26

 

BAB III

ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

III.1 Gambaran Umum Perusahaan

III.1.1 Sejarah dan Latar Belakang Perusahaan

PT Altama Surya Arsa, berlokasi di Jakarta, adalah salah satu importir

Indonesia yang mana memiliki fokus bisnis pada memasok peralatan untuk

hardware dan pasar industri di Indonesia. Selain memasok peralatan industri,

perusahaan ini juga telah menjadi perusahaan yang dipercaya sebagai agen

penjualan di Indonesia untuk beberapa produk terkenal seperti minyak pelumas

merek WD-40 dari Amerika Serikat, kunci inggris merek Britool dari Jerman,

Truecraft Tool dari Jepang, Enuma Chain dari Jepang, dan lain sebagainya

Dengan mempekerjakan 80 orang karyawan, perusahaan ini menargetkan

pelanggan dari berbagai segmen pasar dan jaringan distribusi seperti segmen

peralatan industri dan rumah tangga, segmen alat-alat listrik, segmen otomotif dan

segmen supermarket. Sekarang ini PT Altama Surya Arsa telah memasarkan

produk mereka ke lebih dari 2,000 pedagang ecer, took-toko dan pasar manufaktur

di Indonesia; dan 120 outlet hypermarket dan supermarket (sekitar 90% total

outlet di Indonesia). Melalui distributor pasar otomotif dan toko-toko alat-alat

listrik, perusahaan ini telah memasok lebih kurang 1.000 pedagang ecer, toko dan

pihak manufaktur di pasar otomotif, dan lebih dari 500 pedagang ecer alat-alat

listrik.

27

 

III.1.2 Bisnis yang Dijalankan

Perusahaan ini bergerak di market-oriented (berorientasikan pada pasar)

yang mana memposisikan perusahaan pada keuntungan berkompetisi di pasar

dengan maksud untuk menciptakan dan meningkatkan hubungan yang baik antara

pemasok dan konsumen. Ini merupakan tugas utama perusahaan untuk

memaksimalkan penyediaan kebutuhan pelanggan.

Sebagai perusahaan yang berorientasikan pada pasar, perusahaan

mendefinisikan bisnis sebagai seni merancang hubungan dengan konsumen dan

usaha untuk menjalankan hubungan tanpa batas serta hubungan yang baik dengan

pelanggan dan pemasok.

Untuk itu, perusahaan ini memiliki komitmen tinggi untuk meningkatkan

inovasi strategi pemasaran dalam menjaga kepuasan pelanggan dan menciptakan

hubungan kerja yang baik dengan rekan kerja dalam meningkatkan pemasaran

produk mereka.

III.1.3 Misi Perusahaan

Misi dari perusahaan PT Altama Surya Arsa adalah untuk menghasilkan

produk-produk berkualitas dan memberikan pelayanan yang terbaik guna

mencapai kepuasan pelanggan di pasar industri dan peralatan di Indonesia.

III.1.4 Unit Bisnis Organisasi

Untuk mewujudkan misi bisnis menjadi kenyataan, perusahaan mengolah

aktivitas bisnis mereka menjadi 3 departemen. Aktivitas bisnis utama perusahaan

28

 

dikelompokan ke dalam departemen penjualan dan pemasaran, yang mana

didukung oleh departemen pendukung pemasaran dan departemen General Affairs.

Perusahaan ini memiliki 6 unit bisnis di bawah pengendalian departemen

penjualan dan pemasaran yaitu :

1. Divisi Tools

2. Divisi WD-40

3. Divisi OEM (Original Equipment Manufactured)

4. Divisi Elektrik

5. Divisi Supermarket

6. Divisi General Trading

7. Divisi General Tooling

Setiap divisi melaksanakan pemasaran dan penjualannya masing-masing

yang mana memfokuskan bisnis pada perencanaan pemasaran bisnis dan aktivitas

ke dalam segmen pemasaran tertentu. Perusahaan yakin dengan adanya unit bisnis

ini, perusahaan dapat mendekatkan diri dengan pelanggan, menjadi lebih fleksibel

dan peka terhadap kebutuhan pelanggan.

Divisi yang dibedakan berdasarkan operasionalnya diintegrasikan,

dikoordinasi dan dikendalikan oleh satu kesatuan manajer di dalam perusahaan.

29

 

III.1.5 Struktur Organisasi dan Uraian pekerjaan

III.1.5.1 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

III.1.5.2 Uraian Pekerjaan

1. Board Of Director

- Pemegang jabatan tertinggi di perusahaan.

- Pengambil keputusan yang bersifat kebijakan.

30

 

2. Managing Director

- Kepala Manajer yang berada langsung dibawah pimpinan Board

Of Director.

- Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan yang

mempengaruhi proses bisnis perusahaan.

3. Marketing and Sales Department

- Departemen yang memiliki langsung berhubungan dengan

pelanggan seperti menawarkan produk baru (promosi), menerima

keluhan pelanggan, menerima permintaan pesanan pelanggan,

menginput pesanan pelanggan, mengotorisasi permintaan

pesanan pelanggan dan lain sebagainya.

- Bertugas untuk melakukan penagihan piutang pelanggan luar

kota (Salesman).

4. Marketing Support Department

a. Purchasing Division

- Divisi Purchasing adalah divisi yang akan melakukan

permintaan pesanan persediaan di gudang ke pihak

pemasok.

- Divisi ini melakukan memiliki wewenang untuk

memutuskan apakah akan melakukan permintaan

persediaan barang di gudang atau tidak.

31

 

b. Information System Division

- Bertugas untuk melakukan pengendalian terhadap sistem operasi

(Operating Sistem) yang digunakan perusahaan.

- Bertanggung jawab atas pemeliharaan (maintenance) sistem

operasi yang digunakan perusahaan.

c. Logistic and Transportation Division

- Bertugas untuk melakukan prosedur pengeluaran barang dan

melakukan pengiriman barang pesanan pelanggan.

- Bertanggung jawab terhadap kinerja proses kerja di gudang.

- Bertanggung jawab terhadap pengendalian pengeluaran dan

pemasukan barang di gudang.

d. Controllers and Collectors Division

- Bertugas untuk melakukan penagihan piutang dalam kota

(Collector).

- Bertanggung jawab terhadap penerimaan pembayaran pelanggan.

5. General Affair Department

a. Finance and Accounting Division

- Bertugas untuk melakukan pengendalian terhadap

penginputan jurnal yang terjadi pada sistem.

- Bertugas untuk mengeluarkan dokumen (Account

Receivable Invoice, Daftar Tagihan, Tanda Terima Faktur,

Tanda Terima Ekspedisi dan lain sebagainya).

32

 

b. Human Resources Division

- Bertugas untuk melakukan penerimaan karyawan baru.

- Bertanggung jawab terhadap proses kerja karyawan di

perusahaan.

- Bertanggung jawab terhadap hak dan kewajiban karyawan

seperti gaji karyawan, cuti, asuransi dan lain sebagainya.

c. Legal Division

- Bertanggung jawab terhadap dokumen – dokumen yang

berhubungan dengan asset perusahaan.

- Bertanggung jawab terhadap pembayaran iuran dan pajak

pemerintah.

d. Office Supply and Maintenance Division

- Bertugas untuk menyediakan peralatan dan perlengkapan kantor.

- Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan peralatan dan

perlengkapan kantor.

e. Security Division

- Bertugas untuk mengecek dan memantau barang yang siap

dikirimkan ke pelanggan.

- Bertanggung jawab terhadap keamanan dan ketertiban

lingkungan perusahaan.

33

 

III.1.6 S istem yang sedang berjalan di Perusahaan

Pada skripsi ini telah dibatasi bahwa ruang lingkup penulisan adalah seputar

sistem transaksi penjualan kredit dan penerimaan kas dan utang. Seperti

perusahaan besar lainnya, perusahaan ini memiliki prosedur dan sistem sendiri

sebagai pedoman kinerja perusahaan. Transaksi yang dilakukan oleh perusahaan

adalah transaksi secara kredit. Dibawah ini akan dijabarkan bagaimana bentuk

sistem yang diterapkan oleh PT Altama Surya Arsa.

III.1.6.1Sistem Penjualan Kredit

Prosedur Penerimaan Permintaan Penjualan

Penerimaan Permintaan Penjualan Melalui Sales

a. Sales mengisi Form Order Sheet berdasarkan permintaan

penjualan dari Customer.

b. Sales menyerahkan Form Order Sheet ke Supervisor.

c. Supervisor memeriksa Form Order Sheet untuk

menyetujui/konfirmasi harga.

d. Supervisor menyerahkan Form Order Sheet ke Customer

Service.

e. Customer Service menerima Order Sheet dan memeriksa apakah

memerlukan Purchase Order dari Customer.

f. Jika tidak memerlukan Purchase Order, maka Customer Service

membuat Sales Order pada sistem.

34

 

g. Jika memerlukan Purchase Order maka :

Customer Service meminta Customer untuk mengirim

Purchase Order.

Customer Service menerima Purchase Order dari

pelanggan, memeriksa serta meminta persetujuan

mengenai harga kepada supervisor.

Customer Service membuat Sales.

Customer Service mendistribusikan Purchase Order :

o Lembar 1 sebagai arsip Customer Service

o Copy 1 untuk Finance

o Copy 2 untuk Accounting

Penerimaan Permintaan Penjualan Melalui Customer Service

a. Customer Service mengisi Form Order Sheet.

b. Customer Service melakukan konfirmasi harga dengan

Supervisor terhadap Form Order Sheet tersebut.

c. Customer Service memeriksa apakah memerlukan Purchase

Order dari Customer.

d. Jika tidak memerlukan Purchase Order, maka Customer Service

membuat Sales.

e. Jika memerlukan Purchase Order maka :

Customer Service meminta Customer untuk mengirim

Purchase Order.

35

 

Customer Service menerima Purchase Order dari

pelanggan lalu membuat Sales Order.

Customer Service mendistribusikan Purchase Order ke :

o Lembar 1 sebagai arsip Customer Service

o Copy 1 untuk Finance

o Copy 2 untuk Accounting

Prosedur Pembuatan Sales Order

a. Customer Service membuat Sales Order pada sistem

(ADempiere).

b. Saat membuat Sales Order, Customer Service dapat memeriksa

apakah stok barang yang akan dijual tersedia di Gudang (sistem

akan memberitahukan secara otomatis jika stok tidak tersedia).

c. Jika barang tidak tersedia, maka Customer Service melakukan

konfirmasi ke Customer.

d. Jika barang tersedia di Gudang maka Customer Service dapat

melanjutkan transaksi. Saat memilih Customer atau memproses

transaksi (complete) sistem akan memeriksa apakah permintaan

tersebut melebihi Credit Limit yang diberikan.

e. Jika tidak melebihi Credit Limit, maka Customer Service

menunggu persetujuan Sales Manager terhadap Sales Order

36

 

yang dibuatnya (persetujuan melingkupi kebenaran harga dan

diskon).

f. Jika Sales Manager tidak menyetujui Sales Order maka

Customer Service akan mendapatkan informasi penolakan dan

dapat memperbaiki atau membatalkan (Close) Sales Order.

g. Jika Sales Manager menyetujui Sales Order maka Customer

Service dapat mencetak Sales Order (Sales Order boleh dicetak

atau tidak, tergantung kebutuhan) dan menyimpan Sales Order

sebagi arsip.

Prosedur Konfirmasi Permintaan Penjualan

Penanganan Over Credit Limit.

a. Jika saat Customer Service memilih Customer pada Sales Order

atau memproses transaksi Sales Order (complete) dan sistem

memberitahukan terjadi over Credit Limit terhadap Customer

tersebut, maka Customer Service melakukan konfirmasi ke Sales

yang bersangkutan / Finance (apakah penjualan akan tetap

dilakukan).

b. Jika Sales / Finance memutuskan untuk tidak melanjutkan

transaksi maka Customer Service tidak meneruskan penjualan

dan membatalkan Sales Order serta memberikan konfirmasi ke

Customer.

37

 

c. Jika Sales/Finance memutuskan untuk tetap melakukan

penjualan maka Customer Service meminta konfirmasi ke Sales

Manager untuk mengajukan pelolosan/penambahan Credit Limit.

d. Jika Sales Manager tidak menyetujui maka Customer Service

membatalkan Sales Order dan memberikan konfirmasi ke

Customer.

e. Jika Sales Manager menyetujui maka Customer Service

melanjutkan pengajuan pelolosan/penambahan Credit Limit atas

Customer bersangkutan ke Finance Manager.

f. Finance Manager memutuskan untuk merevisi Credit Limit atau

tidak.

g. Jika Finance Manager menolak untuk merevisi (menambahkan)

Credit Limit maka Customer Service tidak meneruskan penjualan

dan membatalkan Sales Order serta memberikan konfirmasi ke

Customer.

h. Jika Finance Manager menyetujui maka Finance Manager

melakukan revisi (menambahkan) Credit Limit terhadap

Customer yang bersangkutan.

38

 

Penanganan Hasil Picking/Inspeksi Barang Untuk Pengiriman

Tidak Sesuai

a. Jika dari hasil picking/inspeksi ada yang tidak sesuai dan

membutuhkan konfirmasi ke pihak customer bagian

picking/inspeksi akan melaporkan ke Customer Service

(berhubungan dengan jumlah pemesanan/stok, misalkan stok

barang ada yang rusak sehingga tidak mencukupi jumlah

pesanan).

b. Customer Service memeriksa laporan dari Gudang.

c. Customer Service melakukan konfirmasi kepada Customer

berdasarkan laporan tersebut (apakah jumlah pengiriman

berdasarkan stok yang tersedia dahulu (sebagian); jumlah

pengiriman diubah sesuai stok yang tersedia (revisi Surat Jalan);

pengiriman ditunda sampai stok ada atau pesanan dibatalkan dan

sebagainya).

d. Berdasarkan hasil pertimbangan maka Customer Service mengis i

Log book Revisi Surat Jalan atas persetujuan perubahan yang

akan dilakukan terhadap Surat Jalan dan menandatangani dan

meminta Admin Gudang untuk menandatanganinya.

e. Customer Service memberitahukan perubahan terhadap surat

jalan dan meminta Admin Gudang untuk menandatangani Log

book Revisi Surat Jalan yang sudah diisi tersebut.

39

 

f. Admin Gudang melakukan perubahan / revisi / pembatalan

terhadap Draft Surat Jalan yang telah dibuat.

g. Customer Services dapat melakukan proses closing pada Sales

Order yang jumlah barangnya tidak akan dikirim lagi (Sales

Order yang diclosing tidak dapat dibuatkan surat jalan lagi).

Penanganan Pembatalan Sales Order Karena Hasil Picking /

Inspeksi

a. Jika pada Prosedur Perbaikan Draft Surat Jalan disepakati untuk

membatalkan Sales Order maka Customer Services

membatalkan Sales Order.

Prosedur Pengeluaran Barang

a. Admin Gudang membuat Picking list atau Draft Surat Jalan pada

sistem (ADempiere) berdasarkan Sales Order yang akan dikirim.

b. Jika transaksi berasal dari Perbaikan Draft Surat Jalan dan terjadi

perubahan terhadap Draft Surat Jalan maka Admin Gudan g

membuka Draft Surat Jalan yang akan diperbaiki pada sistem

dan melakukan perbaikan/perubahan jumlah atas Draft Surat

Jalan tersebut.

c. Admin Gudang mencetak Picking list dan membubuhkan tanda

tangan di kolom Dibuat Oleh.

40

 

d. Jika diperlukan Admin Gudang mencetakan Picking list Group

sebagai dokumen pembantu bagi petugas Picking untuk

mempersiapkan barang.

e. Admin Gudang memberikan Picking list dan Picking list Group

ke Koordinator / Wakil Gudang.

f. Koordinator / Wakil Gudang menerima Picking list dan Picking

list Group kemudian memilah rute atau prioritas pengiriman dan

dimasukkan ke dalam Kotak Surat Jalan 1.

Sebagai informasi, kotak surat jalan terdiri dari :

• Kotak Surat Jalan 1 Belum disiapkan barangnya

• Kotak Surat Jalan 2 Sudah siap barangnya

• Kotak Surat Jalan 3 Siap dikirim

g. Selanjutnya Petugas Picking mengambil Picking list dan Picking

list Group dari Kotak Surat jalan 1 untuk menyiapkan barang.

h. Jika ternyata barang yang disiapkan tidak sesuai dengan Picking

list, maka Petugas Picking menginformasikan ke Admin Gudan g

agar melakukan konfirmasi ke Customer bahwa stok tidak sesuai

dengan yang disiapkan.

i. Admin Gudang menerima informasi tersebut dan melanjutkan

konfirmasi ke Customer.

j. Jika ternyata barang yang disiapkan sesuai dengan Picking lis t

dan tidak memerlukan konfirmasi ke Customer, maka setelah

41

 

menyiapkan barang Petugas Picking menandatangani Picking lis t

pada kolom Petugas Picking dan memindahkan barang yang

telah di siapkan ke area inspeksi.

k. Setelah memindahkan ke area inspeksi, Petugas Picking

mencatat stok yang diambil sebagai pengurang di Kartu Stok

Gantung.

l. Bagian Inspeksi menerima barang beserta Picking list dari

Petugas Picking.

m. Bagian Inspeksi melakukan inspeksi terhadap barang tersebut.

n. Jika ternyata barang yang disiapkan tidak sesuai dengan Picking

list, maka Bagian Inspeksi menginformasikan ke Admin Gudan g

agar melakukan konfirmasi ke Customer bahwa stok tidak sesuai

dengan yang disiapkan.

o. Admin Gudang menerima informasi tersebut dan

melanjutkan konfirmasi ke Customer.

p. Jika ternyata barang yang disiapkan sesuai dengan Picking lis t

dan tidak memerlukan konfirmasi ke Customer, maka

selanjutnya Bagian Inspeksi menandatangani Picking list pada

kolom Petugas Inspeksi dan menyerahkan barang beserta Picking

list ke Petugas Packing.

q. Petugas Packing menerima barang dan Picking list.

42

 

r. Jika ada barang yang harus di packing, maka Bagian Inspeksi

membantu Petugas Packing untuk melakukan packing.

s. Selanjutnya Petugas Packing menentukan jumlah colly (kardus)

untuk dicantumkan pada Picking lis t dan memastikan satu

Picking list cukup untuk satu kendaraan.

t. Petugas Packing menandatangani Picking list pada kolom

Petugas Packing dan menyerahkan ke Adm Gudang.

u. Petugas Packing menaruh barang di Lokasi Siap Kirim.

v. Admin Gudang menerima Picking list dari Petugas Packing.

w. Admin Gudang mencatat nama petugas picking, inspeksi,

packing, koordinator, supir, nomor mobil dan tanggal

keberangkatan supir pada sistem untuk Picking list/Draft Surat

Jalan tersebut.

x. Kemudian Admin Gudang membuat Surat Jalan pada sistem

dengan menjalankan proses complete pada Picking list/Draft

Surat Jalan tersebut, setelah itu mencetak Surat Jalan sebanyak 6

rangkap dan menandatanganinya.

y. Saat Surat Jalan terposting maka jurnal yang terbentuk:

HPP (Dr)

Persediaan (Cr)

43

 

z. Admin Gudang memberi informasi ke Finance bahwa Surat

Jalan telah di buat dan meminta Finance membuatkan AR

Invoice.

aa. Admin Gudang menaruh Surat Jalan 6 rangkap tersebut ke Kotak

Surat Jalan no 2.

bb. Dari Surat Jalan yang ada di Kotak Surat Jalan no 2 itu,

koordinator Gudang menentukan kendaran pengiriman.

cc. Selanjutnya Koordinator Gudang menaruh Surat Jalan ke Kotak

Surat Jalan No 3.

Prosedur Persiapan Pengiriman Barang

a. Koordinator / wakil mengambil Surat Jalan dari Kotak No3 dan

menyerahkan kepada supir. Atau supir mengambil Surat Jalan

dari kotak no 3 jika Koordinator tidak berada di tempat.

b. Supir mempersiapkan mobil dan memasukkan barang ke mobil,

yang dapat membantu supir adalah kenek atau Bagian Umum.

c. Setelah selesai menaikan barang kedalam mobil, security

melakukan verifikasi jumlah colly barang yang telah dimasukkan

ke mobil.

d. Setelah selesai memverifikasi supir menutup dan mengunci pintu

mobil, Security menyaksikan/menjadi saksi atas kegiatan supir.

44

 

e. Selanjutnya supir menandatangani Surat Jalan pada kolom

Dibawa Oleh.

f. Supir menyerahkan Surat Jalan tersebut ke Koordinator Gudang.

g. Koordinator menerima Surat Jalan dan menandatanganinya pada

kolom Diperiksa Oleh selanjutnya memberikan ke Security.

h. Security menerima Surat Jalan kemudian mencatat di Log book

Security dan menandatanganinya; membubuhkan cap dan tanda

tangan di Surat Jalan tersebut.

i. Surat Jalan lembar 6 diambil Security sebagai arsip.

j. Selanjutnya Security menyerahkan Surat Jalan lembar 1, 2, 3, 4

dan 5 ke Admin Gudang.

k. Admin Gudang menerima Surat Jalan lembar 1, 2, 3, dan 4 dan 5

dan mencatat stok yang diambil sebagai pengurang di Kartu

Stok.

l. Admin Gudang menyimpan Surat Jalan lembar 5 bersama

dengan Draft Surat Jalannya (wajib disteples/dijadikan satu)

sebagai arsip.

Prosedur Pengiriman Barang

a. Admin Gudang menerima AR Invoice lembar 2 (dalam amplop)

dari Bagian Piutang sebagai lampiran pengiriman.

45

 

b. Selanjutnya Admin Gudang menyerahkan dokumen pengiriman

(AR Invoice lembar 2 dalam amplop; Surat Jalan lembar 1, 2, 3

dan 4) ke Supir.

c. Supir menerima dokumen pengiriman dari Admin Gudang.

d. Supir mengisi dan menandatangani Log book Security sebelum

berangkat untuk mengirim.

e. Supir berangkat mengirimkan barang.

f. Pengiriman ke Luar Kota.

- Pengiriman disertai dengan Surat Jalan lembar 1, 2, 3 dan 4

AR Invoice lembar 2 dalam amplop.

- Supir pergi menyerahkan dokumen pengiriman ke

Ekspedisi.

- Ekspedisi menerima dokumen pengiriman dan Surat Jalan

lembar 1, 2, 3 dan 4 kemudian memberikan stempel dan

menandatangani Surat Jalan.

- Ekspedisi membuat Tanda Terima Ekspedisi.

- Ekspedisi menyerahkan dokumen ke supir yaitu Tanda

Terima Ekspedisi; Surat Jalan lembar 1, 3 dan 4.

- Supir menerima Tanda Terima Ekspedisi dan Surat Jalan

lembar 1, 3 dan 4 dari Ekspedisi.

- Ekspedisi mengambil Surat Jalan lembar 2 dan AR Invoice

lembar 2 yang dalam amplop untuk dikirim ke Customer.

46

 

- Selanjutnya Supir menyerahkan Tanda Terima Ekspedisi

dan Surat Jalan lembar 1, 3 dan 4 ke Admin Gudang.

- Admin Gudang mencatat tanggal Surat Jalan diterima

kembali dari Supir; Jam Supir balik; Tanggal diterima

Ekspedisi balik di buku Log book Serah Terima Surat Jalan

maupun pada sistem (ADempiere).

- Sebelum menyerahkan ke Bagian Finance Admin Gudang

mengisi Log book Penyerahan Surat Jalan dan

menandatanganinya.

- Selanjutnya Admin Gudang meminta Bagian Finance

menandatangani Log book Penyerahan Surat Jalan,

menyerahkan Surat Jalan lembar 1 dan 4 ke Finance, Surat

Jalan lembar 3 ke Accounting untuk tukar faktur.

g. Pengiriman ke Dalam Kota.

- Pengiriman disertai dengan Surat Jalan lembar 1, 2, 3 dan 4

dan AR Invoice lembar 2 dalam amplop.

- Supir menyerahkan dokumen pengiriman ke Customer.

- Customer menerima dokumen pengiriman dan Surat Jalan

lembar 1, 2, 3 dan 4 Customer memberi stempel dan

menandatangani Surat Jalan.

- Customer menyerahkan dokumen ke supir yaitu Surat

Jalan lembar 1, 3 dan 4.

47

 

- Supir menerima Surat Jalan lembar 1, 3 dan 4 dari

Customer.

- Customer mengambil Surat Jalan lembar 2 dan AR Invoice

lembar 2 yang masuk dalam amplop.

- Selanjutnya Supir menyerahkan Surat Jalan lembar 1, 3

dan 4 ke Admin Gudang.

- Admin Gudang menerima dokumen pengiriman dan

mencatat tanggal Surat Jalan diterima kembali dari Supir;

Jam Supir balik; Tanggal diterima Customer baik di buku

Log book Serah Terima Surat Jalan maupun di sistem

(ADempiere).

- Sebelum menyerahkan ke Bagian Finance Admin Gudang

mengisi Log book Penyerahan Surat Jalan dan

menandatanganinya.

- Selanjutnya Admin Gudang meminta Bagian Finance

menandatangani Log book Penyerahan Surat Jalan,

menyerahkan Surat Jalan lembar 1 dan 4 ke Finance, Surat

Jalan lembar 3 ke Accounting untuk tukar faktur.

48

 

III.1.6.2Sistem Penagihan dan Penerimaan Piutang

Prosedur Pencatatan Piutang dan Pembuatan Faktur

a. Bagian Piutang menerima informasi dari Gudang bahwa Surat

Jalan telah dibuat (status = Complete).

b. Bagian Piutang menerima informasi tersebut dan membuat AR

Invoice pada sistem (ADempiere) dan menjalankan proses

Complete.

c. Saat AR Invoice terposting maka jurnal yang terbentuk :

Piutang Penjualan (Dr)

Penjualan (Cr)

d. Bagian Piutang mencetak AR Invoice sebanyak 4 rangkap.

e. Bagian Piutang menandatangani dan memberi cap/stempel

perusahaan pada AR Invoice.

f. Selanjutnya Bagian Piutang memasukan AR Invoice lembar 2 ke

dalam amplop.

g. Kemudian Bagian Piutang mendistribusikan ke :

- Lembar 1 diarsip sementara untuk tukar faktur nantinya.

- Lembar 2 ke Admin Gudang.

- Lembar 3 untuk Accounting.

- Lembar 4 untuk Bagian Piutang.

h. Admin Gudang menerima AR Invoice lembar 2 dalam amplop.

49

 

i. Bagian Piutang menyimpan AR Invoice lembar 1.

Prosedur Tukar Faktur

a. Bagian Piutang menerima Surat Jalan lembar 1 dan 4 dari

Gudang (lihat Prosedur Pengiriman Barang) dan file sementara

AR Invoice lembar 1 dan 4 untuk keperluan tukar faktur.

b. Bagian Piutang membuat Daftar Tagihan 1 lembar dan Tanda

Terima Faktur di sistem sebanyak 4 rangkap.

c. Bagian piutang menyimpan Tanda Terima Faktur lembar 4

sebagai arsip.

d. Tukar faktur untuk Customer luar kota.

- Bagian Piutang menyerahkan dokumen tukar faktur ke

Sales (Copy daftar tagihan; Tanda Terima Faktur lembar 1,

2 dan 3; AR Invoice lembar 1; Surat Jalan lembar 1)

- Sales menerima dokumen tukar faktur dari Bagian Piutang.

- Sales menyerahkan dokumen tukar faktur ke Customer.

- Customer menerima dokumen tukar faktur dan

menandatangani, memberi cap stempel serta

membubuhkan tanggal kembali terhadap Tanda Terima

Faktur.

- Customer mengambil Tanda Terima Faktur lembar 3; Surat

Jalan lembar 1; dan AR Invoice lembar 1.

50

 

- Customer menyerahkan kembali Tanda Terima Faktur

lembar 1 dan 2 dan Daftar Tagihan ke Sales.

- Sales menerima Tanda Terima Faktur lembar 1 dan 2 dan

Daftar Tagihan selanjutnya menyerahkan kembali ke

Bagian Piutang.

- Bagian Piutang menerima Tanda Terima Faktur lembar 1

dan 2 dan Daftar Tagihan dari Sales.

e. Tukar faktur untuk Customer dalam kota

- Bagian Piutang menyerahkan dokumen tukar faktur ke

Kolektor (Copy daftar tagihan; Tanda Terima Faktur

lembar 1, 2 dan 3; AR Invoice lembar 1; Surat Jalan lembar

1).

- Kolektor menerima dokumen tukar faktur dari Bagian

Piutang.

- Kolektor menyerahkan dokumen tukar faktur ke Customer.

- Customer menerima dokumen tukar faktur dan

menandatangani, memberi cap stempel serta

membubuhkan tanggal kembali terhadap Tanda Terima

Faktur.

- Customer mengambil Tanda Terima Faktur lembar 3; Surat

Jalan lembar 1; dan AR Invoice lembar 1.

51

 

- Customer menyerahkan kembali Tanda Terima Faktur

lembar 1 dan 2 dan Daftar Tagihan ke Kolektor.

- Kolektor menerima Tanda Terima Faktur lembar 1 dan 2

dan Daftar Tagihan selanjutnya menyerahkan kembali ke

Bagian Piutang.

- Bagian Piutang menerima Tanda Terima Faktur lembar 1

dan 2 dan Daftar Tagihan dari Kolektor.

Prosedur Penagihan

a. Setelah jatuh tempo, maka Bagian piutang melakukan penagihan

dengan menyerahkan Tanda Terima Faktur lembar 1 dan 2 ke

Sales (untuk luar kota) dan ke Kolektor (untuk dalam kota).

b. Prosedur Penagihan Luar Kota

- Bagian Piutang menyerahkan Tanda Terima Faktur lembar

1 dan 2 ke Sales untuk penagihan.

- Sales menerima Tanda Terima Faktur lembar 1 dan 2 dari

Bagian Piutang dan pergi menagih.

- Sales menyerahkan Tanda Terima Faktur lembar 1 dan 2

ke Customer.

- Customer menerima Tanda Terima Faktur lembar 1 dan 2

dan melakukan pembayaran kemudian menyerahkan ke

Kolektor.

52

 

- Sales menerima hasil tagihan dari Customer (hasil tagihan

bisa Cek/Giro; Uang tunai; Bukti transfer; Credit Memo)

dan Tanda Terima Faktur lembar 2.

- Sales menyerahkan hasil tagihan dan Tanda Terima Faktur

lembar 2 ke Bagian Bank.

- Bagian Bank menerima hasil tagihan dan Terima Faktur

lembar 2 dari Sales.

- Bagian Bank melakukan verifikasi terhadap Daftar

Tagihan dengan hasil tagihan dari sales.

- Jika hasil tagihan berupa Cek/Giro, Uang tunai, Bagian

Bank menyetorkan hasil tagihan ke Bank.

- Jika hasil tagihan berupa Bukti Transfer, Bagian Bank

melakukan rekonsiliasi bank.

c. Prosedur Penagihan Dalam Kota

- Bagian Piutang menyerahkan Tanda Terima Faktur lembar

1 dan 2 ke Kolektor untuk penagihan.

- Kolektor menerima Tanda Terima Faktur lembar 1 dan 2

dari Bagian Piutang dan pergi menagih.

- Kolektor menyerahkan Tanda Terima Faktur lembar 1 dan

2 ke Customer.

- Customer menerima Tanda Terima Faktur lembar 1 dan 2

dan melakukan pembayaran dan diserahkan ke Kolektor.

53

 

- Kolektor menerima hasil tagihan dari Customer (hasil

tagihan bisa Cek/Giro; Uang tunai; Bukti transfer; Credit

Memo) dan Tanda Terima Faktur lembar 2.

- Kolektor menyerahkan hasil tagihan dan Tanda Terima

Faktur lembar 2 ke Bagian Bank.

- Bagian Bank menerima hasil tagihan dan Terima Faktur

lembar 2 dari Kolektor.

- Bagian Bank melakukan verifikasi terhadap Daftar

Tagihan dengan hasil tagihan dari Kolektor.

- Jika hasil tagihan berupa Cek/Giro, Uang tunai, Bagian

Bank menyetorkan hasil tagihan ke Bank.

- Jika hasil tagihan berupa Bukti Transfer, Bagian Bank

melakukan rekonsiliasi bank.

III.1.6.3Dokumen Transaksi

Sebelumnya telah dijabarkan tentang prosedur penjualan kredit dan

penerimaan piutang dari perusahaan. Dapat diperhatikan bahwa setiap

departemen menyiapkan dokumen transaksi secara berurutan berdasarkan

prosedur penjualan.

Dibawah ini adalah dokumen-dokumen yang disiapkan untuk

memenuhi proses penjualan (diurutkan berdasarkan pembuatan) :

54

 

1. Order Sheet

Order Sheet adalah suatu dokumen yang berisikan daftar pesanan yang

dipesan oleh pelanggan. Order Sheet akan dicatat oleh Salesman pada

saat berkunjung ke pelanggan. Adapun kondisi apabila pelanggan

langsung melakukan pesanan dengan Customer Service maka

Customer Service yang akan menyiapkan Order Sheet.

2. Puchase Order

Purchase Order adalah dokumen yang disiapkan oleh pelanggan dan

diterima oleh Customer Service pada saat Customer Service ingin

melakukan penginputan Sales Order pada sistem. Dokumen ini

dibutuhkan pada saat tertentu saja.

3. Sales Order

Ada 4 jenis Sales Order yang diterapkan pada perusahaan ini yaitu :

a. Standar Sales Order, merupakan dokumen penjualan yang dapat

bersifat tunai ataupun kredit. Sales Order dibuat apabila baran g

yang dipesan oleh pelanggan tersedia dan tinggal dilakukan

persiapan pengiriman barang.

b. Pending Sales Order, merupakan dokumen penjualan yang

bersifat kredit dimana pelanggan melakukan pemesanan baran g

akan tetapi tidak dilakukan pengiriman sebelum ada permintaan

dari pelanggan. Dalam hal ini pemesanan tidak akan

mempengaruhi jumlah produk yang tersedia di Gudang karena

produk tersebut belum dianggap pasti terjual.

55

 

c. Sales Order Titipan, merupakan dokumen penjualan yang

bersifat kredit dimana produk pesanan pelanggan akan dikirim

secara bertahap. Untuk itu Sales Order Titipan harus di-print out

untuk mendukung pengendalian pengiriman barang.

d. Booking Sales Order, merupakan dokumen penjualan yang

bersifat kredit dimana produk yang dipesan pelanggan tidak akan

dikirim sebelum adanya permintaan pelanggan. Dalam hal ini

pemesanan akan mempengaruhi jumlah produk yang tersedia di

Gudang karena dianggap sudah pasti diambil oleh pelanggan.

Transaksi yang dilakukan perusahaan adalah bersifat kredit maka input

Sales Order yang dilakukan akan selalu mencatatkan jurnal untuk

transaksi kredit perusahaan.

4. Picking list

Picking list adalah dokumen yang digunakan sebagai alat bantu

departemen Gudang dalam melaksanakan proses persiapan barang

seperti menyiapkan barang, mengecek status barang apakah layak

dijual atau tidak, mengecek kualitas produk dan mengecek jumlah

barang secara fisik. Pihak yang akan menyiapkan Picking list adalah

Admin Gudang, lalu staff Gudang seperti staff persediaan, staff alokasi

dan staff umum akan menyiapkan barang sedangkan petugas Inspeksi

akan mengecek barang pesanan secara fisik setelah staff Gudang

menyiapkan barang tersebut.

56

 

5. Kartu Stok Admin Gudang

Kartu Stok Admin Gudang adalah suatu laporan pengeluaran barang

yang disiapkan untuk mencatat jumlah barang pesanan yang akan

dikirimkan ke pelanggan.

6. Shipment customer (Surat Jalan)

Shipment Customer atau bisa disebut sebagai Surat Jalan adalah

dokumen yang berisikan daftar pesanan dari pelanggan. Berbeda

dengan AR-Invoice, Surat Jalan tidak mencantumkan harga produk.

7. Account Receivable Invoice

AR Invoice adalah faktur piutang perusahaan yang akan diserahkan

kepada pelanggan sebagai bukti transaksi dan kewajiban pelanggan

untuk membayar barang pesanan.

8. Daftar Tagihan

Daftar Tagihan adalah suatu dokumen yang berisikan daftar Account

Reveivable Invoice yang telah jatuh tempo. Daftar ini dibuat oleh

Admin Gudang dan akan diserahkan kepada pelanggan sebagai satu

dokumen prosedur tukar faktur pada saat melakukan aktivitas

penjualan piutang.

9. Tanda Terima Faktur

Tanda Terima Faktur adalah daftar Account Receivable Invoice yang

telah jatuh tempo, biasanya Tanda Terima Faktur ini diterbitkan

apabila ada faktur yang telah jatuh tempo dan harus ditagih ke

pelanggan. Tanda Terima Faktur memiliki kolom checklist untuk

57

 

mempermudah Collector (petugas tagihan untuk dalam kota) dan

Salesman (petugas tagihan untuk luar kota) dalam mengoreksi

pelanggan jikalau sudah terjadi pelunasan piutang.

10. Tanda Terima Ekspedisi

Tanda Terima Ekspedisi adalah suatu laporan yang disiapkan oleh

Ekspedisi (pengirim ke luar kota). Dokumen inilah yang akan menjadi

bukti laporan bagi Admin Gudang bahwa bagian Ekspedisi telah

menerima barang pesanan pelanggan.

58

 

KomputerDepartemen Sales

Buat Order Sheet Order Sheet

Input Sales OrderCek Stok

Cek Pelanggan

Kom plit Sales Order

Input Pelanggan Baru

Konf irmasi ke Pelanggan

Konfirmasi ke Pelanggan

Konfirmasi ke Pelanggan

Stok Kurang

S tok Lengkap

Lama

Baru

Over Kredit

Kredit Mencukupi

Perlu Purchase

Order

Tidak perlu Puchase

Order

T r_S tock

T r_Custom er

M s_Karyawan

T r_S tock

T r_Custom er

Tr_Sal es_Order

PurchaseO rder

Terima Orderdari Pelanggan

Pelanggan

Arsi p Dokum en

Order Sheet

PurchaseOrder

Cek Limi t K reditT r_Custom er

 

Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan

dan pembuatan Sales Order

59

 

 

Gambar 3.3 Flowchart Prosedur Pengeluaran Barang

dan Pembuatan Picking List dan Surat Jalan

60

 

 

Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Pembuatan Account Receivable Invoice, Daftar

Tagihan, Tanda Terima Faktur dan Prosedur Pengiriman

61

 

 

Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Penagihan Piutang