hotell riverton 2011-06-15

Stormöte NEKK

Hotell Riverton2011-06-15 1 2

6 7

10

3

5

8 9

12

SCENHitta din grupp

1311

Innehåll

1. Välkomna

2. Om NEKK

3. Upphandling

4. Inriktningsbeslut

5. Kaffe

6. Införandet av BUPA

7. Dialog - lokala förberedelser

8. Summering och nästa steg

9. Utvärdering

NEKK | Stormöte 2011-06-15 | www5.goteborg.se/nekk | [email protected] 2

Syftet med dagen

Att vi får en övergripande förståelse för vad NEKK (BUPA) kommer att innebära för oss inom en överskådlig framtid och vårt behov av förberedelser.


Innehåll

1. Välkomna

2. Om NEKK

3. Upphandling


5. Kaffe




9. Utvärdering


Konceptmålbild


Förväntade nyttoeffekter


Effektivisera verksamhetsprocesser

Minska underhållet

Möjliggöra utveckling motönskvärda roller

Utveckla användarnas kompetens och uppmuntra

det egna uppföljningsintresset

TillgängliggöraInformation

Skapar förutsättningar för en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamheten

Ett koncept betyder helhetssyn

NEKK är ett verksamhetsprojektsom IT ska stödja.

7

System &teknik

Processer & arbetssätt

Strukturer &modeller

NEKK | Stormöte 2011-06-15 | www5.goteborg.se/nekk | [email protected]

Gränssnittet mellan Rappet och NEKK

8

Rappet

Verksamhetsplanering och uppföljning

NEKK

Finansiell budget, prognosoch uppföljning

Användaren ska kunna ta ut data (ekonomisk samt viss verksamhets- och personaldata) från NEKK för att använda i Rappet.

8NEKK | Stormöte 2011-06-15 | www5.goteborg.se/nekk | [email protected]

Färdplan

9

2011 20142012 2013

UpphandlingUpphandling

Krav och behovKrav och behov

UpphandlingUpphandling

Införande i faserInförande i faserPiloterPiloter

Kontrakt

FörberedelserFörberedelser

Kravspec

Annons

Upphandl.formalia

Upphandl.formalia

Upphandl.formalia

Upphandl.formalia

Införandefas 1Införandefas 1PiloterPiloterFörberedelserFörberedelser

Införandefas 2Införandefas 2PilotPilotFörberedelserFörberedelser

Förberedelser mottagarorganisationFörberedelser mottagarorganisation Överlämning

Förberedelser mottagarorganisationFörberedelser mottagarorganisation Överlämning

DatalagerHorisontenPersonal

DatalagerVerksamhet

DatalagerNytt EK-system

BU

PAEK

ON

OM

I

Etapp 2 Etapp 3 Etapp 4 Etapp 5 Etapp 6 Etapp 7 Etapp 8 Etapp 9

Krav och behov

KontraktAnnonsKravspec

Krav- och upphandling Införande

InförandeKrav- och upphandling

Överlämning

Tidp

lane

n är

upp

gjor

d ut

ifrån

kän

da fö

ruts

ättn

inga

r

NULÄGE9NEKK | Stormöte 2011-06-15 | www5.goteborg.se/nekk | [email protected]

Innehåll

1. Välkomna

2. Om NEKK

3. Upphandling


5. Kaffe




9. Utvärdering


Så upphandlar NEKK

Upphandling av nya systemlösningar i NEKK har ett brett angreppssätt och bygger på dialog mellan projektet, verksamheten och leverantörerna.•Förståelse skapas•Möjliggör lösningar


Upphandling BUPA i höst

35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2

Vecka

Anbudsöppnande

STEG 1Genomläsning av anbudKvalificeringskontrollInledande träff med leverantörFörsta förhandlingFörberedelser för nästa steg

Grind 2

STEG 2Systemvisning 2 (2 dagar/lev)Casepresentationer

Grind 3

STEG 3Systemvisning 3”Proof of concept”Införande

Grind 4

STEG 4AnbudstidKlarläggande (1,5 vecka/lev)

Kontrakt


Obs! Tidplanen kan komma att ändras

Innehåll

1. Välkomna

2. Om NEKK

3. Upphandling


5. Kaffe




9. Utvärdering


Inriktningsbeslut från vårens arbete i BUPA kretsar kring 3 områden…


Informations-modell

Utdata och analys

Förståelse och kommunikation

Processer och arbetssätt

Budget/prognos-processen


EXEMPEL - Arbetsflöde för budget- eller prognosregistrering

Verk

sam

het

Förv

altn

ings

-ce

ntra

lt

Lokala anvisningar och tidplan tas fram

Ta fram rapporter som underlag för budget/prognos (sker på olika org.nivåer)

Klarmarkera budget/prognos

Analys & kommentarer (budget/prognos OK/ Ej OK?)

Justeringar & kompletteringar


Mata in budget /prognos (inkl periodisering) & kommentarer på lägsta org. nivå

OK

Analys & kommentarer (budget/prognos OK/Ej OK?)



Ej OK

OK

Ej OK

Nytt system

Nytt system Nytt system

Nytt system

Nytt system

Nytt system

Nytt system

Nytt system

Nytt system

Centrala anvisningar tas fram

Analys & kommentarer (budget/prognos OK/Ej OK?)



OK

Nytt system

Nytt system

Nytt system

Ej OKKom

mun

-ce

ntra

lt

Definiera förutsättningar för budget/ prognos

Nytt system

En gemensam lösning för budget/prognos där alla ska med!


• Ett gemensamt arbetsflöde för som utgångspunkt för finansiell

budget/prognos – från lägsta nivå till kommunen totalt.

• Avläsning istället för rapportering!

• En process som kan planeras, styras och övervakas.

• Samordnade förberedelser i systemlösningen inför budget/prognos.

• Stöd för årsbudget och periodiserad detaljbudget.

• Gemensamma budget- och prognosmallar för drift, investering och

personalbudget/-prognos.

• Indatakontroller och periodnycklar som underlättar vid registrering.

Arbetsflöde för budget/prognos

En gemensam informationskälla lokalt och centralt!


Informations-modell

Utdata och analys



• Budget och prognos skapas i BUPA – enbart utfall i ekonomisystemet!

• Nuvarande kodsträng (koddelar och egenskaper) skall tills vidare gälla även för budget och prognos och försörjs från ekonomisystemet.

• Obligatoriska koddelar för budget/prognos är Konto, Ansvar, Verk(?) och Motpart (kommun-internt). Övriga koddelar är frivilliga.

• Möjlighet ska finnas att hantera budget/prognos på olika nivåer inom koddelarna (t.ex. kontogrupper eller ansvarsnivåer)

• Samlad plan för budget/prognos på projekt i BUPA.

• En gemensam datalagring för finansiell information, personalinformation och verksamhetsinformation – med initialt fokus på finansiell information och viss personalinformation.

• Samordnad hantering av data som säkerställer en snabb uppdatering!

Informations-modell

Utdata och analys



• Lösningen för utdata och analys blir en integrerad del av BUPA.

• Kommunens huvudsakliga verktyg för analys av finansiell

information samt viss personal- och verksamhetsinformation.

• Möjligheter till anpassad information efter t.ex. verksamhet, roll

och användare.

• En reviderad kommuncentral resultaträkning (på gång)

• Modern funktionalitet för utdata och analys med möjligheter till

visualisering i form av grafik.

• Möjlighet att borra ned till transaktion eller fakturabild.

• Kan på sikt komma att presentera information från andra

datalager.

• Koncernkonsolidering ligger utanför!

Utdata och analys integrerat i systemlösningen


Etapp XEtapp X Etapp X

Styrande dokument och leveransdokument från etapp 2

ProjektplanUppdrags-

beskrivningar

Upphandling strategi & plan

BUPA

InbjudanBUPA

Förfrågnings-underlag

BUPA

RiskanalysNytto-

värderingsmodell

Införande-plan

STYRANDE DOKUMENT FÖR PROJEKTET

Ligger till grund för projektets styrning och

inriktning

LEVERANSDOKUMENTFRÅN ETAPP2

Strukturkapital* som överlämnas till staden. Även

viktiga dokument för införandet av NEKK

Kalkyl

Tid- & aktivitets-plan

Kommunikationsplan

Etapp 2Etapp 1

Mål & inriktningar

BUPA

Etapp 2Etapp 1

Mål & inriktningarEKONOMI

Etapp 2

Struktur-kapital

IT/IS

Införande-strategi

MålgruppProjektet

MålgruppFörvaltningar

Projektet

*) T.ex. strukturkapital för utformning av rutiner, principer, arbetssätt etc. samt för andra upphandlingar.


Innehåll

1. Välkomna

2. Om NEKK

3. Upphandling


5. Kaffe




9. Utvärdering


Beslutsforum

Projektorganisation, Etapp 3 (hösten 2011)

21

STYRGRUPP

PROJEKTGRUPPKoordinering, planering, kommunikation

Fördjupnings-grupper

EKONOMI UPPHANDLING BUPA

INFÖRANDE BUPA

MOTTAGAR-ORGANISATION

Modell- & Processgrupp

Team

1 2 3 4

Delprojekt Delprojekt Delprojekt Delprojekt

Krav- och upphandlings-

grupp

uppdrag

Lokalt NEKK-ansvariga

Koncern-redovisning

Centralprocessledning

Referensgrupp

Teknik-grupp

Teman


Vad ska införandedelprojektet göra?

Förbereda den del av införandet som inte är direkt beroende av leverantör och systemlösning!

• Fånga informationsmodell och struktur (=grunden!)

• Förbereda och testa data från Horisonten och Kompass

• Ta fram startpaket – vad vi börjar med/sätter upp

• Utbildningsstrategi

• Teststrategi

• Riktlinjer för omställningen och principer för överlapprutiner

• Reservplan

• Planera drift och tekniska förutsättningar


Modell- & Processgrupp

Delprojekt

Lokalt NEKK-ansvariga

Koncern-redovisning

Centralprocessledning

Teknik-grupp

INFÖRANDE BUPA

FAS 1 (2012)Datainsamling och presentation

Urval målgrupper

FAS 2 (2013)Utvecklade modeller och workflow

Bredare målgrupp

FAS 3 (2014 och senare)

Utfall (2011 och 2012) – hämtas från Horisonten

Prognos (2012)* – skapas i NEKK

Budget (2013)* – skapas i NEKK

Utfall (2013) – hämtas från Horisonten

Budget (2014) – skapas enbart i NEKK

Prognos (2013) – skapas enbart i NEKK

Utfall – hämtas från nytt ekonomisystem

Budget

Prognos

* Skapas i BUPA-verktyget i takt med att förvaltningarna ansluts enligt en övergångs-strategi där Horisonten är officiell källa för central rapportering under hela 2012.

Budget (2012) – hämtas från Horisonten

Informationstillgång i NEKK under införandet

23

FINA

NSIE

LL

INFO

RMAT

ION

Övrig personalinformation & nyckeltal (t.ex. sjukfrånvaro)

Annan Kompassinformation (t.ex. semesterlöneskuldslista, retrolista)

Lönekostnader per individ

Årsarbetare/arbetad tid

Anställningsinformation för budget och prognosmodul

Förberedande arbete att definieraoch kvalitetssäkra de mått som ska ingå

Ett urval avverksamhetsmått

PERS

ONA

L-IN

FORM

ATIO

NVE

RKSA

MHE

TS-

INFO

RMAT

ION


Tid- och aktivitetsplanInförande systemlösning fas 1


jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov decD

ATA

-LA

GR

ING

BU

DG

ET/

PRO

GN

OS

UTD

ATA

/A

NA

LYS

Konfigurering /testKonfigurering /test

Budget 2013Budget 2013

Övriga

PrognosPrognos

Prognos aug 2+4 piloterPrognos sep 10 förv

Prognos oktUtbildning 10 förv

Utbildning 15 förv

20/9

14/11

2+4 piloter

Rapporter prio 1Rapporter prio 1 Rapporter prio 2Rapporter prio 2Rapporter prio 3Rapporter prio 3

Konfigurering/testKonfigurering/test

Överlämningfas 1

Kontrakt medleverantör

Utfall 2011Budget 2012Utfall 2012 för 6 piloterPersonaldata 2012

Utfall 2011Budget 2012Utfall 2012 för 6 piloterPersonaldata 2012

Arkitektur och uppsättningArkitektur och uppsättning Utfall 2012 piloter & resterande förvaltningarUtfall 2012 piloter & resterande förvaltningar

Budget total 2013 läggs in

Budget total 2013 läggs inKonfigurering /testKonfigurering /test

Kommun-bokslut

2012

Utbildning 2+4 piloter

2012

Piloterna

Kännetecknas av bra representation, variation sinsemellan, lagom storlek samt andra goda förutsättningar.


LundbyLundby

Och piloterna är…


FastighetskontoretFastighetskontoret MiljöförvaltningenMiljöförvaltningen

IntraserviceIntraservice

UtbildningsförvaltningenUtbildningsförvaltningen

Norra HisingenNorra Hisingen

Innehåll

1. Välkomna

2. Om NEKK

3. Upphandling


5. Kaffe




9. Utvärdering


NEKK-projektets ansvar - startpaket

• Med startpaket menas de modeller, processer, utdata och andra områden som ligger till grund för vad piloter och förvaltningars börjar med under 2012.

• Gemensamma lösningar ska prioriteras.

• Effektivt underhåll

• Förståelse för helheten

• Erfarenhetsutbyten och kompetensutveckling

• Bidrar till att uppnå förväntad nytta

• Minimerar kostnader

• Förutsättning för att hålla införandeplanen


Projektet tar fram förslagProjektet tar fram förslag

Projektet för dialog med lokala och centrala

intressenter

Projektet för dialog med lokala och centrala

intressenter

Projektet genomför möten med förvaltningar som har

specifika behov (får visa på nytta)

Projektet genomför möten med förvaltningar som har

specifika behov (får visa på nytta)

Anpassningav förslag

Anpassningav förslag BeslutBeslut

Förslag till arbetsmodell


Vad är den största förändringen? Vilka frågor bör

vi ställa oss?

Vad tar projektet fram? Vilka aktiviteter

måste vi vidta?

Informationsmodell


Överföring av nuvarande dimensioner/begrepp från Horisonten

Gemensam organisationshierarki som omfattar alla ansvar och som täcker in de nivåer som behövs central, gemensam och lokal analys

Underlag för uppdatering av nivå 1- nivå 5 (och eventuella ansvar) i Horisonten så att den motsvarar kraven på organisationshierarkin.

Gemensamma kontohierarkier (fåtal) som möjliggör indatamallar och utdata/analysvyer

Gemensamma hierarkier för Verk och Motpart skapas som möjliggör att budget/prognos kan läggas motsvarande lokala och centrala behov.

Vad tar projektet fram?

Mer gemensamma och fullständiga strukturer/hierarkier både inom förvaltningar och mellan.

Central och lokal tillgång till samma information (all finansiell och viss personell)

Driver samstämmighet mellan budget och prognos

Möjlighet till budget och prognos på hela kodstängen och tillhörande underkoder och hierarkier (=egenskaper)

Vi påbörjar resan mot konsoliderad budget och prognos

Vad är den största förändringen mot idag?

Exempel organisationshierarki


Ansvar A Ansvar B Ansvar C Ansvar ZAnsvar

AvloppNivå 3

Nivå 2 (Förvaltning)

Vatten

Kretslopps-förvaltning

Nivå 1 (Total) Kommun

Lokalförvaltning

Lokalförvaltning

Centrala och gemensam

ma behov

Egenskaper

Utfallalltid på lägsta nivå

Här väljer vi ex att visa budget/prognos

Informationsmodell, forts


Hur uppnås bättre samstämmighet mellan budget, prognos, utfall? Behöver vi lägga utfall, budget och prognos enligt samma ambitioner som idag? Väsentlighet och påverkbarhet.

I vilken omfattning klarar vi att lägga budget och prognos fördelat på externt och kommuninternt (undvika justerings Ansvar)?

Har vi behov av olika budgettyper och versioner?

Vad vill vi basera vår periodisering av budgeten på (utfall fg år, nycklar etc).

Hur hanteras att ”budget skapar utfall” försvinner?

På vilka drift- och investeringsprojekt lägger vi budget och prognos? På vilka begrepp och på vilken nivå?

Hur bedömer vi kvaliteten i vår finansiella och personella information?

Hur väl tillämpar vi definitionerna i kodsträngen? Kan vi rensa eller renodla?

Är vår organisationshierarki fullständig? Vilka nivåer följer vi upp vår organisation på? Har vi en fullständig, logisk och enhetlig trädstruktur?

Hur ser vårt behov av kontohierarkier ut? På vilka kontogrupperingar behöver vi lägga budget och prognos? Ambitionsnivå?

Vilka övriga begrepp behövs vid budget och prognos? Delar av eller hela kodsträngen? Kan vi skapa en enhetlighet och fullständighet för bättre uppföljning? (ex alltid Aktivitet)

Bra frågor att ställa sig



Ett gemensamt arbetsflöde från lägsta nivå och som kan summeras upp till budget/prognos för respektive förvaltning och totalt för kommunen.

En gemensam rutin för förberedelser inför nytt budget/prognostillfälle

En gemensam budget/prognosmall – drift. Med Ansvar som ingång. Gemensamt utseende men resultatrader styrs av vald kontohierarki.

Indatamall för personal, investeringar. Gemensamma periodnycklar som alla kan nyttja

Gemensamma budget/prognostillfällen baserat på utrullning.

Gemensamma indatakontroller


En mer gemensam process

Ett gemensamt system för inrapportering av budget och prognos (när Fas 1 är avslutad).

Scheman för och kontroll över flödet. Tillgång till utfallsdata och periodiserad budget vid prognos

En budgetversion som är detaljerad budget.

Möjlighet att enkelt ta ut budget/prognos på aggregerad nivå och transparens till underliggande enheter.

Stöd för att göra personalbudget/prognos på individnivå (successivt med början under Fas 1)


Processer och arbetssätt, forts


Hur kan vi bli klara med en periodiserad detaljbudget i slutet av januari 2013 som täcker såväl lokala som centrala behov? Vem periodiserar budgeten?

Hur ser behovet ut i vårt arbetsflöde? Vad innebär Bottom-up metoden för oss? Vad i flödet ska ex vara klarmarkerat innan nästa steg?

Hur ser vårt behov ut av indataformulär för budget och prognos? Vilken information vill vi se? Vad ska budgeteras och prognoseras samt ev fördelas centralt (kapitalkostnader, hyror etc). Vad är påverkbart för verksamheten?

Hur skall vi hantera möjligheterna till att göra personalbudget/prognos på individnivå?

Hur uppnås känslan att verksamheten äger sin prognos?

Hur kan vi uppmuntra verksamhetens eget uppföljningsintresse och vilja att delta?

Hur kan vi utveckla våra mötes- och arbetsformer i samband med budget och uppföljning?

Hur kan vi styra mer utifrån analys och prognos och minska budgetstyrningen?

Vilka är våra viktigaste intäkts- eller kostnads-drivare? Kan vi utveckla eller förenkla arbetsmodellen för att styra på ápris och volym?

I vilka sammanhang har vi behov av simuleringar?


Utdata och analysvyer


Inriktningen är följande fyra kategorier av utdata;

1. Kommuncentral utdata/analysvyer – Används för central uppföljning

2. Kommungemensam utdata/analysvyer (har samma utseende för alla)

3. Förvaltningsgemensam utdata/analysvyer (t ex alla SDF)

4. Förvaltningsunik utdata/analysvy vid behov

Utdata/analysvyer enligt kategori 1-3 eftersträvas.


Tillgång till ett utdataverktyg med rapporter och flexibel analysfunktionalitet.

Stora informationsmängder. När är detaljer viktigt?

”All” information i samma system.

Kombinera finansiell och personell utdata, presentera nyckeltal, grafik

Större möjligheter att skapa eller ha ”egna” alternativt rollbaserade rapporter och vyer


Utdata och analysvyer, forts


Vilka är våra väsentligaste verksamhetsrelaterade styrtal/styrmått vi vill följa upp i NEKK efter 2012?

Vilka gemensamma rapporter eller analysvyer skulle redan 2012 kunna presenteras grafiskt (diagram, annan grafik…).

Vilka är bra målgrupper för att använda systemet under fas 1 (2012)?

Vilka huvudsakliga roller ser vi att vi behöver?

Vilka är våra favoritrapporter idag? Vilka är överflödiga och vilka saknar vi?

Vilken förvaltningsspecifik utdata behöver vi? Vad är skälet (nytta) och finns det alternativ?

Vilka finansiella och personella mått 2012 är viktiga för oss? Hur vill vi se och ev kombinera dessa?


Dialogövning – Vad känns viktigt för oss?

Fundera någon minut på det du hört om vad NEKK (BUPA) kommer att innebära inom de fyra dimensionerna. Ta gärna hjälp av ”bra frågor att ställa sig”.

Vilka frågor känns mest relevanta för er förvaltning?

Diskutera i gruppen och skriv ned era tankar.

38

1

Informations-modell

Utdata och analys





• Börja med att få en överblick av frågorna och övningen för att förstå uppgiften

• Försök undvika att svara på frågorna

• Meningen är att arbetet ska fortsätta även efter idag

• Låt prioriteringen bli ett diskussionsunderlag

Dialogövning – Vad känns viktigt för oss?1

Dialogövning – Vad behöver vi då göra?

Utgå från det ni skrev ned i första dialogen.

Hur hanterar vi dessa frågor?

Vilka aktiviteter bör genomföras på förvaltningen? (i första hand nu i höst)

Diskutera i gruppen och skriv ned era tankar.

40

2



Dialogövning – Vad behöver vi då göra?2

Innehåll

1. Välkomna

2. Om NEKK

3. Upphandling


5. Kaffe




9. Utvärdering


Projektets kontaktytor med verksamheterna

• NEKK-ansvariga är kontakten mellan projektet och förvaltningarna. Möten ca 2 gånger/månad.

• Processledningen är i kommande etapper den huvudsakliga kontakten mellan projektet och Stadskansliet. De utgör även beslutsforum för projektet i sakfrågor.

• Råd och stöd från referensgrupp.

• Samlat grepp för SDN-organisationen, frågan redan diskuterad med EC.

• Specifik kontaktyta med fackförvaltningarna som har behov som inte inryms i de gemensamma lösningarna.


46

[email protected]

Hemsidawww5.goteborg.se/nekk


http://www5.goteborg.se/nekk

hotell riverton 2011-06-15

Documents