HVA ER DET SOM SÆRPREGER DET Å ARBEIDE MED PROSJEKT?

Felles forståelse for prosjekt som metode

-

en kritisk faktor for prosjektets suksess!

Spesialrådgiver Bjørg Røstbø, Prosjektledersamling 20.08.08

Kompetanseutvikling innen prosjektarbeid - har vi behov for det?

”Teori er når alle vet hvorfor, men ingen vet hvordan.Praksis er når alle vet hvordan, men ingen vet hvorfor.I dette rom forenes teori og praksis; ingen

vet hvordan –

og ingen vet hvorfor!”

Spørsmål knyttet til ståsted som prosjektleder

1. Hvordan trives du i rollen som prosjektleder?(Besvares på en skala 1 – 10)

2. Hvordan vurderer du din egen prosjektkompetanse?(Besvares på en skala 1 – 10)

3. Hvor mange av dere har kurs/utdanning innen prosjektarbeid?(Besvares som har/har ikke)

Hvorfor er det så viktig å mestre prosjektarbeidsformen i dag?

Fordi det snart ikke løses et problem, foretas en investering, settes i gang et miljøtiltak eller omorganiseres i en bedrift eller en etat uten at oppgaven utformes som et prosjekt.

Ifølge det verdensomspennende PMI – Project Management Institute – foregår i dag over 25% av verdens pengeforbruk gjennom prosjekter. Prosjektarbeidsformen håndterer nesten ufattelig store verdier. Og påvirker nesten ufattelig mange mennesker.

I Norge har prosjektarbeidsformen fått spesielt sterkt fotfeste. Kanskje fordi vi alt fra starten valgte å drive fram vår offshorevirksomhet som prosjekter, eller kanskje fordi arbeidsformen passer vårt norske “skippertaks-orienterte” lynne godt.

(Prosfessor Svein Arne JessenHandelshøgskolen BI)

Hva er prosjektarbeid?Prosjektarbeid er:☺ praktisk arbeid☺ praktisk problemløsning☺ praktisk ressursforvaltning☺ pratisk beslutningstaking

Det svinger mye mer i prosjektarbeid – mer trøkk!

Hva kjennetegner prosjekt som arbeidsform?

Prosjekt er en arbeidsform som:☺ er avgrenset i tid☺ har et definert mål☺ krever ofte tverrfaglighet☺ gjennomføres innen gitte ressursrammer

(tid, kapital og personell)

Når bør prosjekt ikke brukes som arbeidsform?

Bør ikke brukes overfor: det som har lett for å bli evigvarendedet som kan løses med rutine

Hva er et program?• Et program består av flere prosjekter som sammen

skal levere et bestemt resultat • Er begrenset i tid • Utføres ofte av ulike avdeling/seksjoner i etaten • Er det høyeste nivå i prosjektstrukturen • Programplaner er et resultat av de samlede

prosjektplaner

Programorganisering - Program X

Programorganisering Kvalitetskommuneprogrammet

Adm. Styringsgruppe

Sekretatiatet

Programkontor

Kommune

Prosjekt

Kommune

Prosjekt

Kommune

Prosjekt

Referanse- gruppe

Kommune

Prosjekt

Kommune

Prosjekt

Pol. kontaktmøte

Tradisjonell prosjektorganiseringStyrings-

gruppe

Prosjekt- leder

Prosjekt- medarbeiderProsjekt-

medarbeiderProsjekt-

medarbeider

Referanse- gruppe

Forholdet mellom prosjektadministrative og faglige oppgaver

Prosjekt- administrasjon

Faglig gjennomføring av prosjektet

Innsats Resultat

Prosjekt kan deles opp i ulike delprosjekt - hva er et delprosjekt?

• Delprosjekt er en del-leveranse av et prosjekt• Delprosjekt består av flere milepæler

Hva er en milepæl?

• En milepæl er en del-leveranse av et prosjekt• En milepæl består av flere aktiviteter• Milepælene fremkommer av milepælsplanen

Hva er en aktivitet?

• En aktivitet er en konkret oppgave som utføres• En aktivitet er det laveste nivå i

prosjektstrukturen• Aktivitetene forteller hva prosjektgruppen skal

gjøre for å levere en milepæl.

StyringsgruppenStyringsgruppens størrelse er helt avhengig av størrelsen av prosjektet, men bør holdes på et minimum

Ansvarsområder:• overordnet ansvarlig for prosjektet og prosjektresultater

• ansvarlig for å etablere prosjektet, sørge for at forutsetninger er tilstede, overordnet overvåke fremgangen, iverksette tiltak som er nødvendig

• overordnet ansvarlig for at prosjektet har midler til gjennomføring

• ansvarlig for å sikre at prosjektets strategi og organisasjonens strategi ikke er motstridende

• ansvarlig for å sikre at prosjektets mål er i henhold til organisasjonens behov

Styringsgruppemedlemmer

Ansvarsområder:• skal representere brukere eller leverandører som blir

påvirket av prosjektet eller prosjektresultatet

• plikter å engasjere seg i prosjektet samt være tilgjengelig for prosjektleder for diskusjoner

Hva er en referansegruppe?

• En gruppe sammensatt autoriteter/fagpersoner innen de ulike fagfelt som prosjektet har fokus på.

• Hovedoppgaven er å delta i drøftinger og gi innspill slik at det arbeidet som gjøres er relevant, faglig forankret og riktig prioritert i forhold til programmets/prosjektets mål.

Råd ved organisering og opprettelse av styringsgruppe og referansegruppe

Prosjektets forhold til basisorganisa- sjonen

Lite/ukomplisert prosjekt

Middels komplisert og stort prosjekt

Stort og komplisert prosjekt

Styringsgr. bør opprettes

Styringsgr. bør opprettes

Både styringsgr. og referansegr. bør opprettes

Styringsgr. bør opprettes

Både styringsgr. og referansegr. bør opprettes

Både styringsgr. og referansegr. bør opprettes

P

P

P

ProsjektlederAnsvarsområde:☺ utarbeide overordnede planer: - mandat,

milepælplan, prosjektansvarskart, etc.

☺ planlegge, styre, og administrere prosjekt

☺ dokumentere, rapportere og informere

☺ er sekretær i styringsgruppen

Viktig med en god stillingsbeskrivelse!

ProsjektmedarbeiderAnsvarsområde:• å innhente aksept fra linjeleder for deltakelse i

prosjektarbeid• å bidra i arbeidet med å utarbeide:

– endelig mandat– milepælplan og prosjektplan

• det som leveres i prosjektet.• å bidra aktivt med innspill i prosjektarbeidet.• å rapportere fremdrift og ressursbruk i forhold til de

ulike aktivitetene i prosjektet

Prosjektleders virkemidler

☺ Prosjektmandat☺ Organisatorisk forankring☺ Faglig dyktighet☺ Personlig kontakt

Prosjektmandat – prosjektets viktigste dokument!

☺ Styringsredskap for styringsgruppen☺ Arbeidsredskap for prosjektleder

ProsjektmandatProsjektnavn:Oppdragsgiver:Bakgrunn for prosjektet:Hovedmål:H1: H2:H3: Omfang og avgrensninger:

– Tidsrammer (prosjektets varighet)– Organisering av arbeidet (arbeidsfaser)– Delmål– Avgrensninger

Rammebetingelser:– Kort om organisering (styringsgruppe, evt. referansegruppe, prosjektleder,

prosjektgruppe)– Milepælsplan (se vedlegg)– Budsjett (se vedlegg)

Evaluering:

Prosjektmål - hierarki

Hovedmål

Delmål

Resultatmål

Om å sette mål for prosjektet

R - resultatbeskrivendeO - objektiv målbareT - tidsbestemteU - utviklendeR - realistiske

Evaluering av prosjekterFormål:

Beskrive og dokumentere resultater – hva som er oppnådd i prosjektetFortelle – gi oss en liste over positive og negative erfaringer med prosjektØke kvaliteten på fremtidige beslutningerGi anbefalinger til videre oppfølging av resultatene

Evaluering av prosjekter

Eksterne evalueringseksperter bør benyttes:ved store og omfattende prosjekternår det er mange ulike og motstridende interesser knyttet til bruken av resultateneved manglende kompetanse til å gjennomføre evalueringernår det ikke er ledig kapasitet internt

Evaluering av prosjekter

Intern evaluering bør benyttes:ved enighet om nødvendigheten av endringved at evalueringen har en overføringsverdi internt i organisasjonennår det kreves spesiell faglig ekspertise for åkunne bedømme resultatenenår overordnet myndighet har bestilt en egenevaluering

Evalueringsrapport

1. Innledning2. Oppdragsgiver og evalueringsteam3. Datainnsamling og metoder4. Måloppnåelse og resultater5. Rammer (organisering, tid, kapital)6. Avslutning

Utnytte resultatene☺ Hva fungerte bra i prosjektarbeidet?

☺ Kan dette standardiseres for utnyttelse i andre prosjekter?

☺ Kunne prosjektet ha blitt gjennomført på en bedre måte?

☺ Hva har vi lært?

Vanlige årsaker til manglende resultatManglende forankringUklart mandatUklare ansvars- og samarbeidsforholdNøkkelpersoner ikke tilgjengeligLedelse og nøkkelpersoner ikke engasjertMangelfull informasjonFeil person som prosjektlederManglende sikring ved overgang til drift

Fra prosjekt til driftHovedårsaker til mislykket overgang fraprosjekt til daglig drift:

Manglende engasjement i organisasjonen og ledelsenIngen ressurser avsatt til implementeringenOverføring fra prosjekt til drift medfører store endringer i virksomheten

Lykke til videre med prosjektarbeidet!