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Il Piano di Lavoro Claudio Maria Vitali

L’Euro Project Management: Pianificazione, Programmazione,

preventivo e controllo del progetto


LA STESURA DEL PIANO DI LAVORO


1. Gestire e monitorare il progetto2. Facilitare la comunicazione fra i

partner e con gli stakeholders3. Consentire un controllo

approfondito del progetto

A COSA SERVE UN PIANO DI LAVORO


1. Studio di fattibilità (requisiti, vincoli, stima delle caratteristiche dei prodotti, risorse, costi, benefici, ecc..)

2. Organizzazione del progetto (gruppi di lavoro, comunicazione, ciclo di vita, rapporti con la committenza)

3. Risorse umane e strumenti4. Controllo delle attività e azioni correttive

I FATTORI CRITICI DI SUCCESSO


L’insieme di azioni atte all’esecuzione della strategia di progetto

PIANIFICAZIONE: definizione


PROGETTO = INSIEME DI PROCESSI

volti al raggiungimento di obiettivi generali e di obiettivi specifici


Per pianificare i processi richiesti per il raggiungimento degli obiettivi

occorre:

definire singole fasi del macro processoautoconsistenti e concatenate

considerando le interrelazioni esistenti tra ambiti di progettazione


Strumenti di supporto alla progettazione

La capacità di individuare, definire, "scomporre" e "tempificare" le singole attività necessarie alla realizzazione di un progetto costituisce una risorsa competitiva essenziale:la corretta gestione del fattore tempo è infatti il primo passo per la buona riuscita di un progetto.Tra gli strumenti che il project management offre per modulare con un buon grado di certezza la tempistica complessiva delle diverse fasi e azioni da intraprendere, il diagramma di GANTT e il diagramma di PERT sono i più diffusi.


Strumenti: le carte di Gantt

È un diagramma a barre che permette di visualizzare l’allocazione temporale delle attività.

Permette di visualizzare in modo immadiato l’estensione delle attività e dell’intero progetto

Facilita la valutazione dello stato di avanzamento delle attività


e-RURAL PILOT PROJECT: TIME TABLE OF THE 5 OPERATIONAL PHASES (WP) AND RELATED MANAGEMENT AND TRANSVERSAL ACTIVITIES (MA/TA)

Phase/ WP

PHASE/ACTIVITY DESCRIPTION

PARTNERS 1

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0.

START UP ACTIVITIES, PLANNING AND TRANSNATIONAL MANAGEMENT: preparation of the executive plan and setting up of the project management office. Definition of the evaluation and monitoring criteria

INIPA all Partners

Deliverable: executive plan, monitoring evaluation and quality plan, communication plan WP. 1 Need Analysis and Analysis of the pilot e-Learning Model and System Requirements CENTRIMARK

Deliverable: needs analysis and service model requirement report WP. 2 Design of the pilot e-Rural Learning Portal G. PRAGMA

Deliverable: executive design document including storyboards, methodological documents and guide lines for the flexible model

WP. 3 Development of the pilot e-Rural Learning Portal CFNTI Deliverable: prototype of the pilot e-rural learning portal including contents specimen,

prototype training modules and paths

3.1 Development and implementation of the prototype of the e-Rural Learning Portal G.PRAGMA, CFNTI

3.2 Development and implementation of prototypes training modules, contents and paths INIPA, ENESAD, IFES, LRF CENTRIMARK, ITAS, C. LUNIGIANA,

WP. 4 Testing Validation and guide lines preparation for e-Rural learning model improvement ENESAD Deliverable: testing and validation report

4.1 Usability testing and validation 4.2 Training content testing and validation 4.3 Training model testing and validation

INIPA, LRF, ITAS, IFES, C.LUNIGIANA

WP. 5 Transferability Analysis INIPA Deliverable: transferability report including marketing issues for the the possibile spin offs of

the e-Rural Learning Portal as IVE (interactive virtual enterprise)

5.1 Transferability from technological point of view CFNTI 5.2 Transferability from methodological point of view G.PRAGMA 5.3 Transferability to other productive, territorial and sectorial contexts CENTRIMARK 5.4 Transferability to other cultural, linguistic and educational contexts ENESAD 5.5 Trasferability from marketing poit on view CENTRIMARK

T.A. PROJECT MANAGEMENT Inipa all Partners T.A. AUDIT (EVALUTATION AND MONITORING) MANAGEMENT Inipa all Partners T.A. COMMUNICATION/TRANSFERING ACTIONS All Partners

TRANSNATIONAL MEETING N. 3 VIDEOCONFERENCE WITH ALL PARTNERS N. 3 LOCAL MEETINGS (TO BE HEALD IN EACH PARTNER COUNTRY) N. 4 FINAL MEETING AND SEMINAR WITH EXPERTS AND STAKEHOLDERS FROM

THE PARTICIPATING COUNTRIES N. 1

Preparation of the final report, and closing of project activities


Strummenti: diagramma di PERT Program Evaluation and Review

Technique È una forma di programmazione più sofisticata del Gantt adatta particolarmente per progetti con molte fasi interattive, descrive graficamente le relazioni di:•causa-effetto•precedenza logica •successione temporale che intercorrono tra le diverse attività di un progetto. Ciascuna attività è rappresentata da una casella, chiamata nodo, che contiene informazioni basilari sull'attività stessa.


Esempio di diagramma di PERT

WP1 WP6 WP8

WP2 WP3 WP4P4

WP5

WP7 WP9


STRUTTURA PER FASI

Need Analysis and Analysisof the pilot e-Learning

Model and System Requirements

Design of the pilot e-Rural Learning Portal

Developmentof the pilot e-Rural Learning Portal

Testing and Validationof the pilot e-Rural Learning Portal

Transferability Analysis in otherSectorial and European Contexts

Pro

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Per ogni fase devono essere stabiliti:

durata (inizio/fine e complessiva) obiettivi ed attività previste prodotti e risultati attesi metodi e tecniche di lavoro ruolo e compiti dei partner ruolo e compiti di eventuali soggetti esterni risorse (budget di fase) azioni di diffusione


Coerenza tra durata complessiva e singole fasi di lavoro

Equilibrio tra durata, obiettivi/risultati e azioni intraprese

DURATA


Obiettivi

Chiari – descrizione non ambigua, con pochi termini tecnici di cui è opportuno illustrare il significato

Realistici – devono essere raggiungibili nel loro insieme (risultato, tempi, costi, qualità)

Misurabili – devono prevedere elementi di misurazione


Obiettivo generale e obiettivi di fase

Fase 1• Realizzare l’analisi di

contesto e di fabbisongo formativo

• Individuare le metodologie di training

• Realizzare l’analisi dei requisiti, metodologici, didattici e tecnici del modello e-Rutal

• Individuare, dall’analisi di contesto, gli elementi di base per favorire la trasferibilità

Fase 2Realizzare la

progettazione esecutiva con le linee guida di tipo didattico-metodologico, tecnico e contenutistico (storyboards) per:

• l’ambiente dell’e-Rural Learning Portal;

• i corsi e percorsi per i destinatari individuati

Fase 3Realizzare lo sviluppo del prototipo dell’e-Rural Learning Portal, contenente:l’ambientei prototipi dei corsi e dei percorsi

Fase 4Fare il testing e valicare con potenziali utenti il prototipo dell’e-Rural Learning Portale e individuare gli elementi di miglioramento del modello di e-learning realizzato

Fase 5• Elaborare la

metodologia per l’analisi di trasferibilità, secondo le linee emerse dalla fase 1

• Individuare i punti di forza (e le eventuali debolezze da superare) che consentono di trasferire il modello dell’e-Learning Portal in altri contesti produttivi, culturali, linguistici, educativi

Progettare un’azione formativa rivolta in modo innovativo all’imprenditore agricolo e agli altri soggetti, in grado di superare

i limiti di un approccio prevalentemente contenutistico ed i limiti di un approccio fondamentalmente guidato dalla tecnologia.


Risultati/Prodotti attesi

I risultati/prodotti di ogni singola fase

devono essere: chiaramente identificati consequenziali e collegati ai

risultati/prodotti delle altre fasi congruenti con il budget disponibile descritti in modo dettagliato

(contenuto/supporto/lingue/n°copie/destinatari)


Risultati/Prodotti attesiProdotti finali

Portale prototipo di prodotto/servizio costituito dall’”ambiente” per l’informazione, la comunicazione e l’apprendimento

Moduli formativi contenuti relativi che verranno in fase finale del progetto sottoposti a test di validazione sperimentali

Metodologia di personalizzazione e contestualizzazione del modello di e-learning sviluppato nel prodotto/servizio prototipale (ad uso dei formatori/tutor)

Prodotti intermedi di tipo metodologico Profili di competenze

definizione dei profili di competenze strategiche e innovative sull’ICT/e-business (per l’agricoltore multifunzionale, per gli altri operatori di servizi destinatari del progetto, per i tutor online)

Modello di apprendimento

e-learning (blended), trasferibile a livello europeo e adattabile anche al contesto scolastico, centrato sulle caratteristiche degli utilizzatori (user centred); il modello di e-learning sarà di tipo cooperativo, farà perno sulla figura del tutor in rete, si avvarrà di brevi moduli formativi, focalizzati sull’utilizzo di tecniche induttive e sull’utilizzo di project work, da costruire con il metodo della formazione-azione

Metodologia per la personalizzazione/ Contestualizzazione dei corsi e dei percorsi

- Strumentazione di orientamento, assessment iniziale e finale (test, questionari, auto ed eterovalutazione);

- Materiali di riferimento aggiuntivi e/o supplementari e/o sostitutivi (ad esempio, l’aggiunta di un modulo didattico o il collegamento a contenuti appositamente selezionati; l’indicazione di percorsi preferenziali o suggeriti);

- “Eventi didattici” coordinati ed animati da tutor; - Partecipazione sincrona/asinconcrona di docenti ed esperti “on/off-line” per il confronto su

temi proposti dai corsi e percorsi “standard” per evidenziare le specificità da cogliere e/o da utilizzare in contesti specifici.


La struttura organizzativa

Per la gestione di un progetto occorre definire la struttura organizzativa in funzione della quale

saranno assegnati i compiti e le responsabilità fra i partner, il ruolo di eventuali soggetti esterni e di altri organi di gestione particolari di cui si ritiene

utile la costituzione.

La struttura definisce anche i rapporti fra i vari soggetti che lavoreranno al progetto e identificherà

le relazioni di questi con le principali funzioni/attività.


La struttura organizzativaOrganizzazione del progetto e flussi informazione

Segreteria e Organizzazione

Comitato Scientifico

Comitato Tecnico

Gruppo di Fase WP1Task Team

Esperti di rilevanza internazionale, inRappresentanza dei partner

Project Leaders responsabilidei diversi Task Team

Esperti impegnati nelle varie macro-fasi, provenienti dalle organizzazioni partner e coordinati dai Project Leader operano nei Gruppi di fase. L’interfunzionalità e l’integrazione tra i gruppi di fase è assicurata dal Comitato Tecnico e dalle attività di informazione e comunicazione Interna che ne derivano


Gruppo di Fase WP3 Task Team



Project Leader Project Leader Project Leader Project Leader Project Leader

Project Manager


Livelli di organizzazione e cooperazione del progetto

•Comitato Scientifico Direttivo, impegnato nella convalida scientifica dell’impianto progettuale e dei prodotti (con la presenza di esperti di rilevanza nazionale ed europea, afferenti alle organizzazioni partner, nel campo dell’applicazione delle nuove tecnologie in ambito educativo-formativo e della diffusione dell’e-business nel territorio rurale);•Comitato Tecnico di progetto, impegnato nel coordinamento del progetto, nel monitoraggio continuo del progetto, fase per fase, e nella convalida dei prodotti (questo comitato sarà composto dai project leader di progetto di tutti i partner);•gruppi di fase - Task Team, per ciascuna macro-fase o pacchetto di attività (Work Package-WP) del progetto, composto dalle risorse dei partner direttamente coinvolti (minimo a livello senior) nella fase, ed impegnati nell’esecuzione delle attività, nella redazione delle relazioni ed in tutte le attività previste per la fase considerata. Ogni gruppo di fase sarà coordinato dal project leader del partner responsabile di fase (come indicato nel Gantt).


Ruoli di processo

•Contraente – è l’organismo responsabile del progetto di fronte alla committenza, a lui è affidata la gestione del progetto in tutte le sue parti. Si avvale di uno staff in cui emerge il Rappresentante legale, il Responsabile del progetto ed il Responsabile amministrativo.

•Coordinatore ammistrativo – è l’organismo a cui viene affidato il compito di affiancare il Contraente nella gestione degli aspetti amministrativi e di reandiconto. Risponde al Contraente. Si avvale di uno staff in cui emerge il Rappresentante amministrativo.

•Coordinatore Tecnico- Scientifico – è l’organismo che per esperienza e competenza giuda le attività scientifiche previste. Risponde al Contraente. Si avvale di uno staff in cui emerge il Responsabile Scientifico.

•Leader di fase – è l’organismo che rispetto agli obiettivit di fase ed alle proprie competenze viene indicato come coordinatore e responsabile delle attività della fase. Risponde al Contraente. Si avvale di uno staff in cui emerge il Responsabile del progetto e l’Esperto.


Metodi e tecniche di lavoro

Individuare metodi di lavoro adeguati rispetto agli obiettivi generali e a quelli specifici di fase

Indicare tecniche e strumenti appropriati rispetto alle attività previste

Adottare metodi e tecniche di lavoro chiari e condivisi tra i partner


Ruolo e compiti dei partner

Coinvolgimento di tutti i partner

Chiarezza di ruoli e compiti di ciascun partner

Ripartizione dei carichi di lavoro in funzione delle competenze


Ruoli, metodi e tecniche di lavoroPartner Ruolo Competenze rilevanti per il progetto

P1 - Organizzazione nazionale di formazione continua Spagna

Partner metodologico-operativo Responsabile Fase 3

Sviluppo metodologie flessibili per la teleformazione Attivazione di centri di formazione on line Sviluppo di piattaforme di e-learning Sviluppo e gestione di piani formativi settoriali Formazione continua

P2 - Rappresentante delle OO.SS. e del settore della formazione e della animazione territoriale per il settore agricolo e per altri comparti produttivi Spagna

Partner sociale Responsabile dell’attivazione territoriale per la Spagna

Analisi dei fabbisogni formativi Pianificazione, progettazione e management di iniziative e piani di formazione Valorizzazione di sistema e di territorio con particolare riguardo ai risultati della formazione per manager, quadri, e imprenditori

P3 - Università per l’insegnamento superiore e la formazione continua in ambito agricolo e nella formazione agricola pubblica Francia

Partner istituzionale Responsabile Fase 4 Responsabile dell’attivazione territoriale per la Francia

Analisi dei fabbisogni Progettazione e realizzazione di percorsi di formazione superiore per ingegneri agronomi e agrotecnici Formazione continua per quadri, tecnici, imprenditori e manager Progettazione e sviluppo di supporti, prodotti, risorse multimediali per la formazione in campo agricolo e rurale,

P4 - Agenzia formativa specializzata nel settore agricolo e rurale Italia

Promotore e Coordinatore Responsabile Fase 5 Responsabile dell’attivazione territoriale per l’Italia

Analisi dei fabbisogni formativi Progettazione, sviluppo, gestione di interventi e piani di Formazione continua, Formazione manageriale, di studi, ricerche e sperimentazioni nell’intera filiera agricola e agroindustriale Ideazione e progettazione di sistemi educativi per l’utilizzo delle Nuove Tecnologie Educative


Partner Ruolo Competenze rilevanti per il progetto P 5 - Scuola Media Superiore Italia

Partner rappresentativo del settore scolastico

Progettazione ed erogazione di corsi di formazione e aggiornamento sulle nuove tecnologie per docenti Realizzazione di materiali e sussidi didattici ipertestuali e ipermediali Ricerca didattica in campo agricolo e collaborazione con Enti di Ricerca

P6 - Consorzio di PMI Agro-alimentari Prodotti Tipici Italia

Partner Sociale e settoriale

Progettazione di azioni ed iniziative per il marketing territoriale e per la diffusione di tecnologie innovative al fine di migliorare la qualità delle produzioni Interventi per la valorizzazione delle produzioni tipiche e Marketing on line

P7 - Università, Istituzione educativa Italia

Partner accademico-scientifico Responsabile Fase 1

Studi, ricerche e produzione di contenuti innovativi sul commercio elettronico, il marketing territoriale e il turismo, i nuovi modelli distributivi, il customer relationship management, il web-marketing

P8 - PMI Italia

Partner metodologico Responsabile Fase 2

Consulenza e progettazione di interventi e di iniziative di e-learning Progettazione di modelli di servizio Formazione formatori per l’e-learning Realizzazione di courseware

P9 - Organizzazione Professionale Svezia

Partner sociale Responsabile dell’attivazione territoriale per la Svezia

Consulenza, progettazione e realizzazione di piani per l’informazione, la comunicazione e il rafforzamento della competitività e la redditività delle aziende agricole Studi, ricerche e proposte nell’ambito delle iniziative eco-sostenibili (produzioni biologiche e rispettose dell’ambiente) Servizi agli imprenditori

Ruoli, metodi e tecniche di lavoro


I profili professionali

International Standard Classification of Occupations (ISCO-88 (COM))

100 Legislators, senior officials and managers 110 Legislators and senior officials 120 Corporate managers 130 Managers of small enterprises 200 Professionals 210 Physical, mathematical and engineering

science professionals 220 Life science and health professionals 230 Teaching professionals 240 Other professionals

300 Technicians and associate professionals 310 Physical and engineering science

associate professionals 320 Life science and health associate

professionals 330 Teaching associate professionals 340 Other associate professionals 400 Clerks 410 Office clerks 420 Customer services clerks


Le risorse professionaliProject Leader - Responsabile della conduzione di progetti di formazione-ricerca, con competenze negli aspetti metodologici, didattici, gestionali. Pianifica le attività del progetto di sua competenza; seleziona e coordina le risorse umane e tecnologiche coinvolte a livello della sua organizzazione partner.

Subject Matter Expert - partecipa all'analisi e allo sviluppo. Fornisce i contenuti secondo i protocolli stabiliti nel progetto (per es.: analisi, selezione delle fonti; abstract e contenuti pre-trattati per il successivo trattamento di redazione dei contenuti).

Researcher/Socio-economic Analyst -Esperto dei metodi e delle tecniche di ricerca sociale a livello macro e micro, in grado di progettare ed erogare modelli e strumentazioni idonee alla rilevazione dei fabbisogni e dei contesti socio-organizzativi sui quali si svolgono rilevanti processi di cambiamento, elaborando al tempo stesso le sintesi utili ai fini del progetto

E-Learning designer - Esperto di metodologie didattiche, sa progettare modelli di servizio per l’e-learning e corsi e percorsi relativi, a partire dall'analisi degli obiettivi, dei destinatari, fino alla definizione delle più appropriate tecniche di presentazione, interazione e monitoring dell'apprendimento, secondo le logiche dell’e-learning. Si occupa anche della predisposizione dei prototipi di formazione per i formatori-tutor ondine, relativamente alle metodologie didattiche per l’e-learning.


Le risorse professionali

Tutor e-learning - Facilitatore del processo di apprendimento, figura di riferimento e supporto per i discenti, sia durante lo studio individuale, sia in aula virtuale. Ha il compito di fornire suggerimenti didattici, assistenza e approfondimenti sui quesiti posti dagli allievi, agevolando lo sviluppo del programma e la motivazione.

Web-writer/Content manager - Esperto di comunicazione scritta e di tecniche redazionali. E' in grado di realizzare la redazione di testi didattici con un linguaggio adeguato alle caratteristiche dei destinatari, alle specifiche del progetto e alle peculiarità dei supporti impiegati per l’e-learning.

Learning Administrator - Esperto di organizzazione e gestione dei servizi tecnologici e didattici che consentono la realizzazione del servizio di e-learning; conosce le tecnologie utilizzate e le funzionalità dell’ambiente dell’apprendimento ed è in grado di supportare l’efficienza del back-office del servizio.

Web Engineer/E-learning Engineer - Esperto di progettazione e sviluppo di applicazioni web-based, con particolare esperienza nell’applicazione delle tecnologie di LMS (Learning Management Systems) e conoscenza dei principali standard tecnologici in uso e linguaggi di programmazione.


Modello


Ruolo e compiti di eventuali soggetti esterni

Specificare la natura del contributo offerto

Chiarire le modalità di coinvolgimentoValutare l’impatto economico e

l’opportunità di inserire alcune di queste risorse nel proprio staff


Risorse economiche

Previsione di spesa coerente con le attività programmate e i prodotti/risultati attesi (costi reali)

Ripartizione del budget equilibrata rispetto alle fasi di attuazione del progetto

Distribuzione delle quote di budget tra partner adeguate ai carichi di lavoro/ruoli


Nel programma di lavoro occorre prevedere …

A) Il “Piano di Qualità, monitoraggio e controllo”

procedure, criteri e risorse

per il monitoraggio continuo e la valutazione

delle attività e dei risultati/prodotti


B) Il Piano di diffusione

strategie e attività di diffusione

adeguate (cosa, chi, come, quando, a chi)

basate sul coinvolgimento attivo di tutti i partner

(condivisione del piano di commercializzazione - se previsto)


coerente

sostenibile

equilibrato

Il Piano di lavoro deve essere


Schema tipo per la stesura del piano di lavoro

FASE E DURATA

OBIETTIVI SPECIFICI

ATTIVITÀ PREVISTE

PRODOTTI/ RISULTATI

ATTESI

RUOLO DEI PARTNER

COINVOLTI

RUOLO DI EVENTUALI SOGGETTI ESTERNI

INDICATORI DI RAGGIUNGIME

NTO DEGLI OBIETTIVI


Valutazione delle fasi di lavoroSCHEDA DI VALUTAZIONE

Per ciascuno degli aspetti oggetto di valutazione indicate:: 1) il punto di forza (+); 2) il punto di debolezza (-) del piano di lavoro integrando con commenti ed argomentazioni + - Commenti Descrizione chiara delle fasi

Obiettivi misurabili

Coerenza della durata delle fasi con gli obiettivi di fase

Durata delle fasi bilanciata rispetto al piano di lavoro

Metodi, strumenti e risorse adeguate rispetto agli obiettivi di fase

Coinvolgimento coerente dei partner rispetto agli obiettivi di fase

Coinvolgimento coerente dei partner rispetto all’esperienza

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