Hankesalkku

Henkilöstö

Projekti

Henkilöstön ja johdon rekrytointi

Hankejohtajat Outi Sonkeri, Juhani McBreen

Projektipäällikkö Tiina Auranne

Uusimaa 2019 -hanke

Uudenmaan sote- ja maakuntauudistus

Uudenmaan liitto // Nylands förbund

Helsinki-Uusimaa Regional Council

Toinen linja 4 • 00530 Helsinki • Finland

info@uusimaa2019.fi • www.uusimaa2019.fi

Sisällysluettelo

1. Projektin nykytila ja tavoitteet ........................................................................................................ 1

1.1. Projektin nykytilan kuvaus ........................................................................................................... 1

1.2. Vaatimukset................................................................................................................................. 2

1.3. Tavoitteet ..................................................................................................................................... 3

1.3.1. Turvallisen siirtymän edellyttämät tavoitteet ........................................................................... 3

1.3.2. Rohkean uudistumisen mahdollisuudet: .................................................................................. 4

2. Projektin kuvaus .............................................................................................................................. 4

2.1. Projektin laajuus .......................................................................................................................... 5

2.2. Lopputuotokset ............................................................................................................................ 6

2.3. Rajaukset .................................................................................................................................... 7

3. Projektin aikataulu ja riippuvuudet ................................................................................................ 7

3.1. Tuotokset, aikataulu ja virstanpylväät ......................................................................................... 7

3.2. Projektin vaiheet .......................................................................................................................... 8

3.3. Kuvaus olennaisista riippuvuuksista ........................................................................................... 9

4. Organisaatio ja päätöksenteko ..................................................................................................... 10

4.1. Projektin organisointi ja päätöksenteko .................................................................................... 10

4.2. Projektitiimit ............................................................................................................................... 10

4.3. Projektin tärkeimmät sidosryhmät ............................................................................................. 11

5. Projektin päätehtävät ja tehtäviin vaadittava työmäärä............................................................. 13

6. Riskit ................................................................................................................................................ 14

7. Muut projektin määrittelyyn ja suunnitteluun liittyvät keskeiset dokumentit ......................... 16

1

1. Projektin nykytila ja tavoitteet

1.1. Projektin nykytilan kuvaus

Maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin hahmottamiseksi on tehty vertailua

henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden HRM-tehtävien organisoinnista ja resursoinnista sekä

henkilöstökäytännöistä, eli mm. henkilöstösuunnittelu ja –resursointi, organisaatiokulttuurin lähtökohdat,

rekrytointi ja perehdyttäminen, osaamisen johtaminen, työkyvyn johtaminen, suorituksen johtaminen,

palkitseminen, yhteistoiminta ja osallistaminen, esimiestoiminnan periaatteet, työsuojeluorganisaation

rakenne, työterveyshuollon järjestelyt ja työsuojeluun liittyvät toimintatavat ja ohjeistus. Valmistelun

avulla saadaan pohjatietoa maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin alustavaksi

hahmottamiseksi ja benchmarking -tietoa hyvistä käytännöistä kaikkien organisaatioiden hyödyksi.

Projektin tavoitteet on johdettu maakuntastrategiasta, jossa on linjattu, että Uudenmaan

maakuntakonserni on haluttu työpaikka, jossa henkilöstö voi hyvin ja johtaminen on laadukasta.

Maakunnan henkilöstöpolitiikassa on määritelty tavoitteena, että maakuntakonsernissa on yhdessä

tekemiseen, arvostavaan vuorovaikutukseen, osallisuuteen ja sitoutumiseen kannustava työilmapiiri,

kilpailukykyiset ja erinomaisiin suorituksiin ja kehittymiseen kannustavat työsuhteen ehdot ja

monipuoliset mahdollisuudet oman työn ja osaamisen kehittämiselle ja urakehitykselle. Tavoitteesta on

johdettu toimenpidekokonaisuus, jossa projektoidaan maakunnan rekrytointiohjelma ja

henkilöstösuunnittelun malli sekä perehdytyksen käytännöt.

Muutoksen johtaminen ja henkilöstösiirtojen onnistunut toteuttaminen edellyttää, että maakunta

määrittelee oman henkilöstöjohtamisen toimintamallinsa ja henkilöstökäytäntönsä keskeisiltä osin

ennen toiminnan alkamista. Lähtökohtana on organisaation toiminnan hyvä johdettavuus ja tavoitteena

henkilöstönäkökulmasta onnistunut muutoksen johtaminen ja sitoutumisen vahvistaminen. Uudenmaan

maakunta on yksi työnantaja, jossa

• Uudenmaan maakunnassa luotetaan siihen, että jokainen maakunnan palveluksessa oleva

hoitaa tehtävänsä viipymättä ja oikein

• Maakunnan henkilöstöjohtamisessa jokaista työntekijää kohdellaan samojen sääntöjen

mukaisesti

• Jokainen työntekijä, on hän palveluammattilaisen tai esimiehen roolissa, on aloitteellinen

omissa asioissaan

• Jokainen työntekijä huolehtii oman toimintakykynsä, osaamisensa ja työsuoritustensa

moitteettomasta ylläpitämisestä

• Jokaisen luotetaan myös ottavaan vastuun omien palvelussuhdeasioidensa hoitamisesta ja

ottaa tilannettaan koskevat asiat tarvittaessa puheeksi oman esimiehensä kanssa

• Uudenmaan maakunnan jokainen esimies on vastuussa oman työyksikkönsä

päivittäisjohtamisesta ja henkilöstönsä suunnittelusta, resursoinnista, kehittämisestä ja

työsuojelusta

• Itseohjautuvissa tiimeissä otetaan yhteisesti vastuu palvelutehtävien sujumisesta, tiimin

suorituskyvyn varmistamisesta ja työnkulkujen kehittämisestä

• Maakunnassa luotetaan siihen, että kukin esimies hoitaa tehtävänsä ja tekee päätökset

yhtenäisten annettujen ohjeiden ja prosessien mukaisesti

• Jokainen hyödyntää itsepalveluna omien tietojensa tai alaisensa henkilöstön

palvelussuhdetietojen hallinnassa kaikille yhteisiä tietojärjestelmäratkaisuja

2

• Uudenmaan maakunnan palveluksessa olevat hyödyntävät tarvittaessa kaikille yhteisiä

keskitettyjä palveluja, jotka tukevat suoritusten johtamisen, palvelussuhdeasioiden,

työhyvinvoinnin, osaamisen varmistamisen ja osallistavan viestinnän toteuttamista

• Hyvä henkilöstökokemus ja työnhakijakokemus ovat elintärkeitä maakunnan olevien

henkilöresurssien pysyvyydelle ja uusien osaajien saamiselle

Samalla projektissa vastataan Sote- ja maakuntauudistukselle asetettuihin tuloksellisuus ja tehokkuus

tavoitteisiin määrittelemällä ne toimenpiteet, joilla voidaan edistää HR:n tehokkuutta ja laatua:

• Lean johtamisen periaatteet ja menetelmät

• HR-prosessien standardointi ja automatisointi

• Itsepalvelutoimintojen ja sähköisen asioinnin tarjoaminen kaikille

• Jatkuvan parantamisen menetelmien käyttöönotto

• Suorituksen johtamisen kehittäminen

• HR-mittariston kehittäminen ja mittariston seuranta tinkimättömästi

• Talent management ja työnantajamielikuvan toimenpiteet

Sidosryhmä- ja asiantuntijatyöryhmätyön avulla kootaan – ja vertaillaan luovuttavien organisaatioiden

henkilöstöjohtamisen, - poliitikkojen, - toimintaohjelmien, - prosessien käytäntöjä ja toimintatapoja.

Näiden lisäksi työpajatyöskentelyssä esitellään kunkin organisaation henkilöstöohjelmien jne. parhaita

käytänteitä maakunnassa käytettäväksi. Tämän jälkeen tehdään aineiston analysointia, vertailua ja

esitetään alustava ehdotus maakuntakonsernitasoisen henkilöstöprosessien malleista. Tavoitteena on

henkilöstökäytäntöjen yhdistäminen tarkoituksenmukaisella tavalla ja yhteinen kehittäminen

maakunnan liikelaitoksien ja toimialojen kanssa.

1.2. Vaatimukset

Vaatimus * Kuvaus

Perustuslaki 125 §, tasa-arvolaki 8 § Hakumenettelyä koskevat lait

Työsopimuslaki 7 luku 4 § Työnantajan uudelleensijoittamisvelvollisuuden sisältö ja

laajuus konsernissa

Laki maakuntauudistuksen täytäntöönpanoa

sekä valtion lupa-, ohjaus- ja valvontatehtävien

uudelleenorganisointia koskevan

lainsäädännön voimaanpanosta 7§

Maakunnan pysyvien virkojen perustaminen

Perustuslaki 125§ Kelpoisuusvaatimukset, maakunnan ylimmät

viranhaltijat

Laki maakunnan ja kunnan viranhaltijasta 4.1§ Julkinen hakumenettely virkasuhteessa

Maakuntalakiluonnos 40§ Johtajasopimus

Maakuntalakiluonnos 56.1 § Liikelaitosjohtajan määräaikainen työsuhde

Hallintosääntö, luonnos Kelpoisuusvaatimukset

3

Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä

yhteistoiminnasta kunnassa ja maakunnassa

449/2007. Maakunnan voimaanpanolaki 7 §

Väliaikaishallinto tekee maakuntaa koskevia päätöksiä,

joilla henkilöstövaikutuksia ja sen on noudatettava

toiminnassaan yhteistoimintalain periaatteita

YT laki 20§ Yhteistoiminnassa käsiteltävät asiat, liikkeen luovutus

Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan

työsuojeluyhteistoiminnasta (44/2006)

Edustuksellinen yhteistoiminta, maakunnan

väliaikaishallinnon yhteistoimintaelin

1.3. Tavoitteet

1.3.1. Turvallisen siirtymän edellyttämät tavoitteet

• Turvallinen siirtymä edellyttää, että maakunnan ylimpien viranhaltijoiden hakumenettely

toteutuu maakuntaan suunnitellun prosessin mukaisesti, oikea-aikaisesti ja, että

maakuntaan saadaan rekrytoitua osaava johto ja esimiehet.

• Turvallinen siirtymä edellyttää, että onnistuneella henkilöstöhankinnalla tavoitetaan

tarvittava osaaminen laadukkaan ja tehokkaan palvelutoiminnan turvaamiseksi.

Rekrytointeja ohjaavat periaatteet, tavoitteet, keinot ja mittarit on esitelty tarkemmin

projektidokumentoinnin liitteissä.

• Maakunnassa vastuullisen rekrytoinnin perustana on maakunnan strategia, arvot ja

työnantajakuva. Luottamus, avoimuus ja vastuullisuus toteutuvat virkojen ja työsuhteiden

täytössä. Rekrytoinnin periaatteena on avoin, ammattimainen ja kaikkien hakijoiden

kannalta tasapuolinen ja yhdenvertainen haku- ja valintamenettely. Maakunnan

muutoskykyisisten organisaatioiden tiimeissä toteutetaan sujuvia ja ketteriä rekrytointeja

matalan kynnyksen menetelmillä.

• Turvallinen siirtymä edellyttää, että esimiehet ajattelevat strategisesti ja hoitavat

rekrytoinnit vastuullisesti ja huolellisesti. Rekrytoinnit toteutetaan sujuvalla prosessilla

ja ketterällä tietojärjestelmällä. Rekrytointi keskitetään rekrytoivalle esimiehelle, jolloin

esimies vastaa koko prosessista. Sähköinen järjestelmä tukee toimintaa. Tavoitteena on,

että työnhakukustannukset ja työvoiman vaihtuvuus pysyvät alhaisella tasolla. Virkojen ja

työsuhteiden täytössä noudatetaan periaatteita, joiden tarkoituksena on avoin,

ammattimainen ja kaikkien hakijoiden kannalta tasapuolinen ja yhdenvertainen haku- ja

valintamenettely.

• Maakunnassa henkilöstön osaaminen vastaa maakunnan toiminnan tarpeita. Tiimien

uudet strategiset osaamiset ja yksilöiden osaamistarpeet tunnistetaan ja viedään osaksi

ura- ja osaamisen kehittämisen suunnitelmia. Uramalliohjelmat tukevat maakunnan

strategiaa, tavoitteita sekä osaamisen kohdentamista ja hyvien työkäytäntöjen kehittämistä.

Maakuntaan rekrytoidaan ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita kehittämään ammatillista

osaamistaan. Työntekijöiden ammattitaidon ja osaamisen ylläpitämiseen panostetaan.

Maakunnassa kohdennetaan resursseja henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja

panostetaan työurien suunnitteluun.

4

• Maakunnan työntekijöitä tuetaan suunnitelmallisella perehdyttämisellä, kehittämällä

kannustavia palkitsemismuotoja sekä osallistamalla uuteen toimintakulttuuriin.

Maakunnassa on kilpailukykyiset ja erinomaisiin suorituksiin ja kehittymiseen kannustavat

työsuhteen ehdot.

• Rekrytointiprosessi toimii yhtenäisillä toimintatavoilla ja esimies saa keskitetysti tukea

palvelukeskuksesta.

1.3.2. Rohkean uudistumisen mahdollisuudet:

• Maakuntaan luodaan vetovoimainen työnantajakuva, jolla erotutaan kilpailijoista.

Maakunta on esimerkillinen työnantaja hyvän henkilöstöpolitiikan määrätietoisessa

toteuttamisessa. Rekrytointi on suunnitelmallinen osa työnantajaviestintää ja sen

onnistumisella on olennainen vaikutus maakunnan työnantajakuvaan.

• Maakunnan kriittinen tulevaisuuden menestystekijä on ennakoivassa rekrytoinnin ja

henkilöstön hankinnassa onnistuminen. Ennakoiva rekrytointi on merkittävää työtä

tulevaisuuden työvoiman turvaamiseksi. Ennakoivan rekrytoinnin tavoitteena on kehittää

työpolkuja opinnoista työelämään ja turvata maakunnan henkilöstön saatavuutta.

Ennakointi on tärkeä osa maakunnan henkilöstöresursoinnin suunnittelua, osaamisen

johtamista ja henkilöstön kehittämistä. Itseohjautuvat tiimit huolehtivat, että tiimissä on

tarvittava osaaminen tehtävien hoitamiseen. Tiimeihin rekrytoidaan ennakoiden osaamista

ja tuetaan aktiivisesti henkilöstön sisäistä liikkuvuutta.

• Maakuntaan rekrytoituminen on hakijakokemuksena avoin, vuorovaikutteinen ja

vastavuoroinen rekrytointiprosessi. Työnhaku on työntekijää arvostavaa ja työnhakijat

kokevat tulevansa nähdyksi ja kuulluksi hakuprosessin aikana ja sen jälkeen. Maakunnan

rekrytointiprosessi etenee tavoitteellisesti ja sujuvasti. Rekrytointiprosessi muodostaa

kokonaisuuden, jossa edetään yhtenäisillä toimintatavoilla. Esimies saa tukea rekrytointiin

talous- ja hallintopalvelukeskuksesta.

• Työn tarjoamisen velvoitteesta huolehtiminen on osa esimiestyötä. Tehtävää

täytettäessä tulosalueilla ja vastuualueilla tulee aina ensin selvittää niiden palveluksessa

olevien työntekijöiden soveltuvuus avoimeen tehtävään, joille työnantajalla on velvollisuus

tarjota työtä.

• Itseohjautuvat tiimit osallistuvat rekrytointien toteuttamiseen. Maakunta opitaan

tuntemaan maakunnan omien työntekijöiden kautta. Ylpeys ja innostus omasta

työpaikasta välittyy rekrytoinneissa työnhakijoille.

2. Projektin kuvaus

Projektin lopputuotoksena syntyy kolme ohjelmaa:

1_2231 Resurssisuunnitteluohjelma

1_2232 Rekrytointiohjelma

1_2233 Ylimpien viranhaltijoiden rekrytointi

5

2.1. Projektin laajuus

Kuvaus projektin laajuudesta: Mitä projektissa tehdään esimerkiksi toimintamallin kehittäminen, mallin

käyttöönoton valmistelu, muutostuki vain vaatiiko toimintamallin käyttöönotto muutoksia asiakkaan ICT

ympäristöön.

Projektissa on tehty aineiston analysointia, vertailua ja esitetään alustava ehdotus

maakuntakonsernitasoisesta rekrytointiohjelmasta.

Projektin työstämisessä painottuu tietojärjestelmäintegraation varmistaminen henkilöstöprosessien ja

ICT hankevalmistelun välillä. Maakunnan HR kokonaisarkkitehtuuri on suunniteltu Oraclen

pilvipalveluun maakuntaan suunniteluilla HR- prosesseilla.

Maakunnan rekrytointiohjelman käyttöönotto edellyttää tietojärjestelmän kehittämisen näkökulmasta

arviointia, joka kohdistuu HR-prosessien erojen arviointiin, toimintaohjeiden ja delegointien

muuttamisten arviointiin sekä ohjeistuksiin ja koulutuksiin ja Tukipalveluiden henkilöstöpalveluiden

työnkuvien tarkistamisiin. Lisäksi käyttöönotto edellyttää HR-prosessivastaavien/päälliköiden työtä ja

näkemyksiä kehittämiskohteista ja prosessien tehostamisesta, tiivistä yhteistyötä ja prosessien

kehittämistä Tukipalveluiden henkilöstöpalveluiden kanssa, vaatii vahvaa projektiosaamista ja

kokonaisuuksien hallintaa ja jolloin henkilöstön muutostuki on välttämätöntä.

Uudenmaan valmisteluvaiheen HRD-käytänteiden analysointia lähestytään ns. dialogisen

muutoksenjohtamisen ajattelutapaa soveltaen. Tavoitteena on saada aikaan Uudenmaan sote- ja

maakuntauudistukselle maakuntaan luovuttavien organisaatioiden asiantuntijoita yhdistävä dialoginen

prosessi. Prosessissa työstetään yhdessä uuden maakunnan henkilöstöpoliittisia linjauksia ja -ohjelmia.

Henkilöstöpolitiikan linjausten toimenpidekokonaisuudet puretaan ja nimetään Ohjelmiksi, jotka

edelleen konkretisoidaan Toimintaohjeisiin, Prosessikuvauksiin jne. alla olevalla tavalla

• Ohjelma

Ohjelman taustatiedot, yleisesittely ja perusteet ohjelmalle. Miksi asia on Uudenmaan

maakunnassa tärkeää, mikä on maakunnassa noudatettava ajattelutapa tai suhtautuminen

asiaan.

• Toimintaohje

Kirjallinen ohjeistus ohjelman toteuttamiseksi, roolitukset ja vastuunjaot, tehtävät. Tavoiteajat,

reagointiajat poikkeamiin, ohjeenlaatijan/ ylläpitäjän tiedot. Word tai Powerpoint –muotoa voi

käyttää pelkistämiseen.

• Prosessikuvaus

Ylätason prosessikaavio, joka osoittaa prosessin etenemisen vaiheittain ja työnjaon

visualisoituina kuvina.

• Vuosikello

Ohjelman mahdollinen sijoittuminen vuosittaiseen suunnittelu-seurantasykliin ja integraatio

muihin vastaavaan aikaan tapahtuviin suunnittelu/seurantatoimiin. Jatkuvia ohjelmia, joissa

tapahtuma- ja reagointiaikaväli on lyhyt, ei kuvata vuosikelloon.

• Tukimateriaali

Tukiaineisto ja linkit lähteisiin, joissa on/ joilta saa lisätietoa, koulutuksiin, intran sivuille.

• Tietojärjestelmä

Hr-tietojärjestelmän käyttöohje, jossa neuvotaan, miten tämän ohjelman tarvittava

henkilöstötieto löytyy ja ylläpidetään. Tietojärjestelmän sisäiset käyttöohjeet.

• Palvelut

Kuvaus palveluista, joita käyttäjä voi hyödyntää ohjelman toteutuksessa.

6

Valmistelutyöhön on kutsuttu laajasti asiantuntijoita luovuttavista organisaatioista. Valmistelu-

/asiantuntijaryhmien aihealueet on jaoteltu henkilöstöjohtamisen prosessien perusteella:

Ryhmä 1: Palvelussuhde, palkkaus ja yt

Ryhmä 2: Osaamisen kehittäminen, työilmapiiri

Ryhmä 3: Henkilöstöresurssointi, rekrytointi ja perehdytys

Ryhmä 4: Työhyvinvointi, työsuojelu ja työkyky

Työpajatyöskentelyn aikana on tunnistettu henkilöstöjohtamisen toimintamallien yhdensuuntaisuutta

luovuttavissa organisaatioissa. Tavoitteena on henkilöstökäytäntöjen yhdistäminen

tarkoituksenmukaisella tavalla. Maakunnan valmistelutyön asiantuntijaryhmissä on tunnistettu hyviä

käytänteitä, joita voidaan jatkojalostaa ja levittää koko maakunnan toimintaan. Jatkossa hankkeessa on

tunnistettava mitkä toimintamallit rakennetaan yhteisiksi koko maakuntaan ja mitä omia toimintamalleja

sovelletaan liikelaitoksiin ja toimialoille. Näitä pitää olla koeteltu ja tuloksia vaikuttavuudesta pitää

löytyä.

2.2. Lopputuotokset

Muutoksen johtaminen ja henkilöstösiirtojen onnistunut toteuttaminen edellyttävät, että maakunta

määrittelee oman henkilöstöjohtamisen toimintamallinsa ja henkilöstökäytäntönsä ennen toiminnan

alkamista.

Projektissa on koottu – ja vertailtu luovuttavien organisaatioiden henkilöstöjohtamisen, - poliitikkojen, -

toimintaohjelmien, - prosessien käytäntöjä ja toimintatapoja. Näiden lisäksi työpajatyöskentelyssä

esitellään kunkin organisaation henkilöstöohjelmien jne. parhaita käytänteitä maakunnassa

käytettäväksi. Paras käytäntö on:

• prosessi, menetelmä, toiminto tai ohjelma, joka on parasta mitä on tiedossa

• kattaa omassa organisaatiossa suuren osan henkilöstöä

• tarvittavat tiedot hallitaan ja on tuettu sähköisesti

• on ohjeistettu ja dokumentoitu

• käytännön käyttöönotto ja ylläpito on varmistettu koulutuksilla

• käytäntöä kehitetään tavoitteellisesti ja seurataan mittarein

• on helposti monistettavissa tai skaalattavissa muille

Henkilöstön ja johdon rekrytointi -projektissa on laadittu seuraavat henkilöstöjohtamisen

toimintamallien ja prosessien kuvaukset sekä henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT

prosessit.

Henkilöstöjohtamisen toimintamallit:

• HR toimintaohjeet – nykytilakartoitus

• Maakunnan rekrytointiohjelma – luonnos

• Toiminnallisista syistä johtuva uudelleensijoittuminen, työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen

osana rekrytointia – luonnos

• Kelpoisuusehdot – luonnos

• Hakemus ja sen laatiminen – luonnos

7

• Ylempien viranhaltijoiden hakumenettely – toimintaohje

• Väliaikaishallinnon yhteistoimintaelin – luonnos toimintaohjeeksi

• Edustuksellinen yhteistoiminta, maakunnan väliaikaishallinnon yhteistoimintaelin –

sopimusluonnos

• Keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu talous- ja hallintopalvelukeskuksessa vs. konsernihallinnossa

– vertailu

Projektissa on mallinnettu henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT prosessit:

• Rekrytointiprosessi

• Rekrytointiprosessin tuki talous- ja henkilöstöpalvelukeskuksessa

• Toiminnallisista syistä johtuva uudelleensijoittuminen, työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen

osana rekrytointia

• Ylempien viranhaltijoiden hakumenettely

Projektin tiedon keruun vaiheen ja työpajojen aineistot on tallennettu maakuntauudistuksen Soma

ekstranettiin, henkilöstövalmistelun osioon.

2.3. Rajaukset

Projektisuunnitelman mukaisten ohjeiden ja mallien valmistelu, joita jatketaan projektin seuraavassa vaiheessa: Valvira, rikosrekisterit, luottotiedot, rokotukset, työhöntulotarkastus, huumetestit, oleskelulupa – ohjeet Kielitaitovaatimukset – ohjeet

Työpaikkahaastattelujen menettelytapa – ohjeet

Mediaohjelma ja- suunnitelma

Kansainvälisen rekrytoinnin menettelytapa – toimintamalli

Harjoittelun käytänteet ja oppilaitosyhteistyö – toimintamalli

Rekrytoinnin toimintasuunnitelma maakunnan ensimmäiselle toimintavuodelle

3. Projektin aikataulu ja riippuvuudet

3.1. Tuotokset, aikataulu ja virstanpylväät

Lopputuotoksen kuvaus Mahdollinen ajankohta tuotokselle (esim. huhti-, touko- ja kesäkuu)

HR toimintaohjeet -nykytilakartoitus Huhtikuu 2019

Maakunnan rekrytointiohjelma - luonnos

Huhtikuu 2019

Toiminnallisista syistä johtuva uudelleensijoittuminen, työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen osana rekrytointia – luonnos toimintaohjeeksi

Huhtikuu 2019

8

Kelpoisuusehdot – luonnos toimintaohjeeksi

Huhtikuu 2019

Hakemus ja sen laatiminen -luonnos toimintaohje

Huhtikuu 2019

Ylempien viranhaltijoiden hakumenettely - Toimintaohje

Huhtikuu 2019

Keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu talous- ja hallintopalvelukeskuksessa vs. konsernihallinnossa - vertailu

Huhtikuu 2019

Projektissa on mallinnettu henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT prosessit:

• Rekrytointiprosessi

• Rekrytointiprosessin tuki talous- ja henkilöstöpalvelukeskuksessa

• Toiminnallisista syistä johtuva uudelleensijoittuminen, työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen osana rekrytointia

• Ylempien viranhaltijoiden hakumenettely

Huhtikuu 2019

3.2. Projektin vaiheet

Henkilöstöjohtamista tukevan henkilöstötoiminnon perustaminen maakunnalle on mittava

muutoshanke, jossa tehdään tiivistä yhteistyötä sekä maakunnan muiden hankkeiden että

toimintoja siirtävien nykyorganisaatioiden kanssa, ja edellyttää Uudenmaan maakuntaan siirtyvien

HR-ammattilaisten osallistamista valmistelutyöhön. Syksyn 2018 aikana valmistelutyö on

kohdistunut nykytilan kokonaiskuvan muodostamiseen, henkilöstöpoliittisten linjauksien mukaisten

ohjelmien ylätason määrittelyihin ja selvityksiin sekä tulevan työn projektointiin.

Kevään 2019 aikana tuetaan maakunnan HR ICT –ratkaisun 1. käyttöönoton valmistelua ja

suunnitellaan henkilöstöjohtamisen toimintamallit.

Syksyn 2019 työsuunnitelma ja siitä eteenpäin maakunnan käynnistyshetkeen asti voidaan tehdä

vasta lakien voimaantulon ja aikataulujen perusteella.

9

3.3. Kuvaus olennaisista riippuvuuksista

Kriittisten riippuvuuksien ja tuotoksien tunnistaminen sekä kuvaaminen. Esimerkiksi suunnitelman

hyväksymishetkellä tiedossa olevat ulkoiset yhteistyökumppanit, tuotokset tai tehtävät, jotka vaikuttavat

projektin lopputuotokseen.

Riippuvuuden kuvaus Riippuvuuden kriittisyys Riippuvuuden hallintamenetelmä

1_214 Talouden prosessit ja ohjaus. Maakunnan henkilöstön resurssisuunnittelun toimintamallit ovat riippuvaisia toiminnan ja talouden vuosisuunnittelun prosesseista ja vuosikellosta sekä tietojärjestelmistä.

Kriittinen. Riippuvuutta hallitaan yhteistyöllä Talous -hankkeen, TAHE -projektin ja ICT/TORI hankkeen kanssa

1_145 Maakuntakonsernin ennakointiprosessin suunnittelu. Maakunnan henkilöstön resurssisuunnittelun toimintamallit ovat riippuvaisia maakunnan ennakointiprosesseista.

Tärkeä. Riippuvuutta hallitaan yhteistyöllä hankejohdon, Talous -hankkeen, TAHE -projektin ja ICT/TORI hankkeen kanssa.

8_31_Palvelussuhteen elinkaari. Maakunnan rekrytoinnin käytännöt ja henkilöstötiedon hallinta, HR-prosessien tiedonkulku ja päätöstyönkulut tukeutuvat kriittisesti henkilöstötietojärjestelmiin sekä tukipalvelujen osalta palvelukeskukseen.

Kriittinen. Riippuvuus on sisällöllinen ja ajallinen ja sitä hallitaan yhteistyöllä Talous/TAHE -projektin ja ICT/TORI hankkeen kanssa.

10

1_212 TAHE-palvelukeskus. Maakunnan rekrytoinnin käytännöt ja henkilöstötiedon hallinta, HR-prosessien tiedonkulku ja päätöstyönkulut tukeutuvat kriittisesti henkilöstötietojärjestelmiin sekä tukipalvelujen osalta palvelukeskukseen.

Kriittinen. Riippuvuus on sisällöllinen ja aikataulullinen ja sitä hallitaan yhteistyöllä Talous/TAHE -projektin ja ICT/TORI hankkeen kanssa.

1_423 Alustava toimintamallin ja rakenteiden kuvaus. Liikelaitoksen tavoittelema toimintamalli, rakenne ja tarpeet henkilöstöjohtamiselle ja esimiestyölle vaikuttavat henkilöstötoiminnon rakenne-, sisältö- ja prosessimäärittelyihin.

Tärkeä. Riippuvuus on sisällöllinen ja aikataulullinen. Riippuvuutta hallitaan yhteistyöllä, hankkeiden väliset työpajat on sovittu 10 ja 11/2018.

1_111 Juridinen ja hallinnollinen rakenne. Maakunnan VATEn ja maakunnan ylimpien viranhaltijoiden rekrytointien toteutukset toimivan organisaation rakentamisvaiheessa ovat riippuvaiset maakunnan juridisesta ja hallinnollisesta rakenteesta.

Kriittinen. Riippuvuus on sisällöllinen ja aikataulullinen. Riippuvuutta hallitaan hankejohdon ja projektiryhmien yhteistyöllä

4. Organisaatio ja päätöksenteko

4.1. Projektin organisointi ja päätöksenteko

Projektin vastuuhenkilö, joka linjaa projektiin liittyvät päätökset, on hankejohtaja Outi Sonkeri. Uusimaa

2019 hankkeessa keskeinen eskalaatiopiste on operatiivinen johtoryhmä.

4.2. Projektitiimit

Hankkeen projektipäällikkönä toimii Tiina Auranne. Projektipäällikön vastuuna on toimia

puheenjohtajana asiantuntijaryhmien kokouksissa ja työpajoissa sekä työstää

työpajojenkokousmateriaalit sis. valmisteludokumentit, asialistat, muistiot. projektipäällikön vastuulla on

laatia ohjelmadokumentit ja toimintaohjeet.

Asiantuntijaryhmän jäseniä ovat:

Henkilöstösuunnittelupäällikkö Tarja Näkki, Helsinki/Sote

Henkilöstöpäällikkö Jaana Bruce, Helsinki/ Palvelukeskus

Henkilöstökonsultti Anne Mettenranta, Vantaa

Suunnittelija Heli Wilkman, Porvoo

11

HR-päällikkö Iiris Hyppänen, Eteva

Henkilöstöresurssipäällikkö Emilia Ljunglin, HUS

Suunnittelija Sari Kuittinen-Tihilä, Hyvinkää

Projektipäällikkö Juhani MCBreen, Uusimaa 2019

4.3. Projektin tärkeimmät sidosryhmät

Maakunnassa tulee olla konsernitasoisia strategiseen ohjaukseen keskittyviä henkilöstötoimintoja,

palvelukeskusmallilla tuotettavia henkilöstöpalveluja sekä palvelutoimialoilla tuotettavia

henkilöstöjohtamisen business partneruus –palveluita. Tämän johdosta Uudenmaan maakunnan

henkilöstöpoliittisia linjauksia, HR-toimintojen nykytilan kartoituksia sekä palveluvalikoiman valmistelu

on tehty laajassa yhteistyössä laajan henkilöstöjohtamisen verkoston kanssa kokonaiskentän

hahmottamista varten.

Keskeisiä sidosryhmiä ja yhteistyökumppaneita ovat työssä olleet

Sidosryhmän kuvaus

Mitä sidosryhmältä odotetaan Miten yhteistyö tapahtuu?

Uusimaa2019 Maakuntastrategian, Viestinnän ja Konsernihallinnon valmistelun hankejohto

Hyväksyy konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t

Hankevalmistelun projektien operatiivinen johtoryhmäkäsittely

Henkilöstö –hankejohtajan alaisuudessa toimiva HR-valmistelutiimi

Aineiston analysointi, vertailu, kehittäminen ja ehdotus konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalleista

Henkilöstöpolitiikan, toimintamallien ja prosessien vastuuvalmistelu Sote- ja maakuntauudistus hankkeen puitteissa

Henkilöstöfoorumi

Yhteistoimintaan kuuluvien asioiden käsittely ilman neuvottelumenettelyä

Yhteistoiminnallinen foorumi Kokoontuu noin 1/kk

KT Kuntien ja kuntayhtymien sekä kuntien omistamien yhteisöjen henkilöstöjohdon ja työnantajien edustajien yhteistyöfoorumi hakevalmistelussa

Työpajat, seminaarit, verkko- ja oppimisympäristö

Keva Työhyvinvoinnin ja työkyvyn tuen toimintatapojen kehittämisen yhteistyöfoorumi hankevalmistelussa

Työpajat, seminaarit, verkko- ja oppimisympäristö

Kuntien ja kuntayhtymien HR-johtajaverkosto

Kuntien ja kuntayhtymien sekä kuntien omistamien yhteisöjen henkilöstöjohdon asiantuntijatuki hankevalmistelussa

Kuntien ja kuntayhtymien sekä kuntien omistamien yhteisöjen henkilöstöjohdon työpajat

Maakuntien HR-valmisteluvastaavien verkosto

Konsernin ja liikelaitosten HR toimintamallien määrittely

Saadaan benchmarking -tietoa hyvistä käytännöistä kaikkien organisaatioiden hyödyksi

Kuntien ja kuntayhtymien nimeämät, nykyorganisaatioissa olevat

Konsernin ja liikelaitosten HR toimintamallien määrittely

Kootaan ja vertaillaan luovuttavien

12

henkilöstöammattilaiset asiantuntijaryhmissä (R1 –R4)

organisaatioiden henkilöstöjohtamisen, -politiikkojen, -toimintaohjelmien, -prosessien ym. käytäntöjä ja toimintatapoja Saadaan pohjatietoa maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin alustavaksi hahmottamiseksi Saadaan benchmarking -tietoa hyvistä käytännöistä kaikkien organisaatioiden hyödyksi

Sote-liikelaitoksen valmisteluryhmä ja sote –liikelaitoksen valmistelun HR-tiimi

Sote liikelaitoksen HR toimintamallien määrittely

HR-toimintamallin, roolien ja päätösprosessien valmistelu Yhteiset työpajat noin kerran kuussa

Pelastustoimialan valmisteluryhmä

Pelastustoimen liikelaitoksen HR toimintamallien määrittely

HR-toimintamallin, roolien ja päätösprosessien valmistelu Tapaamiset noin kerran kuussa

ICT/ TORI –valmisteluryhmä, henkilöstötietojärjestelmät

Määritellään käytettävä tietojärjestelmä, jossa prosessin vaiheet ja tiedot hallitaan = järjestelmä/ICT

HR ICT (Oracle) määrittelyworkshopit ICT Koordinaatioryhmän kokous joka toinen perjantai HR –tietojärjestelmät –palaveri joka toinen torstai ja HR-tiimin tilannekuvapalaveri joka torstai

TAHE palvelukeskuksen hankejohtaja

Määritellään TAHEn ja HR toimintojen vastuut ja HR prosessit

Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen palvelumallin ja –valikoiman valmistelu HR-tiimin tilannekuvapalaveri joka torstai

Hanketta tukevat ulkoiset konsultit (Deloitte, Talent Vectia, Broadscope, BDS) toimeksiantojensa puitteissa Henkilöstöpolitiikan ulkoinen akateemisista ja yritysmaailman huippuosaajista koostuva haastajaryhmä

Määritellään konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t

Projektinhallinnan ja hankesisältöjen valmistelun tukena

13

Uusimaa2019 -valmisteluorganisaatio yhteiskokouksissa

Määritellään konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t

yhteiset hankekokoukset joka keskiviikko

Viestintä Määritellään konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t

Henkilöstöviestintä Osallistamissuunnitelma ja muutostuki/PMO valmistelu Projektikohtaiset tapaamiset viestintä- ja HR-tiimien kesken

5. Projektin päätehtävät ja tehtäviin vaadittava

työmäärä

Tehtävän kuvaus Vastuullinen henkilö

Vaadittava työmäärä [htp]

1_2231 Resurssisuunnitteluohjelma

Projektip. 120

1_2232 Rekrytointiohjelma

Projektip. 120

Maakunnan rekrytointiohjelman periaatteiden laadinta

30

Rekrytointikäytännöt -ohjeet

20

Hakemus ja sen laatimisen menettelytapa -ohjeet

10

Kelpoisuusehdot -ohjeet

10

Kielitaitovaatimukset -ohjeet 15

Työpaikkahaastattelujen menettelytapa -ohjeet

15

Mediaohjelma ja- suunnitelma

40

Kansainvälisen rekrytoinnin menettelytapa – toimintamalli

40

Harjoittelun käytänteet ja oppilaitosyhteistyö -toimintamalli

40

Rekrytoinnin toimintasuunnitelma maakunnan ensimmäiselle toimintavuodelle

1

15

1_2232 Ylimmän johdon rekrytoinnit

Projektip.

Maakunnan esimiesten rekrytointi -projektin suunnittelutyö

10

Maakuntajohtajan rekrytoinnin toteutus

15

14

Muiden avaintehtävien rekrytointien toteutus (liikelaitokset, toimialat, konsernitoiminnot)

40

Maakunnan esimiesten rekrytointien toteutus 50

6. Riskit

Riskien kartoitus projekti: 1_223 Henkilöstön ja johdon rekrytointi

Riskin kuvaus Vaikuttavuus Todennäköisyys Riskiluku yht.

Korjaavat toimenpiteet

Arvioitu työmäärä kasvaa suunnittelun edetessä ja henkilöiden ajankäyttö ja työpanos eivät ole riittävät.

3 2 6 1. Mahdollisimman selkeät askelmerkit ja suunnitelmat, työmääräarvion tarkentaminen syyskaudelle. 2. Lisäresurssit 3. Keskustelu ajoissa luovuttavien organisaatioiden kanssa

Kaikkiin tehtäviin ei ole vielä varattu resursseja riittävästi (esim. HR-verkostot)

3 2 6 Ennakoiva arviointi tarvittavista resursseista

Valmistelu päätöksentekoon ei ole riittävän osallistavaa ja “valmista” (sis. myös hankeorganisaation yhteistyön).

3 2 6 Valmisteluaineiston “testaus” etukäteen yhteiskokouksissa ym. foorumeissa

IT-järjestelmiä ei saada tukemaan prosesseja.

3 2 6 ICT-valmistelun nivominen entistä paremmin yhteen oman valmistelun kanssa

Ei saada ajoissa aikaan riittävän toteuttamiskelpoisia koulutus- ja valmennussuunnitelmia.

2 1 2 Muutosvalmentajan rekrytointi. PMO:n pystyttäminen. Fokusointi kriittisiin ’must-have’ valmiuksiin, jotka sovitaan soten ja muiden hankkeiden kanssa

15

Sote-liikelaitosta ja pelastuslaitosta ei saada vakuutettua toimintamallien päälinjoista

3 2 6 Osallistutaan päätösprosessien muotoiluun (hallintosääntö ja toimintaohje) ja muistutetaan maakunnan yhdenmukaisuuden merkitystä.

Vanhat toimintatavat jatkuvat, eikä aitoa uudistumista tapahdu

1 3 3 Hyväksytään ’Turvallinen siirtymä’ käynnistysvaiheen ambitiotasoksi

Riskien kartoitus projekti: 1_228 ylimpien viranhaltijoiden rekrytointi

Riskin kuvaus Vaikuttavuus Todennäköisyys Riskiluku yht.

Korjaavat toimenpiteet

Vaaleilla valittu maakuntahallitus ei hyväksy Vaten tekemiä linjauksia

3 1 3 Huolehditaan riittävä poliittinen ohjaus

Maakunnan pystytystehtävässä onnistuminen edellyttää, että johtavat viranhaltijat pääsevät aloittamaan 1.3.2020 mennessä

3 2 6 Varmistetaan, että VATE ja valmistelun hankejohtajat ovat sitoutuneet aikatauluun

Ei löydetä hyväksyttäviä ehdokkaita kaikkiin avain positioihin

3 1 3 Avoimen haun lisäksi kontaktoidaan aktiivisesti potenttiaalisia hakijoita

Yhdenvertaisuus ei toteudu ehdokasasettelussa

3 1 3 Kelpoisuusehdot ovat yksiselitteisesti määriteltyjä. Huomioidaan laki ehdokasasettelussa

Valintapäätöksistä tulee oikaisuvaatimuksia ja valituksia

2 1 2 Kelpoisuusehdot ja rekrytoinnin kriteerit ovat yksiselitteisesti ja poissulkevasti määriteltyjä

16

7. Muut projektin määrittelyyn ja suunnitteluun liittyvät

keskeiset dokumentit

Dokumentin nimi Versio: Päiväys: Tekijä(t): Tila:

Maakunnan valmisteluvaiheen strategia

MH hyväksymä

24.10.2018 Hallinto Maakuntahallituksen hyväksymä

Uudenmaan maakunnan henkilöstöpolitiikan linjaukset

1.0 14.06.2018 HR SJR hyväksymä

Hallintosääntö 1.0 08.03.2019 Hallinto Luonnos

Sote – liikelaitos, alustavan toimintamallin kuvaus

1.0 08.03.2019 Sote – liikelaitos

Luonnos

Henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT

1.0 08.03.2019 ICT, HR Luonnos

Viestintä- ja markkinointiohjelma

1.0 4.6.2018 Viestintä Maakuntahallituksen puolto