human resource information dalam recruitment dan positioning

23
HUMAN RESOURCE INFORMATION DALAM RECRUITMENT DAN POSITIONING PEGAWAI DI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Annalisa Universitas Bina Nusantara ABSTRAK Dalam era globalisasi saat ini, perkembangan penggunaan sistem informasi telah merambah ke berbagai bidang organisasi. Pada mulanya, penggunaan sistem informasi hanya sekedar untuk bagian pemasaran suatu organisasi karena adanya paradigma bahwa bagian terpenting dari suatu organisasi adalah bagian pemasaran sebab dari sanalah suatu organisasi dapat bernafas untuk menghidupi segala keperluannya. Namun, ada satu hal yang tidak kalah pentingnya adalah sumber daya manusia (human resource). Apa jadinya suatu organisasi tanpa adanya sumber daya manusia? Siapa yang menggerakkan organisasi tersebut? Tentunya kedua pertanyaan tersebut, sudah jelas dapat dijawab di dalam benak pembaca dengan sendirinya. Saat ini sistem informasi tidak hanya berfungsi sebagai pendukung dalam kegiatan operasional suatu organisasi, tetapi sudah menjadi suatu kebutuhan dan bagian yang tidak terpisahkan bagi organisasi tersebut dalam menjalankan fungsi bisnisnya. Sejalan dengan perkembangan bisnis suatu organisasi, kebutuhan akan adanya sumber daya manusia yang berkualitas menjadi semakin meningkat tajam. Kebutuhan inilah yang mendorong organisasi untuk mencari cara bagaimana upaya untuk memperoleh sumber daya manusia yang potensial dan memiliki kualifikasi yang dibutuhkan oleh organisasi tersebut. Jawaban dari kebutuhan tersebut adalah terdapat pada adanya e-recruitment dan bagaimana implementasi penggunaan sistem informasi sumber daya manusia di dalam organisasi tersebut. Suatu pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah apabila informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan sudah tersedia dengan cepat, tepat, mutakhir dan berkualtias. Dengan adanya sumber informasi yang cukup, maka positioning pegawai pada posisi yang sesuai dengan kemampuannya dapat dilakukan. Hal ini sesuai dengan filosofi

Upload: miilik-novii-selalu

Post on 03-Feb-2016

8 views

Category:

Documents


0 download

DESCRIPTION

HRD

TRANSCRIPT

Page 1: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

HUMAN RESOURCE INFORMATION DALAM RECRUITMENT DAN POSITIONING PEGAWAI DI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

 

Annalisa

Universitas Bina Nusantara

ABSTRAK

 

            Dalam era globalisasi saat ini, perkembangan penggunaan sistem informasi telah  merambah ke berbagai bidang organisasi. Pada mulanya, penggunaan sistem informasi hanya sekedar untuk bagian pemasaran suatu organisasi karena adanya paradigma bahwa bagian terpenting dari suatu organisasi adalah bagian pemasaran sebab dari sanalah suatu organisasi dapat bernafas untuk menghidupi segala keperluannya. Namun, ada satu hal yang tidak kalah pentingnya adalah sumber daya manusia (human resource). Apa jadinya suatu organisasi tanpa adanya sumber daya manusia? Siapa yang menggerakkan organisasi tersebut? Tentunya kedua pertanyaan tersebut, sudah jelas dapat dijawab di dalam benak pembaca dengan sendirinya. Saat ini sistem informasi tidak hanya berfungsi sebagai pendukung dalam kegiatan operasional suatu organisasi, tetapi sudah menjadi suatu kebutuhan dan bagian yang tidak terpisahkan bagi organisasi tersebut dalam menjalankan fungsi bisnisnya. Sejalan dengan perkembangan bisnis suatu organisasi, kebutuhan akan adanya sumber daya manusia yang berkualitas menjadi semakin meningkat tajam. Kebutuhan inilah yang mendorong organisasi untuk mencari cara bagaimana upaya untuk memperoleh sumber daya manusia yang potensial dan memiliki kualifikasi yang dibutuhkan oleh organisasi tersebut. Jawaban dari kebutuhan tersebut adalah terdapat pada adanya e-recruitment dan bagaimana implementasi penggunaan sistem informasi sumber daya manusia di dalam organisasi tersebut. Suatu pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah apabila informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan sudah tersedia dengan cepat, tepat, mutakhir dan berkualtias. Dengan adanya sumber informasi yang cukup, maka positioning pegawai pada posisi yang sesuai dengan kemampuannya dapat dilakukan. Hal ini sesuai dengan filosofi “the right man in the right place”. Positioning pegawai yang tepat inilah yang dapat mendorong karyawan untuk lebih produktif. Dalam hal ini, dibahaslah mengenai bagaimana perancangan sistem perekrutan dan penempatan karyawan di Universitas Bina Nusantara.

 

Kata kunci: positioning, e-recruitment

Page 2: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

PENDAHULUAN

 

Latar Belakang

Dalam suatu organisasi, posisi sumber daya manusia merupakan elemen yang paling penting dalam menentukan dibandingkan dengan sejumlah peralatan mesin secanggih apapun yang ada. Hal ini dapat dibuktikan, yaitu: bila suatu organisasi memiliki peralatan yang paling canggih, tetapi peralatan tersebut tidak akan berfungsi tanpa campur tangan sumber daya manusia. Apa yang akan terjadi bila peralatan yang canggih tersebut tanpa adanya manusia? Semua kecanggihan tersebut akan sia-sia saja karena tidak dapat dioperasikan. Tentunya dari ilustrasi tersebut, dapat dibayangkan betapa pentingnya suatu proses bisnis organisasi dengan adanya dukungan sumber daya manusia di dalamnya.

Manajemen sumber daya manusia sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena dengan keberadaan manajemen tersebut diharapkan organisasi dapat mengendalikan kegiatan sumber daya manusia (SDM) mulai dari tahapan perencanaan, perekrutan, seleksi, penempatan, pelatihan, pengembangan sampai dengan pemberian kompensasi sebagai balas jasa yang telah diberikan oleh SDM tersebut.

Tugas yang diemban oleh departemen sumber daya manusia tidaklah sedikit dan mudah. Mungkin sekilas saja, tugas departemen tersebut terlihat sepele dan pihak lainnya dalam organisasi bisa saja berpikir apakah penting dengan adanya departemen tersebut yang hanya merekrut karyawan saja? Kenyataannya, tugas departemen SDM ini merupakan yang terberat karena departemen inilah yang menentukan keberhasilan organisasi dalam mencapai visi, misi dan objektif yang telah ditetapkan melalui perekrutan, seleksi dan pelatihan bagi SDM penggerak organisasi tersebut agar mampu mencapai kualifikasi yang kompeten dalam bidangnya. Kebutuhan akan informasi yang akurat mutlak sangat diperlukan bagi manajer SDM dalam melaksanakan fungsi tersebut.

Universitas Bina Nusantara sebagai salah satu universitas yang berorientasi pada teknologi informasi dan mempunyai jumlah mahasiswa aktif yang tergolong besar, tentunya membutuhkan sejumlah besar tenaga kerja profesional, produktif dan setia dalam memberikan pelayanan yang berkualitas dan memenuhi kebutuhan daripada mahasiswa dan masyarakat yang terkait. Keinginan untuk memperoleh tenaga kerja yang dibutuhkan dapat diwujudkan dengan adanya manajemen sumber daya manusia yang lebih baik yang didukung dengan adanya sistem informasi terhadap sumber daya manusia.

Sistem informasi dapat digunakan sebagai alat bantu untuk meningkatkan kualitas dari kegiatan SDM. Pemanfaatan teknologi informasi yang ada di Universitas Bina Nusantara dapat mendorong kinerja sistem di dalamnya menjadi lebih baik.  Peningkatan kinerja tersebut pada akhirnya menjadi salah satu dari critical success factor (CSF) atau faktor keberhasilan yang penting bagi Universitas Bina Nusantara itu sendiri.

Dengan adanya sistem informasi sumber daya manusia, diharapkan terjadinya efisiensi dan efektifitas proses pengambilan keputusan dapat dilakukan secara tepat terutama bagi proses yang berkaitan dengan SDM. Salah satu bentuk dalam pengambilan keputusan adalah keputusan yang menentukan penempatan atau positioning pegawai dalam posisi yang sedang kosong dengan orang yang tepat dan memiliki kualifikasi yang terkait dengan posisi tersebut.

Page 3: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

 

Penempatan pegawai akan mempengaruhi kualtias dan produktivitas dari masing-masing pegawai. Penempatan yang salah mengakibatkan hasil yang diperoleh tidak maksimal. Sebagai konsekuensi dari hasil yang tidak maksimal adalah mendatangkan kerugian bagi organisasi tersebut serta terhambatnya keberhasilan dalam mencapai visi, misi dan objektif perusahaan tersebut.

 

Identifikasi Masalah

Permasalah yang kerap kali terjadi dan patut disoroti antara lain:

1. Apa dan bagaimana menentukan perekrutan dan penempatan pegawai pada posisi tertentu?

2. Media apa yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan dalam manajemen sumber daya manusia di Universitas Bina Nusantara?

3. Apa upaya yang harus dilakukan untuk mencapai keberhasilan dalam memperoleh sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi untuk menempati suatu posisi di Universitas Bina Nusantara?

 

Ruang Lingkup

Adapun batasan masalah dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:

1. Penelitian ini difokuskan pada area Bina Nusantara2. Adapun media yang disoroti dalam penelitian ini antara lain adalah BinusCareer dan

prototipe dari aplikasi sistem informasi sumber daya manusia Universitas Bina Nusantara

3. Analisis dilakukan berdasarkan landasan teori dan observasi terhadap media yang disoroti

 

Tujuan dan Manfaat

Adapun tujuan dari penulisan jurnal ini antara lain:

1. untuk mengidentifikasi faktor-faktor penentu dalam perekrutan dan penempatan pegawai pada posisi tertentu di Universitas Bina Nusantara

2. menganalisis pentingnya perananan teknologi informasi dalam manajemen sumber daya manusia dalam perekrutan dan penempatan posisi pegawai

3. untuk mengetahui cara-cara yang dilakukan dalam mencapai keberhasilan dalam memperoleh sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi untuk penempatan suatu posisi di Universitas Bina Nusantara

Page 4: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

 

Analisis Pekerjaan

 

Analisis pekerjaan adalah penentuan spesifikasi pekerjaan dan tanggung jawab untuk setap pekerjaan dan tanggung jawab untuk setiap pekerjaan atau kelas pekerjaan yang diidentifikasikan dengan kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman kerja (Leap, 1993, p11). Proses analisis pekerjaan menghasilkan dua buah dokumen yang meliputi deskripsi pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Tanpa adanya analisis pekerjaan, tentunya akan mengalami kesulitan dalam mengevaluasi produktivitas para pegawai. Berdasarkan analisis pekerjaan inilah, penempatan seorang pegawai pada suatu posisi dapat dilakukan. Penempatan tersebut dapat dilakukan dengan cara memetakan (mapping) kemampuan, pengetahuan dan keahlian yang dimiliki dengan spesifikasi pekerjaan dari suatu jabatan.

Deskripsi pekerjaan / job description  adalah statement yang menjelaskan tugas, kondisi pekerjaan dan wewenang dari masing-masing pekerjaan (Leap, 1993, p11). Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kebutuhan pekerjaan dan kemampuan yang harus dimiliki oleh setiap pegawai seperti pengalmaan, pelatihan, pendidikan dan kondisi fisik maupun mental (Leap, 1993, p 140) Sedangkan untuk spesifikasi pekerjaan / job specification menurut BusinessDictionary  merupakan pernyataan terhadap karakteristik pekerja dan kualifikasi yang diperlukan untuk definisi dari kinerja pekerjaan yang memuaskan dari tugas dan pekerjaan yang telah didefinisikan yang terdiri dari spesifikasi atau fungsi pekerjaan.

-          Personnel planning

-          Performance appraisal

-          Recruitment and Selection

-          Training and development

-          Compensation and job evaluation programs

-          Health and safety program

-          Employee discipline

-          Work scheduling

-          Union-management relations

-          Career planning

 

 

Page 5: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 1. Proses Analisis Pekerjaan (Leap, 1993, p138)

 

Perekrutan dan E-recruitment

 

Perekrutan adalah proses untuk menemukan dan kemampuan untuk menarik para kandidat untuk menjadi pegawai (Werther, 1993, p195). Perekrutan dapat bersumber dari internal maupun eksternal organisasi. Perekrutan untuk internal organisasi dapat dilakukan melalui promosi atau mutasi, sedangkan perekrutan eksternal dilakukan bila sumber dari internal tidak memiliki kriteria yang sesuai dengan spesifikasi pekerjaan. Perekrutan cara eksternal dapat dilakukan dengan menggunakan database inventory.

 

Online recruitment atau yang lebih dikenal dengan e-recruitment, menurut Armstrong, merupakan proses menarik, menyaring dan melacak pelamar, memilih dan menawarkan pekerjaan atau menolak kandidat.

Profesional of trade associations

Page 6: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

Print and electronic media advertisement

Employes referral

Public employee service

Private employment agencies

Executive search firms

Special events

Campus recruiting

Vocational guidance counselors

Self initiated walk-ins and write-ins

Computer data bases

 

 

Gambar 2. Metode Perekrutan Eksternal (Werther, 1993, p204)

 

Keuntungan E-recruitment

 

            Adapun beberapa keuntungan e-recruitment dalam penempatan pegawai (Armstrong, 2006, p421) antara lain:

-          menghemat biaya perekrutan pegawai

-          memungkinkan organisasi untuk memperoleh informasi yang lebih banyak mengenai pelamar pekerjaan tersebut

-          seleksi secara online dapat dengan mudah dibuat standarisasi dan dinilai

-          memberikan pilihan yang lebih banyak untuk beberapa fitur berikut ini:

self assessment online screening

psychometric testing online

 

Page 7: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

Positioning / Penempatan

 

Penempatan pegawai merupakan suatu proses yang dilakukan oleh kepala departemen sumber daya manusia untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai pada suatu posisi yang kosong dengan sumber daya manusia yang tersedia ( Gouzali, 1996, p151). Proses penempatan seorang pegwai dilakukan dengna cara memetakan spesifikasi pekerjaan dengan database inventory personil dari masing-masing pegawai dan kandidat pegawai. Pemetaan ini hanya dapat dilakukan apabila database inventory pegawai selalu dalam keadaan up-to-date.

Untuk penempatan pegawai internal dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:

-          promosi

 

Promosi terjadi ketika seorang pegawai dipindahkan dari satu posisi ke pososi lainnya dengan pembayaran dan tanggung jawab yang lebih tinggi (Werther, 1993, p284). Promosi dapat dilakukan bila produktivitas seorang pegawai baik dan mencapai standar yang telah ditetapkan oleh organisasi tersebut. Untuk mengukur apakah standar yang telah ditetapkan dapat dicapai digunakan penilaian kinerja terhadap pegawai tersebut.

Agar penilaian dirasakan lebih efektif, promosi dari dalam menuntut adanya penggunaan job posting, catatan personil dan bank keterampilan. Dalam hal ini job posting merupakan pemasangan lowongan jabatan dan mendaftar atribut-atribut seperti kualifikasi, penyelia, jadwal kerja dan tingkat pembayaran (Dessler, 1997, Jilid 1, p137)

 

-          mutasi

 

Mutasi adalah perpindahan pegawai dari satu posisi ke posisi yang lain tanpa diikuti dengan kenaikan gaji atau tingkat (Dessler, 1997, p2). Mutasi dapat dilakukan atas dasar permintaan pribadi pegawai yang bersangkutan ataupun pemindahan yang dilakukan oleh organisasi yang dirasakan perlu untuk mengosongkan posisi suatu jabatan. Jadi dapat disimpulkan bahwa mutasi merupakan perpindahan pegawai dalam mengisi suatu posisi yang horizontal atau sejajar dengan posisi sebelumnya.

 

Penilaian Kinerja

 

Ada beberapa alasan yang melatarbelakangi mengapa perlu dilakukan penilaian kinjera 9Dessler, 1997, jilid 2, p2):

Page 8: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

1. penilaian kinerja memberikan informasi dan penetapan gaji pegawai2. penilaian memberikan satu peluang untuk manajemen dan pegawai untuk meninjau

perilaku yang berhubungan dengan kerja bawahan (downline)

Penilaian inilah yang memungkinkan adanya pengembangan atau perencanaan untuk memperbaiki kemerosotan kinerja pegawai yang sudah terjadi atau yang sedang terjadi pada saat tersebut.

 

Pada umumnya, penilaian dilakukan dengan bantuan metode predeterminasi dan formal. Adapun beberapa metode yang dapat juga digunakan adalah:

-          Metdoe peningkatan alternasi

-          Metode perbandingan berpasangan

-          Metode distribusi paksa

-          Metode insiden kritis

-          Formulir naratif

-          Skala penilaian berjangkarkan perilaku

-          Metode manajemen berdasarkan sasaran (MBO)

 

Dalam melakukan penilaian, ada tiga langkah yang harus dilalui (Dessler, 1997, Jilid 2, p3):

-          mendefinisikan pekerjaan

-          menilai kinerja

-          memberikan feedback atau umpan balik

Mendefinisikan pekerjaan berarti memastikan bahwa atasan dan bawahan sepakat tentang tugas-tugasnya dan standar jabatan. Menilai kinerja berarti membandingkan kinerja aktual bawahan dengan standar-standar yang telah ditetapkan mencakup beberapa jenis formulir penilaian kinerja. Pada umpan balik, kinerja dan kemajuan pegawai bawahan akan dibahas.

 

Dari hasil penilaian dapat ditarik suatu kesimpulan, apakah seorang pegawai tersebut layak untuk dipromosikan atau dimutasikan. Penilaian kinerja juga memberikan konstribusi, pelatihan apa saja yang diperlukan oleh tiap pegawai untuk meningkatkan produktivitasnya.

Metode Kelebihan Kekurangan

Page 9: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

Penilaian

Skala penilaian grafik

Sederhana untuk digunakan: memberikan penilaian kuantitatif untuk masing-masing karyawan

Standar bisa tidak jelas: efek halo, kecenderungan sentral, terlalu longgar, prasangka dapat menjadi masalah

Peningkatan alterasi

Sederhana untuk digunakan (tetapi tidak sesederhana skala penilaian grafik).Menghindari kecenderungan sentral dan masalah lain dari skala penilaian

Dapat menggunakan ketidaksepakatan di kalangan karyawan dan bisa menjadi tidak adil jika semua karyawan benar-benar unggul

Metode distribusi paksa

Berakhir dengan sejumlah orang ditetapkan sebelumnya dalam masing-masing kelompok

Hasil penilaian tergantung pada ketepatan pilihan awal penilai

Metode insiden kritis

Membantu menspesifikasi apa yang ”benar” dan apa yang ”salah” tentang kinerja karyawan; mendorong penilai untuk menilai karyawan pada suatu basis yang terus berjalan

Sulit untuk menilai atau memeringkat karyawan yang saling berhubungan

Skala perilaku penilaian MBO

Memberikan ”jangkar” perilaku, terikat pada persetujuan bersama berdasarkan sasaran kinerja

Sulit untuk dikembangkan dan menghabiskan banyak waktu

Gambar 3. Tabel kelebihan dan kekurangan yang penting dari alat penilaian (Dessler, 1997, Jilid 2, p22)

 

Prototipe

 

Prototipe merupakan model yang mengambarkan sistem secara menyeluruh (Whitten, 1989, p414). Dalam pelaksanaannya, prototipe terbagi menjadi dua jenis yaitu rapid dan sistem (Whitten, 1989, p423). Penggunaan prototipe dalam desain sistem penempatan pegawai di Universitas Bina Nusantara didasarkan pada beberapa hal berikut ini:

-          menghindari kemungkinan besarnya perubahan sistem

-          memudahkan user untuk mengerti tentang sistem yang akan dibuat

-          memberikan gambaran secara lengkap tentang sistem yang akan dibuat.

 

Diagram Aliran Data / Data Flow Diagram

 

Page 10: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

            Diagram aliran data merupakan suatu alat yang digunakan sebagai sistem analis untuk menggambarkan model atau gambar dari kebutuhan sistem informasi (Hawryzkiewycz, 1991, p78). Simbol yang dapat digunakan dalam menggambarkan kerja sistem melalui DFD adalah proses, datastore , aliran data dan eksternal entitas .

 

Adapun beberapa alasan mengapa DFD digunakan dalam penulisan jurnal ini antara lain:

-          terdapat adanya kaitan antara sistem dengan subsistem sehingga lebih mudah dimengerti dengan adanya penggunaan DFD

-          komunikasi dengan user mengenai sistem yang akan dibuat menjadi lebih mudah

 

Diagram Hubungan Entitas / Entity Relationship Diagram (ERD)

 

Diagram hubungan entitas adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antara masing-masing entitas di dalamnya (Martin, 1990, Vol2. 161). Dalam jurnal ini, entitas yang digambarkan adalah entitas yang berkaitan dengan sistem sumber daya manusia terutama dalam positioning karyawan. Yang dimaksud dengan entitas adalah orang, benda dan lokasi yang dapt digambarkan dengan menggunakan data elemen atau memiliki atribut informasi.

 

PEREKRUTAN PEGAWAI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

 

Perekrutan pegawai di Universitas Bina Nusantara dilakukan dengan menggunakan dua media berdasarkan hasil observasi penulis yang meliputi:

-          media elektronik

Penggunaan melalui media elektronik dalam hal ini menggunakan layanan internet yang dapat diakses di manapun dan kapan saja oleh user.

 

-          media non-elektronik

Penggunaan media non-elektronik dalam hal ini adalah penggunaan media cetak. Salah satu bentuk realisasi dari media cetak tersebut adalah pengumuman perekrutan pegawai yang disebarkan melalui leaflet (selebaran) yang ditempel di papan pengumuman di bagian depan ruangan perkuliahan. Adapun penyebaran brosur di daerah kampus merupakan salah satu

Page 11: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

bentuk ekspektasi dari pihak Universitas Bina Nusantara untuk memperoleh pegawai yang berasal dari kalangan mahasiswa Universitas Bina Nusantara.

 

Perekrutan Menggunakan Media Elektronik

 

            Penggunaan perekrutan melalui media elektronik yaitu menggunakan akses internet berupa adanya:

 

-          perekrutan melalui BinusCareer

 

Perekrutan melalui BinusCareer memiliki scope yang lebih luas karena perekrutan tidak hanya untuk pegawai untuk kepentingan Universitas Bina Nusantara, tetapi juga memberikan kesempatan bagi fresh graduate dan alumni Universitas Bina Nusantara serta pelamar kerja yang meregistrasikan dirinya dalam website tersebut, Dalam hal ini, BinusCareer dapat dikatakan sebagai portal perekrutan pegawai karena menjalin kerja sama dengan berbagai perusahaan terkait untuk menyalurkan sumber daya yang dibutuhkan termasuk di dalamnya menyalurkan sumber daya yang dibutuhkan oleh Universitas Bina Nusantara.

Penempatan pegawai dari e-recruitment dilakukan dengan mencocokkan (match) antara peminatan (desired positions) yang kemudian akan dimasukkan ke dalam database human resource yang kemudian di-sorting atau diseleksi dan dipilah-pilah terlebih dahulu. Data applicants (pelamar kerja) akan disimpan di suatu data store yang kemudian data tersebut akan dicocokkan dengan database human resource requirement and positions. Apabila pelamar memiliki tingkat kecocokan sekitar 80-100%, maka pelamar tersebut akan dipanggil dengan mengirimkan job matches ataupun dihubungi via telepon ataupun email sebagai bentuk konfirmasi. Sedangkan untuk fitur-fitur yang terdapat juga mencakup sebagai berikut: my page, my account& resume, desired positions, job matches, sent applications, received invitations, clipboard, campus hiring dan placement. Jadi sudah tampak jelas bahwa aplikasi e-recruitment ini sudah memiliki dukungan penuh terhadap perekrutan dan penempatan pegawai dengan melihat fitur-fitur yang terdapat di dalamnya.

 

 

 

 

 

 

Page 12: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 13: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 4. Aplikasi BinusCareer berbasis web untuk perekrutan pegawai

 

 

      Tampilan hasil job match yang sesuai dengan keinginan

      pelamar dan permintaan SDM organisasi 

                             

                                                                              Fitur-fitur e-recruitment untuk pelamar pekerjaan

Gambar 5. Tampilan layar aplikasi e-recruitment bagi pelamar pekerjaan

 

 

Page 14: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

Menurut Torres et al, proses perekrutan pegawai di dalam departemen ADP (Abu Dhabi Police) menggunakan media internet dapat digambarkan menggunakan diagram aliran data di bawah ini yang dapat juga dianalogikan sebagai perekrutan pegawai di Universitas Bina Nusantara yang melalui serangkaian tahapan seleksi sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh pihak organisasi agar memenuhi kualitas yang dibutuhkan oleh organisasi tersebut dalam menjalankan fungsionalitas posisi pekerjaan tersebut secara optimal dan produktif.

 

 

 

 

Gambar 6. Aliran proses data dalam e-recruitment di ADP (Abu Dhabi Police)

-          perekrutan melalui aplikasi online

Perekrutan menggunakan aplikasi online yang dapat dilihat pada http://lecturervacancy.binus.ac.id/ merupakan aplikasi yang berbasis web yang digunakan untuk merekrut pegawai dalam bidang pendidikan sebagai tenaga pengajar di Universitas Bina Nusantara sebagai Dosen. Aplikasi ini digunakan untuk memudahkan dan memungkinkan untuk memperoleh calon dosen yang berkualitas dengan memperoleh sebanyak-banyaknya pelamar pekerjaan tersebut untuk tahap selanjutnya diseleksi.

 

Tampilan di bawah ini dapat dilihat bahwa pengiklanan lowongan pekerjaan pada posisi yang diperlukan dilakukan tanpa perlu menghabiskan biaya iklan bila dibandingkan dengan mengiklankan melalui media cetak lainnya. Sedangkan untuk waktu penerimaan persyaratan yang diminta dapat langsung diterima secara on-line dan perekrutan pegawai dapat berjalan dengan efektif dan efisien dari segi biaya, kualitas dan waktu yang dikeluarkan. Hal ini juga dilakukan mengingat jumlah mahasiswa yang meningkat hampir 200% dari tahun ke tahun sedangkan peningkatan jumlah tenaga pengajar hanya sekitar 20% dan hal ini tentunya tidak seimbang dalam memberikan pelayanan terhadap mahasiswa yang menjadi pelanggan Universitas Bina Nusantara.

 

Gambar 7. Tampilan aplikasi berbasis web untuk perekrutan calon Dosen di Universitas Bina Nusantara

 

 

ANALISIS KEADAAN SDM UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Page 15: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

 

Dari hasil analisis diperoleh informasi bahwa faktor-faktor yang paling berpengaruh dalam menentukan spesifikasi suatu pekerjaan di Universitas Bina Nusantara antara lain:

-          kebangsaan

-          latar belakang pendidikan

-          pengalaman kerja

-          usia

-          kepribadian

-          kondisi fisik

-          ketrampilan

-          lulus terhadap tes seleksi

 

Dari hasil pengumpulan data diperoleh hingga saat ini, jumlah pegawai yang tersebar dalam berbagai divisi sekitar kurang lebih 10.000 pegawai dalam berbagai tingkatan manajemen dan jenjang pendidikan. Untuk penyebaran pegawai di berbagai divisi dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

 

Tingkatan Manajemen Posisi Total

Manajemen Tingkat Atas Rektor 1

  Pembantu Rektor 4

  Direktur 5

  Kepala Perwakilan Manajemen 1

  Pengendali Sistem Mutu 1

  Dekan 5

  Ketua Jurusan 9

  Sekretaris Jurusan 6

  Pembimbing akademik (khusus untuk S2) 1

  Quality assure (khusus untuk S2) 2

  Koordinator Penelitian 1

     

Manajemen Tingkat Menengah Kepala unit pelayanan teknis 9

  Kepala biro 10

  Kepala sub biro 20

Page 16: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

     

Manajemen Tingkat Bawah Staff administrasi 307

  Staff operasi 272

 

Gambar 8. Tabel distribusi staff Universitas Bina Nusantara berdasarkan posisi dan tingkatan manajemen (Widjaja, 1999, p28-29)

 

Dari hasil survei juga ditemukan bahwa sampai saat ini Universitas Bina Nusantara telah memiliki sistem informasi manajemen sumber daya manusia seiring dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan manajemen sumber daya manusia:

-          perencanaan SDM

-          analisis pekerjaan

-          perekrutan

-          seleksi

-          penempatan

-          promosi / mutasi

-          penilaian kinerja

-          pelatihan dan pengembangan

-          pemutakhiran data pegawai

 

Untuk gambaran dari prototype sistem pada human resource information system dapat dilihat pada aliran data sebagai berikut ini. Dapat dilihat bahwa entitas yang terlibat dalam penempatan sumber daya manusia di Universitas Bina Nusantara antara lain meliputi pekerja, pihak manajemen, kandidat pegawai, dan manajer departemen sumber daya manusia.

Penjelasan dari diagram hubungan sistem penempatan pegawai dapat dimulai dari pihak manajemen dengan menentukan adanya standarisasi kinerja, deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Dari kebijakan tersebut, sistem akan memberikan hasil berupa perekrutan ataupun penempatan tenaga kerja baru dan perubahan-perubahan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi tersebut. Sedangkan dari pihak kandidat yang merupakan calon pelamar dapat mulai mengajukan suratlamaran yang akan dimasukkan ke dalam sistem dan saat ini sistem yang berjalan adalah sistem online berbasis web yang memungkinkan pemutakhiran database sumber daya manusia. Surat tersebut akan diproses dengan menggunakan sistem matching apakah sesuai dengan requirement yang dibutuhkan. Apabila sesuai, maka sistem akan

Page 17: Human Resource Information Dalam Recruitment Dan Positioning

mengirimkan surat penerimaan, sebaliknya bila tidak sesuai, sebagai bentuk konfirmasi akan diberikan surat penolakan. Dari pihak pegawai, dapat saja mengalami perubahan identitas seperti perubahan alamat dan data diri lainnya, ataupun perubahan keterampilan yang dimiliki yang akan menjadi input bagi sistem tersebut. Sistem akan memberikan output kepada pekerja dengan adanya job posting. Manajer departemen SDM merupakan kepala lini dari departemen tersebut akan melakukan evaluasi terhadap kinerja dan mengubah elemen analisis pekerjaan. Apabila terdapat kekurangan sumber daya manusia, maka manajer dapat memasukkan permintaannya terhadap pegawai baru. Hal ini terus berulang seiring dengan meningkatnya keperluan organisasi tersebut.

 

 

 

 

Gambar 9. Diagram Hubungan Sistem Penempatan Pegawai

 

KESIMPULAN

 

Pentingnya informasi terhadap sumber daya manusia dalam perekrutan dan penempatan karyawan terasa begitu nyata ketika suatu organisasi mulai menyadari pentingnya sumber daya manusia sebagai penggerak organisasi dan salah satu faktor utama pendukung keberhasilan organisasi tersebut.

 

1. Manajemen sumber daya manusia membutuhkan informasi yang akurat, mutakhir, dan cepat dalam melakukan kegiatan sumber daya manusia

2. Informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dari suatu sistem pendukung kegiatan sumber daya manusia. Salah satu bentuknya terdapat pada aplikasi e-recruitment yang saat ini sudah banyak digunakan oleh berbagai organisasi.

3. Sumber daya informasi mengenai sumber daya manusia harus dikembangkan seiring dengan meningkatnya kebutuhan organisasi akan sumber daya manusia yang berkualitas dengan melakukan perubahan yang menjawab kebutuhan dan menambahkan fitur-fitur yang diperlukan

4. Untuk memperoleh informasi yang akurat dan tepat waktu, maka diperlukan pemahaman terhadap aliran data yang terdapat pada sistem perekrutan dan penempatan sumber daya manusia.