identificar necessidades de desenvolvimento das ... · 4 responsabilidades gerais ... competÊncias...
TRANSCRIPT
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
Proposto por:
Equipe do Serviço de Desenvolvimento Profissional
(SEDEP)
Analisado por:
Diretor do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas
(DEDEP)
Aprovado por:
Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES)
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 1 de 16
1 OBJETIVO
Estabelecer critérios e procedimentos para identificar necessidades de
desenvolvimento das competências profissionais dos servidores do Poder Judiciário
do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).
2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA
Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica às unidades organizacionais
administrativas e jurisdicionais do PJERJ, com o Sistema Integrado de Gestão (SIGA)
implementado ou em processo de implementação, passando a vigorar a partir de
17/07/2014.
3 DEFINIÇÕES
TERMO DEFINIÇÃO
Ações de capacitação e desenvolvimento
Ações que contribuem para a atualização profissional e o aperfeiçoamento dos servidores em alinhamento aos objetivos institucionais do PJERJ.
Ações Formais Ações de capacitação e de desenvolvimento ministradas por Instituição de Ensino.
Ações Não Formais
Ações estruturadas na própria Unidade Organizacional (UO) para fins de capacitação, visando ao desenvolvimento de competências profissionais dos servidores.
Avaliação de eficácia
Modalidade de avaliação, que tem por objetivo verificar se a ação de capacitação e desenvolvimento planejada foi realizada e os resultados planejados foram alcançados.
Colaborador Aquele que presta algum tipo de serviço à Instituição de forma regular, como funcionário terceirizado, estagiário, mensageiro, dentre outros.
Competências Profissionais
Conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes expressas pelo desempenho profissional do indivíduo dentro de determinado contexto organizacional, que agrega valor às pessoas e à organização.
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 2 de 16
TERMO DEFINIÇÃO
Facilitador do SIGA
Servidor lotado em Núcleo Regional (NUR) responsável pela multiplicação dos elementos componentes do Sistema Integrado de Gestão adotado no PJERJ.
Plano de Desenvolvimento Profissional
Modalidade de análise realizada em conjunto pelo gestor e servidor que visa verificar que competências profissionais o servidor necessita desenvolver ou aprimorar, considerando-se o estabelecido na Matriz de Competências do Papel Profissional.
Matriz de Competências
Instrumento no qual são relacionadas as competências profissionais e os requisitos para papéis profissionais a serem desempenhados nas unidades organizacionais do PJERJ.
Papel Profissional
Conjunto de atribuições e expectativas relacionadas ao comportamento profissional de um indivíduo na instituição.
Representante da Administração Superior (RAS/RD)
1-Membro da unidade organizacional participante de escopo de certificação ISO 9001:2008, que detém responsabilidade e autoridade para representá-la na gestão da qualidade (RAS); 2-Membro da unidade organizacional que detém responsabilidade e autoridade para representá-la na gestão da qualidade (RD).
4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO RESPONSABILIDADE
Facilitador do SIGA
• Acompanhar e orientar as Unidades no processo de Identificacão das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais dos Servidores;
• consolidar as informações no FRM-DGPES-040-08– Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da Unidade Organizacional e encaminhá-lo ao Serviço de Desenvolvimento Profissional da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEDEP);
• substituir o gestor ou RAS, conforme o caso, na implementação e avaliação de eficácia, quando necessário;
• consolidar as informações sobre número de servidores que realizaram o planejado, por comarca, no FRM-DGPES-040-08, no primeiro trimestre do ano subsequente e enviá-lo ao SEDEP, respeitando o prazo determinado.
Gestor da unidade organizacional
• Identificar em conjunto com os servidores a necessidade de desenvolvimento de suas competências, registrando-a no FRM-DGPES-040-06- Plano de Desenvolvimento Profissional;
• nos NUR, encaminhar ao Facilitador do SIGA cópia do FRM-
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 3 de 16
FUNÇÃO RESPONSABILIDADE DGPES-040-08 - Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da Unidade Organizacional;
• supervisionar a realização das ações, formais e não formais, de capacitação e desenvolvimento;
• avaliar a eficácia das ações, formais e não formais, de capacitação e desenvolvimento realizadas.
Representante da Administração Superior – RAS/RD/RDS
• Enviar, via e-mail ([email protected]), ao Serviço de Desenvolvimento Profissional, da Diretoria -Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEDEP), o FRM-DGPES-040-08 - Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da Unidade Organizacional.
• Consolidar as informações de sua UO sobre número de servidores que realizaram o planejado, preenchendo o FRM-DGPES-040-08, no primeiro trimestre do ano subsequente e enviá-lo ao SEDEP, respeitando o prazo determinado.
Servidores
• Acompanhar a programação, inscrever-se e participar dos cursos previstos pelo processo de Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais.
Serviço de Desenvolvimento Profissional da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/SEDEP)
• Dar início ao processo de implementação e renovação anual da Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais dos Servidores;
• assessorar gestores no processo de Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências Profissionais dos Servidores, orientando quanto à metodologia e ao uso dos instrumentos;
• Consolidar as ações de capacitação, informando à (Escola de Administração Judiciária da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas) (DGPES/ESAJ) o número de cursos e vagas a serem disponibilizados para o desenvolvimento profissional dos servidores.
5 CONDIÇÕES GERAIS
5.1 A Identificação das Necessidades de Desenvolvimento das Competências
Profissionais é realizada em conjunto por gestores e servidores.
5.1.1 De acordo com a especificidade do papel profissional e da Unidade, e com a
orientação do SEDEP, este processo pode ser realizado pelo próprio servidor,
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 4 de 16
sendo submetido posteriormente à avaliação e validação do gestor. Ex.: Central de
Mandados, Diretores de Departamento, Diretores-Gerais.
5.2 Todos os colaboradores ingressados na unidade organizacional devem ser
apresentados ao sistema integrado de gestão, com atenção especial, ao documento
estratégico, aos objetivos da qualidade e suas metas e às rotinas administrativas da
área em que atuam.
5.2.1 Os registros das ações do item anterior são realizados no FRM-DGPES-040-13 –
Registro de Implementação.
5.3 Este processo de trabalho é cíclico e renovado anualmente, no mês de outubro com
validade para o ano seguinte (janeiro a dezembro).
5.4 A Matriz de Competências Profissionais é ferramenta essencial para a realização
desse processo de trabalho e encontra-se disponível na intranet, na página do
PJERJ.
5.4.1 O desenvolvimento das competências necessárias ao servidor para exercício de
sua função são obrigatórias e devem ter sua eficácia avaliada pelo gestor.
5.4.2 Entende-se por aprimoramento o desenvolvimento das competências que o
servidor já possui ou o desenvolvimento de novas competências para futuras
atribuições.
5.5 Cabe ao gestor acompanhar, incentivar e avaliar a participação dos servidores em
ações de capacitação.
5.6 Caso o servidor necessite desenvolver uma competência que não conste na
programação de cursos da ESAJ, o gestor programa ação não formal ou solicita à
ESAJ orientação sobre cursos que auxiliem nesse desenvolvimento.
5.7 As UO podem solicitar visita de apoio ao DEDEP/SEDEP para acompanhamento do
processo de trabalho, quando necessário.
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 5 de 16
6 IDENTIFICAÇÃO DAS NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS DOS SERVIDORES
6.1 Esta etapa do processo de trabalho é registrada no FRM-DGPES-040-06 – Plano de
Desenvolvimento Profissional.
6.2 O SEDEP envia e-mail às UO, informando o início da contagem do prazo de 30
(trinta) dias para realização do levantamento.
6.3 Para servidor recém-chegado na unidade, ou que assumiu novo papel profissional
ou do ausente no período, por férias ou licenças, o gestor tem o prazo de 30 (trinta)
dias a contar da chegada ou retorno do servidor, para identificar as necessidades de
desenvolvimento.
6.3.1 Para servidor recém-ingressado no PJERJ, são realizados os procedimentos de
recepção e integração para novos servidores, conforme Aviso publicado no DJERJ,
à época de cada nova nomeação.
6.4 O gestor da UO, em parceria com o servidor, planeja as atividades de
desenvolvimento para o ano subsequente, de acordo com a Matriz de Competências
Profissionais correspondente.
6.4.1 Caso a competência seja desenvolvida por meio de ação formal, o servidor
consulta a programação mensal da ESAJ e inscreve-se no curso planejado, após
autorização do gestor.
6.4.2 Para as ações de capacitação não formais, o gestor registra no campo
correspondente o assunto ou a atividade que o servidor desenvolverá para adquirir
a competência apontada.
6.4.2.1 São exemplos de Ações Não Formais: implementação de rotinas administrativas;
supervisão durante os primeiros seis meses do servidor na UO, multiplicação de
conhecimentos e experiências realizada em local de trabalho; participação em
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 6 de 16
grupos de estudo/pesquisa; participação em grupo de trabalho para identificação
de oportunidade de melhoria, leitura de livro etc.
6.5 O gestor propõe ações gerenciais para suprir a necessidade de desenvolvimento,
registrando-a no campo correspondente.
7 LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DA UO
7.1 Esta etapa do processo de trabalho contempla as ações de capacitação formais
planejadas e o quantitativo de servidores para cada uma delas.
7.2 O gestor preenche o FRM-DGPES-040-08 – Levantamento das Necessidades de
Desenvolvimento da Unidade Organizacional, com base nas informações registradas
no FRM-DGPES-040-06, dentro do prazo estabelecido no item 6.2 e encaminha-o
ao SEDEP, através do correio eletrônico [email protected].
7.2.1 Em Núcleos Regionais, os gestores enviam o levantamento feito em sua UO (FRM-
DGPES-040-08) ao Facilitador do SIGA que irá novamente consolidá-las, por
comarca, usando mesmo formulário, encaminhando-o, por sua vez, ao SEDEP,
através do correio eletrônico [email protected], no prazo de 10 (dez) dias.
8 AVALIAÇÃO DA EFICÁCIA DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO
8.1 A avaliação de eficácia das ações de capacitação obrigatórias – formais ou não
formais - tem como objetivo verificar se a competência foi desenvolvida conforme os
objetivos propostos. É realizada por meio de observações em situações de trabalho
e/ou entrevistas com os funcionários submetidos ao treinamento, com base nos
critérios descritos abaixo:
a) se os objetivos foram alcançados;
b) se a ação facilitou o desenvolvimento das competências profissionais.
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 7 de 16
8.1.1 A avaliação da eficácia é realizada pelo gestor/RAS/RD/RDS/Facilitador do SIGA,
em conjunto com o servidor, em até seis meses.
8.2 Caso a ação de capacitação obrigatória não tenha sido realizada ou, se realizada,
não tenha sido eficaz, o gestor propõe ações gerenciais para suprir a necessidade
de desenvolvimento, registrando-as no campo correspondente.
8.3 Realizada a avaliação de eficácia das ações de capacitação – formais ou não
formais – e findo o ano referência, o gestor encerra o formulário, datando-o e
assinando-o.
9 VERIFICAÇÃO DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO PLANEJADAS
9.1 A verificação das ações de capacitação planejadas pela UO é realizada entre os
meses de janeiro e março do ano subsequente, através da comparação entre as
ações de capacitação planejadas e as realizadas ao longo do ano base. O SEDEP
envia e-mail às UO, informando o início desta etapa do processo.
9.2 O gestor da UO preenche a coluna “Realizado” do FRM-DGPES-040-08 -
Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da Unidade Organizacional,
informando o número de servidores que cumpriram o planejado.
9.3 Em Núcleos Regionais, os gestores enviam as informações levantadas ao
Facilitador do SIGA para consolidação, por comarca, e encaminhamento ao SEDEP,
até o último dia útil do primeiro trimestre.
9.3.1 O formulário a ser encaminhado ao SEDEP ([email protected]) será o mesmo
utilizado quando do planejamento no ano anterior.
10 IMPLEMENTAÇÃO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 8 de 16
10.1 A implementação de Rotinas Administrativas é feita no período compreendido entre
a publicação na intranet e a vigência da RAD e registrada no FRM-DGPES-040-13-
Registro de Implementação de Rotinas Administrativas.
10.2 Há casos em que a implementação ocorre após a vigência, como por exemplo:
a) funcionário ausente no período da implementação;
b) funcionário recém-chegado no PJERJ ou na unidade organizacional;
c) unidade organizacional em processo de implementação do SIGA.
10.3 O responsável pela implementação está definido no anexo 6 - Diagrama de
Implementação de Rotinas Administrativas .
10.4 As revisões em rotinas administrativas podem ser apenas comunicadas, quando as
alterações realizadas não afetaram o processo de trabalho e devem ser
implementadas, por treinamento, presencial ou a distância, quando, ao contrário,
houve mudança na forma de realizar a atividade.
10.5 A escolha pela simples comunicação, pelo treinamento, presencial ou a distância,
fica a critério da unidade responsável pelo processo de trabalho, que deve
considerar a metodologia mais adequada.
10.6 Cópia da mensagem enviada deve ser arquivada em pasta eletrônica.
10.6.1 As comunicações de revisões em Rotinas Administrativas correlacionam os itens
modificados e os atuais, para melhor visualização das mudanças realizadas.
11 INDICADOR
NOME METODOLOGIA PERIODICIDADE
Índice Consolidado de Realização das Ações de Capacitação Planejadas
Percentual médio de ações planejadas e realizadas
Anual
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 9 de 16
12 GESTÃO DE REGISTROS
12.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:
IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD*
RESPONSÁ-VEL
ARMAZE-NAMENTO
RECUPE-RAÇÃO PROTEÇÃO
RETENÇÃO (ARQUIVO
CORRENTE - PRAZO DE
GUARDA NA UO**)
DISPOSIÇÃO
Formulário Plano de Desenvolvimento Profissional ( FRM-DGPES-040-06 (Pessoais - originais)
0-2-2-1a UO Pasta Nome/ Matrícula
Condições
apropriadas 2 anos
DGJUR/ DEGEA***
Formulário de Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da UO (FRM-DGPES-040-08 –originais)
0-2-2-1a UO Pasta Data Condições apropriadas
2 anos DGJUR/ DEGEA
Cópias do Formulário de Levantamento das Necessidades de Desenvolvimento da UO (FRM-DGPES-040-08)
0-2-2-1a SEDEP Disco Rígido
Unidade Backup e Condições apropriadas
2 anos Eliminação na UO
Formulário Registro de Implementação de Rotinas Administrativas (FRM-DGPES-040-13)
0-2-2-1a UO Pasta Data Condições apropriadas
2 anos DGJUR/
DEGEA
Cópia de e-mail de comunicação de revisão de RAD
0-2-2-1a UO Disco rígido
UO/
Assunto
Backup e condições
apropriadas 2 anos Eliminação
na UO
Cópias da Correspondência Expedida
0-6-2-2j SEDEP Disco rígido
Assunto Backup e condições
apropriadas 2 anos Eliminação
na UO
Correspondência Recebida 5-5-4 SEDEP Disco rígido
Assunto Backup e condições
apropriadas 2 anos Eliminação
na UO
Legenda:
*CCD = Código de Classificação de Documentos.
**UO = Unidade Organizacional.
***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais.
Notas:
a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR-046 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.
b) DGJUR/DEGEA – procedimentos da RAD-DGJUR- 035 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da
RAD- DGJUR-043 - Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR-
047 – Gerir Arquivo Permanente.
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 10 de 16
c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O
armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter
Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.
========
13 ANEXO
• Anexo 1 - Fluxograma do Procedimento Identificação das Necessidades de
Desenvolvimento das Competências Profissionais dos Servidores;
• Anexo 2 – Fluxograma do Procedimento Levantamento das Necessidades de
Desenvolvimento da UO;
• Anexo 3 - Fluxograma do Procedimento Avaliação da Eficácia das Ações de
Capacitação;
• Anexo 4 – Fluxograma do Procedimento Verificação das Ações de Capacitação
Planejadas;
• Anexo 5 - Fluxograma do Procedimento Implementação de Rotinas
Administrativas.
==============
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 11 de 16
ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO IDENTIFICAÇÃO DAS NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PR OFISSIONAIS
DOS SERVIDORES
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 12 de 16
ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO LEVANTAMENTO D AS NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DA UNIDADE ORGANIZA CIONAL
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 13 de 16
ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AVALIAÇÃO DA E FICÁCIA DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 14 de 16
ANEXO 4 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO VERIFICAÇÃO DA S AÇÕES DE CAPACITAÇÃO PLANEJADAS
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 20 15 de 16
ANEXO 5 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO IMPLEMENTAÇÃO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS
IDENTIFICAR NECESSIDADES DE DESENVOLVIMENTO DAS COM PETÊNCIAS PROFISSIONAIS DOS SERVIDORES
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-040 19 16 de16
ANEXO 6 – DIAGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO E AVALIAÇÃO DE EFICÁCIA DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS