Politidirektoratet

Hvordan forholder politiet seg til ny offentlighetslovInnlegg ved seksjonssjef Liv Heidi Siljebråten, Politidirektoratet

Frokostseminar SI 26.11.2009

Politidirektoratet

Justis- og politidepartementet

Politiets sikker-hets-tjeneste

(PST)

Politidistrikt (27)

Politidirektoratet

Politihøgskolen

Politiets Data- og Materielltjeneste

Nye Kripos

Utrykningspolitiet

Politiets Utlendingsenhet

Grensekommissæren

Lensmannskontor PolitistasjonerØkokrim

Organisering

Politidirektoratet

Geografisk delt inn i 27 politidistrikter som ligger under Politidirektoratet

Politimesteren er øverste leder i politidistriktet

Politidistriktene erinndelt i politistasjons- og lensmannsdistrikterTil sammen 384 geografiske enheter

Politi- og lensmannsetaten

Politidirektoratet

Politidirektoratet (POD) Direktoratet ble opprettet 2001 og har ca. 130 ansatte.

Hovedoppgaven til POD er faglig ledelse, styring, oppfølging og og utvikling av norsk politi, med basis i de rammer som gis av Justisdepartementet.

POD har ansvar for faglig ledelse, styring og oppfølging av politidistriktene og politiets særorganer med til sammen ca 12.000 tilsatte.

Politidirektoratet har i tillegg en sentral rolle i innsatsen mot internasjonal og organisert kriminalitet.

Politidirektoratet

Seksjon for dokumentforvaltning i POD

POD produserer offentlig journal to ganger i uken, og periodene er man-ons og tor-søn Offentlig journal på regjeringen.no

PODs offentlige journal publiseres i dag på EPJ (Elektronisk postjournal) – åpen for journalister

Fra 2010 overtar OEP (Offentlig elektronisk postjournal) – åpen for allmennheten

POD i gjennomsnitt 400 innsynsbegjæringer pr. mnd Offentlig journal skal produseres ofte og jevnlig

Daglig, to ganger pr. uke, ukentlig, annenhver uke - alt etter praktisk håndterlig størrelse

Kvalitetssikring av journalen skal skje av minst to personer før publisering

Det er kun taushetsbelagte opplysninger det er anledning til å forhåndsskjerme i offentlig journal

Politidirektoratet

Hva er gjort i forbindelse med ny offentleglov

Deltagelse på kurs i den nye loven i regi av Justisdepartementet (januar 2009)

Tilpasninger i DocuLive Innfører egen innsynsmodul i DocuLive Utarbeidet instruks for registrering og behandling av innsyn i

DocuLive Fire Guider/veiledere

Behandling av innsyn i DocuLive for hhv. saksbehandlere/arkivarer Klagebehandling – avslag på innsyn for hhv.

saksbehandlere/arkivarer Informasjon – Politimestere, administrasjonssjefer, arkivledere

Politidirektoratet

Kurs og opplæring

Intern kurs – initiert av arkivtjenesten med støtte fra juridisk seksjon (POD og Etaten)

Innholdet i kurset1. Kurser for alle i loven med vekt på eksempler fra egen virksomhet v.

jurist2. Oppfølgingsmøter med hver enkelt seksjon hvor vi drøfter

- spesielle problemstillinger for det enkelte fagområde mht. journalføring og arkivering;

- oppfriskning av kunnskapen om elektronisk saksbehandling og arkiv, og øke forståelse for at gjenfinning i arkivet henger sammen med arkivleggingen - journalføringen

- Håndtering av innsynsbegjæringer

3. Praktisk opplæring i DL innsynsmodulen Oppfølgingsmøte for ansvarlige, kursholdere i etaten

Politidirektoratet

Offentlig journal

POD publiseres i dag på EPJ (Elektronisk postjournal) I 2010 overtar OEP (Offentlig elektronisk postjournal) ”Bestilling” av dokumenter foregår på e-post til PODs postmottak POD venter flere innsynsbegjæringer med OEP

- og vet at klagebehandlingen er krevende Nødvendig med god opplæring i ny offentlighetslov, DocuLive og

generell saksbehandling (standardisere rutiner) Sikre avskjerming av taushetsbelagt informasjon Sørge for tilnærmet lik praktisering av Offentleglova – og likebehandling Statistikk – avslag - Enklere å fange opp erfaringer og lære av dem

Innføring av DocuLive modul for elektronisk behandling av innsyn i hele etaten pågår

Hvordan skal vi øke tilgjengeligheten for alle underliggende politidistrikter og særorganer?

Politidirektoratet

Straffesakene mv.

-staffeprosess- loven

Sivil rettspleie

-tvangsflb.-gjeldsordning-skjønnslov

Forvaltning

-våpen-vegtrafikk-(utlending)-pass-brukthandel-vaktselskap -brukthandel-hund-osv

Politilov

-arrangement-serveringssted

”Resten”

-administrasjon og økonomi-personal -m.m.

Lovens virkeområde - om å være innenfor eller utenfor

Utenfor Innenfor (”alt annet”)

PolitidirektoratetArkivet identifiserer, registrerer og journalfører innsynsbegjæring i DocuLive.

Mottak og registrering

Saksbehandler behandlerbegjæringen.

Tre valg:

1. Innvilging av innsyn i dokument

2. Delvis innvilging av innsyn i dokument (sladdet dokument)

3. Avslag på innsyn

Saksbehandler ekspederer svaret til arkivet (automatisk generert e-post sendes til arkivet)

Arkivet sender ut svar sammen med eventuelle dokument(er).

Utsendelse av svar på innsyn

Innsynsbegjæringen kommer opp i egen mappe hos saksbehandler i DocuLive WWWSak (mappen er kun synlig når det er noe i den).

Behandling av innsyn

Rapporter og statistikk på mottak og behandling av innsynsbegjæringer er tilgjengelig fortløpende.

Oppfølging og statistikk

Behandling av innsyn i DocuLive- oversikt

PolitidirektoratetArkivet identifiserer og journalfører klage over avslag på innsyn i DocuLive.

Mottak og registrering

Klage over avslag på innsyn kommer opp i Ubesvarte-mappen til saksbehandler i DocuLive WWWSak.

Behandling av klage og utsendelse av svar

Saksbehandler behandler klagen.

Tre valg:

1. Innvilging av innsyn i dokument

2. Innvilging/oppretthold-else av delvis innsyn i dokument (sladdet dokument)

3. Opprettholdelse av avslag på innsyn

Saksbehandler opprettholder (delvis) avslag og oversender klagen med begrunnelse for avslag til klageinstans (kopi til klager).

Arkivet identifiserer og registrerer svar fra klageinstans i DocuLive.

Saksbehandler gir evt. innsyn i dokument i samsvar med klageinstansens vedtak og avslutter saken i DocuLive.

Saksbehandler innvilger innsyn helt eller delvis, sladder eventuelle dokumenter, sender svar til klager og avslutter saken i DocuLive.

Rapporter og statistikk på mottak og behandling av klager over avslag på innsyn er tilgjengelig fortløpende.

Oppfølging og statistikk

Behandling av klager over avslag på innsyn - oversikt

Politidirektoratet

Gevinster ved elektronisk innsynsbegjæring

Sparer tid, ressurser og papir Integrert i saksbehandlingsverktøy (kravet til form -skriftlighet

§31.1., og begrunnelse § 31.2)) Oppfølging mye enklere (”avgjørelsesplikten” § 29)

- vet hvem som har begjæringen- enkel oppfølging/omfordeling ved fravær)

Gir raskere behandling (kravet ift. behandlingstid § 29.2) Mindre belastning på arkivet/saksbehandlere/ledere Raskere til den som har bedt om innsyn

Rapport gir statistikk over antall begjæringer – innvilget, avslått Åpenhet og god behandling av innsyn kan påvirke POD/politiets

omdømme – tillit – trygghet - demokrati

Politidirektoratet

Hva handler politiets oppfølging av offentleglova om

Refleksjon over det å være innenfor eller utenfor loven Bevisstgjøring om offentlighetsprinsippet i etat hvor man

tradisjonelt arbeidet utenfor loven og fagsakene fortsatt er unntatt.

Om å ta inn over seg lovens betydning av en gjennomsiktig forvaltning

Refleksjon over saksbehandlers ansvar vs. lederansvaret ifht offentlighetsloven

Enhetlig praktisering av loven (innenfor – utenfor) Skape rom for erfaringslæring utover den enkelte fagseksjon Kunnskap om offentlig journal – hvilken informasjon vises

Politidirektoratet

Oppfølgingen av ny offentlighetslov handler også om

Om å strekke seg etter de merknader Sivilombudsmannen har hatt i fht. saksbehandlingen av innsyn

Om å finne kompromisser internt for å få det hele til å fungere. Arkivets arbeid for bedre dokumentfangst – bl.a. e-post Se fordeler med passe skjerming for å oppnå mindre klager –

klagebehandling Vi er ikke helt i mål… klagebehandling er komplisert. Vi er også

prisgitt de hjelpemidlene vi har til rådighet - Noark 4, ikke sikker e-post kommunikasjon ut.

Politidirektoratet

Takk for oppmerksomheten!