hur effektiviserar man sektorsövergripande arbete mellan ... · och vad deras arbete betyder för...
TRANSCRIPT
Hur effektiviserar man sektorsövergripande arbete
mellan förvaltningarna inom kommun, genom att
arbeta med förändringsteori
Agenda
• Förändringsteori – bakgrund och historik
• Vad är förändringsteori?
• Förändringsteori - metod
• Praktisk övning
• Indikatorer
• Sammanfattning
Håkan Steenberg
08 – 452 71 38
Syfte
• Deltagarna ska få en bättre förståelse för vad det innebär att arbeta med förändringsteori, och hur man kan tillämpa perspektivet i arbetet
• Få förståelse för hur man kan påverka och effektivisera det sektorsövergripande arbetet genom att arbeta med förändringsteori
• Få insikt i hur man rent praktiskt arbetar med förändringsteori i olika typer av verksamhet
• Skapa trygghet i förändringsarbete
3
En definition:
”A management strategy focusing on performance and achievement of outputs, outcomes and
impacts.”
(Kusek and Rist, 2004:228)
Utvecklingen av förändringsteori
Historik och bakgrund
• Förändringsteori och resultatstyrning har utvecklats i USA och är där lagstadgat genom ”the Government Performance and Results Act of 1993”
• Målet med GPRA var att skapa ett system för ansvarsskyldighet genom vilka myndigheter formulera vad de försöker åstadkomma, hur de ska utföra det och hur politiker och medborgare kan veta om de lyckas
• Tonvikten i GPRA är skifta fokus från insatser och aktiviteter (t.ex. antalet utfärdade föreskrifter) till resultaten (t.ex. säkrare arbetsplatser).
Förhållningssätt till styrning med fokus
på önskade resultat och effekter
– inte bara det man gör (aktiviteter)!
• Vem är vi till för och vad vill vi uppnå (resultat och effekter) med våra insatser och aktiviteter?
• Vilka aktiviteter är nödvändiga för att uppnå målet?
Viktigt att göra rätt saker! Inte bara
göra saker rätt…
Arbeta med värdeskapande
aktiviteter, och eliminerar slöseri
• Hur vet vi att det vi gör fungerar?
Följ upp och utvärdera resultat och
effekter och ändra aktiviteterna om
det behövs
Genom att formulera förändringsteorier säkerställs
fokus på att verkligen arbeta mot visionen
Utgångspunkten är visionen och hur den ska uppnås
• Inte en ny styrmodell eller uttryck för något paradigmskifte, men…
Skapa en starkare betoning på effekten: vad ska uppnås?
Skapa fokus på logiken i verksamheten: hur ska målen uppnås?
Skapa ett system som finns i hela organisationen
Optimering av redan existerande styrinstrument
Bygga in utvärderingskunskap så att en lärande organisation skapas
• Det räcker inte att göra saker rätt, man måste också fråga sig om man
gör rätt saker
Förändringsteori
– Fyra centrala element
Utgångspunkten är alltid den önskade visionen
Vad är det vi vill uppnå?
För varje effekt fastställs en konkret förändringsteori med resultat, aktiviteter och resurser
Vilka åtgärder är nödvändiga för att nå visionen?
Hur vet vi om det vi gör fungerar?
Det görs löpande, kvalitativa mätningar av effekter, resultat, aktiviteter och resurser
Vad gör vi om målen inte nås?
Lärande och utveckling av verksamheten: behov av att ändra mål, metoder eller resurser?
Förändringsteori ger en bild utifrån vilken
verksamheten kan bli lärande
Genom att arbeta med förändringsteorin är det lättare att:
• Identifiera goda exempel (best practice)
• Identifiera problem eller problemmönster
• Initiera fokuserad uppföljning och utvärdering
• Kontrollera att mål uppnås
• Koppla prestation till budgetprocesser
• Jämföra aktiviteter med hjälp av gemensamma indikatorer
• Skapa en arbetsmiljö som präglas av ett lärande perspektiv
• Får alla enheter att känna sig delaktiga i arbetet för att uppnå målen
• För alla att förstå vikten av rapporteringen
• För alla att känna ett ansvar och förstå sin roll i genomförandet
Hur kan man använda resultatstyrning för att
skapa engagemang hos medarbetarna?
• Samtliga medarbetare vet och kan påvisa vad aktiviteterna leder till,
och vad deras arbete betyder för slutresultatet
• Samtliga medarbetare inom de olika förvaltningarna har fått en
gemensam bild av vad arbetet ska leda till
• Alla deltar i arbetet, utifrån kunskapen om vilka aktiviteter som ger
effekt
• Genom att samtliga medarbetare får en ökad kunskap om vad som
ger effekt, är de mer effektiva och skapar det värde som de
förväntas skapa
• Organisationen värderas för de effekter de åstadkommer för
medborgarna, inte vilka insatser som genomförs
Organisationens alla antaganden
om på vilket sätt dess insatser i de
olika enheterna gemensamt
kommer att leda till önskade
resultat och effekter
Förändringsteorin beskriver
sambanden mellan insatser,
aktiviteter, det utfall dessa leder till
och de resultat och effekter som
uppnås
Definition av förändringsteori
“Outcome Map” - En figur som
redovisar sambandet mellan
aktiviteter, utfall, resultat och vision
Tydliggör den målgrupp
verksamheten riktar sig mot
Tydliggör aktiviteterna i
organisationens olika enheter, som
leder till den gemensamma
visionen
Resultat av framtagandet
Förändringsteorin beskriver sambanden
Förändringsteorin – metod
Sta
rta
här
Externa
faktorer
Förändringar som
måste uppnå på
kortare sikt för att
kunna nå effekten.
T.ex. förbättrad
kundkontakt,
kunskap, processer.
Den förändring
verksamheten ytterst
vill uppnå för
målgruppen.
Produkter och tjänster
som produceras av
verksamheten. T.ex.
genomförda
aktiviteter inom viss
tid,
De insatser/
aktiviteter som
genomförs.
T.ex. förbyggande
arbete, förvaltning,
utveckling
Aktiviteter Resultat Vision Utfall
Resurser Aktivitet Utfall Resultat Vision
Rä
tt ko
mp
ete
ns, tillrä
cklig
a re
su
rse
r, arb
ets
sä
tt (mo
d,
öp
pe
nh
et, h
elh
ets
syn
), än
da
må
lse
nlig
miljö
och
ma
teria
l,
stä
nd
ig u
pp
följn
ing
och
förb
ättrin
g
Vision
Kultur
Social
Näring
Skola
Turism
Resurser Aktivitet Utfall Resultat Vision
Personen ska leva
ett så självständigt
och oberoende liv
som möjligt och
delta aktivt i
samhällslivet
Personen är delaktig och
utövar självbestämmande
Personen har praktisk
förmåga att sköta sin
vardag
Målen i personens
genomförandeplan är
uppfyllda
Personen erbjuds nya
erfarenheter och
intryck utifrån sina
förutsättningar
Rä
tt ko
mp
ete
ns, tillrä
cklig
a re
su
rse
r, arb
ets
sä
tt (mo
d, ö
pp
en
he
t, he
lhe
tssyn
),
än
da
må
lse
nlig
miljö
och
ma
teria
l, stä
nd
ig u
pp
följn
ing
och
förb
ättrin
g
Personen har en
kognitiv och fysiskt
tillgänglig miljö
Personen tar del av
samhälls-utbudet
Ge informationen så
att personen förstår
den
Personen gör egna
val och bestämmer
själv
Utformning och
anpassning av stöd
till personen
Personen tränas för
att integreras i
samhället
Skapa
genomförandeplan
tillsammans med
personen
Verksamhet, anhöriga
och nätverk samverkar
Personen är
välinformerad om
vilket stöd de kan få
Personen har
kommunikativ förmåga
Personen kan hantera
sociala samspel
Personen kan kognitivt
hantera sin vardag
Exempel på förändringsteori – Asyl & PUT
Ungdomarna är
förberedda på
beslutet
Ungdomarna är
delaktiga
Kunskap om
asylprocessen och
om möjliga beslut
samt om tiden efteråt
Kunskap om
samhällsresurser
Ungdomarna
uppvisar inte
destruktiva mönster
Fysisk hälsa är utredd
Genomförandeplan
finns
Ungdomarna är
informerade
Ungdomarna är i
skola/arbete eller
annan aktivitet
Aktuell kunskap om
ungd. status
- Hälsa
-Tandvård
- Asylprocessen
Informera om sv. samhället och
asylprocessen
Lära ut vardagssysslor
Samtal/dialog i grupp och enskilt
Hälsovård/BUP
Skola/jobb/samhällsorient. aktiviteter
Söka arbetstillstånd
Fritidsaktiviteter
Tillgodose basbehov
Kontaktmannaskap
Intern dialog, samarbete med ideella
org.
Dialog med stadsdel och
migrationsverket
Samarbete med god man/ särskild
förordnad vårdnadshav.
Aktiviteter Utfall Resultat Vision
Inte
rna a
ktivitete
r
Övning: få till rätt logik
• Er uppgift är att skapa en Förändringsteori, och göra kopplingarna
mellan de olika stadierna klar med hjälp av pilar:
Zambias regering vet att ekonomisk stabilisering kräver förbättrad
produktivitet i gruvsektorn. För närvarande så har de en gång så
lukrativa koppargruvorna förfallit, De har föråldrad utrustning och
använder gammal teknik. Zambias regering har nyligen fått 50
miljoner USD i bistånd för att modernisera de statligt ägda gruvorna.
Den franska regeringen har också bistått med 10 gruvdrifts-
experter, som kommer att arbeta som rådgivare under en
treårsperiod. Zambias regering hoppas att gruvorna kommer att
kunna börja producera och exportera ny koppar inom tre år.
Indikatorer som används vid uppföljningen
• En indikator är ett mått som är en indikation på något som är av
betydelse för att uppnå målen
- Besvarar frågan: hur känner vi igen framgång när vi har lyckats?
• Varje aktivitet, utfall, resultat eller effekt kan översättas till en eller
flera indikatorer
• Viktigt att försöka hålla nere antalet indikatorer
Effekt Resultat Aktivitet
Indikatorer
Utfall
Indikatorer Indikatorer Indikatorer
Genom att använda indikatorerna blir verksamheten lärande
Att följa upp i rimlig omfattning
• Uppföljningen ska inte betraktas som
forskning – syftet är att underlätta styrningen
• Uppföljningen ger en indikation om verksamheten skapar önskade resultat eller ej
• Uppföljningen i sig själv är inte slutmålet; uppföljningsmaterialet ska fungera som ett underlag till lärande och fortsatt strategisk planering
• Uppföljningen ska fokusera på det väsentliga med ett tydligt resultatfokus
• Uppföljningen kommer inte ge hela sanningen, men bidrar till ökad evidens i beslutsfattandet
Viktiga praktiska aspekter för
en god uppföljning
• Ägs av ledningen
• Begränsa mängden information (nice to know – need to know)
• Säkra att uppföljningen används för styrning och utveckling av
verksamheten
• Bli en del av vardagen – inte ett sidosystem
• När ni tar fram indikatorerna, tänk användbart och användarvänligt –
inte för tekniskt
Att arbeta med förändringsteori
skapar värde för flera målgrupper:
• Chefer – bättre beslut
• Översiktlig ledningsinformation
• Tydliga prioriteringar av resurser,
effektivare verksamhet
• Underlättar kommunikation med
politiker och medarbetare
• Medarbetare – motivation, ägarskap
och lärande
• Samsyn kring vem som gör vad
och hur det ska göras
• Koppling mellan enskilda insatser
och målet med arbetet
• Mer fokuserade insatser ger
förhoppningsvis bättre resultat
• Politisk ledning – bättre underlag
• Dokumentation om att målen uppfylls
ger politisk genomslagskraft
• Underlag för prioriteringar mellan olika
aktiviteter (vad fungerar bra/mindre
bra)
• ”Value for money”
• Medborgare – kvalitet och insyn
• Inblick tydliggör förväntningar samt
ansvaret för politiker och tjänstemän
• Mottar resultat med hög kvalitet från
den offentliga verksamheten
• Får ut mer för sina skattepengar
Sammanfattning: varför arbeta med förändringsteori?
• För att skapa ett sektorsövergripande samarbete mellan förvaltningar, och klargöra vilka aktiviteter respektive förvaltning måste göra, för att vi ska nå den gemensamma visionen
• För att skapa motivation och ägarskap – kan vi se vilka saker vi gör bra? Behöver vi förändra något?
• För att styra – hur kan vi prioritera våra resurser för att bli bättre, för att nå vår gemensamma vision?
• För att budgetera – vad kostar det oss att arbeta som vi gör? Hur kommer kostnaderna att utvecklas?
• För att kommunicera – kan vi förmedla och motivera vår verksamhet till allmänheten, politiker m.fl.?
• För att lära – vad kan vi utveckla, varför fungerar vissa saker bättre än andra?
Frågor?
Tack för idag!