Si è conclusa la settima edizione del Forum dei Centri Servizi Digitali, tenutosi lo scor-

so 9 ottobre a Milano con il patrocinio di Assintel.

Oltre 80 i partecipanti che hanno preso parte all’unico evento nazionale dedicato alle

società di outsourcing documentale, che affronta i temi legati ai processi di demateria-

lizzazione documentale.

La giornata è stata aperta da Salvatore Stanziale, rappresentante del Ministero dell’E-

conomia e delle Finanze, che ha trattato il tema della fatturazione elettronica obbligato-

ria verso la Pubblica Amministrazione.

Stando alle stime del Ministero dell’Economia e delle Finanze, al 30 settembre 2014, sono 670.000 i file fattura transitati

attraverso il Sistema d’Interscambio, e si prevede che, a pieno regime, le fatture elettroniche trasmesse saranno circa 60

milioni all’anno, con oltre 2 milioni di operatori coinvolti.

Salvatore Stanziale ha esposto ai presenti le principali novità in tema di fatturazione elettronica introdotte dalla Circolare

18/E e dal DM 17 Giugno e quali sono le implicazioni per gli intermediari. Le riflessioni di Salvatore Stanziale hanno trovato

riscontro nell’esposizione di Leonardo Anselmi di Ifin Sistemi, che ha presentato le soluzioni per l’interpretazione e tradu-

zione dei file XML standard Sogei (IfinConverter e IfinTranslator) e per la gestione e trasmissione delle fatture elettroniche

(Invoice Channel®). A completare l’excursus sulla dematerializzazione è poi intervenuta Enrica Massella di AgID, che ha

introdotto il tema della conservazione digitale dei documenti e il fondamentale adeguamento ai nuovi standard tecnologi-

ci individuati, dal DPCM 3 dicembre 2013. Uno scenario totalmente differente che rappresenta una rivoluzione in tema di

conservazione dei documenti informatici, che richiede interventi impegnativi sotto il profilo infrastrutturale, tecnologico e

organizzativo. Da qui l’esigenza di rivolgersi a un partner tecnologico che può garanti-

re elevati standard di qualità e sicurezza. Legal Archive® è la soluzione di conservazio-

ne digitale di Ifin Sistemi compliant alle nuove regole tecniche che è stata presentata

da Antonio Taschin, il quale ha focalizzato l’attenzione sulle prerogative del software

dedicate agli outsourcer. Sicurezza, privacy, usabilità e alta affidabilità sono solo alcune

delle caratteristiche garantite da Legal Archive®, un software full optional sempre in-

novativo e al passo con la norma vigente.

Ifin Sistemi non è solo tecnologia, ma anche servizi consulenziali e formazione. E’

quanto è emerso dall’esposizione conclusiva di Roberto Marcato, che preceduto

dall’avv. Davide Milan ha chiarito come sia fondamentale avvalersi di consulenti pre-

parati per tutelare le società di outsourcer nei processi di esternalizzazione. La divisione

Consulting di Ifin mette a disposizione dei partner una profonda conoscenza tecnolo-

gica intrecciata a competenze giuridiche e archivistiche, requisiti imprescindibili per un

Centro Servizi Digitale innovativo. Ifin Sistemi promuove da anni il programma di certi-

ficazione D.S.O. (Document Selected Outsourcer). Una partnership tecnologica, com-

merciale e consulenziale, sempre affidabile e innovativa come esposto da Giovanni

Martingano. Un programma che riunisce le principali società di outsourcing italiane,

segno della professionalità riconosciuta di Ifin Sistemi.

IfinConsulting News

NOVEMBRE 2014

AgID pubblica lo schema del Manuale di Conservazione ......... 2

Il ruolo del Responsabile della funzione archivistica di conservazione ............................ 2

La marca da bollo digitale ........... 3

Fattura Elettronica: entro il 31 marzo scatta l’obbligo per gli Enti Locali .......................................... 3

Avviato il Corso LUISS “Il Responsabile

della Conservazione e la

Dematerializzazione Documentale” in

collaborazione con Ifin Sistemi …………4

IfinConsulting News

Il documento, pubblicato sul sito di AgID, indica la struttura del manuale e i contenuti informativi che deve contenere, in con-

formità con quanto disposto nel DPCM del 3 dicembre 2013, all’art. 8 recante regole in materia di sistema di conservazione.

Uno strumento che vuole essere di ausilio per garantire completezza dei contenuti. I conservatori accreditati che intendano

apportare modifiche al manuale di conservazione dovranno prevedere una nuova versione dello stesso e il suo invio all’Agen-

zia per l’Italia Digitale, mentre le eventuali modifiche agli allegati non sono da considerarsi come modifiche del manuale di

conservazione e devono essere inviati all’Agenzia per l’Italia Digitale solo su espressa richiesta. La verifica dell’allegato è og-

getto dell’attività di vigilanza.

L’innovazione tecnologica ha trasformato l’archivio tradizionale e anche l’archivista si è dovuto adattare e rinnovare le proprie

conoscenze e competenze. Quindi non solo custodia di documenti cartacei, ma anche file digitali, flussi idi dati, immagini, vi-

deo VHS, audiocassette. Ma anche questo è archivio ed il lavoro dell’archivista informatico è quello di garantire la corretta

sedimentazione degli archivi, ma anche la capacità di poter garantire che quell’oggetto digitale, leggibile oggi, lo sia anche tra

quarant’anni. E come fa? Cosa significa garantire nel tempo le informazioni sulla rappresentazione? Come mettere in pratica,

solo per fare un esempio, il modello OAIS nei processi di conservazione

degli oggetti digitali? Ecco, forse, il necessario rinnovarsi delle conoscenze

tecniche di questa figura professionale, così importante per la salvaguardia

dei nostri archivi, oggi anche digitali. Necessaria, ma anche obbligatoria

questa figura dal momento che il legislatore la prevede nel codice dell’am-

ministrazione digitale (dlgs 7 marzo 2005,n. 82). Il ruolo del responsabile

della conservazione prevede che vi siano delle competenze in ambito

archivistico. E’ una figura moderna se paragonata al “vecchio” archivista,

tutto solo e abbandonato in qualche scantinato buio e polveroso.

Oggi la figura dell’archivista si veste di nuovo, perché deve essere in gra-

do di governare i sistemi informativi, deve conoscere l’architettura di un sistema di conservazione di documenti informatici.

Ecco allora che anche la formazione si rinnova, oltre al saper leggere e pure decifrare le fonti antiche o medievali, deve avere

competenze informatiche e giuridiche.

Con la Circolare n. 65/2014 (G.U. n. 89 del 16/04/2014), AgID ha definito le modalità per l’accreditamento da parte del sogget-

to pubblico e privato che svolge attività di conservazione dei documenti informatici per la vigilanza dei soggetti che intendo-

no conseguire i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza. La circolare si sofferma anche sulle figure professio-

nali necessarie per espletare l’attività del servizio di conservazione ed in merito alla figura del responsabile della funzione ar-

chivistica di conservazione le attività di competenza sono:

definizione e gestione del processo di conservazione, incluse le modalità di trasferimento da parte dell’ente produttore,

di acquisizione, verifica di integrità e descrizione archivistica dei documenti e delle aggregazioni documentali trasferiti,

di esibizione, di accesso e fruizione del patrimonio documentario e informativo conservato;

definizione del set di metadati di conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici;

monitoraggio del processo di conservazione e analisi archivistica per lo sviluppo di nuove funzionalità del sistema di

conservazione;

collaborazione con l’ente produttore ai fini del trasferimento in conservazione, della selezione e della gestione dei rap-

porti con il Ministero dei beni e delle attività culturali per quanto di competenza.

Ecco che il responsabile della funzione archivistica ricopre un ruolo importante nel mondo dell’informatica. Si ricorda anche la

norma UNI 11536:2014 “ Qualificazioni delle professioni per il trattamento di dati e documenti. Figura dell’archivista- Requisiti

di conoscenza, abilità e competenza”.

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IfinConsulting News

Con la pubblicazione del provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate d’intesa con il

Capo Dipartimento della Funzione Pubblica, prende il via il progetto “@e.bollo” grazie al quale

sarà possibile versare l’imposta anche con carte di credito, di debito o prepagate. Il servizio sarà

operativo nei prossimi mesi, considerati i tempi tecnici necessari allo sviluppo delle procedure,

da parte delle Pubbliche Amministrazioni e degli intermediari che offriranno i servizi di pagamen-

to, sulla base delle linee guida e delle specifiche tecniche elaborate dall’Agenzia delle Entrate e

dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Dalla lettura del comunicato stampa dell’Agenzia delle Entrate si apprende che il pagamento o line della marca da bollo sarà

possibile solo dai siti internet della amministrazioni pubbliche. Bisognerà attendere la seconda fase per il pagamento del bollo

relativo allo scambio di atti tramite posta elettronica. Nei prossimi mesi sarà pubblicato l’elenco delle Pubbliche Amministra-

zioni e degli intermediari che forniranno il servizio di pagamento e di emissione della “marca da bollo digitale”.

Il passaggio alla fatturazione elettronica è previsto anche per gli Enti locali entro il 31 marzo 2015.

Il Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66 “Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale” (art. 25), stabilisce che, a partire

dal 31 marzo 2015, per i Comuni, come per il resto della Pubblica Amministrazione, non sarà più possibile ricevere fatture se

non in formato elettronico il documento cartaceo non potrà essere più accettato né per il pagamento.

Nel Decreto del Mef n. 55 del 3 aprile 2013 sono esplicitate le regole ed i meccanismi di emissione, trasmissione e conserva-

zione delle fatture elettroniche.

Questo decreto aiuterà anche i comuni nella realizzazione di questo epocale cambiamento, cercando di realizzarlo nel modo

più semplice.

Le attività che ogni amministrazione dovrebbe espletare per rispettare la scadenza del 31 marzo 2015 sono le seguenti:

attivare il servizio di fatturazione elettronica per tutti gli uffici destinatari di fattura nell’l’Indice della PA (IPA) secondo le

Specifiche operative di AgID definendo il canale mediante il quale comunicare con il Sistema di interscambio

comunicare ai fornitori i codici identificativi degli uffici destinatari di fatturazione elettronica

ricevere le fatture elettroniche provenienti

dallo SDI ed effettuare le verifiche amministra-

tive interne

inviare allo SDI la notifica di accettazione o

rifiuto della fattura entro 15 giorni dalla data

di ricezione secondo le modalità riportate

nelle Specifiche tecniche SDI

monitorare i file FatturaPA secondo le modali-

tà riportate sul sito FatturaPA

conservare secondo le modalità previste dalla

normativa vigente.

3

Consulenza

Consulenza normativa

Consulenza archivistica e archivistico-informatica

Redazione di documenti (atti di nomina del responsabile della conservazione e del

responsabile del trattamento dei dati personali) di pareri e di contratti

Verifica della rispondenza alle prescrizioni normative (Audit)

Supporto per il conseguimento dell’accreditamento presso AgID

Formazione

Corsi sulla dematerializzazione (ambito privato, pubblico e settore clinico)

Corsi di formazione del responsabile della conservazione sostitutiva

Corsi di aggiornamento normativo

IFIN SISTEMI srl a socio unico

PADOVA . MILANO . ROMA

PD. Via G. Medici 9/A 35138

Tel. 049.5001500

Fax 049.5001692

www.ifin.it

www.conservazionesostitutiva.it

www.fattura-elettronica.it

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Ha preso avvio lo scorso 23 Ottobre il corso “Il Responsabile della Conservazione

e la Dematerializzazione Documentale”, organizzato dalla LUISS Business

School in collaborazione con Ifin Sistemi. Il corso mira a soddisfare le esigenze

di aziende, amministrazioni pubbliche e professionisti che devono formare la

figura del Responsabile della Conservazione, trasferendogli conoscenze e com-

petenze organizzative, tecnologiche e giuridiche. Nell’ambito delle attività for-

mative si approfondiranno aspetti come: le modalità di riorganizzazione dei pro-

cessi e dei flussi documentali; la razionalizzazione organizzativa e la semplifica-

zione dei procedimenti; l’introduzione efficace del protocollo informatico e del

fascicolo elettronico; la semplificazione dei rapporti attraverso l’introduzione di

forme di pagamenti online; le modalità di interscambio dei dati tra imprese e PA;

l’idonea adozione della PEC; l’accesso ai servizi in rete e l’utilizzo della firma digi-

tale; le modalità di dematerializzazione dei documenti; la valutazione dell’effica-

cia dei sistemi di gestione documentale ed i livelli minimi di servizio; le soluzioni

per il lavoro collaborativo; l’arric-

chimento dei contenuti dei portali

aziendali e istituzionali in termini

di trasparenza e tracciabilità.

Il processo formativo è affidato a

docenti universitari, esperti e con-

sulenti di azienda nell’ambito dei

settori dei processi di gestione

documentale, della dematerializ-

zazione e di gestione innovativa

delle organizzazioni.

Ifin Sistemi, grazie alle competenze maturate in oltre 30 anni di esperienza nel

settore della gestione documentale, sarà attivamente coinvolta nel percorso

formativo in veste di docente.