hƯỚng dẪn sỬ dỤng thanh toÁn online

Straight2Bank Pocket Guide Version 2.0 of 35 Last Update: 10 Oct 2011

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

THANH TOÁN ONLINE


Mục lục A. HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG ....................................................................................................................3

1. Đăng nhập lần đầu bằng mật mã ...................................................................................................................................3

2. Kích hoạt token (đối với người dùng đăng nhập bằng Token) ......................................................................................5

2.1 Đăng nhập bằng mật mã và duyệt lệnh bằng Token ..............................................................................................5

2.2 Đăng nhập và duyệt lệnh bằng Token.....................................................................................................................6

3. Cách đăng nhập đối với người dùng sử dụng chung Token cho nhiều Group ID .........................................................7

4. Mở khóa Token .............................................................................................................................................................8

B. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG STRAIGHT2BANK ........................................................................................8

1. Kiểm tra số dư tài khoản ...............................................................................................................................................8

1.1 Tại trang chủ ...........................................................................................................................................................8

1.2 Tại trang Quản lý tài khoản ....................................................................................................................................9

2. Kiểm tra các giao dịch phát sinh ...................................................................................................................................9

2.1 Tại trang chủ ...........................................................................................................................................................9

2.2 Tại trang Quản lý tài khoản ..................................................................................................................................10

3. In sao kê tài khoản.......................................................................................................................................................11

4. Cách thực hiện thanh toán online ................................................................................................................................14

4.1 Tạo lệnh ................................................................................................................................................................14

4.2 Duyệt lệnh.............................................................................................................................................................18

4.3 Hủy bỏ lệnh...........................................................................................................................................................21

4.4 Xóa lệnh thanh toán ..............................................................................................................................................22

5. Tạo mới và chỉnh sửa thông tin người nhận ................................................................................................................23

5.1 Tạo mới thông tin người nhận ..............................................................................................................................23

5.2 Chỉnh sửa thông tin người nhận:...........................................................................................................................25

6. Tạo và quản lý thông báo ............................................................................................................................................26

C. MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT ...........................................................................................................................28

1. Soạn lệnh thanh toán Thuế .........................................................................................................................................28

2. Lệnh mua bán ngoại tệ ................................................................................................................................................28

3. Thanh toán quốc tế - SWIFT code ..............................................................................................................................29

4. Cách tải tập tin chứa các lệnh thanh toán (Bulk import Payment/Payroll)..................................................................30

5. Cách tải tập tin chứa danh sách thông tin đơn vị thụ hưởng (Bulk import Payee) ......................................................32

D. CẬP NHẬT/THAY ĐỔI THÔNG TIN..........................................................................................................................34

1. Thiết lập lại mật khẩu, và thay đổi địa chỉ email.........................................................................................................34

2. Tạo người sử dụng mới, xóa bỏ người dùng, cấp lại Token........................................................................................34

E. LIÊN HỆ .........................................................................................................................................................................35


A. HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG

1. Đăng nhập lần đầu bằng mật mã

i. Truy cập vào trang web Straight2Bank tại địa chỉ https://s2b.standardchartered.com

ii. Điền Group ID và User ID (Thông tin này được cung cấp trong email thông báo của ngân hàng gửi đến địa chỉ email người dùng đã đăng kí)

iii. Nhấn nút Login để đăng nhập

iv. Điền mật mã tạm thời, bao gồm 6 kí tự, được gửi đến email người dùng đã đăng kí từ hệ thống của ngân hàng Standard Chartered với tiêu đề “Straight2Bank User Login Password”.

v. Nhấn nút Proceed

vi. Hệ thống sẽ đưa ra một trong 3 câu hỏi, và câu trả lời mặc định như dưới đây. Điền câu trả lời này vào ô trống và nhấn nút Submit.

a. Where is your favorite vacation destination? USA b. What is your all time favourite sport team? MU c. What is your favourite TV channel? BBC


vii. Thay đổi mật mã đăng nhập mới

Old password Mật mã cũ

Mật mã tạm thời nhận được trong email

New password Mật mã mới

Mật mã mới người dùng tự đặt

Confirm new password Xác nhận mật mã mới

Gõ lại mật mã mới đặt ở trên

Lưu ý: Mật mã phải từ 6 – 10 kí tự, bao gồm cả chữ và số, không được lặp lại 1 kí tự 3 lần

viii. Nhấn nút Proceed. Người dùng đã thay đổi mật mã mới thành công và khi đó có thể vào được giao diện chính của trang web.

Sau khi thay đổi mật mã mới thành công, người dùng đã có thể dùng mật mã mới cho những lần đăng nhập kế tiếp. Để tăng tính bảo mật, cứ sau 90 ngày, người dùng được yêu

cầu thay đổi mật mã mới 1 lần. Vui lòng thực hiện theo các bước hướng dẫn ở trên để thay

đổi mật mã mới và đăng nhập trang web thành công.

Lưu ý: Người dùng không đặt mật mã mới trùng với 8 mật mã cũ đã đặt trước đây.


2. Kích hoạt token (đối với người dùng đăng nhập bằng Token)

2.1 Đăng nhập bằng mật mã và duyệt lệnh bằng Token

i. Người dùng thực hiện các bước thay đổi mật mã như ở trên (A.1 trang 3). Để kích hoạt Token dùng duyệt lệnh thì sau khi vào được giao diện chính của trang web, tại trang chủ (HOME), nhấn chọn nút Initialize Token trong mục Useful links

ii. Hệ thống sẽ hiện ra thông báo như sau:

Encrypted string: Người dùng điền đoạn mã chứa trong email được gửi từ hệ thống của ngân hàng đến địa chỉ email đã đăng kí, với tiêu đề là “ Straight2Bank Security Token Activation” Shared secret: người dùng điền thông tin như trong hồ sơ đã đăng kí, mặc định sẽ là họ tên đầy đủ viết liền nhau cộng với các kí tự 123. Ví dụ: tên người dùng là NGUYEN VAN A, thì Shared secret sẽ là NGUYENVANA123.

iii. Nhấn chọn nút “Initialize”

iv. Mật mã để kích hoạt Token sẽ hiện ra, người dùng nhập dãy số này vào Token để thay đổi số PIN mới:


v. Cách thay đổi số PIN:

� Nhấn nút ◄ để mở Token � Màn hình Token sẽ thể hiện “-------------“ và chữ Initial PIN � Bấm mật mã kích hoạt thể hiện ở trên vào Token � Màn hình Token sẽ thể hiện NEW PIN � Người dùng thay đổi số PIN mới, bắt buộc là 8 số � Màn hình Token sẽ thể hiện PIN CONF � Người dùng bấm lại số PIN mới đặt để xác nhận

Lưu ý: Người dùng có thể thay đổi số PIN mới khác bằng cách nhập số PIN cũ, nhấn và giữ nút ◄ trong

khoảng 3 giây cho đến khi trên màn hình Token hiện chữ NEW PIN. Sau đó người dùng sẽ nhập số PIN

khác và xác nhận lại.

2.2 Đăng nhập và duyệt lệnh bằng Token


ii. Điền Group ID và User ID (Thông tin này được cung cấp trong email thông báo của ngân hàng gửi đến địa chỉ email người dùng đã đăng kí)


iv. Hệ thống sẽ hiện ra thông báo như sau:

v. Thực hiện tương tự các bước như mục ii (phần 2.1 trang 5). Nhấn chọn nút Submit.

vi. Mật mã để kích hoạt Token sẽ hiện ra, người dùng nhập dãy số này vào Token để thay đổi số PIN mới hoặc đăng nhập trang web:


vii. Cách thay đổi số PIN: tham khảo mục v (phần 2.1)

viii. Cách đăng nhập hệ thống:

� Nhấn nút Proceed trên màn hình � Hệ thống sẽ hiện ra thông báo “ENTER VASCO OTP” � Nhấn nút ◄ để mở Token � Màn hình Token sẽ thể hiện “---------------” và chữ Initial PIN � Điền số PIN mới hoặc số trong khung “Vasco Response” thể hiện ở trên � Màn hình Token sẽ thể hiện các kí tự “APPLI ” � Bấm phím 1 trên Token � Điền các con số trên màn hình Token vào trang web � Nhấn nút Proceed, người dùng đã có thể vào được giao diện chính của trang web e-

banking.

ix. Cách đăng nhập hệ thống cho các lần kế tiếp:

� Truy cập vào trang web Straight2Bank � Nhập Group ID & User ID, nhấn Login � Trang web sẽ thể hiện thông báo “Enter Vasco OTP” � Nhấn nút ◄ để mở Token � Nhập 8 số PIN vào Token � Màn hình Token sẽ thể hiện các kí tự “APPLI ” � Bấm phím số 1 trên Token � Điền các con số trên màn hình Token vào khung trống trên trang

web � Nhấn nút Proceed để đăng nhập vào hệ thống.

3. Cách đăng nhập đối với người dùng sử dụng chung Token cho nhiều Group ID


ii. Điền Group ID và User ID


iv. Hệ thống sẽ hiện ra thông báo như bên dưới. Nhấn chọn nút Vasco OTP.


v. Trên màn hình sẽ thể hiện yêu cầu Enter Vasco OTP như bên dưới, người dùng thực hiện các bước tương tự ở mục viii (phần 2.2) để đăng nhập vào hệ thống.

4. Mở khóa Token

Token sẽ tự động khóa sau 5 lần người dùng nhập sai số PIN. Khi đó, trên màn hình Token sẽ thể hiện thông tin Unlock Code. Người dùng vui lòng liên hệ phòng dịch vụ của ngân hàng Standard Chartered để yêu cầu kích hoạt lại Token. (Xem thông tin liên hệ ở phần E) Sau khi được bộ phận dịch vụ xử lý, người dùng sẽ nhận được một email chứa đoạn mã (encrypted string) từ Straight2Bank Web Admin để kích hoạt Token. Xin vui lòng thực hiện các bước tiếp theo như sau để lấy lại số PIN mới:

• Đăng nhập trang web Straight2bank • Điền Group ID và User ID • Nhấn Submit. Trang web sẽ hiện thông báo Enter Vasco OTP. Nhấn chọn nút Unlock OTP bên

cạnh

• Nhập các thông tin như sau:

Encrypted String Copy đoạn mã nhận được trong email vào

khung này Shared Secret Thông tin đã được đăng kí trong form ban đầu,

mặc định sẽ là tên đầy đủ của người sử dụng + 123. Vd: NGUYENVANA123

Unlock Code Nhập các con số thể hiện trên màn hình Token đã bị khoá.

• Nhấn nút Submit. Mật mã mới sẽ hiện ra. Người dùng mở Token và nhập dãy số này vào, sau đó

tiến hành thay đổi số PIN mới (tham khảo mục v, phần 2.1)

B. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG STRAIGHT2BANK

1. Kiểm tra số dư tài khoản

1.1 Tại trang chủ


Người dùng có thể kiểm tra số dư tài khoản tại trang chủ ngay sau khi đăng nhập thành công vào trang web. Để xem chi tiết, người dùng chỉ cần bấm chọn vào số tài khoản đó.

1.2 Tại trang Quản lý tài khoản

Người dùng chỉ cần bấm chọn biểu tượng ACCOUNTS tại thanh công cụ, thông tin về các tài khoản đã mở sẽ thể hiện. Để xem chi tiết, người dùng bấm chọn vào số tài khoản đó.

2. Kiểm tra các giao dịch phát sinh

2.1 Tại trang chủ

• Để xem chi tiết các giao dịch đã phát sinh trong tài khoản, người dùng chỉ cần bấm chọn vào số tài khoản.


2.2 Tại trang Quản lý tài khoản

• Ngay khi bấm chọn vào số tài khoản, người dùng đã có thể kiểm tra được thông tin các giao dịch phát sinh: a) phần ở trên thể hiện thông tin của tài khoản, ví dụ như tên tài khoản, số dư; b) phần dưới thể hiện chi tiết các giao dịch đã phát sinh

• Mặc định hệ thống sẽ chỉ thể hiện các giao dịch phát sinh trong vòng 1 tháng gần nhất. Tuy nhiên, người dùng có thể chọn xem chi tiết trong vòng 1 tuần hoặc tối đa là 3 tháng gần nhất.

Ví dụ: chọn xem chi tiết 3 tháng gần nhất:

Người dùng cũng có thể lựa chọn theo ngày, ví dụ: chọn xem từ ngày 01/06/2011 đến 08/06/2011 và nhấn nút Filter:


Người dùng có thể chọn xem các tài khoản khác bằng cách chọn số tài khoản đó:

3. In sao kê tài khoản

• Bằng cách nhấn chọn biểu tượng Report and Alerts trên thanh công cụ, người dùng có thể tạo và tải về bảng sao kê tài khoản.

• Người dùng có thể tạo bảng sao kê bằng cách nhấn chọn vào nút Operation Account Statement ở tay trái của màn hình, sau đó thay đổi các dữ kiện như: số tài khoản, ngày tháng, chỉ thể hiện ghi có hay ghi nợ,vv…và chọn nút Confirm để xác nhận tạo bảng sao kê này. Người dùng có thể xem trực tiếp trên trang web hoặc chọn trích xuất bảng sao kê theo định dạng CSV (một dạng của file excel) hoặc file PDF, và được gửi về địa chỉ email người dùng cung cấp hoặc tải về sau đó.


• Nếu người dùng chọn xem trực tiếp trên trang web, thì ở màn hình kế tiếp, thông tin chi tiết của

các giao dịch sẽ hiện ra và lúc này người dùng có thể in trực tiếp hoặc trích xuất sang định dạng CSV hoặc PDF. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể lựa chọn lại các dữ kiện để có thể tạo ra một bản sao kê tài khoản như mong muốn.


• Nếu người dùng chọn trích xuất sao kê theo dạng CSV hoặc PDF, chỉ cần nhấn nút Export ở trên.

Tiếp theo, người dùng chọn định dạng mong muốn và nhấn nút trích xuất.

• Sau đó người dùng có thể tải bản sao kê về tại trang chính của Reports and Alerts. Vui lòng chờ khoảng 3-5 phút và thử lại nếu chưa thấy bản sao kê xuất hiện.


4. Cách thực hiện thanh toán online

4.1 Tạo lệnh

4.1.1 Tại trang chủ - mục Chọn Nhanh (Quick Tools)

• Trong phần Chọn nhanh, chọn số tài khoản chuyển bằng cách nhấn chọn trong khung Pay from account

• Lựa chọn hình thức thanh toán, ví dụ như thanh toán nội địa (Domestic Transfer), thanh toán quốc tế (International Transfer) . Lưu ý thanh toán nội địa cũng sẽ áp dụng cho các lệnh thanh toán trong cùng hệ thống Standard Chartered Bank.


• Nhấn chọn nút “Start”, hệ thống sẽ dẫn đến phần tạo lệnh thanh toán. (Vui lòng tham khảo mục 4.1.2)

4.1.2 Tại mục Thanh Toán

• Người dùng nhấn chọn biểu tượng “Payments” trên thanh công cụ. Trong mục “Tạo lệnh thanh toán” (Make a payment), ở dưới phần Tạo mới lệnh thanh toán (Create a new payment), người dùng chọn hình thức thanh toán (thanh toán nội địa, thanh toán quốc tế).

• Hệ thống sẽ dẫn đến trang mới để tạo lệnh thanh toán

Ví dụ: chọn lệnh thanh toán nội địa (Domestic Transfer), hệ thống sẽ hiện ra trang mới để người dùng điền các thông tin cần thiết:


Mục Giải thích a) Pay from Chọn tài khoản muốn thực hiện lệnh thanh toán bằng cách nhấn vào hộp thả. b) Transfer

funds to: Người dùng có thể chọn tài khoản đơn vị hưởng là một tài khoản khác của công ty hoặc tài khoản của một đơn vị hưởng khác � Tài khoản khác của công ty (My company's other account) - Đây là các tài khoản

khác của công ty đã được đăng kí tại Standard Chartered Bank. � Một đơn vị hưởng khác (A Payee): nếu người dùng lựa chọn hình thức này, hệ

thống sẽ thể hiện thêm một khung trống để chọn tên của đơn vị hưởng đã được lưu lại trước đó. Người dùng cũng có thể chọn Tạo thêm người mới (Add new payee) trong trường hợp chưa lưu bất cứ thông tin đơn vị hưởng nào.

Hoặc: (xem hướng dẫn cách điền ở mục 5.1)

c) Payment date:

Ngày thực hiện lệnh thanh toán này. Không được chọn ngày chuyển tiền trùng với ngày thứ 7, Chủ nhật hoặc ngày lễ.

d) Debit date: Ngày cắt tiền


e) Payment

currency and Gross amount:

Payment currency: Người dùng có thể chọn bất cứ loại tiền thanh toán nào thể hiện trong hộp thả. Gross amount: Số tiền thanh toán tương ứng với loại tiền tệ được chọn ở trên sẽ được điền vào khung trống kế bên. Lưu ý số tiền phải lớn hơn 0 và người dùng chỉ được gõ con số, không dùng dấu chấm hoặc phẩy.

f) Requires tax and discount info:

Chọn “No” vì phần này không được hỗ trợ tại Việt Nam

g) Add invoices to payment:

Chọn “No” vì phần này không được hỗ trợ tại Việt Nam

h) Standard Chartered Bank charges to be borne by:

Applicant- Phí sẽ tính cho người chuyển (nếu có) Beneficiary- Phí sẽ tính cho người nhận (nếu có)

i) Payment Details:

Yes- Nếu người dùng chọn “Yes”, hệ thống sẽ thể hiện những thông tin cần phải điền

• Payment details 1 in English: tối đa 70 kí tự • Payment details 2 in English: tối đa 70 kí tự • Payment details 1 in local language: không điền • Payment details 2 in local language: không điền

No- Nếu người dùng chọn “No” sẽ không cần phải điền thông tin này. Tuy nhiên người

dùng nên điền nội dung để có thể quản lý giao dịch tài khoản tốt hơn j) Add memo: Chọn “No” vì phần này không hỗ trợ tại Việt Nam

• Nhấn chọn nút “Review details” xem lại các thông tin đã điền hoặc nhấn chọn “Save for later” để lưu lại lệnh thanh toán này.


• Nhấn chọn nút Submit for Approval để chờ duyệt lệnh hoặc nhấn Save for later để lưu lại thực hiện sau. Người dùng cũng có thể chọn nút Edit để chỉnh sửa lại thông tin trong phần tạo lệnh thanh toán.

• Sau khi nhấn nút Submit for Approval, nếu có lỗi sai gì trong lúc điền thông tin, hệ thống sẽ tự động chuyển lệnh thanh toán sang trạng thái để chỉnh sửa và thông báo lỗi sai

• Nếu không phát hiện lỗi sai nào, hệ thống sẽ hiện lên thông báo xác nhận như bên dưới. Thông báo này sẽ thể hiện trạng thái của lệnh thanh toán là đã tạo thành công và đang chờ duyệt. Để in chi tiết lệnh thanh toán này thì nhấn vào nút Print payment details.

• Người dùng có thể nhấn chọn các đường dẫn nhanh trong khung Next step để tạo mới hoặc xem lại các lệnh thanh toán, hoặc có thể quay về trang chủ.

4.2 Duyệt lệnh

• Tại trang Quản lý lệnh thanh toán (PAYMENTS) trên thanh công cụ, người dùng chọn Số tham chiếu của lệnh thanh toán (Payment Reference No.) cần duyệt để kiểm tra lại thông tin chi tiết.


• Người dùng có thể kiểm tra các thông tin bằng cách nhấn vào đường dẫn (một số nội dung không áp dụng tại Việt Nam) Main Information: các thông tin chính của lệnh thanh toán.


Invoices: Số hóa đơn/tham chiếu (nếu có)

Discount and tax: mã số thuế (nếu có)

• Người dùng có thể chọn chỉnh sửa, copy, duyệt, từ chối, xóa bỏ lệnh thanh toán này trong khung “Manage this Payment”

• Nhấn chọn vào đường dẫn Approve Payment

• Hệ thống sẽ hiện ra một cửa sổ mới như sau:


� Nhấn nút ◄ để mở Token � Màn hình Token sẽ thể hiện “---------------” và chữ PIN � Điền số PIN của người dùng � Màn hình Token sẽ thể hiện các kí tự “APPLI ” � Bấm phím 2 trên Token để duyệt lệnh � Nhập dãy số ở khung “Enter this number into Vasco token” vào Token � Trên màn hình Token sẽ thể hiện dãy số khác. Nhập dãy số này vào khung “Enter your

response number here” và nhấn nút “Confirm” (Xác nhận)

• Nếu người dùng nhập đúng số, hệ thống sẽ thể hiện thông báo xác nhận lệnh thanh toán này đã được duyệt thành công

• Nếu người dùng nhập sai, hệ thống sẽ thể hiện thông báo lỗi

• Nhấn nút hủy bỏ (Cancel) để thoát ra và thực hiện lại.

4.3 Hủy bỏ lệnh


• Nhấn chọn đường dẫn Reject Payment

• Điền lý do hủy bỏ lệnh này và nhấn nút “Confirm” (xác nhận)

• Hệ thống sẽ hiện ra thông báo xác nhận đã hủy lệnh thành công

4.4 Xóa lệnh thanh toán

• Lưu ý: chỉ có những lệnh nào chưa được duyệt mới có thể xóa bỏ. • Nhấn chọn đường dẫn “Delete Payment”

• Chọn “Yes” để xác nhận xóa bỏ lệnh thanh toán


• Hệ thống sẽ hiện ra thông báo xác nhận xóa thành công

5. Tạo mới và chỉnh sửa thông tin người nhận 5.1 Tạo mới thông tin người nhận

• Người dùng nhấn chọn trang Quản lý tài khoản (PAYMENTS) trên thanh công cụ, và nhấn chọn

nút “Add a new payee” trong phần “Manage saved data” ở góc tay phải cuối trang

• Hoặc có thể chọn tạo mới người nhận khi tạo lệnh thanh toán

• Điền các thông tin cần thiết


Field Name Description a) Payee ID: Tên viết tắt của người nhận. Tối đa 16 kí tự. Chỉ được dùng các kí tự đặc biệt

sau . , - _ ( ) / và các con số, khoảng cách. b) Payee name: Tên đầy đủ, chính xác của người nhận. Tối đa 35 kí tự. Chỉ được dùng các kí tự

đặc biệt sau . , - _ ( ) / và các con số, khoảng cách. Max 35 chars. Lưu ý: Nếu tên của người nhận vượt quá 35 kí tự, người dùng nhập tiếp vào khung Building/House kể từ kí tự thứ 36 đến 70.

c) Account number: Số tài khoản của người nhận. Lưu ý chỉ điền số, và gõ liền nhau. Không dùng dấy phẩy, dấu cách, dấu gạch giữa.

d) Building/House: Nếu tên của đơn vị hưởng vượt quá 35 kí tự, người dùng sẽ nhập tiếp vào khung này kể từ kí tự thứ 36 đến 70. Nếu không thì để bắt buộc để trống.

e) Street address: Không điền f) City&Country: Không điền g) Fax number: Không điền h) Email ID: Nếu người dùng muốn nhận được email thông báo ngân hàng đã thực hiện lệnh

chuyển khoản này thì điền địa chỉ email vào khung này. Các địa chỉ email được ngăn cách bằng dấu phẩy.

i) Tax ID: Không điền j) Payee name in local

language : Không điền

k) Payee name for cheque:

Không điền

l) Address1 in local language:

Không điền

m)Address2 in local language:

Không điền

n) Address3 in local language:

Không điền

o) Address4 in local language:

Không điền

p) Payee/beneficiary bank country:

Nếu là lệnh thanh toán nội địa (Domestic Transfer), chọn quốc gia là Vietnam. Nếu là lệnh thanh toán quốc tế thì chọn đúng quốc gia của ngân hàng người


nhận.

• Nhấn chọn “Search for bank details” và chọn đúng thông tin ngân hàng hưởng

• Nhập mã ngân hàng hưởng (bank code) và nhấn phím tìm kiếm (Search).

Lưu ý:

� Đối với lệnh thanh toán trong cùng hệ thống Standard Chartered Bank: SCBLVNVXXXX

� Đối với lệnh thanh toán nội địa, ra các ngân hàng khác: sử dụng code DUMMYCODXXX, và ghi

rõ thông tin chi tiết trong phần “Beneficiary’s bank details”: tên ngân hàng hưởng, chi nhánh,

thành phố.

� Đối với lệnh thanh toán quốc tế, sử dụng SWIFT code (tham khảo mục C.3) và ghi rõ thông tin chi

tiết trong mục (tên ngân hàng hưởng, chi nhánh, tỉnh/thành phố)

• Nhấn chọn Submit

• Nhập cụ thể tên ngân hàng hưởng, chi nhánh, tỉnh/thành phố vào khung Beneficiary Bank for

TT. Ví dụ như: Vietcombank HCM CN Quan Phu Nhuan.

• Nhấn nút “Review details” để xem lại các thông tin đã nhập

• Nhấn chọn “Save Payee details” để lưu lại các thông tin về người hưởng để có thể sử dụng cho

những lần thanh toán kế tiếp

5.2 Chỉnh sửa thông tin người nhận:

• Người dùng nhấn chọn trang Quản lý tài khoản (PAYMENTS) trên thanh công cụ, và nhấn chọn nút “Manage your payees” trong phần “Manage saved data” ở góc tay phải cuối trang

• Tìm kiếm thông tin người nhận theo tên “Payee name” hoặc “Payee ID”. Chọn chỉnh sửa hoặc xóa bỏ ở mục Chọn nhanh (Quick link button).


• Hoặc có thể chọn sửa thông tin người nhận khi tạo lệnh thanh toán

• Chỉnh sửa các thông tin cần thiết

• Nhấn nút “Review details” để xem lại các thông tin đã nhập

• Nhấn chọn “Save Payee details” để lưu lại các thông tin về người hưởng để có thể sử dụng cho

những lần thanh toán kế tiếp

6. Tạo và quản lý thông báo

• Người dùng nhấn chọn vào biểu tượng “Report & Alert” trên thanh công cụ để cài đặt các thông báo mong muốn:


• Điền các thông tin cần thiết và nhấn chọn nút “Confirm”. Lưu ý: Ở khung Consolidate Alert, nếu chọn “Yes” thì hệ thống sẽ tự động gửi thông báo một ngày một lần, nếu chọn “No” thì hệ thống sẽ gửi thông báo cho mỗi giao dịch phát sinh.

• Để chỉnh sửa hoặc xóa bỏ việc cài đặt các thông báo này, người dùng nhấn vào mục “Manage Alert” bên tay phải của trang “Report & Alert” và lựa chọn thích hợp.


C. MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT 1. Soạn lệnh thanh toán Thuế

Lệnh thuế vẫn là một lệnh thanh toán nội địa bình thường, tuy nhiên có những điều quan trọng cần phải cung cấp trong khi thực hiện lệnh như sau: • Tên đơn vị hưởng đúng sẽ là tên cơ quan quản lý việc thu thuế, ví dụ Chi cục thuế TP HCM,

Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh.

• Trong phần nội dung thanh toán, bắt buộc phải cung cấp Mã số thuế, mã chương, ngành, kỳ thuế, vv…như thể hiện trên Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà Nước. Vì hệ thống có giới hạn số lượng kí tự nên người dùng có thể viết tắt các nội dung này như bảng dưới đây:

Chi tiết (Details)

Tiếng Việt (Vietnamese)

Kí hiệu (Abbreviation) Yêu cầu (Mandatory)

Tax code Mã số thuế MST Bắt buộc Chapter Mã chương C Bắt buộc Category Mã ngành KT K Bắt buộc Item Mã NDKT TM Bắt buộc Period Kỳ thuế KT Nếu có Amount Số tiền ST Nếu bao gồm 2 nội dung trong

1 lệnh thanh toán Customs Declaration ref. no. Số tờ khai HQ TKHQ Nếu có Customs Declaration date Ngày tờ khai Không

Lưu ý: Không được thanh toán quá 2 loại thuế trong 1 lệnh thanh toán.

• Luôn luôn cung cấp tên Kho bạc Nhà nước + Chi nhánh Tỉnh, thành phố trong mục “Beneficiary Bank details for TT”, ví dụ: KBNN TP HCM. Các cơ quan thu thuế thường mở tài khoản tại các chi nhánh của Kho bạc nhà nước. Kho bạc nhà nước sẽ có tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước, tuy nhiên đôi lúc cũng sẽ mở tại các ngân hàng khác, như là BIDV, Vietin Bank, Agribank…Vì vậy bắt buộc phải điền thông tin này để việc thanh toán được chính xác.

2. Lệnh mua bán ngoại tệ

Trong một lệnh thanh toán khác đơn vị tiền tệ, chẳng hạn như là thanh toán từ tiền Việt nam đồng sang tiền đô la Mỹ hoặc ngược lại, người soạn lệnh cần phải điều chỉnh tỉ giá. Có 2 lựa chọn như dưới đây:


• System Rate (tỉ giá theo hệ thống): người soạn lệnh chỉ cần nhấn chọn chức năng này thì hệ thống

sẽ tự động cho tỉ giá bảng của ngày tạo lệnh. Tuy nhiên, tỉ giá này sẽ được thay đổi theo giá bảng của ngày thực hiện lệnh.

• Contract Rate (tỉ giá thương lượng): người soạn lệnh có thể liên hệ với bộ phận FX của ngân

hàng để thương lượng được tỉ giá tốt nhất với những khoản thanh toán số lượng lớn. Sau khi có được tỉ giá, điền các thông tin yêu cầu:

� Contract number : số tham chiếu bất kỳ � Applied amount : nhập lại số tiền cần thanh toán trong khung Gross amount/Payment

amount � Rate : tỉ giá thương lượng được với bộ phận FX � Indirect/Inverse rate ? : nhấn chọn trong trường hợp thanh toán bán ngoại tệ � CCY equivalent : sẽ được hệ thống tự động tính dựa trên số tiền cần thanh toán (Applied

Amount) và tỉ giá. Lưu ý: Người soạn lệnh phải tự tính số tiền tương ứng dựa trên tỉ giá thương lượng được và số tiền muốn thanh toán. Ví dụ, bán 1,000 đô la Mỹ với tỉ giá 20, 830 thì giá trị tiền Việt tương ứng cần phải nhập vào ô Gross amount sẽ là 20,830,000 đồng.

3. Thanh toán quốc tế - SWIFT code

Đối với lệnh thanh toán quốc tế hoặc nội địa và đơn vị thụ hưởng nhận ngoại tệ, mã ngân hàng phải dùng là Swift code. Thông thường khách hàng sẽ được đối tác/ngân hàng hưởng cung cấp mã code này, nhưng trong trường hợp người soạn lệnh không biết, có thể tham khảo tại trang web www.swift.com/bsl/ hoặc gọi bộ phận Straight2Bank để được hỗ trợ.


Chú ý: Trong trường hợp mã code không tìm thấy trong hệ thống Straight2Bank, vui lòng chú ý một số điểm sau:

� Tất cả các kí tự của mã code phải được viết in hoa � Nếu Swift code chỉ có 8 kí tự, vui lòng nhập thêm 3 kí tự XXX vào phía sau và nhấn nút

Search � Nếu Swift code có 11 kí tự và 3 kí tự cuối cùng không phải là XXX, vui lòng sửa 3 kí tự này

thành XXX và tìm kiếm lại. Ví dụ PNCCUS33ENJ thì chỉnh lại thành PNCCUS33XXX. Và trong mục thông tin chi tiết của ngân hàng hưởng (Beneficiary’s bank details for TT), người soạn lệnh phải cung cấp lại chi tiết: quốc gia, địa chỉ, mã swift code ban đầu.

4. Cách tải tập tin chứa các lệnh thanh toán (Bulk import Payment/Payroll) Người soạn lệnh có thể cùng một lúc tạo nhiều lệnh thanh toán bằng cách tải lên trang web Straight2Bank một tập tin được định dạng theo quy định của ngân hàng (file .csv). Cách tải tập tin lên trang web: Chọn “Bulk import payment” tại trang “Thanh Toán” (PAYMENTS) hoặc “Import new payroll” tại trang “Thanh toán lương” (PAYROLL).


hoặc Chọn đường dẫn đến tập tin .csv và nhấn nút “Import”

Hệ thống sẽ thông báo đã tải lên thành công

Chú ý:

� Đối với lệnh thanh toán bình thường sẽ thể hiện trạng thái chờ duyệt (Awaiting approval) ở khung “Payment status”

� Đối với lệnh thanh toán lương, nếu tải lên thành công sẽ thể hiện trạng thái chờ đóng gói (Awaiting batching). Người soạn lệnh/duyệt lệnh cần phải đóng gói lại để các lệnh này đổi sang trạng thái “Awaiting approval” trước khi duyệt lệnh.

� Với mục đích bảo mật thông tin, mặc định lệnh lương sẽ được xử lý theo gói, do đó trên sao kê tài khoản sẽ chỉ thể hiện tổng số tiền thay vì từng lệnh đơn lẻ.

Cách kiểm tra trạng thái của tập tin .csv và lỗi sai: Chọn mục “View imported file” tại góc tay phải trang “Payment” hoặc “Payroll”


Nhấn chọn vào số tham chiếu của tập tin vừa mới tải lên hệ thống để xem trạng thái của tập tin:

Nhấn vào đường dẫn ở trang tiếp theo để xem cụ thể lỗi sai cụ thể hơn:

5. Cách tải tập tin chứa danh sách thông tin đơn vị thụ hưởng (Bulk import Payee)

Tương tự như cách tải tập tin chứa các lệnh thanh toán, người dùng có thể tải lên hệ thống tập tin chứa thông tin các đơn vị thụ hưởng bằng cách nhấn vào nút “Bulk import Payee” tại trang “Payment” hoặc “Payroll” và chọn “Browse” để tải tập tin .csv.


D. CẬP NHẬT/THAY ĐỔI THÔNG TIN

1. Thiết lập lại mật khẩu, và thay đổi địa chỉ email

• Người dùng có thể liên hệ với bộ phận Internet Banking hoặc người quản lý tài khoản của công ty để lấy mẫu đơn yêu cầu (UMF - S2BUMF_RUE.pdf)

• Người dùng điền các thông tin cần thiết trong mẫu đơn này, chủ tài khoản sẽ kí tên và đóng dấu công ty. Sau đó fax đến bộ phận liên quan.

2. Tạo người sử dụng mới, xóa bỏ người dùng, cấp lại Token

• Người dùng có thể liên hệ với bộ phận Internet Banking hoặc người quản lý tài khoản của công ty để lấy mẫu đơn yêu cầu (UMF - S2BUMF_ADV.pdf)


E. LIÊN HỆ Vietnam Điện thoại liên hệ (+84) 8 3910 9550/9549/9548 (Straight2Bank support team) (+84) 8 3911 0000 (Call Center 24/7) Email [email protected] Giờ làm việc Thứ 2 – Thứ 6: 8.30am - 5.30pm Ngoại trừ Thứ 7, Chủ Nhật và các ngày lễ China Điện thoại liên hệ 800 988 0018 (local toll-free number) 400 888 8393 (mobile phone) Email [email protected] Giờ làm việc Thứ 2 – Thứ 6: 8.30am - 5.30pm Ngoại trừ Thứ 7, Chủ Nhật và các ngày lễ Hong Kong Điện thoại liên hệ 852 2886 6988 Email [email protected] Giờ làm việc Thứ 2 – Thứ 6 9:00am - 6:00pm Thứ 7 9.00am - 1.00pm Ngoại trừ Thứ 7, Chủ Nhật và các ngày lễ India Điện thoại liên hệ 39401616 / 66011616 1800-425-0109 (from BSNL) 1800-3000-1616 (from Reliance) Giờ làm việc Thứ 2 – Thứ 6 9.30am - 7.00pm Ngoại trừ Thứ 7, Chủ Nhật và các ngày lễ Malaysia Điện thoại liên hệ 1300 888 111 / Select Option 3 Email: [email protected] Giờ làm việc Thứ 2 – Thứ 6 9:00am - 6:00pm Ngoại trừ Thứ 7, Chủ Nhật và các ngày lễ Singapore Điện thoại liên hệ 1800 743 3000 / Select Option 4 Email: [email protected] Giờ làm việc Thứ 2 – Thứ 6, 8.30am - 7.00pm Ngoại trừ Thứ 7, Chủ Nhật và các ngày lễ

hƯỚng dẪn sỬ dỤng thanh toÁn online

Documents