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HOSPITAL MILITAR CENTRAL FORMATO: TABLA RETENCION DOCUMENTAL CÓDIGO: GD-ARCE-FT-01
DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
FECHA DE EMISIÓN: 12-12-2013
VERSIÓN: 01
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 1 DE 1
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO - JEFATURA Hoja __1__ DE __2__
SIGLA: UNTH CODIGO: 601
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION (Años)
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601.1 Actas de posesión del personal 2 20 X X Se conservan como memoria Histórica Institucional.
601.2 Informes
601.2.1 Informes a entidades Estado (contraloría, procuraduría, fiscalía).
2 10 X X Se conservan como memoria Histórica Institucional
601.2.2 Informe de Labores 2 X Se elimina porque la información se encuentra en el informe general de la oficina de planeación.
601.3 Manuales
601.3.1 Manuales de Funciones y Requisitos
2 10 X X Se conservan para el estudio de procesos evolutivos en la vinculación del Personal.
601.3.2 Manuales de Normas y Procedimientos
2 10 X X Se conservan para el estudio de procesos evolutivos en la vinculación del Personal.
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DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
FECHA DE EMISIÓN: 12-12-2013
VERSIÓN: 01
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 1 DE 1
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO - JEFATURA Hoja __2__ DE __2___
SIGLA: UNTH CODIGO: 601
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
(Años)
DISPOSICION
FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601.4 Resoluciones
601.4.1 Resoluciones de Nombramientos 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición ce
Certificaciones y constancias. 601.4.2 Resoluciones Licencias S.S 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición ce
Certificaciones y constancias. 601.4.3 Resoluciones Retiros 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición ce
Certificaciones y constancias. 601.5 Convención Colectiva T.O 2 20 x x Se elimina porque pierde vigencia administrativa
601.6 Pliego Peticiones Trabajadores Públicos
2 20 x X Se elimina porque pierde vigencia administrativa.
CONVENCIONES; E = Eliminar
A.G. = Archivo Gestión M = Microfilmar
A.C. = Archivo Central S = Seleccionar
C.T. = Conservación Total
FIRMA RESPONSABLE: _____________________________________
Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez ______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón _________________________________________
Subdirector Administrativo Coordinador Archivo Central
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DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
FECHA DE EMISIÓN: 12-12-2013
VERSIÓN: 01
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 1 DE 1
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – SEGURIDAD SOCIAL Hoja _1___ DE __1___
SIGLA:SESO CODIGO: 601-1
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION (Años)
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-1.1 Informes
601-1.1.1 Informe de Labores 2 x Se elimina porque la información se encuentra en el informe general de la oficina de planeación.
CONVENCIONES; E = Eliminar
A.G. = Archivo Gestión M = Microfilmar
A.C. = Archivo Central S = Seleccionar
C.T. = Conservación Total
FIRMA RESPONSABLE: ____________________________
Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez ______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón _______________________________________
Subdirector Administrativo Coordinador Archivo Central
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DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
FECHA DE EMISIÓN: 12-12-2013
VERSIÓN: 01
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 1 DE 1
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD – U.T.H - SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Hoja _1___ DE __3___
SIGLA:SSTR CODIGO: 601-2
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
(Años)
DISPOSICION
FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-2.1 ACTAS
601-2.1.1 Actas Comité Paritario de Salud 5 10 X X Se conserva como memoria Histórica
Institucional.
601-2.1.2 Actas Comité Convivencia 5 10
601-2.1.3 Actas de Radiaciones 5 15 X X Se conserva para verificación de la entrega de Dosímetros a
los empleados que laboran en áreas de alto riesgo de Contaminación radioactiva.
601-2.2 Capacitaciones 3 X Se elimina porque la información se encuentra digitalizada en el área Salud Ocupacional.
601-2.3 Historias Clínicas Ocupacionales 2 100 X X Las Historias laborales son de custodia del Medico Ocupacional. (Médico del área Salud Ocupacional)
601-2.4 Programas
601-2.4.1 Programas Gestión del Riesgo, Ambiental, Ergonómico, Biológico,
Psicosocial, Seguridad Industrial,
Químico.
5 10 Se conserva para el estudio y análisis de riesgos en investigación académica y administrativa
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SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD – U.T.H. – SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Hoja _2___ DE __2___
SIGLA: SSTR CODIGO: 601-2
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
(Años)
DISPOSICION
FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-2.5 Seguros de Prevención y Riesgos
Laborales. (Cronograma, actas,
certificaciones, informe de gestión)
5 10 X X Se conserva para el estudio de riesgos e investigaciones de
entes de control.
601-2.6 Planes
601-2.6.1 Planes Padrino 3 X Se elimina porque la información pierde vigencia Administrativa.
601-2.7 Planes Padrino
601-2.7.1 Informe de Labores 2 X Se elimina porque la información se encuentra en el informe general de la oficina de planeación.
601-2.7.2 Informe Secretaria Distrital de
Salud 5 10 X X Se conserva para hacer seguimiento a las actividades de
Salud Ocupacional al interior de la institución.
601-2.7.3 Informe Secretaria Distrital
Ambiental 5 10 X X Se conserva para hacer seguimiento a las actividades de
Salud Ocupacional al interior de la institución.
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TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD – U.T.H. – SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Hoja _3___ DE __3___
SIGLA: SSTR CODIGO:601-2
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION (Años)
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-2.7.4 Informe Contraloría General Republica l
5 10 X X Se conserva para hacer seguimiento a las actividades de Salud Ocupacional al interior de la institución.
601-2.8 Visitas de Inspección 3 X Se elimina porque pierde vigencia administrativa.
CONVENCIONES; E = Eliminar
A.G. = Archivo Gestión M = Microfilmar
A.C. = Archivo Central S = Seleccionar
C.T. = Conservación Total
FIRMA RESPONSABLE: ____________________________
Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez _______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón _______________________________________
Subdirector Administrativo Coordinador Archivo Central
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DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
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SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – REGIMEN INTERNO Hoja _1___ DE __1___
SIGLA:REIN CODIGO: 601-3
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION (Años)
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-3.1 Informes
601-3.1.1 Informe de Labores 2 x Se elimina porque la información se encuentra en el informe general de la oficina de planeación.
CONVENCIONES; E = Eliminar
A.G. = Archivo Gestión M = Microfilmar
A.C. = Archivo Central S = Seleccionar
C.T. = Conservación Total
FIRMA RESPONSABLE: ____________________________
Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez ______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón _______________________________________
Subdirector Administrativo Coordinador Archivo Central
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DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
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SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD - U.T.H. – SITUACIONES ADMINISTRATIVAS DE PERSONAL Hoja _1___ DE __1___
SIGLA: SIAD CODIGO: 601-4
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION (Años)
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-4.1 Informes
604-4.1.1 Informe de Labores 2 x Se elimina porque la información se encuentra en el informe general de la oficina de planeación.
CONVENCIONES; E = Eliminar
A.G. = Archivo Gestión M = Microfilmar
A.C. = Archivo Central S = Seleccionar
C.T. = Conservación Total
FIRMA RESPONSABLE: ____________________________
Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez ______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón ________________________________________ Subdirector Administrativo Coordinador Archivo Central
HOSPITAL MILITAR CENTRAL FORMATO: TABLA RETENCION DOCUMENTAL CÓDIGO: GD-ARCE-FT-01
DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
FECHA DE EMISIÓN: 12-12-2013
VERSIÓN: 01
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 1 DE 1
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD – U.T.H. – REGISTRO Y CONTROL Hoja _1___ DE __1___
SIGLA: REGC CODIGO: 601-5
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION (Años)
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-5.1 Informes
601-5.1.1 Informe de Labores 2 x Se elimina porque la información se encuentra en el informe general de la oficina de planeación.
CONVENCIONES; E = Eliminar
A.G. = Archivo Gestión M = Microfilmar
A.C. = Archivo Central S = Seleccionar
C.T. = Conservación Total
FIRMA RESPONSABLE: ____________________________
Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez ______________________________ P.D. Javier Armando Chaves Rincón ___________________________________
Subdirector Administrativo Coordinador Archivo Central
HOSPITAL MILITAR CENTRAL FORMATO: TABLA RETENCION DOCUMENTAL CÓDIGO: GD-ARCE-FT-01
DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
FECHA DE EMISIÓN: 12-12-2013
VERSIÓN: 01
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 1 DE 1
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – CAPACITACION Y BIENESTAR Hoja __1__ DE __1___
SIGLA: CABI CODIGO: 601-6
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
(Años)
DISPOSICION
FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-6.1 Actas
601-6.1.1 Actas Comité Capacitación 2 10 x Se conserva como memoria Histórica Institucional
601-6.1.2 Actas comité Bienestar Social 2 10 X x Se conserva como memoria Histórica Institucional
601-6.2 Planes
601-6.2.1 Plan Capacitación y Bienestar
5 5 x x Se conserva como soporte para futuras reclamaciones e investigaciones administrativas
601-6.3 Dotación Vestido de Labor y Calzado
5 10 x x Se conserva como soporte para futuras reclamaciones e investigaciones administrativas
601-6.4 Informes
601-6.4.1 Informes de Labores 2 x Se elimina porque la información se encuentra en el informe
general de la oficina de planeación.
CONVENCIONES; E = Eliminar
A.G. = Archivo Gestión M = Microfilmar
A.C. = Archivo Central S = Seleccionar
C.T. = Conservación Total
FIRMA RESPONSABLE: ______________________
HOSPITAL MILITAR CENTRAL FORMATO: TABLA RETENCION DOCUMENTAL CÓDIGO: GD-ARCE-FT-01
DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
FECHA DE EMISIÓN: 12-12-2013
VERSIÓN: 01
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 1 DE 1
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – SELECCIÓN Y CONTRATACION Hoja _1__ DE __2___ SIGLA: SECO
CODIGO: 601-7
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
(Años)
DISPOSICION
FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-7.1 Contratos
601-7.1.1 Contratos – Prestación Servicios
(Ordenes Mínima Cuantía) 2 20 X X Al Archivo Histórico se transfiere el 100 % de
De los contratos. 601-7.2 Informes
601-7.2.1 Informe Entes Externos (Contraloría, Función Publica)
2 5 X Se elimina porque pierde vigencia administrativa.
601-7.2.2 Informe de Labores - solicitud - respuesta
2 X Se elimina porque pierde vigencia administrativa.
601-7..3 Novedades de Personal (Supernumerarios y Jornal)
2 10 X Se elimina porque pierde vigencia administrativa.
HOSPITAL MILITAR CENTRAL FORMATO: TABLA RETENCION DOCUMENTAL CÓDIGO: GD-ARCE-FT-01
DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
FECHA DE EMISIÓN: 12-12-2013
VERSIÓN: 01
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 1 DE 1
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – SELECCIÓN Y CONTRATACION Hoja _2__ DE __2___ SIGLA: SECO
CODIGO: 601-7
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION (Años)
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-7.4 Antecedentes de contratación (requerimiento, ECO, certificación)
2 10 X X Se conserva como soporte para verificación de información.
601-7.5 Viáticos (gastos de viaje, requerimiento servicio ,cotizaciones, liquidación viáticos ,solicitud presupuesto ,orden de servicio, resolución de pago.
2 10 X Se elimina porque pierde vigencia administrativa.
CONVENCIONES; E = Eliminar
A.G. = Archivo Gestión M = Microfilmar
A.C. = Archivo Central S = Seleccionar
C.T. = Conservación Total
FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________
Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez ______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón ______________________________________
Subdirector Administrativo Coordinador Archivo Central
HOSPITAL MILITAR CENTRAL FORMATO: TABLA RETENCION DOCUMENTAL CÓDIGO: GD-ARCE-FT-01
DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
FECHA DE EMISIÓN: 12-12-2013
VERSIÓN: 01
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 1 DE 1
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – PRESTACIONES SOCIALES Hoja _1___ DE __2___
SIGLA:PRSO CODIGO: 601-8
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION (Años)
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-8.1 Bonos Pensionales 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de certificaciones y constancias.
601-8.2 Cuotas Partes Pensiónales 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de certificaciones y
constancias 601-8.3 Fondo Nacional Ahorro 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de certificaciones y
constancias 601-8.4 Pensiones 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de certificaciones y
constancias
CONVENCIONES; E = Eliminar
A.G. = Archivo Gestión M = Microfilmar
A.C. = Archivo Central S = Seleccionar
C.T. = Conservación Total
HOSPITAL MILITAR CENTRAL FORMATO: TABLA RETENCION DOCUMENTAL CÓDIGO: GD-ARCE-FT-01
DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
FECHA DE EMISIÓN: 12-12-2013
VERSIÓN: 01
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 1 DE 1
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – PRESTSCIONES SOCIALES Hoja __2__ DE __2__
SIGLA: NOMI CODIGO: 601-9
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION (Años)
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-8.5 Resoluciones 2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de certificaciones y constancias
601-8.6 Informes
601-8.6.1 Informe de Labores 2 x Se elimina porque la información se encuentra
en el informe general de la oficina de planeación
CONVENCIONES; E = Eliminar
A.G. = Archivo Gestión M = Microfilmar
A.C. = Archivo Central S = Seleccionar
C.T. = Conservación Total
FIRMA RESPONSABLE: _____________________________
Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez _______________________________ P.D. Javier A. Chaves Rincón ________________________________________
Subdirector Administrativo Coordinador Archivo Central
HOSPITAL MILITAR CENTRAL FORMATO: TABLA RETENCION DOCUMENTAL CÓDIGO: GD-ARCE-FT-01
DEPENDENCIA: AREA ARCHIVO CENTRAL UNIDAD APOYO
LOGISTICO
FECHA DE EMISIÓN: 12-12-2013
VERSIÓN: 01
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 1 DE 1
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI
HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0
TABLA RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: SUAD - UNIDAD TALENTO HUMANO – NOMINAS Hoja __1__ DE __1__
SIGLA: NOMI CODIGO: 601-9
CODIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
(Años)
DISPOSICION
FINAL
PROCEDIMIENTO
A. G. A. C. CT E M S
601-9.1 Nominas (enero a diciembre + primas de servicio y navidad)
2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de
certificaciones, constancias y demás solicitudes de funcionarios y ex-funcionarios, entidades
externas y entes de control. 601-9.2 Novedades de personal (soportes
de Nominas. (Descuentos,
Licencias, etc,)
2 20 x x Se conserva como soporte para expedición de certificaciones, constancias y demás solicitudes
de funcionarios y ex-funcionarios, entidades externas y entes de control.
601-9.3 Proceso actualización aportes deudas real y presunta seguro social
2 20 x x Se conserva por la importancia que representan y para la
investigación Administrativa.
CONVENCIONES; E = Eliminar
A.G. = Archivo Gestión M = Microfilmar
A.C. = Archivo Central S = Seleccionar
C.T. = Conservación Total
FIRMA RESPONSABLE: ___________________________________
Coronel Mauricio Ruiz Rodriguez _______________________________ P.D. Javier Armando Chaves Rincón _________________________________
Subdirector Administrativo Coordinador Archivo Central