how to work with freelancers

Design Management | Дмитрий Угроватый | Елена Котельникова BHSAD | 2010

Специфика работы с фрилансерами

Зачетная работа



Кто такие фрилансеры

Фрилансер — это узкий специалист обычно творческой профессии, который трудится исключительно дома и не привязан к конкретному работодателю.



Для чего нужны фрилансеры

Закрыть фронт работ, который в компании выполняется 1. нерегулярно.

Внутренние сотрудники беспросветно заняты на других 2. проектах, а нанимать новых нет смысла или времени.

В ситуациях, когда необходимо выполнить большой объем 3. работы, и имеющихся ресурсов не хватает.

Для нового проекта требуется человек со специальными 4. компетенциями.



Виды фрилансеров

Фриланс на постоянной основе с малым опытом работы. 1. Самый распространенный случай. Со всем сопутствующим фольклором о “сгоревшем интернете”, бесследно пропадающими на недели, никогда не читающими ТЗ и еще длинным списком особенностей. Годятся только для простейшей работы и размытых сроках. Скорее всего, за ними придется еще и доделывать. Среди них есть перспективные люди, но нужно для этого хорошенько перелопатить огромную кучу вариантов. Да и не всегда такие ставки оправдываются.




Регулярный фриланс при постоянной работе. Часто похоже на 2. первый вариант. Те же проблемы, хотя опыта побольше и качество, хоть и не всегда, но лучше. Не очень понятно, правда, почему бы не найти другую работу, где нет необходимости подрабатывать на стороне.




Разовые подработки при постоянной работе. Сами ищут подработки 3. редко — обычно их предлагают знакомые или случайно нашедшие контакт люди. Адекватные и профессиональные — если и берутся за работу, знают что делают. Перед тем как с ними сотрудничать, я обычно ищу рекомендации своих знакомых, уже работавших с ними. Да и соглашаются они на халтуру только если нужны деньги либо если проект им интересен в профессиональном плане. Ну или чтобы помочь хорошим людям. Хотя есть риск, что вдруг всплывет у человека появится важное личное или рабочее дело и сроки растянутся.




Фриланс на постоянной основе с большим опытом работы. Хочется 4. работать именно с такими людьми. Много умеют, задают нужные вопросы, помогают улучшить концепцию, отвечают за свои слова. Но их, во-первых, крайне мало — имея такой опыт, люди редко остаются во фрилансе. А те что есть заняты на полгода вперед и пробиться к ним сверхсложно. Редко есть время ждать. Да и при договоренности за месяц еще нет точного задания — идут более ранние этапы работ.



Проблемы, возникающие при работе с фрилансерами

Сложность в подборе качественного и ответственного фрилансера. 1. Срыв сроков. 2. Срыв проекта в случае недостаточной компетенции фрилансера.3. Отказ фрилансера от сотрудничества в середине проекта.4. Конфликт компетенций фрилансера и его нанимателя (например, 5. менеджера проектов или арт-директора). Выход фрилансера напрямую на взаимодействие с заказчиком, и как 6. возможный результат - потеря клиента. Потеря интереса фрилансера к проекту, и как следствие - падение 7. качества работы или опять же срыв сроков. Сложность в коммуникации, так как зачастую даже хороший 8. специалист не является хорошим коммуникатором.Уход фрилансера с проекта до завершения работы без возврата 9. предоплаты.



Решения, позволяющие избежать распространенных ошибок в работе

Сложность в подборе качественного и ответственного 1. фрилансера. К поиску фрилансеров стоит подходить основательно. Лучше целый день потратить на это, чем в будущем потерять время и деньги.

Выделяется 3 основных источника:

Личные контакты.• Имеется в виду поиск через знакомых. Ваш знакомый уже с ним поработал и вам понравились результаты их сотрудничества.

Тематические форумы и сообщества. •

Специализированные биржи фриланса.• Такие как free-lance.ru, weblancer.net, freelance.ru, free-lancers.net, а также американский www.elance.com.




Сложность в подборе качественного и ответственного 1. фрилансера.

Критерии отбора фрилансеров:

Портфолио и примеры работ.• Это обязательно должно быть у фрилансера. Можно поизучать работы и проверить их качество в связи с вашими требованиями. Чем их больше, тем лучше. Если вы видите работу близкую по стилю или сложности к тому, что вам нужно сейчас, то вероятность хорошего выполнения возрастает.

Количество положительных отзывов. • Чем их больше, тем лучше. Узнайте все что можно о данном фрилансере. Желательно пообщаться с несколькими бывшими заказчиками, и спросить у них плюсы и минусы работы с данным специалистом. Если сам фрилансер не дает таких контактов для проверки - это повод задуматься.




Сложность в подборе качественного и ответственного 1. фрилансера.

Выводы: несмотря на все вышесказаное, пока не поработаешь с человеком, все восхищенные комментарии, советы знакомых, высокие рейтинги и так далее – это лишь рекомендации и ничего большего. Профессионализм, компетентность, тактичность, ответственность, пунктуальность на 100% проверяется только при сотрудничестве.

В связи с этим в самом начале работы лучше дать фрилансеру небольшое задание, либо тестовое. По его результатам вы, во-первых, увидите, как с вами общаются, а, во-вторых, сможете оценить результаты работы. Большинство неграмотных и безответственных псевдоспециалистов раскроются: либо затянут сроки, либо в конце начнут оправдываться, либо качество конечного варианта работы будет оставлять желать лучшего.




Срыв сроков.2.

“Подушка безопасности” по времени. Сроки, называемые исполнителем, нужно утверждать, но для себя умножать их в полтора-два раза – практика показывает, что быстрая самостоятельная оценка исполнителем, как правило, неверна. Точное соблюдение сроков возможно лишь на самых простых задачах, требующих нескольких часов на исполнение. Не стоит говорить заказчику дату завершения работ, сказанную фрилансером. Скорее всего, придется вслед за ним повторять каждый день раздражающее “пришлю финальную версию завтра”. А ведь сдача работ состоит не только из пересылки результата — нужно не забыть и время на исправления и доработки.

Работа по план-графику. Удаленщики должны также работать по плану, а не “к понедельнику”. Даже если работ немного, нужно разбить их на последовательность этапов, которые привязаны ко времени. Пусть даже это будут задачи на час или полтора — иначе будет сложно контролировать прогресс.




Срыв сроков.2.

Премии за скорость работы. Стоит оговорить премии за скорость работы. Это не всегда помогает, но есть шанс замотивировать человека сильнее. Иногда наоборот, предлагаются штрафы, но лучше обойтись без них — есть вариант, что удаленщик обидится и не даст вообще никаких результатов.

Работа одновременно с двумя субподрядчиками. Если работы сложные и средства позволяют — стоит отдать задачу сразу двум фрилансерам. Есть большой шанс, что один из них отколется по ходу работ. А значит и деньги вернет. Можно работать по такой схеме с дизайнерами в режиме оплачиваемого тендера. Работа разбивается на два этапа — создание концепта и отрисовка всего списка страниц. Концепт оплачивается обоим в размере 15-20% от общего бюджета на дизайн. А вот продолжает работу тот, кто показал лучший результат и был более комфортен в работе.




Срыв проекта в случае недостаточной компетенции 3. фрилансера.

Мы должны чётко понимать границы возможностей человека и не соблазняться предложениями сделать мегапортал в одиночку за два дня. Нужно выяснять подробности, но скорее всего исполнитель неадекватно оценивает задачу. Если мы не будем слепо ловиться на такие сказочные предложения, будет гораздо меньше оснований для конфликтов.

Не кидайте «свежеотобранного» фрилансера под срочный и сложный проект. Лучше всего дать проект, который не горит, но выставить жесткий срок его реализации для исполнителя. Если что-то сорвется — всегда можно кого-то из команды перекинуть на эту задачу.

Постоянные и проверенные субподрядчики. Тут останется только один риск — срыва сроков. Хотя ради долгосрочных отношений они скорее поднапрягутся и поработают в усиленном режиме, чем скажут “извини, начальник — не осилил”.




Отказ фрилансера от сотрудничества в середине проекта.4.

Лучше всегда заключать договор с фрилансером на оказание услуг, особенно при работе с крупными проектами. Отсутствие договора переносит все отношения с фрилансером в сферу неформального общения. Если что-то идет не так, соскочить без договора очень легко.

Мы должны чётко планировать бюджет. Если он мал – работать с теми, кого эти деньги устраивают, не стараясь «прогнуть» дорогого исполнителя. Ведь если даже мы уговорим его работать на неинтересных условиях, то очень велик риск, что проект просто бросят на полпути.




Конфликт компетенций фрилансера и его нанимателя 5. (например, менеджера проектов или арт-директора).

Если заказчиком для фрилансера выступает другой фрилансер, скажем, в роли арт-директора, может возникнуть конкуренция амбиций исполнителя с компетенциями заказчика. Фрилансеры не любят работать с чужими идеями под руководством других специалистов.

Следует изначально обговаривать этот момент и разъяснять фрилансеру условия сотрудничества до начала работы. В этой ситуации важно добиться понимания от фрилансера роли его «продвинутого» заказчика.




Выход фрилансера напрямую на взаимодействие с 6. заказчиком, и как возможный результат - потеря клиента.

Если с фрилансером работает арт-директор и фрилансер получает доступ к телу заказчика, может произойти вытеснение промежуточного звена (арт-директора с его “дурацкими” требованиями).

Ни в коем случае нельзя допускать фрилансера до реального клиента.




Потеря интереса фрилансера к проекту, и, как следствие, 7. падение качества работы или срыв сроков.

Если в процессе работы у фрилансера падает интерес к проекту или выясняется, что эта тема фрилансеру не интересна, возникает риск его ухода. И деньги тут уже не помогут.

На стадии обсуждения необходимо выяснить все детали и отношение фрилансера к этой теме. Важно убедиться, что человек отдает себе отчет о том, что ему предстоит сделать.

Если фрилансер получает денег вперед больше, чем сделано работы, его интерес к работе может сильно упасть. Поэтому в случае поэтапной оплаты нужно следить за соотношением оставшейся работы и выплаченных денег.

Подумайте о мотивации фрилансера. Почему фрилансеру должно быть интересно работать именно с вами?




Сложность в коммуникации, так как зачастую даже хороший 8. специалист не является хорошим коммуникатором.

Переход на «ты» и завязывание дружеских отношений с новым фрилансером на почве общих интересов могут навредить рабочему процессу, превратив его в выполнение дружеской просьбы. Поэтому пока не накоплен достаточный опыт совместной работы, с фрилансером необходимо корректно установить дистанцию в общении.

Если общение с фрилансером идет только по почте или в текстовом чате, прервать такой контакт фрилансеру проще. Тревожный симптом – нежелание фрилансера общаться по телефону, скайпу (голосом). Важно наладить общение с фрилансером по каналам прямой связи: телефон, голосовой или видео-скайп, личные встречи.




Сложность в коммуникации, так как зачастую даже хороший 8. специалист не является хорошим коммуникатором.

Мы должны сами управлять взаимодействием и информационным обменом. Выяснять состояние дел, назначать «контрольные точки», делать промежуточные отчёты – всё это наша задача. Мы должны быть готовыми описать и регламентировать все этапы взаимодействия, не оставляя в них белых пятен, про которые каждая сторона думает, что «это и так очевидно». Очевидность у каждого своя.

Будьте человечны. Фрилансер — не машина. В первую очередь считайтесь с его личным временем и отдыхом. Вы не поверите — но фрилансер ответит Вам тем же, если Вы будете идти ему на уступки.




Уход фрилансера с проекта до завершения работы 9. без возврата полученной ранее предоплаты.

Не давайте большую предоплату. Обычно достаточно 15–20% для гарантии платежеспособности. Если без этого никак — используйте сервисы-гаранты сделок.

Максимум контактов субподрядчика. Очень поможет в случае пропажи человека. Если контакт прервался по уважительной причине, он скорее узнает об этом. Если просто скрывается — рассылка по всем каналам может пробудить совесть. Хотя это и не факт.

Иметь запасной вариант. На случай, если удаленщик пропадет, нужно иметь возможность быстро переключиться на другого человека. Распределение работ по нескольким командам. Часть работ можно отдать разным людям. Например, первый рисует дизайн, а второй — иконки; либо один верстает HTML, а другой занимается сложным JavaScript. Тут встают проблемы координации этих команд и сборки общего результата, но иногда это меньшее зло.



Общие рекомендации

Смиритесь с тем, что работать с фрилансерами сложно. Если у Вас нет способностей понимать других людей и находить с ними общий язык — старайтесь не работать с фрилансерами вообще.

Попробуйте поработать с западными аутсорсерами. Опытные менеджеры проектов хорошо отзываются об американском www.elance.com. На Elance необходимо подписать с фрилансером типовой договор, внести на баланс авансовый платеж, пройти все этапы процесса на сайте. Возможно, благодаря более ответственной западной ментальности работа на этом сайте идет гладко и без нареканий. Кстати, и стоимость работ ненамного выше отечественных аналогов.

Создавайте доверительные отношения с вашими постоянными фрилансерами. Где они еще работают, какая у них семейная ситуация, как со здоровьем. Если вы создадите доверительные отношения с фрилансером, то сможете СВОЕВРЕМЕННО реагировать на то, что с ним происходит.


Спасибо за внимание!

how to work with freelancers

Documents