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CHANGE- UND CLAIM-MANAGEMENT

IT works unlimited GmbH & Co. KG Tel.: +49 5251 28816-0 Homepage: www.itwu.de Stettiner Str. 26 33106 Paderborn Fax: +49 5251 28816-29 E-Mail: info@itwu.de

 

 

Nachforderungen, wie Änderungs-wünsche von Kunden sowie Fehler von Mitarbeitern oder Lieferanten, treten im Rahmen eines laufenden Projekts häufig auf. Um diese Claims ganzheitlich und langfristig bearbeiten zu können, be-nötigen Sie eine automatisierte Software-lösung, in der Sie derartige Prozesse vollständig abbilden können. Ein speziell an Ihre Projekte angepasstes CCM kann Sie von der Früherkennung relevanter Ereignisse über die Genehmigungs- und Kostenkontrolle bis zur Auswertung sämtlicher Claims im Laufe des gesamten Projekts unterstützen.

Denn das Wichtigste ist doch, dass Sie flexibel und schnell auf sämtliche Ver-änderungen und Ereignisse in Ihrem Pro-jekt reagieren können, um die Wünsche und Anforderungen Ihrer Kunden erfüllen zu können. Neben einer hohen Kunden-zufriedenheit, bedeuten die durch ein individuelles CCM optimierten Prozesse geringere Ausfallzeiten innerhalb Ihrer Projekte. Damit sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern verschaffen sich auch einen klaren Wettbewerbsvorteil gegen-über Ihrer Konkurrenz.

Darüber hinaus kann sich eine individuelle Softwarelösung der Arbeits-weise Ihrer Mitarbeiter und Ihren internen Compliance-Regelungen anpassen. So wächst zum einen die Akzeptanz dieser Lösung bei Ihren Mitarbeitern und zum anderen die Sicherheit vor rechtlichen Folgen im Hinblick auf Zugriffs- und Genehmigungsrechte. Nutzen Sie also die Vorzüge einer individuellen CCM-Lösung und behalten sie Ihre Claims immer schön im Auge.

Mögliche Prozesse innerhalb des

Change- und Claim-Managements:

Frühwarnsystem: Ereignisse, die

eventuell zu einem Claim führen

können, müssen erfasst und

an Kunden oder Lieferanten

weitergeleitet werden

Sämtliche Projektdokumente wie

Früherkennungs- und Änderungs-

meldungen, Anspruchsgrund-

lagen und Nachträge müssen

dokumentiert und archiviert werden

Strategische , finanzielle und

terminliche Konsequenzen des

Claims müssen überwacht und

transparent gemacht werden

Notwendige Maßnahmen zur

Bearbeitung der Claims müssen

rechtzeitig eingeleitet werden

Genehmigungsstufen und Fristen

müssen individuell abgebildet und

überwacht werden

Übergänge zu anderen Abteilungen

wie der Rechtsabteilung, dem

Einkauf und der Qualitätssicherung

müssen geschaffen werden

Auswertungen der Claims dienen

als zukünftige Planungsgrundlage

Die Komplexität der Prozesse im Change- und Claim-Management sowie die Vielzahl an Abteilungen, die einbezogen werden müssen, stellt hohe Anforderungen an die entsprechende Lösung.

Behalten Sie Ihre Claims im AugeIm Rahmen des Projektmanagements muss Ihr Unternehmen schnell und gezielt auf Änderungswünsche von

Kunden und auf Produktionsabweichungen reagieren, da diese das gesamte Projekt maßgeblich beeinflussen

können. Das ITWU-Change- und Claim-Management (CCM) hilft Ihnen dabei, die zahlreichen Konsequenzen und

damit verbundenen Aufgaben im Auge zu behalten.

Ihr individuelles Change- und Claim-Management

Claim

Claim kategorisieren

Passiver Claim

Aktiver Claim

Stellungnahme von Verursacher

einholen

Claim bewerten auf Basis der

Stellungnahme

Claim abgelehnt

Lieferanten-informationen

an Einkauf sicherstellen

Claim weiter-

behandeln

Verhandlungs-strategie festlegen

Claim verhandeln und Ergebnisse dokumentieren

Lieferanten-informationen

an Einkauf sicherstellen

Freigabe des Claim

SOX

Claim Meldung erstellen und versenden

Beweise sichern und

dokumentieren

Einigung / Claim

finalisieren

Einigung / Vertrags-nachtrag

Streitfall Ablehnung Weiter-

belastung

Bestellnachtrag bearbeiten

Angebot erstellen und verhandeln

Übergabe an Rechtsabteilung

Entscheidung an Dritte weitergeben

Claim an Dritte weiterbelasten

Claim über-

arbeiten

Projektleiter

Rechtsabteilung

Einkauf

Geschäftsführung

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Features des ITWU-CCMs:

Digitale und standardisierte

Erfassung sämtlicher kritischer

Ereignisse im Projekt

Informations- und

Aufgabenverteilung mit Hilfe

von Benachrichtigungs- und

Wiedervorlagefunktionen

Dokumentation und

Archivierung sämtlicher

Projektdokumente mithilfe einer

individuellen Kategorisierung

Workflow zur Genehmigung

von Früherkennungs- und

Änderungsmeldungen, Nach-

tragsangeboten, Claims uvm.

Historienfunktion zur Über-

wachung der vorgenommenen

Änderungen an Dokumenten

und Daten

Kalkulation und Kontrolle des

finanziellen und zeitlichen

Mehraufwandes

Verschiedene Auswertungs-

möglichkeiten mithilfe von

automatisch generierten

Excel-Sheets

Hohe Performance durch

Replikationsmöglichkeiten,

beispielsweise auf einen

lokalen Baustellenserver

Benachrichtigungen mit eigenen Kommentaren zu dem entsprechenden Änderungsdokument versandt werden. Zum anderen bietet es die Möglichkeit, Wiedervorlagen für Projektmitarbeiter anzulegen, die sie termingerecht an zu erledigende Aufgaben erinnern. So kann die Informations- und Aufgabenverteilung schnell und ohne Medienbrüche von statten gehen. Dokumentation und Archivierung:

Zudem dient das Änderungsdokument als zentrale Ablage aller projektbezogenen Dokumente. Projektpläne, Telefonnotizen, E-Mails, Nachforderungsmeldungen uvm. können durch eine individuell erweiter-bare Kategorisierung anhand von Schlüsselwörtern jederzeit schnell und einfach wiedergefunden werden.

Standardisierte Erfassung:

Am Anfang eines jeden Claims steht die Änderungsmeldung. In diesem standardisierten Dokument kann jeder Projektmitarbeiter die Ereignisse auf der Baustelle erfassen und direkt an die Verantwortlichen in der Unternehmens-zentrale weiterleiten. So erhält beispiels-weise der Projektleiter sofort einen Über-blick über die Art und die terminlichen Folgen der Änderung. Diese Daten werden automatisch in ein Änderungsdokument übertragen, welches zur weiteren Bearbeitung des Claims genutzt wird. Benachrichtigungen und Wiedervorlagen:

Im Änderungsdokument stehen den ver-antwortlichen Mitarbeitern verschiedene Benachrichtigungsfunktionen zur Ver-fügung. Zum einen können hier einfache

Änderungsmeldung mit automatischer Weiterleitung an den Projektleiter

Benachrichtigungs- und Wiedervorlagefunktion

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und wann das Dokument erstellt, ge-speichert, geändert oder gelöscht wurde. Aufwandskalkulation und -kontrolle:

Die finanziellen und terminlichen Kon-sequenzen eines Claims werden ebenfalls im Änderungsdokument festgehalten. Bei aktiven Claims werden hier der eigene Arbeitsaufwand sowie die Leistungen von anderen Lieferanten zur Weiterbelastung an Dritte gesammelt und kalkuliert. Im Falle einer Change Order des Kunden ist es möglich, die Aufwandsschätzung für ein erneutes Nachtragsangebot zu be-rechnen und zu dokumentieren. Auf dieser Basis können alle antizipierten Kosten und Zeitverzögerungen des Projektes kontrolliert und angepasst werden. Bei dieser Kostenkontrolle unter-stützen Sie zudem verschiedene Aus-wertungsmöglichkeiten des CCM. Auswertungsmöglichkeiten:

Um den Projektmitarbeitern und anderen Verantwortlichen einen besseren Über-blick über den Ablauf und Fortschritt eines Projektes zu geben, können die Claims nach verschiedenen Kriterien sortiert werden, z.B. anhand ihres Status.

So ist jederzeit ersichtlich, welche Claims sich noch in der Erfassungs- und Bearbeitungsphase befinden und welche bereits abgeschlossen sind. Darüber hinaus bietet das CCM noch eine andere Möglichkeit, die unterschiedlichen Änderungstypen (passiver und aktiver Claim, Change Order, Versicherungsfall usw.) eines jeden Projektes übersichtlich darzustellen. Zu diesem Zweck wird per Knopfdruck ein Excel-Sheet generiert, welches alle relevanten Kennzahlen des Änderungstyps übernimmt. Diese Auswertungen können später für ähnliche Projekte zu Kalkulations- und Planungs-zwecken herangezogen werden. Hohe Performance:

Zu guter Letzt kann das ITWU-CCM auf jeden beliebigen Server repliziert werden. Die Projektmitarbeiter auf der Baustelle müssen folglich nicht mehr mit langen Ladezeiten durch die instabilen Leitungen zum Unternehmensserver rechnen. Die Anwendung kann direkt auf den lokalen Baustellenserver repliziert werden und sich einfach regelmäßig mit dem CCM auf dem Unternehmensserver abgleichen.

Genehmigungsworkflows:

Die integrierte Workflow-Engine ist eine der wichtigsten Komponenten des CCMs. Hier werden Genehmigungsstufen und Verantwortlichkeiten eines jeden Projektes gemäß den firmeninternen Compliance-Regeln festgelegt. Zum einen garantiert der digitale Workflow gekoppelt mit der Wiedervorlagefunktion, dass kein zu genehmigendes Dokument auf seinem langen Weg durch die Abteilungen verloren geht. Zum anderen verringert es das Risiko rechtlicher Konsequenzen bei Verstößen gegen die Compliance-Regeln. Denn so gelangt eine Nachforderungs-anfrage mit einem Wert von 1 Mio. € ohne Umwege zur Geschäftsführung und nicht erst zum Projektleiter, der gar nicht die Befugnis hat, eine derartige Summe zu genehmigen. Historienfunktion:

Die Historienfunktion in Änderungs- und Projektdokumenten unterstützt Sie ebenfalls in der Einhaltung Ihrer Compliance-Regeln, indem Sie alle Tätig-keiten, die ein Mitarbeiter an einem Dokument durchführt, dokumentiert. So ist es einfach nachvollziehbar, von wem

Kalkulation der Kosten und Verzögerungen im

Änderungsdokument

Auswertung der Mehr- und Minderkosten innerhalb eines Projektes

Zentrale Ablage aller Dokumente und Historienfunktion Integrierte Workflow-Engine

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Das ITWU-CCM bietet durch seine offene Struktur zahlreiche Möglichkeiten für Anpassungen gemäß Ihren Wünschen und Anforderungen, so dass Sie auf Veränderungen in Ihrem Projektumfeld und Ihren Geschäftsprozessen schnell und flexibel reagieren können. Die oben beschriebenen Features sind bereits in einer fertigen Lösung zusammengefasst, welche aber jederzeit mit weiteren

Bausteinen erweitert werden kann. Um Ihren individuellen Ansprüchen noch besser gerecht zu werden, können wir natürlich auch diese Bausteine an die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter anpassen. Im Folgenden möchten wir Ihnen einige dieser Bausteine etwas näher vorstellen. Sollten Sie noch weitere Ideen und Vorschläge für Ihr ganz persönliches CCM haben, zögern Sie nicht uns darauf anzusprechen!

Schnittstellen zu anderen Anwendungen:

Schnittstellen zwischen verschiedenen Anwendungen optimieren Ihre Prozesse und erleichtern die Arbeit Ihrer Mitar-beiter. Mit Hilfe dieses Bausteins können Sie beispielsweise Daten aus Ihren SAP-Systemen in das CCM importieren oder die entsprechenden Kontaktdaten Ihrer Kunden aus Ihrem Customer Relationship Management auswählen – und zwar nicht mit Hilfe von lästigen Copy-and-Paste-Tiraden, sondern mit wenigen Klicks und ohne dass Sie aus dem CCM in eine andere Anwendung wechseln müssten.

Mail-Import:

Mit diesem Baustein können Sie sowohl empfangene als auch gesendete E-Mails aus sämtlichen Ordnern Ihres Mailfiles inklusive ihrer Anhänge in das CCM importieren. Dabei werden der Betreff, das Empfangs- bzw. Absendedatum sowie der Empfänger und Absender über-nommen, um eine bessere Übersicht über die gesamte Korrespondenz innerhalb des Projektes zu gewährleisten. Verwaltung von Office-Vorlagen:

Die offene Struktur des ITWU-CCMs bietet darüber hinaus die Möglichkeit, MS Office-Dokumente an die Anwendung anzubinden. Mit Hilfe dieser Office-Schnittstelle können Sie beispielsweise ganz einfach eine neue Aufwands-schätzung aus dem Änderungsdokument heraus generieren. Hierbei werden bereits definierte Kunden- und Projektdaten aus dem CCM in das Office-Dokument exportiert, so dass Sie die Aufwands-schätzung nur noch mit erweiterten Informationen ergänzen müssen.  

Weitere Bausteine des ITWU-CCMs:

Schnittstellen zu anderen

Anwendungen, wie z.B. SAP-

Systemen oder dem Customer

Relationship Management

Import von empfangenen und

gesendeten E-Mails inklusive

ihrer Anhänge

Anbindung und Verwaltung

von MS-Office-Vorlagen

uvm.

Schnittstelle zu anderen Anwendungen

Schnittstellen zu Korrespondenz-

datenbank und Mailfile

Auswahl einer Office-Vorlage