
• Rotterdammers betalen het meest aan kunst- en cultuursubsidie per
hoofd van de bevolking. Eindhoven staat op de 3e plaats in de ranglijst
van 30 grootste gemeenten van Nederland, met € 167 per inwoner per
jaar.
Naast subsidies voor kunst en cultuur verstrekken overheden ook diverse
andere subsidies. Zo verstrekken gemeenten bijvoorbeeld ook subsidies
voor buurtactiviteiten, jeugd- en sportverenigingen, etc. Exacte cijfers van
de gesubsidieerde activiteiten zijn niet direct bekend. Het mag duidelijk
zijn dat het hier om een groot aantal verstrekkingen gaat met dito bedra-
gen.
De subsidieverstrekkingen moeten natuurlijk voorzien zijn van de nodige
waarborgen om een rechtmatige en integere verstrekking te kunnen waar-
borgen. Een juiste balans tussen controle en verantwoording enerzijds en
vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds is daarbij
essentieel. Bij verantwoorden om te verantwoorden is immers niemand
gebaat.
Daar komt bij dat vooral kleine(re) instellingen vaak grotendeels of volle-
dig afhankelijk zijn van de inzet van vrijwilligers en qua exploitatie moeten
werken met kleine budgetten. Zeker bij deze instellingen moet daarom
altijd de vraag worden gesteld of de wijze van verantwoording en controle
nog in verhouding staan tot de omvang van de subsidie en de risico’s dat
de subsidie onrechtmatig wordt besteed. Vanuit deze overwegingen rijst de
vraag hoe regelluw en regelsluw invulling kan worden gegeven aan het ver-
antwoordings- en controleproces rondom subsidies, waarbij voorop staat dat
processen zo efficiënt mogelijk moeten verlopen en dat rechtmatig wordt
gehandeld. Hiermee kan eenieder in de controletoren (Raad, College, Reken-
kamer, ambtelijk en accountant) tevreden worden gesteld zonder dat hierbij
dubbelingen plaatsvinden of dat controles inefficiënt worden uitgevoerd.
126
Het uitgangspunt voor de voorliggende handreiking is de model ASV van de
VNG, die gemeenten als basis hanteren voor het vorm en inhoud geven van
hun lokale subsidiebeleid.
VALKUIL
Gemeenten nemen de VNG-modelverordening vaak een op een over als
hun eigen gemeentelijke verordening. Op sommige domeinen moet men
echter rekening houden met lokale omstandigheden, ervaringen, wensen,
etc. De modelverordeningen nodigen hier ook toe uit. Zo is in de model-
verordening vermeld dat het college bij het besluit tot verlenen van de
subsidie, aangeeft op welke wijze de verantwoording van de te ontvangen
subsidie plaats moet vinden.
Wanneer geen lokale invulling aan de verordening wordt gegeven, kan het
bijvoorbeeld zo zijn dat iedere subsidieontvanger verantwoording moet af-
leggen over de besteding ervan. Het is echter maar de vraag of het college
en de raad dit in alle gevallen wenselijk vinden of bijvoorbeeld alleen bij
een subsidie boven een bepaald bedrag. De verordening en/of de beleids-
regels vragen dus altijd om lokale afstemming en dus maatwerk.
Dit hoofdstuk geeft handvatten om het proces van subsidieverstrekking slim-
mer, efficiënter en effectiever vorm te geven door:
• Meer inzicht te hebben in de risico’s;
• Het maken van bewuste afwegingen; en
• Vervolgens het herzien van het proces van subsidieverstrekking en/of het
aanpassen van de spelregels en instrumenten.
Uitgangspunt daarbij is dat gemeenten juist bij het beoordelen en toeken-
nen van subsidies een groot aantal keuzes kunnen maken. Door inzicht te
hebben in de risico’s, door af te wegen welke verantwoordingseisen moeten
worden gesteld, het beleid en de verantwoording daarop af te stemmen
en vervolgens de processen en instrumenten hierop in te richten. Alleen
dan is de gemeente in staat om vooraf en slim te organiseren waardoor de
verantwoording achteraf minder omvangrijk en intensief kan worden en de
127
gemeente op een doelmatige wijze met haar onderzoekscapaciteit om kan
gaan.
128
129
2 Wat en hoe wordt er verstrekt?
Gemeenten verstrekken subsidies aan instellingen om de uitvoering van
het gemeentelijk beleid te bevorderen. Hierbij kan worden gedacht aan
activiteiten en doelstellingen op het gebied van sport, cultuur en maat-
schappij. De omvang van de subsidies varieert van enkele honderden of
duizenden euro’s (bijvoorbeeld voor een Oranjecomité of de Sinterklaas-
intocht) tot soms miljoenen euro’s (bijvoorbeeld voor de bibliotheek of
de uitvoering van maatschappelijk werk). De subsidie wordt veelal ruim
van te voren aangevraagd en vaak per voorschot (deels) uitbetaald aan
de betreffende instelling.
Het proces van aanvraag, toekenning, verantwoording en controle en
evaluatie van een subsidie is schematisch als volgt weer te geven:
De kaders waarbinnen subsidies worden verstrekt, zijn vastgelegd in de
Algemene wet bestuursrecht en de gemeentelijke subsidieverordening,
eventueel aangevuld met beleidsregels voor specifieke beleidsterreinen.
Deze kaders hebben betrekking op:
• De soort activiteiten dat voor subsidie in aanmerking komt;
• Nadere bepalingen voor instellingen om voor subsidie in aanmerking
te komen (bijvoorbeeld de rechtsvorm of het aantal jeugdleden);
• De aanvraagprocedure;
• De verantwoordingsprocedure; en
• Controlebepalingen.
130
In het kader van de vermindering van regeldruk en administratieve las-
tenverlichting wordt hierna een handreiking gegeven om de organisatie,
verantwoording en controle van subsidies slim, efficiënt en effectief in te
richten zodat:
• Met minder regels en eisen toch de doelstellingen van de gemeente wor-
den bereikt;
• De (administratieve) lasten voor de subsidieontvanger tot het echt nood-
zakelijke worden beperkt; en
• De risico’s voor de gemeente toch toereikend worden afgedekt dan wel
bewust niet worden afgedekt.
Een belangrijke randvoorwaarde om te komen tot een slimmere verant-
woording en controleverantwoording is de wet- en regelgeving (zoals een
verordening), instrumenten en de wijze en mate van verantwoording op af
te stemmen op de lokale situatie. Er is veel maatwerk mogelijk maar dan zijn
een goede voorbereiding en bewuste keuzes essentieel.
131
MISBRUIK EN ONEIGENLIJK GEBRUIK SUBSIDIES
Frequent komen verhalen in de pers over misbruik en oneigenlijk gebruik
van subsidies, soms bewust (fraude) en soms onbewust (bijvoorbeeld door
onduidelijke regelgeving). Dit is ernstig en schaadt het vertrouwen van de
overheid in de burger en vice versa. De eerste reactie zal zijn om de contro-
le- en verantwoordingseisen op te schroeven. Toch kan beter geïnvesteerd
worden in een goede en gedegen afweging aan de voorkant. Wat moet
minimaal gerealiseerd worden in het kader van de doelstellingen van de
gemeenten, welke vrijheid laten we in de verantwoording en welke risico’s
zijn we bereid om te lopen.
Als voorbeeld wordt in de voorliggende handreiking de verstrekking van
subsidies aan welzijns- en maatschappelijke instellingen uitgewerkt. Hierna
zal achtereenvolgens worden ingegaan op de te onderkennen risico’s en de
hierop te nemen maatregelen. De maatregelen zullen worden uitgewerkt
132
voor drie scenario’s. Deze scenario’s zijn:
1. Preventief organiseren
Het preventief inrichten en organiseren (zonder verantwoording) bete-
kent dat een gemeente bij de aanvraag en toekenningen waarborgen
treft, zodat de risico’s op het onrechtmatig besteden van de gelden en/of
het niet realiseren van de beoogde prestaties zijn afgedekt dan wel tot
voor de gemeente acceptabele proporties zijn teruggebracht.
2. Zoeklichtcontroles
Het hanteren van zoeklichtcontroles houdt in dat – naast de preventieve
maatregelen – tevens een beperkte wijze van verantwoording plaats-
vindt. De controle op deze verantwoordingen kan rekening houdend
met de afweging van keuzes en het inschatten van de risico’s, beperkt
blijven tot enkele aspecten of thema’s.
3. Toegespitste aanpak
Bij een toegespitste aanpak worden voor bepaalde instellingen specifie-
ke (aanvullende) voorwaarden gesteld aan de wijze van verantwoording
en de toetsing erop door de gemeente.
In de model ASV wordt niet gesproken over scenario’s maar over arrange-
menten. De uitgangspunten voor de onderverdeling van de arrangementen
zijn inhoudelijk nagenoeg gelijk aan de scenario’s. De drie voorgestelde
arrangementen zijn (inclusief grensbedragen, die waar wenselijk naar de
lokale situatie aangepast kunnen worden):
• Arrangement 1: Subsidies tot € 5.000
Kenmerkend voor subsidies tot € 5.000 is dat een vast bedrag (lump sum)
wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard
verantwoording hoeft af te leggen aan de gemeente. De ontvanger
hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te
dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als
de gemeente worden bespaard.
• Arrangement 2: Subsidies vanaf € 5.000 tot € 50.000
Bij subsidies vanaf € 5.000 tot € 50.000 legt de subsidieontvanger ach-
teraf verantwoording af aan de gemeente. Het moment en de wijze
waarop worden bepaald afhankelijk van onder andere het soort activi-
133
teit waarvoor subsidie is verstrekt. In een aantal gevallen hoeft de subsi-
dieontvanger geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording)
in te dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager
als de gemeente worden bespaard. Bijvoorbeeld wanneer de verhuur van
een gemeentelijk gebouw aan een instelling wordt gesubsidieerd.
• Arrangement 3: Subsidies vanaf € 50.000
Bij subsidies van € 50.000 of meer wordt uitgegaan van de traditionele
afrekening van subsidies, op basis van gerealiseerde kosten en baten.
De subsidievaststelling vindt in principe plaats op basis van uitgevoerde
activiteiten en gerealiseerde kosten. Bij de financiële verantwoording
mag de gemeente een door een accountant opgesteld stuk vragen. Het
is echter niet verplicht daar in alle gevallen om te vragen. Zekerheid
kan ook worden verkregen door steekproefsgewijze controles van de
uitvoeringsinstanties of door verantwoording in de jaarrekening van een
instelling.
Schematisch is de relatie tussen de arrangementen en scenario’s als volgt
weer te geven:Scenario Arrangement Toelichting
Preventief organise-ren
Arrangement 1, 2 en 3
Het scenario preventief organiseren is op alle arrangementen van toepassing. Immers, bij alle subsidieverstrekkingen zal onafhankelijk van het subsidie-bedrag sprake zijn van preventieve beheersmaatregelen. Voor arrangement 1 blijft het bij preventief organiseren (toekenning = vaststelling en geen verantwoording)
Zoeklicht-controles
Arrange-ment 2
Arrangement 2 bestaat naast de preventieve maatregelen uit aanvullende maatregelen in de vorm van zoeklichtcontroles.
Toege-spitste aanpak
Arrange-ment 3
Arrangement 3 bestaat naast de preventieve maatregelen uit aanvullende maatregelen in de vorm van een toegespitste aanpak. Ten opzichte van arran-gement 3 uit de ASV kent de toegespitste aanpak één bijzonderheid:
Arrangement 3 gaat er vanuit dat alle subsidies vanaf € 50.000 worden verant-woord, eventueel voorzien van zekerheid in de vorm van een accountantsver-klaring en / of rapport en alle verantwoordingen door de gemeente worden gecontroleerd. De toegespitste aanpak gaat er ook vanuit dat alle subsidies vanaf € 50.000 worden verantwoord, maar geeft gemeenten daarbij de mo-gelijkheid om voor bepaalde subsidies of aan bepaalde instellingen specifieke (aanvullende) voorwaarden te stellen, bijvoorbeeld:• Meer gedetailleerd verantwoorden als sprake is van politiek of maatschap-
pelijk gevoelige projecten of activiteiten; of• Beperkt verantwoorden als sprake is van relatief eenvoudige subsidies. zoals
een bijdrage in de huurkosten.
De wijze waarop de gemeente de controle op de verantwoordingen uitvoert, wordt hierop uiteraard afgestemd.
134
De keuze voor één van de scenario’s wordt automatisch gemaakt door de
koppeling van het scenario aan de hoogte van het subsidiebedrag. Dit laat
onverlet dat een gemeente in bepaalde gevallen kan besluiten een ander
scenario van toepassing te verklaren. Bijvoorbeeld: aan een instelling die
in het verleden negatief in de publiciteit is geweest in verband met een
onrechtmatig bestede subsidie, wordt een subsidie toegekend van € 2.500.
Door de hoogte van de subsidie is hierop in principe scenario 1 van toepas-
sing, wat betekent dat de subsidie wordt toegekend en gelijktijdig wordt
vastgesteld. In dat geval zou dus geen verantwoording meer plaatsvinden
van de besteding van de subsidie. In verband met de eerder onrechtmatig
bestede subsidie, kan het wenselijk zijn om af te wijken van het standaard
scenario voor een subsidie van € 2.500 en in dit geval toch een vorm van
verantwoording te vragen (scenario 2 of 3).
Uiteindelijk hangt de keuze van een scenario in hoge mate af van het soort
subsidie, de risico-inschatting door de gemeente en de omvang van de
risico’s die zij – bewust – wil lopen. Een handvat hiervoor is opgenomen in de
volgende tabel.
135
• Uitgangspunten bij bovenstaande tabellen: Jaarlijkse subsidies betreffen
enerzijds de relatief grote(re) subsidiebedragen voor bijvoorbeeld biblio-
theek, schouwburg en instellingen voor maatschappelijk welzijn/werk.
Spelregels, tussentijdse informatie, afspraken over recht, hoogte en duur
en (tussentijdse) verantwoording over de subsidie zijn hierbij belangrijke
elementen. Termijnen en formele vereisten worden op maat gemaakt en
slim ingericht. Directe (subsidie)relaties met derden zijn veelal niet van
toepassing. Anderzijds gaat het bij jaarlijkse subsidies ook om de relatief
kleine subsidies voor sportverenigingen, scouting, etc. Uitgangspunt hier-
voor is dat spelregels, termijnen, etc. tot een minimum worden beperkt.
• De mate van detaillering van de verantwoording bij eenmalige subsidies
is afhankelijk van de aard en daarmee de rechtmatigheidrisico’s van het
project of de activiteit en de omvang van de subsidie die hiervoor is toe-
gekend. Bijvoorbeeld:
• Wanneer een eenmalige subsidie van € 10.000 wordt gevraagd voor de
aanschaf van computers, dan zal de gemeente op basis van het aantal
computers en de technische specificaties goed kunnen beoordelen of
het subsidiebedrag in redelijke verhouding staat tot de aan te schaffen
computers. De risico’s van onrechtmatige besteding zijn in dat geval
beperkt. Daardoor kan de gemeente volstaan met het vragen van een
beperkte verantwoording, bijvoorbeeld het overleggen van nota’s
dan wel waarneming ter plaatse dat de computers daadwerkelijk zijn
aangeschaft en aanwezig zijn.
• Wanneer een eenmalige subsidie wordt gevraagd als bijdrage in de
kosten van personele inzet bij een activiteit, zal de gemeente minder
eenvoudig kunnen vaststellen of de inzet in redelijke verhouding staat
tot de gevraagde subsidie en of de gevraagde ureninzet ook daadwer-
kelijk is geleverd. Over de wijze van verantwoording zullen daarom
expliciete en eenduidige afspraken moeten worden gemaakt, bijvoor-
beeld over tijdschrijven en de autorisatie daarvan.
• In de praktijk blijkt dat de uitvoering, verantwoording en controle van
doorgelegde subsidies vaak tot (praktische) problemen en vraagstukken
leidt. Het is voor gemeenten daarom van essentieel belang bij dergelijke
subsidies strikte en eenduidige afspraken te maken en hierop met name
136
ook tussentijds toezicht te houden (en zonodig handhavend op te tre-
den).
Uit deze handreiking zal blijken dat bij een goede balans tussen de financi-
ele omvang van subsidies, geïdentificeerde frauderisico’s, verantwoording en
controle écht een vermindering van regeldruk en administratieve lasten kan
worden gerealiseerd zónder dat afbreuk wordt gedaan aan de rechtmatige
toekenning en besteding van subsidies.
Schematisch is dit als volgt weer te geven:
Voor de subsidieverstrekking zijn de belangrijkste risico’s in beeld gebracht.
Vervolgens is per onderscheiden fase (aanvraag, toekenning, verantwoor-
ding en controle en evaluatie) uitgewerkt welke preventieve, tussentijdse en
repressieve maatregelen gemeenten kunnen treffen om de risico’s te beheer-
sen en tot een minimum te beperken. De uitwerking van de maatregelen
heeft plaatsgevonden naar de onderwerpen proces, structuur organisatie,
instrumentarium, informatievoorziening en documentatie. Per risico en per
- Verordening- Criteria- Volledigheidaanvraag- Teoverleggenstukken- Bedragsubsidie- Eenmalig/jaarlijks
- Beleid- Budget- Bestedingsvoorwaarden- Geenverantwoordingseisen
- Beleid- Budget- Bestedingsvoorwaarden- Verantwoordingseisen
- Beleid- Budget- Bestedingsvoorwaarden- Verantwoordingseisenincl.
accountantsverklaring
- Contactmetbestuurders/directiesovervoortgangactiviteiten
- Gebruikmakenvaninformatieuitanderebronnenteronder-bouwingvandeuitvoeringvanactiviteiten
- Contactmetbestuurders/directiesovervoortgangactiviteiten
- Gebruikmakenvaninformatieuitanderebronnenteronder-bouwingvandeuitvoeringvanactiviteiten
- Kritischebeoordelingverant-woording
- Beoordelenrechtmatigheidbestedingenaandehandvanaccountantsverklaring
- Zoeklichtcontrole,bijv.metacti-viteitenverslagenofwaarnemingterplaatse
- Definitievevaststellingo.b.v.beperktetoetsing
137
onderwerp zijn de belangrijkste valkuilen benoemd en zijn waar mogelijk
tips vanuit de praktijk vermeld.
De gedetailleerdere uitwerking van de scenario’s is opgenomen in de bijla-
gen 1 t/m 3 bij deze handreiking. Kortheidshalve wordt hiernaar verwezen.
In het vervolg van deze notitie wordt achtereenvolgens aandacht gegeven
aan:
• Enkele specifieke onderwerpen en aandachtspunten;
• Een nadere toelichting van de risico’s;
• De uitwerking van de scenario’s; en
• De basisvoorwaarden en -vereisten.
138
139
3 Specifieke onderwerpen en
aandachtspunten
In de praktijk komt het voor dat overheden aan elkaar subsidie verstrek-
ken of een instelling een subsidie doorlegt aan een derde instelling,
maar dat is niet van wezenlijke invloed op de inrichting, verantwoor-
ding en controle. De kern is dat de besteding van de subsidie moet
voldoen aan de afgesproken voorwaarden en prestaties. Hierbij geldt
een meldingsplicht: de subsidieontvanger doet direct melding aan het
college zodra aannemelijk is dat de activiteiten, waarvoor de subsidie
is verleend, niet of geheel niet zullen worden verricht of dat niet of
geheel niet aan de aan de beschikking tot subsidieverlening verbon-
den verplichtingen zal worden voldaan. In een aantal gevallen gaat de
subsidiegrondslag verder dan het verantwoorden en controleren van
de uitgaven en is niet-financiële informatie, zoals aantallen jeugdleden
of gerealiseerde effecten, de basis voor de subsidieverantwoording en
-controle. Ook hierdoor wijzigt het wezen van het proces niet.
In paragraaf 4 worden de belangrijkste risico’s in het kader van subsi-
dieverstrekking benoemd en uitgewerkt. Vervolgens wordt voor deze
risico’s op basis van een drietal scenario’s in paragraaf 5 de inrichting,
verantwoording en controle van het subsidieproces nader uitgewerkt.
Voordat de risico’s worden benoemd en uitgewerkt, wordt in dit hoofd-
stuk eerst ingegaan op een aantal algemene en specifieke aandachts-
punten, waarmee bij het bepalen van het beleid, het stellen van (ver-
antwoordings)eisen en het verantwoorden en controleren van subsidies
rekening moet worden gehouden.
Koppeling activiteiten, geld en prestaties
Gemeenten verstrekken subsidies met als doel het realiseren van maat-
schappelijke prestaties en effecten. Het is daarom van essentieel belang
140
dat bij het beoordelen van aanvragen en het toekennen en vaststellen van
subsidies een expliciete en SMART-gemaakte koppeling wordt gemaakt tus-
sen activiteiten, geld en prestaties.
Kostprijs
Het verstrekken van subsidies kost gemeenten geld. Daarbij gaat het niet al-
leen om de out-of-pocket kosten (de subsidie), maar tevens om bijvoorbeeld
de kosten van interne uren voor het beoordelen van aanvragen, tussentijds
overleg, vaststellen, etc. Voor een adequate afweging door de gemeente
welke activiteiten en projecten wel en niet worden gesubsidieerd en welke
bedragen hier redelijkerwijs aan toegekend worden, is het van belang de
kostprijs van een subsidie te kennen. Deze kostprijs bestaat het subsidie-
bedrag vermeerderd met alle bijkomende kosten, zoals interne uren. Aan
de hand van de kostprijs, de subsidieaanvraag en de beoogde prestaties en
activiteiten kan een evenwichtige afweging plaatsvinden van toe te kennen
en af te wijzen aanvragen evenals de te verstrekken bedragen.
Handhaven termijnen
Gemeenten stellen eisen aan de subsidieontvangers wanneer zij bepaalde
informatie verstrekken of verantwoording afleggen. Deze termijnen worden
onder meer afgesproken om tijdig:
• Inzicht te krijgen in de (voortgang van de) prestaties en activiteiten; en
• Subsidies vast te stellen.
In de praktijk komt het regelmatig voor dat instellingen – uiteraard voor
zover zij verplicht zijn verantwoording af te leggen over de besteding van de
subsidie – één of meerdere keren uitstel vragen en krijgen voor het over-
leggen van (tussentijdse) informatie. Dit is niet wenselijk. Termijn worden
gesteld en afgesproken om de voortgang en realisatie van activiteiten en
besteding van subsidies door instellingen gelijk en op hetzelfde moment
te beoordelen en vast te stellen. Het advies is dan ook dat gemeenten de
afgesproken termijnen niet alleen bewaken maar tevens handhaven (en dus
consequenties verbinden aan het te overschrijden of niet naleven van termij-
nen, bijvoorbeeld door de voorschotten op te schorten).
141
Eigen vermogen
Vooral de qua activiteiten en financiën grote(re) instellingen beschikken
vaak over een eigen vermogen. Het is aan te bevelen dat gemeenten beleid
en spelregels ontwikkelen over de besteding van de subsidie in relatie tot
het beschikken over en aanvullen van het eigen vermogen door de gesubsi-
dieerde instellingen.
VOORBEELDBEPALINGEN VOORWAARDEN EIGEN VERMOGEN
Bepalingen betreffende de financiën van de subsidieaanvrager kunnen zijn:
• Het vormen van eigen vermogen is alleen toegestaan indien de aanvra-
ger hiertoe vooraf toestemming heeft gekregen van het college.
• De genoemde toestemming wordt alleen gegeven indien:
• De bestemming van het eigen vermogen past binnen de doelstelling
van de activiteiten waarvoor het college subsidie verleent, en
• De hoogte van het eigen vermogen naar het oordeel van het college
redelijkerwijs in verhouding staat tot hun bestemming.
• Indien het eigen vermogen van de aanvrager meer bedraagt dan rede-
lijkerwijs voor het uitvoeren van de subsidiabele activiteiten noodzake-
lijk is, kan het college na overleg met de aanvrager de subsidie op een
lager bedrag vaststellen.
• Indien subsidieverlening heeft geleid tot vermogensvorming bij de sub-
sidieontvanger, kan het college terugbetaling vorderen tot maximaal
het bedrag van de vermogenstoename indien:
• De subsidieontvanger voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte
of bestemde goederen vervreemdt of bezwaart of de bestemming
daarvan wijzigt;
• De subsidieontvanger een schadevergoeding ontvangt voor verlies
of beschadiging van voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of
bestemde goederen en deze schadevergoeding niet wordt gebruikt
voor vervanging van de verloren gegane of beschadigde goederen;
• De gesubsidieerde activiteiten geheel of gedeeltelijk worden beëin-
digd;
• De subsidieverlening of de subsidievaststelling wordt ingetrokken of
de subsidie wordt beëindigd; of
142
• De rechtspersoon die de subsidie ontving, wordt ontbonden.
Spelregels bij doorleggen
Het komt regelmatig voor dat voor de uitvoering van onderdelen waarvoor
subsidie is verstrekt, een derde partij wordt ingeschakeld. Bijvoorbeeld:
• Een gemeente verstrekt subsidie aan welzijnsinstelling A voor het uitvoe-
ren van project X;
• Deze instelling schakelt voor de uitvoering en realisatie van het project
een drietal instellingen B t/m D in, die ieder een deel van het totale pro-
ject realiseren;
• Instelling A verstrekt aan de instelling B t/m D een deel van de gemeen-
telijke subsidie, waarmee deze instellingen hun deelprojecten (mede)
kunnen financieren.
In dit voorbeeld vindt een (belangrijk) deel van de activiteiten, registratie en
verantwoording ook bij de instellingen B t/m D plaats. Instelling A is en blijft
in dit geval ongedeeld eindverantwoordelijk voor de rechtmatige besteding
van de subsidie en de verantwoording hierover aan de gemeenten. Hiervoor
is instelling A dan wel afhankelijk van de kwaliteit van de registraties en de
naleving van de subsidievoorwaarden door deze instellingen. De ontvan-
gende eindverantwoordelijke subsidiepartij instelling A doet er verstandig
aan om het doorgeven van deze verantwoordelijkheid en de bijbehorende
verplichtingen adequaat te regelen, door deze op te nemen in een contract
en/of subsidiebeschikking. Aspecten die in deze relatie tussen eindverant-
woordelijke subsidieontvanger en uitvoerende derden van belang zijn, zijn
onder andere:
• Onverkort van toepassing verklaren van de wet- en regelgeving van de
subsidieverantwoording op deze derden;
• Tijdig informeren over wijzigingen in de subsidieregeling;
• Wijze en het moment van (tussentijdse) verantwoording;
• Bevoorschotting;
• Meldingsplicht;
• Review op werkzaamheden en het verstrekken van gegevens;
• Eisen aan registratie en inrichting administratie; en
143
• Eventuele spelregels bij korten van de uiteindelijke subsidie en terugbe-
taling hiervan.
Het is essentieel dat de gemeente bewaakt en (tussentijds) bespreekt en
vaststelt, dat de subsidieontvanger met de derden adequate afspraken heeft
gemaakt over de inrichting, verantwoording en controle van de ‘doorge-
legde’ subsidies. Hiermee wordt namelijk voorkomen dat bij de vaststel-
ling van de subsidie die is verstrekt aan instelling A problemen en vragen
ontstaan over bijvoorbeeld de mate waarin de gesubsidieerde activiteiten
zijn gerealiseerd, doordat de instellingen B t/m D geen juiste en/of volledige
verantwoording hebben afgelegd aan instelling A.
Uit de hiervoor beschreven aandachtspunten blijkt dat gemeenten een
(grote) diversiteit kennen aan subsidiemogelijkheden, subsidierelaties alsook
afspraken met instellingen over te realiseren prestaties, termijnen, verant-
woordingseisen, etc. Om al deze relaties, afspraken etc. slim, efficiënt en
effectief te kunnen bewaken, is het sterk aan te bevelen dat gemeenten een
subsidieregister bijhouden. In een subsidieregister worden per instelling de
belangrijkste voorwaarden en afspraken vastgelegd en wordt bijgehouden
wanneer en in welke mate aan de gestelde voorwaarden en afspraken is
voldaan. Naast de toegevoegde waarde van het register voor het toezicht en
de handhaving door de gemeente, wordt ook het vaststellingsproces vereen-
voudigd. Immers bij de verantwoording, controle en definitieve vaststelling
van subsidies is veel informatie al beschikbaar, bekend en beoordeeld.
GRIP KRIJGEN EN HOUDEN – SUBSIDIEREGISTER
Niet-limitatief (de exacte invulling is immers afhankelijk van de lokale
invulling van subsidiebeleid, subsidievoorwaarden, etc.) zou in het subsidie-
register – mede afhankelijke van de lokale invulling van het subsidiebeleid
c.a. – in ieder geval per instelling/subsidie het volgende moeten worden
vastgelegd:
Naam aanvrager / instelling
Datum aanvraag
Omschrijving project / activiteit
144
Soort subsidie
Status (aanvraag in behandeling, toegekend, in uitvoering, afgerond)
Bedrag en datum subsidietoekenning
Administratieve gegevens (grootboeknummer, kostencategorie, etc.)
Voorschotgegevens (bedrag, datum, etc.)
Termijnen (tussentijdse) verantwoording
Gegevens accountantsverklaring bij (tussentijdse) verantwoording (in-
dien van toepassing)
Bedrag en datum definitieve vaststelling
145
4 Risico’s in het kader van
subsidieverstrekking
Gemeenten verstrekken subsidies met als doel dat instellingen de door
hen geplande activiteiten kunnen ontplooien. Wanneer dit wordt
‘vertaald’ in risico’s voor de gemeente, dan zijn de risico’s in essentie
beperkt tot een tweetal risico’s:
4. Een aanvrager verkrijgt ten onrechte een subsidie; en
5. De aanvrager besteedt de subsidie niet (geheel) aan het doel waar-
voor deze is verstrekt.
De genoemde risico’s kunnen worden afgedekt door maatregelen te
treffen in de vorm van onder andere voorlichting, procedures, beste-
dingsvoorwaarden, verantwoordingseisen en controle. Hierna worden
de risico’s en de hierop te nemen maatregelen uitgewerkt volgens de
scenario’s preventief organiseren, zoeklichtcontroles en toegespitste
aanpak. Vervolgens wordt een aantal basisvoorwaarden en -vereisten
beschreven: de spelregels, functiescheiding en interne controle. Het is bij
de uitwerking van risico’s en te nemen maatregelen voor een gemeente
steeds van belang het evenwicht te bewaken tussen controle en verant-
woording enerzijds en vertrouwen in de aanvrager anderzijds. Anders
gezegd, het gaat – uitgaande van de scenario’s – om ‘vertrouwen waar
het kan en controle waar het moet’. En dat is vaak meer dan nu het
geval is.
146
(TE VEEL) VERTROUWEN IN DE ONTVANGER?
Om inzicht te krijgen en houden in de doeltreffendheid van het subsidiebe-
leid, is het belangrijk vooraf tussen gemeente en subsidieontvanger duide-
lijke en SMART geformuleerde afspraken te maken over de te realiseren ac-
tiviteiten en/of prestaties. Hierbij is het belangrijker om een beperkt aantal
kritische indicatoren te benoemen waarop u echt wenst te sturen dan een
grote diversiteit aan indicatoren te benoemen die moeilijk meetbaar zijn,
veel registratieve inspanningen met zich meebrengen die uiteindelijk niet
direct in de subsidievaststelling en –afrekening worden meegenomen. Ver-
trouwen in de ontvanger van een subsidie is goed en noodzakelijk als basis
om te komen tot vermindering van regeldruk. Om misbruik en oneigenlijk
gebruik van subsidies te voorkomen, ontkomen gemeenten er niet aan om
eisen te stellen aan de besteding en verantwoording van subsidies. Dus:
vertrouwen waar het kan en verantwoorden waar het moet.
De laatste jaren zijn op het terrein van subsidieverstrekking – en dan vooral
de verantwoording aan en controle door gemeenten - de nodige verbete-
ringen gerealiseerd. Dit blijkt bijvoorbeeld uit onderstaand artikel, waarin
een reactie wordt gegeven op de uitkomsten van het onderzoek door RTL
Nieuws.
147
TOEZICHT OP SUBSIDIES STERK VERZAKELIJKT
Nieuwsbrief Accountant.nl, 28 juni 2010 - Het beeld dat gemeenten nauwe-
lijks weten wat er gebeurt met hun subsidies, is gedateerd. Vooral de laat-
ste jaren is toezicht daarop flink aangescherpt. Dat stelt Frank van Kuijck,
partner van Deloitte, in een reactie op een onderzoek naar de besteding
van gemeentesubsidies. De bevindingen van het onderzoeksbureau hebben
betrekking op veertig gemeenten en strekken zich uit over een periode van
2003 tot 2010. 95 procent van de onderzochte gemeenten zou niet weten
of het gevoerde subsidiebeleid doeltreffend is. Controles achteraf vinden
bij negentig procent van de gemeenten niet plaats, aldus het onderzoek.
Van Kuijck nuanceert deze bevindingen. “Er is gekeken naar veertig
gemeenten over een periode van 2003 tot 2010. Nu hebben wij niet zulk
onderzoek gedaan, maar we zien wel heel wat meer dan veertig gemeen-
ten. Vele van hen hebben de laatste jaren goede stappen gemaakt in de
bedrijfsvoering en rechtmatigheid van subsidieverlening. Denk bijvoor-
beeld aan een scherpere aansturing van input en output, een strikte bewa-
king van de termijnen van subsidieaanvragen en -afwikkeling. Ook zien wij
scherpe onderhandelingen in het maken van afspraken met instellingen.”
Het meten van effecten blijft echter moeilijk, vooral als het gaat om maat-
schappelijke doelen waarvoor gemeenten ook andere middelen inzetten,
aldus Van Kuijck. “Als je bijvoorbeeld een beleid hebt om de veiligheid op
straat te vergroten, is subsidie vaak een onderdeel van een heel pallet aan
maatregelen. Zoals meer lantaarnpalen of meer blauw op straat. Je kunt
van een subsidie wel de input en de output meten, maar om het effect
daarvan vast te stellen te midden van andere maatregelen, blijft moeilijk.”
Volgens Van Kuijck draagt effectmeting van subsidies slechts in beperkte
mate bij aan de vraag of het gevoerde beleid van een gemeente effectief
is. “In de sfeer van verantwoording kun je ook gebruikmaken van niet-
financiële informatie. Dat begint met het definiëren van de doelstellingen
van je beleid in termen van streefwaarden. Een subsidie is dan één van de
instrumenten om je doelen te bereiken.” De uitdaging daarbij is om het ef-
fect van het totale pallet aan instrumenten te meten, zo besluit Van Kuijck.
Pas dan is een uitspraak opportuun over de effectiviteit van de hoger gele-
gen beleidsdoelstellingen.
148
Uit het artikel is op te maken dat op het terrein van bedrijfsvoering, verant-
woording en controle verbeteringen zichtbaar zijn. Vooral op het gebied
van afspraken en concrete prestaties is nog het nodige te verbeteren. Bij de
uitwerking van de scenario’s hierna wordt hier meer in detail op ingegaan
en worden handvatten gegeven om hierin op een slimme(re) manier verbe-
teringen in te realiseren.
149
5 Uitwerking scenario’s
5.1 Scenario 1: Preventief organiserenEen aanvrager verkrijgt ten onrechte een subsidie
Het risico dat een subsidie ten onrechte wordt toegekend, is in het
scenario preventief organiseren het belangrijkst. Immers in dit scenario
worden door de gemeente aan het begin van het proces bij de inrich-
ting zodanige waarborgen getroffen, dat de risico’s op het onrechtma-
tig besteden van de gelden en/of het niet realiseren van de beoogde
prestaties tot voor de gemeente acceptabele proporties zijn terugge-
bracht.
Belangrijke handvatten voor het slim(mer) en daardoor efficiënter en ef-
fectiever inrichten van het aanvraag- en toekenningproces van subsidies
zijn in bijlage 1 uitgewerkt. De belangrijkste handvatten worden hier
nader toegelicht:
• Informeer proactief instellingen over het gemeentelijk subsidiebeleid
en over het doel en de inhoud van de subsidieverordening. Dit kan
bijvoorbeeld door het subsidiebeleid op de gemeentelijke website te
publiceren, gericht flyers te versturen naar (bestaande) subsidierela-
ties en zorg te dragen voor communicatie via huis-aan-huis bladen
of de gemeentegids voor de overige instellingen. Hierdoor zijn
instellingen tijdig en volledig op de hoogte van de subsidiemoge-
lijkheden binnen hun gemeente en hebben zij de mogelijkheid / tijd
goed af te wegen of ze subsidie kunnen en willen aanvragen en zo
ja om vervolgens de aanvraag gedegen voor te bereiden.
• Gebruik een standaard aanvraagformulier, waarin onder andere
de voorwaarden uit de verordening c.a. zijn vermeld om voor een
subsidie in aanmerking te komen. In de praktijk hanteren (vrijwel)
alle gemeenten al een standaard aanvraagformulier. Belangrijk is het
formulier kritisch te beoordelen op:
150
• Het aantal vragen: Zijn alle vragen echt nodig voor het bepalen van
het recht op subsidie?
• Het gebruik van begrijpelijke taal: Met duidelijke vragen kan worden
voorkomen dat onduidelijkheden over de uitleg van en het antwoord
op vragen ontstaan.
• Zijn alle benodigde stukken bijgevoegd: Door bij elke vraag aan te
geven welke bewijsstukken moeten worden bijgevoegd, wordt voorko-
men dat deze later alsnog moeten worden opgevraagd. Voorbeeld is
een activiteitenplan, statuten, etc.
De VNG heeft voor gemeenten formats ontwikkeld voor een aanvraag-
formulier en afwijzingsformulieren. Deze zijn beschikbaar op de site
www.vng.nl, onder subsidiebeleid.
• Documenten en bewijsstukken die worden opgevraagd bij aanvragers
moeten door de gemeente op juist- en volledigheid worden beoordeeld.
Het is daarom belangrijk om alleen die documenten en bewijsstukken op
te vragen, die echt relevant zijn voor het bepalen van het recht op sub-
sidie. Te adviseren is hiervoor een checklist dossiercontrole te hanteren
waarop deze documenten en bewijsstukken zijn vermeld en waarmee
eenvoudig de juist- en volledigheid van de aangeleverde stukken kan
worden vastgesteld.
STANDAARDISEREN – CHECKLIST DOSSIERCONTROLE
De benodigde inhoud van een subsidiedossier is afhankelijk van de voor-
waarden die de gemeente aan een subsidie stelt en de bewijsstukken
die bij een aanvraag en verantwoording moeten worden overlegd. Er is
daarom niet één checklist dossiercontrole te geven, dat is maatwerk op
basis van de lokale regelgeving en situatie.
Een aantal gegevens en stukken zal echter altijd in een subsidiedossier
aanwezig moeten zijn, omdat daarmee de onderbouwing wordt gegeven
van het besluit een subsidie toe te kennen (of af te wijzen) en – voor zover
van toepassing – de verantwoording, controle en definitieve vaststelling
ervan. Gegevens en stukken die – uiteraard mede afhankelijk van de lokale
invulling van het subsidiebeleid – in een subsidiedossier aanwezig zijn:
151
P Z T Inhoud dossier
Aanvraagformulier
Juist- en volledigheid bewijsstukken aanvraag (waaronder
activiteitenplan en financiële begroting)
Besluit op aanvraag (eventueel voorzien van een korte rap-
portage / onderbouwing, bijvoorbeeld in bijzondere situaties
als een aanvraag (deels) wordt afgewezen of sprake is van
relatief grote bedragen) – eventueel Raadsbesluit vaststelling
subsidieprogramma
Toekenningsbeschikking
Verslagen tussentijds overleg
Documentatie waarnemingen ter plaatse, persberichten, etc.
Vastlegging voortgang realisatie prestaties
Termijnen (incl. vervolgacties bij (dreigende) overschrijding)
Subsidieverantwoording (indien van toepassing)
Besluit definitieve vaststelling (eventueel voorzien van een
korte rapportage / onderbouwing, bijvoorbeeld in bijzondere
situaties als de subsidie (deels) wordt teruggevorderd)
Uiteraard moet bij de dossierinhoud ook rekening worden gehouden
met eventuele stukken – of zelfs complete dossiers – die digitaal worden
vastgelegd en bewaard. Het is niet de bedoeling naast het digitale dos-
sier een fysiek schaduwdossier bij te houden. Bij een (gedeeltelijk) digitaal
dossier, kan uiteraard ook de checklist in digitale vorm worden ingevuld en
bijgehouden.
• Gemeenten beschikken over veel informatie die door verschillende
afdelingen en met wisselende doelen wordt verzameld en vastgelegd.
Voor een efficiënte inrichting is het van belang dat gebruik wordt ge-
maakt van (afstemmingen met) al beschikbare informatie, zoals eerdere
aanvragen. Vaak zijn aanvragers al bekend bij de gemeente, bijvoorbeeld
doordat ze eerder een subsidie hebben aangevraagd. Diverse stukken en
gegevens, waaronder stukken met betrekking tot de oprichting, zullen al
bekend en beschikbaar zijn. Door van deze gegevens gebruik te maken,
hoeven bij instellingen alleen nog de ontbrekende gegevens te worden
opgevraagd.
152
De aanvrager besteedt de subsidie niet (geheel) aan het doel waarvoor deze
is verstrekt
In het scenario preventief organiseren wordt het risico dat de subsidie
niet wordt besteed aan het doel waarvoor het is toegekend NIET expliciet
afgedekt. Dit scenario richt zich immers op het treffen van maatregelen aan
de voorkant van het proces (aanvraag en toekenning) en gaat er vanuit dat
daarmee de rechtmatige besteding van de subsidie voldoende is gewaar-
borgd.
Ook voor dit risico geldt dat het aan de gemeente is om op basis van de
lokale situatie en regelgeving te bepalen wanneer het scenario preventief
organiseren kan worden toegepast. Een handvat hiervoor is het rubriceren
van de soorten subsidies naar eenmalig of jaarlijks, de omvang van het subsi-
diebedrag en de openbaarheid en toegankelijkheid van de activiteiten.
Het achterwege laten van expliciete verantwoording en controle betekent
niet dat gemeenten niets (kunnen) doen om in dit scenario de rechtmatig-
heid van de bestedingen te waarborgen:
• Leg de (bestedings)voorwaarden voor de subsidie vast in de toekenning-
beschikking. Op die manier kan geen onduidelijkheid bestaan over de
activiteiten en doelen waaraan de subsidie moet worden besteed.
• De gemeente ontvangt in dit scenario geen verantwoording en voert
daardoor in principe geen controle uit op de rechtmatigheid van de be-
stedingen. Omdat een (groot) deel van de gesubsidieerde activiteiten in
de openbaarheid plaatsvindt, is de gemeente wel in staat om zelfstandig
vast te stellen of de afgesproken activiteiten zijn uitgevoerd.
Bijvoorbeeld de besteding van de subsidie voor de Sint-Nicolaasintocht.
Iedere inwoner, bestuurder of medewerker van de gemeente heeft de
mogelijkheid om op eenvoudige wijze – door aanwezigheid ter plaatse
of berichtgeving in de pers – vast te stellen dat deze activiteit heeft
plaatsgevonden. Het is in dat verband niet nodig dat de betreffende
instelling daarvan alsnog een activiteitenverslag voor opstelt en indient.
153
TIP
Hanteer een activiteitenkalender, waarop alle activiteiten en projecten
worden genoteerd die (mede) worden gefinancierd met een subsidie van
de gemeente. Houdt op de kalender bij welke medewerker van de ge-
meente een activiteit heeft bezocht en leg de bevindingen kort vast.
Afsluitend
Het is aan te bevelen bij het bepalen van het scenario rekening te houden
met de financiële omvang van de gevraagde subsidie. Uitgangspunt is dat
het bij een geringe financiële omvang naar verhouding duur zal zijn (name-
lijk een relatief hoge interne tijdsinvestering) om de bestedingen te laten
verantwoorden en de rechtmatigheid ervan te controleren. Op basis van een
kostenbaten analyse is het daarom gewenst in ieder geval financiële grenzen
te hanteren bij het kiezen van een scenario.
154
VALKUIL EN TIP
Het streven van gemeenten is de publieke middelen rechtmatig te beste-
den. Vanuit die doelstelling zijn gemeenten geneigd om de besteding van
gelden die aan derden worden verstrekt – zoals subsidies – altijd te laten
verantwoorden en de verantwoordingen te (laten) controleren.
Op basis van risico’s en een kosten-baten analyse is het niet nodig c.q.
gewenst dat alle subsidieverstrekkingen worden verantwoord en gecon-
troleerd. Het is aan te bevelen criteria op te stellen waarmee kan worden
bepaald welk scenario kan worden toegepast. Bijvoorbeeld:
• Subsidies tot € 5.000: preventief organiseren (géén verantwoording);
• Subsidies tussen € 5.000 en € 50.000: zoeklichtcontroles; en
• Subsidies boven € 50.000: toegespitste aanpak.
De grensbedragen moeten lokaal en in overleg met de gemeenteraad
worden bepaald en vervolgens worden opgenomen in de gemeentelijke
subsidieverordening.
5.2 Scenario 2: ZoeklichtcontrolesEen aanvrager verkrijgt ten onrechte een subsidie
Het risico dat een aanvrager ten onrechte subsidie verkrijgt, wordt afgedekt
met preventieve maatregelen in de aanvraag- en toekenningfase. Het maakt
daarbij geen verschil welk scenario is gekozen. Immers het terecht toeken-
nen van een subsidie moet in de aanvraag- en toekenningfase worden
gewaarborgd en die fase is gelijk voor de drie scenario’s. Voor de uitwerking
van het risico dat een subsidie ten onrechte wordt verkregen, wordt daarom
kortheidshalve verwezen naar de uitwerking van dit risico bij scenario 1 resp.
de gedetailleerde uitwerking in bijlage 2.
De aanvrager besteedt de subsidie niet (geheel) aan het doel waarvoor deze
is verstrekt
Bij het scenario zoeklichtcontroles vindt een beperkte verantwoording plaats
van de besteding van de subsidie. Hiermee kan de gemeente controleren en
vaststellen dat de subsidie is besteed aan de activiteiten en doelen waarvoor
de subsidie is toegekend. Belangrijke handvatten voor het slim(mer) en
daardoor efficiënter en effectiever inrichten van de controle zijn in bijlage 2
155
uitgewerkt. De belangrijkste handvatten worden hier nader toegelicht:
• Leg de (bestedings)voorwaarden voor de subsidie vast in de toeken-
ningbeschikking en vermeld daarbij de mogelijkheid dat de gemeente
steekproefsgewijs de besteding van de subsidie kan controleren en dat
de aanvrager hiertoe een deugdelijke administratie moet voeren. Hier
gaat een preventieve werking vanuit.
• Laat de subsidieontvanger, uiteraard voor zover zij verplicht zijn verant-
woording af te leggen over de besteding van de subsidie, na afloop de
bestedingen verantwoorden met het beperkte verantwoordingsformat
en stuur het format mee met de toekenningbeschikking.
• Voer tussentijds gesprekken met bestuurders of directies van instellingen
en bespreek daarbij de voortgang van de activiteiten en de wijze waarop
de subsidie is besteed.
• Beoordeel – uiteraard voor zover zij verplicht zijn verantwoording af
te leggen over de besteding van de subsidie – de verantwoording van
de subsidie en stel vast of de subsidie redelijkerwijs is besteed aan de
activiteiten en doelen waarvoor de subsidie is toegekend. Controleer niet
integraal de verantwoordingen. De eis om verantwoording af te leggen,
heeft al een preventieve werking. Het volstaat om de volledigheid van
de ontvangen verantwoordingen na te gaan. Benoem jaarlijks één thema
of soort subsidie, waarvan de verantwoording daadwerkelijk inhoude-
lijk wordt beoordeeld. Bijvoorbeeld het ene jaar sportverenigingen, het
volgende jaar culturele instellingen, etc.
TIP
Maak zoveel mogelijk gebruik van reeds bekende informatie. Bijvoorbeeld
uit andere bronnen, zoals gesprekken die de gemeente heeft met be-
stuurders over andere onderwerpen (bijvoorbeeld de nieuwbouw van een
sportcomplex), berichten in de pers over activiteiten die zijn uitgevoerd of
bijzondere ontwikkelingen binnen de instelling / branche.
156
5.3 Scenario 3: Toegespitste aanpakEen aanvrager verkrijgt ten onrechte een subsidie
Het risico dat een aanvrager ten onrechte subsidie verkrijgt, wordt afgedekt
met preventieve maatregelen in de aanvraag- en toekenningfase. Het maakt
daarbij geen verschil welk scenario is gekozen. Immers het terecht toeken-
nen van een subsidie moet in de aanvraag- en toekenningfase worden
gewaarborgd en die fase is gelijk voor de drie scenario’s. Voor de uitwerking
van het risico dat een subsidie ten onrechte wordt verkregen, wordt daarom
kortheidshalve verwezen naar de uitwerking van dit risico bij scenario 1 resp.
de gedetailleerde uitwerking in bijlage 3.
De aanvrager besteedt de subsidie niet (geheel) aan het doel waarvoor deze
is verstrekt
Bij zowel het scenario zoeklichtcontroles als toegespitste aanpak is sprake
van verantwoording door de subsidieaanvrager en controle hiervan door
de gemeente. De aanpak en maatregelen door de toegespitste aanpak zijn
zodoende gelijk aan het scenario zoeklichtcontroles. Voor de uitwerking van
het risico dat de aanvrager de subsidie niet (geheel) besteedt aan het doel
waarvoor deze is verstrekt, wordt daarom kortheidshalve verwezen naar
scenario 2 resp. de gedetailleerde uitwerking in bijlage 3.
Inhoudelijk zijn er twee belangrijke verschillen:
1. De wijze van verantwoording
Bij zoeklichtcontroles is de verantwoording van de subsidie beperkt tot
een opgave van de aard en omvang van de uitgaven en activiteiten en
een toelichting op eventuele verschillen ten opzichte van de aanvraag
(begroting) en het plan. De verantwoording bij de toegespitste aanpak
is uitgebreider. Verantwoordingen moeten tevens worden voorzien van
een accountantsverklaring of andere vorm van zekerheid.
2. De controle door de gemeente
Bij zoeklichtcontroles is de controle door de gemeente beperkt tot het
vaststellen dat alle subsidieontvangers daadwerkelijk een verantwoor-
ding hebben ingediend. Daarbij wordt op basis van thema’s een aantal
verantwoordingen inhoudelijk gecontroleerd. Bij de toegespitste aanpak
157
worden de verantwoordingen integraal gecontroleerd, waarbij uiter-
aard maximaal gebruik wordt gemaakt van de accountantsverklaring of
andere vorm van zekerheid die aan de verantwoording is toegevoegd.
De reden van de uitgebreidere verantwoording en controle is dat het bij
de toegespitste aanpak veelal om de qua financiële omvang belangrijkste
subsidies gaat.
ZEKERHEID TOEVOEGEN
Gemeenten kunnen ervoor kiezen om de subsidieverantwoording van
instellingen door een accountant(indien van toepassing bij voorkeur de
reguliere accountant van de instelling) te laten controleren. Hiermee wordt
zekerheid toegevoegd over de getrouwe weergave van de (financiële)
gegevens in de subsidieverantwoording en eventueel de rechtmatige be-
steding van de subsidie. Overigens kan zo’n verantwoording bestaan uit de
jaarrekening en het jaarverslag van de instelling of een specifiek voor de
subsidie opgestelde verantwoording.
De gemeente kan in dit verband een aantal keuzes maken voor wat betreft
de hoeveelheid zekerheid die zij bij de verantwoordingsinformatie wil ver-
krijgen. De accountant kan hiertoe diverse soorten verklaringen afgeven:
• Samenstellingsverklaring: geeft geen zekerheid;
• Beoordelingsverklaring geeft een beperkte mate van zekerheid; en
• Accountantsverklaring: geeft een redelijke mate van zekerheid.
De gemeente kan er tevens voor kiezen om de accountantscontrole bij de
instellingen uit te breiden met specifieke aandachtspunten. Bijvoorbeeld
of bepaalde onderdelen van de gemeentelijke subsidieverordening of –
beschikking zijn nageleefd. Het is van belang om dergelijke wensen direct
bij de toekenning met de betreffende instelling af te stemmen, zodat deze
haar accountant daarover kan informeren.
158
Wanneer sprake is van meerdere subsidiërende partijen – bijvoorbeeld
naast de gemeente ook de provincie en/of het rijk – dan is het aan te
bevelen om qua verantwoordingseisen van de gemeente aan te sluiten bij
de verantwoordingseisen van de hoofdsubsidieverstrekker. Op die manier
wordt voorkomen dat voor één project verschillende verantwoordingseisen
worden gesteld of dat bepaalde eisen niet worden gesteld, waardoor infor-
matie ontbreekt voor de verantwoording aan de hoofdsubsidieverstrekker.
Het laten uitvoeren van werkzaamheden door de accountant brengt uiter-
aard kosten met zich mee. Het is daarom van belang om de inzet van dit
instrument af te stemmen met de hoogte van de subsidie.
159
6 Basisvoorwaarden en -vereisten
Na de inventarisatie van risico’s en de keuze voor een scenario of een
combinatie van scenario’s, kunnen de basisvoorwaarden en -vereisten
worden ingevuld. In de praktijk zullen deze voorwaarden en vereisten
normaliter al geregeld c.q. aanwezig zijn. Echter ook hiervoor geldt
dat een en ander kritisch moet worden bezien op nut en noodzaak en
mogelijkheden om de inrichting, verantwoording en controle slimmer,
efficiënter en effectiever te organiseren. Vanuit de geïnventariseerde
risico’s en het gekozen scenario c.q. de combinatie van scenario’s kan
worden bepaald welke spelregels hiervoor passend zijn.
Een aantal basisvoorwaarden en -vereisten moet altijd ingevuld zijn om
het proces van de subsidieverstrekking te kunnen beheersen. Dit zijn:
Spelregels (visie, verordening en besluit en / of beleidsregels)
Een gemeente zal allereerst een visie op het gebied van welzijn, sport
en maatschappij bepalen en vastleggen: ‘Wat willen wij als gemeente
met de subsidieverstrekking bereiken?’. Vanuit deze visie en rekening
houdend met de risico’s en het gekozen scenario(‘s), kunnen de con-
crete spelregels worden bepaald. De voorwaarden voor het aanvragen
en toekennen van een subsidie worden door gemeenten vastgelegd
in een subsidie- of welzijnsverordening. Hiervoor is een VNG-model
beschikbaar dat veel gemeenten hanteren. De verordening is in feite de
kapstok waaraan het gehele subsidieproces wordt opgehangen. Veelal
is het wenselijk de verordening nader uit te werken in beleidsregels
(bijvoorbeeld voor culturele instellingen, sportsubsidies, etc.), meer
gedetailleerde voorwaarden, afspraken, etc. Het samenstel van verorde-
ning en/of beleidsregels vormt het formele kader waaraan de aanvraag
en toekenning van een subsidie dient te voldoen.
160
Functiescheiding beslissen, registreren en beschikken
In het proces subsidieverstrekking is sprake van geldverkeer vanuit de
gemeente naar de subsidieontvanger. Dit bekent dat in het proces van
aanvragen tot en met uitbetaling sprake moet zijn van adequate maar toe-
gesneden functiescheiding, zodat geen onrechtmatige betalingen (kunnen)
plaatsvinden. Uitgangspunten hierbij zijn: ‘geen controle om de controle’ en
‘geen paraaf om de paraaf’. Kortom functiescheiding, procedures, etc. zijn
goed en noodzakelijk, mits ze van echte toegevoegde waarde zijn.
In ieder geval moet functiescheiding aanwezig zijn tussen:
• Beslissen op de aanvraag voor c.q. tot toekenning van een subsidie;
• Registreren (= administratieve verwerking); en
• Beschikken (= feitelijke betaling).
Normaliter is deze functiescheiding al standaard aanwezig in het proces en
zullen hiertoe geen aanvullende maatregelen hoeven te worden getroffen.
PRIORITEER – DURF TE KIEZEN
Gemeenten moeten bij de uitvoering van het subsidiebeleid duidelijke
prioriteiten stellen. Dit houdt het volgende in:
• Focus op risico’s: gemeenten moeten in het kader van de controle
duidelijk bezien waar zij focus op leggen. Niet controleren om het con-
troleren maar nagaan waar de belangrijkste risico’s bestaan. Ook kan
meer gebruik gemaakt worden van bekende gegevens en informatie
over activiteiten (in de media).
• Subsidieverordening op maat maken: pas niet per definitie de grens-
bedragen van de model verordening toe, maar zorg voor maatwerk,
wellicht is er in uw gemeente ruimte voor andere grensbedragen.
• Welke controles bouwen we in?: ga in het huidige verstrekkingen- en
verantwoordingsproces na welke maatregelen nu bestaan, of deze toe-
reikend zijn en daar waar mogelijk slimmer aangepakt kunnen worden.
161
Interne controle in de lijn en / of verbijzonderd
De verordening c.a. vormen het kader waaraan de aanvraag en toekenning
van een subsidie dient te voldoen. Deze spelregels worden door de gemeen-
ten zelf bepaald en ingevuld. De gemeente bepaalt dus zelf de hoogte van
de last! Ter vaststelling of de spelregels in de praktijk daadwerkelijk worden
nageleefd – en aanvragen en toekenningen dus rechtmatig zijn – is het
noodzakelijk dat gemeenten periodiek interne controles uitvoeren. Bij de
interne controles wordt op basis van bijvoorbeeld dossieronderzoek vastge-
steld of de verordening c.a. bij de onderzochte aanvragen en toekenningen
is gevolgd. De uitkomsten van de interne controles geven gemeenten input
om waar nodig bij te sturen en daarmee het proces te beheersen. Interne
controles kunnen worden uitgevoerd door de uitvoerende afdeling zelf
(interne controle in de lijn) en / of door een afzonderlijke interne controleaf-
deling (verbijzonderde interne controle).
Interne controle in de lijn is altijd nodig, omdat daarmee tussentijds infor-
matie wordt verkregen over de beheersing van het proces en tijdig bijsturing
kan plaatsvinden. Verbijzonderde interne controle is wenselijk, omdat daar-
mee een onafhankelijk en objectief oordeel wordt verkregen. In de prak-
tijk zal verbijzonderde interne controle echter niet altijd kunnen worden
gerealiseerd, bijvoorbeeld in verband met de (personele) omvang van een
gemeente.
Los van de vraag hoe de interne controle is georganiseerd – in de lijn en/
of verbijzonderd – is het vooral van belang te bepalen waar controle écht
nodig is en welke controles overbodig zijn. Hiervoor is het van belang dat
gemeenten niet alles moeten willen controleren, maar ook controles durven
los te laten. Keuzes die hierbij gemaakt kunnen worden zijn te vinden in al-
lereerst de risico’s die bestaan, omvang van de toegekende subsidie, ontwik-
keling van de individuele lasten, aard en omvang van de regels, signalen of
klachten die zijn ontvangen en zoeklichtcontroles. Het is van belang dat er
een gedegen en goede discussie bestaat binnen de gemeente om de contro-
les vorm te geven.
162
163
7 Samenvatting
In het hoofdstuk subsidieverstrekking worden handvatten gegeven om
gemeenten te helpen de balans te vinden tussen controle en verant-
woording enerzijds en vermindering van regeldruk en administratieve
lasten anderzijds. Het uitgangspunt voor de handvatten zijn de risico’s
die in het proces worden onderkend. De kunst hierbij is het benoemen
van die risico’s die écht relevant zijn voor de rechtmatigheid van de
subsidieverstrekking. De insteek daarbij is dat een maatregel of actie
altijd moet bijdragen aan het afdekken of minimaliseren van een risico.
Wanneer dit niet het geval is, mag er vanuit worden gegaan dat sprake
is van een overbodige maatregel of actie.
De verschillen tussen de scenario’s zijn hiervoor beschreven. Kort samen-
gevat zijn de belangrijkste kenmerken en verschillen:
• Preventief organiseren: focus op aanvraag (rechtmatigheid toeken-
ning) en géén verantwoording;
• Zoeklichtcontroles: beperkte vorm van verantwoording en controle
verantwoordingen op basis van jaarlijks te bepalen thema’s; en
• Toegespitste aanpak: verantwoording inclusief bewijsstukken en
integrale controle verantwoordingen.
Om ‘door de bomen het bos weer te zien’ wordt hierna een samenvat-
tend overzicht gegeven, waarin de (f)actoren zijn benoemd die betrok-
ken zijn bij het proces van subsidieverstrekking. Per (f)actor zijn enkele
belangrijke aandachtspunten benoemd.
164
Voor het daadwerkelijk realiseren van een vermindering van regeldruk en
administratieve lasten is het essentieel dat gemeenten keuzes durven te
maken en op basis van een kostenbaten analyse maatregelen durven te
verminderen of achterwege laten.
165
Bijlage 1 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 1: Preventief organiseren
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 1
Pr
even
tief
org
anis
eren
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
aan
vrag
er
verk
rijg
t te
n o
nre
chte
ee
n s
ub
sid
ie.
Aan
vraa
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Info
rmee
r in
stel
ling
en o
ver
het
gem
een
telij
ke s
ub
sid
ieb
elei
d e
n o
ver
het
do
el
en d
e in
ho
ud
van
de
sub
sid
ieve
rord
enin
g.
TIP:
Ver
stu
ur
flye
rs n
aar
de
(bes
taan
de)
su
bsi
die
rela
ties
en
zo
rg v
oo
r co
m-
mu
nic
atie
via
hu
is-a
an-h
uis
bla
den
of
de
gem
een
teg
ids
voo
r d
e o
veri
ge
inst
ellin
gen
.
Aan
vraa
gSt
ruct
uu
r o
rgan
isat
ieZo
rg v
oo
r d
uid
elijk
e ri
chtl
ijnen
en
pro
ced
ure
s w
ie w
ann
eer
mo
et b
eslu
iten
.
TOO
L: W
erk
met
een
su
bsi
die
pro
gra
mm
a w
aari
n a
lle a
anvr
agen
met
ko
rte
bes
chri
jvin
g e
n b
edra
g z
ijn v
erm
eld
en
laat
dit
met
één
bes
luit
do
or
de
Raa
d
vast
stel
len
.
Aan
vraa
gIn
stru
men
ta-
riu
mG
ebru
ik e
en s
tan
daa
rd a
anvr
aag
form
ulie
r vo
or
het
aan
vrag
en v
an e
en s
ub
si-
die
, waa
rin
on
der
an
der
e d
e vo
orw
aard
en z
ijn v
erm
eld
om
vo
or
een
su
bsi
die
in
aan
mer
kin
g t
e ko
men
.
VA
LKU
IL: H
ante
er e
en b
eper
kt a
anta
l du
idel
ijke
en in
beg
rijp
elijk
e ta
al
ges
teld
e vr
agen
en
gee
f b
ij el
ke v
raag
aan
wel
ke b
ijlag
en /
stu
kken
mo
eten
w
ord
en t
oeg
evo
egd
.
Aan
vraa
gD
ocu
men
-ta
tie
Han
teer
een
ch
eckl
ist
waa
rmee
kan
wo
rden
vas
tges
teld
dat
alle
ben
od
igd
e st
ukk
en b
ij d
e su
bsi
die
aan
vraa
g z
ijn o
verl
egd
/ b
ijgev
oeg
d. N
eem
alle
en d
ie
do
cum
ente
n /
bew
ijsst
ukk
en in
het
su
bsi
die
do
ssie
r o
p, d
ie e
cht
rele
van
t zi
jn
voo
r h
et b
epal
en v
an h
et r
ech
t o
p s
ub
sid
ie.
TIP:
Het
op
vrag
en v
an (
te)v
eel d
ocu
men
ten
en
do
cum
ente
n d
ie n
iet
dir
ect
rele
van
t zi
jn, b
etek
ent
dat
alle
stu
kken
op
juis
t- e
n v
olle
dig
hei
d m
oet
en
wo
rden
gec
on
tro
leer
d, o
ntb
reke
nd
e en
/ o
f o
nju
iste
stu
kken
als
no
g m
oet
en
wo
rden
op
gev
raag
d, e
tc.
TIP:
‘Vin
k’ d
e ch
eckl
ist
af z
od
at d
e co
ntr
ole
op
de
juis
t- e
n v
olle
dig
hei
d v
an
het
do
ssie
r ex
plic
iet
zich
tbaa
r w
ord
t g
emaa
kt.
Aan
vraa
gPr
oce
sM
aak
geb
ruik
van
(af
stem
min
gen
met
) re
eds
bes
chik
bar
e in
form
atie
, zo
als
eerd
ere
aan
vrag
en.
TIP:
Vaa
k zi
jn s
ub
sid
ieaa
nvr
ager
s re
eds
bek
end
bij
de
gem
een
te, b
ijvo
orb
eeld
d
oo
rdat
ze
vori
g ja
ar o
ok
een
su
bsi
die
heb
ben
gev
raag
d. B
ewijs
stu
kken
met
b
etre
kkin
g t
ot
bijv
oo
rbee
ld d
e o
pri
chti
ng
/ re
chts
vorm
van
een
inst
ellin
g z
ijn
dan
ree
ds
bek
end
/ b
esch
ikb
aar
bij
de
gem
een
te.
166
Bijlage 1 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 1: Preventief organiseren
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 1
Pr
even
tief
org
anis
eren
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
aan
vrag
er
verk
rijg
t te
n o
nre
chte
ee
n s
ub
sid
ie.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
In t
oek
enn
ing
sbes
chik
kin
g e
xplic
iet
en e
end
uid
ig v
oo
rwaa
rden
vas
tleg
gen
.
VA
LKU
IL: N
ut
en n
oo
dza
ak v
oo
rwaa
rden
ste
eds
afw
egen
zo
dat
gee
n o
verb
o-
dig
e vo
orw
aard
en w
ord
en g
este
ld.
De
aan
vrag
er b
este
edt
het
su
bsi
die
nie
t (g
ehee
l) a
an h
et d
oel
w
aarv
oo
r d
eze
is
vers
trek
t.
Ver
ant-
wo
ord
ing
N.v
.t.
Bij
pre
ven
tief
org
anis
eren
wo
rdt
gee
n v
eran
two
ord
ing
ove
r d
e b
este
din
g v
an
het
su
bsi
die
gev
raag
d.
VA
LKU
IL: H
et a
chte
rweg
e la
ten
van
een
ver
antw
oo
rdin
g z
ou
het
on
rech
tma-
tig
bes
ted
en v
an h
et s
ub
sid
ie in
de
han
d k
un
nen
wer
ken
. Het
is d
aaro
m v
an
bel
ang
dat
gem
een
ten
ale
rt r
eag
eren
op
(m
og
elijk
) o
nre
chtm
atig
geb
ruik
va
n h
et s
ub
sid
ie e
n in
vo
ork
om
end
e g
eval
len
san
ctie
s o
ple
gg
en.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
N.v
.t.
Bij
pre
ven
tief
org
anis
eren
wo
rdt
gee
n v
eran
two
ord
ing
afg
eleg
d e
n b
lijft
m
ede
daa
rdo
or
con
tro
le e
n e
valu
atie
ach
terw
ege.
TIP:
Uit
bijv
. fra
ud
esig
nal
en, b
eric
hte
n in
de
per
s o
f an
on
iem
e ti
ps
kan
blij
ken
d
at e
en in
stel
ling
mo
gel
ijk h
et s
ub
sid
ie -
on
dan
ks d
e p
reve
nti
eve
maa
treg
e-le
n -
to
ch t
en o
nre
chte
hee
ft o
ntv
ang
en. I
n d
at g
eval
kan
als
no
g c
on
tro
le
pla
atsv
ind
en.
167
Bijlage 2 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 2: Zoeklichtcontroles
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 2
Zo
eklic
htc
on
tro
les
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
aan
vrag
er
verk
rijg
t te
n o
nre
chte
ee
n s
ub
sid
ie.
Aan
vraa
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Info
rmee
r in
stel
ling
en o
ver
het
gem
een
telij
ke s
ub
sid
ieb
elei
d e
n o
ver
het
do
el e
n d
e in
ho
ud
van
de
sub
sid
ieve
rord
enin
g.
TIP:
Ver
stu
ur
flye
rs n
aar
de
(bes
taan
de)
su
bsi
die
rela
ties
en
zo
rg v
oo
r co
mm
un
icat
ie v
ia h
uis
-aan
-hu
is b
lad
en o
f d
e g
emee
nte
gid
s vo
or
de
ove
rig
e in
stel
ling
en.
Aan
vraa
gSt
ruct
uu
r o
rgan
isat
ieZo
rg v
oo
r d
uid
elijk
e ri
chtl
ijnen
en
pro
ced
ure
s w
ie w
ann
eer
mo
et
bes
luit
en.
TOO
L: W
erk
met
een
su
bsi
die
pro
gra
mm
a w
aari
n a
lle a
anvr
agen
met
ko
rte
bes
chri
jvin
g e
n b
edra
g z
ijn v
erm
eld
en
laat
dit
met
één
bes
luit
d
oo
r d
e R
aad
vas
tste
llen
.
Aan
vraa
gIn
stru
men
ta-
riu
mG
ebru
ik e
en s
tan
daa
rd a
anvr
aag
form
ulie
r vo
or
het
aan
vrag
en v
an
een
su
bsi
die
, waa
rin
on
der
an
der
e d
e vo
orw
aard
en z
ijn v
erm
eld
om
vo
or
een
su
bsi
die
in a
anm
erki
ng
te
kom
en.
VA
LKU
IL: H
ante
er e
en b
eper
kt a
anta
l du
idel
ijke
en in
beg
rijp
elijk
e ta
al g
este
lde
vrag
en e
n g
eef
bij
elke
vra
ag a
an w
elke
bijl
agen
/ st
uk-
ken
mo
eten
wo
rden
to
egev
oeg
d.
Aan
vraa
gD
ocu
men
-ta
tie
Han
teer
een
ch
eckl
ist
waa
rmee
kan
wo
rden
vas
tges
teld
dat
alle
be-
no
dig
de
stu
kken
bij
de
sub
sid
ieaa
nvr
aag
zijn
ove
rleg
d /
bijg
evo
egd
. N
eem
alle
en d
ie d
ocu
men
ten
/ b
ewijs
stu
kken
in h
et s
ub
sid
ied
oss
ier
op
, die
ech
t re
leva
nt
zijn
vo
or
het
bep
alen
van
het
rec
ht
op
su
bsi
die
.
TIP:
Het
op
vrag
en v
an (
te)v
eel d
ocu
men
ten
en
do
cum
ente
n d
ie n
iet
dir
ect
rele
van
t zi
jn, b
etek
ent
dat
alle
stu
kken
op
juis
t- e
n v
olle
dig
-h
eid
mo
eten
wo
rden
gec
on
tro
leer
d, o
ntb
reke
nd
e en
/ o
f o
nju
iste
st
ukk
en a
lsn
og
mo
eten
wo
rden
op
gev
raag
d, e
tc.
TIP:
‘Vin
k’ d
e ch
eckl
ist
af z
od
at d
e co
ntr
ole
op
de
juis
t- e
n v
olle
dig
-h
eid
van
het
do
ssie
r ex
plic
iet
zich
tbaa
r w
ord
t g
emaa
kt.
Aan
vraa
gPr
oce
sM
aak
geb
ruik
van
(af
stem
min
gen
met
) re
eds
bes
chik
bar
e in
form
atie
, zo
als
eerd
ere
aan
vrag
en.
TIP:
Vaa
k zi
jn s
ub
sid
ieaa
nvr
ager
s re
eds
bek
end
bij
de
gem
een
te, b
ij-vo
orb
eeld
do
ord
at z
e vo
rig
jaar
oo
k ee
n s
ub
sid
ie h
ebb
en g
evra
agd
. B
ewijs
stu
kken
met
bet
rekk
ing
to
t b
ijvo
orb
eeld
de
op
rich
tin
g /
rech
tsvo
rm v
an e
en in
stel
ling
zijn
dan
ree
ds
bek
end
/ b
esch
ikb
aar
bij
de
gem
een
te.
168
Bijlage 2 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 2: Zoeklichtcontroles
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 2
Zo
eklic
htc
on
tro
les
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
aan
vrag
er
verk
rijg
t te
n o
nre
chte
ee
n s
ub
sid
ie.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
In t
oek
enn
ing
sbes
chik
kin
g e
xplic
iet
en e
end
uid
ig v
oo
rwaa
rden
va
stle
gg
en.
VA
LKU
IL: N
ut
en n
oo
dza
ak v
oo
rwaa
rden
ste
eds
afw
egen
zo
dat
gee
n
ove
rbo
dig
e vo
orw
aard
en w
ord
en g
este
ld.
De
aan
vrag
er b
este
edt
het
su
bsi
die
nie
t (g
ehee
l) a
an h
et d
oel
w
aarv
oo
r d
eze
is
vers
trek
t.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
de
(bes
ted
ing
s)vo
orw
aard
en v
oo
r h
et s
ub
sid
ie v
ast
in d
e to
eken
-n
ing
sbes
chik
kin
g.
TIP:
Ver
mel
d in
de
bes
chik
kin
g d
e m
og
elijk
hei
d d
at d
e g
emee
nte
st
eekp
roef
sgew
ijs d
e b
este
din
g v
an h
et s
ub
sid
ie k
an c
on
tro
lere
n e
n
dat
de
aan
vrag
er h
iert
oe
een
deu
gd
elijk
e ad
min
istr
atie
mo
et v
oer
en.
Hie
r g
aat
een
pre
ven
tiev
e w
erki
ng
van
uit
.
Ver
ant-
wo
ord
ing
Inst
rum
enta
-ri
um
Stel
een
sta
nd
aard
bep
erkt
ver
antw
oo
rdin
gsf
orm
at v
ast
voo
r d
e b
este
din
g v
an h
et s
ub
sid
ie.
Laat
de
sub
sid
ieo
nt-
van
ger
na
aflo
op
d
e b
este
din
gen
ve
ran
two
ord
en m
et
het
bep
erkt
e ve
ran
t-w
oo
rdin
gsf
orm
at.
TIP
1: S
tuu
r h
et v
eran
two
ord
ing
sfo
rmat
mee
met
de
toek
enn
ing
sbe-
sch
ikki
ng
.
TIP
2: V
ul d
e g
eraa
md
e b
edra
gen
- o
p b
asis
van
de
sub
sid
ieaa
nvr
aag
-
alva
st in
op
het
ver
antw
oo
rdin
gsf
orm
ulie
r. D
e in
stel
ling
kan
daa
r ve
rvo
lgen
s d
e w
erke
lijke
uit
gav
en n
aast
zet
ten
.
169
Bijlage 2 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 2: Zoeklichtcontroles
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 2
Zo
eklic
htc
on
tro
les
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
De
aan
vrag
er b
este
edt
het
su
bsi
die
nie
t (g
ehee
l) a
an h
et d
oel
w
aarv
oo
r d
eze
is
vers
trek
t.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
Pro
ces
Vo
er t
uss
enti
jds
ges
pre
k-ke
n m
et b
estu
urd
ers
/ d
irec
ties
van
inst
ellin
gen
en
bes
pre
ek d
aarb
ij d
e vo
ort
gan
g v
an d
e ac
tivi
teit
en e
n d
e w
ijze
waa
rop
het
su
bsi
die
is
bes
teed
.
Beo
ord
eel d
e ve
ran
two
ord
ing
van
h
et s
ub
sid
ie e
n s
tel
vast
of
het
su
bsi
die
re
del
ijker
wijs
is
bes
teed
aan
de
acti
vite
iten
/ d
oel
en
waa
rvo
or
het
su
bsi
-d
ie is
to
egek
end
.
TIP:
Maa
k zo
veel
mo
ge-
lijk
geb
ruik
van
ree
ds
bek
end
e in
form
atie
. B
ijvo
orb
eeld
uit
an
der
e b
ron
nen
, zo
als
ges
pre
k-ke
n d
ie d
e g
emee
nte
h
eeft
met
bes
tuu
rder
s o
ver
and
ere
on
der
wer
-p
en (
bijv
oo
rbee
ld d
e n
ieu
wb
ou
w v
an e
en
spo
rtco
mp
lex)
, ber
ich
ten
in
de
per
s o
ver
acti
vite
i-te
n d
ie z
ijn u
itg
evo
erd
of
bijz
on
der
e o
ntw
ikke
lin-
gen
bin
nen
de
inst
ellin
g /
bra
nch
e.
VA
LKU
IL: C
on
tro
leer
n
iet
inte
gra
al d
e ve
ran
two
ord
ing
en.
De
eis
om
ver
ant-
wo
ord
ing
af
te
leg
gen
, hee
ft a
l een
p
reve
nti
eve
wer
-ki
ng
. Het
vo
lsta
at
om
de
on
tvan
gst
va
n v
eran
two
ord
in-
gen
na
te g
aan
.
TIP:
Ben
oem
jaar
lijks
éé
n t
hem
a / s
oo
rt
sub
sid
ie, w
aarv
an
de
vera
ntw
oo
rdin
g
daa
dw
erke
lijk
inh
ou
del
ijk w
ord
t b
eoo
rdee
ld. B
ijvo
or-
bee
ld h
et e
ne
jaar
sp
ort
vere
nig
ing
en,
het
vo
lgen
de
jaar
cu
ltu
rele
inst
ellin
-g
en, e
tc.
170
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 3
To
eges
pit
ste
aan
pak
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
aan
vrag
er
verk
rijg
t te
n o
nre
chte
ee
n s
ub
sid
ie.
Aan
vraa
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Info
rmee
r in
stel
ling
en o
ver
het
gem
een
telij
ke s
ub
sid
ieb
elei
d e
n o
ver
het
do
el e
n d
e in
ho
ud
van
de
sub
sid
ieve
rord
enin
g.
TIP:
Ver
stu
ur
flye
rs n
aar
de
(bes
taan
de)
su
bsi
die
rela
ties
en
zo
rg v
oo
r co
mm
un
icat
ie v
ia h
uis
-aan
-hu
is b
lad
en o
f d
e g
emee
nte
gid
s vo
or
de
ove
rig
e in
stel
ling
en.
Aan
vraa
gSt
ruct
uu
r o
rgan
isat
ieZo
rg v
oo
r d
uid
elijk
e ri
chtl
ijnen
en
pro
ced
ure
s w
ie w
ann
eer
mo
et
bes
luit
en.
TOO
L: W
erk
met
een
su
bsi
die
pro
gra
mm
a w
aari
n a
lle a
anvr
agen
met
ko
rte
bes
chri
jvin
g e
n b
edra
g z
ijn v
erm
eld
en
laat
dit
met
één
bes
luit
d
oo
r d
e R
aad
vas
tste
llen
.
Aan
vraa
gIn
stru
men
ta-
riu
mG
ebru
ik e
en s
tan
daa
rd a
anvr
aag
form
ulie
r vo
or
het
aan
vrag
en v
an
een
su
bsi
die
, waa
rin
on
der
an
der
e d
e vo
orw
aard
en z
ijn v
erm
eld
om
vo
or
een
su
bsi
die
in a
anm
erki
ng
te
kom
en.
VA
LKU
IL: H
ante
er e
en b
eper
kt a
anta
l du
idel
ijke
en in
beg
rijp
elijk
e ta
al g
este
lde
vrag
en e
n g
eef
bij
elke
vra
ag a
an w
elke
bijl
agen
/ st
uk-
ken
mo
eten
wo
rden
to
egev
oeg
d.
Aan
vraa
gD
ocu
men
-ta
tie
Han
teer
een
ch
eckl
ist
waa
rmee
kan
wo
rden
vas
tges
teld
dat
alle
be-
no
dig
de
stu
kken
bij
de
sub
sid
ieaa
nvr
aag
zijn
ove
rleg
d /
bijg
evo
egd
. N
eem
alle
en d
ie d
ocu
men
ten
/ b
ewijs
stu
kken
in h
et s
ub
sid
ied
oss
ier
op
, die
ech
t re
leva
nt
zijn
vo
or
het
bep
alen
van
het
rec
ht
op
su
bsi
die
.
TIP:
Het
op
vrag
en v
an (
te)v
eel d
ocu
men
ten
en
do
cum
ente
n d
ie n
iet
dir
ect
rele
van
t zi
jn, b
etek
ent
dat
alle
stu
kken
op
juis
t- e
n v
olle
dig
-h
eid
mo
eten
wo
rden
gec
on
tro
leer
d, o
ntb
reke
nd
e en
/ o
f o
nju
iste
st
ukk
en a
lsn
og
mo
eten
wo
rden
op
gev
raag
d, e
tc.
TIP:
‘Vin
k’ d
e ch
eckl
ist
af z
od
at d
e co
ntr
ole
op
de
juis
t- e
n v
olle
dig
-h
eid
van
het
do
ssie
r ex
plic
iet
zich
tbaa
r w
ord
t g
emaa
kt.
Aan
vraa
gPr
oce
sM
aak
geb
ruik
van
(af
stem
min
gen
met
) re
eds
bes
chik
bar
e in
form
a-ti
e, z
oal
s ee
rder
e aa
nvr
agen
.
TIP:
Vaa
k zi
jn s
ub
sid
ieaa
nvr
ager
s re
eds
bek
end
bij
de
gem
een
te, b
ij-vo
orb
eeld
do
ord
at z
e vo
rig
jaar
oo
k ee
n s
ub
sid
ie h
ebb
en g
evra
agd
. B
ewijs
stu
kken
met
bet
rekk
ing
to
t b
ijvo
orb
eeld
de
op
rich
tin
g /
rech
tsvo
rm v
an e
en in
stel
ling
zijn
dan
ree
ds
bek
end
/ b
esch
ikb
aar
bij
de
gem
een
te.
Bijlage 3 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 3: Toegespitste aanpak
171
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 3
To
eges
pit
ste
aan
pak
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
Een
aan
vrag
er
verk
rijg
t te
n o
nre
chte
ee
n s
ub
sid
ie.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
In t
oek
enn
ing
sbes
chik
kin
g e
xplic
iet
en e
end
uid
ig v
oo
rwaa
rden
va
stle
gg
en.
VA
LKU
IL: N
ut
en n
oo
dza
ak v
oo
rwaa
rden
ste
eds
afw
egen
zo
dat
gee
n
ove
rbo
dig
e vo
orw
aard
en w
ord
en g
este
ld.
De
aan
vrag
er b
este
edt
het
su
bsi
die
nie
t (g
ehee
l) a
an h
et d
oel
w
aarv
oo
r d
eze
is
vers
trek
t.
Toek
en-
nin
gIn
form
atie
-vo
orz
ien
ing
Leg
de
(bes
ted
ing
s)vo
orw
aard
en v
oo
r h
et s
ub
sid
ie v
ast
in d
e to
eken
-n
ing
sbes
chik
kin
g.
TIP:
Nee
m v
oo
r g
rote
su
bsi
die
s d
e vo
orw
aard
e o
p d
at d
e ve
ran
t-w
oo
rdin
g /
jaar
reke
nin
g m
oet
wo
rden
vo
orz
ien
van
een
acc
ou
n-
tan
tsve
rkla
rin
g. H
ierb
ij ku
nn
en t
even
s sp
ecifi
eke
aan
wijz
ing
en
voo
r d
e co
ntr
ole
ren
d a
cco
un
tan
t w
ord
en m
eeg
egev
en. H
ierm
ee
vers
chu
ift
de
con
tro
le o
p -
bijv
oo
rbee
ld -
de
nal
evin
g v
an d
e ve
ror-
den
ing
van
de
gem
een
te n
aar
de
(acc
ou
nta
nt
van
de)
inst
ellin
g.
Ver
ant-
wo
ord
ing
Inst
rum
enta
-ri
um
Stel
een
sta
nd
aard
bep
erkt
ver
antw
oo
rdin
gsf
orm
at v
ast
voo
r d
e b
este
din
g v
an h
et s
ub
sid
ie.
Laat
de
sub
sid
ieo
nt-
van
ger
na
aflo
op
d
e b
este
din
gen
ve
ran
two
ord
en
met
het
bep
erkt
e ve
ran
two
ord
ing
s-fo
rmat
.
TIP
1: S
tuu
r h
et v
eran
two
ord
ing
sfo
rmat
mee
met
de
toek
enn
ing
s-b
esch
ikki
ng
.
TIP
2: V
ul d
e g
eraa
md
e b
edra
gen
- o
p b
asis
van
de
sub
sid
ieaa
nvr
aag
-
alva
st in
op
het
ver
antw
oo
rdin
gsf
orm
ulie
r. D
e in
stel
ling
kan
daa
r ve
rvo
lgen
s d
e w
erke
lijke
uit
gav
en n
aast
zet
ten
.
Bijlage 3 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 3: Toegespitste aanpak
172
Ris
ico
Fase
On
der
wer
pSc
enar
io 3
To
eges
pit
ste
aan
pak
Prev
enti
efTu
ssen
tijd
sR
epre
ssie
f
De
aan
vrag
er b
este
edt
het
su
bsi
die
nie
t (g
ehee
l) a
an h
et d
oel
w
aarv
oo
r d
eze
is
vers
trek
t.
Co
ntr
ole
en
eva
lu-
atie
Pro
ces
Vo
er t
uss
enti
jds
ges
pre
k-ke
n m
et b
estu
urd
ers
/ d
irec
ties
van
inst
ellin
gen
en
bes
pre
ek d
aarb
ij d
e vo
ort
gan
g v
an d
e ac
tivi
-te
iten
en
de
wijz
e w
aaro
p
het
su
bsi
die
is b
este
ed.
Co
ntr
ole
er d
e ve
ran
two
ord
ing
van
h
et s
ub
sid
ie e
n s
tel
vast
of
het
su
bsi
die
is
bes
teed
aan
de
acti
vite
iten
/ d
oel
en
waa
rvo
or
het
su
bsi
-d
ie is
to
egek
end
.
TIP:
Maa
k zo
veel
mo
gel
ijk
geb
ruik
van
ree
ds
bek
end
e in
form
atie
. B
ijvo
orb
eeld
uit
an
der
e b
ron
nen
, zo
als
ges
pre
k-ke
n d
ie d
e g
emee
nte
h
eeft
met
bes
tuu
rder
s o
ver
and
ere
on
der
wer
pen
(b
ijvo
orb
eeld
de
nie
uw
-b
ou
w v
an e
en s
po
rtco
m-
ple
x), b
eric
hte
n in
de
per
s o
ver
acti
vite
iten
die
zijn
u
itg
evo
erd
of
bijz
on
der
e o
ntw
ikke
ling
en b
inn
en
de
inst
ellin
g /
bra
nch
e.
TIP:
Maa
k zo
veel
m
og
elijk
geb
ruik
va
n d
e d
oo
r d
e in
stel
ling
gel
e-ve
rde
zeke
rhei
d,
bijv
oo
rbee
ld in
de
vorm
van
een
ac-
cou
nta
nts
verk
lari
ng
b
ij d
e ve
ran
two
or-
din
g o
f aa
n d
e h
and
va
n b
ijgev
oeg
de
bew
ijsst
ukk
en /
acti
vite
iten
vers
la-
gen
/ et
c.
Bijlage 3 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 3: Toegespitste aanpak
173
174