Sistem

Oleh : M. Nazilil Asror (210000028)

Mahasis

Materi Presentasi

m Informasi Manajemen

M. Nazilil Asror (210000028) & M.S.L Imam Hidayat (210000027)

swa Teknik Informatika Universitas Paramadina

2012/2013

1

n

M.S.L Imam Hidayat (210000027)

a

2

Daftar Isi

Daftar Isi .......................................................................................................................................... 2

Human Resources Information System (HRIS) .......................................................................................... 3

1. Pendahuluan ................................................................................................................................ 3

2. Fungsi Sumber Daya Manusia ...................................................................................................... 3

3. Kegiatan Umum SDM ................................................................................................................... 3

• Perekrutan dan Penerimaan (recruiting and hiring) .................................................................. 4

• Pendidikan dan Penelitian ........................................................................................................ 4

• Manajemen Data ..................................................................................................................... 4

• Penghentian dan Administrasi Tunjangan ................................................................................. 4

4. Evolusi HRIS ................................................................................................................................. 5

4.1 Pengaruh Peraturan Pemerintah .......................................................................................... 5

4.2 Pengaruh dari Komputer Mikro ............................................................................................ 5

5. Model Sistem Informasi SDM ....................................................................................................... 6

5.1 Sistem Informasi Akuntansi .................................................................................................. 7

5.2 Subsistem penelitian Sumber Daya Manusia ........................................................................ 8

5.3 Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia ........................................................................... 8

5.4 Database HRIS ...................................................................................................................... 9

5.4.1 Isi Database .................................................................................................................. 9

5.4.2 Lokasi Database .......................................................................................................... 10

5.5 Output HRIS ....................................................................................................................... 10

5.5.1 Bentuk Dasar Output .................................................................................................. 10

5.5.2 Subsistem Output ....................................................................................................... 11

5.5.2.1 Subsistem perencanaan angkatan kerja ...................................................................... 11

5.5.2.2 Subsistem perekrutan ................................................................................................. 11

5.5.2.3 Subsistem manajemen angkatan kerja ........................................................................ 11

5.5.2.4 Subsistem Kompensasi ............................................................................................... 11

5.5.2.5 Subsistem Benefit ....................................................................................................... 11

5.5.2.6 Subsisem pelaporan lingkungan .................................................................................. 11

6. Kesimpulan ................................................................................................................................ 12

3

Human Resources Information System (HRIS)

1. Pendahuluan

Semua perusahaan besar memiliki fungsi SDM (Sumber Daya Manusia) yang menangani banyak proses

khusus berkaitan dengan personil / SDM perusahaan. Sistem konseptual yang digunakan dalam

mengelola SDM disebut Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information

System) atau dapat kita sebut HRIS.

HRIS mengikuti format dasar yang sama seperti system informasi fungsional lain. SIA (Sistem Informasi

Akuntansi) memberikan data personil yang bersifat keuangan, subsistem penelitian SDM melakukan

proyek penelitian khusus untuk mengumpulkan data baru, dan subsistem intelijen SDM mengumpulkan

data dan informasi yang berhubungan dengan data personil/SDM dari lingkungan instansi/perusahaan.

Database HRIS melengkapi data SDM dengan data yang menjelaskan baik organisasi maupun

perorangan di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil. Walaupun banyak pengolahan

HRIS dalam perusahaan besar telah diturunkan dari mainframe di bagian system informasi ke computer

mikro di bagian SDM, sebagian besar database SDM masih berada di bagian computer sentral

perusahaan.

HRIS telah melalui perjalanan yang panjang sejak decade yang lalu sehingga banyak eksekutif yang

sekarang memandangnya sama berharganya seperti system informasi fungsional yang lain. Namun,

masih ada tempat untuk perkembangan HRIS lebih lanjut karena HRIS mampu mengatasi beberapa

masalah manajemen tersulit.

2. Fungsi Sumber Daya Manusia

Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggungjawab atas

banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Istilah personalia awalnya diberikan

pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan Sumber Daya Manusia (SDM), yang mengakui bahwa personil

sebagai sumber daya yang berharga. SDM dapat merupakan suatu departemen atau divisi yang memiliki

status fungsional yang sama seperti pemasaran, manufaktur, keuangan, dan yang lainnya. Orang yang

bertanggungjawab atas SDM disebut dengan istilah Direktur SDM dan sekaligus dapat menjadi anggota

komite eksekutif dalam perusahaannya.

3. Kegiatan Umum SDM

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan

personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan

4

pegawai dan mantan pegawai. Berikut 4 kegiatan utama yang dilakukan SDM seperti digambarkan

dalam gambar di bawah ini:

Gambar 1

• Perekrutan dan Penerimaan (recruiting and hiring)

SDM membantu mencari dan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang

iklan di media, cetak dan elektronik serta online, memberikan informasi posisi yang dibutuhkan

kepada agen kerja swasta dan pemerintah, melakukan wawancara, dan mengurus ujian

pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir peraturan pemerintah yang

mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan

yang sesuai.

• Pendidikan dan Penelitian

SDM dapat membantu para pegawai dalam mengikuti training-training untuk meningkatkan

keahlian dan pengetahuannya untuk perusahaan.

• Manajemen Data

SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut

untuk memenuhi kebutuhan informasi user.

• Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka berhak menerima paket tunjangan

seperti rumah sakit, asuransi, dokter gigi dan pembagian keuntungan yang semakin sulit

5

administrasinya, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan

wawancara keluar. Yang mana salah satu wawancara ini dilakukan untuk belajar bagaimana

perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih kepada pegawainya. SDM juga mengurus

program pensiun bagi mantan pegawai yang berhak.

4. Evolusi HRIS

Sistem personalia awalnya menempatan data pegawai dalam map yang ditempatkan pada departemen

personalia. Saat perusahaan memperoleh mesin punched-card, file dipindahkan ke departemen

pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched-card. Saat computer menggantikan punched-

card, data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetic serta hardisk.

4.1 Pengaruh Peraturan Pemerintah

Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memperhatikan pada data personil dibandingkan dengan

perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus material. Data keuangan dan

material dilihat sebagai kunci keberhasilan perusahaan,sehingga data pegawai dianggap tidak lebih

sebagai tugas yang seperlunya.

Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO

(Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety Health Administration), dan AAP

(Affirmative Action Program), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan

diharuskan untuk menyediakan statistic bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh

mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti

bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan system

berbasis computer.

Top menejemen perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan system

personalia berorientasi informasi (information oriented personnel system). System baru dikembangkan

oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerjasama dengan user di bagian sumber daya manusia.

Pengolahan dilakukan di computer berskala besar yang ditempatkan di SI. Keadaan ini berlanjut sampai

akhir 1970-an, saat inovasi dalam teknologi computer melahirkan HRIS seperti yang kita kenal sekarang.

4.2 Pengaruh dari Komputer Mikro

Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara

stand alone, dan ada yang dibentuk dalam suatu jaringan LAN, dan beberapa juga ada yang dihubungkan

dengan data center perusahaan.

Association of Human Resources System Profesioanls (HRSP) pada tahun 1990 dan 1991 melakukan

penelitian dan melaporkan bahwa rata-rata 37,9 komputer mikro didedikasikan untuk System Informasi

Sumber Daya Manusia, dengan tidak kurang dari 40% dibuat jaringan. Hal ini menunjukkan mulai

diperhatikan dan dianggap pentingnya suatu system yang dapat menangani sumber daya manusia.

6

5. Model Sistem Informasi SDM

Satu hal dari system informasi sumber daya manusia yang membedakannya dari system informasi

fungsional lain adalah beragamnya aplikasi yang dimungkinkan. Gambar di bawah ini memberikan ide

mengenai berbagai aplikasi yang mungkin. Gambar ini merupakan gambaran umum dari banyak model

HRIS yang telah dikembangkan untuk menjangkau beragam aplikasi.

Gambar 2

Sumber : Andrew O. Manzini dan John D. Gridley, Integrating Human Resources and Strategic Business Planning.

Dalam membuat model system sumber daya manusia, kita menggunakan format umum yang sama dari

subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan oleh berbagai area fungsional

lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian dan intelijen.

Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan computer. Sedangkan subsistem

output mencerminkan arus sumber daya personil perusahaan.

7

Berbagai komponen input, penyimpanan dan output membentuk model HRIS, yang tampak pada

gambar 3 di bawah ini :

Gambar 3

5.1 Sistem Informasi Akuntansi

Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen elemen data personil dan akuntansi.

• Elemen data personil relative lebih permanen dan bersifat non-keuangan. Contohnya adalah

nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan. Elemen data

8

personil ini diciptakan oleh SDM pada waktu penerimaan dan diperbarui selama pegawai

berkerja di perusahaan. Data serupa juga disimpan untuk pegawai yang pensiun.

• Elemen data akuntansi terutama bersifat keuangan, dan cenderung lebih dinamis dibandingkan

data personil. Contoh elemen data akuntansi adalah upah per jam, gaji bulanan, pendapatan

kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan.

SIA (Sistem informasi Akuntansi) menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi

gambaran yang lengkap dari sumber daya personil-keuangan dan non keuangan.

Walau arus data akuntansi penting, bagi HRIS sekarang data akuntansi tidak sepenting dulu. Dulu, gaji

merupakan tanggungjawab SDM. Namun, tanggungjawab itu lambat laun diserahkan pada SIA.

Sekarang, keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian hanya berbentuk penyediaan proses dan data

pendukung dari SIA.

5.2 Subsistem penelitian Sumber Daya Manusia

Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.

Contohnya adalah penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan, dan penelitian keluhan.

• Penelitian suksesi (succession studies) dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam

perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia. Mungkin seorang kepala

departemen akan pensiun, dan top manajemen ingin mengetahui siapa yang dapat

dipertimbangkan untuk dipromosikan ke jabatan itu.

• Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation) mempelajari setiap jabatan dalam

suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang

diperlukan.

• Penelitian keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan

pegawai untuk berbagai alasan.

Untuk setiap contoh di atas, ada kebutuhan bagi informasi tertentu yang tidak dapat dihasilkan dari

database HRIS, dan penelitian khusus kadang perlu dilakukan untuk mengumpulkan data tersebut.

5.3 Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya

manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi

pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing.

• Intelijen pemerintah , pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu

perusahaan mengikuti berbagai aturan ketenagakerjaan.

• Intelijen pemasok, pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi yang

memberikan employee benefit, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga

9

kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan

informasi yang memungkinkan perusahaan melakukan fungsi perekrutan dan penerimaan

• Intelijen Serikat perkerja, serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan

dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

• Intelijen masyarakat global, masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan

sumber daya local seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk

merekrut pegawai dalam skala local, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan

pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

• Intelijen masyarakat keuangan, masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi

yang digunakan dalam perencanaan personil.

• Intelijen pesaing, dalam industry tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang

sangat khusus, seperti industry computer, terjadi perpindahan pegawai yang sering dari satu

perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai

sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia

pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Data yang berhubungan dengan manusia dari lingkungan juga banyak dijumpai dan disediakan oleh

beberapa system computer. Diantaranya adalah dikelompokkan dalam 5 kategori database :

1. Database perusahaan pencari eksekutif

2. Database universitas yang menyediakan informasi curriculum vitae bagi para lulusannya

3. Database agen tenaga kerja

4. Database akses umum seperti linked.in, jobsDB.com dan sistem-sistem informasi pencari kerja

lain

5. Bank pekerjaan perusahaan (Corporate Job Banks) beberapa perusahaan besar seperti IBM, HP,

Travelers, menyimpan database sendiri untuk orang-orang yang dapat bekerja sebagai pegawai

sementara.

5.4 Database HRIS

Meningkatnya masalah yang berkaitan dengan personil, disebabkan oleh banyaknya peraturan

pemerintah dan meluasnya pilihan benefit, membuat penyimpanan data dalam computer sebagai suatu

keharusan. Bagi database SDM berbasis computer, tersedia beberapa alternative dalam hal isi, lokasi,

manajemen dan pemasukan data.

5.4.1 Isi Database

Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan

perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia

dalam beberapa cara.

• Data Pegawai kebanyakan database HRIS berisi data yang berhubungan dengan pegawai

perusahaan yang ada. Dan tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen data, seperti

nama, alamat, tempat dan tanggal lahir dan lain sebagainya.

10

• Data Non Pegawai, data non-pegawai dalam database HRIS, dapat diidentifikasi berupa

data yang menjelaskan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja,

akademi dan universitas, serikat pekerja, dan pemerintah. Juga diidentifikasi data yang

menjelaskan perorangan seperti pelamar, tanggungan, keuntungan dan pegawai yang

masih bertahan.

5.4.2 Lokasi Database

Mengenai lokasi dimana ditempatkanya database HRIS, sangat bervariasi dan bergantung pada

kebijakan suatu perusahaannya. Database HRIS dapat diletakkan di computer sentral perusahaan atau

bisa juga berada di area SDM.

5.5 Output HRIS

Output HRIS lebih sering digunakan oleh para manager SDM yang biasanya menggunakan laporannya

yang berbasis mingguan, kemudian diikuti oleh manager lain yang mengunakan laporan / output HRIS

berbasis bulanan.

5.5.1 Bentuk Dasar Output

User HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodic dan jawaban atas database

queries. Kadang juga berupa model matematika dan berupa sistem pakar. Berikut adalah gambaran

masing-masing jenis output yang digunakan oleh beberapa perusahaan berdasarkan hasil penelitian dari

HRSP pada 1990-1991

Gambar 4

11

5.5.2 Subsistem Output

Modl HRIS meliputi enam subsistem output, masing-masing berisi sejumlah aplikasi. Berikut

penjelasannya.

5.5.2.1 Subsistem perencanaan angkatan kerja

Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk

mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang

paling popular diantaranya adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji dan analisis/evaluasi

kerja, perencanaan dan pembuatan bagan organisasi. Ada 2 aplikasi lagi yang belum diperhatikan yaitu

aplikasi perencanaan dan pemodelan angkatan kerja. Sehingga masih banyak tempat untuk

pengembangan aplikasi HRIS

5.5.2.2 Subsistem perekrutan

Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam organisasi melalui subsistem perekrutan. Ada 2 aplikasi

dalam subsistem perekrutan yaitu penelusuran pelamar dan pencarian dari internal. Penelusuran berarti

bahwa untuk mengisi lowongan pekerjaan di suatu perusahaan, perusahaan tersebut mencari SDM dari

luar perusahaan sedangkan pencarian internal, perusahaan berusaha mencari SDM yang ada untuk

ditempatkan pada lowongan yang ada.

5.5.2.3 Subsistem manajemen angkatan kerja

Dalam hal aplikasi, subsistem manajemen angkatan kerja memiliki 7 aplikasi terdaftar antara lain

Penilaian Kinerja, Pelatihan, Pengendalian Posisi, Relokasi, Keahlian/Kompetensi, Suksesi dan

Pendisiplinan.

5.5.2.4 Subsistem Kompensasi

Yang merupakan subsistem Kompensasi dalam HRIS antara lain Peningkatan Penghargaan, Gaji,

Kompensasi Eksekutif, Insentif bonus dan Kehadiran.

5.5.2.5 Subsistem Benefit

Aplikasi benefit telah diterapkan dalam skala besar, dengan enam aplikasi terpisah yaitu Defined

Contribution, Defined Benefits, Benefit statements, flexible benefits, pembelian saham, dan pemrosesan

klaim. Berbagai aplikasi dalam subsistem ini sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Defined contribution

dan defined benefit plans memungkinkan seorang pegawai mengakumulasi dana pensiun untuk

mencapai standar hidup tertentu, ditentukan dengan perhitungan aktuaria. Flexible benefit plans adalah

inovasi terbaru yang memungkinkan pegawai untuk menentukan sendiri benefit yang diinginkan.

Kerumitan aplikasi tersebut menunjukkan bahwa SDM bukan sekedar cherry picking atau menerapkan

aplikasi yang mudah. Area ini merupakan bukti terkuat bahwa SDM telah berhasil mencapai end-user

computing.

5.5.2.6 Subsisem pelaporan lingkungan

Berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan karena melakukan pelaporan kebijakan dan praktek

personalia perusahaan kepada pemerintah. Aplikasi ini ditujukan untuk memenuhi tanggungjawab

perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen. Aplikasi-

12

aplikasi pada subsistem pelaporan antara lain catatan EEO, analisis EEO, peningkatan serikat pekerja,

catatan kesehatan dan keluhan.

6. Kesimpulan

(Human Resources Information System / HRIS ) atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah

perangkat lunak atau solusi online untuk entri data, data pelacakan, dan informasi data kebutuhan

Sumber Daya Manusia, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi dalam bisnis. Setiap perusahaan

besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (Human Resource Information System)

atau HRIS.

Semakin baik Sumber Daya Manusia Sistem Informasi ( HRIS ) menyediakan keseluruhan:

1. Manajemen Semua Informasi Karyawan

2. Pelaporan dan Analisis Informasi Karyawan

3. Dokumen perusahaan terkait seperti buku pegangan karyawan, prosedur evakuasi darurat dan

pedoman keselamatan.

4. Manfaat Administrasi termasuk Pendaftaran, Perubahan Status dan Informasi Pribadi di update.

5. Kelengkapan data penggajian dan Integrasi dengan perangkat lunak lain seperti keuangan dan

sistem akuntansi.

Sebuah HRIS yang efektif memberikan informasi tentang apa saja yang diperlukan oleh perusahaan

untuk melacak dan menganalisis tentang karyawan, mantan karyawan maupun pemohon/pelamar.

Perusahaan akan perlu memilih Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dan menyesuaikannya untuk

memenuhi kebutuhannya.