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Herramientas para una Toma de Decisión Inmediata a Fin de Optimizar la Productividad y los Costos

Categoría: Reaprovechamiento del Conocimiento

Autores:

• Jose Luis Cruzado

• Vanesa Valeriano

• Luis Aguilar

Nome da Obra: PROYECTO CORREDOR VIAL INTEROCEANICO SUR: PERU - BRASIL

País: Perú

LE/LI/RAE: Luiz Mameri

DS: Jorge Barata DC: Sergio Panicalli

IIRSA Sur – Tramo II Página 2

Resumen

¿Porqué esta herramienta funciona?

¿Porqué debería leer este texto?

¿Porqué es importante para las obras ponerlo en práctica

Por que en IIRSA Sur se logró lo siguiente:

• Se hizo seguimiento para lograr la reducción de los costos previstos PA y por consecuencia la

optimización de los recursos.

• Se logro obtener el desempeño ideal para equilibrar la productividad y el costo; del mismo modo se

logró actuar de forma inmediata disminuyendo los costos en obra y no esperar a los cierres de costo

mensuales (10 de cada mes) para una toma de decisiones.

Para obtener dichos logros se emplearon las siguientes herramientas:

Costo Semanal, Horas Trabajadas, Horas Mínimas, Disponibilidad Mecánica, Eficiencia Operacional de

Equipos, Horas Equipos por UA y F/CD por UA.

02 de los ejemplos que obtuvimos fueron:

Con estas herramientas semanales y con la gestión de los colaboradores de Plantas Industriales, se logró

un ahorro de Enero a Julio del 2010 de US$ 2, 967,419.00.

Así mismo se logró una disminución promedio anual del 12.0% (Año 2009) al 6.39% (Enero a Julio del

2010) con relación al pago total de horas trabajadas y horas mínimas de equipos alquilados.

Estos resultados fueron obtenidos en nuestro proyecto en plazo de 1 año, definitivamente a una obra que

recién inicia traería grandes mejoras. ¡Si funcionó en nuestra obra, imagínate lo que puede hacer por tu

obra!

Por todo lo expuesto anteriormente, la finalidad principal de estas herramientas es que sean

empleadas en otras obras de manera semanal y así aumentar la productividad y reducir los costos.


IDEIAS INCORPORADAS 1.- Situaciones Antes de las Innovaciones: Desde el año 2006 hasta octubre del 2009 los reportes de horas trabajadas de equipos, horas mininas de

equipos, disponibilidad mecánica, eficiencia operacional y horas equipo por UA, eran mostrados en las

reuniones mensuales de costos, el cual no permitía tomar medidas correctivas adecuadas e inmediatas.

Horas Mínimas y Horas Trabajadas de Equipos: Dicha información era manejada por el área de subcontratos, pero el control detallado por equipo se

exponía en forma global en las reuniones mensuales de costos.

A continuación se muestra el resumen de horas trabajas y horas mínimas pagadas correspondiente al mes

de octubre del 2009, es decir antes de los acompañamientos semanales:

Reporte de Horas Equipo por UA: El reporte era enviado a los responsables a fines de mes para verificar si sus apropiaciones eran correctas,

sin embargo, dicho archivo ya no aportaba a mejoras dentro del mismo mes por el desfase de días, es decir,

este archivo solo servía de informativo y no de correctivo.


Disponibilidad Mecanica (DM) y Eficiencia Operación de Equipos (EO):

Siglas de Archivo de DM y EO:


En el 2007, se tuvo la idea de hacer acompañamientos semanales de costos, los que compararían el costo

unitario previsto PA vs. el costo unitario real; sin embargo la idea no se llego a concretar.

Costo Semanal:

A continuación mostramos el formato de acompañamiento pensado:

2.- Ideas y Acciones Incorporadas: A partir de noviembre del 2009 se dio inicio a los acompañamientos semanales de horas trabajadas, horas

mínimas, disponibilidad mecánica, eficiencia operacional y reporte de horas equipos por UA´s; dichos

acompañamientos semanales surgieron con el firme propósito de apoyar y mantener alerta a la producción

para mejorar el manejo de los recursos, insumos y control de sus costos.

A continuación se muestra el resumen de las horas trabajadas y horas mínimas correspondiente al mes de

noviembre, que fue justamente el mes en que se inicio con los acompañamientos semanales:

El resultado que trajo consigo este acompañamiento fue la disminución de un 4.81% en las horas

mínimas obteniendo un ahorro de US$ 130,293.26 dólares correspondiente al mes de noviembre, el

cual a su vez trajo consigo ajustar el histograma de equipos previsto.


A continuación se muestran los archivos excel con los que se dio inicio a los acompañamientos semanales

enviado a las distintas áreas:

Horas Trabajadas y Horas Minimas de Equipos:

Equilibran la utilización de los equipos y verifica si

la cantidad prevista está de acuerdo a la necesidad real de obra, además de ayudar a producción a

optimizar sus recursos.

Ejemplo de horas trabajadas y horas mínimas de equipos:

• Código y Descripción del Equipo: 01140656 - Motoniveladora

• Propietario: Rentafer

• Responsable: Willer Fernández

• Horas Trabajadas: 111.01

• Horas Mantenimiento: 36.30

• Horas Minimas a la semana: (horas mínimas según contrato/ días del mes) x días transcurridos (150 / 31) x

26 = 125.81

• Horas Minimas a Pagar al cierre de la semana: (horas mínimas a la semana – horas trabajadas) (125.81 -

111.01) = 14.80

• Horas Mínimas según contrato: 150

• Horas Minimas al Cierre de Mes: 150

• Horas Minimas a Pagar al cierre: (horas mínimas del mes – horas trabajadas) (150 – 111.01) = 38.99

• Saldo Diario Necesario para cubrir las horas mínimas: (horas mínimas a pagar al cierre / días faltantes para el cierre) (38.99 / 5) = 7.8


Disponibilidad Mecánica de Equipos (DM)

; Es el porcentaje de tiempo en que el equipo está

disponible para operar y realizar la función para la que está diseñada, en relación al tiempo total.

Eficiencia Operacional de Equipos (EO)

; Mide cuan eficiente es la utilización de un equipo.

Enseguida se muestra el formato de cálculo de Disponibildad Mecánica y Eficiencia Operacional por equipo

y por responsable:

Se muestra resumen de DM y EO por familia de equipos y por condición contractual (alquilados o propios)


Resumen de DM y EO por condición contractual (alquilados o propios) y Total de Obra

Gráfico Porcentual Total de Obra de EO y DM

Horas Equipos por UA:

Son las horas maquina aplicadas por UA día a día, este archivo nos permite

corregir semanalmente, así evitando gran distorsión de las apropiación en forma mensual.

Enseguida se muestra el formato semanal detallado dia a dia de Horas Equipo por UA, por responsable y

por UA:


Costo Semanal:

El Siseng es una herramienta de acompañamiento de costos realizados, comparando con los costos

previstos PA, a diferencia de los acompañamientos semanales este integra los costos de forma mensual,

solamente pudiendo analizar dichos costos cuando el mes este cerrado, el análisis del costos mensual se

da entre el 5 y el 10 del mes siguiente, es decir si el mes cierra el 26, ya pasaron más de 10 días para saber

cuan productivos o improductivos fuimos.

En Enero del 2010, pensando en mejoras para la obra, se decidió incorporar como parte

del los seguimientos semanales el archivo del Costo Semanal, cuya finalidad primordial es tener un mejor

control de las UA´s directas con mayor impacto en la producción, es decir costos unitarios previstos PA vs.

costos unitarios reales. Con dicha herramienta, producción y plantas industriales tienen un indicador

semanal de cómo va la tendencia de sus costos. El acompañamiento del costo semanal, nos posibilita

identificar problemas en tiempo hábil para una toma de decisiones correctiva inmediata dentro del mes en

curso, el cual tiene un margen de diferencia del +-6% con relación al Siseng.

El periodo de los acompañamientos es de lunes a domingo, siendo enviada dicha información para revisión

todos los miércoles a los responsables de producción.

A continuación se muestra un ejemplo de composición de UA´s Directas Previstas PA y Reales de la

Semana en curso y Acumulado del mismo mes.

Datos del Archivo del Costo Semanal;

• Composiciones Directas Previstas PA

• Metrados Realizados (Semanal)

• Cantidad de Horas de equipos aplicadas a sus respectivas UA´s

• Reversiones (Venta de Materiales a los Servicios)


En el siguiente cuadro se muestran las cantidades (metrados) reales y previstas PA por UA semana a

semana, del mes de evaluación.

Resumen por UA de los costos unitarios previstos PA vs. costos unitarios reales y costos totales previstos

PA vs. costos totales reales a fin de visualizar con mas detalle las ganancias o perdidas.


Al ver cuán útiles eran estas herramientas (horas trabajadas, horas mínimas, disponibilidad mecánica,

eficiencia operacional, reporte de horas equipos por UA´s y costo semanal) y los grandes resultados que

traían, es que se decide mejorar dichos seguimientos semanales y es así que se busca sistematizarlos

creando un programa a fin de optimizar y reducir los tiempos tanto de elaboración como la revisión de los

mismos.

Esta nueva metodología nos permitió un mejor control y es por ello que ahora se está ingresando en el

costo semanal, las horas de equipo, horas de mano de obra, materiales y reversiones (canteras, acopios)

realmente empleadas, mientras que en el año 2007 solo se tomaba el real de equipos, pues los demás

insumos eran colocados igual al costo VTR.


Factura / Costo Directo (F/CD) por UA de Aplicación

Sirve para calcular la rentabilidad de la obra, es decir saber que servicios están dando ganancias y

pérdidas.

: La elaboracion del archivo de F/CD por UA y por

Responsable se incio de forma mensual en el año 2010, se tomo como referencia modelos desarrollados en

el proyecto Aguas de Benguela - Angola,

A continuación se muestra el resumen general por UA


Interferencias en Obra

El programa de productividad en “Conirsa” surgió desde el año 2009 con el apoyo externo del Señor Nilton

Vargas y la Señora Darci Vargas, pero es en el año 2010 que dicho programa se alinea con los

acompañamientos semanales para en conjunto optimizar nuestros costos de obra, el programa de

productividad a su vez busca motivar e incentivar a todos los colaboradores del proyecto sobre cómo deben

realizarse los trabajos con:

: Debido a los acompañamientos semanales y lo que estos muestran, es que se

observo que habían UA´s directas que su costo estaba o muy por debajo del previsto o demasiado alto, este

fue un indicador importante para poner mayor énfasis en el análisis de la productividad y es así que se

priorizaron en dichas UA´s los controles de tiempo en campo tanto de equipos como de mano de obra, para

saber que estaba ocurriendo y como poder mejorar. Así mismo se observaron algunos problemas externos

en la producción (Interferencias en Campo), los cuales fueron atacados con los boletines de gestión del

programa de productividad, trayendo consigo una notable disminución de estas desde el inicio del programa

a la fecha actual.

EFICIENCIA (Estar convencido de ser siempre el mejor), EFECTIVIDAD (Relación entre lo

propuesto y lo logrado), EFICACIA (Ser competente en todo momento), PLAZO (Utilizar el tiempo

de una manera adecuada), ECONOMIA (Reducir costos de manera creativa) sin descuidar la

CALIDAD (Aplicar la Excelencia a todo lo que se haga) y la SEGURIDAD.

La unión de estos archivos esta logrando una mejora continua, pues buscan la capacidad de

aumentar la productividad utilizando los recursos adecuados de forma racionalizada, con el fin de

obtener el mayor resultado en menor tiempo y al menor costo.

A continuación se muestran los resúmenes de interferencias y control de tiempo en campo


3.- Origen de Conocimiento:

Fuente Interna Odebrecht:

La idea de tener acompañamientos semanales se dio a solicitud de nuestro Director de Obra, el Ing. Luiz

Gordilho, quien habiendo desarrollado dichas herramientas en sus obras anteriores y viendo los grandes

resultados que trajeron en su proyecto, es que indicó que se requería tener las mismas herramientas para el

control de los costos, teniendo la posibilidad de corregir de forma inmediata, no esperando al cierre mensual

de costos.

Para el Costo Semanal; se tomo como modelo de los acompañamientos semanales, el archivo que se ideo

en el año 2007 por el responsable que en su entonces era el Ing. Jose Luis Cruzado.


Para el archivo de las horas Minimas Semanales, se tomo el modelo del cálculo de horas trabajadas y horas

mínimas, que costos envía a subcontratos a fines de mes, el cual se fue perfeccionando con las opiniones y

sugerencias de las áreas que recepcionaban dichas informaciones.

Para las Horas Equipo x UA, DM y EO nos guiamos del modelo ya establecido en todos los proyectos de la

empresa.

En cuanto a la elaboración de la planilla mensual de F/CD se tomo como referencia el modelo que se venía

manejando en Angola, “Proyecto Aguas de Benguela - Angola”, por el responsable en ese entonces, el

Sr. Egidio Sandro de Jesús.

Si bien es cierto que el programa Joven Parceiro y Joven Constructor no fueron exactamente los que

impulsaron a la creación de este premio destaque, si ayudaron para conocer las realidades de otras obras

tanto en Perú como en otros países, de esas diversas experiencias se pudo confirmar que el destaque a

hacerse esta por buen camino, pues podia ser util para muchas obras a fin de no esperar a los cierres de

costos mensuales para saber cuan productivos o improductivos habíamos sido.

Es importante que los autores y participantes directos en el desarrollo de las herramientas del seguimiento

semanal del proyecto IIRSA Sur, después de dominar el manejo de este al 100%, capaciten a todas las

personas del área de costos (involucradas directamente) a fin de que, al ser transferidos a otros proyectos,

todos podamos ser de gran apoyo para la implementación de dichas herramientas de costo.

Fuente Externa:

Para el desarrollo de la parte sistematizada de nuestras herramientas semanales del control de costos, fue

contratada la Empresa de Consultoría Brasilera, SINAPSYS – Soluciones para la Construcción Civil Pesada.

Los trabajos fueron desarrollados en conjunto con los Consultores: Sr. Fabiano Bedin y Sr. Bruno Frosi.

METODOLOGÍA 4.- Descripción: Antes de iniciar a detallar la utilización de estas herramientas debemos tener en claro lo siguiente:

o La cantidad exacta de equipos que tenemos en obra (equipo pesado)

o Quienes son los responsables de los equipos

o En que frentes se encuentran los equipos

o Los apuntadores y que controlaran los equipos

Y sobre todo debemos tener muy en cuenta que la construcción de una carretera es totalmente dinámica a

diferencia de la construcción de un edificio, muelle, central hidroeléctrica o cualquier otra obra concentrada,

en la que las movilizaciones y desmovilizaciones de equipos son de manera constante, ya sea por los

avances en la producción, por el clima (lluvias) o geografía de la zona; este es nuestro punto de partida.


En nuestro proyecto, la Carretera Interoceánica Sur, el 45% del costo general corresponde a la utilización de

equipos; en el año 2010 tuvimos un pico de 639 equipos pesados de los cuales 372 equipos eran

alquilados, 185 equipos eran de socios y 82 eran propios de la obra. Al tener un panorama totalmente claro

de lo que tenemos y lo que sucede en nuestra obra, es decir saber cómo y por donde atacar es que se da

inicio a nuestros controles.

Cada apuntador de equipos deberá controlar en promedio 35 maquinarias pesadas en un radio de influencia

de 5 Km´s para los que se encuentran en servicios directos de la construcción de la carretera, y un

apuntador por cada cantera y planta industrial; la distribución de apuntadores mencionada fue la empleada

en nuestra obra, la cual fue ideal para la magnitud de este gran proyecto, esto nos permitió tener un control

minucioso de las horas trabajas con sus respectivas apropiaciones, los tipos de paralizaciones de los

equipos durante la jornada (mantenimientos, parados operativos, lluvias, etc.).

Como herramienta de control cada apuntador cuenta con un scaner aparato digital que funciona con

lectores de código de barras, estos scaners son empleados para obtener información de maquinaria pesada

(cargador, excavadora, tractor, motoniveladora, etc.), los datos de los scaners son descargados mediante

rayos infrarrojos al Sistema Time Scan y luego se imprimen los partes para que estos puedan ser visados

por las áreas responsables de los equipos (producción, plantas industriales, etc.), esta forma de control nos

permite tener la información con mayor fluidez y rapidez.

Para el control de horas volquetes, se emplean partes diarios que son llenados manualmente en campo, los

cuales después son digitados en el programa PDE, que es un sistema de apoyo a la gestión de proyectos.

Al término de la semana se importan los datos del Time Scan al PDE, quien se encarga de integrar las

horas de los equipos pesados y volquetes; con este proceso de control logramos tener:

Horas Trabajadas de Equipos: Para el cálculo de pago de horas trabajadas, horas mínimas y horas equipo

por UAs.

Horas Paradas de Equipos: Para el cálculo del pago o descuento de horas mínimas, disponibilidad

mecánica y eficiencia operacional.

Despacho de Agregados: Con esto obtenemos las reversiones (ventas de materiales) a sus respectivas

UA´s de servicios de ingeniería.

Para este reporte necesitamos tres datos:

Horas Trabajadas y Horas Mínimas de Equipos

1. Horas Trabajadas

2. Horas Mantenimiento

3. Condiciones Contractuales de los Subcontratistas que nos alquilan equipos.

Es importante estudiar las condiciones contractuales de cada subcontratista, pues de esta información

obtendremos las horas mínimas mensuales de cada maquinaria así como las penalidades de las mismas

por el mantenimiento de los equipos, dichas penalidades no son más que el descuento del tiempo

paralizado del equipo por mantenimiento al total de horas mínimas establecidas en el mes.


Tenemos subcontratistas que nos alquilan maquinaria en condiciones seca (el combustible, el operador, el

mantenimiento y los repuestos corren por cuenta de quien los subcontrata); también tenemos

subcontratistas que nos alquilan maquinaria en condiciones seca, pero en este caso el subcontratista

asume el mantenimiento; como se muestra tenemos condiciones de alquiler diferentes, pues esto es según

la negociación establecida con el área de subcontratos.

Este archivo es elaborado detallando equipo por equipo, por familia de equipo y con sus respectivos

responsables.

Para la elaboración del reporte tenemos dos partes, estas son:

Cálculo de horas trabajadas y horas mínimas de equipos a la semana de evaluación; a continuación

como ejemplo, si la semana termina el 15 de Agosto la proyección de horas mínimas sería la siguiente:

Cálculo de horas trabajadas y horas mínimas al mes; es la proyección de las horas mínimas al cierre de

mes el cual nos permite ver el saldo de horas mínimas que nos quedan por cubrir al cierre del periodo, con

este dato podemos promediar las horas que un equipo tiene que trabajar para cubrir el saldo de horas

mínimas en función a los días restantes al cierre.


A Continuación, se muestra el relatorio de horas trabajadas y horas mínimas por responsable y por equipo,

generado en nuestro sistema PDE:

Estas dos herramientas son conocidas y elaboradas en todas las obras de la organización Odebrecht, sin

embargo los archivos tomados en cuenta en nuestra obra, sin embargo el mayor beneficio, es el tiempo con

el que se procesa y reporta dicha información.

Disponibilidad Mecánica y Eficiencia Operacional de Equipos

Los archivos de DM y EO son reportados tan igual como los archivos de horas mínimas, es decir también se

detalla equipo por equipo y por familia de equipo con sus respectivos responsables.

La eficiencia del mantenimiento de los equipos en una obra, es medida por la Disponibilidad Mecánica.

Esta herramienta es una pieza clave en nuestro seguimiento semanal y nos ayuda a monitorear el tiempo de

parada por mantenimiento de los equipos:

Para la elaboración de este reporte necesitamos:

1. Horas Mantenimiento

2. Horas Totales (Horas Expediente)


Por otro lado la buena utilización de los equipos es medido por la Eficiencia Operacional, donde la baja

utilización de ellos se reflejar generando mayores costos.

Equipos con baja utilización, además de elevar el costo, pagan horas mínimas altas

Para la elaboración de este reporte necesitamos:

1. Horas Trabajadas

2. Horas Paradas Operativas

A continuación se muestran el relatorio de DM y EO por familia de equipos y por responsable:


A continuación, se muestra el relatorio de DM y EO por responsable y por equipos:


A continuación, se muestra el relatorio de DM y EO por condiciones contractuales (alquilados o propios) y

por familia de equipos.


A continuación se muestra el resumen Total de Obra de DM y EO:

Este reporte nos sirve para ver las apropiaciones de los equipos y así corregir las malas aplicaciones de

UAs de forma inmediata, la presentación de este reporte es de gran ayuda para los responsables de

producción ya que se muestra en forma diaria.

Horas Equipo Por UAs

De este reporte es donde sacamos las horas de los equipos para el acompañamiento de costo semanal.

Seguidamente mostramos el relatorio de la Horas por UAs de Equipos emitido por el programa PDE:


Este reporte es de valiosísima ayuda para producción y plantas industriales, con el flujo de transportes

podemos ver con claridad las reversiones (venta de material de las canteras y plantas industriales a los

servicios), el cual nos muestra la cantidad utilizada en los mismos.

Flujo de Transportes

Con este archivo se hace seguimiento al índice de consumo de material por UA.

De este reporte también obtenemos las reversiones para el acompañamiento semanal de costos, dicha

información es generada en el programa PDE.

A continuación mostramos el reporte del Flujo de Transporte el cual es exportado del PDE al Excel:


A continuación se muestra modelo de parte diario, desarrollado en campo

Los datos vienen de campo controlado por los apuntadores de equipos, quienes llenan un parte diario por

cada volquete donde debe ir:

1. Código de Volquete

2. Fecha

3. UA de Reversión Origen

4. Progresiva de Origen

5. Hora de Carguío

6. UA de Reversión de Destino

7. Progresiva de Destino

8. Hora de Descarga

9. Tiempo de Ciclo

10. Tipo de Material

11. UA de Transporte

12. Volumen Transportado


Para el cálculo de los costos unitarios reales semanales se inicia armando planillas de importación en excel

y/o textos tales como:

COSTO UNITARIO SEMANAL

Importaciones Generales

; dichas importaciones pueden variar de acuerdo a la necesidad de la obra:

• Unidades de Medida utilizadas en obra

• Cuentas de Costos de Mano de Obra, Reversiones (Talleres, Canteras, Acopios) y Materiales

• UA´s de Acompañamiento (Directas, Equipos, Talleres y Reversiones)

• Cargo Legales empleados en Recurso Humanos

• Centro de Resultados (Descripción y Codigo del Responsable que es quien tiene a su cargo

una lista de UA´s)

• Equipos Asociado con su Familia correspondiente

• Lista de Equipos Alquilados (subcontratados) con sus respectivas UA´s

• Composiciones Previstas (Índices y UA´s Directas)

• Horas Mínimas por Equipo y Valor Horario del mismo

Importaciones Mensuales

; dichas importaciones son cambiadas mes a mes, pues estos costos son los

acumulados reales al mes anterior de evaluación:

• Costo Unitario Mano de Obra según su cuenta de costos correspondiente

• Costo Unitario de Materiales de Cantera y Agregados producido por Plantas Industriales

según su cuenta de costos correspondiente

Importaciones Semanales

; son las importaciones que se actualizan semana a semana, según los archivos

enviados por las distintas áreas, cuya información es parte del seguimiento semanal de costos (RRHH,

Logística, Equipos, Costos, Producción y Mediciones):

• Lista de materiales asociados al código y la cuenta del material

• Lista de actualización de mano de obra que ingreso por primera vez al proyecto según

archivo de texto del MWD

• Tareo de Mano de Obra correspondiente a la semana en curso

• Cantidades Reales, es el metrado real ejecutado por UA´s de Aplicación y Responsable

correspondiente a la semana en curso

• Cantidades Previstas, es el metrado previsto por UA´s de Aplicación y Responsable

correspondiente a la semana en curso

• Archivo de Talleres y Reversiones por UA de Aplicación


Composición Unitaria Prevista.-

• UA de Aplicación y Descripción: 3230 – Base Granular

• Cuenta de Costos y Descripción (código)

• Unidad de Medida de la UA e Insumos

• Índices Previstos

• Costos Unitarios Previstos de los Insumos

• Costos Unitarios Reales de los Insumos

* Mano de Obra

*

; Se toman los Costos Unitarios Reales Acumulados al Mes Anterior

de Evaluación.

Materiales

*

; Se toman los Costos Unitarios enviados por el Área de Logística

aplicado a la UA según su cuenta de costos.

Equipo

*

; Se toman los Costos Unitarios Reales empleados en la semana

Reversiones

• Costos Previstos 2010 Índices Previstos x Costos Unitarios Previsto del insumo.

; Se toman los Unitarios Reales Acumulados al Mes Anterior de

Evaluación.

Costo Previsto.- (Costo Total Previsto / Cantidad Mensual Prevista) = Costo Unitario Previsto de la UA

de Aplicación.

• Cantidad Insumo Prevista Índices Previstos x Producción Mensual Prevista.

• Costo Previsto Costos Unitarios Previstos x Cantidad de cada Insumo.


Costo de la Semana en Evaluación.-

Costo VTR.- (Costo Total VTR / Cantidad Mensual Real de la Semana) = Costo Unitario VTR de la UA

de Aplicación.

• Cantidad Insumo VTR Índices Previstos x Producción Real de la Semana en Evaluación

• Costo VTR Costos Unitarios Previstos x Cantidad de cada Insumo.

Costo Semana.- (Costo Insumos Semanal / Cantidad Mensual Real de la Semana) = Costo Unitario

Real Semanal de la UA de Aplicación.

• Cantidad Insumo Real de la Semana Son las Cantidades Reales Aplicadas a la UA; mano

de obra, materiales, equipos y reversiones.

o Mano de Obra; Son los tareos semanales del personas tanto Directo como Indirecto,

dicho archivo se descarga del Time SCAN y es enviado en texto por el área de

Recursos Humanos todos los lunes en el transcurso de la tarde.

o Materiales; Son los materiales aplicados a cada UA según su utilización en campo,

dicho archivo es generado mediante el programa MWD en excel y es enviado por el

área de Logística todos los lunes por la tarde.

o Equipos; Son las horas aplicadas a cada UA según su utilización, esto es reportado

por los programa PDE y TimeScan siendo descargados en un archivo de texto todos

los lunes por la noche.

o Reversiones; Son las cantidades de material de canteras y plantas industriales

empleadas en cada UA según los reportes de campo.

• Costo Real de la Semana Costos Unitarios Reales x Cantidad de cada Insumo.


Costos Acumulados del Mes de la UA de Aplicación.-

Costo VTR.- (Costo Acumulado VTR / Cantidad Acumulada Real del Mes) = Costo Unitario VTR

Acumulado de la UA de Aplicación.

• Quantidade Acumulada del Mes Índices Previstos x Producción Real Acumulada de la

Semana en Evaluación

• Costo VTR Acumulado del Mes Costos Unitarios Previstos de Insumos x Cantidad de cada

Insumo.

Costo Real Acumulado Mes.- (Costo Acumulado Real del Mes / Producción Acumulada Real del Mes) = Costo Unitario Real Acumulado de la UA de Aplicación

• Quantidade Acumulada del Mes Suma de las cantidades de insumos semana a semana

• Costo Acumulado del Mes Costos Unitarios Previstos de Insumos x Cantidad Acumulada

de cada Insumo.

Cabe indicar que los acompañamientos semanales de costos, pueden ser emitidos tanto en PDF

como en archivos excel


A continuación se muestra archivo de Costos Semanal generado en sistema

A continuación se muestra relatorio resumen de costo semanal generado en el sistema


El análisis del F/CD es una herramienta que nos permite evaluar la rentabilidad en cantero de los servicios.

Es de suma importancia identificar en las UA´s de la obra, cuales son los servicios más y menos rentables,

evaluando su incidencia y como cada uno de ellos contribuye al resultado final.

FACTURA / COSTO DIRECTO (F/CD)

Por ejemplo; si tenemos un F/CD promedio real de un servicio de gran incidencia, el cual resulta ser menor

al previsto PA, esto significaría que el F/CD final de la obra baje y consecuentemente comprometa el

resultado. El F/CD nos permite una crítica constante y detallada, como también puede señalar alguna venta

mal negociada al momento de hacer el presupuesto.

Consideraciones importantes para el análisis del F/CD:

• El CI/CD mes a mes debe mantenerse alineado al CI/CD previsto, (cumplido el F/CD y el CI/CD

entonces el resultado en cantero está garantizado).

• Que las cantidades apropiadas en el costo sean las ejecutadas en el periodo corriente y que todos

los costos aplicados en las UA sean correspondientes a los servicios realizados en el mes (se

recomienda la evaluación mensual y acumulada).

Nosotros en la obra tenemos al F/CD como un complemento del VTR, por ejemplo nos ocurrio en un mes

que:

• Un responsable de producción de producción estaba con un Costo Real menor al Costo VTR,

lu cual era favorable, sin embargo al hacer el cruce con la información del F/CD real, este

estaba por debajo del F/CD previsto. Esto se debio a que no se tenia medidos al 100%

algunos servicios.

Fórmula de F/CD:

Descripción de Fórmula de F/CD:

F: Factura (receita)

CI: Costo Indirecto

CD: Costo Directo

R: Resultado en Cantero


Detalles de Archivo:

UA de Aplicación y Descripción

Unidad de Medida

F/CD Previsto PA Gerencial por UA (Precio Venta x Metrado Previsto) / ( CU Previsto x Metrado Previsto)

Factura Real del mes de Evaluación

• Factura Mensual Metrado Real x Precio Venta

• Factura Acumulado Anterior

• Factura Acumulado Actual

Costo Real del mes en Evaluación

• Costo Mensual Metrado Real x Costo Unitario Real

• Costo Acumulado Anterior

• Costo Acumulado Actual

F/CD Previsto del Mes de Evaluación (Precio Venta x Metrado Previsto) / ( CU Previsto x Metrado

Previsto)

F/CD Real del Mes

Incidencia Ingreso de UA / Ingreso Total del Mes de Evaluación

F/CD Acumulado al mes de Evaluación

o La Factura (receita), incluye gastos generales y utilidades

A continuación se muestra el detalle de F/CD por UA y Responsable


Enseguida se muestra el resumen por Responsable, en el cual se compara el F/CD Previsto PA con el F/CD

Real del mes de Evaluación, ademas del F/CD Previsto PA Acumulado y F/CD Real Acumluado al mes de

Evaluación.

5.- Composición de los Equipos: Personal de Obra IIRSA Sur

Luiz Gordilho Neto Director de Obra

Jose Luis Cruzado Gerente Comercial

Vanesa Valeriano Responsable de Productividad y Costos

Luis Aguilar Técnico de Costos

Henry Gamero Asistente de Costos

Laura Jeri Responsable de Costos

Rómulo Vargas Asistente de Productividad

Personal Externo de Apoyo

Fabiano Bedin Consultor SINAPSYS

Bruno Frosi Consultor SINAPSYS

6.- Equipos e Instalaciones Involucradas: Implementos de Obra IIRSA Sur

02 Computadoras - Core 2 Duo, 2 Gb de RAM, HD de 250 GB, con Windows XP

01 Combi para recolectar información en campo

Programa PDE y TIMECAN (Instalado en ambas computadoras)

29 Scaners (01 para cada controlador y 03 para el coordinador)


7.- Productividades Alcanzadas: En seguida se detallan las productividades que alcanzamos debido a las herramientas de acompañamiento

semanal.

A continuación se muestra la evolución porcentual de la disponibilidad mecánica, donde se

observa que en el mes de octubre 2009 (antes de los acompañamientos semanales) teníamos una

Disponibilidad Mecánica (DM) real semejante al previsto PA, por otro lado se muestra que a partir

de enero hasta agosto del 2010 se tuvo una mejoría con respecto al 2009 y con respecto al

previsto PA; se tuvo una DM promedio de 84.7%.

Seguidamente se muestra la evolución porcentual de las interferencias de equipos, la cual se

observa está disminuyendo mes a mes. Gracias al programa de productividad se logro reducir las

interferencias en campo de un 21.8% (marzo) a un 4.7% al mes de agosto 2010.


En seguida se muestra la evolución porcentual de la eficiencia operacional, donde se observa que

en el mes de octubre 2009 (antes de los acompañamientos semanales) teníamos un 7% menos en

la Eficiencia Operacional (EO) respecto al previsto PA, sin embargo tambien podemos observar

que a partir de enero a agosto del 2010 se tuvo una mejoría con respecto al 2009 y con respecto

al previsto PA, pues se se obtuvo una EO promedio de 71.3%.

Ahora se muestra la evolución mensual porcentual de las horas de interferencia, en este gráfico

podemos ver que nuestras interferencias totales de obra han ido disminuyendo mes a mes,

teneindo a la fecha 3.4%.


Seguidamente se muestra la evolución en los controles de tiempo de mano de obra. Se inicio en el

mes de marzo del 2010, teniendo 35% en tiempo productivo y 39% en tiempo de paradas y

esperas, sin embargo al mes de agosto estamos con 57% de tiempo productivo y 22% de tiempo

de paradas y esperas, siendo nuestra meta interna tener un 60% de tiempo productivo.

En seguida se muestra la evolución en los controles de tiempo de equipo. Se inicio en el mes de

marzo del 2010 teniendo 46% en tiempo productivo y 28% en tiempo de paradas y esperas, sin

embargo al mes de agosto superamos nuestra meta prevista de 60%, llegando a tener un 60.2%

de tiempo productivo y 20.8% de tiempo de paradas y esperas que tambien disminuyo con

respecto al mes incial de los controles de tiempo.


8.- Problemas Observados:

Por el hecho de IIRSA Sur ser una obra tan dinámica, compleja y de una extensión tan considerable como

es 710 km, es que para dar inicio a la elaboración del presente proyecto se tuvieron algunos problemas, sin

embargo eso no fue más que un nuevo desafío para nosotros, convirtiéndose en una nueva oportunidad de

mejora para todos.

A continuación se muestra cuales fueron nuestros inconvenientes:

• Dificultad en recolectar información de campo (horas de equipos apropiadas a las

UA´s, producciones realizadas y tareos de mano de obra) debido al distanciamiento

entre los campamentos, por esta ser una obra de carretera, es decir estar en constante

movimiento, se tiende a tener demora con la descarga de informaciones en oficina, es decir,

se daban oportunidades en que la información de campo no llegaba según la fecha pactada

para que el área de Recursos Humanos, Produccion y Costos procesen sus respectivos

archivos. Las informaciones deben ser entregadas todos los lunes en el transcurso de la tarde

y noche para que estas puedan ser descargadas al programa TimeScan (mano de obra y

equipos pesados), PDE (equipos – partes de volquetes) y cuadro excel (metrados o

producciones reales).

• Geografía y Clima de la Zona; Este es un factor muy importante puesto que en esta zona

tenemos lluvia casi todo el año, esto hacia que cuando no existían puentes los ríos al crecer

impidan el paso de las móviles y esto ocasionaba la demora de la información de campo.

• Romper Paradigmas – Resistencia al Cambio; Siendo este uno de nuestros más grandes

desafíos, pues el lograr influenciar tanto a las personas de las áreas que deben enviarnos

información (RRHH, Logística, Equipos y Mediciones) para procesar, como las personas de

las áreas que recepcionan dicha información (Producción, Plantas Industriales, Equipos) fue

bastante complicado. Sin embargo cabe indicar que esto no solo fue un destaque de

costos, si no que fue, la integración y sinergia entre las áreas involucradas, pues sin

este sistema de COMUNICACIÓN no se hubiera logrado los resultados obtenidos.


Personal Empleado - Odebrecht ene-10 feb-10 mar-10 abr-10 may-10 jun-10 jul-10 ago-10 sep-10 oct-10 nov-10 dic-10 TotalAssistente Técnico 628.48 628.48 628.48 628.48 628.48 628.48 628.48 628.48 628.48 628.48 628.48 628.48 7,541.76 Tecnico Especializado 301.44 301.44 301.44 301.44 301.44 301.44 301.44 301.44 301.44 301.44 301.44 301.44 3,617.28 Resp.Serv. Prod. 414.40 414.40 414.40 414.40 414.40 414.40 414.40 414.40 414.40 414.40 414.40 414.40 4,972.80

Personal Empleado - Externo ene-10 feb-10 mar-10 abr-10 may-10 jun-10 jul-10 ago-10 sep-10 oct-10 nov-10 dic-10 TotalSinapsys - - - - - - 3,980.00 4,549.00 - 9,894.00 170.58 170.58 18,764.16

COSTO TOTAL

$16,131.84

$18,764.16

$34,896.00

9.- Dibujos o Diseños Constructivos: Pasos a seguir para obtener los Acompañamientos Semanales

10.- Costos Incurridos: Para la elaboración de este destaque se empleo los siguientes costos de mano de obra Odebrecht y externa

Cabe indicar que el pago referido a la elaboración del programa se pago por única vez en nuestra obra, y si

otra obra desea ponerlo en práctica solo deberá pagar la consultoría y el manteamiento a la empresa

SINAPSYS.


RESULTADOS 11.- Resultados Obtenidos:

En el cuadro de abajo podemos observar 02 servicios de UA´s directas en meses continuos (Sub

base y Conformación de Terraplén), en el se muestra que en mayo ambos servicios se

encontraban en negativo, sin embargo en el mes de junio podemos ver la evolución del costo

unitario semana a semana, logrando así que el costo unitario real mensual de los

acompañamientos este por debajo del costo unitario previsto PA.

En seguida se muestra el cuadro de horas trabajadas y horas mínimas acumuladas al mes de julio

2010, donde logramos que la incidencia de horas mínimas de equipos alquilados, sobre el costo

total de horas, disminuyera a 6.39 %.


En el presente cuadro podemos ver la evolución del F/CD Comparativo entre F/CD previsto PA y

F/CD realizado, obteniendo un F/CD real acumulado de: 1.73, siendo nuestro F/CD previsto

acumulado al mes de julio de: 1.48. Se logro una mejora del 17% en relación al F/CD previsto y

como consecuencia una mejoría en el resultado de la obra acumulado a julio 2010. Cabe indicar que el CI/CD real acumulado esta concordante con el CI/CD acumulado previsto.

AREAS DE APLICACIÓN 12.- Áreas de Aplicación:

.

El presente proyecto, el cual es una herramienta para la toma de decisiones inmediatas, sirve para apoyar

un mejor control de la producción, es decir los relatorios buscan la optimización de la productividad y la

mejora del costo técnico de la obra, es por ello que las áreas de aplicación directas serian la producción,

equipos y costos.

Los acompañamientos deben ser tan importantes para el que lo emite como para el que lo recibe y

revisa.

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