I. ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG

1. Phân cấp quản lý các hoạt động xây dựng

STT Loại công trình Giá trị xây lắp (VNĐ)

Đơn vị cung cấp vốn xây dựng công trình

Chủ đầu tư

GNI Đối ứng của CDC

1 Công trình có vốn hỗ trợ đặc biệt (Designated Fund)

Bất kỳ Có Có/ Không GNI

2 Công trình thuộc danh mục hỗ trợ hàng năm (GNK fund)

<200,000,000

Có Có/ Không CDC

>= 200,000,000

Có Không GNI

>= 200,000,000

Có Có, đối ứng <30% giá trị xây lắp

GNI

>= 200,000,000

Có Có, đối ứng >= 30% giá trị xây lắp

CDC và GNI (hợp đồng 3 bên)

2. Quy trình thực hiện các hoạt động xây dựng

2.1. Đối với công trình dự án đặc biệt (Designated Fund) >= 50,000 USD

Bước

Hoạt động Đối tác làm việc Người phụ trách chính

1 Chuẩn bị, tiếp nhận nguồn vốn tài trợ

1.1. Khảo sát, lập đề xuất xin nguồn vốn tài trợ

Nhà tài trợ, CDC HO-HO, PM

1.2. Viết công văn đề nghị tỉnh tiếp nhận nguồn vốn hỗ trợ

UBND tỉnh, Sở kế hoạch & đầu tư, Sở

OD-HO

Bước

Hoạt động Đối tác làm việc Người phụ trách chính

ngoại vụ, Ban PM cấp huyện

1.3. MoU (Biên bản thỏa thuận) thực hiện dự án giữa GNI và CDC cấp huyện

CDC cấp huyện OD-HO

2 Thiết kế và lập dự toán công trình

2.1.Tìm kiếm & tổ chức lựa chọn đơn vị thiết kế

Công ty tư vấn thiết kế

HO-OD

2.2. Tìm kiếm và tổ chức lựa chọn đơn vị thẩm tra thiết kế và dự toán

Công ty tư vấn thiết kế

HO-OD

2.3. Khảo sát mặt bằng, địa chất CDC cấp xã PM

2.4. Kiểm tra, hoàn thành thiết kế, dự toán công trình

Công ty tư vấn thiết kế

HO-OD

3 Thẩm định, phê duyệt thiết kế - dự toán công trình

3.1. Tổng hợp hồ sơ nộp thẩm định dự án và nộp tỉnh phê duyệt (*)

Sở xây dựng, Sở Kế hoạch đầu tư, UBND tỉnh

PM

3.2. Bổ sung, sửa đổi hồ sơ theo yêu cầu và tiếp nhận kết quả thẩm định, phê duyệt

Sở xây dựng, Sở Kế hoạch đầu tư, UBND tỉnh

PM

4 Đấu thầu và chọn thầu thi công

4.1. Tổng hợp danh sách đơn vị tham gia đấu thầu

Công ty xây dựng HO-OD

4.2. Tổ chức phỏng vấn thầu và lựa chọn nhà thầu

Công ty xây dựng CD/MD

4.3. Chuẩn bị hồ sơ thi công, hợp đồng, làm Công ty xây dựng PM

Bước

Hoạt động Đối tác làm việc Người phụ trách chính

tạm ứng

5 Lựa chọn đơn vị giám sát thi công công trình

Công ty tư vấn giám sát

HO-OD

6 Thực hiện quản lý thi công công trình

6.1. Thực hiện giám sát thi công hàng ngày Nhà thầu PM

6.2. Thực hiện giám sát khác theo yêu cầu của CD, MD và quản lý OD

Nhà thầu OD-HO

6.3. Nghiệm thu công tác, hoàn thành hạng mục công trình

Nhà thầu, đơn vị giám sát, đơn vị thiết kế

PM

6.4. Tổ chức họp thường xuyên, họp khẩn cấp giải quyết các vấn đề phát sinh

Nhà thầu, đơn vị giám sát, đơn vị thiết kế

PM

6.5. Nghiệm thu hoàn thành, bàn giao đưa công trình vào sử dụng

Nhà thầu, đơn vị giám sát, đơn vị thiết kế

PM

7 Báo cáo hoàn thành công trình

7.1. Viết báo cáo kết quả OD-HO

7.2. Kế hoạch sử dụng công trình đã hoàn thành

PM

7.3. Tổng hợp hình ảnh liên quan đến công trình

PM

8 Thanh toán

8.1. Tổng hợp hồ sơ chứng từ thanh toán Nhà thầu PM

Bước

Hoạt động Đối tác làm việc Người phụ trách chính

8.2. Làm Payment request PM

2.2. Đối với công trình dự án hoạt động hàng năm và dự án đặc biệt dưới $50,000,000

Bước

Hoạt động Đối tác làm việc Người phụ trách

1 Thiết kế , lập dự toán và đề xuất hoạt động

1.1. Lựa chọn đơn vị thiết kế Công ty tư vấn thiết kế

PM

1.2. Lựa chọn đơn vị thẩm tra thiết kế và dự toán

Công ty tư vấn thiết kế

PM

1.3. Khảo sát mặt bằng, địa chất CDC cấp xã PM

1.4. Kiểm tra, hoàn thành thiết kế, dự toán công trình

Công ty tư vấn thiết kế

PM

1.5. Lập đề xuất trình HO phê duyệt PM

2 Quyết định/ giấy phép xây dựng, biên bản bàn giao mặt bằng

CDC cấp xã PM

3 Đấu thầu và chọn thầu thi công

3.1. Tổng hợp danh sách đơn vị tham gia đấu thầu

Công ty xây dựng PM

3.2. Tổ chức phỏng vấn thầu và lựa chọn nhà thầu

Công ty xây dựng PM

3.3. Ký kết hợp đồng, tạm ứng Công ty xây dựng PM

4 Thực hiện quản lý thi công công trình

4.1. Thực hiện giám sát thi công hàng ngày Nhà thầu PM

4.2. Thực hiện giám sát khác theo yêu cầu của CD, MD và quản lý OD

Nhà thầu OD-HO

4.3. Nghiệm thu công tác, hoàn thành hạng mục công trình

PM

4.4. Tổ chức họp thường xuyên, họp khẩn cấp giải quyết các vấn đề phát sinh

PM

4.5. Nghiệm thu hoàn thành, bàn giao đưa công trình vào sử dụng

PM

5 Thanh toán

5.1. Tổng hợp hồ sơ chứng từ thanh toán PM

5.2. Payment request PM

5.3. Báo cáo kết quả hoạt động PM

4. Một số yêu cầu đối với hoạt động xây dựng

STT Công việc Nội dung yêu cầu

1 Lập đề xuất hoạt động Sử dụng mẫu đề xuất hoạt động của GNI hoặc form dự án đặc biệt. Các thông tin bao gồm:

Đặc điểm và sự cần thiết của hoạt động

Hình ảnh hiện trạng thể hiện sự cần thiết của hoạt động

Mục tiêu, kết quả và đầu ra hoạt động

Kế hoạch chi tiết: quy trình thực hiện, tài liệu thiết kế-dự toán, tiến độ thi công, kế hoạch giám sát

Kế hoạch sử dụng công trình được tài trợ

2 Lựa chọn đơn vị thiết kế, đơn vị giám sát

Lựa chọn tư vấn cá nhân hoặc công ty đảm bảo các tiêu chí:

Tư vấn tham gia thiết kế có bằng cấp đúng

chuyên môn;

Có kinh nghiệm tham gia tư vấn thiết kế hoặc giám sát thi công công trình xây dựng trên 5 năm;

Có khả năng đáp ứng đúng các yêu cầu của GNI về thời hạn hoàn thành, định mức chi phí…

Là người có uy tín, có lập trường và đứng về phía tổ chức GNI

Các hồ sơ tư vấn thiết kế/ giám sát cung cấp cho GNI:

Đối với tư vấn thiết kế: Hồ sơ năng lực, hợp đồng tư vấn, bản vẽ đầy đủ - dự toán kinh phí của gói xây dựng, báo cáo kinh tế - kỹ thuật, báo cáo khảo sát mặt bằng và địa chất (nếu có)

Đối với tư vấn giám sát: Chứng chỉ giám sát, hợp đồng tư vấn, kế hoạch giám sát, báo cáo giám sát thi công hàng tuần

3 Lựa chọn nhà thầu thi công

Cách thức thực hiện:

Đối với công trình do GNI làm chủ đầu tư có giá trị xây lắp từ 200 triệu trở lên -> lựa chọn nhà thầu là công ty có uy tín. Tìm kiếm và chọn ra ít nhất 2 nhà thầu để đàm phán

Đối với công trình do CDC thực hiện, có hai hình thức:

+ CDC mua vật liệu và thuê nhân công thực hiện

+ Thuê chọn gói công ty/ tổ thợ thi công có uy tín

-> Tìm kiếm và chọn ra ít nhận 2 nhà thầu/ nhà cung cấp để đàm phán, việc lựa chọn nhà thầu nào đều phải sự đồng ý của cả GNI và CDC.

Tiêu chí lựa chọn nhà thầu:

- Năng lực kinh nghiệm của nhà thầu:

+ Đã hoặc đang thực hiện các công trình có quy mô tương đương,

+ Có tài liệu chứng mình năng lực tài chính đảm bảo

cho việc thi công công trình.

+ Nhân sự và trang thiết bị, máy móc nhà thầu hiện có đảm bảo cho thi công

- Các yêu cầu bắt buộc của Chủ đầu tư:

+ Giá trị xây lắp phù hợp: hợp đồng trọn đơn giá không thay đổi, các tính phần phát sinh được thống nhất trước khi thực hiện

+ Biện pháp thi công và tiến độ đảm bảo, thực hiện nghiêm túc phạt nếu chậm tiến độ

+ Chủng loại vật tư đưa vào sử dụng đúng thiết kế và dự toán

+ Công tác quản lý và phối hợp tốt

+ Đảm bảo công tác an toàn cho công nhân tại công trường

+ Đảm bảo công tác thanh toán đầy đủ chi phí nhân công và chi phí cho đơn vị cung cấp vật tư.

4 Thẩm duyệt, phê duyệt thiết kế - dự toán thiết kế (đối với công trình dự án đặc biệt trên $50,000)

(*) Hồ sơ nộp phê duyệt bao gồm:

1. Tờ trình thẩm định do CDC cấp huyện chuẩn bị

2. Báo cáo kinh tế kỹ thuật do đơn vị thiết kế cung cấp

3. Tài liệu khảo sát (địa hình, địa chất, thủy văn,…)

4. Các văn bản pháp lý kèm theo:

Quyết định phê duyệt Chủ trương đầu tư; văn bản cam kết tài trợ vốn cho công trình của Tổ chức GNI;

Báo cáo kết quả thẩm tra của Sở Xây dựng;

Văn bản thẩm định hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công – dự toán của Chủ đầu tư;

Hồ sơ năng lực hoạt động xây dựng của tổ chức, cá nhân tham gia lập Báo cáo kinh tế- kỹ thuật, thẩm tra, thẩm định thiết kế bản vẽ thi công, dự toán.

5. Các tài liệu pháp lý có liên quan:

Hợp đồng tư vấn lập dự án, biên bản nghiệm thu hồ sơ dự án;

Các tài liệu pháp lý có liên quan khác (kế hoạch đấu thầu tư vấn lập dự án, quy hoạch, bồi thường, giải phóng mặt bằng…)

5 Quản lý thi công công trình

Báo cáo tiến độ thi công công trình: FO gửi báo cáo tiến độ thi công công trình vào thứ 2 hàng tuần, không để HO nhắc nhở. Các báo cáo phải chi tiết bao gồm các thông tin: các công tác đã hoàn thành, đánh giá chất lượng, thái độ hợp tác của nhà thầu, các thay đổi so với thiết kế và dự toán đã phê duyệt, các vấn đề phát sinh và cách giải quyết, hình ảnh đính kèm…

Trong quá trình thi công, nếu phát hiện các lỗi sai, FO cần ghi thành biên bản, chụp hình và báo cáo cho HO; sau khi nhà thầu hoàn thành sửa chữa các lỗi theo yêu cầu, FO báo cáo kết quả bằng mail có đình kèm hình ảnh đã sửa chữa;

PM là đầu mối chính cho tất cả các hoạt động xây dựng; bất kỳ đề xuất, báo cáo hay tài liệu nào liên quan đến hoạt động phải được PM kiểm tra và phê duyệt trước khi chuyển lên HO;

PM làm việc trực tiếp trao đổi, giải quyết các công việc với nhà thầu, hạn chế nhà thầu gọi điện hoặc viết mail trực tiếp cho HO; PM chủ động trao đổi với HO nếu có vấn đề phát sinh cần sự hỗ trợ;

Hình ảnh các giai đoạn thi công, hoàn thành công trình cần được chụp và lưu trữ cẩn thận. Ảnh báo cáo được chụp đúng theo hướng dẫn về chụp ảnh báo cáo của GNI.

6 Thanh toán hoạt động Hồ sơ thanh toán thi công công trình bao gồm:

Payment Request

Bảng quyết toán công trình: giá trị xây lắp theo hợp đồng, giá trị phát sinh tăng/ giảm, các chi phí khác (mua sắm trang thiết bị, chi phí thẩm tra

thiết kế - dự toán, logo…)

Biên bản thanh lý hợp đồng

Giấy đề nghị thanh toán

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành và phụ lục khối lượng đính kèm

Các biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào, nghiệm thu công tác, hạng mục, hoàn thành và đưa công trình vào sử dụng

Chứng chỉ xuất xưởng vật liệu, kết quả thí nghiệm vật liệu, chạy thử…

Các biên bản họp thống nhất giá trị phát sinh hoặc các biên bản khác có liên quan.

4. Các hoạt động xây dựng năm 2016

CDP Tên công trình Ngân sách (USD)

Chủ đầu tư Thời gian thực hiện

Văn Phú Xây 2 phòng học và bếp ăn MN Đồng Quý

36,000 GNI Tháng 1 ~ 10/2016

Xây 10 phòng học Tiểu học Đông Lợi (Hope Letter Project)

160,000 GNI

(dự án đặc biệt)

Tháng 3 ~ 11/2016

Xây 08 phòng học trường THCS Văn Phú

107,778 GNI

(dự án đặc biệt)

Tháng 5 ~ 10/2016

Nâng cấp phòng thư viện TH Đồng Quý

3,000 CDC Tháng 3 ~ 5/2016

Sơn Nam Xây 02 phòng học trường TH Sơn Nam

21,000 GNI Tháng 5~8/2016

Đại Phú Xây 08 phòng học TH Đại Phú ~ Thôn Hải Mô

95,730 GNI

(dự án đặc

Tháng 3 ~ 9/2016

CDP Tên công trình Ngân sách (USD)

Chủ đầu tư Thời gian thực hiện

biệt)

Xây nhà vệ sinh 4 ngăn và tường rào sân TH Đại Phú thôn Hải Mô

8,000 GNI

(cùng gói xây 8 phòng học)

Tháng 3 ~ 9/2016

Nâng cấp thư viện trường TH Đại Phú (chi trung tâm)

3,000 CDC Tháng 3 ~ 5/2016

Piềng Vế Xây dựng thư viện Piềng Vế

18,500 GNI Tháng 5~7

Tân Lạc Xây dựng bếp ăn MN Gia Mô

9,000 CDC Tháng 5~7

Vĩnh Lộc “Thư viện xanh” trường THCS Phạm Văn Hinh (Vĩnh Long)

2,500 CDC Tháng 2~3/2016