implementasi sistem manajemen mutu iso 9001:2015 …implementasi_ppid... · mengutamakan pemenuhan...
TRANSCRIPT
PT. CATUR DAYA SOLUSI1
IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
ISO 9001:2015
Di PPID LAPAN
ADE IMAN SANTOSO
1 Maret 2017
SIKLUS P-D-C-A
Improvement
(10)
Leadership
(5)
Support &
Operation
(7, 8)
Performance
Evaluaiton
(9)
Planning
(6)
Plan Do
CheckAct
Organization and
its context
(4)
Needs and expectations of
relevant interested parties
(4)
Customer
requirements
Result of the QMS
Customer
satisfaction
Product and
services
Representasi Struktur ISO 9001:2015 dalam siklus PDCA2
4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya
4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan
4.3 Menentukan Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu
4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Proses-prosesnya
4
4. KONTEKS ORGANISASI
4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya
Isu Eksternal:
5
A. Isu Eksternal PPID Utama
No Dimensi Isu
1 Pelanggan/pengguna Ketidakpuasan masyarakat
2 Mitra (KIP & Kominfo) Pembinaan terkait pengelolaan PPID
3 Pustispan Jaringan internet
Belum adanya aplikasi koordinasi antar satker
4 Peraturan PerundanganPerkominfo nomor 4 tahun 2016 tentang sistem manajemen
pengamanan informasi
4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya
Isu Internal:
6
B. Isu Internal
No Dimensi Isu
1 Struktur Organisasi Struktur organisasi PPID LAPAN masih bersifat ad hoc
2 Sumber Daya Manusia SDM rangkap jabatan dan tugas
Kompetensi SDM PPID perlu pengembangan
Mutasi pegawai
3 Sarana Prasarana Ruangan pelayanan belum optimal
PC bagi pemohon informasi belum tersedia
Laptop, PC, in focus dan TV monitor belum tersedia
4 Finansial Prioritas anggaran
4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak
yang Berkepentingan
13
No Nama Lembaga/Instansi Persyaratan PIC Keterangan
A Stakeholder Eksternal
1Pemerintah Republik
Indonesia
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan lnformasi PublikSekretaris PPID Sudah terpenuhi
2Pemerintah Republik
Indonesia
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang
Pelayanan PublikSekretaris PPID Sudah terpenuhi
3Pemerintah Republik
Indonesia
Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010
tentang Pelaksanaan UU 14 Tahun 2008Sekretaris PPID Sudah terpenuhi
4 LAPANPeraturan Kepala LAPAN Nomor 6 Tahun 2011
tentang Pedoman Layanan LAPANSekretaris PPID Sudah terpenuhi
5 LAPANKeputusan Kepala LAPAN Nomor 379 Tahun
2014 tentang PPIDSekretaris PPID Sudah terpenuhi
6 LAPAN
Berita Acara nomor 848B Tahun 2014 tentang
Berita Acara Penetapan Informasi Yang Wajib
Tersedia
Sekretaris PPID Sudah terpenuhi
7Pemerintah Republik
Indonesia
Permenkominfo Nomor 4 tahun 2016 tentang
Sistem Manajemen Pengamanan InformasiSekretaris PPID Belum terpenuhi
8 Satuan Kerja LAPANKeputusan Kepala LAPAN Nomor 15A Tahun
2016 tentang Petugas PPIDSekretaris PPID Sudah terpenuhi
9Masyarakat / Pemohon
Informasi
Penyediaan informasi yang mudah diakses,
cepat, tepat, akuratPPID Utama LAPAN Sudah terpenuhi
10 Perguruan Tinggi
Penyediaan informasi dan dokumentasi
penelitaian dan pengembangan di LAPAN yang
akurat
PPID Utama LAPAN Sudah terpenuhi
4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak
yang Berkepentingan
8
NoNama
Lembaga/InstansiPersyaratan PIC Keterangan
B Stakeholder Internal
1 PPID Pelaksana
Mendapatkan kepuasan pelayanan
PPID Utama terkait pengelolaan
PPID yang baik
PPID Utama
LAPAN
Sudah
terpenuhi
2 Pegawai LAPANTidak ada keluhan terhadap layanan
PPID Utama LAPAN
PPID Utama
LAPAN
Sudah
terpenuhi
4.3 Menentukan Ruang Lingkup Sistem Manajemen
Mutu (SMM)
Ruang Lingkup Penerapan Sistem Manajemen Mutu:
“Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Publik
Di Bidang Penelitian Dan Pengembangan
Penerbangan Dan Antariksa”
Pengecualian penerapan pada klausul ISO 9001:2015,
a. 8.3 Rancangan dan Pengembangan
b. 7.1.5.2 Mampu Telusur Pengukuran
9
4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Proses-prosesnya
10
Vis
i, M
isi,
Ke
bijaka
n,
Lin
gkup
, S
asara
n d
an
Pro
gra
m
PIHAK YANG
BERKEPENTINGAN
Customer
Pemohon
Informasi
Proses Inti
PERMOHONAN
INFORMASILAPORAN
JAWABAN
INFORMASI
PENGELOLAAN
KEBERATAN
PIHAK YANG
BERKEPENTINGAN
- Kecepatan
- Tepat Waktu
- Kepuasan
Proses Kontrol
PENINGKATANPERENCANAAN
PENGELOLAAN
SARANA DAN
PRASARANA
MANAJEMEN
SUMBER DAYA
MANUSIA
DOKUMENTASI
INFORMASI
NO DOK : BPM-PPID-01 NO REVISI : 0 TANGGAL : 1 Juni 2016 HALAMAN : 1 dari 1
PETA PROSES BISNIS
EVALUASI
KINERJA
Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi
PENGENDALIAN
LAYANAN
INPUT PROSES OUTPUT
Proses Pendukung
5.1 Kepemimpinan dan Komitmen
5.1.1 Kepemimpinan dan Komitmen untuk Sistem Manajemen Mutu
5.1.2 Fokus Pelanggan
5.2 Kebijakan Mutu
5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Kewenangan Organisasi
12
5. KEPEMIMPINAN
5.1 Kepemimpinan dan Komitmen
13
Top Manajemen menetapkan :
1. Kebijakan mutu
2. Sasaran mutu
3. Tugas dan tanggung jawab
4. Identifikasi dan penilaian risiko
5. Focus terhadap pelanggan
5.2 Kebijakan
14
KEBIJAKAN MUTU
PPID LAPAN bertekad menjadi penyelenggara layanan pengelola informasi
dan dokumentasi yang profesional dan kredibel, berkomitmen untuk:
1. Mengutamakan pemenuhan mutu layanan informasi publik dan kepuasan
pelanggan.
2. Menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan mematuhi
seluruh peraturan terkait pelaksanaan pelayanan publik.
3. Mengembangkan dan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia
serta mengoptimalkan infrastruktur penunjang.
4. Melakukan upaya perbaikan yang terus menerus dalam rangka
peningkatan kinerja mutu PPID.
Manajemen puncak harus memastikan tanggung jawab dan
wewenang setiap peran yang relevan ditunjuk, dikomunikasikan
dan dipahami oleh organisasi.
Manajemen puncak harus menunjuk tanggung jawab dan
wewenang untuk :
a. Memastikan SMM sesuai dengan persyaratan Standar Internasional;
b. Memastikan proses memberikan keluaran (output) yang diharapkan;
c. Melaporkan kinerja SMM dan peluang peningkatan (improvement);
d. Memastikan promosi fokus pelanggan;
e. Memastikan kesesuaian SMM dipelihara.
5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Kewenangan
Organisasi
15
6.1 Tindakan untuk Mengatasi Risiko dan Peluang
6.2 Sasaran Mutu dan Perencanaan untuk Mencapainya
6.3 Perencanaan Perubahan
17
6. PERENCANAAN
7.1 Sumber Daya
7.1.1 Umum
7.1.2 Manusia
7.1.3 Infrastruktur
7.1.4 Lingkungan untuk Pengoperasian Proses
7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya
7.1.6 Pengetahuan Organisasi
7.2 Kompetensi
7.3 Kesadaran
7.4 Komunikasi
7.5 Informasi Terdokumentasi
7.5.1 Umum
7.5.2 Membuat dan Memperbarui
7.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi
21
7. PENDUKUNG
7.1 Sumber Daya
22
Sarana dan Prasaranana dikelola oleh:
Bagian Layanan Pengadaan Milik Negara
(LPBMN) dan Pusat Teknologi Informasi dan
Standar Penerbangan dan Antariksa
(Pustispan).
Organisasi harus menentukan komunikasi internal dan eksternal
yang relevan dengan SMM, mencakup :
a. Media;
b. Waktu pelaksanaan;
c. Sasaran/subyek;
d. Metode/cara komunikasi;
e. Penanggung jawab komunikasi.
7.4 Komunikasi
24
PPID Utama LAPAN menetapkan Prosedur Pengendalian
Dokumen (Nomor: 01/06/2016/PPID-UT) untuk mengelola
penerbitan, distribusi, pemusnahan dan masa simpan dokumen.
7.5 Informasi Terdokumentasi
25
PPID Utama LAPAN telah merencanakan, melaksanakan dan
mengendalikan proses-proses, dengan menetapkan beberapa
prosedur yaitu:
a. Permohonan Informasi Publik (06/06/2016/PPID-UT)
b. Permohonan Informasi Publik Tidak Tersedia
(07/06/2016/PPID-UT)
c. Daftar Penyusunan Informasi Publik (08/06/2016/PPID-UT)
d. Pengaduan PPID (09/06/2016/PPID-UT)
e. Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Pengaduan
(10/06/2016/PPID-UT)
Dengan output berupa Form Permohonan informasi publik,
Penolakan Permohonan Informasi, Formulir Keberatan.
8. Perencanaan dan Pengendalian Operasional
27
Pengendalian layanan yang tidak sesuai, diatur dalam :
Prosedur Ketidaksesuaian & Tindakan Perbaikan
(04/06/2016/PPID-UT)
8. Perencanaan dan Pengendalian Operasional
28
9.1.2 Kepuasan Pelanggan
Organisasi harus memantau persepsi pelanggan.
Kepuasan pelanggan sudah dilaksanakan Permen PAN&RB No.
16/2014 Pedoman Survei Kepuasan Masyarakan (9 parameter)
Periode tahun 2016 (1208 responden)
Hasil 83.81 (target 80)
9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi
30
Audit Internal diatur dalam prosedur Audit Internal
(02/06/2016/PPID-UT).
9.2 Audit Internal
31
LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL
JALAN PEMUDA PERSIL NOMOR 1, JAKARTA 13220 TELEPON (021) 4894989, 4895040 FAKSIMILE (021) 4894815, 4892884
SITUS : www.lapan.go.id
RENCANA (JADWAL) AUDIT INTERNAL SMMSistem Manajemen: ISO 9001:2015 Koordinator Audit: Sudiyanto
No. Fungsi/Proses yang DiauditKlausul pada
Kriteria AuditAuditee Tanggal Jam Auditor
1 PPID Utama
4.1, 4.2, 4.3, 4.4,
5.1, 5.2, 5.3, 7.3,
7.4, 10.1, 10.2,
10.3
Christianus Ratrias
Dewanto3 Agustus 2016 09.30 - 11.30 Sudiyanto
2Management
Representative
6.1, 6.2, 6.3, 9.1,
9.2, 9.3, 10.2Jasyanto 3 Agustus 2016 09.30 - 11.30 Murtani, Royati
3 Sekretaris 7.5, 10.2 Sudiyanto 4 Agustus 2016 09.30 - 11.30 Elly Nurnazily, Royati
4 Petugas Meja Informasi6.1, 6.2, 6.3, 8.1,
8.2, 8.5, 8.7, 10.2Elly Nurnazily 3 Agustus 2016 13.30 - 14.30 Murtani
5 Petugas Dokumentasi6.1, 6.2, 6.3, 8.1,
8.2, 8.5, 8.7, 10.2Royati 5 Agustus 2016 13.30 - 14.30 Sudiyanto, Sri Rahayu
Pelaksanaan Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimal setahun
sekali. Diatur dalam prosedur Tinjauan Manajemen (03/06/2016/PPID-
UT).
9.3 Tinjauan Manajemen
32
N O T U L E N
Aktifitas : Rapat Tinjauan Manajemen
Agenda : Evaluasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Tanggal : 18 Agustus 2016 Tempat : Ruang Rapat PPID Utama LAPAN
Waktu : 09.30 - 12.00 Halaman : 1 Dari : 1
Dihadiri Oleh : Distribusi Ke :PPID Utama,
Sekretaris,
Disetujui
oleh :Dibuat oleh :
(Daftar hadir terlampir) Management Representative,
Petugas Meja Informasi,
Petugas Dokumentasi
No. URAIAN PIC KETERANGAN
1
Perubahan issue eksternal dan internal yang relevan dengan Sistem
Manajemen Mutu:
Terkait UU nomer 14 tahun 2008 tentang KIP, sudah tidak menjadi issue
eksternal karena sudah menerapkan aturan tersebut
MR
2
Kepuasan Pelanggan:
Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan melalui survey kepuasan
masyarakat (SKM) periode Januari – Juli 2016 terhadap responden pemohon
informasi dengan tingkat kepuasan 81.96%
Petugas Meja
Informasi
3
Keluhan Pelanggan:
Tidak ada keluhan pelanggan (Pemohon Informasi) selama periode Juni-
Agustus 2016
Petugas Meja
Informasi