het nieuwe interbestuurlijke archieftoezicht vng bijeenkomst 13 november 2012
DESCRIPTION
Het nieuwe interbestuurlijke archieftoezicht VNG bijeenkomst 13 november 2012. Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland Marianne Loef. Waarom toezicht op archieffunctie?. Archief is geheugen overheid juridisch, financieel, rechtmatig, integer Principe democratische rechtsstaat: - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Het nieuwe interbestuurlijke archieftoezicht
VNG bijeenkomst 13 november 2012Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland
Marianne Loef
Waarom toezicht op archieffunctie?• Archief is geheugen overheid
juridisch, financieel, rechtmatig, integer
• Principe democratische rechtsstaat:
→ overheidsarchief openbaar en toegankelijk
• Archief is belangrijke historische bron, essentieel
onderdeel erfgoed
3
Convenant archieven 2002: Onderzoek inrichting
archiefinspectiefunctie 2004/2005
5 principes uit het eindrapport van 2005:
1.Zorgdragers moeten eigen controlefunctie inrichten
2.Extern toezicht en interne controle (=geen toezicht)
principieel scheiden
3.Dekkend toezicht voor én na overbrenging
4.Sanctiebeleid effectiever en consequenter
5.Landelijk expertisecentrum, opleiding, competenties
Een beetje historie
Uitgangspunten Wet Rgt
• Toezicht in principe door naasthogere overheid
• Versterking van horizontale verantwoording en
kwaliteitsborging binnen overheden
• Vertrouwen
• Sober, selectief en proportioneel
Nieuw interbestuurlijk archieftoezicht
Tot 1-10-2012 Nu
Basis toezicht:
Archiefwet
Basis toezicht:
Gemeentewet
Inspectiebezoeken door
provincie
Gemeente/waterschap
levert info aan provincie
Wettelijk proactief
optreden provincie,
goedkeuringen vooraf
Achteraf ingrijpen provincie
via interventieladder (7
treden)
Sanctie Archiefwet:
Bestuursdwang mogelijk
volgens regels Awb
Sancties Gemeentewet:
Schorsen/vernietigen en in
de plaats treden bij
taakverwaarlozing
Spelregels voor dit interbestuurlijk verkeer• Wet Rgt
• Algemene beleidskaders voor ingrijpen door provincies
(indeplaatsstelling en schorsing/vernietiging)
• Aanvullende beleidskaders voor sectoren: ruimtelijke
ordening, Wabo, archieftoezicht
• Provinciale verordeningen op systematische informatie of
convenanten/afspraken provincie-gemeenten
Aanvullend beleidskader archieftoezicht ‘Nieuwe Schoenen’
1.Informatiearrangement
hoe komen we aan informatie?
2.Toezichtscriteria
wanneer grijpen we in?
welke factoren spelen een rol?
- risicoanalyse -
3.Toezichtsmiddelen
hoe grijpen we in?
Interventieladder, reality checks
1. Hoe komen we aan informatie?Informatiearrangement (afspraken, regeling)
•Gemeenten, waterschappen etc. sturen informatie uit horizontale verantwoording aan provincie (provinciale verordening, afspraak, convenant)
•Gebruik van KPI’s aanbevolen, niet verplicht. Aanvullende info: verslag gemeentearchivaris, begrotingen, plannen
•Speerpunten vast te stellen per provincie
•Ooit: waarstaatjegemeente.nl?
•Realitychecks hernieuwde Gemeentewet 124E
1. Het nieuwe toezicht
2. Wanneer grijpen we in?
• Toetsen van toegezonden informatie aan toezichtscriteria (17) - match met KPI’s
• Voldoet situatie aan wet-en regelgeving?
• Ja: niets doen
• Nee: ingrijpen
• Meer info nodig: opvragen
• Indeling gemeenten in risico-categorieën
• Afweging per geval
2. Risicoanalyse: welke factoren?• zijn onze recente ervaringen positief?
• werkt het horizontale mechanisme daar?
• is men in waarstaatjegemeente.nl opgenomen?
• zijn er risicovolle omstandigheden?
• zijn er klachten en/of signalen van derden?
• is er informatie van andere toezichtssectoren?
2. Mogelijke risicovolle gebeurtenissen:
• Informatiehuishouding bij grote reorganisaties
(RUD’s)
• Overgang naar digitaal
• Nieuwbouw
3. Hoe grijpen we in?
• Interventieladder met 7 treden
• Altijd eerst overleg en kans gebrek te herstellen
• Waarschuwing, publiciteit, inschakelen raad
• Dan pas sanctie
Generieke informatievergaring volgensafspraken Informatie-arrangement
Specifieke informatie opvragen en valideren
Afspraken over verbetering
Aankondiging juridischeinterventie
Laatste kans voor indeplaatsstelling
Sanctie indeplaatsst.
Sob
erO
p afstandU
itgeb
reid
? Interveniërend ?
Signaleren
Voorbeeld taakverwaarlozing
• B&W hebben geen archiefbewaarplaats aangewezen en geen archivaris benoemd
• Archief staat op oude zolder (criterium 6 en KPI 7.2)
• Wat doet provincie?
• Wat kan provincie in uiterste geval doen?
16
Wat blijft specifiek in de Archiefwet?
• Verplichte melding archiefverordeningen
• Machtigingen tot vervreemding, tot opschorting
overbrengingstermijn en beperking van
openbaarheid
< 75
• Machtiging vervanging vervalt naar verwachting in
2013
Kansen en risico’s nieuw interbestuurlijk toezicht
• Kans: Gemeenten en waterschappen verbeteren eigen
kwaliteit systematisch
• Kans: Toezicht meer intersectoraal, gelijkvormig
• Risico: Van proactief optreden provincie → achteraf optreden
te laat? vb: Archiefdepots, vervanging
• Risico: Horizontaal toezicht afwezig, (te) vrijblijvend of
strategisch niveau niet betrokken. KPI’s→ tactisch, uitvoerend
Overgangsperiode (N-H)
• Afbouwperiode: Gemeenten krijgen kans horizontaal
mechanisme op orde te brengen tot eind 2014
• Provincie draagt 2012-2014 kennis en expertise over, maatwerk
per gemeente en aanvullend proactief waar nodig - bv
Omgevingswet (jaarplan provincie)
• Na eind 2014 moet horizontaal mechanisme werken en grijpt
provincie zonder meer in bv. bij geen/ te weinig info
• Naast gemeentelijke inspecteurs ook bestuur/management
gemeenten en directie archiefdiensten betrekken
Kennis, deskundigheid
Ervaring
Maak er gebruik van!
Toezicht blijft