Op weg naar het ZuidlandOp weg naar het Zuidland

Christian van der Ven / Werkgroepen Limmen, Zeemeeuw en Bracq29 oktober 2007

Terug in de havenTerug in de haven

Op weg naar het Op weg naar het ZuidlandZuidlandProgrammaProgramma

10.00 – Ontvangst met koffie/thee en cake10.15 – Inleiding10.30 – Een Second Life voor de archivaris

Wat hebben wij in virtuele werelden te zoeken?11.15 – koffie/theepauze11.30 – Presentaties werkgroep “Limmen”12.15 – Lunchpauze13.15 – Presentaties werkgroep “Zeemeeuw”14.00 – Presentaties werkgroep “Bracq”14.45 – Samenvatting en gezamenlijke evaluatie15.30 – Afsluiting

Op weg naar het Op weg naar het ZuidlandZuidlandInleidingInleiding

Hoe de reis in september 2006 begon... en hoe de reis daarna verliep.

Als je snel vooruit wilGa dan alleen

Als je ver wilt komenGa dan samen

(Afrikaans spreekwoord)

Op weg naar het Op weg naar het ZuidlandZuidlandInleidingInleiding

Schetsjes als die van Louis Pirenne hebben ervoor gezorgd dat we zijn waar we nu zijn.

Wij hebben op onze beurt een schetsje proberen te maken van onze nieuwe, maar dan digitale studiezaal.

Welke ontwikkelingen doen zich online voor, waarmee wij iets kunnen? Nu en in de toekomst?

Welke rolverandering zien we voor onszelf? Van schatbewaarder naar historisch entertainer? Van producent naar consument?

Op weg naar het Op weg naar het ZuidlandZuidlandInleidingInleiding

E-communitiesE-communities

Het internet is de nieuwe ‘studiezaal’ van onze klanten.

Het BHIC heeft daar ook een ‘zaaltje’ in.

Hoe gaan we onze zaal inrichten?

Op weg naar het Op weg naar het ZuidlandZuidlandInleidingInleidingWeblog/foto- en Weblog/foto- en verhalenbankverhalenbank

Nieuwsgroep/Nieuwsgroep/forumforum

Digitale Digitale studiezaalstudiezaal

Ton WetzerAlexHenkRienGinekeHannekeTon de Looijer

AnnemarieTon WetzerAdrieMariëtMargotSaskia

DannyAnnemarieRienPaulPietAnton

Op weg naar het Op weg naar het ZuidlandZuidlandInleidingInleiding

Brainstormen

Zoeken, analyseren en bespreken van voorbeelden

In sloepjes iets verder uitwerken van een thema

Terugkoppelen van ervaringen en ideeën

Leesclubje Zuidland-startpagina E-mailsignalering

Op weg naar het Op weg naar het ZuidlandZuidlandEen Second Life voor de archivarisEen Second Life voor de archivaris

Wat hebben wij in virtuele werelden te zoeken?

LimmenLimmenWeblog/foto- en verhalenbankWeblog/foto- en verhalenbank

Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’Hanneke en Alex

Communities rond beeldbankenGineke en Ton de Looijer

Onderhoud van lokale pagina’sHenk en Ton Wetzer

Websites als neverending storiesRien en Christian

LimmenLimmenAanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’

Hanneke en Alex

LimmenLimmenAanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’

UitgangspuntUitgangspunt

Toegang tot de gegevens op de BHIC-site moet zo laagdrempelig mogelijk gebeuren.

Geen onnodig opvragen van klantgegevens als dat voor de klant geen duidelijk zichtbare voordelen oplevert (en we er als organisatie ook niets mee doen).

Maar wat als wij toch wat van de klant willen weten of een actie op een bepaalde doelgroep willen richten...?

LimmenLimmenAanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’

Dus...Dus...

Bezoekers die alleen onze website willen raadplegen en doorzoeken moeten dit vrij van registratie kunnen uitvoeren.

Deelname aan het forum, kunnen reageren op verhalen en foto’s moet zo laagdrempelig mogelijk kunnen plaatsvinden.

Pas bij echte meerwaarde voor de klant is registratie verkoopbaar.

LimmenLimmenAanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’

Meerwaarde ‘Mijn BHIC’-account voor een klantMeerwaarde ‘Mijn BHIC’-account voor een klant

Een persoonlijke BHIC-pagina: Te personaliseren omgeving. Mogelijkheid tot vastleggen van zoekresultaten, persoonlijk

dossier. Mogelijkheid tot het kunnen presenteren van bijvoorbeeld

stamboomonderzoek, verhalen, plaatsen van foto’s enzovoort. Mogelijkheden bieden dat bezoekers onder elkaar informatie

kunnen uitwisselen. Kunnen raadplegen van bijzondere bronnen (bijvoorbeeld

historische tijdschriften). Verkrijgen van een nieuwsbrief, informatie over laatste

ontwikkelingen. Kunnen downloaden van bestanden, software,

cursussen/workshops.

LimmenLimmenAanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’

Persoonlijke pagina’sPersoonlijke pagina’s

LimmenLimmenAanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’

Aandachtspunten ‘Mijn BHIC’-accountAandachtspunten ‘Mijn BHIC’-account

Verplicht bij aanmelding een minimale hoeveelheid gegevens, bijv.:

Naam/gebruikersnaam. E-mailadres.

Vraag optioneel meer informatie, die wel bruikbaar is bij doelgroepenactie/onderzoek (meer en meer divers publiek), bijv.:

Onderzoeksinteresses. Leeftijd enzovoort.

Voer een account goed door in alle onderdelen van de website, zodat een gebruiker niet alsnog ergens moet aanmelden.

Zorg voor MEERWAARDE voor de klant!!

LimmenLimmenAanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’Aanmelden en inloggen op ‘Mijn BHIC’

Risico’s webonderdelen zonder registratieRisico’s webonderdelen zonder registratie

Een vervuilde website door onzin, spam en overbelasting moet worden voorkomen. Hierdoor wordt een website voor bezoekers niet meer interessant en sterft deze een zekere dood.

Registratie kan hiervoor een mogelijke oplossing zijn, echter het stoot ook potentiële deelnemers af.

Een andere mogelijkheid is het toepassen van een zogenaamd verificatieveld waarbij spam-robots in ieder geval worden uitgesloten.

LimmenLimmenCommunities rond beeldbankenCommunities rond beeldbanken

Gineke en Ton de Looijer

LimmenLimmenCommunities rond beeldbankenCommunities rond beeldbanken

http://www.whoopy.com/Vrije beschrijvingen gekoppeld aan categorieën - eenvoudig en efficiënt.

http://www.steve.museum/Social tagging gekoppeld aan formele beschrijvingen - als onderdeel van de beschrijving voor ons misschien iets minder interessant omdat het hier ook gaat om een stukje 'beleving'. Dit neemt niet weg dat het heel aardig kan zijn om een ‘historisch gevoel’ te vangen in taggings. De collectie krijgt hiermee een heel andere benadering en toegang.

http://www.zoekplaatjes.nl/Ruim bekend.

LimmenLimmenCommunities rond beeldbankenCommunities rond beeldbanken

http://www.pictureaustralia.org/Maakt onder andere gebruik van Flickr-groups. Heeft een geheel eigen look and feel in de wijze waarop de gegevens uit Flickr worden gepresenteerd.

http://www.flickr.com/groups/PictureAustralia_ppe/ http://www.flickr.com/groups/pa_ourtown/ http://www.pictureaustralia.org/trails/index.html

http://bhic.castelmedia1.nl/

LimmenLimmenOnderhoud van lokale pagina’sOnderhoud van lokale pagina’s

Henk en Ton Wetzer

LimmenLimmenOnderhoud van lokale pagina’sOnderhoud van lokale pagina’s

Binnen het BHIC moet dienstbreed worden beleden dat dit een kerntaak is met personele en financiële consequenties.

VoorstelVoorstel

Langzaam groeien naar een wiki-model. Contacten onderhouden met gemeenten en

heemkundekringen, en zorgen voor linkjes. Een netwerk van correspondenten in elke gemeente is

ideaal. Het projectenbureau is voorlopig verantwoordelijk voor de

selectie, redactie en presentatie van het aangeboden materiaal.

LimmenLimmenWebsites als neverending storiesWebsites als neverending stories

Rien en Christian

LimmenLimmenWebsites als neverending storiesWebsites als neverending stories

Verschillende soorten links om te blijven klikkenVerschillende soorten links om te blijven klikken

Vanuit de tekst en onder/naast de tekst (vaak gecategoriseerd).

Intern en extern (nieuw venster).

Handmatig leggen en automatisch gegenereerd.

Naar andere pagina’s en naar afzonderlijke weetjes.

LimmenLimmenWebsites als neverending storiesWebsites als neverending stories

VoorbeeldenVoorbeelden

Iconen van de post De canon van Nederland De Oorlogsgids Regionaal Archief Tilburg Wikipedia > Noord-Brabant

LunchpauzeLunchpauze

Eet smakelijk!! :-)

ZeemeeuwZeemeeuwNieuwsgroep/forumNieuwsgroep/forum

Eigen meerwaarde BHIC / Andere toon/stijl van communicerenAnnemarie en Margot

Grenzen in communitydienstverleningSaskia en Christian

Omgaan met gebruikersreactiesTon Wetzer en Christian

Duidelijkheid over en op forumsMariët en Saskia

ZeemeeuwZeemeeuwEigen meerwaarde BHICEigen meerwaarde BHIC

Annemarie en Margot

ZeemeeuwZeemeeuwEigen meerwaarde BHICEigen meerwaarde BHIC

NaamsbekendheidNaamsbekendheid Afsluiting reactie ‘namens BHIC’. Één uniek e-mailadres als postbus voor deelname aan

forums enzovoort en informatie zonder meerwaarde voor BHIC (bestelling, reservering archiefstukken, afspraak) terugkoppelen via info@bhic.nl.

Praktijkervaring: soms lopen inlichtingen via info@bhic.nl, reacties op het prikbord en deelname aan forums door elkaar.

Voorbeelden: Forum en inlichting. Prikbord en inlichting.

ZeemeeuwZeemeeuwEigen meerwaarde BHICEigen meerwaarde BHIC

ContinuïteitContinuïteit Selectie uit forums, nieuwsgroepen enzovoort die BHIC

structureel bedient (niet alleen genealogisch). Personeel inzetten tijdens piekuren.

Snelheid van reactie geeft inhoud aan missie BHICSnelheid van reactie geeft inhoud aan missie BHIC Dwingt tot nadenken over interne procedure signalering en

stroomlijning reacties op discussiegroepen, forums enzovoort.

Vergelijk omgeving normale inlichtingenprocedure via info@bhic.nl.

Deskundigheid en betrouwbaarheidDeskundigheid en betrouwbaarheid Kwaliteit antwoord. Bronvermelding van informatie via vast format.

ZeemeeuwZeemeeuwAndere toon/stijl van communicerenAndere toon/stijl van communiceren

Annemarie en Margot

ZeemeeuwZeemeeuwAndere toon/stijl van communicerenAndere toon/stijl van communiceren

Deze sluit aan bij de missie en identiteit van het BHIC.

Informele, laagdrempelige en toegankelijke schrijfstijl (geen jargon).

Ons op uniforme wijze presenteren (huisstijl BHIC).

Aansluiten bij taal van de klant.

Proberen om digitale klant aan ons te binden.

Proberen om niet ‘belerend’ over te komen.

Beledigend taalgebruik niet tolereren op forum (moderator-functie).

Voorbeeld: Pastoors van Huisseling op het BHIC-prikbord

ZeemeeuwZeemeeuwGrenzen in communitydienstverleningGrenzen in communitydienstverlening

Saskia en Christian

ZeemeeuwZeemeeuwGrenzen in communitydienstverleningGrenzen in communitydienstverlening

Waarom stellen mensen hun vraag in een community (bv. een forum)?

Het is gratis. Het is laagdrempelig. Je krijgt vrijwel altijd een antwoord, vrijwel altijd het goede. Kortom: het werkt!

Gaat het BHIC als professionele instelling deelnemen aan communities?

Vragen die we onszelf moeten stellen: Principieel: is dit ons werk wel? (Dus: hoe pro-actief moeten we

zijn?) Praktisch: welke grenzen moeten we vervolgens stellen? Welke

communities en welke dienstverlening. (Dus: hoe ver gaan we?)

ZeemeeuwZeemeeuwGrenzen in communitydienstverleningGrenzen in communitydienstverlening

Welke communities ga je volgen (als organisatie, niet als personen)?

Genealogie Benelux Genealogy Noord-Brabant Stamboom Forum > Hulp gevraagd/aangeboden ??

Eventueel samenwerking met beheerders van andere forums/discussiegroepen, zoals van collega-archiefdiensten.

Onze eigen forums zijn sowieso onze eigen verantwoordelijkheid!!

ZeemeeuwZeemeeuwGrenzen in communitydienstverleningGrenzen in communitydienstverlening

Welke dienstverlening ga je geven? We reageren altijd in het geval van:

Klachten over het BHIC (antwoord), onze dienstverlening etcetera.

Vragen over het BHIC, onze dienstverlening, collecties enzovoort.

Verkeerde informatie over het BHIC enzovoort.

Reacties op berichten van het BHIC zelf, zoals een persbericht.

Bij vervolgvragen vrijblijvend aanbieden om dit als normaal inlichtingenwerk verder af te handelen.

Geen hulp bij vragen als “wie kan dit opzoeken” of “wie weet wat dat is”, tenzij het in één moeite doorgaat met ander werk.

ZeemeeuwZeemeeuwOmgaan met gebruikersreactiesOmgaan met gebruikersreacties

Ton Wetzer en Christian

ZeemeeuwZeemeeuwOmgaan met gebruikersreactiesOmgaan met gebruikersreacties

Twee soorten reacties: Vrije reacties op forums, discussiegroepen etc. (vragen,

oproepen etc.) Reacties op bestaand materiaal (bronnen, verhalen, foto’s etc.)

Omgaan met reactiesOmgaan met reacties

Vrije reacties met weinig inmenging door beheerder: Streekarchief Land van Heusden en Altena Regionaal Archief Tilburg

Reacties op bestaand materiaal met weinig inmenging door beheerder:

Het Geheugen van Tilburg (in tegenstelling tot de Hoogenveense bieb)

Your Archives

ZeemeeuwZeemeeuwOmgaan met gebruikersreactiesOmgaan met gebruikersreacties

Gegevens aanpassen (fouten en info), en reacties verwijderen: Nationaal Archief: fotonr. 928_6852

Gegegevens aanpassen (alleen fouten), en reacties laten staan (voor info):

Regionaal Archief Tilburg: fotonrs. 003531 en 017452

Het is goed om gebruikersparticipatie zichtbaar te houden.Verbeter de informatie in je eigen gegevens, maar laat alle

reacties staan.

Dynamische inhoud is nodig: afbeeldingen, links, smilies.Voorbeeld: Zoekplaatjes

Een goed beheersysteem is noodzakelijk voor het houden van overzicht en het in teamverband kunnen verwerken van reacties!

ZeemeeuwZeemeeuwDuidelijkheid over en op forumsDuidelijkheid over en op forums

Mariët en Saskia

ZeemeeuwZeemeeuwDuidelijkheid over en op forumsDuidelijkheid over en op forums

Een forum:

Moet direct zichtbaar zijn, liefst ook via eigen domeinMoet direct zichtbaar zijn, liefst ook via eigen domein

Fout www.bhic.nl (niet makkelijk te vinden)Goed www.breikraam.nl (meteen vanaf de homepage te zien;

plus je kunt zien waar anderen mee bezig zijn)www.stamboomforum.nl (als homepage)

Moet niet te veel en niet te weinig rubrieken hebbenMoet niet te veel en niet te weinig rubrieken hebben

Fout www.babybrabbel.net (veel onderwerpen en rubrieken, daardoor erg onoverzichtelijk)

Goed www.kassa.vara.nl (veel rubrieken, maar toch duidelijk)

ZeemeeuwZeemeeuwDuidelijkheid over en op forumsDuidelijkheid over en op forums

Een forum:

Moet vantevoren duidelijkheid geven over de kwaliteitMoet vantevoren duidelijkheid geven over de kwaliteit

Fout www.marktplaats.nl (nergens iets over kwaliteit)www.salha.nl (geen duidelijkheid over sterren)

Goed www.ouders.nl (forumredactie)

Moet duidelijkheid geven over wat er wel en niet magMoet duidelijkheid geven over wat er wel en niet mag

Fout www.breikraam.nl (geen duidelijke regels)Goed www.kassa.vara.nl (spelregels)

www.babybrabbel.nl (spelregels en moderator)

BracqBracqDigitale studiezaalDigitale studiezaal

Virtuele archivarisChristian

Virtuele publieksruimten:Baliefunctie bouw- en hinderwetvergunningen, snackbar/vitrinesAnnemarie en Paul

Virtuele publieksruimten:Naslagwerken en hulpmiddelenAnton en Rien

BracqBracqVirtuele archivarisVirtuele archivaris

Christian

BracqBracqVirtuele archivarisVirtuele archivaris

Het gaat niet om digitale poppetjes in een digitaal gebouw.

De virtuele archivaris is: het geheel van functies om (potentiële) bezoekers van de

virtuele studiezaal te helpen; overal aanwezig in de virtuele studiezaal, alleen in

verschillende verschijningsvormen (chatbox, hulptekstje, faq, wizard etc.).

Je krijgt een virtuele archivaris door:1. de mens naar het digitale te brengen;2. de dingen die de mens doet te vertalen naar het digitale;3. een combinatie.

BracqBracqVirtuele archivarisVirtuele archivaris

1. De mens naar het digitale brengen

Virtuele werelden. Chat/VoIP, voorbeelden chat:

KB (verkeerde boek, niet gereageerd op probleem, wel followup).

Al@din (goede, landelijke dekking). SOShulp (veel tijden, veel systemen).

Wanneer? Tijdens kantoortijden? Wanneer zitten mensen op onze site?

Voordelen chat: geen vervanging van telefoon, e-mail etc., maar een aanvulling; laagdrempelig, ook qua taalgebruik; live contact, dus fijn voor vraag verhelderen, structureren etc.; versturen van links, afbeeldingen, documenten etc..

Nadelen chat: niet voor ingewikkelde vragen; beperkt in aantal vragen.

BracqBracqVirtuele archivarisVirtuele archivaris

2. De dingen die de mens doet vertalen naar het digitale

Zoekmachines, gidsen en sitemaps, faqs (gestructureerd). Expertsystemen, virtuele assistenten, wizards (interactief).

Voorbeelden: Microsoft Help (Clippie), Halli in SL, Anna van Ikea.

Voordelen: altijd beschikbaar, ook als er geen personeel is; geen limiet aan aantal gelijktijdige vragen.

Nadelen: alleen voor lineaire vraag/antwoordpatronen; roept ergernis op.

BracqBracqVirtuele archivarisVirtuele archivaris

2. De dingen die de mens doet vertalen naar het digitale

Voorbeelden van hulp:Infobladen (opgeknipt voor digitaal gebruik), instructievideo’s, tooltips/korte toelichtingen, contextgevoelige hulp bij zoekresultaten.

Vóór het ontwikkelen van dit soort systemen:Bedenk eerst hoe het gebruiksgemak van de website is te

verbeteren!

3. Een combinatie

Voorbeeld:Eerst een personal assistant, als laatste redding een mens in chat, met altijd die mogelijkheid al vanaf de start.

BracqBracqVirtuele archivarisVirtuele archivaris

Semantische web (web 3.0)Semantische web (web 3.0)

Het ‘betekenisvolle web’ heeft als idee om etiketten te plakken op

gegevens, zodat ook de computer snapt waar het over gaat.

Vereenvoudigd voorbeeldVereenvoudigd voorbeeld

Rood, wit, blauw Voor ons zijn dit duidelijk de kleuren van de Nederlandse

vlag. Voor een computer is het gewoon een verzameling letters en leestekens.

<Kleuren van de Nederlandse vlag>Rood wit, blauw</> Nu snapt ook de computer waar het over gaat. Het

gegeven heeft een etiket gekregen.

BracqBracqVirtuele publieksruimtenVirtuele publieksruimten

Baliefunctie bouw- en hinderwetvergunningenBaliefunctie bouw- en hinderwetvergunningen

Snackbar/vitrinesSnackbar/vitrines

Annemarie en Paul

BracqBracqVirtuele publieksruimtenVirtuele publieksruimten

Baliefunctie bouw- en hinderwetvergunningenBaliefunctie bouw- en hinderwetvergunningen

Beleid BHIC: Papieren archief overnemen, stimuleren aanmaak en beheer

digitale kopieën door gemeenten. Werkzame index (op huidig adres) is voldoende, dus niet zelf

digitaliseren.

Wél: Samenwerken met gemeenten met GIS-applicaties:

Sint-Michielsgestel. Linken naar gemeenten met online bouwarchieven.

Bouwarchieven: Nijmegen (alleen op adres te zoeken, tekeningen genummerd). Coevorden (ook op postcode etc. te zoeken, tekeningen naar

soort).

BracqBracqVirtuele publieksruimtenVirtuele publieksruimten

Snackbar/vitrines: nadruk op vorm, niet op inhoudSnackbar/vitrines: nadruk op vorm, niet op inhoud

Meest geschikt voor snackers: plaatjes en verhalen (inclusief films, gesproken woord, en muziek).

Andere presentatie fotoalbums: diavoorstelling.

Geen nadruk op culturele hoogstandjes, maar op aantrekkelijke presentaties van ‘tentoonstellinkjes’ over lokale thema’s.

Voorbeelden: Koninklijke Bibliotheek: Het Gruuthuse handschrift

(rondleiding). Nationaal Archief: Vitrines (woord en beeld). Universiteitsbibliotheek Groningen: Digitale vitrine (presentatie

standaardwerken op lokale pagina’s).

BracqBracqVirtuele publieksruimtenVirtuele publieksruimten

Naslagwerken en hulpmiddelenNaslagwerken en hulpmiddelen

Anton en Rien

BracqBracqVirtuele publieksruimtenVirtuele publieksruimten

NaslagwerkenNaslagwerken

Bibliografie: Brabant databank Taalkunde Paleografie: Scottish handwriting Geografie/topografie:

Van der Aa, Aardrijkskundig woordenboek Biografie/genealogie Tijdrekenkunde: Grotefend Numismatiek Heraldiek Enzovoort

Startpagina studiezaal

BracqBracqVirtuele publieksruimtenVirtuele publieksruimten

HulpmiddelenHulpmiddelen

Informatiebladen: Nationaal Archief Onderzoeksgidsen

Samenvatting en Samenvatting en evaluatieevaluatie

Samenvatting en Samenvatting en evaluatieevaluatieDe ambitie was niet groter dan...De ambitie was niet groter dan...

een beeld krijgen van wat e-communities zijn;

het besef krijgen dat we daar ‘iets’ mee moeten;

aan de slag gaan... heel voorzichtig.

Zijn we daarin geslaagd??

Samenvatting en Samenvatting en evaluatieevaluatieWe hebben met z’n allen...We hebben met z’n allen...

heel veel websites gezien en laten zien; nieuwe toepassingen van internet ontdekt en

uitgeprobeerd; over de schutting van het archiefwezen gekeken; zelf ervaringen opgedaan met forums, discussiegroepen,

chat etc.; ideeën met elkaar besproken en bediscussieerd; input geleverd voor onze huidige en nieuwe website; stevig nagedacht over digitaal inlichtingenwerk; allerlei nieuwe inzichten opgedaan over ons, ons werk en

ons archief.

Altijd als je denktDit is het einde

Sta je op de grensVan wat begint

(Stef Bos, Duizend Jaar)

Samenvatting en Samenvatting en evaluatieevaluatieWe hebben met z’n allen...We hebben met z’n allen...

…nieuw land ontdekt!! :-)

We hebben enkele kustlijnen in kaart gebracht, wat vreemde vogels mee naar huis genomen en wat stormen doorstaan.

Moet er een vervolgexpeditie komen??

Indien het geval…Welke schepen? Welke bemanning? Welke koerswijziging?

Een jaartje Zuidland...

Bedankt voor jullie inzet!!!