implement arc mm sen mi empresa

8/20/2019 Implement Arc Mm Sen Mi Empresa

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Implementa CMMS entu organización, fácil

El implantar el uso de un sistema de cómputo para el control ygestión del mantenimiento preventivo, correctivo y urgente si

bien representa un reto, puede ser implementado con relativafacilidad por los integrantes del equipo de mantenimiento.

El presente documento enumera las las ventajas y características de asícomo las actividades y los datos que es necesario recopilar, concentrar y organizarpara estar en posibilidades de implementar ésta webApp en tu organización.

La webA pp ha sido diseñada para gestión sim pli f icada delman tenim iento en empresas c uya operación está atom izada y dis persa envar iadas su cursales y edi f ic ios; empresas cuyo mantenimiento, dada la cant idadde ubicacion es, ha obl igado a las empresas a migrar y b asar el mantenimiento en

con tratas su pervisadas por person al de la emp resa.

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Para facilidad de operación y administración la webApp cuenta con ayudascontextuales (tool-tip) en ciertas opciones y menús. Complementando lo anterior dentrode la webApp se incluyen e-books adicionales referentes a procesos y flujos de datos

para mantenimiento y estimaciones de obra, así como información adicional para definirlas ubicaciones y el plan de mantenimiento preventivo.

El uso de es intuitivo y sencillo, por lo que al contar con la informaciónenunciada en este documento y una vez incluida en la webApp rápidamente podrásobtener los beneficios de usar un sistema automatizado como se describe en nuestrositio web: www.mi-el.com.mx

La webApp está disponible en SaaS (software como servicio) por lo que para su uso

NO se requiere la instalación de software o aplicación adicional en las computadorasde los usuarios; puede accesarse, usarse y administrarse desde cualquier lugar.

La aplicación reside en nuestros servidores por lo que NO tienes que preocuparte porlicencias, actualizaciones, servidores web y de correo y el mantenimiento de laplataforma.

Al finalizar cada uno de los siete pasos la salida se indica con el ícono:

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I. Ventajas y Características:Mantenimientocorrectivo y urgente

Solicitudes de mantenimiento urgente predefinidas con concepto, alcances y costo pre-establecidos. Las solicitudes urgentes y correctivas pueden ser realizadas por los usuarios finales o por el personal

de mantenimiento y construcción. Las solicitudes urgentes y correctivas pueden efectuarse desde cualquier computadora de escritorio o

equipo móvil con navegador y conexión a internet. No se requiere mesa de control para recepción, asignación o control de solicitudes de servicio

correctivas y urgentes. Visto bueno del usuario solicitante para solicitudes urgentes. Aviso a supervisor y contratista pre-asignado al emitirse la solicitud urgente. Posibilidad de cronometraje en atender y solucionar las urgencias. Supervisor y contratista pre-asignados a cada ubicación/equipo. Usuarios y supervisores pueden ahora efectuar sus solicitudes correctivas y urgentes

mediante MielMobile, cuando por alguna razón no puedan accesar desde su computadora (no incluyeacceso a internet, únicamente el uso de la aplicación web para móviles accesando con sus claves).

MantenimientoPreventivo

Sencilla elaboración de planes de mantenimiento preventivo para equipos y ubicaciones ilimitados yrápida inclusión en el programa de mantenimiento.

Programación mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral, anual, bianual, trianual deactividades de mantenimiento preventivo con asignación de semana dentro del período quecorresponde y salto de días de asueto.

Emisión automática de órdenes de servicio de mantenimiento preventivo de acuerdo a programa,ubicación y contratista.

Capacidad para incluir conceptos inherentes a mantenimiento preventivo, fuera de programa o no

incluidos en contrato, con la misma facilidad como si se tratase de un correctivo (con el proceso deautorización respectivo). Control de fechas y vigencia de contratos de mantenimiento preventivo. Capacidad de accesar los contratos de mantenimiento preventivo residentes en otro servidor para su

consulta (Servidor ajeno e independiente al sistema MIEL).

Programación yControl

Fácil programación de las actividades y solicitudes autorizadas de mantenimiento preventivo,correctivo, urgente, así como de obra contratada mediante cronograma-calendario (tipo Gantt)

Información sobre solicitudes urgentes, correctivas, preventivas y de obra en un sólo lugar y de unvistazo.

Capacidad de visualizar el cronograma de las actividades todos sus subalternos o de cada unoindividualmente para las posiciones gerenciales o directivas.

Cronograma con fechas programadas y reales, avances; capaz de mostrar o agrupar solicitudes porfecha de solicitud, por tipo, por contratista, supervisor, por número consecutivo, etc.

Indicadores visuales 'focos' de para avances bajos y eventos atrasados o por atenderse.


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Control deestimaciones de obra

Control a nivel importe global de estimaciones de pagos a obra de remodelación, edificación yadaptación.

Arrastre de amortizaciones de anticipo para cada obra, total amortizado e importe de anticipo poramortizar.

Control y arrastre de importes erogados por obra y tipo de estimación: normales, adicionales,extraordinarias y escalatorias-ajuste.

Las autorizaciones de precios y conceptos de estimaciones extras y escalatorias son tratadas comopresupuestos y sujetos a revisión de PU (de estar configurada el área de costos).

Las autorizaciones de pagos de estimaciones de todo tipo se tratan como las órdenes de pagonormales.

Características de Configuración,Gestión y Operación

Ver informacióncompleta en web

Miel - programa de mantenimiento y construcción de inmuebles totalmente basado en web permite, conmucha facilidad, la configuración del sistema y opciones todo ello mediante pantallas amigables al usuario,con las cuales podrá configurar y establecer catálogos, roles y variables de entorno; así mismo operar elsistema para usuarios, supervisores y ejecutivos es intuitivo y muy sencillo.

Con menús de acuerdo al rol de cada usuario, Miel ha sido creado pensando en simplificar y organizar la

gestión de las operaciones de mantenimiento y construcción desde las solicitudes preventivas / correctivas /urgentes, estimaciones de obra, revisiones, autorización de alcances, programación, autorización,ejecución, entrega-recepción, liberación, pago, prorrateos y cargos a centros de costos, aquí se esbozan losdiversos alcances y capacidades de la aplicación.

Configuración: Tiempos de respuesta en urgencias, urgencias predefinidas en alcance y costo, vistosbuenos de alcances, autorización de pagos, mensajes de correo automáticos, especialidades,ubicaciones/equipos, días de descanso, etc.

Gestión: Solicitudes de servicio, emisión programa de mantenimiento preventivo, autorización dealcances y pagos supervisores y ejecutivos, recepción por área de documentos en tránsito, envío dedocumentos a pago, estado, alcances, prorrateo de trabajos, actividades por cotizar, ejecutar o pagar,seguimiento a ‘Mis solicitudes’, tablero de avisos a usuarios.

Operación: Plan y programa de mantenimiento preventivo, catálogo de: equipos/ubicaciones, centros decostos, usuarios, contratistas y contratos, etc.

II. Qué necesitas para implementarPrácticamente se centra en los 7 pasos que se detallan abajo:

1. Determinar los eventos-urgencia dentro de la organización2. Elaborar el padrón de contratistas.3. Recopilar el catálogo de centros de costos4. Determinar el catálogo de Ubicaciones5. Definir el catálogo de usuarios6. Determinación de parámetros y listados sencillos7. Elaborar plan de mantenimiento preventivo

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1. Determinar los eventos-urgenciadentro de la organización.El concepto de lo que es urgente varia dependiendo de la empresa y del contexto en dondese presente; Para una persona la urgencia de otra le podría parecer insignificante ypostergable; ante esta situación es imperativo determinar y establecer los eventos quepueden, y deben, catalogarse como urgencias de mantenimiento en nuestra empresa uorganización; de esa manera lo que no esté dentro del catálogo de urgencias, podrá

considerarse correctivo programable

Urgencia de mantenimiento, se puede definir como un evento que de no atenderse pondráen riesgo la operación del inmueble y/o la integridad de sus ocupantes. (Las emergenciascomo incendios, derrumbes, asaltos y siniestros de ese tipo, no deben considerarseurgencias de mantenimiento y deberán canalizarse de inmediato hacia la autoridades deprotección civil, policía, bomberos, etc.)

Dependiendo de cada organización, se pueden catalogar como urgencias eventos como:

Caída o rotura de una puerta de acceso. Rotura de un vidrio exterior.

Falta de energía eléctrica, o un lapso de tiempo sin ésta (con o sin energía en elvecindario).

Inundación por lluvia o fuga de agua en tubería.

Fallo en los servicios sanitarios ya sea por falta de agua o inodoro tapado (cuandosólo hay un baño o inodoro).

Apertura de puerta de sucursal

La definición de las urgencias deberá realizarse en reuniones multidisciplinarias con personalde mantenimiento, costos, de oficinas, de operación de sucursales, de IT, de seguridad, etc.

Catálogo de Eventos Urgentes:

Nombres de los eventos urgentes, que sean:o Cortoso Descriptivos

Especialidad a la que pertenece cada evento, como ejemplos:o Eléctrica, cerrajería, plomería, proveedor de equipo, etc.

Costo estándar para atender cada urgencia, éste costo deberá:o No incluir desplazamientos (usar factor lejanía para la

ubicación).o Costear sólo la urgencia, los conceptos adicionales se

manejan como solicitudes correctivas. (si hubo inundación porque secayó un lavabo y éste se rompió, la urgencia es corregir la fuga y limpiar; elsuministro y colocación de lavabo nuevo constituye una solicitud correctivaprogramable adicional –no urgente)


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2 Elaborar el Padrón de Contratistas.Dado que los contratistas ya están prestando sus servicios en nuestra organización, elaborary determinar el catálogo de contratistas podría parecer una actividad trivial, sin embargo, no loes y se debe poner atención en algunos detalles.

Seleccionar a los contratistas de acuerdo a: Su grado de responsabilidad, capacidad técnica y de volumen de trabajo.

La región, estado o grupos de estados, delegación o ciudad en la quepueden prestarnos el servicio oportuna, eficiente y económicamente.

Su relación con nosotros y nuestra organización. Apréndete ésta máxima MIEL:

“ por supuesto que invito a mis amigos a colaborar con

nosotros, invitar a mis enemigos, sería un error ” Su especialidad, obviamente para una misma ubicación podrán

coexistir varios contratistas dependiendo de la especialidad (aire,eléctrica, acabados, etc.) el usar un contratista con variasespecialidades puede simplificar la operación, aunque a menudoesto no es posible.

Padrón de contratistas:

Nombre o razón social del contratista.

Alias del contratista. Nombre corto con el que nos referimos al

contratista (todos tienen el suyo). Domicilio, que podrá incluir:

o Calle y númeroo Colonia o Fraccionamientoo Delegación o municipioo Estado y código postal

Teléfono fijo.

Datos de 2 personas contacto (responsables, que resuelvantus problemas no la secretaria)

o Nombreo Correo electrónicoo Teléfono móvil


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3 Recopilar el Catálogo de Centros de CostoEn toda organización empresarial de cierto tamaño, cada gerencia, dirección, sucursal o áreadebe tener asignada una clave para contablemente poder efectuar cargos a ésas áreas y sabercuánto se gasta o invierte en cada una de éstas. Al conjunto de áreas y sus claves se les

denomina Centros de Costos/Cargos

Existe una relación de orden y dependencia entre los centros de costos, ello con objeto deinformar que centro pertenece a cual otro centro.

Por ejemplo, la Dirección de Ingeniería de una empresa de servicios X podría tener la siguienteestructura y dependencias de centros de costos. Las claves variarán de acuerdo al tamaño ygiro de la empresa:

Centro de Costos Clave Depende de…

Dirección de Ingeniería 3000 1000 (Dir. Gral.) Gerencia de Proyectos y Espacios 3010 3000

o Subgerencia de Planeación de Espacios 3011 3010o Subgerencia de Proyectos Nuevos 3012 3010

Gerencia de Construcción 3020 3000

Gerencia de Mantenimiento Región Norte 3030 3000

Gerencia de Mantenimiento Región Centro 3040 3000

Gerencia de Mantenimiento Región Sur 3050 3000

Gerencia de Control de Obra 3060 3000

El listado de centros de costos o centros de cargos se maneja y genera en el áreacontable de la empresa.

Catálogo de Centros de Costos/Cargos:

o Nombre del Centro de Costos.o Clave o número del Centro de Costoso Centro de costos del cual depende


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4 Determinar el Catálogo de UbicacionesPara los fines de ésta guía una ubicación puede ser:

Una máquina, equipo o parte de un equipo

Un inmueble o una zona dentro de un inmueble.

Un área (de oficinas, almacén, servicio) asignada a un centro decostos determinado dentro de una zona o inmueble.

Las ubicaciones se organizan generalmente mediante un orden jerárquico que indica:

Qué equipos forman parte de otra máquina o sistema

Qué equipos pertenecen a un inmueble, o zona de ese inmueble.

Qué zonas pertenecen a un inmueble, o zona de ese inmueble.

Qué área pertenece o está incluída en una zona o inmueble determinado

La indicación de qué ubicación/equipo/zona pertenece, dá servicio o está dentro cual

ubicación/equipo/zona puede asociarse con un nombre (clave), gráficamente consangrías (indentaciones del texto que indican la pertenencia) o ambas. Esto quepareciera complicado se explica mejor con el siguiente ejemplo trivial de un edificio de 3departamentos, con estacionamiento, lobby, elevador y algunos equipos adicionales

EdificioAzoteaLobbyCochera

Puerta cochera 1Puerta cochera 2

Departamento 1Baño1Cocina 1Alcoba 1

Área papá1 - ccp1Área mamá1 - ccm1Baño de alcoba

Recamara 1 - cch1Área de servicio1

Cuarto servicio1Baño CS1

Lavadora1

Secadora1Departamento 2

BañoCocinaRecamara

Área papá2 – ccp2Área mamá2 – ccm2Área hijo2 – cch2

Área ServicioLavadoraSecadora

Así en el esquema de la izquierda se tiene:

Un edificio integrado por cinco zonas: azotea, lobby, cochera,departamento1 y departamento2.

La cochera contiene dos equipos la puerta1 y la puerta2 cada una con sumotor de apertura automático.

El departamento1 contiene: baño1, cocina1, alcoba1, recamara1, áreade servicio1

La alcoba1 contiene: el área papá1, el área mamá1 y el baño de alcoba.

El área de servicio1 contiene: cuarto de servicio1 y dos equipos:lavadora y secadora.

El cuarto de servicio1 contiene o incluye: el baño CS1

Para el Departamento 2 la descripción es similar NO igual.

En este árbol jerárquico de ubicaciones se puede decir que:

Los equipos/ubicaciones con el mismo nivel de sangría () ydel mismo color son hermanos.

Un equipo/ubicación padre tiene bajo de sí, ubicaciones hijascon mayor sangría ().

Puede haber ubicaciones sin hermanos o hijos.

Los notas ccX# corresponden a un centro de costos y tieneasignada un área en metros.


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Ya definido el árbol de ubicaciones para todos los inmuebles y sucursales se podrá generar lasiguiente salida:

Catálogo de Ubicaciones:

Nombre de equipo/ubicación (corto y conciso) para equipos sepuede complementar con claves numeradas.

Identificación larga del equipo/ubicación. Complementa alnombre y define el lugar físico.

La ubicación padre (según el árbol de ubicaciones)

Supervisor asignado a la ubicación

Contratista asignado a la ubicación

Centro de costos (cuando la ubicación no sea equipo/áreacomún)

Clase/tipo de equipo/ubicación

Superficie de la ubicación (cuando la ubicación no es área

común) Factor de lejanía para el contratista asignado (para determinar

costos urgencias)

Dirección de página web con información sobre capacidadesdel equipo/ubicación, como:

o Manualeso Garantíaso Diagramaso Planos, etc.

(página alojada en servidor independiente al de la webApp)

Descripción del equipo para el plan/programa demantenimiento preventivo:

o Equipoo Marcao Modeloo Capacidado Numero de serie, etc.


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5 Definir el Catálogo de UsuariosSe determinarán los usuarios que tendrán acceso al sistema.

Tipos de Usuarios:

1. Usuarios que demandan servicio de mantenimiento La emisión de solicitudes se efectuarán por cada centro de costos o grupo

funcional. Parecería conveniente que un solo usuario procese y emita todas lassolicitudes preventivas, correctivas y/o urgentes de la organización, pero elloconlleva los inconvenientes de las ‘mesas de control’:

o El encargado de la mesa: Está de vacaciones, o enfermo; Se fue al baño, Está comiendo, No ha llegado, o ya se fué;

Hoy no va a venir, y quien se quedó en su lugar, no sabe o duda; Anotó la solicitud, pero se extravió el papelito; Le hicieron una solicitud en el pasillo y se le olvidó (frecuentemente

estas solicitudes son de un alto Jerarca-Director cuya solicitud no seráatendida)

Por regla general el encargado estará disponible, pero los puntosanteriores disminuirán el ‘control’ de la ‘mesa de control’ restándoleconfiabilidad a la mesa y credibilidad al Área de Mantenimiento.

Por lo anterior, reiterando, es conveniente considerar un usuario por cada centro decosto o bien un usuario por cada grupo funcional y pequeño de centros de costocon el mismo centro de costo ‘padre’ y que éste haga directamente sus propiassolicitudes al sistema; ello debido a que a este centro se le efectuarán los cargospor solicitudes que le sean propias.

2. Usuarios que proporcionan y/o autorizan el servicio de mantenimiento

Los usuarios podrían ser:o Los supervisores de mantenimiento y sus jefes directos.o La cadena de ejecutivos que autorizan los alcances de solicitudes de

mantenimiento correctivo y estimaciones de obra extras/escalatorias.o El personal del área de Costos/Control (de existir)o La cadena de ejecutivos que autorizan los pagos de solicitudes de

mantenimiento preventivo, correctivo, urgente y las estimaciones de obra.o Los asistentes de los ejecutivos que entregan/reciben los documentos para

su revisión/autorización.o El administrador del sistema.


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6 Determinación sencilla deparámetros y listados útilesFinalmente, será necesario determinar ciertas variables y parámetros sencillos de configuración:

Tiempos de respuesta

Para urgenciaso Tiempo en minutos para acudiro Tiempo en minutos para resolver

Para correctivoso Días transcurridos mostrar ‘focos’ amarillos o Días transcurridos mostrar ‘focos’ anaranjados o Días transcurridos mostrar ‘focos’ rojos

Niveles Autorizaciónalcances

Cantidad de niveles de autorización

Personas y puestos que autorizan alcances Que nivel detona el inicio de trabajos

Niveles Autorizaciónpagos

Cantidad de niveles de autorización Personas y puestos que autorizan pagos Que nivel detona el pago

Rubros/especialidadesde mantenimiento

Especialidades en las que podrá clasificarse el trabajoo Por ejemplo: acabados, pintura, pasta, cerrajería, cancelería,

eléctrica, herrería, impermeabilización, jardinería y cualquiersubdivisión que se quiera agregar y controlar.

Clases/tipos de

ubicaciones

Clases/tipos en las que pueden clasificarse las ubicaciones:o Por ejemplo: azotea, elevador, comedor, cocina, sanitario,

UPS, planta de emergencia, ventilador, sucursal,estacionamiento y cualquier subdivisión que se quieraagregar y controlar.

Días de descanso yasueto

Estos días se marcan en el cronograma Gantt y no se programamantenimiento preventivo durante éstos.o Días de la semana que se descansan o Días del año no laborables (feriados)

Listado de datos decontratos

Los datos de este rubro son:o Número de contrato, contratista y descripción corta.o Fechas de inicio – terminacióno Dirección de página web que contiene el contrato y sus

anexos.

Nomenclatura deconsecutivos

Las solicitudes de servicio, órdenes de trabajo y órdenes depago pueden:o Designarse con el nombre que se desee.o Asignarse consecutivos con año y mes o mes y año, etc.


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7 Elaborar plan de mantenimiento preventivoEl plan de mantenimiento preventivo es la directriz que sirve como base para emitir elprograma de mantenimiento preventivo periódicamente.

Para elaborar el plan se requiere ya contar con los datos y catálogos siguientes:

Catálogo de ubicaciones Catálogo de usuarios (para asignar otro supervisor de

requerirse) Listado de datos de contratos

Listado de clases/tipos de ubicaciones

Listado de rubros/especialidades de mantenimiento

Plan de Mantenimiento Preventivo: Datos generales.

o Nombre y descripción del equipo/ubicación (cat.ubicaciones)o Frecuencia del mantenimientoo Supervisor

Detalle del itemo Contrato númeroo Precio contratado para este itemo Duración de las actividades (de operaciones amparadas

contrato)o Preferencia de ejecución (si las actividades se programarán

para un mes dado, indicar qué día, de qué semana de esemes programar)

o Rubro/especialidad de mantenimientoo Fecha última ejecución (para que se programe

adecuadamente)o Dirección de página web con información varia sobre el item

de mantenimiento (análisis de aceites, vibraciones, hojas deincidencias, bitácora, etc.)

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Anímate de una vez a usar gestióndel mantenimiento asistido porcomputadora (CMMS) en tu empresacon la webApp

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