© ITOP 2011 / Page 1

Sesión 3:

Cómo mejorar la gestión de una

empresa de distribución

mediante tecnología ERP

8 puntos de mejora:

1. Ajustar y controlar el coste de los artículos

2. Analizar detalladamente el margen comercial

3. Controlar las roturas de stock

4. Controlar la morosidad de los clientes

5. Fomentar la relación con los clientes (CRM)

6. Controlar el flujo de compras

7. Controlar la trazabilidad de la mercancía

8. Asegurar la calidad de servicio

Mejora nº 1:

Ajustar y controlar el coste de los artículos

© ITOP 2011 / Page 2

• Para poder dar respuesta a un mercado cada vez más exigente en cuanto a precio.

• Para reducir nuestros costes operativos, lo que disminuye el volumen de facturación necesario para generar beneficios.

¿Para qué?

• Negociar adecuadamente los precios de compra y reflejarlos en nuestra gestión.

• Minimizar la variación de precio y costes del flujo de compras.

• Considerar diferentes costes según almacenes.

Algunas ideas clave

• Costes según almacén.

• Informe de Auditoría de Inventario.

• Transacción de Costes de Entrega.

Ejemplos

Mejora nº 2:

Analizar detalladamente el margen comercial

© ITOP 2011 / Page 3

• Para comprender de qué manera estamos generando beneficios.

• Para impulsar las líneas rentables y/o potenciar las líneas menos rentables.

¿Para qué?

• Análisis según clasificaciones de artículos, clientes o comerciales.

• El análisis debe ir asociado a tomas de decisión: herramienta para reaccionar.

• El cálculo de la rentabilidad requiere una información previa de calidad en el sistema.

Algunas ideas clave

• Informe de Rentabilidad según Familias.

• Beneficio a nivel de Documento.

• Procedimientos de aprobación para asegurar la rentabilidad mínima.

Ejemplos

Mejora nº 3:

Controlar las roturas de stock

© ITOP 2011 / Page 4

• Para no perder la oportunidad de vender.

• Para responder adecuadamente a la necesidad del mercado.

¿Para qué?

• Analizar las roturas de stock son una pieza clave en el proceso de compras.

• Se requiere poder comparar entre lo pedido y lo servido: influye en el proceso de ventas.

• Cuantificar y medir para evaluar la eficacia de las medidas a lo largo del tiempo.

Algunas ideas clave

• Informe de Pedidos Abiertos.

• Cantidades abiertas en Pedidos.

• Informe ATP.

Ejemplos

Mejora nº 4:

Controlar la morosidad de los clientes

© ITOP 2011 / Page 5

• Para cerrar adecuadamente el ciclo de ventas y no perder rentabilidad en facturación.

• Para mejorar la gestión de tesorería.

¿Para qué?

• La gestión adecuada de créditos requiere procedimientos claros y automatizados.

• Contemplar el límite de crédito desde el propio pedido del cliente.

• Cobrar es tan importante como vender: no subestimar el control de créditos.

Algunas ideas clave

• Saldos de IC y límites de crédito.

• Informe de Antigüedad de Clientes.

• Procedimiento de aprobación de límites de crédito o días.

Ejemplos

Mejora nº 5:

Fomentar la relación con los clientes (CRM)

© ITOP 2011 / Page 6

• Para favorecer las ventas.

• Para generar cercanía con los clientes y comprender mejor nuestro mercado.

¿Para qué?

• La gestión de clientes requiere constancia y dedicación periódica: tarea a largo plazo.

• Resulta fundamental registrar información para poder hacer seguimiento.

• Es una tarea de todo el personal de la empresa.

Algunas ideas clave

• Actividades relacionadas.

• Calendario de actividades.

Ejemplos

Mejora nº 6:

Controlar el flujo de compras

© ITOP 2011 / Page 7

• Para mejorar el aprovisionamiento de nuestra mercancía.

• Para facilitar la venta y reducir roturas de stock.

¿Para qué?

• Controlar todo el proceso, incluyendo el propio pedido a proveedores.

• Analizar del compromiso de entrega en fecha y forma de los proveedores: evaluarles.

• Puede ser necesario incluso un mayor seguimiento que las compras, ante casos graves de roturas de stock frecuentes.

Algunas ideas clave

• Circuito completo de compras.

• Informe de compras.

Ejemplos

Mejora nº 7:

Controlar la trazabilidad de la mercancía

© ITOP 2011 / Page 8

• Para mejorar el control de la mercancía que suministramos.

• Para responder a la legislación vigente.

¿Para qué?

• Control según número de lote o número de serie.

• La tipología de la mercancía es la que establece el nivel de detalle de control requerido.

• La trazabilidad debe implementarse de forma que apenas reste agilidad en los procesos de compra y venta.

Algunas ideas clave

• Informe de Lotes / Nº de Serie.

• Proceso de selección de lotes durante circuito de ventas.

Ejemplos

Mejora nº 8:

Gestionar la calidad de servicio

© ITOP 2011 / Page 9

• Para favorecer la estabilidad de las ventas a medio y largo plazo.

• Para detectar puntos de ineficiencia o mejoras requeridas.

¿Para qué?

• La calidad de servicio se controla de forma reactiva y proactiva.

• Es importante fomentar la actitud de escucha y respuesta ante los problemas.

• El análisis efectivo de problemas recurrentes sólo es posible con el registro de incidencias.

Algunas ideas clave

• Llamada de Servicio.

• Actividades de IC.

Ejemplos

Conclusiones

8 puntos de mejora:

1. Ajustar y controlar el coste de los artículos

2. Analizar detalladamente el margen comercial

3. Controlar las roturas de stock

4. Controlar la morosidad de los clientes

5. Fomentar la relación con los clientes (CRM)

6. Controlar el flujo de compras

7. Controlar la trazabilidad de la mercancía

8. Asegurar la calidad de servicio

4 factores clave:

I Información

T Tecnología

O Organización

P Procesos

© ITOP 2011 / Page 10

Itop Management Consulting

© ITOP 2011 / Page 11

info@itop.es

¡ Gracias !

www.itop.esC/ Imeldo Serís, nº62, p6ª

S/C de Tenerife

Tfno. 922.28.70.61